档案管理要求范文

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.132

[中图分类号]G275；F272.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）04-0-01

1 知识管理的内容

企业的知识管理指的是通过对企业内部和外部各个信息和资源进行有效地识别、归类和管理，包括对企业和市场信息地收集、加工及应用，并且企业知识管理鼓励知识共享和知识创新，以期让知识带动企业经济增长，提高企业的竞争水平和科技发展能力。企业知识管理的核心内容主要包括以下几个方面：①企业知识是企业重要的战略资源之一，是企业立足市场，投身竞争的核心竞争力，企业只有加强了对企业知识地开发和利用，才能有效避免知识流失的现象，提高企业自身的竞争力；②企业知识实现的主要途径是知识共享，企业实行知识共享可以极大地促进企业知识资源的丰富和拓展，更好地面对大数据时代市场潮流的冲击；③企业运用知识的目的一定是要为客户提供服务的。企业可以把知识管理作为一种经营管理形式，来加强企业自身的创新能力和造血能力。

2 知识管理对企业档案管理的新要求

2.1 知识管理要求企业进一步改进档案管理工作

对于大多数企业和管理者来说，企业要改进档案管理工作最有效的方式就是设计更好的工作流程，来提高消费者的消费体验，以显示企业管理的科学化和红专业化。企业进行档案改革是对传统档案管理思想的一项冲击，为企业提供了一种新的发展方向和发展思路，能让企业更好地整合现有资源，提高企业内部管理和外部管理的质量和水平，进而提升整个企业的知识管理工作水平。关于企业开展知识管理工作的步骤，主要有以下几点：首先，要突破以往知识管理思想的束缚，要摒弃以往对企业知识管理的认知，用新的观点和新的理念来看待企业这一改革活动，更加关注企业发展文件的系统性，重视文件的连续性；其次，要建立一个更加信息化的企业知识管理平台，利用现代信息技术来提高企业信息管理模式的运营效率和运行水平。因此，要加快企业档案一体化工作进程，提高企业档案的信息化水平，把文档的管理活动和要求同时运用信息化的方式进行整合，运用现代科技水平进行信息化的全程管理，提高企业知识的信息化程度和可利用率。

2.2 知识管理要求企业完善档案管理的职能

知识管理对企业运营的影响是多方面的，不仅可以对企业的管理战略和管理模式产生影响，甚至还能改变企业的工作流程和运营方式。如果对知识管理改变企业这一现象进行研究，就会发现在知识管理的要求下，企业档案管理的职能相比以往已发生了巨大地改变，因此，档案管理工作应该不断发展来适应这种改变。在具体的实践中，可以通过以下几个方面进行改造：第一，企业的档案管理模式转变道路要契合企业知识管理的要求，为知识管理服务，传统的企业档案管理是实体保存，这样的保存方式不利于人工查看，当然也影响了企业档案的利用效率，而在知识管理的要求当中，企业档案占据了非常重要的地位，因此，加快企业档案管理信息化系统化是适应知识管理的必要前提之一；第二，档案管理人员要完成角色转变，从以往的实体保管转向现代化管理，即从一个仅仅保证档案完好的保管员转变为拥有专业知识的档案分析员，新的档案分析员要能够保管企业档案里传递出来的信息，必要时候甚至可以提供知识和决策。此外，档案管理人员必须有着过硬的个人能力和专业素养，个人意志要符合企业的发展理念，不断参与到企业的发展和建设工作当中，发挥出知识管理应有的作用。为此档案管理员必须掌握现代管理知识，熟悉企业档案内容和使用方法，掌握举一反三的能力，不断提升自己的专业素质，从单纯的体力输出者转变为企业发展的智力输出者，为企业的发展提供智力和决策支持。

2.3 知识管理要求企业发展新的档案管理技术

当今社会，科技和知识的更新水平越来越快，更新周期也相应缩短。为了适应更加快节奏的技术和资源需求革新，企业档案管理工作也要广泛应用现代化技术来适应现代化的知识管理需求。通过对目前企业信息技术发展现状分析，笔者发现制约我国企业信息技术发展最主要的瓶颈在于投资力度不大、信息化硬件设施不到位等。企业应认识到知识管理的重要性，并且从自我分析中找到企业知识管理工作的缺点和不足，采取措施扫清发展障碍，来促进企业档案管理工作的进一步开展。笔者结合企业信息技术现状，给出以下几点建议：首先，企业应加大研发部门的投入，加强自身研发能力，或者与研发部门进行合作，共同开发企业档案管理技术，企业应根据自身特点来选择不同的道路，比如，自身财力雄厚的企业，应更多地倾向于自主开发档案管理技术；其次，企业应加强对信息资源的开发。随着企业信息化程度不断提高，企业的生产方式、管理方式等逐渐走向科学化和智能化，但是目前很多企业档案的信息化程度不深，做得远远不够，很难适应知识管理对企业档案信息化程度的要求，此时应主要运用现代信息技术，加快企业档案的信息化、系统化和平台化，积极加大档案资源地开发和利用，争取提高企业知识管理的效率和效益。

知识和信息是知识经济时代企业发展的核心和动力，是支撑企业发展的核心。企业档案作为一个企业生产发展最直观地反映和记录，只有受到企业管理者的关注和重视，才能在企业管理等各方面发挥更大的作用。

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二、档案管理模式改革是众望所归

改革开放以来，随着社会文化的发展，档案事业也在不断的发展。档案工作在促进生产力的发展，参与先进文化的建设，为人解惑，对创建和谐社会做了大量工作，排忧解难，大量的纠纷和矛盾，受到人民群众的广泛欢迎，取得了举世瞩目的成就。但是，目前的档案管理模式已经不能跟上社会发展的需求，缺陷越来越突出，已成为档案工作发展的障碍。主要在以下几个方面：一是小而全的管理模式，严重浪费。大多数申请单位规模比较小，文件，档案的形成量少，但麻雀虽小，各单位必须建立档案室，所以需要至少占用1间办公室，造成设备、人员的浪费，二是工作不到位，管理水平低的。从目前的情况看，档案室工作水平取决于单位领导重视档案的意识、档案工作质量。档案工作是一门专业，但绝大多数是兼职的档案管理人员在做，档案专业知识的缺乏，工作队伍不稳定，这些因素导致档案工作水平低。现代管理是档案工作发展的必然趋势，但目前情况对现代化管理有很大的阻力。因此，基本的业务培训和业务指导挤占了档案管理大多数时间，所以他们不能开展工作，提高工作水平。一部分没有价值的档案被划定为入馆的范围，因此，在接收档案时档案馆工作压力非常大。三是现代化管理进程缓慢。档案现代化管理应具备的“身份”和“互换性”，只有水平的基本统一，实现资源共享。分散管理，单位管理水平参差不齐，实现资源共享是非常困难的，需要一个很长的时间。四是文件、档案社会化困难。随着社会的进步，人民群众日益增长的档案意识，自我保护意识不断加强，这将促进档案的利用率，不断增加的需求。档案管理难以达到科学管理的要求。因此，不能满足高质量的快速的服务。档案管理模式改革，它不仅可以减少文件多向输入，能满足使用方便；可以节省人力、物力和财力，而且还可以减少档案工作的压力；可以实现科学鉴定，档案文件的合理分布，并能保证档案质量管理活动，根据实际法律科学跟踪管理。档案管理模式的高效，紧凑的改革，节约原则。松散的“小而全”的机关档案室管理模式，快速转化了密集的、科学、社会、管理模式的规模，从而大大提高了工作质量，建立档案工作更广泛地为社会服务。档案工作的生命力是使用，所以起点和档案工作的立足点必须是档案工作利用。旧的管理模式已经不适应需要。我们应该建立一个新的模式。档案管理模式的变革，以适应在一个关键时期改革和发展的客观要求。它反映了人民的根本利益和共同愿望。

三、经济科技社会发展为档案模式改革创造了条件

随着经济全球化步伐的加快，科学技术日新月异的发展，社会的全面进步，创造对档案管理模式改革的条件。通过各区域网络逐步实现档案信息网络，提供技术，实现资源共享的金融和其它方面支持。档案管理模式改革是一个档案部门的新任务新时代的需求。文件的收集、识别、存储、检索、数字和发挥档案管理的全过程，集约化，现代化水平大大提高，社会服务功能越来越多样化，使档案焕发出生机和活力。二是档案文件已成为全社会关注和重视。多年来，档案披着神秘外衣，普通市民可望不可及，日积月累，成为被遗忘的角落。档案管理模式改革，走到社会。在政府方面，公民了解历史的演变。三是体现以人为本的政府”的执政理念，执政为民”。这种以人为本理念的变化，重新塑造政府形象，让老百姓真正感受到政府的关怀，形成了社会与政府之间的真正互动。随着市场经济的不断完善，中国宪法监督维护公民权利、知情权和其他合法的权利和利益的精神，信息管理将成为政府部门的法律功能。在同一时间。所有的社会领域也将更加广泛的需求信息，他们希望政府规范和开放的信息集中，提供更权威的信息系统。面对这种情况，政府部门了解的信息需求，所有的有效途径，提供更集中的、标准化的、权威的、系统的和有效的信息社会。档案的主要部门作为政府对信息资源管理的客观需要，面临进一步优化馆藏结构，起到“信息中心”的优势，积极促进政府职能的转变。

四、档案管理模式的改革，必须在实践中不断完善

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电子文档与传统文档在载体、使用和保存方式方面存在着诸多不同，给传统档案管理带来了新问题和挑战。如何对电子文档进行科学有效的管理，更好地为企业的经营决策提供服务，是摆在档案管理工作者目前的一个崭新的课题。

一、电子文档的优势

首先是共享性的优势。传统的纸质文档是一种“有形的信息资源”，其利用的人数、时间、地点都受到限制，而且在保存上也存在着巨大风险。而电子文档在虚拟的计算机环境下，成为了“无形的信息资源”，打破了纸质文档“有形”的观念，使同一份文档可以在同一时间、不同地点被多个需求者以多种方式利用。其次是利用多样性的优势。电子文档利用的方式是多样的，利用者可以结合自身所需，利用计算机进行多种形式的信息处理和分析，很大程度上提高电子文档信息的利用效率。由于电子文档的可操作性，利用者的利用空间变得更为广阔了。一般纸质文档是不能对档案内容进行改变的，而电子文档对内容及格式的改动是轻而易举的。有了电子文档可以更方便快速的对文件信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，更好的满足利用者的各种需求。最后电子文档的充分有效利用有利于保护纸质文档的原件。将文档数字化在网络计算机的环境下以数字化信息的形式的提供给文档利用者，因为数字化文档的重复利用是无损耗性的，所以并不存在着重复利用会使电子文件损耗、老化的现像，使文档的原件不会受损，如此一来电子文档的利用很好的保护了文档原件。在日常环境下，电子文档的原件保护性远远优越于其他形式载体的文件。众所周知，纸质文档上的信息会随着利用次数的的增加，导致纸张载体被损耗，字迹也越来越老化，纸质文档的原件就很容易受到损失和破坏；但电子文档却与纸质文档不同，电子文档的复制、打印不会对电子文档的文件内容造成损伤，正常的电子文档利用行为不会对电子文档的寿命产生任何影响，其原件仍保存在电子文档的载体中，也不会受到影响。

二、电子文档管理存在的问题

（一）电子文档与传统文档的保存有很大不同。传统文档只要避开天灾人祸，遵守保管要求，一般情况下就可以实现长期保存。而电子文档则过多地依赖于软硬件设备，如果没有设备，就无法读取，同时，电子文档易被更改、易发生数据丢失、易遭病毒侵害等。这些都极大地影响了电子文档的有效使用和长期保存。

（二）计算机的更新换代对电子文档保存具有重大影响。随着科技进步，计算机系统更新换代后，不少以前的老版本电子文档无法在新的软硬件环境下直接使用，给电子文档的长期有效使用增加了难度。例如：在软件方面，Windows ME、Windows 2000、Windows XP、Windows 2003计算机操作系统平台中，如要使用DOS操作系统下形成的电子文档，有的须迁移到上述平台，或在上述平台中仿真DOS环境才能正常使用；在硬件方面，日益普及的64位计算机平台中也存在着不同程度的兼容问题。

（三）办公自动化系统与电子文档管理系统不兼容，给电子文档的归档和整理造成困难。采用计算机及网络办公管理的单位，使用的办公自动化系统多是本单位或上级主管部门设计的软件，而单位档案室的档案管理系统，是由档案行政管理部门推广的、符合档案管理标准和规范的标准。二者的设计单位不同、采用的电子文档格式不同，因此电子文档须先转为规定格式后才能归档，也增加了电子文档归档的难度。

三、加强电子文档管理的措施

（一）档案工作者要端正思想。档案工作者要充分认识到电子文档与传统文档同样重要，更要认识到由于电子文档自身的特点和局限性需要档案管理人员付出更多的心血。电子文档的管理要靠技术条件实现，其保管期限不仅取决于其内容，还取决于载体寿命、计算机软硬件的生存周期和电子文档与计算机软硬件的一致性。要统一电子文档的软硬件设施，对电子文档的形成、收集、归档进行全过程管理，并使管理标准化、规范化、制度化。应规定电子文档归档的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、作数据、检测数据等要求。确保电子文档的真实性（内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致）、完整性（内容、结构、背景信息和表明属性的数据，包括格式、编排结构、软硬件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等无缺损）、有效性（可理解、可被利用、信息可识别、存储系统可靠、载体完好和兼容）等。此外还要做好安全防护，保证电子文档的内容和载体安全。

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1.1 社会效益不能充分发挥。机关档案工作是机关工作的组成部分，机关档案室是机关的内部组织机构。相关制度规定机关档案工作的任务中强调机关档案要为机关工作服务，强调机关档案工作要做好保密工作，确保档案和档案机密的安全。这使得机关开展档案工作时仅关注到了机关本身的利用，而忽略了来自社会的利用需求。只强调到了档案的保密，而没有强调档案的开放。虽然在《档案法》相关法规中，说明机关的现行文件在经过同级或上级机关批准后，可以对外提供利用，但因为手续的繁杂和保密观念的根深蒂固，对外提供利用往往不能实现。从机关档案室作为机关的内部机构角度来看，机关档案室必然站在机关立场上，因而对保管的档案信息理所当然采取保密状态，本能地限制甚至排斥对外提供利用。

1.2 提高档案管理水平的自我动力不足。档案管理工作的目的是为本机关和上级机关服务，可以说，机关开发档案工作的动力源于档案工作对机关参考、咨询、决策及保存机构记忆所起的作用。如果机关仅从为自身服务这一动力出发，完成相应的档案管理工作，并不需要进行太大的投入就能做到。很多机关对档案管理工作不积极的原因之一，是机关对档案管理水平没有过高的要求。机关档案工作是我国档案事业有机组成部分，机关档案工作肩负着为国家积累档案史料的任务，就这一点来说，机关档案管理工作属于公共事业管理的范畴。作为我国档案事业的基础，显然，机关档案工作的质量高低影响着整个档案事业管理水平的高低。

1.3 档案在整体工作中的地位不高。机关档案室作为机关的内部组织机构，其经费来源于机关内部资源的分配，而各机关因职权的不同，可支配的财力也有差异。机关档案工作相对前沿的业务工作而言，并不直接与机关的职能、职权相关，是机关幕后的服务工作。机关档案工作需要依靠机关领导的重视才能有效开展，但是，一般说来，领导重视程度欠缺，是机关档案工作长期面临的不争事实。机关档案室作为机关部门机构的附属性，是制约机关档案提供社会利用，制约档案管理水平提高的根本原因。可见，如果不改变机关档案工作对机关的附属性，要开展机关档案提供社会利用，提高管理水平，单依靠制度和监督的完善是难以做到的。

2 信息时代机关档案管理工作面临的新挑战

传统的档案管理，仅能实现单一数据的管理，存取不便，不利于管理与利用，不能适应科技发展的需要，以及方便快捷提供有效的信息。随着时代与科技信息的不断发展，传统的档案管理终将被网络化的档案管理所取代。系统化、网络化的档案管理，一方面可以节省更多的资金与劳动力成本，另一方面可以提高档案信息的利用率，从长远来看，具有不可估量的积极意义。所以，对于每一位管理人员而言，转变观念，树立现代化的档案管理理念，是一项迫切的任务。

2.1 对传统档案管理工作观念的挑战。传统的档案管理“重藏轻用”。信息化社会对知识的评价标准是知识对经济的推动力，档案工作者只有将所掌握的档案知识和资源转化为生产力，才能得到社会的认可。因此，要改变“重藏轻用”的观念，积极主动开发信息资源，使“死档案”变成“活信息”，转变服务观念，大力开发档案信息资源为社会和发展经济服务。

2.2 对传统档案管理手段和方式的挑战。当前，我们大部分的档案工作仍然沿用传统的档案管理手段与方式。虽然有些单位使用了计算机，部分也实现了网络化，但是网络上并没有多少可以传输的档案信息，难以达到传输的高容量和网络化，难以形成新的知识生长点，也难以为社会经济发展服务和供社会共享。档案管理部门要充分认识档案管理的重要性，健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。从自身实际出发制定一套完整的档案管理制度;引进先进的档案管理软件，借助先进的档案管理技术，实行电子文件与电子档案一体化管理，逐步建立和完善档案管理机制，促进档案事业的发展。

2.3 对档案工作者自身素质提出的挑战。新时期的档案管理人员要树立档案管理信息化意识，熟练掌握计算机技术和网络信息技术。建立高素质的专业人才队伍，既要组织档案管理人员掌握基本档案管理理论，又要熟练掌握计算机技术，灵活运用档案管理系统软件，提高业务能力和综合素质。因此，运用档案来传播知识，促进经济发展，使档案中的知识转化为现实的生产力，成为新的经济增长点是档案工作者义不容辞的责任和义务。