基建档案的重要性篇1

一、前言

作为医院基建中的一项重要材料，基建档案的重要性在近期得到了有关方面的高度重视。该项课题的研究，将会更好地提升基建档案的有效管理水平，从而保证医院基建的顺利进行。本文从介绍基建档案特点着手该课题的研究。

二、基建档案的特点

1.基建涉及的部门多，情况复杂。医院每一次做出建设一个工程的决定，就要和很多部门打招呼。先是要在城建部门获得批准，之后进行规划设计，通过环保和消防部门，实地进行勘察，联系承包单位，进行物资采购，对工程进行监督等环节非常多，涉及到的单位也多，经手的人员更是成千上百。由于情况复杂，单位人员较多，办事的人员更是素质参差不齐，没有及时上交档案的意识，各人员的文化程度，办理业务的水平也不近相同，基建的档案不能及时收齐，材料存在缺失。

2.基建的项目时间长，材料丢失严重。基建的工程要经过提出方案，成立项目，审核批准，实地勘察，施工建设，完成项目等环节。在实际的过程中常常遇到问题影响进程，例如资金周转不灵，设计方案的变更等。这样就使得需要很长的时间确认，档案在这期间就容易丢失，但是负责人员众多，项目分散，一时找不到责任人。

3.基建的项目专业性强，容易发生误差。基建的工程涉及到很多的专业性知识，很多资料也是专业术语，有工程的设计图纸，预算的资金分析报表，合同的签订书，承包商的投保书等各种文字、照片、图标等不同题材的资料。收集人员没有经过专门的训练，不熟悉工程的运作，很容易出现错误，把重要的资料丢掉。

三、基建档案在医院管理中的作用

1.对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义

医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。

2.为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据

基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。

3.基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富

随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。

四、当前医院重点工程基建档案存在的问题

1.重点工程基建档案收集不全

有的工程缺工程改动联系单，有的工程项目缺监理审核，一是工程内业档案资料收集、积累不及时，造成档案残缺不全，例如，有的工程缺材料及出厂合格证，有的缺质检认定书等。二是工程档案资料收集、积累过程中存在无人负责的混乱状况；各种文字材料、表格的内容填写不齐全、不规范、表达不确切，有的图纸质量偏差。有的工程图纸会审意见和设计变更通知单较多，但竣工：图上没有作相应的修改和注明变更年号码，使竣工图纸失去准确性。三是竣工图用旧图代替，造成归档质量没保证。

2.书写材料不规范。

重点工程档案材料是反映该项目建设各个环节的真实原始记录，具有永久保存的价值。但却存在着圆珠笔书写，以复印件充数的现象。而材料的质量往往也得不到保证，医院基建档案归档材料不规范。一些文件、图纸有的被污损，有的书写材料不规范，有随意涂改或材料污损等，使基建档案的案卷质量大打折扣。

3.竣工图整理不规范

竣工图是基建工程档案的重要组成部份，是基建档案的核心。有的单位以施工图代替竣工图，是不能真实反映工程竣工后的实际状况的。以施工图绘制竣工图还存在图面不清，变更内容不准确等问题，有的竣工图以复印件代替蓝图等，这为以后利用留下隐患。竣工图必须与实际施工中变更图相结合整理绘制而成的图纸。

4.移交不及时

竣工验收后，施工单位往往不能及时递交竣工图，致使基建工程档案迟迟不能立卷归档。有些医院的基建工程哪怕是省重点工程，其基建档案也往往要在其竣工验收后几年中才能收集完全。这种现象很可能导致一些原件归档材料失落、破损，为基建工程档案的完整收集增加了难度。

五、做好医院基建档案管理的对策

1.按基建程序控制好基建档案的每一个收集环节

基建档案从工程建设项目的提出、调研、可行性研究、评价、决策，到计划的审批，基建部门的档案工作人员就应及时地建档立案，注意档案资料的积累，以保证资料的质量。因为工程建设周期长、须收集资料多，且涉及面广、事后难以核实，因此，基建档案资料收集必须与工程建设同步进行。要求档案管理人员对工程项目的各个细节、各个环节进行跟踪收集，要对工程项目的流程非常熟悉，对工程进展情况心中有数，对各种资料进行核实，对不符合规范的要及时更正、完善、补充，保证文件材料的可靠性、完整性、准确性。工程竣工后，所归档的基建技术资料一定要完整、齐全。从项目的建议书、立项报告、可行性研究、方案阶段的文件等前期一系列事宜，到工程的整个设计、施工、竣工验收等所有技术、管理资料都要一一收集齐全。

2.立卷归档科学管理

建立电子信息平台，资源共享。随着计算机的普及应用，基建档案管理在新形势下也应加大硬件投入，引进现代化管理技术。我们可以将三级目录全部录入计算机，能极大地方便档案的整理、检索等多项工作，提高工作效率。还可以要求设计单位在交付施工档案的同时，提供电子化档案，这可以为数据录入节省大量的时间和精力。

3.推进基建档案管理工作的数字化

先进的档案管理条件是提高档案利用率的基础，它具有操作简便，查询搜索快捷，统计功能强大，存贮安全等优点，能提高工作效率和质量。作为处于科技前沿的医院，应该率先实现档案管理的现代化，采用先进技术，充分利用计算机网络平台，切实把综合档案室建成医院的文件、文献资料信息利用中心，把档案管理从传统的“手工劳动”中解放出来，使广大利用者足不出户就能享受到方便、快捷的服务。作为档案中的重要的组成部分，医院基建档案的管理也应顺应时代的需求，向信息化、数字化管理快步迈进。

六、结束语

通过对医院基建档案的重要性及有效管理的相关研究，我们可以发现，在当前各种条件下，基建档案的重要性极为关键，有关人员应该从医院基建工作的客观实际出发，利用优势因素，制定最为符合实际的基建档案有效管理方案。

参考文献：

基建档案的重要性篇2

引言

伴随着科学技术水平和社会总生产力水平的不断提升，档案工作越来越受到重视，尤其是档案安全体系的构建，对档案工作的进一步发展十分有利。尤其是近些年，自然灾害频发，造成许多地区的档案资源受到严重威胁，甚至造成许多档案资源的永久性损坏。档案建设工作是一项基础性工作，档案安全体系的建设也是一项综合性和系统性的工程，在建设档案安全体系的过程中一定要注重夯实基础，抓住建设档案安全体系的基础，关注新时期档案安全建设的总体目标和发展趋势，构建安全、合理的档案安全体系。

1 强化安全体系建设是当前档案工作的目标

作为重要的社会信息资源，我国政府一直十分重视档案工作，尤其是档案安全体系的构建，一直是档案工作的重点，自然灾害的频繁发生给档案安全体系的构建带来了一定的阻碍，我国相关的档案工作者在工作中不断探索，将档案安全体系的构建作为工作的重中之重。

事物是不断变化发展的，要用发展的眼光看待问题。档案工作也是处在不断发展和变化之中的，在构建档案安全体系时，一定要不断总结过去档案安全工作的经验和教训，在日常的工作中，不断提升建设档案安全体系的工作意识，全面提升档案体系的保障能力。档案工作是国家的重点工作，而档案安全工作也是档案工作的重点，各大档案相关部门要把档案安全工作当成日常工作的重点，互相协同，构建一个安全的、覆盖全体人民群众的、便捷的档案资源体系。

构建档案安全体系对档案工作的长远发展十分有利，且意义深远。自然灾害对档案的安全带来了十分严重的损失。近些年，我国的档案安全工作也受到了这方面的挑战，相关的档案工作者应该重视对此类事件的关注，构建相应的安全防护体系。因此，构建档案安全体系，仍旧是我国档案工作的目标，而且是重点目标。

2 筑牢防线夯实基础是当前档案工作的重点

构建档案安全体系作为档案工作的重点，首先要在意识上进行提高。物质决定意识，意识对物质具有反作用，正确的意识促进事物的发展，错误的意识阻碍事物的发展。在档案工作中，一定要树立正确的档案意识，尤其是档案安全意识。相关的档案管理工作者要从自身出发，明确自身的管理职责，在工作中树立以人为本的理念，坚持将档案安全工作放在首位，时刻关注档案安全工作的构建。相关的档案管理工作者也要重视对档案管理工作知识的学习，提升自己的技能水平，增加自己在保护档案安全方面的知识，夯实自己的基础，这也是建设档案安全体系的首要工作。

在进行档案安全体系建设的时候一定要注重档案安全基础设施的建设，档案相关工作者在建设档案安全体系时，除了要加强自身的思想意识之外，还要加强基础工程的建设。在档案相关部门在选址的时候一定要选择地势高、地址稳定的地区，这样可以保障档案部门基础设施牢固，使档案部门基础的抗灾能力和抵御自然灾害的能力提升。在日常的档案管理工作中，要加强对储存档案的地区进行定期检查，对建筑物进行安全评估，保障档案储存地区的稳固。在选择储存档案的载体时，一定要注意选择耐用的档案装具，确保档案装具的承载力符合档案的需求。

科学技术的不断发展使国民经济进入到了一个全新的时代，而且随着人们生活水平的不断提高，人们对档案资源的需求日益增大，尤其是计算机技术和网络技术的不断发展，促进了档案的信息化和数字化建设的速度。相关的档案管理部门以及工作人员应该及时关注最新的科学技术水平的发展，对电子档案的安全工作也要十分重视，首先要注意电子载体的选择，要选择合适的载体承载电子档案信息，在进行电子档案信息建设时，要注重档案的文字、图片、音频等的质量，保障电子档案信息的准确性，要建立合理的档案信息查询系统，档案的查询需要进行加密处理，只有档案的相关工作人员才可以进行操作，要对电子档案进行防火墙防护处理，确保电子档案信息不被病毒和黑客侵入，保障电子档案信息的安全可靠性。

在进行档案安全体系的建设时，一定要注重坚持筑牢防线夯实基础，档案管理工作者一定要坚持协调统一的原则，明确自身的工作职责，将安全工作放在构建安全体系的重要位置，明确构建安全体系的思路。筑牢防线夯实基础是当前档案工作的重点。

3 因地制宜创新举措，促进安全体系快速发展

在构建档案安全体系时，除了要将安全意识放在首位，注重对基础设施的建设之外，还要注意将档案安全构建工作落到实处，建立相应的监督体系，监察档案管理工作存在的隐患，及时发现问题，及时解决问题。如何利用档案信息资源为社会大众服务是档案工作的目的，而保障档案信息的安全是档案工作目的的保障，在建设档案工作时，一定要注重夯实基础，因地制宜的选择档案安全体系建设的措施，根据当地的具体情况，具体问题具体分析，监察部门做好自己的工作，根据需求，帮助档案部门做好档案安全体系的构建工作。

4 以人为本构建和谐档案工作，倡导安全第一

人具有主观能动性，档案管理工作者正确的发挥主观能动性，能够促进档案安全体系的构建。以人为本是档案建设工作需要遵守的，和谐的档案环境有益于档案安全工作的构建，建立相应的档案安全工作体系时还要构建相应的安全管理制度，落实以人为本的档案工作职责，将档案工作放在首位。

矛盾具有两面性，要正确看待事物的两面性，档案的安全工作一定要做到防微杜渐，每一个档案的相关工作者都要不断加强自身的思想意识，构建和谐的档案工作，将档案安全工作放在重要的位置，加强自身的相关的档案安全方面的工作技能，夯实基础，对提高档案安全，构建以人为本和谐的档案安全体系十分重要，且在构建档案安全体系时，要倡导安全第一的原则，要真正做到以人为本，确保档案安全工作的整体和谐。

5 结束语

档案作为重要的社会信息资源，对档案的安全体系的构建十分重要，只有做好档案安全体系的构建工作才能真正确保档案信息的安全，确保档案信息为社会服务、为人民服务。在进行档案安全体系建设时，一定要注重夯实基础，做好基础工作才能够更好地建设档案安全体系，确保档案工作的顺利进行。文章重点分析了档案安全体系构建工作夯实基础的重要性，阐述了档案建设工作中如何夯实基础，保障档案安全工作的顺利进行。在今后的工作中，相关的档案工作者应该更加注重对相关工作的研究，创新思维，从根本上促进档案安全体系构建工作的顺利进行。

参考文献

[1]张雨.你那里的档案安全吗？[N].中国档案报，2010-8-19.

基建档案的重要性篇3

在档案管理工作中，进行科学合理的管理，具有非常重要的作用，主要表现在：

其一，可以作为进行档案考察的依据，档案主要是用于记录过去的事物以及还原历史的，所以它与其他的文献有很大的区别，根据档案的特征和形成方式，可以使得档案的记录更具有一定的客观性，并且可以作为让别人信服的参考依据和保障，因此，档案可以作为真实凭证而存在。

其二，可以对档案管理提高一定的参考作用，由于档案具有参考性和内容复杂性的特征，所以在进行档案管理中，如果遇到问题，可以在档案馆查找到自己需要的答案，同时，在档案馆的资料是没有进行改动的，还有很大一部分还有亲笔签名或是手稿以及照片或是录音带等，这样就能反映历史资料的真实性，

根据以上两点，我们知道档案管理工作是至关重要的，所以，作为档案管理人员，就必须定期对档案进行检查，并且妥善保管，并且在管理中具有一定的法制观念。

二、档案管理工作的重要性

（一）档案管理工作的规范化

在进行档案管理中，由于其具有保密性的特点，为了保证档案的质量以及确保其不被泄露，这样就必须要对档案管理工作运用集中式的管理方式进行管理，并且在管理中的每一个环节都要进行严格的控制，主要包括对于装档案的袋子一定要进行统一的印制、对档案管理的工作人员进行定期的培训以及对档案整理和验收的方式进行统一的制定，这样才能促使

档案管理工作更加规范化，也为日后进行档案管理工作提供了一定的保障。在进行档案基础工作时，一定要进行档案服务创新，并且高效的开展，这样就使得档案馆的档案接收、档案整理以及档案编目等工作都更加规范，也有效的促进了档案学的理论研究。

（二）档案管理工作的信息化

相比较与传统的档案管理工作，现代的档案管理工作更加信息化，并且可以将纸质档案与现代的电子档案进行相结合管理，同时还可以运用科学合理的管理方式，实现其信息化。

此外，由于其具有档案录入的及时和灵活的优势，这样既提高了档案管理工作的效果，也提高了档案管理工作的工作效率，从而更加促进社会的进一步发展。

（三）档案管理工作的安全性

在进行档案管理工作过程中，无论是在档案和查找和阅读方面，还是在档案建立方面，都需要档案管理工作人员进行严格的监督，才能保证档案的完整和完全。所以，在档案管理工作中，一定要保证其具有安全性的特征。现阶段，由于档案管理工作实行了集中式管理，这样档案管理的安全性就得到了很大程度的提高。此外，在建立档案时，一定要采取严格的监督机制；在查找和阅读档案方面，一定要制定严格的档案查阅制度，没有经过批准一律不能进行档案馆。

三、提高档案管理工作的策略

通常情况下，我们应要高度重视档案管理工作，并且还要科学合理的改变档案管理人员的综合素质以及增强他们的专业管理知识，这样才能够有效的实现档案的共享和价值，从而促进社会的不断进步。

首先，由于档案管理工作的质量与管理人员专业知识和职业素质有着直接的关系，这样就必须加大对档案管理者专业知识和职业素质的培训。主要是加强管理人员对档案材料的及时归档工作，这样就可以提高他们的归档和管理意识，并且可以及时准确的进行档案的收集和整理以及保管和统计等一系列工作。从目前的发展形势来看，档案管理工作向着现代化和多样化的方向在发展，因此，作为管理人员就必须要对档案管理方式进行深化和改革，只有不断的提高综合素质，才可以顺利的实施现代化的档案管理工作。

基建档案的重要性篇4

一、引言

新形势下，随着现代化社会的蓬勃发展，以及电网工程建设规模的不断扩大化，促使电网工程基建项目档案的管理工作越来越受到人们的普遍关注及重视。基建项目档案，是整个电力工程的建设过程的总汇，不但能够真实反映以往电网工程的整个建设过程，同时，还能够为未来建设及检修改造等工作提供重要的数据参考，对于电力企业来说具有不容忽视的作用。为此，本文主要结合现阶段电网工程基建项目档案在日常管理工作中所面临的问题及解决对策展开进行讨论，现具体分析如下。

二、提高电网工程基建项目档案管理的重要性

电网工程的基建项目档案，主要作用在于能够记录电网工程的整个建设工程，并将其以数据的形式反馈出来，方便电力技术人员日后调阅和参考；同时，还能够为整个电网工程设备的安装与调试，或是项目竣工后的验收、使用及检修工作等提供重要依据。一般来说，电网工程的显著特征主要包括以下几点。其一，是涉及面广，涉及到的单位、部门以及人员众多；其二，是时间跨度长，整个电网工程从最初设计到最后的竣工投入使用，需要消耗的时间较长；此外，还包括复杂性高、人员流动大等特点。可见，提高电网工程基建项目档案管理很有必要。而且，通过基建项目档案管理的提高，还能够确保整个项目从立项研究到设计施工，再到竣工验收的一系列数据的真实性和完整性，做到有据可查。

三、现阶段电网工程基建项目档案管理存在的问题

（一）管理缺乏规范化。在现阶段的电网工程基建项目档案管理中，普遍存在着不规范管理的现象。例如在日常管理工作中，往往没有严格按照基建项目档案管理的相关要求收集或整理资料，导致资料内容缺乏相当程度的完整性、真实性以及严谨性。例如在与施工企业或单位签订合同时，没有确切注明日期，或是对于施工单位来函、请示报告类函件等编号错乱，出现没有编号、重复编号等情况；尤其是过程文件材料的收集、整理与记录等，据有关资料证实，当前大多数施工企业或单位并未给予足够重视，往往等到竣工移交期间，才发现文件材料收集不齐全，或与相关的归档、质量要求不相符合，导致基建项目档案缺乏准确性。（二）管理标准不够统一。造成基建项目档案管理标准不统一的主要原因，在于施工单位、业主及监理等在同一项目中采用的各类报表或表格格式的不统一，导致了表格的填写与签章手续不全面，甚至存在代签现象等，严重影响到项目档案的真实性和可靠性。（三）材料收集不够全面。材料收集不齐全，发生漏收、丢失或损害等情况，是当前电网工程基建项目档案管理中面临的另一个严重问题。造成这方面的原因，多数是跟电网施工企业或单位的制度标准、重视程度，以及管理人员的归档意识及责任心等有关。制度标准的不健全或执行的不严格，往往无法在基建项目档案管理人员当中形成一种约束，而个别管理人员的不负责态度，也会使得基建项目档案的管理与归档工作不受重视，造成档案资料丢失或损毁。（四）管理资源缺乏保障。管理资源的缺乏，主要表现在资金、设备及人才等三个方面。在当前的电网工程基建项目档案管理工作中，某些单位存在严重的软、硬件设施不完善情况，体现在档案管理软件系统功能效率较低，无法充分满足工作人员的实际需求，没有专门化和规范化的档案管理室等；另外，可用于基建项目档案管理的人员相对匮乏，或是从事基建项目档案管理的人员精力有限、专业技术水平及管理能力不够高等；可用于管理系统、人员培训的经费少，导致档案管理方式相对落后，场所及人员编制受限制。

四、提高电网工程基建项目档案管理的有效途径

（一）建立健全电网工程基建项目档案管理规范制度。加强电网工程基建项目档案管理规范制度的建立和完善，需要以《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《建设项目（工程）档案验收办法》和《科学技术档案案卷构成的一般要求》等相关条例规定为依据，并从电网工程基建项目档案管理的实际情况出发来加以落实。需要注意的是，制度的建立健全应该明确到各职能部门的基建项目档案管理职责、归档范围，以及本部门的资料质量要求、案卷整理、组卷方式、移交程序和调阅等各个方面当中，从而促使整个电网工程基建项目档案的管理工作实现规范化、标准化。（二）明确管理职责，提高管理意识和协调管理能力。在此过程中，可以通过提高各部门主要负责人对于档案管理工作的指引能力，明确具体管理职责，并严格按照统一领导、分级管理、统一标准的管理原则，以及前期准备、过程控制、同步归档和分段移交的管理方式来加以实现。从监控和管理两个方面着手，规范档案的日常收集、整理和归档等工作；从内部和外部管理着手，在内部管理方面，协调内部各职能部门的档案资料管理，提高行政管理部、财务部、开发部、项目部等各个部门的档案管理意识，重视业务指导、监督以及档案的交底工作，尽可能减少和预防档案资料在各个部门的长时间流转过程中发生损坏、丢失等情况出现。在外部管理方面，应重视与业主、监理以及参建单位等主要负责人的协作，落实各个环节的档案收集工作。（三）从全局上和程序上强化电网工程基建项目档案的管理。由于电网工程是一项时间跨度长的工程项目，促使基建项目档案的管理与监控同样具备了长期性质。为此，在强化基建项目档案的管理过程中，应站在全局的角度，并按照一定程序来进行管理。具体需要做到以下几点，一是在工程的立项研究阶段，应重视对合同、会议纪要以及设计图纸等资料的收集。二是在施工过程中，要重视档案资料的“依据”地位，做好现场材料的进场验收、领用材料的审批手续，以及签字验收手续等的记录，尤其是计划临时变更时，更应该详细、及时记录变更办理的手续流程。三是竣工验收阶段，在经过现场项目部、监理进行验收确认，再由相关部门进行审价、二次审核以及签字确定，所有手续完成后方可付款，此过程中所有涉及到的资料和流转单均应进行备份收集，并交由基建项目档案管理人员进行整理、归纳和保管，最大限度做到分门别类，科学、规范管理。（四）提高电网工程基建项目档案管理人员的技术及管理水平。在此过程中，需要落实并加强对基建项目档案管理人员的技术水平及管理能力的培训和教育工作，以便管理人员能够熟练掌握基建项目的基础知识，对于电子文档管理、网络技术以及现代管理理论有一定的了解。为此，电力企业应该以提高管理人员业务素质为重点，通过开展现代管理理论教育、专业技能培训和理论知识讲座等方式，为电网工程基建项目档案管理人员提供对相关专业、政策文件、管理知识等的学习。此外，还可借鉴“建立档案管理工作规划机制，制定质量管理标准化规范，建立改进与完善管理规则”的管理方式，促使管理人员养成明确如何做事、如何做对事、如何提高做事的行为习惯。

参考文献：

基建档案的重要性篇5

基建档案记录了工程建设的全过程，真实再现了工程项目管理过程和工程实体的真实面貌。基建档案具有综合性、成套性、真实性、准确性的特点，准确而全面的基建档案为工程验收、工程事故原因和责任认定、提出改进方法以及日后进行管理维护、改扩建等提供了详实的技术依据。因此，从规范化的角度看，每一个工程项目都必须经过工程准备、施工监理、竣工验收等几个阶段，而每个阶段必然产生不同的文件资料。例如，在工程准备阶段有可行性研究和立项文件、建设用地审批文件、勘踏设计文件、招投标文件、预算文件、相关施工合同协议等;在监理方面有监理计划、监理会议纪要、造价控制、质量控制、进度控制和监理报告等;在施工阶段有基础设施资料、土建工程资料、隐蔽工程记录、装修和设备设施安装工程资料、材料检测文件和各种施工试验及施工日志等文件;竣工验收阶段有综合竣工图、专业竣工图、竣工报告、验收记录、工程决算和交付使用财产文件以及各环节中的声像及电子档案文件等，出现了问题还有调整指令和变更说明等等，这些检测、指令和批件材料都是评定工程建设质量非常重要的依据。随着国家经济建设快速发展，重点工程项目不断增多，提高对基建档案重要性的认识，形成齐抓共管的局面，成为新形势下基建档案管理的重要任务。

二、基建档案管理中存在的主要问题

1.档案管理意识不强

项目主管领导和档案人员对基建档案重要性缺乏足够的思想认识，学习宣传落实的主动性不高，加上基建工程队伍流动性大，人员不稳定，档案管理职责没有落实到具体人员,工程各参建部门缺乏相互沟通交流,各行其是，造成档案管理工作严重脱节，档案资料流向不清。此外，由于基建工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，造成基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。

2.基建档案管理体制不完善,档案质量、安全得不到有效保障

出于工程项目建设成本考虑，许多单位没有建立基建档案管理部门，没有设立专职档案人员，没有专门的档案工作场所和档案存储库房，基建档案设施设备陈旧落后不能满足档案管理需要，档案保管达不到最基本的“八防”要求。此外，由于基建档案管理现代化程度与工程建设快速发展的需求不匹配，缺乏相应的工程档案管理软件，计算机管理仅停留在打字记录水平，这些问题都极大地影响了档案管理的工作效率和利用价值。

三、加强基建档案管理的对策

1.转变观念，增强对档案重要性的认识

基建工程档案管理正逐步由企业内部管理向信息化、市场化、社会化管理转变，要以人为本，积极宣传《档案法》的重要性，正确认识基建档案是提高基建工程管理质量的关键和保证。基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理部门等众多部门，单凭档案部门是无法独立完成资料的收集整理、编目建档工作的，因此必须树立全局意识，努力争取单位领导和各职能部门的重视与配合，通过档案利用实例，加强档案人员的工作积极性和责任感，提高档案工作的地位，使广大基建工程参与者、利用者逐步认识到档案和档案工作的唯一性和必要性，才能变被动为主动，提高基建档案管理水平。

2.完善基建档案管理体制，建立健全基建档案规章制度

根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责权限，建立基建档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。特别是在一些重大和跨国工程建设中，更应主动借鉴国际先进管理经验，建立符合国情和自身运作特点的现代化基建档案专业管理模式。比如，目前国内工程建设一般采取项目经理承包责任制的方式，由项目经理全权负责工程施工的质量、进度、安全等，对工程项目的完成起着重要的作用，在签订工程项目承包合同时，可明确将工程施工文件归档工作列入到工程项目考核标准中，只有在工程项目完成后，所有目标达到先前所制定的考核标准时才能兑现项目承包奖，就能保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。

3.增加投入，完善基建档案基础设施配备

档案人员应主动向领导汇报基建档案工作出现的问题以及配置设备设施的必要性，争取各级领导的支持。积极协调建设符合档案保管“八防”要求的档案库房和设备，改善基建档案工作环境条件。

4.实现过程管理，将基建档案管理工作纳入基建工程项目管理中

一是基建档案工作与工程建设进程同步，建设项目申请立项时，即开始基建文件的收集、整理、审查工作，建设项目竣工验收时，完成项目文件的归档、验收工作，从工程建设源头控制基建档案管理质量。二是建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制，在签订合同时，明确需移交的基建档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项，并规定工程款的百分之八作为基建档案归档的保证金，不提交齐全完整的基建档案不予验收不予付款，有效的控制、监督、规范基建档案的质量。三是落实基建档案工作“三纳入”、“四同步”措施，即基建档案工作纳入基建工程计划中，纳入基建工程规章制度中，纳入岗位责任制中；基建档案工作与基建工程立项同步，与基建工程建设进度同步，与基建工程工作检查同步，与基建工程竣工验收同步，确保基建档案归档工作顺利进行。

5.规范基建档案立卷标准，提高立卷质量

基建档案的重要性篇6

随着我国社会经济的快速发展，我国的高等教育事业也取得了长足的发展，高等学校基建工程项目的建设也越来越多。在高校基建工程施工中，基建档案是对基建项目进行核查、审计、管理以及后期扩建、维修的重要依据，做好高校基建档案管理工作具有十分重要的作用。但是，当前高校基建档案管理工作中存在着许多问题，对其展开探讨十分必要。

一、高校基建档案管理工作的特点

在高校基建档案中因为具有多重化管理和多元化投资主体的特点，致使高校档案的管理工作具有社会性和复杂性的特点[1]。随着社会的不断发展，高校管理工作的不断进步，使其对高校基建档案的质量、档案信息的完整性和准确性有了更高的要求。基建档案管理工作只有不断地适应时展的需求，才能充分发挥高校基建档案管理工作的作用。基建档案主要包含影像资料、声像资料、纸质档案等形式，在基建过程中会连续不断地产生各种资料。因此，如何有效、准确、完整地采集、整理和移交基建资料是目前基建档案管理工作中面临的重要问题[2]。

二、高校基建档案管理工作中存在的问题

（一）单一的基建档案使用方式。目前，在大多数高校中，使用者都是通过上门借阅的方式使用基建档案，上门借阅的方式使基建档案得到了利用，但是因为长期、单一的使用原件，会使档案原件发生字迹不清、页面污渍等现象，严重的则导致档案破损，甚至会发生档案遗漏或丢失等问题，从而不能完好地保护基建档案。（二）整理档案不规范。基建档案管理工作的专业性很强，它要求基建档案管理人员具备专业的档案管理知识和相关的基建工作专业知识。而在实际的高校基建档案管理工作中，很多高校基建档案管理人员并非专业出身，大多只具备一种专业技能，并不能完全符合基建档案管理工作的要求，由此也影响了其管理工作，从而在管理过程中面临各种困难[3]。在整理基建档案资料时，因为施工方和监理方等单位会源源不断地连续提交各种资料，而管理人员由于专业管理知识的缺乏，严重影响了基建档案的质量。特别是在分类复杂的图纸时，经常会发生各种失误，使档案整理工作杂乱无章[4]。（三）书写档案不规范。在整个档案管理工作中，当然也包括在编制过程中的设计院、项目施工方、监理方，他们在档案编制过程中，因为不规范地书写档案资料，比如书写用笔的不规范，有需要手工书写的资料却打印，需要打印的资料却书写。因为笔墨不耐久，时间长了会发生字迹扩散或脱落等现象，而需要特殊强调的字体颜色却没有正确使用，以致影响了资料的准确性。不规范地书写档案不利于档案的保存。（四）记录档案信息不规范。基建档案包括很多的基本信息和资料，比如编制档案的日期、签字日期、印章、签名、设计方、施工方等，在记录档案的基本信息时，档案管理人员不仔细、疏忽大意地对待工作，会使得档案资料缺乏完整性。（五）档案资料收集难度大。因为基建档案具有完整性、专业性和成套性的特点，而且它形成的周期长、涉及的单位部门多，使得档案管理人员在收集档案资料时的难度增大。基建档案包括很多资料，既有基本的档案资料也有隐蔽的内部工程和地下管网资料等。很多基建工程大都隐藏在地下或墙体内，而隐蔽在地下、墙体内的资料，其收集的难度更大，也容易使管理人员在收集过程中出现遗漏或缺失。（六）单位部门间缺乏合作和沟通。因为高校档案管理工作人员缺乏专业的基建知识，使其不能主动地协助、指导和督导基建部门对于档案资料的收集和整理工作。而基建单位和部门因为自己的便利，不会主动提交基建档案资料，而是将其放置在自己的单位部门留己私用。各单位部门缺乏合作和沟通，使基建档案资料不能及时的收集、整理、移交。

三、提高高校基建档案管理工作的策略

（一）建立具体的基建档案系统。目前，大多数高校的基建档案管理系统都存在局限性，没有整体性和针对性的基建管理系统。笔者根据基建档案的管理特点，提出建立具体的基建档案管理系统，以方便管理人员的基建档案管理工作。因为基建档案资料非常多，而且涉及的范围很大，而管理人员又必须手工记录，增加了工作量和工作难度，降低了基建档案管理工作的效率。为了保证基建档案收集的完整性和齐全性、整理的便捷性和条理性，建立具体的基建档案管理系统，可以及时地记录档案资料、清晰地分类档案资料，实行分区管理档案，避免管理人员的重复性工作。具体的基建档案管理系统如图1所示。（二）建立相应的基建档案管理制度。基建档案资料数量繁多、收集时间长、涉及单位广，而很多档案资料需要重复使用和审批，致使在基建档案的收集过程中经常发生文件移交和文件借阅的问题。因此，需要建立相应的基建档案管理制度，规范文件移交和文件借阅等手续，实时掌控档案资料的完整性，防止发生档案遗漏、缺失等损失[5]。（三）设立专门的管理部门。基建档案管理工作涉及的单位部门广泛，必须得到校领导和基建处领导的支持，由具备专业档案管理知识和专业基建知识的工作人员进行基建档案管理工作，并设立专门的基建档案管理部门，严格操作档案的收集、整理、移交、保存等各环节。在基建档案管理部门必须配备专业的基建档案管理软件和硬件，对档案的收集、整理、移交、保存等各环节提供便利。（四）对档案实施分类模式。基建档案资料数量繁多、收集时间长、涉及单位广泛，容易导致在管理工作中发生失误。因此，要对基建档案实施分类模式，保证档案资料可以及时地收集和分类整理，以此提高基建档案管理工作的效率和质量。具体的档案分类模式如图2所示。基建档案的资料包括名称、编号、日期、批准部门、发文部门，对基建档案必须依照时间进行顺序排列，在编制基建档案时实施分册立卷、归类排序。由于在高校基建档案的移交环节，管理人员必须按照校档案馆和当地城建档案馆的移交要求进行不同的分类编制。因为必须将基建档案中的工程竣工档案移交给城建档案馆，而城建档案馆更注重的是基建工程项目竣工的资料；工程建设全套档案移交给校档案馆，而校档案馆更注重整个基建工程项目的全部资料。因此，在编制基建档案时，可以分为大型工程的分期分项模式和单体工程模式[6]。1.大型工程的分期分项模式图1基建档案管理系统大型的工程档案编制由设计院、施工方、监理方等单位进行，在编制过程中，以工程的总体规划为主线，以分期工程为索引、以分项工程为基点，对整个工程资料进行编制。以整个工程主体进行统筹规划，对每期每项工程进行档案编制，化繁为简。而具体的档案名称则根据每期、每项的名称进行编制。2.单体工程模式因为单体工程比较独立，资料比较清晰明确，只需要根据常规的流程收集和整理档案，在完成档案后移交相应的单位部门即可。而校档案馆常规的编制要求是使用学校规定的文件盒对档案进行分类分册按项目名称编号并保存。城建档案馆常规的编制要求是工程竣工结束四方验收后，由设计院、施工方、监理方等单位共同完成编制工作，按照图纸和文档进行分类分册保存。（五）对基建档案实施移交归档模式。在高校基建档案的移交过程中，档案必须移交到校档案馆和当地城建档案馆。高校基建档案包含工程竣工档案和工程建设全套档案，其中工程竣工档案移交当地城建档案馆，工程建设全套档案移交校档案馆。通常情况下，基建工程都会存在项目资金问题、项目难易问题、项目工程大小问题等，从项目立项审批到项目竣工使用的时间并不固定。因此，基建档案管理人员必须及时完整地收集、整理档案资料，最后将档案移交给相应的单位部门。而档案移交包括分期移交归档和集中移交归档两组模式[7]。1.分期移交归档模式因为大型的基建工程建设的时间长，需要分时间段进行建设，导致资料的收集和整理也需要分时间段进行。在工程建设过程中，档案管理人员必须实时地收集和整理资料，当完成与工程对应时间段的档案后，需将此档案进行及时的移交归档。对每个时间的档案进行统一的编号，分期分项排序，有条理的归档，可以减少基建档案管理工作量，为后期档案的存放提供足够的空间。2.集中移交归档模式集中移交归档模式的前提是基建档案管理室必须具有足够的存储空间，可以有效地保存所有的基建档案。在基建工程竣工后，基建档案管理人员检查核对所有资料是否准确完整，确认无误后，将全部档案资料进行集中移交归档。将所有档案进行统一编号，使档案规则系统。

综上，目前高校基建档案管理工作主要存在单一的基建档案使用方式、整理档案不规范、书写档案不规范、档案资料收集难度大、单位部门间缺乏合作和沟通等问题，针对这些问题，笔者提出要建立具体的基建档案系统、建立相应的基建档案管理制度、设立专门的管理部门、对档案实施分类模式、对基建档案实施移交归档模式等策略，以期提高高校基建档案管理工作的质量和效率。

作者:黄海铿 单位:潮州广播电视大学

参考文献：

[1]李静霞.高校基建档案管理存在的问题及对策[J].科技风，2016（2）.

[2]王翀.我国高校基建档案管理存在的问题及改进措施研究[J].科教导刊(中旬刊)，2015（10）.

[3]肖永菊.谈高校基建档案管理工作存在的问题及对策[J].科技信息，2011（11）：569-560.

[4]程靖.高校基建档案管理的问题与对策[J].广西经济管理干部学院学报，2013（8）：94-97.

基建档案的重要性篇7

收集滞后性的特点[2][3]。

文献检索以及管理实践表明，我国当前基建档案管理普遍存在重视程度不够、管理意识不强、资料不全、整理不规范、硬件投入不

足、人员队伍力量薄弱等问题[4][5]，

与欧美发达国家差距较大。以美国为例，美国政府十分重视基建档案收集与保管，档案资料系统、完整、门类齐全、数量丰富，比如西雅图港务局、纽约世界贸易中心除保存有基建相关照片和文字材料外，甚至连产业主最初用钢笔勾画的建筑物意向草图都装入了镜框，妥善保管。

为夯实我国基建档案管理实务工作基础，提高基建档案管理研究水平，本文结合现阶段我国档案管理研究成果和基建档案管理实践，从业主方[6]角度研究了我国基建档案管理工作。

二、研究重点

围绕基建档案管理实务要求，本文着重研究基建档案管理机制、范围管理、归档方法等，力图建立一套相对科学、标准的管理体系。

（一）基建档案管理机制研究

从管理层面分析，基建档案管理是一个闭合循环渐进完善的体系。鉴于此，本文运用“PDCA循环法则”，按照统分结合（“业主方制定管理总体计划―各责任主体制定并实施具体管理计划―业主方验查并总结”）的思路，开展基建档案管理机制研究。

1. PDCA循环法则概述

PDCA循环又被称为“戴明环”，是由美国质量统计控制之父休哈特提出的PDS（Plan，Do，See）演化而来，经美国质量管理专家戴明改进并加以宣传而获得普及。它是全面质量管理计划制订和组织实现应遵循的科学程序。PDCA循环法是按照Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Act（处理）顺序依次开展工作，并且循环不止地进行下去的一种质量管理基本方法。经过PDCA循环，成功经验应加以肯定并推广，推进管理的标准化；失败教训要加以总结，以应用到下一个循环，实现基建档案管理能力的阶梯式上升。

2.基建档案管理流程分析

基于PDCA循环法则，将基建档案管理流程分解为计划制定、管理实施、对照检查以及经验总结四个阶段。

（1）计划制定。基建档案管理计划包括总体计划和实施计划两类。总体计划由业主方制定，是基建档案管理的总纲。总体计划制定是基建档案全过程管理的起点，始于项目生命周期中“提出项目概念”阶段，主要内容包括：一是明确档案管理是项目管理的必要组成，要求其他建设相关方[7]必须重视基建档案收集与整理，界定清楚各方管理责任；二是明确其他建设相关方的档案归档范围以及档案移交业主方的时间；三是明确档案管理的组织方式，包括归档程序、移交程序、借阅程序、复印程序等；四是明确档案管理抽检制度、约束制度以及奖惩措施。实施计划是其他建设相关方结合本单位实际情况制定的具体工作计划。实施计划必须与总体计划保持一致。其他建设相关方制定的实施计划须报经业主方批准同意后，方能生效。

（2）管理实施。基建档案管理实施遵循“统一计划、分块实施、集中归档”的原则。统一计划是指由业主方制定档案管理总体计划，明确档案管理的统一目标、统一标准、统一要求；分块实施是指其他建设相关方围绕项目建设管理规划大纲以及基建档案管理总体计划，制定具体的档案管理实施计划，履行各自档案管理职责，完成总体计划的各项要求；集中归档是指项目建设完成后，其他建设相关方按要求将各自档案移交业主方，由业主方进行查验、接收，并依据相关标准和要求，进行分类、装订、归档、移交或备案。

（3）检查监督。基建档案特点要求基建档案管理必须要高度重视过程监督。一是业主方监管。业主方是基建档案管理的主体和核心，具有指导、监督其他建设相关方按照总体计划要求做好基建档案管理工作的责任和义务。项目建设过程中，业主方要将定期检查与不定期抽查相结合，做好基建档案管理的监督检查。二是其他建设相关方的自查。其他建设相关方要对照经批准认可的实施计划做好档案归档以及经常性自查，健全借阅制度、复印制度，保证档案及时收集、完整归档、管理规范。

（4）经验总结。经验总结既是基建档案管理系统中的承前启后环节，也是业主方提升档案管理水平的关键程序。对于管理过程中的好经验、好做法，要及时总结提炼，形成制度，进行推广，做到标准化；失败教训更是弥足珍贵，应引起业主方高度重视，组织研究应对措施，以避免在下一个PDCA循环中再出现类似问题，逐步提高基建档案管理的整体水平。

（二）基建档案范围管理研究

借鉴现代项目管理中范围管理理论，定义基建档案范围管理为项目生命周期内所有有价值档案的综合管理和控制，以及完成档案管理总体计划所规定的必须工作，并且只完成那些必须完成的工作。基建档案范围管理包括初始定义、范围确认、范围变更控制等三个环节，基建档案范围管理主体是业主方以及其他建设相关方，其中业主方是最终责任主体。基建档案范围管理研究基础是档案价值鉴定理论。

1.档案价值鉴定理论概述

档案价值鉴定是现代档案管理中的重要方法和重点内容，是指鉴定主体基于对档案保存价值和利用意义的合理认识，对档案质量、有用性和管理效益做出判断与估价的智力性工作。根据档案价值鉴定三段论，范围管理是现代档案管理“前端控制”的重要手段。

2.初始定义

基建档案范围管理初始定义是指基建档案管理主体依据国家档案管理相关法规、规章、标准和基建程序，进行基建档案管理内容的初始化定义。基建档案范围管理初始定义是档案价值鉴定的前提与基础，也是形成基建档案范围管理成果的最终依据，应在基建档案管理总体计划中予以明确。业主方是基建档案范围管理初始定义的管理主体。

3.范围确认及变更控制

基建档案范围管理的范围确认是指其他建设相关方依据初始定义，并结合各自管理职能，对基建档案范围管理内容予以认可的行为过程。范围确认结果是开展基建档案管理的直接依据，应在实施计划中体现。其他建设相关方是基建档案范围管理范围确认的主体。对于基建档案范围管理初始定义有异议的，有关建设相关方须按基建管理程序向业主方提出变更申请，获得批准同意并调整初始定义后，方能生效。

4.范围管理成果

基建档案范围管理经“自上而下”和“自下而上”双向沟通与确认后，最终形成三项成果：一是工作任务书，明确基建档案管理的主要任务；二是工作说明书，详细解释基建档案管理过程中的相关事项；三是工作分解结构（WBS），确定基建档案管理的工作体系与责任体系。工作任务书、工作说明书、分解结构（WBS）是基建档案范围管理的核心要件，也是进行基建档案验收的最终依据。

（三）基建档案归档方法研究

项目竣工后，业主方需按一定原则对基建档案进行归档、编号。结合管理实践，我们认为基建档案归档需充分考虑“现实使用性”的突出特点，遵循“方便查阅，便于使用，完整保存”的原则进行编号归档。

国家档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），要求档案以“件”为单元进行装订、分类、排列、编号、编目和装盒。我们研究认为，基建档案归档要在满足行业标准基本要求前提下，遵循基建文件自身形成规律，保持文件间有机联系，采用“按基建程序各阶段形成文件作为分‘件’单元；‘件’内文件批复在前，申请在后，转发文在前，被转发文在后；项目结束年作为档案归档年”的方法进行基建档案归档，以保证基建档案连续性、整体性和合规性。

三、对策建议

基于上述研究，开展基建档案管理工作，要着力抓好以下几点。

（一）增强意识，重视基建档案管理工作

一是要转变基本建设“重申报建设，轻资料收集”的观念，特别是单位“一把手”要充分认识到基建档案的重要作用，加强档案重要性宣传，营造并形成“人人重视档案资料收集，人人具备档案管理基本素质”的良好氛围，将基建档案管理与合同管理、质量管理、进度管理、资金管理、安全管理放到同等重要位置。二是重视基建档案管理软实力和硬件设施建设。建立健全基建档案管理人员激励与考评机制，注重对基建管理人员的档案知识培训，鼓励开展基建档案专题研究，提高基建档案管理的智力支撑水平；加大资金投入力度，运用新兴科技提高档案设施装备水平，保证档案资料存储安全、使用便捷，实现管理的信息化与现代化。

（二）采取措施，提高基建档案管理要求

基建档案的重要性篇8

基建工程档案也称工程建设档案，是指在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成的、有保存和利用价值的竣工图纸、文字记录、工程价款结算书、审计结论以及后期使用过程中的维修、翻修改造等有关经济技术资料。它是工程建设及竣工验收、交付使用的必备条件，也是对工程进行管理、改建、扩建、修缮的重要资料。随着医院基建工程的迅速发展，基础设施建设不断完善，基建工程档案作为一个独立的档案管理门类，也越来越受到医院档案管理部门的重视，搞好基建工程档案建设，提高档案的实用价值显得非常重要。

1

医院基建工程档案特点

医院基建工程档案是在工程项目建设过程中累积成套的资料。工程项目的档案材料是有机联系的整体，围绕一个工程项目的基本建设活动形成了一个互相之间密切联系的基建档案背景。基建工程档案伴随着工程的实施过程按一定的内在规律产生，并被传送到相关的部门和资料的需要者，形成工程项目实施中的档案资料。工程档案资料除具有一般信息共性特征--价值性、滞后性、共享性外，还具有工程技术个性特征，它具有原始数据来源的分散性，加工处理的多样性和其时间、空间的差异性，以及基建工程档案要求的事实性、专业性和重复使用性［1］。

基建工程档案和其它科技档案一样具有两个属性，一是具有使用价值，二是其本身就是一种科技信息。利用基建工程档案可以提高办事效率，节省人力、物力、财力，缩短设计、施工、结算周期；同时为医院的基建提供有价值的信息，为领导的决策提供有力的依据。只有充分了解和认识医院基建工程档案的价值，才有可能从实际出发，进行具体分析，发现其使用价值，充分发挥基建工程档案的社会效益和经济效益，更好地为医院教育和科研服务。

2

医院基建工程档案的构成

医院基建工程档案构成内容可分为工程准备阶段档案、工程设计档案、工程施工档案、工程竣工结算经济档案和工程后期使用过程中的维修改造档案五大部分组成［2］。根据基建档案形成的特点，为了保证档案的完整性、可靠性和系统性，应实行档案工作与工程建设同步收集管理的原则。①工程准备阶段档案包括项目建议书，可行性研究报告，批准的立项报告，土地征用、拆迁补偿文件，批准的医院规划图，有关部门测绘的地形图、用地红线图，以及开工前必须的各种文件，如规划许可证、施工许可证等。②工程设计档案包括委托设计合同，地质勘探资料，施工图纸，图纸会审记录，设计修改通知、竣工图纸等。③工程施工档案包括开工报告，施工组织设计，技术交底，隐蔽工程验收记录，混凝土工程施工记录，主体结构验收记录，钢筋、混凝土、砂浆及各种材料检验报告，工程竣工验收报告和工程质量评定报告等。④工程竣工结算经济档案包括招标文件，中标通知书，投标文件(或工程概、预算书)，竣工结算审核书，工程量计算书，审计报告和审计工作底稿等。⑤工程后期维修、装修、改造档案包括改造翻修图纸或文字叙述的简单维修、装修内容，招投标文件，工程结算审核书，工程量计算书，审计报告和审计工作底稿等。

3 医院基建工程档案的作用

要搞好医院基建工程档案的建设，首先要全面、深入地认识医院基建工程档案的作用，建档的目的是为医院的建设和发展服务，档案离开了“作用”其价值就无从体现。

3.1 对同类工程设计具有重复利用和参考价值 医院基建工程档案是从过去建院过程中形成的各种文件、凭证、函件、图纸、工程预算、竣工结算和各项记录等技术资料转化而来，它客观地记载了当时的历史情况，反映医院基本建设的完整过程。尤其是工程设计档案的最大特点是可以重复利用，这是基建工程档案通用性强的特征决定的，例如一些医技楼，

病房楼、门诊楼和道路等都可以略加修改重复使用或借鉴以往的施工图。基建工程设计档案一般已经过了施工考验，承受了实践的检验。重复利用或参考这些图纸和资料，不仅可以加快速度，还可以提高设计质量减少设计成本［3］。

3.2 对日常维修具有参考借鉴和利用价值 高校基建工程档案对日常维修中的实用价值在于档案利用，档案利用工作是档案工作中最富有活力的一个环节。每年年初医院对修、购专项资金投资估算和立项申报，维修工程招标时的工程量清单编制及竣工价款的结算等均需利用基建工程档案，基建工程档案的利用价值得到了充分体现。利用工程竣工结算档案中的工程结算书中相关工程项目造价加以调整，就是一份准确的投资估算；利用设计档案的竣工图纸对维修内容和要求进行详细说明，就是一套完整的维修施工图纸；利用工程竣工结算经济档案中的工程量计算书和审计工作底稿，维修工程价款结算可以做到快速准确。地下管网的改造、维修和新建工程地基开挖，更离不开基础设施工程档案，学校基础设施的维护与管理需要基建档案提供详细信息。

4 医院基建工程档案的建设

医院基建工程档案具有历史凭证作用、重复利用作用和日常维修作用，必须搞好基建工程档案的建设，要把基建工程档案的收集、管理和整理摆到重要的工作El程上，需要做好以下几个方面的工作。

4.1 提高人员素质，增强档案意识 要增强档案意识，改变“在档案收集时你送我要，在档案利用上你查我调”的状态，档案人员不能仅仅是档案材料的保管员，而应是档案的形成者、管理者，要具有一定的档案管理知识、较强的立卷意识、管理和利用意识并逐步将这些意识形成习惯。要加强基建工程档案管理人员的素质训练，选拔有事业心和责任感、具有一定专业知识的人员担任档案管理工作，同时考虑到基建工程档案的特殊性，要从基建管理和档案管理两方面进行培训，不断提高档案管理人员的业务水平。

4.2 完善管理机制，健全岗位责任制 在重视基建工程进度、质量、造价等环节的同时，要建立和完善基建档案管理的有效机制。由于医院基建工程档案冗繁的特征，它的内容多、种类杂、收集时间长，故必须建立岗位责任制，责任到人，分工合作，奖励先进，鞭策落后，这是一项难度较大的管理工作，它需要多方配合方能落到实处。施工单位应做好收集和提供原始凭证工作，包括开工、竣工报告，施工组织设计，技术交底，隐蔽工程验收记录，图纸会审纪录，设计修改通知、定位放线测量记录，材料出厂合格证，材料质量鉴定书，混凝土工程施工记录，主体结构验收记录，钢筋、混凝土、砂浆及各种材料检验报告，工程竣工验收报告和工程质量评定报告等。监理单位应收集在监理活动中形成的具有价值的文件，如开工令、停工令、返工令、竣工令、工程大事件、工程质量检查记录、检查报告、工程质量等级评定材料，包括分项工程、分部工程、单位工程质量等级评定、基础处理基础工程施工记录、现场监理例会记录、监理月报、监理指令，沉降观察记录各种验收文件等。基建部门应收集作为基建职能部门在进行建设过程中与有关部门之间产生的相关工程建设的文件、函件，如设计文件、招投标文件，政府有关职能部门批文等。审计部门应收集在审计过程中对施工单位所提供的审计资料的真实性、完整性、可靠性的确认资料，市场材料价格确认资料、收集工程量计算书、结算过程的初审意见、核对后意见，终审意见及完整的结算审计报告及审计底稿等。医院基建工程管理部门要明确将档案工作纳入基建各科室的工作职责范围，对于施工过程的经济技术资料不能一味依赖施工单位收集提供，形成人人关心档案，自觉收集、保管、爱护档案的习惯。

4.3 加大硬件投入。建立电子档案 要加大硬件投入，引进现代化管理技术，为档案管理现代化、电子化提供物质基础。计算机的运用极大地方便档案的整理、检索等工作。随着档案电子化的发展，基建档案管理工作面临的一个主要问题就是将工程图纸电子化。可要求设计单位提供电子版竣工图纸，把设计变更完整地在图纸上进行反映，对以前大量的有保存价值的图纸档案，可通过扫描转化为电子档案，如有条件可进一步对文件进行矢量化，以便于直接利用［4］。对于工程竣工结算等资料必须做到电子存档。

4.4 规范建档程序。密切协作关系 在每项工程开工前，档案管理人员都要做好资料收集的前期准备工作，要保证资料收集与工程建设同步进行，在工程建设前期，档案人员要及时了解工程的总体安排，对需要收集的资料做到心中有数；在施工过程中，基建档案人员要深入施工现场。要加强对基建管理单位档案工作的指导、督察，并定期对档案进行阶段性清查清欠，对没有及时归档的部分，要列出清单及时索取，借用档案的要及时督促归档，以防因借用人对档案保管不善而造成丢失损坏。

4.5 科学分类。系统立卷 立档工作是档案工作的重要一环，立档说明是人们查阅档案资料的指南。由于工程规模大小不一、复杂程度不同，产生的档案数量也不一样，随之而来的案卷确立也不尽一致。因此分类不能凭主观想象，而应考虑项目特点及其内在联系，要依照有关规定和要求进行案卷整理，合理划分，并按重要程度和工作程序依次排列，方便管理，方便查阅。

4.6 重视维修改建资料归档，不断完善基建档案 工程投入使用后，由于各种原因，建筑物的改造、装修时有发生，如门窗拆换、隔墙拆除或新砌，弱电系统增加，强电部分改造等，这些有的有图纸，有的用文字叙述，对于这些都应进行有关资料的整理，该补图的补图，该拍照的拍照，该写备忘录的就写备忘录，连同维修、改建工程结算资料一起纳入变更档案管理，使学校的基建工程档案不断的充实完善，有利于今后查阅和重复利用。

5 结束语

基建工程档案是医院的宝贵财富，是医院基本建设的历史记录，反映了医院基础设施和固定资产的整体水平，随着医院规模的扩大、办院条件的改善，医院的基本建设档案会大量产生，随之而来的维修工程也会大量增加，档案的开发利用价值会不断显现，医院基建工程档案的管理是医院基建管理的基础，在医院基本建设中起着不容忽视的作用，只有加强其建设，认识其重要性，才能更好的发挥它的作用。

参 考 文 献

［1]王传宇.科学技术档案管理学［M］.北京:档案出版社，1986:28

基建档案的重要性篇9

        0 引言

        随着我国社会主义市场经济建设不断发展，作为国家和单位发展的基础设施建设，基建工程项目建设也愈来愈得到了深入的发展，国家加强基建工程管理，制定了相应法规、政策、标准，逐步与国际惯例接轨。基建工程档案资料是基建工程建设过程中形成的历史记录，是基建工程管理的重要组成部分，因此，如何加强基建工程档案资料管理工作是提高基建工程质量的一项非常重要的工作。单位近几年基建工程项目建设也得到了发展，在基建工程档案管理中，也出现了新形势下的问题和困难，现就本人在基层档案室基建工程档案管理的体会，谈一谈对基建档案管理的看法：

        1 基建档案的作用

        1.1 基建档案是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料，包括工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等内容，基建档案是单位档案的组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，基建档案为单位事业发展提供了依据和条件。基建工程建设是单位不断发展的一项基础工作，按照基建工程建设规律收集、整理、保存起来的齐全、完整、准确、成套系统的基建档案资料，是基建工程管理人员、技术人员在工程项目建设活动中创造的知识成果，对提高单位发展水平，加强单位基础设施建设力度，增强单位整体档案管理工作合理化、规范化，发挥着重要的作用。

        1.2 基建工程项目是指在同一个计划任务书和总体设计内进行施工，由一个或几个单项工程组成，经济上实行统一核算，行政上有独立的组织形式的基础设施或建筑物，工程项目的特点，决定了基建档案具有技术含量强、系统成套性、原始记录性、完整准确性等特性，基建档案为基建工程各阶段建设活动的决策、文件编报、施工、竣工、使用、等工作提供依据和凭证，是单位维权的依据，是工程项目的宝贵财富。基建档案工作是基建工程建设的组成部分，按照基建工程文件材料形成规律进行收集、分类、整理、鉴定、保存的基建档案资料，实行集中统一管理原则，为工程项目的实施提供档案利用服务，如在筹建一项工程项目的前期工作中，需要进行项目可行性研究、上报建议书、选址、土地规划等工作，必须查阅大量的过去和现在的档案资料，作为申报和编报材料的科学依据，在工程竣工验收阶段，更是需要工程全部档案资料作为验收工程质量的必备条件。所以，需加强基建工程档案管理工作，为提高基建工程管理水平发挥档案作用。

        1.3 基建档案记录了工程建设的全过程，真实反映了工程项目管理过程和工程实体的现实面貌，基建档案具有比工程实体本身更长久的寿命，规范、准确的基建档案是工程进行维修、管理、改扩建、使用的凭证和依据，如有时单位部门需要工程管线的具体位置，就到档案室查找相关工程竣工图，这时档案资料就发挥了方便、准确的服务功能。基建档案是工程质量的反映，工程档案管理纳入了工程质量管理体系中，工程质量关系到人员安全、财产保障、使用保证等方面，在工程建设中形成、积累的基建档案质量好坏控制了工程项目质量，工程人员根据基建档案规范工程技术管理手段、程序，对工程事故原因分析、认定责任、提出改进方法提供技术依据，通过基建档案质量管理，提高工程项目质量，随着国家经济建设快速发展，重点工程项目不断增多，提高对基建档案重要性的认识，齐抓共管，是新形势下基建档案管理的重要任务。

        2 基建档案管理存在的问题

        2.1 面对发展机遇，国家工程项目建设管理体制改革进一步深化，也颁布了一系列工程项目管理和工程档案管理法规、标准，在传统的基建档案管理工作中同时产生了问题和困难。基建工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，使基建档案具有多样性、复杂性、成套性等特点，由于经济利益或赶工期等原因，人们只重视工程本身，轻视工程档案，基建档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，造成了基建档案工作滞后，反而影响了工程各方面对档案资料的利用工作，工程项目管理和技术文件资料处在分散、损坏、丢失等情况下，制约了单位经济和档案管理工作的持续发展。

        2.2 档案管理意识不强，领导和档案人员对基建档案重要性的思想认识不够，基建档案工作的学习宣传力度不强，基建工程队伍流动性大，人员不稳定，使档案资料管理工作严重脱节，档案资料流向不清，工程各参建部门缺乏相互沟通交流，档案管理职责没有落实到具体人员。由于基建工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，使基建档案的收集、整理和归档不及时、规范。对基建档案管理的观念和认识是做好基建档案工作的前提和保证，目前，随着经济和科技的发展，在适应基建档案管理新要求方面存在一定的问题。

        2.3 传统的基建档案管理模式面临着重大的挑战，相关规章制度不健全，不能采取规范标准的管理方法和操作流程，基建档案管理各环节不符合质量要求，由于工程参建单位多，档案工作标准得不到统一，如归档的基建档案质量不一，格式和内容不相同，给档案部门带来一定的负担。基建档案管理工作程序不规范，没有履行监督、检查、指导等职能，基建档案管理措施不完善，对当前的改革形式和现代管理方法缺乏研究和思考。

        2.4 基建档案管理体制不完善，由于工程建设单位人员和经费的原因，许多单位没有建立基建档案管理部门，基建档案管理网络不健全，档案人员由其他管理人员兼职，没有设立专职档案人员，没有专门的档案工作场所，档案质量、安全得不到保障。基建档案管理设施设备不能满足档案管理需要，如没有专门的库房，档案保管达不到“八防”要求，基建档案管理现代化程度不能适应单位和工程建设快速发展的需要，计算机应用仅是打字的水平，影响了档案管理的工作效率和经济效益。

        3 基建档案管理的对策

        3.1 增强档案意识，转变传统观念，树立科学理念。基建工程档案管理正逐步社会化、市场化、信息化，积极宣传《档案法》，正确认识基建档案重要性是提高基建工程管理和档案管理水平的关键和保证，以人为本，贯彻科学发展观，基建档案人员应做好档案管理工作，变被动为主动，有为才有位，使档案人员和各级领导达成共识，齐抓共管，提供基建档案管理水平。基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理部门等众多部门，单凭档案部门是无法完成工作的，努力争取各部门和领导的重视和配合，通过档案利用事例，加强档案人员的工作积极性和责任感，提高档案工作的地位，使广大利用者逐步认识到档案和档案工作的必要性和唯一性。

        3.2 完善基建档案管理体制，建立健全基建档案管理规章制度。根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责，建立基建档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。随着我国加入wto，与国际惯例接轨，重点工程逐渐增多，应根据国情和单位基建工程情况以及国际先进管理模式，实行基建档案现代化专业管理模式，制定基建档案各项规章制度，依法治档，按照国际质量管理体系实行规范化、标准化、科学化管理，基建档案工作涵盖了工程项目的立项、勘察、测绘、初步设计、施工、竣工验收、评优选优等阶段，基建档案业务工作包括收集、鉴定、整理立卷、利用、保管等内容，细化各项制度并真正落实到部门和人员工作中，保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。

        3.3 做好基建档案管理工作，建立基建档案管理机制。基建档案业务工作是基建档案管理的基础工作之一，严格按照基建档案管理程序、标准进行档案管理和保管利用工作。

        3.3.1 加强基建档案的收集工作，基建工程各阶段相互衔接，一个环节连着一个环节，档案资料收集不完整，可能影响其他阶段工作的开展，所以，制定基建档案收集范围、归档质量要求、归档时间等规定的具体分解图表，抓住工程关键阶段进行收集，档案部门要实行全过程跟踪服务，改进工作方法和态度，贯彻落实基建档案工作的规定和措施，采取业主负责制、奖惩制、岗位责任制等工作机制，分工明确，责任到人，确保各参建单位履行基建档案归档移交的责任。

        3.3.2 基建档案管理工作纳入基建工程项目管理过程中，基建档案工作与工程建设进程同步，建设项目申请立项时，即开始基建文件的收集、整理、审查工作，建设项目竣工验收时，完成项目文件的归档、验收工作，从工程建设源头控制基建档案管理质量。建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制，在签订合同时，明确需移交的基建档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项，并规定工程款的百分之五作为基建档案归档的准备金，不提交齐全完整的基建档案不予付款，有效的控制、监督、检查基建档案的质量。采取基建档案工作“三纳入”、“四同步”措施，即基建档案工作纳入基建工程计划中，纳入基建工程规章制度中，纳入岗位责任制中；基建档案工作与基建工程立项同步，与基建工程建设进度同步，与基建工程工作检查同步，与基建工程竣工验收同步。保证基建档案归档工作顺利进行，从而保证了基建工程质量。

        3.3.3 基建档案整理立卷质量是基建档案管理和利用工作的保证，各参建单位应严格做好职责范围内的基建档案整理、组卷、编目、保管、利用工作，遵循基建档案的形成规律，保持档案资料有机联系，单项工程又相互独立，便于利用的原则，构成分类清晰、连续成套的一个整体。通过工程项目技术会议、技术交底等形式，解决基建档案工作问题，形成工作会议纪要、档案工作总结、简报等文件，得到有效的沟通和效果，采取档案工作专家现场演示、业务咨询等方式，对基建档案业务工作进行指导，规范基建档案整理立卷工作，统一基建档案管理标准、操作方法。

        3.3.4 基建档案基础设施建设是基建档案工作发展的物质条件，档案人员应主动汇报基建档案工作情况，及时就当前档案工作出现的问题向领导说明配置设备设施的必要性，争取各级领导的支持，设置符合要求的档案库房，配备档案保管必须的“八防”设备，提高基建档案工作环境条件。

        3.3.5 做好基建档案开发利用工作，探索档案服务机制。基建档案利用工作是基建档案管理的目的和归宿，“今世赖之以知古，后世赖之以知今”，紧紧围绕单位和社会中心任务，挖掘基建档案服务潜能，编制档案检索工具和编研材料，提高档案利用率，充分发挥基建档案的作用，为单位和基建工程各部门提供档案服务。

        3.3.6 做好基建档案验收、报送工作。国家档案局颁布了《建设项目（工程）档案验收办法》，加强基建档案资料的管理，贯彻基建档案备案制度、验收制度，执行基建档案工作检查、预验收步骤，基建档案必须经城建档案管理部门验收合格后，才可进行基建工程的竣工验收，工程竣工验收后3个月内做好基建档案的移交工作，通过基建档案验收工作，提高了基建工程管理和档案管理水平。

基建档案的重要性篇10

关键词： 高校；新校区建设；档案资料；档案工作；研究

Key words: university；new campus establishment；archives；archive work；research

中图分类号：G46 文献标识码：A文章编号：1006-4311（2011）16-0220-02

作者简介：石敦良（1971-），男，苗族，重庆人，硕士，副研究馆员，成都电子机械高等专科学校教师，研究方向为档案理论研究，管理信息系统。

0 引言

进入二十一世纪后，我国需要接受高等教育的适龄青年越来越多，为了推动我国高等教育事业的发展，国家逐年扩大了招生人数；各高校的招生人数在原有的基础上，都明显增加，有的甚至翻了几番。在此情况下，我国的绝大多数高校，原有的办学条件已经不能满足教学的需要；校园的硬件条件尤其是校园面积容量更是远远落后于扩招后的教学需求。高校新校区建设就是在我国高等教育迅猛发展的基础上产生的。据统计，我国超过百分之五十的高校，正在进行或者即将进行新校区建设。以在蓉二十多所高校为例，近二十所高校都在进行新校区建设，要么是在原校址的基础上进行征地扩建，要么是在异地重新建设一处全新的新校园。新校区的建设，资金投入大，动辄上亿；工程量大不说，光是新区建设的档案资料的收集、整理、管理，就是一项相当复杂的工作。在新校区建设的过程中，大量的档案资料会相应而产生，尤其是基建方面的档案资料，对于一个学校来说相当重要。如何将新校区建设过程中产生的大量档案资料，进行全面的收集、整理、归档、管理，是任何高校在新校区建设过程中必须高度重视的一项工作。对于学校的档案工作者来讲，也是一项神圣而有着长远价值的工作。

1 新区建设档案工作的基本原则

原则是指处理工作和问题的准则。新校区建设的档案工作应该遵循以下原则：

1.1 新校区工程建设和档案工作同步的原则 为了遵循这一原则，一个最重要的步骤，就是应该设立一个专门的新区档案工作职能机构，作为新校区建设机构的一个部门单独对新区档案进行全程的参与。有了这一专门的机构，才能做到工程建设和档案工作建设的三同步，即档案资源建设和工程筹备同步、与工程进度同步、与工程峻工验收同步。只有符合这三个同步，才能确保新校区建设中产生的各类档案收集管理的全面性。三同步对新校区建设的档案工作而言，有着相当重要的意义。三同步的实质，是对新校区建设过程中的档案资料原始征集的实时监督和全程参与和管理，这样就能确保建设过程中产生的每一份资料得到有效的收集和处理，同时也使档案工作本身具有系统性。

1.2 档案验收和工程验收挂钩的原则 这个原则相当于把档案工作当成一种监督的手段，把档案验收和工程项目竣工的验收放在同一个层次上，并把档案的验收作为工程验收的一个考核指标，这样不仅仅是保证了档案收集的完整性和档案移交的及时性，而且有助于工程竣工质量的验收和考核，对新校区的建设有着重要的作用。工程建设过程其实质是工程的施工方向工程的建设方履行合同的过程，而竣工验收就是对合同执行的检查和监督。而工程验收最重要的一环，就是根据各种工程图纸，对工程建设质量的验收。因此，在这一环中，各种工程图纸作为重要的档案资料，是工程验收最重要的依据。没有工程项目档案资料的验收，工程验收本身就是不完整的，也是不合规范的。具体到某一项工程而言，在工程验收的同时，档案验收工作应该作为工程建设的一个重要组成部份对待。档案验收不仅是对档案工作自身的负责，也是对工程建设本身的负责。从现在工程建设质量的终生负责制度来说，只有档案验收工作做到全面细致，才能确保工程在以后的使用过程中，明确各方的相关职责。

1.3 档案工作为工程建设服务的原则 档案工作不是新校区建设的最终目的，只有把档案工作纳入到为工程建设服务的体系中，档案工作才具有实际的意义。尤其是对于基建工作，档案工作的服务性更是显得很重要；离开了服务性，基建档案就会失去意义。档案的各种专项设计资料图纸，比如给排水工程图纸、供电图纸等等，在具体建设过程中，都难免要随时查询图纸资料，以确保工程建设每一步的正确无误和顺利进行。对新校区的档案工作而言，从长远讲，是对学校的历史服务，从当前讲，对工程建设服务是档案工作的基本职能。档案收集归档的目的最主要的一个方面是为了利用，因此，对收集到的各类档案资料，进行及时规范的处理，进行精心地保管，为工程建设的需要随时提供服务，是新区建设档案工作的本质所在。

2 新校区建设过程中的档案工作的基本内容

2.1 根据《中华人民共和国档案法》及相关法规，拟订出适合本单位档案管理的原则和制度。落实在新校区建设过程中档案的收集、整理、管理的各项工作职责和分工，把责任落实到人，这样确保了档案资料收集的全面性和规范性。

2.2 在工程开始前，一项最重要的工作就是“两个确定”，首先就是要在具体的建设施工单位中，确定一个专门的档案工作联系人，这对于施工单位的档案资料收集，是至关重要的。其次就是要向施工单位的档案工作联系人，确定基建档案归档的范围和重点。

2.3 在工程施工的过程中，根据相关法律法规的有关规定，对工程建设档案进行收集。档案资料的收集，是新校区档案工作最基本的工作；在档案管理工作的规范下，档案资料的征集，既要防止盲目性，同时做到全面性；在这一工作中，主要分三种情况，第一种就是对工程筹备阶段的前期文件资料进行收集；其次，是在工程建设过程中，档案专门机构有权要求工程建设方，对其在工程建设中产生的档案，指定专人管理，并进行收集、整理，并且移交。最后，是档案工作在工种完成后的验收，这一步是关键，不论哪一项工程，其最终的一个环节，必须落实到档案验收上，并且把档案验收作为一项有控制力的工作予以执行，这样不仅能确保工程建设验收的全面性和规范性，同时也确保了各基建项目档案的全面、完整、系统、规范，并同步归档。

2.4 在档案归档移交的基础上，对档案资料进行必要的重新分类组卷。重新分类组卷是一项相当重要的的工作，由于在新校区建设过程中，施工单位众多，各个施工建设单位在施工过程中，所形成的各种工程档案纷繁复杂，而各施工单位指定的档案工作联系人，其归档的文件资料，从档案管理的角度上讲，未必完全符合档案规范。再则，组卷工作对于基建档案而言，与其他的档案不同；基建档案有着很特殊的要求和特点。它即可以按实体分类法基本的分类方法按阶段组卷，也可以按项目进行组卷；具体的档案分类组卷方式，要根据新校区建设自身的模式和建设过程而定，从档案分类体系而言，实体分类法是大多数高校进行档案分类的基础，但在实际操作过程中，从保持档案完整性、一致性、系统性要求和档案利用查询的方便性来讲，基建档案按项目进行组卷更具实用性、合理性。

3 我校新校区建设的档案工作模式

我校从2006年开始进行新校区建设，2010年基本建成，全校近一万名学生全部入驻新区，这在我校历史上是一件大事。在学校的新校区建设过程中，我校的档案工作即与新区的基本建设同步进行，取得了新区基本建设和档案建设的双丰收。

我校新区建设的档案工作有如下特点：

3.1 学校各级领导特别重视档案建设，校长亲自抓档案工作，新校区建设的过程中，校长不仅对档案管理本身常抓不懈，而且对档案的生成特别留心。譬如在新校区刚开始建设的时候，朱晋蜀校长就亲自拿着相机对整个新区的环境进行了照相，为新校区的原貌状况保留了大量有价值的照片档案。

3.2 在对档案进行生成、收集、管理的过程中，档案工作的一个重点是档案工作为新区建设服务。由于在新区建设的过程中，工程建设随时需要对基建规划设计图纸等档案资料进行查询，档案工作人员随时都作好为学校新区建设服务的各种准备，从而有利于新区建设的顺利进行。

3.3 在每个工程的竣工验收过程中，学校校长亲自把关档案的各项工作，每一个项目的验收，工程项目验收小组成员必须至少有一名是档案工作人员，这就不仅保证了档案工作的全面性，也体现了档案工作的重要性；更重要的是，在国家对工程建设质量特别重视的今天，这也是对历史的负责。使每一个工程项目从规划到建设，都保证了档案收集管理的全面性，使档案工作对建设工作而言，做到有根有据，有利于学校的建设和发展。

4 做好新校区建设档案工作的基础和重要意义

做好新校区建设的档案工作，有两个基础；首先，其最重要的基础就是学校领导对档案工作的重视，只有领导重视了，档案工作才有可能顺利地开展，并得到各个方面的支持；相反，则对任何高校的新校区建设而言，其新校区建设尤其是基础设施建设的档案工作，必将在未来显示出潜在的问题。其次，档案工作者的责任心，是做好新校区档案工作的关键，只有档案工作者兢兢业业，尽心尽力，新校区建设中的档案工作才会做到全面、完整、规范，才经得起历史的检验。档案工作者在这里，不仅仅是指学校档案职能部门的负责人和档案工作人员，还应该包括新校区建设的各级部门和机构的负责人，以及各部门的专兼职档案工作人员。

很多的高校，由于历史的原因，其基建档案有一个很共同的特点，那就是很多的老建筑的基建档案不完整，这和历史的发展有关，也和档案工作有关。从历史上讲，就是具体的基础设施建设的过程中，工程建设人员的档案意识不够，或者说根本就不重视档案资料的收集所致；从档案工作上讲，是档案工作本身的欠缺和档案工作人员的失职，以及档案工作制度本身的不完善所致；这当然也是和具体的历史环境相关的。

现在的新校区工程建设，和历史上的高校基础设施建设不同，由于经济的发展，大部分高校的新校区建设，从时间上讲都比较集中，时间间隔不长，多则三、五年，少则二、三年，档案资料产生快，系统性的档案征集也比较容易；只要档案工作做得到位、及时，有关新校区建设的基建档案可以说从收集到管理，都能做到完整、全面、规范。

参考文献：

[1]潘积仁.档案资源建设：原则，实践，策略[J].中国档案，2009，7：16-18.

基建档案的重要性篇11

2电网建设基建档案整理中的问题

2.1基建档案管理意识差，对电网建设基建档案重要性缺乏认知

在实践中可以看到，对电网建设基建档案整理工作的重要性认识不够，加之基建工程施工建设过程中的人员流动性非常大，人员结构不稳定，导致基建档案资料管理工作与实际情况严重脱节，甚至因基建档案资料整理不全面、流向不明确而导致电网工程参建部门之间难以进行有效的沟通和交流。对于电网建设基建档案整理工作而言，其专业性要求比较高，档案管理人员因不了解专业技术知识、实践能力差，而导致电网建设基建档案资料的收集、整理以及归档不完整、不及时。

2.2档案收集不完整、系统性不高

在电网工程项目施工建设过程中，人们的视线总是集中在施工质量、施工进度以及安全可靠性方面，严重忽视了基建档案材料的收集与归档。对于电网建设工程而言，通常其施工工期比较长，而且工程量也非常大，频繁的人员调整，使施工工期、施工质量以及生产安全成为重点，严重忽略了施工单位的文件资料收集和归档问题，导致部分施工单位为了应用方便而不移交。同时，由于电网工程施工单位存在着交叉作业的方式，负责文件、收集档案材料的人员多为兼职性质，综合素质、业务技能参差不齐，因其所移交的档案材料不规范、不齐全而导致电网工程档案成套性原则被分割。因此，也就无法保证档案资料的完整性、准确性。

3电网建设基建档案整理策略

3.1加强领导重视，提高员工对档案整理工作重要性的认知

在电网工程施工建设过程中，应当制定相关文件、档案材料的收集与管理机制，并且制定领导责任制度。在电网建设过程中，一旦领导调整，均需严格按照档案法、档案管理条例以及档案整理规范等，及时呈送档案资料，及时交接档案工作。同时，还要加大宣传和培训力度，全面提高兼职档案管理人员的综合素质和业务技能。如可以邀请专家对兼职档案人员进行教育和培训，使他们掌握收集电网建设中的相关文件材料，使电网建设基建档案的成套性不被人为破坏，并且保持单项工程项目档案之间的联系性；对档案管理人员进行实地培训、实地交流，采取取长补短的方式，使他们互相促进，提高整体档案管理工作的水平。

3.2建立和完善基建档案整理和管理制度

从某种意义上来讲，电网建设基建档案资料的完整性、准确性，直接关系着建设单位的发展，单位领导、管理人员以及档案管理人员，应当重视档案资料工作，与施工、监理单位签订合同时，将形成和积累的档案资料在竣工后按时移交档案资料，并将其写进合同之中，对双方权利和义务进行明确。在此过程中，可采取相应的经济措施，比如决算财务会签等，来确保电网建设基建档案质量。

基建档案的重要性篇12

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）40-0014-02

随着我国高等教育的快速发展，招生规模不断扩大，高校的基本建设进入了高速发展时期，随之而来的是高校园区、大学城、新校区建设如雨后春笋，蜂拥而上，每个建设新校区的高校要花几个亿或十几个亿，用于学校的征地、建设、原校区旧房的维修与改造等一系列基本建设。高校基建部门工程档案涉及规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，但建设单位作为工程项目管理的主体，自然要做好基建档案管理工作。

一、高校基建档案的主要内容和特点

高校基建档案作为高校建设活动中形成的第一手材料，是高校基本建设图纸、文字记录、工程价款结算书、审计结论以及后期使用过程中的维修、翻修改造等有关技术资料。基建档案是指在基建管理和基建工程项目建设活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。一套完整的基本建设项目档案资料包括工程项目每一个环节的文字或图纸记录，其主要特点如下。

1.专业性，是指基建档案的形成领域和内容性质具有鲜明的、不同于其他行业的专业特征。

2.成套性，是指每一套完整的档案资料是以一个独立的工程项目为对象进行收集和归档。

3.现实性，是指档案有很强的现实使用价值，不同于其他档案资料归档后是用来做历史查找，而基建档案在学校将来发展规划中具有重要的使用价值。

4.周期长，主要是档案要收集从项目的立项、设计、招投标、施工、竣工验收、结算等多个阶段形成的第一手资料。归档工作随着工程项目竣工结算才能完结，持续时间长，一般为1～2年，大型项目需要二年或更长时间，时间跨度不可预见。这些独有的特点决定了基建档案的作用是不可估量的。

二、高校基建档案管理的意义

1.记录高校建设历史。基建档案承载了高校基本建设大量的信息，它真实地记载了学校内各类建筑物、构筑物及地上、地下各种管线等基本建设的规划、设计、招投标、施工以及使用过程中的维护等实际经过的详细资料。它是从征地、地质勘察、图纸设计、施工合同、监理合同、施工组织、竣工验收到各类来往文件、变更签证、图表、数据等第一手资料。

2.对高校的续建和发展具有参考作用。完整系统的基建档案会给后来的建设者提供翔实的基础资料。技术人员通过查阅历史资料，在新建、扩建、改建等工程图纸的设计工作中汲取精华、去其糟粕，可使建设过程不走弯路，节省时间，提高效率。如某高校拟在原教学大楼上加层，该楼的基础设计承载7层的荷载，当时由于资金不足仅建了4层，那么可以直接查阅原始图纸资料，根据设计图纸直接施工。

3.在建设过程中可以重复利用。档案的信息价值不仅是项目建设历史的真实记录，而且是工程使用过程中的维护、改造和将来学校建设的重要依据。工程建设档案具备可以重复利用或参考的特征。工程设计档案已经过实践的考验，通用性很强的设计标准图整理归档后，重复利用不仅可以缩短建设时间，而且还能节省劳动耗费，同时也能提高工作效益及建设项目的经济效益。

三、高校基建档案管理存在的问题

1.档案资料收集不齐全。基建档案涉及建设方、招投标、监理、施工等多个部门，施工程序复杂、时间跨度大，直接导致基建档案成为工程项目管理工作中的滞后点和难点。参与工程建设的各个主体单位，只重视工程进度、工程质量等硬性指标，对表示工程形象进度的阶段性资料不收集、不整理。在项目竣工接近验收时采取补救措施，按照以往工作惯例编制资料，交到建设单位的资料不是能真实反映施工现场的实际数据。

2.档案资料编制质量不高。大多数高校对基建档案的管理没有严格的标准、规范或制度可以执行，普遍存在管理意识较差的现象。如果参建的施工单位技术水平、管理水平不高，工程资料归档意识薄弱，对于要归档的资料纯属应付竣工资料的要求。竣工图是工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样，它是真实、准确、完整反映和记录各种地下和地上建筑物、构筑物等的技术文件。许多施工单位不配备专职资料员，整理资料时也不严格按照相关规范执行，导致归档资料质量不高。

3.档案资料的数据内容缺乏准确性。施工过程中临时发生变更，没有将这些变更的数据及时反映到竣工资料中，变更执行的程序也不规范，导致竣工资料存在误差或失实。档案管理人员只懂档案知识，没有工程项目建设相关的技术知识，难以确定归档资料能否反映工程竣工时的实际情况，判断不清是否图物相符，不能准确识别数据可靠性。

4.档案资料使用手段有待更新。传统的基建档案主要以纸质、实物为载体，易损坏也不便于管理和使用。建立基建档案的最终目的是为了利用，目前高校基建档案的利用，一般是使用者到档案室查阅或借阅，使用者登记借出档案原件。这种使用方法的弊端，一方面是原件借出不能保证安全，一旦丢失不可补救；另一方面频繁使用，原件会破损。因此，传统的档案使用手段无法适应现代化发展的要求。

高校基建档案是高校基本建设发展和科学管理工作的真实记录，是整个学校档案的重要组成部分。其作用毋庸置疑，但基建档案工作的状况令人忧虑，在某些高校仍处于艰难的困境当中，突出表现为基建档案意识普遍淡薄，基建档案的归档资料散失严重、数量不足、质量不高等。（1）基建档案意识普遍淡薄。档案意识是指人们对档案和档案工作这一客观事实的主观反映，也是人们对档案的性质、构成和价值的认识水平。宣传力度不够、各方面重视程度不足等原因，导致许多人对档案工作还缺乏了解，甚至对档案工作不以为然，漠视其重要性，这给我们的工作带来了很大的不便性。（2）基建档案的归档材料散失严重、数量不足、质量不高。要完善高校基建档案的信息化管理，档案资料的完整性是前提，数量是基础，质量是重心。而高校基建档案归档材料的现状是：散失严重、数量不足、质量不高。其中，基建档案材料的散失现象归纳起来主要表现为：一些项目论证、可行性研究等依据性文件缺漏不全；项目招投标过程中，由于中标单位外发包或归档不及时等导致资料散失；施工单位对于在施工过程中形成的，具有不可见性的相关档案材料如地下管网等，在收集时的疏漏或缺失。而基建档案的归档材料质量不高主要表现在：①分类、分阶段管理有待进一步完善。基建档案的分类、分阶段管理方面存在的问题。②文件材料中“三色笔”现象严重。由于缺乏档案意识，工程施工人员、技术人员随意使用圆珠笔、铅笔等书写，这些不耐久字迹会随着时间的推移磨损脱落、扩散褪变。③信息记录不够完整准确。（3）档案信息管理人员的素质有待进一步提高。信息时代，计算机技术以及网络技术不断发展并在各种领域广泛运用。在这种大环境的影响下对于基建档案管理高校也正在加大硬件方面的投入，许多高校已经普及了利用计算机进行基建档案管理。

四、加强基建档案管理的措施

1.领导重视是做好基建档案管理工作的关键。学校主管基建的领导、基建部门以及工程管理人员应充分认识到做好基建档案管理工作的重要性，尤其是校领导要重视和支持。只有领导加强档案建设意识，思想上认识到基建档案管理工作的重要性，建立完善的档案管理组织体系和制度体系，实现规范化的管理，才能切实有效保证基建档案管理和归档工作的积极性。

2.增强学校基建部门收集档案的责任感。在工作中要坚持基建档案“三个同步”原则，即基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收与提交一整套合格的竣工图同步进行。

3.加强档案管理人员业务培训，提升专业化管理水平。档案管理部门应有针对性地加强对基建档案管理人员的业务培训，让管理人员学习相关理论知识，领会现代化管理的业务要求标准，鼓励档案管理人员从思想上接收新方法、新理论，摒弃传统的陈旧管理模式。档案管理人员不但要了解基建专业基础知识，更要熟悉工程项目建设流程，知道基建档案中四大部分资料即工程准备阶段资料、监理资料、施工阶段资料和工程竣工阶段资料是如何收集和整理的。

4.明确职责、及时收集，确保档案工作有效落实。工程项目施工过程中，高校基建部门甲方工地代表要密切注意工程变更，及时查验、监督监理和施工单位做好技术变更记录和竣工图绘制。监理单位和施工单位要把完整、系统、准确的施工变更数据和有关信息及时反馈给甲方工地代表，确保基建工程竣工档案是准确的第一手资料。

5.逐步完善基建档案现代化管理。随着高校办公系统信息化与网络技术的普及，高校档案馆的管理模式也在逐步现代化，基建档案归档形式必须更新。因此，高校基建档案管理工作，必须从传统手工作业方式向信息化管理过渡。采用科学、先进的应用软件进行档案信息的存储和利用，传统的纸质载体档案材料通过计算机信息系统管理转化为可以自动检索、网络化运用的技术。

五、结语

档案工作的终极目的就是提供利用，如何有效地开发基建信息资源，早日实现高校基建档案的信息化管理，已经成为高校档案工作的重点。

参考文献：

[1]朱维荣.高校基建档案信息化建设的实践与思考[EB/OL].中经专网.

http：//202.204.214.99/index/showdoc.asp？blockcode=zjbd&filename=200807102346.