高校档案信息安全篇1

二、数字化进程中高校档案信息安全现状

档案数字化给高校档案工作带来了新的生机，数字化档案信息的网络传输和查询在为社会提供广泛信息服务的同时，也给高校档案的信息安全带来了严峻挑战。例如：在数字化加工过程中，有的高校利用勤工助学学生或通过外包实现档案全文数字化，存在对学生培训不够和对数字化加工服务机构、加工场地、加工人员和加工成果等方面监管不到位，管理不规范的问题；有的高校档案管理人员没有经过正规的机要保密培训，在工作实践中，对已触“红线”的档案信息资料继续以常规方法挂网；有的政府信息安全部门对进行档案数字化工作的单位指导不到位等等。

1.高校档案数字化进程中没有完整的法律法规制度保护信息安全。

目前，各高校全文数字化工作主要依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理暂行办法》等法规。法规制度分散零乱，缺乏系统的规划和设计，对于高校档案信息安全保障法规不成体系，缺少专门的法规。

2.高校档案数字化没有统一技术规范标准。

目前，没有一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案数字化技术规范，来保证高校档案数字化工作能够安全、科学、规范、有序地进行。

3.高校档案数字化评估、防范少，档案信息安全缺乏预警能力。

高校档案信息安全保障体系的各部分建设仍处于相对独立的状态，常将档案信息安全保障与档案信息安全保护混为一谈。人员岗位职责不明确，业务操作不规范，有越岗代岗现象，有的操作人员在相关计算机上使用与档案数字化无关的软件，难免带来病毒侵袭等隐患，造成数字化系统瘫痪，使得安全保障阶段的能力仅仅停留在保护的水平上，不能主动防御和动态保护档案信息安全。

4.高校档案专业人才短缺，档案信息安全保障缺乏发展能力。

在档案信息开发和利用过程中，人始终参与其中，是档案信息安全的制造者，也是档案信息安全的护卫者。随着档案信息化的推进和档案事业的发展，对档案工作者的要求也越来越高。在档案信息安全保障体系建设中，专业的信息安全人才是不可或缺的部分。

三、数字化进程中高校档案信息安全策略

1.遵循法律制度是高校档案信息安全的基础。

法律制度是高校档案数字化工作生成、管理、存储、利用各环节的参与人员共同遵守的规章或准则的统称，包括政策、法律、法规、标准、内部规定等多种形式。连续、有效、健全的制度是科学应对档案数字化进程安全风险的保障。通过科学的制度建设，约束威胁数字档案安全的人为因素，调动各方面人员应对安全风险的积极性才是根本。在数字化进程中，要保证高校档案信息安全，必须加强法制管理，充分运用法律手段，规范档案管理人员对数字化档案信息的安全保障。把保障档案信息安全的各项工作纳入法制化、规范化的轨道，进而提高档案管理部门对档案信息安全工作的管理水平。目前，高校档案数字化进程中应遵循的相关法律法规包括：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理办法》等等。这就要求高校有关部门一方面要依据现有法律法规，加大执法力度，严格执法，切实起到保障高校数字化档案信息安全的作用，另一方面针对高校档案信息安全面临的复杂问题，上级有关部门要进一步完善高校档案信息安全的法律法规，尽早出台有效的专门的法律依据。同时，高校也要根据自身的实际情况，修订数字化档案信息安全管理办法。

2.制定档案信息安全标准是高校档案信息安全的前提。

档案信息安全标准是一种多学科、综合性、规范性的标准，其目的在于保证档案信息系统的安全运行，保证利用者和设备操作者的人身安全。面对数字化档案事业的不断发展，制定数字化档案信息安全标准对保证高校数字化档案信息安全与保密起着重要的作用。高校要根据国家相关标准与规范，结合学校实际情况，在充分调查研究的基础上，制定一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案信息安全标准，保证高校档案数字化工作科学、规范、有序地进行。档案信息安全标准包括以下几个方面的内容：一是网络基础标准，主要涉及基础通信工程建设、网络平台建设、网络互联互通技术等方面；二是应用标准，基于部分高校档案数字化信息也会面向公众，为社会提供必要的服务，所以要制定字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准等；三是应用支撑标准，主要涉及信息交换平台、电子记录管理和数据库方面的标准，能给高校档案数字化提供各种支撑和服务；四是信息安全标准，主要涉及安全级别管理、身份认证、访问控制、加密算法和数字签名方面的标准；五是管理标准，主要涉及人员管理、制度管理和档案信息管理等方面的内容。

3.安全技术保障是高校数字化档案信息安全的核心。

数字化档案信息是高科技产物，因此也需要高科技技术来保障档案数字化信息服务、编研工作和档案信息安全工作。高校档案数字化进程中面临的技术风险多种多样，归纳起来主要有：软硬件配置不当、数字化技术不成熟等等，这些都会对信息安全构成隐患，但只要有防范意识，绝大部分风险都可以规避。目前，高校档案数字化进程中涉及到的信息安全技术主要有以下几种：一是防火墙技术。它是设置在被保护网络和外部网络之间的一道屏障，在外部网与内部网之间建立起一个安全网关，从而防止发生不可预测的、潜在破坏性的侵入。它可以通过监测、限制、更改跨越防火墙的数据流，尽可能地对外部屏敝网络内部的信息、结构和运行状况，以此来实现网络的安全保护。二是数据加密技术。数据加密技术一般与防火墙技术配合使用，它是为提高信息系统及数字档案信息的安全性和保密性，防止机密信息被外部破析所采用的主要技术手段之一。三是反病毒技术。反病毒技术包括预防病毒、检测病毒和消除病毒三种技术。四是访问控制技术。在操作系统和数据库系统中规定了访问控制的权限，如规定文件建立者具有可读、写、修改或执行的权限。强制性访问控制引入了安全管理员的机制，增加了安全保护，可防止用户无意或有意地使用自主访问的权利。五是安全审计技术。通过对网络内发生的各种访问情况记录日志，并对日志进行统计分析，进而对资源使用情况进行事后分析，它也是发现和追踪事件的常用措施。

4.有效的安全管理是高校数字化档案信息安全的关键。

数字档案信息安全管理是以数字档案信息及其载体为对象的安全管理，它的任务是保证高校数字档案信息的使用安全和信息载体的运行安全。数字档案信息安全保障的管理体系是指以系统全面科学的安全风险评估为基础的、体现“防患于未然”为核心的、动态的数字档案信息安全管理。数字档案信息安全管理活动包括建立机构、制定计划、开展培训、落实措施、检查效果和实施改进等过程。学校档案部门必须成立一个安全管理工作组，负责实施和监控整个档案数字化信息安全管理活动，对档案数字化信息及信息处理设施的威胁、影响、脆弱性及三者发生的可能性进行评估；不定期对人员进行安全策略及安全技术的培训，有效地遏制来自外部和内部的攻击，增强安全防护能力和隐患发现能力，确保高校数字档案信息资源内容和信息载体的安全。

5.高素质的人才是高校数字化档案信息安全的保证。

人员管理是高校数字化档案信息安全工作中最关键的部分，也是最难的部分。应对各个时期的安全风险，有效管理参与人员应建立在以下两个假设之上：一是人人都可能带来不确定的安全风险因素，人人都肩负着保证信息安全的职责。在对外部非授权用户制定防护措施时，也要加强对内部人员的管理、培训、监督和审计工作。二是参与人员分工不同，每类人员参与档案信息安全的工作分工也不同。在保证档案信息安全工作计划中，应明确主管领导、技术人员、管理人员、数字档案形成者和利用者的权利、责任和义务。

高校档案信息安全篇2

【关键词】

高校人事档案；信息安全；保障措施

随着互联网技术的突飞猛进，高校人事档案的信息安全面临着新的问题与挑战，目前高校师生规模正在逐年扩大，人事档案的传递与保存需要更加艰巨，其主要工作在于如何避免高校人事档案信息安全问题的产生，或者在出现一系列问题后如何有效地解决问题并维护高校师生人事档案的信息安全。为此，本文在第一部分研究并分析高校人事档案信息安全方面可能存在的问题，在第二部分针对每一个方面的问题提出具体的应对措施来保障高校人事档案的信息安全，最后本文对以上两部分的内容进行归纳和总结，得出本文的主要结论，并为高校的人事档案管理工作提出有效地建议。

一、高校人事档案信息安全问题分析

高校人事档案信息安全包括很多方面的内容，主要可以从以下几个方面来分析高校人事档案信息安全中存在的问题：首先，高校人事档案信息存在着网络安全问题，目前随着互联网技术的发展，各单位都开始进行了信息化改革，高校人事档案的信息化主要通过互联网来实现，包括电子档案的制作与保存等，通过网络来传递和保存档案能够有效地、快速地保存人事档案的信息，但是在便捷迅速的同时，通过网络来传递和保存人事档案也存在这一定的安全问题。网络中存在着一些技术上的漏洞，比如黑客可以通过进入相关的网站来更改和获取相关的人事档案信息，这对高校人事档案信息安全造成了巨大的威胁。其次，高校人事档案信息存在着管理安全问题，人事档案的管理应该有一个完善的管理系统，能够确保管理过程中各个环节的工作人员能够起到相互监督的作用，以此来保证档案信息的秘密性和准确性。但是在目前高校人事档案的管理过程中仍然存在着一些问题，主要表现为相关人员的工作分配不合理，甚至有些学校的档案馆只有一个负责人，这会加大档案信息泄露与错误的风险，在档案的管理过程中容易出现各种各样的问题，对人事档案的信息安全造成不利的影响。最后，高校人事档案信息存在着设备安全问题，人事档案应该在线上和线下同时进行保管和备份，通常线上的档案信息即电子档案信息通常保存在相关负责人的U盘等物理存储设备中，线下的档案信息通常保存在档案室的箱柜中。一般来讲，这类设备的保密性和稳定性都比较强，通常不会出现损坏的情况。但是，作为物理存储设备的U盘存在一定的物理损坏的风险，即电子档案可能会由于相关存储设备的损坏而丢失，同样的，保存在箱柜中的档案也可能由于保存时间等其他问题的存在而发生相应的损坏，使得档案难以辨认，对人事档案的信息完整性造成不利的影响。

二、高校人事档案信息安全的保障政策

针对以上的分析，可以看出高校人事档案信息安全的问题主要体现在网络安全、管理安全和设备安全三个方面，针对以上可能出现的问题，本文尝试提出以下几点相应的保障措施来保障高校人事档案信息的安全：首先，针对高校人事档案信息安全中存在的网络安全问题，学校可以通过加强学校的网络建设来增强学校人事档案的网络安全系数，如学校可以通过招聘专业的网络功能工程师负责学校的信息安全，防止黑客入侵的现象发生。在目前互联网技术迅猛发展的背景下，网络安全的问题必须引起学校有关部门的高度重视，不能认为维护学校网络安全是可有可无的事情，学校的人事档案关系到校内师生的切身利益，如果档案的信息得不到充分的保障，会对校内师生的学习和工作造成重大的影响，所以，学校必须选用高水平人才来维护学校的网络安全，充分保障人事档案信息的可靠性和准确性，不给网络犯罪分子任何可乘之机。其次，针对高校人事档案信息安全中存在的管理安全问题，学校可以通过优化学校的行政管理系统，针对档案管理过程中不合理的人员安排和配置进行更正来避免管理过程中导致的人事档案信息泄露和遗失问题。目前高校行政系统中存在着不少人力资源错配的问题，导致了一些部门人员冗杂而一些部门人员不足的情况，高校必须充分重视档案馆的人员配置，在档案的保存和传递等各方面都要有专人来负责，这样不仅可以起到相互监督的作用，也可以提高工作人员的工作效率。最后，针对高校人事档案信息安全中存在的设备安全问题，学校可以通过对设备进行更新换代、多采用备用设备等方法来确保学校的人事档案不会因为设备出现故障而发生遗漏和损失的问题。虽然目前互联网技术较为成熟，但是仍有一部分网络存储设备和线下的存储设备不稳定，即容易出现损坏或者不能随时启用的情况，为了避免以上情况的产生，学校一方面需要采购质量较为可靠的电子存储设备来保存校内师生的电子档案信息，一方面也要在人员安排上把好关，选取对设备较为了解的工作人员来开展此类工作，并能够认真保护和维持档案保管的相关设备，使其能够健康的运行下去。

结束语

通过以上对高校人事档案信息安全的分析可以发现，高校人事档案的信息安全主要存在以下三方面问题，即网络安全问题、管理安全问题和设备安全问题。针对这三个方面的信息安全问题，本文提出了具体的建议，高校可以通过加强网络平台建设和提升学校网络技术人员的技术和知识水平来维护学校的网络安全，从而保障人事档案的信息安全，高校可以通过完善和优化行政管理系统来减少管理过程中可能出现的问题，从而保障人事档案的信息安全，高校同样可以通过对校内的设备进行更新换代来减少学校设备出现故障的可能性，从而提升人事档案的信息安全。高校人事档案信息安全关系到校内师生的切身利益，保障校内师生的档案信息安全是学校最近的责任和义务。

作者：刘春晖 单位：湖北大学人事处档案管理室

参考文献：

高校档案信息安全篇3

计算机技术、信息技术和互联网技术在高效人事档案管理工作中的应用日渐广泛，借助搜索引擎、网络技术，高校电子人事档案管理工作摆脱了纸质文档、时间空间限制，高校电子人事档案管理工作效率更高，档案资源利用率更高，与此同时，高校电子人事档案信息安全问题也更加严重，如何在享受电子人事档案带来的工作便利同时保证电子人事档案的安全性，成为了档案管理工作人员关注的焦点。

1 高校电子人事档案安全威胁

1.1 物理威胁

物理威胁是指物理环境因素对高校电子人事档案信息管理系统物理介质造成的威胁。物理安全管理是信息化档案管理系统安全管理工作的核心内容之一。高校电子人事档案信息管理系统在长期运行过程中，可能因为设备故障、意外灾害导致网络中断和电子档案数据丢失；骨干网络单独核心交换设备故障导致整个信息管理系统网络瘫痪；关键服务存储设备故障导致数据丢失与服务中断，种种物理因素都会严重威胁高校电子人事档案的安全。

1.2 网络威胁

网络威胁主要是来自互联网的威胁，是高校电子人事档案信息管理系统面临的主要威胁，也是信息化安全管理工作的重点。病毒、木马、黑客行为都会对高校电子人事档案构成威胁，开放的网络环境下，任何掌握黑客技术，别有用心的网络用户都可能侵入高校电子人事档案管理系统，窃取、篡改资料，给高校电子人事档案管理工作带来了严重的安全威胁。

1.3 信息安全威胁

信息安全威胁是高校电子人事档案面临的最严重的威胁，高校电子人事档案系统可能存在着各种漏洞，受病毒、木马和黑客攻击，可能导致网络传输过程中数据泄露或者数据库数据被窃取，暴露高校电子人事档案中涉及到的个人隐私信息，可能给学校和个人带来不可估量的损失。

1.4 管理安全威{

高校电子人事档案管理系统是一种高校人事档案的管理工具，为了保障高校电子人事档案安全性，需要加强人事档案管理系统的物理安全、网络安全和信息安全管理工作，高校电子人事档案的安全管理工作需要在完善、科学的安全管理体系下开展，才能够有效应对各种安全威胁。

2 高校电子人事档案信息安全管理对策

2.1 加强网络安全管理

为了提高高校电子人事档案信息安全性，要进一步加强网络基础设施建设，定期进行计算机硬件设备的运行维护，保证高校电子人事档案管理系统硬件结构的安全，提高系统运行可靠性，减少系统运行故障几率。要求建设高校电子人事档案信息管理系统时选择更高运行安全系数的芯片，提高芯片接口安全系数。与此同时，还要加强隐私信息的防窃密工作，通过加密、入侵检测、防火墙、监控预警、内外网物理隔离等方式，提高高校电子人事档案外网访问的安全性。计算机病毒有破坏性、隐匿性和传播性特点，严重威胁网络环境安全，计算机病毒防范是高校电子人事档案安全管理的关键内容。防范计算机病毒和木马，需要加强病毒和木马的技术预防与检测，所有计算机都要安装能够提供实时病毒库更新的杀毒软件。运行计算机进行档案信息管理操作时，涉及到的文件、电子邮件、USB存储介质需要进行安全检查，发现病毒及时隔离和删除，避免病毒进入计算机或者传播。

2.2 提高计算机操作系统安全性

计算机操作系统安全性是高校电子人事档案管理信息安全性的基础，计算机操作系统自身的漏洞也可能为不法分子所利用，趁机进入高校电子人事档案管理系统，窃取隐私信息资料。现阶段，计算机操作系统普遍存在安全漏洞，因此安全部门以及操作系统需要设置专用安全通道，为计算机提供升级、漏洞补丁、围墙、程序修改等安全服务。档案管理工作人员也要养成良好的安全习惯，安装杀毒软件和安全管理程序，定期杀毒，不登录高风险网站，不随意安装签名不明软件，不随便打开匿名邮件，同时对管理系统进行定期检查，电子人事档案专机管理，设置访问权限管理系统，提高高校电子人事档案信息安全性。

2.3 数据安全管理

电子人事档案存储密度高，和传统纸质文档相比，管理、检索更加方便，但是二者之间只是存储形式、管理使用方式的差别，安全管理工作有很多内容都是相同的。电子人事档案同样需要进行物理隔离，设置专人负责维护管理，同时对文档进行加密甚至硬件加密，并设置严密的用户权限管理体系，访客对开放档案数据只有读取权限，防止篡改。电子档案的备份更加方便，通过备份冗余管理，能够有效避免物理破坏造成的数据丢失，重要电子人事档案双机备份，必要时同时设置纸质档案电子档案，避免电子档案丢失、篡改。

2.4 计算机病毒木马防范

计算机病毒和木马严重威胁着高校电子人事档案的安全，可能会造成信息泄露、丢失，防范计算机病毒和木马是电子人事档案管理系统的重要工作内容。防范计算机病毒和木马，首先需要加强病毒的技术预防以及检测工作，要求所有计算机都需要安装杀毒软件，运行电子人事档案管理系统，调用管理和查看答案信息时，需要扫描所有文件和电子邮件，及时清理病毒木马，同时养成良好的计算机使用习惯，减少病毒木马接触机会。

3 结语

电子人事档案管理系统在高校人事档案管理工作中的应用显著提升了高校人事档案管理和人事档案资源利用水平，但是也带来了一系列信息安全问题，需要采取一系列措施有效解决，才能够保证高校电子人事档案信息安全。

参考文献

[1]马仁杰，刘俊玲.论电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题与对策[J].档案学通讯，2014（03）.

[2]闭线林.高校电子人事档案信息安全问题与对策[J].机电兵船档案，2015（03）.

高校档案信息安全篇4

档案的安全关系到个人的切身利益，它直接决定了档案持有者的未来走向。保证档案的安全就应该避免让它遭受到人为侵害或自然灾害。在信息化的背景下，信息技术被广泛的运用到了各大高校的档案管理中，使其管理模式呈现现代化和多元化的趋势。一些传统管理档案的模式早已不能适应社会发展的要求，做好高校档案的安全管理势在必行。高校档案安全管理存在一系列的问题，都有哪些呢？

一、高校档案信息化管理的必要性

信息化时代的来临给人们的生产生活带来了极大的便利，包括在档案的管理工作上。现如今，社会越来越复杂，信息的多元化要求档案在管理上需要用到信息技术。档案的信息化管理不仅能够准确地直观到档案的信息，还能方便档案信息的其他利用。

二、高校档案管理的现状

学校是培育人才的地方，做好档案方面的安全管理工作非常重要。近些年来，各大高校都在档案的安全管理上做了很大的工作，在取得一定成效的同时也造成了一些问题的出现。

（一）安全管理档案的意识不够

目前，绝大多数高校都处于求进步的重要发展阶段，其侧重点大多都放在师资力量、人才培养和基础设施建设方面，对于收入甚微的档案管理工作过于疏忽，导致档案管理工作一直都被搁置在所有工作的边缘。从而出现松散、混乱的现状，其安全问题一直都得不到重视。更严重的是有些地方高校没有专门分管档案工作的领导，档案的管理直接隶属于教务处或者校办等部门。对于档案的管理没有一个健全可靠的体系，没有相应的管理制度，也没有制定一系列可行的方案。

有些领导仍然在用过去的旧观念、旧思想去指导管理档案的工作，对于信息化背景下管理档案的新形势没有丝毫研究，只重视档案库房、纸质档案的实体管理，毫不理睬电子档案的技术管理。这种现象在一些地方高校是非常普遍的。

档案管理的工作者存在认识上的误区，由于分工和责任不够明确，总是出现相互推诿的状况。信息安全是做好一切工作的前提，管理档案的工作人员不能仅仅只将档案的实体管理作为档案管理的重点，而应该对整理档案过程中的信息安全问题有一个清晰的认识。

（二）对档案的管理投入不够

社会经济文化发展的各个方面都应该紧跟时展的步伐。尤其是教育行业更应该做好与时代接轨的工作。安全管理档案是高校的一大责任，在这个飞速发展的信息化时代，学校应该在过去实体管理档案的基础上结合信息管理。目前，很多高校都已经认识了这一点。可是只有认识，却没有行动。在具体的做法上没有跟进。一些高校没有意识到档案安全管理的重要性，于是将档案室设置在偏僻的地方，投入很少、规模较小，再加上有外来人员频繁的出入，造成档案被毁或是被盗的几率大大上升，档案的安全性得不到保证。

（三）管理人员的综合素质不高

档案管理是一项连续性、政策性、系统性极强的工作，需要管理人员具备较高的业务素质和思想素质。近年来，随着信息化逐渐渗透于档案工作之中，要求档案管理者的专业素养越来越高。可是目前，在很多高校档案管理者中，有极大一部分人的思想和业务素质还没有达到管理档案的标准。很多人都认为管理档案是一门技术含量低、人人都可以干的轻松活，不需要专业的技能，也无需培训。这种错误的观念就导致了档案的管理水平一直处于较低的状态。

三、高校档案安全管理的对策

高校档案管理工作是一项长期性、系统性和全局性的工作。在不同的社会发展阶段，档案的安全也会受不同因素的影响。具体应该结合不同的实际情况来采取措施。信息化背景下，高校可以从以下方面来做好档案的安全管理工作。

（一）更新观念，提高认识

意识决定行动，更新观念，提高认识是安全管理档案的基础，也是档案管理工作应对挑战的关键。各大高校应该充分地意识到，档案信息的价值越高，面临的风险和威胁就会越大。档案的安全管理是保证各高校一切信息安全的前提。做好安全管理档案的工作，首先必须要增强安全管理档案的意识，尤其是对电子档案。现在，各高校的档案不仅仅只是文字信息，而是由声音、图片和文字组成的综合性信息。信息的载体不单纯是纸张，还有录像、录音、照片和电子文档等等。各高校档案的管理不能只依靠信息部门，各部门都应该出一份力，共同做好安全管理档案的工作。对于风险，应该保持一份预见性，提高对于突发事件的处理能力，防止或者减少档案事故的发生。

（二）规范管理，健全制度

“没有规矩，不成方圆”。很多事情的顺利完成都是在一定的规则之下。在档案的安全管理方面要想规范，就必须要健全制度。为了能够适应信息化时展的节奏，学校在高校档案的管理上应该颁布一些能够帮助管理档案的规章制度。首先，高校应该结合自身的实际，在以往档案管理机制的基础上进行完善和修订。例如，电子档案的归档制度、图片资料安全管理方面的制度等等。第二，应该推行统一管理档案的系统，制定统一管理标准，这样便于档案的收集、利用和管理。

（三）提升管理人员的素质和水平

高校档案信息安全篇5

关键词 ：档案信息化电子文档安全保密制度网络安全

1 电子文件归档管理制度的安全策略

①电子文件是指单位在内部管理和履行行政职能的过程中所产生并存储在光盘、硬盘等载体中的，可进行网络传输，并且可作为参考资料通过计算机系统调阅和使用的文件。②只有文本、图像、视频、音频等文件以及超媒体链接文件才可作为电子文件进行归档处理。③从归档方式来看，电子文件支持逻辑归档方式，同时也可进行物理归档。基于计算机网络的逻辑归档可将原电子文件直接移交档案室归档，不必调整其存储方式或存储位置。而物理归档则需要借助可脱机存储的载体，先将源电子档案网络传输到该载体中，经由其转换加工再移交档案室。按照存储载体的类型，笔者首推光盘，另外还可以用磁带、硬磁盘等。软磁盘也不适合长期存储数据。由专用软件生成的电子文件必须按照通用格式转换，然后存储在指定磁盘。④电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。⑤电子档案管理系统采用“计算机集中处理+电子档案存储数据资料+ 数据有效管理”的方式，实现对档案资料“一次采集、反复利用、信息共享”。⑥归档方式由“纸质”变“电子”。一改以往每年发一份表格，要求每人填完后装入牛皮档案盒就了事的方式，创新建立专门档案管理系统，由专人负责录入管理，一人一档，定期校验和转存，实行档随人走“终身制”。⑦时间由“短期”变“长效”。新建立的电子档案管理系统更具有连续性和长效性，可做到随时可添加，随时可变更，随时可查阅，有利于长期保存。摈弃了以前填一年管一年，资料填报不持续完备的缺点。⑧需销毁的电子文件必须编制销毁清册，经上级批示后统一销毁。销毁保密等级较高的电子文件时，若其所在载体上的痕迹不可擦除，应该一并销毁其载体，确保不留任何痕迹。销毁一般性文件则可逻辑删除。行政管理人员负责监管电子文件的接收、保管和鉴定销毁工作。

2 安全保密制度

①办公室行政人员必须对数字档案系统的登录帐号、密码保密。另外，为了保证系统安全，应该用数字+ 字母的形式设置登录密码，且不得少于八位数，每隔一段时间修改一次。非单位内部计算机未经上级批示无权登录档案管理系统。②除业务档案以外的电子档案只允许单位内部查询。③使用者本人可查阅电子档案资料，未经上级批示不得外传。涉密档案禁止网络共享。

3 数字档案室提供各类非涉密室藏档案查询

①非单位内部人员，未经本单位领导批示不得调阅本单位档案资料。若须查阅档案资料，经批示后由本单位后台管理部门授予访问权限方可进入系统进行调阅。单位内部人员可通过提前申请的帐号登录兰台档案管理系统，根据需要调阅电子文件。②根据档案的保密等级，系统按照登录权限将单位内部人员分为三类，即普通用户、中级用户和高级用户。③可以对外开放的文件有的设置了限制条件。比如调阅数字档案时，要求调阅人提前通过网络递交调阅申请，经档案管理人员审查后自由调阅，调阅人不得擅自转载文件资料。而纸质文件则要通过上级批复再进行调阅。

4 档案数据管理维护制度

①认真做好文件的收、发工作，档案的收集整理工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；做好档案的统计、利用工作，对各类档案库存、接收、销毁、利用等进行准确统计，积极做好档案信息资源的开发利用，以确保能为各局室的工作提供便捷的服务。②数字档案由档案管理人员和计算机管理人员分别负责管理和维护，确保档案数据安全；③各部门数字档案经主管部门领导签字同意后由行政秘书交档案室统一管理；④非档案管理者不得修删数字档案；数字档案至少制作三套备份（一套硬盘，两套光盘），其中一套异地保存，另外两套分开保管；行政秘书应请示领导配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件和数字档案。

5 数字档案鉴定销毁制

①坚定数字档案时，首先由领导批示，从各部门挑选专业人员成立工作组，按照档案保管期限定期审查逾期的数字档案，就档案存毁给出专业意见。然后，工作组统计出不再具有利用价值和存储价值的档案清单，编写销毁清册。②档案鉴定工作组以报告的形式向上级如实反映档案逾期情况，并递交销毁清册。经批示后按规定流程将逾期档案一并销毁。但是销毁清册必须永久保存。禁止任何部门或个人未经批示擅自销毁档案资料。

6 档案数据网络和信息设备维护使用制度

①数字档案的使用和维护一律参照计算机操作规程操作。假设调阅时计算机突发故障，须尽快通知技术部进行排障，切忌个人盲目处理。②指派专人保管硬盘、光盘等存储载体，切忌将介质外接，也不允许在本单位计算机载体上使用外来存储载体。档案室的计算机未经许可不得上网操作或供个人娱乐。③做好防光、防潮、防虫霉、防火、防盗、防尘、防鼠、防高温等档案保护工作。

参考文献：

[1]章素文.浅析信息化档案管理安全防范之策略[J].科技信息，2011.9.

[2]王艳.如何确保信息化档案管理的安全[J].中国科技信息，2010(09).

高校档案信息安全篇6

中图分类号：F49 文献标识码：A doi：10.19311/ki.1672-3198.2016.06.034

继此前火车票购票网站被曝有信息漏洞、社会保障系统曝出个人信息泄露的问题，信息安全的重要性已经提升到国家层面，十二届全国人大常委会第十四次会议进行二次审议的国家安全法草案，也在网络与信息安全方面提出了要求。高校档案馆作为对内提供历史记忆、资政资治、服务教学科研，对外体现凭证依据和高校档案信息开发服务的机构，其数字档案信息安全应受到极大重视。

数字档案馆是运用数字技术和设备，收集、管理并提供利用数字档案信息的系统。在信息化快速发展的今天，高校档案馆的数字档案保护面临着不断变化的状况，因此高校档案馆应当对症下药，制定相关机制、采取多种措施，开创高校档案馆数字档案保护新局面。

郑州大学档案馆内馆藏本校党政文书大事记、教学科研成果、专题人物、学生成绩等十几大类档案，年查询量达7000人次以上，本文以郑州大学档案馆对于数字档案保护相关工作为切入点，探讨当前高校数字档案馆数字档案保护的不足，以找到高校数字档案保护新方法。

1郑州大学档案馆数字档案保护机制

高校档案馆数字档案的开放和档案信息的保护始终是数字档案的内在矛盾。为了更好地实现数字档案信息的价值，在安全视角下，高校档案馆对于数字档案信息的保护可采取多种机制，但由于其开放性不如省市级档案馆，所以数字档案建设的相关配套设施还正处于趋于完善的状态，因此，明确当前高校档案馆数字档案保护状况对于高校数字档案信息的开发利用具有重要意义。现以郑州大学档案馆为案例，阐述其当前状况以期提供借鉴：

1.1建立局域网络，明确用户权限

郑州大学档案馆无论是纸质档案，还是数字档案，自建馆以来，没有发生过任何档案信息盗取、非法利用的现象。在数字档案保护方面，建立了具有用户权限的局域网。

建立内、外两个网络管理系统，内部局域网负责本校办公自动化和馆藏档案数据库管理，外部互联网用于信息和开放档案信息检索等功能的网站平台（目前正在建设中，还未对社会开放），外网服务器只存放开放的档案信息数据库，保证已经数字化的档案在安全的前提下对用户提供查询利用。对于内部工作人员，有权限对办公自动化和馆藏档案数据库进行管理，而外部人员没有权限进入内网，这样就从权限上保障了高校数字档案的安全。

同时，明确用户权限，根据用户权限的不同分别提供不同的档案信息查询范围。值得一提的是，郑州大学档案馆数字档案各项工作均由馆内馆员负责，不进行外包。对于原始档案，在对其进行数字化过程中，确保档案不被未授权者浏览，在郑州大学档案馆档案的数字化过程中，除了计算机安全技术如防火墙、电子身份识别、数据加密、实时杀毒和存储之外，对于工作人员也进行隔离，对于档案数字化的职工，具有郑州大学数字档案馆管理平台权限，其他人员不允许利用内部权限，最大程度地保证数字档案的安全性。

1.2明确工作制度，设定工作规则

用户在利用相关数字档案时，需要向负责档案数字化的工作人员提交申请，工作人员在数字档案管理平台进行查阅和利用，在数据库中调取用户所需要的数字档案，方便用户的使用。郑州大学档案馆数字档案不仅是在数字档案的形成还是保存和利用阶段，都制定了较为严密的工作制度，保证数字档案信息的完整性、安全性。

对于数字档案，实行硬件保护和软件管理相结合的办法。一方面，在硬件保护方面设立了相关工作规则。为了全方位、多方面保护数字档案信息，对于数字档案，在将其输入至数据库的同时，将数字档案存入光盘、硬盘等移动介质。另一方面，对于软件管理，郑州大学档案馆配套有相应的OA办公自动化系统和档案信息管理系统，通过联网的方式进行收取档案，这样可以达到档案管理、档案目录创建和录入、数字档案上传、移交和接受数字档案、检索和统计数字档案等功能，有助于提高数字档案的安全性和使用效率。

2郑州大学档案馆数字档案保护瓶颈分析

数字档案建设虽然在我国已经接近成熟，但是由于高校档案馆面临着资金、技术、人才队伍不足等多种因素，高校数字档案信息面临着一些安全威胁，在高校档案馆数字档案保护方面仍普遍处于瓶颈阶段。

2.1数字档案安全意识差，人才队伍不足

随着当前信息化水平的不断提高，数字档案信息安全问题已然提到了各高校档案馆的日程中来。然而，由于思想观念以及经验主义的影响，郑州大学档案馆等高校档案部门对数字档案保护的意识并没有像对实体档案的保护意识强烈，对数字档案保护的重要性和紧迫性意识较弱。

除了数字档案馆管理人员的安全意识淡薄、重视程度不够之外，还存在人才队伍建设不足等问题。在信息安全日益受到重视的今天，由于以郑州大学档案馆为例的高校档案馆干部队伍逐步老化，档案信息数字化专业人才比较匮乏，缺少档案数字化方面的科研团队，而数字档案信息保护又急切需要一支具有较高安全意识、较高信息素养能力，能够有效在网络环境下，熟练运用新技术、新设备、新方法的新型高效数字档案保护人才队伍，以满足高效数字档案保护的需要。

2.2资金投入小、安全设施不完善

由于高校档案馆大多会面临经费紧缺、财力不足的问题，资金投入并不能及时得到保障，郑州大学档案馆虽受到了学校的高度重视，但资金投入不能及时跟上网络资源建设、信息保护建设的需要，使得无法及时购买一些重要的信息安全设备和硬件软件，从而导致一些数字档案无法得到有效的安全保障。

现在各种计算机病毒、木马、网络蠕虫等恶意代码的层出不穷，对高校数字档案信息保护也是另一方面的威胁，虽然大部分计算机中都采取了一定的杀毒软件等防护机制，但这并不能阻止硬件故障的出现。比如，计算机硬盘磁道损坏，则会导致高校数字档案信息不完整。数字档案信息系统对计算机系统或其他软件的要求也越来越高，以保障计算机软件功能满足数字化信息系统的不断更新换代，保持信息安全的稳定性。此外，郑州大学档案馆在服务器、存储设备上，也未能够与数字化的快速发展相一致。

2.3缺少安全标准，数字档案保护制度不完善

我国当前已经制定的《中华人民共和国档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》等法律法规，对于高校数字档案的信息安全能够起到一定积极作用，但是郑州大学档案馆仍然缺少一个清晰完善的高校数字档案管理安全标准。像郑州大学档案馆一样，很多高校档案馆并没有统一的数字档案保护标准规范，只是通过不断地实践以及互相借鉴参考，找到适合自己的数字档案保护方法。

同时，郑州大学档案馆档案信息从未被盗取、泄露，一个明显的原因却是一部分密级程度较高的档案还没有完全进行数字化。但是信息化不断发展的今天，我们应当制定相关安全标准，完善高校数字档案保护制度，逐步将更多甚至所有档案进行数字化，以更好地方便用户查询、利用。

3高校档案馆数字档案保护策略探究

3.1增强安全观念，完善队伍建设

高校数字档案的保护需要一支具有思想素质坚定、安全观念很强、综合素质优秀的人才队伍，以实现档案管理向更好的数字化水平发展，这同时也对高校数字档案管理人员提出了新的要求。一方面，要求高校档案馆树立现代化管理服务意识，提高高校电子文件安全管理意识，相关部门要加强对档案管理人员的专业化培训，提高数字化档案管理能力，努力提高高校数字化档案保护的水平；另一方面，要求档案管理者具有较强的数字化信息处理能力以及较强的分析能力，精确把握一些专业性较强的档案信息，确保特定数字档案信息的安全，最大程度地保证高效数字档案信息安全。

3.2增加硬件投入，完善信息管理系统

基础设施建设是实现高校数字档案安全的前提条件，实现数字档案的有效保护，必须加大硬件设施的投入，逐步完善数字档案信息系统。针对目前我国信息化水平状况，高校档案馆应完善计算机网络设备、数字化安全设备等有关数字档案保护的硬件设施。另外，建立一个满足数字档案安全、适应时展的综合管理信息系统。着重加强在双服务、高速扫描仪集中扫描和光盘磁带双备份等方面的建设，建立完整安全的档案信息查询系统，通过计算机终端以及信息的网络传输，真正实现档案资源的共享。对于网络信息平台，一定符合国际和国家标准，综合各类档案信息资源，加大高校数字档案保护措施，完善好高校数字档案信息管理系统，从技术上保障高校数字档案信息保护。

高校档案信息安全篇7

二、数字化进程中高校档案信息安全现状

档案数字化给高校档案工作带来了新的生机，数字化档案信息的网络传输和查询在为社会提供广泛信息服务的同时，也给高校档案的信息安全带来了严峻挑战。例如：在数字化加工过程中，有的高校利用勤工助学学生或通过外包实现档案全文数字化，存在对学生培训不够和对数字化加工服务机构、加工场地、加工人员和加工成果等方面监管不到位，管理不规范的问题；有的高校档案管理人员没有经过正规的机要保密培训，在工作实践中，对已触“红线”的档案信息资料继续以常规方法挂网；有的政府信息安全部门对进行档案数字化工作的单位指导不到位等等。

1.高校档案数字化进程中没有完整的法律法规制度保护信息安全。

目前，各高校全文数字化工作主要依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理暂行办法》等法规。法规制度分散零乱，缺乏系统的规划和设计，对于高校档案信息安全保障法规不成体系，缺少专门的法规。

2.高校档案数字化没有统一技术规范标准。

目前，没有一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案数字化技术规范，来保证高校档案数字化工作能够安全、科学、规范、有序地进行。

3.高校档案数字化评估、防范少，档案信息安全缺乏预警能力。

高校档案信息安全保障体系的各部分建设仍处于相对独立的状态，常将档案信息安全保障与档案信息安全保护混为一谈。人员岗位职责不明确，业务操作不规范，有越岗代岗现象，有的操作人员在相关计算机上使用与档案数字化无关的软件，难免带来病毒侵袭等隐患，造成数字化系统瘫痪，使得安全保障阶段的能力仅仅停留在保护的水平上，不能主动防御和动态保护档案信息安全。

4.高校档案专业人才短缺，档案信息安全保障缺乏发展能力。

在档案信息开发和利用过程中，人始终参与其中，是档案信息安全的制造者，也是档案信息安全的护卫者。随着档案信息化的推进和档案事业的发展，对档案工作者的要求也越来越高。在档案信息安全保障体系建设中，专业的信息安全人才是不可或缺的部分。

三、数字化进程中高校档案信息安全策略

1.遵循法律制度是高校档案信息安全的基础。

法律制度是高校档案数字化工作生成、管理、存储、利用各环节的参与人员共同遵守的规章或准则的统称，包括政策、法律、法规、标准、内部规定等多种形式。连续、有效、健全的制度是科学应对档案数字化进程安全风险的保障。通过科学的制度建设，约束威胁数字档案安全的人为因素，调动各方面人员应对安全风险的积极性才是根本。在数字化进程中，要保证高校档案信息安全，必须加强法制管理，充分运用法律手段，规范档案管理人员对数字化档案信息的安全保障。把保障档案信息安全的各项工作纳入法制化、规范化的轨道，进而提高档案管理部门对档案信息安全工作的管理水平。目前，高校档案数字化进程中应遵循的相关法律法规包括：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理办法》等等。这就要求高校有关部门一方面要依据现有法律法规，加大执法力度，严格执法，切实起到保障高校数字化档案信息安全的作用，另一方面针对高校档案信息安全面临的复杂问题，上级有关部门要进一步完善高校档案信息安全的法律法规，尽早出台有效的专门的法律依据。同时，高校也要根据自身的实际情况，修订数字化档案信息安全管理办法。

2.制定档案信息安全标准是高校档案信息安全的前提。

档案信息安全标准是一种多学科、综合性、规范性的标准，其目的在于保证档案信息系统的安全运行，保证利用者和设备操作者的人身安全。面对数字化档案事业的不断发展，制定数字化档案信息安全标准对保证高校数字化档案信息安全与保密起着重要的作用。高校要根据国家相关标准与规范，结合学校实际情况，在充分调查研究的基础上，制定一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案信息安全标准，保证高校档案数字化工作科学、规范、有序地进行。档案信息安全标准包括以下几个方面的内容：一是网络基础标准，主要涉及基础通信工程建设、网络平台建设、网络互联互通技术等方面；二是应用标准，基于部分高校档案数字化信息也会面向公众，为社会提供必要的服务，所以要制定字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准等；三是应用支撑标准，主要涉及信息交换平台、电子记录管理和数据库方面的标准，能给高校档案数字化提供各种支撑和服务；四是信息安全标准，主要涉及安全级别管理、身份认证、访问控制、加密算法和数字签名方面的标准；五是管理标准，主要涉及人员管理、制度管理和档案信息管理等方面的内容。

3.安全技术保障是高校数字化档案信息安全的核心。

数字化档案信息是高科技产物，因此也需要高科技技术来保障档案数字化信息服务、编研工作和档案信息安全工作。高校档案数字化进程中面临的技术风险多种多样，归纳起来主要有：软硬件配置不当、数字化技术不成熟等等，这些都会对信息安全构成隐患，但只要有防范意识，绝大部分风险都可以规避。目前，高校档案数字化进程中涉及到的信息安全技术主要有以下几种：一是防火墙技术。它是设置在被保护网络和外部网络之间的一道屏障，在外部网与内部网之间建立起一个安全网关，从而防止发生不可预测的、潜在破坏性的侵入。它可以通过监测、限制、更改跨越防火墙的数据流，尽可能地对外部屏敝网络内部的信息、结构和运行状况，以此来实现网络的安全保护。二是数据加密技术。数据加密技术一般与防火墙技术配合使用，它是为提高信息系统及数字档案信息的安全性和保密性，防止机密信息被外部破析所采用的主要技术手段之一。三是反病毒技术。反病毒技术包括预防病毒、检测病毒和消除病毒三种技术。四是访问控制技术。在操作系统和数据库系统中规定了访问控制的权限，如规定文件建立者具有可读、写、修改或执行的权限。强制性访问控制引入了安全管理员的机制，增加了安全保护，可防止用户无意或有意地使用自主访问的权利。五是安全审计技术。通过对网络内发生的各种访问情况记录日志，并对日志进行统计分析，进而对资源使用情况进行事后分析，它也是发现和追踪事件的常用措施。

4.有效的安全管理是高校数字化档案信息安全的关键。

数字档案信息安全管理是以数字档案信息及其载体为对象的安全管理，它的任务是保证高校数字档案信息的使用安全和信息载体的运行安全。数字档案信息安全保障的管理体系是指以系统全面科学的安全风险评估为基础的、体现“防患于未然”为核心的、动态的数字档案信息安全管理。数字档案信息安全管理活动包括建立机构、制定计划、开展培训、落实措施、检查效果和实施改进等过程。学校档案部门必须成立一个安全管理工作组，负责实施和监控整个档案数字化信息安全管理活动，对档案数字化信息及信息处理设施的威胁、影响、脆弱性及三者发生的可能性进行评估；不定期对人员进行安全策略及安全技术的培训，有效地遏制来自外部和内部的攻击，增强安全防护能力和隐患发现能力，确保高校数字档案信息资源内容和信息载体的安全。

高校档案信息安全篇8

档案信息化就是在档案管理活动中全面应用现代信息、网络技术，对档案信息资源进行配置、管理、开发和提供利用服务的过程。具体地讲，就是依托现代数据库技术，网络技术等信息技术原理，采用计算机、扫描仪等信息设备，按照一定的技术标准和规范对档案文献进行加工、整理，使之以数字化的形式有效地组织起来，并且能够方便、有效地提供给人们利用的过程。

档案信息化可以从以下几方面理解：一要实现档案信息的数字化；二要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；三要实现档案信息资源的共享；四要引发档案管理模式的变革。

二、高校档案管理的作用与档案信息化管理的必要性

（一）高校档案管理的作用

1、在教育评估方面的作用

开展高等教育评估是提高高校教育质量的一项重要举措。然而，评估教育质量与档案利用密不可分。丰富系统的档案材料，全面准确的档案信息，是高校开展教育评估工作的基础和依据。

2、在教学改革中作用

高等教育体制改革、教学改革、高校教职工队伍管理改革是普遍的、越来越深化的、涉及我国长远发展的重大活动。不管改革从哪一方面下手，进行到何种程度，取得何种成果，都与高校档案和高校档案管理水平密切相关。比如，全国教育资源的整合配备，高等教育发展规划的制订，某些高校撤并、重新组合，乃至某一高校的专业增加或更新；课程设置、教学计划安排、师资队伍建设、教学管理等方面改革，都是形成档案与利用档案之过程。而上述改革都需要在依靠档案信息和档案数据，在总结经验基础上的方案论证、修改，以确保改革稳步推进和最终成功。

3、在科学研究工作中的作用

高校为培养出社会急需、专业对口、就业率高的人才，离不开科研工作。一所高校能否具备高精尖科学研究水平，也是衡量该校教育水平、教育质量的重要标准。高校科学研究工作首先得力于本校科技档案的利用。科学技术是第一生产力。科技档案是具有潜在利用价值的生产力要素。充分发掘利用高校科技档案资源，将高校科技档案中的先进科技成果，直接为发展高校科学研究工作，为积累高校科技实力，为国家科技发展、经济建设和社会进步服好务，与企业合作，走出一条产学研良性互动广阔大道，都依赖于高校科技档案价值全面、系统与深入发挥。

（二）档案信息化管理的必要性

1、高校档案信息化管理是信息时展的需求

2008年9月1日，由国家教育部和国家档案局联合颁发的《高等学校档案管理办法》明确规定了高校档案信息化建设与数字化校园建设同步进行的重要性。高校档案信息化管理是响应无纸化办公模式的推广，响应数字化校园建设，适应信息化时代的要求。在信息时代，高校如何充分利用信息技术来提高档案管理的工作效率，创新高校档案管理工作模式，是高校档案管理工作者应当解决和关注的问题，促进高校档案信息化管理，对于实现高校的长远发展有着十分重要的意义。

2、有利于档案永久保存

近年来，高校发展规模越来越大，形成的档案数量和门类日益增多，过去以纸质档案为主的管理模式已经难以适应高校发展的新要求。越来越多的纸质档案，不仅整理装订的过程中需要大量的人力物力，储存起来要占用很多库房，还会受储存环境、虫蚀及火灾等诸多因素的影响，很多档案难以做到永久保存。只有运用现代信息技术，建立以硬盘、光盘等多种载体的多元化、信息化、网络化管理新模式，才能确保档案信息的完整与安全。

3、有利于档案信息资源的高效利用

有效查询和利用档案信息，是档案管理的核心目的。实现档案信息化管理，将极大提高档案信息的利用效率和价值。如果实现档案信息网上共享，档案利用者将不受时间和空间的限制，只需要一台联网的计算机，即可进入高校档案管理系统，查询自己权限范围之内的所需要的档案信息，这将使得档案编研、档案查阅、利用等工作变得更为方便快捷，能更好地发挥档案管理在现代高校建设中的重要作用。

4、有利于科学归档和建档

传统的档案归档方法，往往是今年归去年的档，时间拖得比较长，难免会造成资料的损坏或遗失，档案的信息化管理，校内各有关部门可随时在档案管理系统网上传送或编辑、录入档案，这样档案管理人员就有更充足的时间进行数据整理、筛选、分析和归档，既保证了档案质量，又避免了因时间延误等原因造成的档案的不完整。

三、高校档案信息化管理的主要问题

（一）缺乏档案信息化管理意识和技能

有些高校对于档案信息化管理的重视程度不够，不了解档案信息化管理的重要性，相应地学校层面对于档案信息化就缺少资金和政策上的支持，导致档案管理人员积极性不高；同时也存在一些档案管理人员没有认识到档案信息化管理的优势，仍然墨守成规，停留在传统纸质管理的模式下。另一方面，档案管理人员更新缓慢，既懂计算？机网络技术又懂档案管理的专业人员很少，缺乏档案信息化管理所需的技能。

（二）信息安全问题和保密问题

档案信息化管理都是电子档案的形式，其一，电子文件易复制、易篡改，在档案的形成、传输、存储的过程中，计算机网络自身的一些问题可能会导致信息的流失，如一些系统故障、软件错误、病毒、人为恶意破坏等；其二，纸质档案上的单位盖章和领导签字具有法律效力，其真实性、合法性比较容易鉴别，而电子档案由于其易复制、易修改的特点，其真实性、合法性的鉴别受一定条件的制约。在实际工作中，加强计算机、网络安全保障体系尤为重要，同时还得依靠传统纸质文件作为原始凭证。高校档案信息中包含可公开提供给师生浏览查阅的资料性档案信息，也包含涉及机密和按照相关规定不能公开的信息，可公开查阅的信息在校园网上师生通过普通注册就可以浏览，机密信息根据保密级别一方面以纸质存档，另一方面可存于计算机但是必须使用特殊密码或者账号进行查询。因此要对档案进行严格分类，切实做好信息安全保护工作。

四、高校档案信息化管理的对策

（一）提高高校师生档案信息化意识，加强档案信息化管理的人才队伍建设

要加强对高校师生的现代档案概念、档案的利用价值和作用以及档案法律法规等的宣传力度，使广大师生对档案信息化建设有全面深入的了解，充分认识档案信息在实际工作和学习中的重要作用。要做好对各部门专兼职档案员及全校师生电子文件归档办法、如何利用档案方面的培训，让全校师生有机会切实参加到档案信息化建设之中，提供丰富有价值的信息资料，并能够充分利用档案信息平台，推进学校的档案信息化管理。

高校档案信息安全篇9

1 信息化时代高校档案管理活动中存在的风险分析

当前高校档案管理工作中存在一些不足之处，导致档案材料信息管理质量不够高。档案资料收集方式比较落后，采用小功率的扫描仪进行档案材料的读取，导致纸质、胶片类档案材料信息化转换效率比较低。

工作人员对于档案材料和图表数据真实性审核不够严格，导致原始档案材料信息录入失真。学校方面对于网络安全防护系统开发建设力度不够，对于软件开发缺少必要的资金投入，在软件功能板块开发中没有立足于本校实情开展功能适应性建设，外购的档案管理系统不能满足本校档案管理活动的需要。在高校档案管理活动中，学校方面没有建立严密的档案管理操作流程，木马防火墙版本比较落后，导致档案材料档案系统被攻击的风险比较大。高校档案文件库硬盘较小，储存大量文件信息时，造成WEB服务器负担较重运行速度较慢。学校方面档案风险管控理念比较落后，没有建立现代档案信息安全保护系统，导致高校档案管理体系漏洞百出。没有建立专人负责的档案安全管理制度，导致病毒查杀工作未能按时进行，忽视了对信息数据的修复，导致档案数据信息出现缺失问题。对档案检索功能板块设计不够合理，数据排序方式不够合理，导致工作人员在查询档案时耗时过多。一些高校采用开放式的档案室管理制度，导致一些不明身份的人员随意进入档案室，对文件信息的安全性造成威胁。

2 信息化时代高校档案管理的风险防控及对策探究

（一）采用高效的档案材料管理技术，完善档案录存体制

在信息化时代高校档案管理活动中，积极开展档案风险控制工作，显著提升高校档案管理的整体质量。

在高校档案管理活动中，教师应该做好资料收集工作，采用扫描机设备对纸质档案材料进行影印，采用电子化的档案管理方式，对高校档案进行分类管理。在档案材料的管理活动中，技术人员应该按照不同的维度，对不同类别的材料内容进行分层次处理。按照不同的专业和年级的类别，进行高校档案的分类化整理。在档案管理活动中，工作人员应该认真对资料的真伪性进行鉴别，并且按照一定的统计方法，对材料信息中数据的准确性进行核对。在档案材料收集和整理活动中，工作人员应该按照不同院系的资料数据建档，并且按照一定的信息数据编辑方法进行编目的整理工作。应用新型的信息化档案材料管理技术，对高校档案材料管理模块进行优化，体现信息化管理模式下档案材料查询、调取的便捷性。在档案材料数字化建设活动中，校领导应该积极采购信息化核心设备。使用高速扫描仪和微缩胶片扫描技术，对档案室内的传统纸质材料进行再次扫描和录存。

（二）建立高素质档案管理队伍，做好信息防泄漏处理

加强档案数据信息的防泄漏管理，定期组织对档案管理人员进行集中培训。主要培训档案信息库日常性安全操作技巧，并且使用最新型的档案密保管理方式，对档案信息库安全性进行加密。

在对档案管理人员进行技能培训的过程中，校领导人应该注重中层管理干部培养，对于软件管理技术骨干人员进行能力拓展建设。安排责任心较强、业务能力突出的工作人员前往名优企业或者高校科研档案管理部门学习经验。在新型的档案材料管理软件设计开发活动中，注重档案管理功能化开发。优化档案检索工具，按照互联网数据排序的方法，对档案信息化建设流程进行优化。使用按学号对应性查询档案材料的方式，提高档案查询与调取借阅的方便性。为了防止高校档案材料数据的丢失，采用备份管理的方式，对高校档案信息进行整理。采用电子文件归档和电子文件管理的标准化处理方式，积极应用电子签名服务器管理技术和电子文件中心管理系统。

（三）建立科学的档案信息化管理模式，对档案库进行安全升级

学校方面应该建立互联网环境下的现代档案信息管理模式，对高校档案数据中的病毒进行定期查杀，并且安排专人负责每周的档案系统检查与维护工作，及时对高校档案系统中的漏洞进行修复。在档案信息安全保障方面，加强网络安全系统的升级防护。

使用通用型的防火墙软件，并且采用VPN网关入侵数据检验技术，提升档案管理系统结构的稳定性。采用数字签名技术，结合档案管理密保系统的动态验证码方式，防止档案数据库被非法入侵。在档案数据储存结构检查方面，使用光盘载体检测仪器，定期对高校档案库中的核心文件进行扫描，确保档案信息文件载体没有病毒附着。及时地对受损文件夹进行修复，采用专项信息修复工具及软件，对信息化档案材料管理系统构架进行安全升级，有效抵御档案信息病毒入侵风险。在WEB服务器上为信息化时代高校管理活动提供技术支持，提升电子文件中心管理系统的安全性，安装新型的防火墙，防范网络上的木马病毒入侵。定期对文件管理中心系统进行病毒查杀，确保数据库服务器运行正常。

3 结束语

在信息技g时代信息量高速增长的背景下，推动高效档案适应性的数字化管理模式改革，切实提高档案信息管理人员的工作效率。采用专业的信息化档案材料管理和转化设备，对档案材料的纸质、声像、胶片档案进行格式转化和再处理。做好高校学生档案的电子文件归档工作，升级档案的存储硬盘，严格管理外来优盘的插入，防止不明来源的文件病毒通过移动硬盘插拔的方式传播。高度重视档案文件的数字化管理建设，建立与互联网应用环境特征相适应的管理体系。

参考文献

[1] 沈静.高校档案管理信息化的优势及安全风险评估研究[J].四川教育学院学报，2011，27（14）：110-14.

[2] 田涛.信息化对西部高校档案管理工作的挑战与机遇[J].青海大学学报（自然科学版），2014，32（13）：189-191.

高校档案信息安全篇10

编派专业人员对高校档案管理信息化建设展开全面的研究，以在全国范围内制定出统一的高校档案管理信息化建设规划，协调具体行动，统一工作思想，集中资金和人力进行全文、媒体以及文献数据库的建设工作。制定出统一的高校档案管理相关技术、工作、设备规范，并以国内、国际档案管理标准及发展趋势为导向制定出高校档案管理信息化的过程各高校应共同恪守的各项准则。如网络数据库及通讯标准、信息传输标准、文献索引即著录标准等。通过对各高校进行科学的协调和组织，使各高校在进行档案管理工作时使用统一的管理软件，进而实现高校标准化档案数据库的建立，实现各高校之间档案信息资源的共享、互通互联以及保密安全。

二、档案信息数字化建设

高校传统档案其载体一般都以纸质为主，在实际管理工作过程中档案管理工作者工作量较大，不仅查阅困难，档案占用的空间也较大，致使高校档案管理费用支出逐年升高，同时由于其材质以纸质为主因此在长期保管的过程中易出现档案发脆、粘连、泛黄等现象使档案质量受到一定程度的损坏。而进行档案信息数字化建设则可以很好的弥补传统档案的以上缺陷，使财力、物力、人力都得以极大的节约。数字化档案是指以计算机数据库形式对档案信息进行存放和组织，并通过特定软件对其进行排序和整理，通过软件检索功能则能够快速的查找到相应的档案信息。数字档案具有可复制性在存放上相对于传统纸质档案更加安全和便于管理，并且通过网络的传播功能能够更好的实现高校档案信息资源的共享。

三、网络安全化建设

高校在进行档案管理信息化建设的同时也带来了有关网络安全的一系列问题，需要我们在建设档案管理信息化的过程中进行逐步的解决，在这其中档案信息网络安全问题最为突出。一是要防止由档案管理人员工作的失误、计算机黑客病毒攻击、设备出现故障等原因而引起的高校档案信息遗失和损毁。二是高校档案信息保密的问题，依据学校规定有些档案的信息是要求保密的有些则是对外公开的，同时根据等级不同档案保密信息又被分为绝密、机密、秘密，在管理的过程中需要采取与之相应的措施对其进行保密。

因此，要想保障高校档案管理信息化的安全有序建设，首先就要根据高校的实际情况制定出严格合理的档案信息化保密安全制度，不断强化和培养档案管理工作者信息安全防护保密的技能和意识；其次，高校应采用较为成熟严密的档案管理控制系统，实行责任到人，引入先进有效的计算机网络安全防范措施，并在档案信息安全管理的过程中结合物理、逻辑等安全隔离防范措施对网络“黑客”、“病毒”等危险因素和行为进行及时的防范和应对。

四、对档案管理人员进行全面化培养

高校档案信息安全篇11

（一）档案传输安全问题。在信息化时代，职业院校档案的使用主要通过内网、外网与专网进行，在网络的发展下，档案信息安全性也受到了各类因素的威胁。其中影响最大的就是计算机病毒，如果档案被病毒感染，容易导致数据出现严重的破坏，系统崩溃，重要档案损坏。此外，黑客的入侵对档案安全也造成了不小的影响，如果黑客非法进入到学校档案管理系统，窃取或者篡改档案，也会影响职业院校的档案安全。（二）管理体制存在缺失。由于档案管理人员缺乏安全意识，也影响了职业院校档案管理工作的安全性。部分档案管理人员片面认为，管理档案只要保留好原始资料即可，定期对电脑进行查杀，禁止他人随意查阅，即可保存好信息数据。但是，在网络化时代中，安全隐患远远多于人们的想象，由于缺乏安全意识，在档案管理工作中常常面临木马威胁、网站病毒、档案信息不能读出的问题。（三）安全技术应用的问题。就目前来看，我国立法部门尚未针对档案标准问题、数据规范来制定标准，各个职业院校采用的档案管理软件与硬件都不尽相同，关于安全技术的应用，也难以共享。由于缺乏系统的标准，现有的档案信息系统还存在一定的漏洞，在技术上还有待提升。

二、如何应对职业院校档案信息化建设安全问题

（一）提高档案传输的安全性。各个职业院校需要制定完善的档案安全管理机制，提升档案管理人员的安全意识，严格把握好档案的交接过程，注重病毒的防控，禁止在工作电脑中安装其他软件，定期更新病毒库，一旦发现感染病毒，及时进行消除。同时，对各类档案，都要及时备份，实施异地存放制度，由两台计算机进行管理，一台连接外网，一台则连接内网，自动生成日志，对档案信息实施安全审计制度，如果出现非法操作，可以第一时间对用户做出警告，充分发挥出档案的效益。（二）提升档案信息安全管理意识。无论信息化时代的影响多么深远，信息化技术是不能完全替代传统人工的，档案管理工作也是如此，要保证档案储存的系统性，必须要依靠档案管理人员的手工作业，为了避免安全风险，必须要规范操作流程，提升档案管理人员的信息安全意识。近年来，国家非常注重安全生产，档案管理工作也要如此，作为一名合格的档案管理人员，不仅要有较高的工作效率，还要具备良好的科技创新与安全防护能力。档案管理工作无疑是枯燥、乏味的，作为档案管理人员，要肩负起自身的责任，提升安全意识，主动创新。职业院校也要加强档案工作人员的培训，为他们提供进修机会，定期召开研讨会，组织档案工作人员到其他兄弟院校去学习，只有采取这种双管齐下的措施，才能够最大限度地提升档案信息的安全性。（三）应用多元化的安全技术。各个职业院校需要利用软件防火墙或者硬件技术，将档案信息系统与其他网络办公室分离，形成一个安全壁垒，避免档案信息泄露。并对所传输信息实施审查制度，避免外部非法访问，及时升级防火墙，将安全隐患隔离在外。为了保障档案的非公开性，还需要应用适宜的信息加密技术，避免重要的档案信息遭到篡改与截获，从现阶段来看，数据加密技术种类繁多，一般只要采用一种或者几种即可满足安全需求，采用不同的密钥进行加密与解密，这样可以更好地提升档案信息的传输安全性。此外，关于档案的信息化管理，还需要合理应用数字水印技术，保证原文价值的前提条件下，防止别人轻易识别，在应用了数字水印技术之后，可以利用专业算法技术与检测器来提取，如果这些信息遭到非法利用，获取者也无法删除其中的水印，不能顺利使用信息。

三、结语

高职档案信息化建设需要国家、社会和高职院校各方的大力支持，需要决策者、执行者和使用者的共同努力，循序渐进，逐步实施，只有这样，才能促进档案信息化建设，充分发挥高职院校培养人才，发展科技，服务社会等多项职能。

作者:杨学红 单位:浙江工业职业技术学院

【参考文献】

[1]杨祯,张宸瑀.档案信息化建设问题研究[J].科技与企业,2013(08).

高校档案信息安全篇12

高校档案反映重要的历史记录，能对学校历程进行见证，是客观展现高校改革发展过程的凭证。因此，高校档案管理对学校事业发展意义重大，也是衡量高校水平的重要标志。随着信息化技术的不断发展，档案管理工作也进行变化。档案逐渐成为一种知识文化资源，档案信息的收集管理、利用一定程度上产生了变化。如何才能高效地推进高校档案信息化水平管理，促使高校档案信息更加有利地为学校管理各项工作进行提高，也是我们要重点研究的课题。档案数字信息化、工作网络化、成为现代档案管理的发展方向，档案管理的规范性以及管理档案人员的综合素质则成为高校档案现代信息化管理的重要保证。

一、实行高校档案信息化管理的必要性

所谓档案信息化管理，主要利用电子计算机为载体，充分利用网络数据库，将数字、图片、影像等数据信息进行存储，比如光盘、磁盘等硬件设备。同时利用计算机网络终端对档案信息进行资源化，进行共享利用，为用户提供快捷、有效、丰富的档案信息服务。高校档案信息化管理十分必要，以档案资源建设为核心，将传统纸质档案进行数字信息化，并通过电子文件形式进行管理，以电子计算机网络为基础，将档案信息资源作为资源目标，妥善收藏管理重要的档案信息。可以看出，高校档案信息管理是数字化教学的重要组成部分，并充分利用信息技术方式来获取，处理，传递，利用档案资源，以此提高档案管理的效率和利益，真正将档案信息资源共享化，逐步提高高校档案管理的资源数字化，网络信息化，电子档案规范化。从而使档案工作一定程度上转向数字化、规范化、网络化。信息化技术发展的今天，高校档案管理对象、日常工作内容、性质等都在发生改变，档案信息管理工作逐渐向信息自动化趋势发展，也是数字化校园发展的核心组成部分。档案信息化建设已经是发展的必然趋势。《全国档案信息化建设实施纲要》指明了国内高校档案管理的目标及任务要求：依据统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，强化数字文件管理和档案的管理标准化，鼓励档案数字化，以及数字数据库建设，设立档案信息公众网络共享服务，可进行查询，同时推进档案信息体系标准化建设、安全化建设、安全信息化建设。高校档案信息管理建设在国内档案信息管理中非常重要，因此，高校档案信息化管理建设要具有目标性，充分利用一切资源，并结合自身的情况及优势，将高校档案信息化管理的滞后问题进行相应处理。

二、当前高校档案信息化管理潜在的问题

信息化技术发展的今天，高校档案信息管理工作对象、目标、内容相应得到重视，不过档案信息化管理尚且存在很多问题，需待解决，情况不容乐观，详细问题主要有以下几个方面：（一）高校档案管理观念比较陈旧，信息管理意识需加强。高校档案进行信息化管理的基础及重要部分是资源高度信息化，因此，对高校档案信息管理的工作内容形式上要不断创新，思维要不断超前，才能可持续性发展。不过目前很多人对高校档案管理工作认识程度不高，缺乏档案信息管理重要意识，严重欠缺档案管理系统性认识和思考。一些人对高校档案管理工作责任心不高，觉得档案管理工作无足轻重，日常的工作多是对资料数据进行归纳收集等操作，只要能降低误差率，就算是工作成功。也有一些人认为档案信息管理是工作中顺带任务，做得好与坏无关紧要，对学校发展也不会造成什么损失及影响，因此，在档案信息管理工作过程中，安于现状，工作态度散漫。所以，以上这些问题对高校档案信息化管理有着不利影响。因此，对档案信息管理工作，一切要从实际出发，要将档案的政策方针、法律法规、档案管理工作者观念与当前经济发展相对应。（二）高校档案管理成本投入低，管理方式有待提高。高校档案信息化管理过程中，对档案信息设备、硬件、操作技术、管理系统等进行配套，加大资金上的投入，充分利用资金的投入对档案信息进行更好地维护和更新，就当前情况来看，高校档案信息化管理最大的问题在于资金投入低，严重制约高校档案信息管理进程。虽然一些高校，就档案管理已小有规模，能对档案信息数据化管理，但档案信息缺乏系统性，各支点管理。一些高校在档案信息管理上，也与第三方建立数据信息软件开发合作关系，但是开发软件工作者对档案管理缺乏认识，一些管理标准和档案信息分类规范不熟悉，导致软件对档案信息化管理操作不便捷，过于复杂，严重制约着计算机软件的使用，也极大降低数据库的利用效率。（三）档案信息化管理安全问题。随着信息化技术的不断深入和发展，档案信息也逐渐开始丰富，档案信息数据量也逐渐增多。多样化的网络信息技术应用，对档案信息管理也具多样性，信息和以前相比，更加快捷、方便。不过由于档案信息自身的特殊程度，需要对信息合理地分类开放和保密，注重档案信息相应的知识产权和利用关系。因此，高校档案信息化与校内外之间的联系，相应造成了一些风险，比如病毒、黑客攻击、非法信息窃取等。安全问题形成隐患，这也对高校档案信息安全形成难题。（四）档案信息管理工作者综合素质不强。高校档案管理高度信息化，要求档案管理工作人员的能力相应提高，工作人员综合素质要强。对档案管理工作人员，不仅专业知识要强，同时，要对档案管理工作比较热爱，对档案信息管理各种管理软件要高度熟悉和能够熟练操作，并能够系统性地对档案信息进行管理和维护，除此之外，档案信息管理安全防范意识要不断提高。就当前国内高校档案信息管理情况来看，从事档案信息管理人员整体水平不高，已不能满足信息化发展的今天对档案信息管理发展的需要。虽然一些高校具备档案信息化管理建设条件，但管理人员结构上，人员能力上等形成严重屏障，制约着高校档案信息化的管理。

三、高校档案施行信息管理对策

为顺应现代高校档案信息管理需求，将高校档案信息管理网络化，才能一定程度上满足社会、各高校对档案的要求。针对当前高校档案信息管理潜在的诸多问题，解决问题，快速推进高校档案信息管理化不能怠慢。应对措施主要体现以下几个方面：（一）强化高校档案信息管理重要意识。档案信息化管理目前认识不足，师生就档案管理中涉及的教学模式、科研成果、学术交流信息等有不可替代的作用。因此，对档案信息管理首先要明确档案信息化的重要任务和目标。从档案管理各个发展阶段和环节出发，对档案管理过程中遇到的问题，要重点研究，或开展相关的科研调查，严格尊重实践、认知，再实践、再认知的原则，不断提出新状况，解决新问题，养成良好的行为习惯。同时，对档案信息化管理进行宣传，逐渐形成档案管理信息化氛围。可采用展览形式来宣导档案管理信息化建设的规范性及法律法规，同时介绍档案信息化管理工作作用，对其高度认识，利用一切可利用的宣传形式，大力宣传档案管理的重要性。以此促使档案管理工作者思想得到新的认识，并树立正确的观念，以及积极主动参与的意识，从而建立高度责任心，全心全意投入到院校档案信息管理中去，将档案资源科学利用。（二）加大档案管理成本投入量，快速建立档案信息化管理机制。高校档案信息化管理施行的基础为硬件及数据库的设立，也是高校档案信息管理有效进行的前提。因此，院校与相关部门要高度配合和支持，共同加强档案信息化管理硬件建设，依据自身的经济实力，从自身情况出发，利用一切能利用的硬件设备，或购置设备，比如数据服务器、图文扫描设备、数字音像设备等。档案要信息化管理，数据库系统必不可少，因此，数据库系统的建设，是在Interent/Web技术前提下建设。目前国内数据库管理系统主要有DBase,FoxBASE等，不过这些管理系统比较一般，不具延伸性，因此，数据库建立的基础要具有集成性，相应安全性，功能上，数据有效等方面可最大限度满足。同时网络环境要支持多操作系统平台，多硬件平台等。数据库管理系统需建立客户机／服务器结构，如Oracle数据库,Sybase数据库,Informix数据库，微软的SQLServer数据库等。让用户快速、轻松地在web上建立数据库服务。（三）加强档案信息网络环境的安全性。网络信息安全问题日益突出。档案信息不像其他报纸、杂志，可随意在网络上，档案信息有一定的保密性。因此，档案信息，需要对不同用户进行权限设置。同时，档案信息要保证安全，可进行加密访问和控制，或者进行身份验证访问等。

四、总结

总而言之，高校档案信息化管理是发展的必然，对院校教学、科研及管理有重要作用。拥有现代化技术的档案管理设施，配合成熟的信息技术操作水平，可将档案信息管理队伍壮大起来，也能更好地做好相应的服务工作，实现信息化为核心的档案信息管理。

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