档案信息化建议篇1

一、档案信息化建设的必要性

档案信息化建设指的是通过采用信息化技术使档案工作的现代化水平能够逐渐的提高对档案管理的新理论、新原则以及新情况进行再次的分析和思考，在网络环境中制定明确的档案与服务的基本规范与基本框架，从而达到档案信息社会化的作用。

传统的纸质档案不容易进行长期的保存，为了使纸质档案避免虫蚀、火灾以及受潮等危害，进一步改善保存环境，往往会产生大量的保管费用，而且纸质档案没有备份，经常出现档案资料丢失的现象，而且在对档案资料进行反复的查阅时会大大的增加资料的受损度，甚至造成资料丢失，在很大程度上加大了档案管理的工作难度。而档案的电子化还存在较多的不足与缺陷，电子化档案的查阅、应用以及管理还需要进行完整性的解决。

二、档案信息化建设的现状及问题

现阶段，我国的档案信息化建设整体上具有较大的优势，但是其中依旧存在一些问题，主要从以下几点进行分析：

（一）基础设施比较薄弱

档案信息化建设需要配备容量比较大的服务器、购置计算机、建立数据库以及局域网，具备完善的硬件条件，同时也要对专门用于档案管理的软件进行开发，对网络进行维护与管理，这些工作都要花费大量的费用。现阶段，我国的档案管理机构没有大量的资金进行硬件建设，其收入主要由国家提供，受到很大的限制，难以实现相关硬件建设。

（二）建设标准跟不上时展

档案信息的标准化是进行信息化建设的前提，我国虽然在档案工作方面颁布了许多标准，但是很少提及数字化档案，大部分涉及的是音像以及纸质档案，而档案的信息化建设主要涉及的是数字化的档案管理，因此，需要针对数字化档案制定新的标准，促进档案工作的顺利进行。

（三）观念还比较落后

我国有些档案管理人员相关的观念意识还不够强，认为档案工作无关紧要，没有对档案工作不够重视，以至于投资费用得不到充分的利用，对档案管理造成一定程度上的消极影响。同时，由于档案管理人员的管理意识比较弱，在对档案信息化建设的工作中，落后的管理观念导致不规范的行为，会推迟工作的进程，产生工作上的障碍，使档案信息化建设的工作难度进一步加大。

（四）管理人员素质比较差

现阶段的档案管理人员大部分文化素质以及身体素质都比较低，数量也比较少，很大部分都不是专门的档案管理人员，几乎都是对档案进行手工操作，对电子档案和文件的收集、利用以及保存等多方面的工作还不能够熟练的掌握，不会使用计算机对档案进行管理工作，没有对数据进行维护、对程序进行设计，大大的降低了档案信息化建设的工作程度，对有效的信息资源不能充分利用，达不到社会经济发展的要求。

（五）电子文件的管理工作没有秩序

在科学技术迅速发展的形势下，档案的管理已经开始向信息化建设的方向发展，但是电子文件的管理工作处于无序的状态，如对档案信息实行双轨制，因存储空间不够大，清除了大量的电子文件，对档案信息的完整性以及统一性造成了严重的破坏，具有很大程度上的不规范性。

三、对档案信息化建设进行优化的相关建议

（一）加大资金投入，增加档案信息化建设的效益

首先，档案管理机构要加强与政府以及相关部门进行沟通和交流，努力争取领导的支持，使资金上的困境得到解决，拓宽资金投入渠道，对资金进行充分的挖掘和利用，使档案信息化建设工作能够顺利的进行。其次，档案部门要避免工作上的盲目性与攀比性，根据实际情况制定科学合理方案以及工作体系，在遵守规范的基础上进行档案信息化建设工作，提高资金在工作中的有效性，减少资源的浪费的现象，从而获得更多的效益。

（二）提高工作人员专业素质，建设过硬的人才队伍

首先，人才方面的建设对档案信息化建设具有重要的作用，对于相关的工作人员，要对其进行经常性的培训教育，提高工作人员的专业素质和技能，使其能够熟练的掌握计算机的档案管理工作。其次，对人才队伍的结构进行优化，加强对上岗人员的考核力度，对新进人员进行培训之后才能够进行正常工作，对人才结构进行进一步的改善，为档案信息化建设的工作人员营造良好的发展环境，从而建设过硬的人才队伍，对档案信息化建设进行优化。

（三）提高技术水平，加强法制建设

首先，在档案信息化建设的过程中，提高其信息技术水平，使技术方面的因素与业务方面的因素有机的结合在一起，档案管理部门应该加强信息化控制的力度，用先进的技术对档案信息化建设进行引导，提高档案信息管理工作的质量和水平，促进综合目标的实现。其次，要加强档案信息化建设的有序性，建立健全相关的档案制度以及规范，对档案信息进行有序的处理，加强网络化的建设，在标准的档案信息化建设的规范下，形成完善的档案信息化的标准体系，促进信息化建设的顺利实施。

四、总结

档案信息化建设的工作是一项复杂、长期的任务，在社会进程不断的推进下，档案信息资源的需求量不断的增大，传统的档案管理模式存在诸多的缺陷和不足，要想有效的解决信息管理工作中存在的诸多的问题，需要对其进行不断的改进，对档案信息化建设进行优化，从资金、人员、技术以及法制等方面进行相关改进工作，才能为社会提供有效的档案信息服务，促进档案信息化建设的发展。

参考文献：

档案信息化建议篇2

中图分类号：G27 文献标识码：A

在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“已信息化带动工业化”的要求，到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和信息化建设势在必行。

1 档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、、经济文化等方面的信息进行融合处理的信息化。

2 档案信息化应遵循以下三个原则

2.1 规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规。

2.2 安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取：物理安全策略；访问控制策略；（如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。）信息加密策略；网络安全管理策略等。

2.3 效益性原则：由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，要根据自身的能力，根据馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。还可以根据馆（室）藏档案的特色选择这些档案进行数字化，提供独具优势的服务。因为从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，做到按“需”数字化。

3 促进档案信息化建设的几点建议

3.1 档案工作人员要树立档案信息意识

档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

3.2 提高档案信息化水平技术

3.2.1 配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

3.2.2 档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

3.2.3 对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

3.3 提高档案信息管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

3.3.1 档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

3.3.2 “工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

3.3.3 从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。

4 对今后开展档案信息化建设的展望

4.1 总体规划，分步实施

档案信息化在我国是一项新事物，目前并没有形成一套较完整的理论，没有一个档案现代化、信息化的指标体系。我们要科学地进行档案信息化建设首先必须对其有一个基本正确地的认识，这样才能克服盲目性，避免在资金、人力、物力和时间等方面造成不必要的损失。我们要认真分析研究，按照上级总体目标和阶段要求，着手调研、制定未来的档案信息化建设目标和发展规划，使档案信息化与院信息化保持同步发展。同时，要清醒地认识到档案信息化不是一蹴而就的，必须制定详细、周全的实施方案，分批分阶段地实现。

4.2 突出重点，务求实效

当前档案信息化建设的重点应放在电子文件的管理上。对于文书档案、声像档案等通用性档案信息化应用系统，要在引进成熟软件的基础上，主要做好与现有办公软件的数据接口工作。

4.3 规范流程，强化服务

档案信息化建议篇3

1.1农业科技档案信息化建设是推动农业科技档案管理发展的趋势加快档案信息化建设是国家及河北省“十一五”以来对档案管理工作提出的新要求，档案信息化建设势在必行。由于农业科研活动多是在野外、田间地头进行试验记录或数据采集，形成的档案资料易受环境限制，因而归档时会出现部分资料字迹模糊、纸张变色或破损的现象，因此，传统的档案利用方式又容易造成损害，影响保存效果。实现档案信息化建设之后，档案的利用、保存和管理通过计算机来完成，这样科技人员只需通过计算机网络即可实现档案的查阅［11］，大大减少对档案原件的损毁，有力地保证了档案的完整。

1.2农业科技档案信息化建设是促进农业科学发展的需要加强农业科技档案信息化建设，利用信息化平台将农业科技档案，从“后台推到窗口”，从“室藏转向公开”［5］，实现档案信息资源共享，全面提升农业科技档案的开发利用和服务水平，进一步提高农业科研的效率;同时，更便于农业科技信息的二次利用和开发［9］，更好地为科技扶贫、科技下乡和科技咨询服务，对保证农业的科学发展，推动农业科技创新和现代农业建设具有重要意义［5］。

1.3农业科技档案信息化建设是推进档案工作目标管理认定的途径传统的档案管理方式工作量大，效率低，既费时又费力［8］。实现档案信息化管理后，档案的收集方式由指导代办转变为经由计算机网络检查督促［13］，确保了归档资料的完整，检索与查询通过网络就可以实现，使档案的利用更加快捷、方便，大大地减轻了档案工作人员的负担，使他们更好地从事档案收集整理和编研工作，进一步提高了档案工作的效率，全面提升了档案的规范化、现代化管理水平［10］，为档案工作目标管理认定奠定了坚实基础。

2农业科技档案管理存在的问题

目前，农业科技档案的管理多数是处于保管和利用状态，没有实现档案信息化的合理配置和科学管理，农业科技档案没有充分发挥出应有的作用［10］。

2.1档案的管理方式单一，工作手段落后由于档案工作受条件限制，档案管理至今还局限于传统的手工操作模式，计算机未能在档案管理及档案信息的存贮、加工上应用。“重藏轻用”问题普遍存在，档案一旦归档就被束之高阁，无法发挥应有的作用。

2.2档案信息化意识淡薄，利用率低部分科技人员档案信息化意识淡薄，对归档的重要性认识不足，为了自己使用方便，将形成的大多数科研资料保留在自己手上［2］，不能反映科研项目的全貌;目前，农业科研单位普遍存在重科研、轻推广的现象，有资料显示，我国每年取得的科技成果有2万多项，而转化率仅为20%～30%［11］。

2.3档案材料形成周期长，不规范由于农业科研工作周期较长，有些试验记载的数据字迹和纸张不规范、不准确［12］;有的课题文件材料中原件较少，复印件较多，字迹又不清楚，不适合长期保存;有的科研项目由于涉及多部门、多单位，以及由于科研人员的调动，档案材料易流失，导致档案材料缺乏连续性、完整性。

2.4部分档案人员业务水平低，服务意识不强档案管理中，缺少既懂一定的农业科研知识又有较强档案专业知识的专职档案人员;部分档案人员兼职过多，业务水平不高，致使其工作热情低，多为坐等上门的被动服务，主动服务意识不强，保密意识又淡薄，在一定程度上影响了农业科技档案的有效利用。

3农业科技档案信息化建设的几点建议

3.1提高思想认识和服务水平档案管理人员必须更新观念，改变传统的“重藏轻用”的管理方式，依靠信息技术实现资源共享［12］，为创新档案管理新模式打好思想基础;将原来“坐等上门”的服务方式通过网络实现直接提供利用，提高档案的服务水平;加大档案信息化建设的宣传力度，提高人们对档案信息化的认识程度［13］。

档案信息化建议篇4

1.档案信息化与数字档案馆含义

档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。

数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。

2.高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析

随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。

高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。

高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。

3.高校档案馆数字化建设中存在的问题

3.1观念问题

高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。

3.2技术层面的问题

⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；

⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展；

⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范；

⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。

4.相关策略建议

4.1加快档案标准化制定和贯标

推进档案信息化建设，标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。

4.2重视档案管理软件的开发和应用

高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。

4.3安全性方面的建议

数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。

4.4重视档案信息化人才队伍的建设

数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次要根据档案馆(室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用，取其所长，开发档案信息化的项目和产品等。

5.结语

数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展，为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步，仍需依靠政府部门大力支持，同时借鉴国内外先进经验，不断推进档案数字化、信息化建设。

参考文献

档案信息化建议篇5

人事档案管理信息化是将人事档案管理工作的网络化、高效化作为核心，是当前人事档案管理水平提升的重要途径。在当前阶段，计算机和互联网技术的快速发展，为档案管理工作提供了更为广阔的发展空间。传统的复杂、繁琐、杂乱的人事档案管理模式可以被信息化管理系统所取代，使得人事档案的价值得到充分发挥。通过对人事档案管理工作进行信息化处理，能够将具有价值的人事档案信息转变成为计算机系统可以识别的数字代码，并利用数字系?y对其中的信息进行识别、分类、存储，实现网络互连条件下的人事档案资源信息共享。

二、当前人事档案信息化建设存在的问题

（一）人事档案信息化管理层次较低

目前我国相当一部分事业单位人事档案管理过程中，因为没有充分意识到该项工作的重要性，其信息化管理水平还较为落后，信息化管理工作依然停留在应用计算机存储档案资料的阶段。同时，人事档案没有及时的进行信息化处理和更新，限制了对人事档案资源的充分挖掘与利用，也阻碍了人事档案信息化管理水平的提高。

（二）人事档案信息化系统管理分散

大部分的人事档案管理信息化建设工作中，通常都没有进行统一的规划和管理，导致资源浪费的情况十分严重。同时，各个部门之间的沟通较少，都只是在自己的岗位范围内开展档案的信息化建设工作，存在着工作量重复、信息资源不共享的问题，与现代档案管理资源共享的要求相悖，不利于人事档案管理工作信息化水平的提高。

（三）档案管理队伍建设乏力

档案管理人员是人事档案管理工作的主体，其很大程度上影响着人事档案管理工作及信息化建设的水平。因此，高水平、高业务能力的档案管理队伍是保证人事档案管理信息化水平的关键。但是，当前的人事档案管理工作中，高素质的专业人才严重缺乏，尤其是信息建设人员的技术水平较低，不能够满足当前人事档案信息化建设与管理的需要，给人事档案信息化管理工作留下了较大的隐患。

三、提高人事档案管理信息化水平的策略与建议

（一）提高人事档案信息化的整体水平

为了确保人事档案信息化工作的目标得以实现，相关部门必须制定针对档案管理信息化的相关规章制度，使得人事档案信息化建设工作能够可持续、稳定发展。在信息化环境下，档案使用主要是通过应用有效的信息技术与信息管理方法，在严格的管理制度约束下开展有效的服务及信息管理工作。只有通过这种方法才可以使得人事档案管理工作达到主动服务的目的，且能够保证人事档案信息的安全。用户若需要检索人事档案的相关信息，则应该在制定的安全网络中进行查询，在获得信息获取权限之后，在对应的安全管理协议制度下，对人事档案的信息进行有效的管理、合法的应用。同时，档案的另一个基本价值就是作为电子档案法律凭证，这要求在信息技术环境下保证数字化档案的真实性。当前，我国的相关法律法规及档案管理制度应该进行相应的修改，保证档案凭证功能得到充分发挥。

（二） 采用集中统一的管理体制

档案信息化建议篇6

作者简介：吴心言，苏州市吴中区人民法院。

近一个世纪以来，计算机技术飞速发展并迅速席卷全球，以计算机为基础的信息技术应用日益广泛，一场全球范围内的信息革命由此引发。信息技术的发展步伐不断加紧、加快，一股国家信息化和企业信息化的热潮亦随之出现。在此背景下，人民法院档案作为国家档案的重要组成部分，其信息化已成为我国信息化建设工作的重要组成部分。

一、人民法院档案信息化建设的概念与沿革

档案是指“国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。” 人民法院的工作中形成的档案大部分是诉讼档案，属于国家重要的专业档案，诉讼档案是“人民法院审判活动的真实记录，是做好审判工作，实行审判监督的重要依据和必要条件。” 诉讼档案的管理工作与审判工作密不可分。数字化则是“将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据，再以这些数字、数据建立起适当的数字化模型，把它们转变为一系列二进制代码，引入计算机内部，进行统一处理，这就是数字化的基本过程。” 人民法院档案信息化，就是指利用计算机、扫描仪、图像处理技术等现代化信息技术将传统介质的纸质诉讼档案，进行数字化处理，进而形成数字档案信息资源并应用于实际的过程。

随着计算机技术的发展兴起，法院档案信息化以此为基础开始起步。70年代末80年代初，计算机刚刚引入，我国档案界便开始尝试运用计算机辅助档案管理工作。到了90年代末，在信息化整体战略的助推下，国家和地方政府对档案信息化建设的投入大幅增加，档案部门配置的信息化设备增多，档案从业人员的计算机应用能力迅速提高，档案信息化建设的相关法规也得到了进一步的完善，档案信息化建设进入了快速发展时期。进入21世纪后，国家档案局相继颁发了《全国档案信息化实施纲要》及《全国档案事业发展“十二五”规划》等文件，要求“建立与国家经济和社会发展相适应的档案工作体制与机制，充分发挥档案和档案工作服务各项建设事业、服务人民群众的作用” ，这标志着我国的档案信息化事业进入了系统发展阶段。

二、吴中法院档案信息化的具体实践

该院的具体做法是：一是党组重视。吴中法院党组高度重视档案数字化工作，多次召开会议，听取汇报，研究方案，部署工作。在人案矛盾突出、办公经费偏紧的情况下，抽调人员充实档案科力量，拨出专款，优先保障数字化扫描工作。二是有序推进。精心挑选实力较强、工作经验丰富、具有相应保密资质的公司负责具体扫描工作，并督促该公司严格按文件要求备案；及时安排工作场地，安装现场监控系统，制定详细工作方案，签订协议，细化任务，落实责任；工作过程中加强督促检查，发现问题及时沟通解决，确保扫描档案完整清晰，挂接及时有效，实体及电子档案安全。三是齐心协力。档案科在坚持做好日常查档、归档工作的同时，强化分工合作，密切配合扫描公司开展工作，每天从库房调档、归档数百卷，并加派专员每日值班。法院网络部门积极提供技术保障和支持，扩大数据库容量，以保障档案数据的挂接。正是在如此条件下，吴中法院的档案信息化建设才得以迅速发展。

三、法院档案信息化建设的优势及存在的问题

相较于以纸质为主要载体的档案保存和管理，法院档案信息化建设有三大优势。

第一，提高查询便捷度。档案数字化，是实现档案信息化的前提条件和基础。数字化资源存储于硬盘、光盘等数字储存介质上，其优势在于不易遗失损毁，复制、转移及查询方便快捷，大大保障了档案的安全度和使用便捷度。

第二，提高档案利用率。法院档案的管理归根结底是诉讼档案信息资源的开发利用，建立一体化的档案信息化管理体系，把档案管理纳入局域网建设总体格局中，减少人力、物力、财力资源的占用，既便于管理，又能够实现资源高度共享，从而扩大档案利用率，提高全社会的档案意识。

第三，降低空间占用率。现在各级法院档案室均或多或少面临着库藏档案“爆满”的问题，随着微缩技术、扫描技术、光盘技术的运用，档案信息的储存量大幅提高，存储密度大大高于纸质档案，利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快，易操作。但在法院档案信息化实际操作中，也难免遇到一些问题。

首先。法院干警“重纸质轻数据”的思想仍然存在。一些法院干警对数字化的档案存在抵触情绪，特别是一些工作年限长、年龄较大的干警，对于翻阅传统纸质档案的工作模式已然习惯，对数字化档案管理的接受度较低，有些甚至不熟悉计算机操作，仍旧要求借阅纸质档案，造成电子档案的“有而无用”。 其次，档案管理软件本身开发尚不完善。应用于档案管理的软件还不成熟，其稳定性、实用性还有待加强，软件自身的程序问题造成档案的丢失、重号状况时有发生。

再次，数据在不同系统中转录易出现差错。法院的数字化档案是在多个平台上产生，以江苏省法院采用的办公系统为例，档案数据由信息管理系统转入档案管理系统，或由办公管理系统转入档案管理系统，需要二次加工，再次录入难免出现一定比例的人为误差，不能完全确保档案的真实性和准确性。

最后，专业数字化公司对法院工作缺乏了解。由于“案多人少”矛盾突出，法院诉讼档案的扫描工作，大多由相关专业公司派驻员工进行数字化处理，这些员工精通数字化扫描工作，但对法院本身的工作全无了解，对纸质诉讼档案的形式及内容亦无基本概念，也会一定程度上增加诉讼档案数字化的错误率。

四、完善人民法院信息化建设的建议

第一，加强档案工作与使用人员的培训。一方面，根据信息化档案管理使用的新技术、新软件的特点，对法院档案部门人员进行培训，另一方面，对外聘的数字化专业公司人员进行法院档案基本内容、构成方面的培训。此外，要抓好档案的安全教育和维护教育工作，使档案调用人员在接受便捷的信息化档案服务的同时，树立档案安全负责的意识，已有扫描电子档的诉讼档案，均不再以实体借阅形式对外借卷，尽量降低档案安全管理的风险。

第二，建立健全安全防范体系。积极应用先进的计算机技术，照片修复技术，电子信息回复技术，计算机录音处理技术等，为档案安全提供技术支持。切实落实异地备份制度，对有多套档案或档案复制件的，确保异地存放至少一套，以防重大灾害或事故对档案造成毁灭性损失。

档案信息化建议篇7

档案是指“国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。” 人民法院的工作中形成的档案大部分是诉讼档案,属于国家重要的专业档案,诉讼档案是“人民法院审判活动的真实记录,是做好审判工作,实行审判监督的重要依据和必要条件。” 诉讼档案的管理工作与审判工作密不可分。数字化则是“将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据,再以这些数字、数据建立起适当的数字化模型,把它们转变为一系列二进制代码,引入计算机内部,进行统一处理,这就是数字化的基本过程。” 人民法院档案信息化,就是指利用计算机、扫描仪、图像处理技术等现代化信息技术将传统介质的纸质诉讼档案,进行数字化处理,进而形成数字档案信息资源并应用于实际的过程。

随着计算机技术的发展兴起,法院档案信息化以此为基础开始起步。70年代末80年代初,计算机刚刚引入,我国档案界便开始尝试运用计算机辅助档案管理工作。到了90年代末,在信息化整体战略的助推下,国家和地方政府对档案信息化建设的投入大幅增加,档案部门配置的信息化设备增多,档案从业人员的计算机应用能力迅速提高,档案信息化建设的相关法规也得到了进一步的完善,档案信息化建设进入了快速发展时期。进入21世纪后,国家档案局相继颁发了《全国档案信息化实施纲要》及《全国档案事业发展“十二五”规划》等文件,要求“建立与国家经济和社会发展相适应的档案工作体制与机制,充分发挥档案和档案工作服务各项建设事业、服务人民群众的作用” ,这标志着我国的档案信息化事业进入了系统发展阶段。

二、吴中法院档案信息化的具体实践

2012年4月28日,江苏省档案局印发了《江苏省档案信息化“十二五”发展规划》,要求各市档案局、省级机关各单位,结合本地区、本单位实际贯彻执行。如今,江苏省法院系统已全面迈入档案数字化进程中,苏州市吴中区人民法院亦紧跟步伐,持续走在全省前列。2008年,吴中法院获得了江苏省第一批档案五星级称号,并于2010年顺利通过复查。

为更好发挥档案资源服务审判、服务社会的职能作用,吴中法院于2012年全面启动档案数字化工作。一方面对库藏的历史档案集中进行数字化加工,建立数据库以备连网。截至2014年底,该院共扫描各类档案186492卷、314546册,对库藏所有经济、执行、行政卷宗和自2001年始所有民事、刑事卷宗进行了数字化扫描,顺利完成当前档案信息化建设的目标。另一方面对在办案件实现“即收即扫”同步数字化,以备办案过程中的查询利用和共享。扫描公司特派专员进驻档案科,书记员整理材料完成后直接交付扫描专员进行信息化处理,以保证信息档案的即时性,借查阅卷宗均实现电子化。

该院的具体做法是:一是党组重视。吴中法院党组高度重视档案数字化工作,多次召开会议,听取汇报,研究方案,部署工作。在人案矛盾突出、办公经费偏紧的情况下,抽调人员充实档案科力量,拨出专款,优先保障数字化扫描工作。二是有序推进。精心挑选实力较强、工作经验丰富、具有相应保密资质的公司负责具体扫描工作,并督促该公司严格按文件要求备案;及时安排工作场地,安装现场监控系统,制定详细工作方案,签订协议,细化任务,落实责任;工作过程中加强督促检查,发现问题及时沟通解决,确保扫描档案完整清晰,挂接及时有效,实体及电子档案安全。三是齐心协力。档案科在坚持做好日常查档、归档工作的同时,强化分工合作,密切配合扫描公司开展工作,每天从库房调档、归档数百卷,并加派专员每日值班。法院网络部门积极提供技术保障和支持,扩大数据库容量,以保障档案数据的挂接。正是在如此条件下,吴中法院的档案信息化建设才得以迅速发展。 三、法院档案信息化建设的优势及存在的问题

相较于以纸质为主要载体的档案保存和管理,法院档案信息化建设有三大优势。

第一,提高查询便捷度。档案数字化,是实现档案信息化的前提条件和基础。数字化资源存储于硬盘、光盘等数字储存介质上,其优势在于不易遗失损毁,复制、转移及查询方便快捷,大大保障了档案的安全度和使用便捷度。

第二,提高档案利用率。法院档案的管理归根结底是诉讼档案信息资源的开发利用,建立一体化的档案信息化管理体系,把档案管理纳入局域网建设总体格局中,减少人力、物力、财力资源的占用,既便于管理,又能够实现资源高度共享,从而扩大档案利用率,提高全社会的档案意识。

第三,降低空间占用率。现在各级法院档案室均或多或少面临着库

藏档案“爆满”的问题,随着微缩技术、扫描技术、光盘技术的运用,档案信息的储存量大幅提高,存储密度大大高于纸质档案,利用很小的空间就可以保存大量的信息,而且开发利用的速度快,易操作。但在法院档案信息化实际操作中,也难免遇到一些问题。 首先。法院干警“重纸质轻数据”的思想仍然存在。一些法院干警对数字化的档案存在抵触情绪,特别是一些工作年限长、年龄较大的干警,对于翻阅传统纸质档案的工作模式已然习惯,对数字化档案管理的接受度较低,有些甚至不熟悉计算机操作,仍旧要求借阅纸质档案,造成电子档案的“有而无用”。

其次,档案管理软件本身开发尚不完善。应用于档案管理的软件还不成熟,其稳定性、实用性还有待加强,软件自身的程序问题造成档案的丢失、重号状况时有发生。

再次,数据在不同系统中转录易出现差错。法院的数字化档案是在多个平台上产生,以江苏省法院采用的办公系统为例,档案数据由信息管理系统转入档案管理系统,或由办公管理系统转入档案管理系统,需要二次加工,再次录入难免出现一定比例的人为误差,不能完全确保档案的真实性和准确性。

最后,专业数字化公司对法院工作缺乏了解。由于“案多人少”矛盾突出,法院诉讼档案的扫描工作,大多由相关专业公司派驻员工进行数字化处理,这些员工精通数字化扫描工作,但对法院本身的工作全无了解,对纸质诉讼档案的形式及内容亦无基本概念,也会一定程度上增加诉讼档案数字化的错误率。

四、完善人民法院信息化建设的建议

第一,加强档案工作与使用人员的培训。一方面,根据信息化档案管理使用的新技术、新软件的特点,对法院档案部门人员进行培训,另一方面,对外聘的数字化专业公司人员进行法院档案基本内容、构成方面的培训。此外,要抓好档案的安全教育和维护教育工作,使档案调用人员在接受便捷的信息化档案服务的同时,树立档案安全负责的意识,已有扫描电子档的诉讼档案,均不再以实体借阅形式对外借卷,尽量降低档案安全管理的风险。

档案信息化建议篇8

档案管理是直接影响医院管理工作能否顺利进行的重要因素，也是衡量医疗机构管理水平的重要依据。而医院档案管理主要是对医院内部的业务信息、员工信息、财务信息、人事信息以管理信息进行统一记录和管理，以便能够为医院单位的各个部门提供具备完整性和准确性的信息资料，有效促进各项工作的顺利开展。档案不仅记录着医院的成长过程，在医院的未来发展中也能够作为重要的参考依据，是促进医院发展的重要组成部分。而且医疗事业是一项具备较高实践性和严格性的工作，在面对许多不同患者的时候所需要考虑到的情况相对较多，而医院档案是针对不同患者进行病情记录的重要途径，这些医疗经验的积累不仅能够有效提高医院的整体医疗水平，对于各项医疗研究也能够起到重要的借鉴作用。因此，医院档案的信息化建设不仅关乎医院的内部管理，也直接影响着医院的持续发展，与引进高水平的医疗人才和新型设施相比有着更高的价值。

1档案信息化建设在医院档案管理中的必然性及意义

1.1提高医院的管理水平

在我国社会发展的过程中，我国各个行业领域都在朝着信息化方向不断发展，而我国医院规模也越来越大，传统的档案管理方式已经不能满足现状需求，为此就必须充分认识到信息化建设的重要性，从而不断提高医院档案管理工作的效率和质量。就目前来看，我国许多医院已经逐步加快了档案信息化的建设进度，使得档案信息管理更具有系统化和科学化，并在档案信息的支撑下对医疗的服务模式作出了相应调整和创新，有效提高了医疗服务的质量和效率。同时，计算机图像处理技术的进步使得医学影像信息系统的建设有了更好的技术依据，并简化了护理流程管理、临床信息管理及行政管理等步骤，有效促进了医院服务平台的建设。此外，档案信息化的建设，不仅能够加强医院管理，也能够使医院管理的各个流程得到优化和完善，使医院管理的工作效率得到进一步提升，对于医院的服务水平和服务能力也能够起到改善作用，从而使患者得到更好的医疗服务。

1.2适应时展的实际需求

医院档案管理的信息化建设不仅是医院管理的内部需求，更是满足社会需求和时展需求的重要途径，在一定程度上也是提高社会生产力的必然要求，而且档案信息化建设在医院网络化管理的过程中也起着至关重要的作用，是为病患提供快捷服务的重要信息来源。同时，计算机网络技术具有较高的交互能力，这就使医院的全面信息化得到了有力支撑，某些传统的人工操作流程都能够通过人机得以实现。例如：在对病患进行诊治的过程中，只需要通过人工操作进行病患的挂号和交款工作，其他的方面如检查、化验、处置等各个环节的档案信息则可以通过病患缴费时获取的医疗卡进行自动记录和流转，大大降低了档案信息的收集工作，在很大程度上也为查询和取单过程提供了便利条件，有效提高了医院的运行效率。

1.3有效提高管理者的素质

医院档案信息化使档案管理人员的工作效率得到了进一步提高，也对档案管理人员的素质提出了更高要求。医院的档案管理人员要具备相应的基本素质。①档案管理人员不仅要具备专业的工作能力，也要具备良好的职业素养和道德素养，从而确保档案管理工作的规范性。②档案管理工作是一项极其复杂的工作，档案管理人员不仅要做好当下的工作，也要着重强化自身的服务意识和服务技能，从而促进档案管理事业的持续发展。③档案信息化建设是一项涉及领域较多的工作，也是一项长期的工程，档案管理人员不仅要提高自身的心理素质，也要不断加强计算机技术和网络技术的应用能力，从而确保档案管理工作的有效进行。④档案管理工作是一项流程较多的工作，所以档案管理人员在进行工作时应着重注意各个细节，并保持自身的工作热情和工作精力，确保档案管理工作的有效开展。

2医院档案信息化建设的具体建议

2.1明确档案信息化建设的基本原则

在医院档案信息化的建设过程中，工作人员应充分认识到几个重要的基本原则。首先是安全性原则，工作人员必须保证整个档案管理系统的网络安全性，做好各项安全措施，例如：详细检查计算机的防火墙是否开启，是否已安装专业的杀毒防毒软件，是否正确关闭了不常用且不利于系统安全的网络协议，这些都是医院档案信息化建设过程中所必须考虑到的。其次是经济性原则，医院档案信息化建设是一项长期的工作内容，在这种情况下就需要相应的资金支撑，但是医院所能投入的资金相对有限，为此就要详细了解档案信息化建设过程中各个环节的资金需求，以便能够合理控制建设成本，从而提高资金的利用价值，有效促进档案信息化建设和智能化建设。最后是全面性原则，档案信息化建设过程中不仅要考虑到各种信息的记录和管理，更要考虑到档案信息的查阅、传输及利用，从而确保档案管理系统的利用率和利用价值。

2.2优化档案管理的管理方式

通常在档案信息化建设初步完成之后，就需要安排管理人员进行档案管理工作，管理人员不仅要具备相应的档案管理知识和管理能力，也要详细了解各个部门特点和信息系统的整体结构，以便能够有效配合其他部门工作的开展，并确保在停电事故和灾害事故发生的时候能够及时采取应对措施，从而确保医院内部的运转。同时，在进行档案管理的过程中，也要制定相应的管理制度，选择科学的管理方式，使档案管理人员管理档案时能够严格遵守保密性原则和真实性原则，并结合医院的实际需求针对文化建设信息、病患信息及人事信息进行统筹管理，从而有效确保档案管理的工作质量，促进医疗事业的持续发展。

3结语

在我国信息技术的发展过程中，档案信息化建设是医疗事业发展中的必经过程。如何做好档案管理工作，如何优化档案信息的记录及管理，如何提高档案信息的利用率都是档案信息化建设过程中所必须考虑到的，只有做好档案信息化建设，提高档案管理效率和管理质量，才能够有效提高医院的运行效率，有效促进医疗事业的持续发展。

主要参考文献

［1］和赣红.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位［J］.中国市场,2012(41).

［2］闭艳艳.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位［J］.办公室业务,2016(14).

［3］宋伟.档案信息化建设在医院档案管理中的价值和地位分析［J］.现代国企研究,2016(14).

档案信息化建议篇9

一是对民政档案信息化工作重要性认识不到位。当前，一些民政部门工作人员，甚至部分档案工作人员也对抓民政档案信息化重视不够，简单地认为民政工作信息化建设只要完成民政工作任务就可以了，对档案主管部门的工作部署和检查存在应付心理；而民政部门档案工作人员往往又身兼数职，承担着繁重的民政工作任务，不能专心做好档案工作，致使民政档案管理工作是“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”，造成有的基层民政档案管理工作做完了，却没有将文件材料及时归档，乱丢乱放，出现人走档丢的现象。

二是档案工作人员信息化管理水平不高。从目前基层民政档案专业人员队伍的整体状况看，普遍存在专业理论水平、信息化管理素质偏低等问题，与现时民政工作档案信息化的发展要求存在较大差距。许多民政工作档案管理人员的管理水平停留在传统工作经验上，信息化管理经验不足，思想观念和管理水平跟不上时展，缺乏创新和活力。

三是电子文件管理不健全。虽然当前的电子文件应用与管理越来越普遍，各级工作人员应用计算机开展工作越来越广泛，但是，由于当前计算机技术开发、推广与使用上的制约，以及民政工作法律政策规定的要求，民政部门对民政工作文件的管理和利用仍然采用"双轨制"，即文件电子版与纸质文件实物载体同时并存，特别是针对电子文件修改、销毁的随意性的不确定性认知，人们还是对纸质文本的信任度较强，因此，电子文件的整理、归档并没有被广泛地重视起来，而且，有的部门的专门档案室、档案柜并未很好地建立起来或很好地使用，每个民政工作人员所使用的计算机里面都有电子文件，没有按规定收集整理立卷归档，销毁随意性大，电子档案管理很混乱。

四是民政档案信息化基础设施不足。由于对民政档案工作信息化经费投入的不足、民政档案信息化管理软硬件设施还相对缺乏，使得民政档案信息化管理相对滞后，不能适应民政工作信息化建设的需要，不能及时、迅速、准确、全面地为民政工作科学化、规范化推进提高提供有价值的信息资源。而且，目前部分民政文件资料仍然是人工归档、管理，计算机在档案管理上的使用、保护水平较低，使民政工作档案信息不能共享，查阅不方便。往往是要“沉入”档案室的卷宗中，逐卷、逐页寻找，不能适应民政档案信息化发展的要求。

针对民政部门档案信息化管理工作中存在的上述问题，结合档案信息化工作实际，要实现民政档案规范化管理，应从以下几个方面采取对策：

首先，要加强民政档案信息化基础建设。一方面各级民政部门应充分认识到做好民政档案信息化工作的重要意义，适应民政工作信息化建设和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入民政信息化建设的总体发展格局中，以促进民政档案事业持续快速健康发展，为民政事业发展服务。另一方面，要提高档案人员的业务素质。把档案信息化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入民政档案工作人员知识更新和继续教育工作计划；采取请进来与走出去相结合、专家授课与个人自学相结合等培训方式，加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，普及信息技术知识，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能，不断拓宽民政档案管理人员的知识面，准确掌握《档案法》、民政部关于文书档案工作的有关规定和要求，促进基层民政档案信息化管理水平的不断提高。并且，民政档案工作人员要坚持在工作中学习和掌握民政工作信息化的有关知识，努力自主提高自身的业务素质，适应当前和今后一个时期的工作需要。

档案信息化建议篇10

一、流动人员人事档案与信息化

随着城市化进程的不断加快，人才流动的频率远高于以往任何时代，流动人员在劳动者群体中所占比重逐渐加大。在我们实际工作中，也遇到过有的单位招工，但却只能靠交谈和看自荐材料等简单方法来了解应聘人员的情况。以此同时，计算机、扫描仪、互联网等先进现代化设备和技术广泛应用于档案管理中，纸质档案数字化、信息化趋势逐渐加强，流动人员人事档案工作面临考验，传统档案管理模式和方法已经不能很好适应现代化的需要，建议信息时展要求相适应的管理模式显得极为迫切。

二、流动人员人事档案信息化建设的意义

（一）流动人员人事档案信息化避免了档案传递过程中存在的问题。由于建构编制和用人制度的改革，一些单位的人事档案管理人员变动比较频繁，对于工作把握不到位，在接收、利用或者转出档案等环节中容易忽视国家规定的手续，如让当事人自己携带档案、在转接档案时不盖密封章等时有发生，导致私拆、私改、私删等负面现象发生，严重影响了人事档案的真实性。流动人员人事档案信息化的建立，能够实现流动人员档案信息在网络平台上的资源共享，相关组织和部门只要拥有相应审阅权限就可以随时随地查询和审核流动人员的个人信息，及时掌握流动人员和德才表现，既节省成本，又方便快捷，避免了档案传递过程中存在的种种问题。

（二）流动人员人事档案信息化拓展了人事管理和人才服务的空间，实现了人才的合理配置。人员的频繁变动是社会发展的必然趋势，流动人员所占比重逐渐加大，管理好流动人员人事档案是科学合理地管理流动人才的基石。流动人员人事档案以网络为基石，将人事管理和人才服务拓展到全社会，开展了一系列社会化的人才服务，为人才流动搭建一个合理有序的平台，既为国家建立人才资源库，又促进了人才的合理配置，使流动人员人事档案趋于规范化，实现了人才资源的合理配置和有序流动。

（三）流动人员人事档案信息化有助于流动人员人事档案的动态管理。档案管理工作是一项动态管理工作，要确保档案的完整性与真实性，必须不断更新档案内容。受人事部委托，人才服务机构是管理流动人员人事档案的主要机构，但是现有的人才服务机构中档案管理人员配备相对不足，无法保证档案的及时更新，致使大部分流动人员人事档案仍处于刚进来时的状态，当事人的升迁、技术培训、工作业绩、工作鉴定等方面的情况未能及时入档，严重影响了档案的实效性和完整性，削弱了档案的价值。

三、流动人员人事方案信息化建设的内容

（一）流动人员人事档案信息库的建立。所谓信息库，就是指在各个省（市）流动人员信息资源系统基础上建立的全国范围内的流动人员信息资源体系。流动人员人事档案信息库，就是覆盖全国流动人员的信息的集合体，主要包括人事档案跟踪系统、人事档案共享系统、人事档案网上办公系统、个人电子信用档案系统等子系统。改信息库的建立旨在最大限度地收集全国范围内的流动人员资源，实现全国流动人员人事档案的统一管理，是一项长远工程，不是孤立努力的结果，而是需要在相关主管部门的统一领导下逐步展开。

（二）流动人员人事档案信息化标准规范的制定。流动人员人事档案信息作为国家人力资源信息的重要组成部分，要实现全国最大范围内的信息库资源共享，必须统筹规划，建立统一的标准化的系统管理体现。具体来看，流动人员人事档案信息化标准规范主要包括三个方面：一是法规规范，流动人员人事档案信息化相关法规，是确保信息化顺利开展的首要任务，主要包括档案资料的数字化和信息化标准。二是基础管理规范，包括数字档案的描述、数字档案文件格式、元数据、对象数据格式规范等。三是实际操作规范，包括计算机软硬件基础设施规范、存储压缩格式以及安全保障等规范。

（三）流动人员人事档案信息化人才队伍的建设。人才是社会建设的掌舵手，缺少人才，任何领域任何行业就会失去前进的动力。随着信息技术的高速发展，档案管理已逐渐由劳动密集型转变为以现代化办公设备为依托的知识密集型工作模式，流动人员人事档案信息化的建设需要一批既懂信息化和系统分析知识，又懂档案管理、信息组织与计算机操作知识的复合型人才来完成。如档案信息采集、处理与数据库加工、信息技术及计算机系统和网络的设计与开发、档案信息分析、研究与咨询、档案数字化研究与管理、档案信息安全维护等方面的人才是流动人员人事档案信息化建设所需的人才。

档案工作人员必须加强对档案专业知识和数字化建设的培训和再教育，及时更新知识、不断扩大知识视野，同时人事档案管理部门要积极引进各层次和各类型人才，合理调整档案工作队伍中人员的背景专业、业务水平、年龄结构等，确保各层次人才的比例均衡、知识互补、能力协调。当然，人才组成不是一成不变的，须根据档案信息化的发展需要，随时调整和补充，以保证机构内的构成关系经常处于最佳组合状态。＼

档案信息化建议篇11

中图分类号：G271 文献标识码：A

0前言

档案在帮助人们认识客观世界和主观世界，传承人类文明，对经济发展和科技创新等方面具有重要的作用。档案信息化是现代档案事业发展的新目标。推进高校档案馆数字化、网络化和检索自动化建设，已成为高校档案管理的大势，也是高校档案管理工作取得重要进展的关键点。大力推动档案管理信息化建设，已是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。档案管理信息化是档案工作向现代化迈进的重要路径，也是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。

1高校档案管理信息化的内涵

所谓高校档案管理信息化，就是在学校统一规划和组织下，以现代管理学为理念，以服务高校师生为宗旨，以计算机、网络及信息技术为手段，对高校档案信息资源进行合理配置，开展的一项涉及多学科知识交叉应用的新型工作模式，其核心和目标是发展高校档案业务，提高高校档案的现代化管理水平，挖掘高校档案的价值，为全校师生提供服务。也就是说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地应用现代信息技术来武装档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。

2高校档案管理信息化的必要性

随着高校各项事业在不断的发展，以及办公室的自动化的实现，档案的门类和数量呈几何级增长，增长的速度超出了人们的想象，这对档案的分类、排列、编目、检索等提出了新的要求。由于档案管理工作繁琐，劳动强度大，重复劳动多。而利用计算机、信息技术等现代化手段管理档案，具有原来手工管理所无法比拟的优势，如查找快捷、检索方便、可靠性高、储存量大、保密性好、成本低、寿命长等特点，能极大地提高档案管理效率及利用的水平，也是高校档案管理正规化科学化的重要条件，同时大大减少了人力、物力、财力，可以起到事半功倍的作用。因此，高校档案的信息化管理建设自然就提上议事日程。

3高校档案信息化建设的重点工作

3.1完善高校档案信息化基础设施建设

高校相关领导要始终高度重视档案管理工作，重视档案信息化建设，要强化档案信息化建设的财政支持，加大投入，以保证高校档案部门能购买和配置档案信息化所需要的软硬件设施与设备。对整个档案库房设计，引进先进的档案管理理念，管理系统采用自动化的密集架管理系统，库房的温度、湿度控制均可由楼宇管理信息集成系统直接控制；并配备专用空调设备，保持档案保存要求的恒温、恒湿条件。使整个基础设施的不断加强，为档案信息化建设的进一步发展奠定坚实的基础。

3.2强化高校档案信息规范化管理

档案管理规范化可以增强档案管理相关工作者的档案法律意识，促使档案工作上一个台阶。高校档案信息规范化是确保档案信息化的基础。只是购置了计算机系统和通讯设备，没有进行档案信息规范化管理，就等于有路无车，对档案数据的采集、加工、保存以及以后的信息共享带来问题，档案信息化也是难以实现的。档案规范化的目的就是要实现档案的完整性、档案管理的规范化、档案检索的便捷化、档案价值的最大化。首先要做好档案著录的规范化管理，按照《档案著录规则》与《电子文件著录规则》等相关标准，将档案著录的原则、方法、项目、格式、文字、来源、相关规则和标识别符号等进行规范化，以避免档案检索条目的不一致，进而影响档案检索的效率，减少或避免检索的错误。其次要实现档案信息存储的规范化，要依据档案的类型以及使用情况，研究相关档案的存储载体及存储方式，并制定相应的存储标准与操作规程。再次，档案信息管理软件开发技术的规范化，要将档案管理软件与档案管理工作结合起来，将档案的搜集、整理、鉴定、归档、存储、开发利用等档案管理工作与相关软件结合起来，为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。

3.3注重高校档案管理队伍建设并提升人员素质

档案信息化的关键是高素质档案管理人才的培养。随着大量高新技术在档案管理中的广泛应用，必须建立一支分工合理、结构科学、素质过硬、保障有力的档案管理队伍。首先要引进一批高素质的档案管理人才，要完善考核与激励制度，留住优秀的档案管理人才，要积极鼓励档案管理人员进行相关知识的学习，不断提高档案人员综合素质，优化档案管理队伍，以适应高校档案信息化发展的需要；要组织档案信息化管理培训，如邀请专家讲座，开展档案信息化座谈与交流会、组织参观学习等。还可以通过业务知识竞赛、技能比拼营造良好的档案文化。要优化人才结构，老中青年龄结构合理，档案学人才、管理学人才、统计学人才、计算机人才等方面专业人才结构合理，确保高校档案管理人才结构与梯次合理，这样才能适应档案管理信息化。

3.4构建档案信息安全管理体系

随着高校档案信息的普遍应用，安全性问题成为档案信息化管理工作的重中之重。因此，高校要构建档案安全管理体系，促进档案信息的高效和安全使用，档案安全管理体系提供的保障包括系统安全性和信息安全性。要加强档案存储设备以及网络的安全性，保障档案存储设备的安全，专机专人专用，及时更新与升级软硬件，定期定时对档案存储设备进行管理维护，保证档案存储设备时刻处在良好的运行状态中。定期对存档文件更新备份，防止文件在意外情况下的丢失。通过设置网络防火墙、文件的加解密、身份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限，加强档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，预防档案文件被其他用户非法访问和随意篡改，并不断改善档案管理手段，努力提高档案的安全管理水平。加强电子档案系统安全审计，建立档案系统的安全审计功能，建立档案使用和操作的审计日志，并定期进行审计，及时发现系统安全隐患。不但应用先进的技术保护措施，而且还应执行科学规范的管理制度，确保高校档案的安全。

4结语

计算机、信息及网络技术的发展，推动了档案信息化建设，高校档案信息化建设也是信息化发展的必然结果。档案管理信息化建设是一项长期的任务，它涉及到的内容广泛，应从多方面入手，既要认识到档案管理信息化的必要性，又要熟知档案管理的内容，还要明确档案信息化管理的重点，并应积极创造条件，争取更多的资源，采取有力措施，适时逐步推进高校档案信息化管理，适应信息化社会的要求。

参考文献

[1] 王军宁.论高校档案工作信息化管理[J].合肥工业大学学报，2001（4）.

[2] 伏秋平.对高校信息化建设的若干思考[J].教育信息化论坛，2006（11）.

[3] 陈霞.谈网络环境下档案信息服务模式的构建[J].档案时空， 2007（4）.

[4] 王桂华.高校档案信息化的途径与模式[J].兰台世界，2008（6）.

[5] 任赞峰.试论高校档案信息化建设[J].兰台世界，2008（6）.

[6] 熊伟，王振旗等.高校信息化建设进程中的问题和对策[J].中国教育信息化，2008（15）.

档案信息化建议篇12

中图分类号： TU198 文献标识码： A

档案信息化建设，特别是建筑工程设计项目要建立电子档案，对于档案管理人员来说其工作方式不再是只将发行的设计文件按册登录、完成借阅，而是要面对大量的电子文件。大一点的项目要对上千个电子文件进行收集、整理、编目等。建立电子档案要做信息系统所需的大量而细致的工作，是纸介档案管理时初期工作量几倍甚至几十倍，这对档案工作者来说是挑战也是契机。

1 目前我国建筑工程设计档案管理现状

建筑工程设计档案是设计项目的重要组成部分之一，直接反映着工程建筑物的质量的安全性和可靠性，建筑工程设计档案从工程建设项目的招标和投标开始，贯穿于工程建设立项报建审批，工程建设项目的勘察设计，工程建设项目的施工以及施工后期的质量验收等环节。 从中，我们不难看出，建筑工程设计档案是对工程设计全程全方位的记录，建筑工程设计档案在一定程度上反映着建筑工程质量的安全性和可靠性。

1．1 档案管理信息化建设缓慢

随着我国科学技术的不断发展和创新，建筑设计行业加快了建筑工程设计档案信息化建设的步伐。虽然加大了建筑工程设计档案管理信息化建设的关注和投资力度，但是据相关的资料显示，目前我国的建筑工程设计档案信息化建设还是十分的缓慢，根本无法满足我国经济发展和城市建设的需求。在建筑工程设计档案信息化建设过程中，由于多数档案的来源地不尽相同，因此信息相对的都比较分散，很难进行统一的规范的管理; 其次，部分的建筑设计单位的档案管理部门在工作过程中还是更侧重于实体档案管理，对建筑工程设计档案管理的信息化建设的力度还是十分的薄弱。

1．2 档案管理信息化建设动力不足

目前，我国的建筑工程设计档案管理在信息化建设还处于初期的起步阶段，在建设过程中还存在着很多的不足和漏洞，同时，在工程建设档案管理信息化建设过程中，人才紧缺也是阻碍建筑工程设计档案管理信息化建设的一个主要因素之一，档案管理人员对建筑工程设计档案管理的信息化建设的重要性认识不足，在工作过程中出现走形式，无法确保工程建筑档案管理信息化建设的真实性和可靠性。

1．3档案管理信息化建设目标不明确

一直以来，档案管理人员对实物资料的收集总是能采取各样方法与手段使其齐全、系统，但面对电子文件收集、整理等工作的时候，往往存在不太了解其工作意义，不明白实物资料与电子文件资料之间如何发挥互补作用以及电子文件系统收集以后怎样发挥其利用上高效率的优势。究其根本原因主要是由于我国的建筑工程设计档案在信息化建设过程中并没有十分明确的目标，这就成为致使我国的建筑工程设计档案管理信息化建设发展缓慢的直接因素之一。

2 基于信息化的建筑工程设计档案管理建设的方法

近些年来，建筑设计行业逐渐认识到了工程设计档案管理信息化建设是促进行业向现代化发展的重要力量，因此，不少企业和单位纷纷加大了建筑工程设计档案管理信息化发展的关注和投资力度，完善建筑工程设计档案管理信息化的基础配置，力求能够不断的提高建筑工程设计档案的收集和管理能力以及档案的再利用效率。

2．1 增强建筑工程设计档案管理的现代化意识

建筑工程设计档案作为建筑工程的重要组成部分之一，直接反映着工程建筑物施工质量的安全性和可靠性。一直以来，建筑工程设计档案信息化的发展和建设都比较缓慢，封闭性较强，开放性不够，自然也就无法实现与时俱进，导致档案的实际利用在一定程度上成为了空话。为了能够进一步提高建筑工程设计档案管理的有效性，增强建筑工程设计档案管理的现代化意识，将档案管理工作和信息化建设进行有机的结合，确保在工作过程中能够摆脱传统工程设计档案管理模式的束缚和影响，积极的摸索和建立一套健全的科学的建筑工程设计档案信息化管理模式，为我国的经济发展和社会建设做出应有的贡献

2．2 加大对建筑工程设计档案管理人员的培训力度

档案管理人员作为建筑工程设计档案管理的主要执行者和参与者，档案管理人员的综合素养和业务技能直接影响着建筑工程设计档案管理工作的科学性和合理性。随着我国科学技术的不断发展和创新，我国多数的档案管理人员在对建筑工程设计档案进行管理的过程中却还是沿用着传统的管理方式，显然已经无法满足我国现阶段经济发展和社会建设的需求，加大对建筑工程设计档案管理人员的培训力度，是实现我国建筑工程设计档案管理信息化的关键因素。建筑工程设计档案管理人员在工作过程中需要不断地充实自我，丰富自己的知识面，从而不断的提升自己在档案管理工作中的具体价值; 同时相关的管理部门也需要不断的培养和强化建筑工程设计档案管理人员的现代化意识，提高档案管理人员对计算机技术的掌握和应用能力，为实现档案管理的信息化建设奠定坚实的基础和保障

2．3 树立建筑工程设计档案信息化管理的安全意识