社保档案管理论文篇1

对社会保障管理档案进行立法的建立基础主要是社会档案保障管理相应的法律依据。因为对社会档案保障管理在立法方面的建设，主要还是在社会立法保障以及对档案进行管理立法的交叉范围内。因此在这一过程中的法律依据主要有在社会保障这一方面的法律以及法规，同时对地方性的立法以及一些具有规范性的相关文件。通过立法的角度进行分析，在我国进行社会档案保障管理方面的立法基础主要有以下几方面组成。

1.1国务院中各部委相关方面档案制定以及社会保障局方面的规章

社会档案在保障管理方面会涉及到人力资源以及国家档案局还有社会保障局和民政部几个部门，一些相关的规定也是围绕着这几个部门展开的。部门中相关的规章比较多，本文重点就两方面展开探析，一是由国家档案局加以实施，通过国务院审批的《档案法实施办法》，这一法规对社会档案在保障管理方面进行立法有着重要的意义。另一项法规就是由人力资源以及社会保障部还有国家的档案管理局一同制定并实施公布的《社会保险业务档案管理规定》，这是目前在我国唯一的一部有关于社会档案保障管理方面的部门规章，是各个地方在进行社会保险的档案管理方面法制性建设的依据。

1.2省以及自治区和直辖市有关社会保障法制性建设地方性的法规

在进行社会保障档案管理方面相关建设的时候，在省自治区以及直辖市都是有着明确的档案调理的；在对社会进行救助方面，每一个省以及自治区和直辖市都专项制定了“最低生活保障的办法”以及“社会救助办法”这些规章制度。对社会保险进行制定的管理方面，各个省份以及自治区还有直辖市也相应的制定了“失业保险加以实施方法”，在进行各个地方的社会档案保障管理立法建设方面这些地方性立法也提供了比较重要的依据。

2社会保障在立法管理建设方面现状分析

在党以及政府方面的文件中对于社会保障的表述有着并不统一的特性，但是通常会将社会保障以及社会救助还有社会福利作为比较基础的相关制度。本文就这几方面的制度进行讨论，对社会保障在进行法制性建设管理方面的现状加以分析。对社会保障档案进行管理的工作是在社会保障工作中比较重要的部分，对其制度化方面的建设相对是比较晚的。浙江省是对社会档案保障管理工作比较重视的，也是比较早在这方面加强建设的省份，其早在十五计划开始之前，就有了“关于加强社会保障档案工作的意见”这样的制定内容。十七大将对民生加快改进步伐作为社会建设的工作重心之后，部级档案局就了关于加强民生的档案管理方面工作意见，在全国范围进行对社会保障在档案管理方面法制性的建设，中央以及地方政府也都相应的有这一方面立法活动，在民政局以及办公厅都有相关的一些法规建设。地方性的各级政府相继了关于本地区对最低的生活保障方面档案管理的建设办法。社会保障部门以及人力资源，在国家档案局《社会保险业务档案管理》实施之后，地方性各级政府分别推出有关对社会保险业务方面进行规范的档案管理的建设文件。社会保障的建设过程是一个具有比较广阔包含内容的体制，并对社会保障以及社会救助和社会福利这几大领域进行体系构建。社会保险主要包括五险以及新农合还有新农保这些方面的内容。社会救助是对低保以及五保还有灾害救助方面的内容进行构建。社会福利主要是对老人以及妇女儿童还有残疾人提供一定的福利。不过，就目前的中央以及地方政府的一些联合性社会档案在保障管理方面的法规性文件分析，主要有几方面内容的构建，首先就是对最低保障方面档案管理进行构建。我国的国家性档案局在相关最低保障生活方面的通知中，就曾明确的对最低生活保障档案加以分级进行管理，采用主要将基层作为主导，分级的进行负责，出台相关法律法规的管理细则以及实施办法。目前浙江以及上海还有甘肃多地都已经推出了这一方面的相关文件。其次就是要将社会保险在业务领域方面的档案加以管理。人力资源以及社会保障局推出《社会保险业务档案管理规定》以后，极大程度地推动了各个地方政府对相关方面立法加以推行的积极性。比如北京还有河北和青海很多省份都就社会保险方面的业务档案提出了实施办法，以及管理方案。

3对社会管理档案进行完善立法管理的途径分析

社会保障在档案管理方面进行法制化的建设是可以通过各个部门之间进行相互协作，从而完成推进作用的，下面本文就具体对社会管理档案进行完善立法管理途径进行分析。

3.1认识内涵，构建基础

认识内涵主要是对社会保障档案方面内涵要认清。我国的中央政府对于社会保障方面的命名并没有比较明确的法规，以及比较规范的文件。在地方的一些政府，也只有浙江省的劳动保障厅以及档案局联合制订了浙江省方面的社会保障管理办法，对有关养老保险以及医疗保险还有失业保险方面业务的办理，通过文字以及影像多种形式进行管理记录。在这样的对保障档案方面的建设，是混淆了保险同保障的概念，这样档案的构建，很大程度上是将进行社会保障的管理范围缩小了，因此加强对社会保障方面的内涵认识，是对档案管理进行立法的重要前提，也是实施法制化基础建设的前提。

3.2规划统筹，避免分割

对统筹的规划主要就是中央对国家档案局进行统筹的规划，相应的出台一些法规条例对一些救助方面的档案加以管理规范，在进行社会救助方面管理档案建设时应该避免出现分割立法的现象。现在很多立法在低保档案进行管理方面都是有着比较灵活的方法的，但是大部分档案并不包含其他社会救助方面的内容，也就使得出现了分割立法的形式，因此要加强对统筹的规划，尽量避免分割的出现。

3.3三步战略，循序推进

第一步就是对平行的单项部门法规进行制定，也就是社会保险相关的业务在档案管理方面的规定，社会在业务救助相关的档案规定，社会福利方面档案滚利规定，通过各地方政府统一构建。第二步就是要把相关内容记录在社会保障方面的基本法中，在实施颁布的社会保险法中就有明确规定，对社会人员进行缴费档案的管理要有明确的登记记录以及支付结算方面的凭证。在社会保险的档案建立方面提供了比较完善的法律依据。第三步主要就是要在前两步构建基础之上，当时机成熟时，由国务院对社会保障进行统一的在社会保障档案立法方面管理的建设工作。

社保档案管理论文篇2

档案法律包括专门的档案法律和其他法律中关于档案和档案工作的法律规定两部分内容，目前我国没有专门的社保档案法律，其他单行法律中有个别涉及社保档案条款的。如《中华人民共和国社会保险法》第七十四条规定：“社会保险经办机构应当及时为用人单位建立档案，完整、准确地记录参加社会保险的人员、缴费等社会保险数据，妥善保管登记、申报的原始凭证和支付结算的会计凭证”[2]。此外鲜有涉及社保档案的法律。

（二）行政法规

档案行政法规是由国家最高行政机关——国务院在法定职权范围内为实施宪法和法律的规定，制定和的有关档案行政管理的规范性文件的总称。由于我国现行法律缺乏对社保档案管理的规定，至今还没有针对社保档案管理的行政法规。

（三）部门规章

档案部门规章是依据法律和行政法规的规定，由国家档案局单独制定颁布或国家档案局与有关部委联合制定颁布的，以及国务院各部、委、直属机构制定颁布的有关档案工作的规范性文件的总称。针对社保档案管理的部门规章有两种：一种是规章中涉及社保档案形成及其管理条款的，如2001年民政部批准的《老年人社会福利机构基本规范》规定“建立入院老人档案，包括入院协议、申请书、健康检查资料、身份证、户口簿复印件、老人照片及记录后事处理联系人等与老人有关的资料并长期保存”[3]；2007年民政部颁布的《伤残抚恤管理办法》第十八条规定“县级人民政府部门应当建立伤残人员资料档案，一人一档，长期保存”[4]。另一种是专门规范某类社保档案的，例如，2009年人力资源社会保障部和国家档案局制定颁布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》，明确规定办理养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的有关部门必须按照该规定管理社会保险业务档案，说明了社会保险档案管理工作的组织领导原则，规范了管理部门人员、设施、场所以及技术设备的要求，并详细列出了各类社会保险档案的分类原则、保管期限、提供利用、移交、鉴定、销毁的管理要求等[5]。2010年民政部和国家档案局的《伤残抚恤人员档案管理办法》，具体规定了伤残抚恤人员档案的归档范围、归档要求、保管期限以及鉴定、销毁要求等[6]。

（四）地方性法规和地方政府规章

地方性档案法规是由省、自治区、直辖市的人民代表大会及其常委会和省府所在地的市以及较大的市的人民代表大会及其常务委员会根据档案法律和档案行政法规制定的规范性文件。由于社保档案法律和行政法规的欠缺，地方性档案法规的制定缺少依据，所以到目前为止没有地方性的社保档案法规颁布。地方档案政府规章是由省、自治区、直辖市人民政府和省府所在地的市人民政府以及较大的市人民政府依据宪法、法律、行政法规和地方性法规，制定的有关档案工作的规范性文件的总称。随着我国社保工作的不断落实，大部分地区都颁布了社保档案管理的政府规章。例如，《北京市<社会保险业务档案管理规定（试行）>实施办法》、《重庆市城乡居民最低生活保障档案管理办法》、《山东省医疗保险档案管理暂行办法》、《辽宁省社会保障档案管理办法》、《陕西省新型农村合作医疗档案管理办法》、《浙江省社会保障档案管理办法》、《江苏省新型农村社会养老保险业务档案管理规定（试行）》等。这些地方档案政府规章中有些是地方政府根据社保档案部门规章进行具体化之后形成的，融入了地方特色，更加适应了当地社会保障制度的发展状况。比如，《北京市<社会保险业务档案管理规定（试行）>实施办法》就是对人力资源社会保障部和国家档案局制定的《社会保险业务档案管理规定（试行）》的地方特色化和具体化[7]。还有一部分是在没有上位法规规范的情况下，为了满足实际工作需要制定的地方档案政府规章。比如管理新型农村社会养老保险业务档案、新型农村合作医疗档案、城乡居民最低生活保障档案的政府规章，都是依照各地社保事业的发展需要制定的。

（五）规范性文件

档案管理规范性文件虽不具备规章的形式，但具有较强的指导性作用，在缺乏既定的社保档案法规的前提下，规范性文件能够暂时对档案管理工作起到规范作用。例如，国家民政部和档案局的《关于加强最低生活保障档案管理的通知》，规定了最低生活保障档案管理工作的原则、流程，要求各省、自治区、直辖市民政厅（局）、档案局等进一步健全城乡居民最低生活保障制度，规范最低生活保障档案的管理，促进基层低保规范化建设[8]。此外，地方政府部门的社保档案规范性文件在规范社会保障档案的工作中也起到了一定的作用。例如，宜春市人力资源和社会保障局与宜春市档案局的《关于开展医疗保险业务档案管理达标验收的通知》，成都市档案局与成都市卫生局共同颁布的《关于加强新型农村合作医疗档案工作的通知》等。

二、我国社保档案管理法制建设的不足

我国的社保事业建设已卓有成效，离人人都享有基本社保这一目标也越来越近了，但社保档案管理的法制建设却相对滞缓，除了上述社保档案法规外，2011年国家档案局印发了新的《国家档案法规体系方案》，其中拟制定的社保档案部门规章有《劳动保障档案管理办法》、《低保档案管理办法》、《医保档案管理办法》等三部，需调研论证的社保档案部门规章有《社会救助档案管理办法》、《慈善捐助档案管理办法》共两部[9]。到目前为止这些档案法规仍在立项制定过程中，还没有颁布施行。此外，我国社保档案管理的法制建设还存在以下一些不足之处。

（一）社保档案法规规范领域不全面

我国的社保体制包括社会保险、社会救济、社会优抚和社会福利四部分内容。从上述内容可以看出，社会保险、救济和优抚档案都已经有相关的规章和规范性文件，但是针对社会福利档案的法规迄今为止还没有制定。社会福利是社保制度的重要组成部分，专门为特殊困难群体，如贫困者、残疾人、孤寡老人和孤儿提供救济和专门化的服务。福利档案是福利工作的真实面貌，从中可以探究社会福利活动的规律，总结经验、吸取教训，为完善社会福利制度提供信息依据。完善福利档案管理的法制建设不仅有利于福利档案的规范与管理，更有利于整个社保事业的统筹发展。

（二）社保档案法规体系有待健全

目前，我国社保档案法制建设中档案规章和规范性文件较多，缺少地方性档案法规和档案行政法规。管理社保档案仅靠档案规章和规范性文件是不够的，需要法律效力更高的档案行政法规的约束。目前，在依据《社会保险业务档案管理规定（试行）》等档案规章对社会保险档案进行管理的过程中，可能会出现一些单位伪造社会保险缴费记录的违规现象。由于档案规章的法律效力较低，发现之后也只是限期整改，违规现象屡禁不止，不能有效地保障参保人的权益，也有损国家利益。因此，要制定相关的社保档案法规，从法律层面切实保证社保档案的真实性和有效性，维护参保人员的权益和国家利益。

（三）社保档案法规内容有待完善

1.缺乏对社保档案提供利用的规定

档案事业的重要特征之一就是面向社会、面向公众提供服务，社保档案事业同样具有这一特征。以某市劳动和社会保障中心为例，为参保的企业和个人提供档案利用服务，在一年内共接待5000余人次查阅档案，查阅的社保档案资料约5000卷册，出具的参保证明约1200多份[10]。可见我国公民对社保档案的利用率还是较高的，然而社保档案法规普遍缺乏对公众查阅利用档案权利的规定。例如，《社会保险业务档案管理规定（试行）》中只有一项涉及社会保险档案开放利用的条款“，社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务”[11]。既没有对公民的档案利用权利作出明确的规定，也没有规范档案工作部门提供社保档案利用的义务，这样对社保档案管理部门缺乏有力的约束，也会给公众利用档案造成不便。提供社保档案利用是实现其档案价值的根本途径，也是前期所有档案管理工作的目的所在，因此要在社保档案法规中进一步明确公众查阅利用档案的权利，实现法规内容由“保管型”向“维权型”的转变，更便于公众查阅利用。

2.不能体现社保档案的个性特点

社保活动是围绕参保个体展开的，形成的社保档案应以档案主体作为区别，但是社保档案法规在规定档案的分类方法、整理原则、保管期限时，没有依照这一特点。如《社会保险业务档案管理规定（试行）》中采用的“年度—业务环节”和“年度—险种—业务环节”的分类方法显然是照搬了文书档案的“年度—组织机构”分类方法[12]。《中华人民共和国社会保险法》规定“社会保险经办机构应当及时、完整、准确地记录参加社会保险的个人缴费和用人单位为其缴费，以及享受社会保险待遇等个人权益记录，定期将个人权益记录单免费寄送本人”[13]。法律中提出的按单位和个人建立相应档案，将个人权益记录单免费寄送本人的要求，也只有在以账户作为分类方法的情况下才能实现。因此，在今后的社保档案法规建设中，应研究档案的形成特点，制定更科学的社保档案管理模式，以确保将来社保全员化的情况下，能高效地管理好大量的社保档案。

3.不适应社保档案数字化的趋势

随着互联网技术在办公领域的广泛应用，社保档案逐渐数字化。辽宁省在2013年实现社会保险档案“人手一卷”，数字化率达到100%。辽宁本溪市初步实现了社会保险档案资源信息化、信息资源数字化、数字资源社会化，每年数字档案的利用人数超过200万人次[14]。然而社保档案法规中对数字档案的管理却没有做出有效的规范。例如，《黑龙江省基本医疗、工伤、生育保险业务档案管理办法》第十八条规定“各类‘三险’保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料，国家有特别规定的，从其规定”[15]。今后一段时间内，在我国纸质档案和数字档案将会长期共存，由于数字档案更便于查取，其利用率将会高于纸质档案。要保证社保数字档案的安全性以及长期可读性，为公众提供更加便捷有效的档案查询服务，都有赖于社保档案的规范管理。2011年国家档案局印发的新《国家档案法规体系方案》中，拟制定一部新的档案行政法规《电子档案管理条例》，但是仅根据这部档案行政法规对社保档案管理进行规范是明显不够的，社保部门应依据该法规，再结合本部门档案的实际情况制定出符合本部门社保档案特点的法规，这样才能使社保档案管理工作事半功倍。

三、完善我国社保档案管理法制建设的建议

（一）广泛调研，保证社保档案法规的质量

社保档案法规的制定和修改必须建立在广泛调研的基础上，只有充分了解现行法规的实施效果，分析出社保档案法规与具体档案管理工作不相协调的地方，才能修改或者制定出更科学、合理的社保档案法规。首先，调查社保档案管理部门的具体工作情况。调查社保档案法规在规范档案基础工作环节：档案的收集、整理、保管、提供利用等具体实践中，是否有不明确、不相协调的地方，其中有哪些内容需要修改，有哪些内容需要增加等，同时还应吸取实际操作中的成功经验。进行总结归纳后，作为社保档案法规制定或修改的依据。其次，广泛征求公众的意见。公众的调点是对社保档案的查阅和利用。比如：社保档案内容的呈现形式、查阅利用档案的地点以及必要的手续等。将公众的反馈信息作为依据来修改档案法规将更具针对性和实用性。最后，要充分利用档案法规专家的力量。要制定出严谨、科学的社保档案法规，除了要广泛调查，还要结合相关专家的研究分析结果。可以组织召开各种座谈会、专题研讨会等，仔细研究社保档案的形成规律，提出创新的社保档案管理模式并在档案法制建设中加以体现，从而使社保档案管理工作更规范、科学和高效。

（二）各部门协调合作，提高社保档案法规的系统性

档案立法的实践证明，会同相关专业主管部门共同研究，联合制定档案法规是档案行政立法的成功经验。社保档案管理涉及各级劳动和社会保障部门，各级卫生部门，各级民政部门等众多部门，此外企事业单位也担负着管理社保档案的责任，各个部门管理的档案虽然各有不同，但都以参保个体为中心。各部门间协作商讨，科学划分整个社保档案法规体系的内容，明确各类法规所调整的范围，这样各社保档案法规、规章和规范性文件之间和谐一致，相辅相成，社保档案法制建设将更加系统完善。

（三）坚持相对稳定与废、改、立相结合

档案法规的基本特点之一就是具有相对稳定性，保持其稳定性才使其权威性和严肃性不受影响。但是同时要看到稳定性是相对的，随着社保事业的不断发展，社保档案法规也必须相应的发生改变，特别是目前社保事业正实现社会全员化，社保档案又逐步数字化，部分档案法规已不能适应当前社保事业的发展进程。因此，完善社保档案管理法制建设要注意相对稳定与废、改、立相结合。废除“过时的”社保档案法规，及时修改其中不完善的地方，同时尽快制定高层次的档案法规，跟上社保事业的发展步伐，促进社保档案管理工作，为实现社保管理服务规范化、信息化、专业化建设的目标作出贡献。

社保档案管理论文篇3

1维护社会保险档案，保护职工权益

随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。

我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。

随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。

1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。

2社会保险业务规范化管理

在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。

社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。

为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。

3社会保险业务档案管理的统一与标准化

社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。

3.1统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。

3.2统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。

3.3统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。

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二、以制度建设促进社会保险业务档案的设施建设

成都市根据《规定》的要求，结合社会保险业务档案收集、整理、保管和利用等工作的需要，近年来加大了对社会保险业务档案设备设施的投入，为业务档案的安全管理提供了良好的条件。在档案用房配置上，市社保局业务档案库房250余平方米，做到了档案库房、档案查阅室和办公室三分开。大多数县（市、区）社保经办机构档案库房也达到了40平方米/万卷的标准，能够容纳近期应接收的社会保险业务档案。其中，龙泉驿区人社局建立了档案管理中心，集中统一管理社会保险业务档案，中心建筑面积达400余平方米，除做到“三室分开”外，还设置了档案整理等业务用房。在档案设备设施配置上，各社保经办机构均配备了符合国家要求的档案柜（架）和档案装具，并按照档案安全管理的“九防”要求，配备了温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防盗门窗等设备设施；配备了计算机、打印机、刻录机、复印机、扫描仪等现代化办公设备。这些设备和设施，从物质上确保了社会保险业务档案的安全保管和有效利用。

三、以制度建设促进社会保险业务档案的业务建设

为提升社会保险业务档案管理的专业化水平，成都市本着对历史负责，为现实服务的宗旨，按照《规定》和四川省人社厅、四川省档案局对社会保险业务档案工作规范化建设的有关要求，市人社局和市档案局联合印发了《成都市〈社会保险业务档案管理规定（试行）〉实施细则》，要求市、县两级社保经办机构通过建立社会保险业务档案收集、整理、保管、保密、统计、鉴定、销毁、移交等制度，加强社会保险业务档案管理业务建设工作。在收集方面，该《实施细则》要求各社保经办机构定期对各种门类、载体档案和相关资料进行收集，确保各种业务档案材料归档及时、完整。在整理方面，按照《实施细则》的要求，全市统一制定了社会保险业务档案分类整理工作方案和具有操作性的整理流程，并通过市、县两级档案行政管理部门加强督促指导，严把业务档案整理质量关。在保管方面，《实施细则》要求全市各社保经办机构对各门类、载体业务档案材料进行集中统一管理，除了按照保管期限、年度、类别排列外，还要做到业务档案存放位置的指引标识清楚。同时，各社保经办机构档案管理人员还须定期对业务档案的保管情况进行检查，确保档案的规范、安全管理。

四、以制度建设促进社会保险业务档案的利用服务

为方便群众查阅利用社会保险业务档案，成都市市、县两级社保经办机构按照《规定》的要求，修订完善了社会保险业务档案查阅利用制度。目前，全市社保经办机构已全部使用统一的文档一体化管理系统对社会保险业务档案进行管理，都建立了业务档案目录数据库，编制了规范的业务档案检索工具，实现了快速、准确查阅业务档案的目的。成都市人社局还开通了社会保险业务网上经办系统，参保单位和个人不仅可以在网上办理参保登记、信息变更、网银缴费等业务，还可以查询社保信息、历年缴费标准、业务办理情况等。

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（二）社会保障档案数量大。社会保障档案主要包括：养老保障、医疗保障、就业保障、失业保障、生育保障、工伤保障等，社会保障的业务环节也比较复杂，主要包括：参保登记、缴费申报、待遇申请、税费结算、计划统筹、外部稽核、内部监督等。社会公民在参与社会保障的过程中需要提供大量的资料证明、相关部门需要进行复杂的凭证审核和归档保存，并且随着社会保障常保人员的不断增加，在社会保障发展和运行的过程中产生的档案越来越多，可以用“海量”来形容社会保障档案的数量之大。

二、社会保障档案管理工作中存在的问题

（一）对加强社会保障档案管理的重要性认识不足。部分社会保障档案管理人员没有充分认识到社会保障档管理工作的重要性。首先，政府社保部门把大量的精力都用在如何提高社会公民的参保数量上，在完成大量业务工作的同时没有把社会保障档案的管理放在工作日程上，认为档案管理是可有可无的。其次，有些社会保障档案工作人员的工作态度不认真，在社会保障档案管理岗位上疏忽大意，对社会保障档案管理质量不高。

（二）社会保障档案管理缺乏相应的规章制度。社会保障涉及到的人群比较多，社保部门的档案存档较多，虽然建立了档案管理制度，但是档案管理借阅、收集、保管、保密等制度不够健全，常出现文件整理不够及时、资料收集不全，借后不归还，缺失严重、重要原始数据或被涂改等问题，严重毁坏了社会保障档案的完整性、真实性，失去了社会保障档案原有的参考价值和利用价值。

（三）社会保障档案资源利用不够充分。现阶段，社会保障部门对社会保障档案的利用方式比较单一，主要包括：原件的借阅、原件的复制、相关资料的查询等，社会保障档案服务的范围比较小，供借阅的人也比较少，主要包括政府机构中的工作人员和社会保障的当事人以及相关的职能机构，从这些现象中可以看出，社会保障体系建立不够完善，社会保障档案资源利用效率比较低，社会保障档案信息交流比较少，针对性差，互动效率低，服务手段落后，不利于社会保障信息的公正和公开，不利于提高社会保障信息资料的服务效率，不利于社会保障档案的直接利用。

三、提高社会保障档案管理水平的策略

（一）提高档案管理意识。人力资源与社会保障机构的决策者，要充分认识到社会保障档案资料的重要性。同时，社会保障档案管理人员也要明确自己的责任、使命，认真对待自己的工作，做好社会保障部门的档案收集整理、分类汇总、保护保管、后期利用的工作，加大对社会保障部门档案管理与保护资金的投入，加强社会保障档案管理的基础设施建设，建立现代化的社会保障档案管理体系。

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近年来，社会养老保险业务的档案管理已经进行了多方面的改善。之所以对社会养老保险业务档案管理不断地进行完善，是因为最终的目的是要避免养老保险业务档案的不真实、不完整和不安全性。社会养老保险业务档案管理是提高养老保险保障的一种重要手段，通过为参保个人及社会有关方面提供优质高效服务来促进社会养老保险业务的发展。有数据资料表明，在档案服务工作趋于信息化、网络化的今天，必须要对社会养老保险档案管理工作进行改革，才能适应当今时代的需要。因此，在新形势下，为了不阻碍社会养老保险业务档案管理工作适应社会保险事业的发展，必然要对社会养老保险档案管理工作提出更高的要求。目前，社会养老保险业务档案管理主要存在以下几点问题：一是缺少规范化的档案管理制度；二是信息化档案管理水平较低；三是档案管理人员管理素质有待进一步提高。

二、提高社会养老保险业务档案管理工作的对策

（一）完善和规范档案管理制度

社会养老保险档案的保管要做到制度建立、专人负责、安全存放和交接衔接。社保经办机构和企业应建立社会养老保险档案管理制度，明确管理人员分工和职责，对档案建立、维护、交接等环节进行制度化管理。档案纸质材料应当排列整齐有序，储存在专门的场所，重要材料应复印备份，档案电子数据应当有比较强的网络安全性，必须做到异地备份，数据格式要有清晰的说明以便日后升级维护。这里特别要强调交接环节一定要尤其重视，严防脱节，否则会给后续工作带来无法预计的困难。

（二）对社会养老保险档案进行科学分类和有序整理

1.科学分类档案分类不仅是档案文件整理中的一个工作程序，更重要的是在整个归档文件整理工作中具有主导的作用。没有合理的分类，归档文件收集整理工作就无法开展下去。归档文件只有赋予鲜明的特征，才能加以区别和联系，便于保管和利用。所以，确定养老保险档案的分类标准，实现科学分类，是档案归集、整理和保管的基础，同时又指导着其他各项工作的有序展开。2.平时归档平时归档是立卷人员依照档案分类与范围。将已经办理完毕的文件材料，随时归入临时卷夹（卷盒）内，这就是平时归档。平时归档要“随办随归”，不得积累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间的联系，保证归档文件材料的齐全完整。3.有序整理档案的整理，应按各类档案的归档范围，由各职能部门负责收集整理。归档文件材料的排列，要按照各类文件材料归档的范围、发生时间、重要程序分门别类地收集和整理，依次进行排列。档案在整理后，要去掉金属物，对破损的应按裱糊技术要求进行托裱。4.合理编号整卷装订的案卷其全部卷内文件要编统一的顺序页号。并以“件”为单位在文件材料的首面加盖归档章。5.编制目录归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、所在页号（或件号）以及备注等项目。件号即文件材料的排列顺序号；责任者是指制发文件材料的组织或个人；文号即发文的字号；题名即文件材料的标题；日期即文件材料的形成时间；页数即填写一件文件材料的总页数；备注即需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出和销毁等。6.标准化装订按照国家最新的档案管理办法，文书类档案可以不装订，可按件和保管期限直接装盒。而会计类和养老保险业务类档案必须装订成册。装订材料，必须选用经档案行政部门认可，符合档案保护要求的安全材质。装订档案，一律采用案卷左侧装订，并将左、下侧对齐，采用“三孔一线”的方法装订。7.填写卷面案卷封面项目包括：全宗名称、案卷标题、起始时间、保管期限、件、页数和归档号。案卷封面项目的填写，要求内容完整、概括准确、字迹整洁、一目了然。8.档案装盒不同类别、不同年度、不同保管期限的归档文件材料不能放入同一档案盒。档案盒的厚度与归档文件材料的厚度相适应，避免归档文件材料弯曲受损。9.定期移交按照有关规定，凡在工作中形成的在归档范围内的文件材料，均由相关责任部门进行整理、立卷、装订，并定期移交档案部门归档。各职能部门应在次年初向档案管理部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。应归档的文件材料要齐全完整。10.规范排列案卷移交档案室后，管理档案人员要将一个年度、一个类别的案卷进行系统化的排列，使卷与卷之间保持一定联系，固定顺序，便于查找利用。

三、实现社会养老保险信息化、网络化

社会养老保险档案要实现数字化、网络化管理。要充分利用计算机数据库管理功能和网络平台，建立养老保险档案管理信息系统，实现档案管理的数字化和网络化。这是我国社会保障体系建设、社会保障信息化建设和提高社保经办机构管理服务水平的必然要求，也是现代化社会养老保险档案管理的发展方向。档案管理的数字化和网络化不仅有存储量大、检索方便、数据传递快速便捷等优点，而且在实现资源共享、提高统筹层次方面也有现实意义。

四、结语

综上所述，在新形势下，社会养老保险业务档案管理工作仍然是需要关注的一个领域。针对社会养老保险业务档案管理中不适应当前时代需求的问题，要通过完善和规范档案管理制度、提高信息化档案管理水平以及提升档案管理人员素质等途径进行改革，才能确保社会养老保险业务档案管理工作的有效性。

作者:刘志忠 单位:承德县社会保险事业管理局

社保档案管理论文篇7

一些社会保险经办机构和工作人员面对当前现代信息技术潮流，对实体档案也进行了数字化、信息化处理，借助计算机系统浏览检索。但是缺乏对社会保险档案信息化建设的深刻认识，只重视管理系统的建设，重藏轻用，而忽视了档案信息资源的开发利用，导致社会保险档案信息化利用效能低下。

（二）信息保密性及安全系数不高

随着信息网络技术的普及及使用，社会保险档案信息风险不断增加，网络病毒和木马、网络黑客入侵、工作人员无意泄漏、电磁泄漏等都威胁着信息安全，社会保险档案的保密性及安全系数较低。

（三）档案信息管理人才缺乏

社会保险经办部门中缺少档案管理知识熟练、信息化技术水平高的工作人员，各级政府也忽视了对档案管理信息化人才的培养，导致档案管理信息化建设受阻。

二、推进社会保险档案信息化管理的举措

（一）建立完善的社会保险档案管理信息化机制体制

建立起社会保险档案管理信息化机制，就需要创新完善档案管理制度，统一档案管理标准，在科学的制度管理下进行管理，优化整合资源，实现档案的资源共享。

（二）创新社会保险档案管理工作信息化的服务方式

要使这项工作顺利进行，就需要创新服务方式，运用社会保险信息资源和的先进技术，实现计算机信息管理，启用公共网络服务系统，为社会保险档案信息化提供优质服务。

（三）提高档案管理人员的专业技术水平

要加强对档案管理人员的培训，不断提高档案管理队伍的业务技能和计算机应用水平，确保档案管理人员具有高度专业化技能，能熟练应用加密或数字签名技术对电子文件进行归档、备份、保存，保证档案管理信息化工作正常进行。

（四）健全社会保险档案管理信息数据，加强信息网络安全控制

社会保险档案管理工作量大、内容多、关系复杂，管理难度大，这就需要建立健全社会保险档案管理信息数据库，可以快速准确的找到相应的资料信息，提高档案管理的有效性。同时加强网络安全防范和保护措施，保证网络资源不被非法使用和非法访问。强化硬件防护技术，对电子档案当定期检测和拷贝，避免人为失误操作，防止数据丢失，确保社会保险档案信息安全。

社保档案管理论文篇8

0.引言

根据实践表明，一般来说档案价值的鉴定并不是与档案工作同时产生的，它的发展于档案工作发展的中间阶段。十四世纪开始，在造纸技术的发展下，欧洲一些国家的档案数量出现快速上升的趋势，给历史材料的保管工作造成了一定的压力，一些地方为了减轻档案保存压力采取一些淘汰公文的做法，将有用的档案进行保存处理。这种保存形式的产生及时最早的档案鉴定工作的雏形，但是由于受到当时社会发展形式的限制，并没有将此种鉴别进行理论性的传播，也只是出于简单的萌芽阶段。

1.外国档案鉴定理论的发展历程

二十世纪初期，德国方案学者迈斯奈尔首先提出了档案内容和来源作为档案管理的鉴定和标准，这一了理论的提出，在世界范围具有非常重要的开创性，成为世界第一个较为系统的鉴定原则理论性基础。并在很大程度上改变了传统档案鉴定过于简单的做法，进一步促进了档案鉴定的实践工作，对国家历史档案进行妥善保存工作，具有很重要的指导意义。1922年，对于档案的挑选和销毁方面的理论鉴定首先出现在英国学者西拉里·詹金逊所撰写《档案管理手册》中，提出文件证据的神圣性是行政官员决定鉴定的基础，是行政活动的有力证据，要做好原始证据的保存工作。这一理论的提出，为现代档案鉴定产生一定的理论指导，其较为科学的一面成为档案价值鉴定的重要依据。但是其销毁文件理论的提出在现代社会发展已经不适合现阶段的社会的发展状况，具有很大的局限性，在当今社会的应用中已经过时。以上发展阶段，可以称之为档案鉴定理论思想来源以及标准的萌芽阶段，是档案鉴定理论不断完善的基础性发展过程。

因此，自二十世纪中期，在完善前者档案鉴定思想来源与档案鉴定标准，波兰学者卡林斯基，以及美国学者菲利普在这两者上做出很大的贡献。在鉴定来源上提出了文件的形成在政府机构体系中的地位和职能的重要作用，通过此方式，进一步确定档案文件的价值和保管期限，这种理论在当时具有一定的科学性和普遍性，得到社会的认同；另外，在完善档案鉴定的标准上，提出了通过档案的方式反映机关的历史意义，职能意义，以及普遍的学术信息的要求，这种理论的提出既对迈斯奈尔的早期理论进行了完善，又对西拉里·詹金逊的理论进行了扩展，对档案鉴定理论的发展起到了重要的促进作用。

档案鉴定理论进一步发展成就主要有：20世纪50年代的“文件双重价值论”和60－70年代的“利用决定论”，这两种理论形成于二战时期的美国。受到战争的影响，产生的档案文件也逐渐增多，面临这种新形势，美国档案馆为了提高管理工作的效率，以及对档案贮存设施的有效利用，引发了文件双重价值论的形成，并细分两种价值的鉴定方式分别为行政管理人员来鉴定，以及鉴定标准要以文件内容性信息标准为主体，由档案工作人员完成鉴定工作。此种鉴定理论的形成在原有的基础之上具有明显的进步意义，为后来欧美的文件生命周期理论的提出奠定了基础。此外，美国的一些档案学者还提出了将利用标准作为档案鉴定的最重要的标准，以判断文件价值为首要标准，将为提供鉴定文件的新标准。并通过研究信息利用与提供利用的方式之间的关系，确定文件及其所含信息的价值和档案的实践意义。

现代档案鉴定的发展随着科学技术的进步而不断发展，因此而产生了电子文件背景下的档案鉴定理论的新发展。在电子环境的影响之下，档案的鉴定理论所面对的不再是纸质文件的形式，而是通过对分析机构活动的有机联系以及机构职能，活动和业务的重要性来决定文件的存留，通常鉴定理论中都强调了只能鉴定的标准性。因为管理电子文件的费用将大量用于为保障其安全性、可读性、易用性等所需要的技术设备和环境维护中，这会对留存文件的方式、方法、时限等一系列问题产生极大的影响。

2.外国档案鉴定理论对我国档案工作的启示

随着外国档案鉴定理论的不断进步和发展，对我国的整体档案鉴定工作产生了一定的借鉴作用。因此，我国要在本国国情的基础之下，在国外档案鉴定理论历史发展经验中找出适合本国发展的方式方法，做好本国的档案鉴定工作。

首先，要综合外国鉴定理论，根据国家档案管理状况，坚持鉴定的效益原则。在国外的理论发展中曾经提出将保存费用作为档案鉴定的要素之一的看法，指出一种严格而实在的费用核算是所有例行鉴定工作的必要条件，同时还强调了档案鉴定中技术条件、场地限制等隐私，对每一个细节进行价值的权衡。因此，在我国的档案鉴定中就要结合我国的背景条件，在档案鉴定时严格拒绝不计成本的观点，认真做好每一份档案的保存价值分析，通过效益标准，将那些具有较高利用价值有可能为社会产生巨大效益的档案保存下来，避免那种浪费大量的人力、物力、财力去保管那些价值较小的档案，促进馆藏档案质量和数量的优化。

其次，要坚持档案鉴定的来源原则。外国档案鉴定来源理论的形成和发展对档案鉴定理论和鉴定方法有着重要的指导作用。20世纪比80年代以来，社会分析和职能鉴定轮更是充分体现了来源原则对传统鉴定理论和方法的改革。因此，在此基础之上，我国现阶段采用的来源标准引入了外国的很多鉴定思想，在机关档案文件鉴定的标准中占有重要地位，并且，坚持来源原则具有更加广泛的实践意义。

另外，要在国际的发展环境之下，坚持档案鉴定标准的多元化。在现代档案鉴定工作中，在传统纸质档案向电子文件的转化形势下，必须要采用多元化的鉴定标准，综合考虑，以便使鉴定工作更加科学合理，并进一步的将鉴定工作明确划分为阶段责任，更加有利于促进文件中心的发展壮大，使文件管理趋于先进合理。

社保档案管理论文篇9

征集流散在各机关、各部门、个人与国外的有价值的各种历史档案和相关资料，是档案馆收集工作中必不可少的补充手段，分为非强制性的和强制性的两种。一般采取在协商的基础上，通过复制、交换、捐赠、有偿转让等方式，将档案集中到档案馆；在特殊情况下，集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或需保密的档案，当其保管条件恶劣或者由于其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全时，国家可将其收购或征购入馆，也可代为保管。

一、档案的收集

档案馆（室）取得和积累档案及有关资料的一项工作，是档案管理工作的重要环节。其手段主要有接收、征集和寄存3种形式。按照法定的原则、程序和规定的制度移交和接收档案，是档案馆和档案室补充档案资源的最基本形式。其基本内容包括两个方面：

（1）各级国家机关和各种社会组织的档案室，按照规定接收本机关业务部门和文书处理部门办理完毕移交归档的文件；

（2）各级各类档案馆依据国家法律和有关规定接收现行机关和撤销机关的档案。

接收的范围和要求：①档案室接收本机关工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案，包括科学技术档案、会计档案等各种专门档案，录音带、录像带、照片等各种特殊载体的档案；②各级档案馆接收本级各机关、团体及其所属单位具有长远保存价值的档案，以及与档案有关的资料。我国省以上档案馆接收具有永久保存价值的、在立档单位保管已满20年左右的档案，省辖市和县级档案馆接收永久和长期保管的、在立档单位保管已满10年左右的档案。

寄存一般是通过协议的形式将档案存放到档案馆。寄存档案的单位或个人不失其所有权，并享有优先使用权以及能否准许其他人利用的决定权。已保存在博物馆、图书馆、纪念馆等单位的，同时也是档案的文物或图书资料等，一般由其自行管理。

二、间接鉴定法与相关理论

间接鉴定法以新职能鉴定论为主要理论依据。该理论的基本思想是：档案应体现文件之间业已形成的相互关系。档案价值取决于社会结构，通过社会职能得以体现。新职能鉴定论有它的深刻和独到之处：

首先，这种理论把档案鉴定提升到了广阔的社会背景之下，鉴定的着眼点不再是具体文件，也不再是文件的内容，而是文件所从属的职能、任务或活动。其次，这种理论体现在方法上，是一种前端控和批量任务或活动。其次，这种理论体现在方法上，是一种前端控制和批量进行的间接鉴定法，有简便易行、效率较高的特点。由于它适应了电子文件大量出现的情况，为中外许多档案学者所认同。但是，这种理论与方法的弊端也是显而易见的。

主要表现在：就方法而言，因其是一种间接鉴定法，故无法对文件的具体情况进行微观分析，可能导致鉴定中的简单化、片面性和一刀切；就理论而言，某种职能本身如何定位，即如何确定其重要程度或社会意义，甚至可能比内容分析更复杂，更困难。因此，新职能鉴定论与间接鉴定法主要适用于前端鉴定，对于多次的后续鉴定，我们还需同时借助其他鉴定理论与方法。

三、需求预测法与相关理论

需求预测法以“利用决定论”和“主体需求主导论”为理论基础。这类理论的基本思想是：档案的价值不是档案本身所固有的、内在的，而是由人们或人类社会的利用需求决定的。换言之，它将利用者的利用者的利用需求视为鉴定档案的最重要标准。这类理论体现在鉴定方法上便是需求预测法。它强调鉴定工作要考虑利用者的需求，具有积极的意义。但是，其局限性也是十分明显的：一方面，它使鉴定过程带有很大的主管随意性；另一方面，它使鉴定标准脱离了文件及其形成者本身，并且在实际上破坏了文件之间的有机联系，从而削弱了鉴定者对文件来源的重视。因此，这种理论与方法在鉴定工作中实际上是不能单独使用的，要与其他理论与方法配合使用。

我们认为，整合、深化后的鉴定理论与方法，应该形成一个体系，在这个体系中，多种理论与方法可以有序组合。又例如，在一个单位鉴定档案时，首先要应用间接鉴定法与相关理论来解决宏观问题，前端控制和批量鉴定的问题。在宏观鉴定的基础上，再应用直接鉴定法及其相关理论，同时考虑主体需求，以解决微观鉴定的问题。只有微观与宏观视角并用，才能使鉴定工作尽可能地做到客观、正确。

四、直接鉴定法与相关理论

直接鉴定法认可关系价值论的客体属性决定论为主要理论依据。该理论的基本思想是：档案价值关系由主客体两个方面构成，其中，客体即档案自身的状况及其属性对档案价值起决定作用，主体需求则只对档案价值有制约作用。

与这种理论相连接的直接鉴定法，要求直接对档案文件的内容、形成过程（含档案所丛书的职能或项目等）、形成者和其他因素进行具体分析，能全面把握档案自身状况及其属性，因此，其鉴定结论相对来说比较准确、全面、中肯。在档案价值的微观鉴定、后续鉴定（包括归档鉴定、进馆鉴定、分级鉴定、期满鉴定和开放鉴定）中发挥着重要的作用。但它也存在着一定的不足，主要表现在：它往往偏重于分析单份文件、单个案卷的价值，却可能忽略单份文件或单个案卷的保存与销毁对相关全宗、相关馆（室）库藏，乃至整个国家档案资源建设的影响，难以从宏观层次即全社会或档案馆整体的视角去把握；逐卷逐件逐页地审阅和处置档案，效率较低；它还是一种滞后的坚定，不适合当代电子文件数量巨大、动态易逝的特点。因此，这种鉴定理论与方法需要和其他理论与方法相融合。

社保档案管理论文篇10

我国档案界关于档案的起源共有三种观点：一是认为在原始社会，人们以结绳、刻契、编贝等原始记事方法形成的记录就是档案；二是认为在原始社会后期，人们发明了文字和符号用于记录社会活动所保存的记录就是档案；三是认为进入奴隶社会，当国家出现后需要用文书作为内部管理和对外交往的工具时，才产生了档案。在国外，大多数学者也认为国家的成立和文字的出现是档案产生的两个先决条件。意大利档案学者皮斯多莱兹曾指明：档案学历史源远流长，其演进历程与各国的政治组织形式和整体社会发展水平相适应。由此可见，在档案的起源时间上，国内外均将其大致确定在人类社会发展的第一个阶段――奴隶社会。

在中国，随着夏朝的建立，以及文字等记录符号的发明，档案和档案工作就已经开始萌芽。在这一时期，中外档案具有以下共性：

（一）因地制宜的档案载体与档案内容

奴隶社会生产力水平低下，科学技术不发达，国内外档案的记录载体和档案内容上具有相似性。在记录载体上，当时人们只能就地取材进行档案记载，如甲骨档案、石刻档案、纸草档案、羊皮纸档案、蜡板档案等粗加工载体被加以利用；在档案内容上，已产生如宗教档案、皇权王室档案、盟约、法典档案、经济档案等。但这一时期，档案的形成与研究并非源于档案学者的钻研所得，而是在史学家、文学思想家等群体不自觉的行为中孕育而生。

（二）“权利”的象征性

奴隶社会时期的档案管理活动已经萌发，但尚未形成系统、科学的管理制度。在奴隶社会，档案的利用具有明显的阶级特征，档案被视为维护统治阶级利益的有力“武器”，具有崇高的地位，被视为“权力”的象征。

（三）档案管理活动粗放、浮泛

奴隶制社会时期，中外档案的实际管理情况可以从档案收集、档案的整理和分类、保管和编目、鉴定和利用等方面进行评析：

1.档案收集。中外档案收集呈现出以下两个特点：第一，具有混合收集的特征，档案管理并未形成明确的专业界限。国家所收集的不仅包括档案，还有图书、印章、军旗、钱币、铜、陶等器物等。在国外，如古代罗马，国家档案库负责收藏和保管公民议会、元老院等机构以及执政官、监察官、审判官和财政官等行政长官形成的档案资料。第二，注重档案收集工作。如在中国，1936年出土了武丁时期甲骨1.7万余篇，它的大量出土可以证实殷商时期非常注重档案的收集工作。

2.档案整理和分类。此时已出现较为简单的记载方法，但缺乏系统的整理和分类标准。如在古代罗马，档案管理采用“二元主义”的分类方法；在我国，周代施行“官职分工式”管理模式，统治者设立以“五史”为基础的史官系统来分别司掌与之职责相应的文书典藏工作，以职官为标准的分工式是我国档案分类发展的重要标志。

3.档案的保管。档案保管者在奴隶社已有较高的地位，主要由高级官员兼任，为了方便保管，衍生了档案的简单编目，如古代印度的著名宗教档案汇集《吠陀》便编有索引，按照首字顺序排列；古罗马人按照时间顺序誊录发文副本而形成的发文誊录薄，可以说是现代档案检索工具的萌芽。在我国，商朝设立守藏史，掌记载和保管典籍作册，在我国西周时期，为了便于日常政务利用并更好地保存正本，创造性地设立了“档案副本”制度和“金藤之匮”制度。

二、发展期：封建社会时期

从世界范围来看，中国的封建社会从战国时期（公元前475年）一直延续至1912年辛亥革命清王朝，成立中华民国。而欧洲却迟了1000多年，即公元475年在西罗马帝国灭亡后才步入封建社会。

在这一时期，中国造纸术的发明和运用引发了封建社会档案事业的一次新的变革。其次，由于封建社会封建制度的巩固和发展，部分国家开始积极对外侵略扩张；此外，这一时期社会生产力得以提升，出现商业和手工业经济，这些因素都促使档案产生大幅度的发展。这一时期国内外档案管理活动呈现以下异同性：

（一）国内外档案在发展期的相似性

纸张的出现和运用揭开世界档案史上的第一次变革。

1.纸张的出现与应用使档案数量急速膨胀。法国的统计数据显示，在1189年造纸术传入欧洲后的1180-1223年间，每年所产生文件数量约为2500件，而到了1285-1314年间，这一数量已经增长至每年15000件。显而易见，纸张的出现使国内外档案数量倍增。

2.纸张的使用对档案机构和档案工作人员带来了重大改变。第一，档案机构的增加。除了服务于统治阶层的机构，在国外还出现了庄园主档案馆、教会档案馆、殖民地档案馆等；第二，推动了档案管理人员的专职化。前文曾指出，奴隶社会档案具有混合收藏的特点，而随着档案数量增加，封建社会逐渐出现专职档案人员，不兼顾、负责其他管理工作。

3.注重档案的保管工作。国内外出现固定场所用于档案保管。欧洲各国从13世纪开始纷纷建立起国王档案馆，如西班牙、沙皇俄国和德国等。在我国，汉朝出现石渠阁、兰台和东观等档案保管场所。到了唐宋时期，诞生了我国古代第一个专门档案机构――甲库，用于收集并保管官员人事档案。

4.档案的利用功能延伸。第一，档案对外开放利用的思想已萌发。14-16世纪欧洲文艺复兴时期，欧洲的历史家们呼吁档案资料要服务于哲学、历史研究和思想复兴，在这样的社会思潮推动下，出现了少数档案馆允许历史学家使用的新景象。第二，档案用于教育、编史等。在我国古代，档案的利用功能延伸至：一是教育编史。代表人物是孔子，他撰写《春秋》时采用了逐年、月、日记载历史事件的编纂思想，为档案的编次顺序提供了统一格式规范。二是典章制度的汇编。体现在各朝代为维护皇权会沿用或借鉴前朝档案为本朝统治制度的建立提供参考。三是编史修志。最具代表性的是西汉司马迁的《史记》，收集大量档案材料进行汇总编纂。

（二）国内外档案发展期的差异性

1.档案的整理与分类。相较奴隶社会粗放式的实践方法，在封建社会呈现档案理论的跃进式发展。国外已逐渐形成档案工作的理论体系，但我国相对滞后，仅由统治阶级颁布档案的管理制度。封建社会后期，国外的观点主要有四个，“事由分类法”、“系统分类法”、“实用归类法”、“合理演绎分类法”，这四类方法，为“来源原则”的诞生奠定了基础，但也均存在一定的局限性。在我国，唐朝为加强封建统治、编修国史，明确了官修史书制度。可见，我国当时未形成普遍适用的体系性方法，但统治阶级注重档案整理和分类工作。

2.档案学家和档案学理论的萌芽。从上文可见，我国档案管理活动及思想并非来源于专职的档案学者的研究，而是来源于为统治阶级服务的史官。而欧洲是在全球范围内最早出现档案学者和学术成果，如德国的拉明根于1632年出版了首创性的理论论著《总结报告―――怎样才算是一个完美的登记室》和《论登记室及其机构和管理》，是档案分类理论研究的先驱，被誉为欧洲档案学鼻祖；此外，被誉为意大利档案理论的先驱的波尼法西奥，于1632年出版了第一部系统论述档案工作的著作《论档案学》，对后世档案分类原则有很大启发。

三、变革期：近代时期

从世界范围来看，以1640年的英国资产阶级革命为标志，世界历史进入到近代。从档案史发展的角度来看，1789年的法国资产阶级革命的爆发不仅真正改变了档案工作的封建性质，也推动世界档案工作进入了一个崭新阶段。而近代中国档案学的发展与国外相比呈现诸多不足。

（一）档案学研究主体的界别性不同

辛亥革命后，我国档案学理论诞生于行政界、教育界、史学界的联合推动，而非真正的档案学者推动。发展历程如下：20世纪30年代，由政界开始了以文书档案改革为主要内容的“行政效率运动”，吸引政界加入到档案学研究的行列中，并出版专著。“”后，史学界对明清时期历史研究丰富了我国档案学研究内容。20世纪30至40年代，各类新式学校开办推动了档案学发展，而十三书档案学“旧著”的问世标志着我国近代档案学的诞生。“档案学”作为一个学界名词在1935年滕固《档案整理处的任务及其初步工作》一文中正式被提出。

在国外，理论与专家的诞生都来源于档案学专业界别，如影响最大的是1901年由德国国家机密档案馆馆长迈斯奈尔提出的“鉴定理论体系”，其中“高龄宗卷应当受到尊重”的观点，带动各国相继制定档案的“禁毁年限”。德国档案学家奥格出版的专著《档案学的理论思想》第一次使用了“档案学”概念。

相较而言，在当时，我国的档案学研究仍然属于副产品的知识输出。而欧洲多个国家已有档案学者就档案学进行专业研究，且学术成果对未来档案学发展具有非凡意义。

（二）档案管理的职业性不同

从职业角度出发，我国的档案事业只局限于机关档案室的管理，未形成独立的档案职业，未形成国家到地方两级建制的档案馆体系，也未立专门法。放眼国外，法国在1789年7月29日就颁布了《国民议会组织条理》，并成立了国民议会档案馆，议员阿曼・卡缪当选为国民议会档案馆馆长。1790年9月，成立第一个综合性档案馆，颁布《国家档案馆条理》。同年11月，建立地方档案馆体系，颁布《关于成立行政区档案馆的法令》，由此形成中央到地方两级建制的国家档案馆体系。同时颁布世界档案史上第一部专门的档案大法《法兰西共和历二年穑月七日档案法》，随后，意大利、荷兰、比利时等多国纷纷设立国家档案馆及地方档案馆。这些国家档案馆不仅是负责保存档案，还拥有对地方档案馆的领导和监督职权。

（三）档案馆的服务定位性不同

在当时，我国档案室仅可为学者使用提供查阅服务，并未对外开放。而国外的档案馆更多定位于服务普通民众，在1790年法国《国家档案馆条例》中既已提出了“档案开放原则”，规定国家档案馆每周需向公众开放三天，国家公民可免费查用档案。该原则被视为“档案的人权宣言”，且当时法国已编制各种检索工具，方便公众查阅档案。

国内外档案事业发展存在差异性的同时，还存有部分相似性，如档案专业教育均受到较大重视。1934年武昌文华图书馆专科学校在我国首开档案管理专业，1946年殷钟麒等人在重庆创办私立崇实档案学校。1821年2月12日法国建立档案学院，成为世界上第一所档案高等教育机构，与后来的奥地利维也纳历史研究学院和德国马尔堡档案学院并称为“三代档案学院”。

四、成熟与完善期：现当代时期

进入现当代时期，国外的档案管理活动已趋于成熟和完善时期，涌现了大批知名学者和著作，对于各国档案管理提供了充实完备的借鉴。在我国，新中国成立以来档案管理工作取得突飞猛进的发展，改革开放至今，是我国现代档案管理发展最快的阶段。

相对之前，现当代时期的档案管理既有维护国家利益和巩固国家政权的作用，同时又是经济和科学技术的发展的有力支撑，在繁荣文化事业、保存历史记忆和维护个人权益等方面也发挥积极作用。

（一）国内外档案管理工作的相似性

1.新型载体档案的出现。造纸术与印刷术的出现引发了档案载体的第一次变革，而随着现代科学技术应用于档案领域，新型档案的出现带来了档案载体的第二次变革。全球范围内出现的新型档案主要包括照片档案、影片档案、录音磁带档案、微缩胶片档案、电子文件档案、音像档案等多种非纸质多媒体档案，它们的出现对档案工作产生了深远的影响。

2.涌现大量档案学者及创新观点。国外方面，英国学者希拉里・詹金逊于1922年出版《档案管理手册》，在档案鉴定工作方面提出“行政官员决定论”，在档案分类和整理方面提出“档案组合”概念，并对档案人员的职责做了全面的论述。戴维・比尔曼的《电子证据――当代机构文件管理战略》，详细论述了电子档案文件管理的意义与方法。在国内方面，80年代末由何嘉荪和冯惠玲教授提出的“主客观全宗理论”，创新的把来源看作“同一社会活动过程”，与电子文件管理的来源思想相结合，解决了从布伦内克到谢伦博格在来源上的双重标准问题。刘新安、桑毓域教授等提出“档案二元结构理论”，认为档案是由文件的实体和文件之间的历史联系记录构成。但由于语言的不同，我国很多原创性理论没有及时走出国门，走向世界。

3.档案利用的多元化与丰富性。国内外均明确地将社会民众和政府机关视为服务对象主体，此外，不断完善服务形式和服务类型，除了阅览、咨询、复制、外借、展览、公布、出版等普遍用途外，各国还积极开展富有特色与创新的服务，如历史教育基地、文化创意产品研发、视频教学等休息利用，并注重法制保障和高科技技术支持，丰富民众的文化休闲生活。我国积极探索数字档案馆、公共档案馆均是对此的探索。

4.档案教育的发展呈体系化、专业化。国内外档案教育已形成形式丰富、结构完整、教育层次更高、教师队伍更大的档案教育体系，注重理论与实践相结合的特点更为突出，培养人才以综合性复合人才为主，且注重国际化交流合作。在我国大陆地区，共有33所高等院校开设档案学专业并招收学生，25所院校设立了档案学专业硕士，4所院校招收博士生。

（二）国内外档案事业发展的差异性

社保档案管理论文篇11

一、档案管理传统理论面临的机遇

在知识经济快速发展的今天，人们对档案资料的需求呈现出全方位、多元化、高效率的趋势，档案馆目前的单一馆藏结构、有限馆藏内容很难满足人们的这种需求。挑战与机遇并存，困难与发展同在；现代信息社会对档案管理传统理论的严峻挑战，同时也意味着档案管理传统理论面临着绝佳的更新和发展机遇。

1、社会环境的巨大变化。当前我国社会安定团结、经济稳步快速发展、民主政治建设稳步推进，全社会正在坚持以人为本，全面、协调、可持续发展的科学发展观，推动物质文明、政治文明和精神文明的和谐发展，努力构建社会主义和谐社会。这就为档案管理理论的更新与发展提供了较好的社会大环境。

2、国际交流与合作不断开展。档案管理传统理论所面临的严峻挑战具有全局性、广泛性和全球性的特点，这必然会增强世界范围内的广大档案界人士发展更新档案管理理论的紧迫感，促进他们不断进行创新性思考与探索，不断加强区域之间、国家之间、学科之间、行业之间的交流与合作，从而有效推动档案管理传统理论的革新。

3、档案科学研究工作日益深入。现代档案学教育层次多种多样，同时为了适应时代和实践需要，现代档案学教育往往注重培养和造就掌握现代信本文由收集整理息技术、具有广博管理知识的档案专业人才，这些人才较少受到传统观念与思想等条条框框的束缚，思想活跃，必然能促进档案学理论的发展与进步。

4、现代信息机数飞速发展。运用现代信息技术的档案管理实践必然会逐步积累起许多成功的经验或者失败的教训，通过对经验和教训的概况总结、抽象升华，必然会形成适应新的信息技术、新的网络环境的行之有效的现代档案管理的新理论。

二、档案管理理论对档案数据库建设的影响

1、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用。

从管理学上讲，任何管理活动，抛开其最终目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化，档案管理的基本目的就是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多，但最基本的方法就是分类，即“对档案总体进行分割、划分，将其分为若干层次、小不同的部分或门类、种类、类别，然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。

在档案理论界中逻辑主义和历史主义的分类思路得到普遍认可。逻辑主义的分类思路是根据档案的一般特征作为分类标准和依据，根据严格的形式逻辑进行划分的分类思想，比如按照保管期限、密级等进行划分。

历史主义的分类思路是按照事物的现实存在状态与界线对事物进行区分的，强调根据事物的现状进行把握，尽可能接近事物的真实状态，是一种客观主义的分类思路。历史主义方法在档案实体管理领域的具体体现就是全宗原则，在分类时首先按照档案所属的全宗进行归类。

2、全宗原则及其理论发展。

对档案数据库建设发挥指导作用档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性，必须采用历史主义的方法，遵守全宗原则，这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。

首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的

 

转贴于

是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。

其次，采用全宗原则指导建设档案数据库，能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部，是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体，这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性——原始记录性，这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库作为档案信息管理的重要工具和手段，必须服从这一更高的管理目的。

3、电子文件管理理论。

为档案数据库的未来发展提供营养电子文件管理已经成为目前档案信息化进程中不可回避的课题。电子文件是信息化环境中业务过程和业务成果的真实记录，因此保证电子文件的真实、完整、可用具有非常重要的意义。

电子文件生命周期理论认为，电子文件从形成到销毁或保管是一个完整的运动过程，对电子文件生命全程的管理和监控措施应当前置到电子文件管理系统的设计之中，包括对其运动全程的状态记录。档案数据库在电子文件管理环境中如何发挥作用，需要电子文件管理理论提供支持。

与传统档案进行事后管理不同，现代文件档案管理倡导的前端控制原则要求将整个文件管理过程的目标、要求、规则等进行系统分析，将需要在文件形成阶段实现的功能尽可能进行整合。这就要求对文件数据结构的设计要考虑到整个文件管理活动的需要，实时收集需要进行前期控制的数据元素，为确保电子文件的真实可靠、完整安全、长期可读提供保障。

社保档案管理论文篇12

文书档案作为单位的重要历史凭证，做好文书档案管理和利用，是充分发挥人社局办公室参谋助手作用必不可缺少的重要一个环节。近年来，随着档案事业飞速发展，以及单位文书档案管理工作制度化、规范化、科学化水平的不断提高，文书档案管理和利用工作发挥着越来越重要的作用。所以，结合我就自身工作实践及思考，就如何做好人社局办公室文书档案管理和利用谈几点体会。

1 加强文书档案工作的基础条件

文书档案作为局工作的重点之一，领导要高度重视办公室文书档案的管理，充分认识文书档案管理在单位发展建设中的重要作用，为文书档案工作提供组织保障、人员保障和物资保障。要随着单位的发展，不断加大档案管理硬、软件设施的投入，配备档案管理所需硬、软件设施，加强文书档案室的硬、软件建设，完善基础设施，为文书档案工作提供人力、物力、财力保障，此目的是为充分保障文档案管理工作的顺利开展。

2 提高文书档案管理人员素质

常言道：“好马要配好鞍”，文书档案管理工作固然重要，文书档案管理工作需要配备业务技术强、政治思想好、综合素质硬的固定管理人员，选派工作细心、耐心、有责任心的党员同志或党性较强的其他工作人员负责文书档案工作。同时，文书档案管理员要突破那种仅仅作为档案“收集员”、“保管员”的狭隘观念，主动为人社局领导正确决策提供可靠依据，为业务发展、科研提供依据，为人社局的精神文明建设和发展建设服务。要做到这些，光要有爱岗敬业、耐心细致的工作态度还不够，还必须系统学习《档案法》、《档案法实施办法》等系列法律法规，按照文书档案管理工作关于统一管理、完整安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养和自身素质修养。

（一）加强知识修养。现代文书档案管理人员首先必须具备丰富的专业基础知识和较为广泛的社会科学与自然科学知识，可充分利用各级组织的档案法规培训、继续教育、网络教育和个人自学等手段进行档案业务知识的学习，也要自觉地、全面地加强知识修养，拓宽知识面，学习新技术和相关领域的知识，开阔视野，增长技能，为单位提供精准的、丰富的、真实的具有较高价值的原始资料，努力让由自己经手、处理的文字材料，形成具有较高水平和利用价值的文书档案。

（二）加强技能修养。档案是一门专业性很强的工作，从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计到提供利用、进行编研等都有一整套的完整理论和工作方法，档案人员要注重自我完善，熟练地掌握计算机理论知识和操作技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。同时，还必须具备较强的信息获取能力，不仅要熟练、快速地获取本室所藏的档案信息提供给利用者，还要引导利用者获得更多的档案信息，为利用者提供优质的服务。

（三）加强职业修养。文书档案人员直接管理和掌握着文书档案内容，了解人社局文书档案的秘密，因此，必须要求档案管理人员具备过硬的职业素质，较强的责任心、事业心和高度的保密意识。不仅要有严谨的工作作风，使由自己经手的事件件件有头有尾，手续清楚，保证档案的齐全完整，而且还要防止“无形”储存在头脑中的秘密泄露。

（四）加强政治修养。文书档案管理工作是一项复杂且细致的工作，从档案的收集到科学整理、安全保管、价值鉴定、登记统计、提供利用等，都需要文书档案管理人员付出艰辛的劳动，是一项既平凡又单调、乏味、枯燥的工作。要做好档案工作，文档人员就必须具备忠于职守、任劳任怨、不辞辛苦、一丝不苟、无私奉献的品德修养和过硬的政治素质，要甘于寂寞，乐于平凡，甘当无名英雄。

3 强化文书档案质量管理

（一）严格执行档案管理标准。文书档案管理员要通过认真学习归档文件整理操作规范，按要求建立案卷目录和统计台账，以科学的原则和方法对档案进行收集、整理、鉴定、编目、保管、检索、统计、编研、利用。结合人社局实际，拟定相应工作计划和制度，采取强有力的有效措施，规范档案管理工作。

（二）加强档案管理业务指导。文书档案管理人员除积极参加档案部门组织的理论学习和业务培训外，还应经常到各科室对兼职档案管理人员进行业务指导，通过边学习、边实践，参加档案部门组织的培训学习，不断提高人社局文书档案管理质量。要突出重点，规范文书档案行文和移交管理。指导各科室认真按文书档案规范行文，各科室、各部门文书档案移交时应严把质量关。按照有关标准对上交归档的档案认真逐一检查，凡档案不符合要求的科室，均要求兼职档案人员一起随档入库负责达标。

（三）加强文书档案安全管理。按档案管理的时限要求归档管理，规定查阅权限和程序，由专人负责认真做好查阅记录，做好保密性工作，掌握调控好文书档案室温湿度，做好防火、防水、防潮、防盗、防虫蛀等安全管理工作，真正为档案管理工作上一把“安全锁”。

4 加强文书档案开发利用

（一）认真编撰档案信息资料。办公室文书档案看似简单，但文书档案管理工作人员要在工作中主动创新，不断创新，展示在各级领导和社会各界的大力支持下，人社局全体干部职工共同奋斗的光荣发展历程。例如，可组织编印《人社局组织沿革》、《从社局大事记》、《人社局荣誉汇编》、《人社局专题汇编》、《人社局制度汇编》等系列资料汇编。