档案管理与档案服务篇1

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2013）07（a）-0111-01

高等学校档案管理与服务是以树立高校自我发展的形象和价值为主线，其目的是为高校的发展、建设服务并提供给他人所需的可借鉴的科学依据，其核心价值在于保障服务对象的权利，其宗旨也是与时俱进的。

在新的历史及现时阶段中，高校档案管理与服务却面临着新的机遇与挑战，而如何加强高校档案管理与服务工作，最大限度地发挥职能作用，是档案专业技术人员所面临的课题。高校档案又不同与国家各级档案馆（室），高校档案是记录和反映高校历史及现代活动，保存备查各种文件、材料的综合。当然，高校的发展建设是具有鲜明的时代背景的。因此，高校档案管理也就是高校建设中一个必不可少的十分重要的组成部分，同时，它又是为高校管理者提供决策的一个载体。所以说，档案的管理与服务功能是显而易见的。

1 高校对档案管理重视的程度有待加强

高校档案管理，较长的一个时期处于学校校长办公室隶属管辖范畴，虽然设置了专职档案员（有些高校还不是档案专业人员），但是所设置的档案室与各室（部）、人事处、教务处资料室的档案保存又存在矛盾，有些文件、材料归档、存档又具有重复性，而教师的业务档案及个人信息，又归教务处管理（或各部室）专门人员监管。笔者以我校为例，教师及各专业技术人员晋升职称的个人有价值的信息、材料的归档，又隶属科教处管理；因此，各职能部门又各行其实，这样就给高校档案管理工作者带来了诸多问题，怎样解决，我们应加以探讨。但是档案管理，是依照国家《档案法》和《档案分类法》来管理编目。既要分两类，又要立卷。长期以来，教育行政部门及高校领导者，对高校档案管理与服务工作的重要意义认识不足，因为导致高校档案一些具有历史价值的文件、文献资料流失，尤其是见校历史比较久远的高校，一些重要的档案材料，或者解放前遗留下来的珍贵档案的丢失，包括“”中流失的重要档案，这都给高校的发展建设留下了不可弥补的损失，我们应该引以为戒，并加强管理。

2 加强高校档案管理及创新理念

2.1 完善高校档案管理综合体系

高校档案管理要变分散管理为综合管理，学校设立的档案室要按照《档案管理制度》设置素质高、保密性强、专业能力突出的档案。专业技术人员来管理（党员更好），避免“学的不用，用的不学”的现象法神。在职能上要隶属于学校的直接领导下工作，参照档案馆的管理体系来管理，维护人权增强档案部门的职能作用，为高校师生服务。

2.2 档案馆员制度要加强并赋予其人性化

首先，档案馆员要更新观念，具备现代管理档案技能，要充分发挥档案馆员的专业优势，树立为高校发展、建设、为决策这当好参谋的服务理念，要把档案管理与服务有机的结合起来，各类材料立卷、归档有序，纸质档案与电子档案有机的结合归档管理，使利用者在危机中一目了然，下载便捷。（当然，具有保密性质的文件、材料除外、特批查询除外）使档案工作有法可依。有据可查；并发挥其主观能动性，为服务对象提供最佳服务、不断提高档案管理与服务的观念、人文及学术地位。其次，档案工作者要端正行业部门作风，档案管理工作就是基本的接收、收集、整理、保存档案并对档案进行分类鉴定和编目，并通过诸多形式开发档案的信息资源。为社会、为高校的发展建设服务。

再者，由于高校档案管理的特殊性，高校档案记录在案的都是一些特定的对象，国家宪法和法律所赋予公民享有的权利，也应在此体现；同时，档案馆员要掌握好档案使用中的政策界限和保密工作的分寸，视服务对象而灵活掌握。归根结底，档案工作，是要用人来管理的，一切工作要“以人为本”并创造性地工作，要尊重他人，理解他人，要注入“人性化”内涵，注重细节，细节决定成败。

高校档案管理与服务，二者相辅相承，不可或缺。档案管理不近需科学地管好，而且还要适应的形式下的对外技术交流工作，最大限度地调动高校档案工作人员的积极性，创造性，把各项制度落在实处，从而建立起高校档案管理与服务的有效机制，为社会服务。

总之，高等学校档案管理与服务工作，虽然有它的局限性，但却是在社会大背景下存在的产物，它的属性是特殊的；它的价值取向是明确的；它的主线是为人服务的。因此，在当今信息资源极其丰富而又公开的时代，我们更要赋予它新的内涵，要把握好时代的脉搏，把现代化的高校档案管理与服务、工作提高到一个新的层面，为社会、为高校的发展建设和《档案法》实施与普及，做出一个档案工作者的应有奉献。

参考文献

[1] 李真.以人为本加强高校档案管理与服务[J].兰台世界（下半月），2010（12）：42-43.

[2] 陈少毅.以人为本促进高校档案管理与服务[J].档案与建设，2010（3）.

[3] 任群，彭朝晖.高校图书馆与档案物业管理专业化运作探索[J].农业图书情报学刊，2006（6）.

档案管理与档案服务篇2

【关键词】

企业档案；管理创新；服务模式

1.档案创新和服务理论概述

1.1企业档案管理创新研究综合国内外关于档案管理创新的研究，总结出档案管理创新指的是依据于社会变化和市场变化趋势，对人才，业务和技术进行优化调整，注重以知识创新和技术创新，以满足企业档案管理的发展需求，并且能够满足用户档案服务需求，最终实现经济效益和社会服务目标。这个过程，就是档案管理信息资源创新的过程。①创新首先是档案管理理念的创新。首先是改革常规传统的档案工作管理理念，要重新树立新意识和新思想。一是服务大局的理念；二是改革与开放的理念；三是竞争与协作的理念。②档案管理机制的创新。档案管理机制的创新指的是，对于新形势下的企业档案管理工作的特点与规律要进行积极探索，同时要逐步建立起有利于档案开发和利用的创新管理机制，还可对档案工作者的积极性进行深入挖掘，最终实现档案管理机制的创新。具体内容是：一是建立档案信息资源收集网络；二是建立科学的岗位目标责任制；三是奖惩机制，充分提高档案管理工作者的积极性与热情；四是建立健全企业档案管理的各项规章制度。

1.2企业档案服务模式现代化的企业档案管理模式，应依据于档案管理发展趋势，在利用者不断变化需求的基础上，做到服务理念的及时更新，服务内涵的及时深化，服务范围的及时拓展，同时引进新成果和改善服务手段，这是现代化企业档案管理模式的主要内容。①档案服务模式要创新内容：一是创新服务职能；二是创新服务方式；三是创新服务主体；四是创新服务手段；五是创新服务环境；六是创新服务质量；七是创新服务条件；八是创新服务群体合作方式。②我国目前档案模式创新的具体措施：一是对网站功能进行完善，开展网上利用服务；二是普遍建立电子文档中心；三是在整合资源的基础上，共享档案信息资源。

2.企业档案管理创新

2.1创新企业档案管理理念企业档案管理工作要想保持活力和升级，就要不断创新，尤其在信息化和现代化的今天，企业档案管理工作必须要开拓创新和与时俱进，在进行各项档案管理工作过程中，充分融入新观念和新方式，能更好的服务与企业的生产经营活动。因此，实现档案管理工作的创新首先是思想观念的创新，具体要求是：（1）要树立档案工作服务大局的认识观。新的经济形势下，党和国家的中心任务就是以经济建设为主要目标，这要求企业档案管理工作也应该以促进企业经济发展为工作重点，要以服务大局为档案工作的基本定位，对档案信息资源进行有效开发与利用，全面系统的为企业经济发展和长效发展做出贡献。（2）改革传统的档案管理思想。创新企业档案管理工作的另一手段是，要加大对档案工作的改革力度，管理工作中的守旧和自我封闭的思想要予以剔除，同时建立一个与市场经济相适应，并符合企业档案管理自身发展的运行管理机制，并且在做好安全保密的前提下，可以适当扩大企业档案管理工作的开放范围，使企业档案工作能走进企业内部工作人员实际工作中，这不仅使档案的社会服务化功能可以充分发挥，还能够增强档案管理在企业管理中的影响力。

2.2创新档案管理机制（1）首先建立档案信息资源收集网站。建立档案信息资源收集网络，主要是因为在社会全面发展和信息化不断提高的背景下，档案管理工作由于涉及面广和信息量大等特点，如果仅仅依靠档案管理工作部门的日常工作，并不能全面，及时准确的收集到档案相关资料信息。因此，可以建立档案信息资源收集网络，对社会各个部门和各个单位力量充分利用，形成多种渠道，有效收集档案信息。（2）企业档案的各项规章制度要建立健全。创新企业档案管理，在管理机制上进行时重点，因此可以对当前企业档案工作的特点和规律进行深入研究，在充分调动档案管理工作者积极性的基础上，要建立以工作目标管理为中心的档案部门考核机制，建立此考核机制不仅是对档案工作质量和完成情况进行考核，其最终目标还是推动企业档案管理的创新。另外，还要在建立工作规章制度管理机制的前提下，对档案工作的最终目标，还有兼职档案员在档案工作中的责任都要做到明确规定，还要对评价档案活动效果的方式方法进行综合考虑，从而制定出科学合理的考核方法，对档案管理相关人员进行总评。

3.档案管理功能服务模式创新

3.1我国当前的企业档案服务模式创新的具体措施

3.1.1完善网站功能目前各大企业在档案服务模式的创新中，普遍开展网上利用服务，并对网站功能进行完善。这是随着档案馆内部局域网的建立巩固，企业档案部门将充分利用网站，进行自己网页的制作，并且还对上网数据和信息进行积极组织，不仅使档案管理服务系统与政府网站紧密相联，还能实现档案信息的完善检索功能。

3.1.2建立电子文档中心建立电子文档中心，主要是对各单位的电子文档进行集中归档，然后通过建立的档案网站，可以对登录用户提供有限制性和非保密性文件查询利用等功能服务，这在发挥信息中心和信息公开场所作用的同时，还能实现电子文档的自动上传收集和整理的功能，最终实现电子文件信息资源共享的目的。它的优点在于包括较为广泛的覆盖面，内容丰富的档案和利用率较高。而且，建立电子文档中心的另一优势还在于，能有效减少中小企业因必须购买网络版档案管理软件，所带来的经济压力。

3.2创新档案服务能力（1）档案信息服务能力的创新。在企业档案服务模式中，档案信息服务占有重要地位。对档案信息服务能力进行创新，要求对档案信息资源进行主动开发，对于档案服务项目和专题服务可做到超前策划。其中在主动提供档案信息服务时，要清楚档案的的家底，还要有精准的服务方向，要了解自己企业员工需要的档案信息服务属于什么类型，而档案部门能提供什么类型的信息服务，此外还要积极研究，加工和开发档案信息，可以主动为各企业单位提供经过提炼的，深层次和高质量的档案数据信息；并根据自己内部员工需求和社会需求，对档案文化产品进行精心策划。（2）档案部门远程服务能力的创新。为了满足现代化企业的发展要求，档案信息服务需要有更高的标准。因此，在实现档案服务模式中，可充分融入信息技术，为档案信息服务实现方便快捷的目的，提供了坚实的技术保障。与此同时，在加强档案资源建设的时候，可以充分利用信息技术，还可充分利用现代化网络优势，可以有效提高档案部门远程服务能力的重要力量。

3.3深化层次编研企业档案管理工作的重要内容之一，还包括档案资料的编研。其中，档案资料主要针对的是企业日常工作和实际的数据及运行需要等诸多方面的内容，因此，要进行档案资料的编研，就需要对档案原始信息进行充分优化，以及全面系统的整理原始数据，特别是注意有价值信息的汇总处理与分类处理，这不仅确保了档案资料编研工作的顺利进行，还与企业整体利益相符，有利于企业良好稳定的发展。基于此，在进行深化档案资料层次编研工作时，要注意三个方面的内容。（1）由于档案资料具有数量繁多，内容庞杂和种类多样等特点，深化层次编研时，要以优先级的方式进行档案资料的编研处理。（2）要考虑到企业档案资料是与企业切身利益密切相关的，在深化层次编研时，可聘请经验丰富的档案专家协同进行，这对档案资料编研的合理性与科学性可形成有效保证。（3）在具体编研处理的过程中，对于企业档案资料库中，应定期编研汇总那些来自企业管理部门和国家行业协会的指导性文件。

4.结语

文章对企业档案管理创新与服务模式进行研究探讨，主要是在企业实施信息化建设的新形势下，把握住信息管理和知识管理中的主要目标，同时要求企业档案管理者，不断研究新问题和新方法，并及时更新档案管理工作，建立健全档案管理的服务模式，最终使档案管理工作与企业发展相协调，最终实现企业跨越式发展的总体战略目标。

【参考文献】

［1］李秀云.企业档案管理创新与服务模式分析[J].技术与市场，2013（06）.

档案管理与档案服务篇3

[中图分类号]G271

[文献标识码]A

[文章编号]1672—5158（2013）02—0398—01

当前档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动地为经济建设主战场服务，为全面建设小康社会服务。要通过计算机网络为用户提供服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。

一、提高创新服务手段

1、建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

目前，国内许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进涉加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。

2、建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。

3、电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。

例如：为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文，档案馆（室）自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机，足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，而不需跑到档案馆（室），也不必交任何光盘或软盘。

4、开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效n生，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案涫（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。

5、开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求，进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益，要求各级档案馆（室）做好现行文件资料的接收工作，搞好现行文件资料的阅览服务。

二、大力开发档案的服务领域

1、信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

2、兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。

对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面：开发科技信息，帮助企业引进开发先进技术产品；开发经济信息，为企业结构调整服务；开发市场信息，为企业提供营销机会；开发法律信息，为企业维护合法权益服务；开发房地产信息，为城市改造和建设服务等。

档案管理与档案服务篇4

现阶段的测绘档案利用

现阶段我国正处于实现工业化、城镇化与信息化的历史进程中。测绘档案首先为城市信息化提供城市电子政务与行业信息化建设、社区信息化、城市电子商务与智能交通、城市公众信息服务等保障。其次，影响我国经济社会发展的一个“瓶颈”一资源问题，即水源、能源、土地等问题，测绘档案在土地详查、资源勘探、农业水利建设、能源开发等诸多方面发挥着重要作用。第三，在环境灾害监测、“三防”体系建设、抗灾与灾后重建等方面，测绘档案的保障作用愈加显现。第四，随着电子政务信息化体系的建设，测绘档案作为基础资源广泛应用于政府管理决策平台建设、社会公共管理事业建设等领域。

通过对最近几年测绘档案的提供利用统计分析研究，有以下特点与趋势值得我们思考：

1.模拟纸质测绘档案的提供量总体呈下降趋势。模拟纸质测绘档案由于现势性差、更新周期慢、产品单一，难以满足计算机辅助设计应用，随着信息时代的到来，其应用将逐渐减少。

2.数字测绘档案的广泛使用是必然趋势。数字测绘档案具有现势性好，产品类型多样化，更新周期快，便于计算机辅助设计，可以方便实现喷绘纸质地图，适应性强等特点。随着社会信息化水平的提高，“数字地球”理念深入人心，各地“数字城市”框架建设全面铺开，政府决策部门使用数字测绘档案建设管理决策平台，都增加了对数字测绘档案的需求。另一方面，政府正在加大基础测绘事业的发展，大力推进数字测绘档案的共建共享工作，对社会公益性事业实行测绘成果无偿提供使用，促进测绘成果在政府科学决策、社会公共管理事业方面的支撑保障作用，可以预见，数字测绘档案在社会各领域利用的增长空间是非常大的。

3.信息化建设战略的实施是现阶段数字测绘档案需求不断增长的重要因素，与此同时促进了测绘事业特别是地理信息产业的发展。随着政府公共管理的信息化、电子政务的发展，数字测绘档案应用已延伸到社会管理、公共安全管理、应急管理等全新的领域，与以往狭窄的领域差异可谓巨大。如广东省完成的应急管理系统建设、抗震系统建设、地质灾害及气象预警预报系统建设等政府公共管理服务、辅助决策平台，其中，数字测绘档案成果是基础框架、底层，支撑了上层业务的运行。

4.测绘档案提供利用与国家实施的一系列项目特别是重大项目建设的数量呈正相关分布。一系列重大项目的实施带动了测绘档案提供数量的快速增长，两者的关联性大大增强，呈现周期性变化。第一，重大项目建设由于经济周期的影响，启动的建设项目数量有其周期性；第二，不同性质的重大建设项目测绘档案的需求差别很大；第三，测绘档案的利用也有其应用的周期性。这决定了测绘事业的发展要深度融合到经济社会的建设中，大力生产能满足社会急需的测绘档案。

测绘档案服务管理体系建设研究

测绘档案的管理与服务是一个系统的公共服务工程，即提供丰富、可靠、适用的测绘档案，包括提供模拟地形图产品、基础地理信息数据产品以及其他标准或非标准的测绘档案。笔者认为测绘档案服务体系建设应考虑以下几个方面：

1.重视测绘档案管理与服务工作

测绘档案管理与服务是国际社会普遍认同的一项重要公益性事业，政府应给予重视与财政支持。现今的测绘档案管理与服务已非传统的手工作业，随着计算机技术与测绘技术的深度融合，高档计算机、大型服务器、磁带库、磁盘阵列、大型绘图仪，以及遥感图像处理、地理信息系统、数据库管理等工具已经成为测绘档案工作不可缺少的工具，没有公共财政的支持难以适应现代测绘事业的发展，难以发挥对经济社会建设的保障支撑作用。

2.馆藏档案资源数字化

测绘档案馆保存着大量不同年代的测绘档案，这些地图档案是我国测绘科技发展的真实记载，亦是测绘文化的历史沉淀。由于年代久远或被重复提供查阅利用，这些地图档案存在磨损或失真的危险。通过利用数字化技术将地图档案资料转化为数据资源形式，实现档案资料基于电子文件的形式进行查阅和提供，避免频繁使用档案原件，这对科学长远地保存地图档案资料和方便使用是十分重要的，也顺应了数字档案馆所主张的档案管理信息化的新趋势。

3.档案服务管理信息化

(1)档案目录数据库与元数据库是信息化管理的基础性资源，档案目录数据库主要实现档案资源管理的问题，元数据库主要实现档案资源利用的问题，属于信息资源目录体系。信息资源目录体系是支撑信息资源的开发利用的重要技术基础，作为信息资源共享与交换的基本手段，必将在今后的政务、商务以及面向公众的信息服务中发挥更大的作用。测绘档案是基于地理位置服务的信息资源，可根据空间特性，构建基于网络化的测绘档案目录和元数据系统，实现目录信息资源的空间可视化表达、检索方式的多样化，促使传统的条目式目录向图文一体化转变，单一滞后的交流方式向多样的网络化模式转变。

(2)完善测绘成果副本与目录汇交机制，覆盖部级、省级、市县级的测绘档案目录与交换体系的建立，是实现跨行

业、跨部门的数据交换机制的重要基础与途径，属于测绘事业共建共享与社会信息化的组成部分。

(3)档案管理与服务系统的开发：建立相关的规范、制度、标准与流程，实现归档与服务的信息化、智能化，能快速、准确满足用户的需求。

4.实现测绘档案由档案管理机构向信息服务机构转变

测绘档案事业作为基础公益性事业，提供公共服务，追求最大的社会效益是测绘档案管理服务机构的核心价值与主题。信息社会的发展要求档案管理工作从档案实体管理转到信息管理上来，树立开放的服务理念，改变“重藏轻用”的观念，捕捉社会需求信息，进行测绘档案的深层开发，如在测绘档案的基础上开发各种专题应用、编研测绘档案成果、开展人文教育以传承测绘文化等，通过多种形式、多种渠道向社会各界提供测绘档案信息服务，做信息的服务者，而不仅是保管者。

5.加强测绘档案专业学术研究

以往的测绘服务模式偏地图生产轻服务，测绘档案专业学术薄弱，缺少与档案行业和系统内的学术交流活动和联系，测绘和档案学会中未设置涵盖测绘科技档案技术的委员会。今后必须关注测绘档案专业学术研究，培养研究氛围，创造条件，让更加的人参加到这个体系中来。

档案管理与档案服务篇5

科技档案是在各项生产、基建、科研设计、工程勘察和测量等科研过程中直接形成的应当归档保存的图纸、文字、录像等科技文件资料，记载了相关内容的基本构思方案和设计方法。其种类较多，如工程技术档案、基建档案、设备档案、科研档案、测绘档案等。它具有知识储备功能、依据凭证功能，情报功能、促进生产力发展和提高效益功能。科技档案的有效管理和设计方案、实验开发及项目研究之间存在一定的联系，其管理内容具有多样性，在实践中必须以科学技术为依托，重视科学信息技术的利用，达到提升档案管理与有效利用之目的。

一、科技档案的特点与重要性

科技档案具有专业性强、种类多样、成套性、现实性的特点。首先，不同专业形成的科技档案管理体制、整理分类各不相同；其次，专业门类繁多、类型复杂，多样化特点鲜明；第三，科技档案围绕一个科研项目进行，有规律地形成一系列成套的相关科技文件资料；最后，科技档案具有较强的现实使用性，它记录和反映着科技、生产、建设等活动，即使在归档后，也依然有很高的利用价值。

在生产领域、科学研究、工程设计、基础建设、或企业管理中，科技档案在整个档案中所占的比例显著增加，在科学管理中所处的地位也越显重要。它是科技发展的催化剂，是知识形态的生产力，同时它也是一个单位实力的重要组成部分，是项目成功的金桥。

二、科技档案规范化管理的内容分析

根据科技档案管理的特点，在实践中必须明确任务要求，从科技档案规范化管理的内容着手进行分析。

1.建档管理规范化

科技文件材料归档管理对提升管理的有效性至关重要。由于材料自身的形成规律各不相同，为了达到有效管理，必须按照科技材料的形成过程、积累量和信息资源的开发条件对其进行规范化管理[1]。

2.科技档案信息资源的应用

不同的归属部门间涉及到不同的管理内容，必须保证信息资源的内容面向社会和大众，所有的服务方式都必须重视科技档案的开发和利用建设。根据实际情况，积极为利用者提供信息资源，并做到及时发现问题，总结问题，进而达到档案管理的规范化[2]。

3.管理岗位与制度规范化

科技档案管理除了包括常规性信息资源管理外，档案管理岗位必须明确，只有责任落实到人，才能做好管理。不同单位受自身发展因素和外部因素的双重影响，频繁的对人事进行调整，有些科研项目资料收集了一半，换了人员，前后若衔接不畅，则容易造成资料缺损。又比如在进行电子化档案管理过程中，人员操作不规范，信息录入不全面，没有统一标准，也没有校对，则又会使科技文件资料出错。为了提升管理的有效性，必须遵循在规范化的发展理念，提供内容真实、详尽的科技成果材料，从而推动科技成果转化。

二、科技档案的管理方式及利用服务

规范的管理目的在于更好地提供利用服务。重视科技档案管理，加强利用服务，从而促进科技生产活动。

1.加强业务建设

科技档案业务建设是根本，档案开发利用的效果直接反映了档案资源规范化管理的水平。要从管理根源入手，提升管理的有效性，涉及到收集、整理和归档等方面，针对基础性业务的重要性，要求相关工作人员做好日常管理工作，禁止出现内容单一、管理不规范的情况，要不断丰富馆藏，扩大进馆档案范围，并保证档案材料的齐全、准确和完整[3]。

2.提升管理人员的素质

科技档案管理现代化是规范化管理的前提，管理人员应接受专业的培训后再上岗。在当前管理实践中，有些管理人员对档案管理的规范制度欠缺了解，有些科研人员对档案意识淡薄，资料保存不全。或者只重视科研活动的过程和科技成果的鉴定与报奖，而忽视科技文件材料的保存和积累，为了减少此方面的不良影响，要求档案管理人员必须灵活应用现代管理学方面的知识，在最短的时间内，优化自身知识结构和能力水平。同时要积极学习计算机和网络技术，将电子化、网络化现代办公技术和档案管理结合起来，进而达到优化管理形式的目的。

3.创新服务方式

科技档案管理也需要不断创新，与时俱进，提供服务利用更要充分体现以人为本、以最大化利用为目的，利用现代信息技术建立档案管理中心，充分利用网络技术、实现无纸化科技档案管理，可设置专业的控制中心，并将全部的电子档案集中纳入电子档案数据管理中心，通过电子档案数据中心对其进行分类处理，进一步提高科技档案管理效率和实现档案信息资源的共享。可根据实际情况，设计信息访问权限，设置免费电子文件的查找形式。该方式不仅能为相关科技人员提供丰富的在线资源，同时提升了单位时间内利用效率。通过可实行的在线服务方式来提高档案资源的利用服务，从而实现档案资源管理上的创新，并不断扩展应用领域，把科技档案管理工作提高到一个新的层次。

4.扩大服务领域

随着信息技术的不断发展，信息技术在各个领域中有关键性的作用，包括工作、学习和生活中，档案管理最大的作用是为人所用，因此在实践中必须不断扩大服务领域。科技的方案管理已经逐渐渗透到各个领域，在社会中的作用也越来越明显。如果仍然采用原有的单一性的管理模式，会在很多程度上限制各个服务领域的发展需要。在知识经济的发展背景下，为了实现信息化管理，必须建立实体管理中心，将档案管理落到实处，使档案管理更好的面向社会服务。

结束语

科技档案管理正逐渐渗透到各个领域，为了突出其本质作用，在实践中根据其发展情况，对资源进行有效的利用和分析。在信息化技术的影响下，实现档案管理创新是摆在档案管理人员面前的重要难题，必须发挥档案管理的功能，实现资源共享，进而推动科技档案管理事业的可持续发展。建立规范的科技档案管理流程，为后续管理保留较大的空间，档案工作人员要立足于实践，从现有的发展趋势入手，不断突破，不断扩展科技档案的应用范围，充分利用档案信息的指导性作用，让大家及时了解动态进展。科技档案的有效管理与利用，将对社会发展起到推动化作用。

参考文献

档案管理与档案服务篇6

2 企业档案管理模式概述 

其实研究国内外档案管理创新模式，根据社会变化和市场变化趋势进行总结的可以叫做档案管理创新，优化调整人才，业务和技术，从而创新知识和技术，企业档案管理的发展能够被满足，档案管理信息资源也就能够真正创新。 

档案管理理念的创新是第一位，常规传统档案的工作管理理念应该是首先改革的，然后是新意识和新思想的树立，对于大局理念的服务，还有改革开放与竞争协作。 

第二位就是对于档案管理机制的创新，企业档案管理工作的特点与规律在新形势下进行积极的探索，然后慢慢开始建立档案开发和利用的创新管理机制能够同步起来，与此同时深入挖掘具有积极性的档案工作者，从而真正的创新档案的管理机制。 

3 企业档案管理功能创新服务模式 

3.1 服务方面的全方位 

原则和方法性的管理档案，思想之间可以用独特的联系建立起来，才能真正意义上的突破“实体保管”的方式。主体是收集、整理、鉴定、保管和统计等主体的档案更要创新性的发掘其中的服务模式。信息计算机网络化以及新型载体档案都是档案管理模式创新包含的内容，当然也有档案管理模式的创新。对于重点的捕捉，对于突破的求得并及时准确的提供档案才能够更好的开发利用资源。对于管理模式的全方位的获取，物质和技术都应该是强劲有力的保障。企业信息开放利用中心的建立，以及对档案的开放，对于公开现行文件的深化都必不可少。如今运营的现有企业中，无法适应的纸质模式是进行管理现存档案和企业日常运营中非常冲突的方面。如今这种情况对于档案资源全方位的服务就十分重要，对于数据信息的进一步加深更是如此，这样才能将企业发展所需的资源尽快提取出来。可以入手的几方面有对于资源档案电子化的加强，这样工程项目的具体情况你就可以了解。 

3.2 信息开放中心的构建 

日益发展的信息社会，日益丰富的网络信息资源，今天的档案资源管理与服务如果还使用传统和人力的实体保管方案很明显不能够适用。以WEB平台构建起来的太钢档案的管理服务的模式能够在开展企业档案开发利用工作的时候提供全方位的服务，这样作为一种重要手段就能够有效的提高档案的资源效率。开放利用和回收档案资源时，将信息开放化的方式能够更好的适应企业的发展。档案模式想要更好的优化，就要采用新的服务方式然偶胡就可以将档案宣传的内容和重点等问题进行积极的探索。 

其实很多的途径都能够实现信息开放的多元化，对于支持用户通过登录系统的信息查询方式是其中一种，另一种就是针对客户的实际需要然后提供各种各样的远程服务，适应时代的发展从而将信息系统高效的建立起來。 

3.3 层次编研的不断深化 

档案资料的编研工作另一方面重要的内容是对于档案原始信息的充分优化，如此来说就要注意到很多的东西，一方面是企业日常工作和实际数据运行方面，将原有数据整理就很重要，还有一方面是处理信息根据现实工作的需要。有价值的信息才能更好的保证信息的真实性，这样才能更好的保障企业各种档案编制的需要。这样也才能更好的发展企业。这个过程中面对数量较多的档案应该根据实际需求，而且排列也应该有优先级别的分类，也要和企业自身的利益相关的非常密切，不断深化的深层次编研就显得非常重要。 

3.4 规范化制度不断建设 

企业项目工程全过程管理涉及到很多方面，比如说项目前期的预知管理，以及档案管理项目开工统一和实时监控，以及的最后的总结反馈。而面对如今分散管理的档案更是出现不完善的制度，力度不足的业务监督问题。面对这些情况，首先建立和健全档案的各种规章制度才能够保证档案的残准确和完整，其次对于在工程档案中大力推行电子文件档案才能够真正将详实的素材提供给企业的文化建设。当然，一个工程档案审查考核制度的建立才能够更好的让经营档案管理工作流程流畅的进行。当信息资料有价值的时候有才能够汇总和检查的更加及时，而相对没有什么借鉴意义的资料也能够很好的分类和汇总。 

4 小结 

如今很多的设施不到位或者方式落后的信息处理方式都很频繁的出现，尤其是现行企业资料档案处理中会出现这些问题，企业较低的档案信息处理问题以及缓慢的开发速度问题都应该得到解决。一个新的思路和新的方向去解决新颖的方案信息问题就指日可待，如今企业真正持续发展的动力也就是档案资源，充分将档案资源价值发掘出来，就要将档案服务的新模式探索出来。而本文则将实际情况结合在企业中，提出切实可行的创新方式和解决方案，在实际问题中去解决和分析，也就会很强的实际操作性和现实应用性。本文的解决方案虽然有所提出，但是还是应该从实际出发，坚实的踏出每一步。 

参考文献 

[1]李翠屏.档案馆知识服务研究[D].山东大学，2010. 

[2]贾晓青.基于用户行为关联规则的档案信息服务模式研究[D].吉林大学，2014. 

档案管理与档案服务篇7

档案是一种信息资源，档案的原始记录性和知识信息性能够满足某个方面社会需求，于是，档案的价值就形成了。在知识经济时代，档案以其所载信息的原始性、真实性、技术成果的可重复性及可考查性等使其具有更高的利用价值，它在人类文明进步中一直起着承前启后的作用。随着现代科学技术的飞速发展，档案管理工作实现了档案工作科学化、现代化、规范化、标准化和信息化，这更加有力地推动了档案工作向更高层次迈进。

笔者认为，档案管理的创新在当今社会迅速发展，科学技术日新月异的大好形势下，还要坚定不断创新，提升服务水平，以期适应空前的机遇和严峻的挑战，达到持久发展。

一、创新档案管理观念，是创新档案管理的首要之举

信息化时代的到来，创新已成为时代的主题。加速创新，是各行各业得以应对不断发展变化的形势需要。近几年，档案管理也在发展变化，表现在管理内容更为复杂，管理手段也更为多样，然而，管理水平却相对滞后，因此，进一步加大创新力度，提升管理水平，提升服务社会生活的能力，就显得尤为重要。

1.要创新档案管理，必须从改变传统观念做起。

2.档案在经济社会发展过程的重要性和不可替代性。全新的认识，是要对档案作用的肯定。不要弱化档案的作用。不要以为档案就是一些资料的累积。一个企事业档案，是这个单位员工生产实践活动的劳动结晶和智慧积累，以及发展历程的真实记录和客观评价，当这些经历以文字、数据、图片、音像等形式固定下来时，它所代表的是这个单位不可复制的记忆，是金钱买不到的无价之宝。

3.对档案的服务范畴有一个全新的认定。随着信息化时代的到来，档案的服务范畴已经没有局限性，这一点必须充分意识到，除非是带密级的档案，否则，档案就是服务于整个社会的。

二、创新档案管理的必要环节是创新档案管理制度

制度决定服务高度。创新档案管理，必须在制度上创新，要根据我国《档案法》等法律法规和有关的档案管理规定，结合实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制定一套完整的档案管理制度。同时，要引进先进的档案管理软件，制定电子档案的管理、分类标准，使档案管理工作逐步向自动化转变，实现电子档案和纸质档案一体化管理。此外，档案管理员的职责也与以前有所不同，要结合实际，对档案管理员在档案工作中的义务和责任，做定出更加具体和明确的规定，从而提高档案管理人员工作的规范性，进而提高他们的服务水平。

三、创新档案管理的核心是创新档案服务方式

服务方式决定服务效率，所以创新档案服务方式就显得非常重要。信息时代，档案具有开发利用速度快、直观性、选择性和易操作性的特点。这些特点，也使得档案更容易走出档案室的狭小空间而走向社会，更好地为人们的生活、学习和工作服务。

1.建立联合目录，实现档案资源共享。共享的同时，各级各类档案馆和图书馆可以统筹发展，走特色化专业化发展道路，更好地满足于社会多方面的需要。具体体现在建立联合目录，用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆（室）馆藏的档案目录，从而使利用者能够很方便地获取到更多，更广泛的知识和信息，情报等，从而避免了不必要的重复和浪费，也可以有效地缓解档案存储空间拥挤，管理人员及资金紧张等现实的矛盾。

档案管理与档案服务篇8

1.1归档数据量大

伴随对地观测技术的迅猛发展，测绘地理信息数据获取周期大大缩短，测绘档案归档数据量快速增长，主要表现在数据总量大（年均归档量达20TB）、单个数据文件大（单个遥感影像文件普遍在1G以上）、数据文件个数多，需要产生庞大的目录管理信息。这需要具备强大的测绘档案资源信息储备、过硬的测绘成果档案处理技术和高效的利用方式，才能使测绘档案服务满足社会的需求强度。

1.2测绘档案分类复杂、易于变化

按专业类型，分为大地测量、工程测量、摄影测量与遥感、海洋测绘、地图制图等，按资料类别，分为技术文件、外业观测资料、计算资料、成果资料等;按载体类型，又分为纸质、胶片、底片、薄膜、磁带、磁盘、光盘、硬盘等，按数据格式，又包含doc、txt、xml、shp、gdb、gwp、dwg、tiff、bil等。各类测绘档案的实体分类表结构差别较大，难以统一。

1.3现势性要求高

现势性是指所提供的测绘档案服务所提供的测绘成果资源要尽可能地体现当前最新的情况。随着当前城镇化进程的加快，地物地貌和各种信息数据日新月异，在大量的测绘档案涌入的测绘档案保管部门的同时，社会又对现势性好、精度高和大范围的测绘档案数据服务具有迫切的需求，这对测绘档案保管部门的管理和服务提出了更大的考验。

1.4时空特性强

测绘生产是在一定地域范围内进行的，因而作为测绘生产活动记录的测绘成果资料档案表现出明显的地域特征。同时，测绘档案也具有很强的时间特性，同一区域的测绘档案，在不同的历史时期一般具有不同的档案版本，各个时期的档案共同构成了该区域的发展轨迹，对于区域发展脉络的分析研究具有重要作用。

2.测绘档案信息化现状与存在问题

2.1海量数据管理力不从心

数据规模呈指数级增长，导致管理繁重;数据随项目分散存储，导致数据重复、冗余，并使设备资源浪费严重;数据查询提取困难，导致数据使用效率低下;历史档案数据的价值没有得到有效利用，档案数据整体性、安全性无法得到保障。

2.2档案管理与成果利用脱节

测绘档案具有项目特征，测绘项目从项目任务下达、项目任务生产、项目成果质检、成果归档到档案的利用服务，要经过很多环节和部门，当前的测绘服务平台无法实现项目的前端控制和全程管理跟踪，测绘档案的管理环节与服务环节是脱离的，导致测绘档案服务资源的更新速度跟不上数据实际获取的速度。

2.3汇交工作量巨大

一个建设项目所形成的测绘档案数据量往往具有数百GB甚至更大，且种类繁多、内容复杂、表现形式多样，这给汇交工作带来很大的难度。如果采用人工方式进行汇交，需要人工对汇交档案的完备性、规范性等进行检查并进行存储，人工提取相应的著录项信息，不仅工作量大、工作效率低，还容易出错。

3.省级测绘档案管理与服务系统建设

3.1建设总体思路

省级测绘档案管理与服务系统主要针对当前测绘档案信息化管理工作中存在的问题和测绘档案的新特征，综合利用WebGIS技术、数据库技术、文件传输等技术而建立起来的，解决了现今测绘档案在存储、管理、分发利用过程中的种种问题，实现了测绘档案资料从项目任务下达、到档案汇交、组卷归档、查询检索、销毁、提供利用等全生命周期的信息化管理，提高工作效率，促进测绘成果档案社会化应用。

系统采用三层架构：基础设施层、数据存储层和应用服务层。数据存储层是核心，存储了测绘档案管理相关的档案实体文件、档案目录数据、元数据、空间索引等信息，空间数据与非空间数据分别通过ARCSDE和自定义开发的数据接口与应用程序进行通信。应用服务层通过Net Framework和ArcEngine 开发C/S模式的桌面应用，实现测绘档案的信息化管理，通过Flex 和ArcGIS Server技术开发B/S模式的web应用，实现测绘档案的网络化服务。

3.2核心解决方案

3.2.1数据组织科学化--解决海量数据存储与管理问题

1.数据存储模式

根据测绘档案的海量、大二进制等特性，采用文件与数据库相结合的数据存储模式，其中档案实体数据作为外部文件存储，档案的元数据、目录数据、空间索引等采用关系数据库管理，通过在数据库中存储实体数据的存放路径来实现关联。这种存储方式使得海量的档案实体文件数据传输快、摆脱了商用数据库数据储存量的限制，将目录数据等存储到数据库中，查询检索便利，提高了数据库利用率。

商用数据库平台选择当前国际上先进成熟的关系型数据库管理系统Oracle 软件，空间数据引擎选择ESRI 公司的 ArcSDE。另外对于档案所特有的光盘、底片、印刷地图、文本资料等采用档案柜存放，并采用虚拟库房的方式进行管理和查询。

2.数据组织形式

测绘档案的实体分类结构非常复杂，结合多年测绘档案管理经验，将繁杂的测绘档案实体分类归纳为四大类：成果类、控制片/加密片类、图历簿/调绘片类和文档资料类，成果类又分为基础地理信息、大地成果、模拟纸图、航空航天遥感卫星数据和专题成果五类，每一类再根据实体文件的结构进行细分，控制片/加密片类、图历簿/调绘片类和文档资料类不再进行细分。下图是测绘档案的数据组织结构，实线框类别是最小的实体分类，在数据库中各对应一张物理存储表。

3.建立空间索引

测绘档案成果类数据具有空间特性，通过建立空间索引，将地理位置与目录数据、实体文件等建立关联，可实现档案目录资源的可视化表达和检索。

在ArcGIS Server地图服务中，空间索引的质量对数据展现、查询检索的效率有较大影响。因此，在建立空间索引时，应尽量减少空间索引图层的数量，避免数据冗余。

基础地理信息和模拟纸图的空间索引通过图幅接合表来建立，如果为每一类型每个比例尺的数据建立图幅索引层，需要建立近50个索引层，为提高性能，每个比例尺建立一个图幅索引层，由各类型基础地理信息和模拟纸图共用，共建立8个索引图层，大大减少了数据冗余。大地成果的空间索引由点成果的概略坐标生成，需进行相应的脱密处理，水准点、GPS点、三角点、军控点和标石各建立一个空间索引图层。航空航天卫星遥感数据建立2个空间索引图层，其中航片索引图层通过像片的像主点建立，遥感影像数据的空间索引通过提前每一景数据的边界生成空间索引。专题数据需根据数据的实际情况来建立空间索引，例如提取边界建立、根据图幅接合表建立。

3.2.2测绘档案管理与服务一体化--解决管理与服务脱节问题

将测绘项目全生命周期各环节：项目任务下达，档案汇交、组卷归档、查询检索、销毁、提供利用等纳入到测绘档案信息化服务平台中，实现对项目的前端控制和全程管理跟踪测绘档案的完成情况，项目竣工验收后及时完成测绘档案的收集，对收集档案通过既定的质量管理及档案管理流程，以最快速度完成档案数据的整合，通过网络平台等多种手段，快捷提供利用，保证测绘档案资源的现行效用。

3.2.3测绘档案汇交智能化--解决汇交工作量大、效率低的问题

数据汇交要解决的问题是：如何把海量分类复杂、格式多样的汇交数据分门别类、高效智能的提取录入到系统对应的档案类别和物理存储表中。本文提供的思路如下图所示。

汇交设置环节的核心功能是进行“入库单位设置”，该功能确定了测绘档案管理的深度。在数据上传入库环节，一方面是将档案实体文件通过FTP上传到磁盘阵列进行存储，另一方面则是根据用户的“入库单位设置”自动提取实体文件的目录数据进入临时库中，并建立目录数据与实体文件的关联关系。

3.2.4应用搭建工具化--解决测绘档案分类复杂、易于变化的问题

系统运用工具化的思想，设计了灵活的“三步骤”定制功能。第一步：测绘档案分类可定制，可增加、修改、删除档案分类，以适应分类的调整;第二步：定义实体分类物理存储表，指根据实体分类表结构的变化，可在系统中新建、修改删除物理表及其字段;第三步：建立关系，为测绘档案分类指定对应的实体分类物理存储表，以实现测绘档案的存储，一个档案分类只能对应一张物理存储表，一张物理存储表可对应多个档案分类。这样系统就能灵活定制，可适应业务的不断变化，易于拓展。

档案管理与档案服务篇9

一、当前中专学校、档案管理存在的主要问题

第一，重管理、档案管理上注重收集、整理、归档，但是摆在档案柜内几年不动是常有的事，不少学校的档案员自认为只要做到不丢、不失、不坏就可以了。还有的单位把档案室看得过分神秘，定位为机要部门，因而，远离热火朝天的改革开放，远离扎实推进的教育教学实践，这样的档案室大家也就敬而远之了。第二，档案资料的收集、整理、保存仍然停留在计划经济体制下的认识上。我们知道，新中国成立后的档案室均由政治部、人事部或办公室负责管理，档案室门上常常贴着一张“机要重地、闲人免进”的警示条，在极左路线盛行的社会条件下，大多数教职工宁可绕道走，决不靠进它，那时进入档案室查档案、完成外调材料等均需严格登记，而有的档案管理员也自认为高人一等，因为是“机要人员”，一般教职工也是对其敬而远之。改革开放后，这些情况发生了根本的变化，但是档案室仍然是“门庭冷落”，变化不大，根本原因在于管理做得不好、服务上不去，不少学校的档案管理根本看不到改革开放的新做法、新思路、新气象。第三，在档案资料收集方面，方法基本上是老一套，重人事政工、干部档案的收集、整理，轻教育教学业务档案资料的收集、整理、归档。政工性档案资料（包括机要类资料）的严格管理是非常必要的，不能有丝毫的松懈，但是学校教育教学政策、教师与学生的创新这些生动活泼，且带着改革开放浓重气息的档案资料却未纳入归档范围，如果造成流失，那才是真正可惜的事情。

二、中专学校档案管理应走管理服务并重之路

中专学校在我国改革开放伟大事业中肩负着极为重要的培养一批又一批德才兼备中等专业技术人才的任务，档案管理必须顺应历史潮流，走管理与服务并重的道路。为了实现这一目标，各级各类中专学校应该有新的思路、新的理念、新的做法，让档案管理发挥出更大的作用。笔者认为应从以下几方面做出努力：第一，中专学校的档案管理必须打破计划经济体制下的旧观念，突破重政工人事干部档案管理，轻专业技术教育教学业务档案管理的认识，并在内部档案管理体制上进行改革、充实、完善，在制度、程序设计上确保“并重”，同时体现经济建设为中心（对学校来讲是教育教学为中心）这一改革开放的核心理论。应该指出：改革开放不是一句空话，也不是形式，而是实实在在的工作，有的中专学校教育教学改革硕果累累，学校重视规模、质量，已真正体现了改革开放，但在学校的档案管理上仍然是老一套。学校的改革开放是一个整体、一个系统，不能只注重一方面，而偏废另外一方面，这是不全面、不彻底的改革，学校领导、档案部门和一级管理人员首先应改变认识、改变观念，走管理与服务并重的道路。第二，学校的档案管理必须打破“管好”就行的思想，树立“管好”同时“用好”的理念，打破档案管理区域“静态”“静止”“安静”的局面，只要让档案资料动起来、活起来，其作用也就发挥出来了。当然，如何活、怎样活，哪些资料可以纳入“活”的范围、哪些不能，都要进行设计、思考。比如，人事政工、干部、保安类档案必须严格执行保密规定，千万不能放松放手，但属于专业业务类的则应放开，纳入服务范围。第三，努力建设符合管理服务并重的档案室设施设备。档案室过去一直属于机要区域，改革后，这一块必须重视，但开发区又必须建立，这样必然涉及到设施设备问题。比如，可以考虑分设若干管理室，或分设管理区，在确保安全前提下做好服务工作。第四，培养专业水平管理人员。在计划经济体制下，档案员属于政工人员。一般来讲，这些同志对教学业务不涉及也不专业，而远离火热的教育教学使这些同志脱离广大教职工，脱离了学生，也脱离了教育教学业务，这些同志即使有教学经验，时间一长也会变成“外行”，因此要实现服务，必须加强这些同志的培养。笔者认为，应该让这些同志走出档案室，真正参与到教育教学活动中去，使他们切实掌握了解学校的重大工作、重大活动，便于收集资料、提供信息。另外，要给档案管理创设良好的工作、学习环境，使他们真正和广大教职工打成一片，融为一体，成为高素质、专业化的管理者。第五，要切实改变档案收集的范围、内容和办法，不能只注重干部人事政工类，而忽视专业性业务性资料的收集。应该说，在观念、制度建立后，这是一个基础工作，手中无东西用什么去服务？但是，资料的积累又是一个长期的、逐步的、循序渐进的过程，不可能一步到位，也不能只做一阵子，这就要求档案人员一要敬业，二要专业，否则是做不成的。第六，开展档案服务是一件全新的工作，必须发扬扎实、严谨、认真的工作作风，来不得半点马虎。凡做过档案管理工作的同志都知道，这项工作繁杂、麻烦，要求十分仔细、认真，而且制度性又强，真正做好不容易，如果开展了档案服务，工作量决不仅仅是加大一倍的问题，因此，档案工作人员不仅要“收”进来，还要“放”出来，必须努力学习，认真工作。总之，要树立全心全意为教育教学服务的思想，在档案管理、归类上要科学、系统、使用，要引进现代化管理设备和管理手段。比如，电子档案的使用完全不同于纸质档案的使用，其办法程序是不同的，这方面大家要共同研究，有了服务的知识，有了服务的技能，相信中专系统档案管理与服务并重之路一定越走越宽敞，档案功能越来越大。档案管理是一项几十年进行的工作，论文目的在于要使这项工作适应改革开放大潮流，发挥新功能、新作用。

本文作者：张建新工作单位：太原财政金融学校

档案管理与档案服务篇10

1.1政府方面

我国当前行政管理体制改革的重要目标是推进政府职能转变，提升公共服务水平，也是建设人民真正满意的公共服务型政府，体现公共服务的基本要求。档案馆作为政府公共服务的重要机构之一也应主动拓展公共服务渠道，为社会公众提供满足公众需求的公共服务⑴。目前虽然国家对档案事业的支持已经有了很大提高，但许多地方政府还没有把档案事业的发展放在议事日程上，在政府工作报告或工作计划中都未能提到“档案”两字，公共财政上的支持就更不可能多的涉及到档案领域。另外档案馆公共服务还有一些法规、政策需要政府出面来进一步完善。如《档案法》规定，绝大多数档案保存满30年即可开放，但由于地方档案馆没有具体的制度规范，包括鉴定方式、程序、开放责任等方面的规定，使得许多档案馆即便到期的档案依旧不愿公开。

1.2档案馆自身方面

档案馆基本条件不能满足档案馆公共服务的要求。目前绝大多数档案馆均为面向单一主管单位的“纵向”服务，社会机构间资源的“横向”沟通和共享几乎没有，馆与馆之间实行独立的保管和利用方式，所使用计算机信息系统也不相同，馆藏信息也不能共享，从而无法实现资源的共享。

有些时候，公众为了查清一个文件，需要跑几个不同的馆，在时间上、在办事效率上都是极大的浪费。

档案馆本质上属于公共服务机构，然而，与图书馆、博物馆、科技馆等其它公共服务机构相比，公众对其缺乏一定的认识，不会主动到档案馆去查阅相关资料，档案馆的开放还没有深入民间。目前，我国绝大多数档案馆在提供公共服务时还缺乏足够的开放理念和服务意识，“重藏轻用、藏而不用，秘而不宣”的思想仍然起着主要作用，使得档案馆在公共服务方面就显得比较落后，对社会缺乏公开性和透明性。由于很多档案有开放时间的限制，所以有很大一部分档案至今没有对公众开放，这也限制了民众查阅档案的范围，阻碍了档案馆公共服务的开放程度。

1.3社会方面

目前档案馆公共服务还没有引起广范的社会关注，与图书馆、博物馆、文化馆等国家公共单位相比，档案馆的优势和特点还没有得到充分地展示。另外，受到长期封建传统文化的影响，中国民众还没有强烈的公民意识，面对公共事务时习惯把自身定义为局外人，常常是无关之事“高高挂起”，档案馆为社会保存的珍贵档案，很少能引起公众的关注。

2.挡案馆公共服务的制约因素

2.1服务理念陈旧、服务对象单一

服务理念陈旧是制约我国公共档案馆社会服务发展的一个重要因素[2]。服务理念的陈旧主要表现在服务主体意识不强、服务的对象和范围不清晰、服务的本质界定不准确等方面。档案馆服务对象，过去主要集中服务于党政机关、领导参考、决策、学者的学术研究等活动，对象比较固定，对于广大公民来说，档案馆服务的大门基本上是关闭的，由于其服务对象的固定性，更多是服务，而不是公共服务，公共性不足。

2.2馆藏档案资源欠丰富

馆藏档案资源是公共档案馆所拥有和掌控的最基本、最重要的资源之一，关系到档案事业的可持续发展，是公共档案馆得以立足于社会，具备存在价值和意义的决定因素。而馆藏档案资源所面临的问题主要是馆藏资源的内容、门类、载体形式不够丰富，馆藏档案资源数字化程度不高，影响和制约了馆藏档案资源的开发利用和开放共享。这些都成为制约公共档案馆社会服务开展的重要因素。

2.3专业人才储备不足、新技术缺乏应用

人才与技术也是制约公共档案馆提供社会服务的重要因素。公共档案馆普遍存在专业人才储备不足，而且专业人才的流失比较严重，由于缺乏培养规划，专业人才专业性退化现象也比较突出。专业人才的缺乏，也使得公共档案馆难以对新技术进行吸收与应用，制约公共档案馆社会服务的供给。

3.档案馆公共服务的发展途径

(1)提高认识，切实转变档案服务理念。档案馆公共服务是档案事业发展的核心使命。档案馆要转变原有的公共服务理念，把档案工作者的关注重点引导到如何做好公共服务的方向上来。可以广泛运用多种传播媒介：如网络、电视、手机等；可以举办形式多样的档案宣传活动，如珍品档案展览、档案馆藏介绍、档案知识宣传等活动，提升民众的档案意识，有效宣扬档案服务价值，创造良好的档案利用舆论环境。打造出档案馆公共服务的品牌，引导多层次民众体验档案馆公共服务。

(2)优化档案资源配置。优质的档案资源是档案馆为民众提供满意公共服务的基础。档案馆要在现有馆藏资源的基础上，创新档案资源，优化资源配置，挖掘隐藏资源，整合现有资源，从而使档案资源丰富化、多样化。各地区的档案馆在档案资源配置上要有大局观念，全局观念，打破行业和部门的限制，优化各自馆藏，使民众在档案馆能获得满意的服务。

(3)优化档案公共服务结构和工作流程。档案馆要积极推进自身结构的改进，使档案公共服务的模式渐趋完善。各级档案馆要围绕档案馆公共服务，对现有工作职责及工作模式进行再思考，重新定义档案公共服务的职责和范围,确立明确的档案馆组织结构价值观。

档案管理与档案服务篇11

2.地质资料档案的使用价值。首先，地质资料具有三个鲜明特点：其一，地质资料是上游产品。地质资料是上游产品主要体现在其价值伴随经济增长而增长。若社会发展进步快，则对矿产资源的需求量大，从而使得对地质资料信息的需求量就越大；反正，则其使用价值变小。其次，地质资料是多环节产品。地质资料档案是多环节产品的原因有几点：（1）形成周期长；（2）投入成本高；（3）专业技术强。无论哪一个矿床的地质资料形成都需要一个漫长的过程，每一个技术环节都是极其复杂的，其都具有不同的使用价值。三是潜在价值大。通过在原有的地质资料档案上的探究，进一步加强工作力度便能得到地质成果。综上所述，地质工作越来越受到人们的重视，地质资料的需求决定了其社会地位和价值。

二、地质资料档案社会化服务的现状

伴随信息技术的飞速发展和在全国各行业中的应用，“数字国土”正被逐渐推广。《图文地质资料数据库》项目改变了地质资料的存储方式，人们可以更为方便的对相关资料进行查阅。国务院《关于加强地质工作的决定》颁布后，国土部门首先对涉密资料进行逐步清理。建立、建全地质资料网络服务体系；成果地质资料电子文件汇交格式等一系列的配套文件，为开展地质资料的社会化服务提供了充分的政策依据、技术标准和规范。

三、地质资料档案社会化服务存在问题及解决对策

档案管理与档案服务篇12

Abstract： With the specialty division of refinement and fusion generalization trend of social development， this paper analyzes the origin of "embeddedness" theory and the objective existence in Archives work. Based on the analysis of the application background， application necessity， application motivation and application principle of the embeddedness， it discusses the application mode and method in Archives management and information service from the three dimensions of social space embedding， technology space embedding and business space embedding and three levels of embedded professional service， embedded special service and embedded knowledge service.

Keywords： Embeddedness Theory; Archives Management; Archives Service; Management Mode

1 引言

专业分工的逐渐细化是社会发展的基本趋势，但随着技术进步和应用进程的加快，以及工业化和信息化融合的深化，产生了分工细化与融合泛化两极发展的趋势。

在网络信息化时代，专业分工的逐渐细化与专业服务的日趋多元化，也带来了生产者与消费者对专业工具和手段的依赖化、专业需求的多元化和生产与消费界限的模糊化趋势。从竞争的角度看，竞争与合作的对立也不断向竞争合作的统一，即“竞合”方向演化。从社会关系网络角度看，具有植根性的文化软实力作用也在不断强化。这些迹象已经表明，社会网络结构中各要素相互间的“嵌入性”问题已经逐渐成为一门显学。

19世纪末，一些思想家曾经提出“镶嵌”、“植根”等思想，而在理论上明确“嵌入性”（Embeddedness）概念的是匈牙利政治经济学家卡尔・波兰尼（Karl Polanyi）。该学者在1944年出版了《大转型：我们时代的政治经济起源》（The Great Transformation-The Political and Economic Origins of Our Times）一书。该书指出，在非市场经济中，经济不是一个独立领域，而是嵌入在社会和文化结构之中，具有经济活动的社会嵌入性。后来，一些经济学家认为，即使是市场经济，经济仍然嵌入在社会和文化结构之中，各种经济活动仍然受到其所处的社会结构的限制和影响。也就是说，无论是非市场经济还是市场经济，嵌入现象始终存在，只不过社会环境不同，嵌入的程度也不同。

所以，得出的结论是，经济活动受非经济活动的影响，这种经济活动与非经济活动的交互作用就是经济活动的社会嵌入性[1]。经济活动的社会嵌入性必然带来活动成本，也会带来活动资本，需要在经济学分析中加以研究。应当说，嵌入理论通过对经济学的批判，把经济学、社会学、组织理论等有信服力地联系在了一起，带来了社会网络理论和社会资本理论的研究新潮，并共同构成了新经济社会学。

通过对“嵌入性”理论的粗浅观察，我们看到，卡尔・波兰尼发现了一个原本存在却被人忽视了的客观现象，即专业领域独立的时代已经逐渐成为过去，交叉融合、协同创新与互动发展的时代正向我们逼近。从档案管理的角度看，档案、档案管理和信息服务活动同样受非自身活动的影响，同样具有社会植根性和依附性，或社会嵌入性。所以，不能仅停留在单一研究档案管理自身现象的阶段，需要与社会结构的演进相结合，将知识嵌入性、认知嵌入性、结构嵌入性、组织嵌入性、业务嵌入性、政治嵌入性、社会嵌入性、文化嵌入性和网络嵌入性等原理和应用纳入档案学研究范畴，丰富和完善档案管理的理论体系和方法体系。

在档案管理专业领域，“嵌入性”问题并非现在才有，只不过在理论上还没有对实践中的这一客观事实加以归纳和总结。

例如，在组织性嵌入方面，文书立卷归档制度中明确指出档案管理部门应对文书立卷进行指导、监督和检查，文件的平时归卷和年终定卷由现行组织的文书工作人员负责。在业务性嵌入方面，档案工作采取纳入议事日程、纳入年度预算、纳入年度计划，参加重要工作、参加项目课题、参加项目验收、参加设备验收，与任务下达同步、与进度检查同步、与成果鉴定同步、与考核奖励同步等的“三纳入、四参加、四同步”制度。在社会性嵌入方面，设立档案接收征集职能机构，建立档案移交工作制度，构建档案接收征集网络，开展档案接收征集活动;档案利用服务工作也要面向和满足社会发展、国家建设和人民群众的需求，开展借阅服务、阅览服务、复制服务、咨询服务、宣传服务、证明服务、目录服务、文献服务和开放服务，等等。

档案管理和档案信息服务中应用嵌入性理论和方法，应根据档案工作的特点和档案用户的特点，进行理论和方法的平移和再创新方能得以有效实施。就目前的工作情况来看，先从构建嵌入性档案社会组织网络，建立嵌入式档案信息研究开发团队，增强信息网络技术和手段的应用能力，进行嵌入式档案信息利用需求调查研究，开展嵌入式专业服务和科学决策服务等方面入手，层层展开、逐步深入和加以推进更为合适。

2 嵌入性理论应用的必要性

长期以来，档案管理与档案信息服务还存在管理服务机制与模式制约，档案管理部门与社会各领域还没有有效地融入，档案工作者的专业化素质和能力还不够高，档案开放式主动服务效果和质量不尽如人意等系列问题。信息网络社会所带来的信息服务泛在化、信息需求多元化以及社会网络组织滞后性等现象使这些问题更为突出。

2.1信息服务的泛在化。服务的泛在化主要指服务无所不在。由于信息网络和智能工具的普及和深入应用，信息环境发生了根本性变化，数字信息的可获得性迅速增强，信息服务也迅速从专门机构的主导性业务转化为一般机构的增值性业务[2]。信息用户获取、利用、生产、、管理、存储和拥有信息的来源与渠道更加广泛、成本更加低廉、手段更加灵活、查阅更加便捷、交流更加透明、时空更加可近。形形的搜索引擎、智能应用等，因其具有“在身边”、“在眼前”、“在指尖”等信息可近性优势，愈来愈多地被用户接受。图书情报与档案部门面临用户离自己愈来愈远的困惑和压力，这种形式迫使信息管理与服务部门改变自己并跟进时代。就档案管理部门来讲，拓宽档案管理与服务的视野，以更加开放的姿态融入社会信息工作与生活之中，发展共建共享型档案社会组织信息网络，才能更有效地实现档案信息资源的价值、提升档案工作的社会影响力。

2.2信息需求的多元化。需求的多元化主要体现在三个层面：其一，需求主体的多元化。信息网络化的高速发展，人们对各种信息利用意识不断增强，需求主体随之呈现多元化景象。从机构组织上看，政府、企业、高校、研究院所等为科学决策和知识创新，对信息数量和质量的需求强度增加;从角色群体上看，工人、农民、知识分子等受个人发展空间期望值增长的影响，对信息的需求更广泛。其二，需求客体的多元化。网络应用的普及使信息生产和信息利用界限模糊化，导致各领域的信息爆炸性增长。政策信息、科技信息、文化信息、教育信息、医疗卫生信息、运营管理信息、法律法规信息、市场经济信息、农业信息等交织演进构成了需求客体的多元化局面。其三，需求媒介的多元化。信息载体和传播的媒体已超出传统实物载体范畴，虚拟载体与新传播媒体逐渐成为主流，且技术进步将为人们提供更多的、更便捷和更直观的需求媒介。

总之，面对需求的多元化发展态势，单品种、单渠道的信息服务自然无法适应，客观上提出了嵌入式信息服务的新要求。将嵌入理论和方法应用于档案管理与服务，突破自我封闭的局限，建立新型的社会网络化档案工作模式，是促进档案管理与服务方式多元化，满足网络时代用户不断增长和日趋广泛的信息需求的必然选择。

2.3网络组织的滞后性。高度发达的信息网络已经深入到社会生活的各个层面，人们在虚拟的社会环境中工作、学习和生活已经成为常态。但是，现实的社会生活与虚拟的社会生活之间没能很好地互动发展，甚至一些情况下，人们更缺乏对现实的社会网络进行有效的组织和参与，人际关系变弱，组织间的合作趋于不稳定。

就目前的情况看，社会组织信息网络出现滞后化现象，面对面的信息交流在逐渐减少，虚拟信息网络的开放性和现实社会网络的封闭性共存，产生了新的网络组织性鸿沟与障碍。应当说，虚拟网络环境不管多么发达，仍然是一种工具，现实的社会网络仍然是工作和生产活动的重要载体，这一点往往容易被人们忽视。社会组织信息网络的滞后性主要表现在社会网络结构的失衡性，也就是专业信息服务机构没能很好嵌入到各种类型的社会网络组织之中。

与社会网络组织结构失衡性并存的还有服务文化观念的脱域性、社会网络关系的断裂性、信息组织与信息服务的漂浮性、社会参与机制的不健全性、民间社会服务组织的松散性、服务体制和机制制度设计的局限性等方面[3]。社会网络组织的滞后性带来的主要问题是信息管理与服务方式的僵化，客观要求档案部门要强化社会参与意识，用嵌入性思维突破管理体制和主观意识的制约，强化社会网络组织的协同作用，与广泛的社会资源相互支撑，实现档案信息资源的社会网络化配置，提升档案信息资源的社会价值。

应用嵌入式理论开展档案管理和档案信息服务工作，通过网络交流、需求互动、专业跟进、协同互补等制度设计，是改进档案管理模式，形成集群优势，提升服务能力的重要发展路径。

3 嵌入式网络形成动力分析

社会网络成员愿意互相嵌入的动因主要是在知识、技术、物质、社会等资源上存在供需不均衡性或称供需位势差，即拥有资源的能力和获取资源的需求存在一定的位势级差。只有存在资源供需位势差，才可产生互相嵌入和形成系统网络以实现资源共建共享的动机。

3.1知识资源供需位势差。知识主体通过消化吸收、传播应用、更新创造等活动，积聚资源并形成特有优势，形成知识主体势能。知识势能是指某一时期或时点，一方知识主体与另一知识主体相对的知识水平或状态，能够反映特定知识主体占有特定知识资源优势的程度[4]。知识位势是指拥有一定深度和广度知识的主体所具有的能量态势，表征主体积累的知识存量在组织中的位势或称势能[5]。知识势差表示不同知识主体在某一特定时期同类知识上知识位势的差距。知识势差能够表征不同主体之间知识支配能力的差异，其包含横向势差和纵向势差两种类型。知识势差中存在知识数量与知识质量两重因素。知识的数量是指知识广度，即知识多元性;知识的质量是指知识深度，即知识主体在某单一知识面所处的位置。

社会网络中不同主体的生活环境、经济环境、教育环境不同，拥有的知识资源也不同，知识资源分布具有不均衡性。同时，不同专业领域积聚的知识结构存在专业化趋向，存在知识位势差。知识存量的广度和深度直接影响着知识位势，它们的知识差异引发各个主体之间的交互，促进其知识转移、知识扩散等。在知识嵌入活动中，社会网络中各成员拥有知识的质和量是有区别的，存在相对高位势的知识成员和相对低位势的知识成员。成员知识存量越丰富，知识位势高的成员向外界传播知识的可能性越大，越有可能成为知识源;知识位势低的成员吸收知识的可能性很大，成为知识接受方[6]。知识势差的影响存在一定的阈限。知识势差过小，知识流量相对不足且转移动力较弱。知识势差过大，一定程度上限制主体吸收学习能力。因此，适当的知识势差，一方面促进知识流动，加强知识转移效果，另一方面有利于增强主体对知识的吸纳能力。

知识资源供需位势差是运用嵌入性理论开展档案管理和档案信息服务的主要动力之一。就所包含的知识而言，相对于图书、情报和相关资料，档案信息资源更具有知识的显在性、原始性、稀缺性、专业性、独具性、连续性和不可替代性等特点。档案形成于各专业领域职能活动之中，由社会工作和生产实践活动中解决现实问题的指导文件而来，本身就是知识运用于实践生成的新知识产品。因此，档案管理机构在基于档案信息资源的知识化服务中具有独特优势和地位。但是，应当看到档案管理部门对档案知识资源的挖掘与服务的意识还不够强、专业还有局限、能力还不够高，专业化的知识位势差别还没有真正形成，知识服务的动力显现出自身的不足，这正是我们需要着力研究和解决的现实问题。

3.2技术资源供需位势差。技术位势差主要表现为待嵌入的社会网络各节点成员单位相互之间所存在的技术差距。技术供需位势差可以产生相互嵌入的期望，如果技术势差适中，信息服务机构占有一定的技术高位势的情况下，嵌入的可能性就会明显增大。当然，技术势差过高或过低均会因为嵌入双方对技术的消化吸收能力过于悬殊反而会影响嵌入的可能性。技术势差还表现在技术革新的时间差方面，如果嵌入的各方在技术更新速度方面比较一致，则嵌入的可能性也会明显增加[7]，反之，相互嵌入的可能性会减少。

档案专业化技术服务主要依靠档案中技术资源的系统化组织和强化现代技术应用水平，增强服务的科技含量两个方面形成一定的位势，通过嵌入式管理模式的创新，为现实的科研、生产服务。

3.3物质资源供需位势差。物质资源供需位势差主要表现为社会网络节点成员单位所拥有的物质资源供需的不均衡性和差异性。物质资源供需位势差是组织联盟、集群网络、人际网络等社会关系网络形成的动因之一。一些学者认为所拥有的物质资源构成的不同环境具有不同的认知体系和价值观体系。行动者因其具有获取对自身有利的资本和物质利益期望，会倾向于认同合作对象的认知体系和价值观体系，从而达成相互嵌入意愿，形成联盟式或集群式社会组织信息网络。当然也有例外，因为人们除物质利益以外，还有权力、地位、身份、荣誉、信仰和操守等非经济动机[8]，这些不一定会因物质利益的追求而改变。“道不同不相为谋”，认知体系和价值观体系不同，则难以产生相互嵌入的动机。

物质资源供需位势在应用嵌入式理论开展档案管理与档案信息服务中的动力作用虽不明显，仍可以从普遍认知体系和价值观体系出发，构建嵌入式档案社会组织信息网络。实际上，各级各类的档案馆与高等院校共建大学生社会实践基地、与中小学共建爱国主义教育基地和举办公益性档案夏令营活动、与部队联合开展国防爱国主义教育活动等，就是从社会责任感、使命感、核心价值观、创新精神和实践能力等普遍的价值取向出发构建起来的。我们可以在此基础上，运用嵌入式理论，拓展专业领域，共建信息网络，开展更广泛和更深层次的档案信息服务。

3.4社会资源供需位势差。与物质资源和人力资源对应的还有社会资源。按嵌入性理论，社会资源是组织和个人所处的社会网络关系，以及社会网络关系之上形成的信任、互惠与合作等无形资源。不同的社会组织在拥有社会资源上存在位势差距。经济学界认为，充足的社会资源可以拓宽资源获取渠道、降低权益资本成本，但对社会资源的过分投入也可能成为额外的负担[9]。

档案管理部门作为社会文化事业机构，在建立确保档案安全保密的档案安全体系、建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系等“三个体系”建设中，要求将包括组织和个人在内的社会资源纳入到档案信息资源视野。档案管理的各个环节需要覆盖社会的各个层面，构建更广泛的社会共建共享的档案管理与服务利用有机体系，充分发挥信任、互惠与合作等无形社会资源优势，提升档案管理与服务能力。

以上是对嵌入期望和嵌入动力的主要因素所进行的分析。当然，嵌入的可能性还会受其他方面因素的影响。例如情境关系、组织关系、私人关系、地缘关系、血缘关系、社会关系、国际关系、受限领域、竞争关系以及价值取向、政治、政策、制度等方面。

档案作为反映工作职能活动面貌的最原始的历史记录，其所包含的信息和知识具有完整、准确、系统、精练、专业、真实、可靠等独特的资源优势，其中的部分资源具有不可再生性，所包含的一些重要的历史印迹、活动轨迹、凭证信息、重要数据等具有不可替代性，这些均是档案知识资源在供需位势上的独占和独有特点。但是，这些优势还是一种资源禀赋优势，为有效开展嵌入式管理和嵌入式服务工作，仍需深度挖掘档案知识资源并系统地构建相应的管理与服务技术平台体系，使档案信息资源供需位势差在所要嵌入的各专业领域均有适当的提高，才能使这种独特的优势得以在社会网络中最大限度地发挥。

4 嵌入性理论应用原则

4.1嵌入条件性分析。任何理论的应用都需要在一定的条件下进行，在档案管理与服务应用中也非必须无限嵌入。档案管理与服务工作中应用嵌入式理论的主要根据是基于档案具有一定的社会植根性和社会依附性这一判断，强调档案工作在一定程度上应与社会政治、制度、经济和文化进行融合，在发挥档案管理社会功能的同时推动档案事业的发展。也就是说，档案工作的开展不能孤立、封闭地进行，也不能将档案工作抽象化和理想化。站在社会学与档案学的学科本位之上，用更宽的视野，在更大的空间中，将社会多环境变量的影响纳入档案工作理论和实践研究框架，进行具体化考察，并进行一定的拓展性研究[10]，才能够更加客观地分析档案事业所处的社会地位，丰富和完善档案管理与服务理论和方法，提升档案工作水平和档案社会服务能力。

上述讨论强调的“一定条件”和“一定程度”意指档案工作对嵌入性理论的应用不能走极端，强调的是适度性，也就是要避免嵌入不足和嵌入过度的问题。嵌入性理论应用研究的重点在于明确自身档案管理工作所处的社会环境，正确认识社会网络结构和功能，进行选择性嵌入设计。

嵌入不足和嵌入过度均源自关系错位，即没有把档案自身工作实际与所处的社会网络进行有效的融入和结合，没有把立足本位和把交叉协同、优势互补作为统一体，对所处的社会网络的结构与功能调查分析不足，没有对嵌入的模式、机制、交互作用和功能发挥进行具体设计，从而不能充分发挥应有的效用。嵌入不足主要表现为过度强调本位，融入层次和深度不足;嵌入过度主要表现为过度脱离本位，融入层次和广度宽泛。

4.2嵌入性应用原则。为了克服嵌入性理论应用的局限性，需遵循一定的原则，包括邻近性、认同性、对等性、互补性和规范性等五个方面。

邻近性原则。嵌入对象的选择应以服务对象本地性、职能活动邻近性、工作网络一体性、服务需求经常性、社会关系和谐性、利益趋向互补性、工作目标确定性、价值链条稳定性、专业分工明确性等为首要条件。

认同性原则。嵌入对象的选择应在思想、行为、能力、目标、规范、制度、管理和效益等方面取得相互认同、信任、接纳、和谐和一致的基础上进行。

对等性原则。即没有隶属关系，地位相等，相对独立、各具特色、求同存异、互为条件、互相配合、相互制约、互补包容、理叉、有限融合。

互补性原则。能够形成互补、互利、互换、各负其责、资源共享、各取所需、相互协调、相互影响和相互学习机制，具有整体共同克服和解决面临的挑战和问题能力的战略联盟关系。

规范性原则。进行必要的制度和规范设计，形成网络组织各成员共同认可的行为准则。

5 嵌入式管理机制分析

嵌入性理论探讨的是客观存在的社会植根性现象，有一定的原生性和自发性，但有意识地构建嵌入式管理机制，将档案工作融入所处的社会环境之中，才能充分发挥档案部门与社会各领域的交流、协同、互动功能，合力助推档案工作的发展。

嵌入机制可分为社会空间嵌入、技术空间嵌入和业务空间嵌入等三个方面的机制，还包括认知空间、文化空间、虚拟空间、物理空间等方面的嵌入机制。以下仅对档案工作的社会、技术和业务空间的嵌入式管理机制进行讨论。

5.1社会空间的嵌入。社会网络的有效融入是运用嵌入性理论创新档案管理工作和开展档案信息服务的重要保障。由于档案工作的各个环节与政府机构、高等院校、科研院所、社团组织、经济实体之间存在着更为密切的关系，各级各类档案行政管理部门和档案业务管理部门在社会网络环境中拥有比图书情报部门更有利的资源和优势。档案管理部门可以运用嵌入性理论，强化融入社会网络的意识，积极拓展与社会网络交流互动的渠道，构建并巩固和加强与社会组织结构中的个体、群体和网络在信息资源共建共享中的共生关系，则可以更加密切档案管理组织与档案信息用户之间的协同关系，建立和增强与档案用户之间的交互性、互补性、参与性、共建共享性和相互依存性，逐步形成新型的档案管理机制和档案信息服务模式。

社会空间嵌入的有效方式是构建档案网络组织信息联盟，形成档案管理集群网络。一般来讲，联盟组织之间拥有的信息和资源具有可替代性和不对称性，联盟组织具有熵减性和竞争性，网络节点具有断裂性，联盟动机具有触发性和交流性等特点。同时，按人与人、组织与组织之间相互交流的强度观察，组织之间存在弱联系和强联系。一般说来，组织内部和群体内部多存在强联系，不同群体、不同组织之间多存在弱联系;正式或同类组织多存在强联系，非正式或跨类组织多存在弱联系。

在应用嵌入性理论构建档案信息组织社会网络的过程中，从理论和应用层面构建高质量的信息桥和完善广泛的弱联系，在此基础上强化弱联系与强联系之间的共生关系，充分利用信息网络，疏通信息交流渠道，及时修补断裂的节点，形成良性的网络组织信息可持续发展生态环境。

档案部门应根据社会空间的有效嵌入要求，充分运用先动和跟进两种推进方式，先行建立和打破路径依赖，创建更多的弱联系通道，促进档案社会组织信息联盟的成长，使以网络为主体的网络组织间信息联盟活动得以有效开展，提升档案社会网络信息组织的整体优势。

5.2技术空间的嵌入。目前，档案信息化工作已经进入了快速发展的阶段，各种现代信息技术手段在档案管理工作中不断地得到运用，在虚拟的信息空间之中开展档案管理工作与档案信息服务工作的比重在不断增加。因此，技术空间的进一步嵌入有利于提高档案管理的效率和信息服务的绩效。

在嵌入性理论的指导下，档案工作者应当密切追踪和跟进新技术的应用，将档案信息网络的节点延伸到社会网络的各个层面，借助各种新媒体技术丰富和完善档案信息网络平台，在档案信息资源无障碍聚合、协同化开发、个性化管理、知识化组织、可视化供给、泛在化推送、全景化宣传和全程化融入等方面提升至新的高度。

技术空间的嵌入具有双向嵌入的特点。一方面，档案信息网络可以无缝嵌入到政务网络、物联网络、移动通信网络、广播电视网等网络之中，通过有效的融合开展深层次的档案管理与档案信息服务工作;另一方面，将现有的信息技术和相关应用嵌入到档案管理信息化平台之中，如利用嵌入式系统、互操作系统和结果融合[11]等技术对网络信息资源进行有效的集成、对用户需求偏好进行数据挖掘、对用户信息需求进行自然语言的检索、对用户的潜在需求进行感知、对用户的情境进行判断并以此将档案信息定向推送，更好满足档案信息用户的需求。

5.3业务空间的嵌入。业务空间的嵌入主要体现为档案工作全面参与各专业领域具体业务工作并进行有效融合，从管理制度、组织体系、创新团队和信息平台等方面建立良性业务双向互动关系，形成工作制度和管理规范。业务空间的嵌入包括业务部门嵌入、业务人员嵌入、业务内容和业务平台嵌入四个方面，通过全面嵌入，构成档案部门介入的新型业务工作组织信息体系。

传统的被动式或订单式的档案信息服务方式，按照客户提出的需求开展档案工作，会产生多数档案部门所面临的共同困境，如业务拓展不顺、客户需求不明、用户行踪不定、用户资源流失的问题。

构建业务空间嵌入式管理模式，可以变买卖式、订单式、合同式、外包式的档案管理模式为伙伴式、融合式、合作式和共生式档案管理模式。通过嵌入式用户需求挖掘和延伸用户需求开展档案管理与服务活动，深入服务对象系统的专业和业务腹地，系统参与其业务工作流程，在把握用户显性需求的同时深度挖掘用户的潜在需求，延伸客户需求和创造新的需求，形成新的嵌入式、零距离的服务模式[12]，就可以建立相互间的信任、共生、共赢和依赖关系，变短线为长线，保障相互之间的可持续和健康稳定发展，也会增加和拓展新的机会，获得多边共赢的良好效果。

业务空间的嵌入，可以使档案工作者与所涉及专业领域的业务工作保持密切联系，及时了解和掌握业务进展以及存在的热点和难点问题，把握需求、明确分工、规范流程，对口服务，提高档案的收集、管理、服务的水平和质量。

当然，业务空间的嵌入应以档案部门在知识资源、技术资源、物质资源和社会资源建设方面取得一定成效为前提进行，否则，这种嵌入可能因一厢情愿而得不到真正实施。

6 嵌入式档案信息服务

嵌入式档案信息服务包括嵌入式专业服务、嵌入式专题服务、嵌入式知识服务等多个方面。

6.1嵌入式专业服务。嵌入式专业服务就是建立参与用户专业活动的档案信息服务。从社会网络结构的考察出发，把个体、群体和组织网络的生态关系作为一种动力，研究用户专业活动的信息需求行为，建立新的工作机制，通过互动与合作，开展档案信息服务。

较早把嵌入性理论引入信息资源服务模式研究范畴的是图书馆学领域。1993年，美国学者托马斯・达文波特和拉里・普鲁萨克（Thomas Davenport & Larry Prusak）在《公司资料库的产生》（Blow Up the Corporate Library）一文和比利时学者米歇尔・鲍文斯（Michel Bauwens）在《网络图书馆员宣言》（The Emergence of the “Cybrarian”）一文中分别使用了“嵌入式”概念[13]，提出了图书馆员要走出图书馆进入行业领域和开展网络信息服务的理念[14]。

自此以后，国内外图书情报界的学者们围绕“嵌入式服务”分别提出了“嵌入式馆员”、“嵌入式学科馆员”、“嵌入式图书馆服务”[15]等理念并展开专题研究，分别提出了诸如物理嵌入、组织嵌入、虚拟嵌入、目标嵌入、功能嵌入、流程嵌入、系统嵌入、时空嵌入、能力嵌入、情感嵌入、协同嵌入、社会嵌入、数字嵌入[16]和嵌入式服务的思路并对其实现路径进行系统化探索。

目前，有关嵌入式档案信息服务的研究还没有开展起来，也没有关于档案信息嵌入专业服务方面的探讨。档案信息资源和图书情报信息资源在开发、利用和服务方面具有一定的相通性，因此，可以借鉴图书情报领域在嵌入式服务方面已有的研究成果，以社会网络组织结构为载体，探索各类空间集合中开展嵌入式信息服务的机制和模式，介入专业领域进行全过程需求分析、行为判断、偏好挖掘、信息交互、共建共享并以此为基础开展个性化和情境化信息服务，以提升档案信息服务的质量和水平。

在有效嵌入社会网络的基础上，深度挖掘社会网络节点的信息需求，有效利用社会网络关系的信息通道和社会网络动态交互的动力引擎，构建更加广泛的档案信息资源管理体系和服务体系，提升档案信息共享服务能力。同时，拓展档案的收集和征集工作范围，丰富档案馆藏，形成新的档案资源优势和档案服务能力。

6.2嵌入式专题服务。专题信息服务是档案服务利用工作的一个重要组成部分。传统的档案专题服务一般是围绕领导、各部门和群众需要，通过开发档案信息资源，规划和设计档案服务项目，对档案信息进行研究、加工和开发，以各类编研成果、汇编成果、科研成果等形式开展专题档案信息服务。档案专题服务的性质是通过考察档案用户的当前信息需求，定向研究并提供档案研究成果的主动式信息服务，相对于被动式服务有很大进步。然而，定向并不代表个性化、专业化、互动化、双向性、复用性和共建共享性，其服务的深度、广度、质量、水平和绩效存在先天不足。

嵌入式专题档案服务是以全过程参与用户专业领域的管理活动、科学研究和生产实践为基础，整合社会网络中的各类人力、财力、物质资源和技术力量，以双向嵌入方式，优势互补、协调互动、相互支撑、共建共享和合作创新，而开展的专题档案研究与服务。

其实，类似的档案信息服务在实际的档案工作当中也不乏其例，只不过因缺乏相应的制度设计而显现出其临时性、突击性或应急性特征。从这个意义上讲，嵌入性专题服务具有持续融入用户情境需求的定向信息服务特点，这一服务功能的发挥将带来档案信息服务模式的变革。

嵌入式专题档案信息服务还具有全过程融入用户情境需求的特点，不同的工作活动因其具有不同的规律，应具有不同的合作流程、参与流程和档案专题信息服务流程。例如，面向机械工业产品设计开发的档案信息专题服务，其服务流程按质量标准体系要求，一般应跟踪决策、设计、定型生产、持续改进等各阶段，其中设计阶段又分为初步设计、技术设计和工作图设计等环节，融入其情境信息需求，开发信息资源和开展信息服务。

6.3嵌入式知识服务。把嵌入性看成档案知识化功能的重要特性之一，将档案信息的知识组织、加工、处理和服务嵌入社会网络结构中，可以更全面地认识知识的社会价值，更好地开展知识服务。

开展嵌入式档案知识服务应突破档案知识载体认识的局限，在知识的内容和形式两方面进行拓展。即将书本、头脑、个体、网络、方案、工具、软件、硬件、封装、演进、静态、动态、专业、泛在、抽象、具象等涉猎的知识纳入档案知识组织体系并嵌入到构建的档案社会网络结构之中。同时，充分利用社会网络的交互、汇聚和融合的特征[17]对知识体系进行重新认识和组织，构成新型的嵌入式档案知识网络或档案人际知识网络。这种嵌入式知识网络，以社会网络节点为单元，以社会网络关系为通道，以网络交互作用为动力，进行增值化组织、传递、交流和共享，增强知识服务的专业性、亲和性、可信性、交互性、共建性、分享性、多赢性、后效性和成长性，形成档案知识生产与服务的自适应良性循环生态环境。

7 结语

关于嵌入性理论的应用问题，图书情报界借鉴哲学和经济学界的研究成果，较早开展了研究，也形成了较为系统的研究成果，而在档案工作中的应用研究还没有开展起来。本文对嵌入性理论产生的背景、在档案管理中应用的必要性、应用的原则、嵌入式档案管理机制和嵌入式档案信息服务等方面的内容进行了初步探讨。

嵌入性理论在档案管理与服务中的应用涉及面比较广，既有档案业务管理问题，也有档案行政管理问题，以及档案人才队伍、档案职业教育、档案信息网络、档案法律规范、机制体制建设等方面的问题。从嵌入性理论应用研究的内容上看，包括过程嵌入、网络嵌入、增值嵌入、集成嵌入、组织嵌入、结构嵌入、文化嵌入等，以及嵌入、脱嵌、再嵌入、双重嵌入、双向嵌入和叠加嵌入等嵌入性原理在档案管理中应用问题。这些内容和问题研究的空间还很大，有待相关学者进一步开展讨论并期待在这些领域或方向上有更加系统和高质量的研究成果出现。