档案管理具体流程篇1

1施工工期长、标段多且工程进度不一致

雨污分流工程是网状分布，施工区域大，经过许多大街区和居民小区。作为一个整体的系统工程，工程施工标段多且各个工区的进度也不一致。对于工程的建档工作带来相当大的监管困难，由于不同路段的工程进度不一致，各种物质、设备的投入统计也有很大的区别，归档程序是动态的，管理起来存在困难。而且，每个标段的验收也是分批独立进行，如果不能统一制定归档要求和提前介入监管，这些标段的档案材料可能会缺损。

2施工沿线覆盖区域大，地下管网设计复杂

雨污分流工程联系着城市街道地下空间和城市周围的湖泊、河流。施工区域主要在城市主干道和重要的城市街区，街道下面管网状况复杂，还有许多地下设施和人防工程，在施工中对原有管网的结构改造、设计图纸的修改，都会经常发生。施工单位如果不能及时将修改方案保存和及时归档，工程竣工后会为以后的施工和维护带来极大的不便，甚至还会留下各种隐患。目前，在一些城市的雨污分流工程中，许多标段由于施工质量问题，还发生了多次返工现象，施工方案多次修改，监理方与施工方多次发生矛盾，如果不能保管好这些设计和修改图纸，一旦以后发生事故追究责任时，就会十分困难。

3工程项目档案管理人员和管理场所过于分散

雨污分流工程项目的各个标段展开，不同于其他场馆和楼层建设。各个标段的档案管理人员和档案管理场所也存在极大的分散性。由于雨污分流工程在城市主要街区展开，工程项目部的办公场所一般较为简陋，简易房内的档案保管条件也不太好，都对档案材料的收集、整理、保管等环节存在相当大的不利影响。雨污分流工程指挥部应当对主要干道、施工区域大的重点路段，配置专门的档案人员和档案保管设备，加大对重点路段档案收集的监管力度。

雨污分流工程档案管理的必要措施

1建立健全项目档案管理的规章制度

在雨污分流工程项目正式施工前，项目管理方就应当制定专门的归档制度和确定项目过程中的档案管理流程、监管体制、档案工作体系。在具体管理中，雨污分流项目档案的归档可以分为一次性归档和分阶段归档。归档的具体方式主要根据项目建设的具体进度和项目档案管理制度而决定。管理方要制定专门的档案管理责任书，对归档材料的范围、人员、项目单位、归档时间做出具体的规定。无论是一次性全部归档还是分阶段归档，都要作好必要的记录，明确责任，确保项目建设归档工作的严肃性和材料的完整性。工程开展后，施工方、监理方都要按照制度和档案工作协调机制，确保项目过程中的各类档案材料在生成后就能纳入有效管理之中。在具体项目的开展中，确保档案人员参与项目施工的进度监管，确保各个阶段的档案材料不能丢失，及时由档案人员参与档案资料的收集和管理。项目工程指挥部在开工前就注意与施工方签订档案管理协议，制订保证金制度来约束施工方重视档案工作。

2提供人力、资金、设备及库房等条件保障

雨污分流工程项目建设中的档案材料很多，需要确定专人负责收集、整理、保管这些档案材料，档案人员还要对档案工作流程的下一个环节进行监管，这就需要确定专门人员来做好档案的整理和指导工作。同时项目管理方和施工方还要考虑到档案管理需要投入相应的资金、设备，这些费用应当纳入雨污分流工程管理的成本之中，最后还要指定条件较好的房间作为档案材料的管理库房，确保档案材料不能受到损害。项目管理方和施工方还应当为各个档案员配备相应的办公设备和计算机等存储载体，确保各类信息及时汇总和备份。

3建立工程建设和项目档案管理的协调机制

目前，雨污分流工程项目建设的建设周期长和单位分散问题，是城市雨污分流项目建设普遍存在的问题，项目管理方应当在项目建设之前，认真研讨存在的问题和已有建设项目中取得的相关经验，准确划分工程项目的进度节点、按照工程项目来做好任务分解、责任分解、安全责任、归档范围及归档要求的具体内容划分。必须针对施工方的现有管理机构、管理水平、单位职责来明确，做好雨污分流工程进度与责任相一致。不同城市的雨污分流工程项目建设的周期和建设单位存在着很大的差别，应根据不同的项目要求和时间进度做好规划。雨污分流项目涉及到多个部门，项目档案管理涉及到项目责任单位、档案单位、施工单位、供货物流方、监理部门、审计单位、设备管理单位等。雨污分流项目档案的完整性需要项目在不同的建设时期、不同环节中各个部门的相互配合。项目建设中的组织协调，对于项目档案形成起到非常重要的决定因素，项目档案形成的质量也是项目建设组织协调水平的重要体现。

4对项目全过程的档案资料进行跟踪管理

项目建设全过程必须认真考虑到每个环节，项目档案的归档和管理涉及多个部门，应根据各个标段的建设周期、建设进度确定每个节点的工程进度、直接责任人、项目档案管理员等内容。力争在协调中责任明确，编制归档跟踪手册。项目建设办公室在项目建设中，要督促项目管理方、施工单位、监理、审计部门的按照节点收集整理各种档案资料，各个工程项目的档案员要针对自己的工程项目节点，及时将有关归档资料进行归档和梳理，填写项目档案跟踪记录手册，对于不能归档的材料和责任人要及时向工程指挥部报告。

5确立雨污分流工程项目档案的提前验收制度

档案管理具体流程篇2

以管理文档为核心，纳入程序、同步建档

地铁建设过程中，各建设工序环节对施工质量和安全要求非常严格。公司明确档案管理部门职能定位，理顺档案管理体系，确定了档案管理目标后，我们在日常档案管理工作中，把档案管理目标与职能部门、专(兼)职档案管理人员具体工作相结合，制定标准、安排计划、明确责任、严格考核，这样从根本上改变了在工程建设传统管理模式中轻视档案管理工作的局面。档案资料管理标准要求公司各项工作必须实行档案信息一体化管理，从源头上控制文件资料的形成与流向，实现文件资料和档案的“无缝”衔接，把后期对档案的控制要求(完整性、准确性、系统性)提前到文件的管理阶段，做到前端控制。实行工程资料监管“关口前移，全程跟踪，同步验收”的管理模式，从而保障地铁工程项目建设质量安全要求。

1　与市质量监督站、市城建档案馆对二号线车站、区间、装修、风、水、电工程的施工用表(主要检验批和施工记录用表共计957张)进行规范，编写了《西安市轨道交通工程资料验收标准》(土建工程)和《建筑工程资料验收标准》，并已下发到各参建单位，为档案专项验收打好基础。

2　加强日常监控工作。在地铁工程建设之初，明确了各参建单位收集、整理、归档责任和义务，切实保证工程档案的完整性、准确性和系统性，我们始终坚持三个结合：(1)联合市城建档案馆采取定期与不定期形式对施工单位资料编制情况进行检查指导和参建单位自查自纠相结合，(2)业务培训和先进试点相结合，(3)档案验收和工程月度信誉考核相结合。实施三个指导：(1)指导参建单位项目经理、总监、资料员共计215人次就竣工文件的编制、组卷、归档业务，现已完成了四次业务培训。(2)搭建了参建单位资料员信息交流平台( Q群共有315人)，指导资料员互相学习、取长补短、交流经验。(3)加强与城建档案馆联系。并请他们到施工、监理单位检查指导内业资料的编制。要求四个同步：(1)下达工程项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，(2)检查工程项目计划进度与检查项目文件材料形成情况同步，(3)验收工程项目与验收项目档案同步t(4)工程结算与信息中心出具项目文件材料归档情况证明同步。

目前，地铁二号线土建工程验收相继进行了档案专项验收，严格落实工程档案专项验收制度，做到“档案不合格、工程不验收”，对竣工档案严把质量关，以点带面，发挥好项目档案的验收的“推动、促动、震动”作用，全面规范建设项目档案验收工作。对不符合验收要求的档案提出整改意见，直到整改达到要求才给予验收。现已完成二号线17个车站、16个区间的主体工程验收，把档案的专项验收提前到重点分部工程的验收，及早介人，全程跟踪，确保项目档案工作与项目建设同步进行，在开工技术交底、中间过程检查、工程竣工验收三个环节中，建立了切实可行的项目档案工作管理流程，对做好项目工程档案工作起到了很好的促进作用。

实现档案文件自动流转功能，完善创新、提升水平

我们根据《重大建设项目档案验收办法》，要求纸质档案与电子档案同步归档。2009年西安市地下铁道有限公司信息中心与清华紫光公司共同开发了地铁档案管理信息系统，对档案管理信息化工作进行了统筹规划和专项实施，建立西安地铁档案管理信息系统，并向所有参建单位下发了档案管理信息系统单机版，要求参建单位在单机版上完成电子数据的录入工作。

档案管理信息系统作为企业整个信息综合管理系统的重要信息支撑。功能主要包括：进出检查、版本控制、审核追踪、操作日志、更改通知、电子分发、虚拟组卷归档等。档案管理信息系统要求各类正式文档都要通过规范统一的文档模板的方式来生成，通过标准分发模板和审批模板实现其分发、审批和。档案管理系统实现了用一个大型数据库和档案服务器来管理和存储所有的各类的文件。文件被分类编码后，并附上电子文档，可被关联或连接到系统内各模块中的任何一个对象，给不同业务技术人员的利用和访问提供了极大的便利。

在贯标结束后，即形成档案管理体系时，需要信息化系统再提供一系列的流程支撑体系，通过信息化的流程来实现这些标准体系的贯彻和落实。我们按照ISO 9001管理的要求，建立了档案验收、档案接收等一系列流程，将施工中每一工序应归档的资料定量化，如钻孔灌注桩分部，应填写的质量验收检验批表3张，施工记录5张，规范了质量控制资料的编写，通过档案信息管理平台，做到档案归档管理事前有预防、过程有监督，事后有分析，贯彻ISO质量体系的PDCA管理理念，规定工序归档清单样板，编制了《招投标文件归档作业指导书》《第三方监测归档业务作业指导书》和《施工图归档作业指导书》《设备仪器档案归档作业指导书》等各门类档案作业文件，同时利用计算机软件技术，可实现档案收集、管理体系文件的、更新、查询、监控、利用等自动流转功能。

目前，二号线勘察、测绘、设计、招标单位(共计35个)档案的电子与纸质档案的同步归档工作已完成，形成工程档案9561卷，初步设计图12351张，首次将地铁勘察的地质岩芯照片(包括西安地质的14条地裂缝)7.6万张归档，现阶段的正在进行结构子单位工程验收过程中，各施工、监理单位正在档案单机版上完成档案数据的录入工作，信息中心负责人审核电子数据准确无误通过后，再将纸质档案归档。同时我们推进音像档案流媒体管理系统，重点是工程建设中隐蔽工程、

重点工序的拍摄，实现流媒体资料的收集、管理、利用，将更直观展示工程建设全过程。现已完成了分阶段向市城建档案馆移交档案资料的任务。根据档案数据异地存储备份的要求，我们完成了档案数据灾难备份，健全了档案安全保密体系，在公司内外网隔离条件下，开放网上赋权借阅，实现档案信息资源共享。

回顾地铁二号线建设项目档案工作中取得了一定的成绩，但我们也清楚地认识到，档案工作是一个系统的、连续的过程，是―项需要常抓不懈、严细求实的工作。目前仍存在一些困难和问题，总结档案工作所走过的路程，我认为，以下经验在今后的工作中应加以坚持和发扬，在档案管理下一步工作中，应做好下述几方面工作：

1　按照“持续改进”原则，健全各项档案管理标准

一流企业建标准、二流企业创品牌、三流企业造产品，既然我们的地铁目标是“建一流地铁”，一流企业就要建立高于国家标准的企业标准，按照“持续改进”原则，积极推行全面质量管理理念，健全各项档案管理标准，如二号线土建工程资料编写规范只量化到具体表格，下一步要尽陕组建团队，统一表格内容的填写，建立机电系统归档资料的编写标准。

2　档案管理体系应具有系统性

地铁档案管理工作涉及面广，工程档案管理工作是一项系统工程，从项目前期的建设工作到最终的国家验收，形成PDCA闭合环，它在工程建设中环环相扣，步步相连。为了加强对重点工程各阶段档案工作的有序管理，保证归档资料的完整、准确、系统，公司总部在工程项目开始阶段就加强档案意识的宣传和档案业务知识的培训，用规范化、标准化来严格要求工程资料归档工作。二号线参建单位多达100多家，所以在开工建设初期，就要明确各单位工程的验收范围和程序，单位工程内部各分部之间接口界面的验收流程，落实各部门和有关人员档案工作责任制，形成有效运行的项目档案工作管理体系。

3　档案管理体系应具有预防性

必须明确规定将项目档案工作纳入建设项目合同管理，对项目档案管理全过程工作提出明确要求。实现关口前移，全程跟踪。同步验收总体目标。

4　档案管理体系应具有全面有效性

档案管理具体流程篇3

随着我国经济的快速发展以及日益增长的文化交流的需要，高等教育国际化已成为一种不可逆转的发展趋势。国际高校间在教学、科研、引智、师资等方面的交流与合作越来越密切，外事活动不断增多，产生并积聚了大量具有保存意义的文件档案，这些真实记录的文件材料是高校对外交流与合作的真实写照，代表着学校国际化进程的发展前沿，更是重要的无形资产与文化财富。因此，高校外事档案管理工作则显得尤为重要，规范化、科学化的外事档案管理已迫在眉睫。笔者就目前高校外事档案管理工作的特点与现状进行了分析，并针对存在的问题提出相对应的解决策略。

一、高校外事档案呈现的特征分析

高校外事档案是指学校或教师、学生个体，与国外团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图表、声像载体材料以及其他各种形式的原始文件。由于高校外事工作的特殊性，外事档案也具有不同于其他档案的特质，主要表现在以下几方面：

（一）国际性与涉外性

外事档案是在高校在国际交流与合作活动中形成的文件材料，而国际交流的主体涉及到外国团体和国际友人，其交流的内容也反映的是国际交流活动的总体情况。因此，无论是从外事活动的主体还是内容来看，外事档案都具有明显的国际性、涉外性。

（二）语种的多样性与专业性

外事工作中必然会形成大量外文材料，在收集、整理、归档中必须保证这些文件的原始性，这就造成了外事档案的描述形式也与其他档案有所不同，具有多语言性的特点。通常在外事档案的管理中，凡是重要的文件、协议或学术文献等，均须有中文译本。

（三）来源的双向性

国际交流活动是一个双向的过程，引进和输出并重。因此，外事档案不仅是“请进来”交流合作的产物，而且也是“走出去”访问考察的产物。

（四）内容的广泛性与阶段性

高校外事档案的来源和内容广泛，这是由外事工作的对象职能决定的，涉及到留学生培养、外事接待、外籍教师管理、援外培训、出国管理、合作办学、科技合作、学生交流等方方面面，在这些活动中形成的外事档案随着某项外事活动的结束而归档立卷，具有阶段性的特点。

二、高校外事档案管理工作中存在的问题

完整、准确、系统的外事档案信息资源可以为学校的创新发展与国际化服务，外事档案管理工作的成功与否，直接影响到学校在国内外的知名度，影响到学校工作效率的提高甚至关系到学校的发展战略等。目前高校外事档案管理工作中尚存在一些突出的问题，主要表现在以下几方面：

（一）外事档案管理意识不够，档案收集较难

近年来，高校间的对外交流活动越来越频繁，在这过程中产生了包括合作框架协议、照片等在内的大量档案史料，但是目前高校普遍对外事档案的管理重视不够，缺乏责任感，外事部门与档案管理部门间的协同机制也不够完善。有些外事档案被当作是简单的资料保管，缺乏长远的眼光；随着高校国际化进程的推进，外事工作人员工作量加大，无暇顾及外事档案的收集、积累、归档和管理；部分出国合作科研的教师也缺乏档案意识，不愿意将资料交存档案部门共享资源，这就使得大量有价值的资料没有得到妥善保存，造成外事档案收集不齐全，不利于外事档案的开发和利用，同时管理队伍中缺乏兼备外事背景、外语能力、档案管理的专业人员。

（二）外事档案管理的信息化程度不高

外事档案是历史资料，更是信息资源，但是目前档案的收集、整理、归档等工作还是简单的手工操作，外事档案管理的网络化、电子化、信息化程度不高，对电子档案与纸质档案共存的档案管理缺乏经验，信息资源共享和利用率较低，影响了高校外事工作的快速发展，制约了外事资源为高校教学、科研、人才交流服务。

（三）外事档案管理体系尚需进一步规范完善

由于对外事档案管理的重视度不高，其收集、保管的过程往往比较随意，且大部分属于兼职管理，缺乏档案管理的专业知识，没有形成规范化的工作程序，造成许多材料分散、毁损、无法及时归档甚至丢失。在外事档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，不同职能部门之间的协同机制不够完善，管理制度体系也不够健全，不利于外事档案的科学利用。

三、新形势下高校外事档案管理的对策研究

（一）增强外事档案管理意识，促进外事档案管理的系统化、科学化

随着高校各项体制改革的不断推进，高校从领导到普通教职工都必须强化外事档案管理意识，深刻了解到此项工作的重要性。同时要加强对外事档案工作重要意义的宣传，实现高校外事档案工作从收集、整理到利用的一体化管理，推动外事档案管理工作与对外交流合作共同发展，从而促进学校各项事业的稳步发展。

（二）完善外事档案管理机制，健全管理制度体系

外事档案管理工作必须有章可依，因此，除了在思想认识上应引起足够重视外，还应从学校层面建章立制、规范管理，完善学校外事档案管理办法，使外事档案的管理逐步规范化，确保重要材料的正确无误及其完整性；另一方面，理顺高校内部不同职能部门间的管理机制，做到分工明确、协同合作，确保外事档案不遗失、不缺损。

（三）运用现代技术手段，加快外事档案管理信息化进程

由于计算机技术和网络技术的迅速发展，外事档案信息的采集、处理和利用非常便捷，这给外事档案的开发和利用带来了广阔的空间。在管理过程中引进信息网络技术，开发丰富的信息资源，便于快速、安全、便捷的提供服务；建立外事档案管理信息系统，建设外事档案信息网站，方便管理和用户查询；同时采用各类技术手段，将外事档案数字化，便于保存、利用与共享。

（四）加强高校外事档案管理人员队伍建设

加强业务培训、学习、交流，提高管理人员专业技能、外语水平和计算机应用能力，构建一支既具备专业化的档案知识水平，又懂现代化的管理思想，既懂得外事政策，又精通外语的外事档案管理人员队伍，提升管理人员外事档案管理水平。

参考文献

[1]于傲，于哲. 初探高校外事档案管理工作.兰台论坛.2012，（12）：25

[2]郑平. 新形势下的高校外事档案管理探讨.2006，（10）：28-29

[3]王晶. 新时期高校外事档案信息化管理的探讨. 陕西档案. 2009，（4）：38

档案管理具体流程篇4

我国一直将传统档案管理业务分为档案接收与征集、整理、鉴定、保管、统计及利用服务六个环节。对文件及档案实现集成管理，档案管理与知识管理具有比较相似的管理流程，都是针对文件、档案或知识等管理分散的对象进行存储并集中，之后对其加工整理实现有序化，再进行鉴定评价后实现其利用价值的优化，在利用中不断产生新的文件、档案或知识，并进行相应的收集存储。

1.2二者具有相似的管理技术

文件、档案在数字化环境下，在不同形式的信息系统中产生流转，而文件、档案在非数字化环境下为适应其要求，也要进行数字化处理。所以，现代档案管理的所有环节都离不开现代信息技术。在快速发展的信息技术中产生了知识管理，它也需要应用计算机、通讯及网络等技术予以实现。二者都需要采用数据库、文本挖掘、信息、搜索引擎、信息安全等有关技术，由此可见，它们都需要现代信息技术进行支撑。

2、档案管理与知识管理的不同点

档案管理以管理层面来说，主要是一系列管理技术方法，也是专业管理活动；知识管理不只如此，还属于管理方式、价值及管理理念范畴，并涉及组织更系统的管理体系与方法论。以管理深度来说，档案管理在传统上主要管理文件、档案实体；知识管理侧重于管理文件、档案内容。以管理范围来说，档案主要管理文件、档案等对象；知识管理除此之外，还要对图书情报的外源显性知识及头脑的隐性进行知识管理。档案管理在管理上更重视对文件、档案的真实性、完整性及可靠性的保护，实现文件、档案的长远价值、凭证价值与保存价值；知识管理更重视文件、档案及相关知识的可用性，实现知识的现实价值、情报性价值与利用价值。在管理特点上，档案管理更重视管理文件、档案的制度化、规范化及程序化；知识管理在管理体系上侧重于宽松、易于创新。

3、档案管理与知识管理之间的关系

3.1档案管理利用知识管理得到提升

主要体现在两个方面，一是知识管理能够对档案管理领域进行不断拓展，传统的档案管理过于重视档案与文件、档案与图书情报的差异比较，更限于保管历史记录，而不愿为现实工作提供服务，与价值创造过程相脱离，进而对发挥自身作用的领域具有很大的局限性。知识管理要求在其管理范围中纳入文件、档案等多种载体形态的知识，并对其进行有效整合与集成，构建较为系统的知识资源体系。知识管理关注于在各项经营、生产、管理活动中对知识的共享、创造与应用，使其为价值创造活动提供直接服务。二是知识管理可以提升档案管理的价值，传统档案管理中重视保管而忽视利用，采取借阅、查卷、复印等比较传统的手段，只是为档案提供简单的被动服务，没有实现用户对知识与信息的需求，无法为经营、生产、管理活动提供有效服务。知识管理侧重于利用先进的信息技术，采取智能化、现代化、人性化手段，为用户深层的主动提供信息、知识服务，进而使知识价值得到实现，核心竞争力得到提升。

档案管理具体流程篇5

目前，机关档案工作是新的历史时期机关档案工作面临的新任务和新要求。根据《中华人民共和国档案法》与《中华人民共和国档案法实施办法》有关规定，各地区机关应该从多方面入手，进一步规范档案管理流程工作[1]。这不光是衡量机关管理水平的重要标志，也对今后国家调取档案资料，了解历史事实方面具有重大的意义，即使现阶段的机关档案工作有着与以往相关工作的长足进步，但我们也务必看到它存在的种种不足，有效解决现实存在的问题和困难，着力构筑档案工作典型，以典型带动面上工作，全面推进我国机关档案管理工作。

一、目前机关档案管理流程现状

1、各机关部门对档案管理工作重视不够

机关档案是各地机关在公共行政管理工作中所直接形成的具有保存价值的文字、图像、音频等多种形式的历史记录，是档案工作的宝贵信息资源。各单位对档案工作的有效开展起着至关重要的作用。近年来，各地机关把主要精力都放在抓经济建设上，整天忙于中心工作和施工建设，对与档案管理流程相关的法律法规和业务知识学习甚少，认识不深，许多基层干部档案意识十分薄弱。由于部门对档案工作重视不够，没能把档案工作列入机关年度工作计划，档案工作不研究不安排，档案问题一直得不到解决，场地、经费、人员没有保障，档案工作无法更好展开。

2、机关档案工作人员业务素质不过关

当今办公设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法需要进行改革，这就对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理技能等方面都提出了进一步要求。原本那些传统的业务知识与工作方法，都不能适应新的形势，这使得档案管理工作不但是一项政策性很强的工作，还是一项专业技术性很强的工作，档案人员如果没有较好的专业素质就无法胜任档案管理工作。但在实际管理中，有的单位档案人员由于一岗兼多职，除了要对档案进行管理和保护还要完成单位交代的其他日常事务，这将导致他们疲于应付日常事务，无法保质保量完成档案流程工作，加之工作需要变动频繁和业务素质欠缺，大大影响了档案管理工作的持续性和稳定性。另外，档案人员技能水平不足，无法正常操作计算机软件，致使归档文件的整理、分类与保管期限划分等问题上不够准确，档案不及时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。

3、机关档案管理所需硬件设施不够完善

机关档案管理方面经费投入的欠缺会大大影响档案管理流程工作的开展，虽然有些单位一早就建立了专门的档案管理系统与库房，但在后期工作中忽视了这方面的更新与投入，导致原来的硬件设施远远跟不上如今档案的更新与保管工作所要达到的要求。大部分机关的档案室建设简陋基础条件差，档案柜不少是陈旧老化的铁质结构，通风性能不好，安全措施没落实到位，防虫防霉设施不配套。多数单位还达不到档案工作要求，综合档案室变成了杂物室，设备设施老化，有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别单位档案室设备防护意识不强，设施设备不完善，治理体制不到位，使一部分档案受到严重损害。

二、加强机关档案管理流程的具体办法

加强机关档案管理流程工作是新的历史时期机关档案工作的重点。各地区务必高度重视，聘请与建设一支专业档案管理员队伍，规范单位内部档案管理，真正做到了认识到位、工作到位。时时严格落实档案资料的保存、使用管理制度，坚持做好档案登记、定期清洁等工作，确保档案资料的安全存放。具体流程如图1所示：

1、做好档案归类工作

机关档案的分类必须遵循机关文件材料形成的客观规律，保持机关文件材料归档工作的成果及其与机关档案工作的自然联系[2]。机关单位形成的全部档案，作为一个全宗，按门类可分为：文书档案、专门档案（婚姻档案、司法档案、纪检案件档案、会计档案、党员档案、业务考绩档案、企业转制档案）、科技档案（基建档案、设备档案）、特殊载体档案、实物档案。分类方法可分为：（1）党政工团档案，其属类可按组织机构或问题设置排列，前后保持一致，不可任意改动。（2）基建档案的一级属类，按工程性

或建筑项目设置。（3）设备仪器档案的一级属类，按种类或型号设置。（4） 会计档案的一级属类，按报表、账簿、凭证，工资单及其他设置。（4）已故人员档案的一级属类，按已故人员级别设置。（5）声像档案的一级属类，按照片、底片、录音带、录像带设置。（6）专门档案（本机关形成的专门档案）一级属类，按问题或机构设置。（7）荣誉、实物档案。

2、加强档案管理人员队伍建设

档案管理是一门专业性很强的工作。所以，面对新的形势，迫切需要造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案队伍。这就要求各机关单位选配优秀的档案管理人员，建立稳定的档案队伍。经常关心和支持档案管理员的工作，给他们提供良好的工作环境，落实相关福利待遇，对工作业绩突出的档案管理员要向组织部门推荐提拔重用，调动他们的积极性。档案主管部门需要加强工作指导，通过举办档案业务培训班等形式，组织管理人员学习档案法律法规和业务知识，通过业务学习实行持证上岗，并建立档案管理网络体系，实行动态管理，加强档案队伍之间的交流。与此同时，档案主管部门则要加大监督检查力度，要建立健全档案执法责任制，依法查处违法案件，使档案执法检查变成制度化、经常化、规范化。

3、加强档案管理流程中的硬件设施投入

随着数字化档案馆建设的实施，各地区档案馆档案数据库不断扩展，为使档案信息数据顺畅录入、安全存储、快捷提供，各部门应该对档案设施进行更新改造，给综合档案馆安装了档案库房安全保护综合智能管理系统，保证档案管理的齐全、完整、准确，有效地保护和利用档案提供了先决条件，突出了档案库房档案安全保护的“十防”要求，实现了档案库房安全保护由被动人工管理向现代化、智能化、科学化、人性化管理的历史性跨越。有效确保档案资料的安全[3]。

三、 结束语

我国《档案法》与《档案法实施办法》公布实施以来，各地机关档案部门认真贯彻相关的指导思想及措施，我国的档案工作呈现了较好的发展势头，机关档案工作取得了明显的成绩。但是有部分单位档案管理流程方面还并不乐观，仍然存在对档案工作不够重视的现象，有的部门档案治理意识相当淡薄，致使机关档案工作还存在许多问题。要搞好机关档案工作，应当提高档案人员的素质，促进机关档案工作创新，不断加强档案室基础设施投入，改善档案保管条件等工作。

参考文献：

档案管理具体流程篇6

随着我国档案管理事业的快速发展，各行业对档案的重视程度逐渐增强，档案数量日益增加，档案种类逐步趋于多样化，如何高效安全地管理档案数据，成为企业单位面临的重要问题[1]。通常，档案管理人员通过预立卷、分类、组卷等过程将纸质档案有序地上档案架，同时编制档案内部查找索引。经过档案管理人员扫描，部分纸质档案已形成电子档案进行管理[2，3]。但传统档案管理系统功能单一，安全性弱、便捷性差、管理效果不明显等缺点也日益凸显。由于目前档案管理过程比较繁琐低效、档案整理时间较长，实体档案存放的位置容易混乱，档案调阅查询时间长，档案库房盘点手段落后，对于年代久远失效档案的销毁管理滞后。针对档案管理工作存在的不足，智能档案安全管理系统的构建迫在眉睫，作为物联网技术领域的信息识别，RFID技术可以应用于档案管理系统，并且可以提高整个管理过程的智能化程度，具有很好的实用性[4，5]。

本文主要基于射频技术RFID研究了智能档案安全管理系统的设计与研究，利用该技术的诸多优点，能较好地解决目前档案管理中的档案入馆、盘点、查阅、安全管理、防毁管理、销毁管理等过程中面临的问题，与传统的管理技术相比较，提高了档案管理的效率，进而提高了整个档案管理过程的信息化与智能化程度。

1  基于RFID技术的档案管理系统结构设计

1.1  RFID技术

RFID（Radio Frequency Identification）即无线射频识别，是一种兴起于20世纪90年代的自动识别技术[6]。通常，无线射频识别系统RFID包括射频读写器、阅读器、射频标签以及射频天线四部分，系统工作过程主要是利用无线电波对物体上的电子标签进行识别，具有信息编码、信息载体、信息识别和通讯等多项技术[7]。RFID技术在应用过程中，需要射频读写器将有效的标识信息以固定格式写入电子标签，然后再将射频电子标签附着在需要识别的对象表面。

1.2  RFID技术应用于档案管理过程的优势

将RFID技术应用于档案管理系统，结合RFID技术的非接触式数据采集特点，可以极大程度地提高管理人员对档案信息的整合、交换和追踪的能力。管理人员持档案盒从阅读器前经过，无需打开，系统即可从档案盒上附着的RFID电子标签中读取出档案摘要、具体编目、档案数量等信息，并显示在手持终端的屏幕上，进一步简化了档案工作人员的工作环节，提升了档案作业效率，实现了档案动态化管理。

由于RFID读写器具备单次处理信息量大，读写速度快等特点，允许同时从多个电子标签中读取数据信息。与传统的条形码、磁卡等设备相比，RFID标签具有信息存储容量大、生命周期长、重复使用率高等优点。同时，标签存储的数据可以反复被重写，这种操作不会对标签的功能造成影响，可提高RFID电子标签重复使用率。RFID电子标签的信息读取过程会根据唯一识别码进行加密保护，这种高度保密性的安全体系可以保障存储在电子标签中的信息很难被仿造和篡改。

RFID读写器读取或者写入信息的过程不会受到电子标签形状的影响。此外，为了适应各种类型的实体档案，RFID电子标签可向微型化及形状多样化发展。RFID电子标签具有重复读写、擦除信息的特点，可以保证电子标签内部的档案摘要信息实现动态更新，降低人工作业强度，将射频技术应用于档案管理系统具有很大的优势。

1.3  基于RFID技术的档案管理系统功能模块设计

将RFID技术应用于档案管理系统，可以弥补现有的档案管理模式中存在的缺陷，不仅可以提升档案管理效率，同时可以保障实体档案的安全性。基于RFID技术的智能档案安全管理系统结构如图1所示。

图1  智能档案管理系统结构

1.3.1  RFID数据管理系统

RFID数据管理系统是智能档案安全管理系统的数据存储中心和数据接口终端，其中RFID终端管理器是档案管理系统的中心数据库从RFID阅读器获取档案摘要信息的端口，由数据读写器和手持式数据阅读器两部分组成。手持式的射频阅读器是档案馆工作人员在现场进行盘点、调阅或者移位时采用的信息读取工具，档案管理人员将电子标签内部的档案摘要信息导入到档案管理系统数据库，为管理过程提供有力的数据支持。数据读写器将档案的摘要信息写入电子标签中，并且可以将这些摘要信息直接导入到数据库，实现数据在档案管理系统中的共享。

1.3.2  档案管理信息系统

档案管理信息系统具有档案调阅查询、储位移位分配、销毁管理以及安全管理等四大功能模块。其中，档案自动识别子模块和储位自动识别子模块又构成了储位管理子系统，安全报警模块与监控模块构成了安全管理子系统。

各个系统模块的功能设计如下：

（1）档案储位移位模块：所有档案盒编号都存储于档案自动识别模块中，储位编号存储于储位自动识别模块中。档案储位移位管理子系统可以自动为入库档案分配档案盒编号和储位编号，管理人员可以快速地对入馆、出馆、移位的档案进行定位，并且储位自动识别模块具备档案存放位管理、位置分配的功能。

（2）档案调阅查询模块：档案管理人员在调阅或查询档案时，管理人员通过手持终端输入待查询档案的编目、密级等信息，系统会将该查询指令信息发送至档案架的接收信号终端，进而可以快速查找到档案所在的位置。

（3）档案销毁管理模块：对于不需要长期保存的实体档案，档案管理人员可在档案入库时，设定档案的管理期限，并通过RFID读写器将管理期限一并写入到电子标签中。当需要销毁过期的档案时，管理人员可以自动获取到读写器获取的档案过期提示信息，进行销毁处理，同时管理人员也可以通过RFID阅读器主动查看相应档案的保存期限，进而有效地管理档案。

（4）档案安全管理模块：由于档案的价值很重要，任何档案的遗失都会带来一定经济损失，因此档案安全管理系统的档案防盗和现场监控在档案安全管理过程中起到不可替代的作用。档案库房的RFID阅读器实时监控每一个档案架上的物品，一旦发现有异常离开储位的情况，异常信息会传送至管理平台并且报警提示管理人员，及时处理异常情况。

2  基于RFID技术的档案管理系统流程设计

2.1  档案的入馆流程

档案管理人员根据新入馆的档案年份、类别和密级等信息将档案进行分类，并形成简要的档案信息，通过RFID射频终端将这些档案摘要信息写入对应的RFID电子标签中，并且将产生的电子标签信息发送至档案管理系统的中心数据库。

档案管理人员发出档案入馆指令后，储位管理模块会接收到入馆指令，然后读取待入馆的档案盒上附着的RFID电子标签的档案摘要信息，同时档案自动识别模块和储位自动识别模块对来自电子标签的数据进行匹配，匹配完成后，储位自动识别模块为档案分配到档案存放位置，管理人员将档案盒存放在指定位置，然后档案架上的射频阅读器会读取档案盒的信息，并传送至中心数据库进行储存，系统进行确认。整个入馆流程结束后，管理员进行档案信息核对，核对时可以在档案管理信息系统中查询到制定的档案信息，从而档案管理实现了可视化、动态化。档案入馆流程如图2所示。

图2  档案的入馆流程图

2.2  档案盘点流程

档案盘点是档案馆工作的重要环节，档案管理人员手持射频读写器，对系统发出档案盘点指令，盘点指令由系统中的查询子系统发出，由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令会通过RFID阅读器进行接收，阅读器对指定的档案盒上的电子标签档案信息进行读取，并与中心数据库中存储的信息进行匹配比对，一旦信息匹配有误，那么档案管理人员可以通过手持的射频读写器直接将有误的档案摘要信息进行修改，进而完成对档案的盘点。

2.3  档案调阅查询

需要调阅查询档案时，档案管理人员从查询管理模块中获取到查找档案的编目号，所要查询的数据信息将会通过编目号从中心数据库中提取，在核对无误后出库指令将会被发出，查询管理模块收到确认指令后，档案自动识别模块开始与储位自动识别模块根据编目号进行匹配，寻找到档案所在的位置，管理将出库指令发送至档案所在位置的档案架上，此时指示灯会提示档案所在的具体位置。获取到指定的档案后，档案通过出库口时，出库口的射频阅读器获取到档案上附着的电子标签，将档案摘要信息传回至档案管理系统进行核对，如果确定信息匹配成功，则顺利出库，否将进行异常处理。档案调阅查询流程如图3所示。

图3  档案查询及出库流程

2.4  档案系统安全与防毁管理

档案的安全管理模块可对档案馆里面的所有实体档案的状态进行实时监控，所有的档案都在射频阅读器的扫描范围内，一旦出现档案异常调动、移位等情况，安全管理模块会立刻进行报警。当进行档案移位、出库操作时，射频阅读器会读取档案的摘要信息并迅速传回至系统数据库进行比对核实，若是异常离开库位即非本系统发出的出库指令，监控模块子系统便立即激活警报模块子系统，并进行异常情况警报。对于入馆的档案，档案管理人员需要将该档案的相关物理参数等信息通过RFID读写器写入到电子标签中，同时向系统的中心数据库中导入。

2.5  档案销毁

档案管理具体流程篇7

当我国引入现代化管理的模式与先进理念之后，无论在企业、政府部门、事业单位通过对人力资源管理的重视与普遍运用，逐渐开始意识到了档案管理的重要价值与功能取向。一方面，在不断的实施档案管理的改革；另一方面，也在进行相关的匹配措施的研究与资源配置。在这种新的档案管理局面之下，有必要针对当前档案管理所面对的新情况，对其配套的归档整理分类问题及提升效率的技巧进行具体探讨。

1 档案管理归档整理分类解析

1、内涵

不同的行业档案的类型、种类、数量、机密程度等也不相同。但是，从档案管理的本质来看，它的价值在于使数据、信息资源得到科学的管理，并能够在系统的管理中，方便保存、查询、提取、运用，以及按照管理程序进行的销毁等。因此，归档整理分类就非常关键。目前企事业单位、政府行政管理部门，按照人力资源管理中的档案管理体系，均有一定的培训，而且，已经将档案管理的归档整理分类作为了一个专门化的职能。

2、原t

从原则方面看，归档整理分类要求精准性、规范性。比如，精准性中，要求分类标准的准确、标识的简化、细则的清晰；再如，针对具体档案中的材料、价值的差异分析、等级划分，保管组织单位在不同种类中的对应性，目录的编辑、顺序的排列组合等。除了这些基本的原则之外，在归档整理分类制度、程序、装订，纸质、电子档案不同的运用形式，以及保存、转移、销毁等各个方面，也需要与之相匹配的精准性、严肃性、规范性等。

3、注意事项

根据现阶段的档案管理及其归档整理分类现状、经验分析，应该注重在这个方面的可操作体系构建，这样就可以实现统筹规划、统一管理，通过方法、流程使归档整理分类在秩序的基础上，逐渐的形成简化、快捷、便利的主要特征与表现，从而推动档案管理功能与价值体现的最大化；并将其转化为一种资源利用渠道，为进一步的人力资源管理、企业治理提供牢靠的依据。

2 档案管理归档整理分类技巧

1、以整理程序为准

一般而言，归档整理分类可以划分为两个层面，在整理过程中，可以按照设计文件、文字材等进行进一步的项、子项方面的划分，这样在划分中形成一个制定程序的基础，然后，按照我国的相关法律要求，设计出一套与现阶段的档案管理改革相匹配的归档整理分类程序。而在分类方面，则主要集中于对方法的运用，以及技能的熟练性。具体来看，整理分类程序相对简单，重点是按照档案的性质、材料、种类、类型、对应部门等做好划分。程序与整理分类本身就属于一个密切关联的系统构成要素。因此，建议从这些构成要素出发，制订与其相符合的程序。比如，以科学归档文件的整理分类为例，一是对其进行收集，如在文字材料、设计文件的大类下，进一步从子项的外部、内部、会议，以及次子项等进行一一的对应收集、整理，再进行对应的整理、分类。再如，对于人事档案的整理分类，就可以按照时间、职能、级别等进行划分，然后，进一步整理、分类。总之，不同的档案管理对象，应该采取与其相适应的程序，但主要的思路应该明确，并坚持简化原则等。

2、纸质档案电子档案区别对待

现阶段的档案管理中有纸质、电子档案管理两种，所以需要区别对待。

（1）纸质档案

针对纸质档案可以按照传统的流程进行一些简化，在化繁为简之后，先进行一系列的收集、检查，然后，再按照原来的基本分类，进行进一步的整理、分类。这个方面没有必要花费更多的功夫。因为传统的纸质档案管理在经过电子档转化的过程，已经实现了一次有序的整理、分类，所以，只需要在归档整理分类中细化、简化，保证其完整性、有效性、精准性即可；尽可能减少劳动要素中的资源浪费。

（2）电子档案

针对电子档案目前已经有了较专业的电子档案归档整理处理的软件，所以，在这个方面，重点应该放置在对于相关软件的专业知识与操作技能的训练，并做好技术性的安保措施。

3、技巧与方法说明

（1）以材料流向、流量为导向提升归档率

技巧与方法的使用，应该与效率结合起来。无论纸质、电子档案，都可以按照企事业单位等机构的文件流向、流量进行归档率的计算，并针对性的安排归档整理工作的投入比例。在这个方面，可以透过建立的数据库、运用频率进行数据图表的制作，根据流向、流量趋势图谱进行进一步的归档率提升。

（2）透过职能确保范围、期限

不同的职能，所处理的档案归档、整理范围也不相同，但可以按照项目管理的方法，划分不同的阶段，在明确数量、种类、类型、完整度、内容等基本要素的条件下，以机构、编制、职能设计出具体的方案，从而让机构的工作职能能够有理有序的体现在归档整理的范围、期限之内，这样就可以更好的实现针对性的整理分类，提高效率。

（3）以“主体”为旨归的归档法

所谓以主体为旨归，指的是在从机构或组织团体本身出发。比如，以学校的档案管理为例，其中的归档整理分类，就可以透过“以我为用、以我有用”的主导原则，尽可能从其功能、价值、应用方向，进行具体的归档整理分类。可以理解为从用途的角度进行划分，有助于提升针对性，提高工作效率。

（4）行业标准先行，提高整理质量

行业标准导向的直接指向是整理质量问题。所以，一方面，要明确相关的国家管理规范、条例、细则；另一方面，在纸质、电子档案整理中，按照行业的基本标准，进行整理、立卷等。具体看，如文件材料之间的历史性联系、保存价值、分别立卷，还需要注意时间性、秘密性与非机密性等。

（5）归档范围、分类方案密切结合

目前来看，传统的纸质档案归档整理分类主要用于保存、核对；而电子档案则倾向于利用方面；所以，需要运用好计算机文件整理，如范围、方法的融合、代码表的编制等。在这个方面可以推荐使用南大之星软件，因为它在目前的档案管理中的运用反响较好，也能够满足现阶段的电子档案归档整理分类的基本要求等。

3 结束语

由于现阶段的归档整理分类因档案管理整体革新还处于量变的过程，所以，可以透过对相关的技术性解析，提升归档整理分类水平，为档案管理质量与水平提供更好的促进作用。具体来看，一方面可以按照系统论的理论思路与框架，构建起归档整理分类的可操作体系，使其与目前的档案管理改革相适应。另一方面，可以在区分纸质、电子档案的形式、用途、功能及现阶段的利用情况方面，按照上面所说的五个提高质量与效率的方法进行进一步整理水平提升。

参考文献

[1]余红叶.信息化环境下档案管理的创新模式与改革[J].经营管理者，2014（05）.

[2]章洁.浅谈档案管理的难点及对策[J].档案与建设，2013（10）.

档案管理具体流程篇8

一、中国流动人员人事档案管理问题

1.档案材料的丢失、遗落、缺失、造假，致使档案无法正确反映本人准确信息。部分学校管理档案不严格，私自将档案交予学生自己保管或者填写，严重破坏了档案的保密性和完整性;部分流动人员在转职转业过程中，或蓄意或无意修改，缺漏档案;部分单位在管理人事档案时不够尽职，不能及时更新员工档案，或草率了事，档案内容不够详尽，羁绊人事考察。

2.档案材料补充、收集、续写难。企业在生产生活过程中往往只重视员工的产出价值，为公司创造的效益，而忽视了在工作中，特别是科研中创造的成果。有单位出于特定目的，刻意忽视员工成果，将成果转化为单位集体所有。还有些单位实行的还是计划经济时期的档案管理模式，为防止员工流动性过快，挽留部分人才，会将员工相关证书、人事档案予以扣留，致使许多的档案被“暂押”。

3.个人弃档现象普遍。大多是大中专学生毕业当年可能会去将档案挂靠相关人才市场，但是，一年过后，或出于忘记，或出于麻烦，或出于无能为力而不去继续缴费托管，这样人才市场会将其视为死档。另外一些转职流动人员，从原单位拿到自己档案后不去上交相关管理单位，从而造成丢档、弃档的严重后果。然而，一旦成为了死档，就会导致自己工龄无法计算，户口无法解决，职称不能评定以及在开具考研、考公、出国等政审材料时出现巨大的麻烦等严重后果。

二、中国流动人员人事档案管理现状

第一，流动人员档案的管理已经不能满足如今经济社会的发展需求。现今，经济发展呈现多元化、高速化，职业自主性、流动性大，同时伴随着公开竞聘机制的建立，各行业人员流动变得更加密集。而社会的快速发展，流动人员规模的不断壮大，其人事档案管理亟待一个正规、科学、有效的管理机构进行解决，正是基于此，专门针对流动人员人事档案管理的机构――人才交流服务中心便应运而生。

第二，应将流动人员管理作为人才资源管理的重要内容狠抓落实：在制度建设方面，要谨以激活人才创造力，规范人事档案建设，来建立健全科学的、与时俱进的规章管理制度和整体的管理体系。例如：在流动人员参加考试、评定职称时，就必须要有人才中心提供的真实有效的证明材料;职称评定时也要有相关人才托管单位开具的证明材料，做到“严”必行，行必果，坚决抵制、打击在使用档案中的违纪违规行为。在管理方面，要谨持“以人为本”的精神，坚持“科学化、高效化、规范化”的管理原则，从不同层面优化流动人员人事管理的体制机制。例如：在档案的整理、收集、存档过程中，要严格执行相关规定，按章办事。在档案的存储方面，要重视环境建设，档案储存的房间、箱柜要做好防火、防潮、防盗工作。建立信息化的管理体系，推进信息化进程，充分利用网络等资源对人事档案开发利用。

三、我国流动人员人事档案管理策略

1.流动人员档案管理的方向要明确。流动人员档案管理要做到与时俱进，管理方向应该伴随社会发展，逐渐走向法制化、科学化、制度化。完善目前还存在问题的管理制度，研究讨论可行的法律法规。明细在档案的建档、存档、转移、借用、查询、归档过程中的具体制度，填补相关环节的空白。例如：就“流动人员人事档案”这种称呼而言就不够清晰，太含糊，不够规范，应该明细其中各个种类，如民工、大中专毕业生、科研技术人员等，便于流动人员的聘用。

2.实施现代化、信息化的管理手段与方法。人才管理中心必须建立现代化管理设备，建设人事档案管理的电子信息库，实行服务器、光盘保存的管理与保护，建立信息化的检索方式、工具，研发适合需要的人事档案信息管理软件，将不、能公开的的人员人事档案信息可以实行网络共享，便于用人单位参考，提高用人的准确性、可靠性。

3.加强对从业者的业务指导。条件适宜的单位可以在每年初召开一次人事档案管理专题讨论会，以此将机关团体、事业单位、民办机构等相关单位的相关从业人员组织起来，集体交流档案管理工作的经验，学习人事档案管理的最新相关法律法规，使他们的业务水平能得到显著提高。从业人员可以根据大家交流经验在单位实际操作，对以往工作方式进行改善，对单位人事档案建设进行改进，促使档案管理工作逐步规范化、制度化、科学化。

参考文献

档案管理具体流程篇9

编制档案行政权力清单主要有以下三个环节：

1.1 梳理档案行政职权

档案行政职权清单的制作，首先要摸清档案行政权力的“家底”，对现有的档案行政权力进行梳理。梳理档案行政职权，必须对规定档案行政主体档案行政权力的所有法律、法规、规章、其他规范性文件以及机构主要职责、内设机构和人员编制规定等通盘把握，对现行履职状况进行全面分析，将所有规定的档案行政权力选取出来，确定档案行政权力名称，并根据行使档案行政权力时档案行政主体所做出的具体档案行政行为进行分类，逐条逐项进行登记，除档案行政权力的依据、名称、主体、分类外，一般还包括档案行政相对人、行政程序、行政裁量等事项。

1.1.1 梳理主要档案行政职权。按照2015年3月24日中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于推行地方各级政府工作部门权力清单制度的指导意见》（以下简称《指导意见》）的要求，开展清理的行政职权事项是指由法定行政机关或组织实施的，对公民、法人和其他组织的权利义务产生直接影响的具体行政行为。这些具体的档案行政行为，一般是指直接面对档案行政相对人实施的行政职权，而不包括档案行政管理部门内部管理职权（包括部门自身管理、行政管理部门之间和层级之间的管理）。

1.1.2 梳理行政职权的依据。“职权法定原则是依法行政的基本原则之一，它是行政机关及其公务员在依法行政中必须首先遵循的原则。”[1]因此，职权法定原则是编制档案行政职权清单的首要原则，也是档案行政主体行使档案行政职权时必须遵守的基本原则。所谓职权法定，是指档案行政主体的档案行政职权必须有法律的明确授权，不能自行设定。一般档案行政管理部门行政职权的依据主要包括三个方面：（1）有关的法律、法规、规章。（2）党中央、国务院和省委、省政府有关的规范性文件。（3）档案行政管理部门“三定”方案的规定。因为，档案行政管理部门“三定”方案规定中的主要职责均是经过审核确定的法定职责。其余的一律不能作为梳理档案行政管理部门职责的依据。如，上级业务部门规范性文件和领导讲话，以及上级交办的临时性事项、阶段性任务，均不能作为档案行政管理部门职责的依据。

1.1.3 具体责任事项。按照权责匹配、权责对应的要求，对于每一项具体的档案行政权力都应明确具体责任。责任事项是行使档案行政职权应当履行的义务，责任事项与每一项档案行政职权是对应关系。所以在编制清单时需要重点把握好具体责任事项的环节划分：一是法律法规明确规定档案行政职权行使程序的档案行政职权，按照法定程序划分为若干环节。二是法律法规没有明确规定程序的档案行政职权事项，可参照类似行政职权事项，按照科学、合理、便民、高效的原则确定责任环节。具体划分例如，档案行政处罚类：可划分为立案、调查、审查、告知、决定、送达、执行七个责任环节，设定的依据是《行政处罚法》；档案行政检查类：可划分为检查、处置、事后管理三个责任环节，设定的依据是《档案执法监督检查工作暂行规定》。

1.2 档案行政职权清理

在推行档案行政权力清单制度工作中，职权法定和简政放权是核心原则。因此，开展档案行政职权清理，要以法律、法规、规章为依据，按照党的十八届三中、四中全会关于全面深化改革、促进政府职能转变等要求进行。

1.2.1 档案行政职权取消。凡是没有法律、法规和规章依据的档案行政职权，原则上应当取消。国务院已明确取消的权力事项，档案行政管理部门有对应或类似行政职权的，也应当予以取消。一些虽有法律法规规章依据，但不符合全面深化改革要求和经济社会发展需要的档案行政职权，应当按程序提请修改相关法律法规规章予以取消。

1.2.2 档案行政职权下放。直接面向基层、量大面广、由地方管理更方便有效的社会档案事务管理类的档案行政职权事项，应当按照方便公民、法人和其他组织办事、提高管理服务效率、便于监管的原则，一律下放管理层级，实行属地管理。例如，浙江省档案局公布的档案行政权力清单中下放到“市、县（市、区）属地管理”的行政权力有2项（“非法出卖、转让、倒卖、赠送档案的处罚”“非法利用档案馆的档案的处罚”）。 [2]山东省档案局公布的档案行政权力清单中下放到“市、县（市、区）属地管理”的行政权力有1项（“省级重大建设项目档案验收”）。[3]

1.3 规范档案行政权力运行流程

按照规范、高效、便民的要求，编制档案行政权力事项流程图，在法定时限内，进一步减少中间环节，优化档案行政权力运行流程。档案行政权力运行流程图制作的一般要求：（1）法律、法规有明确规定的，要按照法定程序编制流程图；法律、法规没有规定的，应当按照便民原则逐环节地编制流程图。（2）根据“一事项一流程”的原则，对档案行政权力事项逐一制定流程图，流程图应当包含档案行政权力事项的详细环节，让社会公众在办理有关事项时有据可依、有章可循。例如，档案行政许可类职权履行流程要明确申请、受理、审核（审查）决定、执行等环节，统一注明承办机构、办理时限、监督电话等。（3）同类档案行政权力运行流程基本相同的，可制作一个普遍适用的流程图，并在备注栏列举哪些档案行政权力适用该流程图；同类档案行政职权不同事项的履职程序有关键性差异的，应当单独编制流程图。

2 编制档案行政权力清单的后续工作

2.1 档案行政权力清单的公布。档案行政权力清单编制完成并经批准后，一般应由批准部门负责公布。当然，档案行政管理部门也可以公布。编制出来的档案行政权力清单的公布应该包括职权类型、职权编码、职权名称、职权依据、责任主体、责任事项、责任依据、操作规程和流程图等内容。完整的档案行政权力清单应当分为保留的档案行政职权清单、委托下放的档案行政职权清单两部分内容公布。具体如下：（1）保留的档案行政职权清单是本级档案行政管理部门直接行使的档案行政职权清单，包括本级档案行政管理部门依法自行行使的档案行政职权和受上级档案部门委托行使的档案行政职权。保留的档案行政职权清单可以基本反映档案行政管理部门行政职权的实际行使情况。（2）委托下放的档案行政职权清单是指按照简政放权的要求，委托下级档案行政管理部门实施的档案行政职权清单。单列委托下放的档案行政职权清单有利于下级档案行政管理部门做好下放职权的承接工作，也有利于指引档案行政相对人就近办事。

2.2 档案行政权力清单的动态调整。由于“行政权力并非一成不变，相反为适应社会和发展需要行政权力展现易变的特性”。[4]而且，为了适应社会发展的需要，会有新的法律法规不断出台来规范变化的行政权力，也会对不适应社会发展现实需要的法律法规进行修订或废除，以职权法定作为基础的档案行政权力清单，必须做出相应的调整，以符合新的法律法规的规定。这就意味着档案行政权力清单是动态的，档案行政权力清单应当随着档案行政权力的变化、变迁而及时加以调整和修改。由此也决定了档案行政权力清单是一项持续性的工作，它要求档案行政管理部门及时跟踪档案行政权力的变化，并将这一变化体现和反映在档案行政权力清单之中。所以，应对档案行政权力清单实行动态管理，不断调整。这种调整必须形成常态化机制，即已经公布的档案行政权力清单不能一成不变，也不能随时改变，而要建立制度，形成法定程序，对确需调整的档案行政权力清单项目通过合法的程序进行调整，方能适应社会发展和法律法规的不断变化。

2.3 档案行政权力清单的及时完善。对于档案行政权力清单的动态调整实际上是从应然的角度提出要求的，而档案行政权力清单的及时完善则是从实然的角度提出的要求。档案行政权力清单的动态调整重点在于更新，即随着社会发展的需要和法律法规的变化，根据已经变化的法条设定档案行政权力，做到法条与清单一起变动，协同调整。对于档案行政权力清单的及时完善则是一种实用反馈，可能是发现档案行政权力清单本身的逻辑不周全，也可能是档案行政权力运行流程的阻抑性作用，即档案行政权力流程规定与实际操作并不同轨，使得人们在根据档案行政权力运行流程图规定的程序行为时遇到了阻抑。事实上，对于任何一项新工作都不可能在第一次做的时候就尽善尽美，总会有一些问题或考虑不周的地方。这就需要在实践中根据遇到的问题及时对清单进行完善，从而使档案行政权力清单无论从理论上还是执法实践上，都能起到应有的作用。

3 编制档案行政权力清单中应当注意的问题

档案管理具体流程篇10

二、新时期企业档案管理体制模式——信息一体化管理模式

1.信息一体化管理

信息一体化管理，其实就是指企业的档案工作、情报工作、图书工作的一体化。在企业，这种综合性信息管理机构一般称为信息中心。信息中心在为企业服务的过程中，既要注意提供历史的信息和现时的信息，又要注重超前性、预测性信息的采集、筛选、提供。一方面可以利用档案史料中的信息编写反映企业发展历程、企业文化、科技成果等编研成果，为展现企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉和增强企业的社会效益提供详实、可靠、生动的凭证;另一方面，还可以依托现代信息技术和网络技术，在网上采集与企业业务有关的信息，并进行筛选、汇编，为企业的科学决策和管理提供含量较高的有价值的信息。这种图、情、档一体化管理模式主要适用于一些信息技术基础较好的大型企业，在原有图书机构、档案机构或情报机构的基础上构建统一的信息管理实体机构。这种管理模式便于建立计算机管理系统，实行现代化管理，同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。

2.档案一体化管理

档案一体化是我国文件和档案工作发展的内在要求。文件、档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，借助计算机和网络技术，从系统论的角度出发，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从企业现行文件到档案管理的高效和优化。具体来说主要包含以下几个方面：

(1)档案一体化的目标

实现从现行文件到档案整个运动过程的全面控制和科学管理。科学的档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，在文件从产生到最终转化为档案的过程中，既加强企业内部文件、档案工作的一体化，也注重各个不同文件职能机构的业务衔接，从而使文件到档案全过程都得到有效控制。

(2)档案一体化的原则

在实行信息一体化管理的过程中，必须要遵循以下原则：全程管理原则，电子文件环境中，文件、档案界限不再显而易见，文件和档案工作人员界限也日趋模糊，文件与档案工作实行全程管理，将可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原则，前端控制原则是以文件生命周期为基础，将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。　在这个过程中，文件形成是前端，处理、鉴定等是中端，永久保存或销毁是末端。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合；集成管理原则，集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理体系的功能度，因精密组合而减少疏漏，提高可靠性，增加相关作业密度，减少重复而降低功耗，提高管理效率。

(3)文件、档案一体化管理的具体内容

档案管理具体流程篇11

二、新时期企业档案管理体制模式——信息一体化管理模式

1.信息一体化管理

信息一体化管理，其实就是指企业的档案工作、情报工作、图书工作的一体化。在企业，这种综合性信息管理机构一般称为信息中心。信息中心在为企业服务的过程中，既要注意提供历史的信息和现时的信息，又要注重超前性、预测性信息的采集、筛选、提供。一方面可以利用档案史料中的信息编写反映企业发展历程、企业文化、科技成果等编研成果，为展现企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉和增强企业的社会效益提供详实、可靠、生动的凭证;另一方面，还可以依托现代信息技术和网络技术，在网上采集与企业业务有关的信息，并进行筛选、汇编，为企业的科学决策和管理提供含量较高的有价值的信息。这种图、情、档一体化管理模式主要适用于一些信息技术基础较好的大型企业，在原有图书机构、档案机构或情报机构的基础上构建统一的信息管理实体机构。这种管理模式便于建立计算机管理系统，实行现代化管理，同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。

2.档案一体化管理

档案一体化是我国文件和档案工作发展的内在要求。文件、档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，借助计算机和网络技术，从系统论的角度出发，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从企业现行文件到档案管理的高效和优化。具体来说主要包含以下几个方面：

(1)档案一体化的目标

实现从现行文件到档案整个运动过程的全面控制和科学管理。科学的档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，在文件从产生到最终转化为档案的过程中，既加强企业内部文件、档案工作的一体化，也注重各个不同文件职能机构的业务衔接，从而使文件到档案全过程都得到有效控制。2)档案一体化的原则

在实行信息一体化管理的过程中，必须要遵循以下原则：全程管理原则，电子文件环境中，文件、档案界限不再显而易见，文件和档案工作人员界限也日趋模糊，文件与档案工作实行全程管理，将可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原则，前端控制原则是以文件生命周期为基础，将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。在这个过程中，文件形成是前端，处理、鉴定等是中端，永久保存或销毁是末端。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合；集成管理原则，集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理体系的功能度，因精密组合而减少疏漏，提高可靠性，增加相关作业密度，减少重复而降低功耗，提高管理效率。

(3)文件、档案一体化管理的具体内容

档案管理具体流程篇12

档案信息化是社会信息化的一部分,档案信息化处在社会信息化的大环境中,必然会与作为其环境因素的社会信息化其他部分相交互,同样,档案信息化标准建设也是处在社会信息化标准的大环境中,必然会受到电子政务、电子商务、信息技术等其他领域标准化的影响,如图1所示。

之所以存在图1所示关系,主要是因为档案信息化是档案管理与信息技术的结合,而档案管理不仅存在于综合性档案馆内,还存于各行各业内。由于不同行业对档案管理的要求不尽相同,档案管理信息化的行业特色部分也就成为行业信息化的一部分。

二、档案信息化标准体系的三维框架模型

根据印度魏尔曼最早提出的标准体系表三维结构思想,结合上述档案信息化特点,并广泛参照国内其他领域现有标准体系框架研究成果,提出以下档案信息化标准体系模型:

对上述框架模型的具体解释如下:

1、信息技术维

信息技术涉及范围很广,从数据编码到文件格式,从数据库到应用系统,从网络设施到操作系统,十分庞杂。因此,在信息技术维,不能对信息技术进行简单罗列,而应着眼其在档案管理中的应用,分成简明的几个层次。《全国档案信息化建设实施纲要》中,将档案信息化建设分为档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息安全保障体系建设、档案信息化人才队伍建设六个方面,其中档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化基础设施建设和档案信息安全保障体系建设四个方面与信息技术和标准应用联系密切。由此,根据与档案资源内容结合的紧密程度,可以把信息技术由内向外,分为信息资源、软件应用系统、信息安全、基础设施等方面。

2、档案管理维

档案管理维的细分,就是要根据一定标准,将档案管理分成若干方面。与图书馆领域相比,档案资源的凭证作用,在于档案管理机构的可信性,而归根结底,在于档案管理流程的可信性,因此,档案管理的流程与环节具有更为重要的意义。另外,由于档案管理流程也是基于对文件运动规律(文件连续体理论、文件生命周期理论等)的认识,而我国现有档案管理流程是与文件生命周期理论相一致的,故对档案管理的细分,无论是基于信息化环境下的档案管理业务流程,还是基于文件生命周期,从本质上说都是一致的。故在档案管理维,总体上适合按档案管理流程进行细分。

显然,这里所指的档案管理是指信息化环境下的档案管理,而非传统的档案管理。基于全程控制的思想,信息化环境下的档案管理不是始自档案交接,而是必须延伸到档案前身——文件的生成。我国传统档案管理的业务流程包括著录、分类(标引)、保管、检索利用、归档、鉴定销毁等环节,其业务起点是档案接收,这显然已不适应信息化环境下电子文件和电子档案管理的要求。而我国《电子文件归档与管理规范》中,则基于全程管理的思想,将整体业务流程分为收集和积累(收集积累、登记)、归档(鉴定、检测、归档)、整理(整理、著录)、移交接收保管(移交接收、保管、利用、鉴定销毁、统计)等部分。另外,文件管理国际标准iso15489中所列的文件管理全过程包括确定文件系统需捕获的文件、确定文件保存时间、捕获、登记、分类(数字及编码配置、词汇控制)、存储和保管、利用、跟踪、实施处置、记录文件管理过程等部分,其与我国档案管理业务活动的关联关系如表1所示。

由于iso15489文件管理标准形成于21世纪初,其中已较为充分地考虑了电子文件管理的要求,故其完全适用于信息化环境下的文件管理。基于此标准所规定的管理流程,结合我国的档案管理实际情况,从档案信息化标准建设的角度出发,可将档案管理维细分为管理规划与前端控制、归档、整理、存储和保管、利用、处置、过程记录与统计分析。

3、层次领域维

任何领域的标准都有层次之分,档案领域也不例外。信息化环境下,档案标准与其他领域标准存在更多的互操作,领域差异造成的档案管理差异要求在关注基础标准、通用标准建设的同时,也要更加关注专业标准。基础标准、通用标准和专业标准由内向外,构成层次领域维。

在层次领域维,基础标准元素与信息技术维和档案管理维的整体相结合,构成基础标准面,基础标准面作为一个整体沿层次领域维向外辐射,作用于通用标准面和所有的专业标准面。类似基础标准,通用标准也作为层次领域维的一个元素,与信息技术维和档案管理维构成一个面,不过,在该面上的具体标准可由信息技术维和档案管理维上的具体元素来确定。通用标准面沿层次领域维向外辐射,作用于所有专业标准面。专业标准在层次领域维上体现为若干呈并列关系的点,每一个点又与信息技术维和档案管理维确立一个专业标准面,若干平行面共同构成档案信息化专业标准的集合。

4、在上述框架模型中,档案信息化标准的范围是由三维确定的立体空间。但需要特别说明的是,三维模型只是用来协助描述档案信息化标准内容范围,并不是直接用来确定档案信息化所应制定的具体标准。尤其是不能认为,三维中各取一点所确立的立体空间的一个具体点就必须对应一个具体标准。实际上,欲制定的具体标准在三维空间中对应的可以是一个点,也可能是一条线段,甚至一个平面区域。另外,实际中不同具体标准在空间上还可能会有交叉,但这种交叉并非模型的致命缺陷,恰恰相反,若交叉不可避免,那么,当交叉情况通过模型得以清晰反映后,就可以尽量保持交叉部分的一致,从而保持档案信息化标准体系的整体协调性。

5、三维框架模型中,尽管各维度都有逻辑方向,但逻辑方向并不一定代表标准制定的时间顺序。三维中,信息技术维的方向体现了信息技术与档案管理内容结合的紧密程度,信息资源在最内层,表明信息资源相关的信息技术,如数字档案信息资源编码、格式、元数据等,与档案管理的核心结合最紧密,在档案信息化标准体系建设中的地位也最重要。而位于外层的网络、操作系统等相关的基础设施则距离档案管理的核心最远,与档案管理的结合最为松散,故其相关标准虽为档案信息化不可或缺,但就档案信息化标准建设而言,此方面主要是现有标准的采用,尤其是核心技术标准和基础标准方面。需要档案领域制定的只是少数近似管理标准的应用层次的标准,主要着眼于设施的适用够用。可见,信息技术维的方向在某种程度上表示了标准在体系建设中的地位和优先级,但并不一定与标准制定的时间顺序一致。在档案管理维,维度方向只是代表档案业务的一般流程,不代表档案管理业务的重要程度,更无从体现标准制定的时间顺序。在层次领域维,尽管按从基础到通用再到专业的先后顺序制定标准可以更好地保证标准的协调一致性,但这只能是一种理想状况。现实中,由于基础标准、通用标准要有足够的概括性,需要在对各个具体专业领域的个性充分认识把握后加以概括,因此,并非所有基础标准和通用标准都能先于专业标准制定出来。例如,在我国,《cad电子文件归档与管理规范》是专业标准,但其制定却明显早于通用标准《电子文件归档与管理规范》,另外,《电子文件名词术语》作为一项基础标准,2002年才立项,至今尚未完成。

三、三维框架模型向二维框架的转化

如上所述,三维框架模型只是标准体系的内容描述框架,不能直接用于具体标准制定,能直接用于制定具体标准的是标准体系表。标准体系表是二维层次结构,最低层为具体标准名称。因此,有必要将三维模型转化为二维框架,以便进一步制定标准体系表。总体上以上述三维框架模型的信息技术维为主维,并加以补充修正,可以得到以下档案信息化标准体系框架:

上图所示体系框架主要组成部分的含义如下表所示:

参考文献:

1、薛四新等:《档案信息化应用系统建设》,北京:机械工业出版社,2006。

2、沈同、邢造宇:《标准化理论与实践》,北京:中国计量出版社,2005。

3、安小米等:《基于iso15489的文件档案管理核心标准及相关规范》,北京:中国标准出版社, 2008。

4、郦晶:《农村信息化标准体系框架及管理平台研究》,农业信息研究所,2007。

5、周晓莉:《城市突发公共事件应急管理相关规范和标准体系框架研究——以上海市为例》,同济大学,2006。

6、杨安莲:《关于数字档案馆标准体系的思考》,《档案学通讯》,2006年第6期。

7、张晓林、肖珑等:《我国数字图书馆标准与规范的建设框架》,《图书情报工作》,2003年第4期。