档案管理的优势篇1

随着信息化技术的快速发展，其已经逐渐进入到人们的日常生活中，这对人类的进步具有非常大的促进作用。但随着信息技术的发展，人们的工作模式也在逐渐发生着转变，传统的档案管理模式已经不能适应当前社会的进步，因此，档案的数字化管理逐渐成为我国经济发展的重要促进因素，对我国的经济发展起到了巨大的促进作用。

1 档案数字化管理的优势研究

1.1 促进部门立卷制度的建立。对于部门立卷，其是一个常见的问题，对部门的发展具有非常重要的作用，但由于一些单位在进行立卷时仅仅是将一些零散的材料交给相关部门，加上档案管理人员对档案卷的质量重视程度不足，使得其录入的信息存在着完整性不足等问题。但在采用数字化管理模式之后，所有的档案由对应部门的相关人员将其录入到网络系统中，然后由档案管理人员对其进行统一管理，这种模式使得档案管理工作更加有序，且保证了档案收录的整齐性原则。

1.2 档案管理工作不受时间和空间的限制。对于传统的档案管理工作，其大部分需要在上班时间进行整理和分类，但由于工作环境受到工作龅匾约肮ぞ呤褂萌说南拗疲使得档案管理工作效率受到较大的限制。而采用数字化管理模式之后，档案管理人员在进行档案管理时，其不在受到时间和空间等的限制，工作人员能够通过网络获得档案内容，然后在任何场地对档案内容进行整理。而对于企业的各个部门，其产生的大量档案资料还能够通过电子文件的形式存储在网络上，档案管理人员通过对这些资料进行收集和整理就能够实现档案的管理工作。通过这种管理模式，档案管理工作的效率得到了有效的提高，企业的各个部门只需要将本部门对应的文件录入到计算机系统，档案管理人员就能够将这些信息收集整理，并在对应的网络空间中对其进行整理和立卷等。

1.3 增强了档案内容信息的开发。对于传统的档案管理，其仅仅是对档案进行分类整理，在进行某一相关内容的查询时，仅仅能够对单个文件进行查找。这种方法严重限制了档案的使用功能。而采用数字化管理模式后，经过立卷将所有的档案放置在一个计算机硬盘中，然后通过检索功能找到对应某一查询内容的所有档案资料，这种管理模式使得使用人能够更加高效的了解一件事情的来龙去脉，从而提高档案管理工作的效率。

2 档案数字化管理的劣势分析

2.1 利用不充分。对于当前的档案管理人员，其在进行档案数字化管理时，仅仅将其作为一种存储工具，并没有发挥档案管理数字化技术的优势，在工作的过程中仍然采用传统的档案管理模式，这使得档案数字化管理受到较大的影响。此外，还有一些档案管理人员，其将重点放在管理上，而对于档案的价值则忽略，使得档案资源的利用率较低。

2.2 档案存储存在着一定的安全问题。随着信息技术的快速发展，网络安全问题也逐渐成为影响人们正常工作生活的一个重要因素，由于电脑病毒和非法侵入对计算机系统的危害较大，当档案存储设备出现安全问题后，其内存储的档案信息往往也会受到较大的影响，严重的甚至会使得所有的档案资料丢失，这使得档案管理工作受到较大的影响。此外，还有一些档案在进行转换时采用的是电子编码技术，这使得档案管理人员在对档案原始凭证进行修改而不会留下痕迹，因此，管理人员在进行管理时无法保证档案信息的准确性，即使其被人为修改也不会被人发现。

2.3 档案存储载体的限制性。对于档案的数字化管理，其为了更好的节省资源，往往会将纸质档案全部电子化，然后将这些电子档案放置在一个固定的硬盘中，而原件的重要性则很少有人能够认识到。当硬件存储设备中的内容过多时，往往会导致硬件设备的重要性上升，为了保证固定的硬件设备能够满足企业档案存储的需求，随着档案资料的增加，其需要更换存储位置或者对应的硬件设施，这使得其中的一些档案内容非常容易受到影响。另外，若新设备中存在着病毒等，其对整个档案管理系统的危害是非常大的。

3 档案数字化管理的措施研究

3.1 建设系统工程，实现档案信息的共享。对于档案电子化建设，其是一项非常庞大的工程，需要将所有的档案信息录入其中，同时还需要开发对应的软件和查询管理等功能，因此，企业在进行电子档案的建设时往往需要多个部门联合行动，将所有的档案信息和软件等设备安装完成，且为了保证档案信息的安全性，还需要采用双服务器对存储的档案进行备份。另外，为了提高档案数字化管理的效率，还需要设立对应的查询功能，方便使用人更加快速的找到自身需要的档案资料。

3.2 制定统一的录入标准和备份操作程序。对于所有的档案数字化管理，其想要在整个企业高效运行，首先需要建立统一的录入标准，工作人员在日常工作中录入的档案信息需要严格遵守该标准，然后由档案管理人员将这些资料进行统一的管理。另外，对于电子档案的扫描工作，其也需要制定对应的标准，像页数的强制性打印等，通过这种方法能够保证录入信息的完善性。而在档案信息录入完成之后，其还不能够直接进行存储，档案管理人员需要对其进行二次查询，直到其不存在问题再将其录入到档案管理系统中。

4 总结

对于一个企业的发展来说，其档案具有非常重要的作用，像房地产企业等，对于这些企业，其在进行档案数字化管理的过程中需要加强对档案的重视和使用，由于传统的档案管理模式利用率较低，加上存储的安全性不高，人们开始研究档案的数字化管理，但这一技术当前还存在着很多的问题，需要有关人员加强研究。

参考文献：

档案管理的优势篇2

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 16. 056

［中图分类号］ G275 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）16- 0092- 02

纵观浩荡的全球信息化浪潮，信息化正在超越传统的经济形态，推动世界经济加速发展。党的十六大报告明确提出了要把推进信息化作为我国面向新世纪的战略举措，提出信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择。提出坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化，走出一条新型工业化的路子。这些，为我国信息化的发展指明了方向，档案管理信息化逐渐被更多的企业加入到了自身发展改革中来。

1 企业档案管理信息化的明显特点

① 信息的非人工识读性；② 系统依赖性；③ 信息与载体之间的可分离性；④ 信息的可变性；⑤ 信息存储的高密度性；⑥ 多种信息媒体的集成性；⑦ 信息的可操作性。

2 企业档案管理信息化相对传统档案管理模式的优势

2．1 档案的保存手段和方法更先进

传统档案的保存手段一般有：纸质、图片、照片、录音、录像等，因档案保存的方法不同、时间长短不同，可能造成文档纸张受潮、水浸、虫蚀、火灾等各类损坏情况。每年企业需要投入相当的保管经费，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧。档案需反复查阅，也可能存在原件受损或遗失等，这些都给企业档案管理工作带来很多困扰。企业档案信息化借助计算机、网络等工具，把有关资料制作成电子文档保存，在保存空间、质量、清晰度、准确性等问题上都得到了提升。

2．2 档案管理省时省力，提高人力资本的利用率

传统的档案管理工作多由人工完成，需要档案管理人员进行大量的手工资料的收集、整编、汇总、存放等，工作量大且效率低，浪费时间，由此造成了人力成本的浪费。档案信息化后，网络化、自动化、实时化的优点立刻凸显：只需一次录入数据，档案管理内部进行数据共享，实现多次利用并实现信息共享，信息可以进行自动打印和复制等操作，便于档案的调阅。

2．3 档案检索的快速性、准确性、自提升

传统档案管理工作检索需要档案管理人员从目录中找出所需的记录信息，然后据此在库房中查找，既费时又费力。

档案管理信息化的情况下，只需通过网络就可即时查询，更为快捷。管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。在信息共享的前提下，企业内部的其他部门员工，如有工作需要，可根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，实现信息检索的自助方式，同时极大地减轻了工作人员的负担。

2．4 信息量可以大大增加，载体形式丰富化

随着扫描技术、微缩、光盘技术等的发展，信息储存的数量和密度可以比传统方式的信息存储量高出许多倍。传统的纸件档案一般只能记录文字、图形、图表等形式的信息，但电子文档可以同时记录文字、图形、图表、声音、动画、视频影像等多媒体信息。

一张3．5英寸的软盘，有1．44M字节，理论上可以存储70万汉字。一张光盘容量达到600～4 000MB的，可存储35万张打印纸上的文字或10万页图形信息。一个保存30万券档案的中等规模的省级档案馆，其纸质档案的排列长度可达4～5千米，但是转化录入计算机，用CD－R刻录仅仅400片即可，用DVD的密度刻录保存仅需60片，甚至一个皮包即可装下全部资料。

随着硬盘的出现，存储量相较之前成了几何级数的增长。移动硬盘的容量同样是以MB（兆）和GB（千兆）为单位的，目前移动硬盘大多提供20GB、30GB、80GB、160GB、320GB、500GB、1TB的容量、最高可达5TB的容量，可以说是U盘、磁盘等闪存产品的升级版。随着技术的发展，更大容量的移动硬盘还将不断推出。

2．5 可实现更广义的档案信息共享、远程传输，档案信息管理系统也可以与其他办公系统实现无缝连接

随着办公自动化在各企业的推进，档案管理信息化可与其他办公系统进行无缝连接，针对企业所需进行各类信息资源整合和无缝利用，更高效地为企业管理者的决策提供服务支持，也减少普通员工的事务性工作，提高工作效率。

2．6 提升档案管理部门的业务能力和工作效率

档案管理员可以从原来的手工劳动中解脱出来，不再只是从事打字、录入、保管这类的简单性劳动，而是提升到档案收集、编研、分析调整、信息整合、与企业发展同步或超前的信息研究等更深一步的档案管理阶段。档案信息化，对档案管理人员的技能不断提出新的挑战，使其自身技能在发展中不断提升，工作内容从简单到复杂，从枯燥到有新意，从可替代到有技术性含量，档案管理人员不仅对自身发展满意度提升，也使得工作效率不断高效，进一步提高了企业的人才素质。

3 结 语

档案信息化的建设工作是整个系统的建设工程，组成系统的纵向和横向的各个环节通过基础性和技术性的建设，并通过网络连接，从而发挥整体优势，提高系统的整体运行能力。制定档案信息化管理的有关标准，推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、连通各局域网络，建立企业档案信息网络，从而实现企业档案管理数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。企业应有计划有组织地进行培训，掌握信息技术的新知识。档案部门转变观念，改变传统的档案管理模式，建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时展的要求，为建立和提高公司的核心竞争力服务，为经济建设和社会发展服务。

主要参考文献

［1］ 王竹青． 推进企业信息化 提升企业竞争力［J］． 经济师，2002（6）．

［2］ 冯惠玲． 电子文件管理教程［M］． 北京：中国人民大学出版社，2001．

档案管理的优势篇3

档案是人们信息化资源的重要组成部分，同时也是日常生活当中必不可少的信息。随着我国科学技术的不断进步，社会运行方式出现了较大的改变，常规的档案管理工作已经无法满足当前人们的各方面需求。所以，如何有效的提升档案管理工作的管理质量，并且有效的解决所面临的一切问题，最大程度的服务于社会，已经成为档案信息化管理者的核心问题之一。

1.档案信息化管理模式的优势

1.1加快搜索速度、提高搜索准确性。传统的档案管理模式，在搜索档案时需要相关工作人员在案卷或目录中进行手动的查找，其查找效率非常低，也极容易出现错误[1]。在实行信息化档案管理之后，不但可以极大程度的提升档案信息的查找效率，还能够极大程度的降低出现差错的可能性。1.2提升档案信息利用率。伴随科技的发展，环保理念也开始普及。无纸化的办公受到越来越多的关注，并在各个部门当中普及。办公自动化程度越来越高，使得纸质档案信息和办公数字化办公之间有较大的矛盾冲突。在使用信息化档案之后，档案的信息可以以数字化、信息化的形式展现，从而直接在办公数字化系统当中应用，不但有效的解决了传统纸质档案和办公数字化的冲突，还为档案使用者提供了极大的便利。1.3方便信息远程传输和共享。传统的纸质档案模式，使用者需要通过相关档案管理部门进行查找或者通过邮寄、传真，但这些都给使用者带来极大的不便利[2]。但是信息化档案管理能够借助信息网络，及时的将档案信息传输于档案使用者手中，如此在很大程度上节省了人力和财力。

2.档案信息化管理中的安全问题

2.1电子档案的真实性和合法性问题。传统的纸质档案的管理中，需要相关领导人或者单位进行相应的签字或者盖章，其较为容易识别档案的合法性和真实性。2.2传输过程中的安全性问题。档案信息化管理模式下，档案信息能够借助网络实现传输，这也埋下安全隐患伏笔。在传输过程中，极有可能出现篡改、窃取和伪造的可能，尤其是高度保密的档案信息，这一问题更是严重。2.3管理过程中的安全性问题。长时间保管电子档案信息会因为一系列的因素而受到影响和制约，例如计算机软件或硬件的使用寿命、平台和电子档案信息之间的一致性等。这些都需要管理人员改善管理模式，加强管理质量，如果管理模式、管理质量出现问题，则极有可能造成电子档案信息受到损坏。

3.档案信息化管理中问题所对应的策略

3.1改善电子档案的合法性和真实性。对于电子档案的真实性和合法性问题，加密技术能够有效地预防。当前所使用的加密技术可以分为两个大类，主要分为对称类和非对称类。对称类加密便是指解密和加密的秘钥相同，目前一种加密技术的应用较为广泛；非对称类的加密主要是指加密和解密用的是两种秘钥，简单说就是加密的秘钥可以公开，但是另一个用于解密的秘钥不得公开，需要由特定的人进行掌管，这样的加密方式也是当前档案信息化管理中应用效果较好的方式。非对称加密方式中，可以将加密秘钥公开给所有需要管理电子档案部门，使他们自主的对自己的档案进行加密保护，这样就能够最大程度的对电子档案进行存放管理。3.2引进全新的管理技术和管理理念。随着我国社会信息化时代的高速发展，各个行业都有一定程度的融入高科技技术。对于档案信息化管理工作来说，也必须要跟随着时代步伐，将落后、传统的管理模式进行合理、科学的改善和创新，重新设计符合社会要求的档案信息化管理模式，增加各方面的投入情况，例如人力、物力的投入，从根本上改善档案信息化管理工作。其中，最为重要的管理内容便是权限问题和监控技术问题。需要加强对访问档案的用户进行身份的验证，杜绝无关用户随意查看重要档案。权限问题的常用方式为给每一位用户分配特殊的符号、字母或者数字，用户需要输入正对这些信息之后才可进入。在档案信息化管理当中，防火墙的建立能够有效地保障数据系统的进、出两个方向的互动能够得到有效的监控和鉴别，杜绝对档案信息的非法访问，从而对电子档案的安全性、隐蔽性受到保护。3.3建立完善的安全管理制度。电子文件的形成、处理、管理、利用等多个环节中，都有着信息丢失或更改的可能性，并且这些丢失或更改并不会及时且容易的发现。对此，档案管理部门就需要建立一套科学、严密、合理的管理制度，对每一份电子档案的生命周期实行全程的管理，保证每一个环节中电子档案的完整性。电子档案制作人员需要对所制作的文件负责，相关部门需要设立统一的管理制度，在需要对档案进行利用时，只能够以只读的形式进行查阅，以免在阅读过程中对档案造成破坏。除此之外，机关办公活动当中所形成的公文行电子文件只要签发之后便不得更改，如果需要更改，则必须要经过批准手续才可。

综上所述，随着信息化社会的快速发展，其各个行业的电子档案也会随之增多。与此同时，档案管理的安全性也面临着前所未有的挑战。发展档案管理和国家建设当中的核心任务便是真正全面实现档案信息化管理，这对于相关工作人员而言，需要正确的认识到档案信息化管理的客观存在的问题和优势，并且积极主动的使用行之有效的改善措施，使档案信息化管理建设工作顺利开展。

作者:徐晓华 单位:邢台医学高等专科学校

档案管理的优势篇4

在社会不断发展以及建设的过程中，档案信息化管理的方式逐渐出现在人们的眼前，这是社会发展下的产物，同时也是科学技术推广下的产物，因此加强对档案信息化管理的研究对于今后我国档案事业的发展具有重要的现实意义，并且通过对这方面的研究还能促进档案管理水平的提升，帮助各行各业更好的开展相关方面的工作，促进工作效率的提升。档案的信息化管理虽然具有显著的优势，但是并不是十全十美的，在具体的工作中，安全性问题始终困扰着当代的档案管理，只有加强对安全方面的有效监管，才能实现档案的科技型以及管理型发展，本文将对以上的内容进行阐述，希望对今后的工作有所帮助。

1 档案信息化管理在企业发展中的优势

众所周知，传统的纸质档案已经不能满足现代社会的发展需要了，传统档案的管理方式不仅需要的占用较大的空间面积，在查找以及管理的过程中还存在很大的不便，所以在现代化的档案管理中，基本上已经逐渐淘汰了这样的管理方式，而是采用现代化的管理方法，将相关的信息录入进电脑中，通过计算机的存储作用形成电子档案，这是一种人工智能化的管理方式，是自动化管理中的一种，能够有效的促进档案信息利用率的提高，并且在检索速度以及准确性方面都有着十分明显的改观，能够快速的实现对档案的传输，可以说是在传统档案管理方面的一个很明显的改观。其具体的优势主要体现在以下几点。

首先是能够让档案信息的利用率得到明显的提高。在传统的档案管理中，纸质档案是主要的存储方式，在管理档案的过程中需要进行复印，长时间的复印会对档案原材料造成一定的伤害，最严重的问题是工作效率低下，整个操作过程十分复杂，尤其是在现代化的发展过程中，人们十分重视环保，过多的使用纸张会对环境造成污染，所以在档案办公的过程中主要采用的方式是无纸化办公，而现代化的档案管理主要是以信息化为主要特征的，可以有效的促进档案工作效率的提升。

其次是在进行档案检索的过程中，如果采用传统的档案管理方式，一旦需要查找有效资料，那么就需要翻阅大量文件档案，人工的方式会产生很大的误差，并且工作效率较低。但是在采用信息化的档案管理中，主要是将档案信息存储在计算机中的，所以只要是在计算机中搜索关键词，就能精准的查找出所需要的档案资料，在个别情况下还能进行模糊查询，帮助工作者将有效的信息资料全都找出来，这样的工作效率是要远远高出传统档案管理的。

第三，在档案管理的过程中，最主要的一点就是要实现更加高效的办公，信息化的档案管理中，主要采用的是数字化的管理手段，通过检验、整理以及存储等相关手段加以输出利用，这样就能减少工作人员的数量，其工作效率能够获得显著的提高，尤其是对于一些企业来说，时间就是金钱，只有把握住机遇才能占据市场。所以在现代化的档案管理过程中，以自动化的手段完成档案管理是具有现实意义的，在使用等众多方面都发生了质的改变。

2 企业档案信息化管理存在的安全问题

在使用计算机进行档案管理的过程中也存在一定的危害，其最主要的危害在于病毒，主要存在于档案传输的过程等环节，甚至是病毒入侵的现象等，所以会对企业带来一定的损失，针对这一现象，即便是删除了用户的信息，这对企业来说，无疑也是巨大的打击。

电子档案是需要长时间存储的，很容易会出现意外的情况，对档案产生影响，比如计算机本身的问题，包括使用寿命、人为因素等，都会对电子档案造成威胁，管理者必须认真对待，保护好信息的存储。

传统的档案信息都是以纸质存储，企业会在纸质版的档案上做出标志，如管理者签字或者盖章等，容易区别n案的真假，而采用信息化管理之后，电子版的档案可复制性非常强，也很容易被他人修改，对档案的合法性、真实性的鉴定工作很难进行。所以，档案管理人员要积极面对现代信息化管理过程中存在的安全性问题，并采取适当的措施，为企业的发展提供保障。

3 积极采取措施应对档案信息化安全性问题

第一，要明确电子档案制作人员的责任，并对产生的后果负责，企业要派遣专人分工合作，对电子档案进行复查，防止因为某些因素导致初始样本出现差错。

第二，要对电子档案进行积累，房地产企业对客户信息的积累很重要，经过企业领导人审核过的档案要保留备份，不能出现需要时找不到的现象。

第三，要加强对电子档案使用的监督管理，企业的档案要有三份，存入库中后未经企业领导人同意不可以外借，对使用者进行监督，防止在其使用过程中做出影响企业利益的行为。

第四，建立完善的检查制度，在电子档案入库之前，要对其进行全面仔细的检查，核查内容的准确性，与纸质版的一致性，电子文档的安全性，防止带入病毒入库。

第五，完善电子档案的保存制度，保管人员要对电子文档进行设置，使其处于只读状态，不能随意修改，在因为特殊需要对电子文档进行转换格式等时，要注意保持档案信息的完整性，防止信息的丢失。

第六，完善电子、纸质双存储制度，虽然信息化管理是主流，但电子档案存在较多的安全隐患，受到多种条件的制约，纸质版档案的一些功能仍然是电子版无法替代的，如不易修改，物理保存时间长、档案信息可靠性较高等，所以，纸质版的档案还不能完全被电子版的档案所替代，很多大型企业都是采用信息化管理和纸质版档案管理双向房展的方式，我们需要存储一份纸质版的备份，作为企业的原始信息，以供查询档案的真实性，而对电子版则要注重于管理、利用方面，两者结合共同为企业创造利益。

结束语

综上所述，本文重点对现代化的信息档案管理进行了论述，在当展的过程中具有重要的现实意义，能够促进企业的快速发展。在新的市场竞争中，加强对档案的有效管理是提升企业发展的重要手段，同时注重对安全性的保护，这样才能在激烈的市场竞争中占据优势。

档案管理的优势篇5

一、档案内容数字化管理的基本概述

（一）档案内容数字化

档案是企业单位开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，以及一些技术性图纸或文件，同时也包括合同文书，声像信息等，是企业的核心信息资源与重要资产。而档案内容数字化则是随着计算机技术、OCR技术、扫描技术、数字摄影技术（录音、录像、照片）、多媒体技术、数据库技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案内容存储形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

（二）档案数字管理的内容

对档案内容进行数字化管理分为两个过程，一是进行档案内容数字化采取，把固化在纸质载体中的档案信息开发汇集成三次文献信息，并以数字化方式输入计算机上网，利用数字照相、扫描等技术将档案原件进行数字化处理，或直接在办公自动化过程中形成规范的电子文件信息。二是档案内容数字化查阅，采用浏览器或服务器为查询载体，实现本地及远程查档、阅档功能，可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权，在档案内容查阅过程进行详细的日志记录，同时也有信息加密传输等多种方式。

二、档案内容数字化管理的优势

（一）缩减档案内容管理的成本

在过去的传统档案内容管理模式中，一直使用粗放型模式使得档案管理需要大量的人力及办公资源，致使管理成本大幅较高，不利于企业科学管理的方针实施。而数字化档案内容管理则使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，摒弃了过去需要把档案资料分类存放和建立大量的检索工具的模式。

（二）优化档案内容管理的工作效率

档案内容管理的工作在过去的传统模式中，需要大量的人力物力，相对繁琐，且极具细致，不能有半点差错。而数字化管理则极大的减轻了人力的使用，首先在档案内容的收集过程中，传统的档案管理模式使得管理人员在进行档案信息收集时，受各种因素的影响，并不能快速、有效、全面的将档案信息收集起来，这对档案管理、利用造成很大的影响。实现档案数字化管理后，档案管理人员能在足不出户的情况下，快速、高效、全面的完成档案信息收集，这极大的提高了档案信息收集效率。

其次，由于档案内容数字化管理对工作时间和地点的要求降低，档案文件能通过解码、编码的手段变成数字档案，存储在一个小小的硬盘里面，所有的电子档案信息都能够进行复制、或者整理，可以在不同的地方与时间里对想了解的内容进行查阅，管理人员通过网络系统进行档案立卷、编目、原文挂接，并且能打印出全引目录、卷内目录、原文内容，整个过程十分简单，极大的提高管理人员的工作效率。而档案内容的查阅过程也变得非常便捷，通过网络进行对资料关键词的检索、模糊搜索，查阅相关目录，直接调阅原文，原文直接打印。极大的优化了档案内容管理的工作效率。

（三）加大了档案内容的信息开发

档案管理的优势篇6

随着全球信息化的快速发展，更多的企业认识到将信息化融入企业发展血液的重要性，中石化档案管理系统在本企业应用就是其中之一。企业档案管理信息化，就是将现代计算机技术、信息技术、网络技术、通信技术充分运用于对档案信息资源的处置、保存、管理、开发、提供利用等活动中，以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。

本文谈谈中石化档案管理系统在本企业应用中的优势。

一、中石化档案管理系统流程板块设计合理，可操作性强

中石化档案管理系统主要包括C/S端的档案系统客户端和B/S端的档案系统网站；共有三个板块，一是CS端的档案管理板块及档案配置板块，二是BS端网页板块――档案网站。

档案系统的业务流程分为6个，收集整编流程档案归档流程档案借阅流程档案共享流程鉴定销毁流程年报统计流程。档案系统功能设计18个，收集整编、归档审批、档案检索、共享管理、鉴定管理、专题编研、年报统计、运维系统、数据管理、提报管理、借阅管理、集团共享、档案推送、归档批处理、库房管理、续借管理、外部接口、温湿度管理。

总的来说系统集档案收集、存储、统计、查询利用等内容管理和电子文件归档接口六大主要管理功能于一身，确保了归档电子文件真实、完整可用和安全，在档案管理中具有可操作性强，可进一步提升了茂名分公司档案信息资源标准化规范化管理水平，为建立中国石化统一档案信息资源管理、共享档案管理的平台奠定了基础。

二、中石化档案管理系统各板块功能明确齐全，系统性强。

1.中石化档案管理系统档案管理板块

档案管理主要具有业务数据处理，统计，查询的功能，使用对象是档案专兼职人员及系统关键用户；档案管理板块突出点是能提供强大的数据导入导出功能，数据导入功能多样可导出数据模板，进行数据整理后再导入系统相应的档案类中，可以脱离系统进行数据的收集整理。

原文批量挂接方式多样，为满足数字化扫瞄工作的需求，系统还提供多案卷挂接电子原文的功能，为数字化工作提供强大的支持。打破原系统只具有的单一的录入数据及电子原文挂接功能，为数据的收集整编及原文的挂接提供快速的途径，大大提高工作效率；它还可定义个性化录入界面，个性化设置比较强，档案员可以根据自己的喜好对消息提示方式进行个性化的配置，从而满足个人需要。

茂名分公司从去年12月开始业务重组后，业务量大大增加，人员却不增，新人不进，旧员到龄退下，在人员紧张，业务量大增的情况下，档案管理板块的强大的数据导入导出功能及原文批量挂接方式多样，给我们茂名分公司档案员档案数据录入归档，电子原文上传带来了便利，提高工作效率。

2.中石化档案管理系统档案配置板块

档案配置主要是系统配置应用；使用对象是档案领导及系统管理员；档案配置板块突出点是机构管理功能能让系统管理员直观了解现有的行政组织机构；可以对组织机构添加，删除，有效和无效化处理，同时可以对组织机构做排序操作，方便管理。

用户管理功能能对系统用户进行统一管理，统一使用AD域账户作为系统账户有利于用户的统一，为单点登录的实现提供方便；视图配置功能的可以添加、删除视图以及视图目录树节点进行动态配置和管理；多视图展示形式支持同一年度使用多个视图展现形式；不同单位可制定不同的视图显示方式可对视图进行权限控制，可限制视图的使用范围。

档案配置板块的机构管理功能、用户管理功能及视图配置功能；让茂名分公司的档案领导及系统管理员对茂名分公司的38个组织机构、5000人左右的用户，18个档案类的视图目录树，一目了然，无论是从管理、还是查询和使用都带来了方便，节省工作时间。

3.中石化档案管理系统档案网站板块

档案网站主要是档案查询借阅、流程审批、档案编研、推送；使用对象是普通用户及档案管理员；登录后，进入查询首页。左侧为功能区，右侧为查询区。功能区包括个人工作平台、档案检索、档案编研、档案推送。查询区提供所有档案文件的查询、原文的查询、专题查询、视图查询功能。其中档案检索功能包括分类检索、全文检索、跨库目录检索、视图检索、目录检索；用户可以根据这些档案检索功能在权限允许的情况下进行在线查阅，然后走在线借阅流程。

系统提供在线借阅功能，用户可以通过“申请借阅”方式，来取得管理员的授权，只有审批流程通过后，才能有相应的浏览或下载权限。

档案网站板块的档案检索功能多形式化及在权限许可下、安全性保证的情况的在线借阅功能，解决了茂名分公司的38组织机构，不在同一地方办公，对档案利用困难；让档案利用人员来回跑档案室查借阅的落后管理方式已成为过去；电子文件在线浏览、借阅等功能，让茂名分公司档案工作人员工作效率得到很大的提高，让查阅者在网上轻松查阅，借阅，在线浏览，大大提高工作效率。还有就是此网站可以实现中石化查询；建立中国石化统一的档案共享平台，通过统一的共享平台，在权限允许的前提条件下最大限度的达到档案资源共享。

三、中石化档案管理系统与其它业务系统接口相容，兼容性强

建立标准系统归档接口通过标准的系统接口，可以接收各业务系统推送的数据。只要符合档案业务规范，并遵循标准数据规范，即可实现数据的归档，方便本茂名分公司合同管理系统、本地公文管理系统的集成工作。

四、中石化档案管理运维系统部署运维平台健全，保障性强

档案管理的优势篇7

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.20.114

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）20-0-02

0 引 言

随着社会的不断发展进步，电子政务协同办公和自动化办公已经广泛运用于社会生活的各个方面。传统的档案管理模式已经逐渐跟不上时代的发展步伐，档案信息化管理开始得到广泛运用。但是，档案信息化管理也存在着一些安全性问题，因此，档案工作人员应该全面认识信息技术特征，并结合新技术、新方法对档案管理工作中出现的问题进行改正，促进档案管理工作不断进步。

1 档案信息化管理模式的优势

1.1 提高搜索速度和准确性

传统的档案管理模式有个特点，那就是查找效率低，出现错误的机率比较大，一旦需要进行档案搜索时，都是依靠人力进行查找，需要翻阅案卷或者查看目录手动查找。档案管理信息化之后，档案搜索不需要再用工作人员花费大量的人力进行搜索，直接利用计算机就能找得到想要搜索的文献，这样一来，搜索效率不和准确性都得到极大提高。

1.2 提高档案利用率

在我国科学技术不断高速发展的同时，人们对于环境保护也更加重视，很多单位或企业办公都倡导无纸化。因此，传统的纸质档案管理工作已不适应社会发展。档案信息化管理利用现有的科学技术，将信息资源以数字化的形式呈现在人们面前，人们在这个过程中对于自己信息的利用更加便捷与频繁，从而让更多的人在档案信息化管理中利用到自己所需要的信息。

1.3 信息远程传输共享更加方便

在档案信息化还没有出现之前，使用者如果有使用档案的需要时，必须经过档案管理部门查找、邮寄或者传真等方式才能使用到，使用者偶尔使用一次将会非常麻烦。档案信息化的出现改变了这种情况，档案信息管理依靠网络操作，可以将使用者需要使用的信息资源随即传输给使用者，给使用者带来了方便。

1.4 提高了档案信息管理效率

档案信息化管理包含多方面，其中有一点是生成数字化档案，然后档案管理工作人员对这些生成数字化的档案进行检验和整理，并存储入库和输出利用。这些工作内容如果利用传统的档案管理模式去进行管理，需要耗费大量的人力、物力和财力，完成之后的效果还不一定完美。因此，档案的信息化管理，极大地提高了档案管理的工作效率。

2 档案信息化管理存在的安全问题

2.1 电子档案存在真实性和合法患

按规定，传统的档案管理模式中，纸质档案必须交由该单位有关领导签字盖章之后才正式生效，档案真实与否、合法与否很明显很直接就可以得到答案，其真实性和合法性可以得到很好的保证。档案信息化管理之后，电子档案可以自由复制粘贴，内容改动起来也很方便，这在很大程度上影响了档案的合法性和真实性。

2.2 管理过程中存在安全性问题

虽然档案信息化管理不会出现纸张破损而导致档案失效的情况，但是在现实生活中，档案信息化管理也会受到很多因素影响。比如：计算机软硬件老化、平台和电子档案之间的一致性等。这些问题的存在，要求档案管理工作人员改进管理方式，提高管理质量，保证管理质量不出问题。

2.3 受到计算机病毒的威胁

如今社会已进入信息时代，各行各业的人们必须面对的一个难题是如何防止计算机病毒的侵害。电子档案作为安全系数要求非常高的资料，需要极高的安全保障。但是难以避免的是，其在传输途中一样承受着被病毒侵袭的危险。此外，电子档案除了在传输过程中容易受到病毒侵害，在管理过程中也可能存在病毒威胁，档案信息化管理中病毒是必须注意的一个问题。

3 如何提高档案信息化管理的安全性

3.1 采用加密技术，提升电子档案的真实合法性

对电子档案采用加密技术能提高其真实合法性。现阶段我国使用的加密技术主要有两类构成，一种是对称类，另一种则是非对称类。对称类加密技术主要指的是对于文件的加密和解密需要一种相同的秘钥，查看文件只需知道其中一个的秘钥就可以得知另一个的秘钥，这种加密技术目前运用范围比较广泛。非对称类加密和对称类不同，其需要同时知道加密和解密两个秘钥，只知道其中一个不行。档案信息化工作管理中，特殊情况下，可以公开加密或解密秘钥其中的一个，但是一定不能两个都公开，否则给不法分子可乘之机，擅自更改重要档案信息。

3.2 采用先进的管理技术与理念

我国经济不断高速发展，科学技术水平也不断提高，每个行业都要根据自身实际情况将科学技术融入到企业管理中。档案信息化管理工作者也要结合自身工作的特点，紧跟时展趋势，吸收借鉴先进的管理模式，对传统管理模式存在不合理的地方加以改进，创建既符合自身特色又不失社会要求的管理模式。加大人力、物力和财力的投入力度，从本质上实现对档案信息化管理工作的改善。其中，涉及的重要管理内容是监控技术和权限问题。档案管理毕竟对安全性要求高，不像其他出入自由的部门一样，访问者进出查找档案时要进行严格的身份验证，避免无关人员进出。人员的进出要输入密码，只有将密码输入正确的人才可以进去查询档案资料。同时，在档案信息化管理中，可以建立防火墙来保障对数据的监控，杜绝非法访问，提高电子档案安全性和隐秘性。

3.3 建立健全安全管理制度

随着科学技术的发展，各种信息泄露情况日趋频繁，因此，电子档案信息安全越来越引起社会重视。要实现电子信息化安全管理，除了要在技术手段上加强外，还要在制度管理上给予保障，建立健全管理制度不但可以弥补因技术缺陷而带来的漏洞，也可以防止因人为因素而造成的问题。在档案信息化管理过程中，第一，要对各个部门各个人员进行职责分工，相关管理人员必须认真负责，各司其职，将自己分内事情做好，出现问题需要自行承担后果。同时，不归自身监管的事物不能擅自做主，必须在他人及相关领导同意之下才被允许。第二，对电子档案及时归档并处理，电子档案不归档或者归档不到位会产生一系列问题，比如：档案信息容易改动或丢失。归档之后的电子档案不能再进行更改，特殊情况下，必须经过申请审批并由有关领导签字盖章方可进行编辑处理。这样可以极大地提高信息的安全性，有效防止人为因素对档案信息化管理造成安全隐患。第三，完善相关规章制度，档案管理工作人员必须在规章范围内进行日常工作，不能超越制度允许的范围。同时，对于因个人原因而造成档案信息泄露的工作人员需承担相应的法律责任。

4 结 语

随着信息化时代的到来，档案信息化管理给档案管理工作带来了极大方便，提高了档案管理工作的效率和安全性。但是，任何事物都有两面性，对于档案信息化管理来讲，也存在着很多弊端，比如：真实性和合法性不确定，受到计算机病毒威胁等。因此，对于档案管理部门来讲，其必须利用先进科学技术并建立健全自身管理制度进行档案信息化管理，只有在各个层面将工作做好，电子档案的安全性才会得到保障。

主要参考文献

[1]王薇.档案信息化管理的优势及相关安全问题分析[J].黑龙江科技信息，2016 （12）.

[2]王洪波.档案工作信息化管理模式中的信息安全问题刍议[J].黑龙江科技信息，2013（8）.

档案管理的优势篇8

利用信息化对房产档案进行管理，不仅利于查询，而且信息的利用效率得到提高，信息透明度更高。房产档案信息化管理，可以通过录入将各个时期的房产档案从纸质变为图像，实现存储、索引、管理、查询的电子化，这样在房产档案使用过程中，只需轻点鼠标就可以调出档案，更便于使用，使工作效率得到大幅度的提升。避免了由于归档错误或是纸张受损所给档案带来的损失。房产档案信息化后，使档案的准确性和安全性得到提升，增加了档案信息的透明度，人们对档案的保护意识更强，有效的避免了一些虚假房产档案信息的发生。

（二）房产档案信息共享

通过各种现代化的高科学技术，将各种载体的房产档案转化为数字化的信息，并以数字化的形式进行存储和使用，通过网络进行传输，利用计算机来进行管理，使房产档案形成一个完整的信息体系，能够及时进行利用，使资源实现了共享。在对房产档案进行使用时不再受到时间和空间的限制。同时房产档案信息化建设工作的开展，使房产档案信息的可视化管理得以实现，使图形、文档和数据实现了有效的结合，不仅方便了信息的公开查询，而且为房产档案向社会开放奠定了良好的基础，为国家各项房产政策的实施提供了技术上的支持。通过房产档案信息的共享，更方便对企业和个人房产信息的了解，避免了恶性囤房炒房行为的发生。

（三）更便于档案管理

房产档案信息化管理工作的开展，使档案以电子化的方式存在，这样可以更便于对档案进行理科改，利于档案的流转、处理及归档等工作的开展，而且档案信息化系统实现了档案自动存档的功能，实现了档案管理的无纸化办公，如果想查询房产档案，只要在联网的任何一台电脑上即可以实现对相关信息的查询，不再受到时间和区域的限制。

二、房产档案信息化管理策略

（一）加快房产档案统一标准的建立

我国电子文件档案已出振了相关的统一标准，有效的规范了电子文件档案的管理工作。房产档案自身具有特殊性，这样在管理上也与其他档案管理方式存在着不同，其具有较强的独立性。目前部分地区已建立了房产权属数字化档案，但由于多种原因，还没有统一的标准来进行规范，这就导致房产权属数字化档案在建设过程中存在较大的难度，而且所取得的实际效果也没有达到预期的标准。所以为了更好的对各地房产权属档案进行规范和指导，则需要建立健全房产管理的数字化的档案标准。

（二）房产权属档案信息化管理应分阶段实施

首先，在进行信息化建设的过程中，必须对房产档案管理部门原有的存量档案和每年新增的档案予以充分考虑，并分别对其进行规划和确定合理的建档流程。对于部门内原有的存量档案，可将部分利用率较高的进行建档，这样能够进一步确保数字化档案库在短期内发挥出利用价值；

其次，建立统一的软件编制标准。由于房产信息网是面向全社会提供服务的，为此，在网络软件的编制上应当充分结合房产档案的专业性和实用性。国家应当出台相关的行业标准，以便档案管理系统的建设有可执行的标准；

再次，强化制度化建设，实施统一标准化管理。房产档案管理部门应当配置专用的档案库房、计算机、打印机、扫描仪、温湿度计等设施设备，在管理工作中落实岗位职责制，明确档案管理工作流程。同时，房产档案管理部门还应当建立档案接收、整理、归档、节约、复核、保管、保密等制度，确保档案信息化管理的各个环节均有章可循、有规可依。

（三）处理好档案的公开和保密关系

房产档案信息化建设，对于在网上进行开放和利用需要具有一定的机密性，有一定的限制，处理好公开和保密的关系，避免不法之人利用房产权属档案谋取私利。在这方面，为了更好的保护房产所有人的个人合法权益，国家应出台相关的法律法规，对房产档案的上网登记进行确定，使房产档案在开发利用过程中，在为使用者提供相应的档案信息的同时，也确保做好档案的保密性工作。

（四）加强计算机网络病毒的防范

只要是有计算机网络的地方，就有可能出现计算机病毒，为此，档案上网利用非常容易受到计算机网络病毒的威胁，最为严重后果可能导致所有档案数据信息全部丢失。为此，在建设数字化档案的同时，必须加强计算机病毒的预防工作。

（五）培养高素质房产档案管理人才

档案管理的优势篇9

研究生教育作为我国国民教育的顶端，是高层次拔尖创新型人才的主要来源和科学研究潜力的主要标志，是增强综合国力和国际竞争力的重要因素。“教育大计，教师为本。有好的教师，才有好的教育。”我国现有博士生导师5.4万人，硕士生导师18.5万人。学位与研究生教育的发展很大程度上依赖于一支师德高尚、业务精湛、结构合理、充满活力的高素质研究生导师队伍的建立。特别是在当前我国研究生教育进入到注重内涵发展，提高研究生培养质量，从以培养学术型人才为主转变为学术型人才和应用型人才培养并重的新的历史阶段，对研究生导师提出了更高的要求。全国各研究生培养单位也日益重视研究生导师的培养与管理，大多在研究生院（处）下设置学科建设办公室等机构专门负责研究生导师工作。

在日常工作中，学科建设办公室对研究生导师的管理多是借助研究生导师档案来实现的。研究生导师档案指的是以研究生导师个体为主体，在其教学、科研、管理活动以及相关工作活动过程中直接形成的，对研究生导师个体、导师群体、研究生培养单位以及社会具有保存和利用价值的文字、图表、声像等不同记录方式和各种载体形式的历史记录，可以包括研究生导师教学档案、科研档案、人事档案、健康档案等一系列与研究生导师个体教育活动有关的信息资料。通过研究生导师档案，学校可从中获取有价值的信息，完善相关报表，更好地进行相关工作。研究生导师档案在我国学位与研究生教育中发挥着举足轻重的作用，但当下研究生导师档案的状况却与其应发挥的作用相脱节，也不能适应于研究生教育新的发展阶段的要求。

首先，研究生导师档案未受到应有的重视。由于现行的《高校档案实体分类法》中并没有设置“教师业务档案”类，使得现实中缺乏统一的建档标准，关于“教师业务档案”的研究与探索大多停留在理论层面，而研究生导师档案的探讨更是几乎无人提及。当前在中国知网学术文献网络出版总库中，仅能检索到中国北京大学档案馆李迎《研究生导师档案的微机管理》等零星文章，研究生导师档案所受重视程度可见一斑。

其次，研究生导师档案长期以来未形成完整的体系，且档案利用率较低。根据我国《高校档案实体分类法》规定，各类别档案要按照自身特点和管理要求的不同分别归档管理。受此影响，长期以来我国研究生导师档案各组成部分由高校不同的部门分别负责管理，如人事处管理人事部分，研究生院（处）的研究生培养办公室管理教学部分，社科处、科技处等管理科研部分。这在一定程度上虽然 迎合了各部门专业化的工作要求，但长期以来注重“分”、忽视“合”的结果是割断了研究生导师档案各部分之间的有机联系，各子系统无法形成统一的整体，档案也就无法全面、动态地反映出研究生导师的全部信息，多部门参与的档案分散管理、多头管理模式造成了种种弊端，档案利用率较低。

再次，旧有的研究生档案管理手段落后，无法应对当下信息化进程以及研究生教育新阶段的发展要求。当下高校研究生导师档案管理基本上实行“双套制”管理方式，即实行纸质档案和电子档案并存的管理与利用方式，但仍以纸质档案为主，查阅各类信息基本靠手工操作。这使得各类档案堆积如山、大大小小的档案柜挤满办公室，每当查阅、汇总档案信息，工作人员面对堆满案头的浩瀚材料，要从中获取信息，工作之艰巨、难度之大可想而知。即使电子档案，由于程序设计的简单，无法支持各种宏观数据的获取以及纵向比较，难以为高校各项事业的规划与研讨提供信息支持。

综上所述，在新形势下要充分发挥研究生导师档案在高校学位与研究生教育中的信息向导作用，迫切需要对现有的研究生导师档案管理方式进行变革，建立一套适应学位与研究生教育新时期发展要求、基于internet网络化管理与资源共享理念、具有较高实用性和安全性的全新的档案管理模式。

新的研究生导师档案管理模式仍宜采用纸质档案与电子档案共存的“双套制”，但应以电子档案为主，档案管理以计算机操作取代纯手工操作。研究生导师的学历学位证书、工龄党龄证明、与学校签订的聘任合同、教学记录、专业技术职务证书、重大课题立项结项证明等纸质档案材料仍然具有重要的保存价值，重要性不言而喻，但可以优化纸质档案的存放、管理方式，结合当下事业单位人事制度改革，可以变纸质档案由各职能部门分别保管为统一存放于人才交流中心等专门机构，以方便统一管理与查阅。研究生导师电子档案则以网络电子数据库为主，通过网络平台提供信息服务。

研究生导师档案网络电子数据库的开发可以借鉴研究生管理系统的经验，各高校网络化的研究生管理系统已较为成熟。档案网络电子数据库仍适宜分为人事、教学、科研、资格申报等子系统。根据工作的需要，人事部分包括导师的基本信息以及学习工作经历，可涵盖身份证号码、民族、政治面貌、行政（党政）职务、参加工作时间、高校教龄、现专业技术职称、获得资格时间、首次聘任时间、任职考核结果、获得奖励等门类；教学部分指担任导师以来完成研究生课程工作情况，包括课程起止时间、学生人数、学时数、教学获奖情况等；科研部分显示导师代表本人学术水平的论文、著作、作品、承担的科研项目以及获奖情况；资格申报部分涵盖博士生导师申请管理、硕士生导师申请管理、停招延招管理等内容，包括了导师资格申报过程中材料汇总、资格审查、专家评议、学位委员会批准等程序。

档案网络电子数据库应当具有建档规范、操作界面实用友好等特点，保证档案信息的查准率与查全率。数据库的建设应当是学校人事、科研、研究生等多个职能部门共同参与的，各部门都能在数据库提供的相关平台上完成各自的工作要求，实现档案管理真正的有机统一。数据库还应当尽量具备多媒体功能，支持声音、图片资料的存储，导师可以将各种证明材料、论文等制成一定大小的影印图片上传系统，以支撑各类评奖、申报活动。针对档案的安全性，特别是涉及到导师个人隐私的信息，可以设置不同管理员的权限，严格控制管理员数量来实现，并且做好访问记录。

上世纪90年代末，中国人民大学研究生导师档案管理就采用了清华大学档案馆研制的thda-2000电子图文档案管理系统。虽然从全国范围来看，研究生导师档案管理信息化、网络化仍然处于探索、起步阶段，但其优越性日益显现，已是大势所趋。我们坚信以此为契机，研究生导师档案一定能为我国学位与研究生教育做出更大贡献！

参考文献

[1]国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）.

档案管理的优势篇10

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2013）08-0005-01

随着信息化社会的发展，人事档案数据化是必然的大趋势，现在实现此要求对数据库软件提出了很多新的要求。ORACLE数据库作为目前世界上使用最为广泛的数据库管理系统，我们就更应该在其优势方面了解针对人事档案方面能够强化管理的应用。

一、ORACLE数据库中同义词管理在人事档案管理中的优势

ORACLE同义词是数据库方案对象的一个别名，经常用于简化对象访问和提高对象访问的安全性。在ORACLE数据库中的大部分数据库对象，如表、视图、序列、存储过程、函数等等，数据库管理员都可以根据实际情况为他们定义同义词。通过ORACLE数据库同义词管理，可以给数据库管理员带来意外的好处。

1.数据库的具体对象名可以不需要指定。在人事档案应用程序中，要不断的调用人事档案数据库的对象，如各类表、指向对象等等。大部分管理软件开发在的过程中，已经完成了使用功能的开发。管理员如果一定需要更改某个数据库对象的命名。那么，此时应用程序也需要调整。人事档案管理人员不可能具备完备的软件开发能力，而且也不能经常性的对管理软件进行修改。所以如果需要对原有报表进行大的变更时，一般都是另外建立新表等，来收集需要的信息。但如果这么做的话，不仅需要定义对象，而且还要重新调整前台程序的报表格式。显然可操作性很低。而如果使用ORACLE同义词功能，这些问题就会迎刃而解。因为前台程序可以不用作调整，只需把对象同义词进行重新定义即可。这既保障了前台程序的可恢复性；同时也降低了工作量。这就是ORACLE数据库同义词给我们带来的第一个优势。

2.前台程序不能直接访问数据库，提高数据库安全性。人事档案数据在一般单位都是作为比较重要的信息保存，因此在实际应用中前台程序尽量不要直接调用数据库内容，因为攻击者只需要对相应的程序所引用的数据库资料进行分析，就可以针对数据库的基本逻辑结构进行架构分析。所以我们为了保障安全最好通过标记同义词来访问人事档案数据库。如此的话，攻击者就很难通过对前台人事档案程序的调用，来分析后台数据库的数据及分类数据之间的关系。

3.简化应用软件针对人事档案数据库对象的访问。人事档案数据库非常繁杂，产生的其中一个特点就是名字可能会很长。如果每次前台应用程序调用对象的时候，都要采用这么长的对象名，肯定会让数据库管理员产生很大的麻烦。但是人事档案又不可能缩短对象的名字，因此可读性就不好。在ORACLE数据库中，我们就可以利用ORACLE同义词的功能设置相应的同义词。如此的话，在访问的时候，只需要通过同义词访问即可，而不需要输入这么长的对象名。

除了上面三个优势之外，还有很多方面可以利用ORACLE同义词的功能，在这里就不一一列出了。所以只要人事档案软件使用者预先做好对象的命名与同义词的定义工作，那么即使还没有开发好某个数据库对象，也可以通过引用同义词的方式引用为建立的相应的人事档案数据库对象，就不会因为某些工作没有完成而影响其他相关工作的进程和应用。

二、ORACLE数据库自动工作负荷储存库的功能在人事档案管理中的作用

作为人事档案数据管理人员必须自始自终都密切关注可能会对他们所管理的人事系统的可用性或者性能有负面影响的潜在数据库问题。通常情况下，可以把监视、维护系统的方式分为两种，分别为反应性监视与前瞻性监视。反应性监视是指在已经出现某进程或者管理问题后再对数据库进行监视。而前暂性监视可以让数据库管理员在问题出现之前、期间或者之后查处并响应数据库常见的性能与管理问题。简单的说，在某一个数据库故障发生之前，都会有一些征兆。数据库管理员有必要了解这些征兆。如此的话，我们才能够把这些问题消除来萌芽状态，防止问题的扩大。而ORACLE数据库就有一个自动工作负荷储存库的功能，来帮助收集在数据库运行中的异常数据。通过这些数据的帮助，可以抢在数据库故障发生之前把问题解决了。

1.自动工作负荷存储库回退进程在人事档案管理中的作用。自动工作负荷存储库的回退进程分别为内存监视器与内存监视灯。这两个进程是一对相同的数据，他们可以给档案数据库管理员带来很大的帮助。如这两个进程会相互合作，从档案管理数据库系统中直接收集相关的性能统计数据。一般情况下，监视器每个小时会启动一次，并从数据动态性能视图、数据库目录视图和数据库优化器中收集性能等相关的统计信息，然后会把这些信息存储在数据库的表中方便于相关表、视图、序列等方面的管理。

2.自动工作负荷存储库针对人事档案数据库负荷调整中的作用。数据库虽然可以启用自动工作负荷存储库，但是为了保障数据库的正常平稳运行，往往会在很长时间内禁用这项功能的大多数争端监视以及顾问活动。也就是说，平时只会收集少量的数据库运行时的统计数据。如果此人事档案数据库设计比较复杂或者对于数据库的性能要求比较高，则此时人事档案管理员可以把这个参数设置为最高级别。在这个级别下，内存监视器将会捕获大部分的信息数据，同时还会收集来自操作系统的执行计划和定时信息。这样就会在日常的人事档案管理工作中减少服务器的负担，而当需要进行数据分析整理或进行集中的人事档案管理的工作中则可以选择打开ALL权限进行大范围监管。

另外除了上述的作用外，如果同时缩短人事档案数据库统计周期并延长日常工作负荷存储库表的存储周期，那么在这两个因素的共同作用下，人事档案日志表的容量会很快的膨胀起来，单位的人事档案管理人员则需要注意这个问题。通常情况下，建议可以缩短这个统计周期，但是不建议延长表的存储周期。如果单位人事部门确实需要某一段时期内的性能数据的话，则可以先把此类表导出来进行备份。这样就可以避免工作负荷存储表对数据库表空间的占用。此外缩短内存监视器收集系统统计数据周期会增加数据库空间的额外占用，这也是单位人事档案管理人员在调整这两个参数时需要注意到的内容。

除此之外，ORACLE数据库还具有完整的数据管理功能，在数据的大量性；数据的保存的持久性；数据的共享性；数据的可靠性等方面在现今的数据库系统中具有无可比拟的优势。其具有可用性强、可扩展性强、数据安全性强、稳定性强的特点尤其针对于人事档案管理中对数据库系统的日常使用性、业务繁杂性、安全要求性、运行平稳性的要求，未来必将在人事档案管理系统中占有一席之地。

参考文献

[1]何月顺，汤彬，陆玲视图在ORACLE数据库管理中的作用，《南华大学学报（自然科学版）》2001年第04期.

档案管理的优势篇11

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

Abstract: enterprise archives management is a part of enterprise management, we must adapt to the needs of the development of modern enterprises and the newperiod, establish new idea, establish the new system, the implementation of the new management system. Archives management system of modern enterprise itself, should make the enterprise archives management work to the needs of enterprises, foreign enterprises meet thedemand of market competition, to meet the enterprisesystem innovation, technological innovation and corporate culture demand.

Keywords: file management of enterprises technology innovation of enterprise culture

在知识经济时代，档案信息化技术管理作为一种知识管理先进的模式，在社会发展中具有越来越重要的作用。如今现代的信息化技术为档案管理的发展提供了强大的技术支持。档案管理信息化不仅可以改善档案管理繁杂的工作，也可以冲破以往档案管理的局限性，实现档案管理透明化，做到部分档案资料信息共享，从而提高企业整体的工作效率。企业档案管理工作作为企业管理的一部分，必须适应现代企业和新时期的发展需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度。现代化企业档案管理制度的本身，应使企业档案管理工作紧贴企业的需求，对外满足企业市场竞争的需求，对内满足企业制度创新、技术创新和企业文化的需求。

档案管理应用信息化技术的优点：与纸质的档案载体相比，档案电子文件载体材料的寿命要长得多。档案电子文件的形式也更多样化，除文字、图片以外还有录音、影像、三维动画等多媒体文件。有了这种新形式的电子档案的加入，会将我们的企业档案记录的更加完整。电子载体，例如VCD、DVD光碟、硬盘等。这些电子载体的普遍特点是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，具有很强的稳定性。一般在监理单位的工程档案都只停留在一张纸上，如果想看查阅其监理单位或某个工程的单位业绩、工程奖项，只能靠翻阅这些纸质档案或一些实物奖状等资料，可如果我们加入多媒体影像的文件档案后，档案管理人员就可在电脑上检索出想要查阅的资料了。

档案管理应用信息化技术需要注意的问题：要保证档案管理系统的网络安全性。电子化档案信息通过计算机网络系统向社会公众提供高效快捷的档案信息服务，需要采用一套完整的安全措施，保证网络系统安全性，防止病毒的入侵。档案信息在传输的过程中，要确保重要信息不漏泄或被篡改。采用严格的身份证和权限管理，信息传输加密，安装防病毒系统、备份与恢复系统等安全措施。

档案管理的优势篇12

一、新形势下医疗档案管理信息化优势

医疗档案管理是医院管理工作的重中之重，对医院未来发展具有促进作用。新形势下，实现医疗档案管理信息化发展路径，有助于增强医疗档案管理质量与水平，彰显医疗档案管理在医院发展历程中的价值。以下介绍医疗档案管理信息化发展的优势:首先，医疗档案管理信息化模式对传统医疗档案管理是一种变革，有助于改变以往医疗档案管理存在的问题。以往医疗档案管理大都是纸质档杆管理模式，纸质档案容易在管理中受到虫咬、霉变等情况，导致档案字迹不清晰、档案内容模糊，影响到档案管理效度。医疗档案管理是医院发展历程的真实写照，具有良好的保存与运用价值，而医疗档案管理信息化模式，能够改变档案这一管理模式，将医疗档案管理演变成电子版的，纳入到电脑中，不仅便于档案管理人员查询，而且还能更好的存储档案。其次，医疗档案管理信息化模式，改变了档案归档形式。在以往医疗档案管理中，大都以人工劳作形式进行管理档案，档案管理程序繁琐，在档案查找、归档中，需要花费一定的时间。而实现医疗档案管理信息化模式，使档案管理人员输入相关的变化，系统自动将档案呈现出来，方便、快捷，提升档案管理人员工作效率。最后，医疗档案管理信息化模式，能增强医疗档案管理运用效度，有助于促进档案随时随地的运用，为医院发展提供有力保障。例如:通过计算机技术，整合档案信息，挖掘其中具有价值的档案，以此档案促进医院全面发展。

二、新形势下医疗档案管理信息化实现路径

(一)重视医疗档案管理信息化发展模式

在医疗档案管理信息化发展历程中，医院应意识到实现医疗档案管理信息化模式的重要性，加强投入，促进医疗档案管理信息化发展进程，进而增强医院整体管理水平。首先，立足于当前医疗档案管理模式，根据存在的问题，加强信息技术的运用力度，促进医疗档案管理信息化的实现。其次，加强宣传力度，因医疗档案管理信息化工作模式有别有传统医疗档案管理模式，因此需要加强宣传力度，普及医疗档案管理信息化模式的优势，转变档案管理人员工作态度，使他们接受医疗档案管理信息化模式，进而促进信息技术在医疗档案管理的实施。

(二)构建规范化管理体系

从哲学视角出发，新的事物的诞生，需要相关的制度与体系进行制约。同理医院促进医疗档案管理信息化模式亦是如此，需要构建相关的管理体系、制度，促进医疗档案管理信息化在医院管理中的实施。基于以往的医疗档案管理体系、制度，不能够满足医疗档案管理信息化需要。因此，在构建规范化医疗档案信息化管理体系中，应立足于医院未来发展需要，结合医疗档案管理优势，在以往医疗档案管理基础上，细化制度条款，融入新的制度理念，进而构建系统性、全面性医疗档案信息化管理体系。例如:在档案存储上，构建相关的管理体系;在档案归档上构建规范制度，完善医疗档案信息化管理体系。构建完善的医疗档案信息化管理体系，规范管理人员工作模式，带动员工工作热情，进而增强医疗档案信息化管理质量。

(三)构建档案管理数据库