档案管理优化篇1

档案的显著特点是真实性、权威性和依据性，做好档案管理工作是确保每个单位各项事务性工作开展的基本前提。结合当前我国机关事业单位档案管理现状来看，其在档案管理上都还存在管理观念落后欠缺、管理制度不规范、监管工作不到位、相关人员素质及能力偏低以及信息化建设步伐缓慢等问题。对此，通过仔细分析，查阅大量资料，提出以下改进意见：

1 与时俱进，致力转变传统档案管理模式

推动档案管理在功能上由馆藏型向利用型转变。档案工作基本的要求是建好管好档案，保障档案安全。但管理的目的在于利用，其价值的体现也在于利用如何把“死档案”变成“活信息”、“活资源”，最大限度地发挥其社会效益和经济效益，是新时期档案管理工作者的重要任务。档案管理要善于从浩如烟海的档案资料中“沙里淘金”、发现价值，把对单位有益的东西充分挖掘利用起来，使其潜在价值得到充分实现，为推动单位发展发挥积极作用。

比如，绕推动文化大发展大繁荣，档案管理要发挥自身优势，积极提供文化资源服务，主动参与有关文化课题研究、文化项目建设、文化展览活动、文艺作品创作以及文化产品生产等.当好先进文化建设的生力军。曾经风靡一时的系列图书《老照片》、创下高收视率的电视剧《闯关东》等优秀文化产品，其创作过程中都参阅了大量馆藏资料，档案部门给予了有力支持，这些成功范例为档案工作参与文化建设提供了有效借鉴。

2 拓展思路，创新单位档案管理服务新格局

档案管理在服务上应由封闭型向开放型转变，尤其要清晰地意识到新时期档案工作的覆盖面会更宽、受众更广，体现出更强的社会性、全民性和公益性。一是档案利用不再局限于工作查考和学术研究，越来越多的普通公民为掌握信息或维护自身合法权益走进档案馆、登录互联网。这就要求尽快建立覆盖广大人民群众的档案资源体系，这也是当前档案工作区别于以往的重要内容。二是档案事业只有走出神秘象牙塔，联系于社会、根植于大众、服务于现实，才能有广阔的发展空间，走向真正意义上的现代化。这就要求改变目前档案资料“锁在深闺人不识”的状况，积极履行政府信息公开职责，通过规范有序地公开档案目录、卷宗，举办陈列展览等有效形式，使社会各界与人民群众更多地了解、利用档案资源。三是要优化档案服务措施，方便人们查阅利用。这就要求做好与群众关系密切的民生档案以及社会文化档案等工作，及时公开有关信息，使档案工作更加贴近群众、便民利民。四是要改进服务方式，探索发展诸如信息导航服务、增值服务、推送服务等以用户为中心的档案服务新模式。

3 多措并举，提升档案管理人员综合素质

档案管理工作枯燥、繁琐，因此在大多数人的认知中，档案管理工作不仅负担重，且没有前途。特别是在一些公立机关单位中，档案管理工作者晋升空间则不大，且晋升难度相对较高。因此很多机关单位档案管理人员都多半为实习人员，或者临时聘用人员，在编制内的正式职工则相对较少。正因如此，当前大多数机关单位档案管理人员都存在学历低、工作经验少、专业技能欠缺等问题，所以机关单位档案管理的优化还需进一步提高管理人员专业技能和综合素质[3]。

基于此，一是机关单位要重视对现有档案管理人员专业知识的培训，鼓励其加强继续教育，定期对其展开培训，并且注重培训工作的针对性，结合管理人员自身实际情况制定专业性强、针对性强以及可行度高的培训计划。二是结合员工结构情况，为档案管理人员创设继续教育条件，不仅要重视提高其专业知识水平，更要重视档案管理人员综合素质的提升。三是引入具有信息化技术知识背景的档案管理人员，提高机关事业单位档案管理人员政策待遇、生活待遇，优化档案工作环境，用相对优厚的条件吸引人才、留住人才，全面提高管理人员综合素质。四是作为档案管理工作者，其新形象就是知识领域工作者的高修养、高情操以及档案服务部门应有的气质与风范。理想当中的形象并非是一朝一夕的事情，作为档案工作者就应该不断的陶冶情操，通过博学和良好的职业道德素质来赢得社会公众的敬重，这样才能够充分发挥好档案的利用功能以及社会功能。五是为满足档案发展的需求，档案管理工作者必须拓宽自身的知识面，以时不我待的精神学习新的技能，掌握相关领域知识，不断创新管理理念，从具体的管理、服务和制度等多个方面去努力，以期适应档案学科最新的发展动态。

4 崇尚科技，加强现代信息技术使用

以往机关事业单位档案多为纸制档案，在管理上也通常都是采用手动管理，不仅需要占据大量空间位置，档案还极易受潮、损坏，不利于的保存和二次利用，使得机关事业单位档案管理工作质量和效率始终难以提升，因此机关事业单位必须加强档案管理的现代化建设。一是提高档案管理的信息化程度，借助先进科技方法建立电子档案，利用视频、文字、条码及射频技术对机关单位档案进行备份。二是创新机关事业单位档案管理技术优点是方便、辩解，不仅能够借助服务器直接进行档案收集、归类、储存，且档案不易受环境影响，更利于档案的保存。三是借助信息技术进行档案管理还有利于档案的二次利用，为档案利用者提供更优质服务。四是借助现代科技手段可以进行档案建档、识别、输入、输出、存储及档案总结分析等，让档案管理人员从传统繁琐档案工作中解脱出来，大大提高档案管理工作效率，从而腾出更多时间为单位、甚至为社会提供优质高效的服务，真正使档案信息资源共享工作落在实处。

5 结语

简言之，机关事业单位档案管理是一项长期的、任重而道远的工作，单位领导，尤其是单位具体分管领导必须高度重视，切实认识到档案管理对单位发展的重要意义，积极引导档案管理人员树立工作信心，摆正位置，全身心做好岗位工作，同时要有的放矢组织协调相关部门、档案工作者适时对档案管理的方法进行优化更新，保证档案管理工作的健康开展，促使档案信息资源充分发挥出应有作用，进而促进单位各项工作的全面发展。

参考文献

档案管理优化篇2

目前国内档案部门普遍存在经费不足，人才缺乏的情况，要尽快实现档案信息资源共享，建立档案网站便是最佳途径。因为网站建设的技术已经相当成熟，不存在太大的技术难度，并且可以在较短的时间内实施完成。在档案网站建设方面（包括内联网网站和外联网网站），国内已有成熟产品，功能覆盖档案信息的整个生存周期，包括档案信息采集、发布分类导航和查询等，这些产品可以确保在短期内迅速搭建档案馆网上的应用系统并完成二次开发。而且可以将档案部门已经建立起来的档案自动保系统与网站之间建立有机联系，将现有自动化系统中的信息自动发布到网站，以最小的代价实现资源共享，这种联结既可以保留原档案部门自动化系统的所有业务管理功能，还能通过网站升展各种利用服务。

2.“混合型”档案馆将长久存在

电子计算机、Intemet、数据存储技术的快速发展，对传统档案馆产生了前所未有的冲击，使档案馆的发展进入了重要的历史转折点，即以纸质档案为主导介质收藏和服务为己任的传统档案馆时代尚未走向终结，而数字档案馆时代还未真正到来的转型时期。所以，当前档案馆应以“混合型”档案馆的形态存在。馆藏资源多元化、服务方式多样化、档案管理工

作复杂化将是“混合型”档案馆的特点。另一方面，尽管业内人士大声疾呼档案上网，加强档案馆网络建设，但限于总体规划、思想认识、资金、人力资源等因素的影响，档案馆间的网络建设还未全面展开，没有形成上下贯通、网网互联的网络体系。解决这些问题还需要相当长的时间，因此，“混合型档案馆”将长久存在，这样既能发挥电子档案的优势，又能用纸质档案来保证档案的真实性与凭证性及作为档案的永久备份。

3.数字档案馆是未来发展的必然趋势

相对传统档案馆来说，数字档案馆有明显的优势。数字档案馆其馆藏信息全部实现数字化管理，信息存储和保管将更容易；其服务方式实现网络化，档案用户访问不受任何时空限制；其信息内容将更加广泛，不仅包括文本信息，还包括声音、图像等多媒休信息。数字档案馆是未来发展的必然趋势。

二、档案管理现状及存在的问题

随着经济全球化、信息网络化时代的到来，电子档案的形成越来越多，目前在管理上依然是按照纸质档案的管理办法进行的。虽然，国家档案局等部门已经发布了《电子文件归档与电子档案管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，可是，由于技术、设施方面原因，还没有真正意义上实现电子文件的科学收集及管理，一些已归档的电子档案由于没有同时移交相应的支持软件、硬件，有些已无法识别及应用。利用计算机作服务器，缺少对数据的系统整理及备份功能，容错性差。随着服务器中数据的不断增大，用户的不断增多，信息传输量大大增加，服务器的容量、稳定性及数据的安全性越来越受到严重威胁。

网络联接采用50欧的同轴细电缆，它是一种比较老的目前已被淘汰的网络联接线，在与T形头连接时比较麻烦，特别是容易出现接触不良，或内外导体相连短路等错误，影响网络正常运行。同时，50欧的同轴电缆，仅用于数字传输，传输率太低，抗干扰能力和地理范围都较小。

网络结构为总线拓朴，这种结构采用单根传输线作为传输介质，所有的站点都通过相应的硬件接口直接连接到传输介质上。为所有的节点共享一条公用的传输链路，所以，一次只能由一个设备传输信号，传输率低。使用这种连接方式，如果一个终端出现问题，所有网上的工作站都无法上网工作，在查找问题时，需对每一个站点进行测试，故障隔离和故障诊断都很困难。

三、提高档案管理效率的对策

1.提高档案工作人员专业技能和素质提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键

首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。

2.调动档案管理人员工作积极性

档案管理优化篇3

随着新时期档案信息化管理进程的不断深入，大量电子档案、数字档案等的安全问题已经摆在了档案工作者面前，如何发挥档案信息化管理的优势、解决档案信息化管理的安全问题值得广大的档案工作者们深入探索和实践。

一、档案信息化管理的优势

档案信息化管理的实施能方便用户使用档案信息，加强档案保存，提高档案管理效率，对维护单位权益十分有利，其优势具体体现在三大方面：一是大大增加档案信息的服务对象与传递量。因为数字信息占据的空间很小，传递时不会受到空间的局限，加上计算机通讯网络的持续延伸，能链接到的用于管理、存储的数字信息服务器、服务对象的数量显著增加。二是时间上有了巨大的延续，能24小时服务于用户，且网络检索档案信息异常便捷，能按照用户实际需求为其提供个性化的档案信息服务。三是实现资源共享，因为通过网络来传输档案信息拥有纸质档案无法比拟的优势，查阅者需要档案信息时可直接通过网络系统进行查阅，还可下载电子档案，无需反复到档案室查阅，大大节省档案工作者及用户的时间，同时还能提供异地查阅，有效提高档案信息利用效率。

二、档案信息化管理中的安全问题

（一）档案信息自身的安全性问题

根据以往的档案管理方式，纸质档案有单位盖章、相关领导人签字确认，其真实性、合法性等很容易鉴别，且实施档案信息化管理之后，电子档案易修改和复制，这在一定程度上也对档案信息自身的真实性、合法性产生不利影响，使档案信息面临安全性问题。

（二）信息化管理环节的安全威胁

档案信息化管理使档案信息通过互联网传输，这就影响了其传输安全性，特别是要求高度保密的档案信息，面临的被篡改、窃取、伪造等安全威胁不可小觑。同时，计算机病毒的威胁是档案信息化管理不可避免的安全威胁，如果档案信息在传输环节被病毒攻击，那么档案信息管理系统极易受到威胁，导致资料被泄露。另外，电子档案的长时间保管会受到计算机软硬件使用寿命、档案信息与软硬件平台的一致性等因素的影响，如果处理不妥当，极易引发电子档案信息受损甚至丢失等严重的安全问题。

（三）人为操作失误带来安全隐患

在收集、录入及保管档案信息的过程中，由于工作人员粗心大意、缺乏安全意识、素质水平偏低等，往往会引发操作失误，导致档案信息丢失、遗漏；有时选择操作口令不够谨慎，或随意把自己的账号、密码等重要信息转借他人、与他人“共享”等，也会造成流动和存储于档案信息管理系统中的档案信息遭受泄密、被盗窃等安全隐患。

三、解决档案信息化管理安全问题的措施

（一）建立健全档案信息安全保障体系

保障档案信息安全的能力是检验档案利用服务、提高档案服务水平的重要指标之一，建立健全档案信息安全保障体系，是确保档案信息自身安全性的一项重要措施。原始档案、档案信息资源等务必要受到法律法规的安全保障，才能顺利实施档案信息化管理。一是优化管理档案信息的程序，聘请专业人员编制管理程序，在保证编制质量的基础上确保程序安全；二是选择正版杀毒软件，避免档案信息感染病毒；三是全面落实档案信息化管理的安全管理制度，完善建立责任管理体系，真正实现谁出错、谁负责，预防发生相互推诿现象；四是在确保档案信息安全的同时要重视管理好纸质档案，电子档案不能完全取代纸质档案，纸质档案侧重于保存最可靠、最基本的档案原始记录，电子档案主要发挥信息化利用功能，两者不可相互替代。

（二）注重对各环节采取技术防范措施技术

防范措施是保证档案信息安全最有效、最直接的手段，在档案信息化管理环节可采取以下措施：一是加密技术。采取数据加密技术，按照某种算法处理以往的明文文件、数据，使档案信息变成不可读的代码，即密文，确保档案信息只能在输入密钥之后方可显示内容，从而保护档案信息、数据不被非法阅读、窃取。二是签署技术。电子文件签署技术通常包括手写式数字签名、证书式数字签名两种，采取签署技术能证实文件的确出自作者，内容也不会被他人任意改动。三是权限控制技术。档案工作者可采取权限控制技术验证访问档案信息的用户的身份，严禁无关人员进入。常用手段是给每一名合法用户一个通行证，由数字、字母、特定符号等组成，用户只能在正确输入通行证之后才能获得档案信息的访问权，基于此，档案工作者还可按照访问人的身份、档案保密等级等，来设定用户访问保密档案的权限控制。四是监控技术。档案工作者可采取监控技术在外界网络、档案馆网络之间设置障碍，也就是人们常说的防火墙，从而从进、出两个方向监控、甄别档案数据系统，预防他人非法访问档案信息，同时预防机密档案信息被非法输出，保证数据库不受侵犯。五是防写技术措施。采取防写技术措施能限制用户只在计算机上读取档案信息，而不能做出任何修改。在外存储器里，只读光盘只能让用户将信息读出，不能追加信息或将信息擦除，一次写入式光盘则能使用户获得多次读出、一次写入，可追加记录，但无法将已有信息擦除，防止用户更改档案，保证档案信息的真实性、原始性。当然，为充分确保档案信息化管理中档案信息的安全性，档案工作者还需进一步研究各类安全技术，做好数据系统备份，提高档案信息管理系统防范病毒的能力，防止病毒恶意攻击系统或修改数据信息。

（三）提升人员的安全意识与素质水平

在解决档案信息化管理安全问题时，人的因素始终是第一位的。档案管理人员要加强对档案信息保密性法规的学习，时刻关注行业动向，保持忧患意识，并注意提防档案信息窃取行为，做好安全管理工作。与此同时，档案管理人员要注意健全档案信息安全管理制度，依据档案信息化管理工作的实际情况制定各种保密制度，或修订以往的保密制度，进一步完善安全管理制度。从目前的情况看，有关网络安全的法律法规并不完善，加强建设网络安全法律势在必行，这样才能督促档案管理人员不断强化档案信息安全意识。此外，针对当前在职的档案管理人员，档案管理部门要开展档案信息化管理、计算机、网络等信息技术新知识、新技术的教育培训工作，积极引入更多复合型人才，为档案信息化管理的实施注入新活力，提高档案管理人员的综合管理能力，有效应对档案信息化管理中可能遭遇的安全威胁，并及时发现问题、解决问题，避免因人员操作失误而威胁档案信息的安全性、完整性，维护档案信息管理系统的正常运行与安全性，保证档案信息完整。当前，信息技术在推动社会与经济高速发展的同时不断改变着人们的生活，但在工作实践中难免遭遇一系列安全问题，这就需要档案工作者不断学习并学以致用，灵活运用新方法积极应对，有效解决安全方面的棘手问题，努力提高档案信息化管理水平，确保档案信息绝对安全。

参考文献：

[1]何柳青.电力企业档案信息化安全工作管理方式分析[J].黑龙江史志，2014（13）：124-125.

档案管理优化篇4

中图分类号：G271 文献标识码：A

引言

随着社会的发展，特别是信息技术的飞速发展，社会分工越来越细、信息量呈暴涨性增长，档案和档案工作的范围也更加扩展，内容更加丰富，现代社会化大生产的规模性、复杂性、多变性、竞争性，对档案管理人员的素质提出了很高的要求。档案管理工作单凭个人经验和智慧已远远不够，必须实施科学的、系统的人员优化管理。客观地讲，现今档案部门的人才无论是数量和质量与所在单位的发展相比仍有着非常大的差距。

1.我国档案管理人员的现状

目前，我国档案管理人员在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面的参差不齐，造成档案管理人员服务意识、安全意识、创新意识的缺乏，这一现状极大地制约了我国档案管理工作的创新与发展。这集中体现在：

1.1部分档案管理人员事业心不强，职业情感淡薄，奉献意识与敬业精神欠缺，不注重职业道德修养，业务上不精益求精，缺乏知识更新的主动性与自觉性。

随着改革开放和社会主义市场经济建设进程的加快，部分档案人员的人生观、世界观和价值观发生了较大的变化，认为经济收入、物质条件和社会地位与一些行业相差甚远，对工作缺乏热情。认为档案管理只是保管的事务性工作，不是主要工作，只要不丢失、损坏即可。

1.2部分档案管理人员文化程度较低，专业知识老化，知识面较窄，思想观念和管理水平跟不上时代的发展。

当今，档案工作信息化和网络化对档案管理人员素质的要求越来越高。而档案管理人员学历层次偏低，计算机及外语水平不高，操作手段落后，缺乏掌握现代化技术的能力。大部分人员是没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、 管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

1.3专业档案管理人员缺失，人才难以引进，造成档案管理人员群体结构配置不合理。

长期以来，由于社会档案意识的淡薄，很多人包括一些领导也认为档案部门收集、整理档案是轻而易举的事，谁都能干，无需多少学问；或者认为档案工作好坏对本单位的发展影响不大，可以不予过多考虑。因此，在规划单位人才培养和引进时往往忽略了档案管理人才的需求；在定编定岗时，不愿配置专门档案员，而只是安排兼职档案管理员而已。在基层，档案管理人员均由办公室勤杂人员兼任，他们变动频繁，专业化程度不高，存在不懂不问、不会不学的现象，导致档案整理、管理混乱。

另外，档案人员工作辛苦，收入低，提拔重用的机会少，工作条件比较差，人的社会价值和个人价值难以实现等也是造成档案人才流失的又一原因。如某市所有高校档案部门管理人员中计算机信息管理专业毕业的人员数为零，直接毕业于专门档案学校的人员数为零，研究生及以上学历的人员数为零，高级职称的人员数也为零。

因此，单位要使档案事业能很好地适应形势的发展，有利于促进本单位各项工作的开展，提高档案管理效能，不仅要在提高人才个体素质上下功夫，还必须在实现人才之间的最佳结合，即档案人员结构的优化上下功夫。

2.档案管理人员优化管理的思考

在新形势下要改进档案工作,不断提高工作质量, 作为档案部门的领导来说，就必须提高档案管理人员的素质， 优化档案群体结构，从本部门、本单位的实际情况出发，有针对性地实施。这既是当前档案管理工作的重点，也是实践中的难点。

2.1要取得上级领导层及有关职能部门的重视和支持。

随着市场经济不断完善，各项社会事业快速发展，档案管理工作的压力与日俱增，管理难度不断增大。这就要求分管领导需进一步加强对档案工作的重视程度，多宣传、勤汇报，使领导们及时了解档案事业发展情况。在新形势下，从思想上认识和理解要建立一个现代化的档案馆（室），不仅需要有先进的设备、优良的环境和必要的资金，而且最重要的是需要高素质复合型档案人才个体和合理的群体结构，在制定规划和日常管理中都能考虑到档案人才队伍的建设，给档案工作以人员、资金以及政策上的大力支持。

2.2要加强思想政治教育和职业道德的教育。

档案工作是一项政治性很强的工作，它不仅要求严格的保密性，还要求档案必须完整、真实、系统和安全。因此，档案管理人员必须具有较强的党性原则，具有坚定的政治立场，树立正确的人生观、世界观和价值观，认真学习党的路线、方针、政策和科学理论，使业务工作始终保持正确的政治方向，具要有高度的组织性、纪律性，遵守规章制度，坚决杜绝失密、泄密现象的发生。

热爱本职工作，有强烈的事业心和责任感，这是做好一切工作的出发点。档案管理工作既是一项艰苦、清贫的工作，又是一项很具体、繁琐、平凡的工作，同时也是一项非常重要的工作。档案工作的这些特性决定了档案管理者首先必须具备坚定的政治信念，强烈的责任心和无私奉献精神；其次要坚持马列主义、思想、邓小平理论和认真践行“三个代表”重要思想；最后还要坚决奉行忠于职守、实事求是、严守秘密的原则、开拓进取、勇于创新、爱岗敬业和树立良好的职业道德观念，尽心尽职做好档案工作。

2.3要提高档案管理人员的专业素质，强化服务意识。

档案工作是一项专业性很强的工作，档案管理人员应接受专业的教育培训，掌握专业理论知识和方法，不断扩展自己的知识面，提高学历层次。培训内容要因需设计，将培训内容与实际工作相结合。在安排上，除加强专业理论知识学习外，还应加大计算机知识的学习，重视网络知识教育，以适应新时期档案工作的需要。档案管理人员的继续教育水平在很大程度上决定档案管理人员的素质，因此，档案管理部门领导也应该根据档案管理人员不同的层次、不同的需求，按需施教，安排他们进行不同形式的再继续教育。譬如对工作积极主动而又年富力强的非档案专业的管理人员要选送出去脱产进修，并鼓励其自学成才。对档案专业毕业的管理人员要进行知识的更新，拓宽知识面，学习相关领域的知识和技术，开阔视野，增长技能。尽可能地为档案管理人员提供一切学习的机会，不断探索学科未知领域和档案工作的客观规律，不断提高档案管理人员的知识结构、培养敏锐的档案意识以及较强的档案技术能力。

2.4健全档案管理制度，建立竞争和激励机制。

建立档案工作制度首先要做到有章可循，体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合本单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。其次，操作规范，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

档案管理工作中最突出的问题就是缺乏竞争，档案管理部门与单位其他部门之间没有对比，档案管理部门内部人员之间没有竞争，这极大地制约了档案管理人员整体素质的提升。因此，必须营造良好的竞争氛围。首先，单位要改变对档案管理部门的认识，树立“档案管理也能出效益”的理念，将其置于与其他部门同等重要的地位；其次，部门内部要建立以“竞争、激励”为核心的文化氛围，引导档案管理人员的思想行为；最后，要制定一系列相关的政策和措施，建立激励体系 ，激励包含正激励和负激励两个方面，即奖励和惩罚。实践中，激励机制的运行可以极大地促进档案管理人员素质能力的提高。落实和保障竞争理念的实施。

 3.结语

总之，档案管理工作具有很强的挑战性。在新形势下，档案事业规模还在日益扩大、内容日益丰富、信息载体日益多样、管理手段日益先进，档案管理人员只有加强学习、不断改革创新，牢固树立“学以立德，学以增才，学以致用”的理念，以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作，才能成为社会主义事业所需的合格的档案管理人员。

档案管理优化篇5

为了缓解不同所有制单位人才流动的忧虑，档案管理在保障和促进人才合理流动等方面发挥着重要作用。在从粗放型向集约型转变的过程中，充分肯定人事代理，进一步探索与人事代理密切相关的人事档案管理，应该引起档案界人士的思考。人事代理与人事档案的关系第一，人事代理服务包含很多内容，人事档案的管理是其中重要的组成部分。人事档案管理是本地市人才服务机构所提供的服务，可以为委托代理人办理人事关系、户口登记、代理养老金、失业、医疗保险、人事档案管理、档案工资晋升、专业技术职称资格申请、连续服务年限计算、人事档案证明等人事代理服务。我国各地区之间的经济发展不平衡，各个地区的人事代理服务也不尽相同。虽然不同机构和个人对人事代理服务的要求内容不尽相同，但对人事档案管理的认识是统一的。有关单位必须在规定的期限内收集有关人员的全部人事档案和资料，将收集来的资料保存在人事流动服务机构的信息库之中。我国很多经济不发达的地区人事档案管理服务刚刚起步，相关系统和规则都不完善，所以对于地方人事流动服务机构来说，最重要的项目就是人事代理服务。第二，人事档案材料是整个人事代理服务的基础和依据。从本质上讲，人事代理服务的任务就是代表国家实行社会化管理，虽然在服务工作中有许多项目，都是由当地人事档案所规定的。在人才服务机构中，要进行户籍、人事、职称、保险关系和党团组织等的调整，查阅人事档案是基础，确定所有信息之后才能受理相关业务。由此可见，如果人事档案不准确、不完善，那么后续的人事代理服务很难进行下去。

人事代理中人事档案管理存在的问题

思想认识程度不足

人事代理制度已经在我国应用了很多年，并在我国的企事业单位中得到了广泛应用。人事代理服务能够缓解就业压力，完善档案管理，代理机构能够为毕业生提供服务，接收毕业生的档案，进行不同证书的培训，为待业人员提供就业指导。虽然我国当前人事代理制度已经形成了一定的规模，但是仍然存在着很多问题，很多企事业单位并不重视人事代理机构，无法顺利的与人事代理机构进行对接。由此可见，当前人们对于人事代理机构仍然存在着不信任的问题，这是源自于人们思想根源的问题。

人事代理成本偏高

在人事代理机构中人事档案管理至关重要，人事档案管理能够为企事业单位提供便利。但是人事代理成本偏高的问题已经显现，由于很多职业培训福利待遇的领取以及境外审计都必须本人到场，并且不会一次完成，这就进一步增大了人事代理的成本。

信息化档案管理不优化

我国当前各级人才服务中心，互联网和大数据的使用已经得到了普及，人事档案的管理也由纸质逐渐转变成了电子存档。信息化档案管理已经取得了初步的成效，但是信息化档案管理制度仍然存在着很多漏洞，互联网带来了诸多优势，同样也存在着一定的弊端。如信息化档案管理一旦出现了漏洞，就极容易丢失人事信息。信息化档案管理不足还体现在，系统设计存在问题，部分设计在操作中缺乏灵活性和实用性，严重影响了人事代理员工的工作效率。

优化人事代理中的人事档案管理建议

提高思想认识

社会各界要广泛提升对于人事代理的重视程度，尤其是企事业单位。人才服务中心也存在着人才匮乏的问题，要定期对工作人员进行培训，主要从思想和专业知识两部分进行培训。提高思想认识，要从社会各界和人事代理工作人员这两部分同时进行，人事代理机构要定期进行招聘，广泛吸引人才。在当前社会，人事代理中人事档案的管理工作需要加强宣传，主要可以通过线上和线下两种方式，让待业人员能够更好的了解人事代理的运行模式，以及人事档案的交接过程，例如毕业生的户籍党团组织关系的交接等。代理工作人员需要定期对人事档案进行检查，对于一些无效的档案进行及时清理，对于可能存在问题的档案信息要及时与客户进行联系，确定相关信息是否需要更改和调动。企事业单位的发展离不开员工的发展，员工的职称评定以及薪资调整，直接影响着员工工作的积极性，所以，人事代理员工应该充分意识到自己的责任与义务，全面提升个人思想认识，继而提升自己为社会服务的效率。

优化人事代理程序

我国当前各级人事代理机构在进行档案管理的过程中，存在着很多弊端，其中最重要的影响因素就是人事代理程序存在着问题，由此可见，加强对人事代理程序的优化已经迫在眉睫。人事代理机构的档案中有很多流动性人员的档案，优化人事代理程序能够使人事档案管理更顺利的进行。优化之后的人事代理程序能够使人事档案的信息更准确，并且能够及时的补充相关信息，提升人事档案管理工作的有效性以及真实性，使人事代理流程进一步精简，提升人事档案管理人员的工作效率。

构建网络化人事档案管理机制

互联网时代已经到来，人事档案管理要紧贴时代的要求，将网络化信息化作为人事档案管理的发展方向。人事档案管理要加强对于网站的应用，与相关的软件开发公司进行合作，全面优化网络化人事档案管理，充分利用网络信息来对人事档案管理机制进行整合，使人事资源进行整合的过程中能够达到平衡。档案的配送通过网络的方式能够更加便捷和安全，通过对于云计算大数据等先进的科学技术，不断对人事档案进行补充，还可以办理相关业务。人事代理制度实施以来，人事档案管理已经成为了人事代理重要的组成部分。人事档案管理已经受到了企事业单位、待业人员以及社会各界的广泛关注，能够为用人单位提供可靠的信息，使用人单位在招聘过程中能够选拔出最优秀的人才，也可以为个人择业提供更便捷的服务。但是很多地方的人事代理服务机构中，人事档案保管工作仍存在着很多问题。例如，在没有经过上级同意的前提下，乱收取人事档案相关费用；未经许可增加人事档案保管费，增加了客户的负担。为此，本文提出从提高思想认识；优化人事代理程序；构建网络化人事档案管理机制以及优化人事档案管理制度等方面优化人事代理中的人事档案管理的建议。

参考资料：

档案管理优化篇6

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。随着计算机和网络技术的快速发展和迅速普及,以及信息存储方式的变化, 人类真正进入了网络化和信息化时代。当前,随着卫生体制改革的不断深化, 医院管理的信息化已成为提高医院管理水平的中心环节。同样,信息化手段在医院档案管理工作中的应用也越来越广泛,使它逐步成为医院管理水平提高的关键环节。

随着我院管理信息化的逐步推进,在医院各领域产生了大量的电子文件,这些文件反映我院建设与发展,为医院的医疗、教学、科研、管理等各方面提供便利、快捷、准确、可靠的信息资源。档案管理中的信息化处理改变了医院传统的档案管理方式,其使用价值日益彰显。笔者通过近6年的电子档案管理工作经历,逐步总结出其日益凸显的优势。

1 档案信息化有利于保护珍贵的档案原件

将医院的各类档案进行信息化手段处理后,可以有效地保护档案原件,可以避免档案原件被过多地直接使用,或过多借阅、使用原件而造成原件的损坏,以达到保护档案原件的目的;可以有效地降低和避免重要资料丢失的风险。例如,医院建设和发展过程中,不同时期的某些珍贵的历史资料,包括历史文字资料和照片资料等。将重要、珍贵资料进行信息化处理,应用计算机对原件进行电子扫描,之后以电子文件的形式进行收藏、管理和使用,就可以有效地保护档案原件。再如,某些疑难病例的医学档案是非常珍贵的,具有重要的医疗、教学和科研价值。将其进行信息化处理后,就可以将原件在病案室进行妥善的长期保存,而将其电子文件形式的档案多次重复地应用于各项医疗、教学和科研工作之中。

2 档案信息化使文件的归档方式得到改善

在医院工作中,档案部门要对各类文件进行及时的著录。在纸质文件时代,采用手工操作的方式,档案人员要花相当多的时间和精力埋头于整理档案和登记目录,工作量大。如果遇到信息改动,改动一处就要发生连锁反应,相关的地方都要改动,耗费大量的时间和人力。将档案信息化处理后,可以使档案人员从繁琐的手工劳动中解放出来,利用计算机软件进行工作,大大改善了工作条件,信息改动时只需输入指令就可以自动完成系统调整,有效地提高了工作效率。

在医院的各类档案文件中,有不少需要完成年度归档工作,需要在年底前对全年的文件和相关资料进行分类整理和登录,造成年底工作特别繁忙。档案信息化处理后,可以利用档案软件提供的统一信息格式,随时进行录入,通过网络进行档案信息的转换和提取,并对其进行档案管理。档案人员可以利用系统检索和排序功能,随时查阅文件的归档情况,发现未及时归档的或不符合归档条件的材料可以及时发出信息,督促和整改,大大改善了档案的归档方式,使档案管理工作更加规范。

3 档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享

档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性,其最终目的是进一步扩大档案资源的使用范围,这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在 [1]。以往在医院的各个不同部门,不同的医疗科室,需要随时调阅有关档案存在一定的不方便因素。将档案信息化处理后,利用医院全院电脑联网,就解决了这一系列问题。电子文件比档案原件更易于导航,可增强对原始档案的应用程度和应用范围;更有利于医院各部门、各医疗科室按需浏览,并保持随机存取,提高了档案原件的利用率,更有利于档案部门充分发挥互联网的潜能,对过网页陈列和导航,向各用户介绍馆藏,进一步促进馆藏档案的利用,最大限度地实现档案信息资源的共享。

4 档案信息化使档案的检索和使用更加快捷方便

以往手工查询档案资料,往往费时费力,有时还不一定能达到目的。将档案信息化处理后,采用了电子目录和电子文档归档,提供快捷的电子信息查询系统,使用时只需输入关键词,相关资料信息就可一一呈现在计算机屏幕上。这种智能化检索方法,检索速度快、效率高、范围广,同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。

在档案的使用上,信息化更让用户感受到方便。首先电子档案的保存年限达到了100年以上,这是纸质档案难以比拟的。其次,医院各部门、各医疗科室,只要有需要,就可以在任何时间、任何一台医院联网的计算机中方便地使用档案信息,获取更为及时、准确、系统的信息。而且查询速度快,一次查询只需几秒钟,就能得到内容全面完整的档案信息。不仅包含档案目录信息,也完整包含了具体的信息内容。再次,它也真正实施了在线,授权使用者可以从全球任何角落访问我院的网站,然后查询到自己所需要的档案资料。以上种种给档案的检索和使用带来了极大的方便,真正实现了“一点通”。

5 档案信息化改善了档案管理模式

在传统的档案归档方式中,档案资料大多是以纸质化的形式存在的。随着时间的推移,档案资料日积月累,数量越来越多,占用了大量的储存空间。另外,由于纸张的特性,档案库房还要按不同季节做好各项温度、湿度控制和防虫工作,在管理模式上存在着管理成本高,使用效率低,原件容易损坏等问题。仅以我院病案室出院病历为例,我院每年的住院病人数达4万人次左右,这就意味着每年要新增4万本出院病案需要保管。而根据有关部门规定,出院病人的住院病历,医院必须保存30年以上。可以想象,随着时间的推移,随着每年住院病人数的不断递增,医院需要多么大的空间来保存这些病案,而妥善保管好这样大量的、逐年递增的病案资料又会给医院增加多么大的困难。所以,推行电子病历成为一种必然的趋势。各类医院档案信息化处理以后,可以极大限度地提高档案的运行效率,使档案信息更加形象、直观,最大限度地方便了档案检索和利用,并且节省了大量的储存空间,节省大量的人力、物力和财力资源,同时又保障了档案的安全备份,真正做到了“有备无患”。

档案管理优化篇7

伴随着我国经济和社会的不断发展，我国的很多行业为了适应市场的变化，正在发生着巨大的改变，这种改变对于企业来说也是十分的重要的。为了适应市场的不断变化， 企业正在逐渐进行体制的改革和企业结构的调整，这些改变使得企业的生产和经营正在向一个新的发展方面迈进。在企业的发展过程中， 企业的档案是十分重要的， 企业的档案可以促进企业的不断发展。

一、关于企业档案管理环节的分析

企业的档案管理工作是企业管理工作中一项重要的组成部分， 档案在企业的发展过程中的作用是十分的重要的，这主要是因为， 企业的档案会直接影响到企业的发展，也就是企业在市场竞争中的优势问题。企业的档案是企业生产和经营过程中的最原始的记录文件，这些记录文件可以直接影响企业的经济决策。企业的档案可以直接的反映企业的发展历程和企业在发展的过程中所有的信息。现在的企业为了更好的发展就一定要加快建设和完善企业的档案管理的工作，进而保证企业可以快速的在市场中发展。

档案管理的工作得不到高层的重视，在一些企业中， 企业的高层领导对与档案的管理工作并为给予充分的重视，这就导致了企业档案的管理工作的落后。在企业中，高层的领导只是重视企业的市场竞争率，认为企业只有在市场中占据的重要的位置才会使得企业有更好的发展。 档案的管理在最初的时候就形成了管理的投入少，档案管理的设施不齐全，保管的条件和环境得不到好的保证，这样就导致了档案管理工作的落后，这样会直接影响到企业的发展。

档案管理的工作缺乏专业部门和专业人员，在一些企业中，负责企业的档案管理的人员，并非是受过专业的训练而进行工作的。这些人员对档案的管理工作是十分的陌生的，并且认为档案的管理工作只是进行简单的资料的收集，并没有意识到企业的档案对于企业的发展的重要性。还有些企业，根本就没有建立相应的档案管理部门，把档案的管理部门只是简单的同其他的部门合并在一起，这样可能会出现档案的管理混乱的局面，这主要是因为， 的档案只有进行了必要管理才会更加促进企业的经济发展，使得企业的经济效益得到提高，要是将档案的管理部门和其他部门进行合并，不但不会促进企业的发展，在企业急用档案的时候，还会给企业带来不必要的麻烦。

目前来说，我国企业档案管理体系是不健全的，受到落后的企业档案管理理论的影响，企业通常不能进行良好的管理，从而影响了现实生活与档案管理相关的工作。这需要引起我们的重视，进行相关理论环节的探究，要跟从国家的相关政策法规的引导，确保其新型的档案管理理论的应用，以满足当下的企业经营的需要，企业在该项方案应用过程中，要进行人力、物力、财力等的投入，并且确保相关工作环节的协调。

二、企业档案管理体系的健全

1.在企业的档案管理制度应用过程中，首先企业的管理人员要确立正确的档案管理意识，实现档案管理体系的健全，实现其内部各个应用环节的协调。在企业档案管理过程中，相关人员要按照国家的一定法规制度，确保企业档案的有效管理。这需要引起相关企业高层的重视，展开一系列的档案管理工作，确保各个管理人员结构的协调。企业的档案管理工作的开展，首先需要领导起到带头的作用，给下面的档案管理人员做好表率，从而方便现实工作的开展，满足当下的档案管理工作的需要，确保企业的内部各个管理环节的协调。

在日常档案管理过程中，通过对档案管理人员自身性质的分析，确保企业的档案管理工作环节的正常开展。这对于企业的档案工作队伍的建设提出了更高的应用要求，要求其具备基本的道德、法律等知识。企业在日常工作过程中，也要定期或者不定期的进行教育培训工作的开展，从而实现档案工作人员自身工作积极性及其创造性的调动，实现其自身工作能力的提升。在档案管理人员工作过程中，通过对其工作综合素质的提升，可以满足现阶段的企业管理的需要。在日常的员工岗位培训过程中，要满足各个员工的培训需要，确保档案管理人员的综合素质的提升。必要时，可以展开复合型人才的应用，给企业注入新鲜的血液，从而进行档案管理部门的自身知识结构的协调，避免其年龄结构的过度老化，影响企业发展的活力开展。

档案管理优化篇8

[关键词]城市建设；地下管线档案；信息管理；“四轴一体”理念

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.114

[中图分类号]G271；TU990.3 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）10-0-02

随着大数据时代的到来，我国智慧城市建设正深入发展，城市地下管线档案日益重要，我国各个城市亟待建立一套完整、准确的地下管线档案信息管理系统，对其进行统一的、综合的、系统的、动态的科学管理。

1 研究背景及现实意义

城市地下管线的管理是城市基础设施建设管理工作中最重要的环节之一。当前，我国正在探索“智慧型城市”的建设，而准确、实时、动态的地下管线信息，可为城市的规划和建设提供辅助决策依据，这既能提高地下管线的管理水平，也为智慧城市地下生命线的安全运转提供了保障。

目前，对于不同数据并没有不同的处理方式，没有大量数据动态更新的具体思路或方案。动态更新存在三个阶段：第一阶段是早期规划建设地下管线的城市，由于技术手段不成熟，虽开展了地下管线普查，但未建立管线档案信息管理系统，仅形成了纸质文档资料；第二阶段是进行了地下管线普查，也建立了地下管线档案信息管理系统，但未建立起长效的动态管理机制；第三阶段开展了地下管线普查与建立了地下管线档案信息管理系统，同时也建立起了动态管理机制。就第三种类型而言，动态管理机制也是多种多样的，各有自身的特色和局限（无不同数据的差异化处理）。且多数城市没有采用地下管线档案信息管理系统，工作人员面对巨大的工作量，压力增大，数据的准确性更加难以保证。

城市地下管线档案信息管理系统的建立，解决了当前地下管线档案分散、更新不及时的迫切问题，可以实现档案集中统一的管理。各单位地下管线信息统一纳入到城市地下管线档案信息管理系统中，确保了地下管线信息资源能够及时、准确、完整地进行收集和汇总，然后按照国家统一的标准向城建档案馆移交地下管线资料，再进行数字化处理、平台利用等，变分散保管为集中统筹管理。由于地下管线档案所具有的特殊性，导致系统内档案信息如何更新才能确保数据的完整、准确、可靠成为关键。“四轴一体”理念的运用，在一定程度上解决了城建档案馆中地下管线档案信息更新滞后、由信息完整性和时效性低滋生的安全隐患等一系列问题，对弥补管理体制的缺陷具有一定的参考价值。同时为广大用户提供了高质量的地下管线档案信息，从而提高了服务质量。

2 “四轴一体”的理念

“四轴一体”理念的提出，以不同数据的不同利用途径的不同处理为分类依据，如图1所示。四轴分别为，基础数据轴：根据待更新的管线位置与状况，从正式管线数据库中提取出基础数据，并以一定的标准作为轴线进行整理；信息更新轴：将收集上交的待更新的零散管线数据进行存储和分析；技术操作轴：在此轴上将基础数据轴和信息更新轴进行对比，形成唯一一条带有操作标志的新型数据并返回至基础数据轴的管线数据存储位置；历史时分轴：将原始数据以纵向形式进行标记存储以便日后反查，防止更新导致原始数据丢失。

“一体”的含义是指：一是四个轴区作为一个整体，有机循环配合进行运作，共同完成数据的整个过程，其包括基础数据的提取、信息更新、技术操作、数据备份协同工作；二是各轴区管线数据一致，各个轴区是循环进行的，数据在不同轴区里流转，要避免出现数据的二义性问题。

3 “四轴一体”的应用

“四轴一体”理念应用到系统中，将对信息实现更好的管理。管线动态更新过程将基础数据和更新稻萁行相互对比，分四步分析详细的动态更新流程。

第一步，基础数据轴区和信息更新轴区进行该部分的数据处理，即根据待更新的管线位置与状况，从正式管线数据库中提取出基础数据，以一定的标准进行整理；将收集上交的待更新的零散管线数据进行存储。

第二步，将上述处理好的数据录入技术操作轴区，核查基础数据轴区中数据是否需要新增、更新、删除或者不变，自动合成新型数据。录入技术操作轴区后的思路如下：①管线最新数据入区时，开始识别更新域内所有管线的图层信息，然后依据管线类型进行顺序更新，并获取每条管线信息具备的要素，包括更新时间、全球唯一标志码等关键指标；②在数据库内进行空间检索，分析当前要素和原区域要素内容一致性的问题；③如果不一致，说明出现要素新增内容，将新型数据信息进行保存，然后将新旧要素对比融合为一条数据暂存于该轴区；④循环识别图层文件内其他要素，直至结束。

第三步，数据回归。将暂存于技术操作轴区的唯一一条带有操作标志和更新属性的新型数据，返回至基础数据轴区的被抽取数据的位置，出现新的正式数据库信息。

第四步，分析基础数据中删除部分的处置方法。思路如下：①在技术操作轴区要素对比融合为一条数据时必会有一些内容消失，在删除这些数据前，首先将该要素内容写入历史时分轴区中，并以纵向形式进行标记存储，以便将来的历史数据回溯，然后在技术操作轴区中自动消化该要素； ②依次取更新区域内数据库中的其他要素信息，直至结束。

综合起来，即基础数据轴作基础层次打底信息更新轴以单拎引入技术操作轴作对比支撑并暂存正式实时数据历史时分轴作保留机制回馈正式实时数据返回基础数据轴进行信息后期查询利用。

“四轴一体”理念在对更新数据处理的同时，完成了全部数据在时间节点上的归位，并对不同的数据进行了差异化处理，使数据组织结构更清晰，数据处理更规范、高效。“四轴一体”的构建可以实现传统手工处理方式，向现代化信息管理转型，以保证数据的实时更新、有效管理，避免重复收集数据信息；可为市政建设提供规划、设计、决策服务；可为应对突发事件提供支撑；提出城建档案馆信息系统数据动态循环、更新的新思路。

数据库中的数据是系统运行的基础，其质量的好坏，直接关系到系统的成功与失败，特别是在后期地下管线的竣工测量中，所以确保数据的准确性、一致性是非常关键的。因此，只有数据真实、可靠、准确，才能使“四轴一体”更好的运行。

4 结 语

本文意在研究城市地下管线档案信息管理的优化。笔者提出将“四轴一体”理念应用于城市地下管线档案信息管理系统的优化研究，这是在智慧城市建设的背景下，为城建档案馆的新信息系统建设提供的新思路。在智慧城市建设中，建立高水平、高质量的城市基础设施，是能满足人民幸福指数的重要举措，而推动地下管线系统的完善和健全则是城建过程中的关键一环。地下管线档案信息管理是一个动态的过程，只有通过不断的数据更新，对档案信息进行合理利用，才能实现数据共享、信息互通，确保地下管线档案信息良性发展；只有确保了地下管线信息的动态更新，才能保证管线数据的准确、可靠，才能发挥城市地下管线档案在城市规划、建设和管理中的基础性保障作用，提升现代化城市的管理质量与治理水平。

主要参考文献

[1]刘迎存，叶海波.城市地下管线数据建库与动态更新方法[J].科技传播，2012（15）.

[2]唐华.对当前城市地下管线档案管理与服务工作的反思[J].档案学通讯，2013（4）.

档案管理优化篇9

国家经济的稳步发展，要求事业单位逐渐加快自身的发展步伐。然而新的发展形势对事业单位自身的档案管理工作提出了新的要求。所以笔者认为在事业单位面临严峻形势的情况下，应提高自身的管理能力。此外，在事业单位日常管理中，档案管理尤为重要。档案管理涉及到人才选聘、职工考核以及记录单位活动等相关内容，同时还涉及到档案收集、档案鉴定、档案资料统计以及档案整理等基本内容。对于事业单位而言，档案管理工作是本单位获得发展的主要途径。

二、我国事业单位在档案管理工作中存在的三大问题

我国事业单位的档案管理工作是一项涵盖服务、政治以及管理等诸多内容的工作，档案管理效率对于事业单位的深入改革产生了直接影响，同时也影响到各种服务功能的正常发挥。

其一，管理制度不够完善，现行的制度存在着执行力度不足的问题。事业单位在进行档案管理的过程中，因为档案管理制度的混乱，导致工作的无章可循。甚至有部分事业单位并不重视档案管理工作，未能够充分认识到档案管理的重要性；对于《档案法》等有关制度的认识力度不足；未能够制定符合本单位的管理制度；现行的制度存在着执行力度不足的问题。这些都是造成档案管理混乱的主要原因。

其二，事业单位在档案管理中缺乏了档案的信息化管理，信息化管理能力差。近年来，计算机等高新科技的普及以及应用，对人们的生活以及工作等起到重要作用，并为档案的信息化管理提供了技术支持，使得档案管理更加方便。然而我国部分事业单位并没有将信息化技术充分应用到档案管理中，导致管理效率偏低；也没有采取相应的单子文件监督措施；对于信息化技术的应用力度不足。

其三，档案管理员的管理能力不偏低，缺乏了专业的业务处理能力。我国多数事业单位对于档案管理的专业性不强；管理员的专业知识以及专业技能不足。其中一些管理员并没有参加专门的培训，在不具备专业档案知识的情况下参加工作，未能够认识到档案的重要性，对档案要求、档案收集以及档案装订等并没有采取专门的措施，管理意识不强。此外，还有部分管理员身兼多职，人员调动频繁，队伍不稳定。这些问题对档案管理工作的稳定性以及持续性产生了直接的影响。

三、我国事业单位优化处理档案管理工作的有效途径

其一，采取统一管理和差异管理相结合的优化措施。事业单位对档案进行优化管理的过程中，应在《档案法》的指导下，坚持“统一”和“差异”相结合的管理原则，加强对现行的管理规范以及管理标准等的认识，制定符合本单位的管理制度，促进档案管理工作朝着标准化和规范化方向发展。此外，在制定档案管理制度的过程中，应充分认识到档案的差异性管理，不同档案采取不同的管理措施，保证档案管理的针对性，并能够符合该单位的特征和性质。对于性质不同以及规模不同的事业单位，在档案管理中一定会存在差异。所以，笔者建议事业单位应结合自身工作性质以及管理特征，加强总结和探索，制定符合实际的工作制度。

其二，制度制定和制度执行相结合的优化途径。事业单位在档案管理中，制定档案管理制度，是优化档案管理的首要工作。而制度的执行则是基础。因此事业单位在制定档案管理制度的基础上，还应加大档案的执行力度，切不可忽视制度的执行。在档案的优化管理过程中，单位领导人员应高度重视制度的贯彻和落实，对制度的执行应加强监督和管理；采取相应的绩效考核方式以及奖惩手段，确保制度的执行。此外，档案管理员应积极工作，在实践中逐渐完善档案管理制度，确保档案管理的顺利开展。

其三，事业单位应定期组织档案管理员参加专业培训。新时期，对档案管理员的工作提出了新的要求。所以档案管理员在掌握基本的档案管理技能以及措施的基础上，还应掌握电子档案的管理技能。此外，因为档案管理标准的逐渐完善，所以建立素质高的档案管理队伍极为重要。这就要求事业单位定期组织档案管理员参加各种专业培训，严格实施外出培训制度以及轮岗制度等，全面提高档案管理员的专业知识，提高他们的专业管理技能，让他们能够运用信息化技术，对档案资料加强管理。

档案管理优化篇10

1当前人事档案管理工作的现状和不足

随着科技的不断发展和管理理念的不断更新，目前很多事业单位的人事档案管理的意识、管理方式、服务意识等方面存在不足。

1.1在人事档案管理工作方面的意识淡薄

很多事业单位对人事档案管理工作意识淡薄，在人事档案信息的管理、开发和利用等方面的重视度不够，认为人事档案管理工作不必要那么复杂和耗费财力物力。因此，对于人事档案管理抱以应付的管理观念。这直接影响了人事档案管理工作的开展和优化。导致不能及时对人员信息进行归档、存档，部分人事档案长期得不到更新，导致人事档案信息的全面性得不到保障。

1.2采用的人事档案管理方式比较落后

人事档案管理是一项专业性很强，同时具备政治性，注意其档案的保密性的工作。随着我国it技术的发展，计算机软件行业的崛起和在各本文由收集整理个方面的充分运用，人事档案的管理工作已经向电子化、数字化的方向迈进。通过it技术的结合，使得人事档案管理效率和水平得到大大提高。然而部分事业单位在人事档案管理设备方面的投资不足，导致人事档案管理在电子化和数字化方面的进度缓慢，甚至滞后的现象发生。许多事业单位仍以纸质文档作为人事档案信息的存储介质，实施一人一卷的存放方式，对于档案的整理、检索等管理工作仍然以手工操作的方式来完成，这导致人事档案管理工作更为繁重，影响档案的检索速度和利用程度的提高。这样传统的人事档案管理方式既不利于人简化人事档案管理工作流程，也不利用提高其管理效率，更使得档案存在的价值得不到及时充分地利用。

1.3从事人事档案管理相关工作者缺乏主动服务的意识

很多事业单位对人事档案的管理存在重档案管理，轻档案利用的工作理念，因此对于人事档案的收集和利用缺乏主动性和积极性，做不到及时采集加工信息。在进行人事档案管理工作时处于被动的状态，因此捕捉不到人事档案其动态规律性，忽视对员工真是技术水平和综合素质等方面的展现，也就缺少主动开发利用人事档案信息的意识，导致人事档案的管理工作难以被统一和规范化。

2人事档案管理的优化措施

虽然各事业单位的人事档案管理工作有着诸多的不足之处，但是，通过充分分析和认识这些不足，抓住问题的本质，从而提出一些优化的措施，对提高人事档案管理的优化性具有重要意义。

2.1 提高人事档案管理的重要性认识

当今激烈的市场竞争的资源是人才，人才是我国经济和社会发展的动力。各事业单位应提高对人事档案管理重要性的认识，须明确人事档案是该单位人才资源的一个专业的信息库，是该单位开发使用人才的重要依据。因此，各事业单位应注意转变管理的观念，及时对人事档案管理工作予以重视。

2.2 规范人事档案管理工作

各单位应严格按照标准对人事档案进行鉴别，严格按照相关的人事档案管理制度对人事档案进行收集和分类归档，施行定期和不定期的时间段进行集中收集工作和档案更新工作。做到及时补充缺少的人事档案，和人事档案的更新和合理快速传递。

2.3 丰富人事档案所包含的内容，充分利用档案价值

人事档案不能仅仅包括员工的基本信息，应该真实的记录和反映员工的道德素质、工作能力、工作业绩等全面的信息。丰富人事档案的内容是事业单位充分利用档案价值的基础。以充分做好事业单位专业技术类的人员管理，技术职称的考评，单位干部选拔等方面的工作，以充分利用档案的价值。

2.4 实施信息化管理

实施人事档案管理的信息化管理，须加大管理的投入，增加和更新相应的设备和软件，建立起计算机互联管理网络，提高检索速度和工作的效率，及时收录和传递人事档案信息，发挥其人事档案信息的功能。

2.5 加强相关工作人员的业务素质

事业单位可以通过开设培训班、参观学习以及进行实践等方式，从多个层面和多种形式来开展业务素质提升工作。这些方式能有效使工作人员熟悉单位人事档案管理工作，拓宽相关工作人员的知识面以及转变其陈旧管理理念，进而优化人事档案管理工作。

档案管理优化篇11

在“互联网+”时代下，包括互联网技术在内的各类信息技术皆取得了翻天覆地的进步，在其巨大进步幅度的影响下，各行各业均与互联网技术等信息技术产生了一定程度的结合，事业单位内的档案管理工作亦不例外。这恰好为事业单位内档案管理工作的优化提供了优化思路，通过“互联网+”与传统档案管理的结合能够令事业单位的档案管理的工作效率与质量得到有效提升，同时也能够增强档案的利用率与利用效果，最终可使事业单位更好地服务于人民与社会。

1“互联网+”时代事业单位档案管理的现状分析

1．1事业单位的档案管理缺乏现代元素

在“互联网+”时代下，与互联网技术等高新技术的融合程度直接决定了行业繁荣昌盛与否，融入了“互联网+”进行发展已然成为“大势所趋”，为了迎合此趋势，事业单位的档案管理虽然也相应地融入了部分现代信息化元素，但信息化建设的落实度并不算高，较之其余行业仍然较为滞后，无法在档案管理工作中真正发挥出信息化技术的真正优势，在实际对档案进行管理时未能真正应用到现代化管理元素，同时一些先进的设备与技术皆未能得到真正应用，档案管理手段更不尽科学，举例而言，在我国目前的许多事业单位中，信息化技术的应用仍然仅仅限于档案的借阅登记，这种情况足以说明目前我国事业单位档案管理的现代化状况，如此现状已然无法满足当代社会的需求［1］。

1．2档案管理创新不受重视

目前我国的事业单位在档案意识方面仍然有所匮乏，大多事业单位受意识影响，无法意识到档案管理的重要性，久而久之档案的利用效率与利用效果也自然受到了影响，虽然我国于近几年中亦曾推动事业单位中档案管理工作的发展，但大多事业单位的档案管理模式仍沿用了以往的纸质档案管理模板，兼之对其进行创新需要投入大量人力物力，故此档案管理的创新也一度停滞。就目前而言，我国大多事业单位在档案管理方面缺乏有效的重视，领导在此方面的监管力度不足，档案管理中比较重要的信息录入、整合等工作内容不尽及时等状况时有发生，档案管理方式相对落后，最终致使档案信息于完整性方面难以得到有效保证，这也为事业单位的档案管理带来了严重阻碍。

1．3事业单位内档案管理人员的整体素质不足

由于过去我国事业单位对档案管理的认知性不足，单位缺乏档案意识，因此在传统档案管理过程中档案管理人员一般由其余办公室的职工兼任，单位内并不存在专门的档案管理人员，负责兼职档案管理的职工一来可能在专业性方面有所匮乏，二来精力有限，在完成其本职工作之余难以真正投入至档案管理工作中，一般只能够做一些简单的档案收集、统计工作，这也是大部分事业单位目前的现状。除了这些未设置专门的档案管理人员的事业单位外，也有部分事业单位设置了专门的档案管理人员，但这些档案管理人员虽然任职于此，早先却并未接受过与档案管理相关的知识学习。这些档案管理人员在业务水平方面各有差异，但大多难以开展一些深层次的档案信息管理、处理工作，且放眼我国的事业单位，档案管理人员多存在年纪较大状况，几乎无法适应“互联网+”时代下的新设备或新技术，无法真正跟上时代的步伐，这也在一定程度上制约了事业单位档案管理工作的发展与进步［2］。

2“互联网+”时代下事业单位档案管理的优化对策

2．1构建信息化档案管理平台，建立档案数据库

档案管理的根本目的在于对档案信息进行利用，换句话说，档案管理的本质便是对档案信息进行资源开发、提高档案的利用效率与效果。在传统的档案管理中，纸质版的档案提升了档案管理的难度，也令档案管理与利用的效率达到了瓶颈，难以再进一步，而“互联网+”时代的到来则又为事业单位档案管理注入了新的活力，事业单位应当抓住“互联网+”这一历史机遇，不断加深自身对“互联网+”的理解，增大人力、资金及技术方面的投入，将人力、资金与技术投入至档案管理人才培训培养、软件硬件设施建设、技术革新之中，继而对各类信息资源进行有效整合，真正将互联网融入至档案管理中，在高端化、科学化的软件、硬件基础上搭建完善的信息化档案管理平台，实现档案管理信息化。除了构建信息化档案管理平台外，档案信息数据库的建立亦是对信息资源进行整合的有效方式，事业单位在构建档案信息数据库后应当技术更新数据库，保证档案信息的动态更新与实时录入，以事业单位的实际状况为根本依据推动单位内档案的数字化建设，实现档案信息的科学分类，对档案信息服务渠道进行积极、有效拓展，为档案使用者提供便利的检索、查阅服务，提高档案利用效率与效果［3］。

2．2提高归档质量，优化网络数据

在当下的“互联网+”时代下，先进技术争相涌现，这些先进技术已或多或少地融入了事业单位的档案管理工作中，同样随着信息化建设在事业单位内的落实，日后档案管理工作的复杂度将会日益提升，专业能力再非从事档案管理工作的唯一门槛，在这种情况下，事业单位内的档案管理人员需紧紧跟随“互联网+”时代的步伐，对网络数据进行优化，尽可能地确保网络数据的归档质量。在此过程中，事业单位的档案管理人员可尝试与新媒体运营商合作，通过对网络数据用户特征进行掌握进行网络数据的收集及分析，从根源上提升事业单位内档案的归档质量。

2．3打造综合素质过硬的档案管理团队

在“互联网+”时代下信息资源的获取已不能成为制约各行各业发展的桎梏，行业、单位间的差距多存在于人力资源的差距，在这种情况下打造高质量工作团队的重要性可见一斑。对于事业单位而言，要对档案管理工作进行优化不仅仅需要强大的技术、资金支持，人力支持亦是其中关键点，因此在“互联网+”时代下打造综合素质过硬的档案管理团队应当作为优化档案管理工作的首要任务对待。在实际实施时，事业单位一来需要对档案管理人员进行专业能力进行培养与培训，令档案管理人员的“专业性”得到有效弥补，二来也需加强档案管理人员道德素养的培训，提升事业单位内档案管理人员的荣誉感与使命感，令其以栖身于档案管理岗位为荣。除了专业能力、道德素养方面的培训外，现代信息技术的培养亦需作为培训的重点内容进行，可采取新老职工分组配合的方式进行工作，令老职工的“经验”与新职工的“创新”进行结合，通过相互学习保证所有档案管理人员能够灵活运用现代信息技术。另外，事业单位也应在单位内部设立档案管理考核制度，通过定期考核调动职工的工作积极性，同时也可在考核制度的基础上设置激励制度，对年度、月度考核及日常绩效成绩较高的职工予以职称等方面的奖励［4］。

2．4对信息化环境进行优化，提升档案信息的安全水准

对于信息化档案管理而言，安全性是保证其得以长久持续与运作的根本保障，通过对我国目前事业单位的信息化档案管理进行分析发现，目前事业单位档案管理内的安全隐患多来源于软件、硬件、人员、信息、社会环境、内容环境等多种方面，在这多方面的内容中，最重要的核心内容便是信息的安全保密，实现信息的安全保密正是提升档案信息安全水准的要旨所在。为了实现这一目的，事业单位可以自规章制度、运行环境进行落实，举例而言，在“互联网+”时代下信息共享与传播皆具有开放性特征，这无疑给档案管理的保密工作带来了巨大的难题，针对这一点，事业单位需要做好信息系统的安全工作，及时对系统进行更新、对漏洞进行修复，定期、不定期地关注计算机病毒的新变化并预先制定好应急措施，以此提升信息化档案管理的安全;而除了“线上”保密工作外，“线下”保密工作亦是保密工作中的重要内容，针对这一点事业单位应当对单位内部管理制度的建设进行落实，对工作人员进行严格管理，以此提升档案管理安全水平。

3结语

随着社会的发展与社会的进步，互联网已经成为人类生命中的一个重要的组成部分，“互联网+”时代的到来更为各行各业带来了新的发展契机，而对于事业单位的档案管理而言，“互联网+”时代的到来正如“及时雨”，能够令事业单位的档案管理工作突破以往的桎梏，以更加科学化、高效化的姿态向未来迈进。而为了实现这一目标，事业单位首先要做的便是意识到自身现状，意识到目前单位内档案管理所存在的“缺乏现代元素”“档案管理创新不受重视”及“单位内档案管理人员素质不足”等弊病，并通过构建信息化档案管理平台、建立档案数据库以完成档案管理工作的创新与档案信息资源的整合，通过提高归档质量、优化网络数据提升档案管理工作的质量，通过打造综合素质过硬的档案管理团队来解决事业单位内档案管理人员素质不足的弊病，通过对信息化环境进行优化、提升档案信息的安全水准保证档案信息的安全，全面提升事业单位档案管理的水平与质量，有效发挥出档案信息资源的重要作用，以档案管理为基点为事业单位其余各项工作的开展提供“坚实有力”的信息支持。

参考文献:

［1］辛克盛．探讨“互联网+”时代高校人力资源档案管理的工作时效性提升研究［J］．办公自动化，2020，25(7):27-29．

［2］刘爽，王静．“互联网+服务”下医院因公出国(境)档案管理信息系统的建设与利用［J］．兰台世界，2020(1):62-64．

档案管理优化篇12

中图分类号：G64　文献标识码：A　文章编号：1007-3973(2011)007-176-02

国运兴衰系于教育，教育兴衰系于教师。合并高职院校能否在理顺、整合内部教育和人力资源的基础上，培养出符合时展要求和以社会主义核心价值体系为人生理想追求的高素质应用型专业技术人才，顺利实现新时期高职人才培养目标。其影响因素是多方面的，但最为关键的因素则是能否在教育人力资源的配置和学校内部各工作岗位的人员安排上，做到统筹规划、合理用人、达到人尽其才、才尽其用，并形成强大教育活力，为高职教育的创新发展奠定好人力资源基础的有力支撑。这就要求高职院校人事档案管理部门要为选人、用人，提供准确及真实可信的人才资源配备信息支持。因此，探讨新时期合并高职院校人事档案管理的优化及具体操作实践和应注意的问题，对于促进合并高职院校人事档案管理水平的提高及科学化管理与发展，有着极其重要的意义。

1　合并高职院校人事档案管理优化的意义

合并高职院校是近年来，适应我国新时期社会发展对技能型专业人才需要而出现的独具中国特色的高职人才培养形式。它是在我国原有以培养中等专业技术人才及应用型中等专业技能人才为主要目标的中专、技校的基础上，以行政命令的方式，集体直线升格而成的。因而，升格后的合并高职院校有许多方面在短期内还不能真正达到正规高职院校教育教学及合格高职人才培养应有的质量标准要求。所以，理顺合并高职院校的管理体制，协调制约影响其逐步走向成熟的各种关系，并在此基础上整合有利于合并高职院校办学质量水平不断提高和快速发展的内外资源。对于全面提升合并高职院校的总体综合素质，适应当前社会发展对高职人才培养的高标准、严要求，促进自身社会竞争意识的增强和社会竞争力的全面积聚，有着极为重大而积极的现实意义。

目前，从合并高职院校在职人员的构成来看，无论是高就于对院校的正常运行和发展起决定性作用的决策层领导干部，还是处在直接影响高职教育人才培养质量水平的第一线教师及负责协调具体部门工作的中下层干部和普通后勤服务工作人员，也大都是从原中专、技校一并升格而来，虽然合并后也逐年按照高职的用人要求，对一些紧缺专业和岗位进行了引进和充实，但人员队伍总体结构的有生力量仍以合并前为主。干部档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式，师资队伍迅速膨胀，干部人事档案管理的工作任务加重，部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的编制，没有配备专职的人事档案管理人员，仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使高职院校干部人事档案管理工作的受到限制。合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。很多学校合并升格后，就赶上了中央组织部要求开展干部“三龄一历”审核工作的通知，这对干部档案管理提出了很高要求，而原先几所学校档案工作起步不同，有的学校已经经过了上级部门的检查验收，达到干部档案管理目标一级，二级或三级标准，有的规模甚至都没有按新标准整理过，为了达到同一个等级或更高水平，除“三龄一历”需要审核准确外，档案管理人员仅技术加工就有相当大的工作量。众所周知，人是生产力中最活跃的因素，合并高职院校要摆脱和超越，原来中专、中技教育教学和管理服务的固有模式对高职教育发展的影响，以大手笔开拓高职教育的新天地，就必须对现有的人力资源进行合理配置和科学优化，否则，即使合并后的高职院校和原来中专、中技教育教学只是名称的改变罢了，没有本质的区别。所以，要想达到高职院校人事档案管理质的飞跃，就要充分发挥和调动现有各岗位、职能部门及关系高职教育的积极性，不断提升在职在岗人员的积极性和创造性，理顺办学模式，提高综合素质与实力的，处理好各种关系，整合、优化出具有强大综合实力的合并高职院校人力资源运行新体系，这对大力推进高职教育在新时期实现人才培养的跨越式发展和腾飞，具有特别重要的意义。

2　合并高职院校人事档案管理优化的实施

由于合并高职院校在合并升格前，各专业学校在人事档案的管理上都有适合自己行业和专业特点的管理机制和运行模式，也不乏丰富的管理经验。但合并升格后出现的层次繁多而复杂的大融合现象，使得在人事档案的管理上没有现成的经验可资借鉴。许多新情况、新问题会随之出现，面对新情况就必须寻求符合和适应合并高职院校人事档案管理实际的方式方法，并在实践中使其发展成为较为成熟的新模式。所以，对原有运行模式、管理经验、人力、物力、财力等有效资源，在借鉴和充分利用的基础上达到优化管理，形成具有高等院校人事档案管的理模式，并积极探索具有创新性合并高职院校人事档案管理的新理念、新方法，使之更加科学化、规范化、合理化，形成独具特色的管理模式就成为优化实施追求的终极目标。

合并高职院校人事档案管理的优化，是一个关系院校内外方方面面的复杂系统工程。它涉及了内外管理体制、组织领导、运行模式、管理手段、专业人员构成及档案管理运行过程中必须的设施设备、房舍场地、环境建设等一系列具体问题。但最核心和最根本的问题则是领导高度重视，提高档案管理人员素质，加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平，建立信息网络，充分发挥服务效能管充实干部档案管理队伍。如果这些问题能得到圆满解决，其它与管理有关的硬件设施配备及调配、使用、经费等具体问题也就会随之得到解决，这是当代社会心理学关于情感智商的理论所揭示的社会发展规律。即：在问题解决过程中，人际关系的理顺、协调和与社会环境的积极适应水平的高低，占据了问题成功解决的80％的份额。而合并高职院校人事档案管理目前所面临的这种头绪较为繁杂的客观现实，其主要矛盾也在于把涉及与人事档案管

理的各种内外关系处理到最有利于建立新型管理运行模式的状态，使管理过程的运行与当前的高职教育发展现实相适应，进而达到管理的最优化。所以，优化实施的重点应放在与人和内外组织机构有关的软实力的增强和良好管理环境氛围的营造上。在此基础上，再对原有人事档案管理的资源，如：设施、设备、场地、用房、办公环境及管理规章制度等，进行取舍、修订和完善及对人员在专业岗位调整、能力水平培训和提高等方面进行全面优化。以创建符合时展要求和能为高职教育发展，做好人力资源配置后盾的创新型合并高职院校人事档案科学化管理新模式。

3　合并高职院校人事档案管理优化的“短板”

社会心理学揭示的“木桶效应”现象告诉我们：在某一事件的发展中，影响其发展速度和总体水平提高及目标达成的因素，总是发展最慢和水平最低的那一个。由于这一因素的影响，使整体发展水平和目标的实现也停留在与此同样的高度和水平，这个影响全局发展和提高的因素就是“短板”。

合并高职院校能不能在短期内达到正规高职院校的人才质量培养水平，其制约因素是多方面的。但最重要的是能不能在人才资源的配置上建立科学合理的用人机制，并使这些人才资源在各自的岗位上发挥最大效能。所以，如果人事档案管理工作处于无章可循的混乱状态，不能为用人单位和决策部门及时提供真实、可靠、有效的人才资源信息，就会使为合并高职院校发展提供人才动力之源的核心处于影响整体全面发展的“短板”尴尬境地。而人事档案科学化管理优化目标的实现，也是由人的因素决定的。它既包括了院校领导对这一关系高职教育全局发展兴衰的部门工作的重视与关注程度，也包括了具体参与管理与操作的一般人员的工作态度和专业能力水平能否适应高职教育发展新形势的问题，他们共同构成了影响高职教育人才培养和人事档案管理优化目标顺利实现的“短板”。

所以，合并高职院校人事档案科学化管理优化目标实现的关键，就是要提高院校领导，尤其是主管此方面工作的领导对实现人事档案科学化优化管理目标的认识，高度重视这一工作的全面开展。以有利于和促进高职教育发展的战略眼光，根据当前合并高职院校人事档案管理存在的现实问题，在科学创新思维思想的指导下，做好人事档案科学化管理优化目标的顶层设计，为优化工作的顺利开展和最终目标的实现开好头、奠好基、铺好路；一般工作人员也要摒弃靠老经验、老习惯、吃老本的落后思想意识，树立与时俱进终身学习，不断进步的良好工作态度和作风，根据自己工作岗位的特点制定出行之有效的操作方案。这样，使上下形成为科学化管理优化目标实现的强大合力，以促进合并高职院校人事档案管理优化成为现实。

综上所述，合并高职院校人事档案管理的优化，对提升当前合并高职院校的人才质量培养水平有着重要的影响作用，而实现其优化目标的“短板”主要是人的因素。所以，提高领导和与人事档案管理工作有关人员的认识和素质，以确保优化目标的实现，应成为合并高职院校人事档案管理优化的关键。