各部门档案管理篇1

1 各级档案行政管理部门的立法责任的依据

在我国，除了《立法法》规定的有立法权限的权力机关制定的法律、法规、规章外，各级行政机关还制定有大量的决定、命令和行政措施等行政规范性文件。由于《立法法》对行政规范性文件没有进行明确的规定，一般认为其不属于“行政立法”范畴。“但由于其在实践中数量远远超出行政立法活动，且在行政管理领域实际上发挥着巨大作用，是大量行政行为的直接依据”，[1]与法律、法规、规章一样具有规范性、普遍约束力和反复适用性，所不同的只是制定的主体、效力、内容和程序不同。因此，完全应该将各级档案行政管理部门依法制定法规、规章和规范性文件的责任，视为其“立法责任”。

1.1 行政管理机构立法责任的法理与学理依据。从法理上讲，“立法”一词通常是指创制法律规范的活动或过程。在我国，“立法”的概念有多种理解。“第一，‘立法’是指从中央到地方一切国家机关制定和变动各种规范性文件的活动。这是最广义的解释。第二，‘立法’是指最高国家权力机关及其常设机关制定和变动法律这种特定规范性法律文件的活动。这是最狭义的解释。第三，‘立法’是指一切有权主体制定和变动规范性文件的活动。这是介乎广狭两义之间的解释。”[2]广义上的“立法”，与“我国《立法法》中所规定的‘立法’也是一致的、同义的”[3]。

从学理上讲：“行政规范性文件的定义众多，代表性的有三种：最广义的解释是指一切国家机关制定法律、行政法规、规章之外的具有普遍约束力的决定、命令和行政措施。广义的解释是指各类国家行政机关制定的除法规、规章之外的具有普遍约束力的决定、命令和行政措施等。狭义的解释是指没有行政立法权的国家行政机关为实施法律、行政法规、规章而制定具有普遍约束力的决定、命令和行政措施。”[4]广义的解释适用于本文所讨论的问题。

1.2 行政管理机构立法责任的体制依据。我国的立法体制是：“中央统一领导和一定程度分权的，多级并存、多类结合的立法权限划分体制。”[5]其中，多级并存是指“全国人大及其常务委员会制定国家法律，国务院及其所属部门分别制定行政法规和部门规章，一般地方制定地方性法规和地方政府规章”[6]。这些不同级别的立法和规范性文件在效力上有级别差异，但并存于我国的行政立法体制之中。近年来，国务院、各省级人大、人民政府及一些市级人大、人民政府，制定了大批关于行政规章、规范性文件制定程序及备案规定、办法。这一做法本身就是对各级行政管理机构立法责任认同，如果没有这个责任，那又有何监督之必要？从另一个意义上讲，经过有立法权的权力机关审查批准的行政规范，从某种意义上讲就具备了法律法规的性质。

1.3 各级档案行政管理部门立法责任的法律依据。各级档案行政管理部门是行政管理机构，适用于行政管理机构立法责任的法理与学理依据和体制依据，同样适用于各级档案行政管理部门。此外，各级档案行政管理部门立法责任还有充分的法律依据。《档案法实施办法》第二章第七条规定：“国家档案局依照《档案法》第六条第一款的规定，履行下列职责：（一）根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；（二）组织协调全国档案事业的发展，制定发展档案事业的综合规划和专项计划，并组织实施……”第八条规定：“县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照《档案法》第六条第二款的规定，履行下列职责：……（二）制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施……”这其中，根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；制定发展档案事业的综合规划和专项计划；制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度；建立、健全本单位的档案工作规章制度等，就是《档案法实施办法》赋予各级档案行政管理部门制定规范性文件的立法之责，也是各级档案行政管理部门制定规范性文件的法律依据。

1.4 各级档案行政管理部门立法责任的现实依据。我们国家幅员辽阔，各地区发展不平衡。即使是一个省，一个市，情况也不完全相同。而我国的地方行政立法权仅限于省、省会市和较大的市这一级，它们制定的档案法规、规章不可能很具体。各级档案行政管理部门要执行档案法律、法规、规章，就必须结合本地区的实际情况，制定档案规范性文件，对档案法律、法规、规章进行细化、具体化，加强可操作性，完成档案法律、法规、规章从制定到落实的“最后100米”，以便使档案法律、法规、规章在本地区得以全面贯彻实施。

“随着我国档案法制建设的强化，市县档案法制建设也得到进一步加强。尽管一般市县无权制定地方档案法规与地方档案行政规章，但它们或通过其职能机构――市县档案行政管理部门根据本地区的实际情况，制定了大量的档案规范性文件，切实保证了档案法律、法规和上级档案行政规章在本地区的贯彻、落实。尽管档案规范性文件目前还没有被纳入档案法规体系，容易被人们忽视，但市县人民政府及其档案行政管理部门制定档案规范性文件这一实践活动，事实上已经成为我国地方档案法规建设一个不可或缺的组成部分，理应引起我们足够的重视。”[7]

2 各级档案行政管理部门的立法责任

档案行政管理是专业管理，按照我国现行的行政体制，档案行政管理部门包括：国家、省（自治区、直辖市）、市（地）、县（区）各级人民政府所属的档案行政管理部门。由于各级档案行政管理部门的层级不同，所承担的立法责任也有所不同。

2.1 国家档案行政管理部门的立法责任。国家档案局在2011年6月14日《国家档案法规体系方案》，其中有许多都是应该由国家档案局制定的档案规章。虽然这个档案法规体系方案比较全面，但是，仍然有一些应该制定的规章，而且是《档案法实施办法》明确规定的需要制定的规章并没有列入。笔者认为，国家档案局急需的立法与重点关注的立法，有以下几方面：

2.1.1 《档案法》、《档案法实施办法》中明确规定的立法。虽然，《国家档案法规体系方案》中对《档案法》、《档案法实施办法》中明确规定的立法作了一些规划，如，《各级国家档案馆开放档案办法》、《档案鉴定办法》，但是，仍有一些明确规定的急需的立法并未列入规划，应该重点关注。如，《档案销毁程序和办法》（《档案法》第十五条）、《国家所有档案的范围》（《档案法实施办法》第二条）、《各级国家档案馆馆藏永久档案分级标准》（《档案法实施办法》第三条）。这些法规应该说是最基本的，必须尽早出台，否则，《档案法》贯彻执行依然会成为空谈。

2.1.2 制定档案馆规章。档案馆是档案行政管理的主要对象，也是实现档案行政管理目标的主要载体。因而制定档案馆管理中共性的、基本的、普适性的规章制度是重点。需要强调的是，这些规章制度不是国家一级、二级、三级档案馆的等级标准，而是所有档案馆都必须遵守的共性规章制度，这是档案馆的基本规则。

2.1.3 专业档案管理的立法。国家档案局提出建设“两个体系”的重要方针，并于2011年制发了两批《国家基本专业档案目录》，而要将其落到实处，就必须依照《档案法》的要求，会同那些产生专业档案的部门制定各个专业档案的管理办法，以利于操作执行。

2.2 省级档案行政管理部门的立法责任。省级档案行政管理部门的立法之责的重点有以下几个方面：

2.2.1 履行好档案法规授权，制定具体规章。档案法规明确规定并授权由省级档案行政管理部门制定的具体规章，必须尽早出台。如，《档案法实施办法》第二条规定：“《档案法》第二条所称对国家和社会有保存价值的档案，……属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。”这一条就具体明确地规定省级档案行政管理部门应制定《××省非国有档案的范围》。对于这一条的规定除了少数几个省档案行政管理部门制定颁布了相关规章外，绝大多数省级档案行政管理部门都没有履行这一立法责任。而这个范围不确定，档案行政管理的范围就不明确，档案行政管理就失去了目标，《档案法》也就很难贯彻执行。

2.2.2 做好地方档案法规规章的立法。省级档案行政管理机关具有代省级权力机关起草档案专业性地方法规规章的职能，在《档案法》、《档案法实施办法》颁布后，各省、自治区、直辖市基本上都分别制定和颁布了本级的地方性档案管理条例或实施办法，也有部分省根据本地区的特点或特殊情况制定了相应的档案法规规章，如，《广东省中外合资、合作经营企业档案管理规定》（粤府[1990]49号文件）。但是，大部分省在根据本地区的特点制定地方档案法规规章方面还是空白。

2.2.3 国家档案法规规章的细化。由于各地情况千差万别，因而国家档案法规规章大都是宏观的，不可能包罗万象太具体，所以各地要将其细化才能有效落实。一是补充细化。如，《档案执法监督检查工作暂行规定》没有执法档案的整理内容，而执法档案明显有别于文书档案，这就需要制定《档案行政执法档案管理办法》作补充细化。二是分类细化。如，《企业档案管理规定》是针对所有企业的，可以按企业性质、按企业大小、按企业类别等进行细化，制定不同的企业档案管理规定。三是具体细化。如，《会计档案管理办法》规定得就比较粗，可制定《会计档案整理细则》。也可以结合分类细化，制定《行政机关会计档案整理细则》等。

2.2.4 档案技术标准的入规。要使档案技术标准得到落实，就必须做好标准的入规――即将标准的内容与要求融入到各省、自治区、直辖市制定的档案法规规章或规范性文件之中。“从现代行政法体系看，技术规则渗入到行政法规范中已经成为一个不可逆转的事实。”[8]因此，技术标准的入规是省级档案行政管理机构的“立法之责”。档案技术标准的入规，一是制定实施细则，如，各省的《〈归档文件整理规则〉实施细则》。目前，标准的入规基本上仅限于《归档文件整理规则》，而且其也只属于行业标准。大部分的国家标准和行业标准并未入规。二是将技术标准纳入相关规范性文件中，如，制定《档案馆质量管理办法》、《档案室质量管理办法》等，并将相关的标准纳入其中，如，《全宗卷规范》、《档案馆指南编制规范》、《全宗指南编制规范》，等等。《档案馆质量管理办法》、《档案室质量管理办法》与《市、县级国家综合档案馆测评办法》、《机关档案工作规范化管理认证办法》不同，前者是最低要求，后者是最高要求。当然，后者没有将相关标准纳入其中，其最高要求也就有“跑偏”之嫌。

2.2.5 制定推广经验型规范性文件。在档案行政管理许多新领域或某些领域尚无行政法规甚至无行政规章调整时，多数情况下往往需要市县基层先进行探索，待取得经验后，制定档案规范性文件加以推广，等条件成熟时，再将档案规范性文件上升为档案行政规章或档案行政法规。

2.3 县级档案行政管理机构的立法责任。县级档案行政管理部门处于国家权力机关和国家行政机关的下层，最接近人民群众，可以直接了解、真实反映人民群众对执法的意见和立法要求，不仅对立法工作有直接帮助，而且，通过制定本级的规范性文件，完成法律法规规章从制定到落实的“最后100米”，在这“最后100米”中起着关键的作用。县级档案行政管理部门立法之责的重点有以下几方面：

2.3.1 做好档案法规规章的细化。尽管省市级档案行政管理机构对国家的档案法规规章进行了细化，但是，由于各个县的情况仍是千差万别的，省市级的细化仍然可能是“粗线条”的，加上就是一个县域内的各个单位各种档案也是千差万别的，仍然需要进一步细化。一是分类细化。如，国家档案局制定了《乡镇档案工作试行办法》，一些省市也细化制定了《乡镇档案管理细则》，但是，这些《细则》仍然不细，乡与镇有区别，有的还有很大的区别，就是乡与乡镇与镇之间有的也有很大的区别，这就需要进一步分类细化。最基本的可以分为《乡档案管理实施细则》、《镇档案管理实施细则》。二是具体细化。还以《乡镇档案工作试行办法》为例，可以具体细化为《乡级机关档案工作细则》、《乡级机关会计档案整理细则》，等等。三是层级细化。层级细化又分为两个方面：一方面，是县级机关与国家、省级机关有很大的差异，大部分县级机关档案人员都是兼职的，县级机关属于执行层的机关，其形成的档案与国家、省级也有很大的差异，因而其档案工作也有很大的差异，这就需要细化制定诸如《县级机关档案工作细则》、《县级机关文件材料归档范围和保管期限》之类的规范性文件予以细化。另一方面，在一个县域内，还有县、乡（镇）、行政村三个层级，这三个层级也有很大的差异，同样需要制定不同的档案工作细则和档案管理办法来管理。

2.3.2 做好档案法规规章的地域化。所谓“地域化”，就是由于不同的县所处的地域不同，其产生的档案工作内容和档案的种类也有很大的差异，这就要根据其地域的特点来制定相应的规范性文件以贯彻国家省市的档案法规规章。

2.3.3 制定探索经验型规范性文件。由于县级档案行政管理机构处在档案实践工作的第一线，直接面对那些新的档案工作领域，很自然，探索的任务就由其来担当。在取得经验后，就应先制定档案规范性文件加以调整，而后为国家省市提供案例和典型。

2.4 市级档案行政管理部门的立法责任。由于大部分市没有地方行政立法权，而且，市级又没有县级接触基层和群众的面广，因而市级档案行政管理机构的立法责任既没有省级的大也没有县级的广。主要立法责任：一是做好档案法规规章的细化；二是做好档案法规规章的地域化；三是制定推广与探索经验型规范性文件。

3 结语

档案规范性文件产生于档案工作的实践，是完成法律法规规章从制定到落实的重要手段。制定档案规范性文件是档案法律、法规和行政规章得以贯彻执行的重要保证，也是档案工作规范化、标准化建设的需要，更是各级档案行政管理部门的立法之责。各级档案行政管理部门应认真对待这将档案法律、法规、规章落到实处的“最后100米”，履行好各自的“立法”责任。

注：本文为2012年度河南省档案局科技项目《转变档案行政管理职能研究》的阶段性成果，项目批准号为：“2012-R-05”。

参考文献：

[1][4]应松年.行政法[M].北京：北京大学出版社，2010.116、116～117.

[2][5][6]张文显.法理学[M].北京：北京大学出版社，2011.189、193、193.

[3]朱力宇、光.立法学[M].北京：中国人民大学出版社，2009.18.

各部门档案管理篇2

专门档案，是指文书档案以外所有在专门活动中形成的档案，如会计档案、统计档案、诉讼档案、病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等。其特点是：很强的专业性、独立性、动态性、现行性，具有突出的现实使用价值。离开专门档案的支持，专业活动往往无法正常开展。

民生档案属于专门档案范畴。区县民生档案，涉及政府对社会进行公共管理和服务的各个部门，是有关公民生存与发展的档案。主要包括：诉讼公证、监察、税收工商、医药卫生、城市低保医保和社保、土地管理、房屋管理、规划审批、人口普查、婚姻登记、消费权益维护、残疾人权益保护、优抚救助、疾病防控、学籍管理、户籍管理、职称评定、技工等级评定、计划生育管理等内容。其显著特点是很强的动态性、管理和服务对象大多为公民个体。是“人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题”在档案工作中的集中体现。

专门档案管理现状及民生档案管理中的问题

区县民生档案资源体系和服务体系建设，涉及如何准确把握对专门档案实行统一领导、分级管理、条块结合和档案资源共享等问题。

2006年，北京市西城区对全区专门档案资源普查结果表明：近年来，专门档案形成的种类和数量剧增，涉及民生的档案增速尤为迅猛，在普查的378种专门档案中，涉及民生内容的就有210种，占总数的55％。由此看出，各级政府对民生问题给予极大关注，档案部门也正在努力应对出现的新问题，适应形势发展需要。但同时也不能回避，区县在建设覆盖人民群众的档案资源体系中仍存在一些薄弱环节，需要认真研究，对症下药，努力改善。

普查中发现的主要问题有：

1．专门档案管理相互交叉，不顺畅；规范和标准的制定滞后。一方面，各级档案行政管理部门对本级专门档案管理现状缺乏调研，对其形成、种类、数量、保管以及利用等情况缺乏清晰了解。另一方面，国家、省市级专业主管部门，大多对各区县本专业的档案管理情况不明，底数不清。由于对各专业档案的统一干预和控制不够，造成条块交错、相互重叠与分割，出现缺位和空位。

此外，378种专门档案中，制定规范或标准的有232种，没有制定的有146种；而这些规范和标准中，由上级业务主管部门与档案部门联合制发的只有86种，其他或由上级业务主管部门单独制定，或由立档单位、形成科室自行制定。由于尚缺乏统一的管理规范和标准，区县档案部门在工作中不能对专门档案管理进行有效监督、指导和服务．也未能取得立档单位认可。

2．专业档案形成数量剧增，保管空间严重不足。据近三年统计，西城区平均年形成文书档案36084件，专业档案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。专门档案数量的剧增，表明了区县档案工作呈现出新的发展态势，专门档案占主导地位。但由于档案的归属与流向不确定，销毁期限不明确，市专业、行业档案管理部门尚未形成接收计划，造成档案只有进口，没有出口，存储空间严重不足，尤其是档案数量增幅较大的社保、医保、低保、公证、房管、工商、城管监察等部门。这给基层专门档案的收集、保管、利用带来很大困难，而用房有限，保管条件较差，又存在着不安全隐患。

3．专门档案整理编目缺乏章法，各行其是。由于对一些专门档案没有明确统一的管理规范，只能由立档单位自创方法或依靠区县间相互交流进行管理。此外，专门档案使用的装具也存在各行其是的现象。一些表格、单据材料因整理上无章可循或数量太大，尚未进行整理编目，为利用工作带来不便。

管理民生档案，为开展民生工作服务

1．针对区县各类专门档案管理、特别是民生档案管理中缺位、错位、越位问题，应全面梳理各级档案部门与专业主管部门、综合栏案馆与专门档案馆、监督指导机关与档案形成部门的职责分工，形成覆盖完整、分工明确、制度健全、密切协调、共同管理的民生档案资源体系。

2．区县档案行政管理部门要深入调研，确定本区县重点民生档案及形成单位和形成内容。各级各类档案管理部门，要根据自身管理民生档案的职责范围和工作特点，层层把关，提出管理方案和措施。

3．根据区县各类民生档案形成、保管、利用的情况和特点。创造民生档案管理和服务的新理念、新模式和新方法。

第一，民生档案要收集先行，管理到位，覆盖完整。区县民生档案的收集涉及许多相关部门，要建立档案来源标准，了解来源渠道。不仅在民生档案类别上齐全完整，还要在档案内容、管理对象以及档案载体上齐全完整。为此，区县档案行政管理部门，要加强对分散在各个机关的大量与人民群众切身利益相关的民生档案的监督指导，明确相关部门和单位的档案管理责任，完善民生档案管理的制度。

各部门档案管理篇3

（二）各民生档案管理部门的工作。从各民生部门的档案管理具体工作来看，主要是做一些文书档案的整理工作，并且各部门之间没有具体的管理民生档案配套管理制度，而实际民生档案的单位比较多，工作内容丰富，造成了部分民生档案分散保存，由于没有具体的管理制度，部分部门不能及时整理出档案，不利于档案的集中管理工作。

（三）民生档案管理工作人员。从各个单位的民生管理人员来看，由于管理制度的缺少及民生档案部门的复杂性，大部分工作人员不具备专业知识，档案人员的成分复杂，业务水平参差不齐。档案管理人员并没有足够的民生档案意识，不能做好及时的工作管理与监督。

二、民生档案管理工作的问题

（一）民生档案相关法律制度不健全。从我国民生档案相关法律法规现状来看，我国的档案法律意识淡薄，管理人员没有认识到民生档案管理工作的重要性，并且全民没有形成一种良好的公民和社会群体自觉守法、共同维护档案管理秩序的意识。严重缺少民生档案相关法律法规制度，在现有的法律法规中，缺少对民生档案管理工作的具体工作的规定，没有比较完备的专门的民生档案管理法规和制度，并且社会民生工作越来越复杂，相关法规不能有效地实现与实际情况相同步，造成我国现有法规比较落后。

（二）民生档案工作管理分散。由于民生档案涉及的内容很广泛，民生档案管理部门也很复杂，加之缺少统一的管理规定与工作制度，民生档案工作形成了各自管理、多种工作制度的情形，有的部门甚至脱离组织的管理，根据实际工作自行制定管理办法，处于无人管理的状态。

（三）民生档案信息整合资源不合格。主要原因一是工作人员素质不高，不能按照专业规定顺利完成民生档案信息资源的整合工作。二是大部分部门只重视档案的形式，而忽视档案的具体内容，花费大量人力、物力在建档阶段，而忽略信息资源的质量。三是各个部门缺少严格的民生档案管理工作体系，没有统一的给你工作章程遵循及相关的监督核查制度。

三、民生档案管理工作的创新方案

（一）建立健全民生档案法律制度体系。（1）健全民生档案管理的法规制度体系主要是对民生档案管理部门具体工作的规定，由于民生档案种类较多，内容丰富，档案行政管理部门要根据不同的行业和部门的实际情况，与各行业主管部门共同探讨，增加各个部门的交流，联合制发与实际相符的民生档案管理的规范性文件，并根据实际情况与集中管理相结合修订早期的关于社区档案、企业职工档案的法律规定，从各个角度完善民生档案管理的法规制度体系。从而使得民生档案管理工作有法可依、有法可循。（2）通过各种方式提高全民的档案意识，争取政府对民生档案工作的重视与支持，以此来切实解决民生档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等实际问题，通过政府支持构建完善的档案管理工作监督体系，保障档案管理相关法律法规的实施。通过专门的档案管理工作的的学习及宣传，提高全民的档案意识，做到人民的事情人民自己监督，各部门工作人员要严格遵守民生档案法规制度，共同推进依法管理民生档案工作的进程，有利于法律法规的贯彻与实施。

各部门档案管理篇4

所谓“严密的档案法治监督”，就是档案行政管理部门要依法行政，严格履行《档案法》赋予的监督职能，依法对档案事务和档案行政相对人进行科学的监管。

就档案行政管理部门以往依法监管档案事务和档案行政相对人来说，档案行政管理部门做得并不好，是方法简单，效果一般。主要的监管方法就是实施档案行政监督检查（简称“行政检查”），也就是我们档案部门常说的档案执法检查。就是这单一的方法其效果也不理想，存在很多问题。特别是市县档案行政管理部门存在的问题就更多。据对河南档案执法检查现状调研，一般一个县（市、区）的“档案行政管理部门每年大约只对其八分之一的单位进行了档案行政执法。显然，这个执法力度，是很不够的。从实地调研和平时掌握的情况看，全省县（市、区）级档案行政管理部门的档案行政执法确实是个软肋，个别县（市、区）档案行政管理部门有时一年连一次档案行政执法都没有”。[2]即便是对很少一部分被检查的单位，“但面对违法事实，在履行法定职责时，往往过多考虑到单位与单位之间、个人与个人之间的关系，碍于情面，在实施行政处理时，常常是避重就轻、厚此薄彼，处理结果也往往不尽如人意，大多以责令整改为主，致使个别单位出现改了又改的现象，档案行政处理停留在浅层次上”。[3]很显然，这些现象的存在离“严密的档案法治监督”和应有的“档案法治治理能力”都有很大的距离。

要改变上述现状，落实国家档案局提出的档案治理法治化的目标，就应当加强对档案行政监管的研究，实施科学有效的监管，将科学监管落实到档案行政管理部门具体的档案行政行为中，以增强档案治理能力。而科学有效的监管既是档案治理能力提升的体现，也是档案治理法治化的重要标志。同时，也是实现档案治理法治化的重要研究课题之一，本文就此做一些探索，以期为我国档案治理法治化和治理能力建设提供借鉴和参考。

2 实施科学有效监管的方法与途径

实施科学有效监管的方法与途径应当从以下三个方面入手：

2.1 分类监管。一般来说，档案行政管理就是对产生与管理档案的组织机构的档案事务进行监管。“档案事务由管理体制、组织机构架构、运行模式及物质保障等形式性要素和管理制度、归档范围、保管期限、利用服务、安全设施等实质性要素构成。”[4]但是，由于产生与管理档案的组织机构千差万别，有党政机关、事业单位、国有企业，也有社会团体组织、民营企业，等等，由于这些组织机构的性质不同，其档案工作的内容也不相同，因此，对它们既不能够，也不可能用某种相同的单一方式进行监管，应当进行分类，选择不同的监管方法，以适应不同类别的组织机构的特性。

2.1.1 对于党政机关、事业单位以及国有企业档案事务的监管，要全方位地从严监管。也就是要对其档案管理体制、组织机构、运行模式及人财物保障、档案管理制度、归档范围、档案保管期限、档案利用服务、档案安全设施等方面按照档案法律法规、档案标准规范进行全面严格的监管。对于党政机关、事业单位以及国有企业的档案事务之所以要全方位地从严监管是因为其形成的档案不仅对当地社会具有保管利用价值，对国家也具有保管利用价值;而且其档案工作和档案管理所需经费是由公共财政负担的。因此，“对国家机构形成的档案及档案工作的监管要严于对社会组织形成的档案及档案工作的监管，这既合情也合理”。[5]

2.1.2 对于民营企业和其他社会团体组织机构则重点监管那些涉及国家利益、社会安全和民生的组织机构的档案事务。对于这部分组织机构档案事务的监管，也应当分为两类：其一，对于那些由公共财政支持的社会组织机构的监管基本上涉及其整个档案事务，对其档案事务的监管内容应当是全面的，可近似于对党政机关、事业单位以及国有企业档案事务的监管。对其监管内容应包括档案事务的各个要素，既有实质性要素也有形式性要素。之所以对这部分组织机构档案事务的监管要实施近似于对党政机关、事业单位以及国有企业档案事务的监管，是因为它们形成的档案不仅对当地社会具有保管利用价值，对国家也具有保管利用价值，而且其档案工作和档案管理所需经费是由公共财政支持的。其二，是对非公共财政支持的社会组织机构的档案事务的监管，对其的监管不应当涉及全部档案事务。对其档案事务的监管内容则应是重点的，而非全面的。主要应当注重对实质性要素的监管，而对形式性要素不做强制性的统一要求，甚至可以不管。之所以对其注重对实质性要素的监管，是因为它们涉及国家利益、社会安全和民生。对它们的监管，主要应当限定在法律法规所规定的义务性、禁止性条款上。对其在档案事务上是否履行了其应尽的义务，是否有违反禁止性条款的行为发生进行监督。只要其不违反禁止性条款的规定，履行了义务，具体如何实施形式性要素，则是其自己的事情，?n案行政管理部门无需监管，也无权监管。因为，随着社会主义市场经济体制的建立，许多企业与社会组织已经采用了不同的档案管理体制、组织机构架构、运行模式。档案行政管理部门既无力也不应当要求其采用与政府机关相同的形式要素。如果非要强制其按相同的形式要素来管理档案工作，则实际上是一种乱作为。

2.1.3 对于其他一般民营企业和其他社会团体组织机构，则应当采取一般的宣传、培训、指导等的监管方式。对民营企业和其他社会团体组织机构档案事务的监管，传统的宣传、培训等共性的监管方法仍然行之有效。当然，这些监管工作并不一定非要档案行政管理部门来做，这些监管工作可以“通过政府购买服务的方式，由高校、档案学会协会、档案馆、档案中介等专业机构提供。档案行政管理机构需要做的是，做好宣传、培训的计划、内容、标准与要求等，选择合适的专业机构，并对其履约情况进行严格监督”。[6]

2.2 协同监管。档案工作与各行各业的工作有着千丝万缕的联系，只靠档案行政管理部门“单打独斗”难以起到应有的监管效果，档案行政管理部门单独进行监管的精力十分有限，而且效果很一般，并且在许多方面档案行政管理部门的监管都难以触及。因而，应当采取协同监管的方式，形成合力，实施“大监管”。档案协同监管体系建设的最终目标是通过营造良好的外部环境，鼓励档案事业有序健康发展，有效防范各种不利于档案事业发展的因素，着力促进档案事业各参与主体的规范及自律机制，推动我国档案事业朝着更加专业和高效的方向发展。探索建立多主体间协同治理协同监管的运行方式和机制。具体来说，主要包括如下内容：

2.2.1 建立以档案行政管理部门为主，联合管理组织机构的监管协调机构，增强监管合力。以“专业分工、条块分割”为特征的传统档案行政监管体制，暴露出各个部门壁垒、协调成本高和监管漏洞等诸多弊端，难以适应快速多变的信息化社会对档案事务的监管需求。当前，顺应信息化时代要求，强化档案行政管理部门和不同行业行政管理部门之间的合作和协调，构建无缝隙、一体化的“整体型政府”已成为当前公共行政改革的新趋势。[7]对档案事务的监管也应顺应这一趋势，在进一步细化各个部门监管职责的基础上，着力构建跨部门的协同监管体制。建立以档案行政管理部门为主，联合管理组织机构的主要部门（如国资委、工商局、民政局等）为成员的监管协调委员会，制定协调监管策略、方法，统筹协调监管档案事务。尽快设立联席会议，建立健全信息沟通共享机制、信息披露机制和违法违规行为协查机制，开展跨部门综合执法，形成监管合力。

2.2.2 构建档案行政管理部门与各行各业行政管理部门依法分工协同监管的模式。档案事务的协同监管不仅需要档案行政管理部门与各行各业行政管理部门多主体各司其职，共同参与，更需要各主体之间围绕共同目标凝聚共识，依法依托统一协同的监管平台，互联、互通、互动、互助，形成有机的协同监管体系。第一，在建立以档案行政管理部门为主，联合管理组织机构的监管协调机构的基础上，建立多种形式的协同监管交流协商机制。转变档案行政管理部门“单打独斗”的传统监管模式，通过多种形式的对话和协商，档案行政管理部门与各行各业行政管理部门共同商讨档案事业发展中遇到的矛盾与问题，研究解决策略，促进档案事业协同监管各主体间的充分沟通，彼此尊重，凝聚共识。第二，依法规范档案行政管理部门与各行各业行政管理部门各自对档案事务的监管边界，明确各自的监管责任，积极主动地协同监管，特别是要注意管好档案行政管理部门与各行各业行政管理部门监管档案事务的结合部，消灭“?粝潞凇保?不留漏洞，不留空白地带。第三，加强档案行政管理部门与各行各业行政管理部门具体监管工作的互动互助。通过一定的沟通平台，实现档案行政管理部门与各行各业行政管理部门的有效互动，为对方和双方档案事务的结合部的监管范围执法提供信息，互动帮助提高档案事务监管执法的精准度。

2.2.3 积极鼓励社会力量和公众参与监管，充分发挥社会的协同监管作用。面对众多的民营企业和其他社会团体组织机构的档案事务，仅仅依靠档案行政管理部门单一的监管主体，显然很难监管到位。因此，应当积极鼓励社会力量和公众参与监管，通过档案行政管理部门、社会第三方力（包括档案学会、档案中介机构等）和社会公众“三位一体”监管机制进行合作协同监管，充分发挥社会的协同监管作用。

2.3 创新监管。科学监管的动力是开拓创新，对档案事务监管的创新，主要应当从以下几个方面进行。

2.3.1 改变监管理念，实施阳光监管。其一，建立档案行政监管权力清单制度，公开监管权力与事项。凡是涉及档案行政监管权力的，要在清单中一一列出，每一项监管职权都必须明确列出与之对应的职责，以及相关的责任追究内容，做到有权必有责，权责相对等，防止档案行政监管权力的异化。凡是不涉及国家秘密和国家安全的，档案行政管理部门都要把监管事项、内容、依据、标准等一一列出。按照政务信息公开的原则，充分向社会公开。并对监管对象按照公开的监管事项及时进行监管。其二，加强社会力量监督。要保证档案行政监管权力清单的实施效果，还应当加强社会力量监督。要让社会群众参与到档案行政监管权力清单制度的运行过程中来，增强社会群众对档案行政监管权力清单的认同感。加强舆论宣传，积极营造社会群众监督档案行政监管职责履行的氛围。拓宽社会公众参与渠道，搭建各种平台，鼓励引导社会群众参与监督档案行政监管权力清单制度运行的全过程，形成全社会广泛参与的监督格局，更促使档案行政管理部门依法监管。

2.3.2 改革监管方式，采用多样监管。一是激励型监管。激励型监管，是指档案行政管理部门使用物质和精神诱因方式和手段间接引导档案行政相对人为或不为一定的行为，以实现其既定的政策目标的行政活动方式。激励型监管容易使被监管的档案行政相对人接受而自愿实施特定行为从而实现监管目标。二是协商性监管。协商性监管是指为了实现档案行政管理监管目标，“监管主体与被监管主体或第三方组织在对话协商的基础上，共同制定监管政策和目标，并围绕目标的实现以契约或其他形式明确各自权利义务且付诸实现的监管方式”。[8]协商性监管极好地体现了合作治理理念。协商性监管的优势在于：各方主体能够更为广泛地直接参与;创造性地解决监管问题的机会;避免诉讼的潜在可能。三是行政指导。档案行政指导是指档案行政管理部门针对特定的档案行政相对人采用辅导、协助、劝告、建议、示范、告诫等非强制性的方法或手段，促使档案行政相对人为或不为一定行为从而实现一定的档案行政目的的行为。相对于其他监管方式，被监管的档案行政相对人对是否接受指导具有行为选择上的自主性。档案行政指导以其简便、灵活的特点，充分发挥出补充替代、协商疏通、引导促进、预防抑制的作用，不但弥补了档案法律法规的某些空白，而且充分调动了档案行政相对人的积极性。

2.3.3 改善“技管”条件，推行智能监管。积极运用云计算、物联网、大数据等现代信息化手段创新和加强档案行政监管。搭建档案行政管理部门与各行各业行政管理部门之间信息沟通平台。加快档案行政管理部门与各行各业行政管理部门之间的监管信息资源共享、互联互通，全面整合各种档案监管信息资源，为档案行政监管提供强有力的技术支撑，以提高档案行政管理部门的档案治理能力。

各部门档案管理篇5

新中国建立伊始，党和国家十分重视档案事业的建立和发展，对地震、洪水等各种自然灾害较为重视，先后成立了地震局、水利局、气象局等专业性的防灾减灾机构。档案领域也先后出台了部分文件并成立了相关机构以加强对相关基础性档案工作的管理，为应对各种社会灾害提供档案服务。如1962年6月22日，国务院批转了国家档案局《关于加强管理城市基本建设档案试行情况的报告》，1963年5月30日，国务院批准《全国地质资料汇交办法》，并责成地质部施行，1950年成立中央军委气象局和中国科学院地球物理研究所的联合资料室（气象档案馆的前身），1952年成立了地质资料司（全国地质资料馆的前身），1956年10月成立了国家测绘总局资料馆（国家测绘档案资料馆前身）。这反映了档案部门提升服务社会应对处置各类灾害能力的早期探索，客观上也加强了对地质、气象、水文、城建、卫生等相关领域档案的收集整理工作，使得档案资料在这一时期得到了记录和延续，为日后防灾、救灾、减灾工作的开展积累了丰富而珍贵的原始档案资料。

（二）社会应急管理体系框架形成及档案部门应急工作的萌芽阶段（1980—2007）。

十一届三中全会以后，我国档案事业进入了一个新的历史发展阶段，档案工作在各方面都得到了加强和完善，先后出台了《关于进一步加强城市基本建设档案工作的通知》、《城市建设档案管理暂行规定》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等相关办法，这保证了我国档案工作的规范化发展，也使得档案部门应对灾害的服务能力得到提升。2007年8月30日，《中华人民共和国突发事件应对法》的制定和实施标志着我国突发事件的应急管理工作走上了规范化、制度化和法治化的轨道。在此社会背景下，包括测绘、煤矿、卫生、交通等各部门对如何加强自身档案应急管理工作能力建设，提升应对社会突发事件的水平进行了认真的思考和务实的探索。国家档案局在2006年制定的《档案事业发展十一五规划》中指出，“要采取一切必要措施，提高档案馆、档案室抵御自然灾害和危及档案安全的突发事件的能力，确保各级各类档案馆、档案室具备安全保管条件。建立完备的档案信息数据备份和灾难恢复机制，确保档案信息数据安全”[1]。

（三）档案自身安全体系建设迅速发展及面向社会突发事件应急体系的探索阶段（2008年以后）。

在此期间，档案部门对各类突发事件对档案资源造成的危害高度重视，在《全国档案事业发展十二五规划》中提出要加强档案安全体系建设，提高档案的容灾及灾备能力，确保档案安全。同时在实际工作中有意识地加强了对社会应对突发事件工作中形成档案的收集积累。汶川特大地震发生后，2008年5月国家档案局了《关于做好抗震救灾工作文件材料收集归档工作的通知》，要求认真做好抗震救灾工作中各种文件材料的收集和整理工作，确保文件材料的齐全完整[2]。2008年8月国家档案局了《档案工作突发事件应急处置管理办法》，要求各级档案部门要有效预防、及时处理和解决档案工作中的突发事件，维护档案工作正常秩序，确保国家档案资源的安全[3]。2010年5月，国家档案局召开全国档案安全体系建设工作会议，提出要全面建立能确保档案安全保密的档案安全体系。2010年4月玉树地震事件中，国家档案局了《关于加强青海玉树震区档案安全保护和服务工作的紧急通知》，要求全力做好震后档案安全保管保护，同时提出要积极为抗震救灾工作提供档案利用服务，将抗震救灾工作急需的档案资料主动提供给抗震救灾指挥部门。从青海玉树地震和汶川地震发生后档案局的两份通知比较后，我们可以看出，档案部门的应急服务理念发生了重要变化，玉树地震中档案部门不仅仅提出了保护档案的安全，同时也强调要积极主动地参与对社会突发事件的应对处置工作，发挥档案在抗灾救灾工作中的作用。档案的保护和利用是档案部门两项并重的工作，建立面向社会突发事件的档案应急管理体系，有效参与对各类社会突发事件的救助应是档案部门当前和今后迫切需要开展的一项重要工作。

二、进一步完善档案应急管理体系建设的思考

（一）建立我国各层级档案部门的应急管理组织体系。

档案部门要建立和完善我国从中央到地方的多层级档案应急管理组织体系。国家档案局是档案部门应对社会突发事件应急管理工作的最高领导机构，地方各级档案局是各地区档案部门应对社会突发事件管理工作的行政领导机构，可成立包括应急领导机构、应急指挥机构、应急管理办公室、综合协调机构、应急支持保障等部门，工作中承担档案部门应急管理的政策、规章和规划的制订，负责应急预案体系和应急体制、运行机制、应急法制建设，协调指导预防预警、应急演练、应急处置、应急保障等工作，并指导下级档案部门应急管理体系、应急信息平台建设，协调和督促检查相关应急管理工作贯彻落实情况。

各级档案局及其下辖的各应急管理机构应建立档案应急管理专业人才库，根据实际需要聘请包括档案、计算机处理、应急管理等领域内的相关专家组成档案应急管理专家组，为档案部门应急管理提供相关决策建议，必要时直接参与突发事件的应急响应工作。

（二）提升档案应急信息资源的服务能力。

1.加强档案应急资源的收集。档案部门在工作中要牢固树立档案应急服务意识，加强对各类社会突发事件的调查研究，调整和明确规定各领域内的档案归档范围，确保交通、民政、城建、农业、林业、气象、水文等重点部门相关档案归档资料的完整性。近年来，各地区、各部门的应急风险意识普遍提高，建立了各类风险隐患预警档案，档案部门应抓紧将这部分档案接收归档。在加强对各类与应急管理相关档案的接收与征集等日常工作的同时，要提前介入到各类突发事件中，对突发事件中相关档案工作实施监督、指导和控制。将包括突发事件本身的信息、各部门应对突发事件处理过程中形成的文件材料、各应急部门制定的各项紧急处置方案、紧急处置方案的实施过程、效果评估等所有与突发事件相关的档案信息进行全面及时地收集、移交和接收。通过以上工作，一旦突发事件发生，档案应急管理部门就可以利用档案信息管理系统，提供相关档案信息，对突发事件进行及时应对处置，同时还可借鉴以前发生过的类似突发事件的应急处置方案，为处理突发事件提供科学的决策参考支持。

2.建立档案应急管理的信息系统。档案信息管理系统是整个档案应急管理体系的信息综合平台，负责档案信息在整个应急工作中的采集、管理和实时传递，为档案应急管理工作提供各类信息支持。档案应急信息管理系统应当建立各类基础数据库系统，内容包括各地区、各部门、各级各类档案馆的档案基础信息库，以往档案部门参与处置突发事件的典型案例库，各类突发事件的总体、专项、部门等应急预案库等等。在突发事件发生时，系统即可成为各地档案应急指挥机构的综合信息处理平台，在突发事件的应对处置过程中发挥关键的信息保障作用，提高档案部门应急管理的科学化水平，增强应急管理响应工作的效能。在建立系统的基础数据库时，应确保相关信息的完整性、准确性和可靠性，要定期和不定期地对数据库中的相关信息进行及时的维护和更新，并从技术和制度的层面上采取有效的保密措施，保证数据库内档案信息的安全性。

3.档案馆体系的调整改革。我国目前的档案馆体系是各级各类综合档案馆和众多专业档案馆网并存的状况，这是在我国计划经济时代形成的管理模式。传统的档案馆模式存在档案资源分散，服务功能单一等诸多不足，多头管理的体制造成了档案部门在应对各类社会突发事件工作中的效率低下，限制了档案部门在社会应急管理体系中作用的发挥。档案部门要打破原有的档案馆管理模式，建立面向社会突发事件的档案馆新模式，实现档案工作由“国家模式”向“社会模式”的转变。档案部门可参照安徽“和县模式”，分层次、分阶段逐步建立“以档案行政管理部门为主体，各主管部门配合的国家档案资源建设监管体制，变专业档案的多头管理、分散保管为国家综合档案馆的集中统一管理，最大限度地优化配置国家档案资源[4]”。建立科学流转的新机制，确保各类专业档案移交到国家综合档案馆，全面提升国家综合档案的应急服务能力与工作效率，真正实现档案应急管理的一站式服务。

（三）制定应对社会突发事件的各类预案，加强平时的演练和培训工作。

为提高档案部门参与处置各类突发事件的能力，最大程度地预防和减少突发事件及其造成的损害，应建立和完善从中央到地方的各层级的总体、专项和部门应急预案体系，总体应急预案是全国各级档案部门应对社会突发事件的应急预案体系的总纲，主要适用于跨本级档案部门所管辖区域的或超出事发地下级档案部门处置能力的突发事件，专项应急预案主要是各级档案局及其有关部门为应对某一类型或某几种类型突发事件而制定的应急预案，部门应急预案是各级档案局有关部门根据总体应急预案、专项应急预案并结合各部门职责制定的应对突发事件制定的预案。

档案部门可结合国际减灾日、全国消防日及国内的各种灾害纪念日等，定期和不定期地开展突发事件的应急演练工作。通过实践的应急演练，对各类应急预案的实用性和可操作性、档案信息系统运转的有效性、档案应急管理体系响应的能力等进行全面检验，可锻炼档案应急队伍，提高人员对突发事件快速应对效率，结合档案部门内部机构及档案部门和系统外单位的联动协调机制，切实提升突发事件的应急处置能力。

同时，可通过召开应急管理工作会议，制作《档案工作参与突发事件灾难的启示》等新闻纪录片，印发《档案工作应对社会突发事件应急指南》、《面对社会危机时档案人怎么办》宣传材料等形式多样的工作，加强档案应急管理的宣传和培训。此外，举办档案应急管理的培训班，加强对档案应管理体系、档案应急平台体系数据库建设、档案应急管理法制等各项专题内容的学习。

（四）建立和完善档案应急管理的法律法规。

近年来，随着社会突发事件应对工作实践的开展，国家先后出台了包括《中华人民共和国突发事件应对法》在内的众多应急管理领域内的法律法规。档案部门近年来也加强了突发事件相关立法工作，2011年6月14日，国家档案局对1992年的《档案法规体系方案》进行了修订，并要求各地区、部门根据各自工作职责、立法权限和程序，制定符合档案工作发展需要的档案管理的具体制度和办法，其中在“需调研论证的国务院部门档案规章”4部规章中，列出了《社会救助档案管理办法》、《慈善捐助档案管理办法》和《损毁档案的赔偿办法》等3项与突发事件相关的档案规章[5]，但总体而言，档案部门应急管理立法工作明显滞后于社会应急管理领域的实践，这使得档案部门在参与各类社会突发事件时无法可依。档案应急工作机构应加强对社会应急管理相关法律法规的研究，在完善档案法律法规工作过程中，将档案部门参与社会突发事件的机制纳入到相关法律中去，对突发事件状态下档案机构、社会组织、个人的权利和法律责任等做出具体规定，用法律的形式进行规范制约，为档案部门参与突发事件的应急管理工作提供全方位的法律保障。同时需注意档案应急法规在横向上与社会其他领域应急法规之间及纵向上下层档案法规之间的协调配套，使档案部门参与社会突发事件工作在法制轨道上规范有序地开展。

注：本文系国家社会科学基金青年项目“面向社会的档案信息资源规划研究”（项目编号：11CTQ032）、江苏省档案局科技项目“面向社会突发事件的档案工作应急管理体系研究”（项目编号：2012-14）、江苏省教育厅高校哲社项目“面向社会突发事件的档案工作机制创新研究”（项目编号：2013SJD870003）研究成果。

参考文献：

[1]档案事业发展“十一五”规划.

[2]国家档案局关于做好抗震救灾工作文件材料收集归档工作的通知.

[3]档案工作突发事件应急处置管理办法.中国档案报2008（10）.

各部门档案管理篇6

第一条 为加强档案管理，保护和利用档案信息资源，为本所各项事业发展服务，根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定，结合本所实际，制定本办法。

第二条 本办法所称档案，是指本所从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 本所的各种档案是本所开展各项工作中形成的历史记录，也是国家的宝贵财富，必须集中统一管理，任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。

第四条 本办法适用于本所各部门档案管理工作，各部门及个人均应遵守本办法。

第二章　管理体制

第五条 本所档案管理采用档案室、立卷部门、档案管理员三级管理体制。

档案室隶属所办公室，档案室负责对全所档案工作实行统筹规划，组织协调，监督指导。

本所各部门均为档案立卷部门，其中所办公室、机关党委、科技与产业发展处、计划基建财务处为基本立卷部门。

档案管理员由专、兼职档案员组成。档案室配备专职档案员1名，各部门设兼职档案员1名。

第六条 档案室工作列入年度工作计划和总结，由行政副所长分管。

第七条 档案室集中统一管理本所形成的全部档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像档案、照片档案、书稿档案（含出版物）等。

第八条 专职档案员必须具备中专以上文化，受过档案专业培训，并获得助理馆员及其相应职务以上专业技术职务。全所档案管理员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，并接受档案管理培训。

第三章 档案管理

第九条 各部门应遵守本所档案管理制度，按照本所档案管理办法、保管期限表和分类方案开展档案立卷工作，并保证档案的安全。

第十条 各部门及职工在工作中形成的文件材料，按照文书处理部门、业务部门和课题组立卷归档的规定应当立卷归档的，必须收集齐全和立卷，并移交本所档案室集中管理，不得据为己有或者拒绝归档，更不得伪造或者擅自销毁档案。

第十一条 档案立卷工作应列入各部门职责范围和职工岗位职责，各部门档案管理员负责对本部门的档案工作进行检查和业务指导。

第十二条 各部门应按下列标准组卷，保证案卷质量。

（一）归档的文件材料齐全完整。

（二）按照本所档案分类要求，对立卷归档材料进行分类。

（三）组卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成规律和有机联系，便于查找和利用，确保管理期限准确。备考表应有立卷人、签字人签字。

（四）案卷标题简明扼要，准确概括和揭示出卷内文件主要内容和成份，并具备责任者、内容、文件名称“三要素”。案卷封面用毛笔或钢笔填写，字迹工整清晰。

（五）卷内文件排列有序，按文件形成的时间或重要程度排列，卷内目录填写正确，编写页号无误。

（六）案卷装订牢固，整齐美观，案卷中无金属物，装订线不压盖字迹。

（七）编制案卷目录、全引目录，并交档案室统一编制目录。

第十三条 按照规定要求和时间，将档案编录入库。

（一）各部门应在每年六月底前完成档案归档、编目和入库工作。

（二）保证归档手续完备。档案移交前各立卷部门应将各类档案收集齐全，并编制案卷目录、全引目录，经检查无误后，一次性向档案室移交，并认真填写移交清册。

第四章 档案保护

第十四条 档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架，并进行妥善保管。

第十五条 所办公室负责对档案室进行维护，设置专用库房，并保证有充足的档案柜。

第十六条 维护档案安全，保证档案库房坚固，安装防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。档案管理人员应经常检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。

第十七条 保证档案库房内清洁，无非档案用品；档案排列科学，整齐美观，便于查找。

第五章 档案的统计和利用

第十八条 档案室应根据管理工作需要，编制必要的目录、专题卡片等检索工具，编纂档案文件汇编等参考资料，积极主动地提供利用，为各项工作服务，为档案管理手段现代化创造条件。

第十九条 档案室应建立档案登记、统计制度，设置登记本、统计薄册，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。应认真完成档案统计表填报任务，向农业部档案部门报送《农业系统档案工作情况统计表》。

第二十条 档案的借阅，应严格执行档案借阅制度。

本所各部门和职工个人借阅档案应认真填写借阅申请表经所办公室主任同意，基建财务档案借阅应先经计划基建财务处处长同意，科技档案应先经档案立卷部门、科技与产业发展处处长同意。

外单位借阅本所档案须先出示单位介绍信、借阅人身份证后，再按上述借阅程序办理。

借出的档案，不得私自转借、拆散、涂改，借阅人要负责保密和保管，不准携带档案离开档案室，复制档案须经所办公室主任同意。

第二十一条 职工调动工作，必须在归还所借档案后，方可调离；档案管理人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。人事管理部门应健全和严格执行此项制度。

第六章 档案的鉴定、销毁和移交

第二十二条 档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。鉴定工作由档案室负责，组织有关人员成立鉴定小组对到期档案进行审查、鉴定。鉴定工作结束后，应写出鉴定报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经分管所领导批准后方可销毁。

第二十三条 销毁档案应指定专门的监销人，以防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁档案清册上签字。

第二十四条 机构变动时，应对档案做出妥善处理。

（一）机构撤销或合并时，其档案应向档案室移交。没有办理完毕的文件材料，应移交相应部门继续处理。

（二）批准恢复或新成立的机构，应从正式行文批准之日起单独立卷、归档。

（三）各种临时工作机构撤销时，其档案材料应向有关部门或档案室移交。

第七章 奖励与处罚

第二十五条 档案室每年组织档案考核工作，对本所各部门档案工作进行考核，并实行奖惩。

（一）对遵守本办法，认真完成档案收集、整理、立卷工作，或在编研和业务指导方面成绩突出，或在开发利用档案信息资源取得重大社会效益和经济效益的部门或个人，给予表彰。

（二）对违反本办法，损毁、丢失档案，或涂改、伪造、擅自抄录、复印档案资料、泄露档案秘密，或未按规定归档，不按期移交档案的部门或个人，视情节给予处罚。

（三）违反本办法的部门，年度不能评为先进集体；违反本办法的个人不能评为先进个人，年度考核不能评为优秀或甲等。

各部门档案管理篇7

民生档案是机关、社会组织形成的与人民群众直接利益密切相关的专门档案。主要包括产权改革、社会保障、公共管理等民生领域中形成的各类涉民档案。做好民生档案工作，对于贯彻落实好党和政府的惠民政策，维护公民的合法权益，构建和谐社会具有积极的促进作用。特别是民生档案管理部门和档案行政管理部门有效地开展民生档案利用服务工作，可以在处理经济纠纷、化解邻里矛盾、开展司法调解、提供服务保障等项工作中有可靠的资料依据，为妥善处理突发性、，努力把矛盾和纠纷解决在基层，为维护我市社会稳定、促进科学发展示范区建设提供有力保障。

二、建立民生档案资源体系

民生档案来源于不同的行业和部门，种类较多，内容丰富。加强民生档案资源建设，是做好民生档案工作的重要基础。

1、抓好民生档案资源源头建设。民生档案主要涉及劳有所得、病有所医、老有所养、住有所居、贫有所扶等与人民群众利益息息相关的不同载体的各种文件资料。民生档案主要包括：产权类，土地（山林）承（延）包流转确权合同、土地征用、房屋产权、城市拆迁、宅基地审批、危旧平房改造等。保障类，养老、失业、工伤、医疗、新农合等。救助类，城乡低保、社会救济（助）、收养、孤老、残疾人管理等。社会管理类，换届选举、劳务输出、人事、就业再就业、复转军人安置、婚姻登记、计划生育等。上述民生档案形成部门、单位要抓好民生档案的收集和管理工作，将民生档案作为本单位档案的有机组成部分，按照档案管理制度和业务标准，明确民生档案归档范围、归档时间、归档要求，纳入本部门、本单位综合档案室集中统一管理，确保民生档案齐全完整，不散失、不损毁。民生档案专业性强、资料量大的部门或单位要建立专门档案库（室）。要严格执行档案移交进馆制度，按照档案行政管理部门的统一部署，将具有查考价值的民生档案按期移交进馆。开展民生档案信息化管理的单位，要做好民生档案数据库数据备份工作，并向地方国家综合档案馆移交备份数据。

2、加强乡镇（街道）、行政村（社区）民生档案管理工作。乡镇（街道）、行政村（社区）档案室是民生档案收集、保管和利用的最基层单位。在加强和规范农村乡镇、行政村档案室建设的基础上，注重收集换届选举，政务公开，土地(荒山)承（延）包、流转、租赁、出售，林权改革，农村合作医疗，农村低保，各类涉农保险，计划生育等与农民群众切身利益密切相关的民生档案资料。城市街道、社区注重收集城市低保、“零就业”家庭、残疾人管理等民生档案。

3、加强国家档案馆民生档案资源整合。各级国家档案馆要以民生需求为导向，积极调整馆藏收集范围，不断整合各类民生档案资源，建立面向民生的多元化档案资源体系。对涉及与人民群众利益相关的产权类、保障类、救助类、社会管理类等重要民生档案及时接收进馆。

三、健全民生档案管理体系

加强民生档案的管理，确保民生档案安全保管是做好民生档案工作的头等大事。要以对党和人民高度负责的态度，认真做好民生档案的管理，健全民生档案管理体系，逐步实现民生档案管理规范化。

1、各民生档案形成部门、单位要把民生档案工作列入工作议事日程。分管档案工作的领导要把做好民生档案工作作为一项重要任务，经常听取工作汇报，及时协调解决民生档案工作中的问题，抓好民生档案工作的检查、部署和落实。要保证民生档案专项经费的投入。要加强对所属基层单位民生档案的行业监督管理，指导所属单位做好民生档案的管理和利用工作。

2、各级档案行政管理部门要充分发挥依法监督指导职能，加强对民生档案形成部门、单位的业务指导与监督检查，促进民生档案规范化管理。一要积极指导建立民生档案。各级档案行政管理部门要深入有关行业和部门，摸清情况，做好民生档案调查和登记工作，界定各行业和部门形成的民生档案种类，本着以改善民生为重点的社会建设开展到哪里，民生档案工作就延伸到那里的原则，积极指导建立民生档案。二要建立健全民生档案管理的法规和制度。民生档案来源于不同的行业和部门，种类较多，内容丰富。各级档案行政管理部门要会同有关专业主管部门共同研究，联合制定相关办法，采取有力措施，将各类民生档案的管理纳入到档案基础业务建设范畴。三要严格归档制度。要做到与民生有关的文件材料得到及时收集与归档，确保民生档案及时建档，有效管理，保证各个行业或部门形成的民生档案的齐全完整，为服务民生提供真实可靠的信息来源。

3、各级国家综合档案馆要加强对已有各类民生档案的管理。有条件的县级国家档案馆要设立民生档案专门库房，优先进行整理编目，实现民生档案规范化管理，为服务民生提供快捷、有效的档案信息服务。

四、完善民生档案利用体系

为群众提供民生档案，维护群众的合法权益，是档案部门的法定义务。各级各类档案部门要认真做好民生档案的利用服务工作，规范民生档案利用制度，为群众提供快捷优质服务。

1、深入挖掘现有馆藏各类民生档案资源。各级国家综合档案馆蕴藏有许多具有现实利用价值的民生档案信息，要认真梳理，摸清馆藏民生档案的种类和数量，结合民生档案利用工作的实际情况，本着“先用先整、突出重点”的原则，加快馆藏民生档案整理、审查及开放步伐，为使民生档案及时服务人民群众打下良好基础。

各部门档案管理篇8

企业档案是企业在生产、经营等各项管理活动中形成的历史

记录，是企业宝贵的信息和知识资源。种类丰富且价值较高的档

案是企业发展的“重要谋士”，档案统一集中保管，对于企业信

息资源集中和防止企业机密外泄有非常重要的意义。根据《档案

工作基本术语》（DA/T1—2000）中规定，归档是指“办理完毕

且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程”。

文件归档是档案管理业务流程中基础的工作环节，归档文件是否

齐全完整决定了档案资源的数量和质量。但在实际档案工作中，

档案归档工作的效果往往差强人意，造成了档案资源的不完整。

归档难问题体现在业务部门归档不主动、归档文件质量不达

标、归档范围不齐全等方面。档案的前身是文件或图纸等，产生

于各个部门的业务流程中，经整理、鉴定归档后才能成为档案。

因此，企业中各个业务部门才是档案产生的主要来源，也是文件

归档的责任者。但由于工作职责等原因，业务部门往往不愿意将

本部门产生的有价值文件归档。其次，各个业务部门一般不设有

档案专职人员，文件归档工作由本部门工作人员或兼职档案人员

负责。各个部门的工作人员业务知识精通，档案知识有所欠缺，

因此很难以从档案的专业角度整理文件，归档文件质量不合格的

情况非常普遍。再次，判断文件是否归档，要根据档案的多方面

因素综合评价，业务部门仅从文件对本部门的作用大小出发，很

难考虑到整个公司档案内容和载体的构成因素，往往会遗漏一些

文件。

一、文件归档难问题的成因分析

1.业务部门缺少归档意识

档案部门接收的档案大部分来源于各个业务部门日常管理活

动中，这些文件对于部门管理有一定的参考和借鉴作用，是本部门

工作人员的“资料库”。档案存放在本部门查找、利用较为方便，

因此，很多业务部门不愿意将本部门文件归档整理后移交进档案

室，由档案室进行保管。其次，在企业档案利用过程中，档案借阅

流程繁琐，需经过各级领导层层审批，虽是本部门产生的业务档案

在利用过程中，也要走借阅流程，因此，业务部门为方便本部门人

员利用，不愿主动将档案归档并移交档案部门保管。

2.档案部门缺少科学的归档制度

档案部门是整个企业档案工作的中枢部门，需对产生档案的

各个业务部门的档案工作进行监督和必要的业务指导。业务部门

的兼职档案管理员档案业务知识较为薄弱，若档案部门无科学的

文件归档制度，或规章制度对各个业务部门产生档案针对性不

强，造成各个业务部门对文件归档时间、范围不清楚，延误了文

件归档时间。

二、归档难问题的弊端分析

1.造成文件损坏甚至丢失

各业务部门保管本部门产生的档案，很难有充裕的资金建立

专门的档案室，并配备一定数量的档案装具和其他设施，如除湿

器、干燥剂等。档案的载体大部分为纸张，对环境要求较高，长

期存放在不合适的环境中或装订材料不规范，将会缩短档案寿

命。由于无专人负责保管、提供借阅，档案借阅流程随意，易造

成档案文件丢失。

2.档案资源保存重复，浪费人力物力

对于有交叉业务的相关部门，若各部门收集、保管本部门产

生的文件，本着收集对本部门有参考利用价值文件的原则，易造

成文件收集重复，企业内部出现关于同一份文件一份原件，多份

复印件的情况。从整个企业档案资源建设来看，造成档案资源种

类不全，量大而质不优的情况。

3.阻碍了企业内部档案资源共享

档案收集、保管的最终目的是为了提供利用，实现档案价值。

各业务部门档案工作各自为政，提高了跨部门利用档案的门槛，

不易于实现企业内部有价值档案资源共享。各部门将各自产生档

案视为内部资源，导致企业内部形成档案信息封闭的局面，档案

资源无法充分发挥其最大价值。

4.档案数据备份方案欠缺

档案是企业经营管理活动中产生的历史记录，具有唯一性和

不可复制性。因此，在日常档案管理工作中要做好档案数据备份，

防止意外事件的发生，导致企业档案毁于一旦。各个业务部门保

管各自产生的档案，大部分缺少数据备份方案，有些有备份措施

但因成本较高，备份措施可行性较低，难以实施。

三、解决企业归档难问题的对策建议

1.制定科学严谨的归档制度，给予业务部门支持

企业内各个业务部门兼职档案管理员对本部门产生的文件

归档范围、时间不清楚，也是造成各个业务部门归档文件质量不

规范、归档工作不主动的一个因素。档案管理部门需根据整个公

司档案资源的产生及分布情况，有针对性地制定归档制度，明确

档案归档份数、归档整理方案、质量要求等方面要求，使各个业

务部门在文件归档时有章可循。

档案部门除了制定严密的归档制度外，对各个业务部门在档

案业务上要给予必要的业务支持和技术指导，督促和指导业务部

门档案归档业务的顺利开展，同时也可以减轻业务部门档案归档

工作产生的压力，保证归档工作能按时、高效、高质量地完成。

2.简化档案借阅程序，方便各部门借阅档案

档案作为本单位的“机密”资料，一旦移交进档案室再借阅

就要有层层审批，手续繁琐。因此，各业务部门不愿移交档案，

很大程度上是因为档案放在本部门，查阅、利用较为方便。档案

部门应简化档案借阅程序，缩短档案借阅等待时间。

3.转换档案工作模式，变被动为主动

档案部门一向是企业内部默默无闻的部门，是被动接收文件

资料的部门，通常都是各部门移交多少档案资源，就接收多少，

对档案缺失、质量不合格无有效措施。档案部门应发扬“走出去”

的精神，主动关注企业近期的活动和发展方向，积极主动去收集

档案，真正做到文件前端控制，一旦有活动产生，主动找相关部

门收集档案，并指导其将档案收集齐全、整理规范。

各部门档案管理篇9

第一条 为加强档案管理，保护和利用档案信息资源，为本所各项事业发展服务，根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定，结合本所实际，制定本办法。

第二条 本办法所称档案，是指本所从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 本所的各种档案是本所开展各项工作中形成的历史记录，也是国家的宝贵财富，必须集中统一管理，任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。

第四条 本办法适用于本所各部门档案管理工作，各部门及个人均应遵守本办法。

第二章　管理体制

第五条 本所档案管理采用档案室、立卷部门、档案管理员三级管理体制。

档案室隶属所办公室，档案室负责对全所档案工作实行统筹规划，组织协调，监督指导。

本所各部门均为档案立卷部门，其中所办公室、机关党委、科技与产业发展处、计划基建财务处为基本立卷部门。

档案管理员由专、兼职档案员组成。档案室配备专职档案员1名，各部门设兼职档案员1名。

第六条 档案室工作列入年度工作计划和总结，由行政副所长分管。

第七条 档案室集中统一管理本所形成的全部档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像档案、照片档案、书稿档案（含出版物）等。

第八条 专职档案员必须具备中专以上文化，受过档案专业培训，并获得助理馆员及其相应职务以上专业技术职务。全所档案管理员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，并接受档案管理培训。

第三章 档案管理

第九条 各部门应遵守本所档案管理制度，按照本所档案管理办法、保管期限表和分类方案开展档案立卷工作，并保证档案的安全。

第十条 各部门及职工在工作中形成的文件材料，按照文书处理部门、业务部门和课题组立卷归档的规定应当立卷归档的，必须收集齐全和立卷，并移交本所档案室集中管理，不得据为己有或者拒绝归档，更不得伪造或者擅自销毁档案。

第十一条 档案立卷工作应列入各部门职责范围和职工岗位职责，各部门档案管理员负责对本部门的档案工作进行检查和业务指导。

第十二条 各部门应按下列标准组卷，保证案卷质量。

（一）归档的文件材料齐全完整。

（二）按照本所档案分类要求，对立卷归档材料进行分类。

（三）组卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成规律和有机联系，便于查找和利用，确保管理期限准确。备考表应有立卷人、签字人签字。

（四）案卷标题简明扼要，准确概括和揭示出卷内文件主要内容和成份，并具备责任者、内容、文件名称“三要素”。案卷封面用毛笔或钢笔填写，字迹工整清晰。

（五）卷内文件排列有序，按文件形成的时间或重要程度排列，卷内目录填写正确，编写页号无误。

（六）案卷装订牢固，整齐美观，案卷中无金属物，装订线不压盖字迹。

（七）编制案卷目录、全引目录，并交档案室统一编制目录。

第十三条 按照规定要求和时间，将档案编录入库。

（一）各部门应在每年六月底前完成档案归档、编目和入库工作。

（二）保证归档手续完备。档案移交前各立卷部门应将各类档案收集齐全，并编制案卷目录、全引目录，经检查无误后，一次性向档案室移交，并认真填写移交清册。

第四章 档案保护

第十四条 档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架，并进行妥善保管。

第十五条 所办公室负责对档案室进行维护，设置专用库房，并保证有充足的档案柜。

第十六条 维护档案安全，保证档案库房坚固，安装防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。档案管理人员应经常检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。

第十七条 保证档案库房内清洁，无非档案用品；档案排列科学，整齐美观，便于查找。

第五章 档案的统计和利用

第十八条 档案室应根据管理工作需要，编制必要的目录、专题卡片等检索工具，编纂档案文件汇编等参考资料，积极主动地提供利用，为各项工作服务，为档案管理手段现代化创造条件。

第十九条 档案室应建立档案登记、统计制度，设置登记本、统计薄册，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。应认真完成档案统计表填报任务，向农业部档案部门报送《农业系统档案工作情况统计表》。

第二十条 档案的借阅，应严格执行档案借阅制度。

本所各部门和职工个人借阅档案应认真填写借阅申请表经所办公室主任同意，基建财务档案借阅应先经计划基建财务处处长同意，科技档案应先经档案立卷部门、科技与产业发展处处长同意。

外单位借阅本所档案须先出示单位介绍信、借阅人身份证后，再按上述借阅程序办理。

借出的档案，不得私自转借、拆散、涂改，借阅人要负责保密和保管，不准携带档案离开档案室，复制档案须经所办公室主任同意。

第二十一条 职工调动工作，必须在归还所借档案后，方可调离；档案管理人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。人事管理部门应健全和严格执行此项制度。

第六章 档案的鉴定、销毁和移交

第二十二条 档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。鉴定工作由档案室负责，组织有关人员成立鉴定小组对到期档案进行审查、鉴定。鉴定工作结束后，应写出鉴定报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经分管所领导批准后方可销毁。

第二十三条 销毁档案应指定专门的监销人，以防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁档案清册上签字。

第二十四条 机构变动时，应对档案做出妥善处理。

（一）机构撤销或合并时，其档案应向档案室移交。没有办理完毕的文件材料，应移交相应部门继续处理。

（二）批准恢复或新成立的机构，应从正式行文批准之日起单独立卷、归档。

（三）各种临时工作机构撤销时，其档案材料应向有关部

门或档案室移交。

第七章 奖励与处罚

第二十五条 档案室每年组织档案考核工作，对本所各部门档案工作进行考核，并实行奖惩。

（一）对遵守本办法，认真完成档案收集、整理、立卷工作，或在编研和业务指导方面成绩突出，或在开发利用档案信息资源取得重大社会效益和经济效益的部门或个人，给予表彰。

（二）对违反本办法，损毁、丢失档案，或涂改、伪造、擅自抄录、复印档案资料、泄露档案秘密，或未按规定归档，不按期移交档案的部门或个人，视情节给予处罚。

（三）违反本办法的部门，年度不能评为先进集体；违反本办法的个人不能评为先进个人，年度考核不能评为优秀或甲等。

各部门档案管理篇10

《规范》第二条对专门档案的含义做出明确规定：专门档案是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织(以下简称“单位”)，在从事某些专业性较强的活动中，为了实现相关职能目标而形成和使用的，具有查考、利用和保存价值并按照专门的管理办法整理归档的各种载体形态的历史记录。

对专门档案的形成、积累、整理与归档，《规范》是这样规定的：

第六条各单位应根据有关规定，确定落实本单位专门档案的种类及其归档范围，建立健全专门档案文件材料的形成、积累和归档制度，确保各种专门档案的齐全完整。第七条专门档案的整理，应按照上级业务主管部门、档案行政管理部门统一制定的标准进行；没有标准的，应会同同级档案行政管理部门，制定本单位专门档案管理规范。第八条专门档案应分别保管期限编制案卷流水号，案卷号到“999”自动终止，重新从“1”另编。实行以“件”为单位整理的，分别保管期限每年从“1”编制流水件号。第九条专门档案应由形成部门进行系统整理，编制相关目录，经形成部门负责人审核后。于每年六月底前将上年度整理完毕的档案向本单位档案部门归档。第十条档案人员应对归档的专门档案案卷质量进行检查，对符合标准的予以接收。第十一条各单位档案部门应采用青岛市档案行政管理部门认可的档案管理软件，实现专门档案计算机管理。永久、长期保存的专门档案应逐步数字化。以方便利用，提高效率，为实现专门档案信息共享奠定基础。

对专门档案的利用，《规范》第十七条规定：各单位应对需要保密的专门档案标注保密等级和保密时间，未标注的视为无密级；专门档案移交进馆后。对形成将满30年的档案，原档案形成单位认为仍属国家秘密的，应当自该档案形成届满30年之日前的6个月，通知(以文书形式)同级档案行政管理部门：逾期未通知延长保密期限的，由有关综合档案馆按照《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》，进行开放审查，依法向社会开放。

各部门档案管理篇11

第三条本细则所称档案，是指国家机构、社会组织及个人从事政治、军事、经济、科学、文化、宗教等活动，直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。其物质形态包括纸质文件、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、奖牌、证书、印章等纸张材料、感光材料、磁性材料及各种实物。

第四条档案事业建设应当列入同级国民经济和社会发展计划。档案事业经费列入同级财政预算，并随着档案事业发展和财政预算支出水平逐步增加。

第五条本市及各县市区档案行政管理部门主管本行政区域的档案事业，负责监督、指导档案工作，促进档案管理的现代化和社会化，依法查处档案违法行为。乡镇人民政府和街道办事处档案工作机构或档案工作人员，负责管理本机关的档案，并对所属单位的档案工作实施监督和指导。

第六条本市各级各类国家档案馆，应当按照有关规定收集、接收、整理和保管档案，采取各种形式开发档案资源，为社会利用档案资源提供服务。

第七条各机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下简称立档单位），应当按照国家规定加强档案工作，设立与档案工作相适应的档案工作机构，配备档案工作人员，依法履行保护档案的义务，自觉接受档案行政管理部门的监督检查。

第八条立档单位应当自成立或注册之日起30日内，到同级或所在地的档案行政管理部门办理档案登记手续。已设立但未办理档案登记的立档单位，应当在档案行政管理部门规定的期限内补办登记手续。

第九条立档单位应当严格按照有关规定，收集、整理本单位形成的各类档案，并予以妥善保管。中小型企业、事业单位可以将其档案的收集、整理、保管等事务，委托给国家档案馆或档案中介服务机构承担，但委托收集、整理、保管涉及国家秘密的档案应当符合国家有关保密法律、法规的规定。

第十条下列档案属国家所有，立档单位应当自档案形成之日起满10年，即按规定的范围向同级国家综合档案馆移交：

（一）国家机关、社会团体的档案；

（二）国有独资企业、事业单位的档案；

（三）国有控股企业及其他非国有企业的党群机构的档案。

公开发行的报纸、期刊、年鉴等出版物，编辑单位应当在出版发行的3个月内向市、县国家档案馆移交正式出版物。

第十一条立档单位分立、合并时，继承其权利义务的单位应当负责收集、整理、保管原立档单位的档案；立档单位被宣告破产、解散、撤销时，负责处理其善后事宜的单位，应当收集、整理、保管原立档单位的档案，并向同级国家档案馆移交。

第十二条市、县级国家机关批准举办的纪念、庆祝、招商、比赛、表演、展览等重大活动和重大接待活动，承办单位应当确定专门机构或人员负责收集、整理活动中形成的档案，并在活动结束之日起60日内向同级国家综合档案馆移交。

承办单位无法独立履行前款规定义务的，应当提前5日向同级档案行政管理部门申请，并提供必要的便利条件，由同级档案行政管理部门指派人员协同收集、整理档案。

第十三条立档单位向各级国家综合档案馆移交档案，应当按规定的技术要求进行整理、编目和消毒除尘。

第十四条各级各类档案馆和立档单位的档案机构，应当配置适宜保管档案的库房和设施，建立健全档案管理制度，防止档案损毁、散失或泄密。积极采用电子计算机、网络等先进技术和设备，逐步实现档案管理现代化。

各级国家档案馆库及关键设备的建设、改造、维修的经费列入同级财政预算；其他各类档案馆建设应当纳入本部门本单位基建计划。

第十五条各级各类档案馆应当定期检查馆藏档案，及时抢救发生褪变的档案，所需经费由档案行政管理部门报同级财政部门予以安排。

第十六条各级各类档案馆应当按照国家有关规定，定期向社会公布开放档案目录。立档单位或个人可以优先和无偿利用其移交、捐赠的档案。已经向社会开放的档案，单位或个人凭合法证明均可利用；各级国家档案馆应当为利用档案者提供便利，并严格按价格主管部门核定的标准收费。

第十七条申请从事档案中介服务的，必须经市档案行政管理部门初审后，报省档案行政管理部门进行资格认定。各级国家档案馆、档案中介服务机构，可以依法开展档案事务咨询、档案人员培训、档案价值评估、管理方案设计、技术指导及档案收集、整理、保管等服务。

第十八条本市各级档案行政管理部门，应当加强对各类档案馆、立档单位、档案事务中介服务机构的监督检查，对档案违法行为依法给予行政处罚。

各部门档案管理篇12

第三条___银行会计档案包括业务会计、储蓄会计、外汇会计和经费会计四种档案材料，统称___银行会计档案。

第四条各级___银行会计档案工作，由本级行档案部门统一管理，并接受上级行和本地区档案行政管理部门以及有关业务部门的指导、监督和检查。

第五条各级行在各种会计业务活动中形成的会计凭证、帐簿、报表等会计核算专业材料，均属归档之列。有关财务计划、财务预决算管理和会计制度办法以及财会工作方面的请示、报告、批复等文件材料，列入文书档案管理的范围。

第六条保管期限

1．___银行会计档案的保管期限分为永久保管和定期保管两种，定期保管的会计档案又分为保管15年和5年两档。

2．因国家有关部门对外汇会计档案管理尚无规定，各级行外汇会计档案暂全部按人民币会计档案期限管理。

3．各级行可根据本行库房条件、利用需要等实际情况，适当延长会计档案的保管年限，但不能缩短。

4．对已兑付的公债、国库券（含国库券收文秘站 款凭证）、金融债券及其他有价证券的保管年限，按有关单行办法规定办理。

第七条会计档案的整理立卷

1．各级行形成会计档案的部门，应有专门人员负责会计档案的整理立卷和移交归档工作。会计年度终了后，会计经办人员应将装订好的会计凭证、帐簿、报表移交给本部门立卷人员，由立卷人员负责以本（册）为单位填装会计档案盒（袋），并对会计凭证、帐簿、报表分别进行排列

编号。

2．经过整理立卷的会计档案，由立卷人员分别对凭证、帐簿、报表逐盒（袋）填写案卷目录一式两份。一份留本部门备查，另一份随会计档案一同移交给本行档案部门保存。

3．会计档案案卷外型应整齐美观。各行可根据整齐、美观、适用的原则，选用盒式或袋式装具存放。

4．案卷封面和脊背一般应包括立卷部门、类别、册数、时间、保管期限和档号等项目，具体式样各行可自行设计。

5．会计经办人员对破损的凭证、帐簿、报表要进行修补。装订要规范、牢固整齐，装订时不得压字和掉页。

第八条使用计算机打印、套印的帐表凭证，其规格必须符合会计制度的要求，其管理方法及保管期限与一般纸制会计档案同。

第九条磁记录的会计档案，是___银行会计档案的组成部分。各级行对使用计算机处理会计核算数据和资料而形成的软盘、硬盘等磁性材料，应按磁性材料的技术要求提供保管环境，妥为保管。其保管期限与归档方法与纸制会计档案同。

第十条会计档案立卷完成后，先在会计档案形成部门保管二年以便于查找利用。会计档案形成部门在保管会计档案期间，应按照档案管理要求，保证会计档案的齐全、完整。

第十一条各类会计档案在其形成部门保管期满之后，由本部门立卷人员于次年三月底之前向本行档案部门移交。交接双方部门负责人和经手人均应在移交表上签字或盖章。

第十二条各级行档案部门对接收的各类会计档案，应进行分类、编目，以便于保管和提供利用。

业务会计档案、储蓄会计档案、外汇会计档案和经费会计档案应分别编目保管。

第十三条各类会计档案均采用“形式——年度”分类法，即首先按会计档案的形成分成会计凭证、会计帐簿、会计报表三大类，每一类中再按年度顺序进行分类。

第十四条档案部门在会计档案分类的基础上应分别对业务会计档案、储蓄会计档案、外汇会计档案、经费会计档案的实体进行排列编目，即在同一种会计档案内，先把会计报表、会计帐簿、会计凭证各自分开，再分别按照年度顺序进行排列，然后以卷（册）为单位，分别按照流水顺

序编制混年度案卷号，并在案卷目录“卷号”一栏内填写相应的案卷号，使每一种会计档案均拥有按会计报表、会计帐簿、会计凭证分类的三个顺序号及相应的三本案卷目录。

第十五条会计档案排列编号不体现保管期限特征，如遇会计档案保管期满需要销毁时，可在相应案卷目录中加盖“销毁”戳记，并注明销毁日期。

第十六条各级___银行的会计档案，原则上由本级行档案部门集中保管。如果档案部门库房条件不能满足实际需要，个别数量多，利用率高的会计档案，如储蓄会计档案，也可在执行档案部门统一的管理与操作规定的前提下，由有关的业务部门代为保管。

第十七条各级行要加强对会计档案的科学管理。创造必要的保管条件和良好的保管环境。档案部门应编制完整的案卷目录和其他检索工具，积极为财会和有关工作提供服务。

第十八条本级行内部借阅会计档案应由借阅人填写借阅单，并经借阅部门负责人批准方可借阅。档案借阅单应注明借阅日期、借阅人、审批人、档案的种类、年代、期限和卷号、归还日期及档案部门经手人等基本项目，以分清责任，确保会计档案的完整与安全。

公安部门、司法 部门和有关单位处理案件或特殊情况需要查阅会计档案时，必须持县级以上主管部门的正式介绍信，经行长或办公室主任批准后方可查阅、抄录、复制或拍照，但不得将原件借出。

第十九条各级行应建立会计档案的审查和保密制度，定期检查会计档案的保管情况，对破损或变质的会计档案，应及时修补、复制或做其他技术处理。

第二十条档案部门保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，如需拆封重新整理，则应会同财会部门立卷人员或经办人共同进行，并在案卷封皮适当位置（或设记录本）作拆封情况记录。记录内容应包括被拆封会计档案的年度、种类、卷号、拆封原因和拆封时间。财会、档案部

门经手人应在拆封情况记录上签字。

第二十一条会计档案的鉴定销毁工作，按照《中国人民___银行档案管理暂行办法》中的有关规定执行。