时间:2023-05-23 08:51:46
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在过去传统的企业档案管理工作中的主要核心是行政部门的管理,这种管理较为单一化和扁平化,而现代企业制度吓得企业档案管理则更为全面和立体,这种管理制度将多个部门多个管理进行结合,其工作核心由从前单一的行政档案管理专项以资产为桥梁的企业资产档案管理。同时,随着时代的发展,信息量呈爆炸式增长,这对于企业管理来说是一项巨大的挑战,因此现代企业档案管理更多的需要应用科学的管理知识和更高效的技术进行复杂海量信息的管理,这也是区别于传统企业档案管理的特点之一。
二、 现代企业档案管理的四大原则
(一)真实性原则
企业档案管理的作用之一就是为企业的发展提供可参考信息,在当下激烈的商业竞争下,一个企业能否做出正确合适的决策取决于现代企业档案管理能否为企业提供正确无误的真实信息。因此,确保信息的真实性是现代企业档案管理的原则之一,在企业进行档案管理的过程中,务必要将信息进行过滤筛选,核实其来源的可靠性与真实性。
(二)系统性原则
要保证档案管理工作的高效性,现代企业档案管理就必须保证其组织架构完整且完善,这也就是系统化原则的体现。这种系统化原则能够使得现代企业档案管理工作更加高效、清晰和规范提高企业查找、读取和保存信息的效率,从而提高企业运作效率。
(三)全面性原则
在市场经济的全新格局之下,现代企业所需要处理和管理的信息范围极为广阔,当下互联网技术日益发达,互联网逐渐接入到商业社会之中,这让企业的贸易范围也实现了前所未有的扩张,在这种大环境下,企业面临着信息范围广泛、信息成分复杂的严峻挑战,这使得企业档案管理不再仅仅局限于过去单纯的档案收集和整理,其要对各种各样的信息进行全方位的收集和管理。
(四)有效性原则
现代企业的档案管理中一定要遵循信息有效性原则,这种有效性通常被分为两种,信息的时间有效性和价值有效性。互联网时代下,信息通常都具有极高的时效性,许多信息都是通过互联网进行实时,因此对于现代企业档案管理而言,在信息采集和信息管理上务必保证时间有效性,这样才能高效进行贸易。第二个则是价值有效性,在互联网时代的海量信息下,存在大量的无效信息需要在档案管理工作中进行有效的排除。
三、 现代企业档案管理工作中存在的问题
(一)现代企业对于企业档案管理工作的重视程度不高
由于企业档案管理工作并不能够为企业直接生成经济效益,许多现代企业对于企业档案管理的重视程度并不高,认为在企业管理中,这项工作的存在必要性不大。这种问题的产生归根结底是企业对于现代企业档案管理的认识不够清晰和深刻,不明确这项工作的职责所在及其重要性。
(二)企业档案管理的工作理念和工作方式落后于时代
许多企业在档案管理工作上缺乏与时俱进的工作理念和工作方式,当下,我国已经步入互联网时代,过去传统的企业档案管理制度早已落伍,不再适用于当下复杂且海量的信息处理及采集,并且多数档案管理人员身兼数职,并不能够全身心地投入到档案管理工作中,随着人事调动,其所管理的档案也将发生变动。除此之外,许多企业在当下社会仍旧采用落后的纸质档案管理,这种档案管理对于如今的海量信息而言效率极低,对企业档案管理造成极大的不便。由于当下许多企业对企业档案管理工作的不重视,导致企业档案管理工作缺乏一定的安全保障。
四、 现代企业档案管理工作的相应对策
(一)加强企业对于档案管理工作的重视程度
企业需更加重视现代企业档案管理制度,完善整个档案管理系统,建立有效的工作机构,加强企业内部对于该项工作的认知和学习,明确其职能和重要性,是企业内部从上到下充分意识到企业档案管理对于企业发展的重大意义,通过这样的手段促使企业完善企业档案管理的制度,提高企业档案管理的工作效率。
(二)加强对于相关人员的专业训练
企业需要加强对于档案管理人员的专业训练,定期举行档案管理相关的基础知识培训以提升相关工作人员的专业素养,使其明确自身职责所在,掌握现代企业档案管理的知识和技能,相关人员务必专职专岗,保证其工作效率。对于企业的老职工,因主要以企业档案管理的技术转化为主,例如:对他们进行相关的计算机培训,使其掌握现代所需的计算机档案管理技能。而对于新入职的管理人员,则首先需要对他们进行最基础的企业档案管理知识的培训,使其明确其中的专业性理论知识,可以采用一帮一的模式,让具有工作经验的老职员带新职员,形成互帮互助的模式和学习风气,全方面提升企业档案管理人员的专业素养。
(三)采用现代化信息化的办公技术,提升工作理念
随着时代的不断发展,企业档案管理的工作理念和工作方式也需要与时俱进,过去对于企业档案管理单一的认识已经落伍,档案管理部门需要具备与时代同步的工作理念,采用先进的信息化办公方法,将容易腐朽丢失且浪费资源和空间的纸质档案管理转化为高效便捷的计算机档案管理,加强对档案管理人员的计算机培训,运用科学的手段工作,提高档案管理的效率。
(四)加强企业档案管理的安全性
中图分类号:G271文献标识码: A 文章编号:
一.前言
随着我国经济的迅速发展,土地管理越来越重要,土地档案管理是土地管理不可或缺的一环,是国家档案重要的有机组成部分。土地档案管理的好坏影响着能否有效、科学地管理好土地,能否合理地利用好土地资源。现阶段土地档案管理存在着没有建立统一的档案管理网络、对土地档案管理不够重视、管理人员素质不高等问题,对此,必须采取土地档案管理体制改革、健全土地管理法律法规、提高管理人员素质等对策。
二.土地档案管理工作中存在的问题
如今我国的土地档案管理工作中存在着与社会发展不相协调的方面,不能满足经济发展对土地信息的要求。主要存在以下问题。
1.没有建立统一的土地档案管理网络,没有统一的归档标准。归档工作时档案工作的起点,虽然国家对归档材料等已有了明确规定,但在实际工作中还存在着该归档的没归档等现象。
2.土地档案数字化程度不高,利用率较低。
虽然随着社会发展,出现了以照片、光盘、移动存储介质为载体的电子档案,但电子档案仅仅是这几年才出现的,而以往那些数量庞大的纸质档案需要通过照相、扫描等方法进行数字化处理,这是一项任重而道远的工作。由于土地档案数字化程度不高和出于安全考虑,无法利用互联网实现土地档案在线查询,满足不了社会需求,造成土地档案利用率低。
3.土地档案管理人员的综合素质有待提高。随着科技的进步,一些新技术逐步应用到土地档案管理方面,这就对土地档案管理工作者的素质提出了更高的要求,而我国档案管理人员的培训还是沿用着十几甚至几十年前的老教材,使用这些老教材培养出的管理人员自然满足不了档案管理技术的需求。
三.土地档案管理应采取的对策
1.建立统一的档案管理网络,统一的归档标准。加强对土地档案工作的统一管理是土地档案完整、齐全、规范的重要保证。在一个行政区域内,针对档案的收集、整理、归档、移交等各个环节制定统一、可行性高的标准和程序,并要求各部门严格按照标准和程序执行,并定期进行检查。
2.促进档案管理工作,开发利用档案信息。土地档案管理对于国土资源管理来说,是一项很重要的工作。档案管理工作搞好了,就会有利于土地资源工作的有效开展。近几年来,土地档案管理逐步实现电脑化管理,将土地档案资料及时输入电脑,随时为各类业务提供依据,业务人员可依据电脑提供的准确数据更好地开展土地管理。
3.深化土地档案管理体制改革。在国家统一管理的前提下,各有关部门要认真做好用地的规划、保护、利用和建设;所有土地的权属变更,必须报土地管理部门审查,统一办理批准手续。县以上各级地方人民政府要根据统一管理土地的原则,健全土地档案管理机构,严格土地档案管理工作。按“管用分离、协调配合、分工明确”的原则,理顺土地档案管理部门与其他部门的关系。土地档案管理部门负责土地的协调配合,其他部门依据用地性质进行专项管理。
4.对所有档案进行规范化、标准化管理。在实现土地档案管理信息化、现代化进程中,首要要采取科学合理地技术标准和工作标准,建立一套合理的、完整的管理制度,对土地档案进行有效的管理。做到将土地档案管理的各个环节都落到实处。首先要对土地档案管理程序进行调整,将土地档案管理工作程序规范化。其次要统一流程,使得各地方、各土地档案管理部门的管理章程摆脱由于处理方式不一、流程不同意的窘迫境地。最后要对相关土地档案管理的法律法规进行完善和健全,采取新的土地档案管理法规对土地档案进行管理。
5.大力推进信息化建设。土地档案信息化建设是档案工作在网络时代的必经之路,是深化土地档案管理社会化服务的必然要求。由于我国前期并没有实现信息化的应用,所以加强信息化建设要制定一份有效的计划。加快土地档案数字信息化建设,适应社会和时展的需要,更好的服务社会。在土地档案管理的信息化过程中要始终坚持如下原则:
(一)效益原则。效益原则是土地档案信息化建设的首要遵循的原则,它包含了经济效益和社会效益,并一直贯穿数字档案建设的始终。
(二)满足利用者需求原则。土地档案信息化得实现将从根本上改变档案保管者与档案的利用者之间的关系,利用者需要利用档案信息时是提交利用需求后被动等待档案的到来,能否得到所需的土地档案信息有很大的不确定性,进行土地档案信息化管理的目的之一就是要最大限度的满足土地档案利用者的需求,使使用更加主动和方便。
(三)协调发展原则,主要是指在土地档案管理信息化过程中,各部门要分工合作,协调一致,以共同促进土地档案管理信息化的发展和早日实现。
(四)落实土地档案归档双轨制原则,是纸质文件向电子文件过渡中必须坚持的原则。
6.做好档案利用过程中的保密工作。要在制度建设上下功夫。土地档案管理部门,要根据具体情况,有针对性地对不同的档案使用人员、档案使用范围进行不同层次的划分,可规定不同的审批手续,确保使用档案的工作有章可循。在工作中,要严格遵守土地档案管理保密制度,要确保在档案使用中不失密、不泄密,要做到文件的完整无缺。
7.积极探索档案管理的新方法。在土地档案管理工作中,逐步实现档案“四化”目标:一是要实现档案形成规范化,二是要实现档案整理系统化,三是要实现档案保护科学化,四是要实现档案管理现代化。
8.加强学习和宣传,推进依法治档工作。土地档案管理者要充分利用多种形式,认真学习和宣传档案法规。在学习和宣传中,要注重实效,不走过场。要深刻领会,认真学习,确保提高。同时在土地档案管理工作中要依法治档,把依法治档工作落实到档案工作中。
9.健全土地档案管理法律机制,完善土地档案管理法律法规体系。我国基本确立和完善了土地管理体系和机制,围绕土地管理体系和机制制定的各项法律、法规。借鉴各国在土地档案管理中的经验,在坚持基本法律、法规的前提下,依法制定专项法规,细化土地档案的管理。因此,我国土地档案管理法律、法规的改革趋势应注重制定专项法规。
10.努力提高从业人员素质,提高土地档案管理水平。土地档案管理要实现规范化的要求,就必须努力提高土地档案管理工作者的素质,实现这一目标,不仅要对在职档案管理人员进行专业培训,还要对兼职档案管理人员进行正规的培训。通过培训,要对土地档案内容提前了解,在工作中要做到有的放矢,为今后建档工作打好基础,确保土地档案实现规范化、标准化管理。
四.结束语
(一)缺乏对综合档案管理重要性的认识
人们对事物的认知直接影响事物的发展方向,正确的认知有利于促进事物的发展壮大,而错误的认识势必会成为事物发展的重大阻力。目前来说,我国部分医院对综合档案管理的认识不足,特别是在建设电子档案的过程中,不少医院存在诸多误区。例如,有的医院管理者认为档案信息化发展是劳民伤财,是盲目追新的项目,有的医院管理者认为数字化开发只是技术人员的任务,等等。上述误区的存在成为医院综合档案发展的绊脚石。之所以会出现上述误区,一是由于档案管理人员尚未全面认识到自己在综合档案管理中的社会职责,尚未意识到这一工程的复杂性、系统性。二是由于档案管理人员对综合档案管理的重要性认识不到位,缺乏主动管理意识,再加之缺乏具体经验,从而导致多种管理行为问题的出现。
(二)档案管理制度不完善
目前来说,我国部分医院的综合档案信息均由不同部门分别保管,医院缺乏明确的档案管理手段与方案,容易导致档案管理出现混乱。再加上医院缺乏细化、可操作性的管理制度,不同部门对自身的档案管理职能认识不到位,缺乏标准的档案收集范围,导致多种重要数据、信息的流失。此外,医院综合档案管理需要复合型人才的支持,但目前来说,我国档案管理人员的平均素质还有待提升,部分档案人员缺乏档案管理基本知识与技能,一部分档案人员不了解档案管理的重要性且缺乏档案信息化建设的科学技术,严重阻碍了档案综合管理的健康发展。
(三)电子档案不完善
现阶段,我国部分医院电子档案建设力度比较薄弱,尚未充分发挥电子档案的优势。例如,缺乏完善的电子档案建设标准,导致视频、声音、文字等档案的格式转化均不合理,某些纸质文件在转化过程中也会出现部分信息无法被读取等多种问题。部分单位尚未对电子档案进行检索,没有按照要求对纸质档案进行编号,两者之间无法做到一一对应,这势必会影响到对医院档案的利用。
二、医院综合档案管理问题的解决策略
(一)提高档案管理意识
提高档案管理意识,加强领导支持,是做好医院综合档案管理的基础。在新形势下,医院各级领导必须高度重视,加大档案建设力度,在提高认识的基础上,加快标准化体系建设力度,并积极与国际社会接轨。与此同时,医院应通过会议、宣传、活动等方式,全面提升医务人员对档案管理重要性的认识,使其认识到自己的任务与职责,更好地促进综合档案管理工作的开展。另外,还应完善档案管理奖惩机制,将档案管理效果与质量直接与医务人员的考核结果相挂钩,全面提升相关人员的档案管理主动性与积极性。
(二)加强档案管理制度建设
加强档案管理制度建设,完善档案管理机制是医院发展的重要保证。医院管理人员需结合医院发展实际以及先进的档案管理经验,建立健全档案管理体制,明确医院综合档案管理的具体工作办法与方案计划,进一步明确不同职能部门的权限、职责以及档案管理流程,进而使得各项档案管理工作的开展有章可循。与此同时,还应加强医院综合档案工作手册的编制,针对性细分不同档案的目录标准、收集单位以及保管权限,在保障档案资料完整性与真实性的基础上,方便对档案的查阅、使用。
其次,在档案管理制度建设过程中,必须遵循一定原则。具体来说:第一,安全性原则。只有保证档案资料的安全性,才能充分发挥综合档案管理的重要作用。第二,实事求是原则。在法律标准制定过程中,不同部门必须结合自身实际情况制定符合自身医院发展的标准策略,切忌一刀切。第三,利益平衡原则。必须坚持利益平衡原则,对不同档案的信息权利进行确认,按照权利义务相平衡原则,寻找电子、纸质档案的平衡点,进而促使两者利益最大化。第四,透明性原则。在具体管理法规建设过程中,应遵循公开、民主、科学的原则,积极征询社会各界意见,增强信息立法的公开性与透明度。
(三)加强电子档案建设力度
对于综合档案管理发展来说,电子文件信息管理平台是非常重要的组成环节,相关部门必须加强电子文件的保存以及前端控制,从而为系统功能的实现提供强有力的支撑。各级档案部门必须积极参与到管理平台建设过程中来,积极提出自己的意见,加强与技术开发人员的联系,进一步提升平台功能的合理性与效率。
随着社会信息化进程的加快,信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源,档案作为一种原生的信息资源,其重要性日益凸显出来。面对这种挑战,相关档案工作者要不断学习科学知识,加强档案的信息化建设,全面掌握信息技术为档案工作服务,为社会主义经济建设服务,已经成为摆在众多档案工作者面前的一个重要课题。
信息化建设,就是在档案管理部门的组织下,对企业形成的各门类的纸质档案进行数字化加工,同时对档案信息资源进行管理。档案管理的信息化主要包括建设标准化、存储数字化和利用网络化。档案资源只有通过信息化,才能真正发挥档案信息资源的利用价值,是保证档案资源数据真实可靠、提高服务企业和社会的必然要求,同时对推动我国经济社会的快速发展也具有十分重要的作用。
一、明确档案信息化建设的三个原则
(一)规范性原则。档案工作现代化的需要,是提高档案工作质量和效率的需要。实现室藏纸质档案信息化,需要通过现代信息扫描、影像等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化档案,是通过室藏数字化档案还是电子文件档案,都该坚持规范性原则,制定相应的规定。
(二)安全性原则。目前数字化、网络化、信息化建设的不断深入,网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此,必须加强网络安全技术防范和研究,采取切实可行的安全措施,确保档案信息数据的安全。
(三)效益性原则。档案信息化建设涉及到多学科知识,多专业配合,需要投入相当的人力、物力、财力,对室藏档案的利用和用户需求进行分析,把重要的和利用率较高的纸质档案进行数字化,为企业的生产经营提供服务。
二、档案管理信息化的作用和意义
(一)档案管理信息化是实现资源共享的重要途径。在经济社会全球一体化发展形势下,档案管理信息化能够打破信息使用者之间闭塞的壁垒,加快促进信息资源的开发、利用、保存和传递,实现资源的有效共享。
(二)档案管理信息化是档案事业发展的新起点。传统的档案管理方式已无法适应当今飞速发展的形势,档案管理人员必须打破旧有的管理思维,积极消除影响档案管理信息化发展的弊端,运用适合于档案管理信息化的工作结构,使档案管理工作与社会整体发展相互协调一致。
(三)档案管理的信息化是改革进步的新要求。过去的档案管理工作主要是使用人力对档案进行收集、整理、保存等,人力资源投入大但效率低,档案管理的信息化不仅提高了档案的存储数量,还极大地解放了人力,提高了效率,适应现代社会快速发展的要求。
三、加强档案信息网络化的管理
随着现代化管理技术和设备的引进,特别是计算机、光盘、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的客观环境:一是档案管理部门都配备有现代设备,确保服务工作的有效性,提高档案服务的质量。二是许多档案管理部门就档案信息化建设进行了积极的探索和尝试,为档案管理由传统的手工操作走向现代化管理积累了经验,给予档案管理工作强有力的支持。三是数字化带动了传统载体档案的数字化,加快了数字化档案的建设步伐,完善了电子文件的规范管理,使档案部门成为向社会提供信息的重要渠道之一。四是随着档案管理工作的法律、法规陆续颁布,使档案工作人员对做好新形势下的档案工作意识不断增强,对所管理档案进行系统地整理,为档案的现代化管理奠定了基础。
四、做好档案信息化建设的保密工作
档案信息多含有信息,作为一些核心秘密,涉及经济社会发展的安全。保障档案数字化安全是档案工作者的重要责任,明确小组成员的职责和任务,从源头上对档案信息化工作进行规范。档案人员必须保持警惕,避免档案的丢失和泄露,尽职尽责保证档案资料的安全,为档案管理工作规范化打下良好的基础,真正为社会经济建设服务。
五、构建与现代化相适应的信息化档案管理体系
档案管理是以现代化作为发展方向的,而现代化则又是以标准化为前提。以计算机技术应用为中心的现代档案信息管理方式必须建立在各项业务工作标准化的基础之上,因此,实现档案管理工作的标准化,是实现档案管理信息化、科学化的必要条件。
根据标准化要求,一是建立健全档案保管安全体系,在库房建设、温度控制、防火防盗、虫霉防治等方面达到国家标准,有条件的还应该建立库房自动控制系统。二是以缩微、裱糊、翻拍等技术手段进行档案抢救,提高重要、珍贵档案保管质量。三是抓好计算机应用工作,注重档案数据库基础建设,建设数字化、信息化的档案管理方式。四是加快现代化技术人才的引进和培养,使之成为能担当起新世纪档案管理迈向信息化建设的中坚力量。真正建立起现代化的档案信息管理体系。
档案历史记录,它对于人们目前或未来的工作有借鉴参考的作用,我们要重视档案管理信息化建设,充分利用档案资源的优势,从而实现档案利用价值。因此,在新的历史发展时期,档案工作人员必须要紧跟时展步伐,关注科技创新,积极完成档案管理信息化技术的创新,从而带动档案管理水平的提升,实现档案管理的新突破,为档案管理事业贡献力量。
【参考文献】