档案专项管理篇1

（一）财政专项档案形成的特点

财政专项材料内容广泛。科研单位财政专项通常分基本建设、人才建设和科研辅助三大方面。基本建设又有仪器设备建设、基建和环境建设。因此，财政专项档案材料形成情况比较复杂，涵盖内容广泛，涉及科研单位几乎所有档案。如财政专项申请、执行和验收过程中形成的一些文件涉及文书档案，仪器设备建设涉及仪器设备档案，基建和环境建设涉及基建档案，财务收支涉及会计档案，科研辅助的财政专项又涉及科研档案，财政专项执行过程中形成的照片还涉及照片档案，等等。

财政专项执行时间较长。多数财政专项不可能在一年内完成，一般要2～5年，少数则需要更长的时间。

（二）现行财政专项归档管理办法及弊端

现行的财政专项档案分散在文书、科研、基建、仪器设备、财务等各种档案中，缺乏系统性。这种归档方法最致命的弊端：一是材料分散，不但材料分散在各种档案中，而且文书、会计等档案是按年度归档，会计凭证还是按月装订，导致材料更加分散。因此要系统利用财政专项档案难度较大，特别是项目验收、绩效评价和上级检查等情况下往往不能很快很及时地提供齐全的档案。二是对财政专项档案的归档情况无法进行系统检查监督，如归档项目是否齐全和每一项财政专项中归档材料是否齐全等都无法监管，导致一些项目或材料漏归。可见,有必要对财政专项档案的归档和管理方法进行全面改革，建立专门的财政专项档案工作。

建立财政专项归档管理体系

（一）财政专项档案归档管理体制的构建

浙江省农科院2007年建立了财政专项档案管理体制，构成如下：

1.组织体系：院档案室负责指导和监督全院财政专项档案的归档工作，并确定专人管理财政专项档案。财务处负责财政专项工作的人员负责提供全院财政专项的有关信息，并负责全院财政专项汇总材料的归档。各研究所设有财政专项档案兼职管理员，专门负责各研究所财政专项档案归档的技术指导和管理未结束的财政专项档案。财政专项执行部门确定专人负责做好项目档案材料的收集、保管和归档工作。

2.归档制度：全院所有的财政专项无论资金数额大小均应归档。财务处在下达财政专项经费项目时必须同时落实财政专项档案的归档任务。涉及院内数个单位承担的财政专项形成的综合档案由主持单位负责落实归档任务，相关的基建和仪器设备档案由各参加单位自行归档。归档材料应由执行部门主要负责人审查签字才能归档。财政专项验收时必须同时验收财政专项档案。

3.归档时间：由于许多财政专项执行时间长，如果等项目结束后再归档，许多材料容易丢失，特别是原件丢失严重。因此，财政专项一经立项必须于次年年初开始归档，每年归档一次。

4.档案管理：将财政专项综合档案单独作为一种档案进行管理。尚未结束的财政专项综合档案由各处（室）、中心、研究所负责管理，已结束的财政专项项目综合档案及时移交到院档案室保管。

（二）材料的收集、整理和制作

1.明确财政专项归档材料范围

财政专项归档材料可分为财政专项综合档案和业务档案。业务档案即在执行财政专项过程中形成的科研、基建、财务等档案，这些档案按照各业务档案归档范围进行归档。

财政专项综合档案归档材料范围，包括财政专项申请、实施和验收过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、记录、账单、声像等各种载体材料。

财政专项项目的申请材料：项目申报书、经费预算、可行性研究报告、批件、合同书等。

财政专项项目执行中的材料：招标投标材料、政府采购确认书、合同、协议、会议记录、有关审计材料、财政专项整改材料（含申请报告、批复、整改后的决算表）。相关硬件设施照片、发票复印件等。另行归档的基建、仪器设备和科研等档案的移交目录、卷内目录以及归档情况说明。

财政专项检查中的材料：执行情况汇报、工作总结、经费执行情况、经费使用表和其他汇报材料。

财政专项验收材料：验收申请书、总结、绩效评价全套资料、经费决算表、仪器设备等资产账单、验收意见、会议记录等。

2.财政专项档案的制作

以件归档：因提倡财政专项一经立项就开始归档，因此归档工作是一项持续的工作。为便于归档和管理，财政专项综合档案原则上以件归档。为便于保管和利用，件的大小可根据材料自然形成的规律和有机联系灵活掌握。同一时间形成的材料或性质类似的材料可以适当合并。如申请材料（项目申报书、可行性报告、批件等）可合为一件；验收材料可合为一件等。

立卷单位和题名：财政专项综合档案一般以一个专项项目为立卷单位，案卷题名与财政专项项目同名。

年度归档方式：同一财政专项每年归档只是在原有的档案盒中逐年加入新形成的材料，直至档案盒装满，再另装一盒，而不是每年形成一卷（盒）。件的顺序一般按形成时间前后排列。备考表上注明每年归档的年份、件号和件数。

业务档案的归档：财政专项所形成的科研、基建、仪器设备档案可根据科研、基建、仪器设备档案的要求进行归档。

保管期限：财政专项综合档案保管期限暂定为30年。

正确处理财政专项档案与其他档案的关系

原则是：在维持原有的各种档案归档管理方法的基础上，既要确保财政专项和各业务档案材料归档齐全，便于管理和利用；又要减少重复归档，浪费人力和财力。

（一）财政专项档案与文书档案的关系

财政专项材料形成的文件留档时多留一份打印（油印）件。文书档案还是按原来的方法（打印件、发文稿加底稿）归档，以维持单位每年形成文件材料的完整性。另一份打印件归入财政专项档案。

（二）财政专项档案与基建、仪器设备档案的关系

财政专项中许多经费是用于基建和购买仪器设备的，因此所形成的档案也是财政专项档案内容的一部分，这些材料如果归到财政专项档案中，则基建档案和仪器设备档案就不系统、不健全，并且在查找时首先要分清该基建或仪器设备是否属于财政专项，然后在不同的系统中查找，给查找增加了难度。同时基建和仪器设备档案的管理利用有自身特点，归到财政专项档案中管理也不顺畅。然而，这些基建或仪器设备档案又是财政专项档案的组成部分，特别是一些审批、审计、招投标、免税等材料在检查财政专项时又常常要查阅，如果只归基建、仪器设备档案，不归财政专项综合卷，由于基建、仪器设备档案归档材料内容与财政专项有所不同，容易使财政专项申报、审批、决算及验收等方面的材料漏归。

因此，作为以基建和购买仪器设备为主的财政专项的材料，分为财政专项综合卷和基建、仪器设备档案。其中基建或仪器设备档案仍根据基建和仪器设备档案原有的方法进行归档。但是，在归档时要把已归档的基建、仪器设备档案的移交目录和卷内目录归入财政专项综合卷中，并标出案卷号，以便查找。

（三）财政专项档案与科研档案的关系

与科研有关的财政专项：一是纯科研的财政专项，二是包含基建、仪器设备等其他内容。科研档案与财政专项档案虽然属于两个范畴，但是纯科研的财政专项全过程和步骤，以及材料实质内容和性质与科研类似，因此作为纯科研的财政专项，可以按照科研档案的归档方法归入科研档案中，不需要另外再归。而除科研外还包含其他内容的财政专项，可以把科研、基建、仪器设备档案按原有的方法归入各类档案中，再归一份财政专项综合档案，并把已归档的科研、基建、仪器设备档案的移交目录和卷内目录归入财政专项综合卷中，标出案卷号，以便查找。

档案专项管理篇2

关键词：专项；档案；优化；整理

所谓专项工作档案，简单的说是在社会发展的形势下形成了诸多的档案，由于社会经济水平的提升，每天出现的事物也在日益增多，这些事情的发生并不是没有用的，某些相关部门举办了重要的活动，并且在每一次举办档案整合的时候，都会为下一次的活动带来参考依据，因此开展专项工作档案管理是必要的。

1 专项工作档案整理的必要性

随着我国经济水平的日益发展下，社会中各项工作都得到了蓬勃的发展，与此同时也在某些会议、活动等方面日益增加，其中某些活动的记载，开展会议的时候所下达的相关文件，都成为了主要的社会资源，对存在的疾病及其社会事故做好了详细的记录，并纳入到档案中，倘若以后出现类似的现象，那么就会对有关档案做好整合就可以了，随着专项档案的不断发展，分门别类的把档案做好科学的分配，这样为今后查找带来方便，档案归类工作变得一目了然，为查找资料带来益处，在问题刚开始出现的时候采取合理的处理手段，进而为日后社会发展带来益处。

2 专项档案整理存在的问题

2.1 专项工作由突发事件转为正常工作后的档案整理归档问题

当某些专项工作通过整理以后成为档案以后，就会随着时间的发展而不断进步，出现这种案例的情况变得屡见不鲜，亦或是已经被冲破，这样就变成了日常可以处理的范围，例如以前曾经出现过的禽流感情况，对传染病的档案进行编辑以后做好适当的管理，那么这一种类的档案怎样整理，能够从专项档案中逐渐转变到关于医学的传感疾病中还没有做好科学的明确。

2.2 专项档案有名无实

在档案的整理过程中，专项档案的整理还属于不成熟的阶段，它不像其他档案类别已经有了规范化的管理，档案整理人员的不熟练，对专项档案范围的不熟悉，造成了专项档案整理的有名无实，往往只整理记录了，各项会议中的文件，领导的讲话，一些普通的会议计划总结，而忽略了一写与社会相关事件的，影音文件、实况记录、和与事件相关的重要文件，这样专项档案文件的整理，就存在价值来说与普通档案毫无区别。不能给社会的发展带来更多的帮助。

2.3 管理人员工作懈怠

正因为档案管理工作的与众不同，具有一定的特殊性质，环境与工作一直在不变的状态，所以档案管理人员对及其容易懈怠，对档案整理工作的懈怠，会导致档案的不完整，整理时，众多有用的档案资源被弃用，在信息化飞速发展的今天，档案的整理方式也在不断改变，员工一直保持着老旧的整理，不去积极学习新的方式方法，技能跟不上时代的脚步，这会给我国的档案带来档案资源滞后的危机。

3 专项档案管理问题的解决对策

3.1 适当的压力激励

当前，诸多人都认为高校档案馆工作起来较为轻松，没有较大的工作量，甚至有些馆员也有这种类似的看法，这样就使工作机会变得尤为激烈，在档案馆岗位上设置不恰当，忙闲出现不均匀的情况，某些人员工作非常清闲，不求上进，这样就会在某种程度上致使该类人员懒惰不积极，影响管员的工作积极性。只有具有压力才能激发出更多的动力，拥有适当的压力才能够带来意想不到的效果。因此，相关人员应当对自己的工作引起必要的重视，并慢慢改善不思进取的现象，与此同时也要对某些爱岗敬业的馆员进行适当的奖励，进而创造出愉快的工作气氛，促使他们可以深切感受到自身存在的价值，为员工树立正确的自信心。

3.2 环境激励

由于档案馆工作的特殊性，有的馆员职业懈怠随之而生。因此有计划地安排档案馆员定期或不定期地进行培训或轮流在不同的岗位或不同地点工作。环境和工作条件的变换，可使档案馆员保持好奇心和新鲜感，并且岗位的变换，有利于让员工全而系统地掌握专业知识和技能，对于档案馆职业和员工是一种双赢的安排。遇阻代庖的现象，这样长久下去对整个档案事业是不利的。

3.3 建立情感激励机制

建立一支积极进取的队伍是相关部门发展的关键所在，这样就要求高校档案部门需要投入更多的感情，并利用尊重、关心档案人员，并和他们保持合理的沟通。彼此之间可以建立一种相互体谅的气氛，从而充分调动人员的工作热情，促使他们能够树立正确的人生目标，端正工作态度。

3.4 为专项工作档案单独设置全宗

站在综合档案^的立场上，也可以认为有不少活动过程是由多个主体单位合作进行的，实际上可以将客体看作是这种活动过程的中心，而不是主体。“如果文件数量庞大、独立性强，就可以专门设立时机构的主体全宗，将该项活动过程中产生的全部档案文件都组织进去，就是说，即使可以把不少活动过程中形成的文件的核心看成是客体，在综合档案馆中也仍然可以按主体全宗的形式去组织它们。”进而，笔者认为不妨直接为专项工作设置客体全宗，如“某县学习实践科学发展观档案”等。

3.5 文件的分类

在整理专项工作档案时，需注意以下三点：第一，原则上按文件的形成时间划分年度。但也有一些例外，比如实习实践科学发展观活动档案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分类；第二，专项工作一般不要按组织机构进行分类，一是因为专项工作机构不固定，即使分工明确，后来人利用档案时也会因不清楚其职责分工而带来诸多不便；二是因为在专项工作中有的机构因分工不同，干了很多工作却很少形成档案。所以应尽量按问题进行分类，甚至可以直接按活动自身的阶段来划分整理档案。

结束语

总而言之，专项档案的出现是紧跟时代脚步的，并存在必然性的可能，它能够依据社会的需要，为社会带来更多的益处，从多个角度整理出的档案，从而为日后开展各项活动提供重要的参考依据。与此同时，由于专项档案的系统性管理能够为管理的整体提供完善的升级，在社会发展的过程中，专项档案的整理工作和群众之间存在密切的联系，并做好专项档案的整理，将相关人员的文化素质加以提升，确保档案可以实现准确的目的。

参考文献

[1]谭艳艳.办公室档案管理创新的途径分析[J].企业改革与管理，2017（08）.

[2]王美聪.加强机关党务档案管理的措施分析[J].办公室业务，2017（06）.

档案专项管理篇3

【关键词】工程项目；档案管理；措施

【Keywords】project； archives management； measures

【中图分类号】TU712；G275.9 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）05-0007-02

1 引言

随着企业的不断发展，工程项目档案越来越多，要求越来越高，档案管理方法也在不断变化发展，各行各业均拥有属于自己特点的档案管理软件，走上专业化管理道路。作为一个电力工程施工企业，工程项目档案管理还存在诸多弊端，需要不断加强工程施工、竣工档案管理的规范化、科技化、信息化、网络化，通过提高档案管理水平，为企业发展服务。

2 提高工程项目档案管理的必要性

2.1 加强项目档案管理是每位职工的义务

《中华人民共和国档案法》第3条规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务”。另外，国家还颁布了《中华人民共和国档案法实施细则》、（GBT 11822―2008）《科学技术档案案卷构成的一般要求》、（DAT 28―2002）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等一系列法规、国标、行标，对企业档案管理职责作出相应规定[1]。作为电力施工企业的每一位员工均有为企业档案管理贡献力量的义务。

2.2 规范化、标准化档案管理可使企业利益最大化

近年来，随着国家宏观经济的发展，电力行业越来越多的重大特大项目均有创建国家优质工程的建设目标，其中项目竣工资料是评选优质工程的重要依据之一，在评选阶段占据十分突出的地位。

许多工程建设单位越来越重视工程项目档案管理工作的规范化、标准化，并采取了在承包合同中明确竣工资料保证金的规定，其比例高达合同价款的5%。在项目管理过程中，建设领域项目管理“员”也包括档案资料员，属于专业化管理人员之一。

笔者负责过多个工程项目档案管理工作，从施工过程档案收集整理到竣工档案制作移交均全程参与负责，工程竣工资料无法及时按业主规定要求移交则无法进行项目最终结算，竣工移交时间拖得越久，企业利益损失越大，其中包括可见的经济利益损失和无形的品牌名誉价值损失。

3 施工企业档案管理存在的问题分析

3.1 有意识，无重视

作为一个施工企业，其档案构成中很大部分为工程项目竣工档案，工程项目档案从招投标开始，经过施工过程控制到竣工验收结束，都会形成一系列具有价值的重要资料。

当前施工企业档案管理中存在的问题主要是工程项目完工后无法及时在规定时间内移交竣工资料，有些项目甚至在项目部解散之后两、三年才完成，这严重影响了企业利益。不能保证竣工档案移交的及时性、有效性，其根本原因是：①管理层存在着“档案工作就是档案员一个人的事情”的思想，并没有“专业的人才做专业的事”的意识；②相关管理领导和职工没有重视工程项目档案管理；③企业建立的奖惩机制未能覆盖或不能在档案管理工作中实际操作。这是一种“有意识，无重视”的不负责任的现象。

3.2 有机制，无职责

在当前工程项目招投标竞争日益激烈的大环境下，国有企业几乎都紧紧跟随国家政策对内部管理进行实时调整，其也已经意识档案管理的重要性，意识到档案管理是影响企业利益的基本因素之一，从设置各级档案管理部门，设置专业档案室，加强日常档案收集整理，到加强档案宣传和员工培养培训，硬件条件似乎都是按部就班、井井有条地稳步推进。在这看似有效的管理机制下，其实存在很多问题：需要调阅时才发现重要的项目档案并没有及时归档，或已经遗失无法追溯；由于部门众多，多数部门会自己保存相关重要档案，并不移交企业的专门档案室保管，致使其他部门在相同的档案需求上做了重复工作，耗费人力物力，给企业带来较大损失；没有一定的奖惩机制来对档案管理人员进行奖优罚劣，这是一种典型的“有机制，无职责”的管理失职表现。

3.3 有岗位，无能力

企业各级档案管理部门众多，档案管理岗位也按标准设置，但管理者能力和水平却参差不齐，出现已经归档的档案资料根本不能满足归档要求的情况。普遍原因是项目档案管理者一般都不是专业的档案管理人员，而是技术员兼职，甚至有些人员从未经过档案管理培训就直接上岗。工程档案是企业档案的重要组成部分，占比极大，档案管理者业务能力低下会导致资源浪费、影响档案质量，使工程难以通过竣工验收，从而导致企业损失。这便是所谓的“有岗位，无能力”现象。

4 提高档案管理能力措施

4.1 加强档案宣传，提高职工意识

要提高全体职工的档案管理职责意识[2]。首先，企业管理者在制定各规章制度时，应从制度上为档案重要性宣传做好铺垫，让广大职工明白加强档案管理职责、提高档案管理能力是关系到企业长期利益，关系到每个人切身利益的。其次，制定的档案管理制度应明确各级部门形成的重要档案要指定专人及时整理，集中归档，集中保存。同时加强各部门之间的沟通，实现档案的有效利用。再次，在提高职工档案管理意识的同时，领导层的重视程度也是直接影响档案管理工作的重要因素。企业管理者，尤其是高层管理者应定期对档案管理工作进行检查，奖励优秀，调整中庸，淘汰落后。

4.2 落实管理职责，建立长效机制

企业建立的各级档案管理部门均有对应的管理职责需要严格落实，在多数情况下，部门之间的业务需要上级领导协调统一，而非按照制度规定来执行。

要使广大职工自动自觉落实自己的档案管理职责，必须要求各级档案部门加强“按制度办事”的意识，认真及时落实各自管理职责。

建立及时有效的奖惩机制，对档案管理有积极贡献的职工予以实质性奖励，同时对领导不力、管理不善、甚至管理混乱，为企业形象带来负面影响的职工予以一定惩罚。

4.3 提高操作能力，确保后继有人

针对各级档案管理人员，尤其是工程项目档案管理人员，要组织专业化培训、定期学习，以提高其管理和操作能力。新进入的档案管理人员，应考虑其档案管理操作培训周期，使其在具备一定的实操能力之后再从事相关业务管理。

不论企业内档案管理还是工程项目档案管理，专业化管理始终是最终管理方式。专业的人才能做专业的工作，获得与职位相适应的劳动报酬，才能使得企业档案管理工作实现长期稳定发展与进步，保证企业利益趋于最大化。

5 结论

信息化不断发展进步的今天，“互联网+”的思维已经深入我们生活、工作的方方面面。企业档案管理思想也应顺势而变，管理手段也应多元化，既要保证硬件够硬，也要确保软件跟上。同时，工程项目档案管理也应在业主单位的指导下采用其开发的专业软件进行网络化、软件化管理，以提高管理效率，同时也为竣工档案资料制作和移交做好充分准备，确保按合同要求的时限完成项目结算工作。

总之，建立长效机制、提高档案意识、坚持专业化管理思想，才能确保工程项目档案管理的规范化、科技化、信息化、网络化发展，并最终提高企业档案管理能力，充分发挥其为企业发展服务的真正作用，实现企业利益最大化。

档案专项管理篇4

干部人事档案的管理和审核对于保证干部人事档案信息的真实性和有效性、加强对干部资源的管理、加强党内纪律管理等有着重要的意义，因此要求相关人员必须要加强对干部人事档案专项审核的重视，切实做好审核工作[1]。目前我国干部人事档案管理中还存在不少的问题，这些问题的产生与档案管理和审核不严有着密切的联系，要求必须要加强专项审核管理，切实保证干部人事档案管理的质量和效率。本文就干部人事档案专项审核的注意事项和管理进行了简要分析。

1 干部人事档案现状分析

干部人事档案信息对于干部本人的升迁、退休以及职务任免等有着直接的联系，因此少数干部领导很有可能在干部人事档案中提供虚假信息，造成干部人事档案信息失真。中央纪委曾经在干部人事档案的巡查过程中发现，干部人事档案信息造假的案例并不在少数，这不仅影响了社会的公平公正，还造成了不良的社会影响[2]。干部人事档案造假中，年龄作假、学历增高以及工龄增长等问题经常出现，这些记录的档案信息明显与事实不符，但是却经常出现在干部人事档案中，这说明我国干部人事档案管理的纪律性还有待提高。正基于此，2014年8月中共中央组织部印发了《全国干部人事档案专项审核工作实施方案》，旨在坚决整治干部人事档案造假问题，确保人事档案真实、准确、完整、规范，维护干部人事档案工作的严肃性和公信力，充分发挥干部人事档案在干部工作中的重要基础作用。

2 干部人事档案专项审查的原则分析

2.1 真实性原则

真实性是干部人事档案审查中需要重点关注的原则之一。干部人事档案信息的审核要求能够对干部个人进行公正地、全方位地考察，要从干部个人的工作情况、能力情况、思想道德素质以及政治素质等多方面来进行信息审查，保证干部人事档案信息的真实性、完善性和健全性[3]。干部人事档案信息的真实性对于参考干部人员的工作价值和个人价值有着重要的意义，一般来说，干部任免等均需要参考干部人事档案的资料和信息，因此，干部人事档案信息的真实性和有效性实际上是干部迈上更高台阶的重要资料。也正因如此，干部人事档案的审查才需要更加负责，以保证干部人事档案信息的真实性和有效性，为组织部门提供更多真正的优秀人才。

2.2 严格要求与从实际出发结合原则

近年来，政府的干部人事制度开始进行了相应的改革，改革的重点开始出现了转移，改革力度也开始得到了加强。新的干部人事制度以加强干部人事档案动态管理为主要方法，动态模式具有灵活性，但是也容易产生较多的问题。因此，在动态干部人事档案管理过程中，相关工作人员必须要坚持从实际情况出发，根据实际状况对干部人事档案信息中出现的问题进行仔细的研究和考察，一旦发现问题要及时的予以纠正[4]。此外，在干部人事档案专项审核中，管理人员还需要坚持严格要求的原则，务必保证干部人事档案信息的完整和全面。在干部人事档案管理中，有些资料可能不够完整或者出现了缺漏，这种情况一定不能够马马虎虎放过，而应该要针对资料中不完整和缺漏的部分进行详细的审核，并补充完整。干部人事档案中有些资料的书写格式或者手续还有待完善的也一定要重写，并做好所有的手续工作。

2.3 服从组织人事工作安排原则

服从原则指的是干部人事档案审核应该要服从组织人事工作的安排。一方面，干部人事档案按照组织人事工作的安排而进行问题处理是实际工作的需要。干部人事档案的审核应该要与干部本人和工作安排来进行管理，这样可以防止干部人事档案信息造假现象的发生，也可以保证干部人事档案信息的完整性，对于保证干部的切身利益有着重要的作用；另一方面，干部人事档案坚持服从组织人事的安排可以从干部的纪律性、工作能力、奖惩情况、思想品德素质等方面对人员进行综合的分析和信息管理，这对于真实反映个人的经历有着重要的意义。

3 加强干部人事档案专项审核的管理策略

首先，要加强干部人事档案专项审核工作必须要求突出审核工作的重点。在干部人事档案审核过程中，审核人员应该要按照中组部下发的《全国干部人事档案专项审核工作实施方案》要求，对干部人事档案进行全面审核，重点审核干部的出生时间、参工时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员和重要社会关系等重要信息。凡缺材料的，需要本人补充相关材料或者组织出面取证材料，确保按照文件要求严格审核。此外，干部人事档案审核应该要坚持细心和严格原则，审核人员需要特别重视有修改痕迹的信息，并认真审核信息是否属实，如难以判定的，须由组织出面调查综合认定，确定属实后再对照原材料的格式进行审核，直到确认干部人事档案在格式上和信息的真实性方面均没有问题后再进行签字。签字需要初审人和复审人的共同签名，并与本人见面，本人确认后签字确认。保证干部人事档案信息的真实性。

其次，加强对审核人员专业素质的提高。干部人事档案审核的质量和效率与审核人员的专业素质有着密切的联系。审核人员必须要有较强的业务能力，能够准确找到干部人事档案信息中存在的问题，此外，审核人员还必须具有高度的责任感和职业道德素质，这样才能够保证干部人事档案的真实和全面。具体来说，审核人员必须要严格按照顺序进行审核登记工作。干部人事档案资料较多，少数审核人员在审核过程中为了强调速度，不会将档案登记表和原始材料进行详细的对比，因为容易出现审核的疏漏[5]。因此，审核人员必须要一页一页地进行仔细的审核，保证干部人事档案审核的质量。对比过程中，审核人员一旦发现档案中有与原始材料不相符的，一定要进行登记和审核，并就应该如何解决这些问题进行甄别和汇报。必要时，审核人员可以向有关部门要求重新进行审核，以确保干部人事档案信息的真实性。部分干部人事档案审核时需要进行材料补充，干部个人补充材料后的审核工作也一定不能懈怠，同样需要审核人员进行严格对待。补充材料的出处和来源一定要清晰，要加盖上各单位部门的专用公章，在对比材料的性质、类型以及格式之后，确认无误才能够放入干部人事档案中，至此，干部人事档案审核工作才算完毕。

4 结语

综上所述，干部人事档案信息的真实性和有效性对于干部个人的职务任免有着重要的意义，因此容易导致部分干部人员在本位主义的思想引导下做出伪造干部人事档案信息的行为。为了更好的保障干部人事档案信息的真实性和有效性，做好干部人事档案审核工作是关键。目前我国干部人事档案审核工作还存在不少的问题，需要档案审核人员能够在保证真实性、严格要求和从实际出发结合等原则的前提下加强对档案信息的审核，以切实保证干部人事档案信息的真实性。

参考文献

[1]唐菖霞. 浅析干部人事档案专项审核的注意事项及管理建议[J]. 办公室业务，2015，15：91.

[2]徐正华，曹慧，尹渊博. 以专项审核为契机完善干部人事档案功能[J]. 珠江水运，2015，24：84-85.

档案专项管理篇5

根据中共广宗县委办公室关于转发《中共邢台市委办公室<关于进一步加强当前全市档案安全工作的通知>》的通知广办通〔2021〕34 号文件通知要求，我中心领导高度重视，决定立即开展进行档案网络安全管理专项防护行动工作，现将情况报告如下：

一、档案网络安全开展情况

一是对重要数据进行备份存储，移动存储设备进行加强管理等，明确了网络安全责任，强化了网络安全工作。

二是切实抓好外网和应用软件管理，确保“涉密计算机不上网，上网计算机不涉密”，严格按照保密要求处理光盘、硬盘、移动硬盘等管理、维修和销毁工作。加强对硬件安全的管理，包括防尘、防潮、防雷、防火、防盗、和电源连接等；加强计算机应用安全管理，软件管理等，确保网络安全。

二、严格制度管理

一是设备管理。系统管理员要使用好、保养好网络安全设备，为网络安全设备的稳定运行创造良好的环境，禁止任何破坏网络设备的行为。系统管理员要为设备提供稳定的电源和良好的接地，雷雨季节要注意做好防雷击工作，必要时切断电源和网络进线。任何人不得擅自更改网络设备的配置，不得擅自安装、拆卸、改变网络设备的用途，不得擅自撕毁保修封签。设备发生故障后，报告馆领导或办公室，由专业人员进行维修。

档案专项管理篇6

1．渔业船舶专项档案信息资源共享的紧迫性

渔业船舶专项档案信息资源利用和服务的对象概括起来主要面向五方面；首先，国家、各级领导和渔业船舶专项组织部门在渔业船舶事业宏观管理和决策过程中需要全面翔实的渔业船舶专项档案信息资源为其提供参考依据；其次，有关单位和人员在从事渔业船舶科学依据已形成归档的档案本体和成果信息；国防建设中也需要相关数据为其服务；再次，今后渔业船舶专项资源的商业开采活动更需要提供基础档案数据和成果数据作为其开采依据；随着渔业船舶专项国际合作和交流活动的日益频繁，互通有无也需要提供信息交换所需的渔业船舶专项成果和综合信息。

满足以上对象所需实际正是渔业船舶专项档案管理和保管目的的具体体现。要满足以上所列对象的信息需求的唯一途径就是及时提供全面详实的档案信息资源，而实现这一途径的前提条件即是渔业船舶专项档案信息资源的高度集中，这也是实现渔业船舶专项档案信息资源共享的必备基础和前提条件。

2.前提：渔业船舶专项档案集中统一管理

由于渔业船舶专项档案形成的特殊性——跨部门、跨行业的多单位参加，加之现行档案法规相关档案归档保管规定的局限性和迟滞性，使许多渔业船舶专项档案现阶段没能由国渔业船舶行政主管部门实行集中统一管理，国家渔业船舶行政主管部门保管的主要集中在成果类的档案上，而专项调查所形成的各种依据性的原始记录等档案材料则是分散保管于各参加或依托部门的下属单位中。

由于各单位隶属关系的不同，无形中自然造成档案信息资源的相对封闭和对内、对外利用交流的信息壁垒。通过前一时期我们开展进行的渔业船舶专项档案利用情况的调研看，我们所到货点差的各单位渔业船舶专项档案的利用率普遍很低，除个别单位有合作利用和提供给外单位利用的情况外，大部分单位即使有利用也只是局限于本单位涉及专项任务或课题的人员使用，其他人员的使用同样受到很大地限制。因此，对社会和其他部门的单位和人员来说，利用渔业船舶专项档案更是难上加难，即使是国家渔业船舶行政主管部门利用渔业船舶专项档案也是甚为不便。

综合调研中各方面反馈的信息看，渔业船舶专项档案信息的社会需求并不是很少或减少而是正呈逐年上升和日益迫切的趋势，而现阶段渔业船舶专项档案的管理正有悖于此种社会需求。

渔业船舶专项档案管理和保管的目的是记录和反映渔业船舶专项事业发展的历史，及时提供作为渔业船舶专项事业发展真实记录的档案信息资源为社会所利用，在渔业船舶事业发展过程中充分发挥出渔业船舶专项档案所具有的与生俱来无可替代的查考利用和工作依据的作用。实现这一目的，关键是能随时满足渔业船舶专项档案信息资源为社会所共享利用的需求，这就要求渔业船舶专项档案管理应首先确保对其信息资源的充分拥有，即信息资源的集中统一管理，只有这样才能为渔业船舶专项档案信息资源共享提供基础和必备的条件保障。

因此，及时加强渔业船舶专项档案信息资源的集中统一管理，适时转变观念，顺应时展需要，实现渔业船舶专项档案信息资源的共享就成为渔业船舶专项档案现阶段管理的当务之急和必然之需。

3.可供选择的措施和步骤

要及时提供全面翔实的档案信息资源为社会所利用的前提条件即是档案信息资源的高度集中，而非现时档案管理各自为政、信息相对封闭和屏蔽的状况，这就要求渔业船舶专项档案必须实行集中统一管理，只有在此基础上才能为真正实现渔业船舶专项档案信息资源的共享利用提供保障。所以无论是从渔业船舶专项档案信息资源的集中统一管理和共享服务。具体可采取以下措施：

(1)适时完善和修改现行档案法规中不再适应当前经济社会发展变化和需要的相关内容，如对《科学技术档案工作条例》第二十二条进行相应修改和完善，增加“无法对档案正本进行复制的，应将档案正本送交办单位保存”的相关内容。

(2)建立渔业船舶专项档案目录中心。现阶段可由渔业船舶行政管理部门的档案主管部门协调，由各渔业船舶专项档案产出单位提供其保管的档案目录，建立统一全面的渔业船舶专项档案联合目录，在渔业船舶行政主管部门的档案管理部门形成渔业船舶专项档案目录中心，以最基础的目录信息实时或提供查询的方式进行服务。

档案专项管理篇7

我院病房门诊综合建设项目于2004年开始调研，并形成可行性研究报告，2007年立项，2008年被列入省重点预备项目，2009年被列为福建省重点项目之一，并正式动工，至今仍在紧张地施工中，距竣工验收投入使用尚有一年多的时间，工程耗时长，其档案形成的周期也很长。同时档案形成涉及到拆迁安置、规划、设计、监理、施工等诸多部门，档案的载体有纸质、照片、录像、电子光盘等，因此如何高效地做好病房门诊综合楼的档案管理就成了摆在我们面前的一项重要工作。

二、健全管理组织和制度

医院自项目开始调研，就指定基建办专职人员负责档案的收集，并按规范要求及时向医院综合档案室移交。项目立基后即成立病房门诊综合楼建设项目领导小组，领导小组下设项目办，具体负责重点项目的建设有关工作。同时成立项目档案管理工作领导小组，制定下发了《病房门诊综合楼建设项目档案管理网络及岗位职责》、《病房门诊综合楼建设项目文件归档要求与档案整理规范》，医院综合档案室对项目档案进行统一管理，项目办和施工、监理单位均设有专人负责建设项目档案管理，形成了由医院分管理领导、项目办、综合档案室、各相关职能科室、相关勘测、设计、监理、施工等单位专兼职档案管理人员组成的档案管理网络体系，明确各相关人员的岗位职责。对工程档案资料实和行分级管理，由建设、勘察、设计、施工、监理单位的主管或技术负责人主持各自单位的工程资料管理的全过程工作，使档案管理与项目建设同步进行，保证了资料的完整性。

三、加强档案管理人员的业务能力

医院先后派出专职档案员和兼职档案员参加全省重点项目档案管理培训班，培训内容包涉及建设项目档案管理法规、规章及有关标准解读；重点建设项目档案的收集、分类、整理原则与方法；重点建设项目档案管理基础知识和重点建设项目档案验收与移交等。相关人员参加培训回来后，医院组织相关部门人员和设计、监理、施工等单位专兼职档案管理人员进行座谈，交流学习心得。通过重点项目档案管理的重要性通过培训和座谈，工程管理人员和专兼职档案管理人员在增强档案意识的同时也提高了档案业务水平，为保证建设项目档案的质量打下良好的专业基础。

四、归档关口前移，确保重要档案材料的完整

档案专项管理篇8

一、人事档案管理中存在的问题

（一）没有充分认识到人事档案管理的重要性

目前仍有部分单位对人事档案管理的重要性认识不足，导致了人事档案管理工作与主要业务工作相脱节。同时，人事档案管理技术和设备也没能跟上信息化建设步伐。这些都对人事档案管理工作的顺利开展产生了不利影响。

（二）人事档案管理理念较为落后

部分单位对人事档案管理重要性的认识不到位，不注重利用先进管理理念和科学技术手段开展人事档案管理工作，部分单位甚至仍沿用传统纸质人事档案，阻碍了单位人事档案管理工作的有效开展。

（三）人事档案专项审核工作不严谨

党的以来，中央组织部对人事档案专项审核提出了一系列标准规范，要求组织开展人事档案专项审核工作。部分单位对人事档案专项审核工作重视不够，虽然开展了专项审核，却没有对存在的问题加以详细阐述分析，部分单位甚至还没有开展人事档案专项审核工作，需要引起人事档案管理部门高度重视。例如，对分配到单位的高校毕业生，或是在职员工就读后的成套学籍档案材料，需要重点审核“三龄”、“两历”等信息的真实性和准确性。

二、解决策略

（一）提高对人事档案管理重要性的认识

要求凡是人事档案归档材料涉及的部门，须积极配合人事档案管理部门工作，做好人事档案归档材料的收集、整理等工作，从而促使人事档案管理工作能够更加高效有序展开。

（二）构建完善的人事档案管理制度

档案管理部门需将现代化管理理论运用到人事档案管理之中，从而形成一套完善的人事档案管理制度。制定《单位人事档案管理实施细则》、《人事档案查（借）阅制度》、《人事档案材料收集归档及人事档案材料整理规范》等，健全和完善人事档案管理制度，实现其在单位人力资源管理中的最佳应用成效。

（三）加强人事档案专项审核力度

1.强化组织领导。单位领导要有效增强政治敏感性和责任意识，将干部人事档案专项审核工作放在重要位置，责任到人，成立人事档案专项审核小组，认真解决单位人事档案专项审核期间出现的问题。2.不断进行政策学习，明确人事档案管理内容。在开展干部人事档案专项审核工作时，“三龄、两历、一身份”是专项审核的重点内容，需严格按照相关法律法规落实，并针对单位人事档案管理人员进行专门培训，使其能够掌握人事档案管理专项审核流程及标准，促使专项审核取得较佳成效。3.基于标准、规范落实工作流程。基于人事档案专项审核结果,按照上级部门要求，对单位人员人事档案中所有信息材料进行审核分析，并在获得组织允许后，填写人事档案专项审核审批表，再加盖公章和领导签名后保存在个人档案中。一旦存在信息材料不完善或是不符等问题，则需要立即由组织严格核实。4.加大监督管理力度。单位内部各部门领导需要参考人事档案专项审核结果,针对一些疑难问题展开合理化检查审核工作，作出明确判断，为人事档案专项审核结果真实性和准确性提供良好保障。

（四）人事档案管理手段现代化

档案专项管理篇9

1项目档案管理是什么

技改大修工程项目档案是指整个项目工程从工作开始到结束这期间所有的需要归档的文件材料。这些文件材料的形式包括文字材料、图表材料、图纸，也包括声像材料、电子光盘等。材料的内容包括技改大修工程项目过程中的策划、实行、完工等一系列工作生成的文字材料。项目档案管理工作能够确切的体现工程在施工过程中的各个细节，也可找出为什么会发生工程事故，在很多工程建设的地方都有重要的价值。

2为什么要提升技改大修工程项目档案管理水平

档案管理工作在技改大修工程中占有很重要的地位，以下三个方面是为什么要加强技改大修项目工程的档案管理。一是档案管理工作的要求，技改大修工程项目档案管理是工程项目中重要的环节，有着举足轻重的地位。在新时期，做好电力系统技改大修项目工程档案管理是可以为电力系统工程项目带来美好的前景。二是提升项目工程建设的科学有效性，用文件材料将项目工程的各个工作环节联系起来，可以增强对工程建设的整体把握。将工程项目建成的过程形成历史材料，可以真实的表面在工程项目建设中产生的问题，为完善工程项目建设提供更好地解决方案，从而提高技改待续工程项目的科学性。三是档案服务和档案利用的本质要求，档案管理的最终目的是有效利用档案，提高档案的利用率，为项目建设未来的发展目标提供保障。

3档案管理工作存在的缺陷

3.1对项目档案管理工作不够重视

在工程项目档案管理工作中往往存在重视设计而轻视档案的问题。因为相关专业人员短缺，在一般的地市级只有一名人员专门负责技改大修，需要管理规划可研、计划下达、项目管理研究等一系列工作。领导更注重经济方面的问题，而技术人员则注重项目工程的进度、施工质量、施工安全等，缺少对一些重要文件材料的归档。例如说项目工程在施工过程中的来往信函、设计变更记录、领导批复等重要材料，都没有专业人员对其进行系统的管理，导致会出现归档的难度系数大、归档不全问题。还会出现文件档案资料的签字盖章不齐全，对于服务类合同也没有写签订日益，档案资料的时序性也不满足相关要求等。

3.2档案管理制度不科学，管理人员自身素质有待提高

现在很多电力企业都没有将工程项目档案归档进行立项，也没有纳入工作领导小组中。企业电力系统一般注重提升工程项目的专业技术和项目在施工过程中的具体情况。很多电力企业没有健全档案管理制度，缺少专业的档案管理人才对档案进行系统的管理，导致许多档案资料都得不到规范的保留。在项目施工的过程中，没有人对项目档案材料进行跟踪，这将导致档案材料的收集难上加难。而且项目档案管理本身就是一项专业性强的工作，需要一些专业管理人员对档案进行归档，管理人员既要懂档案管理又要懂电力系统项目工程，但是在现实情况是很多人员都不是专业的档案管理人员，自身专业素养的不足，严重影响了档案管理的有效性。

3.3视听档案的保留不齐全

视同档案材料主要是指声像材料，这些声像材料会辅助一定的文字材料加以解释说明。视听档案材料是技改大修工程项目管理中具有影响力的材料，在档案管理中占有重要地位。但是现在很多电力企业在工程的施工过程中都不重视视听材料的保留，而只关注到项目工程建设的好坏。对于视听材料的管理没有设立专门的管理人员，或者是管理人员的专业素养不够，这都对视听材料的保留存在一定的影响。在这种情况下设立的视听材料管理数据库，导致视听材料不齐全。

4如何加强档案管理工作

4.1加强项目档案管理人员的工作意识

重视理念建设可以保障档案管理的科学性、有效性，也是工程建设过程中各项管理工作能够顺利实施的保障。只有领导的意识正确了，工作开展的到位了，才能使档案管理工作得到有效的实施。并且现在很多技改大修专责对档案管理工作的认识度不够，为增强各专责的归档意识，要加强培训，培养其自身的综合素质，锻炼工作技巧。同时要加强管理人员学习档案管理知识，使管理人员及时掌握先进的管理方法和技术，促进其能够主动收集整理档案材料，保证档案材料的完整性和有效性。

4.2完善项目档案管理制度和管理内部的组织结构

电力企业内部要设立专门的档案管理制度以维护档案管理人员的权责，确立归档部门最后审核的具体要求。必须非常重视归档工作，最后一项归档工作的审核在没有通过的前提下不能够进行下一步的具体工作。档案管理工作需要建立系统性的体制机制，电力企业也要将档案管理部门加入到工程项目的建设的组织结构中去，将档案管理工作与实际项目工作在施工的过程中联系起来，让档案管理工作融入到项目管理中去，参与到项目建设中去。

4.3加强项目工程进程与归档工程建设的一致性

档案专项管理篇10

2项目档案管理的“超前介入”

项目档案贯穿于工程建设的始终，包括从建设项目的立项、审批、招投标、勘测、采购、施工、监理到竣工验收全过程活动中形成的各类档案，它形成的周期长、来源广、内容繁杂。为加强总承包工程项目中对项目文件的控制和管理，避免项目档案材料的流失，确保项目档案的完整、准确、系统，档案管理工作必须“超前介入”到工程总承包项目每阶段工作中，特别是前期准备工作中。项目档案管理的“超前介入”，能够使档案人员掌握主动性，了解整个工程项目建设的情况；掌握项目文件产生、流转的规律；监控项目文件的流向；及早制定有关项目档案管理的标准、制度；及时对参建单位、项目部各部门文件资料的收集、整理进行指导，从而对保证项目档案的完整、准确、系统提供保障。项目档案管理人员刚到马鞍山总承包项目部时，项目还没有最后核准，许多部门的人员都没到达，他们觉得档案工作介入太早，没有多少事可做，认为档案管理工作主要集中在工程后期。在完整经历了整个工程后，才深刻体会到工程初期项目档案管理超前介入的重要性，档案管理的前期介入为今后高质量地向业主移交完整准确的档案提供了有力保障。要做好项目档案管理的“超前介入”，首先，要争取项目领导对项目档案管理工作的重视，将项目档案管理纳入到项目管理中，及早设立项目档案机构，及早配置项目档案人员，及早建立档案库房；及早制定项目档案管理标准并纳入项目管理标准体系。其次，要有业务能力较强的档案专业人员的及时介入。总承包工程项目档案管理工作是一项以项目管理为中心的专业性和服务性的工作，它既有项目管理的技术基础工作的特点，又有自身独立的工作对象、内容及工作方法。由于工程参建单位众多，涉及面较广，档案工作人员不仅肩负着项目文件的收集、保管和利用，还要及时准确地传递各单位（业主，监理，设计，施工，设备厂家等）的技术文件，成为文件流转的枢纽；还要协调各单位的文件管理，及时指导和培训各参建单位的档案工作人员。项目档案负责人在工程前期，要能参与工程项目的开工启动会，了解工程项目的总体安排和规划，以便及时收集工程前期文件并做出相应的档案管理工作计划；要能参与合同、协议的评议和签订，把有关工程档案资料各项具体要求（归档责任，归档时间，归档份数，档案编制质量要求等）纳入协议条款中，借助合同、协议的约束力争取档案管理工作的主动权；要能及时与业主、监理档案主管充分沟通，了解他们的具体要求，以便提前制定档案管理细则，统一归档要求，统一文件编号办法，统一工程用各种表格，避免各参建单位档案管理各行其是。

3项目档案管理的“全过程控制”

项目档案管理的“全过程控制”，是指对总承包工程的不同时期，不同阶段产生的各种有价值的文件材料在承办、运转、收集、积累及整理归档中始终处于受控范围，确保档案的真实、准确、系统完整。其工作内容包括：前期准备，中间检查，竣工审查验收。3.1前期准备首先要加强总承包档案人员自身的业务学习，提高管理水平。总承包专职档案人员必须熟悉工程设计，施工，管理等方面的基本知识，了解电厂的主要系统，熟练掌握火电企业档案分类表，通晓工程档案形成的阶段性特点，从而高效率地开展档案管理工作。其次要要求各参建单位配备专职档案管理人员，并进行系统的档案培训。在熟练掌握档案管理的国标、行标及总承包项目部制定的档案管理制度下，统一标准和要求。实行帮监结合，制定出奖罚措施。可以先由总承包档案管理人员帮助建立一个示范性文本，使其后续文件材料的分类整理有参照标准，达到规范统一。另外，要根据现场条件，建立符合《档案馆建筑设计规范》要求的库房，并配备相应的设施。如：空调，去湿机，温湿度计，灭火器材等。订制适量的各种规格的档案管理工具和耗材。如：资料柜，档案盒等。3.2中间检查在马鞍山工程项目建设中，同样存在档案意识淡薄的现象，认为档案工作不直接产生经济效益，而且琐碎繁杂，在紧张繁忙的工程施工中，大家对工程质量和进度的重视影响到对文件材料的控制管理不能与生产同步；另外，由于各参建单位档案人员业务素质参差不齐，有的甚至是临时聘用的未通过档案上岗培训的人员，对文件材料的编制要求、分类管理等知之甚少，极易造成文件内容不完整，文件格式不规范，文件编号不统一等现象，为今后档案整理和验收留下大量隐患。因此，中间检查工作占据着极其重要的地位，能及时发现问题，采取纠偏措施。在马鞍山总承包工程中，档案“中间检查”工作的具体措施是：制定对各参建单位档案工作的指导、监督和检查的工作计划。每月定时组织监理专工、技术专工和档案专工对参建单位技术资料的归档整理进行核查。具体来说，根据各标段项目划分表中的各分项工程、分部工程、单位工程的进展情况进行核对，制作出文件材料中间核查表，及时发现问题并提出整改措施，列出检查结论（完整率、准确率、预立卷合格率等）；监理专工和技术专工从案卷内容的齐全完整，真实有效上把关，以确保主要施工技术记录，质量检验记录，出厂证件及检验材料等原始产生的文件材料完整有效。档案专工从案卷质量是否符合档案管理各项标准上把关，以确保文件为原件，签署完备，字迹图表规范等，同时检查是否按要求正确进行预立卷分类编目等。对检查后发现的问题以整改通知单的形式下发，并以整改报验单的形式提出整改措施，以便复查。总之，总承包方档案管理人员只有经常“走出去”检查监督各参建单位的档案管理工作，强化中间检查，才能保障将来“坐下来”较好地审查验收各单位的竣工档案，按时向业主移交，确保高质量通过竣工档案基建达标和档案专项验收。3.3竣工审查验收随着工程的推进，项目经过设计、施工、安装、调试几个阶段，各参建单位分包的各标段的工程都即将竣工或已经竣工，这时对各参建单位的工程档案进行验收成为总承包方档案工作的重点。在马鞍山总承包工程中，当第二台机组也顺利通过了168h满负荷试运行并通过业主验收后，我们依照《火力发电厂基本建设工程启动及竣工验收规程》的规定，联合业主、监理档案负责专工对各参建单位的工程档案进行预验收。首先下发通知，要求各参建单位档案自检，并提交自检报告，再由总承包档案专工对其重点档案进行抽查，及时提出整改意见，并限期完成。最后还要检查整改后的闭合情况，由档案主管签字确认，确保各参建单位档案的顺利归档和移交。对接收的竣工档案及自身形成的工程管理文件进行汇总整理，统一分类、编目、编制检索工具，编制档案整理情况说明等。在项目正式通过竣工验收后的三个月内，总承包方应根据《重大建设项目档案验收办法》规定，编写项目档案验收申报材料，填写申请项目档案验收申请表，按程序向当地档案主管部门申报，完成建设项目档案验收；最后，按总包合同向业主及相关单位办理档案移交。移交时应明确档案的内容、案卷数、图纸张数等（含电子版）并进行清点，签字等交接手续。

4项目档案的“网络化管理”

马鞍山电厂扩建工程作为较大的总承包项目，其参建单位多，产生的文件材料数量大，流转时间要求紧迫，必须要求总承包单位和各参建单位的所有文件材料上网运行，以各单位网站为节点，构建自总承包单位到各参加单位纵向沟通、横向链接的信息网络体系，开发具备文件浏览、查询、表格填录、文件编辑、删除、恢复更替等各项功能的动态管理系统，实现区域信息共享。在该项工程中，我们使用了较先进的工程管理软件“POWERON”。若通过该项目管理系统与业主要求使用的档案管理软件的“无缝连接”，就能了解项目建设全过程的文件形成情况，保证项目文件材料收集的完整、准确、系统，保证电子文件的及时归档；同时利用用户权限管理对文件材料进行预归档，开通网络查询系统，就能为项目建设提供便利的档案查询利用，也能为档案工作人员节约了大量人力，物力和时间。最后，还能通过对档案信息资源的整合，提出对今后总承包项目有借鉴的各专题报告、优化设计方案等重要成果。这里最重要也急需解决的一个问题是，如何较好地做好软件系统之间的“无缝连接”,这受到项目建设时限、项目管理软件和档案管理软件开发时间周期及用户应用水平等多种因素限制，当这两个都很优秀的系统软件的“连接”不够完善时，往往会使档案管理工作回到以单机版档案管理软件进行辅助管理的简单方式，失去了在网络环境下对项目档案进行管理的巨大优势。目前，网络版档案管理软件已逐渐取代单机版的档案管理软件，使档案人员可以通过计算机在网络环境下，在线完成档案的收集、整理、编目、移交和提供利用，提高档案管理工作效率。因此，建立一个能将工程管理与档案管理紧密结合起来的统一工程管理信息平台，成为总承包工程项目“网络化管理”的当务之急！

档案专项管理篇11

随着我国经济的发展，人民生活质量的不断提高，对城市基础建设提出了更高的要求。普通公路是我国城市基础建设的重要组成部分，施工质量不仅影响着工程的使用寿命，还直接关系到市民出行安全。目前，我国普通公路的建设里程数量与日俱增，但是在建设质量和工程建设的档案管理水平上却不容乐观，尤其是工程建设档案规范化管理没有受到足够的重视，工程档案管理能力不足。公路工程档案记录了公路从开始规划到修建完成的全部过程，完善的公路工程档案可以提供给公路部门准确的数据和信息，为之后预防性养护、修缮作充分的准备。所以提高对普通公路工程建设档案规范化管理的重视程度，才可以使档案得到充足的利用，起到加强工程建设质量、保证市民安全出行等作用。

一、普通公路工程建设项目档案管理的特点

1.普通公路工程建设项目的档案记录时间较长普通公路的建设周期很长，公路项目从工程项目申报、设计规划、上级部门审批、施工项目招标、施工部门完成公路建设、竣工后有关部门验收等一系列流程要经过很长的时间，而公路工程建设档案记录要从最先的工程项目申报部分开始，这就显示了公路工程档案记录时间长的特点。

2.普通公路工程建设项目的档案所涉及相关部门较多公路工程建设项目投资一般是非常巨大，动辄上千万甚至上亿元，建设规模通常也都比较大，从公路里程上来讲普通公路会有从几十公里到上百公里，涉及的区域可能不止一个省、市，有的公路建设工程，可能需要跨越几个省市，因此，普通公路工程的建设很有可能由多家施工单位分段合作完成。除了施工单位，还会涉及多省市的政府部门、规划设计院、地质勘探部门、设备材料供应商等企事业单位。项目工程档案对所涉及的企事业单位的记录就必须准确、完备。

3.普通公路工程建设项目档案需要专业人员管理公路建设工程的工作量巨大且包含内容繁杂，一方面，除了公路路面建设，整个工程可能还包含了桥梁架构、隧道疏通、配置电路设备、修缮绿化设施等工作，其中的每一项工作都有其特殊的施工工艺和施工技术标准。另一方面，随着公路建设工程进度的变化，会进行不同施工队伍的不同施工部分交接，这种动态性的档案记录和管理工作，会给相关人员带来许多难题。如果要把公路工程项目档案做到足够完善，这就需要档案记录管理人员具有相应的专业化知识储备，并且要强化档案管理人员的细致程度和责任意识，防止工程档案的资料文件出现遗失和缺漏等问题，减少项目工程验收时出现的不必要的工作。

4.普通公路工程建设项目档案信息化随着信息化时代的到来，公路工程建设项目管理也迎来了新的变革，信息技术的应用给项目档案管理带来极大的便捷。公路建设工程档案包含了大量的信息和工程数据，内容复杂且数量巨大，过去档案管理人员需要在工程建设期间将这些信息和数据的纸质形式加以收集分类，之后在工程验收阶段检查项目档案的过程，通常会占用过多的时间，大大降低了工作效率，且出现遗漏和错误的几率也很高。计算机技术的应用，使工程项目档案的管理从过去冗杂的纸质化管理工作逐渐转变为虚拟化管理工作，与传统管理方式不同的是，管理对象由占用大量空间的纸质文件转变成只需要使用一台电脑就可以解决的数据信息文件。工程施工过程不同阶段中所产生的设计图纸、录像都方便存储，在工程共享平台上传档案记录，方便各相关部门和审查机构的查阅和管理。虚拟化、信息化的工程项目档案管理相较于以往的传统管理方式，工作环节得以极大程度的简化，提高了工作效率。

二、普通公路工程建设项目档案管理中存在的缺陷

1.工程项目档案管理意识不强普通公路工程建设项目档案是对在公路建设过程中产生的实际数据进行详细记录，是后期公路预防性养护的重要数据支持，同时具有法律效应。《建设工程质量管理条例》第十六条中明确规定，“建设单位收到竣工报告后，应当组织有关单位进行竣工验收。验收工程需具备以下条件：（1）履行合同中约定的各项工程内容；（2）具有完整的工程记录档案和施工管理内容；（3）有施工单位使用的主要建材、配件和设备的试验报告；（4）有勘察、设计、施工、工程监理等单位分别签署的质量合格文件；（5）有施工单位签署的工程保修书。建设工程经验收合格的，方可交付使用。”从国家法律来讲，应给予工程项目档案管理足够的重视，但是在实际工程建设过程中，施工单位通常只重视工程建设进度而忽略了档案管理，多部门的协同作业的情况下更加重了档案衔接管理的缺失。工程项目档案在实际工程施工中还存在着有关部门为了赶工程进度而违例特批的不规范程序，这样的不规范操作严重影响了档案完善成套，致使档案难以收集而不能验收。

2.档案管理制度不合理公路工程项目档案是公路建设的重要组成部分，在开展工程项目档案管理工作前，需要制定科学合理的管理制度。许多工程档案缺漏都是由于没有科学的管理制度造成，不合理的管理制度难以对接工程的正常施工过程，甚至会导致竣工验收工作难以进行，也给后期公路预防性养护工作和公路修复工作带来极大的影响。目前，许多档案管理制度由于不完善，在实际操作过程中，档案管理人员对工程施工进程难以把握，整体认知不足，造成档案管理不全面等问题。

3.档案管理人员专业性不强公路工程建设项目内容量大且复杂，专业性极强，对档案管理人员的专业知识储备和业务水平有很高的要求。就目前情况来讲，许多工程的项目档案管理工作都是由项目负责人指派工作量较少的文职人员兼任，这些工作人员缺乏工程专业的知识储备且流动性很大，部分单位在没有足够档案管理人员的情况下甚至临时雇用非项目人员。这些情况都会或多或少的导致档案记录的缺失，给公路工程的后续工作造成不必要的麻烦。

三、加强普通公路工程建设项目档案规范管理的创新措施

1.进行工程建设项目档案规范化管理、数字化的立档管理工作建设项目工程档案的文件材料具有形式多、涉及专业广等特点，根据国家档案局、自治区档案局、交通部、自治区交通运输厅颁布的有关规定，结合建设项目的特点和各类工程档案数字化管理的要求，交通建设管理局编制了《公路建设项目竣工文件编制办法》。项目工程档案从材料的收集、整理以及归档工作更加规范化、标准化、为数字化管理提供了坚定的基础。为了实现工程档案管理工作计算化、网络化并且为了节约库房空间，将信息化管理完全溶入档案管理工作中，对工程档案进行全程扫描、录入、识别、建立数据库、形成数字档案。根据档案整理的有关规定和办法，针对档案收集、整理过程中遇到的实际难点和重点问题，重点予以指导。指导有关部门做好工程前期准备工作，期间文件材料的收集、整理工作，对收集的文件材料进行分类、预立卷等，既做到平时利用又为工程竣工验收做好充分的准备，在开工准备阶段，应建立工程项目档案工作管理网络。各参建单位指定领导分管档案工作，各部门配有专兼职档案员，明确各单位应承担的竣工档案制度任务并落实到人，把竣工档案工作落到实处；在施工阶段，施工、监理资料大量形成，应重点指导项目档案人员如何立卷、检查案卷构成是否合理、检查文件材料填写是否规范，对于容易疏忽的问题和出错的案卷材料进行重点检查，从而提高案卷的内容质量；项目交工验收后，档案专项验收准备阶段是档案整理施工最为紧张的阶段，是验收建设（业主）单位、施工单位、监理单位的竣工档案阶段，施工、监理单位的竣工档案在项目交工验收时已进行初步验收以及工程档案已入库。所以必须使整理好的案卷达到规范、统—的要求，以便更好地为日后档案的查找、利用服务；档案专项验收后，应对项目竣工验收前未完的档案跟踪管理。在这个阶段一方面要做好缺陷工程和未完成工程的档案整理、检查工作；另一方面对于档案专项验收时暂时未归档的文件材料要进行跟踪检查，并要求及时归档组卷，确保档案材料的准确性和完整性。

2.创新公路工程建设项目档案管理体系，加强档案管理的过程管理和控制建立完备的工程建设项目档案管理制度体系是保障档案管理工作的首要任务。工程建设项目档案管理制度体系应在现有制度下进行优化，在公路工程建设初期，协调各合作单位及部门建立全新的共享化档案记录“云平台”，细化对公路工程施工阶段的衔接部分档案规划，档案记录应严格按照规定细则实施，防止为赶工期而越过档案记录的现象出现。新型的工程建设项目档案管理体系应把责任细分到个人，建立奖惩机制。加强档案管理的过程管理和控制，一是要加强对档案工作的检查和技术指导定期对各参建单位的档案工作进行巡查指导，发现问题，解决问题，适当给予技术指导等方面的支持，保证项目档案的完整、规范性及系统性。二是要加强竣工档案编制期，检查指导竣工档案编制工作进入预立卷阶段，档案工作小组针对各参建单位具体情况，进行有针对性的检查指导，各参建单位竣工资料经档案工作小组审核资料的排序、资料的完整性等各方面的内容，确认无误后，方可立卷归档。三是要加强入库档案质量管理对各参建单位移交业主的档案资料，由业主档案小组负责审查接收。按照《竣工文件编制办法》及上级领导、专家历次检查记录，对施工、监理单位提交的竣工文件进行严格审查，竣工文件归档不符合要求的一律退回整改，不完整的要求其补充收集。

3.实现档案管理的信息化，使档案管理更具科学性信息技术的快速发展，在各行各业中都有了良好的应用，公路工程项目档案管理也不例外，信息化、计算机技术的应用可以给档案管理工作带来极大地便利，减少了工作人员在传统档案管理工作中的许多步骤，虚拟化的工作方式，使动态化的档案管理工作更方便，节省人力、物力，大幅度提高了工作效率。应用信息技术管理档案，可以把以往不能统一的工程项目档案规格进行数据统一，按照档案管理体系的指标进行收集和整理，实现档案标准化管理。促进档案管理信息化，提高档案管理科学性，项目档案管理应高度重视信息化工作，注重将建设期间的项目建设管理信息化与档案信息化有机结合起来，率先部署工程质量管理信息系统，为工程质量管理提供实时监控手段，提高档案管理手段的科学性，确保各种档案信息在项目建设期即可充分利用。在竣工文件编制阶段，工程质量管理信息系统中各种数据通过后台导入公路工程项目竣工文档管理系统中，形成电子文档，以解决档案信息在建设期不便利用的问题。

档案专项管理篇12

检查组召开会议听取了天津市档案局、天津市城建档案馆的工作汇报，全面了解天津建设项目档案工作情况。会上天津卷烟厂和天津电力公司介绍了项目档案工作的做法、经验。在被检查单位，检查组听取简单汇报和质询后，分成4～5个工作小组，一头扎进档案室，分别负责对档案工作制度、文控体系，施工、设备、监理、竣工文件，声像档案、信息化管理等方面进行抽查、验证。

完整性是对项目档案积累的基本要求，是专家组检查首先注意的内容。

天铁冷轧薄板工程是此次检查组巡查的第一个项目，项目验收将在今年年底进行。有专家开门见山地询问汇报材料中某轧机设备安装材料为什么还没有收集?对此，该企业的负责人现场作了答复。

同样的档案完整性问题出现在天津工业大学新校区一期工程中。目前，该工程已经交付使用，学生已经进入。但工程施工档案存在缺失现象，其原因是由于学校建设资金存在缺口，拖欠施工单位资金，施工单位拒绝交付竣工档案。目前，有的施工企业已经撤离现场，到国外施工作业，档案的收集存在一定困难。

还有的档案完整性问题是由于建设单位没有履行档案集中统一管理所致，比如，在一些被检查单位的设备文件、法律文件及部分有关知识产权的档案原件还放在业务部门分散管理。

在短时期内对档案的准确性、真实性进行检查，对专家是一个考验，但他们还是通过档案中的蛛丝马迹发现了疑点。

神华天津港煤码头项目的监理单位严格控制工程质量、工期和投资，做好各种材料的管理工作。但是，专家在检查中发现，监理方自身形成的文件却不太规范，复印件非常多，有的监理文件整卷都是复印的。有的部分复印，还有的复印效果不好，基本上看不清数据。按照规定，建设方委托监理方监理，监理方面有责任在工程结束后将监理文件原件交付建设方。“在实际中，复印件的真实性和法律效力是要打上一些折扣的。”检查组的专家如是说。

对于一些合理的复印件现象，专家们持宽容态度。比如该码头项目的前期项目文件原件在神华集团总部，为了保证档案的完整性和真实性，他们从神华总部进行复印，然后盖上神华集团总部的章进行确认。专家们认为这不失为一种可取的解决办法。

竣工图在工程项目档案中具有相当重要的地位，工程项目实施的最终结果体现和反映在竣工图上。按照惯例，竣工图实行建设方、施工方、监理方“三方会审”，但在检查过程中，专家们多次发现竣工图把关不严，有代签字现象，有的竣工图不是终版图，有的变更没有标识在图上。

对于天津石化大乙烯项目由设计方编制竣工图，专家们提出：“如果竣工图不需要施工方的认可，设计方是否对每个现场的变更都能够精确掌握?”专家们提供的通常做法是：如果由设计方提供竣工图，要以不断提供的升级版来解决现场变更问题。如果做不到这一点，一定要加强变更材料的收集，特别是现场变更材料务必收集齐全，将其汇总到设计单位，并且在可能的情况下，让施工单位参与对竣工图纸的审核把关，保证竣工图的准确无误。

档案整编的规范性如何，反映了项目或企业管理的精细化问题，自然，也逃不过专家们的慧眼。

如由于项目工期的紧张或者事务繁多，有的项目归档的外文资料连标题和目录都没有来得及翻译，个别翻译的直接在原件上涂抹；CAD数据盘等电子文件没有编号，无法与纸质文件对应；有的缺乏档案整理基础知识，将备考表也作为一份文件列入目录；有的图纸折叠不规范，没有按照标准进行折叠。

检查还发现，被检查单位项目档案管理信息化水平普遍不高。

档案瑕疵及一些单位项目档案工作中问题的存在，一方面反映了项目档案工作的业务水平问题，更反映了项目单位在整体上对项目文档的控制与驾驭能力。得到专家好评的项目单位，均制定了比较科学的项目档案管理制度，建立了比较完善的项目档案管理体制和运行机制。专家特别指出，建设单位要充分履行甲方职能，联合监理单位加强对在建单位的文件档案控制，达到从项目的立项申请到竣工验收“所有的过程都要有记录，所有的变更都要有痕迹”这样一个比较理想的状态。

同时专家们也希望设计单位、施工单位、监理单位配合建设单位按照国家和项目建设单位规定，做好项目档案的归档移交工作。专家提醒，对于参建单位来说，在建筑领域中，竣工档案编制和归档质量已经成为他们进行下一次工程竞标的一个重要条件，也是参建单位资质的一个证明。

建议切中肯綮

专家小组通过听、看、问、查、议等方式，对被检查单位的项目档案和项目档案工作进行了初步的鉴定，提出有针对性的建议，向项目法人单位进行反馈。

天津鞍钢天铁公司冷轧一期项目已经完工，二期项目开始启动，项目位于天津滨海新区。一期工程计划投资37.75亿元，于2006年5月28日开始打桩，2008年5月18日冷轧线正式竣工投产。自项目筹备开始，公司即于2005年5月成立资料室，负责公司项目档案工作的统筹规划和项目文件的保管利用。专家组认为，天铁公司的项目档案管理还处于资料管理阶段，应该形成真正意义上的项目档案管理模式，集中统一管理项目过程中形成的全部档案。对此，天铁公司升总经理表示：“检查对我们工作非常有意义，专家一眼看到了我们的缺陷和档案工作中存在的问题，切中要害。现在给我们把问题提出来，我们还来得及、有时间进行整改。”

天津石化大乙烯项目是个在建工程，建设总投资268.46亿元。工程于2006年6月26日开工奠基，预计2009年9月底全面投料运行。对于这样一个庞大的在建项目。其文档控制和驾驭显得特别迫切和重要。专家组检查后认为，尽管该项目的项目档案管理起点比较高，文件资料的现场积累比较到位，但该项目的文控体系还需要进行认真梳理，和项目的工程管理体系、质量管理体系相比较，文控体系显得薄弱了一些，还有一些缝隙待弥补。对于检查组的建议，洪剑桥副总经理表示：“对正在建设过程中的我们来说，专家把你们在工程档案管理的经验传授给我们，提出的建议翔

实、具体，非常有效。”

天津滨海轻轨车段项目2001年5月18日开工，2003年10月1日竣工，2004年3月28日试运营，总投资60亿元。项目结束后，项目档案工作已经平稳过渡到企业档案工作阶段，在企业的日常运营、安全管理，权益维护中发挥了重要作用。项目档案的高质量和利用效果，反映了该项目在建期间文控系统的完善和有效，他们把建设轻轨项目的档案质量与工程质量、廉政建设作为工程的三件大事来抓。检查组对该工程的项目档案工作给予了比较高的评价，出于对企业档案管理精益求精的考虑，专家组还是提了一些意见，比如专家发现，一些设备的图纸质量不太好，建议在设备监造中，除了对设备质量提出要求外，还要对设备资料的质量提出要求。对此，张金立总经理表示：“专家组提出的问题非常准确、到位，帮助我们做好项目档案工作，我们一定在近期内整改。”

专家们认真的检查、专业的点评、有针对性的建议，赢得了项目单位的尊重。

评估实事求是

地方档案行政管理部门对重点建设项目档案工作的指导、监管与服务情况，也是检查组检查的一个重点。

在检查中，专家们发现天津市档案局的指导和服务痕迹与效果非常明显，其中的一个项目，市档案局的指导人员竟然去了数十次之多。市档案局在项目档案的检查和验收过程提出的整改意见也明确、到位，得到项目单位和企业的认同与重视。在检查过程中，检查组感到：“每一个项目都可以看到档案局同志的身影，听到项目单位诚恳的、发自内心的感谢。”

据介绍，2008年，天津市档案部门围绕全市重大建设项目建设开展服务创新，积极开展企业档案服务月活动。召开了重大工业项目档案说明会，组织了重大建设项目档案工作协作组。编制了《天津市重点建设项目档案服务手册》和《天津市重点建设项目档案工作指南》，深入走访了415个企业，112个建设项目，实行了重大建设项目档案网上登记和上门登记服务，全市重点建设项目档案登记率和验收合格率均达到100％。市档案局联合区县档案局共同举办了全市重点建设项目档案咨询现场服务活动，为378个市和区县两级重点建设项目单位和参建单位近600名项目技术人员和档案管理人员提供了档案咨询服务。还举办了3期项目档案业务培训班，780名企业(项目)档案人员接受了学习培训。