时间:2023-08-27 15:10:54
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一、学校档案管理的意义
档案管理是一种信息控制系统,档案的建立需要学校各个部门的材料汇集。材料是在管理工作中形成的,其形成和管理也就是各部门的管理工作之一。搜集和汇总后的档案材料经过加工。输出又为管理工作服务。提供各项数据。同时,通过对档案材料的分析和总结又起到促进管理工作的作用。档案管理是学校管理的一部分,同时又显现和作用于整个学校管理当中。所以说档案管理不能简单的说是学校管理的一部分。
二、加强学校档案管理的措施
(一)严把进入关
现今,从事档案管理的人员大多都是中文系出身,专业并不对口,致使很多非专业人员从事档案管理工作。为了提高服务质量及工作效率,引进专业内的工作者十分重要。首先,在招聘人才时,尽量招聘档案管理相关专业者。第二,在对引进的人才进行的考核时,要分为面试和笔试两部分。笔试多为理论知识和基础知识的考察,但是也要有相应的对实际问题的分析。面试的考察重点即位才和德。一方面,引进的人才要熟悉工作流程,必要时可现场操作。另一方面,从事档案管理人员必须具备较高的素质,这是由档案管理工作的特殊性所决定。档案具有一定的绝密性,从业人员不能利用职权之便,泄露他人信息或者其他信息以谋取个人私利,这就要求从业者必须具备较高的素质。
(二)加强档案管理工作重要性的认识
很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视,在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识,因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象,工作责任心不强,对档案管理工作重要性的宣传力度不够,档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围,整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍,在整个企业发展进程中有边缘化危险。
(三)制定详细的档案管理工作流程
现今的学校档案管理工作存在一定的不合理性,缺乏一套完整的系统的流程,有时甚至影响工作的正常进行。因此,制定一套详细的工作流程刻不容缓。将学校档案管理系统分为四部分,分别为系统管理、读者管理、书籍管理、统计分析。在读者管理中,分为读者分组管理和读者资料管理。之前学校档案管理通常会将图书管理作为重点工作,但是建立学生借阅档案也十分重要。将这条加入今后档案管理的系统工作中,是学校创新管理的突破口之一。对于书籍管理,可分为书籍类别管理、书籍资料管理、出借资料、归还资料、损坏资料。细化工作流程,既方便读者,也对今后的学校的档案管理大有益处。
(四)合理的档案分类
日积月累,档案的数量十分庞大,如果没有合理的分类标准,查询起来就像是一件大海捞针的工作。因此,合理的档案分类十分必要。目前,中图分类只是针对大致方向进行的概括分类,还有很多跨属类的存在,给分类工作带来很大的不变,且中途分类因此是大致分类,不细化,也存在一定的弊端。所以,制定详细的、合理的分类十分必要。首先,对每一类下一个准确的定义很重要,这可以为分类提供必要的参考。其次,每一小类的分类标准要准确详细,制定合理的关键词,方面他人的查询。
(五)创新管理手段
1、加强知识管理的核心是以人为本管理。发挥馆员主观能动性,内凝外联,改革创新,整体推进。要强化校内宣传,取得学校各方面的理解和支持,不断把学校档案工作推向新层次、新台阶。2、加强信息资源建设。开展资源整合,优化馆藏,提高档案利用率。强化信息技术利用。及时购买档案管理软件,扩大对于数字信息的发掘、整理、组织以及使用,设计一个多功能并具有吸引力的网站来指导用户直接使用各种有用的网上资源。3.建立档案管理人才竞争机制。鼓励馆员轮岗,带动知识在馆内流动,在工作中学习、成长。对那些通过写作、出版、讲座,或以辅导方式与他人共享自己隐性知识和专业技术知识的组织文化。同时,注重档案管理人员的在职培训及继续教育,以保证专业知识的更新和扩充,防止其老化或停滞不前。
一、医院文书档案管理工作所存在的问题
1、领导重视程度不够高,档案管理者意识淡薄
医院大部分领导认为,医院只要做好教学、科研等方面工作,就能获得社会效益、经济效益的双丰收。同时他们还认为,医院文书档案管理质量好坏不会对医院的发展造成严重的影响,且在文书档案收集、整理方面,增加其人力、物力的投入将会得不偿失。因此,在文书档案管理方面,医院投入经费较少,设备陈旧,严重阻碍了文书档案管理的发展。由于领导重视程度不够,导致部分档案管理者对医院文书档案管理缺乏法律知识、管理意识,在他们看来,医院的文书档案管理工作就是将医院来文进行收集、整理而已,无任何技术含量。
2、档案管理人员素质低
目前,多数医院将文书档案交由医院办公室人员进行管理。然而,医院办公室人员由于工作比较忙,加之没有足够的精力和时间来管理文书档案,致使大量的资料因不能及时收集、整理而积压过剩。而对于从事档案管理方面的人员而言,由于自身并非专业性管理人才,且学历水平低,相关专业知识、技能欠缺,因而不具备档案管理工作的基本素养,进而影响文书档案管理工作的效率和质量。同时,医院在文书档案管理人员培训方面的机会较少,致使档案管理者思想较为传统,依旧停留在以往的管理模式上,且法律意识不高,不能满足新时展的需要。
3、无健全的文书档案管理制度
目前,我国医院文书档案管理一般设置医院办公室里面。然而,由于以往档案设置管理存在一些严重的问题,导致患者病例资料、医院文书资料散落于各个科室里面,这种管理方式对档案的综合利用开发造成了严重的影响,出现管理松散、档案使用率低等现象,这种现象致使医院各部门之间相互推诿,不利于医院对文书档案的管理。
二、改进措施
1、增强医院档案管理者意识
医院的文书档案管理对医院的管理具有非常重要的作用,故医院领导应特别重视文书档案管理工作,尤其是要意识到医院文书档案管理工作对于医院管理的重要性,进而有利于提高文书档案管理人员对档案管理的意识。同时,医院管理人员要充分重视文书档案管理者,如此方能增强医院的文书档案管理工作,并有助于完善医院文书档案管理制度。另外,要贯彻落实医院文书档案管理制度,以促进医院文书档案管理的规范性、标准性,进而有利于提高文书档案管理水平。另外,医院文书档案管理工作主要是为医院相关人员、患者提供相关资料。随着现代计算机技术广泛应用于医院管理工作中,因而需要医院档案管理者不断提高自身的综合素质水平,同时还要学会运用计算机技术对文书档案进行管理,便于相关管理人员资料查询的同时,还能显著提高文书档案管理人员的工作质量和工作效率。因此,医院档案管理者要提高自身的服务意识,坚持做好文书档案收集、整理、归档工作,便于为医院的使用者和相关管理者提高较为便利的服务。
2、提高医院档案管理者的综合素质
想要提高医院文书档案管理人员的工作质量和工作效率,并充分提高医院的社会效益、经济效益,就必须提高档案管理者的综合素质、专业知识技能。医院文书档案管理工作不仅影响着医院的管理水平,而且还影响着医院的发展。因而医院需健全相关规章制度,并充分做好文书档案管理方面的工作,这有利于促进医院的发展,具有非常重要的作用。同时,档案管理者的综合素质也能对医院档案管理水平造成严重影响,因而医院要设置对档案管理者考核、培训方面的项目,进而有助于提高其综合素质和专业技能,使医院档案管理者适应新时代的管理方法,能运用电子技术对医院文书档案进行管理,以提高其档案管理工作的质量和效率,有助于促进医院不断发展。
3、健全文书档案管理制度
档案管理制度内容较为广泛,如建立档案保管、利用以及档案归档范围等制度,这些制度都应该纳入医院考核方法和岗位责任制当中。由于医院文书档案管理工作具有独特性,因而需要建立符合医院实际的管理模式。目前,多数档案管理机构并不是设立独立的科室,因而在文书档案管理方面没有自,大多数处于被动状态。
其次,提高档案管理的科学化水平本身能够提高我国档案管理的水平。在很长的一段时间内,档案的管理工作在我国都是采取手动的方式进行。这不仅仅要耗费大量的人力,也不利于储存和资料的取用。并且很多的单位都对档案的管理工作不够重视,这样就直接的导致了我国档案管理的混乱。在当前高速发展的信息技术支撑下,我国的计算机技术不断提高,在各个领域都取得了广泛的应用。
所以,将以计算机技术为代表的科学化管理技术运用到档案管理中,不仅仅可以提高档案的管理质量,还能够节省大量的人力和物力,并且能够有效的提高档案的利用率,不仅对单位来讲能够有效的节省成本,也能够是档案获得最大限度的应用。
二、提高档案管理科学化水平的措施
首先,加快现代化档案管理体系的建立。在建设现代化档案管理体系的过程中,就必须要先树立起档案管理的观念,这本身就是我国档案管理的薄弱环节所在。前文中我们也提到过,当前的档案管理最主要的问题就是领导对档案管理工作不够重视,往往都是由单位内部的人员兼职管理。所以,在档案管理的工作中,就要建立起一整套档案管理的机制。将档案管理的机制建设作为档案管理工作的重点,建设起一套相对完整的,适合单位发展的管理机制。要对传统的档案管理机制和档案管理理念进行改革,转变传统的档案管理工作形式,加强档案的利用。根据档案管理工作不同的性质,实行确定的定岗定责的管理模式。在档案管理的体系上,要建立起一整套的档案管理班子,要由主要的领导作为档案管理的全局管理者,通过上下级的部门管理和监督,确定专门的档案管理人员。这样才能够不断的健全的档案管理的工作制度,也能够更好的促进档案的管理,提高档案管理的质量。
其次,要提高档案管理人员的素质。档案管理工作本身就是一项比较繁琐的工作,而且档案的管理工作本身也是对工作人员要求比较高的。这就要求我们在挑选档案管理的人才过程中,首先就要要求人才能够具备相当的档案管理基础知识,要有一定的档案管理的基本理念。同时,针对不同单位不同部门的档案管理实际,档案的管理人员还要具备一定的专业基础知识。在档案管理的信息化进程中,由于信息化本身为档案管理带来了很大的便捷,所以档案的管理人才还要具备一定的信息技术知识,要熟练的使用计算机以及网络对档案进行收集和管理。同时,由于档案的档案管理工作人员在素质上存在一定的问题,这就要求单位要定时定期的对档案管理人员进行相关素质的培训。只有这样才能够不断的加强档案管理人员的业务能力和综合素质。并且,在日常的工作中,要加强对档案管理工作人员的奖惩,对那些模范的管理人员以及在业务能力上比较突出的人,要做出一定的奖励,这样才能够有效的促进档案管理人员自觉的学习和进步。
(一)档案管理标准化程度低。就目前形势来看,现阶段我国的档案管理还处于一个比较混乱的局面。由于档案管理的管理体系比较复杂,管理比较分散,所以使得整个管理水平比较低。此外,在管理过程中部分管理人员重视人员信息的管理,而忽视了其他方面的管理,导致很多资料管理不齐全,很多有价值的档案没有得到真正的利用。再加上缺乏统一的管理标准,导致档案管理过程中问题不断出现,档案管理现代化水平提升缓慢。
(二)档案管理人员综合素质低。目前我国很多的档案管理人员没有接受过专业的培训和学习,缺少管理方面的专业知识,同时对档案管理工作的概念也没有明确认识。在管理过程中,由于没有现代化的管理理念,导致很多管理资料不能及时整理造成缺失甚至损坏。还有的档案管理人员虽然有专业的技能,但是缺乏应有的责任心,没有严谨的工作态度,使档案在一定程度上混乱没有规律性,为后期的查阅及使用造成困扰。虽然部分石油企业已经采用了现代化的档案系统,如数据库 E6系统,但是管理人员的专业技能并不能对此进行熟练操作。
(三)档案管理方式落后。当前我国的档案管理工作人员在进行档案管理的过程中往往采取传统的档案管理方式,无论是在知识上还是方式上都存在着明显的落后。首先,传统的纸质文件方式,给档案信息的建立和查阅都造成了一定的麻烦,这样会使很多重要的档案难以被发现。其次,在管理的手段和方式上也存在着问题,很难实现资源共享,比如业务交叉时,相同内容的电子档案对接困难。不能共享,也不能覆盖或者替换。所有工作都要手动检查、添加,增大了工作量,无法适应现代化的档案管理操作需要。
二、实现档案管理现代化的措施
(一)加强档案管理人员的综合素质。要想提升档案管理的现代化水平,首要目标就是提升档案管理人员的综合素质,只有提高了人员的综合素质,才能使档案管理得到进一步地发展。首先,从理论与技能方面加强对管理人员的培训,提升档案管理人员的基本技能。同时也要提升管理人员的计算机技能,熟练的操作计算机能够运用科学化的手段进行档案管理;其次,提升档案管理人员的职业道德素养。要定期的开展政治理论和职业道德理论的相关培训,在潜移默化中提升他们的自身素质;最后,要结合档案管理人员的实际工作水平和部门特点,适时对相关的培训内容进行调整,为档案管理人员能够不断掌握新的业务知识进行教育培训,以科学化、现代化为目标,不断提高档案管理工作者的能力水平。