档案储存管理范文

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电子文件的存储方式都是在可移动磁盘，计算机里面进行，它的特点是具有超强的便携性，使用时提起速度快，储存时占地小，将这种特性运用在档案管理中，是档案管理的一项技术性升级，一般的电子文件分为两种，第一种是人们日常办公是使用的一些工作需要中的文字或者影像资料、音频。另一种就是技术含量高一些，是文字与图形结合类型的电子文件，一般这种电子文件的内容都与科研有关。为了保证这些文件不被损坏和丢失，就要加强档案中的电子文件管理，对其进行技术进行不断的发展和升级。

1 电子文件管理在实际操作中存在的问题

从传统档案向电子档案的转变时间还不算长，随着社会的进步，人们的工作和生活中产生的文件也愈来愈多，普遍都以电子文件的形式出现并进行整合，虽然现如今档案都由计算机录入整合，但每日社会中产生的庞大电子档案数量还是足以引起人们的关注，档案中电子文件的管理中需要档案管理人员高度的责任心与相应的计算机操作能力等，这与传统档案管理对人员的要求有很大不同，注入此类问题在设计操作中还有很多，下面就列出集中电子文件在档案管理中存在问题：

1.1 电子文件未能完全进行有效地归档管理

截至20世纪90年代初期，企业普遍对电子文件采用软磁盘作为存储载体，有了光盘以后，部分数据也以光盘的形式甚至以计算机硬盘的形式储存电子文件。文件内容也多限于日常管理文件内容也多限于日常管理工作活动，而对于技术性文件、源程序代码等重要的电子文件，甚至未进行整理、鉴定、归档，仅仅把电子文件存储在课题的项目负责人或者科研人员自己的软盘或硬盘里。这样，即使小丢失，日积月累，电子文件亦会泛滥成灾，不利于处理利用。

1.2 电子文件的版本管理还存在不足之处

在一些科研项目中，除了日常的研究工作之外，研究资料的电子文件档案管理也占着重要的位置，项目中所涉及到的电子文件种类复杂数量庞大，并且在开发的过程中电子文件的数量还处于上升趋势，但是由于科研项目的特殊性，有些刚刚整理出的电子文件因为具有一定的保密性所以在一段时间内会存方在项目对应的科研人员手中，这就给档案的收集带来了阻碍，由于无法及时的整理项目相关的电子文件档，所以在科研人员与档案管理者对接的空挡中，如果出现档案需要调取的情况，资料新旧衔接不畅，就会导致一些不必要的麻烦，有时还会因为两个档案之间间隔时间较长，档案人员对档案的细节并没有太多的了解，所以在档案管理人员在此进行相关档案整理时，容易出现档案混乱新旧无法区分的情况出现，这样既浪费了时间又浪费了人力物力，不利于科研项目的电子文件档案储存管理。

1.3 电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存

电子文件相比传统的档案文件具有更方便操作，传递速度更快捷，更改便捷，储存空间小等优势，但是它的安全问题相对传统文件略显单薄，传统文件如果出现意外损失的可能只是其中一个部分，但电子文件的一张磁盘在存放过程中如果受到磕碰或、浸入水中阳光暴晒都会引起磁盘中的档案文件受损或者直接整个磁盘作废，在使用当中，电脑的病毒入侵，黑客恶意修改都是电子文件所存在的问题，这给电子文件的档案使用和管理带来了许多问题。

1.4 电子文件的存储条件还需完备

电子文件的储存虽然要比传统档案的储存占地少，但是却存在着容易被影响破坏的弊端，一些单位企业就在在电子储存措施方面不够健全，没有在储存磁盘存放处进行防消磁，防止阳光直射等措施，这一类保护工作做的非常不健全，无法保证电子文件的安全完整性。

2 电子文件在档案管理中存在问题的相应对策

2.1 针对电子文件储存条件的不同之处，进行电子档案管理室的改造，放置电子档案储存设备使用专用的适合磁盘储存的柜子，防止磁盘因外界环境的影响发生消磁的情况，另外要严格控制存放处的电子文件的存放无尘管理，管理人员进出需要带鞋套，在其中进行工作保持室内干净整洁，还有室内悬挂遮光性好的窗帘，要避免阳光直射电子档案储存柜，还可以避免在夏季因阳光的照射导致室内温度上升。

2.2 每个企业单位的档案储存方式不尽相同，除了国家规定的电子文件档案管理条例以外，需要各个单位在自己单位的管理基础上结合国家相关规定进行从新起草电子文件档案管理的规章制度，规章制度的出现可以很大程度上规范档案管理人管理工作，加强日后档案管理的规范性安全性。

2.3 在档案的电子文件存储中出现故障的情况时有发生，为了不使一块磁盘里的大量文件全部受损，可以采取多块磁盘，文件分开存放的办法进行使用，这样多块磁盘相加要比一块磁盘的使用空间大出许多，不止加大了存储的安全性还扩大了使用空间。

2.4 档案管理系统及电子文件的安全防护工作

因为电子文件档案管理的储存相对来说有一些弊端，如果不做好日常管理的安全防护措施，很容易产生电子文件档案的损坏，档案资料无法读取的情况，所以各个单位企业要加强档案管理系统的安全防护工作，为了而从根源上减少信息的流失，首先应该做的是改变信息载体的产品物体材质，加强材质的稳固性，提高产品的使用寿命，其次保证计算机的安全性，确保整理档案使用的计算机定期维护，避免录入时计算机出现死机、故障影响到计算机中存储磁盘的使用，还要对计算机网络系统进行设防，在登录时设置密码，文件的使用权也要严格管理。再次就要做好电子文件档案的存放问题，保证存放处有良好的遮光效果，保持室内干燥，但要主要避免火灾的产生。档案管理负责人就这几个方面要进行改进，避免管理上的疏忽，这样才能保证档案管理中电子文件的长远发展。

结束语

综上所述，档案管理中的电子文件储存是企业和单位一项必不可少的工作，在各项发展中都占有着重要的地位，所以要确保档案存储的完整性和安全性，方便档案的流通，促进各个单位和企业友好发展，共同进步，虽然在档案管理当中也会出现许多问题，但只要将这些问题整治清楚，电子文件在档案管理的未来将会带来巨大的推动力。

参考文献

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随着互联网上档案信息资源类型的日益丰富和数量的大量增加，如何安全有效地存储这些档案信息资源，就成为档案信息资源管理工作者需要面对的实际问题。档案信息资源固然可以有多种类型的存储方式，其中，利用互联网进行网络云存储是最具有优势的存储方式。网络云存储是指通过一定的技术手段和特定载体，将档案信息资源永久存储在云端的虚拟空间中的过程。对于档案信息资源网络存储而言，云存储最大的优势在于，将各自独立单位存储的档案信息资源，通过网络变为云存储系统中的一个组成部分，从而实现多个档案信息资源管理单位所存储的档案信息资源实现云端的网络存储与服务。在档案信息资源管理工作中，如果将大量的档案信息资源与云环境下的网络云存储技术相结合，就可以实现档案信息资源的高速、海量、稳定、安全存储，从而为云环境下档案信息资源的网络化服务提供基础条件。云存储还可以充分节约本地的档案信息资源存储空间，从理论上讲可以利用互联网云环境下无限容量的云存储空间，进行档案信息资源的短期存储、中期存储、长期存储或永久存储。由于云终端是迄今为止最为经济、安全的计算机网络解决方案，档案信息资源数据保存在具有专业安全人员保护的云环境中，黑客常用的传统用户终端攻击会失去威胁。因此，云环境下档案信息资源的集中化管理更容易升级安全保护措施，安全性也更高。

1.2档案信息资源网络存储的意义

在档案信息资源管理机构所建设和拥有的各种不同类型和数量巨大的档案信息资源中，并非所有的档案信息资源都需要予以存储，需要根据其客观利用需求为依据，既要考虑其现实利用的价值，更要兼顾其长远的历史保存价值和参考利用价值。按照档案信息资源管理工作中有关档案信息资源保存期限的规定，档案信息资源的保存期限可分为无限期的永久保存、16一50年的长期保存和15年以下的短期保存3种。而如会计档案信息资源的保存期限则分为永久和定期两大类，其中定期保存包括3年、5年、10年、15年和25年共5个时间档次。对于具有永久保存价值和长期保存价值的档案信息资源，为了便于其内在价值可以得到长期地可持续性地有效挖掘、充分研究和开发利用，实现其价值的保值甚至增值，需要在特别安全的措施下予以存储，而云环境下的网络存储即可达到这一目标。在云环境下档案信息资源的网络存储，既包括永久性、长期性、短期性和临时性不同时间期限的存储，也包括保密性和共享性不同限制级别的存储，还包括本地和外地不同地域范围内的存储。在实际的档案信息资源网络存储过程中，存在着各种不同类型的存储方式，其中就有利用互联网开放存取模式下的网络开放存储方式，这也是几乎零成本的档案信息资源网络存储方式。因此，研究和探讨云环境下档案信息资源网络存储的各种方式具有十分重要的现实意义。

2云环境下档案资源的网络存储方式

2.1利用档案资源网站进行网络存储

对于数量巨大的原始档案信息资源，档案管理部门可直接利用云环境下的档案信息资源网站的服务器，相当于代替该部门进行原始档案信息资源的网络存储。利用这种原始档案资源网站服务器网络存储的最大优势，是可以完全不占用本地计算机的存储空间。其次，由于档案信息资源网站所收录的档案信息资源数据，无论在其更新频率、服务范围、文献类型、文献数量和安全保障等方面，都具有很高的可靠性，所以，档案信息资源的内在质量可以得到充分的保证。另外，档案信息资源网站由于建设专业化程度较强，因此也可以为用户提供更加良好的档案信息资源利用服务。网络存储方式在非云环境下，可能会受到档案信息资源网站稳定性的影响，这样一来，可能会给那些该网站独有的档案信息资源造成无法弥补的损失。而这种情况在云环境下将不复存在，由于所有的档案信息资源都被存储在具有安全保障的网络公共云服务器上，在巨大的网络存储空间中，档案信息资源会越来越丰富。

2.2利用网络硬盘进行网络存储

网络硬盘简称网盘，是一些网络公司推出的网络在线信息资源存储服务，向用户提供包括档案信息资源在内的各种文献信息资源的存储、备份、访问、共享等文件管理功能，使用起来十分方便，相当于设置在网络上的移动硬盘。网络硬盘的原理是网络公司将其网络服务器的硬盘或硬盘阵列中的一部分容量，分享给包括注册用户使用。随着具有网络存储功能服务网站的出现和快速发展，网络硬盘逐渐成为档案信息资源进行网络存储的重要工具。而具有云存储功能的网络硬盘的快速发展，又使得网络硬盘的存储空间容量记录也在不断被刷新。如目前提供初始存储容量最大的网络硬盘是“速度盘”，其初始免费永久开放存储空间的容量为5OOGB，单个文件容量可达ZGB，并可以实现批量巨传存储。再如作为云存储网络硬盘之.的“115网盘”，单个文件容量可达SGB，目前已经存储的信息资源容量已经高达145PB，文件数量达到17亿件的海量数据。因此，网络硬盘成为云存储档案信息资源的重要工具，特别适用于进行大容量和需要永久存储的珍贵或重要的档案信息资源的网络存储。档案管理机构也可以把网络硬盘看作置于网络云端上的移动硬盘，无论是在单位或在其他任何地方，只要可以连接到互联网，就可以管理、下载或巨传档案信息资源到网络硬盘中，而不需要随身携带，更不怕丢失资源。目前，可用于档案信息资源网络存储的网络硬盘网站已有不少，可供用户选择利用。

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完善的社会保障体系，是保障社会主义改革、发展和稳定的一个重要组成部分。在我国社会保障体系中，农村社会保障作为“三农问题”的核心问题，农村养老保险更是农村社会保障体系的关键问题所在。而随着农村参保人数的逐步增多，社会养老保险的覆盖面积已呈现大幅蔓延的趋势，原有的农村社会养老保险档案管理工作已经远无法达到现阶段的要求，加快建立健全农村社会养老保险档案管理体系，加大档案管理工作的力度，已是势在必行。

1、农村养老保险档案的特点

1.1、服务对象较为特殊

作为拥有13多亿人民的人口大国，其中约有2/3的人口分布于农村地区，从这个大的基数看，农村的发展很大程度上影响并决定着社会的发展和稳定。农村社会保障体系的建立和发展直接关系到农村人民的安居乐业和农村各项事业的发展和农村的安定团结发展。

而农民作为农村保险的服务对象，因其大多文化水平较低，法律意识较为淡薄，由此，就更需要为广大农民建立养老保险档案，使其养老问题得以法律的监控，有法可依，以此维护农民的合法权益。

1.2、来源广泛，内容复杂

农村社会养老保险的管理和服务对象的特殊性质，决定了其档案来源具有广泛性，内容也是较为复杂。在之前传统的养老保险档案的管理工作中，主要针对的是机关、企事业单位离退休员工，相对来说，管理的来源较为单一，后期档案的处理也显得比较简单。随着社会养老保险的进程加速，社会养老保险来源更加广泛，内容也更加丰富多样。随着而来的也有许多的问题，参保人员的复杂性，极大地影响了档案的处理和管理。而处于基础建设时期的农村社会养老保险档案的管理则更加的繁复和杂乱。故此，规范建设农村养老保险档案的管理十分必要。

1.3、流动性较强

参保对象为农民的农村社会养老保险，受到农民工作人员流动性大这一特点的影响，就更需要为农民建立完善的档案记录，以便于在今后的养老问题中加以运用和考察。

2、农村社会养老保险档案管理面临的问题

社会主义经济建设的发展进程表明，我国社会养老保险制度的建设仍旧处于一个创新的建设初期，还有待事实的检验。受经济发展水平的影响，诚镇社会养老保险制度的建设相对要完善一些，而基于农村分布较为分散等因素的影响，农村社会养老保险子都的框架建设还远没有确立，其面临的创新认为还很紧要。做好农村社会养老保险档案管理工作对于农村社会养老保险制度的建设有着不可或缺的重要作用。

2.1、农村社会养老保险档案起点不公

起点不公直接影响到了对农村社会养老保险档案的管理工作的规范性。在之前国务院下达的整顿规范文件后，全国大范围的农村社会养老保险工作处于一种停滞不前的状态，进而也影响到了与之有关的城镇社会养老保险档案管理工作。受二元经济结构制度的影响，农村社会养老保险制度的发展明显的要晚于城镇，加之相关地区政府等行政机关的不重视，使得农村社会养老保险档案管理缺乏应有的规范性，很大程度上损害了人民的根本利益，影响了社会和谐和稳定发展。

2.2、资金供给不足对管理工作影响同样较为严重

资金供给不足是当前农村社会养老保险档案管理工作面临的一项重大难题，单靠提取一定比例的管理费用是无法维持相关机构的正常运转的，更不用说是加强制度创新建设了。由此，农村社会养老保险档案的管理工作，无论是硬件还是软件方面，都缺乏足够的支持力度，适应不了当前农村社会养老保险信息化的需要，工作无法得到有效的落实，社会保障结构得不到完善。

3、完善农村社会养老保险档案管理的措施

3.1、提高档案建设意识，做好农村社会养老保险档案建设工作

受现实因素的影响，二元经济结构的限制，我国农村社会养老保险制度的建设长期受不到重视，以至于无法得到落实。这也和相关机构和管理人员不重视有着密切的联系，这也是我国农村社会养老保险工作无法得到开展的症结所在。随着新农村社会保险工作的开展和实施，农村社会养老保险档案管理应达到一个全新的发展状态，相关管理人员应树立全新的管理意识，改变原有的传统管理思想，提高认识，积极投入到相关建设中去，奉献自己的力量。

3.2、加大宣传力度，增强档案法律意识建设

通过各种宣传渠道，大力宣传农村社会养老保险档案管理工作的意义和重要性，加强人们对档案建设的认识。积极向上级领导申请加强基层相关设备的建设和扶植建设资金的投入力度，加大人力的投入，为农村社会养老保险机制的建设大县一个良好的基础，创造良好的发展条件。

3.3、提高信息化水平

提高信息化水平，加强档案管理信息化建设，积极运用计算机档案管理技术，提高档案信息化水平，实现网络互联、快捷查询、资源共享的状态。

3.4、提高相关管理人员的素质，加强档案队伍的建设

目前，农村社会保险档案管理人员的业务素质还处于一个较低的水平，不适应当前档案管理工作的发展需要，应该进一步加强相关职工的职业培训，大力加强理论知识和业务水平的建设，规范相关管理制度，使得各部门工作合理规范，划分清楚，从而达到农村社会养老保险管理规范化、标准化。

4、结语

新型的农村社会养老保险档案工作的管理是养老保险工作开展的一个重点，也是档案管理工作得以规范、科学发展的重要保证。在后期对相关档案的管理工作中，要积极借鉴原先的优秀的档案管理工作经验，结合当前农村社保档案管理的特点，采取有效的方式，制定合理科学的档案管理工作方法，遵循全面真实的原则，从长远出发，为后期农村社会保险档案的管理工作做好保障。

参考文献：

[1]刘淑华.浅论我国新型农村养老保险业务档案管理的完善[J].兰台世界，2011

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目前，我国人事档案存储工作仍以手工操作为主，需要消耗大量的时间及人力，且档案的统一、精准、完整化管理难以实现。传统方式下人事档案管理工作的查询、处理能力较差，难以满足信息快速调取的要求，也不能有效实现人事档案信息的开发利用，无法提供高质量的人力资源服务。云存储技术的应用，使得档案管理工作变得便捷、高效，能快速为人力资源管理者以及档案需求者提供资源共享服务，大大提升了服务的质量和效率。此外，人事档案采用云存储的管理模式，不仅能有效避免无档、弃档、“死”档等情况的发生，还能减少档案管理人员的工作量，避免纸质档案遭受磨损与破坏，同时云存储能有效保证原始档案信息的完整性，杜绝档案资料损坏、内容遗失等现象。再者，人事档案作为各部门选用人才的重要参考依据，做好人事档案信息服务也是人事档案管理工作中的一项重要内容，而云存储在档案管理工作中的有效应用，能使该项服务工作的质量得以提高，有利于人事档案的充分利用，更好地发挥人事档案管理的工作职能。

二、云存储应用于人事档案管理存在的问题

云存储虽然是一项先进的技术，具有广阔的应用前景，但在目前的人事档案管理应用中还存在着一些问题，需要引起相关人员的重视，主要表现如下：

1.信息安全问题。云存储以互联网为依托，受到互联网各方因素的制约，最主要的是受到网络安全问题的影响。虽然云存储服务会采用各种方法防范网络安全问题，但网络攻击花样繁多、层出不穷，且电脑病毒不断更新、变化，严重威胁着网络安全，一旦网络安全出现问题，则会给人事档案管理工作带来麻烦，甚至出现档案信息被篡改、删除、泄露等情况。这就需要相关工作人员加强技术培训，确保云存储信息的安全。

2.访问限制问题。目前，人们对人事档案的重视程度越来越高，对其的利用开发也逐渐增加，这就使得个人档案信息被不断调阅与查询，难免会出现信息泄露、隐私被偷窥、权益被侵犯等问题。虽然云存储在人事档案管理服务方面设置了访问权限，增加了访问密码保障，但云存储加密技术还没有形成规范、系统的管理体系，如何有效防止越权访问、非法访问，实现用户检索活动的智能记录，还需要进一步完善相关技术。可见，云存储在人事档案管理中既具有查询、利用便捷的便利，也存在访问限制方面的问题，需不断探索，提升其效能。

3.数据管理问题。随着信息技术的不断进步，人事档案信息化程度也不断提升，档案数据的同步更新与备份问题日益突显。云存储环境下的人事档案信息同步更新还存在着多种问题，面临着多种挑战，不仅因网络限制使得信息更新系统受各种因素的影响而难以保证正常运行，降低了服务效率，而且信息同步更新缓慢还使得人事档案信息的完整性和保密性受到影响。此外，云存储属于共享平台，人事档案更新还涉及多个部门或机构，因而，单一方式难以保障档案的同步更新，这就需要改进云存储的应用系统，加强系统研究。

三、基于云存储的人事档案管理策略分析

1.完善人事档案云存储管理体系。要优化云存储管理，提升其应用实效，就需建立完善的管理体系。一方面需建立以人事部门为主体、档案部门为业务指导的管理体制，对于规模较大的人事档案管理部门，可建立专属的“云档案”管理系统，而小型人事档案管理机构则可依托大型人事档案管理部门构建“云档案”体系，实现资源的共享，降低管理服务的成本。另一方面需制定相应的制度规范，以使工作人员在人事档案管理工作中能照章应用、有据可依。对此，既要加强《档案法》《事业单位人事管理条例》的学习与运用，又可根据本部门的工作特点以及云存储的管理特点制定符合实际的制度及办法，以优化人事档案管理工作。此外，利用云存储实现资源共享，还应提升管理人员工作意识，以防重要信息被泄露，亦要便捷信息提取路径，实现管理的科学化、智能化。