档案管理论文:企业人才队伍高校档案管理论文

一、高校档案管理在学生就业与企业人才选拔中的重要性

（一）高校档案真切的还原了学生在校时期的成长历程及行为表现。

高校档案管理的确立不仅包括了入学之初的学籍信息、在学校学习期间的德育素质的积累及其文化科学水平的提升，同时也记载了在学生成长的关键时期其心智与思想逐渐完善的整个历程。这是一份没有经过任何修饰的成长记实录，是一份宝贵的信息档案。通过对其进行完整的数据及文件记录，企业用人单位可以很好的了解学生在学校期间的行为表现，从真正意义上体会其思想的全面性，并依此为依据，考察其是否符合岗位的基本需求。

（二）高校档案管理有着其本身存在的权威性，具有较强的参考价值。

高校档案管理的保密性及其实行的档案转接制度，大大减少了档案信息被篡改的可能。即使需要档案资料信息的修改或者将其开封也需要相关部门出具各种证明来证明其合理性，而这些都会有相应的较为详细的记录。因此，高校档案有着其特有的权威性与不可质疑性，具有较强参考价值的同时也被用人单位视为学生在学校表现的唯一可靠凭证。

（三）高校档案管理的存在为企业招聘与学生的择业提供了双向的机会。

我国教育模式与就业机制的转变使得原有的就业体系逐渐被新时期供求关系失衡下的双向选择取代。一方面，企业在人才招聘时得到学生的唯一也是第一手资料就是高校毕业档案，如果档案记载中学生表现良好，符合岗位需求，那么面试机会随之而来，反之，一旦文件档案记载内容与用人单位需求有着一定的冲突，那么也就意味着这个工作机会也就失去了。因此，作为用人方与应聘者之间的单一媒介，高校档案在很大程度上成为了决定学生就业成功与否的关键。

二、我国高校档案管理在企业人才队伍组建中存在的主要弊端

（一）学生档案保存与调动缺乏相对明确的管理规章制度。

一方面，为了提高高校就业率，一些学校针对学生在校表现进行了档案“修正”，更改原有不良行为记录的同时也将许多与学生就业有关的证书等放入档案内，导致档案在高校保存期间已经缺乏了原有的准确性。另一方面，高校毕业生档案的存档内容大都涉及其入学的材料、在学期间所得奖励，有无记过处分、党员身份证明等，这些资料的添加有着一定的客观存在性，但从这种角度来看往往不能很好的了解到学生在校期间的种种表现。我国现阶段的档案管理工作仅仅对学生长大那一时刻取得的成就进行了封档保存，而完全忽视了在其成长过程中心路历程的艰辛，从而导致高校档案在学生就业中产生了相对较差的可参照性。

（二）高校档案在转接管理中存在严重的混乱现象。

高校学生毕业后面临着繁重的档案转接问题。第一，毕业生在找到工作后就需要将档案转到企业内部，然而由于缺乏相对明确的档案意识，档案转接时没有准确的企业地址或者档案已经转到企业但找不到相关部门接收。第二，毕业生频繁的更换工作，档案投递地址一栏如果随意变动必然导致档案的丢失。第三，一些外地学生在校期间已将户口转至学校所在地，然而毕业后却将档案转回原籍，户口与档案所在地出现了分歧，如果不及时做好处理，很可能使其档案逐渐发展成为不明档案，这些都为档案管理工作的转接增添了不必要的混乱因素。

三、企业人才队伍组建对高校档案管理的基本要求

（一）创建完善的高校档案管理体系。

一方面，针对学生的档案管理明确制度，将档案记录的范围扩展到学生在校成长经历等范围，以便用人单位进行参考。另一方面，针对一些学校修改后的“伪档案”，相关政府部门要做到实时的监督，使其透明化，尽量保证档案在校管理期间的科学准确性。

（二）加大对社会档案转接部门的资金及政府支持。

高校学生毕业期间是档案转接的高峰期，也是以档案为媒介建立校企联合制度的关键时期。因此，政府要在此时给予相关档案转接部门适当的资金及政策支持，以确保档案转接的准时与顺畅。此外，相关档案部门有必要成立专门的督查小组，针对转接出去的档案进行有效的核对。一旦发生档案地址骤然改变或者其他纰漏就可以做到及时的更正，从而在很大程度上保障了毕业生的利益，同时也确保了企业人才队伍组建中人才选拔的可靠实施。

（三）在原有档案管理的基础上进行档案关系的定向信息反馈。

第一，企业对招聘人员进行职位表现的直接反馈，学校或者相关部门应将其填充到档案中，以便于以后用人单位的查阅。第二，高校也可以针对反馈信息对学生的培养方案进行适当的调整，真正实现高校与企业人才的无缝对接。第三，各大高校学生也可以根据学校已得到的反馈信息，总结其自身的缺点，重新确立就业目标。从某种角度爱看，这也是高校档案管理制度为企业人才的选拔做出的成功战略变革。

四、结语

综上所述，我国高校档案管理在企业人才队伍的组建中有着良好的参考借鉴作用，但其管理制度的不健全也在很大程度上阻碍了现阶段用人单位对人才的明确选拔。基于此，我们既要创建完善的高校档案管理体系、加大对社会档案转接部门的资金及政府支持，又要在原有档案管理的基础上进行档案关系的定向信息反馈，从而在促进学生就业的同时也能更好的满足企业人才队伍组建对高校档案管理的基本诉求。

作者：于昕鑫 单位：荆楚理工学院档案馆

档案管理论文:信息时代档案管理论文

一、信息时代档案管理工作概述

（一）信息时代档案管理的定义。

常见的档案管理方式包括，电子档案的录入、档案信息的采集、档案信息的查询、档案信息的共享等等。这种管理方式，使得管理的对象从传统的实体档案，转变为电子档案，并应用现代先进的管理软件进行管理，形成明晰的档案分类。同时，快速的查阅方式也让档案信息发挥出了更多的作用，避免因档案查询困难而造成档案资源的浪费。

（二）信息时代档案管理的特点。

信息化档案管理是档案管理工作的现代化发展，其迎合了单位内部工作的实际需要，与传统档案管理相比较，其具有着以下几个方面的特点：首先，各单位实现档案管理信息化所依照的规章制度，法律法规趋于统一，制定这些规章制度、法律法规的是具有专项权力的行政部门。其次，虚拟档案是档案管理信息化的标志，通过信息化的管理，档案的形式由实体档案转化为了电子档案并可以通过互联网络达到高速的共享，使得档案管理工作更加的具有时效性和便利性，为整个单位的信息化发展奠定了良好的基础。最后，档案管理信息化应用了大量的现代科技，在信息技术的支持下促进了档案管理的自动化，颠覆了档案管理工作的传统模式。

二、信息时代档案管理工作存在的问题

（一）管理理念陈旧，缺乏服务意识。

目前我国档案管理信息化虽然取得了一定的成绩，并已经开始在全国范围内进行普及，但是在实际应用的过程中，仍旧存在着一些突出的缺点与弊端，严重影响着我国档案管理信息化的进程。其中最首要的问题就是档案管理工作受到传统档案管理工作的影响，在思想观念上带有着一定的陈旧性，难以接受新的管理方式，无法借助现代信息科技对档案作用充分的发挥。同时，缺乏服务意识也是档案管理工作面临的主要问题之一，因为服务方面的缺失，也使得档案管理工作难以迈向一个新的阶段。

我国在档案管理信息化方面还有待进步，在进行档案管理的过程中部分单位及部门仍以实体档案为主，这就造成档案管理工作量的增加，工作人员需要耗费大量的时间在档案的编辑方面，并且随着实体档案数量的不断增加，也给档案的归档、分类增加了难度。除此之外，实体档案的利用率并不高，由于其在检索方面存在困难，因此实体档案主要以收藏为主，而忽视了档案资源的发掘与应用。

（三）缺乏统一规划，信息管理迟缓。

档案管理工作普遍存在于政府企业之中，由于不同单位在工作内容、经济条件等方面都存在差异性，因此档案管理工作也会呈现出一些个性化的发展，因此影响了档案管理工作的统一规划，不利于档案管理工作的规范化。同时，系统设计上的不足，信息化程度偏低，也使得信息管理出现迟缓，不利于实现档案信息的共享。

三、信息时代档案管理工作的创新

（一）改变管理思想，丰富服务内容。

档案管理的信息化发展，需要在思想层面进行彻底的改变，认识到传统档案管理的不足，并积极的对档案管理工作进行创新，注重对档案信息资源的挖掘，使其不再是单位内部的闲置资源。同时，从事档案管理的工作人员也应树立新的工作意识，积极的丰富服务内容，提升档案管理工作的质量。

（二）依靠网络平台，强化信息管理。

档案管理信息化最突出的特点是对现代网络技术和计算机技术的应用，因此信息时代对档案管理工作进行创新的过程中，有关工作人员应充分的依靠网络平台，建立起电子档案管理系统。并改变传统档案的编辑方式，通过计算机对档案信息进行录入，提高档案编辑的效率。同时，在互联网络的支持下，电子档案信息还可以实现在单位内部的共享，单位内部工作人员仅需登录部门网页进行身份验证即可查阅档案信息，提升了档案查阅的速度。除此之外，随着信息化管理程度的不断加深，智能档案管理、自动化档案管理已经成为档案管理工作发展的新方向，通过系统自动处理档案资料，完成档案编辑，有效的提升了档案管理工作的质量和效率，节省了人力方面的投入。

（三）搞好信息录入，做好数据管理。

信息的录入以及数据的管理等都与信息数据库的建设密不可分，因此要想做好上述工作就需要进行档案管理工作的过程中加强信息数据库的建设，制定出详细的建设方案，按部就班的对信息数据库进行完善。为了使得信息数据库的作用更好的得到发挥，管理人员还应加大科技方面的投入，并适当的丰富信息数据库的功能，使其可以配合管理工作，弥补档案管理中的不足。例如，数据库与目录库相结合等。

四、结束语

综上所述，传统档案管理工作以人力为主，并主要针对实体的档案进行管理，在很多方面都存在着明显的缺点与不足，不利于档案的归类与查询。在信息时代不断发展的影响下，传统档案管理越来越难以满足单位内部工作的需要，因此急需档案管理工作人员对档案管理工作进行创新，结合信息时代的发展趋势，实现档案管理的信息化，提高档案管理工作的效率和质量。

作者：张彦 单位：福建省食品药品质量检验研究院

档案管理论文:自动化文书档案管理论文

1办公自动化文书档案管理的新特点

1.1为实现文档一体化创造了条件

文件是形成档案的基本要素，而档案是文件的精华，是文件的组成部分。但是，文件与档案又有所不同，文件是指广义的文件，即一切由文字、图表和声像等形式组合成的各种材料；档案是在一定条件下由文件转变而来的。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性，也具有实效、功用、离合等个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程，从时效、价值和系统性上讲，档案是对文件的不断扬弃，使整理完毕的文件具有保存价值。只有将分散状态的文件按一定逻辑规律整理、集中保存起来，才能形成最后的档案，而归档和集中保存是文件向档案转化的必要程序和条件。

1.2有效提高文档一体化管理水平

文档一体化是要从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、整理到档案归档的全过程管理，以保证文件内容的正确性、完整性和数据结构的一致性。在这过程中，主要包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化和文档规范一体化。办公自动化技术的应用使办公活动呈现出了全新的局面。在过去的文书处理工作中，工作人员过多地依赖手工操作，在收集整理文件资料时，既要求资料要完整、齐全，又要书写规范、清楚，既费时费力还容易出错。而在办公自动化平台下，这些环节都是在系统设定的环境下操作的，整个过程方便、有序、简单易行。

1.3使文件管理更加快捷、高效

档案信息检索一直是档案手工管理的难题，而如何从浩如烟海的档案文件中快速、准确地查询用户所需要的信息，是传统档案管理的难点之一。将办公自动化应用于档案管理工作中，能够较好地解决了这一问题，它实现了数据的一次性输入和多次利用。当文书处理人员在办公自动化系统中完成了文件的流转后，档案管理员只需转一下库，就可以完成文件从办公自动化系统到档案管理系统的转换。文书人员就可以选择所需要的文件归档，这样做满足了随时归档的要求。在使用档案时，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查询到所需要的信息，并浏览访问所需要的内容。办公自动化系统还可以提供更多种查询检索功能，比如信息按处室、项目、流转过程分类等，使档案检索更加快捷、高效。

1.4有利于电子文件的保存

在办公自动化中，形成的电子文件是记录信息、传达信息和留存信息的重要载体，它与纸质档案载体相比有体积小、寿命长、便于保存等优点。工作人员根据不同的需要，选择不同的电子载体，比如VCD、DVD和移动硬盘等。这些载体的特点都是存、读方便快捷，便于备份，易于传递，并且贮存时间长，受外部环境的影响小，不易损坏，具有较强的稳定性。

2对文书档案管理工作提出的建议

2.1将档案管理系统纳入办公自动化系统

在设计办公自动化系统时，档案部门要参与其设计规划，避免办公自动化系统中文件管理的设计功能与档案管理系统的归档不衔接、不兼容。这时，就要求档案管理人员必须提前介入，与系统设计开发人员充分论证系统的功能和需求，做好流程和总体框架设计，加强办公自动化系统中设计与档案管理部门之间的联系，使前期的文书处理与后期的归档管理这两个不同阶段、不同性质的工作紧密结合起来，以提高文件传递的安全性、准确性、可靠性和时效性。

2.2确保电子文件的安全

随着网络技术的迅猛发展，电子文件和档案信息安全问题越来越重要。例如，在实际运用的过程中，经常出现电子文件在运行过程中丢失数据，造成档案保存不完整的情况；从安全方面看，如何保障网络不受病毒或黑客的攻击；在使用过程中，如何合理设置权限，避免人为因素对电子文件的篡改、删除或下载，确保文件的安全等。因此，实行文档一体化管理，必须以信息安全为前提。在保证电子文件的信息安全时，要做到以下几点：①以系统完善的软硬件功能设计为基础，运用加密技术、防火墙技术和计算机病毒防治技术等，保证系统安全功能的完备性；②建立健全安全管理的规章制度，并以此为保障，建立由保密部门、文秘档案人员和其他相关部门组成的档案信息安全保密组织体系，切实落实安全责任制，必要时，要对系统所在的重点场所做防盗处理，为档案信息网络实施整体安全防护；③加强管理人员的安全意识，规范操作，精心维护，并建立身份认证，设定用户权限等；④定期进行安全培训和教育，让所有系统使用者都熟悉系统的使用和操作规程，正确使用。因此，在关注电子文件的信息安全问题上，既要注意技术因素，也要注意非技术即人为因素，建立全过程的安全防护体系。

2.3文书档案标准化和规范化管理

传统文书档案的归档主要是纸质文件的立卷归档，立卷人根据自己的经验和理解组卷，很难完全统一立卷标准，这样，就会影响到归档案卷的质量。在办公自动化系统环境下，文书档案的归档管理工作包括电子文件的网络归档和纸质文件的归档两部分，最主要的是电子文件的网络归档。其中，所有的电子文件都在设定的系统下产生，要求文书档案管理工作在文件登记、编号、扫描、上网、运转和结束等各个环节的流程中，必须按照系统要求规范操作，以确保流转文件信息的准确性、完整性。与此同时，还要明确从电子文件转入档案库、整理归档的流程和环节，统一著录标准，明确各归档部门的归档职责、范围和管理权限，以保证电子档案的质量。因此，在办公自动化环境下，有效提高文档一体化水平和工作效率是非常重要的。

2.4提高文档和信息技术人员的综合素质

要想做好办公自动化环境下的文书档案管理工作，不仅需要文书管理人员、档案管理人员和信息技术人员的共同参与和紧密配合，还需要不断提高文档和信息技术人员的综合素质。这就要求文书管理人员在公文收、发流程的各个环节中，要严格按照标准操作，确保档案信息的正确、完整和规范；而档案管理人员在掌握了相关专业知识的同时，还应尽可能多地学习、掌握一些信息技术，能够熟练操作办公和档案管理系统，并根据具体的操作情况，对系统的进一步完善提出建设性的意见。同时，信息技术人员应尽可能了解相关的文书档案管理知识，掌握电子文件归档管理的流程和要求，加强与文书档案人员之间的沟通。只有这样，才能做好系统设计、应用、维护和改进等工作，通过网络信息技术推动文档一体化管理的顺利实施。

3结束语

综上所述，自动化的办公环境为做好文书处理和档案管理工作提供了保障和新方法，而档案管理工作人员应该把握好这个机会，综合分析办公自动化环境下档案管理工作的特点，研究、分析出文档一体化管理的有效办法，从而将文书档案管理工作做得更好，为企业的发展作出应有的贡献。

作者：冯静美 单位：广东鼎丰纸业有限公司

档案管理论文:企业技术档案管理论文

1目前技术档案管理中存在的问题

1.1对于技术档案管理重视程度不够

企业作为生产型企业，追求经济效益和社会价值最大化，重视经营管理和生产管理是正常情况，但技术管理作为企业管理的重要一环，对于企业经营和生产活动有着积极的正面作用，同样不应该被忽视。技术档案管理作为技术管理的一个重要组成部分，工作内容繁琐、投入精力大、耗时长、短期回报不明显，这些特点给生产管理人员带来了很大的困扰，特别是对于生产任务重、人力资源有限的企业，同时由于技术档案管理可能出现的前人栽树、后人乘凉的工作效应，造成企业管理者对该项工作有意无意的回避。

1.2技术档案管理不规范

技术档案不同于行政档案、人事档案，其本身对于档案建立、分类以及日常更新需要一定的生产管理和专业技术经验，而具备这样经验的人员往往又是企业生产骨干，不可能投入过多精力在技术档案管理工作中，这就造成了技术档案建档、分类和更新工作中由于档案管理人员能力和经验不足技术档案管理不够规范，技术档案内容缺失或者关键参数不准确。另外，即使是生产技术管理人员在做这方面工作，也可能由于缺乏相应的技术支持和对于档案管理理解层次不同以及投入精力不同，造成该工作开展的差异性，都是直接影响技术档案规范性的重要诱因。

1.3技术档案管理缺乏连续性

技术档案管理贯穿企业的设计、建设、安装、调试、生产到后期检修、技术改造各个阶段，很难保证原有技术档案管理人员工作岗位和工作职责不发生变动，岗位变动就意味着该人员不再承担技术档案管理的主要责任，在人员变更的情况下，即使可以做到交接过程的规范与全面，也会因为前任与继任管理人员理念、能力和对该项工作投入度不同等各种原因造成该项工作停顿、半途而废甚至推倒重来，造成工作资源的极大浪费。同时，由于企业生产活动中各个阶段的工作任务的不同，对于技术档案管理来说，如果缺乏有效的指导或者规划也会造成技术档案管理中的断层或者工作不到位的情况出现。

2对于技术档案管理中存在问题的应对措施

针对技术档案管理中主要存在的问题，应该进行有针对性的整改，强化管理意识和制度建设，形成符合企业自身特色的技术档案管理体系。

2.1加强技术档案管理意识

首先需要肯定技术档案在企业经营和生产活动中具有不可或缺的作用，技术档案具有原始性和凭证性的特点，一旦技术档案管理不到位造成资料缺失或者技术档案管理工作中断将对企业造成不可预测的损失。其次，将技术档案管理作为生产技术管理工作的一项重要内容，定期进行评估和考核，避免因工作冲突或者人员工作疏失所带来的不利影响。最后，强化技术档案管理重要性宣贯，使得生产人员自觉加入到技术档案管理体系中来，高质量完成技术档案建设、管理工作。

2.2规范技术档案管理体系

技术档案管理体系的规范，首先需要明确技术档案管理人员的职责和工作流程，保证技术档案管理人员明确知道自己做什么、怎么做，可以综合档案管理规范和生产管理人员的需求，形成符合企业特色的技术档案管理体系，明确技术档案内容、格式、检索关键条目等内容，保证技术档案更新的时效性、形式的规范性，规避因人员变动或者企业经营氛围改变造成技术档案内容的疏漏以及质量下降。

2.3实现技术档案跟踪管理

考虑到技术档案管理贯穿企业全过程，建立并形成技术档案跟踪管理制度就显得至关重要了，建立以节点性工作为考核点，技术档案管理目标和任务完成情况作为跟踪管理的依托，可以有效降低因技术档案管理衔接不到位、企业经营情况发生变化影响技术档案管理工作开展等不利情况发生的可能。同时，对技术档案管理人员工作开展情况进行有效监督和指导，也是推动技术档案管理工作跟踪管理的有效途径。

3全方位打造立体式技术档案管理系统

要实现技术档案的全过程高效管理，就要求生产管理人员必须在项目前期对于技术档案管理工作开展有明确的思路和计划，并在技术档案建立初期甚至更早就明确档案内容、格式、档案变更程序以及如何实现技术档案跟踪管理的管理办法。

3.1技术档案的格式

技术档案的格式主要用于规范技术档案的建立和定点存放以及检索关键条目，应类别区分、装订形式、名称与时间排序、文本格式（档案名称、标识、页码等有效统一）等相关内容。通过规范技术档案的格式，可以让技术档案管理人员在整理技术档案时可以保证技术档案的完成质量和更完整、更有效地存放技术档案以及实现对于技术档案检索效率。

3.2技术档案的变更程序

技术档案变更程序是在技术档案内容或者格式发生变化，由技术档案管理人员完成的对技术档案的更改手续。为保证技术档案的一贯性，除非技术档案存在重大缺陷或者生产业务需求进行较大变动的情况下不对技术档案格式进行调整，而对内容的修改也应在保留原有信息的情况下完成，以保证原始信息留存和全过程管理。

3.3技术档案的跟踪管理

针对企业生产各个阶段的实际情况，制定技术档案的跟踪管理制度。例如在设计阶段完成项目科研报告、审批文件、设计资料等技术资料的收集以及对于技术档案管理架构和流程的实现，在建设与安装阶段完成设计资料变更、合同与技术协议、到货清单和设备厂家提供的设备说明书等技术资料的收集，调试阶段完成调试报告、设计变更资料的收集以及项目竣工资料整理，生产阶段完成机组性能参数、试验记录、工艺记录、生产过程控制系统备份数据和日常运维相关资料收集以及对现有技术档案调整工作，检修和技术改造阶段完成检修记录、设备变更记录、项目技术方案、技术措施等相关资料收集以及对于技术档案的补充工作。保证各阶段工作任务的有效落实，是技术档案跟踪管理的核心和根本。

3.4技术档案管理工作的贯穿

要打造立体式技术档案管理系统，关键是抓好贯穿整个技术档案管理的管理人员。首先，应强化技术档案管理人员的责任意识，让他们充分认识技术档案在生产建设、工程设计和技术改造工作中的重要作用，明确自己的责任和义务，才能更好地完成技术档案管理工作任务。其次，赋予技术档案管理人员足够的权利，可以调动技术档案管理工作所需要的人力和物力资源，保证技术档案管理工作顺利开展。最后，设立技术档案管理督管和奖惩机制，让技术档案管理人员在监督下工作，保证工作进度和完成质量。

4结语

企业技术档案管理工作对于企业的生产经营有着重要的作用，而成熟的技术档案管理体系的建立绝不是一蹴而就的，打造技术档案高水平管理、建立符合企业特色的技术档案管理体系，任重而道远。

作者：李小煜 单位：中电投河南电力有限公司技术信息中心

档案管理论文:高校内容管理学籍档案管理论文

1内容管理

随着高校扩招以及校企合作的扩大，传统的人工档案管理突显出太多的弊端。使用计算机、网络、服务器等现代信息技术对学籍内容进行管理，不仅能够将学生的各项档案信息转化成数据，建立起资源档案库，还能方便校方统计和调用。学籍档案内容管理是一个内涵丰富的概念，其内容包括多种形式，对于学籍档案而言，主要包括元数据与数据的关系。内容管理的具体实施是在管理目标的要求下，进行内容建模、元数据提取、设定元数据信息、设定管理内容之间的关系。以学生体检表为例，其元数据主要包括学生姓名、学号、入学时间、专业、班级，数据主要有体检项目、体检结果等。另外，复杂的元数据可能具有层次结构，可以通过多个相互关联的表实现。由此可见，通过资源服务器进行内容的存储，并通过应用服务器向外提供服务。通过学籍档案管理系统还可以实现在线学籍管理系统的有机整合。具体做法是通过在现有的在线学籍管理系统中添加动态学籍档案生成模块（可以采用图片、文档等多种形式，其中PDF格式是目前比较常用的选择），然后利用从关系数据库中提取的元数据直接生成电子档案和元数据信息，再经由内容管理系统的应用程序编程接口，在元数据服务器和资源服务器中进行存储。这一系统的整合大大节约了人力、物力，提高了自动化处理效率。

2载体管理

我国高校学籍档案一般包括纸质材料、电子文档及其他各类特殊载体材料，按照规定应保持各类材料质地优良、无破损、声像清晰和干净整洁。在现实中，往往由于入学教育的缺失、学籍管理手段的落后以及学籍管理决策功能不足等原因，导致高校学籍档案管理中存在不少问题，如轻视学籍管理、随意更改学籍信息等，在一定程度上影响了学生管理和学校的教学秩序。传统的纸质档案目前仍在大规模应用，如录取表、学籍卡、成绩表、毕业生审批登记表等，这些档案资料在经多次查阅、复印后会出现不同程度的磨损，甚至损坏。电子文件是随着计算机技术的发展而产生的新质文件，通过编码和解码进行数字形式的信息呈现，其生成、存储、读取的载体是计算机和各种硬盘、光盘、磁盘，并能通过网络进行异地传输，具有高度共享性，不受时间和地点的限制。只要保存技术到位，不易产生损毁，并能无限复制。可见，虽然纸质档案目前仍有存在的必要性，但电子档案是今后档案管理的主要发展方向。在制作电子档案管理时应当注意以下问题：（1）将纸质档案文件转换成电子文件时，必须与纸质等文件之间建立起准确、可靠的标识关系；（2）采取严格的加密认证等措施，切实保证电子文件不被非正常使用和改动；（3）做好备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留；（4）收集用文字处理技术形成的电子文件时应注明文件存储格式和属性；（5）收集图形、视频电子文件时，应注意其压缩算法和相关软件。此外，还要注意电子档案保存的有效性：（1）每年对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记；（2）按时进行抽样机读检验；（3）进行设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；（4）每隔四年，对磁性载体上的电子档案进行一次转存。

3使用管理

在信息化社会中，信息服务越来越普遍，传统的档案服务方式应不断改革和发展。高校档案管理人员应将过去那种档案查询的服务模式转变为档案信息的开发利用模式。学籍档案的应用者可以按照系统用户分为学籍档案申请者和学籍档案使用者，其中申请者主要是指学生本人，使用者指的是接受申请的单位。通过现代信息使用管理技术，可以分别进行使用，既方便申请者查阅和申请调取某些档案信息，也能方便校方进行查阅、统计和管理。档案管理者的工作重心应转移到引导用户检索上来。首先，将档案信息设置索引编号，进行重新归档。其次，对用户进行检索培训和引导。值得一提的是，目前二维码的应用是非常广泛的，在学籍管理系统中也可以进行开发利用，虽然在高校系统中二维码还属于一个新领域，但相信不久的将来将会有广泛应用。例如毕业生的身份识别模块，它是特别针对需要获取学籍档案的毕业生而设计的。由于学号是一一对应的，是学生的唯一标识，因此管理系统可以将学号作为索引检索学籍档案数据库，学生所输入的提示信息如果与数据库中的信息完全一致，则能生成一个属于该学生的唯一二维码，这个二维码保存了该毕业生的所有个人信息，还能连接到该生的入学名册、成绩单、毕业证、学位证等的验证界面上。要进一步推广二维码的使用范围，首先需要提高档案管理者和利用者对二维码的认可度，还要加强档案门户网站的建设。基于目前的学籍档案管理系统，以学生申请网上下载成绩单为例，学生调取成绩单的程序如下：（1）学生本人登陆学校网站，通过验证个人信息（用户名和密码），进入学籍档案管理系统，填写下载成绩单的申请表；（2）验证通过后，网络服务器向元数据库服务器申请访问令牌（包括档案地址和时间有效期等信息）；（3）元数据服务器将访问令牌传递给网络服务器；（4）网络服务器按照申请者填写的信息将内容访问令牌分发给档案使用者；（5）档案使用者向资源服务器索取成绩单；（6）资源服务器将成绩单返回给档案使用者。同样道理，校方管理者如需调取档案信息也按照类似步骤进行，既方便又科学，尤其是现在新的教学模式和课外实践课程的增多给学籍管理带来了很大难度，利用现代信息技术进行管理则能化难为简。

4结语

如何更加科学高效、安全稳妥地对档案信息资源加以开发和利用，是档案管理人员面临的重要课题。抓好落实高校学籍档案工作并非易事，除了统一认识，制定严格的规章制度外，还应利用科学的管理方法，开发适用于各院校具体实际的管理系统，形成一个完整的控制链。相关工作人员必须解放思想，锐意进取，增强信息服务意识，提升信息服务能力，开拓高校学籍档案管理与开发利用的新局面。

作者：田甜 单位：漯河医学高等专科学校

档案管理论文:文科专业课程实验档案管理论文

一、应用文科专业课程实验的特点

（一）注重互动，强调团队合作

这主要表现在两个方面：其一，学生与教师之间的互动。即通过实验去体会或感觉在理论授课过程中的某些知识点或程序，教师在课程实验中的作用相对比较突出。其二，学生与学生之间的互动。应用文科专业大部分都是与社会管理实践活动相关的专业，锻炼学生之间的沟通能力、协调能力与应急反应能力成为课程实验主要训练的内容。

（二）注重过程，强调经验积累

应用文科专业大部分课程的实验都是对某种专业管理过程的模拟，如人力资源管理、旅游管理等专业课程实验。实验课的设置不仅要让学生通过实验提升自身对专业知识的掌握能力以及训练相关专业技能，还培养学生对某些专业实践活动过程的了解与感受。也就是说应用文科专业课程实验不仅是专业知识与技能传授与演练的课程，更是教会学生了解、感受专业实践过程的课程。

（三）注重应用，强调学以致用

与理工科专业实验注重培养学生科学研究方法与敏锐科学研究视角不同的是，应用文科专业实验的主要目的在于对学生某项专业技能的训练与培养，即通过实验、实训和实习环节使学生具备某种专业技能，以此作为从事社会实践，生存于社会的资本。而课程实验则是培养学生这种专业技能的一个环节。因此，应用文科专业课程实验更加注重实验内容的应用性与实用性。

（四）注重引导，强调躬亲示范

应用文科专业的设置虽然侧重于社会应用，但更彰显着浓浓的人文情怀，毕竟文科专业主要研习的是人文社会中的各种社会实践活动和社会现象，因此在专业课程教学活动中更加注重教师对学生学习行为的指引与指导。教师在课程实验过程中的角色定位是应用文科专业的特色之一，它扩大了传统文科专业实验过程中教师的作用，更加强调教师躬亲示范对学生把握专业知识的引导作用。

二、应用文科专业课程实验的设计思路

（一）以能力为导向，增加实验课内容的深度与广度

首先，要对课程所涉及的实验内容进行拆解与细分，明确不同实验内容所针对的知识点与技能点，充分对实验内容的丰富程度与学生操作的难易度进行论证；其次，实验内容设计要与学生专业技能培养的连贯性相一致，既要符合学生专业技能养成的基本规律，又要遵循循序渐进的知识吸收规律；再次，注重实验内容的层次性，难易结合，动手和思考结合，实验和实训结合。笔者在设计实验内容过程中，充分论证了学生对专业知识把握的程度，分门别类地对实验内容要求、考核标准与所包含知识点进行组配，设计了5组12类共25次实验内容，基本上涵盖了从文书撰写、制作到文书处理，再到文件归档整理，最后档案保存与利用的全过程，并通过实验与实验之间的衔接，打造了文件与档案管理实验体系，这在一定程度上增强了学生对文件与档案管理知识与技能的整体了解与培养。

（二）以职业为导向，凸显实验的专业性与职业性

应用文科专业的设置是以社会实践活动的职业分工为依据的，以职业标准为准绳。由此，准确的职业定位和专业的职业导向是专业课程体系建设过程中要始终贯彻的基本原则。首先，课程实验的设计要凸显职业性，即实验内容要与职业接轨，与职业发展趋势保持一致；其次，丰富实验课程的授课形式，突出专业的职业特色，如实验课程可邀请专业从业人员进行讲解与指导，或实验课程直接开设在专业的从业机构，进一步提升实验课程的仿真感；再次，定期利用实验课程对学生的职业规划进行指导，增强学生的专业感与职业感。

（三）以活用为导向，提高学生的专业技能

课程实验设计要遵循“感受—理解—巩固—应用”四阶段的教学规律，并在实际教学过程中，有目的、有计划地应用这一教学规律，使学生各种专业技能在不同课程的实验中得到均衡和协调的发展。首先，课程实验的设计要与理论授课内容相互吻合，并互为补充，要引导学生在课程实验过程中去验证和解答在理论授课过程中存在的疑问，养成学生专业思考能力；其次，课程实验内容的设计要具有实用性，能够与职业定位相结合，突出学生专业基础能力与实际操作能力的培养；再次，课程实验的设计要突出学生自主创新能力，结合职业发展方向设计多样化的实验内容，鼓励学生在专业实践范畴内自主选择安排实验，完成实验。

（四）以体验为导向，培养学生的专业认同感

应用文科实验要设计以专业体验为核心的实验内容，例如参观、考察、采访、座谈等方式，让学生直接与专业人士接触、对话和工作，这种职业体验的方式不但能够增进学生与一线工作者的交流，更能营造课程学习的氛围，培养学生的专业情感。笔者在课程实验中增加了对黑龙江大学档案馆、哈尔滨市档案馆和黑龙江省电子档案馆三种不同类型档案馆的实地参观和职业体验的实验内容，学生不仅了解到了不同类型档案馆档案管理流程与方法，还在与档案工作人员交流过程中提升了自身对档案职业魅力的认知，增强了其对档案学专业的归属感。

三、应用文科专业课程实验开发与建设的策略

（一）实景模拟，现场互动

应用文科实验注重理论成果的实践转化，即学生通过课程实验来体会、把握理论课讲授的知识点，但传统的文科实验课程相对枯燥、呆板，实验互动性不强，缺少一定的专业实践的真实性与层次感。应用文科专业课程实验的设计要注重开发学生的专业认知潜力，通过模拟专业工作现场或搭建实景演练场所的方式，增强实验场景的逼真性，以此提高课程实验的质量。同时，教师在课程实验过程中要积极引导学生展开互动，通过实景模拟和现场互动的方式，激发学生的学习热情，提高学生理论知识的实践转化率。如不具备实景模拟实验条件的课程，可采取专业实习或实践的替代方式融入相关课程的实验，以此弥补课程实验资源方面的不足。笔者在课程实验开发与建设实践中，尝试搭建模拟办公室环境，并采用学生分工协作的方式，模拟演练文书处理实验和档案整理实验，非参与学生对模拟过程进行挑错、打分的形式展开互动。

（二）丰富实验内容，注重课程间的衔接

在课程实验开发与建设过程中，教师首先要对课程实验从整体上进行把握，并分成相互独立却又相互联系的单节实验；其次，要对单节实验之间的衔接关系进行分析，在理论授课过程中把握实验课程之间的连贯性。笔者所讲授的“文书学”与“档案管理学”课程分为两个学期开设，“文书学”课程实验要求学生根据最新的公文格式和教师提供的公文写作模板进行12—15次的不同文种的文件写作，第二学期“档案管理学”课程将对上学期制作的文件进行档案整理的一系列实验。同时笔者根据档案管理工作的特点将“档案管理学”课程实验细分为文件前期整理、档案收集、档案整理、档案鉴定、档案检索、档案编研与实地参观等7个专题实验，通过前后两个学期的实验，学生完全掌握了文件制作与处理和档案管理的基本操作方法。

（三）个人与团队实验穿插，注重培养个人能力与团队意识

应用文科课程实验强调学生的参与性，这种参与的形式主要表现在学生个体参与和团队协作两种。所谓个体参与，是指学生在教师的引导下自行参与实验的过程；所谓团队协作，是指学生以3—4人的团队形式开展实验的过程。应用文科实验要结合实验内容，设计由个体参与和团队协作组成的课程实验体系，一方面通过学生个体参与，提高学生自己对知识的理解与转化能力；另一方面通过团队协作，提高学生的角色意识与团队协作精神，使学生就业后能尽快适应工作团队的环境与要求。在教学实践过程中，笔者在学生个体参与的实验内容基础上，开发并设计了三个团队协作实验，即“文件收文与发文处理实验”“档案鉴定与销毁实验”“档案编研与出版实验”，学生以小组形式，分工协作按照实验要求自主设计实验内容，学生参与程度高，反响较好。

（四）突破课堂界限，走向社会实践

应用文科专业的人才培养要通过提高学生与专业社会实践领域的接触频率，让学生能较早地适应专业环境，并感知职业环境的危机感、使命感和责任感，能够为学生下一步就业计划的设定与未来职业发展提供较好的前期心理基础。由此，笔者认为应用文科专业课程实验要增加适当的社会专业体验环节，或者通过短期的专业实践，或者通过实地的走访与参观，或者通过亲身体验的方式参与到专业活动领域，一方面通过现场的专业实训模拟验证并消化课程所学的专业知识；另一方面通过走出去的课程实验设计，丰富了学生的专业视野，提高了学生的专业归属感，有助于学生对所学专业自信心的培养。

作者：任越 单位：黑龙江大学

档案管理论文:信息化档案管理论文

1档案管理信息化的必要性

1.1档案管理信息化的内容

档案管理信息化是指在档案管理工作当中，利用现代的计算机技术和互联网的发展来管理档案的资料，为档案信息资源提供信息化的服务和便利。档案管理信息化管理的主要内容是：①将档案信息资源变为数字化的方向；②实现档案信息的接收、管理、整理、存储和使用变为信息化，成为电子档案；③对档案建立成为信息共享机制。

1.2档案管理信息化的优点

比起以前传统的档案管理方式，信息化的档案管理存在着几个优点：①和以前书纸类的档案信息资料相比，信息化的档案保存更加方便、更加的不易损坏，存储的环境和时间不受限制，而且找寻和利用也比以前更方便；②在政府工作的信息和档案比较繁多，工作起来程序复杂。实现信息化档案管理之后，要求寻找一些档案信息只需要输入关键词，就能知道档案建立的时间，储存的过程，经办的人员等信息，非常方便快捷；③改变了以前档案管理工作的流程和本质，把档案从以前的保存为主变为了利用为主，全面推动了档案管理工作的建设。

2档案管理信息化建设的现状

面对信息化的热潮，档案管理的工作人员已经开始认识到了信息化建设的重要，但是在信息化的建设当中，一般的工作人员难免会出现一些漏洞。

2.1档案管理信息化的时效性不高

档案管理的工作部门没有先进的信息化的经验，也没有相关的技术指导。在信息化的建设过程中，不能够全面地认识到信息化的作用，不能够完全地发挥出信息化的好处。比较倾向于保存，忽视了利用。大部分是把一些以前的纸质档案变为电子档案，没有完全的规范和标准，这些阻碍了档案管理工作信息化的发展。

2.2信息化的技术不够

科学技术在不断发展，人们对于科学技术的使用难免陷入误区。由于档案管理信息化的工作兴起较晚，因此信息化工作的技术手段都是比较落后的，这就给档案管理的工作带来了难题。纸质档案变为电子档案之后的安全和保密不能够得到保障，除了一些网络上常见的黑客和网络病毒之外，还有电磁泄漏和工作人员的马虎造成的，导致档案的管理工作面临着挑战。

2.3缺少专业的档案管理人才

档案管理信息化建设面临的另一大难题，就是缺少专业的档案信息化人才。档案管理信息化工作不仅需要精通档案管理的经验，还需要熟悉计算机技术，需要有良好的素质。目前的档案管理工作很少能找到具有上述条件的人才，管理人员不是缺少技术就是没有经验。

3加强档案管理信息化的对策

3.1加强档案管理信息化的人才培养

为了更好地提高档案管理信息化的建设，必须培养出高素质的档案管理信息化的人才队伍。①单位要加大对于档案管理信息化人才的引进，引进一些既有熟悉的经验，又具有信息技术的人才；②加大对于现有档案管理工作人员的培训。对于现在的档案管理工作人员，需要加强知识的积累和经验的积累，学习和掌握信息化技术，锻炼自己高超的技能和职业素质；③增加对于档案管理工作人员的日常管理，做好入职培训，避免流失人才。

3.2加强网络安全的控制

档案信息管理的网络安全必须做到万无一失。控制网络的安全，避免出现档案安全泄漏世事件的发生。①必须控制住对于网络的访问情况。当有人访问网站时，必须监控访问用户的信息，例如登入时间、访问人员、权力的限制等。设置内部网络和外面网络，内部人员使用内部网络，外来人员使用外面网络，不可以直接获取到资源，只可以进行查询；②建立防火墙防止出现病毒事件，定期进行网络的杀毒；③对于档案和资料设置一定的权限，用户没有相应的权限不能访问和查询；④定期进行电子资源的备份，防止出现机器损坏事故，造成档案丢失。

3.3加大档案信息化的利用

当前的单位，正在把一些纸质档案转换为电子档案，进行二次储存，以便于档案信息的查询和使用。但是受到电子文件的连续性因素，一些档案需要扩建和补充。同时为了保障档案信息化的利用功能，把档案信息资源可以统一进行管理和定性，相互之间制订出统一标准，把档案分门别类，方便与以后资料的查询。此外，为了更好地利用档案的资源，对于档案资料的查询开发出有效的信息检索工具，提高信息化的利用水平。

3.4健全档案的管理制度

为了更好地推进档案管理信息化的建设，把信息化工作当作是档案管理工作的一项任务去执行。必须要：①必须对档案管理工作制订出一些新的档案管理制度，完善一些规章制度，将信息化工作纳入档案管理部门的考核之一，作为表扬升职的依据。加强工作的人员的积极性，为档案管理信息化工作提供良好的环境和服务；②档案信息化管理工作的制度建立是档案管理信息化建设的基础，因此对档案管理信息化的工作可以制订一些较细致的工作标准和确定的目标，以保障信息化管理有前进的方向。

3.5加大资金的投入

加大对于档案管理信息化的资金投入，是档案管理信息化建设的基础。

4结语

综合以上所述，在这个科学技术发展快速的年代，档案管理部门应该加强档案信息化的建设，学会应用先进的信息技术，不断创新、与时俱进。让档案管理工作发挥出真正的作用，让档案管理信息化建设顺利完成。

作者：刘秀菊 单位：山东省莱芜市莱城区人民政府办公室信息中心

档案管理论文:企事业单位档案管理论文

1领导干部是档案工作发展的核心

档案工作是我们企事业单位在社会活动中形成的文件资料，是所有活动及往来的记录，反映了企事业单位的所有情况。这是企事业单位发展与做强做大不可缺失的依赖，因此要熟悉企事业单位的情况、规划决策、发展业务，必须利用档案工作，在这些档案中发展和壮大自己，回答现实的问题。这是我们各项管理工作的基础，所以领导干部一定要支持档案工作，站在历史发展的高度，对自己的单位负责，对所有职工负责，加强档案工作的科学领导，把档案工作全方面地做到位，各项工作落实到位，对档案工作者关心到位。领导干部应该有一个时间表，及时听取档案工作者的有关汇报，以利于解决档案工作中出现的问题，为档案工作的开展，提供良好的环境。同时，领导干部关心到位，能够对档案工作的经费给以支持，为档案工作者提供应有的物质保障。对档案工作者生活上关心，工作上照顾，思想上帮助，努力开展档案工作队伍的素质建设，增强档案工作者的工作活力，真心实意帮助档案工作者解决实际困难和问题，使大家感到有温暖、有阳光、有希望，增强做好档案工作的积极性，发挥能动性和创造性。因此我们说，领导干部是档案工作发展的核心。只有领导的关心和爱护，把档案工作看成是一种重要的工作，大家在做好造册文件资料的清点过程中，才能确保档案工作的完整、准确、系统化。要做好档案工作，务必使档案工作人员心情舒畅地熟悉和掌握自己的工作，掌握科学方法，处理好档案工作中的各个环节，使领导干部对档案工作进行全面的监督与检查，不间断地促动档案工作者的自我意识，实现有效管理，采取有力措施，把档案工作的造册率、完整率、准确率达到理想的标准。

2档案工作的集中管理

企事业单位的全部档案，一定要统一管理，这是档案工作的原则问题，也是我们对档案工作的基本要求，是做好档案工作的前提和基础。集中统一管理档案，要把各部门形成的各种门类、各种载体的文件档案，集中到本单位工作室，进行专门的、统一性管理和服务，而各工作室的档案工作人员，都要纳入本单位档案工作的管理范围。所有档案工作的人员，要在档案工作室的统一管理下，开展借档、查档的服务工作，保障档案的充分利用。建立健全企事业的档案工作管理体制，首要是建立档案工作的管理机构，成立以领导干部为核心的档案工作领导小组，明确档案工作的各自负责的范畴，健全管理网络，制订严谨的档案工作管理守则、分目方案、保管期限以及各种表格等管理制度。按“企事业档案工作规范”中的明文规定，建立健全各种规章制度。如果一个企事业单位不落实管理制度，就不可能保证档案工作的健康发展，甚至使档案工作处于混乱状态，与企事业的发展和改革起到相抵触的作用，也无法把企事业生产经营的管理活动，所形成的有价值的要素和经验保存下来，更无法保证所有造册收藏的文件资料齐全、完整、准确。企事业的档案工作能够促进自我资源认知、翻检、整合、开发和创新，是所有活动的重要基础。通过档案工作的建设，能够实现对企事业各种资源的集中管理，大大地提高生产力，成为一种潜在的经济价值和社会效益。档案工作的基础是档案工作的标准化，没有经过登记管理的档案，就不可能发挥档案工作作用。因此，企事业档案工作部门，要努力做好档案工作，研究档案工作，提高档案工作管理的科学化水平，为档案工作的创新创造条件。

3档案工作的科学管理及其措施

加强档案工作保护，前提是加强对档案工作室设施的配备，务必使工作室做到防火、防盗、防高温、防潮湿。对所有档案文件安全防护，不能让档案文件有霉变、褪色、污损、虫蛀的现象。对档案工作要采取必要的措施，加强对所有文件和信息的确切保护。档案工作是带动和推进各项工作发展的基本保障，工作中涉及到对历年档案的利用和分析，着力了解档案工作利用所产生的社会效益和经济效益。通过利用和分析，了解到档案工作的自身价值和潜在的财富资源，从而进一步拓宽档案工作的渠道，充分发挥出档案工作的价值和作用。同时，要努力开展档案工作的服务项目，只有做到了这一点，才能取得领导的信任，才能产生社会价值。这完全有赖于档案工作人员的自身努力，因此要开展宣传活动，送档案上门，让社会知道档案工作的新动态、新动向，做好跟踪服务。要紧紧抓住档案工作的热点，开展档案工作有关价值文献的编撰工作，并根据造册文件资料，组织编写大事记，进行产品简介编撰成果，为社会提供更多的档案服务工作。

4强化提高档案工作人员素质

新时期市场经济的发展，为档案工作人员提出了新的、更高的要求，要实现档案事业的进步，与一日千里的社会生活保持同步，必须要有大批具有开拓创新和德才兼备的档案工作者。因此，档案工作者要努力学习档案工作、管理科学、计算机知识等。要熟悉自身单位的基本情况，具备较强的协调能力，成为现代的复合型人才。要结合档案工作的中心问题，寻找有规律、有价值的东西和经验，及时总结，上升为一种历史价值，从而为本单位进行科学决策提供参考，为领导干部和管理人员当好参谋，建言献策。在强化提高档案工作人员素质的过程中，最主要的是学习，是专业档案人才的技术进修。我们在资料上了解到，在英国专业的档案工作保护技术人员都有较高的学识，鉴于档案工作的技术以及所涉及的学习领域的宽泛，英国的档案工作者经常开展对档案工作技术人员的进修教育。这方面的主要途径是：①到设有档案工作技术课程的大学进修学习；②由专业保护部门的机构提供技术咨询、解决方案；③有专业档案工作的技术公司，提供与其产品服务相关的技术进修。这是现代档案管理的需要，不是简单的进步和学习的事情，而是涉及到科学管理的过程，从而达到科学化、人性化的管理，充分调动人的积极性和主动性，实现人才管理的预期目标。企事业单位的档案工作者，要认真掌握和翻检档案工作的目标、措施，准确撰写档案工作的总结文件，查找不足，总结经验，明确下步计划，提出工作建议。要通过总结档案工作，提高自我的素质，提高写作的水平，同时获得领导干部对档案工作的支持，也为今后的工作储备了素材。另外，要强化交流活动，通过工作人员之间，各系统、各单位之间进行工作交流，相互总结经验，共同提高档案管理水平。通过交流，学习典型、学习经验，不断创造出档案工作的新成就，促进档案工作的发展进步。

作者：苗新 单位：吉林省高速公路事业管理局

档案管理论文:新时期医院档案管理论文

1医院档案管理中存在的问题

1．1管理范围问题

由于医院档案管理制度并不完善，所以在界定档案管理内容时，往往会出现管理范围模糊的情况。随着管理理论不断成熟，社会管理模式发生了很大变化，因此档案的内涵也发生了很大变化。在各级医院进行档案管理时，并没有制定出一套切实可行的管理标准，而是根据医院管理经验制订档案管理内容，在这种情况下，会缺失许多需要纳入管理的档案内容。

1．2档案利用率较低

医院管理者并没有对档案管理有一套系统性的认知，所以对档案管理工作的重视度不足，也无法了解档案管理工作可以对医院带来何种影响。重视度不足就会导致档案信息资源不足，影响档案利用率。

1．3档案管理分散

目前大多数档案管理工作由不同科室负责，非常不利于综合使用，档案缺失现象严重。而不同科室间还需要安排人员进行管理，不仅会造成人力、物力的浪费，也会浪费医院空间。

1．4硬件投入不足

由于医疗用房较为紧张，所以档案保管的房间狭小，无法满足档案管理要求。而且档案管理设备较为陈旧，相关的管理技术较为落后，也会影响档案事业发展。在计算机网络技术普及的新时期，许多的医院管理工作都进行了较大范围的应用，但是在档案管理工作中，并没有得到良好应用。手工处理的档案工作，非常影响档案收集、开发和利用。

2医院档案管理新思路

2．1完善档案管理制度

建立健全的档案管理制度，是医院档案管理的主要方法。医院的档案管理内容十分广泛，其中包括保管、利用、使用期限等内容，将这些内容与医院管理考核相结合，制定出详细的考核制度，并且给予通过考核的人员奖励，对实施制度改革有着非常重要的效果，可以充分调动档案管理人员的工作积极性。相关管理制度必须符合医院实际情况，并且需要安排经验丰富的专业管理人员进行指导，组成档案管理小组，收集科室提出的档案管理意见，深入了解各科室的实际需求，将其与小组管理经验相结合，制定出可行的档案管理制度，实现规范化管理目标。

2．2组织培训服务

档案管理人员的专业水平直接影响档案管理效果，所以优化档案管理体系，必须提高管理人员的专业素质。档案管理工作，并不是单纯地对档案进行集中管理，而是一项系统、科学、规范、制度的高标准工程，对工作人员的专业素质要求很高。而医院应该在人才培养计划中，为档案管理人员提供支持，加强复合型人才培养水平，通过专业的教育与培训，使档案管理人员专业素质不断提高。引入档案管理考核与晋升机制，调动管理人员的工作积极性，使档案管理工作更加主动。提高医院全体员工对档案管理的了解，积极配合院领导工作，形成完善的档案管理工作体系。

2．3引入现代化技术

通过成熟的计算机管理技术，为档案管理工作节约人力、物力，并且使工作效率得到有效提升。传统的档案需要占据大量空间，而且查找的困难性较大，无法长期保存文件，使用信息化系统，可以使档案储存更加方便，也可以直接储存视听文件，使档案内容更加丰富。通过网络通讯的便利性，可以实现不同医院间的数据交流，将新旧技术有机结合在一起，可以使档案管理工作更加完美。建立电子管理网络，使档案管理更加客观、准确，以计算机管理系统作为主导，使档案管理工作效率得到极大的提升，建立网络化的人事档案、病历档案、文书档案。改变传统封闭的科室办公环境，使电子管理网络更加健全，加强系统的安全稳定性，避免发生数据泄露问题。

2．4拓展服务范围

档案管理工作目标就是利用档案，发挥其中存在的社会经济效益。所以，档案管理人员需要添加检索工具，提供各项主动服务，使编制工作更加合理，提高不同医院的信息联系效率，使档案得到充分利用。而且可以定期举办档案管理培训，根据新时期医院的发展要求，为科研活动提供更多新的思路，使临床、科研、教学水平得到有效提高。

3结语

医院档案是非常重要的医疗资源，在新时期医疗改革发展过程中，医院档案管理必须进行改革，满足新时期的要求。建立完善的档案管理制度，并且与管理人员、各科室、院领导积极配合，使档案管理工作得到重视。电子网络化水平不断进步，医院档案管理应当逐渐使用更多新型技术，使档案管理工作更加完善。

作者：黄卫东 单位：惠州市第一妇幼保健院

档案管理论文:信息化背景下医院外事档案管理论文

1医院外事档案管理人员的现状

1.1医院外事档案管理人员的非专业化

档案管理人员应具备较高的专业水平、信息管理能力及相关的现代科学知识，深入了解档案的形成过程，科学地鉴定档案的保存价值，以便做好档案的收集、保管、检索、利用工作等。然而，许多医院外事档案人员并非档案专业出身，对文件目录、归档号、保管期限、案卷目录等档案专业工作无法进行正规操作，导致档案工作无法实现完整性及系统性。

1.2医院外事档案人员的“非外事化”

外事活动是医院展示外在形象的重要平台，是提高医院管理水平、医疗技术和科研能力，加强学科建设和人才队伍建设的重要推动力量，更是拓展视野、开阔思路、促进医院可持续健康发展的重要手段。作为专业性的学术和科研机构，不断提高医疗技术水平是医院建设的重点。

1.3医院外事档案管理人员的“非热情化”

思想指导行动，认识不足必将导致行动的滞后性。医院外事档案管理普遍存在医院领导对其的不重视性，导致医院外事档案管理人员工作意识的淡薄，服务意识的不足。

2信息化背景下医院外事档案管理人员的培养

为了在信息化背景下进一步做好医院外事档案管理工作，针对医院外事档案管理人员的非专业化、非外事化及非热情化，需从意识上提高对医院外事档案工作的重视性，从专业水平上加强医院外事档案工作人员的业务素质及从外事方面对医院外事档案管理人员进行方向性教育。

2.1提高对医院外事档案工作的重视性

在医学知识不断更新、新技术新疗法不断涌现的背景下，迫切需要加强与国际间的学术与科技交流，以提升医院的科研学术水平，推进医院现代化管理进程，提高医院的影响力和竞争力。医院外事档案是真实记录医院在与外国政府、组织以及个人进行友好往来、学术交流等活动中所形成的具有保存价值的图表、文字和录像等，是医院档案工作的重要组成部分，不仅客观、真实地记录了医院在对外交流上的所有发展过程，也给医院的持续发展提供了历史依据。医院外事档案管理人员也应提高自身对档案管理工作的重视，增强服务意识，端正积极工作的态度，更好地进行医院外事档案管理工作。

2.2强化医院外事档案管理人员的专业性

医院外事档案管理人员的非专业性使医院外事档案管理工作无法在信息时代得到完整性、系统性的进行，这就要求医院对外事档案管理人员进行专业性的强化。首先，需挑选档案专业人才进行档案管理工作。医院外事档案管理人员大多由医院外事部门的专办员或其他部门的档案管理人员兼任。此外，在吸取传统档案工作优点的基础上，可利用已有的档案信息网络平台，完整无缺地录入医院外事档案相关信息，做好医院外事档案的信息搜索等工作，真正从根本上保证医院外事档案管理工作的完整性，实现医院外事档案工作的系统性、持续性。其次，加强医院外事档案管理人员的专业性继续教育。充分学习最新的档案工作技术，进一步充实自我的档案专业知识，以便更好地为医院外事档案进行管理工作。

2.3加强医院外事档案管理人员的外事教育

（1）医院外事档案工作的特殊性要求其管理人员在掌握档案专业知识的基础上，还应进行适当的外事教育。医院外事活动的多样性以及办理程序的复杂性都给医院外事档案管理工作带来一定的影响。

（2）医院外事活动的特殊性带来大量的外语材料，这就要求医院外事档案管理人员需具备一定的外语水平，能充分阅读并理解外文材料，甄别外事活动中材料归档的必要性及重要性，避免档案管理过程中出现材料错误、丢失等问题，影响医院外事档案工作的完整性。

（3）医院外事档案管理人员需时时加强保密教育。

3结语

在信息化的背景下，通过提高对医院外事档案工作的重视程度，挑选专业型档案管理人员，加强医院外事档案管理人员的专业性继续教育，并加强医院外事档案管理人员的外事教育，从根本上解决其非专业化、非外事化、非热情化等问题，促进医院外事档案管理工作的发展，为医院外事活动提供更加完善、系统的档案管理，进一步促进医院医疗水平的提高。

作者：尹良鑫 单位：福建医科大学附属协和医院

档案管理论文:职业院校实验实训设备档案管理论文

1职业院校实验实训设备档案管理的重要性

职业院校实验实训设备档案管理工作的重要性主要体现在以下几个方面：其一，职业院校实验实训仪器设备档案记录了一切实训仪器设备的使用，维护过程，存储了职业实践课程教学的基本信息，是职业院校进行实践课程的参考资料；其二，实验实训仪器设备档案将仪器设备的采购过程，质检过程，安装过程，调试过程和报废过程中各环节的职责进行了规定，一旦因此而发生法律纠纷，可以以此为依据去执行；其三，职业院校实验实训设备档案管理工作的正常开展，有利于实验实训设备档案管理质量和效率的提升，尤其是以往的采购管理方案的积累，可以给今后制定更加完善的采购管理方案打下基础。

2职业院校实验实训设备档案管理工作存在的问题

通过对职业院校实验实训设备档案管理工作的调查发现，现阶段职业院校实验实训设备档案管理工作还存在着诸多问题。具体来讲，可以将其归结为以下几个方面：其一，实验实训仪器设备档案管理制度不符合实训仪器设备档案的特点。主要表现在档案管理人员对于不同实验实训设备的维护管理注意事项不是很了解，常常以一刀切的方式去进行维护和管理，由此建立起来的档案常常出现一些问题，使实验实训设备档案体系难以有效的反馈出职业院校实验实训设备的特点；其二，职业院校对于实验实训设备档案管理工作不是很重视，实验实训仪器设备档案管理人员素质不高，难以将复杂的，系统化的档案管理工作做好，不懂得使用现代化的档案管理手段，这也成为制约实验实训设备档案管理工作健康发展的瓶颈；其三，职业院校实验实训设备档案管理方式落后，不懂得使用现代化信息技术去进行调整和改善，导致职业院校实验实训设备档案管理工作质量一直处于低效率的状态，难以跟上时代的潮流；其四，职业院校实验实训设备档案管理意识淡薄，缺乏具体的组织管理部门去专门负责，常常是将其附属到其他职能管理部门权责中去，造成了职业院校实验实训设备档案管理组织体系不全的问题，导致职业院校实验实训设备档案管理工作质量较差。如果上述提到的种种缺陷和不足长期存在的话，势必会影响到职业教育的人才培养质量，是不利于职业院校高素质人才培养目标实现的。

3职业院校实验实训设备档案管理的策略

3.1职业院校实验实训设备档案管理的基本原则

职业院校实验实训设备档案管理工作有其自身的特殊性，但也需要遵循档案管理工作的一般准则。具体来讲，结合多年实验实训设备档案管理工作经验，需要遵循以下基本工作原则：其一，循序渐进的基本原则。由于实验实训仪器设备档案的收集工作是与实习基地建设档案管理工作息息相关的，并且与实际的实训教学工作之间存在密切的关系，因此在进行实验实训仪器设备档案管理的过程中，应依照实践教学规律去开展，显得尤为重要；其二，专业划分的基本原则。由于职业院校不同专业之间，其实践课程是不同的，其所需要使用的实验实训设备也是不一样的，因此实验实训设备档案管理的过程中，能做到按专业划分管理类别，也是很有必要的；其三，及时归档的基本原则。由于职业院校专业众多，学生人数多，实验实训设备常常处于连轴转的状态，这种情况下实验实训设备档案管理也应该是动态化的；其四，重点管理的基本原则。简单来讲，就是对于价格昂贵，使用率比较高，出现故障后需要大量维修费用的仪器设备，应该格外注重，将其每一个信息都计录在案，以实现对重点仪器设备的动态化跟踪和管理。上述是在职业院校实验实训设备档案管理过程中，需要遵循的特定规范，也是制定职业院校实验实训设备档案管理策略的依据。

3.2职业院校实验实训设备档案管理策略

（1）建立健全职业院校实验实训设备档案管理制度。

档案管理制度的健全，是保证职业院校实验实训设备档案管理工作朝着规范化方向发展和进步的前提和基础。尤其是职业院校实验实训设备众多，需要进行的信息收集和整理工作任务重，常常会因为不规范的操作影响档案管理的质量，难以保证职业院校实验实训设备档案管理工作的有效性。为此，我们应该积极做好以下几方面的工作：其一，组建专家小组，对当前职业院校实验实训设备档案管理管理工作进行全面调查和总结，找到制度建设中存在的缺陷，尤其是与实际实验实训设备特点不吻合的条款，积极进行改善和调整；其二，凡是与职业院校实验实训设备存在关联的行为，都应该指派专门的档案管理员参与，保证其能够对于整个仪器使用情况进行记录和管理，以保证收集到的档案信息是真实的，在此基础上进行及时归档；其三，建立健全职业院校实验实训设备档案管理组织体系，以岗位责任制度的健全，将实验实训设备档案管理工作效果纳入到绩效考核中去，以此去激励各个部门参与到实际实验实训管理工作的积极性；其四，积极将实验实训仪器设备档案管理经费纳入到职业院校预算管理体系中去，实现其物质基础的规范化管理。

（2）不断提高实验实训仪器设备档案管理人员的素质能力。

实验实训设备档案管理工作涉及面广泛，牵涉内容众多，无论是教学资料，还是设备维护资料，都需要具有一定专业知识的才去进行处理。针对当前实验实训设备档案管理人员素质和能力不佳的问题，应该积极采取以下几方面的措施：其一，积极开展大范围教育和宣传，尤其在档案管理职能部门内部加强学习，使各个职业院校实验实训设备档案管理人员意识到此项工作的重要性；其二，关注与管理人员专业理论知识和实践操作能力的培养，使得其能够处理好日常实验实训设备档案的基本管理工作；其三，严格控制实验实训设备档案管理人员的招聘和选拔过程，从档案管理经验，档案管理技能，职业精神等多方面综合考核应聘者的素质，实现对实验实训设备档案管理人员准入机制的控制和管理；其四，做好新入职人员的培训，保证其能够在相对较短的时间内适应新的工作环境，切实的做好各方面的档案管理工作；其五，积极做好信息技术的培训，使实验实训设备档案管理人员具备信息素质，保证实验实训设备档案管理工作朝着信息化的方向发展和进步。（3）推动实验实训仪器设备档案管理信息化进程。针对于当前部分职业院校实验实训设备档案管理方式落后的问题，应该积极推行现代信息化技术管理，具体来讲，可以从以下几个角度进行探析：其一，针对当前职业院校实验实训设备的基本情况，建立实验实训设备档案目录数据库，为实现档案信息资源建设工作做好基础数据工作，为提升实验实训设备档案使用效率和质量打下基础；其二，倡导档案全文数据库和多媒体数据库的建立，构建职业院校实验实训特色档案体系，更加全面的展现职业院校实验实训设备档案管理的状态；其三，积极做好实验实训设备档案信息的归档处理，以先进的安全加密技术去保证信息的安全，并且在此基础上构建职业院校实验实训设备档案数字化系统；其四，建立健全实验实训设备档案信息系统的评价机制，对于其运行效率进行总结和归纳，并且在此基础上实现实验实训设备档案信息的电子化。

4结束语

综上所述，职业院校实验实训设备档案管理工作涉及面广泛，涉及内容众多，需要我们进行调整和改善的地方很多。我们应该正视当前职业院校实验实训设备档案管理工作中存在的种种问题，采取有针对性的措施去进行改革，促进实验实训设备档案管理工作质量不断提升，保证发挥实验实训设备的最大效能，使职业院校的实验实训设备在培养高素质技能人才方面发挥出应有的作用。

作者：程慧 单位：山东劳动职业技术学院

档案管理论文:档案管理信息化医院管理论文

1医院档案管理中加快信息化建设的必要性

1.1时展的需要

为适应时展形势，医院信息化档案管理建设的速度应不断加快，诸如及时地开发档案管理软件、使用现代化办公设备并开发档案信息管理网络系统，做到档案信息资源共享，力求档案管理现代化，提高现有档案管理资源的应用水平及档案管理的工作效率。

1.2医院可持续发展的需要

医院要实现可持续发展，就要做到人尽其才。档案材料是发现人才和建设人才的关键，以做到人才的合理使用。医院档案管理信息化，不仅可以提高医院信息技术的使用效率，而且有利于医院人才的开发利用，为医院的发展服务。信息化技术可以是医院档案资源得以有效利用，更能够延长档案使用寿命。

2医院档案信息化管理中存在的问题

2.1信息化管理没有全面展开

医院档案实施信息化管理是时展的需要，更是推动医院快速发展的需要。在医院档案管理中融入信息技术，是医院现代化管理的重要途径。由于信息技术已经广泛应用在医院的行政管理部门、医疗技术管理及运营管理方面，档案管理中虽然采用了信息技术，通常是局限于档案的电子化管理，并没有进行全面的信息化建设。如医院的人事档案、医疗技术档案、文书档案等，还处于人工操作的阶段，只有在信息录入的时候，才会使用计算机操作，这种相对滞后的医院信息化建设严重地影响了医院的未来发展。

2.2没有建立标准的档案信息化管理体系

医院的档案管理工作要全面展开，就要将规范化、标准化的信息化管理体系制定出来。从目前医院档案管理来看，虽然出台了一系列规范，但是并没有形成相互衔接、有效贯通的信息管理体系。比如医院实施档案信息化管理，但是计算机软件的通用性存在不足，缺乏医院等特殊领域的实用性，严重制约了医院档案管理步伐。此外，医院针对计算机网络技术的信息安全问题并没有制定行之有效的技术管理标准，严重妨碍了医院档案信息化管理进程。

3做好档案管理信息化工作的有效途径

3.1实施医院档案信息管理标准化建设

医院档案管理由传统的管理模式向信息化管理模式转变，实现了实体的档案管理向信息化转向的过程，这就有必要建立信息化档案管理制度，统一制定档案信息化管理规范和技术标准，以对医院各方信息规范化、标准化管理。另外，实施医院档案管理，并不局限于档案管理部门本身，而是涉及到医院的各项工作，信息化网络服务系统，可以将医院各职能部门及医护之间的管理建立起来，促进相互之间的沟通，以快速地获得档案信息，有利于档案管理部门人员及时准确地收集医疗信息、对医疗信息进行整理，以为医院管理决策的制定提供可参考依据。

3.2提高档案管理人员职业素质

医院档案管理的信息化建设有赖于档案管理人员职业素质的提高。作为医院档案工作的主体，档案管理人员要跟得上信息化时代的脚步，就要在自身的工作领域中不断地学习、不断地探索、不断地创新，以运用现代化信息管理手段更新工作方法，提高专业技术水平。档案管理人员在更新观念的同时，还要善于将计算机数字化管理技术运用于档案管理工作中，做到两种知识的有效融合，通过建立档案数据库，完善信息资源库，将来自各方面的档案信息有效整合、统一管理，从而使档案管理的服务效率有所提高。

3.3强化档案管理保密工作

档案管理是具有服务性质的工作。医院档案的信息化管理决定了档案信息的开发利用效率达到最大化，实现了信息共享，同时档案资源的安全性有所降低。为防止档案信息数据库受到病毒或黑客攻击，档案管理人员要树立安全防护意识，做好档案管理软件的安全维护工作。另外，档案管理具有政治性，在档案人员对于医院的人事档案、病历档案进行分类管理的同时，还要做出细心鉴定，尤其对于收集到的特殊数据，要认真鉴定、严格审查，以根据档案密集程度规范档案资源的开放范围。除档案管理工作之外，档案管理人员还要对计算机的安全性负责，以避免电子文件损坏。

4结语

综上所述，随着信息技术的发展，医院档案管理由传统的管理模式逐渐向信息化转向，这就需要医院档案管理人员更新档案管理意识，运用创新的管理手段和先进的管理方法提高工作质量，以推动医院的档案管理事业顺利展开。

作者：甄玲 单位：湖北省孝感市中心医院信息科

档案管理论文:博物馆人事档案管理论文

一、博物馆人事档案管理的作用

1.人事档案管理对单位的作用

对博物馆来说，人事档案的作用主要体现在为单位提供依据。人事档案是一个工作人员历史的真实记录，通过利用档案可以清楚地了解职工的工作轨迹，为领导决策提供重要参考和依据。领导为了做到知人善任、选贤举能，将尽可能全面准确地了解职工，通常会将考察现状和查阅人事档案中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等材料有机结合，而在工作过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会归入个人档案，作为考核依据。因此，在职工考核时，经常会查阅人事档案，考察其德、能勤、绩等方面的情况，从而准确地了解每个人的情况，为单位正确配置人员起到了重要参考作用。

2.人事档案管理对职工的作用

对每个职工来说，在人事档案诸多作用中，主要是人事档案凭证作用，它表现在两个方面：①它是每个职工成长轨迹的真实记载。博物馆人事档案，记载着每个职工的身份、党团组织关系、学历、职称、经历、政审情况等，具有重要的凭证价值和参考价值。个人转正、定级、职称申报、办理养老保险、退休等，都需要人事档案“说话”，它的作用不可被替代，如果没有人事档案，个人的权益无从得以保障，甚至可以说它决定每个职工的命运。②它是每个职工工作表现材料的综合。博物馆人事档案管理工作，是按照国家政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、工作表现、工作实绩、工作待遇等内容的文件材料。因此，它是职工个人履历、专业技术水平等基本情况真实反映，它能为职工的评价、考察、任免、调动、晋升等提供可靠的第一手材料，是博物馆人力资源管理和开发利用的重要依据。

二、博物馆人事档案管理存在的主要问题

1.对人事档案管理的作用认识不够。

没有真正发挥其作用，人们对人事档案管理工作的认识存在一些误区，认为人事档案工作就是保管工作，只要不丢失、不泄密，能应付查档就行了。不能做到有效利用人事档案资源，既便是利用，也仅限于人员的简历、职称等范围，这种现象的持续，会使得人事档案的利用率降低，其服务于博物馆工作的作用就不能真正发挥。

2.对人事档案管理的内容缺乏特性。

博物馆人事档案的内容仍然使用比较传统的记载方式，存在单一的现象，不能很好的反映出职工各方面的才能和特长等特点，实际上博物馆职工大都是受过专业教育的人员，都具有突出的专业才能和个性。传统的人事档案记载方式会模糊了这种个性特征，从人事档案中很难清楚地了解到每位职工全面的实际情况。

3.对人事档案管理的硬件投入不够，信息化程度比较低。

随着博物馆工作的发展和科技的不断进步。人事档案管理应该逐渐信息化。但博物馆仍然采用传统手工的记录方法对人事档案进行管理。没有充分利用先进的技术手段和措施，既使引入了微机操作，但是仍旧无法达到无纸化办公程度，信息化程度不高，不仅影响了人事档案管理，同时也降低了博物馆工作效率。

三、加强博物馆人事档案管理工作的主要措施

1.领导重视

领导应增强档案意识，充分认识人事档案管理工作在博物馆管理工作中的重要作用。真正重视人事档案管理工作。要将人事档案工作列入工作计划，摆在重要议事议程，定期提出任务要求和听取工作汇报，完善档案管理人员的工作职责。切实解决人事档案工作中的实际问题，对人事档案工作做到有部署、有检查、有落实。

2.完善制度

根据博物馆人事档案工作的实际情况，不断完善博物馆人事档案管理的制度建设，为使人事档案管理工作有章可循，确保人事档案的安全保密、合理利用、规范整理，应建立完善人事档案收集、鉴别、归档、整理、查找、检查、核对、传递等各项制度，努力形成一个完整的规章制度体系。在此基础上，更要关注贯彻落实情况，要按照制度的要求及时将收集的人事档案材料，从手续是否完备、表述是否准确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案收集和归档工作真正做到不丢失、不积压，客观真实的反映事实，保证人事档案管理工作逐步制度化。

3.利用信息化技术

人事档案管理工作的信息化是档案管理工作的必然要求，也是提高档案管理效率，实现人事档案管理现代化必由之路。因此，人事档案管理要不断学习掌握现代化档案管理理论和新技术的运用、开发新手段。及时快速将人事档案信息以影象、数字化等形式予以保留。建立人事档案数据库，利用电脑、扫描仪、传真机等现代化设备和先进技术，将档案资料整理、录入。通过处理后，原来的文字图片甚至声像资料转变成数据资料，一旦档案发生变化时，可以随时更新信息，保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性。

四、小结

人事档案管理工作是博物馆工作不可缺少的重要管理工作，认识人事档案管理工作的作用，分析其存在不足并找到解决的措施，充分有效利用人事档案的价值，切实做好人事管理工作，对于促进博物馆工作具有积极意义。

作者：吴英华 单位：黑河市博物馆

档案管理论文:城乡低保档案管理论文

1规范化管理城乡低保档案

低保档案是经过县、乡级人民政府和街道办事处对低保的受理、调查、审查等程序中所形成的文件资料，建立和完善低保档案、实施规范化管理，既是低保工作顺利进行的需要，也是以改善民生为重点的客观需求。低保档案管理原则上可分为分级管理和日常管理。分级管理主要包括：低保户向乡镇提出申请，填写城乡居民最低生活保障审批表，提交居民户口簿复印件、家庭成员证明以及赡养、抚养证明；居民身份证复印件；家庭收入证明；残疾证明等；经街道、镇政府民政部门进行审核，提出意见，最后报县民政局审查做出联审联批决定。若审核通过，县民政局根据低保对象花名册、低保对象分类统计表，低保金统计表划拨凭证等相关的低保资料进行低保金社会化发放操作，并定期对低保户进行检查、临时抽查。由此可见，低保户的审批过程经过民政部门三个层面：社区、镇、县级部门，由于每个部门针对管理低保档案资料不同，在进行管理工作的同时，应该对低保档案进行规范管理，这样才能更好地保障档案完整性，从而能保障低保工作顺利进行。而日常管理类档案是在分级管理工作中所形成的，是对各类档案进行日常管理，低保对象申报材料审批后，以户为单元建档，实行一户一号制度，在低保户存在期间，民政部门可根据实际情况对低保户的低保金进行停发、增发、减发等，实施动态监管。档案的管理人员必须对低保家庭经济状况变动表、收入证明、情况说明、审核材料、调查情况等资料进行归档，并装订成册，实行有效管理。低保档案管理涉及面较广，工作量大，必须对低保对象全部建档，实行审批分级管理、日常管理随时归档的原则；并且应规范管理流程，统一标准，确保低保工作进行的井然有序。

2加强低保档案基础性工作

低保档案真实地记录了低保政策的落实情况，反映了享受低保待遇家庭的状况，是决策低保资金发放的依据，是低保工作顺利进行的基础。因此加强低保档案基础性工作至关重要。低保档案工作的基本内容：档案的收集归档、整理编目、保管期限及移交、档案的利用。

2.1低保档案的收集及归档

乡镇指派专门人员，对申请低保人员填写的审批表及相关的证明收集整理，建立资料档案。县级民政部门对提交的申报材料进行审核，并进行全部归档，做到随办随归，开口管理。

2.2低保档案的整理编目

由于低保档案是以户为单元建档，为妥善管理大批量档案，应将低保档案按照申请审批过程中材料提交先后顺序或文件重要程度进行排列并编码，放到档案盒里，以便补充材料或增加新材料，低保档案应按照时间顺序对档案进行排列、编号。

2.3低保档案的保管期限及移交

因低保档案实行一户一号制度，实行开口管理，在低保存在期间，其保管期限应在停保后确定，一般再保存5年，须提交机关综合档案室，因为属于短期保存，不需向当地同级档案局移交。

2.4低保档案的利用

低保档案主要供有关的管理机关及单位使用，不对外开放，未经县级以上机关，不允许将相关的低保资料信息对外公开。低保档案一般仅限内部查阅，不得外借。如若想查询个人低保信息，可凭借身份证和低保证明经审批查阅，但仅可查阅本人不得查阅其他人员档案。

2.5完善低保对象个人申报材料

低保对象个人资料包括：个人申请书、低保对象申报（审批）表、低保对象家庭生活状况调查表、诚信承诺书、法定赡养人员签名认可证实表、居民户口薄、身份证复印件、申请人及家庭成员收入状况证明，以及低保管理机构要求提供的其他相关材料（如下岗证、社保证明、结婚证、离婚证或判决书、残疾证、学生证或入学通知书、就业状况证明、劳动能力状况证明、按有关政策领取一次性补助费的数额及用途证明、有关裁决判决材料等）。低保审批表仅有一份，由县民政局存档。凡低保申报材料不齐全的一律不予审批。

2.6加强低保档案资料的收集与整理

低保对象个人资料档案，实行一户一档，编号管理。城乡低保档案以乡镇（街道）为单位收集整理，做到一户一档；低保对象个人资料档案不齐全的，各地要以低保对象签到、年审为契机进行收集补齐存档。县民政局应配备低保档案柜和低保档案盒。除低保个人资料建档外，低保金领取存折发放表、低保对象花名册、调整（停止）低保待遇花名册等业务资料和公文材料也要一并建档。

3动态报表类的档案管理

城市低保：《城市低保对象综合统计表》、《城市低保对象保障金发放审批表》、《城市低保对象动态情况统计表》、《城市低保对象花名表》（电子版）、《城市低保对象分类施保情况统计表》、《城市低保特定救助对象统计表》、《城市低保特定救助对象统计表》按月上报，每月二十五日前报当月报表。农村低保：《农村低保对象综合统计表》、《农村低保对象保障金发放审批表》、《农村低保对象动态情况统计表》、《农村低保对象花名表》（电子版）。以上报表按季上报，每年三月、六月、九月、十二月三十日前报本季报表。当月（季）各报表间的户数、人数、金额等要相互对应吻合。其中，新审批、复核无变化、终止，复核有变化等对象填写《城市（农村）低保对象花名表》时，要按规定表样分开填写。

4注重低保信息化管理

随着经济体制的改革，社会的发展越来越机械化、电子化、信息化。由于低保工作涉及面广，要井然有序地管理不同阶段所产生的低保档案，这对于社会需求发展必定是一种挑战。档案在分级管理时，若审核通过，乡镇民政部门应将低保信息录入到信息管理系统，形成与纸质档案相应的电子档案，实现信息化管理。

作者：翟羽佳 单位：辉南县民政局

档案管理论文:新时期林业档案管理论文

1档案管理制度、流程、标准进行统一,实现信息资源的共享

在对档案进行管理的时候,不但要对档案内容的真实完整性进行管理,还要针对档案进行统一规范化的管理。在林业管理过程中,首先要做的事情就是对各行业和各个协会进行沟通和协调,在统一的协作和组织之下保证档案管理在信息收集、归纳整理、档案保管、数据统计以及最后的移交等很多个阶段都能够按照统一的流程和规定进行,根据统一制定的档案管理制度在标准的流程中进行统一化的管理,从而有效的实现精确数字化的档案数据信息。现在很多林业单位都是采用计算机进行电子档案管理,在对档案进行统一化的管理时可以从一些数字化的方面进行归类制定,同时,将这些档案的资源作为制定规章制度的支撑点,并利用先进的智能检索等高新技术为途径完成档案管理的目的,实现信息资源的共享。

2实现信息技术的统一化,加快档案管理部门发展的步伐

随着社会的不断发展,社会对人才的要求不仅仅是知识理论方面的需求,在挑选人才的时候要根据社会的需要,有针对性的选择人才。目前,社会的发展需要的是智慧和技术并存,只有拥有了高新技术才能对未来进行创造。换句话说技术就是促进社会不断前进的动力,是加快生产的决定性动力,在林业档案管理过程中,为了使林业跟上时代的步伐,就要在档案管理过程中引进先进的技术,形成信息技术的管理模式,这也是促进社会不断发展和变革的动力源泉。然而就我国目前的计算机领域而言,在很多方面计算机硬件的研制和开发上都远远地超于软件,而软件作为档案管理过程中比较冷门的科目来说就更为不受重视。与此同时,在我国的各个地区和各个企业单位为了使自己在竞争日益激烈的社会中有一席之地,保证企业的生存和可持续发展,很多单位开始根据本企业自身发展的需要,自己对软件进行研究和开发,以此加大企业的实力,而这种方式虽然对企业有所帮助却阻碍了全国的互联。因此,为了促进我国档案管理模式的发展,拉动档案管理事业的发展,有效的构建一个具有现代化水平的档案管理体系,国家档案管理相关部门就要起到带头的作用,使档案管理达到办公自动化的目标,从而实现档案管理标准的统一,格式的一致,档案管理平台的公平,实现具有信息化技术的档案管理。只有这样才可以不断健全档案管理制度,使林业档案管理与其他部门共同进步和发展。

3加强对专业人才的培养,构建强大的人才队伍

在我国过去的林业档案管理过程中,很多工作人员都没有进行专业化的教育,很多人员并不具备专业的能力,有的人甚至都不具备上岗证,这种现象在林业档案管理部门和其他部都随处可见,严重阻碍了林业档案管理工作的正常运行。另外,由于林业部门对档案管理工作的不重视,导致部分林业档案管理工作人员工作态度松懈,缺少工作热情,在工作时没有严格的按照国家或者是单位的有关规定进行管理,造成管理工作混乱不堪。为了改变这一状况,林业部门在人才招聘时要严格把关,对于没有上岗证的人员不予录取,并适当的提高招聘要求。对于已经上岗的工作人员要加大投资力度,定期对工作人员进行专业知识培训,提高工作人员的档案管理专业素质。通过员工专业素质的提高为单位建立一个强大的人才队伍,有利于构建一个现代化的档案管理模式,从而顺应时展的趋势。除此之外,相关部门还可以组织一些专业知识竞赛,通过竞赛的活动方式有效提高员工的专业知识,提高档案管理人员对本职工作的热爱,认识到档案管理这个岗位的重要性,还能够促进工作综合能力的发展,发挥出他们最大的价值。

4结语

总之,随着社会的不断发展,林业的档案管理人员也要时刻紧跟时代的步伐,在信息的收集、判断等过程中摒弃传统的管理方式,进行现代化的档案管理。因此在新时期的林业档案管理过程中要进行统一化的管理,加强专业人才的素质培养,从而构建一个健全的林业档案管理体系。

作者：杨延萍 单位：河北木兰围场国有林场管理局

档案管理论文:信息技术环境下的档案管理论文

一、高校档案的内容分类

高校档案大致可分为：党群、行政、教学、科研、财会、外事、出版和基建以及其他特殊载体和类别，如：声像、人物、实物、历史档案等。他们是高校在教学、科研、管理等各项活动中产生的清晰的、确定的、具有完整记录和保存价值的固化信息，是国家和学校的宝贵财富。

二、高校档案的具体内容与管理方法

随着科学技术飞速发展，电子信息技术的运用也日渐广泛，信息化加快了人们生活、生产的节奏，电子档案随之出现，电子档案的出现为档案工作带来便利的同时，也对档案管理提出了新的挑战，传统的纸质档案管理模式不能完全硬套到电子档案管理中来，信息技术环境下迫切需要一种相应的档案管理模式，即传统纸质档案管理与电子档案管理相结合。

1、传统纸质档案管理

各学院及各职能部门在每年度结束后，将一年度的各类文件、资料等按照档案的归档要求，集中整理、分类、组卷后移交给档案馆，文件材料必须完备、整齐、系统，符合规范要求。归档时认真、仔细填写每卷的目录表，以及双方签字的移交清单。通过严格的价值鉴定，区分出这些档案的价值，最总根据其价值确定重要程度和保管期限。然后根据相关的分类方法并根据其重要程度、保存期限分别进行立卷。同时将每一卷档案填好备考表，将卷内的缺点和缺少的内容一一注明。在保管上纸质档案要注意其对环境的要求。首先是库房温湿度：温度14度至20度；相对湿度应在50%-60%之间。其次库房内要有有效的防护措施，例如防火、防水、防潮、防霉等。

2、电子档案管理

具有长期保存价值的电子文件需要归档保存。电子文件的归档，是通过计算机整理好的电子文件和它所生存的环境条件一并转存在电子存储载体（如磁盘、光盘）上加以保管。电子文件归档后形成电子档案。电子档案是一个全新的事物，具有与传统载体档案不同的许多特性。由于电子档案存储载体信息容量很大，档案的软盘、光盘的排架长度与占用空间小，海量存储、传输快，便于检索，无限距离传输等特点，所以它对保管场地的面积要求不高。但电子档案的保管方式比传统载体档案的保管方式要复杂很多，它所具有的缺点也是不能忽视的：电子档案载体寿命仍需实践进一步验证；电子档案对环境的依赖程度较高；电子档案安全保护措施比较复杂；电子档案的原始性、真实性难以保证。因此，我国《电子文档归档与电子档案管理规范》明确指出：“具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件，如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档”，这说明现阶段文件的归档仍应以纸质文件为主，两种载体的长期并存和实行“双套制”管理是必然的。

三、高校档案管理中存在的问题及对策

以我校为例，当前，我校档案馆的正在对过去一些重要的历史档案及利用率高的档案在逐步进行数字化扫描加工的工作。比如：毕业生在校成绩的扫描（因为成绩档案的利用率极高，数字化便于利用，提高工作效率，节省了利用者的时间，顺应了信息时代的步伐）；历史档案的数字化工作（便于保护和利用）；过去的一些党群行政档案的计算机注入等等。这些工作非常重要，但是，工作量很大，就当前我校的实际情况来说，要想完成这些任务，还必须解决以下问题。

1、针对档案管理队伍素质偏低，加强信息化人才队伍建设

目前专职从事高校档案信息化建设的人员比例比较低，高校档案工作者多是半路出家。很多人对档案信息化建设重视不够，觉得档案管理不需要很高的学历和技能就可以从事这个专业。所以就造成了档案管理队伍缺乏素质、结构不合理，影响了高校档案信息化建设。在人才建设方面应采取引进和培养并重的原则，加强人才队伍建设。高校要为档案部门配备具有较强能力的计算机专业人员，专门负责档案信息化建设工作，此外，档案部门要对计算机专业人员进行档案专业知识培训，使之既精通计算机和网络知识，又熟悉档案业务，从而更好地对电子文件进行管理。同时要加强对在职档案人员的业务培训，特别是计算机和网络知识方面的培训，提高档案人员掌握和运用现代化技术的技能。

2、针对资金投入不足，加强基础建设

目前高校的资金投入重点放在学校的重点实验室、重点学科、教学楼、学生活动设施等教学及科研方面。对于高校的档案管理而言，虽然已经普及了计算机和网络，但是信息化需要投入大量的财力、物力、人力；信息化要求设备更新、配置技术含量较高的相应设备，在这一方面学校的资金投入还犹显不足。要进一步加大对档案管理信息化建设的投入，及时更新设备，采购各种相应的配套设施，例如：计算机需要及时更新换代，保障档案工作顺利进行，各种管理软件需要及时升级，保障档案管理的先进性和安全性。

3、针对信息安全问题，加强安全保障体系建设

档案信息化建设中不可避免与网络有着非常紧密的联系，网络在给档案信息化建设带来诸多好处的同时，也存在着档案信息中涉及国家秘密、工作秘密、个人隐私等其他一些不得公开的信息有可能被窃取的可能。坚持利用和保密并重的原则，最大限度地提供开放档案网络化利用，增强档案信息安全和网络安全意识。采取切实有效的技术手段和管理措施，加强计算机网络档案管理系统的监控，严格身份认证和密钥管理，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离，对各种数据库要及时进行备份，保存到符合保管要求的脱机载体上。

四、借鉴国外经验，加大信息化进展

今年暑假，利用去日本度假的机会，我专门拜访了日本京都府立综合档案馆，所见之处，感触颇深。日本建立档案馆、真正从事档案管理的历史也不长，1971年才建立了国家档案馆。日本京都府立综合档案馆是地方性的档案馆，1963年建成开馆。虽然只经过了短短的三十多年，但在档案保护、档案利用管理上的电子化信息化工作已颇具规模。采用先进的缩微技术，使得珍贵的历史档案、行政文书、古照片等可以通过计算机末端进行数字图像的检索阅览，有些数字图像不需要到档案馆，直接通过档案馆的主页就可以阅览到。这样，即有利于档案的保护，又极大的方便了利用者，提高了档案的利用率，扩大了档案的影响力，增强了全民档案意识，顺应了信息社会对档案管理和利用的要求。最为感动的是，为方便视觉障碍者，有些档案资料，包括图书档案，还可以通过音声阅读器或扩大器来阅读利用。可见其电子信息化程度之高，也可以看出政府对档案的重视程度之大，资金、技术、设备投入之多，充分反映了当代信息技术环境对档案管理与利用的人性化要求越来越高，值得我们借鉴。

五、小结

就我校档案管理与利用上的电子信息化进程而言，这几年进展与重视程度也很可观，建成了颇具规模的智能密集架档案库……但是，要做的工作还很多，速度还不够，要逐步加大力度，与国际档案管理信息化水平接轨，使档案的管理利用真正融入信息化潮流中。

档案管理论文:单位现代化档案管理论文

一、建立现代化档案管理系统的优越性

1、现代档案管理信息系统具有处理迅速、存储量大、查阅方便的特点。应用电脑文字处理软件，灵活使用表格、图形对档案分门别类，并组成档案管理系统，可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用。同时，可以方便领导查阅资料，正确做出工作决策。

2、行政事业单位的档案管理工作繁琐复杂，而且具有非常严格的政策严肃性，例如：社会保险金的参保人员档案关系到社会保险者的切身利益，行政事业单位人员信息关系到每一个人的工资与退休等。这些档案的有效管理不仅需要高效率，而且需要严格规范。利用信息化手段进行管理，可以方便查阅、防止篡改、有利于保密。

3、原来的档案管理工作依靠人工操作，成本高，效率低。采用信息化管理以后，虽然对于档案员的信息化素养要求更高了，但是由于采用的电脑进行管理工作，可以精简人员编制，减少管理工作的成本。无纸化办公的实现，减少了对纸制品的消耗，对于当前提倡健康生活，低碳生活具有积极意义。

4、通过网络信息技术，将档案信息上网，这样可以让每一个档案信息人员可以通过输入自己的基本信息进行档案查阅，如工资发放情况，社保情况等，这样有利于增加政府工作透明度。所以，档案管理的信息化客观上推动了社会的民主发展的进程。

二、行政事业单位如何提高档案管理的信息化水平

为适应当前社会经济发展的需要，行政事业单位应尽快建立起现代化的档案管理系统，走档案管理信息化之路。笔者认为实现档案管理信息化应从以下途径进行：

1、领导重视是档案室信息化建设的根本保证

档案管理工作的信息化建设不仅需要投入大量的资金设备，而且需要引进专门的人才，同时需要在档案管理信息化建设过程中加大建设工作的督促与制度的强化。而这些工作还不是一蹴而就的，需要经过一段时间的积累，才能从设备管理、制度、人员上到位，而且档案管理的方法程序还需要社会人员的适应与接收的过程。才能真正付诸实践应用。因此，要让单位领导充分认识档案信息化的重要性，认识到档案信息化对各项事业创新与发展的重要性，把档案工作纳入主要领导的议事日程，纳入部门的考核，纳入档案人员的职责范围。

2、着力提高档案标准化、规范化水平

档案信息化系统建设的好坏的衡量标准是档案管理工作最终的标准化、规范化水平的提高程度。所以，一方面要加强档案信息管理平台的建设，管理软件不能够杂乱无章，系统要具有整体性、可操作性。同时要建立档案信息化管理的规范制度，没有制度的信息化必定是混乱的，所以要从人员的职责、操作流程、监督管理程序等各个方面进行严格把关，形成相互的监督制约机制。要建立起档案网络管理系统，实现档案的统一化管理，集中化管理，实现档案信息从接受、整理、归档、著录、存储到开发利用的现代化管理，从文件材料的产生开始，参与撰写、检索、借阅、编研等文件处理和档案管理的全过程，这样不仅使得管理规范化，而且有利于档案资源的共享。

3、加强档案管理人员素质的培养

档案信息化建设依靠的主要是高素质的档案工作人员。档案工作者不但要有强烈的事业心、职业的敏锐必性、思维的创新性和过硬的档案专业技能；还要具备一定的计算机处理技术。而且还要具备一定的能力，即：档案信息真实性的维护能力；档案信息的获取能力；档案信息的鉴定、评估能力；档案信息的加工、提炼能力；档案信息的交流、传播能力；档案信息市场的调查、营销能力。等等。

三、结语

总之，档案的信息化管理已经成为社会的趋势，对于档案本身、和谐社会的建设，对于低碳、环保生活方式的构建具有积极的意义，我们当前主要任务是在原有的平台上，把信息平台建设好，把档案管好，提供档案管理的水平。

档案管理论文:医院规范化卫生档案管理论文

1．医院卫生档案管理规范化的重要性

档案，是指对国家和社会有保存价值的文字数据记录。属于国家所有的，由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围；属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。医院卫生档案是医学知识储备的财富，是医疗科技储备的一种形式，是广大医疗卫生工作人员的劳动成果和智慧结晶。规范化的档案管理对于储存数据、资源共享具有十分重要的意义。

档案管理作为医院管理工作中的一个重要组成部分，在医疗、教学、科研等活动中的作用日益显著[1]。档案资料微观上记载了医院诊疗过程和结果，宏观上反映了医院的医疗水平和质量，具有不可替代和无法复制的特性，这两大特性决定了医院卫生档案的重要性。完整的卫生档案不仅可以真实的反映具体病案信息，也可以从中分享资源，为日后的疾病诊治积攒经验，提供借鉴，应该说卫生档案是每一家医院都不可或缺的医疗资源和宝贵财富。

2．对医院卫生档案管理现状的分析

2.1制度不健全，未做到细节量化

医院卫生档案管理制度仍然延用粗线条，未引入精细管理模式，只简单的约束管理范围和方式方法，却未细分若干管理单元，造成卫生档案的混乱无序，即影响信息检索又降低管理效率，无形中干扰了档案信息的利用质量。

2.2基础不夯实，人力物力投入小

由于卫生档案管理细分不够，致使档案管理工作量降低，以笔者所在的三级甲等医院为例，日均300件档案的存储量，却仅有11名工作人员，除做好基本的几项归档工作外，其他细分内容无暇完成。而且档案室设备简陋，未实现信息化，所有工作全部由人工完成。

2.3管理不规范，从业人员素质低

卫生档案管理的规范化关键还在于管理人员的能力和素质。目前医院对卫生档案管理人员的素质要求门槛过低，对文化素质、业务素质、信息化水平以及政治素质等方面要求的均不严格，以至于档案管理人员频发违背管理原则的问题，对学术领域研究不能及时总结和发表成果，以及对管理问题不能及时发现等等。

3．医院卫生档案管理规范化措施

3.1加强制度建设，形成制度管理的有效模型

档案靠管理，管理靠制度。只有具备精细的管理制度，才能提升档案管理的质量水平。为此，医院要把制度建设放在首位，做到细节量化，对每一操作环节和流程进行规范化运作，即要有标准规范，又要有激励和考核，不断促进管理人员实施规范化的管理程序，提升卫生档案的管理质量。

3.2补强基础工作，加大档案管理的基本投入

信息化是现代医院卫生档案管理的必由途径，各家医院均应结合本院的实际设计开发相应的管理软件，并尽可能的开发普及通用型的管理软件，以便于院与院间的信息交流和资源共享。档案室应引进密集架，实现档案分类的专业化和自动化水平。

3.3规范管理流程，提高从业人员的能力素质

对档案管理人员实行素质达标考核制和从业资格审核聘用制，保证管理人员的政治素质、文化素质、业务素质以及身体素质达标，做到档案管理人员即能保证档案信息的机密性、又能保证管理质量，同时能够及时总结和提炼工作中的经验做法进行学术领域交流，不断提升医院卫生档案管理的规范化水平。

4．结语

医院卫生档案要积极适应卫生事业发展需求，服务于医院管理及医疗水平，通过完备的信息储存、开发和利用，全方位、深层次、多角度地为卫生事业发展服务。

档案管理论文:档案管理中知识管理论文

一、知识管理概述

知识管理即一个知识系统，主要包含人文与技术知识，我们要先从中获取，加上自身创造，整合，然后记录，以及不断更新等诸多过程，最终目的是为了不断创新知识且回馈到知识系统里面去，不断积累，为构建出一个量化和质化的知识系统打好基础，并形成一个永久的循环体系，知识管理是对领域里面的新事物进行管理，通过知识的共享来创新，在创新的过程中求发展，更有利于应对社会政治、经济的变化，更重要的是可以促进自身的发展。我们知道知识管理最先推广实行是在企业中，但是它融合了多种多样的科学结晶，是具有前瞻性的，渗入到其他组织机构是必然趋势，只是时间上的问题，知识管理作为一种管理理念出现在21世纪90时代初，更好奠定了以后被广泛应用的基础。

二、档案管理中知识管理的重要性

档案是一种人们通过实践，在过程中不断沉淀、积累出具有保存意义的信息符号，它是知识信息得到传播的一种重要形式，是显性知识的一种代表，具有一定的权威性，但是现在的管理模式还是较落后，多数使用的是立卷式保存，这种传统的管理方式显然已经不能顺应社会发展趋势，终将被淘汰。知识管理在档案管理中有着十分巨大的作用，主要有以下两点:

（一）知识管理对拓展档案管理的领域有显著作用。

传统的档案管理，主要以文件、图书、报纸等为基础，人们过分注重把它们一一的区别开，这样只会限制了档案管理的范围，导致我们把重点放在对历史记录的保存上，停滞不前，不能利用现有的档案信息。知识管理恰恰相反，它将一切记录的载体都涵盖在管理范围内，强调知识的应用和共享，这样极大的拓宽了档案管理的领域。

（二）知识管理可以使档案管理的价值得到提升。

传统档案管理一味的关注档案的安全性，有没有被损坏，使档案的真正作用大打折扣，很大程度上并不能满足用户对于知识的需求。知识管理通过现代的、智能的手段，运用现代信息技术，使用户可以更便捷的汲取信息和知识，更迅速的促进知识转化成为社会价值。

三、如何把知识管理应用到档案管理中

（一）充分利用知识管理，加强创新思维。

创新思维在现代社会是一个不可或缺的条件，知识管理要求我们摒弃落后的思维模式，与时俱进，将档案中的信息与网络相结合，不仅能让档案中的原始信息传递出去，还可以更深层次的了解档案知识所涵盖的其他内容，举一反三，全方位的管理资源。在知识管理中，还要注重知识的高度共享，一百个人有一百种想法，档案中的知识可以提供给不同的人，通过知识的传递、共享还有交流，从而产生新的知识。完全打破了在知识管理中的局限性，知识资源完全开放，每个人都有可能从他人那里得到意想不到的启示，从而为社会的发展做出更大更好的贡献。

（二）强化档案管理人员的自身修养。

档案管理工作者中存在很多问题，专业技能不熟练，知识匮乏，管理者自身的素养不高，这都取决于没有专业的培训，管理人员思想落后，还停留在传统的知识管理模式。档案管理部门想要良好的运作，就必须要掌握最新的档案管理技术，只有注重人员的培训、继续教育，形成一种互利互惠的文化氛围，注重加强人员之间的情景演练，才能在档案管理人员日后的工作中，把最新的管理模式带来工作中来，利用现代信息化技术把档案管理与知识管理结合在一起。

（三）加大对人力和技术创新的投入。

研究者们往往只看到了在知识管理中需要高昂的代价才能彻底施行，但是他们也忽略了施行之后，让现有的部门和人员得到有效利用，所降低的成本和风险。档案管理的很多设施并不健全，保存环境大部分都老化陈旧，为了加大知识管理在档案管理中的应用，就应加大投入，无论是人员，还是环境，只有这些条件得到改善，才能更好的推进档案管理现代化的步伐。还要加大对人力资源的投入，把知识管理人员和档案管理结合起来。从而带动计算机信息技术在档案管理中的使用，使档案管理更加有序化、完整化。

四、结束语

总之，在现如今的知识经济时代，档案工作者一定要清醒的认识到传统的管理模式给档案管理造成的不利影响，应积极的抓住机遇，勇于创新，将档案管理和知识管理结合在一起，合理的管理档案，在保证用户可以看到自身想获取的信息前提下，确保知识管理模式中档案管理工作有条不紊的进行。

作者：梁美红 单位：山西省文水县苍儿会办事处

档案管理论文:高速公路管理局档案管理论文

一、高速公路管理局档案管理的作用

（一）积累经验教训。

高速公路档案局档案管理的时候会有着一定的经验吸取，这样对于日后的高速公路发展有着积极的作用，对高速公路技术的创新也产生积极的影响。

（二）产生间接的经济效益。

高速公路档案局档案的管理一般是不会产生一定的经济效益，但是却可以把其利用成技术指导，这样就会产生不可估量的经济间接经济效益。由于高速公路档案管理是高速公路发展的重要部分之一，所以发展高速公路档案局档案管理工作是时代的要求。

二、高速公路档案局档案管理中存在的问题

（一）高速公路档案局档案管理收集方式不统一。

高速公路档案局在收集档案的时候没有同一的收集方式制度，这样就导致收集资料不完整。尤其是建设工程方面的档案收集情况，收集工作者对于这些档案的重要性没有认识到，因此，对于建设工程档案的记载不全面，造成数据的遗失。

（二）高速公路档案局档案管理制度不完善。

在某些建筑施工企业，由于他们的工作量非常大，工作地点的地点也就流动性大，这样就会给档案局收集档案的时候造成一定的困难。因此，高速公路档案局档案管理制度的不完善，就会造成监督力度下降，使档案不能够及时整理，最终使档案遗失。所以，高速公路档案局档案管理制度的不完善也是高速公路档案局档案管理中较为突出严重问题之一。

（三）高速公路档案局档案管理方式不合格。

高速公路的各个施工单位由于行政标准都不同，所以各个企业在收集档案的时候所使用的方法也就不同。某些资料在收集的时候就会很容易产生混乱的情况，甚至还会因为人为的原因造成一些档案的遗失，最终由假资料进行填补，这样就会是档案失去其真实性，

（四）高速公路档案局档案管理信息化落后。

目前各个企业正在朝着信息化时代前进，但是高速公路档案局档案信息化的管理水平程度却是没有提高，这样就会在很大的程度上制约了档案利用率。某些高速公路企业档案管理的硬件设施没有达到变准，这样九十信息化档案管理更加的难落实。虽然有些企业已经建立了信息化系统，但是对于信息化管理的认识程度不够，这样就会使档案管理的程度还是停留在低水平。

（五）高速公路档案局档案管理队伍素质低下。

高速公路档案局档案管理的工作人员是需要一定的专业知识与素养的，但是针对现在高速公路档案局的工作人员来说，他们的专业知识素养低下，甚至是一些较为基层的工作人员没有专业知识素养同时也没有较强的责任心，这样就会使他们在收集档案的时候蒙混，严重降低档案收集的质量。

三、加强高速公路档案局档案管理的措施

（一）提高对高速公路档案管理的认识。

高速公路的管理组应该要加强对档案管理的认识，对于相关政策要给予支持，加强管理部门的硬件设施的建设，把监督制度落实到实处，并且要经常组织档案管理的工作人员进行学习交流，提高工作人员的专业素养。

（二）做好高速公路档案收集工作。

高速公路的档案收集有着其独特的特点，对于一些工作地点流动性大的工作，应该派专门的工作人员进行档案整理收集，若是出现一些技术上问题，就可以通过查询档案查明原因。

（三）完善档案管理制度。

高速公路档案管理是不能离开制度的制约，因此，对于制度的完善在很大的程度上有利于档案管理的顺利进行。高速公路档案管理的制度在制度的时候要考虑多方面问题，这样就会是制度发挥最大的程度。

（四）加强档案信息化管理。

现代企业内部都在加强信息化管理。档案管理的查询、分析等方面都是涉及都档案管理的信息化软件建设。因此，若是想要提高档案管理的信息化水平，就应该要加强档案管理的信息软件的应用，这样才会在一定的程度上加强档案管理的实用性，提高档案管理的工作效率。

（五）提高工作人员的专业素养。

若是想要提高档案管理共组质量，就应该要提高工作人员的专业素养。高速企业管理者应该要派工作人员到现成进行实践，进行实践培训，这样才会使档案管理工作的效率不断的提高。

四、总结

高速公路档案管理在高速公路的发展中具有重要的作用，因此，应该要针对相应的问题进行措施改革，这样对与高速公路的整个行业的发展都会起到重要的积极作用。高速公路档案局档案管理同是也是公路文化的重要组成部分之一，提高档案管理同时也会促进公路文化的建设与发展。重视高速公路档案局档案管理的建设与发展，是高速公路发展的必要前提，起着重要的作用。

作者：黄庆欣 单位：高速公路管理局伊通管理分局