电子档案管理要求范文

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关键词：

电子档案管理；基本要求；完善策略

实现档案的信息化管理，是现代档案管理发展的必然趋势。但由于我国电子档案管理起步较晚，在电子档案管理中经常会出现一些问题。这些问题严重影响了档案管理的质量和档案的调用效率。随着电子档案管理逐渐取代了传统的纸质档案管理模式，如何在应用电子档案管理过程中，优化电子档案管理系统，利用信息技术提高档案管理工作的效率，已经成为档案管理领域亟需解决的问题。

1电子档案管理的基本要求

1.1原始性

电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。

1.2真实性

电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。

1.3完整性

电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案不完整。

1.4安全性

电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。

2电子档案管理存在的问题

2.1原始性问题

传统的纸质档案文件的原始性比较容易界定，纸质档案的原始性能够通过内容、载体、形式表现出来，人们通过对字迹、印记和纸张材料的技术分析，便能够判断档案的原始性。但电子档案作为一种虚拟档案，其本质只是一组数据，基于二进制生成的档案数据在传输时不会发生任何变化，因此根本无法判断文件的原始性信息。正因如此，电子档案的原始性判断成为了电子档案管理工作中的重点和难点，如何解决电子档案管理中的原始性问题，显然已经成为制约电子档案管理水平发展的关键问题。

2.2真实性问题

在电子档案的管理工作中，必须将纸质档案通过处理技术处理为完整的电子档案。在档案转录过程中，极易由于转录人员的疏忽大意造成电子档案失真。一旦电子档案失真，档案在使用过程中难以保证真实性，将会给资料参考人员以错误的判断，从而影响档案质量。由于电子档案储存与数据库中，由于电子文件的可更改和可修改性质，也容易导致部分管理人员为了一己私利篡改电子档案，使档案的真实性出现问题。

2.3完整性问题

电子文件主要存储与数据库中，但当遇到档案需要调用时，则会从数据库中通过拷贝流动到其他媒介中。如果在拷贝和复制过程中程序出现问题，或者设备出现故障，很容易导致电子档案信息丢失。由于电子档案的储存介质为电子设备，因而这些设备比较容易受到环境的影响，导致文件损坏，这也是影响电子档案完整性的重要因素之一。

2.4安全性问题

网络安全一直是我国在互联网建设和发展中的工作重点，但由于互联网属于公共信息分享平台，尽管采取很多措施避免电子档案受到黑客攻击，但由于计算机病毒日新月异，很难保证数据在存储和使用过程中不会受到安全威胁。一旦数据库被黑客攻击，数据库中存储的数据就会遭到黑客的篡改，影响数据的安全性，给珍贵的档案带来不可挽回的损失。

3电子档案管理的完善策略

3.1电子档案的形成制度要进一步完善

在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。

3.2电子档案要执行更为科学的归档制度

要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时，档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定，以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。

3.3建立严格的保管制度

电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态。

3.4规范电子档案的利用制度

规范电子档案的利用制度，一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据，采取适宜的利用方式。在确保提供电子档案信息完整、真实的基础上，以电子档案的密级为根据，进行有效地分层次管理；二是对人员的制度管理。电子档案利用所涉及到的人员众多，有利用者、数据系统管理者和电子档案保管人员等。应以他们各自的分工为依据，对其使用权限进行合理的限制，可根据各种人员的身份、级别、层次及利用目的的差异判断其可利用档案信息的内容，决定对其授权的范围。

综上所述，电子档案管理作为现代档案管理的发展的必然方向，其技术应用和发展影响着我国档案管理水平的提高和档案资料的利用效率。想要进一步提高电子档案管理水平，就要抓住电子档案管理的基本要求，解决我国电子档案管理工作中存在的问题，提高我国电子档案管理的工作水平，在实现对档案资料的数字化管理的同时，为社会提供更加优质的档案管理服务，为社会的进步和经济的发展做贡献。

作者：贾德锋 单位：黑龙江庆安县勤劳镇农牧业技术综合服务中心

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2新时期运动员电子档案管理存在的问题

2.1基础设施薄弱，档案信息化程度低

虽说我国经济体育管理水平不断提高，但是，许多体校和运动队都缺乏体育信息化建设意识，技术化管理思想淡薄，在档案管理方面的投入也较少，致使档案管理部门技术基础薄弱，设备短缺，运动员档案管理只好沿用传统方法，以纸质档案和手工管理为主。一些运动员人才库虽然也在运动员档案信息化建设上做出了诸多努力，但是由于我国运动员电子档案管理工作起步晚、发展慢，运动员档案管理模式不成熟，电子档案管理存在诸多漏洞。

2.2电子档案管理体系不健全

就目前来说，我国运动员电子档案管理处于两难局面。一方面，运动员层次多、训练类型也较多，这对运动员电子档案管理来说是个严峻的挑战。另一方面，我国运动员管理信息化体系还不够健全，如我国还没有完善的有关运动员电子档案管理的法律法规，并且电子档案管理标准和规范不科学、不统一，许多运动员的电子档案在生成过程中常常会遇到删改、丢失等问题，电子档案材料的真实性也没法保证。再则，档案部门在电子档案管理方面缺乏有效的风险防范措施，没有制定长期管理规划，档案的安全和长久性都有待加强。

2.3缺乏专业的电子档案管理人才

缺乏专业的电子档案管理人才，是许多档案部门、运动员档案库在运动员电子档案管理中遇到的主要问题。如许多体校都没有按运动员电子档案管理工作要求配备专门的电子档案管理人才，运动员电子档案管理都由专业运动员兼任，精通档案管理人员大多不具备专业的体育知识，而专业运动员出身的档案管理人员但是在信息系统开发和运用上都有所欠缺，致使电子技术在档案管理中的作用难以体现出来。

3运动员电子档案管理优化策略

3.1提高认识，革新档案管理模式

在电子技术快速发展的大背景下，体育主管部门应对运动员人才库提高认识，明确自身职责，做好运动员电子档案分管工作，并以电子技术为核心，结合运动员档案管理特点，分析、预测运动员电子档案管理工作的作用和价值，建立运动员档案归档范围和管理制度，探索运动员档案管理新路径。这就要求体育主管部门、运动员人才库尽快将运动员电子档案管理工作提升日程，运用电子数据压缩技术、电子扫描技术等，对运动员档案中的各种信息、数据进行统计、对比和数字化转换，尽快建立系统性、智能化的电子档案数据库。其次，加大档案信息化管理投入，借助电子技术实现电子档案管理手法革新，实现运动员档案管理工作的自动化、信息化。

3.2完善电子档案管理规范

在社会主义新时期，运动员电子档案数量会大量增加，这就要求体育主管部门加强电子档案法律建设，完善电子档案管理法规、规范运动电子档案管理标准，就运动员电子档案生成、归档、保管、利用中应注意的问题做出明确规范，以确保运动员电子档案信息的可靠性。运动员人才库则要尽快研制、开发，采用数据格式标准统一、可以兼容的档案管理软件，同时严格依据运动员电子档案管理法规，制定科学的运动员电子档案工作计划，规范运动员电子档案积累、整理、鉴定、归档、保存等基础工作，逐步提高运动员电子档案管理水平。

3.3组建高素质的电子档案管理队伍

运动员电子档案管理具有一定的特殊性，要想解决电子档案管理人才不足问题，体校和运动员人才库要加强专业运动员人才库档案管理队伍建设，以满足新时期运动员电子档案管理需求。具体来说，体校和运动员人才库首先要加大专业电子档案管理人才引进力度，用薪酬和人性化管理留住人。其次，开展档案管理人员专业理论知识教育和技能培训，对原有档案管理培训体系进行升级，要求档案管理人员通过自主学习、组织培训等途径，全面了解档案信息系统的功能和特性，不断提高电子档案管理水平。

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档案是各类企业、机构、社会组织团体的重要信息资源，能够为企业、机构、社会组织团体开展管理工作提供真实的参考依据。传统档案多为纸质档案，其管理程度复杂，管理难度大。而且纸质档案容易发生损毁和丢失，给档案所有人带来不必要损失。计算机技术及电子档案的出现为档案管理工作带来了极大的便利，大大减轻了工作难度，提高工作人人员的工作效率。在信息化时代，计算机技术应用于电子档案管理是时展的必然要求。

1计算机技术在电子档案管理中的作用

1.1便于系统化管理电子档案。

档案的种类繁多，数量巨大，手工管理纸质档案的效率极其低下。员工往往为寻找一份档案而花费大量时间，档案还容易因保管不善而损毁、丢失。而将计算机技术用于电子档案管理可以极大的简化档案管理工作[1]。利用计算机技术建立信息管理系统，将电子档案放入管理系统平台分类管理。工作人员还可为电子档案设置权限，仅让特定对象获取电子档案。计算机技术还能让档案以视频、图像、文字等多种不同方式呈现，或综合多种方式呈现档案。信息管理系统还提供了强大的检索功能、自动入库排架功能，提升档案管理效率。

1.2为档案管理提供技术支持。

随着计算机技术和信息技术的发展，计算机技术在电子档案管理中的应用也越来越深。尤其随着计算机处理技术和存储技术的发展，它不仅方便了档案存储、检索、分类等更仍，分布式计算机系统开发也为集成化管理电子档案提供了强大的技术支持，极大地提升了电子档案管理系统的集成服务性能。计算机外延设备技术的出现，也为传统档案向电子化档案转变提供了技术支撑。最后，计算机技术的应用有效地融合了档案管理和现代管理，为机关单位、企业以及其它社会团体组织向现代换管理转变提供了重要的基础支持。

2计算机技术在电子档案管理中的具体应用

档案管理工作的重点在于存储、检索使用以及维护三个主要内容，结合档案管理工作的重点内容，计算机技术在电子档案管理中的应用主要表现为以下几种计算机技术的应用

2.1存储技术。

传统手工档案均采用具体纸质文件或其它材质文件的形式存储在档案管室内，随着时间的积累，档案数量也越来越多，各种纸质或其它实物档案将占用的空间也越来越多，档案管理工作难度也越来越大。而计算机技术具有强大的存储功能，电子档案的内存也相对较小。利用电子档案将相关资料录入系统文件内，在存储于计算机数据库系统，档案资料占用的存储空间也更小，计算机存储功能可为档案管理提供更为“广阔”的存储空间。

2.2查询技术。

在发展过程中，通常需要对以往多个不同年份的、不同类型的档案资料进行对比分析，用于制定未来发展战略。如果档案为纸质文件，查找工作量极大，使用时也极为不便。而计算机的查询技术可极大的简化查找工作[2]。管理人员只需输入电子档案的关键词汇，即可从计算机数据库内调取所需的数据资料。这种做法减少了人力，也减少了查询时间，大大地提高工作效率。

2.3监测技术。

传统档案管理方式存在丢失的风险，给档案所有者带来巨大的经济损失。而电子档案可降低档案丢失几率，减少档案丢失带来的损失。首先，计算机可提供监视功能，监控是否无权限人员调用、复制重要档案。一旦重要档案出现非法操作，系统将自动报警，及时告知管理人员。同时，计算机技术可对电子档案进行加密管理，非特定人员不具备获取或浏览档案资料权限，以免重要档案资料被他人非法获取。及时被他人获取后，也无法浏览档案内容。

3计算机技术在电子档案管理中存在的问题及解决对策

3.1存在的问题。

虽然计算机技术为电子档案管理带来了极大的便利，档案管理工作也逐渐实现现代化信息管理。但是，在实际应用中仍存在不少问题，主要表现在以下两个方面。一是计算机技术在电子档案管理中的应用深度不足。许多档案管均建立了信息化管理系统，但是档案管理工作仍以手工管理为核心，只将计算机技术作为档案管理的辅助手段。档案管理对象依旧以纸质档案资料为主，而非以多媒体电子档案数据管理为主[3]。以手工管理为核心的档案管理无法充分发挥计算机技术的优势。相反，计算机技术也对档案管理工作带来障碍，导致管理人员做重复性工作，降低档案管理工作的效率。二是档案管理人员的能力不符合计算机技术下电子档案管理工作。传统档案管理向电子档案管理转变也对管理人员提出了更高的要求，管理人员应适应计算机技术支持下的管理思维和管理能力，熟练掌握计算机操作方式、现代化档案管理思维、电子档案安全管理意识等。而档案管理人员受手工档案管理思想影响极深，且计算机知识储备不足，学习新技术的能力也相对较弱，以致于计算技术无法深入应用于电子档案管理。

3.2深入应用计算技术在电子档案管理中的对策。

针对计算机技术在电子档案管理中的问题，应首先转变档案管理人员的意识，重视计算机技术的应用。同时加强技术和设备投入，提升计算机设备软件和硬件水平，引入现代化管理模式，全方面提升计算机技术在电子档案管理中的应用。优化传统档案管理模式，制定使用计算机技术的档案管理制度，使管理制度更适合应用计算机技术，保障电子档案管理工作有序进行[4]。其次，加强档案管理人员培训，改变档案管理人员对新技术的认知，同时提升档案管理人员操作计算机技术的能力，解决技术瓶颈。如聘请专业计算机技术人员对档案管理人员进行专业培训，提高日常维护和管理电子档案系统的能力。

结束语

计算机技术应用于档案管理是信息时展的必然趋势，档案管理人员需要顺应时展潮流，转变传统观念，自上而下地推动计算机技术在电子档案管理中应用。同时，深入分析计算机技术用于电子档案管理的相关要求，为计算机技术管理电子档案营造良好的“环境”，提升现代化管理电子档案的水平。

参考文献

[1]李刚仲.计算机技术的运用在医院档案管理中的应用分析[J].中国医药指南,2012,30:686-687.

[2]卢晶.关于计算机技术运用于电子档案管理的分析思考[J].无线互联科技,2013,8:180+183.

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2013）09-0013-01

环境档案管理是一项涉及多学科多领域的工作，它需要一定的技术基础。环境档案管理的对象就是在环保过程中所产生的真实材料，这些专业活动包括环境管理、环境监测、环境污染和防治、环境监理、环境科技环境法制及环境研究。

一、目前环境档案管理的现状及存在的问题

1.传统的环境档案管理方法

档案管理工作的综合性较强，档案管理员的工作量一般都比较大，需要有很好的耐心和细心的工作态度。传统的档案管理工作主要就是档案的收集和分类工作，管理员首先需要把环保科技档案可以分为以下八类：环境管理、环境监测、环境污染和防治、环境监理、环境科学研究、环境工程与基本建设、仪器设备与环境标准、计量；然后按系统的方法将档案迅速地整理好，并以适当的方法保存，防治纸质档案发生霉变、长虫、发霉、遗失等问题

2.电子文档管理方式不受重视

使用电子文档来保存信息不仅可以节省大量的纸质资源，还能提高信息的安全性与完整性；但是这种方式需要更多的技术投入，必须以一定的计算机设备为基础，对档案管理人员的管理要求、技术要求也更高，工作量也增大。在实现环境档案管理电子化信息化的过程中还存在以下问题：首先，硬件设备和软件设备不能达到要求，缺少资金投入和技术支持；其次，档案管理人员的技术水平落后，尤其是缺少专业的计算机操作技能。因此，要实现环境档案管理的电子化和信息化不仅需要政府的资金和技术投入，也需要加大对管理人员的培训。

3.当前我国环境档案管理存在的问题

一方面，我国环境档案管理体系没有保障机制，表现为既没有专门的环境档案管理准则、标准，即使在与档案管理相关的法律中也很少有涉及环境档案管理的条例，也没有环境档案和信息披露的制度和规范，对信息披露的范围、内容、形式都没有统一的规定。另一方面，从技术层面来看我国还没有建立完整的环境档案管理技术体系，没有统一的技术标准。

二、环境档案管理电子化信息化的特点和方式

1.环境档案管理电子化信息化的特点

环境档案管理电子化信息化就是以电子文档来储存所要管理的信息，电子文件是以光盘、磁盘等为载体，与纸质文档相比，它有以下特点：电子文档离不开现代办公设备的支持，最主要的设备即计算机；通过这些现代化的设备可以实现文档信息快速、便捷的共享，不会有任何时间和地域的限制；通过这些设备也可以快速地对信息进行修改或补充；电子文件的保存环境没有纸质文档的保存环境要求高，只要这些设备不发生损坏即可。

2.电子文件归档的方式

要把电子文件归档，目前一般使用的方法是将文件保存在磁盘上，也可以通过互联网移交档案。以保存在磁盘上的方式来归档看起来文档的保存期可以无限长，但实际上磁盘很容易受到损坏，对电子文档产生很大的安全威胁，而一旦电子文档受到破坏，要恢复起来难度很大，甚至不可能。所以，采用这种方式首先就要保障电子文档的安全性，保证文档内的信息不回丢失，可以通过采取文件备份的方法解决该问题，但这又会使存储磁盘的数量增多，管理人员的工作量也会增大。所以最佳的归档方式之一是通过网络版办公自动化管理系统归档，这种方式是让办公室与信息部门合作，由办公室统筹管理工作，而信息部门依靠其技术设备及人才条件负责电子文件归档并负责保证其安全。当然最好的方式还是把两种方式同时使用，做好网络存贮的同时把文件存入光盘。

三、实现环境档案管理电子化和信息化的必要性

档案管理方式的电子化与信息化已经成为信息时代的大势所趋，环境档案管理也不例外。

1.环境档案管理电子化和信息化可改善档案管理工作

电子化和信息化可以打破档案利用的种种局限，特别是时间限制和地域限制，使档案管理可以与全国甚至全世界接轨，档案管理部门能获得更多的支持，使档案管理部门由封闭走向开放。档案管理职能不仅局限于档案的收集、整理与保管，信息化和电子化使得其职能扩展到信息采集、管理和服务，最终实现信息资源的合理配置、科学管理。

2.环境档案管理电子化和信息化是形势发展的需求

21世纪是信息化高速发展的时代，人类的每项工作都离不开高科技的支持，环境档案管理也不例外。环境档案管理要管理的档案文件通常有上百万件，这些文件都是一个地区或国家珍贵的信息资源库，档案管理的意义就在于要让这些资源得到各级领导和普通群众的充分利用，充分实现资源共享，为国民经济发展及环境保护服务。近年来，环境档案管理电子化信息化的趋势越来越明显，档案载体已经大部分被光盘、磁盘取代，随之也产生了一系列档案管理的问题，例如电子档案的收集、保管、保护和利用问题，要解决这些问题就要加快档案管理电子化信息化的建设。

3.环境档案管理电子化和信息化是社会的强烈需求

在竞争越来越激烈的当今社会，人们的世界观念越来越强，对工作效率的要求越来越高，领导在做决策时也要做到迅速、准确，职能部门的工作对数据也要求及时、准确，社会大众对档案信息的需求量也在增加，尤其是随着环保意识的加强，人们对环境档案信息的需求明显增大。面对这些群体，档案管理部门只有以最全、最新、最直接、最方便的方式提供信息才能满足达到要求，这就迫使档案管理部门改变传统的管理方式，利用现代化的技术提供多功能而快捷的服务。

四、结语

传统的环境档案的纸质管理方法已经不再适合现当代对于档案管理的要求，电子化信息化的今天，环境档案管理由纸质管理方法转变为电子信息化管理是必然趋势，只有顺应时代潮流利用现代化的技术提供更舒适的服务，才能让环境档案的管理和使用更加安全更有效率。

参考文献