时间:2022-06-19 22:16:28
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从当前我国档案馆的实际情况来看,所馆藏的档案信息具有数量多、时间跨度长等特点,并且在对这些档案进行管理的过程中大多采用封闭式管理方式,即加强档案的收藏,要求不丢失案卷。但是我们需要注意的是,管理者在对档案进行管理的过程中,对于每个时期的档案管理都采用不同的整理质量与整理规格,这就导致其出现各种各样的问题,其主要体现在以下几个方面:1)档案信息在管理的过程中编号并不具有规范化特征,缺乏目录号,出现了“一卷多册”的现象;2)管理者在编制案卷标题的过程中不够规范化,编制的标题与其中的内容不符,这就不利于管理者后期的管理;3)档案馆内大多数案卷都没有目录,当管理者将先进的信息技术应用在其中时,用户根本不能够对档案信息的检索。由此看来,这些问题在很大程度上制约了档案事业的健康发展,这就需要管理者针对问题采取最有效的措施,这样才能够提高档案管理水平。
二、加强基础工作有利于提高档案管理水平
通过实践经验证明,要想在实际工作中提高档案管理水平,就需要管理者规范自己的行为,采取最科学合理的管理方法对档案信息进行管理。
1、档案馆藏去粗取精,对档案信息全面普查
对于馆藏信息进行全面复查是实现档案管理规范化的首要工作。目前,大多数档案馆在对当心信息进行管理的过程中都不会进行清查,知识很多档案信息繁杂、凌乱,这既不利于管理者的管理,因此我们很有必要对档案信息进行全面普查,针对于其中已经过期或者无用的文件剔除,这样才能够提高档案信息的管理效率。
2、案卷重新组合,实现档案信息管理的规范化
在档案馆内,有大部分案卷过厚,内容相对较为混杂,这就需要管理者对其进行重新组合,将其中联系紧密的文件组合在一起,而其中若还存在缺少页码或者没有案卷标题的档案,还要求管理人员在重新加工一遍从而保证案卷的规范化。通过对案卷的重新组合,不仅能够提高档案管理水平,还能够提高档案的利用率,有助于档案信息管理实现现代化与自动化。
3、对案卷统一分类,方便用户对档案信息的检索
在档案管理工作中,通过计算机技术、网络技术的应用有利于用户对档案信息的检索,因此再来满足用户的需求,管理者在对案卷进行管理的过程中必须要严格按照国家现行的相关规定编制一套完善的分类规则,然后严格按照这一规则进行分类,并统一档案信息的分类号,这样也就有利于档案管理实现规范化与标准化,达到理想的管理效果。
4、规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率,而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的,还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。凡是要求批复的文件写“请示”,凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
三、加快数据准备推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中,计算机数据的准备工作是一个大工程,尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲,由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂,如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法,会使计算机因数据准备不足而无法使用,甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。
1、分清轻重缓急,循序渐进
档案管理的一个重要目的,就是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中,应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队,将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
2、分级次著录,省时省力
在著录过程中,可以将案卷分为三个层次进行著录,即:将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录,对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录,而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征,而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3、分门别类,充分利用档案原基础
1.1档案工作缺乏制度化的管理程序
当前档案管理不规范主要表现在:一是档案收集不规范。在收集过程中,制度形同虚设,想交就交,不想交就不交,档案收集考核不明确;二是档案整理不规范。近几年发展较快,新档案人员不断进入,档案人员的专业素质参差不齐,在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷,卷内目录与实际整理文件不相符,卷内资料漏失现象比较普遍。三是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧,借出的档案没有按期归还。
1.2档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则
档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动,一次考试在进行,整个过程加班加点,在短时间内取得了一定的效果,但达标以后,就出现后力不足,没有长期性和连续性,再由于部分领导对档案综合管理的参与程度不够,对档案在工作中的重要作用的认识不足,甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方,档案室在某些人眼中成了废纸仓库,档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。
1.3软件开发应用问题
目前我国各地档案部门已建立的计算机档案检索系统有限多相似之处,有很多是低水平的重复,是一种浪费。很多单位过分注重自己出成果而不愿采用别的单位研制的软件,同时封锁一技之长的技术经验。应当注重借鉴国外的先进经验,重视通用软件开发应用和标准化工作,通用软件提供灵活扩充的功能和自编程软件接口。各单位间相互学习、相互促进、集众家所长,研制优化通用的各类应用软件。
1.4计算机应用两种知识的结合问题
在应用计算机的开发试验中,曾出现两种欠妥的做法。一是完全依赖计算机专业技术人员去研制,因为他们对档案管理业务缺乏足够的了解,以致实用性差;二是主要由档案工作者去研制,以致功能低。只有对档案管理业务有着深刻的了解,对改进档案业务有着科学的创想,才能搞好计算机档案管理系统的分析、设计与应用,既要重视计算机软件知识,又要重视档案管理业务知识,二者缺一不可。因此,特别是今后为扩大计算机在档案管理中的应用范围,更需要两种知识的结合,更需要档案业务人员的主动进取精神。
1.5档案管理现代化的准备不充分
虽然一些档案管理部门已经开始进行档案管理现代化的普及工作,并且较多的基层档案管理工作人员也开始进行档案管理现代化的准备工作,但是以目前的情况来看进行档案管理现代化的准备工作仍然显得不充分。在一些档案管理部门中,档案管理人员已经开始使用采购的计算机等档案管理现代化设备进行档案管理的工作,但是由于进行档案管理现代化的过程中必须有着高质量的数据输入才能很好地实现,因此在这样的情况下,档案管理现代化工作人员在短期内无法进行很好的计算机数据输入,也就决定了在进行实际的档案管理现代化的工作中无法很好地进行档案管理工作。并且由于档案管理现代化工作所输入的数据量十分巨大,而且大多数是需要手工完成的,因此在准备不充分的情况下进行档案管理现代化的工作显然效果不好。
2.实现档案管理现代化中的思考
2.1树立现代化档案管理理念
思想是行动的先导,没有先进、科学的档案管理理论的指导,整个档案管理的发展便会受到影响,也就谈不上档案管理的现代化。由于纸质载体的时空局限性阻碍了档案信息的快速传递和资源共享,因此电子档案以其存贮方式的高密度、传输迅速、体质轻巧等优势受到人们的厚爱,以计算机技术为主体的信息技术革命浪潮,以不可阻挡之势猛烈地冲击着社会的各个方面,也冲击着档案工作人员的传统理念和思维方式。在这种情况下,档案工作人员应用先进的思想理念武装头脑,着眼科技发展的趋势,运用科学的眼光看待档案管理积思考解决档案新新载体方面的问题,如电子档案的法律效力、信息安全、成本收入、载体寿命等,站在时空的高度,总结档案载体从难到易,档案信息传播与转化从慢到快,档案信息利用的时限性逐渐减弱等规律,思考电子档案取代纸质档案时,档案管理工作应当怎样实现自身的价值。同时,为适应档案新载体的保护,思考档案馆库的建筑风格,档案库房的设计、室内设计的布置等,立足现实,放眼未来,思考档案工作的各个方面,才能逐步实现档案管理的现代化,促进档案事业朝着健康的方向发展。
2.2学会现代化管理技术
目前,计算机和网络技术的应用已深入社会的各个领域和角落,通过计算机网络传输档案信息,可以广泛的实现档案信息共享。而实现档案的信息共享就要求我们既要有扎实的档案管理理论基础,又要掌握与信息技术相关的计算机应用与管理知识,这样才能做到相辅相成,互相促进,互为转化,适应信息社会发展的需要。档案管理人员要学会用计算机和网络知识,通过技术处理,采取必要的手段加以鉴定、利用和保密控制等,以适应科学技术、信息技术网络技术的发展和社会各方面对档案利用的需要。
2.3建立现代档案管理体制
目前,档案管理体制滞后于形势的发展,仍沿用计划经济体制下的模式,关系不顺,相互封闭,各自为政,设施陈旧,得不到应有的重视,浪费了大量的信息资源。实现档案管理工作的现代化,必须要有现代化的管理档案管理体制,档案馆与行政机会之间建立合理的关系,档案馆设施设备要达到现代化的要求,以利于档案事业的科学合理发展,最大限度的充分发挥其档案管理职责。
在具体工作中,现代档案管理体制应将传统的档案服务提升为信息和知识服务,在不同的类型档案管理部门进行档案制度建设的试点与探索,进一步理顺与档案行政管理部门的关系,使其朝着有利于档案工作的方向发展。同时,要加强档案工作制度建设,以制度保障档案工作的正常开展,以制度来协调各方向关系,要将依法治档纳入档案管理现代化的主旋律。宏观上,依照档案法检查督促档案行为实现宏观的间接指导,微观上依据健全的档案标准化体系,体现档案管理现代化的可操作性。
2.4建立现代化档案工作机制
doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.000
[中图分类号]R197;G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2016)16-0-01
0 引 言
档案是卫生行业党建工作的重要记录,里面记录着医疗行业的发展情况,对加快医疗卫生事业的发展,提供了强有力的保证。随着社会的发展,人们对医疗卫生行业提出了更高的要求,要求医疗机构党建工作档案管理工作更加规范,并加强党建档案的收集和整理,充分发挥党建档案的重要性,使档案在医疗机构中发挥出重要的作用。本文结合医疗机构当前的发展情况,对如何提高党建工作档案规范化管理进行了阐述。
1 医疗机构党建工作档案的重要性
医疗机构主要是为百姓服务的重要机构,能够保证人们的身体健康,党建工作作为医疗机构中的重要组成部分,为了使其在医疗行业中发挥重要的作用,需要结合党建工作在医疗机构实施的概况,加强对医疗卫生体质改革,紧紧抓住党建工作主线,充分发挥党建工作在卫生行业中的重要作用,提高党员干部的思想政治素质,改进医疗服务,提高医疗质量,促进医疗卫生行业的持续健康发展。
2 医疗机构党建工作档案管理存在的问题
医疗卫生行业是我国的一项重要行业,对确保人们的健康具有重要作用。党建档案是医疗卫生行业中的重要内容,但是在医疗卫生行业内部,存在着对医疗卫生行业认识程度不足、党建档案不规范和不完整的情况,无法充分发挥党建工作的重要作用。主要表现为:第一,党建工作内容不明确,存在片面性,党建档案建设不规范和不全面;第二,党建工作内容划分不明确,没有及时对档案进行记录,导致查阅不方便,有价值的档案没能得到收集和整理;第三,医疗机构基层党支部工作人员没有意识到档案管理的重要性,导致档案收集效率不高;第四,医疗机构还在使用传统的档案管理制度,导致党建档案特色不突出。
3 医疗机构党建工作档案规范化管理方法
3.1 加强对档案管理人员培训,完善党建工作档案管理制度
首先,需要档案管理人员从思想上意识到档案规范化管理的重要性,强化党建档案的收集和整理意识。其次,加强对档案管理人员培训,提升档案管理人员的专业素质,使档案管理人员明确党建档案的目的,熟知条目建立的流程,为党建档案的规范化管理提供前提条件。最后,建立健全的党建工作档案管理制度,确保党建工作的规范化,对医疗机构的党建档案实施情况进行了解,制定出一套科学、系统和可操作性较强的档案管理制度,增强档案材料的收集和整理,减少档案管理工作的随意性。
3.2 设立科学合理的归档科目
医疗机构人员需要对党建档案进行科学分类,确保档案分类的清晰性,在大科目下进行小科目分类,方便档案查阅,从而有助于党建工作的总结和检查。同时,党建机构人员工作时还需要细心、仔细,加强对医院日常档案的收集和整理,确保党建档案资料的齐全性和完善性。机构人员可将党建档案的收集和整理作为医疗机构的一项基础性工作,确保党建工作档案的规范性,充分发挥党建档案在医疗机构中的重要参考价值。
3.3 重视党建工作特色档案收集
医疗机构是广大人民群众重点关注的机构,需要注重党建工作的特色化管理,将党建工作作为提供健康服务的特色机构,党建工作的一切工作内容都需要围绕“以患者为中心”和“为患者服务”而展开,将党建档案管理作为医疗机构中的特色档案管理。为了更好地展现档案的特色性,组织医务人员需要在基层开展义诊活动,加强对医疗结构档案的宣传,确保档案管理的优质性。
3.4 建立电子档案
医疗机构要想确保档案管理的规范化,必须摒弃传统的档案管理方式,将科学技术融入档案管理中,建立电子档案,促进信息技术的发展,强化现代化管理手段,推动档案管理的数字化建设。电子档案是科学技术的产物,相对于纸质档案具有记录方便和准确率高等特点,能够及时记录医疗机构中活动的影像。医疗机构人员需要结合医院党建档案的实际情况,建立电子党建工作档案,确保档案信息记录的及时性和时效性,促进档案检索的便捷性,使电子档案取得良好的应用效果,实现资源共享。
4 结 语
医疗卫生行业作为人们普遍关注的行业,需要意识到党建工作档案规范化管理的重要性,本文通过对当前医疗卫生行业党建工作的开展情况进行研究,并结合医疗卫生行业的发展特点,将档案作为医疗机构的重要信息资源,为党建工作提供翔实的史料和重要的依据,以期保持党建的特色,保障卫生行业的健康发展。
主要参考文献
[1]王顺新.浅谈基层医疗机构档案的规范化管理和利用[J].办公室业务,2013(10).
Abstract: The management of personnel files to conform the requirements of the times, update the content, scope of personnel file management, file collection way, method and personnel files of service object is our personnel file managers need to face and think seriously of the problem. The personnel file management present situation and the existence question, proposed for the archives management of modernization and informatization construction of data.
Key words: file management; data; modernization; information technology
中图分类号:[C8] 文献标识码:A文章编号
一、档案管理现状及问题分析
1.对档案的重视程度不够。长期以来,相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区,认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作,不是单位的主要工作,不能给单位创造经济效益,只要“守好摊”,不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解,忽视档案工作,这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。
2.人事档案交接手续不严密,重视不够。档案管理人员大多不是专职的,所以在离岗或调动工作时,移交档案、手续不按程序办理,该检查的不检查,该清理的不清理,该签字的不签字,导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为,档案交接只是一串钥匙的问题,使得人事档案交接工作前后脱节,出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。
3.管理力量薄弱,管理水平不高,管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档要求,档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职,对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确,归档材料未能及时、准确地得到补充,使存档的材料不能真实地反映本人现实情况,导致人事档案的不完整。
4.档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传,使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新;二是人事档案管理基本上是兼管,属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制,档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。
5.档案管理人员对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了,档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度,有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚,甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位,而由本人保管;有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。
6.人事档案管理手段落后。在档案管理手段上,没有单独的计算机和档案管理软件,查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜,占地面积大,使用空间也不能完全合理应用。
二、促进档案数据现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清轻重缓急,循序渐进。档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
2、分级次著录,省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。 3、分门别类,充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。