基建工程档案论文合集12篇
基建工程档案论文篇1
由于过度聚焦于经济利益，或受工期限制，工程建设人员往往太关注工程项目，而忽视建立全面的工程档案，导致基建档案在管理过程中出现了一系列问题，如有的工程档案找不到原件，有的工程档案会在参建单位撤出时被随手带走或丢弃，还有图物不符或缺少图章签字等，这些问题都导致了基建档案的整理和归档工作大幅落后于工程建设的进度。加之电力企业各部门对基建档案工作普遍重视不足、宣传不够，不能保证基建档案建设工作的顺利开展，制约了电力企业经济及档案管理工作的可持续发展。
1.2档案人员业务素质有待提高
现如今，大部分电力基建单位的专业档案管理人员极度匮乏，兼职档案管理人员众多，造成管理队伍存在着业务素质差、操作不熟练、工作经验欠缺、缺乏责任心等问题，管理人员内部总是存在着“交什么收什么，不交就不收”的思想。在繁重的工作任务面前，他们往往怀有较重的畏难情绪，解决问题的方法不多，导致基建档案的收集和归档不规范、不及时、不健全；加之施工队伍的流动性较大，人员很不稳定，工程人员与档案人员相互生疏，彼此缺乏沟通，致使档案资料管理工作出现脱节现象，或者档案资料的去向不明情况，使各工程参建部门档案管理工作无法真正落实。
1.3基建工程档案管理模式相对陈旧
许多单位基建档案管理还是陈旧的模式，没有健全相关管理制度，不能采取合规的管理方法和操作流程；管理措施不完善，对现代管理方法缺少合理的利用；由于工程参建单位多，档案工作标准长期得不到统一，使得基建档案管理部门对档案管理监督、检查和指导工作不能及时实施，造成基建档案质量参差不齐无法正常归档，或者格式和内容不标准，阻碍档案管理工作的正常开展。
1.4基建档案管理体制不够完善
考虑到人员过多及经费支付等因素，许多电力企业内部对专门的档案管理机构和管理人员设置不够完善，往往在档案工作场所设置上不够健全。基建档案管理不健全的网络将会导致基建档案质量、资料安全均无法保障的问题。甚至还有些基建部门由于不健全的档案管理设施设备而无法满足档案管理的最基本的需要，比如档案保管达不到“八防”要求，没有相应的保管库房等。某些基建档案管理部门的现代化程度极度滞后，基建管理人员计算机应用水平仅仅处于能打字的水平，不能与当今工程建设快速发展的需要相适应。
2加强基建工程档案管理的建议
2.1提高认识，完善制度，健全机制
基于基建档案迈向社会化、市场化的大方向，档案人员需要树立可持续发展的科学理念，深刻重视基建工程档案管理工作，真正落实档案管理。要不断健全基建工程档案管理体制，从工程项目要求和档案管理工作要求方面来加强档案管理机构的建设，增加专职人员，排除兼职工作，将档案管理人员与工程人员的沟通渠道畅通，实现基建档案管理的体系化建设。此外，还要建立起一整套科学合理、适用性强的基建档案管理制度，包括组织领导、管理体系、职权范围、奖惩措施等都要条条细化，事事分明。对档案材料的收集、归档、分类、整理以及竣工验收、评优选优等工作均做出具体要求，进行标准化、制度化、规范化管理。
2.2抓好基建工程档案的管理工作
各参建单位要狠抓档案管理的“四同步”，实现基建档案工作与基建工程立项工作、基建建设进度工作、基建检查工作、基建工程竣工工作及基建工程验收工作同步进行。要将基建档案工作纳入基建工程轨道中去，将档案工作的每一个工作环节全程贯穿到基建工程规章制度当中，将项目档案工作与项目建设同等对待，不可偏废，甚至可以将档案管理工作纳入岗位责任制，严格执行基建档案管理工作的内容。实施基建文件的收集、整理和审查工作要尽可能早，最好在项目筹划、开工时就进行档案管理的导入工作，并持续到项目竣工验收，使基建工程档案形成首尾相接、全程控制的完整记录体系。
2.3加强基建档案管理人员的业务培训
加强档案人员的业务培训工作，提升其业务素质，是改善基建工程档案管理现状的有效途径。参建单位要积极组织档案人员进行档案业务培训，帮助员工掌握整理、归档等档案管理基本工作内容，提高其业务能力；同时还要通过培训，对有关程序和专业知识充分掌握和了解，通过不断完善知识网络，优化知识结构。此外，还要随着时代的发展完善培训课程，做到与时代同步，领导档案管理人员学习管理的先进理论和方法以及网络技术知识，培养适应现代企业需要的档案管理人才。
基建工程档案论文篇2
Keywords： Construction Project Archives； Resource Quality； Guarantee System
1 研究背景
建设工程档案是科技档案的主要构成，资源建设是其核心议题，保障国家档案资源体系的完整与安全是资源建设的基本目标。资源建设需要一系列的保障性手段，即资源保障体系。笔者曾就区域性档案信息资源保障体系进行了前期探索[1]。根据已有研究，本文所关注的国家建设工程档案资源保障体系指依据工程项目建设和档案管理要求，由建设和档案行政主管部门、各参建主体共同参与建设的保障国家建设工程档案资源完整和安全的综合管理体系。国家建设工程档案资源保障体系建设十分紧迫。
第一，随着国家基础设施建设的快速发展，据国家发改委统计[2]，2015年全国新开工施工项目48万余个，2016年为61万余个，随之而来的是建设工程档案的巨大增量，建设工程档案资源保障问题凸显。
第二，党的十八大以来全面从严治党向纵深发展，面对工程建设领域腐败多发、高发态势，维护建设工程档案的凭证价值尤为重要。
第三，由于近年来建设工程违法违规行为和质量事故频发，社会公众对工程质量普遍关切，随着国家住建部《建筑工程五方责任主体项目负责人质量终身责任追究暂行办法》（建质[2014]124号）的实施，建设工程档案的社会关注度大幅提升。
第四，自21世?o初美国安然公司假账事件被披露和塞班斯法案颁布以来，发达国家对上市公司文件的法律监管日趋严格，虽然存在管理体制局限和国家意义上档案资源体系概念缺失的现象，但建设工程档案资源的规范化管理仍备受重视，国内不少企业也建立了参照塞班斯法案的内控体系。
第五，根据笔者实际调查，目前工程档案的完整和安全状况不容乐观，归档范围不准确、原材和技术资料不真实、签章手续不规范、竣工图编制不准确、整理时未遵循文件资料的有机联系，传真件和伪蓝图归档等现象突出，系统解决建设工程档案的质量问题迫在眉睫。
在这种背景下，学术研究和相关实践应加强对国家建设工程档案资源保障体系建设的关注度。本文从研究现状、认知体系和内容设计等方面进行了初步探索，以期作为后续研究的参考。
2 研究现状
2.1 关于国家档案资源保障体系的相关研究。目前学界关于国家档案资源保障体系的专门研究较少，在国家档案资源体系、档案安全保障体系和信息资源保障体系研究中有一定涉及。
一是在国家档案资源体系研究方面。傅华认为国家档案资源体系建设应加强理论建设，改善资源流向不合理、资源不完整等问题[3]。刘国能[4]论述了国家档案资源建设及其优化的意义。安小米[5]、薛匡勇[6]、李宝玲[7]、曹航和杨智勇[8]等学者研究了国家档案资源体系整合与共享的顶层设计、整合模式、协同创新机制等问题。
二是在档案安全保障体系研究方面。近年来，档案安全保障体系的研究热度较高，如张美芳、王良城认为安全保障体系包括管理安全、维护安全和开发利用安全[9]。张照余认为档案安全保障体系建设须立足主动防御的理念，实施全面系统的防护策略[10]。
三是在信息资源保障体系研究方面。何振、周伟认为电子政务信息资源的保障体系包括信息安全、技术、法制、人才等内容[11]。吴慰慈、李富玲认为可从制约因素、体系定位、组织建设和资源建设，构建区域性信息资源的保障体系[12]。霍国庆、李天琪和张晓东认为应从共性信息资源需求入手分析战略性新兴产业信息资源保障体系[13]。
2.2 关于科技档案管理的相关研究。黄世?础⒗罾蚍治隽丝萍嘉南仔畔⒆试幢U咸逑到ㄉ柚械男畔⒖煽啃院椭?识产权问题，提出了技术和法律上的保障措施[14]。苏玲认为应加强科技档案资源建设的内容质量和案卷质量，采取超前控制、归档控制和反馈控制等措施[15]。徐拥军、牛力认为科技档案管理的发展趋势涉及法规遵从、标准化等内容[16]。张斌、徐拥军认为应在树立新科技档案观，健全法规制度体系，强化监督管理体系，理顺主体权责关系，建立纳入机制，建立档案验收和审计制度，明确所有权，推进管理标准化等方面提升科技档案管理质量[17]。
2.3 关于建设工程档案的相关研究。一是关于建设工程档案与工程质量关系的研究。周福霞、王磊认为工程档案是工程质量控制的重要对象，档案管理应融入工程质量保证体系[18]。郭蕊认为工程档案在质量控制、工程维修、改建扩建、违章建筑查处和项目审计稽查方面的价值会越发显著[19]。
二是关于建设工程档案资源存在问题与对策的研究。刘宏认为应从标准化建设方面提升建设工程档案资源的质量[20]。王宝茹认为应对建设工程档案建立全过程控制机制[21]。赵蓉认为目前建设工程档案存在完整性、成套性差，技术资料不真实，签章手续不到位和竣工图编制不准确等问题，应加强宣传培训，健全体制，加强监理监督检查，准确编制竣工图，严把档案质量关[22]。杨妮认为建设工程档案资源应减弱由于参建单位多，专业素质差异大以及建设周期长，档案工作和档案工作人员的连续性不够等原因造成的不利影响[23]。杨芳分析了建设工程档案质量控制措施从保证金到“两书一证”和行政执法的发展过程[24]。
三是关于建设工程档案信息化问题研究。廖玉玲认为云计算在工程档案管理中具有应用优势，可依托建设工程档案云，建立基于云计算的建设工程档案全过程监管模式[25]。罗广国认为全面实施纸质档案电子化工作是保障建设工程档案资源的质量的方法之一[26]。张颜认为根据近年来政府相应标准规范，归档文件范围及其质量要求已经涉及了建设工程电子文件的归档和管理问题，建设工程档案有全面电子化的发展趋势[27]。
综上所述，国家建设工程档案资源保障体系建设研究迫在眉睫，相关问题已经引起了广大学者的关注，但仍存在如下问题：
第一，实践需求迫切，理论研究明显不足。较之建设工程档案的巨大增量、重要意义和存在问题，学界并没有给予相应的重视程度，围绕资源体系的多数研究仍以管理类文档为主，建设工程档案资源的专门论述较为缺乏，近十年内建设工程档案领域的部级科研课题和博士论文数量很少，国家建设工程档案资源保障体系建设的理论研究亟待深入。
第二，规范标准缺失，制度研究亟待推进。面对建筑保证金制度取消、城建档案馆行政职能削弱、建设行政管理部门对建设工程档案监管弱化和有关建设工程档案标准不协调等现象，在顶层设计上探索国家建设工程档案资源管控协调的政策规范研究不足。
第三，信息技术应用滞后，信息化研究急需跟进。已有研究侧重于建设工程档案的整理、施工环节中工程资料的组织设计，对多参建主体、跨信息平台环境下建设工程文件形成和运动规律的探索相对滞后，未来应立足于工程项目全生命周期管理的背景，更加全面系统地考察国家建设工程档案资源建设的信息化问题。
3 国家建设工程档案资源保障体系研究的认知体系
3.1 确立宏观认知。国家建设工程档案资源保障体系存在于“社会需求―档案实践―档案产品”的宏观系统中[28]，是建设工程领域社会需求在档案资源建设中的具体体现。各种保障手段应积极响应保障建设工程档案资源质量的现实需求，把握建设工程文件形成规律与建设工程档案资源质量的内在关系，确立国家管控统筹建设工程档案资源的重要理念，明晰相关行政主管部门、各参建主体的权责关系和角色定位，在工程项目全生命周期管理中嵌入建设工程档案资源保障体系，融合技术、协同发展。宏观认知的核心是从国家档案资源体系建设的站位关切建设工程档案资源建设的质量、顶层设计和信息化问题。
3.2 建立微观思路。根据“价值维度―形态维度―信息维度”的档案系统微观结构[29]，国家建设工程档案资源保障体系应由体现体系建设导向的价值维度、体现体系内档案属性要求的形态维度和体现体系内信息运动规律的信息维度构成，它们分别对应理论研究、档案质量研究以及制度和技术研究――这也正是基于目前研究现状的合理选择。
研究过程应以理论体系建设研究，回应建设工程档案资源保障问题的实践关切；以资源质量研究，夯实国家建设工程档案资源的质量基础；以制度研究，明确国家建设工程档案资源保障体系的体制机制和业务规范；以技术研究，促进信息技术在国家建设工程档案资源保障体系上的深入应用，加快国家建设工程档案资源建设的信息化步伐。
4 国家建设工程档案资源保障体系研究的内容设计
4.1 国家建设工程档案资源保障体系理论研究。包括分析国家建设工程档案实践的现状与?势，总结国家档案资源体系建设、科技档案管理、工程项目管理和信息技术应用的新理念、新模式，分析国家建设工程档案资源保障体系的核心概念和逻辑线索，明确包括资源质量、管理制度和信息技术应用等在内的保障体系基本内容等。研究目的是构建国家建设工程档案资源保障体系的理论体系。
4.2 国家建设工程档案资源质量问题研究。包括分析工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件的组织设计和文件形成背景，考察建设工程文件在各参建主体之间的流转，揭示建设工程文件的形成规律，分析影响档案完整与安全的要素及质量问题。研究目的是夯实国家建设工程档案资源的质量基础。
4.3 国家建设工程档案资源保障政策研究。包括分析当前国家建设工程档案资源保障体系所涉及的管理体制问题，研究建设行政管理部门、城建档案馆、综合档案馆以及档案行政管理部门在建设工程档案资源管理中的角色，探索国家管控统筹建设工程档案资源的必要性和可行性，明确资源管控的主导权。在此基础上，研究国家建设工程档案资源保障体系管控协调机制，发展动力机制和共建共享机制。研究目的是完成对国家建设工程档案管理顶层设计的构想。
4.4 国家建设工程档案资源保障标准规范研究。包括梳理现有国家建设工程档案资源相关标准规范，分析相关行政主管部门所颁布同类标准规范的差异及其成因，如关于立卷单位和编制单位的表述差异、保管期限的设定差异、归档工程文件的种类与数量差异等问题，根据合理的管控协调机制，明确标准规范制定的原则、方法及有关内容。研究目的是完善国家建设工程档案管理的程序与规则。
4.5 国家建设工程档案资源保障信息化研究。包括分析基于建设产品和建设过程的信息模型和信息管理、虚拟建筑、可视化应用等建设项目管理信息化趋势，探索建设工程档案信息化的方向和路径，以云计算、大数据、物联网、移动互联网为代表的新一代信息技术持续推进国家建设工程档案资源保障体系的平台建设，实现工程项目全生命周期管理背景下的融合发展。研究目的是解决国家建设工程档案资源保障体系在数字时代的实现形式。
基建工程档案论文篇3
1 医院基建档案的重要性
1.1 有着记录作用
医院的基建档案有着重要的记录作用，能够把医院从施工到竣工的所有过程用文字、图片、数据记录下来，对整个项目实行一个合理的规划，这样有一个整体的规划才能够更好的完成之后的后续工作，例如，维护和改造等，提高医院基建工程的安全性和合理性。
1.2 具有参考价值
医院的基建工程的实施完全离不开基建档案，因为基建档案发挥着一个规划和预算作用，能够为基建工程的实施提供合理的数据，有效的提高医院基建工程的工作效率和工作质量，并且能够最大程度的保证医院基建工程的经济效益。
1.3 法律维权价值
医院的基建档案还有着法律维权价值作用，在以往的医院基建工程过程中发生过很多的问题，例如，医院权属和土地占有问题，都和医院周围的居民有着很大争议，所以医院基建档案能够有效的提高医院产权安全性，包括在工程建设期间的质量问题也能够有一个很好的证明，能够把医院基建工程实施过程中真实、可靠的数据体现出来，在基建档案中还包括法律文书、历史凭证等，这都为医院未来的长久发展提供最有力的保障。
2 目前我国医院基建档案管理存在的问题
2.1 缺乏高素质管理人员
在医院基建档案管理工作中需要工作人员有非常高的专业素质才能够胜任这份工作，提高工作质量和工作效率，但是目前我国医院基建档案管理人员的专业综合素养较低，不具备相关的专业理论知识和实际操作能力，这种情况大大的影响了基建档案管理工作的顺利实施，部分工作人员没有得到定期的培训，有很多理论知识都在不断的更新，导致在工作中发生严重的失误，影响了基建档案管理的真实、完整性。
2.2 缺乏合理的基建档案管理制度
在医院的基建档案管理工作中缺乏合理的制度，这就影响了整体的基建档案管理水平，在工作过程中不具备完整的工作流程，使得工作人员在工作中不能明确自己的工作职责，监督部门也没有起到有效的监督作用，最终导致各个部门不能同步进行工作，使得基建档案管理工作不到位，没有达成统一的标准。
3 加强医院基建档案科学化管理的方法
3.1 医院领导要重视基建档案管理工作
只有医院的各个领导重视基建档案管理工作，才能把这项工作更好的实施下去，医院的领导要起到良好的带头和监督作用，对于工作人员在工作过程中发生的失误，要严格的进行处理，因为基建档案里的每一个数据都要保证其真实性和完整性，这样才能提高基建档案管理工作的效率和质量，把基建档案管理工作纳入到年终考核项目中，提高此项工作的重要性。
3.2 提高基建档案管理的人员的专业素质
只有提高基建档案管理人员的专业素质才能提高工作效率，所以医院要定期对基建档案管理人员实施培训，提高其专业理论知识和实际的操作能力，每一个工作人员都要跟得上时展的脚步，对一些更新的理论知识要充分的掌握和理解，在招聘基建管理人员时要聘用高素质人才，这样才能实现科学化基建档案管理工作。
3.3 提高基建档案管理工作的信息化发展
基建工程档案论文篇4
高校基建档案是科技档案的一个重要组成部分，自1993年国家教育委员会关于《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》至今，高校档案管理基本按照这两个“蓝本”执行，而社会上档案观念的转变、监理制度的实施、对基建工程审计的加强，使基建档案的特点与十几年前相比有了很大变化，也导致目前基建档案的库存状况存在一些不太合理的地方，所以基建档案的归档范围和保管期限亟须改进。
基建档案是指在基建管理和工程项目活动中直接形成的，其价值主要体现在学校基础设施的扩建、新建；后勤服务中心对基础设施的维护和修理、危房鉴定、房产部门办理房产证，以及工程质量事故处理和经济纠纷的调解等方面，由此可见基建档案的重要性。
要更进一步科学化地管理好基建档案，必须充分认识高校基建档案的特点。
一、高校基建档案的特点
目前高校投资主体多元化，多元化也必然带来管理的多重性，从而增添了档案管理工作的复杂性和社会性，对高校基建档案自身的质量、项目的齐全性、数据的准确性、查找的方便性都提出了更高地要求，而抓住基建档案的特点，是高校基建档案管理的关键所在。主要有以下七点：
①专业性，集中表现在基建档案的形成领域和内容性质都具有鲜明的专业特点。
②成套性，基建工程是以一个独立的工程项目为对象进行的，规律性地形成了一系列相关科技文件。硕士论文，档案管理。在基建项目建设过程中，包含了从提出项目建议书、可行性分析报告、编制初步设计、编制设计文件、进行地质勘查、设计招标、签订合同等全过程文件，要把整个工程的来龙去脉清楚显现。
③现实性，是指它具有较强的现实使用性。其它文件材料归档后，基本上完成了现行功能，多半是用来历史查考，而基建档案则不同，它不仅没有退出现行使用过程，而是在较长时期内发挥现行效用。
④广泛性，档案材料的来源十分广泛，从工程项目建议书到竣工验收，档案材料来源涉及到政府部门审批、设计部门论证设计、施工单位实施建设、监理单位监督管理、质监部门质量评定以及材料、设备供货单位的合格证书、检验报告等等都使基建档案材料具备了广泛性特点。
⑤复杂性，基建档案涉及地质、气象、环保、建筑、结构、给排水、暖通、供变电、消防等多种专业内容，这些专业有机地融合才能完成一个建筑单位工程，也带来了专业内容的复杂性。
⑥庞大性，基本建设项目，由于投资规模往往较大，参与单位多，涉及专业广，以及项目归档文件套数多等因素，使得最终形成的基建档案数量远比其他技术活动行程的档案多。硕士论文，档案管理。
二、高校档案管理中普遍存在的问题
在实际管理中还存在诸多问题，比如施工图纸的变更部分没有重新绘制到竣工图纸上；项目文件涉及单位多，收集不齐全；学校立卷制度不细致等等；从大方面讲主要存在于三个方面：
①档案意识不强，归档材料质量不高。高校基建部门以及主管领导对基建档案工作重要性认识不够，由于思想认识不足宣传力度不够，致使一些基建管理人员严重存在着“重建设、轻档案”的思想。在实际工作中，能经常发现有些工程项目档案内容丢失，图物不符，不少材料分散在承办人和技术人员手中，其中设计变更、施工记录等的遗失最为常见。严重者还有管理人不交接、不存档，“人在资料在，人换资料失”的现象。一般情况，高校仅能做到目录级管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，没有相应的材料和电子资料。具体材料又常常是复印件或者用铅笔、圆珠笔书写等不符合归档要求的材料。硕士论文，档案管理。对于一些隐蔽工程、地下管网工程等也普遍存在没有及时记录和编制准确的资料、数据等竣工档案。
②管理制度不严格，缺少制度保障。硕士论文，档案管理。虽然国家自1994年1月1日全面要求实施高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，但由于基建工程涉及多个部门，在档案管理工作中缺乏统一的约束机制和调控手段，导致档案工作难落实，管理人员敷衍了事，消极应付；归档滞后、拖拉甚至遥遥无期。除此之外，在人员、设备经费保障上也不能满足，对专（兼）职人员不能进行定期培训，在这些需要经费支持的工作中，学校往往投入的专项费用很少甚至没有，这些都是缺乏有效管理和约束机制造成的。
③ 缺乏档案专业人员。目前大多数高校都在进行“新校区”建设，基建部门和档案管理部门的人员较少，能分配给专职的档案管理人员更是严重不足，既熟悉基建业务又熟悉档案管理知识的人员更是少之又少。而作为一名基建档案管理工作者，应能在了解基建工作流程的基础上，掌握文字信息处理技能和熟悉数据库技术，因为“新校区”建设工程浩大，没有相应地信息化管理手段易导致资料的遗失，这一点普遍存在于建设单位和施工单位。
三、高校基建档案管理的对策办法
①制度要健全，约束机制要完善。根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》细则实施是不够的，要根据每个工程实际情况因地制宜，建立好符合学校或者基建部门特点的制度，它并不是按部就班。基建档案是一项专业很强的工作，集科学性、严谨性、特定性于一体，力求完整、齐全、系统、准确。首先，要建立档案管理组织结构和明确岗位职责，不仅在校级有管理机构，而且基建部门也应设立专人负责，两者既有分工，又有合作。这样才能提高档案收集的准确性，减少收档人员工作强度。
②执行要坚决，归档管理要同步。硕士论文，档案管理。在档案管理工作中做到“有法可依，有法必依，违法必究”，这是做好基建档案管理的关键。因此，要制定严格的检查和交接制度。按章管理，能使基建档案工作纳入系统化、规范化的轨道。基建档案资料主要是在建设过程中产生的，提高档案的卷宗质量，应坚持基建档案“三纳入”、“三同步”管理。在实际操作中，可以加入比如：每月技术例会检查，重点工作归咎；档案管理部门参加成果鉴定，工程竣工验收，专家会谈等活动。做到边施工边整理，软硬件同步进行，保证竣工时，竣工档案完整齐全，从而使归档工作得以顺利进行。
③领导观念更新，硬件投入加大。搞好基建档案管理工作，需要领导重视，领导实实在在的支持是搞好档案管理的工作关键，只有领导对档案管理工作的支持，才能将基建档案纳入工作计划，进行统一管理，分配各科室工作，形成网络，责任到人。硕士论文，档案管理。同时，逐步利用先进的科学技术设备，提高学校基建档案管理部门和立卷归档单位的工作效率，把繁重的组卷、调卷、抄写卷内目录等手工操作中解脱出来，逐步变手工操作为方便快捷高效的办公自动化管理，添加必要的计算机、复印机、扫描仪等等。
④多方协作，建立信息化管理制度流程。由于基建档案牵扯单位较多，常涉及政府部门、施工单位、监理部门、质检部门等，因此需多方密切合作。为提高工作效率，必须进行信息化管理，建立信息化管理制度。
随着高等教育事业的发展，高校基建投资日益增大，建设工程也逐年增多，建设工程档案管理也越来越复杂。因此在日后的工作中，要不断发现问题，不断创新，为学校基本建设做好重要的历史记录，适应形势，满足学校的整体需求。
参考文献：
[1]缪长江.建设工程项目管理（全国一级建造师执业资格考试用书）.2010年第二版
[2]黄福如.高校合并后基建档案管理存在的问题与对策[J].文教资料,2007,(8)
基建工程档案论文篇5
随着我国高等教育的快速发展，招生规模不断扩大，高校的基本建设进入了高速发展时期，随之而来的是高校园区、大学城、新校区建设如雨后春笋蜂拥而上，每个建设新校区的高校要花几个亿或十几个亿投入到学校的征地、建设、原校区旧房的维修与改造等一系列基本建设。高校投入大量的资金建设教学、实验、办公、生活辅助用房及配套基础设施道路、地下管道和环境绿化等等，建设过程中产生了大量有保存价值的基建档案资料，高校基建工程档案资料是学校档案的重要组成部分，它不仅是高校基建工作真实记录，而且是以后高校发展过程中建设规划、管理及改扩建、维修的重要依据。它记录了学校建设发展的历史轨迹，其实际保存价值应该受到重视。
高校基建部门工程档案涉及规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，但建设单位作为工程项目管理的主体，自然要做好基建档案管理工作。任何基本建设缺少工程档案，就缺少了日常维护和以后改造的依据，基建档案不仅能反映该建筑物的变化和发展，为学校规划、建设、管理工作提供参考和历史记录，也对学校发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程提供相互要求的依据；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天更有利于将来，是高校一笔宝贵的物质财富。
从现在高校基建管理档案来看，高校基建部门现有建设工程档案管理工作制度还不能适应新形势发展的需要，尚存在一些不容忽视的问题，如：档案移交工作被动、管理滞后、归档制度不够健全、权责不明、档案意识不强、档案资料残缺不齐等等。因此，必须加强建设工程档案的管理，建立完善的档案管理组织体系和制度制约机制。
一、高校基建档案的主要内容和特点
高校基建档案作为高校建设活动中形成的第一手材料，是高校基本建设图纸、文字记录、工程价款结算书、审计结论以及后期使用过程中的维修、翻修改造等有关技术资料。基建档案是指在基建管理和基建工程项目建设活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。是各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设，从立项准备到工程竣工验收全过程直接形成的文件材料。一套完整的基本建设项目档案资料包括了工程项目每一个环节的文字或图纸记录，其主要特点是：
（一）专业性
是指基建档案的形成领域和内容性质具有鲜明的、不同于其他行业的专业特征。
（二）成套性
是指每一套完整的档案资料是以一个独立的工程项目为对象进行收集和归档。
（三）现实性
是指档案有很强的现实使用价值，不同于其他档案资料归档后是用来做历史查找，而基建档案在学校将来发展规划中发挥着重要的使用价值。
（四）周期长
主要是档案要收集从项目的立项、设计、招投标、施工、竣工验收、结算等多个阶段形成的第一手资料。归档工作随着工程项目竣工结算才能完结，持续时间长，一般为1-2年，大型项目2年或更长时间，时间跨度不可预见。这些独有的特点决定了基建档案的作用是不可估量的。
二、高校基建档案管理的意义
（一）记录高校建设历史
基建档案承载了高校基本建设大量的信息，它真实地记载了学校内各类建筑物、构筑物及地上、地下各种管线等基本建设的规划、设计、招投标、施工以及使用过程中的维护等实际经过的详细资料。它是从征地、地质勘察、图纸设计、施工合同、监理合同、施工组织、竣工验收到各类来往文件、变更签证、图表、数据等第一手资料。
（二）对高校的续建和发展具有参考作用
完整系统的基建档案会给后来的建设者提供翔实的基础资料。技术人员通过查阅历史资料，在新建、扩建、改建等工程图纸的设计工作中汲取精华、去其糟粕，建设过程不走弯路，节省时间，提高效率。如某高校拟在原教学大楼上加层，该楼的基础设计承载7层的荷载，当时由于资金不足仅建了4层，那么可以直接查阅原始图纸资料，根据设计图纸直接施工。
（三）在建设过程中可以重复利用
档案的信息价值不仅是项目建设历史的真实记录，而且是工程使用过程中的维护、改造和将来学校建设的重要依据。工程建设档案具备这样的特征，可以重复利用或参考。工程设计档案已经过实践的考验，通用性很强的设计标准图整理归档后，重复利用不仅可以缩短建设时间，而且还能节省劳动耗费，同时也提高工作效益及建设项目的经济效益。
三、高校基建档案管理存在的问题
（一）档案资料收集不齐全
基建档案涉及建设方、招投标、监理、施工等多个部门、施工程序复杂、时间跨度大，直接导致基建档案成为工程项目管理工作中的滞后点和难点。参与工程建设的各个主体单位，只重视工程进度、工程质量等硬性指标的效果，对表示工程形象进度的阶段性资料不收集、不在项目竣工接近验收时采取补救措施，按照以往工作惯例编制资料，交到建设单位的资料不能真实反映施工现场实际数据。例如建设单位在施工时不慎将地下管道挖断的事经常发生，不是因为技术人员不懂业务而是没有反应施工现场的真实记载资料可以参考。好多学校地下管网经过多年的建设后，逐步丰富和错乱起来，自来水管线、天然气管线、电缆管线、暖气管线、雨污水管线等相互交错形成一个蜘蛛网，到最后没有一套完整的综合所有专业的管网图。建设历史悠久的学校，管网图成了某些技术人员脑子里的记忆，随用随想，时间久了，当年的现场技术人员退休后，这样的记忆信息就丢失了，给后期的维修和日常使用带来很大的麻烦。
（二）档案资料编制质量不高
大多数高校对基建档案的管理没有严格的标准、规范或制度可以执行，普遍存在管理意识较差的现象。如果参建的施工单位技术水平、管理水平不高，工程资料归档意识薄弱，对于要归档的资料纯属应付竣工资料的要求。竣工图是工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样，它是真实、准确、完整反映和记录各种地下和地上建筑物、构筑物等的技术文件。许多施工单位不配备专职资料员，整理资料时也不严格按照相关规范执行，导致归档资料质量不高。多数竣工图没有按实际施工程序进行修改，造成竣工图与实际竣工项目不相符，存在数据误差是一定的；竣工图纸上相关责任人审核没有签字，竣工图纸漏缺竣工图章，或者有竣工图章没有签名，竣工图编制不规范、标识不统一。有的施工单位在工程竣工交付使用后，资料还不能及时归档，严重影响了后期档案的完整性。
（三）档案资料的数据内容缺乏准确性
施工过程中临时发生的变更，没有将这些变更的数据及时反映到竣工资料中，变更执行的程序也不规范，导致竣工资料存在误差或失实。档案管理人员只懂档案知识，没有工程项目建设相关的技术知识，难以确定归档资料能否反映工程竣工时的实际情况，判断不清是否图物相符，不能准确识别数据可靠性。
（四）档案资料使用手段有待更新
传统的基建档案主要以纸质、实物为载体，易损坏也不便于管理和使用。建立基建档案的最终目的是为了利用，目前高校基建档案的利用，一般是使用者到档案室查阅或借阅，使用者登记借出档案原件。这种使用方法的弊端是，原件借出不能保证安全，一旦丢失不可补救；另一方面频繁使用，原件会破损。因此，传统的档案使用手段无法适应现代化发展的要求。
四、加强基建档案管理的措施
（一）领导重视是做好基建档案管理工作的关键
学校主管基建的领导、基建部门以及工程管理人员应充分认识到做好基建档案管理工作的重要性，尤其是校领导要重视和支持。只有领导加强档案建设意识，思想上要认识到基建档案管理工作的重要性，建立完善的档案管理组织体系和制度体系，实现规范化的管理，才能切实有效保证基建档案管理和归档工作的积极性。
（二）增强学校基建部门收集档案的责任感
只有提高档案管理意识才能做好基建档案管理工作，学校要建立以基建处为责任主体的组织机构，明确基建档案管理人员。基建部门作为基建工程管理者和基建档案的形成者，应有专门负责人分管此项工作，并有专职档案员负责收集资料。工作中要坚持基建档案“三个同步”原则，即基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收与提交一整套合格的竣工图同步进行。
（三）加强档案管理人员业务培训，提升专业化管理水平
档案管理部门应有针对性地加强基建档案管理人员的业务培训，让管理人员学习相关理论知识，领会现代化管理的业务要求标准，鼓励档案管理人员从思想上接收新方法、新理论，摈弃传统的陈旧管理模式。档案管理人员不但要了解基建专业基础知识，更要熟悉工程项目建设流程，知道基建档案中四大部分资料即工程准备阶段资料、监理资料、施工阶段资料和工程竣工阶段资料是如何收集和整理的。
（四）明确职责、及时收集，确保档案工作有效落实
基建工程档案论文篇6
随着我国高等教育的快速发展，招生规模不断扩大，高校的基本建设进入了高速发展时期，随之而来的是高校园区、大学城、新校区建设如雨后春笋蜂拥而上，每个建设新校区的高校要花几个亿或十几个亿投入到学校的征地、建设、原校区旧房的维修与改造等一系列基本建设。高校投入大量的资金建设教学、实验、办公、生活辅助用房及配套基础设施道路、地下管道和环境绿化等等，建设过程中产生了大量有保存价值的基建档案资料，高校基建工程档案资料是学校档案的重要组成部分，它不仅是高校基建工作真实记录，而且是以后高校发展过程中建设规划、管理及改扩建、维修的重要依据。它记录了学校建设发展的历史轨迹，其实际保存价值应该受到重视。
高校基建部门工程档案涉及规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，但建设单位作为工程项目管理的主体，自然要做好基建档案管理工作。任何基本建设缺少工程档案，就缺少了日常维护和以后改造的依据，基建档案不仅能反映该建筑物的变化和发展，为学校规划、建设、管理工作提供参考和历史记录，也对学校发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程提供相互要求的依据；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天更有利于将来，是高校一笔宝贵的物质财富。
从现在高校基建管理档案来看，高校基建部门现有建设工程档案管理工作制度还不能适应新形势发展的需要，尚存在一些不容忽视的问题，如：档案移交工作被动、管理滞后、归档制度不够健全、权责不明、档案意识不强、档案资料残缺不齐等等。因此，必须加强建设工程档案的管理，建立完善的档案管理组织体系和制度制约机制。
一、高校基建档案的主要内容和特点
高校基建档案作为高校建设活动中形成的第一手材料，是高校基本建设图纸、文字记录、工程价款结算书、审计结论以及后期使用过程中的维修、翻修改造等有关技术资料。基建档案是指在基建管理和基建工程项目建设活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。是各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设，从立项准备到工程竣工验收全过程直接形成的文件材料。一套完整的基本建设项目档案资料包括了工程项目每一个环节的文字或图纸记录，其主要特点是：
（一）专业性
是指基建档案的形成领域和内容性质具有鲜明的、不同于其他行业的专业特征。
（二）成套性
是指每一套完整的档案资料是以一个独立的工程项目为对象进行收集和归档。
（三）现实性
是指档案有很强的现实使用价值，不同于其他档案资料归档后是用来做历史查找，而基建档案在学校将来发展规划中发挥着重要的使用价值。
（四）周期长
主要是档案要收集从项目的立项、设计、招投标、施工、竣工验收、结算等多个阶段形成的第一手资料。归档工作随着工程项目竣工结算才能完结，持续时间长，一般为1-2年，大型项目2年或更长时间，时间跨度不可预见。这些独有的特点决定了基建档案的作用是不可估量的。
二、高校基建档案管理的意义
（一）记录高校建设历史
基建档案承载了高校基本建设大量的信息，它真实地记载了学校内各类建筑物、构筑物及地上、地下各种管线等基本建设的规划、设计、招投标、施工以及使用过程中的维护等实际经过的详细资料。它是从征地、地质勘察、图纸设计、施工合同、监理合同、施工组织、竣工验收到各类来往文件、变更签证、图表、数据等第一手资料。
（二）对高校的续建和发展具有参考作用
完整系统的基建档案会给后来的建设者提供翔实的基础资料。技术人员通过查阅历史资料，在新建、扩建、改建等工程图纸的设计工作中汲取精华、去其糟粕，建设过程不走弯路，节省时间，提高效率。如某高校拟在原教学大楼上加层，该楼的基础设计承载7层的荷载，当时由于资金不足仅建了4层，那么可以直接查阅原始图纸资料，根据设计图纸直接施工。
（三）在建设过程中可以重复利用
档案的信息价值不仅是项目建设历史的真实记录，而且是工程使用过程中的维护、改造和将来学校建设的重要依据。工程建设档案具备这样的特征，可以重复利用或参考。工程设计档案已经过实践的考验，通用性很强的设计标准图整理归档后，重复利用不仅可以缩短建设时间，而且还能节省劳动耗费，同时也提高工作效益及建设项目的经济效益。
三、高校基建档案管理存在的问题
（一）档案资料收集不齐全
基建档案涉及建设方、招投标、监理、施工等多个部门、施工程序复杂、时间跨度大，直接导致基建档案成为工程项目管理工作中的滞后点和难点。参与工程建设的各个主体单位，只重视工程进度、工程质量等硬性指标的效果，对表示工程形象进度的阶段性资料不收集、不在项目竣工接近验收时采取补救措施，按照以往工作惯例编制资料，交到建设单位的资料不能真实反映施工现场实际数据。例如建设单位在施工时不慎将地下管道挖断的事经常发生，不是因为技术人员不懂业务而是没有反应施工现场的真实记载资料可以参考。好多学校地下管网经过多年的建设后，逐步丰富和错乱起来，自来水管线、天然气管线、电缆管线、暖气管线、雨污水管线等相互交错形成一个蜘蛛网，到最后没有一套完整的综合所有专业的管网图。建设历史悠久的学校，管网图成了某些技术人员脑子里的记忆，随用随想，时间久了，当年的现场技术人员退休后，这样的记忆信息就丢失了，给后期的维修和日常使用带来很大的麻烦。
（二）档案资料编制质量不高
大多数高校对基建档案的管理没有严格的标准、规范或制度可以执行，普遍存在管理意识较差的现象。如果参建的施工单位技术水平、管理水平不高，工程资料归档意识薄弱，对于要归档的资料纯属应付竣工资料的要求。竣工图是工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样，它是真实、准确、完整反映和记录各种地下和地上建筑物、构筑物等的技术文件。许多施工单位不配备专职资料员，整理资料时也不严格按照相关规范执行，导致归档资料质量不高。多数竣工图没有按实际施工程序进行修改，造成竣工图与实际竣工项目不相符，存在数据误差是一定的；竣工图纸上相关责任人审核没有签字，竣工图纸漏缺竣工图章，或者有竣工图章没有签名，竣工图编制不规范、标识不统一。有的施工单位在工程竣工交付使用后，资料还不能及时归档，严重影响了后期档案的完整性。
（三）档案资料的数据内容缺乏准确性
施工过程中临时发生的变更，没有将这些变更的数据及时反映到竣工资料中，变更执行的程序也不规范，导致竣工资料存在误差或失实。档案管理人员只懂档案知识，没有工程项目建设相关的技术知识，难以确定归档资料能否反映工程竣工时的实际情况，判断不清是否图物相符，不能准确识别数据可靠性。
（四）档案资料使用手段有待更新
传统的基建档案主要以纸质、实物为载体，易损坏也不便于管理和使用。建立基建档案的最终目的是为了利用，目前高校基建档案的利用，一般是使用者到档案室查阅或借阅，使用者登记借出档案原件。这种使用方法的弊端是，原件借出不能保证安全，一旦丢失不可补救；另一方面频繁使用，原件会破损。因此，传统的档案使用手段无法适应现代化发展的要求。
四、加强基建档案管理的措施
（一）领导重视是做好基建档案管理工作的关键
学校主管基建的领导、基建部门以及工程管理人员应充分认识到做好基建档案管理工作的重要性，尤其是校领导要重视和支持。只有领导加强档案建设意识，思想上要认识到基建档案管理工作的重要性，建立完善的档案管理组织体系和制度体系，实现规范化的管理，才能切实有效保证基建档案管理和归档工作的积极性。
（二）增强学校基建部门收集档案的责任感
只有提高档案管理意识才能做好基建档案管理工作，学校要建立以基建处为责任主体的组织机构，明确基建档案管理人员。基建部门作为基建工程管理者和基建档案的形成者，应有专门负责人分管此项工作，并有专职档案员负责收集资料。工作中要坚持基建档案“三个同步”原则，即基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收与提交一整套合格的竣工图同步进行。
（三）加强档案管理人员业务培训，提升专业化管理水平
档案管理部门应有针对性地加强基建档案管理人员的业务培训，让管理人员学习相关理论知识，领会现代化管理的业务要求标准，鼓励档案管理人员从思想上接收新方法、新理论，摈弃传统的陈旧管理模式。档案管理人员不但要了解基建专业基础知识，更要熟悉工程项目建设流程，知道基建档案中四大部分资料即工程准备阶段资料、监理资料、施工阶段资料和工程竣工阶段资料是如何收集和整理的。
（四）明确职责、及时收集，确保档案工作有效落实
基建工程档案论文篇7
中图分类号：R197 文献标识码：A 文章编号：1003-8809（2010）12-0256-02
当前我国已经进入医院快速发展期，许多医院不断扩张，民营医院不断新生。但是我国在医院基建设备建设与管理中漏洞百出，比如一些医院在相关档案管理中却保存不善，缺少相关资料，造成了一些排水管网损害却无法危害或者维修很困难的情况发生。
1 当前我国医院基建设备档案管理存在的问题
1.1 档案观念问题有待更新
当前我国基建设备档案在医院档案管理中是较不受重视的类别，花的时间和精力相对较少。而且医院基建部门往往重视不够，不想配合，认为材料放在手边用用就行了。基建部门一般随意找个临时工作为基建设备基建资料管理员，临时工有的甚至连基建设备基建项目材料的构成也不清楚，更不用说是符合归档的要求了。基建部门的基建施工管理员在用图纸等材料时往往随意涂写，用了资料后不会及时交回到资料保管员手中，资料保管员也不会主动地催收。这些客观存在的困难需要提高归档案意识来解决，因此，要普遍提高相关部门和人员的基建设备档案归档意识。
1.2 档案管理缺少保障制度
虽然我国《档案管理办法》颁布实施了多年，但是许多医院没有制定相关基建设备档案的收集、管理制度；有些医院所制定的基建设备档案规范因政策水平的差异而大相径庭。我们曾与调查问卷表明，被调查对象中100%的人员认为制度是医院基建设备档案收集的另一个难点，90.0%以上的人员认为现今的本医院基建设备档案归档范围应加以改进。同时各医院制定的归档范围内都会有基建设备档案的归档范围，但通常根据建设部《基建档案管理规定》实施细则来规定本医院的基建设备档案归档范围，缺少符合医院自身特点的医院基建设备档案归档范围。
1.3基建归档质量有待提高
我们在己归档的材料中发现，基建设备档案的材料普遍质量不高，如图纸的清洁程度、整齐程度等。有些图纸不是原件，而是复印件；有些图纸上有任意涂写等情况。同时医院主体建设工程从立项到竣工验收要经过一年甚至几年的时间，有的建设工程虽已完工，但因工程款结算或其他问题仍未验收完毕，每年都有新的文件材料形成，这些文件材料与该工程相联系，是反映该建筑实际建设过程的真实记录。这些材料都应按该工程项目立卷归档，而不应不受时间长短的限制。这样才能保证案卷的成套性不受影响，有利于今后的档案管理利用工作的顺利进行。
1.4 档案管理载体有待丰富
按规定，基础建设施工过程每个阶段均要留下照片或是其它电子文件。但调查表明，特殊载体的材料匾乏，要么没有相应的材料，即使有一些有特殊载体材料，其数量也不超过5%，给医院留下了不可弥补的损失。目前由于声像档案载体材料成本较高，而且属于“账外”档案，不易控制。许多建设声像档案形成部门，出于使用便利，不愿将其无偿交给档案部门管理，而往往从个人实际工作需要出发，对声像资料任意处置，致使照片底片损伤或丢失，录像制品也因多次使用，其中一些珍贵资料内容丢失。
2 完善医院基建设备档案管理若干对策
2.1 增强认识
医院档案部门可通过举办展览、宣传板报、召开会议、知识竞赛措施宣传国家有关档案的法律、法规及有关档案管理工作的知识，从而澄清档案利用中存在的模糊认识，提高对档案利用工作重要性的认识，唤起医院对档案利用工作的重视，激发医院利用档案愿望与热情，消除医院对档案工作的神秘感，引导更多的人利用档案，树立起利用档案的观念。档案人员要改变过去那种墨守成规、安于现状、等使用者上门的服务方式，面向市场经济，把开发利用工作的重心转移到经济建设服务中来。转变思想观念，变被动服务为主动服务。宣传建档意义，确立基建设备档案的重要地位。
2.2 完善制度
基建设备档案和别的档案不同，比较大型或重点的建设项目，在基建档案馆是一定有一份备案的。因此，医院档案馆可以对大型、重点基建设备基建项目和本医院的一般基建设备基建项目档案管理分别对待，只保存医院经常利用的基建设备档案。这样可以在减少物力、财力的同时达到基建设备档案归档和可利用的效果。
2.3 合理移交
进行部门立卷之后，医院的基建设备档案最终还是要由基建部门移交档案馆，这就要求档案部门制定一个可行的接收移交工作制度。在日常的工作交流中，笔者发现，各医院对基建设备档案的归档无固定时间，常常是被动地接收基建部门移交的档案。有了一个切实可行的基建设备档案接收移交制度，可以改变档案馆对基建设备档案管理的这种被动局面，从而主动有效地指导、监督基建设备档案的及时规范地归档。比如说在制度中规定，基建设备基建项目档案要在竣工后的三个月内移交，要规定具体的事由具体哪一个岗位上的人负责，责任到人。
2.4 创新管理
从基建设备档案形成情况看，多数医院建院历史悠久，但又非专门建筑单位，所以基建设备档案跨越历史时间较长，绝对数量较大，每年新增档案数量相对有限。因此，如购置专用扫描设备，在将现有竣工图纸材料集中扫描完成后，未来每年的工作量是不充分的。但是考虑投入―产出相比关系，医院档案部门专为基建设备基建图纸扫描而购置大型、高效扫描仪，经费投入过高，且相对于专业建筑设计单位工作量，投入与产出不成比例。为此，可采用社会化服务方式，由建筑设计专业图文公司负责将基建设备基建图纸进行扫描、制成图形文本及光盘刻录工作。
总之，在新时期下，做好医院基建设备档案管理，己成为医院基建部门和医院档案管理部门工作的重要组成部分，还需要我们共同加强管理与研究。
参考文献：
[1] 傅毅.医院基建档案应与工程建设同步[J].浙江档案，2005(7) ：34-35
[2] 尹莉.三看档案信息资源建设和开发利用[J].山东档案，2006(4)：59.
基建工程档案论文篇8
0 引言
文书与档案是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。文书，“经国之枢机”，“政事之先务”。文书的系统整理和保存，最终使档案形成，有了档案，人们就可以“疏通知远”，了解历史。档案，历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要，文书是档案的前身，档案是文书的延续。
文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位，文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程，是相关职业岗位群的关键技能模块，具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为：在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求；在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变；在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习，重点培养学生建构系统的学科体系，具备完整的理论知识，熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力，使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。
然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题：教学工作往往立足教材，以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主，课程内容较为抽象，学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物，重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题，又要从头学起，因此课程教学的目的难以达到，专业特色也无从体现。随着改革的深入发展，文档管理工作面临着越来越多的实际问题，例如文件和档案数量日益增加，给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新，才能适应社会不断发展的需要。
1 转变教育观念，完善课程体系
传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的：“老师讲，学生听，从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手，在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下，加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规，以岗位需求设计专业培训能力模块，在边教学边实践的基础上，安排理论知识学习后的集中实习周或实习月，系统训练涉及该课程的所有操作技能，强化学生实际动手操作能力的培养，为今后的实际工作奠定扎实的基础。
2 积极探索研究，改革教学方法
文书工作与档案管理的课程设计从总体上讲要以实用为原则，以必需和够用为尺度构建科学的教学体系。在教学方法上不局限于条条框框，强化针对性和实用性，将教、学、用三者有机地结合起来，融传授知识、培养能力和提高素质为一体。在教学实践过程中，我作了如下尝试：
2.1 编写修订教材 教材是学科知识的基本载体，学科发展的程度、深度应该在教材上体现出来。传统的《文书档案管理》教材，包括一部分针对高职院校编写的高等职业教育规划教材，大多是对本科教材或档案专业教材的简单“改良”，只是泛泛地罗列一些理论知识，对于实践环节和工作场景的模拟几乎都没有涉及到。针对这一现象，根据社会对文书档案管理工作的需求特点，在传统的教材基础上，我主动追踪文书与档案工作相关知识的发展前沿，结合新时期新形势下出现的有关电子文件的形成、处理、鉴定、归档，新的档案归档载体的使用和介绍等新兴问题，多方面整合知识资源，修订编写了顺应文秘专业特点、实用性较强的校本教材，这样做不仅保证了知识的前瞻性，同时又拓展了学生的知识面，使学生学有所用，为学生提供职业环境所要求的知识和技能。事实告诉我们，科学知识并非一成不变，有些知识是随着社会的发展而逐步被认识和发展的，不能用静止的眼光来看问题。
2.2 加强实践教学 在教学过程中，我按照科学规律加大了教学实践过程中实践训练的比重，以此来巩固和提高学生的专业技能操作水平，并在课程中体现“用理论指导实践，用实践再认识理论、发展理论”的基本思路。文书工作与档案管理课程应改革过去纯理论教学的模式，在教学过程中强化实习实践的教学力度，实训实践课时数应占40％以上，将平时的所有实训、实践课都结合相应理论教学，在适当的时机穿插在教学过程中；同时用一个学期左右的时间，让学生深入到文书档案的办公现场进行实习，实现理论在实践中的升华。实习实践的基本形式可以打破传统，可以到学校的文书与档案课程实验室、学校综合档案室或用人单位顶岗实习，强化学生对文书与档案工作的直观认识与切身感受。除此以外，教师还要对课程以及相应的实习实践教学进行课题分解，确定每个实习实践课题的教学目的、教学内容和所需课时，灵活设置相应环节，从而调动学生的学习积极性和参与欲，提升实习实践课程的教学效果。
2.3 探索新型教学方法
2.3.1 范本教学法 俗话说：“熟记唐诗三百首，不会作诗也会吟”。在文书工作与档案管理课程的教学过程中，可以通过范本学习和借鉴他人的长处。教师可以收集党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本和档案范本，在此基础上适当加以修改和加工，作为案例以小组讨论、分析答疑等形式，让学生了解当前文书工作与档案管理工作领域最前沿的规定以及出现的新问题，从而提高学生用理论去解决实际问题的应用能力。
2.3.2 情境教学法 面对没有实践工作经验的学生，打破枯燥无味的教学桎梏，情境教学方法是行之有效的方法之一。教育家杜威说：“教育即生活”，教育的目的就是为了更好的生活。现代社会终身教育理念的提出，使教育与人的生活紧密相结合。在教学过程中，根据教学重点教师创设相关场景，模拟现实生活中的工作环境，使学生在模拟中体会知识，培养学生的动手能力。例如，在讲授“收文处理”这一知识点时，设置如下场景，让学生分别扮演秘书、主管领导的角色，绘制收文登记簿和文件处理单，将收文处理的程序一一进行演练；通过组织学生观看指出其中的正确与不足之处；然后由教师作点评。通过情境模拟，使学生对收文处理工作有了直观的认识，掌握了收文处理工作的基本处理环节，与纯理论式讲授相比，情景教学法更能激发学生的参与意识，能收到意想不到的教学效果。
2.3.3 实物演示法 俗话说：“百闻不如一见。”这是人们认识客观事物的一条规律。运用实物演示教学，正是从这一认识规律出发的。文书与档案教学中涉及的物体，对学生来说是陌生的，一旦出示实物，学生便能豁然领悟。例如在讲解“档案保管的物质条件”这一章节的内容的时候，可以结合知识点给学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具，同时也可以充分挖掘网络、报刊杂志等多种资源，为学生展示档案库房、缩微品阅读复制设备、易耗低值物品等的相关图片资料，把枯燥的理论介绍变成直观生动的形象演示，更加有利于教学效果的提高，为学生所接受。
2.3.4 参观学习法 在课堂教学的基础上，组织学生前往地区、县市的档案馆参观，将档案馆、档案室变成我们的第二课堂，通过实地观摩学习加深学生对档案馆的库房建设、检索工具建设、规章制度建设等基础设施方面的切身了解。同时也可以学习现代数字化、科学化的现代档案信息处理技术，如利用计算机技术建立档案目录数据库，通过网络为相关单位进行档案全文信息查询业务等服务。除此之外，通过参观也能使学生学习档案工作人员吃苦耐劳，无私奉献的精神以及对档案工作高度的责任感和荣誉感，对于学生提高自身的素质有着良好的促进作用。
3 加强“双师型”教师队伍建设
受到传统观念的影响，以往文书工作与档案管理课程教学存在着片面性，例如重理论，轻技术，轻实践；重知识传授，轻能力培养和知识应用；师资队伍建设和评价偏重于理论水平等。为了弥补这些缺陷，促使理论教学和实践教学的正确定位和有机结合，因此，“双师型”教师队伍建设是文书工作与档案管理教学改革发展的必然要求。首先要加强宣传，转变人们的观念，一是要转变教育行政部门和学校领导的观念，使他们充分认识到培养“双师型”教师的重要性，将培养计划纳入议事日程，制定相关的政策，将培养工作落到实处。另一方面要转变专业教师自身的观念，树立竞争意识，增强危机感和紧迫感，自觉主动地投入到不断提高自身素质的学习中去。对于从高校毕业直接进入文秘专业的教师，可以定期组织教师到秘书岗位进行专业实践，在实践中提高他们的职业技能，并为他们获得文秘资格证书或专业技术职称提供实践和机会；对于从行政转行过来的教师，可以给予他们进修学习的机会，引导鼓励他们开展学术研究，提升他们的教育理论水平。此外，还可以从有关单位引进文书工作与档案管理工作第一线的高素质人才，寻找、鼓励并帮助优秀的文书工作与档案管理人才到学校任教，通过他们把积累多年的实践经验、操作技能以及行业发展的信息和新观念带入学校，帮助在校任职教师开阔眼界，了解市场需求，从而提升教学改革的有效性，因此，积极引进高素质的文书工作与档案管理工作人才也是提高“双师型”文书工作与档案管理教师队伍质量的有效方法之一。
将先进的教学改革理念有机地融入到传统的文书工作与档案管理课程教学中去，使学生熟练掌握并运用与时俱进的专业技能，以适应现代社会对文书档案管理人才的需要，是文书与档案管理教学工作者的使命。随着社会的发展，教学改革还将继续深入开展，我相信，只要我们善于思考，勇于探索，积极创新，教学改革之路必定会越走越宽。
参考文献：
[1]王文亮.浅论高职教育秘书专业《档案管理学》的教学改革[j].彭城职业大学学报.2001.
[2]张小玲.“双师型”文秘教师队伍的建设[j].秘书杂志.2005（12）.11-14.
基建工程档案论文篇9
“智慧地球”概念的提出促使城市从数字时代走向智慧时代。2013年，我国首批193个智慧城市试点起航，开辟了智慧城市建设的新征程[1]，在此背景下，档案富有的人类智慧的支撑作用凸显，如何留存和管理在智慧城市新型IT生态环境中形成的新的、动态的、海量的数字记忆，确保智慧城市的发展脉络和业务活动以数字档案的形式得以记载和传承成为亟待解决的问题。而传统档案资源多层次分级、分散、孤岛式管理方式与智慧城市的跨行业、跨区域、跨部门的业务协同、资源集约与交换共享等要求形成强烈的反差与不协调，这就迫切需要重构档案馆的基础体系结构，建立一套完整的与智慧城市运营发展要求相适应的新的档案管理基础理论和方法体系。这一研究在档案馆理论体系构建和实践应用发展等方面具有重要的价值和意义。
（一）理论方面，能够丰富和拓展档案学的基础理论。未来的智慧档案馆必将跨越传统实体档案馆的边界而以数字形态且富有智慧地存在和发展，实现馆际IT基础设施共享，档案资源互联，制度、技术与业务集成，档案人之间及其与利用者之间的业务协同和服务交互，这一发展态势需要在实践中研究和提炼一整套包括目标、功能、组织、人员、制度、资源和运作模式等基础理论体系，以指导和支持数字档案馆业务流程优化、档案资源精细化管理和档案信息服务多元化适应。
（二）实践方面，从记载历史、延续文明的角度丰富智慧城市的内涵，从数字生态、城市全局的角度部署档案工作体系架构，提升和延伸档案管理的整体功能。智慧档案馆作为智慧城市建设与发展的基础单元纳入城市顶层规划而得到史无前例的重视，智慧城市建设集新技术、新行为、新思维于一体的新型城市生态环境，为智慧档案馆的档案资源统筹管理、档案工作高效开展、档案服务能动与个性化提供了从法规到标准、技术到业务、风险识别到安全保障的智能化系统体系框架，在此框架下设计和实施的智慧档案馆整体解决方案将使国家档案馆功能得到提升并融入智慧城市体系。
二、智慧档案馆研究突破了现有数字档案馆的研究范畴
智慧档案馆是在数字档案馆发展和智慧城市建设背景下，档案馆发展的高级形态。20世纪90年代以来，国内外档案专家和学者围绕档案资源的数字化加工和信息化管理方面取得了较大进展，推动了数字档案馆的快速发展，并在此研究的基础上结合智慧地球、智慧城市的生态特征开始探讨智慧档案馆的研究。
国外研究者虽未明确提出智慧档案馆概念，但其数字档案馆从建设之初，其标准建立、技术架构和运营模式等都充分考虑了如何实现档案资源整体共享、跨部门协作和不断适应现代新技术和新型智慧城市生态发展的问题。美国的电子文件档案馆（ERA）项目主要从技术视角，研究如何构建开放、敏捷的集成系统体系结构，以适应技术变革与业务拓展带来的潜在需求；加拿大图书档案馆（LAC）提议则从档案管理与资源整合的视角，研究如何将数字文化遗产管理纳入国家战略，从而建立能够管理国家文献遗产的数字保存体系和可信任数字仓储系统（TDR），以适应国家和城市快速发展的需要；澳大利亚数字文件管理协议（ADRI），从标准规范视角开展区域联合行动，推动跨国、跨馆数字文件和档案资源统一管理标准体系的形成，以引导全球范围内档案工作的科学规范开展[2]。我国数字档案馆的理论研究和实践探索经历了从单一档案业务系统、馆藏数字化到整体信息系统构建[3]，从个体数字档案馆到区域性数字档案馆[4]运作模式变革的研究，从IT集约化服务型数字档案馆到云数字档案馆[5]的探索。
在智慧城市背景下，档案界从数字档案馆功能提升、资源整合和深度挖掘、智慧技术运用、感知计算等角度，对智慧档案馆的概念、功能架构等进行了初步的探索[6]；在建设实践方面，上海、浙江、青岛等省市已作了一些有益尝试。这些前瞻性的研究和开拓性的实践为智慧城市背景下档案资源的整体聚合、科学保管和高效利用奠定了良好的档案文化意识、技术系统环境和专业操作技能，为提升档案馆“智慧”营造了基础资源条件和专业业务氛围。但现有这些研究和实践还难以适应智慧地球和智慧城市的发展要求，主要体现在：
（一）在组织层面，缺乏从国家、城市数字化发展的整体角度规划和安排数字档案资源的整合服务，缺乏城市层面档案管理的组织架构和工作体系的全局部署。以往依附于实体档案馆而架构的数字档案馆系统，难以实现城市档案资源的系统化聚合、统筹化管理和高效化利用，而这一要求正是智慧城市发展的基础保障。
（二）在理论层面，现有的研究多局限于档案管理模式、运行机制、资源整合的宏观构想以及系统功能的中观要求，而智慧型数字档案馆的构建需要有在创新技术应用环境下的制度安排、业务模式和运作机制的一套完整理论体系的支撑，才能高起点、高水平地引领档案事业方向，指导智慧城市背景下档案工作的最新实践。
（三）在实践层面，缺乏深入到系统功能实现、文件对象控制、档案资源聚合和组织管理运作等各个层面的完整的现代档案馆实施方法和操作规程，而局限于指南性的功能要求和宏观描述，难以支撑档案馆现代化运作的全面实现。
随着智慧城市快速发展，档案馆的信息化建设和发展将从档案资源的数字化和信息化管理拓展和延伸到档案馆的全面现代化管理，包括档案馆运行管理智能化、档案库房管理现代化、档案制度贯彻的系统化、档案信息利用的知识化以及智慧档案人经验知识的代代相传。应该说，智慧档案馆将逐渐突破实体档案馆的组织运作、基础设施使用和档案资源聚合的传统管理运作模式，形成跨实体档案馆乃至跨区域的协同工作组织和城市档案资源一体化集约管理与单点服务模式，它的基础体系架构、系统构建原理和实施方法将随着智慧城市生态环境的变化而调整和进化，这就需要档案领域专家、学者在档案馆的组织运作和信息系统建设等方面进行突破。
三、智慧档案馆研究的基础体系架构
与以往档案馆追求稳定的静态思维相比较，智慧档案馆的发展则更需要体现其与时俱进的动态特征。一方面，智慧档案馆的建设与发展需要深化应用物联网、云计算、移动互联网、大数据等不断进化的新技术，再造档案工作流程、整合档案资源，使档案馆具有感知化、智能化、个性化的智慧能力，作为智慧城市不可或缺的重要单元而发挥其记载历史、传承文明和资政惠民的作用；另一方面，依赖网络而发展的智慧档案馆将逐渐突破其实体档案馆的组织边界、自给自足的IT基础设施和档案资源分层分级的传统运作模式，形成跨实体档案馆乃至跨区域的协同工作组织和城市档案资源一体化集约管理与单点服务模式，它的组织管理形态、技术系统结构、业务工作原理和管理运作模式将随着智慧城市生态环境的变化而不断地调整、优化和进化。
图1勾画出智慧城市背景下智慧档案馆的基础体系结构，它体现了智慧城市背景下档案馆全面现代化管理的新特征。技术层通过支撑保障系统、档案仓储系统来保证档案馆对人、事、物的智慧感知；并将这些感知经过互联网、物联网、通信网传递到海量数据中心，实现档案资源的集约管理和全面整合；应用层通过智慧服务系统和智慧管理系统来满足智慧城市的服务需求，提供档案信息的集成服务和智慧启迪。
这种“双层四系统”的基础模型构建，适应了智慧城市生态特征发展背景下，档案馆的全面现代化管理。因此对智慧档案馆的研究视角从制度、资源、业务的体系结构、技术、馆员、服务六个维度全面拓展和延伸。
四、智慧档案馆研究的主要任务
智慧档案馆基础体系结构决定了它的实现不仅仅是建设一个技术系统，它是档案馆发展的高级形态，它的构建需要深化使用物联网、云计算、移动互联网、大数据等不断进化的新技术，全面整合档案资源、再造档案工作流程，使得档案馆具有感知化、智能化、个性化的智慧能力，作为智慧城市不可或缺的重要组成部分而发挥其记载历史和传承文化的作用。因此，智慧档案馆的实现而是需要将档案人、档案馆基础设施、档案馆业务、各类新型的信息技术和智慧城市对档案馆的信息消费需求进行紧密结合，实现档案馆内部全面信息化，这就需要有一套智慧档案馆的基础理论、技术体系和实施方法论的支持，这些内容将是未来智慧档案馆研究的主要任务：
（一）智慧档案馆的基本理论体系的研究。基础理论是档案馆及其系统建设与发展的统领和指南，其研究需要充分理解智慧城市新型城市生态环境的特征及其对信息资源管理与信息消费的整体要求，分析智慧城市背景下档案馆的发展趋向和存在形态，明确智慧档案馆的基本概念、组织形态和工作体系，研究其内涵、特征、构成要素、组织结构、职能分工及在智慧城市中的定位、作用和发展，并在此基础上进一步探索国家档案馆的组织结构和整体部署。
（二）智慧档案馆系统框架结构研究。系统是业务开展的主体要素，是档案资源安全保存和提供利用的主要工具，其研究需要从制度、业务、资源、技术、服务和馆员六个维度研究智慧档案馆的基础体系结构及协同工作机制。从档案工作的全程控制性、档案业务的制度遵从性、档案资源的统筹管理性、档案服务的社会多元性、馆员技能的综合要求性和管理实现的技术支撑性等角度全面设计智慧档案馆的体系结构及六个维度之间的相互关联与制约的协作机制。
基建工程档案论文篇10
公共管理视阈下档案管理的理性化路径
基建工程档案论文篇11
[中图分类号]G431 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）24-0122-02
教学档案是指在教学过程中形成的，具有保存价值的文字材料、教学文件、影像等教学资料的总称。二级学院是学校开展本科教学的基础单位。完善二级学院教学档案工作是迎接审核评估、健全教学质量保障体系、提高教学质量的重要环节，是“本科教学评估的基础和依据”。本文在分析二级学院教学档案存在问题的基础上，从制度建设、人才培养、工作规范等方面积极探讨教学档案管理模式的优化策略。
一、二级学院教学档案的重要作用
（一）研究教学档案是提高二级学院专业建设水平的必经之路
教学档案是二级学院历史发展的物质载体。教学档案产生于二级学院成立、发展、提升的全过程，贯穿于二级学院理论教学、实验教学、实习、见习、毕业论文等教育教学过程的全部方面。可以说，二级学院教学档案承载二级学院历史发展的具体呈现，是二级学院教学发展的历史见证。因此，对于二级学院档案的研究能够具体勾勒二级学院教学发展的历史脉络，有效总结二级学院教学发展的经验教训，从而为二级学院专业建设水平奠定基础。
（二）研究教学档案是提高二级学院教学管理水平的重要路径
教学档案记录二级学院教学过程中的优秀榜样人物，总结二级学院教学历程中行之有效管理经验，反映二级学院教学管理的价值取向。通过研究二级学院教学档案，能够承上启下，有效学级学院教学管理的历史经验，方能实事求是，开拓创新，探索出适合于二级学院教学管理发展的有效路径；能够激励教学，通过学习先进人物的教学事迹，凝聚人心，明确导向，激励专任教师和教学管理人员将更多地精力投入教学，提高教学管理水平。
（三）教学档案是学校和二级学院审核评估工作的重要基础
教学档案是学校和二级学院审核评估的重要工作。学校审核评估的教学资料都需要从二级学院教学档案中凝炼而来，都需要由二级学院教学档案提供支撑，例如教师分学期课表、教师年度工作量、毕业论文题目、学生基本信息、实习基本情况等数据。学校在此基础上进行汇总，才能够形成具体有效的评估材料。在审核评估工作中，二级学院院长自评汇报所依据的原始材料就是教学档案。专家组进校考察本科教学水平，最为直观的手段是查阅教学档案，例如抽查试题试卷和课程作业，调阅毕业论文、实习报告和实验报告，审查教案、教学进度表、听课记录表等。通过以上方式，专家组能够较为全面地把握二级学院的教学管理水平，较为科学地评价二级学院的本科教学质量。
二、二级学院教学档案管理模式存在的三大问题
（一）领导重视程度不够，档案意识薄弱
二级学院领导对教学档案普遍不够重视，缺乏应有的档案意识。二级学院领导在教学方面侧重于教学任务安排，毕业论文选题和指导、实践实习教学工作安排、期末考试安排、教学改革项目立项和教材项目立项等常规工作，将其视为教学工作的核心工作，对教学档案工作往往处于“说起来很重要，做起来不重要”的尴尬地位。相应而言，普通教师除了在教学进度表、考试试卷和毕业论文方面比较重视，在教案、实习指导书、实验报告等方面往往敷衍了事。
（二）管理人员变动较快，业务能力较弱
二级学院的教学档案主要有教学秘书直接管理。遗憾的是，一方面，二级学院教学秘书处理的日常事务繁多，包括排课、实习、试卷、四六级、计算机考试等方面，难以留出专门的时间进行档案整理。另一方面，部分二级学院的教学秘书以兼职为主，这就导致教学秘书流动较为频繁，对档案管理工作难以形成规范化认识，缺乏教学档案管理的专业素养和能力，教学档案管理人员知识结构单一，对教学档案基本分类和归档范围不够清晰，导致教学档案内容不齐全，教学档案建档顺序错误，教学档案保管期限较为模糊。
（三）教学档案分类粗略，管理规范程度不够
教学档案内容丰富，涉及面较广。二级学院进行教学档案的收集、整理、编目、立卷等过程中，往往出现一些失误，导致教学档案的分类混乱，教学档案资料归档资料不高，未形成完整体系。并且，部分教W资料（例如教案、说课稿）未整理归档，部分教师参会、培训或进修缺乏总结材料，部分实验室面对学生开放，但缺乏实质性的统计分析等量化材料。并且，部分归档的教学资料不够规范，部分教学资料用铅笔记录，时间较长则字迹模糊；会议签名未签全名，会议时间未写到年度；留存的二级学院文件未加盖公章，留存的二级学院规章制度学院负责人未签字。
三、优化二级学院教学档案管理模式的三大策略
（一）重视宣传教育，健全档案制度
二级学院教学档案是二级学院教学工作全过程的重要文本资料，是衡量二级学院教学管理水平、教学建设资料的重要凭证。我们要采用多种宣传途径，宣传《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等文件规定，提高二级学院领导和教师的档案意识，认识到教学档案在教学质量保障建设中的重要作用，重视教学资料的日常积累，将教学归档工作与日常教学工作紧密结合，避免出现被动式整理的情况。建章立制，实行教学资料定期归档制度。根据《高等学校档案部门业务建设规范》，要求做到“三纳入”“四同步”，即“纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作”。相应的，在教学档案工作中，我们应将教学档案管理纳入教学工作整体规划，纳入教学管理制度，纳入教学管理人员职责范围。我们应做到布置教学工作与布置教学档案工作同步，检查教学工作与检查教学档案积累、归档工作同步，总结教学工作与总结教学档案工作同步，验收、评审教学工作与验收教学档案工作同步。
学校成立教学档案考评领导小组，推行教学档案任务目标责任制，将教学归档任务层层落实，责任到人；推行教学档案定期检查制度，学校每学期对教学档案进行全面检查，发现问题及时督查和整改；推行教学档案情况通报制度，健全激励机制，对二级学院教学档案工作开展不力的，要适当进行批判和通报；对二级学院教学档案工作开展情况较好的，相应进行表彰；依据目标完成情况，每学年评比教学档案管理先进个人。
（二）优化队伍结构，提升业务能力
建设一支数量充足、素质较高、结构合理的教学档案管理队伍，是做好教学档案工作的重要保障。换言之，二级学院教学档案工作质量，归根结底取决于教学档案队伍建设情况。因此，我们要高度重视教学档案队伍建设工作，给予一定政策支持，“打破长期以来的‘干好干坏一个样’的局面，科学制定岗位职责规范和目标责任制”，确保教学秘书队伍的稳定性，调动教学秘书队伍工作的积极性、主动性和自觉性。学校加强业务培训，采取多种形式多种渠道的教学档案管理人员岗位培训，提高教学秘书的业务能力和职业素养，促使他们牢固树立教学档案管理意识，掌握教学档案管理的新理念、新技能、新方法，有效提高教学档案的管理水平。
（三）健全分类方法，规范管理机制
教学档案分类是教学档案管理工作的前提，教学工作是本科教学的中心工作，教学资料是教学工作的重要载体，形式多样，内容丰富。二级学院教学档案管理人员即无可能，也无必要将所有教学材料纳入教学档案。依据教学任务和教学实践需要，二级学院教学档案可以分为九大类：文件类、学籍类、教务类、考务类、实习类、实验类、毕业论文类、教材类、调研类。
1.文件类包括上级部门下达的教学类文件、二级学院相关专业的培养方案、二级学院制定的教学管理和规章制度、二级学院教学工作会议记录、二级学院教学经费申请和批复材料、二级学院教学工作总结、教学建设类，包括专业建设发展规划、专业定位、人才培养特色、专业定位等方面等。
2.学籍类包括学生花名册、学生成绩单、学生参加各类比赛的获奖情况、学籍处理情况、学生违纪处分情况等。
3.教务类包括教学任务书、教学课表、教学大纲、教案、教学计划调整申请表、调课申请表、教师工作量等。
4.考务类包括期末考试试卷、平时成绩册、试卷交接登记表、期末考试统计直方图和质量分析表；四六级成绩单、计算机等级考试成绩党、课程试题库、考试违纪作弊学生处理相关材料。
5.实习类包括实习的计划安排、实习基地的相关情况、实习计划、实习报告、实习考核；专业见习的计划、报告和考核等。
6.实验类包括实验教学课程大纲、实验教学计划、实验教学登记表、实验室开放基本情况、实验仪器设备利用情况等。
7.毕业论文类包括毕业论文（设计）的选题材料、审核材料、评阅材料、答辩材料、毕业论文（设计）原件、优秀毕业论文（设计）申报材料。
8.教材类包括教材使用申报表、教材建设规划材料、教师使用优秀教材所占比例，教师编写、出版教材的比例。
9.调研类包括教改项目的立项和结题材料、教材项目的立项和结题材料、教研室活动记录本、教师听n记录本、教学座谈会和学生座谈会记录、课程建设情况、教师教学培训情况、教师发表教学研究论文汇总、教学奖励情况汇总等。
以上九大类教学管理档案资料基本涵盖教学运行全过程，相互联系、相互支撑，形成内容丰富、条例清晰的教学档案体系。
在教学档案科学分类的基础上，我们还应重视教学档案收集标准和管理规范。教学档案以原件为主，格式规范、时间准确、内容完整。手写记录字迹工整、图片材料清晰明确，以便于长期保存。教学文件材料保持内在逻辑统一性，保持原始性和完整性，做到留痕迹。例如，在讨论专业培养计划时，应当有讨论的会议记录和思路总结。教学文件整理应当以大类为主，以时间先后顺序为原则进行排序。教学档案应当专人负责，放置在指定的区域，确保防火、防潮、防虫、防盗。
基建工程档案论文篇12
中图分类号:G271 文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)14-0181-02
工程建设是几乎每一个城市、每一个单位无法避免的基本经济行为,它对城市文明与社会经济的发展起到不可估量的作用。因此,如实记录和保管建设工程档案,就显得十分重要。本文就单位建设工程档案管理的意义、收集、整理、保管和借阅问题略陈管见,以为单位建设工程档案的管理提供思路。
一、建设工程档案及其管理的含义
建设工程档案的定义,理论上虽不存在根本的分歧,但定义方式并不相同。如有人指出,工程档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料[1]。该定义是以价值判断为视角的,但定义中所说价值缺乏可操作性的标准。又如有人指出,重点建设项目档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的应当归档保存的文件材料,即:建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字、图纸、图表、声像等形式与载体材料[2]。此定义则从档案的自然形成范围确定其外延,但失之杂乱,毫无档案确立的标准。可以说,上述定义均具有合理性,但未能就档案本身的功能与外延进行充分的结合。
笔者认为,建设工程档案是指在工程建设项目的立项准备、立项申请、决策、建设、验收、交付使用与维护等过程中形成的能够体现建筑本身的历史、为今后确定工程质量责任、解决可能产生的纠纷以及进行后续维护具有基础性意义的各类纸质或电子介质记载的文件材料。这一定义旨在从档案本身的价值与功能出发,确定建设工程档案的外延。
建设工程档案的管理,是指对建设工程档案的收集、整理、保管和利用服务行为。换言之,建设工程档案的管理是一个系统工程,它始于工程项目的提出,伴随工程有关建设进程,终于档案法定保存期限截止,并供工程酝酿建设开始后的各个时代有正当需要的人士和机构查阅。建设工程涉及立项单位、建设单位、建筑单位、监理单位、管理单位等等多个部门,涉及人员及档案材料众多,一项建设工程在不同的单位均有相应的档案材料,因而很难在一个部门形成完整系统的建设工程档案,具有复杂性。
收集、整理和保管好建设工程档案,做好建设工程档案的查阅服务,具有非常重要的意义。档案是人类文化的载体,建设工程档案则是人类建筑文明发展的记录,是研究建设工程历史文明的基础材料。同时,档案是产生工程质量责任和法律纠纷的基本证据材料,对于分清建筑责任、解决纠纷具有不可估量的意义。
二、单位建设工程档案的收集
所谓档案收集,就是档案馆根据各种线索,到社会上找寻、征集有关的档案资料。所谓档案征集是指档案馆以收购、动员捐献、复制副本等多种有效办法,将散存在社会上和个人手中的档案收集进馆集中保存的工作[3]。这是从国家档案馆的职能上对档案收集的定义。从建设工程档案视角来看,其档案管理部门众多,既涉及土地管理部门,建设审批管理部门,环保消防等部门,也涉及业主、建筑单位等,因而就每个单位的档案管理部门而言,其档案的收集范围要比国家档案馆收集档案的范围小的多,主要是对本单位各职能部门在项目建设和使用维护过程中产生的各类文件进行找寻、征集。因此,一般的建设项目,其档案往往由各职能部门及业主、建筑单位等各自管理,只有一些对于国家具有重大意义的建设项目,才可能在一定时期统一由国家档案馆收集档案。本文仅对单位自行建档的建设项目档案管理予以论述。
建设工程档案收集是档案管理的第一步,是基础环节,具有重要的意义。收集档案是档案工作的物质前提[4]。建设工程档案是随着建设项目的酝酿和建设而形成的,往往是由本单位不同的部门提出、论证、决策和实施,因而相关文件也往往在这些部门保存,一般很少同时向档案部门提交。因此,档案部门一般是在项目建成之后向各部门收集文件。如果这些文件不能收集,则档案管理就成了无源之水,无本之木。
单位建设工程档案收集应当注意以下问题:
第一,应当注意档案的收集范围。建设工程所涉及的文件相当多,从项目的酝酿提出就会产生动议性文件,之后逐渐产生论证文件、决策文件、土地使用权文件、报批文件、设计文件、交付文件、试用文件、维修保养文件等等,这些文件可能是文字文件、图形文件、声音图像等模拟与数字电子文件等。因此,其收集范围广泛,并不以是否为本单位制作文件为限,即凡是本单位制作的和职能部门下发的有关该建设项目的文件均在收集之列。收集目标更不以纸质文件为限,电子文件亦是建设工程的历史记录,自应收集。
第二,应当注意归档时限,及时归档。档案是对事件的真实历史记录,收集时间距离档案文件产生的时间越长,越有可能发生档案文件丢失、人员变动导致收集不便等问题。因此,国家对各类档案的归档时限都有严格要求,特别是专项档案的移交。一般建设项目的归档,亦应依法在规定时限内归档。
第三,建立单位内部建设档案归档程序。没有规矩不成方圆,只有把建设工程档案的归档程序确定了,才有可能保证归档的顺利进行。因此,单位应当通过制定建设工程档案归档程序,明确档案归档的时限、归档文件的份数、归档文件的原始性要求与可读性要求、各部门负责人的确定和专职与兼职档案管理人员制度、各部门向档案管理部门移交建设工程档案的程序等制度,并规定未依据规定作为的应当承担的工作责任,以保证建设工程档案的顺利收集。
第四,档案管理人员应当主动收集档案。本单位一旦有工程项目建设,档案管理人员就应当主动联系各部门档案负责人和专兼职档案员,了解工程进度和工程基本情况,做到心中有数,在工程结束后及早向各职能部门收集档案文件材料。档案管理人员不应坐在办公桌前坐等建设工程档案,这样很可能丧失最佳的档案收集时机。
第五,建设工程档案收集应当有所侧重。档案收集不能眉毛胡子一把抓,否则档案馆再大也无法满足档案收集的需要。因此,建设工程档案在收集时应当有所甄别,对于工程决策、审批资料,工程设计图纸,施工材料与施工方案等根本性资料应当尽可能地收集齐全,对于工程建设的评价等资料则可以不收集或少收集。
三、单位建设工程档案的整理
档案整理工作是整个档案管理活动的核心内容,是档案工作者日常工作的基本内容之一。由于单位建设工程往往在建设之初的命名与竣工或使用时的命名不同,各部门移交的文件材料不规范,或者不齐全,因而常导致单位建设工程档案的整理困难。因此,单位建设工程档案的整理是一个较为复杂的问题,单位档案管理人员应当根据工程与单位实际,采取灵活的归档与整理策略和规则,不宜以定式常法为据。
单位建设工程档案的整理,虽然难以定法对待,但仍有条理可循。
第一,以时间为轴进行单位不同建设工程档案的整理。档案是人类活动的历史记载,档案的客观性使其仅仅记录事件而不对事件进行评述。因此,编年体史书的时间主轴编写方式非常适合档案整理。故此,单位存在不同建设工程的,其档案应当以工程先后时间为序进行编号整理。在整理时应当以工程竣工日期为建档顺序,而不宜以工程批准或动工日期为序建档。这是因为工程竣工日期单一明确,一般不存在模糊问题,而批准日期则因工程批准部门较多,日期一般不统一,难以确定以哪一批文日期为准,容易形成标准不统一的问题。同时,有时文件规定的动工日期与实际动工日期不一致,因而也难以作为归档整理标准。
第二,同一个工程项目档案文件的整理可根据工程保管期限分类整理。同一个工程项目档案的保管期限有永久、长期、短期之别,为了便于定期销毁短期与长期档案,永久保存部分重要档案资料,对于档案材料依据保管期限分类整理颇为必要。
第三,同一个工程项目档案可根据可行性研究文件、设计文件、工程项目管理文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、维修保养文件等分类整理。这样使建设工程的档案材料更加完整有序,便于日后的档案查找。
第四,以文档内容为卷内各分类文档建立目录题名。同一工程的卷内文档较多,为便于查找,需要编写目录题名。简单的以拼音字母与罗马数字组合编写目录题名不便于查阅,难以与数字档案馆建设目标相衔接,故此,应以文档主要事项为题录,如某某项目可行性报告等。
总之,单位建设工程档案的整理是一项较为复杂的工作,应当以高度的责任心认真对待,科学整理,既要考虑工作效率,又要考虑档案在将来的查阅和销毁,不能简单应付。
四、单位建设工程档案的保管
单位建设工程档案的保管是根据本单位建设工程档案的介质和状况所采取的存放和安全防护措施,主要包括档案的库房管理、档案流动过程中的保护以及保护档案的专门措施等。
一般而言,纸质档案可以采取与图书相似的办法保管。但是对于一些特殊的档案文件,如照片和声像资料,则不宜以上架摆列方式保管。因为照片的载体质量虽然相对可靠,但长期保存可能会变黄、龟裂、变形、发霉。以录像带、录音带为载体的声像资料,可能因为温度、湿度及防磁要求不达标而导致影像质量失真,加之经常性的复制,导致资料清晰度下降,保管成本高。
因此,对于照片、以录像带、录音带为载体的声像资料,应当利用现代科学技术加以保存。如对于照片档案文件,可以通过扫描仪扫描、数码相机翻拍等技术转化为电子图像,然后加以保存,同时对照片采取常规方法保存。对于以录像带、录音带为载体的声像资料,则可以通过数字技术保存为数字文件,如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件,同时保存原始录像带、录音带。应当注意的是,在以数字方式保存以照片、录像带、录音带为载体的声像资料时,应加注说明性题名,并在属性选项注明制作日期、原资料日期、原资料制作单位与个人等基本资料,以便于查阅。
五、单位建设工程档案的利用服务
随着社会信息化进程的加快,信息资源已成为人类经济活动、社会活动的战略资源。档案馆作为积聚大量富有价值的档案信息的专门机构[5],必将广为信息寻求者所利用。单位内部或因工作需要,或因学习建筑设计,均可能借阅单位建筑工程档案。有时还存在外部人员借阅单位建设工程档案的情况。故此,做好档案的利用服务,是档案管理人员的又一核心工作。
单位建设工程档案管理人员应当在法律规定的前提下尽力做好档案利用服务工作。
第一,利用单位建设工程档案应当符合法律规定的查阅条件,档案管理人员不得违法出借单位建筑工程档案或提供摘抄、拍照等档案复制服务。单位建设工程档案有档案与非档案,档案亦有密级之别,故此,哪些档案可以查阅,哪些不能查阅,哪些机构或人员可以查阅,均需要依法进行。
第二,单位建设工程档案的利用应当遵循法定程序和单位规定的查档规则。档案利用,特别是档案,应当严格按照法律规定的程序,通过申请、核准、查阅等基本程序,而且查阅地点、方法等均须符合规定。
第三,在合法前提下,单位建设工程档案管理人员应当积极提供查阅检索服务,运用以“利用者为主体”的管理树立以“利用者第一”的观念[6],必要时应向查阅者说明档案文件的背景、内容和文件变迁历史过程,以便于查阅者能够迅速准确的获知需要的信息。
第四,单位建设工程档案管理部门应当着力建造档案的电子检索系统,并提供电子查阅与纸质查阅的共时服务。面对越来越多的档案材料,靠人工检索费时耗力,效率低下,故此,建设数字档案馆是档案馆建设的基本趋势,应该努力建立纸质档案的电子检索数据,方便查阅。
单位建设工程档案的管理是一项复杂而意义重大的工作,不仅要求档案管理人员具有高度的责任心和良好的工作技能,还要求单位内部各部门的充分合作与配合。档案管理人员在档案的收集、整理、保管和利用服务中,应当做到依法、及时、认真和便利服务,促进单位建设工程档案管理工作。
参考文献:
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