人才市场档案管理范文

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中图分类号：TE65 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）04-0348-01

每个人才都是由自身的诸多资料构成的，所以，可以把人事档案比作是人才的身份证，它标志着人才的基本信息，所以，一个企业想要选拔出高质量出色的人才，认真管理出人事档案显得意义重大，但是，现在在我国人才市场人事档案的管理尚且存在了这样那样的问题，首先就是选择的档案管理人员缺少专业的素质和能力，其次就是没有设置一个合理的人才市场人事档案管理制度，当然，还存在人事档案管理方式不及时更新，这些问题我们都要认真仔细对待。

1.人才市场人事档案管理的意义

在人才市场中，人事档案就相当于每一个人才的身份证，人才市场中人才众多，不仅数量多，而且分布在各个部门，各个行业，所以，如果单单凭借手工录入人才信息往往是不全的，时间久了查找起来也定是不容易的，所以，建立人事档案显得意义重大，有了人才市场的详细的人事档案，相关单位相关部门可以根据人事档案评定这个人工作的能力，工作时有没有一个良好的态度，曾经的工作经历，受到的工资待遇，以及与上下属所处的关系如何等等，根据人才评定的这些种种因素进一步来决定对这个人才招收与否，人才市场人事档案管理是人事管理中的一个构成部分，它隶属于人事管理，所以，建立健全人才市场人事档案，可以更好的管理更多的人才，让人才的招收更有依可循，也是发现问题的一个参考依据。在现在的生活中，还总有一些人才市场人事档案管理人员没有严于律己，不严格对待这项工作，忘记了人才市场人事档案的真实性完整性，肆意篡改人才人事档案，让其他真正优秀的人才没有得到公平的待遇，这也是人才市场人事档案管理面临的重大问题。针对这些问题，我们应该从人才市场人事档案管理的意义出发，积极解决，让人才市场人事档案管理制度建立健全，为人才服务。

2.人才市场人事档案管理存在的问题

2.1 人才市场人事档案管理人员素质能力不高

人才市场有着众多的人才，这些人才又都隶属于各个行业，各个部门，所以，管理人才市场人事档案的这些管理人员，理应有着基本的能力和素质，让人才市场人事档案管理真正发挥作用。首先，人才市场人事档案管理人员必须要有的就是耐心和细心，人事档案需要录入的条目众多，再加上需要录入档案的人才的数量也不在少数，所以，面对这众多的数据资料，把它们一一整理分类记录输入计算机，需要人事档案管理人员必要的耐心和细心，不能有一丝一毫的差错，一但是，现在很多的人才市场人事档案管理人员就缺少这样的耐心和细心，分类整理档案时并没有十足的耐心和细心，总是出现这样那样的问题，甚至把人才的基本资料记录混淆，让真正有能力的人才受到损失。另外，人才市场人事档案管理者还需要必要的专业能力和素质，人才市场人事档案管理工作并非简单容易的工作，它需要有各种专业的步骤融合在一起，方能建立一个一目了然简洁明了的人事档案，所以，这对人才市场人事档案管理人员又是一大考验，在现实生活中，有很多的人事档案管理人员就没有这种基本的能力和素质，输入档案混乱，让人才招聘者很难分析研究，对于这部分的人才市场人事档案管理人员相关部门也没有采取措施进行培训来改善这种现状，久而久之，对于人才市场人事档案管理是一种阻碍。

2.2 人才市场人事档案管理制度不规范

人才市场人事档案管理首先要秉承几个基本的原则，对于这些基本的原则定是不能违反，如果违反，这对于人才市场选拔合适的人才会造成阻碍。但是，现实生活中，总有这样那样的人才市场人事档案管理制度缺少严格的规定。首先，人才市场人事档案管理制度需要注意的就是真实性，人才的人事档案一定要严格的依照人才的真实情况进行记录，不能有一丝的作假或者是隐瞒，但是，在真正的人才市场人事档案中总有许多的人才在家庭背景或者是学历等标准上进行更改，但是，相关部门却并没有对这些诟病进行整治，让人才人事档案越来越失去效力。再者，不仅仅是擅自修改人事档案的问题，更有甚者借助一些外力虚构一份有利于自己的人事n案，企图在人才招聘者那里蒙混过关，这些问题都很容易的看出我们的人才市场人事档案管理制度并不完善，制定的并不严格，所以，我们要对人才市场人事档案管理制度进行重新的修订，剔除不合理的，保留合理的部分。

3.人才市场人事档案管理具体举措

3.1 选择能力素质达标的档案管理人员

上文已经提到了，人才市场人事档案管理过程中不可缺少的一个重要因素人才市场人事档案管理人员，没有一个合格的优秀的能力达标的人才市场人事档案管理人员，那么就不可能建立一个合格简洁明了一目了然的人事档案，所以，我们要从人才市场人事档案管理人员抓起，首先，人才市场人事档案管理人员必备的素质就是耐心和细心，人事档案不比其他的资料，不能有一丝一毫的错误，否则不仅影响人才本身，也会影响人才招聘者，所以，无论是在分类整理人才资料，还是记录输入人才资料时，都要时刻核对检查，不能出现纰漏，充分保证人才市场人事档案的真实性完整性。另外，人才市场人事档案管理人员需要有着专业化的能力和素质，所谓专业化的能力和素质，就是面对纷繁错杂的人才资料要迅速分类整理，把众多的人才按照类别分好组，进而再对每一个小组进行下一步的信息录入，有着对工作认真负责任的态度再加上专业化的工作能力和素质，人才市场人事档案才能真正发挥自己的作用。

3.2 规范人才市场人事档案管理制度

在现在的人才市场人事档案管理过程中，人事档案管理制度已经基本建立起来了，但是，不得不说的是，在人事档案管理制度建立过程中还存在这样那样的问题，首先，人事档案造假不断，这也来源于人事档案管理制度的不严格，正是由于人事档案管理制度的松懈，人事档案管理人员才会随意篡改人事档案，在家庭背景学历等上作假，让人才市场招聘者很难分析研究，更有甚者，直接做一份完全虚假对自己有益的人事档案来欺骗人才招聘者，这对于众多人才来说是不公平公正的，所以，为了众多的人才，人事档案管理制度理应做一定的修改，把其中积极有益的部分留下来，剔除掉其中不合理的部分，对于私自篡改人事档案的管理者一定要严格处理，在制度规定上明确标出，给予一定的惩罚，让人才市场人事档案成为考察人才的硬性标准。

4.结语

社会在发展，经济在进步，人们的生活也变得越来越好了，越来越多的人才向着各自的方向开始了努力，人才招聘者为了招收更多的人才，于是出现了人才市场，在人才市场中，人才的人事档案才是考察人才的硬性标准，但是。现在人才市场人事档案管理出现了这样那样的问题，例如人才市场人事档案管理制度不规范，人才市场人事档案管理人员能力素质不达标等，针对这些问题，我们理应积极改善，积极思考，让人才市场人事档案真正发挥自己的作用。

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“得人才者得天下”，知识经济的勃然兴起，使国家之间、用人单位之间的竞争更加聚焦于人才之上。用人单位以“唯才是举”作为选人的重要标准，都从自身利益出发来决定人才的留用和培养。档案记录了一个人所受到的教育、培训、走向社会以后的经历，从事过的工作、收获等信息，这些信息是对一个人做出客观评价的重要依据，可以帮助用人单位对本单位人员做出综合分析和配置。在此过程中一方面可以避免“学非所用、用非所学”，另一方面可以“用其所长，避其所短”。由此看来，档案已不再只是党政机关部门的使用专利，而是关乎整个社会行业的发展。

（二）开展人才市场档案管理工作是社会发展的必然趋势

人才市场档案管理模式预示着更大范围内档案管理的一种方向和发展趋势。作为华南地区规模最大、影响最大、专业经验最丰富的人力资源服务机构———南方人才市场，于1997年实现了档案信息网络化。据调查，只要在南方人才市场档案管理覆盖的网络区域就可以搜索到成千上万条各类人才档案信息，不仅如此，它还可以为用人单位提供人才信息网络终端，可以通过已开发成功的人才测评软件系统为个人进行人才综合素质测评，这些都已经经过实践操作并取得了很好的效果，有力地说明了我国实行人才市场档案管理模式既是必要的，也是可行的，必将是社会发展的大势所趋。

二、现行人才市场档案管理工作中存在的问题分析

据有关资料显示，沈阳人才市场有四千多份找不到“主人”的档案；成都人才中心的“弃档”高达三万多份。根据我国人事部和上海、南京、成都等地大型人才市场的不完全统计，全国至少有70万“弃档族”。不仅如此，如若在网上任意搜寻“人才市场”或“人才中心档案管理”方面事宜，会出现一系列“档案收费不合理、服务人员态度傲慢、后悔把档案托管于人才市场”等差评，这不得不让我们提高警惕，反思人才市场档案管理现状。

（一）档案收费管理不合理，增加流动人员经济负担

当前，人才市场对流动人员档案的保管、利用、转递等业务都要求支付相应的费用。21世纪初我国各地人才市场对托管后的档案要求每月支付100-500元不等的档案管理费。而自2013年元旦起，我国对人才市场托管档案开始实施新的收费标准：个人由每份每月15元降为10元（即120元/年）；单位由每份每月20元降为12元（即144元/年）；单位或个人委托单纯存档由每份每月5元降为3元（即36元/年）。可是，当前广州、天津等地的收费稍高于国家标准，各地人才市场档案管理部门在对档案人员办理个人业务时收费标准并不一致，往往还会采取单次收费，比如：开一个证明要交“证明费”，加急要交“加急费”，调档要交“调档费”，评职称要交“评审费”等，这类收入已经成为许多国有人才市场的主要收入来源（占收入的60%-80%左右）。社会流动人员不同于在国有单位、事业编制单位的员工，他们在求职、就职的过程中本身就面临着种种成本和风险，而年复一年的档案管理费用俨然已经成为流动人员不小的经济负担。

（二）“人档分离”现象导致档案内容陈旧失真和档案功能的弱化

相对于市场经济条件下人才流动日益活跃的趋势，记载个人经历的档案内容更新速度显然已经跟不上节奏。部分用人单位认为这类缺乏新增记录的档案不能客观真实地反映流动人员的整体素质与面貌，也就无法以此为依据为单位选拔人才。“人档分离”带来的材料搜集困难、信息补充不及时、查阅手续繁杂、工作环节冗杂等现实困扰，更加剧了档案内容陈旧失真的问题，阻碍了人才市场诚信建设和人才素质评价机制构建。由此，档案功能不仅不能得到提升反而会逐步弱化。

（三）档案管理归属关系不明确并伴随信息管理方式不完善

1.人才市场档案管理部门和用人单位双方档案管理归属关系不明，职责不清，成为人才流动的“绊脚石”。

目前，普遍现象是用人单位和人才市场互相依赖于对方对相关材料进行收集、整理、归档、转递、政审等，彼此职责划分不清，一旦出现问题就互相指责、推诿、逃避责任。

2.档案管理分散，查询手续繁杂，增加用人单位档案管理员的工作量。

在单位人事活动中，每年都会产生大量的员工绩效考核表、工资核定表、职称评定表以及学历、技能等级证书等，这些材料的收集、整理、鉴定、移交等工作一般都由用人单位内部人员完成，然后再移交给人才市场档案管理部门。此外，用人单位在办理员工入党、生育证等事宜时，必须要前往人才市场档案管理部门进行一系列借阅程序来查阅员工档案，手续繁琐，这期间明显会增大用人单位工作人员的时间和精力，降低了工作效率。

3.材料更新、移交不及时，缺乏时效性。

当前许多用人单位对档案工作并不重视，有的是兼职人员主持工作或者根本不设置该岗位，这类人员档案基础知识和专业技能欠佳，不能科学地管理员工档案。加之用人单位到人才市场往往有一定距离，来往不便，常常造成归档材料移交不及时、手续不得当等情况出现，人才市场档案管理部门也就无法保证档案的完整性和准确性，不能全面、动态地反映一个职工的全貌。这使得档案在用人单位和个人之间没有发挥到“桥梁”的作用，不利于人才合理流动及充分就业。

4.管理手段落后，操作程序不规范，管理设备有待更新。

社会流动人员众多，档案管理工作量激增，人才市场档案管理部门的基础设施建设明显滞后于社会人员的流动频率，难以达到市场经济条件下优质高效服务的标准。人才市场档案管理的部分工作人员不具备专业素质，加上资金投入不足，基础设施落后，档案管理工作几乎处于被动应付状态，服务质量很难得到提高。

（四）人才市场档案管理部门的服务理念亟待转变

人才市场档案管理部门有义务、有责任对已经收集到的材料及时整理归档，积极为用人单位和档案人员提供优质服务。然而事实上目前的人才市场档案管理人员的工作过程中没有体现“为人民服务”的理念，很多业务仍是用人单位和档案人员自己奔波办理，比如：明明有更简便的收费方法、办理程序，人才市场档案管理人员往往只字不提，只按最高标准收费，不清楚交代用户在办理相应手续所需证件和具体时间，导致他们多次奔波，浪费大量的时间、精力和车旅费，影响办事效率。这样的人才市场档案管理部门只是提供一个保存档案的“空中楼阁”。

三、现行人才市场档案管理工作建设探索

（一）规范档案管理工作收费标准，加大财政投入，深化公益程度，做到“取之有道、收支有据”

《流动人员人事档案管理暂行规定》指出“人才市场应当以社会效益为主，按照国家和物价局、财政部门的相关规定实行有偿服务”。据此，我们可以得知人才市场档案管理收费是有法律依据的,应当根据规定统一规范各地区收费标准。各地人才市场交流中心应当优先为人民群众服务，不能以盈利为目的，同时，为了更好地为广大人才提供优质、方便的服务，公共财政应当加强财政投入。如若条件允许，各地人才市场皆可向南京人才市场看齐：《南京人才市场档案管理费退费公告》规定“我中心自2009年1月起取消人事档案保管费”，如遇特殊情况需要收费时，人才市场档案管理部门应该合理核定档案收费标准，张贴公告，公开透明，做到取之有道、收支有据。

（二）加强档案信息化建设，及时更新现有档案信息，“人才信息数据库”结合“用人单位信息库”，从纵向、横向加深对档案的开发与利用程度

由于人才流动的日益频繁，人才市场的时效性特征日趋明显，这对档案工作效率提出了更高的要求。人才市场档案管理部门应该在现有档案信息基础之上，及时更新信息，建立真实、可靠、权威的“人才信息数据库”。同时，可根据人才市场所采集的市场信息，做好分析与综合，建立起分门别类、内容丰富、特点鲜明的“用人单位信息库”，从而构造一个各地区、各部门分工协作、纵横相连、具有灵活反应能力的人才供求信息网络。根据需要可进一步开发人才档案信息网页，人才信息，把个人信息档案和业绩档案分类建立、全网络管理，并建立“个人诚信档案专栏”，一方面，可以用诚信档案来约束其道德行为，另一方面，可以为流动人员和用人单位提供及时、准确的供求信息，让档案成为个人的“介绍信”、用人单位的“说明书”，真正发挥其作用和价值。目前我国上海市人才市场已经建立了人才绩效档案，主要是结合了SWOT分析法元素，通过是对优秀人才进行整体测评、分项评估，为单位人才选拔、个人职业规划提供有价值的参考，现已有大量流动人员在此登记建档，让流动人员拥有一份能不断升级的人才绩效档案，使之成为求职者的“新型武器”，从而提高就业率，实现人才充分就业。与此同时，江苏省吴江市人才市场建立了毕业生网络在线管理系统，为毕业生提供查询服务，让用户及其单位随时掌握最新的档案情况。只要在该系统界面输入要查询的用户姓名，点击“搜索”按钮，就可以查询到法律法规规定范围内的档案信息，还可以在线互动及时反馈信息、解答疑问。

（三）调整现有法规政策，出台配套行为准则，建立系统的档案委托保管工作制度以保证档案代管工作有章可循、良性发展

我们不仅要真正贯彻执行现有的人才市场档案管理法律法规和政策，还应该出台与之相配套的具体行为准则，加强对人才档案的依法管理，规范操作程序，强化服务功能，上级主管部门更应加强对人才市场档案管理活动进行监督和管理。从人才市场档案管理部门和用人单位职责不清、互相推诿的情况来看，人才市场必须建立一套科学、规范的档案委托保管工作制度，在档案的收集、鉴别、整理、归档、移交、保管等工作中明确各自职责范围，保证档案代管工作有章可循、有法可依，从而促进人才市场档案代管工作健康、规范、有序发展。从人才市场档案管理分散、档案管理员的工作压力大和材料收集不及时等情况来看，档案部门应该与用人单位加强沟通和协作，理顺办事程序，减少不必要的手续。例如：在出国政审时，人员的政审表填写、上报审查等工作可由人才市场档案管理部门完成。有条件的人才市场可增加人员、购置专用车辆，定期到用人单位接收归档材料，通过主动服务减轻用人单位档案管理员的负担，保证代管人事档案的完整和时效性，用实际行动让广大用人单位及人员体会到人才市场档案制度的优越性。

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迁移档案存在不同情况，处理方式略有不同：

大学毕业，已有就业单位，就业指导中心开具报到证，档案会调到新单位的档案管理部门，拿着报到证去新单位报到即可，如果新单位没有档案接收能力，需要到所在地人才市场报到。大学毕业后办理了暂缓就业的话，就直接拿着暂缓就业协议书和工作时签的那份协议书直接到就业指导中心办理，发给报到证，档案会调回到原籍所在人才市场，最后拿着报到证回原籍所在人才市场报到即可。单位之间迁移档案，需新单位开具商调函，送给原单位档案管理部门，由档案部门对接档案的迁移工作。人才市场之间迁移档案，可以让目的地人才市场开具一份接收函，然后拿着接收函去起始地人才市场办理档案迁移。

（来源：文章屋网 ）

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（一）信息化程度和水平不高。我国经济得到了很快的进步，信息化的时代在我们日常生活中得到了很大的作用，它的范围很广，涉及到各大领域。对我们的生活起到了很大的作用。然而，在对人才市场的管理上可以看出，经济的发达的状况还是现代技术的发展都比较低，所以管理人员在这方面的意识不是很强，也导致管理方面存在一定的问题，对人才场市场的资金的投入量不是比较少，大多数学生的档案在小学初中等文化程度上，这样管理起来相对来说很困难，也难以保障信息化能得到很好的应用。

（二）被弃档案管理难度大。在当代的社会发展过程中，人才市场的管理中应该有很多的要求来制定出合理的方案。因为现在大多数的学生在毕业之后没有找到可以接受档案的单位，都会把档案放回到出生地，其中还有一些没有及时来人才交流中心进行报道，所以就导致档案都丢弃的情况，还有一些原因是把档案放在了人才中心，就不会再去管它，这样做会出现档案不能很好的得到更改，出现了人才中心档案可能就会随着时间的流逝而没有了。这样对保管人员在工作中有一定的影响，希望做出合理的方法来改善。

（三）档案管理人员配备不足。对档案管理员的制度是很清楚明了的，但是在实际生活中就出现了一定的差异，没有足够的人员去进行档案管理的工作，这样也增加了人员在工作中的人物量过大。也随着毕业的学生越来越多的情况，档案员的工作内容就比较的繁重，人员缺少，对工作中都会出现影响等问题，要得到合理的解决。

（四）档案流转中存在不规范现象。在档案转接过程中可能由于某些学校对学生的档案没有做好合理的保管，对学生的档案也没有做好明确的说明，所以就出现了一些问题。还有一些是已经放在人才市场的，但是在转接过程中没有规范性，所以也影响了档案不合理的现象，这样也导致一定要是档案的本人就解决，才能进行报道等环节的落实。

二、加强人才交流中心毕业生档案管理的策略

人才中心档案管理部门在接收毕业生档案的时候，应将这些档案中的信息一一录入到计算机中，同时，平时的管理工作中对于毕业生提取档案以及递交后续的档案资料等新的内容，也应在计算机上面认真、细致地进行记录，并对于档案管理的各个流程都严格实行规范化的管理。当然人才交流中心的主管部门以及财政部门必须重视毕业生的档案管理工作，加大经费上的投入，进行硬件和软件上的建设，能够满足人才交流中心档案管理信息化建设的需求，加快档案管理信息化建设的步伐，为广大毕业生提供更加便捷以及优质服务。

（一）适当增加管理人员，提高其素质。应积极引进人才，按照档案管理的相关规足和实际需求配备足够的专职人员，切实解决目前人才中心毕业生档案管理人员不足的问题。其次，为了更快实现档案管理信息化，我们应该重视档案管理人员专业水平和信息技术的培训和提高工作，培养出更多的专业素质过硬、工作经验丰富又懂得信息技术复合型人才，同时，注重人才引进和其岗前培训工作，从整体上提高档案管理人员专业水平和综合素质。

（二）进一步完善档案管理办法。对档案管理的办法进行进一步的完善是提高人才交流中心毕业生档案管理质量的重要途径，而且为了更好实现档案的规范管理管理人员应该将管理办法统一化，通过统一归类的力、法来实现档案的规范管理和办法的一致性，具体来讲可以以时间为依据进行归类管理，也可以采取分级分类的方式进行管理，这种方式对于数量很大的档案管理较为有效，具体就是档案管理人员对这些档案可按地区先进行一次归类，再根据寄存时间进行二次归类等。在档案管理办法得到完善并创新的情况下，能极大地让毕业生档案管理工作的质量和效率得到提升。