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高校文书档案管理探讨

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摘要:文书档案管理工作在高校管理工作中是非常重要的。高校文书档案管理要加强对制度的更新完善,要使档案管理在有效的制度下进行,以便能在新时期能够更好迎接新挑战,取得更大的进步。此外针对档案管理人员,不要被旧观念所束缚,要积极探索新的文书档案管理方法,同时要加强对自身技能的练习,以此来使档案充分发挥其作用,更好的完善学校的教学、科研和管理等。
【关键词】
  • 高校 文书档案 档案管理

高校文书档案管理探讨:广西民办高校文书档案管理存在的问题和建议

摘要 广西民办高校应当对文书档案实行集中统一管理,确保档案完整、准确、安全和有效利用,本文通过分析广西民办高校文书档案管理工作存在的问题,提出了提升广西民办高校文书档案管理工作的几点建议,最终使民办高校文书档案管理实现法制化、制度化、规范化。

关键词 广西 民办 高校 文书档案

我国“档案”的历史可以追溯到公元前的殷商时期,距今已有三千多年,国之精华,国之荟萃,国之痕迹都体现在了档案里面。自古以来我国就非常重视文书档案的保管,使中华民族数千年的历史得以延绵不断的记载。而民办高校的文书档案是学校发展的原始记录,是学校成长中的种种记载,也要受到重视和集中统一管理。

民办高校大都是自筹资金办学,没有公办学校强大的政府财政补贴做后盾,所以在广西,很多民办高校对档案工作都不重视,出现了责任不明确,档案管理制度不健全,档案基础设施不达标,档案工作人员素质不高等现象,造成了各种珍贵文书档案散落于各科室,甚至掌握在部分教职员工个人手中。2016年,中共南宁市委员会办公厅、南宁市人民政府办公厅于2016年1月25日印发了《南宁市关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》(南办发((2016)号)。《实施意见》是南宁市首次以市委、市政府两办文件联合印发的加强档案工作的重要指导性文件是市委、市政府高度重视档案及档案工作的具体体现。政府的硬性条件使得广西民办高校的档案工作得到了高度重视,2016年,广西民办高校的档案事业迈出了艰难的第一步,不久的将来,将会是一派兴兴向荣的景象。

1民办高校文书档案管理的内容

(1)高校文书档案记录著高校发展的各种信息,反映学校主要职能活动和基本历史面貌,主要包括学校的教学管理、科研、社会服务、改革创新、重大会议、重要举措、下发文件等多方面内容,对学校教学、科研、管理、社会发展、历史研究等具有利用价值的文件材料;(2)学校在各项活动中形成的对维护国家、学校和教职工权益具有凭证价值的文件材料;(3)学校需要贯彻执行的上级机关、主管部门下发的指示、规定、办法、批复等;同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料;(4)其他对学校工作具有查考价值的文件材料。

2广西民办高校文书档案管理存在的问题

(1)对档案工作不够重视。很多民办高校的主要领导对文书档案的地位、作用及其重要性认识不足,领导干部主要注重教学的管理和学生的管理,对于学校的档案管理工作无暇顾及。对文书档案管理重视、支持不够,档案工作没有列入年度工作计划,未成立档案工作领导小组;同时分管校领导对档案工作日常检查督促少,没有认真解决档案工作中存在的困难和问题;对档案法律法规的学习宣传重视不够。

(2)没有严格依法管理文书档案。广西很多民办都没有按法律要求集中统一保管学校的文书档案,档案仍散存在有关科室或经办人手中;档案安全意识淡薄,全年未开展档案保管安全检查工作;未做到整理、阅览、库房三分开,有的甚至在档案室中堆放杂物;部分民办高校档案管理制度没有健全,有的制度没有上墙。

(3)文件内容多而杂,分类管理难度大。由于归档文书涉及教学管理、科学研究、党建、后勤、财务等多个方面,还包括上级和学校内部印发的各类红头文件、会议纪要、协议等重要文件,资料的形式(如:照片、光盘、硬盘、网盘)越来越多元化,对于各种各样的文件,不能够做到详细分类,仅仅做了一些大致分类,在查找某个文件时,需要把整个相关大类的文件翻一遍,浪费了大量的工作时间。

(4)档案室不符合规范。广西民办高校档案室设施设备普遍比较简陋,如没有配备除湿机、防磁柜、温湿度记录仪等档案管理必需的设施设备;温湿度无法达到规定要求,档案的安全保管和保护存在严重隐患。

(5)档案工作机制落实不到位。主要体现在民办高校对档案工作认识不到位,没有按要求建立健全档案领导机构及档案管理网络,监督和指导力度不够,造成学校档案工作滞后;档案人员和档案实体交接时未能履行好交接手续,造成档案积压,管理混乱,直接影响了学校档案工作的开展。

(6)档案队伍稳定性和综合素质不够。广西很多民办高校文书档案工作人员身兼数职、变动频繁,直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性;甚至有些学校根本就没有专业的文书档案管理人才,再加上档案传阅制度的不健全,一些重要的文书档案在借阅后不能如期归还,导致文书档案流散在个人的手里,甚至出现丢失现象。

部分民办高校文书档案工作人员培训不足、业务不精,工作主动性不强,导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确,档案不按时立卷归档和未及时移交等情况时有发生;个别档案工作人员责任心不强,存在随意应付了事思想。不督促借阅人填写文书借阅登记表,时间一长,文书档案就容易遗失。就会造成档案室的文书档案资料不齐全。

3提升广西民办高校文书档案管理水平的建议

(1)学校领导要重视文书档案工作。主要领导和分管档案工作的领导要充分认识文书档案工作的重要性,切实重视、支持和关心档案工作,把档案工作纳入学校年度工作计划和目标考核,建立健全学校档案管理制度,完善人员选配、设施设备配备、资金保障,确保档案工作正常开展,完善档案管理网络;同时,民办学校要加大对《中华人民共和国档案法》、《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》以及《档案管理违法违纪行为处分规定》(第30号令)的学习和宣传力度,可以通过学校微平台推送专题、开展主题学习会、印发宣传资料、发布宣传海报以及播放相关视频等形式,深入开展档案法律法规的学习和宣传,切实增强学校教职工特别是领导干部依法治档、依法管档意识,提高执行档案法律法规的自觉性,提升民办学校档案管理的法制化、制度化、规范化水平。

(2)加大投入,保管条件不断改善。广西民办高校要加大资金投入,成立综合档案室,对学校的文书档案实行统一管理;设立独立的档案库房,实现库房、查阅和整理室“三分开”;库房设施配备齐全,管理规范,档案整理用具符合国家标准要求,保证档案集中统一安全保管,为档案工作创造良好的环境。

(3)加强档案管理网络信息化建设。随着科技化、现代化、自动化、信息化的到来,高校应当做好电子文件的归档与接收、存储与备份工作。如文本文件、图像文件、音视频文件等采用数据库存储目录存储、光盘存储等。可以建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份,保证档案管理的完整性。

借助于校园管理平台搭建一个档案信息管理系统,对各级访问权限进行权限设置,不仅可以实现档案管理网络信息化,还可以提高文件归档和查阅的方便快捷性。方便、高效、快捷的信息化文书管理系统,可以更好地解决归类难的问题。

(4)加强档案工作队伍建设。民办高校要加强文书档案工作人员的选配和稳定性,确保专(兼)职档案管理人员必要的工作时间和工作条件;注重培养文书档案管理人员的职业道德修养,因为文书档案有部分文件属于机密文件,必须确保文件的机密性,要守得住纪律。又要确保文书档案管理的准确性、时效性、应用性。

完善档案工作组织架构,成立档案工作领导小组,加强学校档案工作的业务监督和指导;并积极组织专兼职档案工作人员参加档案业务知识培训,丰富文书档案管理人员的专业知识。到区内外同类高校参观学习,借鉴先进科学规范的管理方法,座谈研讨适合符合现代化档案管理要求的档案管理模式,同时可邀请专业人员来校开展档案工作管理培训,提高学校档案工作队伍的业务素质和工作能力,确保档案工作有序开展。

(5)切实开展整改提升工作。广西民办高校要认真履行文书档案管理的各项职责,针对年检中存在的问题,要认真组织档案管理人员进行全面自查,查缺补漏,整改提升,尤其是学校领导要高度重视,制定整改方案,强化工作措施。

(6)建立完善的档案收集与管理制度。为了保证档案的整体质量,根据档案的保存价值与意义进行分类,明确文书档案收集的范围、时间及保管期限,严格按照公文的行文标准,进行装订、收集存档。

4总结

文书档案管理在高校中是一项重要的行政办公工作,要做好文档的收集、鉴定、统计等工作。随着时代的发展,办公自动化、网络信息化是未来的发展趋势,档案管理工作人员要与时俱进,开拓思路,学习先进的档案管理设备,探索适应时代发展的管理方法与模式,依据《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》、《高等学校档案管理办法》等制度,Y合学校特点,完善健全档案管理的管理体制,加强文书档案的管理,积极解决文书档案管理工作中存在的问题,更好地服务高校教学管理、科学研究、行政管理等部门,促进高校更好地发展。

高校文书档案管理探讨:高校文书档案管理工作的现状分析及对策研究

摘 要:在当今经济迅速发展的时代,人们对管理文书档案的工作颇为重视。本文集中分析了现阶段我国高校文书管理工作,讨论了怎样才能更好的完善高校文书档案管理工作,并提出了最终解决方法。

关键词:高校;文书档案管理;现状;对策

引言

文书档案是非常必要的,它是最原始的信息记录原件。即便我们已经拥有大容量储存的智能化计算机来作为存储单位,但是由于文书档案具有安全性、隐私性和不易管理等诸多因素,使得文书档案不能够被计算机所完全替代,例如在高校的行政管理事务活动中通常是采用文书管理来实现的。文书档案也就是对通用文书所转化的一部分档案的习惯性称谓,档案中最重要的一部分便是文书档案,它即反映了一个事物过去的发展历程,又是对现代社会发展的记录,因此在整个行政管理工作中的影响不容小觑。

文书档案的质量对文书档案价值的衡量发挥着重要作用,尤其是在行政管理工作中离不开文书档案的。目前高校的文书档案管理仍然是存在着各种各样的小问题,不能使文书档案管理工作在学校中充分发挥作用,下文便是对现阶段的一些高校文书档案管理的问题进行讨论。

一、高校文书档案管理现状与问题

1.1 文书档案管理存在的主要问题

1.1.1 不能全面收集所需的文件材料,学校的各项工作和活动所产生的许多有价值的文件材料都将被文书档案所保存,方便后人查看借鉴。高校对文书档案管理工作一般是比较严格的,而且比较齐全的档案资料保存也是非常不易的,文书档案通常都是不够完整的,也不能够将高校的全部信息有效的体现出来的。对于那些不完整的档案后续的编史修志更是难上加难。倘若能更好的完善文书档案,这样就能使学校的发展历程更加系统和准确得到展现,同时作为重要的依据方便学校下一时期的发展。以下是目前高校文书材料不完整收集几个重要方面:①较小的文件储存;②短时间内的材料详细,时间久远的非常缺乏;③较全的大部门文件,但缺乏小部门的文件;④红头文件较全,一般资料不全;⑤归档的档案文件载体较小;⑥保存详细的行政办公室材料,但缺少图书馆收集资料;⑦材料的变化记录不准确。

1.1.2 公文格式不规范 文书档案都需要有一定的格式,与企业公文不同,需要具备相关的学校管理工作专业知识。参照《国家行政机关公文格式》撰写公文才具备相关的格式规范,而高校公文格式不规范主要体现在以下几个方面:①公文撰写标题不规范;②文件用纸不规范;③撰写字体不规范;④公文撰写复制粘贴严重;⑤公文公章不规范。

1.2 造成高校文书档案问题的主要原因

1.2.1 一方面是较弱的管理意识和较落后的管理手段,不合理的设置了各部门管理员,从而不能完美进行文书管理工作,很大程度上影响了档案的收集率。

1.2.2 另一方面,学校没有固定的管理队伍,而且文书管理人员经常变动,因此不能连续的进行文书管理,更无法使学校的历史全貌得到完整的展现。

1.2.3 由于近年来科技的迅猛发展,使得学校办学水平得到提升,加上计算机技术在各个领域的不断发展的应用,现在的高校档案部门大都采用软件来对档案进行管理,从而形成了微机化的管理模式。当前在对材料进行入档时大都采用两种方式:①只存软盘,不进行留底保存,但是当前的档案室时很难将其进行长期保存的,这也就是多媒体资料存储的缺陷。②将文件资料存入软盘时,这仅仅由计算机实行打印工作,但是没有档案室的盖章和编号,以至于档案室不能够准确了解资料出入,这样就造成档案的入档毫无秩序。而且,偶尔出现的计算机系统问题也会导致的资料丢失。

1.2.4 文书档案管理人员素质不高 文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准,档案工作质量如何完全取决于档案管理人员自身的素质。部分档案管理人员不注重提高职业道德修养,缺乏知识更新的主动性与自觉性,严重影响了档案管理水平的持续提升。

二、提高高校文书档案管理工作效率对策

2.1 档案管理也要不断的学习向前看 千万不要被传统管理方法所束缚,导致高校的档案管理工作变得简单而死板。想要突破固有的低效率档案管理现状就必须寻求突破创新。首先就应该从普通的管理人员开始,只有创新才可以使得档案管理方法来适应时代的需求。因此,在新时代的形势下,高等院校的领导者和文书档案管理工作人员就必须突破旧观念。只有这样,才能够发挥其在整个管理工作中应有的作用。

2.2 走创新之路,做好内部改革 文书档案管理的工作人员不能循规蹈矩,坚持走创新之路就是打破循规蹈矩找到解决问题的新方法。想要做到档案管理工作的创新就必须基于内部的改革,通过绩效考评给予工作人员一定的物质奖励有利于档案管理人员更好地为高校内部档案管理服务。

管理制度是另一大创新内容,通过管理制度的创新推动档案管理工作的质量和效率。西南民族大学便是采取加强档案规范化管理地方法从而提高管理工作的效率和质量。在2004年建立了集“文书、教学、学生”等档案管理为一体的综合档案馆,巨额的资金投入为其准备了更好的条件,学校还成立了专门的档案管理工作小组,由此可见管理制度的创新对提高档案管理效率和质量是非常有帮助的。

三、结语

文书档案管理工作在高校管理工作中是非常重要的。高校文书档案管理要加强对制度的更新完善,要使档案管理在有效的制度下进行,以便能在新时期能够更好迎接新挑战,取得更大的进步。此外针对档案管理人员,不要被旧观念所束缚,要积极探索新的文书档案管理方法,同时要加强对自身技能的练习,以此来使档案充分发挥其作用,更好的完善学校的教学、科研和管理等。

高校文书档案管理探讨:高校文书档案管理工作的现状分析及对策研究

摘要: 随着社会的发展,文书档案管理工作越来越具有挑战性。本文对高校文书管理工作的现状和问题进行分析,探讨了如何才能做好高校文书档案管理工作,最终提出解决对策。

0 引言

文书档案作为信息的最原始记录,具有重要作用,虽然现代化计算机具有同样存储的功能,由于文书档案本身具有安全性、隐私性和不易管理等因素,因此目前来讲计算机存储不可能完全替代文书管理,尤其是在高校的行政管理事务活动中文书管理是必不可少的。所谓的文书档案即由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓,文书档案是档案的重要组成部分,它既是对一个单位过去发展历程的缩影,又是现在建设状况的记录,因此在整个行政管理工作中有着至关重要的作用。

另外,衡量文书档案价值的关键因素是文书档案的质量,文书档案在行政管理中有着非常重要的作用。在高校机关的文书档案管理工作中,或多或少地也存在一些问题,影响着文书档案管理工作的正常进行,接下来将讨论高校文书档案管理的现状和存在的问题。

1 高校文书档案管理现状与问题

1.1 文书档案管理存在的主要问题

1.1.1 文件材料收集不太齐全 文书档案是为了保存学校在各项工作与活动中所形成的有价值的文件材料的原始记录,供后人查阅借鉴。高校对文书档案管理较为苛刻,但是想保存齐全的档案资料非常困难,一般的文书档案都缺乏完整性,很难真实有效的反映出高校的全部信息。一些档案支离破碎会影响后续的编史修志工作。如果文书档案得到了修复,就能系统而准确地反映学校的发展历史和过程,为学校下一时期的发展提供依据。而目前高校文书材料收集不齐全体现在以下几个方面:①文件存储量小、不完整;②短时间内的材料全,距离久远的少;③大部门文件比较全,小部门的文件较少;④红头文件较全,一般资料不全;⑤归档的档案文件载体较小;⑥行政办公室材料保存齐全,图书馆收集资料样本少;⑦缺乏有效的变化记录。

1.1.2 公文格式不规范 文书档案都需要有一定的格式,与企业公文不同,需要具备相关的学校管理工作专业知识。参照《国家行政机关公文格式》撰写公文才具备相关的格式规范,而高校公文格式不规范主要体现在以下几个方面:①公文撰写标题不规范;②文件用纸不规范;③撰写字体不规范;④公文撰写复制粘贴严重;⑤公文公章不规范。

1.2 造成高校文书档案问题的主要原因

1.2.1 一方面是管理意识薄弱、管理手段落后,部门的管理员岗位设置不合理,使得文书管理并不规范,档案收集效率也大大降低。

1.2.2 另一方面,高校档案管理队伍不稳定,文书管理人员流动性较大,使得文书管理并不连续,长此以往会使得文件材料的缺失和不完整,不能系统完整地反映单位的历史全貌。

1.2.3 随着高校办学条件的改善和计算机技术在学校各项工作中的广泛推广和应用,高校档案部门都配置了现代化管理设备,购置了档案管理软件,实现了微机化管理。目前,在文件材料的归档上往往有两种倾向:①只存软盘,不打印文字材料进行留底保存,就某些档案室目前的保管情况来看,恐怕很难达到长久保存的目的,这就是多媒体资料存储的缺陷。②有些文件资料存入软盘,但只是通过计算机打印出来,却未经档案室登记、盖章和编号等,因此档案室就无法掌握资料的进出,使得整个档案入档过程变得很不规范。除此之外,计算机的系统问题也会导致资料的丢失以及无法补回,资料的齐全度也会受到影响。

1.2.4 文书档案管理人员素质不高 文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准,档案工作质量如何完全取决于档案管理人员自身的素质和对工作的责任感。缺乏档案管理的知识会使得档案管理不符合原则性,案卷保管期限划分混乱或者全宗档案收集不齐全导致文书档案管理工作不能顺利进行。部分档案管理人员不注重提高职业道德修养,业务上不精益求精,缺乏知识更新的主动性与自觉性,严重影响了档案管理水平的持续提升。

2 提高高校文书档案管理工作效率对策

2.1 档案管理应重视突破 一直以来,传统管理方法一直束缚着管理,导致高校的档案管理工作变得简单而死板。管理人员总是以旧有的意识来看待文书档案管理工作觉得档案管理工作即是收发档案和存档保管,只要资料不泄密就算是做好了档案管理工作。想要突破固有的低效率档案管理现状就必须寻求突破创新。首先就应该从普通的管理人员开始,采取科学的管理方法来克服管理中的缺陷,克服传统的思维。创新才可以使得档案管理方法来适应时代的需求。只有足够重视档案管理以及制度的创新,才能使高校文书档案管理工作质量得到提高。因此,在新时代的形势下,高等院校的领导者和文书档案管理工作人员就必须突破旧观念,创新对文书档案管理工作的认识。只有这样,才能提高文书档案管理工作的质量和效率,也才能够发挥其在整个管理工作中应有的作用。

2.2 走创新之路,做好内部改革 文书档案管理的工作人员不能循规蹈矩,坚持走创新之路就是打破循规蹈矩找到解决问题的新方法。想要做到档案管理工作的创新就必须基于内部的改革,通过绩效考评给予工作人员一定的物质奖励有利于档案管理人员更好地为高校内部档案管理服务。

管理方法的创新,使我国在政治、经济、文化各方面都得到了长期有效的发展,在这新形式下,高校各学院的领导更需要趁着这股东风在文书档案工作管理的方式方法上谋求创新,科学的管理方法和创新的管理方式才能提高工作效率,促进文书档案管理工作的有序进行。比如档案管理加入现代信息化设备,提高效率的同时降低档案管理工作的难度。打造一个“文档一体化”信息化管理系统,通过资料备案和系统管理的方法,把文件资料自动录入到档案库中,从而实现公文处理和档案归档的全程管理。这在保证工作质量的前提下有效地提高了工作人员的工作效率,节约人力资源的同时,文书档案管理工作人员的素质也可以通过培训得到提高。

管理制度是另一大创新内容,通过管理制度的创新推动档案管理工作的质量和效率两不误。高等院校要想做好文书档案工作必须采取科学合理的管理制度,就要严格实行部门立卷的归档制度。西南民族大学就采取了加强档案规范化管理来提高管理工作的效率和质量。在2004年建立了集“文书、教学、学生”等档案管理为一体的综合档案馆,加大经费的投入给办公条件巨大的支持,学校还成立了专门的档案管理工作小组,大大提高了工作人员的积极性和管理效率,这证明了管理制度的创新是提高档案管理效率和质量的保证。

3 结语

文书档案管理工作是各个高等院校管理工作中不可缺少的一部分。新时期面临新的挑战和发展机遇,高校文书档案管理工作应继续完善管理制度,为文书档案管理提供制度保障。档案管理人员也应突破旧观念的束缚,寻求文书档案管理方法的创新,并不断提高自身的专业技能水平,这样才能更好地发挥档案的作用,为学校的教学、科研和管理服务。

高校文书档案管理探讨:做好高校文书档案管理工作的几点思考

【摘要】当前,高校文书档案管理中存在认识、重视不够和立卷质量不高等问题。针对高校文书档案管理工作中存在的问题,通过分析,本文对高校文书档案管理提出了制定高校文书档案管理办法,建立覆盖学校的档案网络系统,加强高校文书工作与档案管理工作规范的衔接。

【关键词】高校;文书档案;问题;对策

高校文书档案真实地反映了学校的教学管理、教学实践、教学研究、学生管理等全过程,是高校教育管理工作的真实记录,高校档案的管理最终是将其再利用于教育管理本身,为高校运行管理与各项改革服务。文书档案管理是高校管理向制度化、规范化、科学化方向发展的重要标志,是不断提高校管理水平的需要,因此,做好高校文书档案管理工作具有十分重要的意义。本文将从以下几个方面就高校文书档案管理工作谈点看法。

1 高校文书档案管理中存在的问题

1.1 对高校文书档案管理的作用认识不够:高校档案整理的目的就是为了保存学校在各种工作与活动中所形成的有保存价值文件材料中的原始记录,可以为后人提供借鉴的经验、查考凭证,也为编写校志等提供宝贵资料,所以档案是否真实、齐全、完整极为重要。绝大多数人没有把立卷归档工作当回事,对其重要性认识不够。

1.2 对高校文书档案管理工作重视不够:文书档案管理工作是高校管理中很重要的工作之一,受历史条件的限制,现行高校文书档案管理主要针对的是校级档案管理,对校二级档案的管理没有做出明确规定,致使教学管理和教学评估中所必须的教学计划、教学日历、教案试卷、学生平时成绩、毕业实习设计等一系列基本文件和材料,未全纳入档案管理中,或者有些虽然具备,但不完整或不规范,给后续工作造成一定的困难。

1.3 文书档案立卷质量不高:凡是反映本单位或者部门,工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等均应立卷归档,档案立卷要与时俱进,档案收集得齐全,就能准确、系统地反映出学校工作的历史原貌;反之,档案残缺不齐,就不能很好地反映一所学校的工作原貌,如严重不齐全的,反映的将是支离破碎的情况,直接影响将来的编史修志等工作。

1.4 档案材料归档措施不到位:近年来,高校办公自动化程度不断提高,电脑、复印机、扫描仪等科技产品迅速普及,极大地提高了文书档案材料的收集与处理效率。但利用现代化办公设备形成的一些文书档案资料,则与传统的档案立卷方式产生了冲突。目前,高校文书档案资料归档存在着两种倾向:一种是只存于软盘、硬盘和光盘之中,不打印文字资料进行留底保存,很难达到长久保存的目的;另一种是只存文字性资料而不存软盘、硬盘等电子版材料,也不利于重要文件档案的保存。

1.5 管理工作人员积极性不高:有些高校档案管理工作人员由于缺乏档案意识和责任心,或者缺乏相关方面的知识,致使文书在立卷过程中不符合原则、要求和方法,出现案卷保管期限划分混乱或者造成全宗档案收集不齐全等。例如有些管理工作人员认为一件工作做完了就算过去了,而工作中的资料在工作完成后便随手一扔,认为没有保存的必要,认为档案收集工作是档案室工作人员的事情,与自己无关。

2 解决高校文书档案管理问题的措施

针对高校文书档案管理工作中存在的问题,笔者谈一下自己对高校文书档案管理对策的一些看法。

2.1 制定高校文书档案管理办法:单位或者部门要根据实际情况实际需要出台相应的高校文书档案管理制度,由专人、专岗、专室管理文书档案,使文书档案管理日常化、制度化。

2.2 建立覆盖学校的档案网络系统:随着计算机的应用,电子档案发展迅速,高校作为科教兴国战略的主阵地,在一定程度上代表了我国先进的生产力,理应充分发挥自身优势,成为我国档案系统中新技术和新规则应用的先导,与纸质档案管理相比,电子档案的管理需要信息、计算机、网络等多方面知识、技术和相应的硬件做支撑。根据高校档案管理实际现有条件,档案管理的电子化是一个系统、艰难的长期工程,不能一蹴而就。所以,首要任务是规划、确定学校电子档案管理的不同阶段的发展目标,制定切实可行的计划。档案网络系统健全后也便于大家交纳电子档案材料。

2.3 文书人员要有非常强的档案意识,做好文书资料的立卷归档。在文件处理中,要时刻想到档案工作,实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件资料的质量关。小、文体格式要做到规范化、标准化,不能五花八门;严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件资料等等。此外,强化“文书部门立卷”工作也是文书档案管理中的一个重要环节,“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》中早有明确的一项基本制度,它不仅是文书工作的最后环节,也是档案工作的开始环节,并成为真正意义上的衔接点。因此公文办理完毕之后,文书部门或业务部门必须及时整理立卷及归档。只有这样,才能实现高校文书工作与档案管理的最佳衔接。

2.4 与时俱进,转变观念:文书工作人员必须努力提高自身的认识,更新陈旧的观念,不断研究和探索在新形势新条件下文书档案管理的新路子、新模式,文书档案管理工作不仅要继承传统的优秀做法,而且做到开拓进取,与时俱进,转变传统的档案观念,借助现代化手段,使得高校文书档案管理顺利的进入到全盘信息管理工作中。

2.5 提高高校文书档案管理人员的专业技能:高校文书档案管理工作人员要不断加强学习,充实和提高自己的档案管理业务和计算机应用能力水平,要积极参加档案业务各种培训。要自觉学习新知识、新业务,提高应用计算机、外语、网络技术的能力和水平,努力打造成为管理型、技术型和复合型的专业人才。

2.6 提高文书档案管理工作人员的积极性:学校要从战略高度重视档案管理工作,建立健全相关激励机制,提高档案工作人员的积极性,搞好宣传,让职工提高认识,促进文件材料的收集工作;其次要增强文书档案管理工作人员的责任感,把好人员变动关、调入关。要培育文书档案工作人员的工作热情,提高脚踏实地、实事求是的工作作风和工作态度,把好业务技能关。

总之,文书档案管理工作是高等学校管理工作的重要组成部分,它既是提高管理工作效率和质量的必要条件,也是维护高校历史真实面貌的一项重要工作,作为担负着承上启下职责的学校各职能部门,尤其要处理好文书和档案的关系。

高校文书档案管理探讨:新形势下高校文书档案管理探讨

[摘要] 阐述了高校文书档案的基本内容,探讨了当前高校文书档案管理面临的新的形势,存在的问题与挑战,提出了提升高校文书档案管理效益对策措施,以期推动高校教学科研工作可持续发展。

[关键词] 新形势 高校 文书档案 管理 对策

高等学校是知识、人才和科技高度密集的教学与科研基地,高校文书档案管理工作是高校教学、科研、管理活动的基础和客观、真实记载,是提高高校教学、科研、管理质量,促进高校可持续发展的重要支撑。加强对新形势下高校文书档案管理工作研究,不断提升高校文书档案管理效益,推进高校可持续发展意义十分重大。

一、高校文书档案的内容与作用

高校文书档案是高等院校在行政、教学、科研等管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。高校文书档案来源丰富,对教学、科研、管理等活动具有记录、重现、备查等多种功能,因此,加强新形势下文书档案管理具有十分重要的现实意义。

(一)高校文书档案管理的主要内容

高校文书档案是高校教学、科研、管理工作的真实记录和反映。国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,对文书档案的归档范围、文书档案的保管期限作出了明确的规定,为做好高校文书档案管理提供了依据,也使高校文书档案管理工作更加规范和科学。文书档案包含有单位及上级部门印发的各类正式“红头文件”,单位签订的各种合同、协议、责任书、照片、录音、录像以及各种电子档案等等。文书档案管理的重点在于收集、保存资料,记载“历史”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上;同时,非常强调资料的完整性、安全性。

(二)文书档案的主要作用

高校作为教学、科研中心,文书档案对教学、科研工作的延续与发展具有十分重要的作用。一是起着凭证作用。《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》规定:凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。这一规定提高了高校文书档案归档管理的硬性规定,也为高校文书档案凭证作用的发挥奠定了基础。高校文书档案之所以有凭证作用,是由于它的形成规律和档案本身的特点所决定的。因为它客观地记录了高校历史发展情况,具有最可靠的凭证性,其次,从档案本身的物质形态看,它保留真切的高校历史痕迹,如有些档案是当事人的亲笔手稿,有的是机关领导人的亲笔签署或批示,许多文件盖有制发机关或个人的印信,事关高校的发展,因此高校文书档案具有凭证作用。二是起着工作查考依据的作用。档案因为是学校各项工作的原始记录,所以它真实记录和反映了学校的历史发展和教学、科研、管理活动的整个过程,对高校各项工作等都具有参考、借鉴和依据作用。三是起着推动教学、科研工作的可持续发展的作用。文书档案记载着高校教学、科研已经取得的成果,达到的教学、科研水平,它的高效率的运用,可以使人“站在巨人的肩膀上”,不断推动高校教学、科研活动的发展,创造出更多、更好的成果。随着我国高等教育的飞速发展,文书档案资料十分庞杂,数量十分惊人,传统的纸质档案已经远远不能适应时代的要求,高校文书档案的电子化是必须和必要的,纸质和电子档案应同时进行。

(三)高校文书转化成档案的条件

第一个转化条件:必须是处理完毕的文件,才能转化为档案。因为文件具有现实执行效用,因此,还在承办中的文件不是档案,而档案则是已经完成了现行的效用,留作查考的文件。所谓办理完毕的文件,是指文书处理程序、承办告一段落的文件。第二个转化条件:必须是对今后工作有查考利用价值的文件,才能归档保存。这一点,在8号令中得到特别强调。第三个转化条件:必须是按照一定归档制度保存起来的文件才能作为档案。档案是文件材料归档后的有机组合,它是按文件材料的自然形成规律,针对某一件事情、某一内容有机地进行排列,而不是杂乱无章的“文件包”、或是单份零散的“文件堆”。

二、当前高校文书档案管理存在的问题与挑战

由于各种历史原因,高校普遍存在重学生档案、人事档案管理,而对其他文书档案管理工作重视不够,归档不及时,档案不全,导致高校文书档案管理工作整体滞后。

(一)文书档案意识不强

高校一些教职员工对文书档案的重要性认识不足,有的教职员工习惯于做实际工作,但不注意在工作过程中对文件材料进行收集与积累。特别是对于一些科研工作人员,他们重视科研成果的发表与获奖,却不太注意对文件材料的归档与整理,没有把文件归档工作当作科研活动的一个组成部分,认为与己无关;一些科研人员在课题研究过程中,把收集、整理、归档工作当作研究工作之外的事,致使归档工作不能正常进行;一些科研人员对文件材料的归档范围不了解,造成相关档案缺失。诸如此类教职员工文书档案意识不强,导致文书档案重要性认识上的偏差,一定程度上制约了档案管理工作的有效开展,使文书档案管理流于形式,不能真正发挥应有的作用。

(二)文书档案管理人员素质不高

网络信息时代对文书档案管理人员的素质提出了更高的要求,但由于有的高校领导者不重视档案管理,一般由兼职人员管理文书档案,比较由办公室人员管理上下级的文件,人事部门管理相关人事档案,而涉及学生的文书档案则由学生管理部门归口管理。有的由于没有经过正规档案管理教育与培训,因而专业性不强,业务素质偏低。他们对档案管理的程序和要求了解较少,对文书档案归档的内容不明确,归档范围把握不准,再加上他们是兼职管理人员,投入到档案管理的时间有限,因而很难确保档案管理工作的规范性。而且,随着时代发展与技术的进步,档案管理的手段与方法需要做出相应的变革才能适应形势的需要,但由于档案管理人员的继续教育与培训跟不上,制约了文书档案人员素质的提升和管理水平的提高。

(三)文书档案效益发挥有限

现行的文书档案保管利用制度与科技创新形势发展不相适应,高校文书档案应有的社会效益和经济效益尚未得到充分发挥。主要原因是:高校的馆藏科技资源不丰富。以高校科研文书档案为例,高校科研档案是科学研究的必要条件,能为高校科研人员提供参考与借鉴,避免一些重复研究,使科研工作较快地出成果、出精品。目前社会对档案的意识尚显薄弱,社会上大多数人并不了解高校档案部门有大量的学术论文、科技成果及专利技术等等,不了解通过查阅高校科研档案可以获得最新的科技信息,可以产生出经济效益。同时,高校文书档案管理还存在着服务创新有限,服务方式不利于新形势下对文书档案的要求。当前高校文书档案工作处于被边缘化的境地,与高速发展的高等教育事业不相适应。高校文书档案管理部门提供利用的文书档案还停留在封闭、半封闭状态,服务方式非常单一,一定程度上没有发挥文书档案服务教学、科研、社会的重要职能。

三、提升高校文书档案管理效益对策

高校文书档案是高校重要战略资源,是高校抢占发展制高点的重要保障。因此,必须要大胆探索适应形势需要的新型高校文书档案管理模式,促进高校文书档案管理工作跨越式发展,推动高校各项事业可持续发展。

(一)统筹协调,完善高校文书档案

高校文书管理部门要加强对文书档案的综合协调与管理,要进一步明确责任和目标,协调、指导各业务部门建立、健全文书管理档案。相关文书档案可分为系部、校(院)进行二级管理。系部着重基础资料的收集,校(院)文书部门进行文书档案的汇集、统计,审核、建挡。根据各类文书资料各自的特点、规律,针对文书拟定、签发、制发、发放、传阅、归档过程的各个环节,追踪记录,对文书的运行建立相关管理档案。对相关文书的管理、统计,既注重前期管理,也重视中文书后期管理,防止出现年终为了整理档案而整理档案的盲目归档。高校相关文书档案的收集时间,可调整为每年收2―3次,定期检录。同时,要大力表彰文书档案归档先进人员,通过有效的激励机制,激发高校教职员工积极参与文书管理工作的积极性和主动性。

(二)开拓创新,发挥文书档案效益

高校文书档案管理部门要主动为高校教师、员工、学生的工作、学习、科研搞好服务,积极主动加强与社会研究单位、与企业等的联系与合作,建立起互惠互利、共同发展的产学研合作机制。要把各类文书档案及时进行梳理,建立相关的教学、科研成果信息库,便于生产企业、社会各界及时了解掌握最新科研成果,搞好校企对接。同时,要及时搜集社会相关需求信息,为高校师生提供相关资讯,引导高校相关人员主动捕捉信息,使高校的教学、科研等活动更贴近社会的需求和人民的期盼。

(三)多策并举,提升管理人员素质

文书档案工作既是一项枯燥无味的工作,又是一项专业技术性很强的工作,文书档案工作人员不仅要具备良好的思想政治素质,而且还要有较强的业务能力,才能胜任高校文书管理工作。提高文书档案管理专、兼职工作人员的综合素质,是关系到文书档案管理工作成败的重要因素,因此加强文书档案人员的综合素质,是当前高校提高文书档案质量的根本保证。要利用每周集中学习时间,加强对文书档案管理人员的集中培训,强化对信息知识的培训,使大家能够熟练掌握网络信息化条件下文书管理的方法和手段。同时,要大力开展拓展训练、业务比武等活动,进一步增强文书档案人员热爱本职,奉献档案事业的自觉性,提高文书档案管理技能,促进档案管理质量的不断提升。

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期刊名称:档案管理

期刊级别:北大核心期刊

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产品参数:
主管单位:河南省档案局
主办单位:河南省档案局
出版地方:河南
快捷分类:档案
国际刊号:1005-9458
国内刊号:41-1216/G2
邮发代号:42-103
创刊时间:1983
发行周期:双月刊
期刊开本:A4
审稿时间:1-3个月
影响因子:0.51
综合影响因子:0.140
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