合同档案管理规范范文

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随着社会经济的发展，农村生产结构也在逐渐发生变化，土地作为生产资料在遵循家庭承包经营为基础、统分结合的双层经营体制的情况下也随之发生自由承包或流转以解放生产力优化资源配置。因此，农村土地流转合同档案管理务必以《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）及《档案法实施办法》为基础和指导，根据当地的实际情况寻找一种合法、合情的档案管理办法。

一、农村土地流转合同档案管理亟须规范化

土地是我国农村重要的生产资料，随着经济结构的变化，农村土地流转现象越来越多，城乡建设频繁征占用农户承包地，农户土地承包状况时常发生变动，这就使得相关合同和档案管理工作规范化显得尤为重要，一方面关系到切实维护农民的正当权益，另一方面有助于促进党的农村土地承包政策的落实与贯彻，事关农民土地承包权益的维护保障。

调查显示，由于种种原因，当前许多地方农村土地流转档案的管理不够规范化，保护措施疲软，诸如：有的地方不能对相关合同和档案材料及时立宗归档，可能导致信息遗失；还有工作人员变动时对档案资料交接不到位，也容易造成信息遗漏和档案损失；再者就是传统的书面办公中存在的材料填写不规范、笔迹潦草等等。诸如此类显现出当前许多地方的土地流转合同管理没有跟上社会经济的发展步伐，不符合《档案法》的规定，更与农村土地承包管理规范化和制度化的精神相悖，甚至带来实际的消极影响，给维护农民土地承包权益工作带来重大影响。

二、如何完善农村土地流转档案管理工作

各级单位要充分认识到农村土地流转合同规范管理的紧迫性，在国家相关法律法规的基础上探索契合当地实情的管理方式，加强责任意识和忧患防范意识，以期确保档案的完整与安全，为妥善解决农村土地流转和经营中的纠纷、依法维护农民土地流转权益奠定基础。

1.普及档案管理法制知识，提升管理能力

档案管理必须全面依循国家的档案管理法制，要注意宣传法制知识。首先，要进行分级培训。对档案管理法制知识的了解要从基本知识到重点知识和案例进行全面化的分级培训，加深大家对《档案法》《档案法实施办法》《档案管理条例》以及土地流转相关法律法规的理解和认识，促进各单位依法开展档案工作。其次，要保证档案员能够持证上岗。也就是说要在学习法制内容后进行全面的考核，考核合格后领取《法制培训合格证》，然后才能参加档案管理工作，这样一来就可以将法律学习培训纳入全员岗位培训内容，在综合培训中加强法律知识的培训，以增强全员的法律意识。

2.明确管理责任，严格依法归档

各级单位对土地流转合同档案管理有不同的针对对象和责任，明确管理权限和责任是规范管理的基础，只有这样才能落实依法归档，才能保证档案材料不至混乱、遗失及其责任的相互推诿。比如，签订五年或五年以上土地流转合同的，必须一式五份，县、乡、村、当事人各存一份，还有一份由乡镇管理机构集中向当地综合档案馆移交备份实行一体化管理。另外，土地流转过程中生成的其他档案资料可以由形成单位依法保管，不得遗失。

一般来说，目前土地流转相关归档中的土地承包经营权登记申请书、农村承包土地调整方案批件、土地承包经营权登记簿、土地承包情况汇总清册、土地承包经营权权属证明文件、现场勘界确认材料、公告材料、登记核准文件、登记台账、权属变更登记材料、登记发证原始材料、登记管理信息系统备份等交由县级人民政府农村土地承包管理部门归档保存；土地承包工作小组名单、承包土地调整方案、土地承包方案、土地流转委托书等档案材料，由村民委员会归档保存……唯有如此才能对号入座，责任由归，防止管理上越俎代庖造成混乱，杜绝责任追究中李代桃僵等不规范的事情发生。

3.严审档案质量，规范收集整理

传统的档案大多是手写体，其中不乏字迹潦草给工作带来困难者。所以在档案规范管理中，土地流转相关合同务必经过严审确保材料真实有效，要求数据准确、字迹工整、图谱易读，落款、日期及公章签字等清晰明确，具有可标识性和合法性；纸质合同档案要使用不易褪色或消失的中性笔用工整的楷体填写，纸张及装订要严格按照档案保护的要求，不易损坏和失散。

及时收集整理归档才能确保合同档案的准确不失。这就要求我们一定要建立健全档案管理制度，责任到人，及时将合同信息及相关材料进行收集整理，完成归档。任何单位及个人不得私自处理抑或拒纳归档。为了便于检索和查询，合同整理归档后，应编制目录以备查询。

4.注意安全保管，完善信息管理

合同和档案的原始材料一般都是纸质媒介，如果遇到潮湿、水浸、燃烧等就会完全损坏，所以档案管理要切实做好安全工作，具体做法如下：（1）土地流转档案管理设置专橱，分专人负责，防止人为损坏、遗失；（2）做好各种防范措施，切实做好防虫、防火、防水、防化学药品、防污染等工作，防止非人为的破坏和损失；（3）不具有保管权限的档案盒材料应及时交由相关法定部门进行保管，不具备保管条件的单位，应及时完善条件或暂交由上级部门协助保管。比如，县、乡（镇）两级档案须依法在保管一定期限后及时、完整地向县级国家综合档案馆移交。

以上是笔者对农村土地流转合同档案规范化管理必要性的认识及策略要点。笔者认为档案管理除了科学、合法的管理制度以外，我们还要建立健全监督检查机制，尤其要加大对乡（镇）和村级档案工作的指导督查力度，防止土地承包档案损毁和丢失。对档案管理不善和违规反纪行为要依法追究民事或刑事责任。

参考文献：

[1]南京市档案局.加强土地承包经营权流转合同档案管理[J].兰台世界，2010（09）.

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近年来，随着医院规模的扩大，医疗业务水平的提高，很多医院的基础诊疗设备和专科设备投入在增加，在采购医疗设备的过程中，也形成了大量具有法律效力的医疗设备采购合同档案资料，这些档案资料形式多样化、种类繁多、数量巨大。因此，为了进一步完善医院固定资产管理，规范医疗设备档案的收集、归档工作，建立并完善医疗设备采购合同档案显得极其重要且必要。文章从当前地方三甲医院的医疗设备采购合同档案管理现状出发，归纳出医疗设备采购合同档案管理存在的主要问题，并分析了问题的成因，最后通过规范化的管理视角，提出医疗设备采购合同档案管理的几个思路，以促进医院档案管理水平的不断提升。

一、医疗设备采购合同档案管理现状

由于医疗设备采购工作流程复杂、涉及的部门多、特别是大型医疗设备的采购周期较长，这就对医疗设备采购合同提出了新的挑战和要求，而对应的采购合同档案也就随之出现了较为常见的问题。

（一）部分医疗设备采购合同档案资料缺乏完整性

医疗设备采购过程经历了使用科室提出申请、设备科组织院内市场询价（金额较大的需外出招标）、报院领导班子审批决策等阶段。从使用科室提出申请开始，就产生了对应的工作记录表格，表格需要按要求填写内容，报领导审批，在多个领导审批、使用科室确认签字、其他部门共同参与询价并签字确认的过程中，难免发生漏签字、忘记收集相关材料的情况，因此，在收集采购合同档案材料时，资料内容不全的现象时有发生。

（二）医疗设备采购合同档案收集难度大

医疗设备采购合同档案包含的内容丰富，从大多数医院的档案看，主要包括：采购合同、廉洁协议、医院内部送相关部门审核的内审合同、院领导班子的决策批示材料、招标（询价）记录表、使用科室的申请报告、可行性报告、职代会议案和决议批文、招标文件、成交通知书、评标报告等材料。这些档案资料内容丰富，经手的人多（涉及到医院设备科、招标办、院领导、经销公司等），每个档案资料产生的时间没有固定节点，而且有时经销公司提供的原始材料不完整，这些因素大大增加了收集档案资料的难度。

（三）医疗设备采购合同档案归档后不能封卷

医疗设备采购合同档案属于医疗设备档案的一个重要部分，也是整个医疗设备“生命线的开端”。医疗设备档案管理是一个动态的管理过程，以医疗设备采购合同档案为开端，后续随时都有可能需要补充档案。例如某台直线加速器采购建档后，某天发生了故障，维修工程师到现场进行维修，更换了某个零部件，还填写了检测、维修报告单，那么该维修报告单、检测报告单就需要及时收入该设备对应的档案盒中。因此，医疗设备档案不能封卷，直到该设备报废。

（四）医疗设备采购合同档案检索查阅方法单一

医疗设备档案是医疗设备管理的信息之源，是医疗设备管理规划化、科学化的基础。一个全面、完善的医疗设备档案库，对设备管理具有深远的意义。目前为止，很多医院都尚未开展档案信息库建设，但医疗设备采购合同档案的利用率极高，因此，大多数相关工作人员只能通过Exel表格来完成医疗设备采购合同档案的内容录入、查找工作，虽然也达到了一定的预期效果，但从长远、系统的信息化建设来说，这样的查阅方法还是远远不够的。

二、医疗设备采购合同档案管理中存在问题的原因分析

（一）档案意识不高

一方面，由于医疗设备档案不像医疗、科研等档案那样能直接产生社会效益和采购效益，所以长期以来得不到领导、职工的重视，极少设有对应的医疗设备档案管理员岗位，专职的医疗设备档案管理员岗位更加谈不上，档案管理意识比较淡薄，忽视医疗设备档案的重要性和必要性。另一方面，一些从事医疗设备档案管理的工作人员由于对医疗设备档案管理工作的认识不够，或者在兼任的医疗设备档案管理中，其他日常工作已占用大量的时间，医疗设备档案管理显得被动、不受重视，甚至出现许多医疗设备档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。

（二）归档范围不规范

在医疗设备采购合同档案中，从申购设备到医疗设备采购工作结束，经历了提出申请、委员/专家论证、设备立项、设备招标/询价、签订医疗设备采购合同五个阶段。在这几个阶段中，形成了大量的医疗设备采购合同档案资料，但是由于医院各职能部门不同、档案收集缺乏依据，医疗设备采购合同档案的购置报告、审批过程材料、招标材料、医疗设备生产厂家证件材料、成交经销商证件材料以及授权书等资料的收集存在较大的困难，各个部门所收集的档案材料也有较大的差异，这些因素都导致了医疗设备采购合同档案归档范围的不规范。

（三）医疗设备档案管理属于动态管理过程

医疗设备采购合同档案不能封卷，因为该档案管理是一个动态的管理过程，以医疗设备采购合同档案为开端，后续随时都有可能需要补充档案。医疗设备招投标工作完成后，将所收集的材料按规定进行整理，根据资料内容制作医疗设备采购合同，经医院和成交经销商沟通无异议后，送到医院的合同审核部门审核合同内容，最终双方签订正式合同。从合同签订生效之日起，医疗设备的价格、保修、付款方式、交货时限等信息已确定，但这并没有最终结束，后续将涉及设备的安装验收、维修保养、付款、报废等工作，所以医疗设备采购合同档案形成后，不能封卷，这也给档案的保管工作增加了难度。

（四）医疗设备采购合同档案归口管理问题

医院档案室，负责管理全院的档案，各科室收集整理好的档案在规定时间内统一移交到医院档案室，这就涉及到归口管理。医疗设备采购合同档案在规定的时间内移交医院档案室，存在一定的利弊关系。利的方面，主要表现为档案统一在档案室管理，避免出现重复管理、多头领导。弊的方面，主要表现为医疗设备统一管理后，一方面查阅不便；另一方面，每个领域的档案都具有一定的专业性，归口管理后，档案室的工作人员在借阅档案时对档案的了解程度存在一定的局限性。

三、医疗设备采购合同档案规范化管理思路

要对医疗设备采购合同档案进行规范化的管理，首先，要强化档案的管理意识；其次，要明确档案的归档范围；最后要不断完善档案的归档及保管形式。

（一）加强医疗设备采购合同档案的管理意识

目前，医院档案管理工作中，即使是专职的档案管理员也很难做到将大部分的精力用在档案的管理工作上，为了进一步完善医疗设备采购合同档案的管理，应在意识上有根本性的转变。首先，要强化医院上下的档案管理意识，通过经典事件、实例展现医疗设备采购合同档案在日常工作中的重要性；其次，定期汇报医疗设备采购合同档案工作情况，统计好借阅的次数、内容等；最后，要加强档案人员的专业培训，从专业角度提升专职和兼职档案员的意识。

（二）明确医疗设备采购合同档案的归档范围

1．医疗设备申请阶段：大多数医院的设备采购申请都是由年度计划采购和临时紧急采购组成。不管是年度采购计划还是临时采购申请都是由设备的使用科室提出，从使用科室层面看，涉及到的档案资料包括：医疗设备请购表格、配置及技术参数要求、可行性报告、提请职代会审议的议案等。从设备科层面看，涉及到的档案资料包括：各科室申报项目的汇总表格、召开论证会议的会议签到表、会议记录、现场照片、参与论证的专家委员投票、会议讨论的原始材料、上报院领导的请示报告等。从医院层面看，涉及到的档案资料包括：院领导会议讨论结果的决策批示。从其他相关部门层面看，涉及到的档案资料包括：大型医用设备购置许可、同意增配大型医用设备的批复等。所有这些涉及到设备购置的档案，都必须存档留存。

2．医疗设备采购阶段：医疗设备采购部门根据采购活动管理权限，整理需要采购的设备的主要参数及配置要求，通过媒体方式公开招标信息，组织召开招标会议，上报招标结果。其中，院内的档案包含：招标议价记录表格或书面记录、上报院领导会议的招标情况报告、院领导的决策批复等。投标公司的提供的档案包含：投标文件（报价表、厂家证件、授权书、经销商证件、产品配置清单、产品介绍等）、外出招标的还需要提供中标通知书、评标报告等。

（三）完善医疗设备采购合同档案的归档及保管形式

只有科学地整理设备档案，将其有序存放、系统排列，才能提高档案的调取、利用效率。一方面，医疗设备采购合同档案的归档现在大多数还只是由专职或兼职的档案员负责收集整理，随着当前信息化建设的快速发展，手工的登记、查询效率低，为此，档案归档时应建立对应的电子数据库，为后续的调用、查阅档案打下良好的基础，也便于档案的管理。另一方面，医疗设备采购合同档案现在基本上可以分为两种保管形式，一是保管在医院综合档案室，二是直接保管在设备科。为了进一步加强档案的管理，医疗设备采购合同档案趋向于统一移交医院综合档案室保管，这样更有利于专职档案人员的培养、形成更加系统专业的档案管理库。

四、结语

随着现代医学科学的快速发展，各种先进的医疗设备陆续进入各级医院，医疗设备的管理成为医院医疗管理工作的重要环节，而医疗设备的档案管理为医疗设备管理的重中之重。通过建立系统齐全的医疗设备采购合同档案管理框架，才能用详细的医疗设备分析报告为医院购置医疗器械提供充分的决策依据；用详实设备的申请审批手续资料、招议标记录、招标承诺资料等为招标采购的法制化、规范化提供重要的保证；用合同规定的保修期限为医疗设备的维修、保养提供技术依据，为保证医疗质量，促进医院可持续发展提供有力的保障。

作者:韦双莉 单位:广西医科大学第四附属医院柳州市工人医院

参考文献：

[1]史维新．医院设备档案的管理．苏州丝绸工学院学报．2000（6）．

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建筑建筑合同是对建筑工程进行整个工程进行全面监督的法律性文件，通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。合同档案的有序管理还会为施工单位进行后期的竣工验收和工程费用结算支付带来极大便利。目前按照建筑建筑合同管理“ 各负其责” 的模式要求 ，由两方以上形成的资料，都按照按照“ 人执一份”的原则，由各方对自己签署内容的真实性、完整性、有效性负责。这种合同模式在文本上明确了权利和义务的分工，也使在责任明晰的情况下，对工程的施工更加容易进行管理。但是，在建筑建筑合同的管理过程中，因为建筑建筑合同小项包含的数量多、种类杂、细节繁琐，操作人员还要对以下几个方面进行关注：

一、建筑工程合同管理的原则

合同档案管理是合同管理制度的组成部分，也是单位为维护自身的合法权益而进行的必要工作。通过对合同的档案管理，一方面可以保存与合同有关的相关证据材料；另一方面一旦双方合同发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。其主要内容包括档案的期限、档案的管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。对于合同档案的管理要遵循以下原则：

1、为合同档案管理营造网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案完整、完全和有效利用。在现实中，经常出现合同缺乏统一的管理模式。从合同管理机构上看，有的单位成立了专门的合同室，工程合同管理较好。有的单位则不然，工程合同由其他业务部门代管或由文书合同员兼管，形成的合同分类五花八门。

2、为实现合同保管的有效性和秩序性，合同管理员应该负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。

3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、整理、归档工作体系，并确定一名负责合同文档管理。避免出现专业素质较差，既缺乏合同管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要层单位的合同管理人员来进行合同的保管的行为。

二、建筑工程合同有效管理的注意事项

（一）探索新型管理模式，保持同一项目合同之间的有机联系。首先，可以尝试集中统一、区别管理的模式，对母公司合同管理系统而言，要集中管理权属公司本部以及子公司的档案，各子公司将合同定期向母公司移交；同时对子公司或其他相关单位的有关合同实行目录管控，建立合同之间的有机联系，实现信息资源的共享。另外，建立责任传导机制，解决合同管理分散问题。由于合同的产生过程不在档案管理部门，所以要确保各个项目上的合同文件能够完整的收集起来，并将其立卷、装订、移交的责任进行分解，明确地传导给项目管理机构和合同管理部门，通过责任分解和奖惩制度，确保这部分合同档案的齐全完整。

（二）建立健全合同打理制度是做好建筑工程合同档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段合同资料的有序管理，保证归档合同和资料的准确、齐全、规范，建设单位在项目从工程立项开始，就应按照国家合同管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的合同管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及合同人员在工程合同形成过程中各自所应承担的职责，规范合同资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与合同跟踪管理同步。

（三）加强对工程合同管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑合同管理工作的特点也有了新的变化，从而提高合同干部队伍的管理水平也更加重要。合同管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。合同管理人员要增强服务意识，认清合同工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程合同管理工作。合同管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把合同管理质量关。

（四）建立健全规章制度，完善依法治档体系。建筑施工企业大都呈现出投资主体、企业性质、组织结构和市场结构的多元化特征，加上固有的分散、流动特点，再靠传统的行政命令手段去推动合同管理工作显然不行。为此，一方面应继续加强《档案法》和适用规章制度的宣传，让依法治档是维护国家利益、企业利益和职工权益的认识深入到合同管理人员心中；另一方面，要抓紧清理健全相关的制度，建立与多元化特征相匹配的制度体系，制定现在缺失的制度，修订或废除不相宜的制度，建立起符合实际、相互联系、共同遵守的合同档案管理规范。

（五）充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程合同信息资源，做好合同信息统计工作。大力推行对缩微合同、磁介质合同、电子文件合同在工程合同中运用。当前，多媒体电子文件合同管理已趋于成熟，近几年在工程合同管理中采用autocad光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与合同管理要求》，使得工程建设合同管理中利用光盘塔或光盘库载体进行合同管理成为可能，成为项目合同管理的一个发展方向。近几年，各个建设公司也开始对照片合同、录像合同、纸质合同制成多媒体和进行光盘刻录，对合同管理网络化、信息化作了有益探索。各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的合同检索系统。提高各部门（公司）的合同管理水平，提高各部门合同管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对合同利用，藉以提高工作效率。按照合同的性质和类型，收集整理的部门的合同资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。

（六）及时做好合同的传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使合同的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对合同的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解合同的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保合同的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效合同信息。

三、结束语

建筑建筑合同的管理是一项全面的、长期的、耐心细致的工作。要求管理人员在工作中程序上慎重、细节上稳重，能够熟悉各个合同的撰写规范和要点，同时对工程各个环节还要有相当高的认识和理解才能做好。随着电子合同管理等辅助工具的使用、合同管理人员自身素质的不断提升和合同管理理论的进一步发展，相信建筑工程合同管理的工作强度会逐渐下降，合同管理工作的开展也会更加简便、高效。

参考文献：

[1]刘宗美.探讨如何有效提高建筑工程合同的管理[J].商业文化.2011.

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笔者曾亲身经历过这样一个关于合同管理的案例。在本公司众多的供应商中，XX公司只是一个年供货量不到百万的c类供应商，且和本公司有2年以上的合作经历，账面欠该供应商的货款一直维持在20万左右。因本公司重点供应商的账面欠款常常在1000万以上，主要原材料的欠款也都在100万以上，因此对XX公司的日常管理，公司相关人员并未作足够的重视。

然而就是这样的一家小供应商，在2008年经济大萧条形势下，在本公司正遭遇市场淡季，资金周转出现困难时，向其当地的法院提交了要求本公司支付全部货款和违约金的请求，其所在地法院随即冻结了本公司基本账户。本来欠债还钱，天经地义，本公司本着此原则考虑尽快设法支付其全部货款21万元，试图说服其尽快撤诉，并解封被冻结的账户。然而律师在和对方的电话商谈中发现，对方态度十分强硬，坚持要求本公司在支付其全部货款的基础上，必须支付货款违约金3.5万元及相关诉讼费用等共计2.5万元，并称只有货款和相关费用共27万元确认收到XX公司账户后，XX公司方可办理撤诉。

公司财务部门按照公司合同惯例计算应付XX公司账面欠款的违约金不足1万元，因此对XX公司的违约金主张提出了质疑，于是，公司决定打这场官司。然而，在经过律师论证，调查了解，赴异地出庭，当庭辩解，法官调解等诸多程序之后，这件官司最终的结果是，本公司除了支付账面全部欠款21万元，还额外向对方支付了6万元的违约金及相关费用，才换回账户的解封和结案，可以说是输的损失惨重!到底是什么原因导致的呢?

总的归纳起来，主要有以下几个要点：

1　在本公司合同档案中未能找到2008年与对方例行续签的经济合同。

2　XX公司在提供给其当地法院的资料中，有一份本公司盖章的2008年与之签署的合同原件，其中在“其他约定事项”栏中有附加的手写条款为：“如果出现争议，由双方协商，协商不成的情况下，由原告方人民法院依法解决，货款延期支付，按银行贷款利率的3倍执行(300元／万阴)违约责任赔偿。”

3　XX公司在开庭日向法官当庭提供了一份其在当地信用合作社借款借据的原始凭证，标明其年借款利率12％。(彼时银行同期借款利率是5.85％)，按照此利率的3倍计算的违约利率为36％，与其合同约定的300元，万元／月相符。

至此，案情基本明朗，XX公司显然是有备而来，而且为自己的胜诉准备了充足的法律证据，因此胜券在握。因为根据本公司负责XX公司的业务人员讲，本公司之所以没有找到2008年与XX公司签订的合同，是因为在年初办理合同续签时，业务人员按照以往与该公司签合同的惯例将合同版本拟定好经领导审批后，直接先办理了本公司合同章的签章，之后向对方寄出并要求对方盖章回寄，但此后却忘记了主动追回，导致未能拿到对方盖章确认的合同。业务人员确信，自己当时寄出的合同原件的“其他约定事项”是空白的，并未添加上述手写条款，XX公司也从未向本公司商谈过要添加如上所述的“其他约定”。很明显，XX公司按住了这份合同，表面上不伤和气，继续保持供应业务不中断，私下在合同上添加了所谓的“其他约定事项”，因为有本公司事先盖好的公章，因此添加的苛刻的违约金条款和对自己有利的管辖地无需经本公司确认，便为自己的日后诉讼设好了伏笔。

这场官司本公司输了，输在了合同管理的细节上，输得让人心痛!

二、合同管理的风险点

在现代企业制度中，合同管理是企业管理中的一项重要内容，因此，从制度层面上讲，大多数企业都建立了合同管理的相关制度，比如归口管理和责任管理制度等，但是在实际执行中，还是难免这样那样的风险。合同管理中常见的风险点主要存在于以下几个方面：

1　合同签订前的准备工作做得不够。签订合同前如果不注意合同对方的资信审查，会导致企业遭受经济损失，严重时甚至会影响企业的正常运转或引发企业的全面亏损或破产。或者虽然前期注意了资信审查，但在过程中对对方的经营状况、财务状况等缺乏持续关注，不能及时掌握对方的资信变化信息，致使企业蒙受损失。

2　合同文本的审查不严格。一般说来，合同订立的双方都希望用本企业草拟的文本为合同样本，因为本企业起草的文本，基本用语，条款，格式大多对本单位有利，也较熟悉，谈判起来就方便一些。而用对方单位的文本，往往比较生疏，改动量较大。甚至有的单位故意将文本写得很长，设置了很多文字陷阱，不咬文嚼字就会导致签订不利于本企业的合同。

3　合同文本中的条款有漏洞。比如上述案例中，虽然本公司使用的合同文本是按照公司法律顾问设计的范本来实施的，条款中有“其他约定事项”等项目，但是为了针对不同供应商的不同需要，项目下的内容一般不固定，需要在具体谈判后根据双方的共同意见填列。但是如果没有其他约定就应该在此栏注明“此项空白”或“无其他约定”等字样，本公司正是忽略了这样的细节，拿着空白的其他约定让欺诈行为有机可趁。另外如对出现纠纷时的仲裁机关所在地的约定等，都缺乏明确的指定，导致风险加大。

4　合同章管理不严格。从一般意义上讲，与客户签订合同，在把握基本原则的前提下，主要以满足客户的合理要求为合同行为导向，具体表现为合同文本的使用，异地的合同谁先盖章等，而在和供应商的合作中，在供大于求的环境下，供应方是处于被动地位的。也就是说，供应商在双方谈判的合同条件下，应该先在合同上盖章后再传递给购买方，因此，上述案例中的合同章盖章程序是有疑点的，即使是需要购买方先盖章确认，也应该作为合同章管理中的一个特例来追索后续进展，如果能做到这一点，损失也是可以避免的。

5　合同档案管理不健全。上述案例出现时，在本公司未能找到尚在生效的经济合同，而对方却有本公司盖章的合同原件作为呈堂证供，这对合同档案管理是一个多大的讽刺!虽然这样的漏洞可以通过加强责任人追究制度予以解决，但是在实际的管理中，业务人员难免按照供应商的重要性分类来分配自己的管理精力，所以由业务人员直接追索自己负责的供应商的合同档案明显不合理。

6　合同管理的法律意识不强，对应当重视的诉讼证据重视程度不高。合同涉及诉讼的，并不是所有书面证据都具有法律效力。有效的证据，应当是原件的、与事实有关的、有盖章或者签名的、有明确内容的、未超过期限的。不具备法律效力的书面证据只是废纸一张。在合同履约过程中应签证确认的没有进行签证确认，当发生纠纷时可能因无法举证而败诉。被拖欠应收款的情况出现后，由于不能及时诉诸法律，当起诉时才发现已超过了2年的诉讼时效。这些法律意识不强导致的直接后果就是企业蒙受经济损失。

三、合同管理中的风险防范

为了更好的防范企业合同管理风险，减少潜在的合同管理可能引起的经济损失，结合上述合同管理风险点，企业在合同管理中应做好如下几项工作：

1　建立健全合同管理制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。建立和健全企业的合同管理制度，必须根据我国的《合同法》和相关的法规，以及企业的实际情况。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。

2　加强合同管理人员的培训教育，全面提升企业合同管理人员的素质，包括他们的思想水平、法制水平、文字水平和业务能力。有了健全的合同管理制度，只是为合同管理的风险防范创造了环境，合同管理人员的业务素质的高低以及执行力的强弱，直接影响着合同管理的质量。通过学习培训，使合同管理人员掌握了合同法律知识和签约技巧，坚持持证上岗和年检考核制度，不但增强了合同管理人员的责任感，也提高了合同法律意识。一方面，企业领导应通过公开考评和竞争招聘方式选拔优秀的人员上岗。在使用过程中坚持优胜劣汰的原则，坚持把优秀的人才放在这个岗位上。另一方面可根据企业与市场的实际，组织合同管理人员在职学习，加大智力投资。此外，建立起严格的岗位责任制。对合同管理人员明确责、权、利，建立竞争机制，对合同管理人员建立起良性激励机制。