档案管理的意义篇1

中图分类号：F 326 文献标识码：A

随着经济的发展和科学技术的进步，社会的环境也发生了改变。企业和事业单位都需要转变自身对于档案管理的工作模式，促使内部档案管理工作能够适应时代的发展。如今，档案管理应该发挥其现代化的意义，促进企事业单位的工作顺利发展。传统的档案管理还具有一定的优势，企事业单位需要将传统管理中比较劣势的部分摒弃，并汲取现代化管理中比较先进的管理理念运用到档案管理当中。档案管理一定能够在企事业单位的经营管理中发挥重要的作用。

一、档案管理基础条件

要实现现代化的档案管理，并不是一朝一夕能够完成的，需要综合考虑各种因素，在这些因素当中，有些还是实现现代化管理必不可少的条件，这些条件的具体内容如下：

（一）经济条件

管理现代化的实现首先就需要进行相关设施的建设，这便会涉及资金的投入问题。不管是所投入的设备，还是改善档案的保管条件，都需要大量的资金作为支撑，特别是建立数字化档案馆，所需要投入的资金更多。

（二）技术条件

实现管理现代化最重要的是先进科学技术的应用，所以也可以说科学技术水平直接影响了档案管理进行现代化的建设。

（三）社会档案意识

所谓档案意识主要是指人们对于档案的认知，也是人们的主观反映，从另一个层面来说也就是人们是否能够认识到档案自身的价值和对社会发展所产生的影响。此外，档案意识还包括社会对其的认识，这其中也包含了档案工作人员。档案意识在档案发展过程中发挥着重要的作用，需要相关工作人员进行档案知识的宣传，以使整个社会都具有档案意识[1]。综上所述，只有为档案管理现代化发展提供良好的基础条件，才能够使其顺利的完成，充分发挥其所具有的作用与意义。

二、现代化档案管理意义

（一）适应社会发展需求

知识经济与传统经济相比较存在很大的不同，主要表现为知识经济是否获得良好的发展并不是由资本、资源、技术等因素决定的，而是在于知识的不断积累与利用。同时，知识经济的发展是以信息产业为基础，其主要强调了信息服务的智能化、信息化[2]。所以，知识经济能够按照人们的需要提供相应的服务。

鉴于知识经济本身的特点，社会在信息方面的需求，信息技术快速发展，其带来了以下两方面的影响：首先，社会能够要求相关的信息部门利用其自身所具有的能力对信息进行处理与控制，并为社会提供更优质的服务；其次，相关技术的发展在一定程度上使信息发生了重大变革，这给信息部门带来了重大挑战。档案部门作为信息部门的一部分，应当采取有效的措施以面对所要到来的挑战。其应当采取现代化的管理方式，使档案信息转变成数字化信息，使其能够更好地为知识经济服务。如果档案管理工作不能够适应当今社会的发展，便不能够充分发挥自身的作用，档案管理工作也就变得没有任何意义。

（二）增强可持续发展动力

我国党和政府在进入21世纪以后，很快就提出了可持续发展战略，在一定程度上体现了人们生态和环境保护意识。该战略的提出是在不影响后代的发展的前提下，获得所需要的物质，其还强调了经济同环境的协调发展，使人类生存能够与自然达到和谐发展的目的，并让现实同未来之间相统一。

档案管理工作的可持续发展也是可持续发展战略的延伸。在档案管理方面落实可持续发展战略是很有的必要的，主要体现在以下两个方面：首先，其是人类在发展过程中新的构成部门，人们总体发展情况决定了档案管理的发展，并利用档案中的相关信息为人类提供相应的信息服务，为促进人类发展做出一定的贡献。其次，进行档案管理工作的主体主要是档案室，现阶段在档案管理主体方面存在很多问题，例如档案室内部结构过于单一、档案信息的不充足与社会需求之间所存在的问题、先进的设备、技术与低工作水平之间所存在的问题等，这些都是制约我国档案管理工作发展的主要问题与原因[3]。所以，如果在其现代化发展过程中只是借鉴国外的发展模式和经验，没有先进的设备与技术作为支撑，将会使我国档案事业完全落后于我国社会的发展。

（三）带动国民经济发展

我国经济与社会两者之间的发展是一个整体，在这个整体当中，虽然每一个环节之间都会互相产生影响，互相制约，但也是不可分开的，形成了一个统一的整体。档案管理工作在我国社会与经济两者发展过程中具有重要的意义与作用，是其发展过程中不可或缺的重要组成部分，档案管理工作的发展也会在一定程度上受到其中各个环节的制约，其也会对我国社会与经济发展产生一定的影响。这种互相影响、互相制约不仅是确保我国档案管理不断发展的重要保障，也是其同我国社会、经济和谐发展的重要依据[4]。

自从实施了改革开放政策，我国在现代化建设方面得到快速的发展，使我国经济得到了崛起，社会不断进步。档案管理工作是同其他事业共同发展的，如果不在现代化建设过程中注重自身的建设，那么便会失去发展的动力，远远落后于社会的整体发展。因此，应当加强档案管理工作的现代化建设，为社会提供所需要的相关档案信息，促进经济的发展。此外，档案管理与我国社会的协调发展，充分发挥档案管理工作的促进作用，以便使社会经济达到理想水平。

三、优化档案管理工作的措施

（一）创新档案管理观念

为了最大限度地发挥档案管理的作用，档案管理部门需要转变自身的传统思想。档案管理人员在解放自身思想的同时，要学习先进的档案管理理念，重新认识到档案管理对于企事业单位的意义所在[5]。现代化的企业管理注重科学发展观，其应该符合国家的战略要求。档案管理工作当中也应该将为人民服务作为工作的核心内容，并从人民的角度来进行档案的信息管理工作。档案管理的创新也需要走为人民服务的路线。人们能够从档案管理部门查询企事业单位的公开信息，了解政府的最新动向和政策变化。新的时代造就了新的科学技术，信息化技术的出现正符合了档案管理的创新发展。档案管理应该与信息化技术相结合，以现代化的管理手段来保存信息，促使信息的完整。档案管理部门需要利用信息化管理手段建立起完善的信息管理系统，并将档案管理所收录的信息进行有效的利用，充分发挥其价值。档案管理人员在工作当中就能够了解怎样才能高效利用档案信息，促使档案管理工作更加完善。

（二）规范档案管理工作

目前状态下，档案管理工作并不乐观。档案管理部门的工作人员经常会出现工作中的失误，造成档案的重复收录或者对档案的整理较为杂乱[6]。为了使档案能够实现其现实意义，档案管理部门需要规范自身的管理工作，促使档案管理更加标准。首先，档案管理部门需要保障案卷的完整性，在收录档案信息的过程中，管理人员要检查好卷宗的数量以及质量，并按照规定的标准来收录档案信息。管理人员还应该为卷宗进行明确的编码，以便于工作人员的后期查询。其次，档案管理人员需要利用现代化的管理技术，将纸质版的档案尽量转化为电子档案。在电子档案的管理过程中，将电子信息按照一定的检索系统归纳起来，以便于在查询档案信息的过程中，只需要输入简单的关键字，就能够找到相关的档案。最后，档案管理部门所确立的档案一定要符合国家的规定和要求。我国已经对档案管理工作作出了具体的要求，并明确指出了一些比较重要的、但不需要归档的文件处理办法。规定中指出，对于该类文件需要立即销毁，并不准档案管理人员透漏关于文件的任何信息。

（三）增强档案管理功能

档案管理部门的领导者需要重视档案管理工作，并在选择档案管理人员的过程中提高标准。提高了档案管理人员的素质，才能够更好地优化管理人员的结构。档案管理工作应该设置专门的管理人员，每个人需要负责的档案功能不同，其所执行的义务也不同。档案管理人员要学习先进的服务意识，并将为人民服务这一理念贯穿整个工作流程当中，就能够提升档案管理的工作质量。除此之外，档案管理部门需要为管理人员提供培训的机会。良好的学习培训机会能够使档案管理人员接触到更加先进的管理理念和管理模式。管理人员学习了更加专业的技能以后，就能够提升自身的专业素质。对于管理人员素质的培养也是为了转变其服务意识，树立起工作的责任心。

如今，档案管理已经被赋予了非常重要的责任和地位，其所具有的意义也受到广大人民的热切关注。档案管理部门需要做好管理工作，并加强对档案管理体系的建设。档案管理部门的管理水平提升直接关乎到档案是否能够发挥其巨大的效用。总而言之，我国的档案管理部门需要加强对于档案的管理力度，并提升管理人员的素质，促使档案管理的工作效率和工作质量都能够稳步提升，使档案实现其真正的社会价值。

参考文献：

[1] 林红，李冬.推进档案管理现代化的意义与措施[J].今日科苑，2010，11（22）：167.

[2] 王大伟.计算机技术对推进档案管理现代化的意义[J].黑龙江史志，2015，02（05）：128.

[3] 陈艳平.关于档案管理现代化的思考[J].黑龙江档案，2015，01（03）：77.

档案管理的意义篇2

档案管理是企业管理重要的组成部分，可以为企业指明方向，让企业沿着正确的道路不断前进。员工是企业最活跃的生产要素，员工档案记录了员工的重要信息，包括出生时间、政治面貌、学历履历等，加强员工的档案管理，不仅可以为企业甄选出最佳员工，确保企业长久发展具备充足动力，鼓励员工不断进步，在谋求自身发展的同时为企业发展多贡献自己的力量。

一、职工档案管理的意义以及一些存在的问题

（一）员工对档案管理的认识不到位，不能按时提供所需的档案信息

科技是第一生产力，而发展科技的主体就是人才，所以对员工档案的管理显得至关重要。员工档案是企业人才信息的记录册，记录着企业各个时期的人才的基本情况，对于企业发展有着重要的意义。第一，它记录人才的学历、能力等情况，可以为员工的升迁提供强有力的保障；第二，它记录员工的工作业绩和表现情况，便于及时发现员工在工作中出现的问题，让企业朝着更好的方向发展；第三，档案记录了企业发展过程的方方面面，为后续企业发展策略的制定提供有力的参考，让企业保持蓬勃的发展。

然而，现如今员工对于档案管理的重要性缺乏有效、全面的认识，这就导致了档案管理工作面临了很大的阻碍。从最新的档案整理工作来看，员工基本档案信息的缺失情况特别严重，虽然补交了很多次，但依有大量基本信息无法得到有效证实。尤其是工作履历的证明材料，很多员工都没有提供强有力的证明材料，这就带来了很多问题。工作材料记录的是员工的工作情况，可以体现员工的工作能力，从中发现企业在员工管理中的优势和不足，可以让企业管理得到更好的发展，缺少这些信息，则会对企业的发展造成一定的不良影响。此外，员工的学历证明资料缺乏也十分严重，很多员工都未能提供有效的学历证明，缺少强有力的说服力。尤其是中级干部，缺乏学历说明，对领导力有一定影响。长此以往，会成为企业员工管理工作中的极大的隐患。

（二）档案信息中存在前后不一致的情况，出现虚假信息

档案的作用相当于记录册，信息必须真实可靠，否则参考价值就会大打折扣，甚至会影响高层决策的正确性，导致在员工的奖惩方面判断失误，对企业发展造成不良的影响。加强员工档案管理，不仅可以提高企业内部的凝聚力，让员工在同一个目标的指引下共同努力，促进企业的繁荣，而且能促进员工内部的竞争，使员工能力得到进一步提升，并为企业带来更大的效益。而这些目标的实现都依赖于员工提供真实有效的信息。

从档案整理的情况来看，员工提供的档案信息部分不符，出现了前后不一致的情况，尤其是出生日期，这对于退休时间会造成极大的影响。一个有凝聚力的员工团队，需要全体成员坦诚相对，求同存异，相互信任，这样才能朝着共同的目标不断前进。相反，如果档案信息有误，A杂了虚假信息，会造成员工之间不信任，导致团队间凝聚力减弱，从而影响企业文化和氛围。所以，必须加强员工档案的信息管理，确保信息的准确性和真实性。

（三）员工档案管理的日常工作未能有效落实

员工的信息在不断更新，与此对应的档案信息也必须及时更新。对员工的档案进行及时、有效的管理，可以保证企业朝着正确的轨迹继续前进，也能够及时发现问题，防患于未然。档案的管理是一项对企业的发展有着重大意义的工作，需要指派专业人员进行定期整理，确保档案管理的有效性。然而，实际情况是档案管理的日常工作完成得很不到位，很多档案信息缺失了很久却未能及时补充，而且错误不当的信息没有得到及时更正，这些都说明了员工档案管理的日常工作没有得到有效的完成。所以，加强员工档案管理，保证企业人才队伍的质量是亟待解决的事情。

二、加强员工档案管理可采取的措施

（一）加强员工对于档案管理重要性的理解，让他们从心底接受档案管理

档案要想得到有效管理，员工就必须配合，及时提供真正有效的信息，确保档案信息的完整性和正确性。而目前最大的问题就是员工没有认识到档案管理的重要意义。对此，企业要加强对员工的宣传教育，让他们明白档案管理对于企业以及对于他们自身的重要意义，这样才能使他们从心底真正接受档案管理。

员工是企业创造价值的来源，管理员工是企业工作的重中之重。首先，在加强员工对于档案管理的认识上，企业可以在日常会议中讲解档案管理的意义，加深员工对档案管理重要性的理解；其次，领导阶层必须以身作则，树立良好的榜样，这样员工才会将档案信息补充得更完整；最后，可以利用宣传册以及展板等进行宣传，让企业内部员工真正接受员工档案的管理，从而让它成为企业文化不可或缺的一部分。这样，员工才会乐意提供档案信息，从而促进员工档案管理的正规化。

（二）建立健全相应的档案管理制度，奖惩并施

企业的员工档案管理要想得到有效的发展，就必须有相应的管理制度支撑。制度的制定和实施可以让更多人规范自己的行为，及时提供档案信息，让档案管理走上正轨。企业内部如果缺乏合理有效的档案管理制度，员工也就很难认识到档案管理的重要性，这样员工提供档案信息的积极性就会被严重挫伤。对此，建立健全相应的档案管理工作，奖惩并施，对促进档案管理具有重要的意义。

员工档案管理是对员工的信息进行有效登记和整理，管理对象是员工。因此，在实施档案管理制度时，对于服从档案管理并及时上交所需信息的员工，企业要给予物质和精神奖励；对于不及时提供档案信息的员工，企业要给予警告，必要的时候给他们一些惩罚，让他们明白档案管理的重要性。在档案管理制度的调节下规范自己的行为，及时上交自己的档案信息。

（三）结合信息技术和相关法律规定，科学有效地管理员工档案

当今时代讲究法制和科学，企业的档案管理也不例外。在信息技术和法制高速发展的现在，企业必须借助科学技术和法律手段，让档案管理科学、有效地进行下去。

在信息技术的帮助下，档案管理工作不再需要大量的人工，在程序和数据库的帮助下变得井然有序。对此，企业内部要在员工档案管理上运用信息技术，对每个员工的信息及时更新、归档，建立一个完整的员工档案数据库。

此外，根据中组部干部档案管理条例规定，干部的档案信息必须收集全面，并及时更新，要在安全、保密的情况下有效保存。所以，进行档案管理的员工也必须具有良好的专业知识和技能，这样才能更好地在法律规定和信息技术的帮助下完成员工档案管理工作。

三、结语

员工是企业生产活动中最活跃的因素，只有对员工进行有效的管理，企业管理才能真正走上正轨。员工档案提供了全面的档案信息，相当于员工工作的记录册，所以必须给予足够的重视。加强员工对档案管理重要性的理解，激励更多员工为档案管理作出贡献，这样企业才能拥有一支具有超强凝聚力的人才队伍。

（作者单位为江苏京沪高速公路有限公司徐宿管理处）

档案管理的意义篇3

0.前言

档案是人们在社会活动中形成的一种历史记录，它客观地记录了人们在政治、经济、科学、技术、文化等各个方面的历史发展过程。为了完整地、系统地保存档案这一历史记录，人们需要尽可能拓展档案所涉及的领域的广度和深度，使其能完整地记录和反映历史。同时，为了实现档案的资政决策功能，特别是在各项重大经济建设决策中的参考、借鉴作用，只有充分地占有信息，才能系统地对大量的信息进行分析、比较、筛选、甄别，以避免认识上的局限性，进而制定正确的政策，为科学的决策提供坚实的理论支撑。档案信息化建设，是指在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。

1.档案管理数字化的意义

档案管理数字化对优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面有着特殊意义。

1.1促进现代管理技术应用，提高了工作效率

档案一种丰富的信息资源，它记载着社会发展各历史时期进展的全过程，也信息，汇集着丰富的、大量的各方面的知识，使档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一份文件有不同的分类，因此不可避免地产生分类不准的现象，影响案卷质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。二是用传统的文书立卷方法立卷，当发现立卷的文件有遗漏和收集不完成时，就要拆卷，有要对卷内文件从新排序，卷内文件目录也要重新填写，重新编号，重新装订。而利用计算机立卷发现文件遗漏时，插入非常方便，只需修改一下文件的目录就行了。三是人工立卷归档时，经常需要对文件进行接边的切边，稍不留神，就会破坏文件全貌甚至切掉重要的批示和领导的签字。使用计算机立卷归档、降低了档案工作人员的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按时完成归档工作，不至于出现文件积压现象。从而使档案管理人员从繁重的立卷中解脱出来。集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作。

1.2优化了管理者知识结构和队伍结构

人类进入信息社会，信息技术向各个领域拓展与渗透，涉及的领域也越来越宽，档案管理行业也不例外。传统纸质材料在管理和使用过程中存在诸多不利因素，借助信息数字化在社会各领域的拓展，档案归档的材料由原始的纯纸材料向多样化发展，如磁盘、光盘、录像带、彩色照片等，而磁盘、光盘、彩照、录像带等归档材料易受潮、受损、管理工作更是不客忽视。数字化档案管理要求档案管理人员必须加强学习，更新专业知识，使专业知识和管理知识相互渗透，互为补充。如何使现有的管理人员适应档案数字化管理这一新事物的要求，使从事档案管理人员既有档案管理方面的知识，又懂得并掌握计算机信息管理等方面的技术技能。目前各档案部门一是要有针对性的吸纳专业型的人才充实到档案队伍中来，如掌握计算机软、硬件技术或数字通讯技术，接受过大学教育的档案管理人才。二是加大教育投入，培养一批既能熟练计算机技术和信息、网络技术，又热爱档案事业的专门人才，以满足电子档案管理的需求。三是抽调一部分档案管理人员，进行电子档案基础知识、计算机管理技术、数字通信技术的强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的技能，解决人才缺乏的现状， 优化管理者知识结构， 改善管理者队伍结构，提高管理者综合素质。

1.3有效保护了原纸质档案，改善了利用方式

漫长的社会发展历史和悠久的档案存储历史，使我国现存的档案和书刊，种类众多，其价值不可估量，如贝叶经、敦煌写经等这样古老的文化遗产和元朝、明朝、清朝及民国时期的珍贵档案、历史地图和其它大量的珍贵历史文献。这些古老的珍贵文献和档案记载着中华民族灿烂文化与悠久的历史，必须加以妥善保管，要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这一目的，但数字化管理，如利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理，制作数字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间，以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损，甚至是在出现天灾人祸的情况下遭致毁灭性的破坏，达到了保护作用。

2.档案数字化改善档案的利用方式

纸质档案数字化还能够改善档案在信息社会中的利用方式。档案的数字化管理，可以使纸质档案原件的数字化副本不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。电子影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。单纯从技术上讲，此时，利用者可以不用到档案馆来，通过任何一台上网的计算机就能利用到档案馆内已经开放的档案。这不仅免去了利用者的奔波之苦，更大的好处在于扩大了档案的利用空间。另外，利用者还可以不受时间限制，在档案电子化以后，即使在闭馆之日，也能随时上网利用档案电子资源。

综上，随着计算机网络的进一步发展，档案管理数字化越来越明显的表现出优越性，我们要充分认识到档案管理数字化的意义，更多的考虑如何加强数字化建设。诚然，在档案数字化的进程中，我们会遇到各种各样的困难和挑战，面对诸多问题，我们一定要不断探索和研究新方法，分析新形势，解决新问题，加快档案数字化的进程。

档案管理的意义篇4

1 加强档案管理工作的意义

档案管理工作是一项科学性很强的工作。一方面，从档案工作本身来看，它是一项专门的管理业务。另一方面，从特定的部门或一定机关单位的档案工作来看，它又是某种工作管理的组成部分。其次，从档案工作同其他工作的关系来看，它属于一项服务性的工作。档案部门管理档案是为了满足经济社会部门利用档案的需要。档案管理部门尽管开展档案研究，但是档案部门研究档案、进行编著活动，其主要目的还是为了更好地适应社会各界的需要，加强档案管理工作有着十分重要的意义。

1.1 有利于提高管理水平，增强竞争力

做好档案管理工作是一个部门或企业健康发展的需要，档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。档案管理工作做好了，一方面，为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面，有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。

1.2 有利于促进依法治档

法制化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用。为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，《中华人民共和国档案法》应运而生，经过20多年的发展，为我国档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。然而，新的形势对档案管理工作提出了更高的要求，这就要求各地方要充分利用地方的立法权限，建立一整套有地方特色的档案法律法规，是档案管理工作与时俱进，有法可依。

1.3 有利于档案再利用

档案管理的根本目的在于档案利用，全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用，为实现建设小康社会的目标服务。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现，档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享，就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。同时加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上，档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥档案的作用，在创造社会效益的同时，促进档案事业的发展。

2 加强档案管理工作的有效途径

2.1 公文制是推进档案工作规范化、标准化的前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。首先，公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二是，注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是，公文字迹要牢固清晰。四是，使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

2.2 实施“以我为主”的立卷归档原则

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。要注意解决好三个问题：一是，要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是，明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是，在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

2.3 提高案卷质量

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

2.4 积极推进档案管理工作的创新

档案事业的发展离不开创新建设，只有通过档案工作的创新，使我们的档案事业适应和服务于社会各项事业；才能使档案工作充满生机和活力，促进档案事业可持续发展，跟上当今和未来世界发展的步伐。创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。开拓创新是引导社会前进的强大力量，是我们适应新形势，认识新事物的思想武器。根据时代和实践的要求，勇于和善于不断创新，才能使我们对客观世界的认识不断深化。在我国进入全面建设小康社会的新时期，档案工作作为党和国家的一项重要事业，也必须根据时代和实践的发展要求持续发展。要实现档案事业的可持续发展就必须在档案管理工作中不断创新，这也是档案管理所面临的社会性、开放性的必然要求，只有通过创新才能开创档案工作的新局面。

3 档案工作者在档案管理工作时注意事项（下转第267页）

（上接第255页）3.1 增强现代化意识、市场意识和法律意识

一是，档案职业道德意识。档案工作者必须维护档案和历史事实的原貌，既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征，也不允许主观臆断随心所欲地鉴别档案。无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守，维护党和国家档案的历史真实面貌，同一切篡改档案、歪曲历史的行为作斗争。二是，档案信息传播需要档案工作者增强其对信息性的认识程度，提高鉴别水平和处理能力，增强开发档案信息资源的意识，满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。三是，档案工作者要开发档案信息并主动与市场经济接轨，参与市场经济活动，为市场服务。四是，档案信息传播要求档案工作者努力学习现代化设备的应用技术，促进档案工作的发展跟上时代节拍。五是，档案信息传播要求档案工作者在履行服务职能时要有强烈的依法办事意识，按照党和国家有关规定进行档案的开发、开放、公布与利用，正当参与市场竞争。

3.2 始终坚持科学文化知识学习

语言文字与档案管理和服务是不可分割的，具有较强的语言表达能力，对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。通晓历史，才能了解档案产生的历史背景和作用，更好地熟悉、管理和开发档案信息资源。书写水平也很重要，因为档案工作的各个环节，如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的，若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。

现代档案学与相关学科的渗透日益加强，档案工作者应有重点地学习和掌握相关学科知识。如现代管理学、情报学、图书馆学，还应具有一定的经贸、法律知识。

随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用，要求档案工作者必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识，才能适应档案工作发展的需要

3.3 坚持进行各项技能培训

网络改变了人们传统的生活习惯，档案工作者需要借助现代的传播媒介进行有效的档案信息传播。因此，档案工作者要接受相关的技能培训。一是，软件操作和维护技能培训，提高办公速度，更好地促进档案信息的传播。二是，网络知识的学习和培训，可以使档案工作人员及时捕捉社会信息，针对受众需求进行组织，提高传播效率。三是，档案管理信息系统、电子文件的发展和计算机病毒等知识的培训，都有利于档案工作者正确应用现代技术，在安全与保密的条件下，进行更有效的档案信息传播。档案工作者除了坚持自学的学习方式外，还可以到高校进行充电，充分利用高校人才聚集、师资力量雄厚、教育资源充足的优势，在短时间内系统地掌握常用的信息知识和基本技能，为以后优质、高效地完成档案工作奠定基础。

【参考文献】

[1]唐宝莲，吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案， 2006（03）.

档案管理的意义篇5

档案工作从狭义上讲，就是档案业务工作，它是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，是利用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。

一、卫生局档案管理的分类

（一）人事档案管理

1.人事档案管理的范围和对象：各类流动人员和要求人事的中专以上学历的毕业生、专职技术人员和管理人员。

2.人事档案接受：接收人事档案要认真核查，核查无误方可签收。查封认识档案袋要做到“三查”：一查档案袋有无破损；二查封口有无异常‘三查材料是否齐全。认识档案要及时登记造册，做到随到随登记，不拖延，不漏登。

3.人事档案的保管。认识档案的保管要严格按照有关干部档案管理制度执行，做到“五防”，即防火、防潮、防蛀、防咬、防盗。有关本人的工资、职称、奖惩、考核等材料，要及时收集归档，并定期整理装订，要通过电脑排序和性质排序两套检索目录。档案存放要科学规范，征集有序，以便查阅。

4.人事档案的转递。凡调出本区范围的人事档案，凭单位录用证明及调档通知，办理调档手续。外调档案要密封转递，及时注销登记。除由组织上派人员调档外。其他都要通过机要通信转递。并要附签收回执，人事档案的接受和转递，要建立专用登记本，以备考查。

（二）文书档案管理

1.立卷范围：本局在工作活动中形成和使用的，经过办理完毕、具有查考价值的收和发的文件、公函、照片、内部资料、会议记录、本局大事记等，一般都应立卷保存。

2.立卷件之间的历史联系，反映机关工作活动的特点和真实面貌，便于保管和利用。要以本局（含临时机构）形成的文件为立卷的重点。公文立卷应按照机关工作规律，保持文件有关材料整理齐全，并根据文件的作者、内容、文种、时间等特征分类整理组卷、编好页码，填好卷内目录和备考表，装订整齐。案卷标题要准确反映卷内文件作者、内容和文种，并接规定确定保管期限。每年的档案统一编号后，还要编制案卷目录和全引目录，以便查阅和移交。

3.各科室对上一年业务档案，一般应在次年4月底前做好立卷工作，及时移交局档案室。经保存使用5-10年后再统一向档案馆移交。

二、建立严格的档案保密制度

1.凡未开放的档案均属保密范围，有关人员必须严格执行省保密委员会制定的《保密守则》，做到“十不”，严守档案机密。

2.改善档案存放设施，加强安全防范；借阅档案必须严格执行审批手续；各业务科室尚未归档的案卷，须有专人保管，明确职责，按时归档。

3.及时清退注有密级的文件资料，妥善处理保密废纸。不属立卷范围的材料以及多余的文件，整理后由档案室上交档案馆统一处理，以防失密。

三、规范档案查阅制度

1.档案管理要与开发利用并重。凡因工作需要查阅本局档案的，档案室应给予方便。本局各科室查阅本科室立卷上交的档案材料，可直接向档案室查阅；凡查阅本科室工作（业务）以外的档案资料，需经分管领导批准。

2.查阅档案一般在档案室内阅看，本局人员如需借阅，则要办理登记手续，并及时归还，最长不超过一周。

3.外单位查阅本局档案资料，需持介绍信，并注明查阅目的和内容，办事登记手续，经分管领导批准后方能查阅。一般不外借、不复印。如确需复印的，经分管领导批准，由档案员办理。

4.查阅档案资料的内容，限定在同意查阅的范围内；如需摘录的，须全面完整，核对无误，否则无效。

5.查阅人员要爱护档案资料，严禁在档案资料上画圈、划线、折叠、涂改、裁剪。借阅的档案，不许转借，不许无关人员翻阅。

6.及时反馈和记录档案利用情况。

四、档案管理的重要意义

1.准确反映企业的成长历程

卫生局档案记录着企业成长的点点滴滴，何时开立，创业者是谁，何时盈利，何时扩张，战略目标调整过几次、掌门人有无变动等等都可以从企业档案中找到答案。企业发展何时平稳、何时动荡，原因何在，也可以从中找到规律和解答。

2.防患企业秘密外泄

企业档案无不涉及企业机密，如果没有统一管理，任凭管理人员个人处置，势必容易丢失，丢失就有泄密可能。档案不仅要统一管理，而且还有要保密意识。

3.决策制订的参谋和帮手

卫生局做决策、出方案，往往都要查找历史数据，进行同比分析或方案对比，没有档案就无法进行。档案管理良好的企业，死档案强过活帮手。好记性不如烂笔头。人脑记忆总有误差的时候。做决策离不开档案资料。

4.企业文化的活标本

很多企业搞企业文化建设总喜欢请专家帮忙，殊不知，企业文化是企业成员思想意识在企业制度规范、员工行为、厂容厂貌等诸多方面的投射或反映（参阅张国祥老师文章《企业规范化管理之企业文化》）。是企业员工自己培养创建起来的，是不假外求的东西。做好档案管理的企业，在整理完善企业文化时，不需要搜索枯肠，不需要绞尽脑汁，不需要编造，只需要将全体员工认可的价值观、制度规范、行为准则梳理、补充、完善，企业文化的基本内容就有了。再结合企业发展史上的重要事件的整理、以及优秀员工代表的事迹总结，企业文化就丰富起来了。

5.企业宣传的资料库

档案管理好的企业需要进行宣传时，只需在档案室调取资料就行了，不需要临时抱佛脚，打乱正常工作，也不需要像演员彩排似的，劳命伤财，准备道具、背景。档案管理好的企业，宣传资料真实可信，对宣传和扩大企业影响力有百利而无一害。档案管理实在是一举多得的事情。

6.员工成长的断代史

档案管理的意义篇6

引言

随着信息化建设与应用的深入，城市建设的快速发展，在社会实践活动较传统社会有较大变化的情况下，档案工作必须要在管理上进行转型，才能适应城建部门、社会公众对档案信息管理的使用需求。

一、信息化对城建档案管理的意义

在城建档案管理工作中，已经较早地开始应用计算机技术，并取得了一定的成绩。信息化在城建档案管理中具有很大的优越性。

（一）、信息化在城建档案收集、储存以及保护检索等环节的应用

计算机技术可以有效收集管理城建档案，借助于扫描或者手工录入等方式，用计算机可以识别和处理的信息来替代传统的城建档案信息，生成一些图像和图形等电子档案。将计算机自动检索和编目的功能利用起来，能更快捷地查阅城建档案。城建档案的信息化，在储存和保护方面也可以发挥较大的作用，应用一系列多媒体技术，如扫描、摄像等，在计算机中压缩输入档案信息，并且存储于光盘中，这样既节省空间又方便保存。

（二）、实现了城建档案信息的系统化管理

我们组合了多台计算机，形成一个系统，就会有更加强大的功能，计算机系统可以有效管理城建档案馆接收到的档案信息，借助于数据库管理系统软件，接收登记、登录分类账和总目就可以有效完成。因为在文字、声音和图像等信息处理中，计算机具有一系列的优势，可以利用计算机系统来实现档案管理的自动化检索、入库排架等诸多环节。同时，计算机系统多层次、多角度综合分析的运用，将收集到的大量原始数据，更好地服务于利用者，提高工作效率。

二、强化城建档案信息化建设的一些措施

（一）、注重开放平台的搭建，保障档案信息的可靠性、安全性

档案管理的信息化，最终的目的是“用好”档案，需要利用数字技术等技术手段建设相关的功能完备的档案资源数据库，实现保真的图文检索和局域网的在线调阅，保证档案信息化数据的长期可持续利用，维护档案数据库的开放性，有效提高档案的利用率。档案信息化的核心是资源建设。如何保证信息的正确性、可靠性、安全性尤为关键，也关系到档案信息化的利用率，乃至档案信息化建设的成败。同时，需要在档案信息化工作的伊始确定好入选的范围，确定成果基本要求，制定分步实施计划，做好档案信息的鉴定工作，制定应急措施，采取多方面的安全措施，确保档案信息化的安全性。在通过局域网等提供信息服务过程中，档案信息化成果既能满足多样性的需求、功能完备，维护好档案信息化数据库的开放性；又需要采用防止黑客攻击和病毒入侵等安全措施确保档案信息不受损害，保证档案信息的长期可持续利用。

（二）、加强推广，注重应用，实现信息资源共享

档案信息化是档案工作的必经之路，也是档案科研工作的目标，要给政府在城市规划、建设和管理决策方面提供档案信息服务。加大档案信息化成果的推广应用力度，尽可能的缩短档案信息化成果的推广应用周期，最大限度的实现档案信息化，发挥档案信息化成果对档案工作实践的推动作用。通过建立资源共享平台，实现档案资源的共享，提高档案资源利用率，同时有效缓解传统档案管理方式中档案管理人员的重复劳动等矛盾，有利于推动档案事业的可持续发展。

（三）、重视城建档案电子文件的收集

随着信息技术在城市建设中的推广应用，城建档案电子文件日益增多。因为城建档案具有较强的专业性，所以城建档案电子文件的收集、归档工作的要求也相对较高。建立、完善城建档案电子文件的收集、归档制度，规范城建档案电子文件收集、归档的标准、方法、范围和时间等，提高城建档案电子文件的归档效率。必要时可以将城建档案电子文件的收集、归档工作和员工的绩效考核挂钩。与此同时，城建档案部门还应当增加人力物力，将现有纸质城建档案转化为电子档案，充分做好城建档案信息化建设的前期准备工作。

（四）、加强城建档案信息化人才队伍建设

城建档案信息化建设对人员的业务水平有着较高的要求。在城建档案信息化建设的过程中，经常会出现新问题，只有业务素质过硬的工作人员才能应付自如。城建档案信息化建设水平在很大程度上取决于档案信息化建设人员的综合素质。因此，要想顺利开展城建档案信息化建设，就必须加强城建档案信息化人才队伍建设，加强城建档案工作人员的管理能力、科技知识和业务知识的培训，建立具有过硬的业务素质和科学技术知识的人才队伍。具体来说，就是要对城建档案工作人员进行信息技术、设备的岗位培训，普及城建档案信息技术知识，促进城建档案工作人员提高运用信息技术的能力，适应城建档案信息化建设的需要。

（五）、深入研究城建档案的作用机制

在政府领导提高对城建档案管理意识的基础上，加深对城建档案管理作用机制的研究，重点解决在城市建设活动中存在的问题，以及要达到保证其实行的目的应采取的相关措施等等。比如利用测量控制点成果为城市建设和市政建设服务；利用丰富的地形图资料和地理信息数据进行深层次的加工以满足各行各业的需要；利用各个时期的地形图为各单位和个人提供用地界线和房地产确权……只有通过努力的探索，才能真正发现城建档案管理的深层作用机制和利用效果，行之有效地将其应用于城建档案管理工作中去，更好地为城市建设发展做出贡献。广州成功申报2010年亚运会，就是利用体育场馆规划成果提供的详尽的基础资料，成为申办报告的主要章节。广州市城市规划勘测设计院就是利用丰富的城建档案资料，积极参与设计工程投标，承接大型建设项目工程的勘察任务，使原有的档案资源发挥更大作用，释放更大效能，带来更大社会效益。

（六）、健全城建档案体系

建立完善的城建档案规范化管理体系，还需要从提高档案管理人员的综合素质、完善相关制度、将相关硬件设备配套齐全三个方面入手。通过专业研究人员面向全社会的培训建立起全体社会公民以及档案管理人员对城建档案规范化管理的意识，让他们真正领会其意义所在。其次，通过建立与之匹配的政策及相关规定来保证它的实施。最后，将相应的硬件设备配置齐全，来确保档案资料的有效利用性。

结束语

综上所述，近年来，信息技术快速发展，并在社会上广泛应用，客观上加快了城建档案的信息化进程。城建档案的信息化建设，使得城建档案管理越来越标准化、科学化和现代化。加强城建档案信息化建设，有利于实现城建档案资源共享，充分发挥城建档案的价值为城市规划建设服务。

参考文献

[1] 李利. 城建档案信息化建设解决方案[J]. 城建档案，2010（02）：75～76.

档案管理的意义篇7

一、 档案是历史的真实记录，这是它的价值所在。

它是客观形成的，是确凿的原始材料和历史证件。现代国外学者，特别是历史学家对于档案史料的重视和迫切要求，充分证明了档案史料的重要使用价值。

历史研究是通过对特定的时间、地点、发生的历史事件进行分析和综合，以揭示和总结历史发展的客观规律，推动社会发展，可以提供历史研究作为证据的主要是档案史料。史书和地方志是一个政党、一个国家进行政治斗争不可缺少的材料，编史修志是我们科学文化事业的重要组成部分。而编史修志最可靠的材料也是档案。所以说档案是进行历史研究和编史修志的第一手史料。西汉司马迁的《史记》和东汉班固的《汉书》这两部我国古代的名著，编修时都大量地利用了档案史料。

我国具有悠久的编修史志的传统，内容之丰富，卷宗之浩繁为世界各国罕与伦比。据有关学者统计，我国历史地方志有一万多种，达十万多卷。我国编史修志之所以发达，与利用了大量的地方档案史料是分不开的。档案史料是编史修志的重要依据。

档案又是国家进行经济建设、国防建设、外交、文化教育等的重要凭证。我国各级档案部门以及民间数量巨大的档案是我们民族的财富，档案记载了许许多多的历史事件和社会现象，内容十分丰富。我国自古以来就是一个疆域辽阔的多民族国家。明清档案中有大量文书、地图载明我国的领土海疆。解放以来这些档案为我国与友好的邻国划分边界提供了大量可靠的依据。一些帝国主义分子和霸权主义者歪曲历史，制造谎言妄图侵占我领土和海岛，但谎言代替不了事实，我们保存的大量有关档案和图籍是揭露这些谎言和捍卫我国领土的极好材料。

我国进行大规模经济建设中，如治理黄河、长江、海河等河流历史上最大的洪水流量和最小的枯水量，成为设计三门峡水库、长江三峡水利枢纽工程的重要依据。在发展农业中也大量利用档案中晴阴录等材料，从而掌握了近百年来气候变化规律和水旱灾害情况，为制定我国农业发展规划提供了有益的资料。我国是世界上四大文明古国之一，文化古迹遍及全国，成为中外游客观光游览的胜地，而这些古迹每届修缮和陈列展览，也都要利用大量历史档案。

档案不仅是国家进行经济、文化建设的可靠依据，同时还是文学创作的重要素材。许多文学创作的实例表明，档案史料所反映的史实曾对作品的取材、情节构思起过重要的启迪甚至是凭证作用。中国作家姚雪垠写《李自成》时，也是阅读了大量的档案材料的。这方面的例子太多了。

二、档案是社会实践活动的真实记录，同时又是新的社会实践最可靠的凭证和依据。

在两个文明建设中档案发生的效用与日俱增。正确地继承前人的经验，有批判有分析地运用档案材料，是实事求是地进行工作，克服教条主义主观主义和防止思想僵化的较好途径。档案是在生产实践和社会实践中产生的，它客观地、真实地记载者各阶段的活动，铭刻着历史上的千秋功过，保留着真切的历史标记。

在蓬勃发展的现代化建设中，广泛地利用档案已成为党的工作和社会各方面的迫切需要。党为刘少奇同志、起草《关于建国以来党的若干历史问题的决议》、编辑《选集》《选集》等都利用了大量的档案。社会实践产生了档案，并赋予档案丰富的内容，这就决定了档案是总结经验、交流技术、落实政策、配合并服务于党的各项工作的重要条件。

档案馆保存的档案内容丰富，形式多样。档案中记载着各机关工作活动的情况、成果、经验和教训，为落实政策、案件、配备领导班子、交流技术、总结经验等提供了大量可靠的凭证。某市剧团一位编导，1957年被错划为。当时他认为一切全完了，于是便悄然到内蒙一边远地区隐居，连亲友也不知道他的去向。1982年人口普查，才在一个人烟稀少的山区发现了他，并向他宣传了党的政策，他这才给原单位发信要求复查他的问题。原单位派人查了几个月毫无结果，最后找到档案馆，档案馆提供了他被错划的全部材料，问题解决后，该人无限感慨地说：“是档案救了我。”

各级领导干部利用档案可以增加知识，对于顺利完成各项任务也是大有裨益的。历史明君贤相以及有远见有作为的政治家、革命家，他们从切身体验中赋予档案以“文化财富”、“知识宝藏”、“历史舟车”等崇高美好的名称。在列宁领导的俄国十月革命胜利后和以为领导的中国革命胜利前后都采取了接管档案，保护档案，统一管理档案的有效措施，这是十分英明的。最近党中央、国务院对全国档案工作会议的报告作了重要指示：档案是历史的记录，是党和国家的宝贵财富。

档案工作是很重要的专业事业，是实现社会主义现代化建设，开展历史研究，进行各项工作的必要条件，而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。因此充分的发挥档案的作用，为两个文明建设服务具有十分重要的意义。

目前在档案工作中存在的主要问题有以下几方面：一是库房问题。有的单位档案房简陋、潮湿，致使档案材料因长期受潮发霉而纸张变质、字迹模糊，或是档案遭受虫蛀、鼠咬；二是人员问题，有的单位档案无人管理，或是只派些老、弱、病、残应付，这些单位不注意留存档案，也不想利用档案，“只要机器转，什么档案不档案”；三是有的由于管理不科学，致使鱼龙混杂，玉石不分，用时查找不到，使一些“真材”没有“用武之地”，躺在卷柜“睡大觉”；四是不少人不了解档案在整个社会中的重大作用。

档案管理的意义篇8

中图分类号：G27 文章编号：1009-2374（2016）19-0163-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2016.19.078

现在已进入21世纪的高科技发展时代，因为各类人才在我国各行各业的建设中都起着关键的中流砥柱作用，所以对人才历史资料实施集中化保管的诸多历史资料存放、管护过程均引起相关部门的瞩目。因为现实IT信息技术的扩展运用，在我们企业的历史储存资料管护过程中应用现代化网络信息技术，将人事档案管护过程实现信息化已变成推进人事档案管护工作的关键做法。总体来看，我国现阶段干部档案管护工作中存在很多问题，此类问题重点集中表现在思想意识落后，长期徘徊在陈旧档案管理模式上，因此有待于实施全面改革。

1 人事档案管理工作信息化的必要性

人事档案的储存、维护与保管是所有相关企业生产运营工作中不可忽视的关键内容之一，历史资料保管业务的信息型利用模式在企业内部业务运作中显示出相当重要的功能。人事档案的管理工作可为各单位决策者储备关键的人事调整信息，给本企业劳动力合理流动和产业方针制定打造好坚实的基础。实现本时期历史资料保管的信息型利用模式，有助于科学、合理地调整人才利用模式，优化各人事部门信息参数、资料，可高效地做好历史资料信息整理，且打造出高效的历史资料储存模式，以便于有力地提升历史资料保管效果，促进历史资料保管过程取得最大时效。

现阶段，我国相当一部分单位在其人事档案的储存和管护上存在着各式各样的问题，重点表现在其档案管理中还长期沿用陈旧的档案管理模式，极大程度上导致了人事档案管理业务运作成果的缺失；当进行历史证据记录资料的整合、归库、存放环节中时常出现困难，历史遗迹的储存信息严重失真。由于长时间承受着各种因素的制约，致使其人事档案的管理维护水平长久徘徊不前，无助于对本单位所有的各类专业人才信息资料的掌控，使企业发展没有一批优秀的人才队伍作为有力支撑，最终造成企业发展摇摆不定，其状况着实让人担忧。基于此，对各企业人事档案管护所进行的信息化创新已成为当今人事档案管护工作的首要任务，对于企业中人事记录资料保管环节成效的加深及历史资料保护事业的稳定进步具有不可替代的作用。

2 人事档案管理工作信息化的重要意义

通常所言历史资料保管阶段利用信息化运作模式，其说的是在当今的历史证据记录管护过程中，利用现代化网络信息传输技术对本部门人事档案信息资料实施科学地的整合与处置。我国人事档案管护工作已经走过了历史上的几个转折时期。在古老的人事档案管护工作中，各档案管理部门对人事档案的管护过程只展示在纸面文本上，而且其全部流程都是靠手工去实现。此类信息化程度非常弱的历史资料保管方式已经引发历史证据资料记录的保密功能疏漏，当进行人事档案信息数据采集、入档、封存及调配时很容易发生各类问题。

随着当代信息传播技术的广泛普及运用，高效能的现代信息化传输技术已被充分运用到档案维护及储存环节中，依托信息型传导方式可以使历史资料储存业务以双版本、复合式模式实施档案封存与管护，给当今的人事档案管护提供太多便捷，而且它也极大地增强了人事档案管护的运作效率及安全性能，故其具有十分重要的现实意义。

2.1 推动各企业人力管理效果的提升

对各用工单位来说，这一加强历史记录资料保管的方式可以大力提升其工作成效，完善企业员工工作调配办理的相关业务流程。就如依据这类历史证据记录资料来实施个人的相关社会服务手续，其中包括疾病治疗报销、实施工薪调整以及新岗位任用等各种情况，查阅相关历史依据的记录资料，并且将工作调整与历史资料实施紧密配合。

2.2 历史证据资料保管业务牵扯因素多，信息海量

其中全面收存了企业所有职工的历史事件及个人表现等相关历史资料，它是实施劳动力调配行为的重要依据。由于其信息海量，经历的时空宽阔，从前的历史文本资料过程在记载过程及查阅时经常会出现诸多不便情况，由此在很大程度上抑制了历史证据记录保管的实际成效。

在现阶段的企业历史证据记录资料保管业务中有效运用先进的网络信息化技术，将以往的纸型人事档案文档转换为易于记载、查阅及检索的现代版电子型模式，以便将企业员工的历史证据记录信息高效、及时地到本企业平时业务运作中，使人事档案管理人员可以实时把握住本企业的人力资源利用情况，以利于恰当地调整员工工作岗位，使人员配置合理化，推进档案事业健康发展。在此基础上，人事档案资料的管护信息化模式给本企业选拔人才及任用赋予了充分选择的空间，其全面记录的人事档案资料信息情况的信息化调控和使用，让企业领导对员工的了解更积极、高效、全面，进而有助于本企业具有优势能力人才的聘用。

2.3 历史证据资料记录的信息型模式的有效运用

历史证据资料记录的信息型模式的有效运用在相当幅度上缩减了企业历史资料储库工作人员的无功业务和历史资料检索、查看的繁琐程序，加大了历史资料储库保管的工作时效。在以前很长的历史阶段内，我们国家的历史资料保管一直处于闭关自守的运作模式，历史证据记录资料均是以文本类文档的形式实施保管，此种管理形式运作繁琐，业务量大，查阅难度大，极易将众多优秀人才掩盖于简单的一纸式档案之中，无助于开发优秀、高水平人才。

现阶段实行人才档案的信息型管理模式后，能够利用信息化操作技术对员工人事档案资料展开信息收集、审定、整合、收库，还有二次利用环节，依靠具体的信息型运作程序实现对历史证据记录的信息化控制管理，在很大程度上可降低库房储存工作人员的思想负担，减少他们的业务包袱，有利于历史证据资料记录的循环利用工作，发掘和利用所需用的高质量人才。

3 现阶段我国人事档案管理实施信息化转变过程中暴露出的问题

3.1 高质量的信息型档案管护人才短缺

进行人事档案的信息化管控，其取决于现代化信息技术的持续应用，其基础设施组建亦获取了圆满完成，但是此领域的基础信息型应用人才相当匮乏短缺。在当今时代的很多企业中，因为其企业员工正处于推陈出新的交替时代，原来的老员工未掌握信息应用技术，他们工作在岗位上尚未到退休年龄，新一代的年轻信息应用管理人才又不能及时上岗，从而形成了信息型管护的断档状态，致使员工档案资料的信息化运用模式难以构建。

3.2 不具备网络信息的化历史资料保管模式

虽然相当数量企业其历史证据记录资料储存管理中运用了信息化的管理模式，然而我国至今还未统一建立起系统的、全国性的、整体覆盖型的信息型历史证据记录资料运作系统，引发对历史证据记录资料保管环节中不具备作为管理支撑的制度体系，所有员工档案资料的管理业务都是随意而行，极容易造成各种缺陷和不完善的地方。

4 档案利用

人事档案的利用即指对档案存储资源的开发运用过程，也就是把现在正以信息化模式管理着的本企业各种人力资源及资料载体的档案文本，展开全面的有效运用。档案保管库房应该是整体管护本企业全部员工历史资料档案的信息控制中心，所以务必要对其构建出坚实的硬件设施及雄厚的物质基础条件，以保障档案保管应用的完善与稳定。管理是档案保护的手段，利用才是档案保管的目的。设置档案管护室的基本目的，即是为了完整发挥档案资料的历史证明作用，给企业领导做决策及其他各项业务开展服务。

5 强化人事档案管理工作信息化进程必须注意的相关内容

5.1 转变思想观念

把信息化管理作为人事档案管理的重要手段单位和档案管理人员一定要把思想观念从过去传统的档案管理模式中转变过来，紧跟时代潮流，充分利用现代信息化技术对人事档案进行管理，使人事档案管理工作更加规范、高效，为单位的发展提供有力的人力资源支撑。

5.2 建立健全人事档案信息化管理制度

使档案信息化管理更加科学、规范、合理。一些单位由于缺乏完善的人事档案信息化管理制度，致使人事档案信息化管理过程中出现诸多不规范的问题，如人事档案信息胡乱编入、档案信息的存储和保管没有统一的方式，这样容易致使人事档案信息丢失，在检索、调用时出现困难。

6 结语

在当前社会和经济快速发展的新形势下，人事档案信息化管理是现代人事档案管理的发展方向，然而相对于经济和社会的发展，人事档案管理工作存在一定的滞后性，一定要引起高度重视。为了能够使人事档案管理工作更好地与当前社会发展的需求相适应，则需要加快对人事档案管理工作的完善和优化，加快推动人事档案信息化建设工作，各单位只有在人事档案管理中运用信息化技术，落实信息化人事档案管理制度，引进和培养信息化技术人才，才能使人事档案管理更加快捷、高效地为自身发展服务，为人事档案更好地服务于人事管理工作奠定良好的基础。

参考文献

[1] 姚晶.安全生产监管部门档案信息化建设现状、问题

与对策[J].信息化建设，2015，（11）.

[2] 郎志英.高校档案信息化管理工作改革与创新发展

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[3] 杨艳梅.加强档案信息化管理工作的分析[J].黑龙江

科技信息，2016，（5）.

[4] 徐晓华.档案信息化管理的优势及安全问题分析[J].

才智，2016，（3）.

档案管理的意义篇9

一、当前医院档案管理的发展现状分析

1.档案内容不够完善和系统。目前很多医院还没有正确认识到档案管理的重要性，所以忽略了对档案内容的完善性管理，而且管理人员在进行档案内容录入时没有针对不同进行相应的分类，这样会丢失一些档案内容，不少档案内容缺乏系统性，增加了查找的难度，也制约了医院信息查找工作的进一步落实。所以，医院档案内容的完整性与系统性直接关系到医院档案管理工作现状。2.档案建设工作缺乏独立性。大部分医院并没有针对档案信息创建独立的管理部门，使得档案建设工作开展中缺乏一定的独立性，这在一定程度上导致医院各类档案无法与其他档案明确划分。由于医院档案的数量众多且种类复杂，想要有效的根据档案内容顺利的开展医院内部相关工作更是难上加难，尤其是与经济效益有关的核算工作，将会影响医院内部的经济协调发展，所以，医院档案的创建问题直接引发了医院档案管理工作的问题。3.档案内容得不到及时的更新，效用得不到真正发挥。档案内容会随着医院的不断发展而有所变化的，所以，在实际开展档案管理工作时应及时的对档案进行更新。可是，很多医院往往忽略了对档案及时有效的更新，导致档案管理内容严重缺乏时效性，这样就可能增加医院管理人员的工作难度。另外，如果无法及时更新医院档案内容，就会降低医院档案内容的真实性，档案内容也无法体现出医院的真实经济状况，制约着医院管理人员的工作落实，严重的还会影响医院的未来长远发展，影响医院资源的配置优化，也会影响医院服务工作的质量提升。

二、医院档案在医院档案管理中的价值

1.实现了医院财务档案与资料的有效整理。档案所记载的都是医院重要的信息和资源，对档案进行有效建立能够实现相关档案的有效整理。通过档案管理人员完成对医院档案的整理，使得医院各项资料能够明确的标准日期和类别，而且依据档案内容的自身价值做好分类储存。通过档案管理人员档案管理工作的落实，能够实现医院档案信息安全性的提升，还能降低医院档案信息的非法篡改，在一定程度上缓解了医院管理工作的风险，提升了医院管理工作的总体安全性。为内部人员资料查看提供了方便。创建医院档案并进行有效的管理，能够为高层人员决策时提供可靠的依据，便捷的查看到医院各项医疗用品的采购、工程及技术合同和各项医疗票据的内容，进一步把医院的现状控制在一定范围内。医院管理人员及档案管理人员需要不断加强医院档案信息的掌握程度，这样才能有效提升医院管理质量，并且还能提升医院工作人员查找资料的效率，最终充分体现出了医院档案管理工作的自身作用。2.明确医院档案管理的期限。档案内容有效的存储和管理对于医院之后的发展有很关键的参考意义。就拿财务档案来讲，医院档案可以对年度财务情况进行整体统计，进而让医院财务报告可以按照其管理期限进行排列，一些财务报告起到了至关重要的作用，因此被长期管理起来，但是一些财务报告依然能够通过自身作用的高低程度进行仔细划分。如果能够充分发挥出医院会计档案资料的重要作用，那么医院财务管理档案则能够进一步确定下来。通过发挥医院档案资料在管理工作中的作用，能够提升医院内部经济发展的安全可靠性，还能实现医院资源的合理配置。

三、提升医院档案在医院档案管理中地位的途径

1.以增强档案管理人员技术专业性为基础。医院开展管理工作主要是通过管理专业人员实施，所以医院应加强对档案管理人员的考核与培训，为其创造学习与交流的机会，并根据考核结果创建相应的奖惩机制，这样能够提升其学习的主动性。只有不断提升医院档案管理人员的专业技术水平，才能充分发挥出会计档案的自身作用，才能确保医院档案在管理工作中的重要价值。2.成立独立的档案管理部门。为了确保医院发展过程中所形成的各项信息资料得到有效的保存和管理，确保档案的完整性和系统性，需要创建独立的档案管理部门负责档案的建设工作，同时指派专职人员，另外，一些工作人员需要加强档案管理工作的关注度，这样才能更加明确医院的收支状况。3.充分发挥先进信息技术的作用。科技的快速发展推动了我国各个行业的进步，在这种局势下医院开展档案管理工作时应该全面发挥先进信息技术的作用和优势，经过认真分析档案信息在医院档案管理工作中的作用不难发现，医院档案在管理工作起到了不可替代的作用。档案管理人员的操作水平需要进一步提升，充分发掘档案资料的自身作用，并且创建科学的档案管理单位，并引进先进的科学技术，这样就能够发挥出医院档案管理工作的最大功效，才能充分发挥档案资料的自身作用，才能稳固自身地位，才能给医院的未来发展奠定扎实的基础。另外，还要不断加大医院档案管理工作的宣传力度，才能让人们进一步了解医院档案管理工作，并推动医院档案管理工作的长远健康发展。

四、结语

总之，在市场经济快速发展的背景下医疗领域得到了非常广泛的发展，人们对医疗服务的要求也越来越高。为了保证医院各项工作能够有序的进行，需要加强档案管理。首先医院需要明确了解医院档案管理的实际发展情况，继而针对开展医院档案在档案管理中的价值及地位提升的途径进行探讨和研究。

参考文献：

[1]邱琳.浅谈医院档案在医院管理中的价值和地位[J].办公室业务,2017(9):83-84.

档案管理的意义篇10

开展档案信息服务是档案部门所肩负的社会使命。关注民生、保障民生、改善民生、建设和谐社会，同样离不开档案信息服务实践的支撑。因此，参与社会建设、关注改善民生、强化“民生档案”管理、深化档案信息服务，对于更好地发挥档案部门的自身优势、投身和谐社会建设实践具有特殊意义。

档案管理的意义篇11

一、林业文书档案管理工作的种类

（一）国有林场森林资源档案管理工作

国有林场承担着国家天然林保护、三北防护林建设和生态公益林建设等重大项目的建设任务，文书档案管理工作成效直接影响和制约着林场的建设和发展。森林资源档案是森林资源管理的一项重要基础工作，它记录了整个森林资源消长变化的全过程，把准确数据反映到簿、表、卡、册、图上。为进一步加强森林资源档案管理工作，有效地发挥森林资源档案在林地权属中的重要作用，要不断提高森林经营水平，保证森林资源档案管理的科学性。

（二）林权改革档案管理工作

集体林权制度改革正在各地全面推进，为确保改革成果，提高改革质量，国家林业局、国家档案局近日出台《关于加强集体林权制度改革档案工作的意见》，就林改档案管理工作作出进一步部署。意见指出，档案管理是林改过程中一项极其重要的基础工作，完整、准确、系统的林权改革档案是林改工作的客观反映和重要的历史见证，是巩固改革成果、维护林地权利人的合法权益及稳定完善农村林地承包关系的重要保证。

（三）退耕还林档案管理工作

退耕还林工程是一项政策性强、涉及面广、群众参与度高、费用巨大的生态工程，档案管理工作非常重要。要牢固树立“无档则乱”的档案管理意识，把规范建档工作与工程建设同步进行，切实为工程顺利实施提供可靠依据。完善档案管理的各项规章制度，每个乡确定专职档案管理员1名，负责退耕还林资料的收集、整理。按照工程实施流程，编制退耕还林档案全宗示意图，并按工程建设环节将规划设计、种苗供应、施工作业、检查验收、政策兑现、工程管理流程划分为永久、长期、短期3个不同期限，为退耕还林档案整理提供具体的依据。县级与乡镇分别建立专门的退耕还林档案室，配备微机，实行纸质档案和电子档案双向管理，做到文字、电子和实际工程操作相对应，规范图、表、卡、证、合同5类资料管理，既保持原始资料的完整，又为档案查阅提供便利，基本实现档案管理的现代化。

（四）林业生物灾害档案管理工作

林业生物灾害管理是一个有效地组织协调可利用一切资源、应对生物灾害事件的过程。其根本目的就是通过对生物灾害进行系统的监测和分析，进一步改善灾害应急管理周期中减灾、准备、响应和重建等方面的措施，以尽最大可能通过有效的组织协调来保障生态安全，并将经济财产损失降到最低程度。就林业生物灾害管理而言，具体内容包括监测预警、检疫御灾、应急救灾，灾害发生前的各种计划、物资资金准备等备灾措施，灾害发生后的救灾工作和灾后恢复工作，以及避免和减少灾害发生的促进森林健康的措施。

档案管理要做到规范，按时归档，应从以下4个方面认真开展工作：一要提高对档案工作的认识。档案是历史的真实反映，档案管理工作是一项十分神圣的事业，任何社会形态、任何单位、个人都离不开档案，一定要增强档案工作的责任感和使命感，努力把档案工作搞好。二要加强对档案工作的管理。档案工作就是服务，“规范、完整、优质、便捷”是档案工作的指导思想，要按照这一指导思想，加强档案管理工作，重视档案的上等升级，提高档案管理水平。三要加强学习，不断提高档案管理人员素质。四要加强对档案工作的组织领导。各单位要明确分管领导抓档案工作，帮助解决档案管理工作中存在的问题，要稳定档案工作队伍，为档案工作创造良好的条件，逐步实现档案工作的规范化、现代化管理。

（五）林业档案管理工作中的保密工作

林业档案保密工作包括林业档案管理过程和林业档案利用过程中的保密工作，林业开放档案也必须做好必要的保密工作。在日常的档案借阅过程中要做到4：在经过主管领导的同意后，对所借阅的档案进行认真细致的登记造册，注明借阅的时间、档案的具体信息、借阅人以及归还时间；未经主管领导同意不能擅自调阅相关档案，尤其是财务档案的管理，必须经过主管领导、财务人员及档案管理员的共同在场才能调阅，其他工作人员不得擅自进入档案室，不得损毁、丢失属于国家所有的档案，不得擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案，不得涂改、伪造档案，不得擅自出卖或者转让档案，不得倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人，不得携运或者复制档案出境。如果违反以上规定之一的，若情节构成犯罪的则依法追究刑事责任。

二、加强文书档案管理的基本途径

（一）提高文书档案管理人员的政治素质和业务素质

由于文书工作直接与文件打交道，在有效范围内必须遵守和执行，因此，党政领导要加强对林场文书人员的管理和教育，建立健全保密制度，促使文档管理人员从政治的高度来认识文书档案管理的严肃性和时效性，热爱档案管理事业，树立科学发展观，对事业负责。通过自学、参加培训、实地参观等形式，学习《文书学》《档案管理学》《档案法》《机关档案工作业务建设规范》等，对基础理论知识和档案管理规则有比较系统地掌握，坚持岗位实践，熟悉业务技能，适应新时期文书档案管理工作需要。

（二）运用比较先进的手段及时处理文件，分类归档

档案管理的意义篇12

1.1档案管理制度不健全，档案收集效率不高

在医院管理中，各级医院制定了适用于本院的、较为健全的医院医疗、人事、行政、后勤管理制度，而涉及档案管理的制度却较少。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核，造成档案收集效率不高，档案不齐全。

1.2对医院档案内容界定不清，管理范围不明

到目前为止，医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度标准。随着科学技术的进步，社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化。各级医院在管理档案时，由于还没有统一的管理标准和模式，各级医院根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。

1.3档案意识不强，档案利用率较低

对档案管理方面的认识还较淡薄，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

1.4档案管理分散，不利于档案的完整和安全

各科室分散管理，不便于综合利用，不利于档案的完整和安全。每个科室都要有人兼管保存，重复保存，造成人力、物力和空间的浪费。

1.5 档案管理人员业务水平不高，

档案知识欠缺在医院人本文由论文联盟收集整理才培养中，一般重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力。

1.6档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高

有些医院由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准。另外，档案管理设备陈旧，管理技术落后，也制约了档案事业的发展。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用，医院管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的却较少，一些档案工作还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。

2加强医院档案管理工作的对策

2.1加强学习《档案法》，提高依法归档的自觉性

大力宣传档案工作，使医院领导、职工都充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作，从而促进全员档案意识格局的形成。《档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。此外，医院管理干部及医、教、研人员的档案法制观念淡薄，甚至有相当一部分人不知道《档案法》的基本精神，缺乏依法归档的自觉性，因而学习、宣传《档案法》非常重要。

2.2档案只能集中统一管理，不能分散管理

运用行政手段和法律手段对档案进行统一管理，这是建立统一的、科学的档案工作制度，推行档案工作标准化管理的基础。实行档案统一管理，才能对综合性医院档案进行规范化管理，真正地、充分地发挥其凭证和利用作用。

2.3建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度

促进档案工作规范管理，建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。各医院要结合本单位档案工作实际，根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规，制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。对各科室的各类档案材料进行集中统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。

2.4加强培训、结合实践，提高档案管理人员素质

档案管理人员素质直接影响档案管理水平，医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。一是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等提高业务和知识水平。二是深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求，不断总结探索档案管理工作，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高。

2.5加大投入，提高配备，实现档案的现代化管理

加强资金投入，引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理必须的条件。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备，如档案库房的去湿、空调设备，高效灭虫、灭火设备，这些设备和技术的应用是档案现代化管理的重要内容；另一方面要引进计算机管理，用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率，同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。因此，医院应充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代化办公设备，实现档案管理的自动化、现代化。

2.6建立医院档案三级网络管理模式，为档案的开发利用提供可靠依据

由医院院长或副院长直接分管，形成一个以分管院长全面领导，办公室主任或副主任负责，各科室负责人和专、兼职档案员为成员的医院档案三级网络管理模式。医院的档案管理