档案管理服务内容范文

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信息时代，“内容管理”对档案学理论研究和实践工作，特别是对档案信息服务工作具有重要意义。

1 内容管理的简单认知：产生背景与概念界定

1.1 内容管理产生的背景。随着计算机技术和网络技术应用的普及，各领域都堆积了海量的信息资源。正确管理和合理开发这些产生于内外部的信息资源，已经成为企业科学决策、增强竞争力的关键。

在政府、电信、金融、媒体等以内容为其主要核心业务的行业中，内容和应用程序代码已成为最主要的关键性资产。利用者对非结构化数据管理的需求已经超出了传统数据管理的概念。如何一方面满足利用者对结构化数据管理和非结构化数据管理的需求，一方面，又能为数据拥有者创造经济或社会效益，达到“双赢”的目的，成为社会各界研究和思考的问题。

1.2 内容管理概念的界定。早期的内容管理CM （Content Management），侧重于对出版物的管理，通常以储存、流程、元数据（Metadata）为组件来制作管理系统。在我国，一般援引鲍伯（Bob Boike）在其论文“Content Management Concepts”（《内容管理概念》）中的定义：“内容管理是指在目标出版物（Targeted Publications）中有效地收集、管理和形成可利用的信息。”[1]从构词上看，“内容管理”=“内容”+“管理”。在网络技术环境中，“内容”是指具有价值的能够容易、安全、快速地进行共享和利用的信息资产，它是各种结构化数据和非结构化文档的信息聚合体；“管理”是对“内容”进行的一系列处理过程，至少包括收集、管理、、更新、存档等环节，以便最终让利用者找到“内容”[2]。

通信技术和网络技术的发展日新月异，人类信息生产能力快速提升。有资料显示，在企业存储的海量数据中，传统关系型数据库管理系统处理的结构化数据不到数据信息总量的15%，即有超过85%的商业数据是非结构化的[2]，如财务报表、办公文档、电子邮件、音频视频等，所有这些结构化和非结构化数据都是数据“内容”的具体表现。

2 内容管理进一步了解：应用现状与发展趋势

2.1 CM的应用现状。“内容管理”自提出以来，以其先进的理念和优良的技术性能，在全球信息化浪潮之下，成为所有信息化应用的基础。从国内外应用实践看，目前，内容管理已经广泛应用于政府、金融、保险和媒体等各领域。以政府部门为例，在国外，美国马萨诸塞州政府整合州内160个政府机关，设立一站式电子政务平台，各个州属机关不再架构各自的电子化政府系统[1]；在国内，我国利用内容管理搭建统一的电子政务平台也在积极建设中，如陕西电子政务网站就是基于内容管理而设计和运作的。

2.2 CM的发展趋势。内容管理内涵极为丰富。作为一种理念，可以在任何领域解释；作为一种管理方式，其应用范围仍在不断拓展。从技术和应用的角度，结合内容管理实践发展的经验和教训，未来内容管理的发展方向主要在于：

2.2.1 CM的应用范围不断拓展。从国内外大量资料和实践案例看，未来内容管理将主要朝着两个“ECM”方向发展，分别是：企业内容管理（Enterprise Content Management），是指以在企业业务流程各个环节中的内容为中心，把各中心内容联接起来构成一个完整的企业集成业务流程；电子商务内容管理（E-business Content Management），是指在电子商务交易过程中对采集、管理、存储、保管、检索、等整个内容价值链的管理，实现E2E（企业和企业之间）、E2S（企业和供应商之间）、E2C（企业和客户之间）的所有内容的良好共享。

2.2.2 CM与业务应用进一步结合。内容管理首先是一种管理理念，但其本身又是一种技术和管理方式，其终极目的仍是服务于具体的业务过程。如，在微软Content Management Server 2001和CRM的集成方案中，客户使用Web站点输入个人特征信息，存储到CRM中，而Content Management Server 2001访问这些数据并根据客户特征管理客户访问到的内容[3]。

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在传统档案管理工作中存在很多的硬件问题，其中管理设备上存在的问题加大了档案管理的难度，增加了工作量，另外档案管理人员的不重视更加导致档案管理受到严重影响。又因档案管理上缺乏一定的规章制度，难以更好的开展档案管理工作。而在运用云计算管理后，工作量明显地减少，服务质量不断攀升，同时也便于档案管理人员的操作和管理，在人员分配管理中充分显示了档案管理高效率。

1.2云计算档案管理服务的主要任务

档案资源建设是档案服务创新中的基础，把档案收好、管好、用好。企业的档案管理既有非保密性的也有保密性的，对于不同的档案可以通过不同的级别进行管理和创新。比如关于非保密性的档案，我们可以通过市场的形式来运作，以达到方便群众的目的；而对于保密性档案，我们则需要按照管理级别和权限实现网络管理，或以银行系统的内部网管理模式存在，或以严格的加密形式存在，以防止机密档案泄密。

2.基于云计算档案管理服务的创新

2.1云计算档案管理的制度化

在对档案管理制度的建立过程中，档案管理的主要原则是进行制度化，随着档案室内部网络的建设，便可以充分的利用网络技术提高档案管理的服务性，及时上传档案数据，让档案信息能够第一时间查阅到，为用户提高更优的服务。档案管理中另一个重要方面是对档案进行评估，健全档案管理各个方面的内容，不断的丰富档案管理中的内容。不仅如此，我们还要组建专业的档案管理人员，在管理人员中组织进行严格的档案管理工作的培训，包括整个流程各个方面的培训，充分认识档案管理工作的重要性。而作为档案管理者，一定要加快档案数据库的建设，以便有效的实现档案的管理和利用。

2.2实现资源共享

在构建云计算档案管理服务后，管理者可以将档案信息储存到云计算中，通过自身优势实现数据信息共享。在对档案管理开展的过程中，要创新管理观。在实现资源共享的档案管理服务过程中，要根据人们生活中的需要进行调节，对部分的资源不足的现象进行补充，更大程度地让所拥有的资源进行共享，为企业提供所需要的资源，同时享受到更加全面的服务，实现信息利用的最大化。

2.3确保信息储存的安全性

档案信息安全是信息时代重要的课题，这也是现代信息技术重点研究的目标。档案管理运用云计算管理方式，可以更好的将档案管理服务中的各个平台整合起来，让他们共同的发挥作用，更好的为企业提供业务访问和数据传输功能。它将用户数据传输到云端，保证数据的安全可以在多个服务器中打开的方式进行储存，可以随时获取想要的数据，保证档案管理服务同时更加确保了数据的安全性。

2.4制定灵活的服务模式

基于云计算机的档案管理服务平台可以根据需要制定相应的应用，满足不同的需求，同时在制定相应的服务的时候，若感觉不满意可以随时进行退订。同时档案管理是一种管理和知识意识的工作，随着社会的发展，档案管理工作人员应该不断的加强档案管理意识，主要就是建立档案管理人员要通过学习不断地实践巩固，并树立正确的人生观和价值观。还应要求档案管理人员认真学习有关法律，了解档案的真实面貌。同时要熟练的掌握档案管理工作的技术，不断优化自身的专业性，并在此时适当提高档案管理人员待遇，激发他们工作积极性。

2.5高层次智能的服务

在信息技术不断发展的今天，人们的需求也逐渐多样化，想要得到用户的支持，就必须满足企业的各项需求，而云计算的档案管理平台具有这样的特色，使得用户操作起来更加容易，并且能够迅速快捷地搜索到需求的信息资源，也因此在一定程度上增加了使用网络搜索信息的用户。除此之外，基于云计算的管理服务还能共享重要信息，将有效的信息展现在用户的眼前，让用户享受到高层次的服务。值得注意的是，还需构建智能跟踪平台来加强这些服务内容，根据用户的喜好和习惯将所需要的信息推送给用户，充分的体现出服务的人性化，通过高层次智能的服务体现云计算的档案管理的优势，增加用户对云计算的档案管理的创新理念。

2.6针对性的服务

当今已处于计算机信息化社会，档案管理是社会信息的财富，对于档案室也就不再是单纯的收藏机构，更确切地说应该是档案信息的聚集的地方，通过信息的交流来促进社会的进一步发展。云计算的档案管理平台可以根据企业需要设置具有针对性的服务，通过对用户的需求和个性设置所需要的服务，加强读者自身的质量，以这样的形式更加的体现档案管理的服务功能，而且多样化的服务使得云计算的档案管理的服务功能得到更高的提升。

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档案管理是我国档案事业运行过程中的重要环节之一，相关人员对档案资料进行安全有效的管理，并为有需求的人提供切实的服务。而目前我国高校档案管理工作开展的现状并不乐观，服务意识的缺乏、服务内容的匮乏，势必降低高校档案管理工作的质量，正因如此积极对高校档案管理工作的服务模式进行创新，是档案管理者首要落实的工作任务，也是档案事业工作中急需探究的问题。

一、分析高校档案管理服务的实际情况

1.对档案管理工作缺乏重视

一直以来，高校管理者都将本校档案管理工作视为对档案资料的储藏和保管，只有达到资料不遗失、内容不外泄、信息能够查询到以及可以外调的效果就可以了，这是对档案管理工作现实价值的埋没，此时很多高校档案管理工作形成了“重在说，档案资料的排列、管理以及应用流于形式化”的格局；

2.管理方式与手段滞后，管理力度不足

目前，我国大部分高校档案管理者都不是专业人员，也没有被定期的去组织参加专业技能培训活动，此时他们对档案资料管理的方法缺乏科学性与先进性也是必然的，再加上对档案管理工作重要性认识得不够充分，因此，在对档案资料进行采集、鉴别、整理、归档等工序之时漏洞百出，有的管理员可能会因为错过最佳的资料采集时间而没有将关键性的档案资料收集到档案馆内，这对高校档案事业的发展与运行造成阻碍；

3.高校对档案管理工作投入的经费不够

这主要表现在高校档案馆内硬件设施不足，难以满足档案管理者的工作需求，最终造成档案管理工作效率低下的后果；此外经费投入不足还体现在高校没有对档案馆内设施进行定期的检查、维修以及保养，设备的更新更是无从谈起，那么经费投入量不够便成为了高校档案管理事业发展的重大制约因素之一。

二、高校档案管理工作服务创新的对策

1.转变管理观念是服务创新的基础

半封闭档案资源管理环境的建设，导致档案管理者出现观念陈旧、死板、服务理念弱化与淡薄的思维模式，因此，为了实现档案管理工作服务创新的目标，使管理者观念发生转型是必要的，只有这样建档、管档、查询以及归档工作环节才不会生硬化，管理者积极的对档案资源进行挖掘；为了全面优化档案资料的开发与利用效率，应该积极的运用开放式、个性化等多样化的服务手段。

档案管理者管理理念的转变可以在以下几方面体现：一是思维方式上的创新，不再是坐等用户上门，而是坚持“用户至上、主动效劳”的服务原则；二是以开放式的服务观念代替封闭化的服务观念，强化档案管理部门内部合作关系的基础上，把档案管理工作与高校各项活动相互渗透，不断地拓展档案资料推广的范围，将为社会群体和广大公众提供高校档案资源这一服务内容看做是分内职责；三是为了使档案管理服务工作实现创新的目标，管理者不应该仅仅凭借传统经验开展管理工作，依据工作职能变化的情况，对服务领域进行拓展同时对服务对象提出全新的标准；

2.建设健全现代化服务体系是档案管理服务创新的关键

此时要求档案管理者具有标准化的执业技能，同时对计算机系统能有效的操控，这样就可以在计算机与网络技术的辅助下，使传统的手工管理模式转型为现代化管理方式，此时档案管理服务的质量势必会大幅度的提升；

为了建立健全现代化服务体系，可以从以下两方面入手：一方面是加快对高校档案网页构建的速率，不断的填充网站的内容，而档案网页的构建是建立在用户需求基础上的，适时的为使用者提供切实的服务，例如信息介绍的服务内容，主要包括高校档案馆的实况、具体服务项目以及方案管理程序等，现代化服务体系中的信息咨询服务可以使用户在档案管理网页上借助E-mail等渠道，能够与档案管理者实现信息沟通的目标；服务内容还包括对信息的开发、网络导航等；另一方面是全面落实高校档案数字化管理工作，首先做好对现有馆藏档案的数字化管理工作，档案管理者对档案资料有序整理，分级鉴别；继而落实档案进馆的数字化建设工作，在高校校园网的辅助下，使电子档案文件在网上落实传递、保管、立卷、归档以及查找等工作更具便捷性。

3.完善档案管理方式以及实现服务内容的创新

此时要求高校档案管理者明确不同阶段档案管理工作存在的意义以及发展的特点，有针对性的对本校档案管理服务提出有效的策略，使档案管理人员应用不同的管理方式去达到共同追求的目标，服务内容上的创新是指高校档案管理的结构参照实际状况做出科学的调度与改进，扩大档案资源征集以及接纳的范畴，最终落实高校档案结构体系框架的完善工作，此时多样式的服务形式并存，共同推进高校档案事业的快速、有效发展。

三、探究高校档案管理工作服务创新发挥的意义

概括的讲，高校档案管理的服务创新是高校教学以及管理等各项工作顺利运转的基础条件，服务的创新是档案管理工作效率提升的重要保障。管理者在对高校档案管理工作服务改革与创新进行研究的进程中，势必会面临很多新问题、新挑战，但是在高校教育改革的进程中，档案管理模式就会逐渐的与本校教育管理形式建立有效的纽带，此时档案管理工作就会切实的为高校教育服务，那么高校档案管理工作彰显服务性与创新性的光辉，为高校整体事业的发展添砖加瓦。

服务理念是高校档案管理工作不可缺少的组成成分，也是推动其自身稳定而有效发展的关键性因素。本文作者对现阶段高校档案管理工作的面貌进行全面的分析，并阐述了管理服务创新发挥的现实意义，认为高校档案管理工作的服务创新将会成为未来教育事业发展与建设的重要保障之一，因此在这条任重道远的档案资源管理的历程中，管理者应该树立时刻创新的思维理念，在实践中不断的应用新兴的管理手段，有放矢的服务内容进行调整与创新，使高校档案管理工作散发出异样的光辉。

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档案是对工作的总结，也为管理领导的决策提供了参考，对于发生的所有事情当记录在档案里，也就是社会活动的记录，正所谓人的记忆是有限度的，不可能把每一件事都记下来。因此在应该企业中所发生的事情更不可能全部都能记住，这时也就是档案能够反映之前所发生的事情，对每一件事的记录在档案里，这也就是企业领导者的眼睛，只有这双眼睛没有被沙子伤害，才能对整个管理工作全面进行。档案也是反映企业管理的重要依据，企业的管理工作最主要就是对员工制度的管理，这也是一个复杂系统的工程，在管理中每一个环节都离不开数据，在这个工作进行中都是根据档案数据来开展，每一步的发展都记录在案。在对企业员工进行评估的时候就是通过这些数据进行，档案管理工作在企业管理中有着重要的作用。

2.基于云计算档案管理服务的优势

2.1云计算档案管理服务更加完善

基于充分地认识到了档案管理工作的重要性，但是对档案管理工作上还需要不断的创新。计算机技术的大力发展提高了档案管理的服务水平的同时，也对档案管理机构的设立和人员分配中更加的合理，从而进一步的提升了档案管理的质量。在云计算技术下，独立地运用软件应用的功能，能将之前一些零散的档案信息整合起来，进行统一储存，便利了用户的查阅，操作起来较之前更加简单快捷。档案管理机构的设立以及一站式服务档案管理平台的构建，这些举措都是以提高档案管理服务水平为目的的。

2.2云计算档案管理更具有可持续性

在对档案管理的时候，传统的档案管理模式都是将档案储存在固定的地方，如果出现故障或者一些恶意攻击，会直接影响到档案的查阅，不利于档案的保存。对于云计算管理在对档案进行储存的时候运用集群的储存方式，也就是说可以将储存的档案分布到不同的服务器上面，在我们查阅的时候可以更加的快捷，即便是哪一个服务器出现了故障，也可以利用另一个服务器将数据进行恢复，就能够更好地提高服务。

2.3云计算档案管理更具有操作性

在传统档案管理工作中存在很多的硬件问题，其中管理设备上存在的问题加大了档案管理的难度，增加了工作量，另外档案管理人员的不重视更加导致档案管理受到严重影响。又因档案管理上缺乏一定的规章制度，难以更好的开展档案管理工作。而在运用云计算管理后，工作量明显地减少，服务质量不断攀升，同时也便于档案管理人员的操作和管理，在人员分配管理中充分显示了档案管理高效率。

2.4云计算档案管理服务的主要任务

档案资源建设是档案服务创新中的基础，把档案收好、管好、用好。企业的档案管理既有非保密性的也有保密性的，对于不同的档案可以通过不同的级别进行管理和创新。比如关于非保密性的档案，我们可以通过市场的形式来运作，以达到方便群众的目的；而对于保密性档案，我们则需要按照管理级别和权限实现网络管理，或以银行系统的内部网管理模式存在，或以严格的加密形式存在，以防止机密档案泄密。

3.基于云计算档案管理服务的创新

3.1云计算档案管理的制度化

在对档案管理制度的建立过程中，档案管理的主要原则是进行制度化，随着档案室内部网络的建设，便可以充分的利用网络技术提高档案管理的服务性，及时上传档案数据，让档案信息能够第一时间查阅到，为用户提高更优的服务。档案管理中另一个重要方面是对档案进行评估，健全档案管理各个方面的内容，不断的丰富档案管理中的内容。不仅如此，我们还要组建专业的档案管理人员，在管理人员中组织进行严格的档案管理工作的培训，包括整个流程各个方面的培训，充分认识档案管理工作的重要性。而作为档案管理者，一定要加快档案数据库的建设，以便有效的实现档案的管理和利用。

3.2实现资源共享

在构建云计算档案管理服务后，管理者可以将档案信息储存到云计算中，通过自身优势实现数据信息共享。在对档案管理开展的过程中，要创新管理观。在实现资源共享的档案管理服务过程中，要根据人们生活中的需要进行调节，对部分的资源不足的现象进行补充，更大程度地让所拥有的资源进行共享，为企业提供所需要的资源，同时享受到更加全面的服务，实现信息利用的最大化。

3.3确保信息储存的安全性

档案信息安全是信息时代重要的课题，这也是现代信息技术重点研究的目标。档案管理运用云计算管理方式，可以更好的将档案管理服务中的各个平台整合起来，让他们共同的发挥作用，更好的为企业提供业务访问和数据传输功能。它将用户数据传输到云端，保证数据的安全可以在多个服务器中打开的方式进行储存，可以随时获取想要的数据，保证档案管理服务同时更加确保了数据的安全性。

3.4制定灵活的服务模式

基于云计算机的档案管理服务平台可以根据需要制定相应的应用，满足不同的需求，同时在制定相应的服务的时候，若感觉不满意可以随时进行退订。同时档案管理是一种管理和知识意识的工作，随着社会的发展，档案管理工作人员应该不断的加强档案管理意识，主要就是建立档案管理人员要通过学习不断地实践巩固，并树立正确的人生观和价值观。还应要求档案管理人员认真学习有关法律，了解档案的真实面貌。同时要熟练的掌握档案管理工作的技术，不断优化自身的专业性，并在此时适当提高档案管理人员待遇，激发他们工作积极性。

3.5高层次智能的服务

在信息技术不断发展的今天，人们的需求也逐渐多样化，想要得到用户的支持，就必须满足企业的各项需求，而云计算的档案管理平台具有这样的特色，使得用户操作起来更加容易，并且能够迅速快捷地搜索到需求的信息资源，也因此在一定程度上增加了使用网络搜索信息的用户。除此之外，基于云计算的管理服务还能共享重要信息，将有效的信息展现在用户的眼前，让用户享受到高层次的服务。值得注意的是，还需构建智能跟踪平台来加强这些服务内容，根据用户的喜好和习惯将所需要的信息推送给用户，充分的体现出服务的人性化，通过高层次智能的服务体现云计算的档案管理的优势，增加用户对云计算的档案管理的创新理念。

3.6针对性的服务