存档证明篇1

公证处文书档案管理的最佳状态，即达到分类合理、立卷规范、保管妥善、利用便捷的目标。公证处档案管理的硬件要硬，“软件”还要硬，这是实现档案管理法制化的必要前提。首先，处内要建起能够达到防火、防盗、防泄密要求的档案室并配备必要的卷柜、保密柜和相应的办公设施，这是最起码的硬件保证。其次，公证处领导要高度重视、亲自过问档案管理工作，分派政治觉悟高、业务能力强的人负责档案管理工作，并经档案管理部门培训、学习后上岗。再次，公证处要根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保密法》等法律以及司法行政部门颁发的有关法规和规定，结合本处的实际情况，建立、健全档案管理工作的各项规章制度。例如，文件材料立卷、归档制度、档案整理制度、档案保管制度、档案鉴定制度、档案的编目制度、档案的借调和查阅制度、档案保密制度和档案销毁制度等等。只有建立并严格执行了科学的管理制度，才能有效地保护和利用公证档案，确保公证档案的完整与安全。公证处实现公证档案法制化管理的一个重要标志，就是公证档案管理工作经过国家档案管理有关部门的检查、考核和验收，并达到一级档案管理水平。

二、立卷与归档

立卷，是将处理完毕的文件资料，按规定的顺序进行整理、装订，组成文件汇集“———”案卷。归档是将案卷向档案室和档案工作人员移交的工作。立卷和归档是有关公证档案的一项关键性基础工作，其质量的好坏是衡量档案管理水平的重要标志。搞好立卷、归档需把握以下四点：

1.调整组卷。对于每一件公证事项，应按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷。组卷时，必须遵循公证档案的形成特点和规律，按照国家档案立卷的原则和要求，对所积累的每一份公证文书材料进行分门别类的检查，对拟归卷的材料做适当的调整，为最后形成案卷做好准备。检查和调整的重点：（1）归卷的公证材料是否齐全完整，对破损的材料要修补或复制，剔除重复、多余的材料；（2）归卷的公证材料的排列顺序是否得当，并保持一定的联系；（3）归卷的公证材料是否有保存价值，并初步确定保管期限；（4）归卷的公证材料数量是否合适，材料数量太多则酌情分卷，反之则合卷。

2.排列、编号。组卷的材料排列顺序，应按照公证活动的时间先后和材料的重要程度确定。为反映公证活动的全貌且便于查阅，根据国家档案局的有关规定和要求，应将公证书排在首位。对组卷的材料，除卷宗封面、卷内目录和卷底外，均由阿拉伯数字逐页编号。

3.编目、装订。一是按照卷内公证文书材料的排列顺序，逐项填好卷内目录。填写时，应将每件文书材料的题目名称，承办人姓名、年月日一一填写清楚，并标明起止页号。有关卷内文书材料的说明，应逐项填写在备考表内，并填写立卷人、检查人的姓名和立卷时间。二是填写卷宗封面。封面上所列项目应用毛笔或钢笔逐项填写。案卷题目名称要简明、确切地反映卷内文书材料的内容。办结日期为出具公证书的日期。三是案卷的装订。案卷的装订是为了固定与保护卷内的公证材料，避免散失与损坏。案卷装订前要进一步进行整理。首先剔出材料上的金属物，然后对卷内公证材料做一次全面仔细的检查，对某些不便装订的特殊或珍贵的手稿、照片、图纸可采用卷盒和卷袋保管。案卷的装订要结实、整齐、美观。装订完毕后，应在活结处封签，并在起封线上加盖立卷人名章。

4.及时归档。公证事项办结后，办证人必须在三个月内将公证文书整理立卷并向档案室移交，办理归档手续。涉及国家机密和个人隐私的公证事项应列为密卷，在归档时加盖密卷章。档案管理人员对办证人所移交的档案应进行严格检查，凡不符合立卷要求的应退还立卷人重新整理。随卷归档的录音带、录像带等声像档案，应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册归档。档案室应将接收的案卷及时登入归档登记簿。为了保密，可把密卷保存的档案单独编制案卷目录。

三、借调与查阅

公证机关应严格执行保密制度，建立公证档案借阅制度和档案借阅登记簿。公证档案不同于党政机关一般的文件档案，它不仅具有资料性这一档案普遍具有的特点，同时还具有诉讼上的证据作用，可作为证据在诉讼中被法院直接采用，所以对公证档案的借调与查阅应履行严格的审批和登记手续，并限定借阅期限。本处的公证员或同级、上级司法行政机关的公证管理部门因工作需要，借阅公证档案的，应履行借阅登记手续。人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要借阅公证档案的，应出具正式查卷函件，经公证处主任批准后办理查阅手续。律师因诉讼的需要，向公证机关提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明以及当事人同意律师查阅本人的公证档案证明，经公证处主任批准后，可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证处所记录的当事人谈话笔录。其他单位或个人一般不得借调和查阅公证档案。凡借出的档案，要及时催还。归还时如发现案卷被拆、文件短缺、增删、污损，应立即追查。

公证档案利用率较高，机密性强。公证机关办结公证事项、出具公证书，就标志着公证活动的结束。对于当事人、利害关系人、有关单位对公证机关出具的公证书有疑义而向公证处、司法行政机关提出申诉的，公证处、司法行政机关处理的依据主要是公证文书档案。特别是在当前，我国经济体制的改革在进一步深化，原来经过公证的经济合同，合同当事人需变更或补充原合同内容的，也需要查阅公证档案。因此，公证档案在公证实践中的利用率是比较高的。同时，公证实践证明，公证机关办理公证事项因涉及到国家机密或当事人的合法权益而具有机密性较强的特点。如遗嘱、赠与等公证，如果泄密，就可能引起纠纷或者招致当事人财产的损失，使当事人的合法权益受到损害，进而影响公证机关的信誉。因此严格遵守保密制度是十分必要的。

四、保管与销毁

保管期限的标准是决定公证文书档案保管期限的直接依据，公证档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种。凡属于需长远

查考、利用的公证档案列为永久保存。凡属于在相当长时期内需查考、利用作为证据保存的公证档案，列为长期保管，保管期限为60年。凡属于较短时间内需要查考、利用，作为证据保存的公证档案，列为短期保管，保管期限为20年。鉴定公证档案保存价值的原则，是鉴定公证档案保存价值的依据，同时又决定档案的保管期限。保存价值越大，保存期限就越长；保存价值不大，保存期限就较短。

对已过保管期限没有保存价值的公证文书档案的处理是一件十分严肃的事情，必须根据《公证档案管理办法》的程序处理，避免任何差错。鉴定公证档案保存价值的原则、保管期限的标准及销毁档案的程序和办法，是档案管理工作中具有普遍指导意义的原则，公证处一定要认真执行这一原则、标准、程序和办法，坚决杜绝擅自销毁公证档案的行为。

存档证明篇2

一、《出生医学证明》的办理

首次申领《出生医学证明》必须由新生儿母亲亲自办理，在规定时间内携带新生儿父母双方有效身份证原件和复印件，向签发医院申领《出生医学证明》。如特殊原因，母亲不能亲自办理，必须由新生儿母亲写好委托书，委托人持有效身份证原件和复印件才能办理《出生医学证明》。

如遗失等需要重新办理《出生医学证明》的，先到原签发医院出具的出生医学证明材料（原《出生医学证明》存根联编码，到当地《日报》社登报声明，再向医院提出书面补发申请，核实无误后予以补发。

二、《出生医学证明》档案的安全保密

出生医学证明档案不得外借，单位或组织要求查阅的，必须凭介绍证明当场查阅指定的内容；不得公开出生医学证明档案的内容；不得损害出生医学证明档案当事人的合法权益。

保管单位明确并固定档案工作人员，保证管理必要的设施、场所等确保档案的安全，计算机应专机专人专用，周期性地进行密码更改加强安全防范。工作人员应高度重视维护好相关账号的密码安全，不得泄漏密码，如发生泄漏的应及时更改密码并汇报单位领导。

三、《出生医学证明》档案的归档和管理

根据《浙江省〈出生医学证明〉管理规定（试行）》的通知，《出生医学证明》档案的归档文件材料按首次签发、换发、补发进行分类归档，内容真实完整、图文清晰、签字手续完备，作永久保存。首次签发的有《出生医学证明》存根、申领登记表、父母亲身份证复印件；换领的有《出生医学证明》存根、申?I登记表、父母亲身份证复印件及原《出生医学证明》等相关材料；补领的有《出生医学证明》存根、申领登记表、父母亲身份证复印件和报社刊登的声明作废等相关材料。

按档案分类法要求，采用保管期限-年度-问题分类，设立“出生医学证明”类目；按档案管理要求，在年度一致的情况下，以流水号排序。《出生医学证明》存根、《出生医学证明》申领登记表和父母亲有效身份证复印件及相关证明材料装订为一件，采用一人一件一号的形式装订整理，原则上100件为一盒。按数字化档案管理要求，在录入数据的同时做好校对工作，发现错误的条目进行修改，把数字化加工成的 PDF全文挂接到档案管理系统软件上，在档号一致的情况下一一对应，实现档案目录数据与图像文件数据进行批量挂接，发现对接错误的文件及时进行改正，审核无误后按要求打印卷内目录，其中序号为流水号，编号以《出生医学证明》编号顺序排列，题名为《新生儿+母亲+父亲+出生日期》，日期为发证日期，页号为此件文件材料的页数，备注有注明换发、补发、原证号以便统一查找、打印等。

四、《出生医学证明》档案管理存在的问题

《出生医学证明》档案管理制度落实不到位。一些签发机构管理部门和相关工作人员的法律意识淡薄，缺乏有效的监管制度。部分管理和签发机构未按相关要求建立完善各项制度，未严格执行证件入库登记，证、章未分开管理，对相关有效信息核实后盖章等相关管理制度。

《出生医学证明》档案的保管年限不统一，按病历档案保管30年是不够的。未进入档案馆单位的，部分《出生医学证明》档案没有向综合档案室移交，仍由病案室保管，不能做到防盗、防火、防光、防潮、防尘、防高温等，《出生医学证明》档案保管安全性差。

五、改善问题的几点思考

存档证明篇3

档案的整理

存档证明篇4

二、公正文书档案的重要性

公证处存档的公证档案，有重要的利用价值，在一定程度上相当于机密档案，在人们的社会生活中起着重要作用。一方面，在市场经济活动中，大部分文件档案的履行都要持续一段时间，有些可长达几十年，在这期间，人们受客观外界的影响，以及形势的变化，可能在主观上会出现某些偏差，不履行或不能履行自己的义务。公证文书档案就像一个非常有威信的监督者，默默地约束着当事人要对自己的言行负责。另一方面，在市场经济活动中，调解和诉讼通常是解决矛盾和纠纷的办法。因为档案客观记录了以往发生的事情，当时的状态、当时人的真实意思表示，可以澄清有关事实，所以公证书连同公证档案的作用非同一般。在大量调解和诉讼实践中，司法机关和各级行政主管部门对公证档案一般都给予采纳。

三、现行公证文书档案鉴定工作中存在的问题

1.鉴定理论问题

我国的档案鉴定理论是结合我国档案工作实践，学习原苏联档案学理论的基础上，吸收民国时期档案学有关档案鉴定理论上形成的。建国以来长期形成并得以贯彻的具有我国特色的档案鉴定理论，虽在实践中证明了其价值，但同时也证明了这些理论自身存在着的不足之处:造成“档案价值”概念的模糊，鉴定理论的框架构建不完善；对应用技术研究的不足，造成具体操作中的技术、标准、鉴定质量的检查与控制的方法空白或残缺，忽略了档案价值中实际存在着的数量关系，缺乏足够的定量分析的成分，显然存在着具体操作上的困难。由于鉴定理论的缺陷使鉴定质量无法得到保证。

2.待鉴定的文书档案数量繁多

2.1进馆问题

档案界一直把馆藏量为档案馆的重点，衡量档案馆的规模以及达标升级评定中，馆藏量均为主要硬件之一，使丰富馆藏成为各档案馆追求的主要目标。在增加馆藏的片面指标下，一些不具有进馆价值的档案也随之入馆，造成进馆档案质量不高。由于上述原因，档案馆需要鉴定的已不仅仅是有鉴定价值的到期档案，还有相当一部分冠以长期、永久之名，却无实际保存价值的档案。

2.2认识问题

另一方面，档案馆没有做到有计划、周期性地开展鉴定工作，导致需要鉴定的档案日益增多。由于鉴定工作费时费力且见成效，档案馆未将鉴定工作放到应有位置，致使鉴定负担越来越重。

2.3鉴定程序问题

鉴定程序问题主要体现在两个方面。第一，鉴定程序复杂。目前，档案采取的是案卷装订法。在具体鉴定过程中，若发现卷中若有不符合保管期限的文件，就必须按照处理手进行处理。首先进行拆卷，将不需继续留存的文件剔出，并在卷内文件目录上注明。然后调整档号，保管期限的调整、案卷的变化，需要重新编排档号才能保证管理和利用。最后调整检索工具，案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具都需作相应调整、更改。这一系列复杂繁琐的操作工作，令许多鉴定工作人员望而却步。

2.4鉴定标准问题

我国现行的文书档案的鉴定标准依据的是1987年颁布的《文书档案保管期限表》，此保管期限表虽然在多年的文书档案的接收、立卷、鉴定工作中起到了重要作用，但实践证明，文书档案内容庞杂，涉及面广，在鉴定时困难较大，不便于鉴定人员操作，影响了鉴定工作的开展。其次，文书档案的珍贵程度鉴定不准。对于同一份文书档案材料，不同的档案管理机构的鉴定期限有一定的差异，有的作为永久收藏，而有的可能作长期甚至短期保存，而一份真正的、有价值的文件材料应该从历史的角度、从社会的角度综合评定它的价值，这样才有利于珍贵档案的保存，才能体现档案管理机构的作用和地位。

2.5归档文书档案的问题

首先，文书档案是工作活动的原始记录，但不一定是真实的记录。这在不同时期和不同工作领域都不同程度地存在，档案工作者不可能、也不允许改正档案材料原始内容，但有责任也有义务对其进行鉴别、评价，以指导利用者。其次，不少单位除综合部门形成的红头文件外，对于其他部门的文档往往长时间没有文件归档。个别文件材料还不完整，编号文件本身连接不上，缺附件、少底稿等现象普遍存在。这样，在不同程度上造成了归档文件材料不完整。

2.6管理方式问题

装订式案卷是目前档案保存的一种基本形式。这种形式影响鉴定工作的顺利开展，现在对档案鉴定后，如发现失去保存价值需剔除的档案，即使仅有一份，也要全卷拆开，页号重编、目录索引重新搞，一系列的连锁反应，工作量十分大。因此，很多情况下，明明知道有些案卷的档案已失去保存价值，但考虑到牵一发而动全身，即停止剔除工作因而滞后了鉴定工作的经常开展。

2.7期限问题

长期以来，档案部门一直承袭这样的理论与办法，即上级机关下发的文件除对本机关颁发和形成的外，其保管期限为长期或短期，并认为“这样会减少重复档案的数量”，但在实际操作过程中上，并没有达到减少库存的目的效果。目前档案室、馆中文书档案中长期卷的比例十分大，有的同一份文件可能会在同一档案馆的多个卷中找到，同一馆内重复性就这样大，加之上一级的档案馆也要长期或永久保存这部分档案，因此，这也是造成重复性归档的现象的重要原因。

3.提高公正文书档案鉴定工作质量的策略

3.1完善鉴定理论

我国现行的鉴定理论侧重于对鉴定的原则、保管期限、一般分析方法和保管期限表以及鉴定工作组织的研究，而对档案鉴定中的基本理论研究和应用技术研究等方面做的不够深刻，缺乏足够的实用性，可操作性不强，在实际工作中就显得空泛。因此，要完善档案鉴定理论，使其更具有实践操作性，逐步实现鉴定标准的多元化，更有效地指导实践。借鉴西方相对成熟的鉴定理论体系时，要加以正确的吸收与借鉴，同时要结合我国档案工作实际情况加以发展、完善，形成具有针对性的档案鉴定理论，以引导鉴定实践前行。

3.2设立专门鉴定机构

为了确保鉴定工作顺利进行，在档案馆内应健全必要的组织机构，专人负责鉴定工作，建立必要的监督机制，严格鉴定销毁制度。对馆藏到期档案进行统计，对馆(室)藏的文书档案的珍贵程度、文书档案的质量评价和保管期限的鉴定工作，主要是制定鉴定计划，对虽未到期但实践证明已无利用价值的档案进行分析、甄别，提出鉴定意见，确保鉴定工作有条不紊地进行。为当事人保密是公证处的义务和职责，为确保这项职责的正确遵守，公证机构应设专人保管公证档案材料，防止遗失或泄密。

3.3细化文书档案保管期限表

各级档案室可以依据国家关于档案保管期限的规定，并结合本机关的实际情况及档案特色细化保管期限表条款，制定出条款清晰、内容丰富精练、层次分明、明确具体、可操作性强，即符合全面、系统、准确要求的文书档案保管期限表。也可以在条款附上详细说明或举例，使条款规定更加明确具体、便于操作。特别注意的是，档案室细化的文书档案保管期限表，需经本机关领导人审查批准后，要以书面形式上报档案行政管理机关或档案价值鉴定工作组织机构，经过审查批准后才可实施。

3.4规范鉴定程序

3.4.1重视进馆质量

加强在档案进馆之前的鉴定工作。在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定，档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到的鉴定，档案馆接收之前对案卷进行的检查这三个环节上加强鉴定力度，确保案卷质量的关键，为保证档案进馆质量。

3.4.2完善鉴定程序

改变档案鉴定工作的一次鉴定制，规范为二次复核制、三次确定制。第一，由文书处理部门在鉴定当中,按照国家档案局颁发的机关文件材料归档和不归档的范围等规定划分，剔除无保存价值的文件，划分档案的保管期限后将应归档文件移交档案室。第二，由档案室鉴定人员复核归档档案保管期限划分的准确性,对移交进室的档案进行再鉴定,以提高鉴定的准确性。三是在档案局确定进馆单位的前提下,由档案局专门鉴定人员指导、监督、协助机关档案室人员对应移交进馆的到期档案、销毁档案等做最后的价值审查及保管期限确定。此外，对按手续办理准备销毁的文件要坚决销毁，使其尽量减少差错,以保证档案馆藏的质量。

3.5加强信息技术在文书档案鉴定工作中的运用

3.5.1数据库技术在文书档案信息化管理中的应用

存档证明篇5

关键词：《出生医学证明》；档案； 管理

【中图分类号】

R181.3+2 【文献标识码】B 【文章编号】1002-3763（2014）08-0304-02

本文对于《出生医学证明》的管理 ，根据上级卫生行政部门的统一发文、结合《卫生部、公安部关于加强出生医学证明管理有关问题的通知》，就如何加强《出生医学证明》档案管理，结合塔城市出生医学证明档案管理工作实际，谈谈如何加强《出生医学证明》档案管理。

1 《出生医学证明》档案规范化管理的重要性

《出生医学证明》档案是民生档案的重要组成部分。随着社会的进步和发展需要，人们逐渐对《出生医学证明》提高了认识，在生活中越来越多的利用到《出生医学证明》档案。人们逐渐对《出生医学证明》提高了认识，《出生医学证明》档案管理工作也就显得尤为重要。《出生医学证明》对于规范出生户口登记，依法加强母婴保健工作具有重要意义，而且有些资料与医疗涉法也有一定关系，及时有效地发挥人口出生医学证明档案的作用，维护国家、社会组织和公民的合法权益，因此，健全《出生医学证明》档案管理工作非常重要。实施《出生医学证明》档案规范化管理，强化对《出生医学证明》的签发、印章、档案、废证等环节的监管，有效降低废证率，防止遗失，杜绝流失情况发生。利于推进档案与电子文件登记备份，便于分类存档，永久保存，为需查询、补办《出生医学证明》群众提供完整信息资料。近年来，随着《出生医学证明》使用范围越来越广，要求查阅《出生医学证明》档案信息的人员日益增多。有效发挥档案信息利用率，高效构建便民服务平台奠定良好基础。据统计，每年到我院查询、补办出生医学证明者80多人次以上。为方便群众查询，必须做好《出生医学证明》档案的分类、整理、组卷、归档、编写案卷目录等工作，保管好《出生医学证明》。

2 塔城市《出生医学证明》档案管理情况

塔城市自 1998 年 6 月 1 日启用全国统一的出生医学证明，受卫生局委托，市妇幼保健院负责全市《出生医学证明》的申领、换发和补发及办理医疗保健机构外出生婴儿的《出生医学证明》签发、城镇助产机构《出生医学证明》均由市妇幼保健院统一发放，2008年《出生医学证明》启用计算机管理，协助卫生局做好全市《出生医学证明》的管理和监督评估，督促各签发单位严格按照有关程序签发《出生医学证明》，做好《出生医学证明》的信息统计和档案管理工作等等一系列事务性工作。乡镇场卫生院市妇幼保健院每月将开具的《出生医学证明》档案信息资料装订成册，交病案室统一管理。2005年开始，城镇各助产机构《出生医学证明》由助产单位统一发放，《出生医学证明》档案由各助产单位管理。目前我市《出生医学证明》各种发放工作秩序井然，无一例投诉事件发生。

3 出生医学证明管理中存在的问题

《出生医学证明》档案的保管年限不统一。《出生医学证明》作为一种特殊形式的文书档案，按病历档案保管30年，显然是不够的。缺乏相应的《出生医学证明》档案监管制度，《出生医学证明》是由有助产资格的医院、卫生院、妇幼保健院签发的。地、市人民的出生医学证明档案都在妇产科等业务部门保管，妇幼保健院的出生医学证明档案由病案室保管，没有纳入到综合档案室统一保管，保管条件和查阅利用都不符合规范化要求。1998年以前，全国各地所使用的《出生医学证明》不相同。 国家也没有统一要求，从档案管理上未做统一要求，都是由签发单位根据各自情况自行保存，这样致使每个签发单位保存内容不一样，甚至有些地方还出现过《出生医学证明》丢失、损坏的情况。

4 如何加强出生医学证明的档案管理。

4.1 提高认识，加强领导 ，强化《出生医学证明》档案管理的思想意识： 《出生医学证明》是依据《母婴保健法》规定，由医疗保健机构出具并办理的新生儿法定医学证明，是新生儿作为登记户籍、获得保健服务、证明血缘关系的法律文本，《出生医学证明》档案是民生档案的重要组成部分。各助产技术服务单位要高度重视，本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的宗旨，切实做好《出生医学证明》档案管理工作，做到主要领导亲自抓，分管领导具体抓，落实专人负责。

4.2 提高档案管理人员素质：

基层档案管理人员不稳定，《出生医学证明》管理机构要组织专题培训，提高档案管理人员素质，专人管理《出生医学证明》档案。明确《出生医学证明》的归档范围按内容分为管理机构的管理类资料和签发机构的管理类资料、 签发类资料。按载体形式可分为纸质资料和电子文件两类。《出生医学证明》管理机构、各助产技术服务单位要建立、健全档案管理规章制度，按照档案管理要求进行分类、整理、组卷、归档，编写案卷目录，档案室要配备必要的设备、设施，防止《出生医学证明》档案的破损、褪变、霉变、虫蛀和散失，确保档案的安全保管、永久存档。

4.3 加强监管力度，确保《出生医学证明》档案规范化。卫生行政部门、档案部门要加强监管力度。依据《中华人民共和国母婴保健法》等相关条例，参照卫生部妇幼保健与社区卫生司中国疾病预防控制中心妇幼保健中心发行的《出生医学证明管理工作指导手册》，定期对本行政区域内《出生医学证明》的工作进行专题督导。对《出生医学证明》的首次签发、换发、印章管理、废证管理、信息管理、档案管理等各项工作进行监督检查，确保《出生医学证明》档案规范化。

存档证明篇6

中图分类号：F23 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）06-0-01

会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据，是国家和单位档案的重要组成部分；随着会计电算化事业的不断发展，对电算化会计档案的管理工作的要求也越来越高。

一、会计档案的收集与整理

会计档案是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据，是形成会计档案的前提和基础，其收集范围一般包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算相关资料等四个部分。会计凭证除转账凭证、收款凭证、付款凭证、记账凭证外还包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、银行存款对账单、银行存款余额调节表等；会计账簿包括总分类账、各类明细分类帐、现金日记账、银行存款日记账以及固定资产台账、低值易耗品台账等辅助登记备查簿。对于这些账簿要分别整理立卷，按部门保管。订本式账簿以一本为一个保管单位；活页式账簿在整理时去掉空白页，按科目顺序整理成册，装订后要加装封面、封底和扉页；计算机生成的总账、明细账等应单独组卷并加装封面和扉页，并准确认真填列各项内容。账簿装订后应依次在每页非装订线一侧上角编页号，每册账簿单独编一个流水号，编号可用号码机打印，也可用碳素或蓝黑钢笔编写；会计报表分月、季度、半年度、年度会计报表。每类报表包括资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表、成本费用表及各种附表、报表附注和决算说明等。会计报表按本单位隶属单位和月、季、年分别整理，报表附注和决算说明应与报表一并组卷装订。各类会计报表应编写页码，其方法与会计账簿相同；属于财务业务范畴其他会计核算相关资料，如经济合同、数据统计资料、财产清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册等。会计电算化存储在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。

二、会计档案形成与保管

(一)上述会计档案均应整理装盒，并按要求填齐盒上各项内容

会计档案收集整理应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，可暂由会计机构保管一年，期满之后应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。年会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。月、季度财务报告(包括文字分析)3年；银行对账单、银行余额调节表、固定资产卡片、固定资产报废清理后5年；总账、明细账、会计凭证、会计移交清册等保管期限为15年；银行、现金日记账保管期限等25年；年度财务报告决算(包括文字分析)、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等保管期限为永久。保管到期的会计档案，由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见，由档案机构和会计机构共同派人到指定地点监销。

三、会计档案管理中存在的问题

(一)对会计档案管理工作的重要性认识不足、 意识淡薄，导致会计工作与会计档案管理相脱节。

(二)会计档案资料收集不全。

(三)会计档案管理人员综合素质有待提高。

(四)财务档案管理不完善、不规范、不重视。

(五)纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步。

四、完善会计档案工作管理的建议

(一)各单位领导从思想上引起足够的重视，加强培训。《会计档案管理办法》第四条明确规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。”可见从法律的高度来依法加强管理，使会计档案管理走上法制化轨道。同时应依法加强对会计档案工作人员的全面培训，把增强会计档案管理知识和操作技能作为会计人员岗前培训和考核的重要内容，有效地防范问题进而起到应有的重要作用。

(二)整理各类会计档案，认真妥善保管。对存放的手工会计档案，要及时认真细致地清理修整、妥善保管归档。会计电算化软件系统、程序及存储在磁性介质上的会计数据、资料，均应视同档案及时整理、保存并妥善保管归档。 为查找方便，应按照类别、保管期限分开存放。无论手工还是电算化会计档案管理都要做好防磁、防火、防潮、防热、防冻、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。重要会计档案应有备份，存放在两处不同的建筑物内。采用磁性介质存贮的电算化会计档案，要定期进行检查、复制备份，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失造成不必要的麻烦和损失。存放有磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染病毒。

(三)建立各种管理制度。根据本单位的具体情况，建立健全会计档案的立卷制度、保管制度、查阅登记制度、保密制度、归档制度、销毁制度等。保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、安全保密。对实现会计电算化形成的会计帐簿和会计报表的保管，应打印以纸质形式便于保管，其保存期限按照《会计档案管理办法》的规定执行。

存档证明篇7

每个家庭都会保存有数量不等的照片、票据凭证、奖状奖杯、日记、账本等，这些其实就是我们常说的档案，将这些档案按一定的方法分类整理，编写目录和科学保存，便建立起了“家庭档案”。家庭档案记录民生，折射社会发展变化情况，是最基本的民生档案。探讨家庭档案的特点、内容、功能有着重要的意义。

一、家庭档案的特点

家庭档案是档案的一部分，原始的历史记录性同样是它的主要特点，另外，由于其形成范围、作用等不同，它又有其自身的特点，主要表现为以下几点：

1.家庭档案的私有性

家庭档案主要是由家庭成员在家庭生活社会活动中形成的可归个人（家庭）所有的档案，其私有性表现在对家庭档案的整理、保存、使用、处理等的权力都在于家庭成员。

2.家庭档案的广泛性

家庭档案产生于千家万户，涉及每个家庭，比机关、社会团体及企事业单位档案的形成有着更为广泛的社会基础，它所反映的内容包罗万象，另外，它的记录方式、载体形式也广泛多样。

3.家庭档案的社会性

家庭档案记录和反映的虽然是一个个家庭的状况，但它从微观上反映了时代的变迁、社会的民生发展，具有社会性。

二、家庭档案的主要内容

不同的家庭，家庭档案的内容不尽相同，根据其内容及载体等，家庭档案大致可分以下几大类：

1.家庭历史及家庭履历类。主要包括家谱、家史、自传、回忆录、大事记以及家庭各成员的个人简历等材料。

2.荣誉类。包括家庭成员的各种奖章、获奖证书以及有纪念意义的奖品等。

3.理财类。一般包括家庭账本、存折、有价证券、保险凭证；家庭贵重物品清单和发票等档案。

4.健康类。一般包括家庭成员的病历、诊断书、化验单、各种检查报告、门诊病历记录、住院记录以及医院的处方、体检表、药物过敏史记录等。

5.照片、声像类。包括家庭成员各个时期的照片，结婚、寿庆、旅游观光、聚会娱乐等活动形成的有保存价值的录像带、录音、电脑盘等资料。

6.凭证类。包括家庭房产证、户口簿、家庭成员的学历证、学生证、毕业证、学位证、结婚证、身份证、职称资格证、聘书、独生子女证、技术资格等级证、各种家用电器的说明书、保修卡、维修地址、联系电话等，这些证件使用频率比较高，容易遗失，因此都要登记造册，集中存放，确保安全。

7.学习类。一般包括家庭各个成员各个时期的日记、游记、论文、手稿等。

8.说明书类。包括家庭各种家用电器的说明书、保修卡、维修单、电路图及维修点地址、联系电话等。

三、家庭档案的功能

1.家庭档案是家庭事务管理的得力助手

现代人们的生活内容丰富，节奏快，平时形成的需要保存的档案材料很多，如果不加以科学管理，很容易造成遗失、被损坏或存无定所，家庭档案将那些有现时价值和查考利用价值的材料收集起来，分门别类地归档、编目录和定点保存，有助于家庭事务管理科学化、条理化，通过查看档案目录，就能在短时间找到内容准确、齐全的相关材料，免去不少翻箱倒柜之苦，而有一目了然之便，从而提高了办事效率。实践证明，家庭档案在维护家庭及家庭成员合法权益、解决家庭纠纷、守护家人健康、保存个人及家族学习、科研、艺术创作等资料等方面发挥出了不可估量的作用。

2.家庭档案是促进社会主义精神文明建设的抓手

家庭是社会的细胞，家庭文明带来社会文明。家庭档案既是一种家庭文化的积累与积淀，又是一笔难得的精神财富。家庭档案中的家谱、家史记录了家庭的奋斗史、体现了家庭文化传承；职称证书、荣誉证书、学术研究成果等，直接反映了家庭成员的主要业绩和社会给予的尊重，这些档案，对家庭个体具有潜移默化的教育作用，能增强他们的荣誉感和使命感，并激励他们更加努力工作和学习；孩子的成长档案，记录了孩子成长过程中的点点滴滴，记录了几辈人之间爱的互动，能使孩子们更加珍爱父母长辈，力求上进；照片、声像档案可追溯往昔的美好时刻，带给人们友谊的芬芳、家庭的温馨，带给人幸福满足感；家庭资产账、日记账等档案，体现了社会物质的不断丰富和人们生活质量日益提高，能使人们体会到社会主义社会的优越性，更加坚定共产主义信念，努力维护社会稳定。因此，家庭档案有助于建设文明家庭，从而在全社会形成文明健康、积极向上的道德风尚；形成稳定和谐、欣欣向荣的社会风貌，有力推进社会主义精神文明建设。

3.家庭档案是见证民生的有力凭证

马克思说过：“除了家庭之外，没有一种社会组织对社会生活发生的变化如此敏感，能够如此明显地反映社会历史进步，取得的成就，面临的困难和矛盾。”家庭档案正是对家庭生活各方面变化的真实记录，反映了社会变迁、具体民众的民生状态。电视、报纸等媒体就曾多次报道过透过家庭档案看社会发展的内容，广受大家关注。如中央电视台“实话实说”栏目曾多次播出济南黄台电厂退休职工孟繁志用自己的家庭档案谈生活变化的节目；又如，沈阳浑南区王世烈老人展出的家庭档案之“住房照片”，记录了王老一家三十年前后，由两家人共住一间8平米的房子，到一家人住进了121平米的大房子的住房改善情况。这些档案从一个小家庭的角度反映出社会大家庭的进步，反映出国家在经济建设、改善民生方面取得的非凡成就，内容具体、可信。

4.家庭档案是国家档案资源的重要组成部分

我国档案局倡导“凡是涉及人民群众的档案，凡是人民群众需要利用的档案，凡是对经济社会发展有用的档案，都要纳入档案资源建设体系”。家庭档案中那些有代表性的“日记账”、“大事记”、“照片档案”等记录民生、反映民生、服务民生，是社会学家、史学家研究社会史、经济史的可靠史料；特别是一些名人、专家的家庭档案，更是后人进行科研、开发利用的珍贵资料，如我国著名气象学家，地理学家竺可桢一生写的四十多本日记，每天记录了天气阴晴，风力级别、气温高低及相应的物候，这不仅是竺老的第一手科研资料，也是其他科研人员研究气象的宝贵资料；又如具有国际影响的南京大学拉贝与国际安全区纪念馆，馆里很多陈列内容就来源于拉贝的家庭档案。因此家庭档案是国家档案资源的重要组成部分。

总之，家庭档案是个可以不断开发挖掘的“宝藏”，我们有必要深入探讨其内容、作用及开发利用，让它更好地为人民群众的生产生活服务，为社会主义精神文明服务，为国家档案事业的发展服务。

存档证明篇8

每个家庭都会保存有数量不等的照片、票据凭证、奖状奖杯、日记、账本等，这些其实就是我们常说的档案，将这些档案按一定的方法分类整理，编写目录和科学保存，便建立起了“家庭档案”。家庭档案记录民生，折射社会发展变化情况，是最基本的民生档案。探讨家庭档案的特点、内容、功能有着重要的意义。 

一、家庭档案的特点 

家庭档案是档案的一部分，原始的历史记录性同样是它的主要特点，另外，由于其形成范围、作用等不同，它又有其自身的特点，主要表现为以下几点： 

1.家庭档案的私有性 

家庭档案主要是由家庭成员在家庭生活社会活动中形成的可归个人（家庭）所有的档案，其私有性表现在对家庭档案的整理、保存、使用、处理等的权力都在于家庭成员。 

2.家庭档案的广泛性 

家庭档案产生于千家万户，涉及每个家庭，比机关、社会团体及企事业单位档案的形成有着更为广泛的社会基础，它所反映的内容包罗万象，另外，它的记录方式、载体形式也广泛多样。 

3.家庭档案的社会性 

家庭档案记录和反映的虽然是一个个家庭的状况，但它从微观上反映了时代的变迁、社会的民生发展，具有社会性。 

二、家庭档案的主要内容 

不同的家庭，家庭档案的内容不尽相同，根据其内容及载体等，家庭档案大致可分以下几大类： 

1.家庭历史及家庭履历类。主要包括家谱、家史、自传、回忆录、大事记以及家庭各成员的个人简历等材料。 

2.荣誉类。包括家庭成员的各种奖章、获奖证书以及有纪念意义的奖品等。 

3.理财类。一般包括家庭账本、存折、有价证券、保险凭证；家庭贵重物品清单和发票等档案。 

4.健康类。一般包括家庭成员的病历、诊断书、化验单、各种检查报告、门诊病历记录、住院记录以及医院的处方、体检表、药物过敏史记录等。 

5.照片、声像类。包括家庭成员各个时期的照片，结婚、寿庆、旅游观光、聚会娱乐等活动形成的有保存价值的录像带、录音、电脑盘等资料。 

6.凭证类。包括家庭房产证、户口簿、家庭成员的学历证、学生证、毕业证、学位证、结婚证、身份证、职称资格证、聘书、独生子女证、技术资格等级证、各种家用电器的说明书、保修卡、维修地址、联系电话等，这些证件使用频率比较高，容易遗失，因此都要登记造册，集中存放，确保安全。 

7.学习类。一般包括家庭各个成员各个时期的日记、游记、论文、手稿等。 

8.说明书类。包括家庭各种家用电器的说明书、保修卡、维修单、电路图及维修点地址、联系电话等。 

三、家庭档案的功能 

1.家庭档案是家庭事务管理的得力助手 

现代人们的生活内容丰富，节奏快，平时形成的需要保存的档案材料很多，如果不加以科学管理，很容易造成遗失、被损坏或存无定所，家庭档案将那些有现时价值和查考利用价值的材料收集起来，分门别类地归档、编目录和定点保存，有助于家庭事务管理科学化、条理化，通过查看档案目录，就能在短时间找到内容准确、齐全的相关材料，免去不少翻箱倒柜之苦，而有一目了然之便，从而提高了办事效率。实践证明，家庭档案在维护家庭及家庭成员合法权益、解决家庭纠纷、守护家人健康、保存个人及家族学习、科研、艺术创作等资料等方面发挥出了不可估量的作用。 

2.家庭档案是促进社会主义精神文明建设的抓手 

家庭是社会的细胞，家庭文明带来社会文明。家庭档案既是一种家庭文化的积累与积淀，又是一笔难得的精神财富。家庭档案中的家谱、家史记录了家庭的奋斗史、体现了家庭文化传承；职称证书、荣誉证书、学术研究成果等，直接反映了家庭成员的主要业绩和社会给予的尊重，这些档案，对家庭个体具有潜移默化的教育作用，能增强他们的荣誉感和使命感，并激励他们更加努力工作和学习；孩子的成长档案，记录了孩子成长过程中的点点滴滴，记录了几辈人之间爱的互动，能使孩子们更加珍爱父母长辈，力求上进；照片、声像档案可追溯往昔的美好时刻，带给人们友谊的芬芳、家庭的温馨，带给人幸福满足感；家庭资产账、日记账等档案，体现了社会物质的不断丰富和人们生活质量日益提高，能使人们体会到社会主义社会的优越性，更加坚定共产主义信念，努力维护社会稳定。因此，家庭档案有助于建设文明家庭，从而在全社会形成文明健康、积极向上的道德风尚；形成稳定和谐、欣欣向荣的社会风貌，有力推进社会主义精神文明建设。 

3.家庭档案是见证民生的有力凭证 

马克思说过：“除了家庭之外，没有一种社会组织对社会生活发生的变化如此敏感，能够如此明显地反映社会历史进步，取得的成就，面临的困难和矛盾。”家庭档案正是对家庭生活各方面变化的真实记录，反映了社会变迁、具体民众的民生状态。电视、报纸等媒体就曾多次报道过透过家庭档案看社会发展的内容，广受大家关注。如中央电视台“实话实说”栏目曾多次播出济南黄台电厂退休职工孟繁志用自己的家庭档案谈生活变化的节目；又如，沈阳浑南区王世烈老人展出的家庭档案之“住房照片”，记录了王老一家三十年前后，由两家人共住一间8平米的房子，到一家人住进了121平米的大房子的住房改善情况。这些档案从一个小家庭的角度反映出社会大家庭的进步，反映出国家在经济建设、改善民生方面取得的非凡成就，内容具体、可信。 

4.家庭档案是国家档案资源的重要组成部分 

我国档案局倡导“凡是涉及人民群众的档案，凡是人民群众需要利用的档案，凡是对经济社会发展有用的档案，都要纳入档案资源建设体系”。家庭档案中那些有代表性的“日记账”、“大事记”、“照片档案”等记录民生、反映民生、服务民生，是社会学家、史学家研究社会史、经济史的可靠史料；特别是一些名人、专家的家庭档案，更是后人进行科研、开发利用的珍贵资料，如我国著名气象学家，地理学家竺可桢一生写的四十多本日记，每天记录了天气阴晴，风力级别、气温高低及相应的物候，这不仅是竺老的第一手科研资料，也是其他科研人员研究气象的宝贵资料；又如具有国际影响的南京大学拉贝与国际安全区纪念馆，馆里很多陈列内容就来源于拉贝的家庭档案。因此家庭档案是国家档案资源的重要组成部分。 

总之，家庭档案是个可以不断开发挖掘的“宝藏”，我们有必要深入探讨其内容、作用及开发利用，让它更好地为人民群众的生产生活服务，为社会主义精神文明服务，为国家档案事业的发展服务。 

存档证明篇9

每个家庭都会保存有数量不等的照片、票据凭证、奖状奖杯、日记、账本等，这些其实就是我们常说的档案，将这些档案按一定的方法分类整理，编写目录和科学保存，便建立起了“家庭档案”。家庭档案记录民生，折射社会发展变化情况，是最基本的民生档案。探讨家庭档案的特点、内容、功能有着重要的意义。

一、家庭档案的特点

家庭档案是档案的一部分，原始的历史记录性同样是它的主要特点，另外，由于其形成范围、作用等不同，它又有其自身的特点，主要表现为以下几点：

1.家庭档案的私有性

家庭档案主要是由家庭成员在家庭生活社会活动中形成的可归个人（家庭）所有的档案，其私有性表现在对家庭档案的整理、保存、使用、处理等的权力都在于家庭成员。

2.家庭档案的广泛性

家庭档案产生于千家万户，涉及每个家庭，比机关、社会团体及企事业单位档案的形成有着更为广泛的社会基础，它所反映的内容包罗万象，另外，它的记录方式、载体形式也广泛多样。

3.家庭档案的社会性

家庭档案记录和反映的虽然是一个个家庭的状况，但它从微观上反映了时代的变迁、社会的民生发展，具有社会性。

二、家庭档案的主要内容

不同的家庭，家庭档案的内容不尽相同，根据其内容及载体等，家庭档案大致可分以下几大类：

1.家庭历史及家庭履历类。主要包括家谱、家史、自传、回忆录、大事记以及家庭各成员的个人简历等材料。

2.荣誉类。包括家庭成员的各种奖章、获奖证书以及有纪念意义的奖品等。

3.理财类。一般包括家庭账本、存折、有价证券、保险凭证；家庭贵重物品清单和发票等档案。

4.健康类。一般包括家庭成员的病历、诊断书、化验单、各种检查报告、门诊病历记录、住院记录以及医院的处方、体检表、药物过敏史记录等。

5.照片、声像类。包括家庭成员各个时期的照片，结婚、寿庆、旅游观光、聚会娱乐等活动形成的有保存价值的录像带、录音、电脑盘等资料。

6.凭证类。包括家庭房产证、户口簿、家庭成员的学历证、学生证、毕业证、学位证、结婚证、身份证、职称资格证、聘书、独生子女证、技术资格等级证、各种家用电器的说明书、保修卡、维修地址、联系电话等，这些证件使用频率比较高，容易遗失，因此都要登记造册，集中存放，确保安全。

7.学习类。一般包括家庭各个成员各个时期的日记、游记、论文、手稿等。

8.说明书类。包括家庭各种家用电器的说明书、保修卡、维修单、电路图及维修点地址、联系电话等。

三、家庭档案的功能

1.家庭档案是家庭事务管理的得力助手

现代人们的生活内容丰富，节奏快，平时形成的需要保存的档案材料很多，如果不加以科学管理，很容易造成遗失、被损坏或存无定所，家庭档案将那些有现时价值和查考利用价值的材料收集起来，分门别类地归档、编目录和定点保存，有助于家庭事务管理科学化、条理化，通过查看档案目录，就能在短时间找到内容准确、齐全的相关材料，免去不少翻箱倒柜之苦，而有一目了然之便，从而提高了办事效率。实践证明，家庭档案在维护家庭及家庭成员合法权益、解决家庭纠纷、守护家人健康、保存个人及家族学习、科研、艺术创作等资料等方面发挥出了不可估量的作用。

2.家庭档案是促进社会主义精神文明建设的抓手

家庭是社会的细胞，家庭文明带来社会文明。家庭档案既是一种家庭文化的积累与积淀，又是一笔难得的精神财富。家庭档案中的家谱、家史记录了家庭的奋斗史、体现了家庭文化传承；职称证书、荣誉证书、学术研究成果等，直接反映了家庭成员的主要业绩和社会给予的尊重，这些档案，对家庭个体具有潜移默化的教育作用，能增强他们的荣誉感和使命感，并激励他们更加努力工作和学习；孩子的成长档案，记录了孩子成长过程中的点点滴滴，记录了几辈人之间爱的互动，能使孩子们更加珍爱父母长辈，力求上进；照片、声像档案可追溯往昔的美好时刻，带给人们友谊的芬芳、家庭的温馨，带给人幸福满足感；家庭资产账、日记账等档案，体现了社会物质的不断丰富和人们生活质量日益提高，能使人们体会到社会主义社会的优越性，更加坚定共产主义信念，努力维护社会稳定。因此，家庭档案有助于建设文明家庭，从而在全社会形成文明健康、积极向上的道德风尚；形成稳定和谐、欣欣向荣的社会风貌，有力推进社会主义精神文明建设。

3.家庭档案是见证民生的有力凭证

马克思说过：“除了家庭之外，没有一种社会组织对社会生活发生的变化如此敏感，能够如此明显地反映社会历史进步，取得的成就，面临的困难和矛盾。”家庭档案正是对家庭生活各方面变化的真实记录，反映了社会变迁、具体民众的民生状态。电视、报纸等媒体就曾多次报道过透过家庭档案看社会发展的内容，广受大家关注。如中央电视台“实话实说”栏目曾多次播出济南黄台电厂退休职工孟繁志用自己的家庭档案谈生活变化的节目；又如，沈阳浑南区王世烈老人展出的家庭档案之“住房照片”，记录了王老一家三十年前后，由两家人共住一间8平米的房子，到一家人住进了121平米的大房子的住房改善情况。这些档案从一个小家庭的角度反映出社会大家庭的进步，反映出国家在经济建设、改善民生方面取得的非凡成就，内容具体、可信。

4.家庭档案是国家档案资源的重要组成部分

我国档案局倡导“凡是涉及人民群众的档案，凡是人民群众需要利用的档案，凡是对经济社会发展有用的档案，都要纳入档案资源建设体系”。家庭档案中那些有代表性的“日记账”、“大事记”、“照片档案”等记录民生、反映民生、服务民生，是社会学家、史学家研究社会史、经济史的可靠史料；特别是一些名人、专家的家庭档案，更是后人进行科研、开发利用的珍贵资料，如我国著名气象学家，地理学家竺可桢一生写的四十多本日记，每天记录了天气阴晴，风力级别、气温高低及相应的物候，这不仅是竺老的第一手科研资料，也是其他科研人员研究气象的宝贵资料；又如具有国际影响的南京大学拉贝与国际安全区纪念馆，馆里很多陈列内容就来源于拉贝的家庭档案。因此家庭档案是国家档案资源的重要组成部分。

总之，家庭档案是个可以不断开发挖掘的“宝藏”，我们有必要深入探讨其内容、作用及开发利用，让它更好地为人民群众的生产生活服务，为社会主义精神文明服务，为国家档案事业的发展服务。

存档证明篇10

案情简介

2009年11月某日,某律师事务所一律师持律师执业证、原告人的授权委托书及某法院的受理案件通知书来到某档案馆,要求查阅其的经济纠纷案件中的被告当事人的婚姻登记档案。因涉及第三人隐私,未提供该法院开具的有明确调查内容的协助调查函或调查令,接待人员拒绝了其查档要求。该律师对相关解释不认同,坚持认为受理案件通知书就是《婚姻登记档案管理办法》第十五条第四项规定的律师及其他诉讼人在诉讼过程中,持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案中所称的“证明材料”。次日,遂向区政府法制办提起行政复议,后由于其他原因该申请人以“民事诉讼案情发展需要为由”主动撤回申请,该案件因此而终止,是北京市首个提起档案行政复议的案件。

点评分析

该档案馆认为,该案件中档案馆未允许申请人查阅未开放档案依据充分。《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)第八条规定,地方各级各类档案馆,是集中管理档案的文化事业机构,负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。《中华人民共和国档案法实施办法》(以下简称《实施办法》)第二十二条第四款、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》(以下简称《北京市实施〈档案法〉办法》)第二十七条第一款规定,机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案,须经保存该档案的档案馆同意,必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意。该案件中,申请人要求查阅其所的经济纠纷案件中对方当事人与第三方的婚姻登记档案,涉及公民个人隐私,依据《实施办法》第二十条第一款第二项和《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》第七条第十六项的规定,形成未满30年(便形成满30年),因涉及个人隐私,属于未开放档案。依据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第十七条第二项中,涉及个人隐私的材料,当事人及其诉讼人可以申请人民法院调查收集证据的规定,以及《婚姻登记档案管理办法》第十五条第四项的规定,档案馆只向持单位介绍信的人民法院工作人员,或持法院的协助调查函、调查令的委托人、诉讼人提供所要查阅的婚姻登记档案信息。因此,档案馆未允许申请人查阅婚姻登记档案依据充分。

该区政府法制办在该行政复议案件立案过程中认为:接待人员在办理查阅未开放档案的利用过程中,应留取或复印相关证件、证明等证据材料;对法规规章条款内涵不清楚的,不应以本机关的理解做出规定,应提请制发机关做出书面解释,在执行时依据更为充分。该档案馆已经就律师争议的“证明材料”的内涵,提请《婚姻登记档案管理办法》的制发机关民政部做出解释。

案件启示与对策

该行政复议案件对档案部门今后如何依法行政、依法利用档案具有导向和警示作用。通过办理该案件,笔者认为应该用依法行政的要求来审视区县级档案馆未开放档案的利用工作。2006年以来,北京市各级档案行政管理部门以法律为履行职责的依据,梳理、确认和公示了行政执法职权,在其他档案行政执法职权中确定了“利用档案馆未开放档案”的审批类项目。同时,“档案馆未开放档案的利用服务”作为档案馆服务项目,以受理、审查、审定、告知等为办理程序,同时公布。但档案馆在实际提供利用中,对利用未开放档案的,仅要求利用者填写查档登记表,询问要查阅的档案内容;对涉及个人隐私档案的,只要身份证件、证明材料符合要求的就准予查阅。对不符合要求的,口头答复予以拒绝,未按照程序办理。当今,我国处于黄金发展期,各种矛盾日益凸显,利益格局日趋多元化,弱势群体的利益诉求量大面广。①档案馆馆藏档案在为弱势群体解决落实政策、经济纠纷、维护权益、遗产继承等关系切身利益的问题中发挥着重要作用。面对来档案馆查档人员因档案当事人身体原因、外出(出境)、故亡等原因委托他人代查、继承人查阅的情况越来越多;面对查档人员收入水平、受教育程度不同、人员素质差异大等情况,如何进一步提高档案利用服务水平还不完全适应;随着法治建设的不断深入,依法行政的要求不断提高,制订和执行便民、高效的档案利用规章制度还相对滞后;未开放档案、特别是专门档案利用的某些条款规定原则性多、不详细,有的单位要求出具档案证明的内容多样,法院等单位开具的介绍信、证明格式内容不一。具体利用过程中对相关条款内涵理解不一、相关解释又不及时,导致执行不一等等。为确保档案部门依法行政、依法利用档案,正确作出未开放档案利用的审查批准决定,不致成为行政复议或行政诉讼的“输家”,提出如下对策:

对策一:依法区分档案行政审批职能

近几年,北京市各区县档案馆利用人次逐年攀升,有的档案馆年接待利用者近万人次,其中90%以上是公众个人且几乎都是利用未开放档案。如果全部履行审批手续,工作繁琐且不利于利用。档案行政管理机关应该对 “利用档案馆未开放档案”审批项目、档案馆服务项目“档案馆未开放档案的利用服务”中的未开放档案的内容以及利用者身份条件等加以区分,确定哪些实行行政审批固定程序审查同意准予利用;哪些由档案馆实行简易程序,对符合条件的准予利用。如可考虑对公众查阅涉及证明本人学籍学历、工龄、婚姻状况、财产(和本人继承财产)等类未开放档案的利用,实行简化利用程序:填写相关登记表格,接待人员审核,科长(或带班人)批准。而对档案当事人身份为外籍华人的、且查阅利用又涉及个人财产的;查阅《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》第七条规定的控制使用范围以外的特定范围的未开放档案信息的,严格履行申请受理、审查、合法性审查、审核、审定和告知的审批程序。上述程序可以在经办和审批环节的分工上加以区分。如利用接待部门接待人员经办,科长(在人员编制许可的情况下由法规部门)审核,主管领导批准。建立网上和实体的“办事指南、表格下载、填表说明、示范文本”使利用者一目了然,对低学历、年龄大、残障人员等实行“全程”、“一站式”服务,方便利用者。

对策二:加强利用环节法规制度建设

依法开展档案利用工作,其结果是要靠过程来保证的。应当由国家或省市档案行政管理部门制订利用者身份审查工作规则、出具档案证明规则、无档证明办理规则,作为法规规章或行业规则予以贯彻执行。由档案馆或同级档案行政管理机关制订查阅未开放档案的规定、查档接待人员行为规范、应对查档利用突发情况应急预案等。将上述制度的制订依据、办理程序和结果对外公布。上述法规制度都应与上位法的规定一致,条款细致,内容详尽,操作性强,确保档案利用始终依法规范运行。具体如下:

1.利用者身份审查工作规则。参照中国公证协会制订《审查自然人身份的指导意见》的做法,制订档案行业《利用者身份审查规则》②。规定利用者提交的证件种类,证件必须是有接待人员可视读的照片、且由户籍管理公安机关或全国性行业核发的居民身份证、工作证、护照、律师证等;建立审查证件的程序,核查利用者提交的身份证件是否真实、有效,与其提交的身份证件是否同一;建立审查证件的工作记录,如接谈笔录,复印或留存的相关证据材料等;无法提交居民身份证时的替代证件种类,如派出所证明、户籍簿,证明格式;委托他人代查代办的委托书规定格式、内容,是否需要留存原件等,特殊情况下的救济措施等。

2.出具档案证明规则。《实施办法》第二十一条和《北京市实施〈档案法〉办法》第二十七条都规定,档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的,具有与档案原件同等的效力。某档案馆就曾有过一单位在司法诉讼过程中提出要档案馆在其提交法院的材料上盖档案馆证明专用章当证据的荒唐事,后被拒绝。这就要求对档案证明作出行业规范,避免证明被滥用。要规定对涉及工龄、婚姻、房产、学历学籍等身份的各类证明的格式,证明经办人、批准人等人员的权限;证明结果登记内容和方法;档案复制件上应标注的内容:如档号、使用范围,出具证明的时间,档案证明专用章加盖位置,页数,效力等等。

3.无档证明办理规则。近几年来,有关部门在办理婚姻、工龄确认等身份证明事项过程中,要求档案馆为无档者出具婚姻档案无档证明、或某人已查某某类档案证明的情况不断增多。档案行政管理部门应该制定档案行业无档证明的办理规则,就哪类档案经档案保管单位查找后确无档案内容记载的,可以出具无档案的证明,并对该证明的格式、效力等做出规定。

4.利用未开放档案的规定。制定档案馆利用未开放档案的规定,可结合馆藏档案内容的实际情况由档案馆制订。应包括如下内容:未开放档案的定义、档案所属内容,利用者适应对象、档案的范围,查阅利用档案所持证件的种类,查阅特定档案的批准人和批准权限,对被委托人的证明要求,准许查阅内容,摘抄、复印等复制的批准与对外公布的限制,外借对象与范围;对专业专门档案的利用规定;对婚姻、房地产、会计、工商登记、人口普查等档案的管理规定,如《会计档案管理办法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《婚姻登记档案管理办法》等专业档案法规,档案行政管理部门要及时搜集执行中遇到的规定不细致、理解执行易产生歧义等有关问题,及时协调有关部门加以解释,以便于档案利用部门操作。

5.查档接待人员行为规范。档案利用接待是一项实践性、操作性很强的工作。曾有一利用者与律师携录音笔前来档案馆查阅档案,接待过程中接待人员噤若寒蝉,不敢多说一句话,生怕会给单位带来不良后果。接待利用人员仅靠政治素质高、业务熟练、熟悉馆藏,已经远远不能适应未开放档案利用接待工作要求。应制定查档接待人员行为规范,对文明用语、服务忌语做出规定。制订接待回答用语规范,并根据情况变化及时补充修订,提高接待人员应答技巧;接待人员必须具备合理的能力结构,包括语言表达能力、公众交往能力、随机应变能力、适宜的心理素质。档案馆宜挑选开放型、稳重型、兴奋型性格的人员从事接待工作。

6.应对查档利用突发情况应急预案。近几年,醉酒查档闹事后拨打110报警者有之、因不合查档要求被拒绝后吵闹者有之,为避免不良后果的发生,制订应对查档利用过程中突发事件的处置预案,应引起我们的高度重视。要就应急处置流程、应急工作原则、危险性分析、组织机构及职责、指挥机构及职责、现场处置、培训与演练、应急抢救组织纪律和奖惩、事后的总结与评估等内容做出规定。

对策三:梳理特殊档案查阅限制规定

《档案法》第二十一条规定,向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权,并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,档案馆应当维护他们的合法权益。据此,档案馆在办理单位和个人移交、捐赠、寄存档案时,应要求其出具书面限制利用意见,形成《档案馆移交、捐赠、寄存档案单位和个人限制利用意见汇集》,并将上述意见汇集在利用场所公示,供利用接待人员掌握,利用者周知,切实维护档案移交、捐赠、寄存单位和个人的合法权益。

对策四:强化查档身份审查追溯管理

档案馆在办理档案证明时,它不仅涉及利用者人身财产权益的保护,也关系到利用者身份审查过错责任的认定问题,更面临对身份确认有误可能引发的诉讼,以及相关的财产经济损失赔偿等风险,且风险系数越来越大。在科技水平日新月异,造假花样翻新、真假难辨的情况下,肉眼识别、“表面审查”已经过时。③在档案接待利用的实践中,应通过制度设计、科技手段保障等措施,提高利用接待人员对利用者身份的识假能力,为社会公众提供更加规范的服务。一是定期对接待人员进行身份识别培训。对档案利用接待人员就居民身份证、护照等证件的特点,机读视读防伪标识的内容、方法等进行定期培训,提高接待人员核查居民身份证和护照等证件的方法和技能。二是采取技术手段进行身份识别。如协调有关部门采取安装识别身份证专业仪器,登陆相关网站核实国家有关部门颁发的律师、记者等人员证件,提高识别身份准确性。三是建立利用者查档追溯档案。目前银行、通讯等单位在办理有关业务时,要求客户提供身份证件原件并留存复印件,已经十分常见。档案馆在利用过程中应在审查身份证件的基础上,留存复印件,与利用登记档案一起归档短期保存,以作为审查证据。应要求当事人在复印件上签注“本身份证件仅限于×年×月×日查档之用”,防止复印件被别有用心之人滥用,引出新的麻烦。只要档案馆依法定程序,采取合理的方式、审慎地履行审查义务且无过失,才有可能在诉讼中免除或减轻档案馆的相应责任。

注释:

存档证明篇11

    公证机关的公证文书是国家重要的专业文书之一，它所形成的档案是公证机关进行公证活动和当事人从事民事活动的真实记录，是国家档案的组成部分，具有重要的考查、利用价值。因此，公证机关必须把公证档案的整理、立卷、归档和保管工作当做一项十分重要的任务来抓好、抓实。本文就公证处如何搞好本单位公证文书档案管理问题浅议一二。

    一、目标与前提

    公证处的基本职能是通过它制作的公证文书得以实现的。由于公证文书是重要的法律文书之一，因此对公证文书形成的档案必须实行法制化的管理。

    公证处文书档案管理的最佳状态，即达到分类合理、立卷规范、保管妥善、利用便捷的目标。公证处档案管理的硬件要硬，“软件”还要硬，这是实现档案管理法制化的必要前提。首先，处内要建起能够达到防火、防盗、防泄密要求的档案室并配备必要的卷柜、保密柜和相应的办公设施，这是最起码的硬件保证。其次，公证处领导要高度重视、亲自过问档案管理工作，分派政治觉悟高、业务能力强的人负责档案管理工作，并经档案管理部门培训、学习后上岗。再次，公证处要根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保密法》等法律以及司法行政部门颁发的有关法规和规定，结合本处的实际情况，建立、健全档案管理工作的各项规章制度。例如，文件材料立卷、归档制度、档案整理制度、档案保管制度、档案鉴定制度、档案的编目制度、档案的借调和查阅制度、档案保密制度和档案销毁制度等等。只有建立并严格执行了科学的管理制度，才能有效地保护和利用公证档案，确保公证档案的完整与安全。公证处实现公证档案法制化管理的一个重要标志，就是公证档案管理工作经过国家档案管理有关部门的检查、考核和验收，并达到一级档案管理水平。

    二、立卷与归档

    立卷，是将处理完毕的文件资料，按规定的顺序进行整理、装订，组成文件汇集“———”案卷。归档是将案卷向档案室和档案工作人员移交的工作。立卷和归档是有关公证档案的一项关键性基础工作，其质量的好坏是衡量档案管理水平的重要标志。搞好立卷、归档需把握以下四点：

    1.调整组卷。对于每一件公证事项，应按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷。组卷时，必须遵循公证档案的形成特点和规律，按照国家档案立卷的原则和要求，对所积累的每一份公证文书材料进行分门别类的检查，对拟归卷的材料做适当的调整，为最后形成案卷做好准备。检查和调整的重点：（1）归卷的公证材料是否齐全完整，对破损的材料要修补或复制，剔除重复、多余的材料；（2）归卷的公证材料的排列顺序是否得当，并保持一定的联系；（3）归卷的公证材料是否有保存价值，并初步确定保管期限；（4）归卷的公证材料数量是否合适，材料数量太多则酌情分卷，反之则合卷。

    2.排列、编号。组卷的材料排列顺序，应按照公证活动的时间先后和材料的重要程度确定。为反映公证活动的全貌且便于查阅，根据国家档案局的有关规定和要求，应将公证书排在首位。对组卷的材料，除卷宗封面、卷内目录和卷底外，均由阿拉伯数字逐页编号。

    3.编目、装订。一是按照卷内公证文书材料的排列顺序，逐项填好卷内目录。填写时，应将每件文书材料的题目名称，承办人姓名、年月日一一填写清楚，并标明起止页号。有关卷内文书材料的说明，应逐项填写在备考表内，并填写立卷人、检查人的姓名和立卷时间。二是填写卷宗封面。封面上所列项目应用毛笔或钢笔逐项填写。案卷题目名称要简明、确切地反映卷内文书材料的内容。办结日期为出具公证书的日期。三是案卷的装订。案卷的装订是为了固定与保护卷内的公证材料，避免散失与损坏。案卷装订前要进一步进行整理。首先剔出材料上的金属物，然后对卷内公证材料做一次全面仔细的检查，对某些不便装订的特殊或珍贵的手稿、照片、图纸可采用卷盒和卷袋保管。案卷的装订要结实、整齐、美观。装订完毕后，应在活结处封签，并在起封线上加盖立卷人名章。

    4.及时归档。公证事项办结后，办证人必须在三个月内将公证文书整理立卷并向档案室移交，办理归档手续。涉及国家机密和个人隐私的公证事项应列为密卷，在归档时加盖密卷章。档案管理人员对办证人所移交的档案应进行严格检查，凡不符合立卷要求的应退还立卷人重新整理。随卷归档的录音带、录像带等声像档案，应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册归档。档案室应将接收的案卷及时登入归档登记簿。为了保密，可把密卷保存的档案单独编制案卷目录。

    三、借调与查阅

    公证机关应严格执行保密制度，建立公证档案借阅制度和档案借阅登记簿。公证档案不同于党政机关一般的文件档案，它不仅具有资料性这一档案普遍具有的特点，同时还具有诉讼上的证据作用，可作为证据在诉讼中被法院直接采用，所以对公证档案的借调与查阅应履行严格的审批和登记手续，并限定借阅期限。本处的公证员或同级、上级司法行政机关的公证管理部门因工作需要，借阅公证档案的，应履行借阅登记手续。人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要借阅公证档案的，应出具正式查卷函件，经公证处主任批准后办理查阅手续。律师因诉讼的需要，向公证机关提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明以及当事人同意律师查阅本人的公证档案证明，经公证处主任批准后，可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证处所记录的当事人谈话笔录。其他单位或个人一般不得借调和查阅公证档案。凡借出的档案，要及时催还。归还时如发现案卷被拆、文件短缺、增删、污损，应立即追查。

    公证档案利用率较高，机密性强。公证机关办结公证事项、出具公证书，就标志着公证活动的结束。对于当事人、利害关系人、有关单位对公证机关出具的公证书有疑义而向公证处、司法行政机关提出申诉的，公证处、司法行政机关处理的依据主要是公证文书档案。特别是在当前，我国经济体制的改革在进一步深化，原来经过公证的经济合同，合同当事人需变更或补充原合同内容的，也需要查阅公证档案。因此，公证档案在公证实践中的利用率是比较高的。同时，公证实践证明，公证机关办理公证事项因涉及到国家机密或当事人的合法权益而具有机密性较强的特点。如遗嘱、赠与等公证，如果泄密，就可能引起纠纷或者招致当事人财产的损失，使当事人的合法权益受到损害，进而影响公证机关的信誉。因此严格遵守保密制度是十分必要的。

    四、保管与销毁

    保管期限的标准是决定公证文书档案保管期限的直接依据，公证档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种。凡属于需长远查考、利用的公证档案列为永久保存。凡属于在相当长时期内需查考、利用作为证据保存的公证档案，列为长期保管，保管期限为60年。凡属于较短时间内需要查考、利用，作为证据保存的公证档案，列为短期保管，保管期限为20年。鉴定公证档案保存价值的原则，是鉴定公证档案保存价值的依据，同时又决定档案的保管期限。保存价值越大，保存期限就越长；保存价值不大，保存期限就较短。

    对已过保管期限没有保存价值的公证文书档案的处理是一件十分严肃的事情，必须根据《公证档案管理办法》的程序处理，避免任何差错。鉴定公证档案保存价值的原则、保管期限的标准及销毁档案的程序和办法，是档案管理工作中具有普遍指导意义的原则，公证处一定要认真执行这一原则、标准、程序和办法，坚决杜绝擅自销毁公证档案的行为。

    参考文献：

存档证明篇12

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着信息化建设水平的不断提高,无纸化办公时代已经到来。如何加强公证电子文件的归档管理,是实现办公自动化过程中亟需解决的一个问题。公证处要根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保密法》等法律以及司法行政部门颁发的有关法规和规定，结合本处的实际情况，建立、健全文书档案管理工作的各项规章制度。

1公证文书立卷归档案工作中存在的问题

早在1988 年司法部、国家档案局就制发了《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》两个专门性文件，为公证档案的收集、整理、立卷、归档起到了规范作用。这表明公证文书的立卷归档工作是有章可循、有法可依的。然而，我们在检查、指导公证文书立卷归档时却发现，由于公证员和兼职档案员对两个《办法》学习不够，加上对档案专业知识涉猎较少，所以在公证文书立卷归档中就容易出现以下几个方面的问题：

1.1 文书材料收集不齐全

根据《公证文书立卷归档办法》规定，公证机关受理申请后，公证事项的承办人应着手开始收集有关各种证明材料，记录整理谈话笔录、调查材料，制作公证文书等，并着手立卷的准备工作。公证事项办理结束或终止后，由承办人检查该公证事项的全部文书材料，进行立卷归档工作。立卷时要补齐遗漏的证明材料，去掉不必要立卷归档的材料。但在实际工作中，因公证人员没有养成良好的及时归档习惯，多数公证案卷都是在兼职档案员再三催促下立卷归档的，往往是有则归档，无则遗漏不归。存在着主要文书材料能够归档(如：公证文书、公证申请表、当事人的谈话笔录、公证事项报批表等)，证明材料则难以齐全(如：当事人应提供的有关证明性材料，公证处审查、调查所取得的证明材料等)的问题。造成案卷内档案材料不能齐全完整，致使已形成的案卷与规范要求尚有差距。

1.2公证档案立卷不规范

《公证文书立卷归档办法》规定，公证档案按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷，同一当事人为同一目的而办的数项公证，可合并为一卷。实际组卷中，存在着同一当事人为不同目的而办的数项公证合为一卷；不同当事人为同一事由而办的数项公证合为一卷。同时，还存在着卷内文件排列顺序不一致，应归档的材料没有归档，卷内目录填写、起止页号编码不规范，归档材料用笔、用纸不规范等问题。

1.3档案分类定位不准确

根据《公证文书立卷归档办法》规定，公证档案的分类原则是：凡涉及公民个人的人身关系、财产关系的公证事项，包括保管遗嘱和其他文件事项，均列为民事类；凡涉及经济活动的公证事项，无论当事人是法人或自然人，均列为经济类；凡当事人或文书使用地有涉外因素的公证事项，均列为涉外民事或涉外经济类；其他则列为国内民事类或国内经济类。但我们在检查中发现，涉及公民个人的人身关系、财产关系，如遗嘱公证、遗产公证等案卷，往往出现既被分为国内民事类，又被分为国内经济类的现象。

1.4 档案的期限划分不准

根据《关于机关档案保管期限的规定》，公证档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种。永久保管的公证档案，一般是变更人身权利、义务关系方面或涉及不动产所有权转移方面的，需要长远利用、查考的公证事项。长期保管的公证档案，一般是涉及不动产事务方面或合同履行超过十五年等公证事项的档案。在较短的时间内查考、利用，作为证据保存而无保存价值的，以及合同履行期限在十五年以下的公证事项的档案，均列为短期档案保管。但我们检查时发现：同一事由同一承办人员划定出不同的期限；同一事由不同的承办人划定出两种以上的期限；长期划为永久或短期划为长期的现象较为常见。

另外，还存在着总登记簿(册)登记不及时，造成公证发文号编制随意性较大，出现了重号(一号多证)、漏号等现象。而且，公证发文号没有确立固定的编制方法，造成公证文号年度与年度编制不一致，无延续性。

存在以上问题主要原因：一是少数公证人员对两个《办法》学习理解不深、不透，业务水平尚不能满足工作需求；主要承办人对公证文书立卷归档监督、检查的力度不够。二是公证及档案部门组织开展公证档案业务知识学习、培训较少，对公证文书立卷归档工作检查、指导力度不够。三是公证及档案部门对公证档案出现新情况、新问题研究不够，没有根据公证业务的拓展和变化，及时调整、修订分类方案等。

2公证文书档案工作中存在问题的解决方案

2.1抓学习培训

学习、培训是提高公证人员档案业务技能最基本的方法。公证文书制作以及公证档案的形成是由具体公证员操作完成的，公证档案的质量与公证员的档案业务知识密不可分。因此，加强对公证人员档案业务知识的学习、培训就显得十分重要。公证部门要根据本单位工作特点，每年至少组织安排1次档案业务知识培训。公证人员也要自觉学习档案业务知识，以增强理论功底。特别对新上岗的公证人员，要及时安排档案业务培训，即使没有时间安排，也要发放公证档案业务规范，讲清重要性，促使其自学。只有加强对公证员档案业务知识的学习培训，才能从根本上保证公证档案质量。

2.2 抓检查监督

认真组织案卷质量检查，是确保每一份公证档案规范、齐全、完整的有效措施。《公证文书立卷归档办法》规定，公证文书的立卷归档由承办人负责，归档前由公证事项的主要承办人负责立卷质量的检查。公证承办人员从公证事项办理结束起就应检查、整理文件材料，补齐遗漏的证明材料，去掉不必归档的材料。主办公证员必须履行职责，认真监督检查，确保案卷质量。部门档案员平时要加强立卷指导。档案在移交进库时，部门档案员必须对每一份档案进行认真仔细地检查，对质量不合格的案卷，予以退还重新整理。

2.3抓考核奖惩

公证部门要建立严格的奖勤罚懒机制，实行考核与奖惩挂钩。要将档案工作纳入公证人员的岗位责任制，年终一并考核。公证档案不同于党政机关一般的文件档案，它不仅具有资料性这一档案普遍具有的特点，同时还具有诉讼上的证据作用，可作为证据在诉讼中被法院直接采用，所以对公证档案的借调与查阅应履行严格的审批和登记手续，并限定借阅期限。本处的公证员或同级、上级司法行政机关的公证管理部门因工作需要，借阅公证档案的，应履行借阅登记手续。人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要借阅公证档案的，应出具正式查卷函件，经公证处主任批准后办理查阅手续。律师因诉讼的需要，向公证机关提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明以及当事人同意律师查阅本人的公证档案证明，经公证处主任批准后，可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证处所记录的当事人谈话笔录。其他单位或个人一般不得借调和查阅公证档案。凡借出的档案，要及时催还。归还时如发现案卷被拆、文件短缺、增删、污损，应立即追查。

2.4 抓整体协作

公证和档案部门要对公证档案给予重视，齐心协力抓好档案工作。公证部门要经常与档案部门保持业务联系，取得档案部门的支持；档案部门也要为公证部门主动提供服务，并根据公证业务变化情况，及时帮助调整、修订分类方案，适时对公证人员进行档案业务培训；要做好立卷归档跟踪指导工作，从源头严把案卷质量关。

结束语

总之，公证机关的公证文书是国家重要的专业文书之一，它所形成的档案是公证机关进行公证活动和当事人从事民事活动的真实记录，是国家档案的组成部分，具有重要的考查、利用价值。因此公证和档案部门要加强公证人员的档案意识教育，提高公证人员档案观念，使公证档案工作再上新台阶。