档案一体化管理篇1

2．纸质文件材料控制与纸质档案管理一体化。纸质文件材料控制指婚姻登记工作中，工作人员对婚姻登记材料进行有效的动态过程控制。登记材料控制工作是一项规范化、专业化和职能化的工作，主要活动包括登记材料的申报、审批、整理和归档。相比之下，纸质婚姻档案管理是一种静态的管理模式，档案人员按照传统的档案管理要求对归档的纸质婚姻档案进行收集、分类、编目、登记、统计和必要的加工整理等，便于查询和利用。在实际工作中，静态的档案管理工作前移，将档案管理的方法、理念融入到登记工作过程的控制中去，档案人员对登记人员进行登记材料验收、收集、分类、组卷、编号、整理、借阅等专业化的系统培训。登记工作结束后，登记档案直接上架，以期实现纸质登记材料控制与纸质档案管理的一体化。

3．电子文件与电子档案管理一体化。在婚姻登记工作中，工作人员使用的是《婚姻登记管理系统》，用来存储、控制婚姻登记过程中生成的所有电子文件，包括部分纸质文件扫描后的电子文件。在档案管理中使用的是适合档案管理的专门数据库系统，用来存储管理归档后的电子档案。电子文件与电子档案管理一体化需要利用网络和计算机技术将上述材料录入系统和档案管理系统实现无缝链接，建立文档一体化软件，针对从电子文件产生到归档为电子档案进行全过程控制和管理。在建立文档一体化管理模式的过程中，要实现登记材料全部电子化，同时优化两个操作系统，通过开发一体化软件，使文控操作系统与档案管理系统相结合，逐步实现电子文件到电子档案的一体化管理。

二、实现婚姻文档一体化管理的前提条件

档案一体化管理篇2

文档一体化简单的说就是将档案与文档依照相应的模式结合起来共同管理，这对解决海量电子文件信息资源管理问题具有积极的作用。目前我国的档案管理工作还未完全实现文档一体化，但是某些局部环节已经依照此种方式进行管理，效果非常好。

1 当前文档一体化的发展概述

现如今我国已经开始着手建设文档一体化，但是相比较而言，国外在此方面的发展水平比较高。文档一体化开始于美国，目前已经成为美国等发达国家普遍应用的一种形式，随着信息技术的发展，信息标准化数据格式已经形成，已经在电子档案管理中得到了广泛的使用。国外文档一体化在档案管理中运用不仅研究理论比较成熟，研究方法也比较具有可用性。国外在文档一体化所取得的成就，为我国文档一体化的发展将会提供宝贵经验。

由于我国各种各样的办公业务系统应用越来越普遍，同时越来越多的研究者开始进行管理方面的研究，这使得文档一体化理念逐渐走入人们的心中，很多单位与个人都开始通过文档一体化来来进行档案管理。现阶段，我国很多文档一体化软件被研发出来，这些软件功能不同，有些用于整合档案管理业务，而有些则由于信息收集与开发。目前所使用的软件，无论是在功能上，还是在兼容方面都所有进步，甚至已经达到了国际水平，但也有一些研发出来的软件并不尽如人意，之所以会出现此种问题，主要是由两方面原因造成：第一是某些软件开发人员因为禁受不住诱惑，只希望尽快研发出来赚取利益；第二是软件开发人员在进行开发研究时并未与文档工作者进行良好交流，因此研发出来的软件并没有达到文档工作者的需求。

2 文档一体化在档案管理中的运用

2.1 文档一体化的系统架构

文档一体化在档案管理中的应用作用发挥的关键在于TPIP数据库，在最初设计时，设计人员就将该数据库看作是储存引擎，而后再应用Struts、Spring技术等。整个系统框架既能够进行扩展，也能够进行自我维护，恢复组件、同时还具有可以移植的特点，因此应用前景非常好。整个系统框架如下：

第一，领域对象是由一些层次结构对象构成，它们是对不同业务模型的抽象，如果需要完成这些状态数据的存储，通常每个领域对象对应一个TRIP数据库表。

第二，持久佣TRIPjxpAPI进行了DAO封装，实现了对TRIP系统内置的CCL查询语言的支持，完成了领域对象到TRIP数据库表的对象关系映射，对业务层隐藏了TRIPjxpAPI，降低了业务层的开发难度，缩短了系统的开发时间。

第三，业务层的组成是业务逻辑对象，Sring框架的控制反转容器使得业务逻辑替换时变得简单，使各层间以松耦合的方式进行无缝整合，在SpringAOP声明式事务管理的基础上把业务逻辑的事务实现了。

第四，表现层使用MVC模式中的Struts把解耦的网页和基于组件的业务逻辑进行了实现，使用FlashPaper浏览器插件来显示文件。用户只可执行浏览、查询及缩放功能，同时可限制用户执行保存、复制与打印等功能，从而即做到了对原有文档的高效开放利用，又有效避免了直接的复制抄袭。对论文评语及成绩系统则直接以PDF文件的格式进行存储展示，从而保证了档案的原始性和不可更改性。使用FreeMarker模板生成自定义的网页，使用反向Ajax技术DWRAjax框架实现数据的变化，Web服务器会主动将信息推送到用户浏览器，保证了业务数据实时的显示和处理。

2.2 文档一体化的实现模型

应用是研究的最终目的，在前述研究的基础上，基于实践类文档的应用设计出系统的原型，并在系统中实现了主要功能。在设计的系统中，把用户类型分为几大类，分别是普通用户、其他方面的用户以及管理员。普通用户可以对所有开放信息执行标准检索（包括全文检索）、高级检索、按有关检索要求进行浏览。其他类型的用户可提交信息并且对自己的信息进行管理。更高级的用户可对信息进行批改、和删除管理。管理员用户主要对系统中各类的用户进行管理。各类用户所能执行的功能之间是有时序和前提的。

2.3 文档一体化的储存平台

因为档案文档最显著的特征就是非结构化数据，如若应用关系数据库，系统无法满足于各类档案文档需求，也难以达到各类附件的需求，即便系统可与将所有的文档与附件都存储起来，要对其进行全文检索也具有一定的难度，并且若数据量非常大，并不利于数据维护。应用关系数据库所产生的这些问题，几乎无法解决，因为这些问题与底层设计息息相关。为此文档一体化在档案管理中应用就必须使用其他非结构化数据库。经过大量的实践证明，非结构化的TRIP数据库应用效果比较好，这主要是因为这种数据库具有非常多的优势：

第一，可以进行跨平台大数据存储，采用的是二进制数据形式，对数据对象大小并没有任何要求，实验证明此种型式的数据库能够存储超过200种格式的电子文件，同时还能够自主完成抽取文本信息工作，之后再将其存放到倒排文件中，用户就能够因此对全文内容快速有效的查询；第二，TRIP数据库不仅检索功能强大，检索速度也异常的快。TRIP既是数据库，也是搜索引擎，用户能够将档案信息储存起其中，如果有需要也会立即检索出来；第三，TRIP数据库具有多层次机制，首先，系统的登录采用了用户身份认证的方法；其次，对数据库的访问权限的方法，在数据库级别，创纪录的水平，领域层三个层次分别授权，访问权限和用户内容的访问控制。非法用户无法进入其中，而且如果是重要的文件还能够进行备份处理，这对档案信息的安全性有着非常大的保证。

2.4 文档一体化的安全

为保证应用的安全有效，系统需要设计整套的安全管理机制。应有系统自身的权限机制使得对于普通用户来讲，其可以检索并浏览系统中所有开放的信息，但是其并不能下载的Word或WPS格式的原文件。而有些用户仅可以提交和下载自己的信息，而无法操作其他的论文文档。

3 结语

综上所述，可知随着技术以及档案管理理论的发展，文档一体化定会在档案管理中发光发采。现如今，我国正应用TRIP数据库来解决文档一体化存在的问题，这对实现档案管理中完全应用文档一体化有着积极的作用。

参考文献

[1] 杨要科，杨艳. 文档一体化中电子文件的存储研究[J]. 兰台世界. 2014（23）

[2] 杨茜茜. 数字时代的文档一体化管理：理念、手段与目标[J]. 档案学通讯. 2014（02）

档案一体化管理篇3

关键词 ：文档一体化?高校?档案信息化

在信息技术水平高速发展的时代中，信息技术成为影响人们生活与生产的重要手段，随着网络的日益普及，利用信息技术进行管理工作，更为有效地推动了我国档案工作的发展。从高校的角度来看，档案管理工作直接影响着高校文化水平的建设，网络技术的发展为档案信息化的实施奠定了坚实的基础。实施文档一体化管理，不仅是促进高校档案信息化建设的重要手段，也是提升档案管理成效的渠道之一。

一、高校档案信息化建设工作的含义

所谓高校档案信息化建设，就是应用相关的信息技术管理档案、开发资源的措施，将档案管理工作与现代信息技术有机结合起来，不仅成为一种提升高校档案管理工作有效性的重要途径，还能够促进文档管理工作的信息化发展，在提升信息利用的公平性方面也有着积极影响。就目前来看，档案信息化建设分为计算机管理阶段与电子档案管理阶段，对于以前的资料，可以统一采用计算机录入、储存，让档案管理水平迈入新的台阶。

二、推行文档一体化管理与档案信息化建设的意义

档案一体化与信息化建设，对于高校开展档案管理工作极为重要，两者之间具有相辅相成的关系，可以在相互促进中不断融合与发展。具体地讲，档案管理信息化和一体化的意义主要表现为以下几个方面。

1.推行文档一体化管理是社会发展的客观需求

高校扩招，毕业生就业形势越来越严峻，实施文档一体化管理能够将学生的相关信息统一放置在管理平台上，用人单位可以随时随地地查询到学生的成绩、获奖纪录、特长等等，这能够让用人单位对学生有更加全面的了解，为学生提供了更多的就业机会。同时，在实施档案一体化之后，各项信息都实现了共享，学生可以通过网络获取自己需要的学习资源，为学生的学习提供了极大的便利。

2.能够提升档案管理成效

高校的档案是多种多样的，对该种档案采用传统管理模式是难以达到理想的效果的，与现代化社会也并不适应，而实施文档一体化管理模式能够让档案工作者利用信息技术管理文件与档案，可以有效提升档案管理工作的成效。

3.可以实现信息资源的共享

在历史遗留因素的影响下，很多高校都采取封闭的管理模式管理档案，这显然与现代化社会不符。将信息化技术应用在高校档案信息化建设工作中，能够科学分配资源，为不同类型的受众提供信息支持，有效实现信息资源的共享。

三、实施文档一体化管理，提升高校档案信息化建设的措施

1.促进文档管理的规范化发展

实施文档一体化管理可以加强档案与文件之间的联系，将其综合起来，设置在一个系统之中，这两类档案是可以相互影响的，也是文件诞生的过程。文件管理工作直接影响着档案管理工作的成效，考虑到这一因素，必须要采取科学的措施促进文档管理工作的规范化发展，揭示出文档的内涵，推进档案信息化建设工作的发展。

2.制定完善的管理规范

要利用文档一体化管理工作提升高校档案信息化建设效果，必须要投入一定的人力、物力和财力，系统的建设工作非常复杂，档案管理部门需要加强管理，制定出完善的管理规范，保障各项数据的规范化。同时，在采购相关的办公用品时，必须要严格遵循国家的规定，对文件进行科学的分类。

此外，高校管理人员也要定期组织培训，让档案工作者能够对档案管理工作产生更加深刻的认知，提升他们工作的自觉性，全面掌握档案管理的相关技术，而高校管理人员需要对此进行全面的管控，把握好档案管理工作的发展方向。

3.建立起统一的管理机构

文档与档案息息相关，两者之间有着密切的联系，从本质上而言，文档与档案的内容、主题并无显著差异，区别仅仅是范围与时间。为了实现文档一体化管理，高校内部需要建立起统一的管理机构，发挥出组织管理的优势，对各项档案进行全面的监督和考察，并明确不同职能部门的职责，各司其职地提升高校档案信息化建设工作的成效。

4.对管理软件进行系统规划

很多高校档案部门的软件与其他部门的软件不能兼容，严重影响了档案作用的发挥，鉴于此，需要对管理软件进行统筹规划，树立起全盘管理理念，考虑到文档一体化的各项问题。智能性高、应用性强的软件系统，让文件与档案可以在内部便捷传输和调用，这也是实施档案一体化发展的前提条件之一。此外，还需要根据高校内部不同部门的职责制定档案保管方式与期限，统一标引与著录。

5.提升办公自动化程度

在各个高校中，网络已经在财务、人事、科研、教学等各个工作中得到了广泛的应用，有效提升了工作质量与工作效率，文件与档案也不再是过去单一的文字形式了，档案的数量、种类变得越来越丰富，利用范围也得到了极大的扩展，可以满足不同类型用户的需求。利用办公自动化系统能够有效避免重复工作，只要利用网络，就能够调用档案，这可以满足各个职能部门的需求，节约了大量的办公时间。未来，需要进一步提升办公自动化程度，让档案信息化建设工作可以迈上新的台阶。

6.增加设备与技术的投入

高校档案信息的建设工作离不开设备和技术的支持，为此，高校需要为档案管理部门配备好专业的管理人员与技术，同时，高校还需要引入先进的管理设备，邀请专业人士来校培训，让各个部门的工作人员都可以明白实施文档一体化管理工作的意义，为高校档案信息化建设工作提供坚实的保障。在条件许可的情况下，可以引入一些高素质的管理人才，提升整个档案管理部门的工作成效。

7.档案工作者要具有安全意识

文档在使用的过程中常常会出现黑客攻击、病毒攻击、丢失以及泄密的问题，作为档案工作者，必须要具有安全意识，对文件进行分级，合理应用加密技术。对于重要的文档，需要储存在专门的储存器中。对于归档的载体需要进行安全处理，避免出现划伤、擦伤的问题。此外，为了保障档案的完整，在储存初期，需要采用电子文档与纸质文件相结合的储存方式，在电子文档确认无误并处于安全阶段后，再销毁纸质文件。

四、小结

总而言之，档案信息是高校的重要资源，在信息社会下，如果再采用传统的档案管理模式，无法适应社会发展，也难以满足人们对于档案的需求，实施档案一体化管理模式势在必行。采用该种模式既能够最大限度地提升档案利用度，让档案发挥出应有的作用，还可以间接推动高校文化建设工作的开展，节约管理成本，提升档案管理工作的规范化。目前，我国高校文档一体化工作的开展还存在一些问题，为了解决这一问题，必须转变档案管理者的思想观念，加强设备与技术的投入，从各个角度促进档案信息化建设工作。

参考文献：

[1]吴峰.以文档一体化为导向的高校信息化管理思路[J].办公室业务，2014(19).

档案一体化管理篇4

随着知识经济时代的到来，开发利用信息资源的规模和水准，成为反映一个国家的综合国力和经济、科技与社会发展水平的标志。国际互联网自产生之日起就以其快捷、方便的优点成为世界各国实现信息交流和资源共享的手段，互联网为人类信息交流创造了全新的模式，改变了人们信息交往的固有方式，并得到了迅速的发展和普及。目前互联网已联通世界各地，进入千家万户，成为人们工作和生活的工具，也为服务利用档案创造了良好的社会环境条件。档案利用者的档案信息化需求增强，涉及的内容越来越广泛，对档案人员提供的服务要求越来越高，而事实上出现了不适应社会发展的现象，档案利用率不高，档案馆的真正性质、功能不为社会公众所知。整个档案界对档案信息化、数字化建设的全面发展似乎准备不足，可见档案部门和档案人员必须提高自身水平，利用网络信息技术加快档案的数字化建设，实现文档一体化管理，积极为社会主义经济建设服务，使档案中的潜在价值转化为现实的生产力，成为推动经济发展的一个不可缺少的环节。

一、以档案数字化建设为基础，才能实现文档一体化管理

档案数字化是档案信息化建设中任务繁重的一项阶段性工作，它是将传统的以纸张、录音带、录像带为存储介质的各种原始的纸质档案、图像照片、声像档案和微缩照片等通过扫描、压缩、摄录、采集、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术等相配于每张图片的科学手段，再运用分级存储管理技术将图片和索引字段存储于光盘库、磁带库等各种大容量的存储介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网上的过程。档案数字化建设是目前我国档案工作需要解决的重要问题，它与档案信息化建设、电子档案管理以及文档一体化管理密切相关。

档案数字化建设的根本目的是最大限度地发挥档案资源的价值。数字化过程需要使用扫描仪、数码相机、数字摄像机等信息采集设备，综合运用扫描技术、多媒体技术、数据压缩存储技术和数据库技术等。档案部门配备电脑、构建信息网络，只是营造了档案信息利用的“高速公路”，这些“高速公路”能否真正发挥效能，取决于有无充足的运送对象——数字档案资源。由计算机代替手工完成的各项业务工作，改变业务流程，对于档案实行数字化管理显得尤为重要，加快档案数字化建设，为研究制定电子文件归档和电子档案管理的制度与办法，实现档案利用服务的数字化、网络化、信息化，实现文档一体化管理有着极其重要的意义：

1.提高档案信息的利用效率

数字化后的档案可以在网络环境中提供利用，充分发挥网络传输面广、越时越地、快捷便利的特点，解决传统利用方式中同时利用带来的矛盾。此外，数字化后的档案可以与办公OA系统生成的线性电子文件在同一系统中提供利用，极大地提高了文档信息的利用效率。

2.保护历史档案

许多历史档案因老化或管理不当变得脆弱易损，如不及时进行“抢救”，很有可能彻底损坏，通过扫描等制作其数字化副本代替原件流通利用，将原件信息存储于易于保存的光盘等载体中，可保护重要历史档案免遭进一步的破坏。

3.规避安全风险

通过异地存放多套档案数字化副本，确保档案信息的安全，规避各种自然灾害或人为损害对档案信息可能带来的灾难性后果。

4.缓解库房空间的紧张

对于日益增多的非永久保管的半现行文件，可通过制作数字化文本来取代原件进行保管，可以缓解档案库房保存空间不足的压力，提高空间利用率。

5.便于档案移交工作

以数字化档案代替档案原件，以档案“信息流”代替档案“物流”，可以解决已到移交年限档案的移交与利用之间的矛盾，便于档案移交工作的正常进行。

6.在数字环境下，文档实现一体化管理

在数字环境下，随着电子文件数量的不断增多，特别是电子文件结构对背景信息和元数据的依赖性，使电子文件在形成与现实使用过程中形成质量状态对文件整体质量将产生决定性的影响。档案工作者对电子文件具有不容回避的监控、管理职责，电子文件的“前端控制原则”和“文件连续体理论”都要求将电子文件和数字档案看成一个连续的、无明显分接界整体，要求档案工作者从文件形成之时甚至形成之前就提前介入，进行入口控制和滞后控制，对文件自形成到归档、利用的各个环节实现一体化管理，对文件档案生命的全过程负责。

二、加快数字化档案建设，有利于实现档案信息服务社会化

网络连接着世界，利用档案的传媒实现了跨时空的嬗变，网络能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理、查询和集成在一起，发挥出强大的整体效应。只有加快档案数字化建设，实行一体化管理，避免信息资源在产生者那里无效保存导致的浪费和价值生命的缩短，确保档案信息价值得到最充分的利用，使档案这一人类共同的文化遗产被人们共享，才能推进世界上多种文化共生和交融。

馆藏资源数字化、空间虚拟化、信息资源共享化、服务对象及需求扩大化和传输网络化、档案信息社会化这些特征表明，加快档案数字化建设符合档案管理现代化发展的需要。

1.档案管理自动化

这是对档案自身管理行为现代化的确定，而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的。档案管理具体业务环节的计算机管理问题是基础性的，它是开展档案数字化工作的前提条件。

2.档案信息管理规范化、标准化

所有数字化的档案信息必须按照规定的技术模式、文件格式和工作标准进行数字化。档案信息组织形式从纸张上顺序的、线性方式转变为电子计算机的直接的、网状的方式。索引文件、超文本技术等使得信息可以按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，这为方便用户检索、提高检索效率奠定了基础。

3.档案信息存储海量化

传统载体的档案数字化，需要机读系统和机检系统提供海量存储介质予以保存；而电子文件∕档案的管理，更需要有海量的存储系统作为技术支持。因而，各个物理位置的档案保管单位，必须采取海量存储技术。

4.档案信息社会化

传统介质的档案在一段时间内只能供一个使用者使用，其他读者如果也想获得这种档案信息，则必须上档案部门排队等待，因而，很难实现真正意义的档案信息服务化。世界上一些藏有极其珍贵档案和文物的档案部门为了保护这些档案、文物，每年只批准每月2000名左右的学者和专家来此研究。为此，很多学者等了数年也依然无法如愿。如果建立了数字档案，这个问题迎刃而解。利用者在任何时间任何地点都可以进入档案部门查找资料，可以在计算机网络上利用，这些档案、文物则可以得到真正永久的保存与收藏，也实现了真正意义上的档案信息服务社会化。

参考文献：

档案一体化管理篇5

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1672—5158（2012）08—0307-01

文件与档案一体化管理，就是利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化的目的。

一、当前机关文件与档案管理存在的问题

1、传统的文件处理工作与档案管理工作是分属两个职能部门，分别负责文件处理工作和档案管理工作，两者是以立卷归档为工作界线。文件归档前属于文书部门管理，归档后属于档案部门管理。在这种体制下，文件在两个相对封闭的系统中运行，文书处理和档案管理各自为政，致使文件信息资源不能充分发挥作用，容易出现收文不全，归档不全的现象，档案质量也得不到可靠的保证。文件与档案分离既不利于文书部门信息服务功能的发挥，也不利于档案部门作用的发挥。

2、由于机关各职能部门的职能不一样，决定了各自形成的文件、档案类别也不尽相同。在文件处理过程中，文件格式错乱，文件载体不耐久而造成文件的残缺不全，字迹难以持久，制约了档案业务工作质量的提高。缺少统一的标准、制度，使文件部门的成果不能被档案部门直接采用，要重新编目、著录、标引等，重复劳动浪费了人力和财力。由于文书与档案部门职能分置，推行文书处理部门立卷制度举步维艰，影响了档案工作的规范化建设。

3、随着社会信息化的到来，大量的电子文件产生于办公自动化系统中，由此产生了大量的电子档案，使得文件与档案信息管理也快速向数字化方向发展。而目前机关文件与档案管理部门使用的软件不统一，造成信息不能相互对接和同享，严重阻碍了机关信息现代化建设步伐。

二、机关实施文档一体化管理的必要性

文件是档案的前身，档案是文件的归宿。只有把文书工作与档案工作两者有效地结合起来，才能实现机关运转的高效率和档案管理的高质量。文件与档案是同一事物的两个发展阶段，它们有共同特征，一是信息上的连续性，二是公文上的相关性。无论是现行文件还是非现行文件，它们的内部特征具有一致性，都可以用统一标准进行管理。开展文件与档案一体化管理，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理和提供利用形成一个有序的整体，为档案工作与办公自动化联网打下良好的基础，避免了档案部门今后重复进行著录，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，档案部门也就摆脱了繁琐立卷任务。

目前，各级机关都在加强管理，提高工作效率，而文件与档案在各项管理活动中起着传达信息，决策参考的作用，是指挥控制、组织实施与管理的工具。现在大多数机关都实现了办公自动化，公文处理、档案管理都使用计算机管理，但是，在职能分置的环境下，文书与档案部门只能被动地提供和处理单一、零散、原始的信息。要想改变这一现状，适应形势发展的需要，使文件与档案更好地发挥作用，就必须进行文件与档案一体化建设，让文书处理的有关信息与档案管理信息链接起来，建立相对集中、有序，必要的检索、编目，形成文件档案信息网络“一条龙”的服务系统，才能提高机关管理工作的效率。

三、机关实施文档一体化管理应注意的问题

随着信息技术的应用，办公自动化的普及，文档一体化管理不再只是一种管理思路，更多的是在实践中实施的一种管理方式和管理手段。文件是档案的基础，文件处理工作的好坏直接影响到档案的质量，从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、利用等环节来看，都有着实际的工作内容。

1、转变观念，提高机关管理人员素质。由于管理体制、思维模式上长期存在着文书工作、档案工作分家的局面，目前机关公文处理和档案管理仍按照传统的管理模式，工作环境的严格分工和管理模式的严重滞后，使文件管理和档案管理的软件开发各自为政，或将档案管理软件进行简单的数据并接，并未真正实现现代办公环境下的文件与档案一体化管理。因此，一方面，要求各级领导必须对文件与档案一体化有着客观、充分的认识，才能打破狭隘的文件、档案互不干涉、各自独立发展的职业观念，树立宏观与微观、整体与局部相结合的一体化思想，从根本上改变文件管理和档案管理相分离的局面。另一方面，文件与档案一体化是一项兼文件与档案学、管理学、计算机科学等多知识、多技术为一体的科学，传统的档案工作很难适应。要开展多部门合作，通过多层次，多渠道地培训来提高文件、档案工作人员的思想认识和业务素质。通过岗位培使他们充分认识文档一体化的必要性，增强推行文档一体化的自觉性，掌握文档工作的基本知识和技能。

2、大力推进机关办公自动化建设。办公自动化是文件与档案一体化管理的基础。办公自动化的发展，导致电子档案的产生，为纸质档案向电子档案发展提供了技术支持。信息真实地记录下来，把文件产生的整个过程分类整理，并准确地将要归档的公文、合同、协议、文件、指示、资料一等，归入相应的档案数据库中，实现了信息的在线查询、借阅。而这些电子文件，经过档案专业人员整理核对后形成最终的电子档案。由此可见，办公自动化应用于机关档案管理中，真正实现了电子文件从形成、传递、查阅到存档的—体化管理。档案部门可以配合信息管理部门，建立和完善档案信息管理平台，做好办公自动化系统的推广应用和数据迁移工作，从而实现网上无纸化力公与档案管理的无缝链接。

3、标准化、规范化是实施文档一体化的前提和关键。实现文件与档案一体化管理的前提就是要制订文件、档案的有关规范标准。只有文件管理标准化、规范化，档案管理现代化才能顺利开展。首先要把好文件形成关，文件标题、编号、主题词等特征要标识规范；其次是要制订机关档案管理分类、著录、标引工作规范。在文件形成与处理时，把档案分类、编号等原则运用其中，使每一个单位的文件、档案类目划分和设置标准、规范，形成一个有机的整体，使各类文件管理系统都能和档案管理系统紧密衔接起来，就能实现数据共享，保证文件档案的质量，为社会提供可靠的档案信息。

档案一体化管理篇6

1前言

与传统的纸质载体档案管理相比，电子文件、电子档案的管理具有技术含量高、更新快、相关因素多，关联度高等特点，因此电子档案对记录的管理工作提出了更高的要求。档案信息涉及到企业的方方面面，与各个不同的专业信息系统的数据都有密切联系，例如办公自动化系统等，档案管理信息平台就是利用各个不同专业信息系统的数据，实现电子文件与电子档案一体化管理。近年来，宁夏电力公司顺利完成了从机关到地市、县级供电局3~t-i-I-39家单位联网系统的部署工作，使企业内部档案借助信息系统更好地服务于生产、经营、电网建设等工作，全面提升了档案现代化、专业化、规范化管理水平。

2基本情况

宁夏电力公司从机关到地区级供电局、分公司，再到县级供电企业共计39家单位。系统部属前，公司机关与少数地区级供电局档案信息管理仅有单机版管理软件，实现条目级管理，其余单位均无软件，管理模式和服务手段落后。针对此情况，在国家电网公司建设统一的档案管理信息平台的发展战略背景下，公司考虑到系统局域网的可支持性，经济性技术论证于2007年及时向国家电网公司申报并获得同意，并作为5家试点单位部署实施。2008年3月至2009年1月完成公司机关部署并验收。2009年5月至年底已完成l3家地市级供电局、分公司和25家县级供电局的部署工作并投^运行。

3系统的建设日标、部署模式

3．1建设目标

建立宁夏电力公司档案信息管理统一平台，实现全公司上、下级单位档案系统互联互通；实现全公司3级单位统一业务规范；实现电子档案网上移交和网上互查；实现上级档案业务在线监管和查看；将电网建设参建单位纳入管理体系，更好地实现工程项目档案收集、保管和利用，有效整合各种档案资源，充分发挥网络优势，实现档案信息资源的最大化共享功能，推动公司信息现代化建设和档案资源数字化建设。

3．2部署模式

公司采用服务器组和存储设备大集中的集群部署模式，建立档案数据中心，为各所属单位提供数据集中存储和应用服务。数据库采用ORACLE10G数据库系统，应用服务器采用wEBLOGIC9．2。系统硬件部署如图1所示。

4系统具备主要功能

4．1档案管理

系统根据国家档案局的标准进行建模，并在此模型的基础集成了宁夏电力公司业务标准，允许公司所属各单位在此业务模型上进行全宗的个性化定制，以达到总体统一、兼顾个性的要求。该系统对文件收集、整编、编目、移交、归档、利用、鉴定、统计、编研等一系列操作进行全过程管理，可针对不同档案类型定义不同的整理规则、管理方式，以达到系统适应业务变化的要求。

4．2档案检索

可直接检索目录也可进行全文检索，可对档案目录、正文、附件进行检索，并且可对下属单位进行全宗数据检索，主要有普通检索、卡片检索、跨全宗检索以及全文检索。

4．3个人待办

可提醒用户目前有哪些事情需要处理。主要通过在主页上显示和进入相应模块进行操作。

4．4权限管理

主要定义各档案类型的开放权限以及可使用档案系统的用户。定义用户的角色、权限以及是否是专兼职档案员等。权限管理模块还细分为永久权限和临时权限，并可对档案原文的控制进行细化，具体分为浏览权限和下载权限，以满足不同的利用。

4．5标准业务定制

结合宁夏电力公司本部以及下属各单位实际，统一定制了档案类型、供电企业标准分类表、各档案类型的整理规则以及统一的报表样式，下属各单位均依此标准进行全宗档案管理工作。

4．6业务设置

此模块主要是在宁夏电力公司设置的标准业务基础上进行各全宗的个性化定制工作，主要可以进行各全宗的档案类型定制、分类表定制、代码表定制，以及各种显示界面的设置。以适应各全宗的个性化要求。

5系统在公司的应用

作为宁夏电力公司3级统一档案管理信息平台，该系统制定了适合全省业务应用的统一档案管理标准；实现了与宁夏电力公司目录、门户、办公自动化等系统的无缝集成；电子文件实时物理归档；网络信息采集、信息整合、数据处理、及电子文件到电子档案的全程数字化管理；各种档案类型的数字化管理；档案全文信息网络检索与共享；数字档案光盘存储的自动打包，脱离系统、跨平台的目录检索及原文调阅；档案信息资源共享，各全宗单位可跨全宗移交档案、网上数据报送，使其档案信息不再存在信息“孤岛”。

宁夏电力公司档案管理信息平台自实施以来，完成了系统部署、配置、数据迁移、培训、运行等工作。目前系统内共有11种档案类型，文书档案、科技档案(生产调度、科研、基建、设备)、照片档案、实物档案、会计档案、声像档案、人事档案，能够满足宁夏电力公司档案管理的现代化需求。通过档案系统平台进行档案网上利用的人次数愈来愈多。文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程档案通过在线系统、离线客户端进行了多个项目的收集、编目等工作，目前已应用到750kV银川东变电站、330kV太阳山变电站、220kV西夏变电站等工程档案管理中，满足工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。照片档案、实物档案部分数字化后通过该系统生成了缩略图供本部用户进行网上借阅和利用。

6系统投入运行取得的效益

从企业管理角度看，宁夏电力公司档案管理系统的建立，实现了业务信息与档案信息的一体化和档案管理业务自动化，同时为统一管理全公司电力档案提供了先进的技术手段，减少了档案工作人员重复工作量，降低了实现档案信息化管理的成本，提高了企业信息管理的水平。

从档案利用角度看，由于档案利用者可直接、快速、方便地在网上查找档案资源，大大提高了查档效率。如果实现异地查档，其累积节约的费用及时间将更为可观。

7通过系统实施进行的理论研究与实践

7．1室藏档案数字化、网络信息一体化管理

通过档案管理信息平台的实施，利用计算机和网络技术对企业信息和档案工作进行统筹规划，通过设置网络专业信息档案属性，以及网络信息采集工作流程和数据处理方法使档案工作超前介入到信息形成阶段，实现了电子文件信息与电子档案信息一体化管理即电子文件与电子档案全程自动化管理。

7．2对档案资源的定义与接口实现

在档案管理信息平台的实施中论证了通过对XML格式的档案元数据的定制，能够统一规范与其他业务系统的接口，并且能够对档案真实性、有效性、完整性进行快速实时地在线校验提示。

7．3档案信息利用模式

能够完成档案信息网络共享、电子文件的全文检索、内控档案网络调阅的电子审批等功能，并通过档案管理信息平台进行全公司调用。

7．4档案信息的安全管理

面对网络信息安全管理的难度越来越大，系统除采用标准的目录认证、门户登录等工程通用的安全防护外，通过公司本部的试用后，在通用安全管理的基础上对权限控制进行了进一步的深化与细分，并在宁夏电力公司本部采用按部门、按级别以及特殊控制等多位一体的控制体系增强档案信息的安全性。

7．5永久、真实保存数字档案的研究与实践

电子档案信息的保管和维护与传统的方式截然不同，它的数字化特性决定了其保管的复杂性和安全维护的难度。电子文件的保管从保护载体(磁性介质)转为保护其内容信息，保证内容的真实性、可靠性、完整性和跨平台的查阅，并通过拷贝与镜像技术、迁移技术，以加强对数据的研究与实践。

7．6解决了宁夏电网建设项目工程档案电子化管理的难题

系统针对离线参建单位和在线参建单位两种模式进行管理，对工程目录数据进行收集整理，并对电子文件和竣工图实现网上挂接，打印标准模式的案卷目录、备考表等，还可进行电子档案跨全宗向运行单位移交，使档案现代化建设满足工程验收达标创优需要。

8几点建议

宁夏电力公司档案信息管理平台实施以来，能够满足企业内部档案管理各项工作的需要。但从长远发展看，还需加强几个方面的工作。

8．1加强档案信息化建设工作的宣传力度

从一定程度讲，档案是可开放的信息资源。但员工对档案信息系统带来的服务没有分认识到位，还需加强宣传，扩大档案信息资源的使用。

8．2加强归档接口完善工作

加强档案系统与186业务应用系统的归档接口完善工作，按照国网公司要求，保证业务应用系统产生的归档电子文件能正常归档，确保电子文件归档的完整性。

8.3加强相关管理制度建设

从信息系统角度和电子文件的安全管理方面，根据国家、行业有关标准，结合电力公司实际，制定相关管理制度和标准，促进档案信息系统规范化建设。

8．4加强有关人员的培训力度

从信息系统的使用和维护讲，重点加强专、兼职档案人员的系统使用和专业水平培训；从使用角度讲，需加强各单位、各部门的培训，便于更好地利用系统借阅档案。

8．5加强档案数据的安全管理

还需完善数据安全存储管理措施，增加数据存储备份，加强设备运行和维护，保证系统的数据安全。

8．6加强馆藏历史档案的数字化进程

档案一体化管理篇7

（一）做好文秘工作是实现文书档案管理工作一体化的基础

文秘工作和文书档案管理工作的密切关系源于共同的主体――公文。公文作为文秘工作的主要产品，正是文书档案的前身。公文经过组件、分类、排列、编号、编目、修正、装订、编页、装盒、排架等步骤，即成为档案。文秘工作规范与否直接关系到公文质量的高低，而文书档案的质量直接取决于公文的质量，可见，高水平的文书档案管理是建立在规范的文秘工作基础之上的。因此，做好文秘工作是实现文书档案一体化的基础。

（二）文书档案是检验和提高文秘工作质量的重要手段之一

文书档案在实际工作中，发挥着提供信息、指导查考、积累知识、总结经验、发展生产、改善工作、提高效益等作用。文秘工作者通过查考文书档案，可以快速高效地起草公文、制定规章制度、撰写领导讲话等，也可以在处理纠纷、落实政策等工作中借助文书档案找到相关依据。通过文书档案的整理、归档和利用，可以发现文书起草、公文处理工作过程中存在的问题，检验文书处理工作的水平，对进一步提高文秘工作效率和质量具有重要作用。

二、制约文书档案管理工作一体化发展的主要因素

（一）在文档实体生成过程中，文秘部门和档案管理部门出现断口

众所周知，与文档实体生成密切相关的两个部门就是文秘部门和档案管理部门。公文处理工作和文书档案管理工作可由一人或多人承担，对于规模与文件流量较小的单位多由一人同时负责，稍大的机关或企事业单位往往将公文处理和档案管理实行分块管理，即文秘部门和档案管理部门分设。分设的管理模式，虽然实现了职责明确、成效显著，但往往由于文秘人员和档案管理人员工作之间因缺少沟通、缺乏配合和多头指挥等，导致在工作标准、交接时限等方面出现明显断口，致使公文用纸、格式、附件、签批、办理等不符合归档要求。

（二）在文档管理过程中，前紧后松现象制约了一体化发展进程

文秘工作和档案管理工作作为公文的起点和归宿，在实际工作中，往往容易出现前紧后松的现象。公文处理是一个单位的“门面”。公文处理质量和办文效率是衡量一个单位工作水平、工作作风的重要指标之一，在一定程度上代表着一个单位的形象。因此，大家都能够高度重视公文处理工作，在人力、物力、财力方面舍得投入。相对而言，档案管理工作的性质决定了档案工作是幕后的，很多单位领导认识不全面、不透彻，认为档案管理工作极为简单，人力物力的投入无法创造立竿见影的效益，因此，在投入方面缩手缩脚，严重挫败了档案管理人员的积极性。这种偏见和做法严重影响了档案管理工作的发展，同时也制约了文档管理一体化的发展进程。

（三）在文档信息利用方面，公文处理系统与档案管理系统无法实现无缝对接影响了信息利用效率

提高文档信息利用效率是文书档案管理一体化的最终目标。通过公文处理系统与档案管理系统的无缝对接，充分利用公文处理过程中形成的数据信息，避免档案管理部门的重复劳动，使公文的收发、登记、起草、运转、承办、催办、督办与文件材料的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体，从而实现文件处理精炼化、案卷生成标准化、查找利用自动化。但在实际工作中，公文处理系统与档案管理系统往往分别由文秘人员和档案管理人员主持开发，且不同步，极易出现标准不一致、接口不统一、兼容性差、数据共享困难等问题，严重影响了文档信息的利用效率。

（四）在文档规范方面，双重标准成为文书档案管理工作一体化的绊脚石

文秘工作和文书档案管理工作既是紧密联系的，又是相互独立的。《国家党政机关公文处理条例》（以下简称《条例》）作为党政机关公文规范化的重要依据，明确指出“公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作”，这就决定了公文处理工作与文书档案管理工作的紧密关系，公文理工作应为文书档案管理工作奠定良好基础。但往往由于文秘工作与文书档案管理工作的脱节，导致公文处理各环节与文书档案管理工作规范、标准不一致，人为地影响后续一体化工作的顺利实施。

三、进一步提高文书档案管理工作一体化水平的对策和建议

文书档案管理工作一体化是文秘工作和文书档案管理工作的大势所趋，要切实提高文书档案管理工作一体化水平，建议从以下方面着手：

（一）建立“一体化”流程

对于由一人同时负责公文处理和档案管理的单位来说，实现文书档案工作一体化相对容易，但对于文秘部门和档案管理部门分设的单位来说，要实现文书档案管理一体化，就需要对部门和人员分工进行统一布局，对流程进行精心设计，对文秘工作和档案管理工作从组织形式到具体工作流程进行通盘考虑，实行统一指挥、合理分工、密切配合，使所有工作流程科学化、合理化、高效化。首先，文秘人员要注意按照档案管理有关要求做好公文信息的登记、录入、扫描、报批、交办、承办等工作；其次，文秘部门要注意做好办结公文的收集、整理、排列、装订等，收集过程中除了收集原文，还要收集批办单、办理结果等，整理和排列时要注意结果在前原则，装订方式要尽量满足后期归档要求；最后，文秘人员要注意及时与档案管理人员做好交接和沟通，交接过程要严格履行相关手续。

（二）强化“一体化”意识

首先，要在领导层面树立文书档案管理一体化意识，要充分认识档案工作的重要性，重视档案工作，加大人力、物力、财力等方面的投入，支持档案管理人员做好档案收集、归档、利用工作。其次，要提高文秘人员一体化的意识，文秘工作作为文书档案管理工作一体化的基础性工作，要求文秘人员必须具有较强的文书档案意识。在公文起草、登记、运转和制发等过程中，要严格执行有关规范、标准，从源头上提高档案实体质量。具体可从如下几方面入手：一是要注意选择质量好和符合档案管理规范、标准的纸张，包括纸张厚度、尺寸等；二是要注意做到字迹清晰、耐久，在文稿起草、记录、签批等环节使用符合档案要求的笔种、墨水和墨粉；三是注意在公文制发前做好检查和复核，重点对审批手续、内容、文种、格式等进行复核。最后，要加强档案管理人员与文秘人员的有效沟通，档案人员要善于将档案管理有关要求和标准向文秘人员宣讲。

（三）制定“一体化”制度

为了实现科学化、标准化、制度化管理目标，保证文书档案管理工作一体化得到长效发展，必须建立相应的制度体系。首先，要将各部门（包括文秘、档案、业务部门）分工和职责制度化，具体将各项工作、各个环节责任到人；其次，要将建立起来的“一体化”工作流程以规章制度形式予以规范、明确，以保证工作全过程的制度化、规范化和长效化；最后，要将人员培训、考核、奖惩、晋升等制度化，以激发文秘和档案管理人员的主动性、积极性，形成良性循环。

档案一体化管理篇8

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082 （2017） 04-0051-01

一、前言

进行图书档案一体化管理主要是由于信息技术在不断的更新，单纯将图书管理和档案管理分开，不仅给图书管理员的管理工作带来压力，而且也使得读者的查找过程变得更加复杂。文章以山西省宁武县社会救助管理站的图书管理为例，对于推进图书档案管理的一体化进程进行分析，通过对于国内目前的管理情况的总结和归纳，提出更加先进、更加科学的解决措施。

二、图书档案一体化管理的必要性

1.顺应时展

在如今社会中，信息极度膨胀，知识数量急速增加并且知识的更新速度不断加快。图书馆、档案馆不可能将所有的文献资源都进行收集整理，因此需要实现图书档案发展的一体化，也就是利用先进的科学技术管理所有的文献资源，这也是在快速发展的现代技术的发展的总趋势，实现文献资源的数字化。同时，要注意将图书馆、档案馆实现资源共享，构建完整的文献资源布局，形成共同的发展，满足广大读者的阅读需求。

2.实现优势互补

图书馆、档案馆在长期的管理过程中存在许多管理问题，同时也形成了各自的管理特点和管理优势。对图书馆、档案馆进行一体化的整合管理，主要是在社会的不断发展进步过程中，对图书馆与档案馆进行分开的管理不能实现目前对于社会资源的全面需求，同时这种管理模式严重拖慢了管理速度，也无法实现与网络科技之间的对接，进行管理速度的更新。因此，长此以往，如果还将图书馆与档案馆进行分开管理势必会造成资源的更新速度减慢，浪费大量的人力、物力资源。同时也会造成查询的工作不断重复，不仅给资源馆的人力是一种极大的浪费，同时也浪费了查询者的大量时间，给双方都带来极大的不便。

3.实现资源共享

图书馆和档案馆的管理过程存在其自身的特色以及优势之外，还存在一定的问题。由于其二者进行馆藏的图书各有偏重，不利于读者进行综合利用。因此，为了顺应当前信息时代的发展需要，同时实现资源共享，进行图书馆、档案馆的一体化管理，是最好的选择措施。只有利用其在管理上的一体化，加强在网络环境中的信息共享，才能达到如今快速发展的社会对于图书馆、档案馆管理的基本要求，实现不同学科、不同信息之间的整合发展，实现平台的最优化。

4.知识经济发展

进行图书馆、档案馆的一体化管理的重要动力是指在知识经济快速发展同时在资源、知识共享占主要发展趋势的当今社会，知识是创造创富与实现自身增长的重要依靠。进行图书、档案的一体化管理，实际上就是将知识进行更好的管理，在实现资源共享的同时，实现知识自身的整合以及整体化、系统化发展。在此过程中，图书档案一体化管理实际上不仅满足了读者日益发展的需求，同时为了读者用户提高了更加丰富、更加全面、完整的信息资源。

三、实现图书档案一体化管理的实施措施

1.健全管理体制

就目前各大图书馆、档案馆的管理现状而言，各级相关负责人应该加强对于图书档案管理一体化的认识的重要性与迫切程度。随着当今社会的信息呈现爆炸式增长，管理人员需要把握住发展趋势，认识到进行图书档案管理一体化的必要性，以及实现部门整合，更好的进行人力资源的管理与统筹。在战略指导层面上，只有管理层在对于进行图书档案管理一体化有全面、科学的认识的基础上，进行图书档案管理才能在战术、战策上有所偏倚，从而形成完整的管理体系。

2.加强人才培养

实现图书档案管理一体化实际上需要一支高精尖队伍，这主要是因为进行一体化管理的图书档案系统十分庞大并且复杂，一体化管理并不是简单的将二者相结合，而是需要在今的数字化的网络环境中进行资源整合。利用虚拟图书馆和虚拟档案馆技术给人们提供超出时间、空间的知识共享。同时，由于互联网技术自身的特性，利用互联网技术打破技术、知识、行业等之间的壁垒，形成无时间、空间限制的虚拟世界，使得进行信息资源共享从技术上层面来说变成现实。除此之外虚拟图书馆和虚拟档案馆技术可以实现不同馆藏资源的交叉共享，实现实时。因此，进行一体化管理需要加强对于高素质人才的培养，努力培养一支具有互联网思维、新型知识结构并且掌握多学科知识的综合性人才队伍，从而实现图书档案管理的一体化发展。

四、结束语

进行图书档案一体化管理是信息社会发展的必然趋势，随着科学技术的不断进步，未来的管理模式一定朝着更加科学、更加便捷的方向发展。因此，进行一体化管理实现资源、知识的全面共享，不仅打破了不同学科之间的壁垒，而且实现了不同空间、不同时间之间的交流互动。

参考文献

[1]卢静怡，刘丹阳.图书档案的一体化管理方法分析[J].科研，2017（1）.

[2]宋文婷.浅谈对提高档案管理工作的建议[J].科研，2017（3）.

档案一体化管理篇9

文书和档案工作存在的原因是因为它能够为人们提供需要的资料。目前，文书和档案管理工作还不能够适应当今社会的需要，而且文书和档案管理工作是两个流程，各自为政，分而治之。因此，文书工作和档案管理工作必须做到一体化。所谓文书工作和档案管理工作的一体化，就是要把文书工作和档案管理工作整合在一起，二者互补互足，相互协调工作，实现统一管理，改变以往传统的工作方式。

一、文书工作、档案管理工作的概述

文书，作为一种历史信息的承载物，是社会发展的产物。在人类的沟通活动中，为了记录、沟通的需求，就用文字或者图像的方式在某些物体上作标记，于是就产生了文书。档案作为文书的产物，具有比文书更强的政治性、保密性。在历史上，文书和档案几乎是同时出现的。在我国古代，对文书工作和档案工作的称呼是没有区分的，在很长的一段时间里，文书和档案工作是密不可分的，由同一人员管理。例如在西周朝，文书是宰相处理，具体负责档案和文书工作的是史官和大士。到了唐宋时期，文书工作和档案工作才出现各自的部门，形成了不同的制度，才把文书工作和档案管理工作区分开，成为了两种不同的工作。档案工作的基础和前提是文书工作，文书工作的发展是档案工作，两者相互制约，相互联系。档案和文书是出自一源，形式和内容也相差无几，这就需要把档案工作和文书工作联系到一起，对工作人员相关要求的差异也较小，只是因为二者工作机构形成的时间不同，再加上工作时间差异，才产生了不同。

二、文书工作和档案管理工作一体化的可行性

当今社会正处于高速发展的阶段，在这个时候信息就显得极为重要，无论是管理还是决策，缺乏信息都不行。文书和档案作为信息的载体，文书记录的是当今的信息，档案记录的是过去的信息，将二者统一起来，变成一个整体，使其能更好地为人们提供服务。从古代到现代社会，文书工作和档案工作经历了分分合合，分分合合并不是一种简单的循环。“分”令二者形成了两个独立的工作系统，完善了各自的制度、工作内容，“合”不是简单的将两个系统加在一起，而是把两个系统合起来发挥出1+1>2的效果。经历过“分”，才能认清两个工作的区别，采取不同的管理方式；“合”使二者相互协调，取长补短，为二者的一体化奠定坚实的基础。

三、文书工作、档案管理在工作中存在的问题

（1）从当前实行文书档案工作一体化的单位来看，较为突出的就是人的问题。业务人员水平低，文书档案管理一体化思路不明确，为实现一体化管理制度增加了难度。（2）长期以来，文书工作和档案管理工作独立运行，各自发展，缺乏联系，束缚了二者的发展，难以适应现代化的管理需求。（3）思想观念障碍。文书工作和档案管理工作一体化没有取得理想的效果，办公室使用计算机现代化管理必然会影响现有的手工处理方式，工作人员已习惯手工处理文件的方式，想要去改变原来的工作习惯和工作方式，需要提前做好宣传工作，打好预防针。（4）纸张类型的文件规格不同，记事本、手册、便签和账簿，随着计算机、复印机等现代化设备的运用，纸张的大小不同，就出现了各种文件参差不齐的情况。文件书写纸张和复印纸的选择不注意，将会出现纸张老化、字迹模糊不清等问题，不利于档案的保存。（5）随着工作人员的流失，文件丢失的情况时有发生。文书工作在单位中，往往都是安排给兼职或者专职人员，工作人员身兼多职，人员流动量大，工作调动频繁，文件的丢失给后续的工作带来种种问题，文书与档案管理工作一体化是改变现有问题的有效途径。

四、对文书工作、档案管理工作的一些建议

（1）要端正工作态度，杜绝“事不关己高高挂起”的思想，互相帮助、相互配合、协调工作，把文书工作和档案工作融合在一起。只有做到这些，才能真正实现文书工作和档案管理工作的一体化，最大限度提升工作质量，减少工作失误。（2）树立认真负责，从我做起的工作态度，要明白档案工作的重要性质，记录无差别的历史，发挥出档案管理工作的价值。引入计算机技术和通讯技术，为文书档案一体化提供技术支撑，帮助文书书写人员和档案管理人员从传统的手工书写中解放出来，实现文书和档案管理工作的自动化。（3）合并文书机构和档案管理机构，使管理工作更加灵活、更具有科学性，减少不必要的时间浪费，方便查阅人查找文件，也为工作人员减少了工作流程，减少了重复的工作环节，保证文件质量，更好地做到文书工作和档案工作的标准化、规范化。（4）建立相应的管理制度，以保证文书与档案管理工作一体化的实施，书写纸张的选用，严格按照制度来书写、管理文件，确保所写文件的真实性，保证工作人员的专业性，避免滥竽充数，拉低单位实力。（5）统一领导，改变以往分散的人员管理制度，要做到两个机关单位相互协作，相互帮助，提供浓厚的工作氛围，统一管理，节省人力、物力、财力，通过文书与档案管理一体化的管理，监督文件产生的过程，统一两个单位之间的工作流程，取消在工作中重叠的工作环节，使二者成为文件工作中既独立又相辅相成的两个单位，协调合作，缺一不可，明确各个部门的职责。同时，要给某个部门全新的权力，确保每个工作环节都在控制中。工作人员要在工作中总结经验，跟上社会发展的脚步，不断提高自身的工作能力，将文书工作做到更好。

五、结语

任何事物都会随着社会的发展而不断改变，这是现代社会的发展规律。文书档案管理工作的一体化，是必然的趋势。做好文书工作和档案管理工作，需要每一个工作人员的不懈努力，为社会各界提供更好更全面的服务，满足当今社会的需求。

作者:蔡任萍 单位:福建省高速公路经营开发有限公司

参考文献：

档案一体化管理篇10

图书、档案、情报三者之间相互交叉，相互渗透，在一定条件下可以相互转化。档案与图书、情报之间的转化具有“单向性”的特点，即档案可以直接转化为图书、情报等文献信息，而这些文献信息却不能直接转化为档案。如：档案文件汇编成书出版可直接转化为图书，而图书却无法转化为档案。图书、档案、情报工作，在社会发展进程中经过独立发展阶段形成了各自不同的特点。在社会主义市场经济发展的大潮中，由于社会对各种信息的需求日益增大，如果它们各自独立地纵向发展，缺乏横向联系，不但束缚其自身的发展，而且也不能适应未来社会的需求，其结果势必造成图书、档案、情报的信息资源渠道不畅。当前三者存在的共同问题：一是服务方式墨守成规。图书、档案、情报工作本质上是一项服务性工作，因而在提供服务时，应体现主动性和多样性，以满足利用者的各类需求。二是投入不足，手段落后。以一些单位为例，图书经费仅限于工具书，参考书多年来没购进几册。档案、情报设备陈旧，空间拥挤，管理手段落后。这样的工作环境限制了图书、档案、情报工作的现代化进程。

二、图书、档案、情报一体化管理的可行性

第一，一体化知识流动与共享的本质是整体性知识转化。

知识转化，指不同形态的知识之间的演变和转换，其过程形式主要有知识的扩散、分配、传递、融合、吸收与利用。基于显性知识和隐性知识的划分，知识转化具有四种形式：隐性知识向隐性知识转化的社会；隐性知识向显性知识转化的外部化，显性知识与显性知识之间综合的联合化，显性知识过渡为隐性知识的内在化。一体化基于三者整合性的知识资源基础，以超越三者原先分立状态的更强功能和更好优势，为员工用户提供崭新而出色的知识服务。这种服务是一种知识集成范畴内的综合，即图书、情报、档案知识以一体化的形式，在员工用户的合理性范围内进行最大化、最优化的流动与共享。一体化知识流动与共享便是将图书、情报、档案这三者的知识，集中、统一式地配置、转移给各用户，从而释放出它们最强大的信息能量与知识价值。由此看出，这种知识流动与共享实质上是一种整体性知识转化，三者资源连锁互动、共同转移。

第二，图书、档案、情报工作的标准化是一体化管理的基础。

计算机、缩微和光盘等现代技术的高度发展和广泛应用，使人们对科技信息工作有了新的认识，使信息一体化管理的实现成为可能。由于图书、档案、情报都是以承载和传递知识信息为基本职能，都含有收集、加工、存储和输出信息工作的内容，管理方法和手段又基本相似，所以采用现代化技术亦趋于一致，使用的现代化设备也大致相同。社会主义市场经济体制的建立和完善，为图书、档案、情报一体化管理提供了时机。在事业单位转为企业逐步走向市场的过程中，在一定程度上要求图书、档案、情报部门不断地收集本行业及相关行业的最新成果，提供给企业的工程技术人员，而这正是企业资料室工作发展的需要。

三、怎样实现图书、档案、情报一体化管理

实现图书、档案、情报一体化管理，意味着把三者串联起来，将三者的管理建成一个综合型的一体化管理信息中心，统一开发、统一管理，让企业各类信息直接有效地、及时地为企业生产、科学研究服务。所以图书、情报、档案一体化这样一个企业的主要知识服务部门，其知识管理系统直接归属企业整体知识管理系统的核心管理与集中控制，强调与其他子知识管理系统横向协作、相互兼容、共同维持企业知识管理系统的整体运行。

档案一体化管理篇11

文件、档案及其相互关系

尽管各国基于不同的需要和角度对“文件”定义的表述不尽相同，但还是呈现出明显的共性。文件有狭义和广义两种类型。狭义的文件是专指公共文件，即仅仅由“政府部门”或“公共机构”形成的文件，广义的文件则是指一切公私文件。20世纪70年代中期以来，西方国家对文件的认识开始倾向于广义化文件定义，对文件的界定从专指型转向泛指型。我国在20世纪80年代后期也提出泛指型的文件定义。即文件是组织或个人在社会活动中，为了相互联系、记载事物、处理事物、表达意志和交流情况而制作的又构成该项活动组成部分的记录材料。

而“档案”是人们在长期的社会实践中逐渐形成的概念。尽管西方国家在档案定义表述上千差万别，但是定义的共性也是显而易见的，即：多以文件定义作为基础，通常选择“文件”作为档案定义的属概念。而我国的档案定义一直是档案界的问题之一，争议的焦点主要集中在对档案定义的属概念存在不同选择。80年代后给档案下的定义是“机关”、社会组织和个人在社会活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、及其它各种方式和载体的文件材料。它的主体是党政机关，因为党政机关处于领导和指导地位，其所形成的档案的价值也相对重要一些，无论过去、现在、还是将来，党政机关的档案都将是档案馆馆藏的主要来源。但人类社会是一个复杂的系统，作为这系统的每一个组成部分，都通过行使自己的职能从而维护整个系统的运转，少了任何一个组织部分，这个系统都是不完善的。推而言之，少了任何一类组织的档案，这个社会的历史都可能是片面的，因此，档案应从党政机关扩展到事业单位、再扩展到企业、其他社会组织。涉及公民个人档案（也就是人事档案），是档案的主体。“档案界”普遍认为文件是特定形成者在社会活动中逐渐产生的，其形成状态是分散和零乱的，而档案是经过分类、立卷、归档而构成一定系统并集中保存起来的文件，不再是一份份孤立、零散的文件，而是具有内在联系的文件整体。文件经过单位文书的处理后，可转化为档案，其中的精华部分是“领导批示”，具有永久保存的价值。此外，文件纸张的质量好坏也决定了文件的质量，文件纸质最好是“种毛纤维”，其纤维素最纯、最多，一般可达90%以上。文件的质量好坏又直接决定着档案的质量，文件管理的好坏也直接决定着档案管理的优劣，反之，档案管理作为文件管理的延伸和发展形式，在文件管理中继续发挥着重要作用。

文档一体化的概念

所谓文档一体化，就是利用计算机技术的强大功能，遵循文件运动周期理论，对文件从制作、现行使用、暂时保存到永久保存四个阶段实行全过程的管理，达到文书与档案数据资源的最佳管理和利用效果。“文件、档案一体化管理”的理论依据是文件生命周期理论，该理论认为，文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程，这一过程可分为若干阶段，由于各阶段有其不同的价值、作用和特点，各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。

目前国内外学者对文件生命周期理论的阶段划分还没有统一的认识或划分标准。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的为四个阶段划分法，即制作阶段、现行使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整、动态、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件，将第三、四阶段作为档案，并采取非统一的标准和方法进行管理，使文件运动的不同阶段相对独立，因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化，即将文件和档案揉合在一起。从本质上看四个阶段都是文件，只是其价值、特点、存放地址不同，因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。依据文件生命周期理论，文件运动的不同阶段需要不同的管理方式和保管场所，其中暂时保存阶段的文件尤为特殊，这一阶段的文件要经受时间的考验，有的可能没有价值可以销毁，有的一段时间内有价值然后再销毁，有的具有永久保存价值，因此需要一个过渡性的中间机构（档案室）来专门对其进行整理、保管和利用。文档一体化就是把文件的形成、运转、处理和管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目和利用等环节有机地联系在一起，从而使文件到档案的全过程都得到有效控制，再按照各阶段统一的规范和标准，组织成一个科学的大系统，从整体相互联系的角度对若干系统进行处理和统筹安排，尽量消除或减少重复工作，以取得系统的最优化，求得系统的最高效率。

文档一体化的实现

1、以“OA”为基础

在OA办公系统平台中，文件承办完后，通过一个数据接口，将需归档的文件材料自动转入档案管理系统中，实行文件和档案一体化管理。福建科易档案管理系统是一个功能完善，操作简单，兼容性和安全保密性强的档案管理系统，对硬件设备要求相对较低，具有管理实体文件、档案目录和电子文件、档案原文的双重功能，能根据单位的自身职能特点和专业信息要求制定数据标准和规范，并随着业务处理平台的变化而改变工作方法，提高工作效率。各科室可以通过本单位局域网，对本单位的文件及档案资料进行查询利用，充分借助OA办公系统平台的基础，实现文件数据库和档案数据库的信息资源共享，提供给各级领导及业务人员利用，并从系统的角度出发，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，以期发挥各自及总体最大效能，从而提高各类机构管理效能。该系统还可以统一管理档案原文和档案目录著录项目，著录目录涵盖公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期及收发文日期等。这就为档案室在今后管理工作中不再重复著录奠定了基础。同时，还可以省略收文登记手工操作，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化和查找利用标准化，档案室也就摆脱了繁琐立卷任务。

2、对文书工作的要求

抓文件登记管理，根据多年的工作实践体会，我们在年终就着手拟订下年度文书立卷类目，以不同问题内容，按问题一年度分类法来分类，并随着问题变化对立卷类目作相应的调整或补充并按文件的形成规律，保持文件之间历史联系的原则，首先登记范围要明确，凡是本单位发文和内部使用的文件要登记，上级机关来文，不相隶属单位相互发文和下级保送文件中，凡需贯彻执行、办理答复或有一定查考价值均需登记。因为收文登记是文书档案管理的关口，只有做好登记工作，才能掌握文件的来龙去脉，使文件管理者做好心中有数，为年度立卷工作打下良好基础。

3、设备与软件的投入

档案一体化管理篇12

一、图书档案一体化管理的优点与可操作性

（一）一体化管理的优点。经过传统医疗机构的改革变迁，使医院的管理工作中将图书管理与档案管理区分开来，形成两个相互独立的体系进行管理，而其中缺乏良性互动，导致严重的资源和信息浪费，而在管理层面，又因为两者之间的密切联系，使之经常出现管理交叉和重复管理的现象。在医院的图书档案信息，应服务于医院的各级医疗人员和管理人员进行实时查阅，并确保信息的准确性和全面性。但相对独立的管理使其在实际工作中无法满足对信息查阅的需求。因此，对图书档案的一体化管理，能真正增强两者之间的良性沟通，将医院的相关信息管理形成网状数据库，使其涵盖医院工作的全局内容，实现医院内部的实时资源共享。比如，在医院中进行的医疗科研项目中，申请课题、坚定立项、开发到结尾中的相关工作，都可依赖医院的图书档案信息进行。不仅如此，课题研究后对相关材料进行的整理归档工作，能为今后的相关课题研究提供方便，形成科研材料于信息的良性循环利用与保管。

（二）一体化管理的可操作性。科技的不断发展为人们的生活和工作带来了更多选择，特别是在信息化技术的帮助下，信息化管理能真正满足社会工作中对信息的及时性、广泛性需求，医院管理中的信息管理亦是如此。作为信息管理中两个重要组成学科，图书馆学与档案学不论是基础知识理论、认识论和方法论上都存在着很大程度的相同，甚至一些研究领域已逐渐实现了认知上的统一。因此，在医院的管理中，将图书档案进行一体化的管理能帮助医院形成涵盖更加全面信息网络，从而为医院各项医疗和科研提供服务。

二、医院图书档案一体化管理工作的展开

（一）提升信息资源有效利用率。图书和档案，其真正价值在于被使用，为医院的相关工作提供参考。由此可见，在医院图书档案一体化管理中，信息数据的优化尤为重要。网络信息技术的接入能改变医院馆藏结构上的单一、弥补数据信息上的缺失、提升整个信息处理和调取速度。一体化管理能确保数据信息资源的最大化利用，提升其有效利用率，服务于医院的相关医疗活动与项目。

（二）在图书档案管理的各自体系中获取改革灵感。在传统管理办法的影响下，一体化管理在开展之初难免受到非议。要想将一体化管理的优点进行传播，让更多人理解，就要对图书和档案管理体系的特点进行不断整合，进而推动管理工作的发展。对医院的档案来说，大多数的馆藏档案内容相对时间较为久远，其珍贵程度也相对较高，而相对来讲，图书与资料的信息数据则相对较为新颖，在实践层面，两者都具有不可替代的参考价值。档案管理主要为医院的各级部门管理人员、维修人员和财务人员服务，而图书管理则针对医疗、研究、医护、技术人员。由此可见，两者都具备相对独立的特点，但在一体化管理下并无实际冲突，反而因其管理范围涵盖面较广，成为一体化管理的改革基础。在一体化改革中，图书和档案是数据信息的主要来源，需要进行整体上的分类、整合与管理，才能对信息数据进行深刻的了解和运用，真正发挥图书和档案的使用价值。

（三）提升配套服务工作质量。对数据信息进行利用的过程，就是根据图书或档案资料的帮助，进行相关研究产生新数据信息的过程，在医院的研究和建设中，这种新数据具备更高的使用价值，这种本质也体现了知识经济时代的数据信息管理特点。在医院简称图书档案馆后，工作人员应注重配套服务工作的完善与优化。比如，创办医院内部的《医学快讯》，介绍医疗上相关方面的最新指示，带领医院各个科室主任参加座谈会或交流会等，针对医院图书档案馆的管理与临床医疗运用之间联系的加强进行了解与沟通，帮助院方实习医生更加便捷的获取馆藏资源中的信息数据进行论文的撰写和创作。