公司档案如何管理范文

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篇1

中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）01-0278-01

文书档案管理是一项机密性、原则性很强的工作，既要严格执行有关档案方面的法律、法规，又要遵循文书档案自身的工作特点和规律性。公司文书档案管理工作的任务就是把各种工作资料按照档案管理的要求组成一个体系，通过分类使之固定下来，为使用者提供方便。公司文书档案是否完整和系统是衡量一个公司管理工作水平的重要标志，它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要。

一、目前公司文书档案管理存在的问题与对策

（一）档案分类方面

档案分类的目的在于把同类的档案集中在一起，便于保管和利用。档案分类既要防止“有档不归”而丧失必要的历史记录和历史凭证，又要防止“有文必档”而造成所藏档案不必要的重复和鱼龙混杂。

1.档案分类脱离实际凭空分类，人为地使档案分类与档案实际相分离。为不脱离实际，二级类目最简单的方法就是按机构职能（结合问题）进行分类，如一个集团企业（包括党群组织）有行政管理职能又有业务管理职能，在管理过程中形成的文件材料实际上都属于文书档案，那么它的分类应该为：1.文书档案；1.1党群行政，1.2业务。这里1.1党群行政是按机构分类。1.2业务是结合问题分类，从分类的标准上虽然缺乏统一性（一个是机构、一个是问题），但按照档案分类的习惯（机构结合问题分类）是可行的，把相关问题的档案集中在一起，便于保管和利用。

2.档案分类与档案实体整理、编目、排列不一致。在日常档案的整理和编目中，往往存在着档案分类与档案实际的整理、编目、排列不相一致的现象，究其原因主要是档案分类不是实质性的分类，而是形式上的分类。要解决这个问题，档案分类必须是“实类”而不应是“虚类”，同时在编目中还应强调和体现类的存在，否则就会失去分类的意义。如上所述的1 文书档案；1.1 党群行政，1.2 业务，在整理、编目和排列时就必须分开，党群行政归党群行政，业务归业务，不要分类是分开了，而实际编目和排列又不分开。既然有了类目，就必须按具体的类目去整理、编目和排列，因为分类的目的就是为了把他们区分开来，便于保管和利用，否则就没有必要把他们区分开来。

3.“有文必档”而造成所藏档案不必要的重复和混杂。档案分类宜粗不宜细，过度细分档案，反而容易造成类目条款对本企业业务涵盖不全、不准，为档案的整理带来人为的麻烦，不利档案的收、管、用。在具体操作时要注意：

（1）按机构设类与按问题设类时层次要少，标准要统一。

（2）在体例结构方面根据立档单位的职能设置问题类目。取消机构类目，在同一问题类目中，按机构顺序列举归档范围，如业务类下不分科室，按科室职能顺序排列归档范围条款即可。

（3）一级类目的设置同样宜粗不宜细。如一般档案的分类大纲（一级类目）可确定为：文书档案、科技档案、会计档案、特种载体档案、人事档案（可按照本企业的特定职能进行增减）。如有必要细分，可在各自的一级类目下再设若干个二级类目。便于相对集中存放和查找。尤其是今后实施电子化的文书档案管理时，要查找所需的档案信息，只要有确切的检索标识（而且还可以用模糊检索），在瞬间就可以显现出来，因此档案分类方法将是一种粗线条的大纲式的模式。

（二）文书档案人员自身理论水平和业务能力

目前文书档案人员大多是非专业的，培训机会很少，因此在档案材料收集、档案分类、材料整理上常会出现使用、查询时的障碍问题。因此，提高文书档案人员自身素质是非常重要的，而且随着档案利用群体及服务需求的与日俱增，必定要实施信息化、电子化的管理模式，这就需要不断更新档案管理方法与技术，因此对文书档案人员的理论水平和业务能力等方面提出了更高要求。

对于秘密文件归档时，虽然内容不能流转，但我们可将其文件目录输入微机，这样既避免了电子文件归档的不齐全，又保证了上网文件的安全。文书档案可以为公司改制方案的实施提供可靠的依据。实施公司现代化制度的改革，必须充分发挥好文书档案信息的重要作用，特别是公司改制后，其产权性质发生了根本性的变化，人事制度也会发生相应的改变，这就需要依照法律和行政法规等等，进行有步骤地清产核资，清理债权债务、评估有形资产和无形资产，而这些内容必须有大量的档案信息作为依据， 才能有效地进行企业的改造兼并资产重组。实现文书档案的电子化、网络化管理，有利于减轻工作人员劳动强度，缩短劳动时间，提高文书档案管理的工作效率。将现代办公技术与文书档案管理相结合，是实现文书档案规范化管理的重要途径和发展方向。

二、加强公司文书档案管理工作的建议

（一）公司对文书档案的管理应该予以高度重视，促进企业文书档案管理标准化、规范化在提高档案管理水平的进程中，一方面，企业领导要对此项工作给予高度重视，加大资金投入，同时，企业档案部门要加大对专业档案业务知识的培训，全方位提高文书档案管理人员的综合素质；另一方面，要加强企业内部各部门间的管理与沟通，充分利用计算机和网络技术，改进服务方式和手段，真正实现档案管理的飞跃。公司领导要将档案管理作为日常性工作来抓，对各分公司的文书档案从不同层面开展检查、评比，检查中出现问题的及时纠正，有突出成绩的予以表彰，充分发挥文书档案管理人员的工作积极性和创造性，使其档案管理的亮点及特色得到充分发挥。

（二）切实有效地提高文书档案管理人员的素质公司有计划地安排文书档案管理人员到兄弟公司交流学习，对通过自学或考学等方式提高学历的人员应给予支持和奖励，使高素质文书档案管理人才培养形成良性循环。

（三）加强电子文件管理和保护

文书档案部门应分门别类整理组盘。对于内部文件，应以年度、组织机构、保管期限进行组盘：第一，按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二，将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找；对于外来纸质文件，应通过文秘部门处理，扫描成影像文件进入本单位局域网络，其传递、批办、督办均在网上操作。文件则应严格按保密原则办理。

（四）改善存放档案的档案室的条件

篇2

要使单位的档案工作更好的发展，领导和档案人员都必须同时重视档案工作。档案管理人员应该充分发挥其主观能动性，以实际行动去做好自己分内的档案工作。档案人员的工作态度、工作效率、工作质量和工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。然而如何发挥主观能动性，做好工作，档案管理人员应当做到如下几点：

加大档案宣传力度，增强企业管理人员对档案管理工作的认知。许多企业对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个企业可有可无，因此，加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看，在领导的脑海里留下印象，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中加以应用。档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对企业的益处，使领导更加重视档案工作。

爱岗敬业。企业是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。

二、加强现有资源的综合利用，实现现代化档案管理

随着改革的不断深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题。比如档案数量的不断增加，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现现代化档案管理，才能有效地解决新形势下出现的问题。

增强责任感，提高管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，认真的工作态度和乐于奉献的工作精神，又要有扎实的管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者要有充实的专业知识，不断开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。

不断加强学习，利用现有资源，整理档案。目前，电子计算机技术这种现代化科技手段和先进操作管理技术在档案管理中的广泛运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，减轻档案管理工作者手动整理的繁琐工作，提高了工作效率，起到了事半功倍的效果。档案管理数字化、信息化都是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别是要注重计算机知识、信息文化的学习掌握，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。

三、加强档案管理教育培训，提高管理人员综合素质

由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。

档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。

提高专业认识水平，不断强化继续教育。首先，要解决档案管理人员的思想认识问题。要充分认识到档案管理人员的继续教育在档案事业发展中的重要作用，认识当前档案事业的发展，档案服务质量的提高，其根本方向在于档案管理人员整体素质的不断提高。其次，必须真正培养档案管理人才，将档案管理工作者的教育培训列入重要的议事日程。

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中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）04-0316-01

前言

乡镇档案工作属于乡镇党委的基础性工作，真实的记录着乡镇的发展历程以及建设方面，在乡镇建设新农村的历史中具有十分重要的地位以及作用。在新时期，乡镇档案管理工作必须进一步解放思想、转变观念，要能加强管理与服务，提升档案工作为经济社会科学发展的能力，最终提升乡镇档案管理的效率。

一、乡镇档案机构的功能定位

对于乡镇档案管理机构的功能来说，首先是属于乡镇档案工作管理中枢，能够将乡镇的档案工作计划、业务标准进行落实，对乡镇的各个事业单位以及行政单位等企业进行监督，同时也能够做好相关法律法规的宣传，增强社会的档案意识[1]。总而言之，乡镇档案机构是档案管理工作的重要执行者以及组织管理者，就是所谓的档案工作的中枢神经。其次，乡镇档案机构也是乡镇文化宣传与教育的中心，乡镇档案机构所保存的内容十分丰富，并且形式多样，乡镇的历史进程以及社会进步的重要文件都保存在档案室，因此档案室属于一个重要的精神文化文明收藏所。所以乡镇机构必须合理的开发利用，使其充分的发挥自身的作用，起到教育育人的功能。最后，乡镇档案机构也是乡镇文化的休闲场所，在乡镇的档案机构中，具有很丰富的本地区的民俗特色，对本地区重要的历史事件以及文化都进行了详细的记载，所以，人们可以随时进行查看以及咨询，以此来丰富自身的文化生活。

二、乡镇档案机构工作存在的问题

2.1 领导对档案工作认识不足

目前很多的乡镇由于对于机构的编制存在限制，导致了很多乡镇都没有设置相应的档案管理机构，而对于档案的管理主要是由党政办公室人员进行管理，但是党政办公人员比较多，导致了党政机构之间职责不明确，无法对档案管理起到有效的管理，最终出现了管理松懈甚至不去管理的状况。另外很多的领导对于档案工作的认识不足，忽视了档案管理的重要性，仅仅是在表面上重视，却没有在心底进行重视[2]。

2.2 乡镇档案机构人员少无编制

对于一般乡镇档案机构的组织来说，人员少、无编制，并且很多的管理人员都是兼职，因此人员的流动性很大[3]。很多乡镇档案机构都是无专职岗位编制，是由相关的党政办公人员兼职管理，并且这些人员都是身兼数职，最终忽视了档案管理工作的重要性。另外，是人员的流动性很强，很多的乡镇档案管理人员都是由一些退休老人进行管理，同时乡镇地区的档案管理的业务水平很低，很多工作人员没有培训直接上岗，对于档案业务管理不够科学。

2.3 管理制度无法得到落实

对于乡镇机关档案室的管理，一定要能够针对乡镇的特点，能够建立出关于档案管理、保密以及借阅等制度规范，以此来提升乡镇对档案的管理[4]。但是乡镇对于档案工作制度的执行却无法得到落实，各项制度仅仅是一个表面形式，相关的乡镇机关干部对制度的了解程度不高，导致了制度无法法发挥应用的效果，严重的影响了乡镇的档案管理工作的进行。

2.4 服务功能开发不足

对于乡镇的档案管理机构来说，很多人都是重视对档案的管理，从而忽视了对档案的利用程度，最终影响了对档案资源的开发。乡镇档案机构不能够仅仅对档案进行保管工作，要能够充分的利用档案来服务于群众，档案机构属于传递乡镇文化的重要地点，因此，相关人员必须做好档案的开发工作，使其能够充分的为人民服务。

三、做好乡镇档案管理工作的相关策略

3.1 乡镇建立独立的档案管理机构

乡镇的档案管理是十分重要的一项工作，档案记录了乡镇的整个发展史，并且乡镇档案管理工作来说，在管理的职能上进行分配，属于政府的一个职能部门，并且在业务上进行划分也受相关行政管理部门的监督指导。在乡镇地区必须设相应的档案管理机构，并且在部门的设置上一定要全面，设置一名科长以及两名专职的档案管理人员，对于人员的选定一定要在从相关的政府部门进行调配，以此来管理人员的素质，使其能够对档案馆厘米工作尽职尽责[5]。

3.2 创造良好的工作环境

对于档案管理来说，属于一项政治性强以及专业性强的工作，因此，相关的工作人员的个人素质非常重要，必须具备广泛的知识层面以及高度的政治观念和专业的业务素质，只有这样才能够保证档案管理工作的实施。同时政府也要保证档案管理人员的工作环境，提升档案管理人员的薪酬待遇，为其营造出良好的工作氛围，保证档案管理工作岗位的稳定性。提升相关管理人员的积极性。

3.3 加强重视

将档案管理工作列入乡镇发展的规划中，政府加强对其的重视度，能够切实的解决档案库房、设备以及人员的实际问题，做好对档案管理工作的经费投入。同时也要完善相应的考核制度，制定科学的激励制度，能够将档案事业纳入到乡镇发展的任务中，以此来促进乡镇档案事业的良好发展。

3.4 做好档案管理工作

要想实现档案管理的规范化，那么必须要监理健全档案管理工作制度，对于乡镇的档案管理来说，其工作综合性很强、并且覆盖的范围也十分广泛，以此必须建立完善的档案管理制度，能够保证档案管理工作的顺利进行。在制度中要能够充分的体现出机构设置、管理体系、管理范围、收集归档以及整理鉴定等方面提供相应的制度保证，以此来促进档案工作的顺利开展。

3.5 做好宣传工作

为了做好档案管理工作，要能够做好档案管理工作的宣传，利用广泛的宣传活动使人们了解到档案管理工作的重要性。并且能够使档案管理工作与人们的实际生活相互联系，以此来顺利的开展相关的工作，从而来促进乡镇的档案管理工作的进行，促进乡镇地区的发展。

结语

随着社会的发展，我国乡镇地区的经济迅速提升，但是在经济提升的过程中，却逐渐的忽视了对乡镇档案工作的重视度，乡镇档案机构记录了乡镇的发展历程，是乡镇的文化中心，因此，做好乡镇的档案管理工作十分的重要，对乡镇的发展有着重要的意义。所以，乡镇政府必须建立完善的管理制度，由专业人员进行档案的管理，做好各个部门的职责分配等，以此来促进档案工作的顺利进行。

参考文献

[1] 曾晓秋.知识经济与档案工作[J].四川畜牧兽医学院学报，2011，1（03）：10-11.

[2] 肖聪，魏黎.试论在市场经济体制下如何做好档案工作[J].渔业经济研究，2012，2（02）：20-22.

篇4

中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1005-5312（2013）29-0260-01

档案是高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案记载着学校的教育历史，更是全校师生员工德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录，具有重要价值。这就更体现了档案管理在高校中的重要地位。因此，如何搞好高校档案管理成为当前高校档案管理者需要不断探索的重要议题。本文作者结合工作实际，从以下几个方面分析如何做好高校档案管理工作。

一、建立完善的高校档案管理网络，为档案管理工作提供组织保障

档案资料是高校的重要资源，它详实地反映了一所高校的整个发展历程，并以多种不同的形式真实而客观的记载着学校教学及管理过程中的每一个环节，它是每一个教职员工及学生劳动智慧和经验的结晶，是认识和把握高校发展客观规律的重要依据，是学校的宝贵资源。档案管理工作涉及部门和范围极为广泛，必须引起广大教职工的重视，只有在思想上统一认识，才能增强大家的档案意识，使大家在各自的岗位上都对档案工作给予高度重视，人人参与，共同做好档案工作。向全体教职工宣传档案管理工作的重要性，举办档案法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛，以提高教职工的档案意识，促使各科室人员都重视并支持学校档案管理工作。

要加强对档案工作的集中统一管理，从组织上保证档案工作的顺利开展，从而实现高校档案的齐全、完整与规范。遵循“统―领导、统一制度、分级管理”的原则，成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作。由高校副校长分管档案工作，成立档案室，设立专职档案管理员，在各院系、图书馆、财务部门、教务处等相关业务部门设置兼职或专职档案员，形成全校的档案管理网络，将档案管理工作渗透到高校的每个单位和各个环节之中。同时，要明确每个人的职能与职责，明确分工，使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化。让高校每个人都参与进来，通过全员全方位收集相关档案信息，倡导全体师生支持学校，积极提供有记录价值的档案信息，并努力拓宽档案收集范围，挖掘高校档案资源，使档案内容丰富充实起来。

二、强化高校档案管理信息化，为高校档案管理提供技术支撑

随着社会科技的进步，信息化建设是当前高校档案管理工作的客观要求，也是高校档案工作服务创新和管理创新的重要标志。推进高校档案馆数字化、网络化和检索自动化建设，成为各大高校档案管理工作发展的重要方向，也是高校档案管理工作取得重要进展的突破口。高校档案的管理工作繁杂，劳动强度大，重复劳动多。将信息技术与高校档案管理有机结合，可以让高校档案管理工作走上良性发展的轨道。利用现代信息科技提高高校档案管理工作效率，使高校档案管理工作从落后的手工操作走向现代化的管理。同时，利用信息化手段将档案信息及时传递至高校各级领导、各教研室和相关部门，提供查阅便利，提高使用利用率，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。

高校要强化资金投入，完善档案管理的硬件设施。高校要将数字光纤技术、芯片技术、网络与监控技术等有效地用于高校档案信息存储、归档、保管、开发及利用等各工作环节，提高高校档案信息的存储能力、传播速度，实现高校档案管理效果最优化，充分发挥档案信息的社会经济效益。档案管理工作要从单机管理发展到网络管理，从案卷、文件目录管理发展到全文信息化管理，从单一的档案管理发展到“文档一体化”管理，努力实现“无纸档案”与“纸质档案”相结合，进一步提升其信息化建设步伐。

三、完善档案管理规章制度，使档案管理制度化、标准化、规范化

没有一个严格的规章制度，难以保证高校档案管理工作的顺利进行。高校档案管理人员要以《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》为指导，依据《高等学校档案管理办法》的有关要求，根据学校的特点，制定适合自身的档案管理办法和实施细则，这是做好学校档案工作的基础和保证。抓好档案管理制度建设，实现高校档案工作的规范化。从高校档案管理工作的实际出发，制定一系列档案管理细则，建立健全档案收集、立卷归档、储藏保管、开发利用、保密、库房管理等多项制度，确保高校的各类文件从形成到归档一系列工作程序化、规范化、制度化，并根据形势发展的需要不断健全和完善。在制定高校档案管理工作规章制度和相应的配套考核制度的同时，要把档案工作任务分解落实到人，明确相关人员的岗位职责。

四、加强档案管理队伍建设，提高档案工作人员专业技能和素质

提高档案管理人员素质，是推动高校档案事业发展的关键。档案管理工作的好坏，在很大程度上取决于档案管理工作人员。档案管理人员业务素质水平直接影响到档案工作的质量，为使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，档案管理人员就必须具备更高的素质。要尽快在高校档案管理队伍中普及现代化的档案管理知识，改善现有知识结构，新思想、新知识、新技术的培养要进一步加强。要通过多种形式与途径，提高档案管理工作者的综合素质。健全档案管理工作队伍，设立专兼职相结合的档案管理工作组。培养一批具有文化专业知识、专业技术、技能的档案管理人才，确保档案管理工作的持续与稳定。要不断加强档案管理人员的业务培训。按照“提高素质、精通业务、规范管理、优质服务”的要求，分阶段、有步骤、有计划、分层次地对档案管理者进行业务培训，不断提高档案管理者的业务素质，使个人的知识结构和业务水平能够适应高校档案建设和发展的需要。档案管理者自身也要努力学习，开拓眼界，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案管理工作。高校档案工作者要有高度的政治责任感，要有较高的政策水平，要有严格的保密意识。在职业道德素质上，要求档案工作人员忠于职守，敬业爱岗，热情服务；默默奉献，不计名利，耐得住寂寞清贫，甘为人梯；严谨务实，认真负责；服从全局，团结协作。

五、充分利用档案信息资源，积极主动的为高校提供档案服务

高校档案是高校教职工劳动智慧的结晶，做好档案资料的收集、整理、归档、贮存、积累是为了充分开发档案信息资源、更好地提供给工作者利用，为高校发的发展服务。高校档案部门要突出服务这条主线，积极进行档案利用工作的探索，围绕高校的中心工作，做好档案服务工作。档案管理人员要应主动了解用户对各类档案信息的需求。及时了解学校在不同时期和阶段的教学、科研的情况，积极主动地深入各教学和行政部门，走访相关领导与工作人员，有意识地有目地观察和了解学校各项工作的长远规划和近期目标。对学校的工作安排心中有数，了解学校教学、科研、基建等工作环节和活动过程的规律和特点。认真分析掌握这些工作对档案的需求，同时，根据本校档案利用情况，分析其利用规律，积极主动地为学校各项工作提供档案服务。

档案管理人员要有超前的服务意识，变被动服务为主动服务。通过馆藏档案资料主动、及时、多元化的为学校的各部门提供档案服务，对于一些难查资料通过点滴线索扩大检索范围，尽可能地使他们得到所需信息，促进其工作效率的提高。在服务方式上，要充分应用现代信息技术，广泛利用互联网、光盘数据库、联机检索等现代信息技术手段，既要充分利用馆藏档案文献资料，又要营造现代化的信息传播与交流环境，不断拓宽信息服务和交流渠道。要采取多种形式，丰富服务的形式，改进服务的手段，努力提供优质、高效的服务，主动的把档案工作重点与高校中心工作结合起来，让“死”档案变成“活”材料，为高校的教学与科研服务。

参考文献：

[1]安爱君.如何管理“纸质档案”和“电子档案”.河北科技图苑，2008.