企业档案管理信息化建设篇1

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。企业档案管理信息化,就是利用数字化、信息存贮、数据库等技术,将传统纸质文书档案、科技档案、人事档案等转换成数字档案,建立档案目录数据库,通过计算机网络设备的传输,实现企业信息资源的共享,以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。

1.企业档案管理信息化建设的重要性

企业档案管理是企业生产、经营中必不可少的一个有效手段。企业档案管理不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据,也是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。首先,档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。只有实现档案信息化才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务。其次,决策的及时正确,管理措施的得当,要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。企业档案真实系统地记录了企业以往经营管理中的经验和失误,有利于促进企业组织管理、经营决策的创新。再次,档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。企业档案存储和记忆了企业的各项活动,是企业文化、知识的历史积累。档案信息化可缩短二次文献信息的编著时间,提高档案信息利用的时效性,并提供丰富的具有企业特色的知识,提升企业文化。

2.加强企业档案管理的信息化建设

2.1建立企业档案管理信息化建设的基础设施。针对企业传统档案管理问题现状，企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式，随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式，企业应建立担纲管理的信息化模式，从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。计算机技术和信息化技术运行的速度较快、运算的精确程度较高，储存信息的能力和逻辑判断能力较强，在文件信息的管理上能建立更为有效的模式，从而能建立高效有序的企业档案管理模式，通过计算机的使用实现了文件信息的管理、统计、接受、发送、查找、利用、浏览的模式，从而能建立企业档案管理的有效信息化管理。由此信息化的档案管理能建立有效的管理和搜索的利用和管理方式，为有利用价值的档案建立了良好的信息的查找和利用方式，也为企业的档案管理和调用建立了有效的方式。使企业的档案管理建立有序又有效的信息化管理，也实现了档案管理的现代化和信息化建设。

2.2实现传统档案的电子化和信息化。企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化，实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案，通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工，从而建立了电子化的档案形式，方便人们的使用。企业信息化的档案管理应在通用的档案管理软件的平台之上，然而当前企业的档案管理软件并未统一和规范，从而为企业的档案管理信息化建设一体化和系统化带来了相应的阻碍。档案管理软件的难以统一制约了企业档案管理信息化和电子化进程，随着企业现代化管理水平的提高，企业的档案管理应建立统一的平台，建立统一的电子档案的管理软件平台，实现传统档案的电子转化模式，从而为电子丁率大庆油田总医院档案室黑龙江大庆163000档案的管理和利用提供便利的平台。

2.3实现信息化档案的网络化。企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台，实现企业传统档案的网络化和共享化，提高企业档案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库，即企业档案库，通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式，其共享性和服务性较差，难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案，提供电子档案的管理和共享模式，从更大程度上减少了电子档案的重复建设，从而建立高效的企业档案管理模式。

2.4提高档案管理人员的专业素质。企业档案管理信息化必须依赖于档案人员素质的提高。努力建设一批德才兼备、精干高效、勇于开拓创新的档案人才队伍,这是企业档案工作创新的保证,也是档案持续发展的根基。档案信息化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用,即档案计算机管理。要实现档案管理信息化,首先需要具有较高的知识层次和先进技术水平的专业技术人员,企业要注意引进招聘一些有专业技术、技能的人才来充实档案队伍。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用,档案管理者还必须学会利用现代化档案管理手段,掌握档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能,并学会对各种现代化办公设备进行维护。因此,必须对档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育,使他们具有较高的业务素质和较强的开拓创新意识,从而促进档案工作的持续稳定发展。

2.5档案管理系统建立过程中的用户交互模式。企业的档案管理系统的开发和设计一般由专业的设计和管理人员承担，容易造成用户的档案管理系统需求与设计人员的设计不相符合。在档案信息管理系统的设计完成之后，对系统的整体调整和协调也将比较困难，同时也影响了档案管理系统功能的发挥，造成了资源和时间的浪费。从而企业在档案管理的信息系统建设过程中应建立设计人员和系统用户的交互交流模式，为企业档案管理系统的使用和调整奠定良好的交流和信息的发展基础。通过及时的互动交流实现企业档案管理系统的不断完善和企业档案信息化建设的持续发展。

3.结语

企业档案的信息化是市场经济条件下，企业发展的必经之路，也是响应国家政策的一个重要指标。档案资源的信息化、数字化、网络化课题己被档案界提上日程，加大了对档案信息化建设的关注和重视。而信息化建设是一项系统工程，需要极大人财物的投入，要稳扎稳打，任重而道远。

作者:丁率 单位:大庆油田总医院档案室

企业档案管理信息化建设篇2

企业档案是指企业从事企业研发、生产、销售、产品质量及人力资源等经营活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案管理也称档案工作，是指档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是档案事业最基本的组成部分，档案管理包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。信息化就是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，它一般具备信息获取、信息传递、信息处理、信息再生、信息利用的功能。档案信息化，就是在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为企业运营提供服务。随着信息技术的高速发展，计算机网络、无线通信技术、ERP技术等信息系统的大规模应用，传统的档案管理模式已经较难适应高速发展的时代，因此，企业推进传统档案管理向电子信息化档案发展势在必行。在信息化技术应用于档案管理的过程中，本文就信息化管理存在的问题及对策进行了探讨，确保应用信息化技术后企业档案的完整与安全方面可发挥优良的作用。

一、档案管理信息化存在的安全隐患及对策

信息技术为企业档案的管理提供了高效、快捷、方便的手段和方法，但若管理不善也给档案管理带来了一定安全风险。目前，一些企业在进行档案信息化建设之初，安全意识未考虑全面，导致在运行过程中档案信息的丢失和泄密，给企业带来损失。例如，档案管理系统登陆界面未设置三级密码或者密码未采取加密措施，让被受限人员获取企业机密；在信息化实施过程中，电子文件保存中出现新旧版本不兼容性和不可识读性的问题；硬盘或者其他存储介质及载体的易损毁问题的疏漏，造成宝贵档案信息资源的丢失。在电子档案处理上，未采取授权拷贝或者其他加密措施，出现档案保密的漏洞。在实施档案管理信息化过程中，企业要对档案管理的相关要求进行详细的研究，在对各种信息资料的保密等级进行严格界定的前提下，运用好计算机系统的加密功能，对计算机数据库的数据进行分类加密，处理好档案资料的保密与利用的关系。针对信息安全存在问题，为确保档案安全，可采取如下措施：

1.防止数据丢失，定期进行数据备份。计算机技术的高速发展，许多软件和硬件设备更新换代周期短，为防止信息化档案因为系统异常导致档案的遗失，应该做好定期备份工作，最好利用系统定期自动备份功能进行备份。企业电子档案在保存的同时，也应对相关的计算机软件也进行备份保存，在备份数据时，应当保证定期备份数据的持续性，同时收集计算机系统的型号、存储空间大小、外部设备的配套类型等，确保备份资料具有可追溯性。

2.为防止档案数据被网络攻击及泄密，要建立健全企业内部档案管理制度、严格进行权限分级、加强企业信息档案系统的安全管理。主要包括：档案系统的操作与授权管理；严格执行档案借阅审批手续管理；完善企业档案系统的操作日志。通过操作日志管理，档案管理人员可以掌握借阅人员对档案的使用情况，监督和控制非法操作；根据电子档案的载体特性，可采取一定的物理保护措施，例如设置放火墙，或采用AB备份法进行备份；对传输、存档的重要的电子档案要进行一定的加密，例如采取加密狗软件进行加密。

3.积极防范计算机病毒。随着电脑应用的普及，计算机病毒也日益呈现多样化、隐秘化、破坏性强的特点。随着计算机病毒感染率的逐年升高，传播的介质和途径也各式各样，传统杀毒软件滞后于病毒的更新换代，病毒呈现出不容易查出和清除。因此，用于存放和处理档案信息化数据的计算机或服务器就应当有专职人员管理，并采取一定的物理隔绝方法，减少其他外部网络通讯，并每周每月定期用最新的病毒库软件查杀病毒。严格禁止在相关的计算机上使用U盘等移动存储介质，若必须使用，应严格病毒查杀和人工检查，防止企业档案系统专用的计算机被病毒侵害。

二、目前企业存在档案管理人员技能无法适应信息化发展的问题

随着计算机技术、远程网络控制技术的成熟和普及，数据通信规范化工作的完善以及办公自动化设备的大规模应用，不同载体形态方式的公文、历史记录将大幅增加，缩微储存型、机读视听型等档案资源大量涌现，这些变化深刻影响着档案管理人员队伍结构及档案管理人员知识形态的变化，对档案管理人员技能和素质提出了更高的要求。目前，很多企业不够重视档案管理，很多企业档案管理人员由一些退居二线或者其他岗位淘汰下来的人员担任或兼任，一部分人熟悉档案管理，但不熟悉计算机技术，对电子档案无法适从，造成在档案信息化管理上徒步不前；更有部分档案管理人员，对档案信息化管理存在顾虑，认为信息化技术不适宜用在档案管理上。在信息技术高度应用时代的今天，对每一位档案工作者在业务技能上提出了更高的要求，档案管理人员要加强专业知识和技能的学习，不断拓展自己的知识视野，提高计算机运用能力、综合分析解决问题的能力，并且还要加强网络知识、通信技术及企业档案管理软件知识的学习，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机信息技术的具有双重知识结构的复合型人才。

三、档案信息化维护具有复杂性的问题

由于档案信息化系统主要为在电子档案管理系统和数字档案系统构成。根据企业档案功能需要，往往有大容量的信息资源数据库，例如，客户档案、供应商档案、产品档案、资产档案等等，通常配置有多通路交换机、路由器、光纤设备、高性能服务器、可扩充集群系统、专业操作系统、信息加密系统、存储系统、数据库管理系统等。硬件设备主要包括客户端、服务器、网络通讯设备、存储设备、加密设备、档案数字化处理设备等。档案管理系统包含有管理软件和系统软件。管理软件着眼于利用计算机本身的逻辑计算功能，达到管理计算机系统的各种数据资源，充分发挥计算机的效率，便于用户使用和管理的目的。档案管理系统软件包括：计算机监控管理程序、调试程序、语言编译程序、数据库管理系统、存储和加密管理系统、以及操作系统。其中计算机操作系统是系统软件的核心，是控制和组织计算机活动的程序，是用户管理机器的人机交流接口，也是整个档案管理系统运行的保障。鉴于档案信息化系统的复杂性，在档案信息化管理系统维护则需要由档案管理员及专业的IT维护员一起进行。信息化档案维护要严格要求其操作人员不仅要熟悉计算机软件的相关使用与维护知识，还应具备一定的档案管理方面的专业技能与计算机硬件知识，这使信息化档案的维护工作变得比较复杂和困难。而很多情况，我们企业的档案管理人员一般只会使用相关的软件，而不懂得相关数据库的维护操作技能，这就会造成档案管理软件无法充分体现自己的优势。传统的企业档案具有直观可视的特点，而存储在一定介质上的企业相关档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用，档案资料的信息化不仅包括了电脑中储存的档案资料，还包含了这些信息资料的使用环境、操作方法，相关的数据库资料及系统版本等。随着计算机网络信息技术的高速发展和信息技术在企业档案管理中应用的不断推广，信息技术对未来档案管理工作也提出了巨大挑战和发展机遇。因此，加大企业的档案信息化建设，是企业档案管理适应社会发展的必然选择，是企业档案管理智能化、信息化、自动化的必由之路。

作者:吕睿 单位:广东省水文地质大队（广东省工程勘察院）

企业档案管理信息化建设篇3

在社会快速发展的形势下，信息技术已经广泛的应用于各个领域中，为了适应时代的发展需求，档案管理应该逐步实现信息化建设，以更好的为企业的发展提供服务。档案管理信息化建设，是在企业档案管理工作中充分利用现代信息技术，工作流程更加顺畅、信息存储更加方便、信息传输更加快捷，同时更有利于档案信息资源的开发和利用。通过档案管理信息化建设，能够对企业发展过程中的各项业务进行更加透彻的分析，并且对企业的未来发展方向做出科学的预测，对于企业制定经营决策具有重要的意义。

1企业档案管理信息化建设的现状

档案管理信息化建设工作是对档案管理工作的一种创新和变革，所以在前期开展的过程中会面临很多的困难，需要在实践中不断的改进和完善。由于传统的档案管理工作都是由人工完成的，而在实行信息化建设之后，所有的流程都需要通过计算机信息技术来实施，所以首先在工作习惯和思想观念上就存在一定的难度，有些档案管理人员在档案管理方面的专业水平较高，但是对于档案管理信息化建设中使用的操作软件不够熟练，所以还需要一个适应的过程，在前期的进展会比较缓慢。由于每个企业的业务开展情况不同，所以在档案管理信息化建设中所应用的操作软件也具有一定的差异性。而由于我国在档案管理信息化建设方面还处于起步阶段，各方面的体系建设还不够完善，所开发的软件系统比较单一，而企业又缺乏相应的人力和资金去自主开发适用于自己企业的档案管理软件，所以在实际应用的过程中，无法根据企业的发展需求灵活处理。而在内部的体系建设方面也不够健全，档案管理信息化建设的覆盖范围较小，没有在企业内部形成完成的网络体系，所以为档案信息资源的收集和信息传递等工作带来了难度，阻碍了档案管理信息化建设的进程。这些问题都是在档案管理信息化建设的过程中可能会面临的，所以需要不断的努力，克服各种困难，推进档案管理信息化建设工作的高效开展。

2企业档案管理信息化建设的途径

2.1加强对档案管理信息化建设的重视

企业档案是企业重要的信息资源，在企业的发展建设中具有特殊的地位和作用，所以必须高度重视，加大投入，加快推进档案信息资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的建设，进一步提高档案信息化水平，为企业现代化建设提供一流的档案信息服务。面对庞大繁杂的企业档案信息，要想提高管理水平和服务质量，必须加快信息化建设，减轻档案人员重复进行的体力劳动，解放生产力，提高工作效率，将企业档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，促进企业档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，充分发挥企业档案信息资源的价值，实现档案信息资源共享。

2.2做好企业档案信息化建设的基础性工作

加强基础工作，做好企业档案的归档和管理工作。加强对企业核心信息资源档案的收集与管理；加强对电子文件的归档和管理，防止电子信息的丢失，避免重复劳动；注重档案信息数据库和网络系统的开发，建立功能强大的信息管理系统和全文档案信息资源库。档案信息化基础设施是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提。企业档案部门可借鉴网络建设已有的成果和经验，与办公自动化、互联网等系统相连，建立基于企业网的电子文件归档及电子文件接收应用系统，构筑企业信息网络报送及应用平台，推进电子文件的归档、接收、保管与利用，做好电子文件的积累、归档和管理工作，要加快传统载体档案信息资源的数字化进程，扩大数字档案信息资源总量。

2.3加快档案信息化标准规范的制定

标准规范是档案信息化建设的基础，是不可或缺的必要条件，是档案信息化建设的法律保障。目前，有些标准还不明确，有的还没有标准，因此，档案行政管理部门要加快档案信息化标准规范的制定，尽快建立、健全档案信息化工作制度和标准规范体系。信息化建设是为了档案信息资源的利用，但是数字档案信息的传输、读取依赖于计算机等设备，因而对数字档案信息的格式、标准、软硬件环境等都有很高的要求。所有档案信息文件的收集和传递都应该坚持规范性原则，制定相应标准、规范、法规，按照统一的规范标准，使电子文件的归档，传统介质档案的数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象。使企业档案信息化建设有法可依、有章可循，保证信息化的进行，以约束机制的建立促进动力机制的完善。

2.4加强信息化人才培养

档案管理工作人员是推进档案管理信息化建设工作中的重要因素，一切工作的开展都需要档案人员来完成，所以为了促进档案管理信息化建设的顺利开展，应该加强对工作人员专业水平的提升。在信息化的工作模式下，工作人员不仅要具有扎实的档案管理专业知识，而且还能够熟练运用信息化操作软件。所以要对档案管理人员定期开展培训，转变其思想意识，认识到档案信息化建设的重要性，从而积极的投入到专业知识和软件操作的学习中来。档案管理人员要熟练掌握档案信息化运作过程中的每个环节，在完成档案管理的基本工作后，能够投入一定的时间进行档案信息资源的开发和利用，从而进一步挖掘档案信息资源的潜在价值，为促进企业的健康稳定发展创造有利的条件。结束语企业档案管理信息化建设是档案管理工作发展的必然趋势，也是提升档案管理水平的重要途径。在档案管理信息化建设的过程中，还面临诸多的困难，需要不断的改进和完善。为了确保档案管理信息化建设工作的顺利开展，需要得到企业管理层的高度重视，加强对档案管理人员在专业知识和信息化软件操作方面的培训，配置齐全的硬件设施，根据企业实际发展状况，选择适宜的操作软件和应用系统，制定完善的规章管理制度，为档案管理信息化建设工作的顺利开展奠定坚实的基础。

参考文献

[1]刘捷.中小企业档案管理信息化建设思考[J].湖南科技学院学报,2014,8,1.

[2]段春雁.论新形势下企业档案管理的信息化建设之我见[J].办公室业务,2013,2,5.

[3]秦伟强.知识管理背景下的企业档案信息化建设探讨[J].现代商业,2013,1,18.

作者:陈雪 单位:黑龙江省中医药科学院