档案资料安全管理篇1

其一，在媒介方式与传递方式上的变化。首先是在媒介方式上，数字档案的磁盘、移动存储、网络数据流等载体将取代传统档案中的纸张、胶片等，这样的改变不仅更利于管理者的统计、保管，同时也更利于人们的浏览与利用。其次是在传递方式上，数字档案的计算机网络技术将取代传统档案的人工传递模式，计算机网络技术可以突破时间、空间上的限制，实现实时检索和传递，更有利于档案管理的自动化发展。

其二，在档案文件建立方式与存储方式上的变化。首先，在建立方式上，传统档案文件的建立基本上是依靠键盘输入，但数字档案的建立更具多样性，如扫描、摄像等。其次，在存储方式上，数字档案的存储方式也将从传统档案的单机硬盘备份、磁盘存储备份转变成为服务器集中存储或云存储，这明显提高了档案文件存储的完整性与安全性，同时也提高了人们查阅档案文件的便捷性。

二、数据库管理模式下的安全保障要务

（一）常用的计算机安全防护措施。首先，定期清理计算机。在计算机的使用中，对于人们在使用程序或上网时留下的一些记录，会自动地保存下来（如浏览器，计算机会自动将人们在浏览过程中的信息自动保存到相关的设置当中。临时文件、缓存、历史记录等便是这些记录的具体表现）。对于这些保存的记录，一旦被人利用，将会从中获得很多使用者的个人信息。另外，当收到了一些来路不明的文件或邮件等，不要轻易打开，为了避免病毒的入侵，应该立即采取删除的手段。在“windows”系统中，自带了一个更新漏洞补丁的功能，应该定期进行更新，以此来有效地保护计算机。同时，对计算机进行定期的清理工作，对不必要的记录进行有效的删除，不但能够从根本上提高整个系统的运行速度，更能够为系统的安全性带来极大的积极效应。其次，灵活运用杀毒软件和防火墙。杀毒软件，它是确保计算机拒绝非法访问、不受病毒侵害的根本手段之一，而在数字档案信息的保?o中也是一个最为基础的方法。因此，身为档案管理人员，如果能够对杀毒软件的应用达到非常熟练的程度且定期对病毒库进行升级，那么就能够实现对计算机的实时监控，从而从根本上对最新病毒的侵害起到一个防范的作用。另外，所谓防火墙，它是位于“Internet”与内部网之间的一个构成，它的存在能够有效地为计算机和网络提供安全保护的硬件以及相应的软件。因此，杀毒软件与防火墙都具备了较为关键的作用，二者有着互相补充的关系。

档案资料安全管理篇2

【关键词】

档案管理；安全保密；信息化管理

现阶段，档案管理工作面临众多挑战，传统的档案管理模式已经远远不能够满足设计需求，难以保证档案的安全性和保密性，如何加强档案安全保密和信息化管理已经成为困扰档案管理人员的难题。因此，文章针对加强档案管理安全保密及信息化管理的研究具有非常重要的现实意义。

一、加强档案管理安全保密和信息化管理的重要性分析

档案管理安全保密工作是以档案资源为对象，信息技术、计算机技术以及网络技术等为手段，以档案工作为依托，以档案管理学理论为指导，按照国家档案行政管理部门以及档案信息社会管理的实际需求开展档案采集、保存、管理、开发以及利用的现代化、规范化管理过程。随着信息化时代的到来，加快档案信息化管理已经成为一种必然趋势，这样才能够充分地利用档案资源，为国家和社会的发展提供强劲的动力。但是，档案信息安全保密工作面临众多威胁，给档案管理工作人员的工作增加了很大的难度，为了充分发挥档案管理工作在档案安全保密、信息化管理中的作用，就应该创建档案信息安全管理体系。同时，档案记录国家及其服务机构的重要历史活动，和一般的信息存在一定的差别，其内容可能直接关系到国家安全、国际机密等，尤其是政治方面、科技方面、军事方面以及经济方面的档案资料必须进行重点保护，一旦不法分子盗窃或者篡改上述信息，将会对国家、社会以及民族等造成无法估计的损失和巨大的危害，由此可见加强档案管理安全保密和信息化管理工作的重要性。

二、加强档案管理安全保密和信息化管理的有效措施分析

（一）提高档案管理工作人员的保密意识。为了提高档案管理的安全性和保密性，首先应该提高档案管理工作人员的安全保密意识、责任意识，以此保证档案管理工作人员能够将更多的精力和时间放在档案管理安全保密工作上。同时，单位或者企业应该定期或者不定期地对档案管理工作人员进行档案资料保密课程以及行业发展形势培训，让所有的档案管理工作人员能够及时、全面地了解行业档案资料安全保密的手段以及新形势，不断提高其安全保密意识和技术水平。此外，还应该通过企业或者单位档案安全保密水平和档案管理工作人员薪酬相挂钩的方式，然后创建科学的奖惩体系，如果档案管理工作人员尽职尽责地做好自身的本职工作，并且档案管理效果良好，企业或者单位应该给予档案管理工作人员一定的精神奖励或者物质奖励，相反则给予一定的处罚，这样能够充分的激发所有档案管理工作人员的主动性，显著提高档案管理的安全性、保密性。

（二）创建科学的档案管理安全保密制度。制度是保证档案管理安全保密工作的重要依据，但是，由于我国关于档案资料安全保密的法律法规尚不完善，一些不法分子利用法律空隙侵害或者盗窃企业或者单位的档案资料，增加了企业或者单位档案管理安全保密工作的难度。因此，现阶段企业或者单位的档案管理工作应该不断加强信息化建设或者改造，更多地应用网络技术、计算技术进行档案资料的管理，创建科学、完善的档案安全保密管理制度，充分发挥法律法规的权威性和强制性，对于恶意删改或者盗取档案资料的不法分子进行严厉的惩罚。因此，我国应该不断的完善网络、计算机关于档案安全保密的法律法规，进而不断完善档案管理安全保密制度体系，为档案管理工作人员加强档案管理安全保密工作注入一支强心针。

（三）加强档案传递过程中的安全保密管理。档案资料在传递的过程中并不是单个部门或者企业独立完成的，而是通过众多部门相互配合协作完成的。因此，为了保证档案传递过程中的安全保密性，必须做好档案传递过程中的安全保密管理工作，档案管理工作人员必须将国家与人民的利益放在首位，不断提高档案传递过程中的安全性和保密性，为实现档案的信息化管理奠定坚实的基础。

（四）防写技术和加密技术的应用。为了提高档案资料的安全和保密工作，就必须采取有效的技术手段，主要包括防写技术和加密技术，对于防写技术，该种技术的优点在于将档案资料设置成“只读”模式，在该种模式下智能通过客户端对信息进行读取，但是不能够对档案资料进行修改，采用不可逆的技术进行档案资料的保存，防写技术的典型应用为一次写入光盘和只读光盘，只读光盘只能进行信息的读出，不能够进行续写和删除信息，一次写入光盘只能一次写入，但是能够进行多次读取；对于加密技术，档案信息化管理的核心思想对档案资料进行加密管理，这样在很大程度上能够提高档案资料的安全性，密码技术是档案安全技术的核心，能够将档案的资料处于不公开或者保密状态，将机密的资料转化成乱码进行保存，这样即使档案资料被盗窃，没有相应的密码依然破解不了档案信息，现阶段，档案信息化管理最常采用的加密技术包括对称性加密技术和公钥密码算法。

三、结束语

总而言之，档案管理工作一直是社会各界广泛关注的焦点，特别是在信息化快速发展的今天，如何保证档案资料的安全保密性，同时实现档案的信息化管理，就应该充分认识到档案安全保密管理和信息化管理的重要性，并采用各种有效的措施进行加强管理，以此达到档案安全、保密管理的最终目标。

作者：毕竟 吴言 单位：南京脑科医院

【参考文献】

档案资料安全管理篇3

引 言：随着我国建筑业的不断发展，建筑工程企业的经营范围不断扩大，各企业在建筑工程档案保管方面存在的问题和困境越来越多，因此，档案管理部门需要对所负责的建筑工程档案进行规范保管，以便为企业的建设提供更有效力的帮助，因此，对工程档案保管进行探讨，成为档案管理工作中的一个重要话题。

1. 工程档案保管工作的重要意义

工程档案保管即对工程建设前期法定建设程序文件、监理文件、综合管理资料、工程技术资料、竣工验收资料和竣工图等一系列资料进行保存和管理。工程档案从表面看来是对建设工程进行过程的资料式记录，然而，工程档案保存的越完整、通过档案管理能够提供的工程信息越多，就越有可能为建筑企业提供更多帮助。例如，在建筑工程存在质量问题时，可以通过工程档案的查阅追溯质量问题的根本原因，划分质量问题责任并进行后果追究，这样能够缩短工程问题的解决时间、提高问题解决的效率。

2. 工程档案保管中存在的问题

1.1 档案保管工作形式老旧

档案保管工作的目标从表面上看起来十分简单，即保护档案资料的完整性和档案资料的安全性，这使得很多相关工作人员的工作始终处于传统的模式中――按部就班地检查档案资料的数量和质量，在规定的时间对外借的档案进行追讨等。这样刻板的工作模式使档案保管工作缺乏全面性，例如，信息化档案的保护方法与传统纸质档案完全不一致，然而，很少有工作人员能够将这二者联系起来，因此，档案管理中经常出现由于纸质资料丢失，有没有数字档案备份的情况，使得档案资料遭到破坏。

1.2 档案保管中的保护力度不够

档案保护工作的重要意义在于满足档案利用的需要，因此，保护工作有必要重视档案资料的可用性和使用价值的保护。建筑企业的工程档案资料非常多，有些企业有几十年的经营历史，年代久远的建筑工程资料成为“压箱底”的档案。而实际上，对此类档案进行分析和整理，则会使其成为与企业经营范围和企业业务空间发展相关的资料，仍然有很强的利用价值。大多数档案管理者并没有将这方面作为档案保管的实际内容加以重视，使得某些类目的档案资料逐渐失去价值，这虽然不是档案资料本身的遗失或破坏，但也损害了档案的可用性。造成这种问题的主要原因在于档案把保管工作不够细致，只重视对资料实体的维护，不重视档案价值的保护。

1.3 对数字形式的档案保管不当

档案信息化发展使建筑企业的许多档案资料都以数字化的形式存在，例如工程施工现场的视频、质量检查的仪器测量数据和分析结果等。有些数字档案对建筑企业来说十分重要，是关乎企业生存和发展的机密档案，也是档案保管工作中的重点。对数字档案进行备份和加密虽然能够有效防止档案遗失，然而，一旦遭遇网络病毒攻击或人为的入侵档案存储电脑，档案仍然存在被篡改或盗取的可能，甚至于被删除。

3. 应对工程档案保管问题的措施

2.1 对档案保管工作模式进行创新

面对目前建筑企业工程档案资料内容和形式愈加复杂的状况，对工程档案保护工作模式的创新应该从以下几方面入手：第一，对档案资料的形式进行互相转化。可以利用传统纸质档案的优势，实现视频、音频、数据资料向纸质资料的转化，采用情境描述、语音记录和打印的形式，实现转化的目的；同时，纸质资料也可以以扫描的形式备份成为数字形式。这样可以在档案遗失的情况下实现资料形式上的互补，不影响档案的正常使用；第二，建立档案保护制度，在制度中明确规定对不同种类、价值的档案，应该采用何种保护措施，在档案出借的过程中时刻追踪档案的使用去向，或可以通过以扫描电子文件的形式出借，这样能够充分保证档案的完整性和安全性。

2.2 从工作责任角度进行档案保管精细化管理

从档案资料的价值体现角度来讲，档案保管工作并非保持档案不丢失、不受破坏这样简单，为了实现更全面、更细致的保管，应该对档案保管工作进行精细化分配。首先，应该将档案工作人员的工作责任与档案保护制度中的规定建立关联，以档案的种类以及特殊的保护措施应用为指标，对保管责任进行全面划分，并将其纳入档案室工作人员的绩效考评之中；其次，应该重视档案价值的保护和管理，建立专门的档案价值评定方式，并组建档案价值保护小组，专门负责整理和分析各种类型的档案，使档案资料的价值不断提升。

2.3 应用高新科技加强数字化档案保护

基于网络环境下的档案数据的安全会受到诸多方面的威胁，比如黑客和病毒的威胁以及计算机网络结构本身安全的威胁。所以加强档案信息安全的管理就需要从软硬件两个层面进行。其中从软件层面要通过构建完善的防病毒黑客攻击体系，比如增加防火墙和为客户端安装网络杀毒软件，同时对操作人员进行全方位的安全培训，提升档案管理人员的安全意识。而在硬件方面的安全防护则可以通过加强安全巡视，构建高标准的计算机安全防护机房，从而保障计算机硬件的安全稳定。同时也可以增加多机备份的形式，要及时做好数据的备份，采用刻录光盘或复制到可移动硬盘上，有条件的情况下可选择异地保存，以防止数据及其他不可预测的事情发生。

4. 结语

综上所述，工程档案把关对于建筑企业来说具有十分重要的意义，而目前此类档案保管中还存在不少问题，档案保管工作的模式、保管力度和对数字档案的特殊保管仍有不足。建筑企业档案保管部门应该对此项工作的工作模式进行创新，采用精细化的保管责任分配方式并加强信息化档案安全性保护，才能使工程档案充分发挥其对建筑企业经营的积极作用。

参考文献：

[1]张 威.建筑工程档案管理存在的问题及处理措施[J].中外企业家，2014（08）：115-117.

档案资料安全管理篇4

引言

唐口煤业作为年产500万吨的现代化矿井，多年的开采，积累了大量的地测资料，且地质档案资料指导着矿井的生产、规划，高效的利用地测资料，可以更加有效的指导生产。利用现有资源条件，以“及时性、真实性、统一性、保密性”为总体思路，积极构建了标准化档案室、电子资料共享平台为主的资料管理体系。通过组建规范化档案室，安排专职档案管理员、建立借还制度和电子目录的录制，提高纸质档案的标准化管理。同时通过建立电子资料管理平台，实现电子版地质资料系统共享，并通过设置账户管理等方法，确保地质资料的安全性，实现地质基础资料安全的前提下及时有效的提供给各生产单位。

1 标准化档案室的建立

标准化档案室主要是系统的将地质资料进行分类，并统一进行编号，按照统一顺序进行摆放，同时建立电子目录档案，方便资料的核查。

（1）建立地测资料档案室，并安排专职档案管理员，对资料室进行全面的整理，收集建矿以来的电子档案，进行汇总。

（2）系统的整理档案室内资料，对档案柜分类并标示注记牌，将档案资料存入相对应的档案柜内。

（3）统一制作档案柜内资料盒标签，将资料盒按照顺序依次排列。

（4）建立档案资料的电子目录，包括档案柜号、档案盒号和档案盒内目录，便于查找纸质档案。

（5）建立了档案借还制度，借出时登记借阅科部室、借阅人和借阅时间，完善了借阅档案的标准化管理。

2 地测资料电子化共享平台的建立

地测资料共享平台的建立主要依托于地测空间管理信息系统，在系统的文档管理中，建立一个独立的文档，作为地测基础资料的存储平台，从整个测区的地质基础资料开始入手，将建井以来的地质资料根据资料的种类，建立不同的文档、目录，将资料分门别类的全部录入到电子共享平台中，实现了地测资料的集中管理、自动化管理和网络化管理，充分发挥了地测资料的作用，改变了人工管理落后、被动的局面。

共享平台建立基于网络数据库，通过一系列的安全措施实现资源共享的保密、安全，地测部门内部人员凭借账户和口令可以对平台内的资料进行随时浏览、查阅和使用，与传统查阅纸质地测资料相比有很大的优势，能有效的完成矿山地测专业的数字化工作。

3 结束语

电子共享平台的建立打破了传统的资料存储方式，健全和完善了矿井地测保障系统，同时完善了标准化档案室，使矿井地测工作更加规范化、标准化、自动化，该平台的投入使用，不仅为领导和相关部门决策煤矿安全生产提供准确、便捷的服务，提高地测工作的的现代化管理水平，并且为矿山安全生产提供了重要的现代化保障，具有较大的经济效益和社会效益。

参考文献

[1]李辉.实验基地测绘信息集成系统的开发与研制[D].信息工程大学，2000.

[2]刘少春.地测空间信息管理系统在煤矿生产建设中的应用[A].

档案资料安全管理篇5

2档案网络信息保障体系建设的内容

档案网络信息保障体系建设的主要内容有物理安全、网络安全、系统安全、应用安全、用户安全和安全管理六个方面。物理安全是预先对需要加密的档案信息进行分类，依据档案资料的保密程度进行分等级的加密，将加密好的档案资料储存到没有电磁影响的档案室中，对存储档案资料的设备要安装监控系统，并设专人进行实时的监控，一旦发现安全隐患及时上报。此外，由于电子设备对电磁比较敏感，所以，要特别注意电子设备所在档案室的检查和维护。物理安全保障体系是比较常见的一种保障方法，应用的范围较广，可以保障档案资料储存的安全。网络安全主要是对电子设备进行加密，无论是档案资料的存储设备还是档案资料的传输设备都需要进行加密，要为每一个设备终端和服务器安装密码机，并不定时的修改密码。在选取存储设备和加密设备时，要选择具有行业信誉的品牌，或者是上级管理机构规定的品牌，不可选择质量较差的设备。此外，相关管理部门要科学的规划和分配档案管理机构的网络地址，最好与普通网络用户相区别开。系统安全是对存储档案资料的电子设备的操作系统进行保护，操作系统对于电子设备来说是非常重要的，操作系统的好坏不仅直接影响着电子设备运行速度的快慢，还影响着操作人员学习的难易。人性化的操作系统不仅可以减小操作人员学习的时间和劳动强度，还可以提高工作效率。对于加密程度较高的档案资料信息，先进的系统是可以进行实时监控的，并对档案信息资料储存和传递过程中出现的问题进行反馈，由此可见，系统安全对于档案资料信息化建设的重要性，所以，在选择电子设备的操作系统时要格外注意，最好选择比较先进的系统，对于有特殊要求的档案资料存储设备，可以依据自身的特点进行系统的开发。应用安全的建设主要是对档案的实际应用进行保护，由于档案资料的加密程度不同，所以对于加密文件和不加密文件可以分开管理。在进行档案加密程度分类时，要仔细认真，不要弄错档案资料的类别。要保障应用系统的安全，及时对档案资料进行备份，防止因特殊情况造成档案资料的丢失。此外，要确定档案资料的浏览权限，对于保密级别较高或严格保密的资料要加强保护的力度，保障档案信息的安全。用户安全是为了保护用户信息安全而建立的，用户是档案资料信息化建设的服务对象，保障用户的网络安全是十分必要的。用户在选择杀毒软件时，要选择适当的杀毒防御系统，最好是可以实时更新补丁和修复系统漏洞的杀毒系统，当有病毒攻击时，可以保护用户的电子设备和档案信息的安全。此外，用户最好不要随意改变已经设立好的网络地址，特别是经过档案管理机构网络验证的网址，在进入应用系统前，一定要按照系统的提示进行验证，保障档案网络系统客户端的安全。安全管理是在监控档案信息安全的基础上，建立一个完善的档案网络信息安全保障系统。完善安全管理应当做到以下几个方面：首先要建立规范的管理规章制度，现阶段我国的档案管理制度还不是很完善，有些政策无法落实到位，无法规范档案管理者的行为，因此，要加大规章制度建设的力度，对于网络系统的安全管理可以通过建立保障系统运作制度、用户认证制度、安全操作制度、程序规范制度等具体的制度来实现；其次要设立一个健全的组织机构，设置一个专门的工作人员实时掌控档案网络信息安全工作，具体的部门要由专业能力的工作人员进行管理，各个部门的工作人员要及时进行工作交流；最后要设立一个完善的安全保障体系，在档案管理系统出现故障或者档案信息安全受到威胁的时候，有能力和方法来处理各种突况。此外，还可以增设一些安全配套设施，保障安全管理工作的顺利进行。

档案资料安全管理篇6

二、加强企业档案管理，做好科技档案的收集

档案资料中的科技档案就包括了生产矿井瓦斯、水文地质资料。档案管理部门有责任收集、保存生产矿井瓦斯、水文地质资料，并为有关部门和人员的分析、利用提供服务。从保障安全生产的角度来说，档案管理工作理应与企业同时诞生和同步发展，同时企业发展进程中产生的包括矿井瓦斯、水文地质资料在内的不少值得保存的资料，无法全面收集保存到档案部门，其中流失和散存于个人手中的为数不少。在采取得力措施尽可能广泛全面地收集矿井瓦斯、水文地质资料的基础上，保护好和利用好现有档案资源，认真总结分析档案查阅的规律和特点，针对直接服务于安全生产、利用率较高的矿井瓦斯、水文地质资料的特殊重要性，创新工作思路、工作内容和工作手段，拓展服务方式，更加注重开发利用，激活休眠中的档案资源，提高档案信息资源的利用率，使有价值的档案资料进入领导的决策视野，不断提升档案工作的影响力，为企业安全生产提供更为专业、具体、周到的服务。企业档案工作创新要有融入企业全方位管理的“大档案”思想，一是档案管理工作必须与企业各项工作“互联”，解决企业档案工作的“孤岛”问题；二是企业档案工作者必须从社会和企业的大视野中，重新认识自己的工作性质，跳出档案圈子看档案。改变过去与企业其他部门缺少交流、沟通，导致很多人都不了解档案工作的状况。今后档案部门必须加强与各部门的联系和沟通，把档案管理工作融入企业主体，作为企业文化建设的重要组成部分，与相关部门互相配合，共同策划。同时，档案工作者要学会换位思考，站到档案利用的角度重新认识自己的工作。目前仍然存在的档案分类繁琐、查阅手续复杂、规章制度不合时宜和服务方式不适应等问题应该引起高度重视，通过推行工程建党工作与工程计量工作相结合的做法来保证重点工程档案的及时归档，积极主动加以整改。

三、积极作好档案宣传工作

加大对档案工作的宣传力度，使各级领导、中层干部到全体职工都充分认识到档案工作的重要性，认识到档案管理与各项工作特别是安全生产的密切关系，在工作中更好地支持档案管理工作，从而增强全员档案意识。要通过深入宣传，把档案管理的重要性上升到企业生产安全、员工生命安全和干部政治安全的高度，促使各级干部和档案管理人员进一步提高对档案管理工作重要性的认识，更加重视发挥档案工作在企业安全生产和经营管理中的作用。档案管理的最终目的就是为企业安全生产和各项工作提供利用，所以档案管理人员要强化服务意识，在保管好档案资料的基础上，多途径、多渠道地开发档案信息资源，尤其要特别注重收集事关安全生产的矿井瓦斯、水文地质资料，使档案资料更多地为企业安全生产、经营管理工作服务。同时还要积极开展编研活动，对档案信息进行深层次开发和加工，编写各种专题汇编，为利用者提供多层次、全方位、有实效、有价值的信息。针对企业安全生产和经营管理中存在的问题，要主动地为相关业务部门提供专业、专题服务，在确保档案资料收集齐全完整的基础上，进一步改进服务态度，提高服务质量，热情接待基层单位和专业人员查阅、利用相关档案资料，使档案资料在企业安全生产和经营管理中发挥更大的作用。

四、提高档案人员的业务素质、加强继续教育

档案管理人员队伍建设是实现档案信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。提高档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。要不断提高档案人员的业务素质，

1.要进一步提高档案意识。

要正确贯彻落实国家档案法和有关的规定，提高和增强重点项目参加人员的档案意识和法律观念。可以通过拟定一系列规章制度的办法，通过用制度的方式约束、监督、指导档案管理人员。

2.要建立保障档案数字化制度。

明确目标，通过建立数据库的方式把档案工作纳入与工程建设同步发展的轨道,将其写进工程管理规章制度之中。通过电脑数据汇总,建设指挥部很快将整个工程的案卷目录编排和打印出来。一方面,大大加快了档案室整理、编目的工作效率。另一方面,电脑保存的案卷和卷内文件2个层次的条目数据,可一次输入,多次输出,既能满足业主、使用单位、建设单位的要求,还能满足城建系统不同格式的打印需求,为工程档案的移交提供了极大的方便,同时也为档案的利用打下了基础,为集团创建档案目录中心提供了原始数据。

3.要建立重要档案数据库，保证档案数据的安全。

档案资料安全管理篇7

引言

油田勘探开发档案管理资料包括物化探、单井类资料（主要指录井、测井、酸化压裂、试油试采、措施修井、分析化验等资料）、科研文档、勘探开发年报、半年报、汇报多媒体等各种类型，文档管理是对企业的知识财富的管理。简单地说，对油田勘探开发过程中积累的文档进行管理就是油田对其所拥有的知识资源进行管理的过程，而如何识别、获取、开发、分解、储存、传递和共享这些财富，从而在工作中最大限度地使用知识财富，是文档管理的最终目标。

一、需求分析

目前档案资料入库、借阅、归还等环节还是通过人工方式管理，缺乏档案管理业务信息化管理及网络查询、借阅、统计、分析等，其次缺乏文档资源的共享平台。通过信息化技术，主要解决以下问题：

1.解决勘探开发类实物档案的现代化管理问题，通过部署系统彻底改变目前档案手工管理模式;2.解决全部馆藏档案资料电子化问题，在目前部分资料电子化基础上，完成其余所有馆藏资料电子化;3.解决资料存档规范性问题，建立统一、科学、规范的摘要、关键词、关键字的索引约定;4.解决电子档案高效共享应用问题，建立稳定、高效的网络化平台，实现快捷便利的查询、查阅、下载所需要的档案资料;5.解决新产生资料如何实现常态化电子化入库问题，解决不断产生的勘探开发新资料如何实现电子化、建立属性信息等问题;6.解决信息安全保密问题，建立有效的认证、授权、动态跟踪手段，最大程度降低信息安全保密隐患。

二、实现目标

1.实现档案信息化管理，提升档案管理水平。建立勘探开发档案信息系统，全面彻底进行馆藏资料标准化整理，彻底改变目前档案手工管理模式，大大提高档案在归档、统计、借阅、查询、催还等方面的工作效率，提升服务窗口形象。2.改变档案利用方式。用户不需到档案馆便可对馆藏进行查询，了解其所需档案的馆藏及借阅情况。实现其方便地查阅有电子化档案的资料，对于要借阅的档案可以实现借阅预定。3.实现电子档案的网络化共享应用。共享与保密相结合，构建稳定、安全、高效、快捷的网络化档案应用平台，实现电子档案网络化检索、查阅、下载、应用，促进传统档案资料应用模式的根本改变，全面提高勘探开发档案资料应用效率，保证油田科研生产各项任务的顺利开展

三、档案信息化内容

1、实体档案管理信息系统建设

（1）建立馆藏属性库

属性库包括两部分：目录属性库和专业属性库。档案目录属性库的建立为信息提供基础数据，解决以往台账式目录查询不准不全的问题。目录属性库按照专业类别、时间等进行多种形式分类。专业属性的建立是为用户进行专业检索提供数据支撑，不同专业类别的档案都有各自的专业属性，如试油、修井，压裂、酸化等。

（2）档案条形码或二维码管理

档案整理需进行贴码（条形码或二维码）工作，此处以条形码为例进行描述。条形码管理具有输入速度快、信息量大、准确度高、成本低、可靠性强等特点，适合勘探开发档案管理，是油田档案管理的有效手段，通过条形码与应用软件相结合实现对档案的快速入库、借阅和归还。

（3）开发实体档案信息管理系统

建立符合油田档案管理需求，涵盖档案整个生命周期及档案管理各个环节的档案信息管理系统，系统具有以下特点基于B/S构架的软件体系。具有分布性特点，可以随时随地进行查询、浏览等业务处理，后续档案业务扩展简单方便，通过增加网页即可增加服务器功能，维护简单方便，只需要改变网页，即可实现所有用户的同步更新，维护成本低。严密的授权及安全体系，保证档案信息数据安全。从应用安全，信息安全，系统安全三个层次保证系统的安全，应用安全主要通过华北油田身份统一认证和权限管理中心以及系统自身功能权限管理来加以控制;信息安全对所有档案采用库房，分类，档案三级授权，保证档案信息安全并且制定了科学的数据备份策略;系统安全则要依托油田网络和服务器安全策略。采用条码技术对实物档案进行管理。采用条码技术极大的简化了档案入库、借阅和归还等繁琐环节，提高了档案管理工作效率。实现多种不同类别档案自定义统一管理。新加类别不用更改后台数据库设计，通过配置文档即可实现，极大的增强了系统的扩展性。方便、简洁的操作界面。操作界面简洁，界面交互性强，减少了用户的学习成本。提供与电子档案馆的数据接口。用户在查询借阅文档时，可以在线浏览电子档案馆相关文档。

（4）开发电子档案馆系统电子档案Web子系统采用B/S架构，主要实现现电子资料网络化查询、阅读、下载以及系统管理等功能。电子档案管理程序的用户界面仍然采用定制式界面，定制工具采用C/S架构开发，应用ClickOnce技术部署，ClickOnce应用程序可以自行更新;这些应用程序可以在较新版本变为可用时检查较新版本，并自动替换所有更新的文件。对于文件实体在网络路径上的操作则采用WebService来实现，Web Service技术，能使得运行在不同机器上的不同应用无须借助附加的、专门的第三方软件或硬件，就可相互交换数据或集成。

（5）新资料入库系统建设与部署

部署电子档案信息系统解决了历史资料查询共享问题，新产生的资料实现入库正常化，是保证电子档案馆有效应用的关键，目前主要采取两种方式进行后续新增资料的入库。

（1）针对不同的业务点通过电子档案定制系统定制符合本业务点的相关采集系统，在满足新文档处理、编目、入库的功能后，对文档处理岗位的工作人员进行培训，使得后续文档可及时、高效、准确的入库。

（2）对于部署了专业数据采集系统的业务点，开发专门的数读取入库程序，直接将专业数据转化为PDF文档导入到电子档案馆数据库中。

参考文献

[1]刘玉玲.档案信息化与档案信息安全保障体系建设.硅谷，2015年.

[2]王洪表.档案信息化进程中信息安全问题研究.价值工程，2013年.

档案资料安全管理篇8

关键词 档案管理；档案保密；档案安全

一、档案设备的配置与安全

《档案法》明确规定，法人单位应配备符合安全标准的档案库房等设备。从目前地方法人单位档案管理的情况看，有相当一部分单位不具备这样的保管条件，根本就不去考虑档案是否安全，有地方放档案就行。档案库房的选择具有严格要求：一是依据档案资料的保密来分析，一般不在机关办公楼的最高层和最低层设置档案库房，同时要求档案库房应该具有良好的预防火灾、盗窃、高温、强光、虫鼠、潮湿、水灾等安全设施。二是档案库房应该与办公室分开，同时档案库房与阅览室分开。三是档案库房内禁止吸烟，坚决杜绝存放易燃易爆物品，档案库房的门窗要紧，每天下班前人员要检查全部门窗，确定关闭严实。四是档案库房应该有固定人员管理，一定要依据管理制度进行管理，禁止外面人员进入其中。在工作中笔者体会到，对档案库房进行严格管理，有利于做好档案的保密工作，有利于实现档案资料的安全保管。

二、档案保密与安全管理

有些档案属于核心机密，它关系到党和国家的安全，关系到国家行政机关工作活动和经济发展的正常运行，关系到社会建设等方面的开展。因此，确保国家档案的安全，首先要做到档案安全的保管。

（一）基层档案馆对密级的管理。在社会信息化的今天，地方各级保密行政机关多次下发各级密机文件级别划分及开放规定，各基层行政及企事业单位也按照规定对档案进行了内部及公开级别划分，对照划分完成的档案，各法人单位应做好档案的分类，并应做到分别进行保管。档案库房要安装防盗窗、防盗门、防盗器等设备，从保管条件上确保国家档案的安全。

（二）档案人员安全素质的管理。管理人员应具有较强的责任心和政治觉悟，在档案保密工作中，档案管理人员具有举足轻重的作用。要求档案管理人员责任心强，同时拥有谨慎的安全保密意识，不但要求拥有良好的工作作风，而且还需重视储存在头脑中的秘密。随着我国经济的快速发展和各种先进信息手段的应用，窃密与反窃密斗争也会不断升级，要求档案管理人员不管在什么地方，都应绝口不提有关档案的内容，坚决保证党和国家秘密不泄露不流失，保证国家机密安全。

（三）档案利用工作的安全管理。在办理档案资料的使用、交付和销毁时一定要依据有关规定进行：一要有领导人的批准。二是档案管理人员要进行登记和签字，不论什么人都不能自己使用档案。三是档案资料结合使用后要及时归回，一旦出现泄密现象，要立即查找问题的根源，采取必要的补救措施。

三、档案安全与密级的区别

确定保管期限的原则是正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史价值，国家档案局就档案保管期限界定有严格的规定，各法人单位应根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限就是指如果国家机密出现了泄露现象，那么就一定会影响到国家的安全与利益，给国家带来一定的损失。保管期限是国家秘密事项在一定的时间范围内，受国家保密法律、法规的保护，具有一定法律效力的时间。地方档案部门应以《国家秘密保密期限的规定》为依据，按照绝密级事项、机密级事项、秘密级事项的年限进行划分。没有国家保密机关的相关规定，任何基层单位不能随意对国家档案的密级给予解密，更不得擅自决定解密和随意对外提供。

档案资料安全管理篇9

工程档案保管即对工程建设前期法定建设程序文件、监理文件、综合管理资料、工程技术资料、竣工验收资料和竣工图等一系列资料进行保存和管理。工程档案从表面看来是对建设工程进行过程的资料式记录，然而，工程档案保存的越完整、通过档案管理能够提供的工程信息越多，就越有可能为建筑企业提供更多帮助。例如，在建筑工程存在质量问题时，可以通过工程档案的查阅追溯质量问题的根本原因，划分质量问题责任并进行后果追究，这样能够缩短工程问题的解决时间、提高问题解决的效率。

2. 工程档案保管中存在的问题

1.1 档案保管工作形式老旧

档案保管工作的目标从表面上看起来十分简单，即保护档案资料的完整性和档案资料的安全性，这使得很多相关工作人员的工作始终处于传统的模式中――按部就班地检查档案资料的数量和质量，在规定的时间对外借的档案进行追讨等。这样刻板的工作模式使档案保管工作缺乏全面性，例如，信息化档案的保护方法与传统纸质档案完全不一致，然而，很少有工作人员能够将这二者联系起来，因此，档案管理中经常出现由于纸质资料丢失，有没有数字档案备份的情况，使得档案资料遭到破坏。

1.2 档案保管中的保护力度不够

档案保护工作的重要意义在于满足档案利用的需要，因此，保护工作有必要重视档案资料的可用性和使用价值的保护。建筑企业的工程档案资料非常多，有些企业有几十年的经营历史，年代久远的建筑工程资料成为“压箱底”的档案。而实际上，对此类档案进行分析和整理，则会使其成为与企业经营范围和企业业务空间发展相关的资料，仍然有很强的利用价值。大多数档案管理者并没有将这方面作为档案保管的实际内容加以重视，使得某些类目的档案资料逐渐失去价值，这虽然不是档案资料本身的遗失或破坏，但也损害了档案的可用性。造成这种问题的主要原因在于档案把保管工作不够细致，只重视对资料实体的维护，不重视档案价值的保护。

1.3 对数字形式的档案保管不当

档案信息化发展使建筑企业的许多档案资料都以数字化的形式存在，例如工程施工现场的视频、质量检查的仪器测量数据和分析结果等。有些数字档案对建筑企业来说十分重要，是关乎企业生存和发展的机密档案，也是档案保管工作中的重点。对数字档案进行备份和加密虽然能够有效防止档案遗失，然而，一旦遭遇网络病毒攻击或人为的入侵档案存储电脑，档案仍然存在被篡改或盗取的可能，甚至于被删除。

3. 应对工程档案保管问题的措施

2.1 对档案保管工作模式进行创新

面对目前建筑企业工程档案资料内容和形式愈加复杂的状况，对工程档案保护工作模式的创新应该从以下几方面入手：第一，对档案资料的形式进行互相转化。可以利用传统纸质档案的优势，实现视频、音频、数据资料向纸质资料的转化，采用情境描述、语音记录和打印的形式，实现转化的目的；同时，纸质资料也可以以扫描的形式备份成为数字形式。这样可以在档案遗失的情况下实现资料形式上的互补，不影响档案的正常使用；第二，建立档案保护制度，在制度中明确规定对不同种类、价值的档案，应该采用何种保护措施，在档案出借的过程中时刻追踪档案的使用去向，或可以通过以扫描电子文件的形式出借，这样能够充分保证档案的完整性和安全性。

2.2 从工作责任角度进行档案保管精细化管理

从档案资料的价值体现角度来讲，档案保管工作并非保持档案不丢失、不受破坏这样简单，为了实现更全面、更细致的保管，应该对档案保管工作进行精细化分配。首先，应该将档案工作人员的工作责任与档案保护制度中的规定建立关联，以档案的种类以及特殊的保护措施应用为指标，对保管责任进行全面划分，并将其纳入档案室工作人员的绩效考评之中；其次，应该重视档案价值的保护和管理，建立专门的档案价值评定方式，并组建档案价值保护小组，专门负责整理和分析各种类型的档案，使档案资料的价值不断提升。

2.3 应用高新科技加强数字化档案保护

档案资料安全管理篇10

按照风险管理的视角对电子档案的安全管理进行透视分析，具有极为重要的现实意义。明确风险管理和安全管理二者之间的辩证统一关系，才能对医院档案安全管理有更加清晰的认识。风险管理作为安全管理的核心内容，贯穿于安全管理的全过程。应用风险管理理论对医院档案安全管理体系进行评估分析，针对结论采取针对性措施，对于确保档案资料作用的充分发挥具有极为重要的保障作用。

风险管理与档案安全之间的关系

“安全”的基本内涵是没有危险、没有损失、没有威胁。“风险”主要内涵为危险、伤害以及遭受损失的可能性，二者之间具有极为密切的关系。但是，风险并非意味着不安全。“风险”重点强调“可能性”，其具体含义为可能引起或者不会引起安全问题，风险不是绝对的。“风险”同时具有威胁与机会的双重含义，其中的威胁是消极的，而机会则是积极的。此处的威胁不同于传统含义的威胁，其关键点在于如何平衡安全、成本和效率，如何将威胁转换为机会。在医院的档案管理中，尽管电子档案更加便捷、易于管理，但其所存在的风险远远大于纸质档案的风险，可是，不能由于这种风险的存在就不再采纳电子档案。

风险管理的基本内容为对可能遇到的风险情况全过程进行计划、识别、评估、应对、监控等。对风险大小的正确识别，必须依靠准确的风险评估。进行评估后，再采取对应而适当的控制方式，对目标风险进行有效控制，根据实际情况制定针对性的信息安全管理方式，才可以确保将安全风险发生率降低到可控水平范围内。风险管理是安全管理的核心内容，贯穿于安全管理的始终。风险管理具有双重意义，既可指导安全管理，又能应用于安全工作实践。只有在正确地了解和认识到存在的安全、风险后，才可以更加全面地、准确地理解风险管理，才可以从安全风险的角度出发制定出合理而完善的决策，正确开展安全体系建设以及安全管理投资等。以风险管理的视角对安全管理进行透视，必须始终坚持将风险管理贯穿于安全管理体系。建成的风险管理安全管理体系并不表示可以完全消除安全风险，但这种体系的完全实施，将可以确保安全风险尽量减少到最低水平，最终实现安全风险、安全成本与安全效率之间的有效平衡。

档案安全风险评估的必要性和作用

医院的档案管理与其他行业领域的档案管理工作一样，存在着较大的安全隐患问题，这些安全隐患成为诱发档案安全事故的潜在威胁。加之档案管理工作人员的基本素质与业务素养存在着较大的差异，其认识上表现为不一致性。①不少档案管理部门以及档案管理人员尚未形成风险管理意识。工作人员期望实现档案的绝对安全，但实际上绝对安全是不存在的。即便是对隐患进行认真排查或对风险进行有效控制，都只能实现档案的相对安全，随着环境的变化，其安全问题依然存在。和档案资料安全的相对性相比，档案资料的风险却表现为绝对性，不管采用何种方法进行控制预防，风险始终一直存在。正是由于上述关系，档案管理部门以及工作人员必须牢固树立对档案安全以及风险管理和控制的正确意识，始终紧绷安全这根弦，一直致力于档案安全管理。②部分档案管理工作人员的风险意识比较淡薄，其麻痹思想严重。在工作过程中，存在侥幸心理，自己认为不会出问题。③部分档案管理人员没有对档案工作的重要性引起足够的重视。档案资料具有保密性、完整性、实用性以及真实性，其业务内容相对复杂。因此，要始终坚持形成档案安全风险评估机制，且努力将这一机制认真贯彻实施。

档案资料安全管理篇11

第二条 安保档案是指将企业安全保卫、安全生产管理工作，用文字、图表、声像等不同形式的载体，进行收集、归纳和存放保管，即将安保工作台帐资料收集整理归档。内容包括：依据国家安全保卫、安全生产的法律法规，结合企业特点制订的安全保卫、安全生产规章制度和安全操作规程，安防和消防设施状况、安全检查、培训教育、发破案、事故调查和处理、经警和枪支管理等。

第三条建立健全市、县（市、区）局以及支局（班组）三级安保台帐资料档案管理制度，并作为工作考核内容之一。市、县（市、区）局安全主管部门以及支局（班组）应明确管理人员（台帐档案管理责任人），对本单位安全生产、安全保卫台帐、档案资料的收集、登记、整理，规范管理台帐资料档案。

第四条安保档案管理工作实行统一领导，分级管理。在省局和地方政府主管部门指导下，市局监督保障部负责对全市××企业安保档案实施监督考评管理。

第六条市、县（市、区）局安全管理部门应依据有关规定将安保台帐资料档案管理工作纳入评选安全保卫、安全生产先进单位或个人的条件之一。

第七条安保台帐资料档案归档的范围：

一、市、县（市、区）局和市局直属单位范围：

（一）安全管理机构，包括：机构设置；安全责任人、专（兼）职安全管理人员（含注册安全主任）名册。

（二）安全责任制，包括：各级领导、职能部门和各岗位的安全职责；领导履行安全职责考评的情况；上级单位与本单位签订的安全责任书；本单位与所管辖的二级单位签订的安全责任书。

（三）各级领导对安全保卫、安全生产工作的批示、讲话的文书或声像。

（四）安全保卫、安全生产的管理规章制度；枪支、设备等安全操作规程。

（五）日常工作台帐记录，包括：工作计划和总结；消防设施（设备）、经警、枪支、金库、仓储等安全检查；安全教育、隐患整改、事故调查和处理等记录。

（六）安全教育，包括：安全教育的年度计划；参加地方政府有关部门组织的安全培训、知识竞赛活动记录；安全责任人、安全管理人员参加安全培训、持证记录；职工安全教育记录；特种作业人员培训、考核、持证上岗记录等。

（七）工程建设项目中安防设施审查（验收），包括：新建、改建、扩建和技术改造等工程项目的安全设施“三同时”报建与审批资料，各种证照领取资料。

（八）安全检查记录，包括：历次（本单位和上级单位）安全检查记录；重点部位、专项安全检查记录。

（九）事故隐患整改，包括：事故隐患登记；应急防范措施；整改要求、计划措施；整改结果等记录。

（十）事故调查和处理，包括：事故上报、登记记录，事故调查报告、处理结案材料和防范措施等。

安全检查和事故隐患整改的记录必须有被检查（隐患整改）单位负责人和检查（负责隐患整改）人员签名。

（十一）发破案记录，包括：发案报告、破案经过、处理结果等。

各单位可根据上述范围结合本单位管理权属范围进行安保档案材料收集归档。

二、支局（班组）范围：

（一）安全管理机构，包括：上级安全机构设置文件和本支局安全工作分工；安全责任人、兼职安全员（副支局长担任，无设副支局长的由支局长负责）及支局人员分工名册。

（二）安全责任制，包括：上级下发的各级领导、职能部门和各岗位的安全职责文件和本单位负责人、各岗位职工安全工作职责；上级对本单位履行安全职责考评的情况；上级单位与本单位签订的安全责任书；本单位与岗位职工签订的安全责任书。

（三）各级领导对安全保卫、安全生产工作的批示、讲话的文件材料；上级下发的安全工作总结、工作要点；本单位工作计划和总结；

（四）安全保卫、安全生产的管理规章制度、检查规范；各种设备的安全操作规程；上级制订以及本单位结合实际制订的遇突发事件的应急处置的救援预案和防范措施，包括如：遇盗抢、诈骗、火灾、洪涝、地震等突发事件的应急处置预案、办法。

（五）日常工作记录台帐，包括：有关消防设施（设备）、电源线路及电器、物品堆放、门（锁）重点部位等上级安全检查隐患及整改（必须有被检查单位检查人员签名）、本支局（班组）每日班前班后自查整改隐患等记录；网点（金库）出入登记簿、值守登记簿；防入侵报警设（撤）防登记簿（卡）等。

（六）安全教育台帐，包括：上级下发的教育的年度计划和本单位年度安全教育学习安排表；参加上级组织的安全培训、知识竞赛活动记录；本单位组织进行的职工安全教育学习记录簿；案例通报等有关学习资料。

（七）案件、事故及事故隐患自查情况上报登记记录，案件、事故（隐患）报告材料（上报后自留一份存档）。

第八条 安保档案工作实行“同步”管理，即：下达任务与提出安全工作要求的文书材料的形成、积累、整理和归档同步；检查工作与检查记录材料的形成、积累、整理和归档同步；鉴定、验收安防设施与鉴定、验收建设工程文件材料的立卷和归档同步；发案（事故）情况、调查处理、结案和归档同步。

第九条安保台帐档案资料的归档应在以下时间内完成：

(一)文书和声像档案由经办部门或者经办人员在每一项工作任务完成后移交档案管理人员归档；

(二)工程建设项目中安防设施档案，在工程任务下达后安全主管部门督促承建单位在工程验收后两个月内，复印一分交安全部门归档，周期过长的可以按形成阶段分期归档；

（三）重要的安全工作会议、专业性技术会议和学术会议的文件材料，在会议结束后一个月内整理、立卷，并移交档案管理人员归档。

（四）带有密级的安全管理文件材料，应由经办人随时形成随时归档。

（五）破案和事故处理后即将材料整理归档，随后将对责任人的处理结果也一并归档。

第十条收集安保档案材料时，应保证安保档案材料的完整。整理材料时，应遵循档案材料的形成规律，保持材料之间的有机联系，便于保管和使用。

第十一条安保档案材料整理过程中，应根据不同内容和载体分别进行立卷。对未完成的档案材料，整理时应单独存放，等完成后组卷归档。

第十二条对录音带、录像带、照片、唱片、光盘等非纸质载体的安保档案材料进行归档时，应将每一单项（盒或盘）作为一个保管单位，单独编排档号，并采取按年度结合内容的方法分类整理和编号。其中与文字材料有直接联系的应编写互见号或互见卡。

第十三条反映和记录本单位在安全管理或活动中并对以后有重要参考借鉴作用的安保档案材料，应永久保存。在本单位组织或参与的重大的安全活动中形成的，并具有一定参考价值的档案材料，应长期保存。

第十四条 在职务活动中形成的文件材料，必须定期移交档案管理人员集中管理，任何个人不得据为己有或者拒绝归档。

第十五条因机构调整安全部门变动时，应当妥善保管安保档案，整理登记后向接收部门移交，不得散失。

档案管理人员调动时，属于归档范围的文件材料必须全部上交，并办理移交手续，不得擅自带走或毁弃。

第十六条 安全部门保存的档案主要供本单位使用。外单位的工作人员查阅档案时，需说明使用其目的和使用范围，并经安全部门负责人批准后方可查阅。

第十七条借用安保档案者应负责所借档案的安全和保密，不得擅自转借，不得折叠、剪贴或抽取、拆散档案，严禁在安保档案上勾画、涂抹、填注、加字、改字或以其他方式损害档案的原有状态。

第十八条重要和密级的安保档案，需要向外单位或个人交换、复制时，须报请单位主管领导批准。

第十九条 安保档案的保存价值应定期进行鉴定。对保管期限的变动、密级调整和需要销毁的档案，必须经安全部门负责人批准。

第二十条 安保档案的销毁由档案管理人员执行，并经安全部门负责人批准。销毁档案时，由档案管理人员和安全部门指派人员监督销毁并在销毁清册上签字。

档案销毁后及时调整档案柜架，并在目录及检索工具中做出相应的注明。

库存档案未经鉴定并履行批准手续的，严禁销毁。

第二十一条 凡有下列事迹之一的，应给予奖励。

（一）安保档案的收集、整理或者开发利用方面做出成绩的；

（二）对安保档案的保护和现代化管理做出成绩的；

（三）执行国家档案法律、法规和企业档案管理制度表现突出的。

第二十二条 违反本办法有下列行为之一的，由所在单位对直接责任人员给予行政处分，造成损失的可以根据档案的价值和数量，按有关规定责令赔偿。

（一）损毁、丢失或擅自销毁具有保存价值的或者应当保密的安保档案；

(二) 将职务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有或者拒绝向档案管理人员移交的；

(三)擅自提供、抄录或者公布有密级档案的；

（四）涂改、伪造档案的；

档案资料安全管理篇12

一、引言

随着社会水平、科学技术、信息技术等方面的快速发展，学校的管理水平也在发生非常大的变化，而人事档案管理作为其中的重要一员，当然也不能落后，制约学校的管理建设水平，不能保障学校的权益不被损害。为了实现学校管理建设的快速增长，我们需要逐步实现人事档案管理的信息化、数字化、网络化与自动化等，让档案管理进行一体化发展，同时实现档案材料的归档、存放、保存、备份等，不能把人事档案管理分开讨论。为此，我们需要构建完善的人事档案管理机构，对档案进行安全存放、合理归档。

二、新时期人事档案管理的简单叙述

人事管理是学校教职工信息的重要载体，全面记载教职工的基本情况，反映他们的个人经历、能力和德才综合表现，是学校全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。随着社会各方面的快速发展，人事档案管理不断向信息化、数字化、网络化、自动化发展。

三、新时期人事档案管理的重要作用

随着社会水平、科学技术、信息技术、管理建设、人才资源等方面的快速发展，企业的管理水平也在发生非常大的变化，以期适应逐步发展的社会的脚步，为企业的发展注入信息化的资源，为企业的人力资源保存提供最原始的记录。企业档案管理在企业管理建设中占据非常重要的地位，为了加快企业管理的发展脚步，我们需要渐渐地加强对企业的人力资源档案管理，促进其不断壮大，从而共同为企业的发展壮大而保驾护航。

四、研究与分析人事档案管理的优化方法

1.把人事档案进行收集和归档，便于统一管理。

学校档案管理人员对档案进行保存的时候，需要对学校的人事档案材料进行收集和归档，对于不同类别、不同性质、不同价值、不同意义的档案材料，需要采取不同的归档、存放方式，使用不同的档案管理箱对他们进行分类管理，为以后的档案利用、安全的人力资源作保障，便于统一管理，进而保障学校的权益。

2.对人事档案需要采取备份管理，以备不时之需。

对人事档案需要采取备份管理，针对纸质档案材料容易老化、破损、潮湿、变质等特点及电子信息档案的易丢失、易被人窃取、一时的疏忽大意可能使得信息材料全无等特征，需要随时准备两手归档管理，一份做保存，一份供平时使用，以这样的方式进行档案管理，可以有效减少资源的损耗、丢失。

3.对人事档案需要进行不定时检查，对人力资源循环了解。

对于归档、存放的人事档案资源，需要档案管理人员对学校的人事档案进行不定时检查，以确保档案资源的安全储存，人力资源信息的完好无损，没有出现破损、老化、文字的腐化缺失、霉变，确保电子信息档案文件的存根、备份、原始材料安然无恙，没有丢失一些有价值的人力资源材料等，做到对人力资源的循环了解、调查，保证档案管理的安全，尽量保护学校的人力档案资源完整而没有外泄，以免引发一些损害学校利益的事情。

4.对人事档案进行定期地修复完善，以期构建一个完善的人力资源体系。

对人事档案需要进行定期修复完善，为其正常的工作进行做准备，特别需要注意的是：对于纸质档案材料的管理需要注意其腐烂、潮湿等，因此对于这类型的档案保存，需要档案管理人员不定期地对其进行检查、查看；对电子信息技术的档案材料，需要及时地保留、存根、备份、信息检查，确保档案的健康、安全存放，尽量把档案信息资源的损失降低到最小，以期构建一个完善的人力资源档案管理体系。

5.对于不同类别的人事档案，需要分门别类进行安全存放。

学校在发展过程中，需要分门别类，将不同载体的、不同类别的、不同材质的档案材料进行不同的归档、安全存放。需要特别注意其中有特别意义的、特别珍贵的、对学校有重大价值的档案，进行特别保护。一定要严格地保存完整，并保证时间的持续性，否则一旦资料丢失，处理起来就会相当麻烦。在此过程中，还需要逐步地建立较完善的档案资料库，从而对档案信息资源进行分别存放，以期对各行各业的信息资源进行分类管理，便于工作需要资源的时候顺手拿出来，使得学校的资料管理方面更加健全、完善、稳定。

6.对于一些特别珍贵的人事档案，需要进行特别的保护与储存。

学校在对档案进行管理的时候，需要特别注意其中有特别意义的、特别珍贵的、对学校有重大价值和意义的档案，并对这些特别的档案材料，需要进行特别保护，专门设置一个特别的档案管理中心，对他们实行重点保护与储存，以防在需要资料的时候，翻遍所有资料库都找不到需要的资料。那样的话，既浪费了不必要的时间，又浪费了人力资源，更不能达到预期效果，得不偿失。

五、结语

在学校的发展过程中，人力资源的发展对其起着非常重要的作用，为了保护人力资源安全、不外泄，我们需要对人事档案进行管理，对档案实行归档、存根、备份等，运用多形式的档案管理安全保存方法，以此对人力资源档案资源进行保护，为学校的发展提供完整的、准确的第一手人力材料资源，从而确保学校的正常开展而不被影响。