城建档案管理工作思考:论加强城建档案管理基础性工作

[摘 要] 实现城建档案管理的标准化、规范化、现代化管理具有极为重要的意义,可以克服以往封闭式管理的弊端,推进城建档案管理基础工作跨入现代化管理工作的发展进程。因此,加强城建档案管理基础性工作至关重要。

[关键词]城建档案;标准化;规范化;现代化管理

随着科学技术的发展,计算机已成为人们日常工作中不可缺少的先进工具,计算机能够高效处理庞大复杂信息与数据,其基本要求是输入计算机的各项原始数据必须是真实、完整和科学的,否则输入的数据与信息必然是不准确的,输出的结果必然也是错误的。所以实行计算机管理的前提条件就是要做好输入前信息与数据的收集、整理、著录等一系列前期处理性质的基础工作,使其充分满足计算机工作的技术功能,达到数字化管理的标准化、规范化、现代化要求。

一、突出城建档案管理标准化、规范化质量水准

提高城建档案管理的质量水准就必须实行标准化、规范化和现代化的工作程序与方法。依据《城市建设档案管理规定》城建档案具体业务工作内容包括城建档案的收集、整理、鉴定、著录、保管、检索、利用和编研七个方面;按照建设部分类大纲分为18大分类,102个属类,300多个小类。这些环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作,确保目标的精确、可靠。操作上应遵循以下五个要点:

1.抓好案卷的全面普查,使城建档案去伪存真。实现城建档案管理标准化、规范化的第一步工作就是对案卷进行全面的核定与清查,移交的竣工档案资料包括前期准备阶段文件、施工文件(水、暖、电)、竣工图、竣工验收文件等都要完全落到实处,确保完整、准确、系统、规范。没有特别要求的城建档案原件保存一份,多余的全部剔除,避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况发生。

2.合理组合案卷,实现案卷规范化。按照规定城建档案案卷中的文字材料幅面尺寸规格是A4幅面(297mm×210mm)。凡小于A4幅面的,可由A4幅面纸以衬托法衬托,大于A4幅面的应折叠成A4幅面。纸张采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图,竣工图应该是新蓝图。计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。竣工图的制作要符合国家规范要求,并加盖“竣工图”标志章,而且采用手风琴式折叠法统一折成A4幅面(297mm×210mm),图标栏露在外面。既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。案卷不宜过厚,一般不得超过40mm,如果案卷过厚、内容混乱就要进行重新组卷。尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。组合案卷的过程中对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标准不清楚的案卷要重新加工填写,以保证全部案卷更加规范。组合案卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3.根据单位实际,规范著录工作。城建档案的著录是实行计算机管理的一项重要基础工作,也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。按照国家颁布的GB/T50323――2001《城市建设档案著录规范》施行著录,这是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个城建档案馆的条件存在诸多差异,计算机管理又提出了新的技术性要求,所以各个城建档案馆应该从自己的的实际情况出发,根据计算机管理的技术要求制定出适合本单位著录工作的著录《细则》,以此认真做好规范著录工作,提高城建档案管理的基础工作水平。

4.按照规定分类,保证检索查全率。用计算机检索的显著优势很大程度上提高了检索的工作效率和水平,按照建设部分类大纲进行分类、归类整理。另外在分类的过程中一定中细心、耐心,同时加强校审力度,及时校正分类人员的错误。统一认识、统一标准,前后标引一致,同一类文件标引一致,从而达到标准化和规范化管理的预定目标。

5.规范城建档案题名,保证检索查准率。按照城建档案的分类号必须保证检索题名准确无误才能保证检索查准率的要求,既要查全又要查准。因此,必须统一规范档案题名。避免出现模糊不清、计算机无法识别的情况发生。在著录过程中要将题名、责任者等要素要准确完整,不要有疏漏,题名不易过长,否则计算机无法识别,对含义不清的文种题名进行必要的处理,不然会影响检索的准确率。

二、大力推进城建档案现代化管理工作的发展进程

在城建档案管理基础工作的过程中,真正的意识到计算机的数据的准备工作是一个比较大的工程,各个城建档案馆的情况不同,有的馆藏案卷多,著录工作量大而且复杂,如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法,会使计算机因数据准备不足而无法使用,甚至直接影响城建档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中要做好如下四点工作:

1.事实求是,积极稳妥的建档。实现计算机管理城建档案的目的就是为了提高档案的利用率,使城建档案更好地服务于社会,因此必须加强城建档案的严格管理。所以,在推进计算机管理的过程中必须从实际出发,根据卷宗的实际情况按照规范进行排序,有些档案还可以进行优先加工处理。这样不仅可以加快城建档案管理计算机现代化的进程,而且还可以提高城建档案的社会利用的效率。

2.规范著录档案,循序渐进的进行。按照《城市建设档案著录规范》进行档案著录,在此过程中可以将有些案卷分为几个层次进行,即项目级著录,案卷级著录,文件级著录。进行这样的处理的目的在于揭示城建档案的内容和形式特征,而且还可以减少著录条目和录入条目,既节约了时间、人力与财力,又提高了工作效率,加快了工作进程。

3.充分利用档案原始基础著录。在城建档案的案卷处理中,对于有些案卷基础较好又具备全引目录的案卷,即成本成册自带页码的在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。这样可以减少著录环节,提高著录速度,而且有利于城建档案建设的基础落实。

4.利用计算机检索缩短查找时间,提高工作效率。在查档的时候,我们经常用的是规范性的“主题词”,但却存在一定的弊端即查找烦琐、效率低。为了改变这一现象,我们采取用“关键词”代替“主题词”的做法。这就要求档案工作人员从题名或文件主题中总结归纳出提示主题内容的词汇即“关键词”,利用计算机进行相应的处理,以保证检索的全面准确,方便快捷灵活。

在推进城建档案管理现代化的进程中,通过实现标准化、规范化的工作提高城建档案基础工作水平,引起档案工作者的高度重视,并逐步形成计算机检索体系,为实行计算机管理打下了坚实的基础。只有实现城建档案管理规范化、标准化、科学化,才能真实反映城市建设的现状。才能更好地发挥城建档案为城市建设管理服务的水平,才能保证实现城建档案的现代化管理。(编辑/惠霞)

城建档案管理工作思考:浅析城建档案工作的核心价值

我国城建档案工作起步较晚，但发展非常快。目前，我国城建档案工作主要存在着三个方面的问题，一是发展不平衡性。二是发展的不稳定性。三是发展的多样性。从促进档案事业和城市建设事业和谐发展以及城建档案工作可持续发展的角度出发，对城建档案工作的核心价值进行探讨和总结，澄清不必要的模糊认识。

1、城建档案工作是城市建设发展现实需要的产物

城市建设活动只有两个结果：一个是城市实体，由各种各样的建筑物、构筑物、道路、辅助设施、自然环境及景观改造等客观实物组成；另一个则是城市实体建设、改造和演变过程中直接形成的各种文字、图表、图纸、声像等载体形式的信息记录，即城建档案。尽管城建档案源远流长，但现代意义上的我国城建档案工作是应城市建设需要发展起来的，是城市建设发展到一定阶段的必然产物。它的发展更多地依照着城市建设的节奏，也更多地围绕着城市建设中心工作的服务。它并不是综合档案工作中一个直接的分支，更不是综合档案工作中一个简单的、均衡的单元。它是档案工作与高速发展的中国城市建设事业结出的富于中国特色的一个创新成果。

2、城建档案信息是城市建设可持续发展的战略源性资源

目前，城建档案主要是依据国家档案局1997年的《城市建设档案归属与流向暂行办法》和国家建设部1998年、2001年修正的《城市建设档案管理规定》进行收集和管理。按照建设部分类大纲，分为18个大类、102个属类、300多个小类。从档案编制形式、体系结构、保存载体和信息内容来看与综合档案有很大差别。它突破了机构和个人的全宗局限，而是以工程项目为单位组卷，按专业类别布局存放。它重点是包括了大量工程图纸和建设施工现场声像资料。因此，城建档案信息资源不同于侧重于文书的综合档案，是城市建设活动中专业技术和行业管理信息的积淀。

随着科学技术的进步，城市建设也必须从初级形态向更高层次迈进。城市建设不能仅仅体现在街道、立交桥、摩天大楼上，信息化建设是城市建设的必经之路。作为中国建设事业信息化发展的纲领性文件，《全国建设事业信息化规划纲要》指出，信息资源已成为国民经济和社会发展的战略性资源，信息化是科教兴国的重要手段，是实施可持续发展战略的重要组成部分。对城市建设各有关环节和各种信息资源体进行比较分析，我们认为城建档案是包容城市建设信息最完整、最丰富、最真实可靠、最持久系统、最集中精炼的领域。其它信息体，如建筑设计、规划设计、勘察测量、工程交易、房地产，建设法规及建设文书等，都不具备城建档案的优势。因此，从建立城市建设基础性数据库的角度出发，最有优势、最有现实意义的莫过于建立城市建设档案电子信息库，实现城建档案收集、管理、利用的电子化，从而实现城建档案信息的广泛共享，极大地提高城建档案服务城市建设的能力和效率。以城建档案电子信息库的建立和运作来带动其它基础性数据库的建立，从而形成全国性的建设信息服务网络，这就是我国城市建设信息化的网络基础。

3、城建档案工作是城市建设事业的重要组成部分

城建档案工作是城市建设发展中的全局性工作。城建档案工作参与并贯穿了城市规划、建设和管理的全过程，在对城市建设发展的每一领域、每一环节进行记录的同时，也行使着促成每一领域、每一环科学、规范、真实性操作的职责。这是它与建设发展中的其它环节如：规划，拆迁、勘察、设计、施工、质监、安全、竣工验收、权属管理等最大不同之处。城建档案包括了城市基础、规划审批、征地拆迁、建设管理、市政设施、水文地质、建设科研、风景园林、历史名胜……可以说从宏观到微观两方面来看，城建档案都涵盖了城市建设发展的方方面面。它不仅反映了城市建设发展的整体水平，也能洞察到细节方面存在的问题。正是基于这一优势，许多城市的建设主管部门都非常重视和支持城建档案馆的专业队伍建设，不断加大投资力度，提高他们的现代化管理水平，对他们的编研成果。研究报告中的建设性意见都积极采纳，并由此形成决策或政策性文件。

城建档案工作是促进建设工程质量的重要保证。自2000年以来，我市城建档案馆紧紧抓住全面小康社会建设背景下新一轮城市建设高潮的机遇，严格按照国务院第279号令《建设工程质量管理条例》关于建设工程质量终身责任制的要求，在全市建设工程中大力推行建设工程档案终身负责制，规定所有建设工程在办理施工报建时，建设单位必须与城建档案馆签订《建设工程档案移交责任书》，建设方、施工方负责人和资料员必须填写《建设工程档案终身责任人登记表》，大大增强了相关人员的档案责任意识。在工程开工时，主动组织建设、施工、监理等建设工程五家责任主体进行档案工作技术交底，使档案工作深入人心。在工程施工过程中主动配合建设单位，质量监督、监理部门对档案编制情况进行检查、保证档案是工程实体的真实反映，档案编制与工程进度同步。建设过程中弄虚作假，以次充好、偷工减料等行为得到了有效制止，工程档案工作实际上产生了促进工程质量，促进工程规范管理，促进建设领域反腐败工作的作用。建设工程档案的保送率、合格率均达到了100％，这一系列工作实践创新了城建档案工作的角色定位，引起的各级领导的重视和支持，城建档案工作的社会地位和发展空间都有了较大改善。

城建档案工作是实现城市建设行政职能的重要手段。正因为城建档案工作涉及到城市建设发展的方方面面，我们可以把城市建设职能的实现通过城建档案工作来进行落实、检查和监督。在这里我们特别要强调不能把城建档案工作片面化、静态化、被动化。有人认为档案工作就是保管资料，供事后备查和修史编志之用，最多不过是“事后诸葛亮”，出了问题翻一翻、查一查。这种观点的要害是把城建档案工作等同于城建档案，把城建档案又淡化为一般的参考资料，从而在实际工作中虚化和轻视城建档案工作，使城建档案工作被建设事业末端化和边缘化。

综上所述，我们认为城建档案工作在城市建设中发挥着极其重要的作用，有着极其重要的基础性地位。城建档案工作的这些核心价值是由我国城市建设高速发展的现实和需要所决定的，并将随着城市建设发展进一步得到加强。在这里要特别说明的是，我们谈城建档案工作的作用和地位，丝毫没有要淡化档案行政管理对城建档案工作指导监督的意思。事实上，城建档案工作的每一个成绩的取得，都与档案行政部门的支持和关心是分不开的。从城建档案工作的作用和地位出发，我们认为城建档案工作应更进一步发挥和突出档案特色，依托和融入建设职能，创新服务，增添活力，以期为中国特色档案事业做出更大的贡献。

城建档案管理工作思考:实施《城乡规划法》对城建档案工作的影响分析

2008年1月1日起施行的《中华人民共和国城乡规划法》（以下简称《城乡规划法》），从根本上实现了由原来的城市规划到城乡规划的转变，使我国逐步打破了建立在城乡“二元分治”结构上的规划管理制度，进入城乡一体规划的格局。由于《城乡规划法》综合性强，涉及土地、拆迁、房产、风景名胜、地下空间等方面，因此对当前我们的城建档案管理工作，必然产生着互动作用，可从以下三个方面进行分析：

“一法一条例”城乡二元分治管理所存在的问题

1989年《中华人民共和国城市规划法》和1993年《村镇和集镇规划管理条例》的颁布实施，使我国的规划管理实际上是建立在“就城市论城市、就乡村论乡村”的规划制定与实施模式，这种行政管理方式在实践中遇到了一些具体问题，主要表现在：一是不利于城乡统筹均衡发展。城乡规划管理产生二元结构，使乡村规划相对落后于建设发展需要；二是造成法律空白地带。规划的科学性和严肃性不够，任意修改规划、不按规划进行建设，这种现象在城乡结合部地区和开发区表现尤为突出；三是对城市建设缺乏整体规划。一些地区城市建设脱离地域环境和经济发展实际，为搞“政绩工程”，大量圈占农业用地，盲目扩大城市建设规模，使城乡建设缺乏统筹协调。

目前我国城建档案管理机构设置情况

按照1980年12月9日国务院批准的《科学技术档案工作条例》第28条，“大中城市应当建立城市基本建设档案馆，收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案。”之规定，我国各直辖市、省会等大中城市相续建立了早期的城市基本建设档案馆，后期根据国家体制改革的需要，将原“城市基本建设档案馆”变更为“城市建设档案馆”。均履行本区域内城建档案管理的工作职责，就全国各城市档案馆设置情况看所不同的是存在隶属关系的区别，有的城建档案馆隶属城市规划主管部门（如：天津市），但多数档案馆则隶属于城市建设主管部门(如：武汉市)。这两种管理体制在建设工程档案管理上模式相近，存在的问题各不相同，主要是在部分建设工程文件材料流向（归档）上缺乏统一的实施细则。《城乡规划法》第45条、第67条，有关工程竣工验收资料报送，就存在不同的主管部门进行“多头”管理的矛盾，需要有统一的实施办法予以规定。

《城乡规划法》的实行对当前城建档案工作的互动作用

1.城建档案管理区域产生延伸。随着我国经济建设的不断推进和发展，我们可以看到从城市规划法到城乡规划法，由原来二元化分治到城乡一体规划的转变，这种转变要求我们要用科学发展观来管理城建档案，我们的工作不能只局限于城市区域范围，而应该延伸到“乡、镇”和其他建设领域。一是高新技术开发区、经济开发区建设；二是移民建镇建设；三是风景名胜保护；四是旧城改造；五是地下空间利用等。

2.业务管理和业务技术档案归档内容产生变化。应将城乡规划活动中所产生的与城镇体系规划、城市规划、镇规划、乡规划、村庄规划以及城市规划的实施评估报告等相关规划体系资料，纳入城建档案的归档范围，并与城市总体规划、镇总体规划一般规划期限相一致，对保管使用满20年的规划档案，形成单位应向档案馆移交档案原件或档案复制件。

3.建设工程项目前期文件材料归档内容产生变化。《城乡规划法》第36条、第38条、第40条，分别对建设项目划拨土地选址意见书及附件、地块规划条件、修建性详细规划做出了明确规定。因此，在现行的工程项目前期文件材料中，应增加这些重要归档内容。

4.《城乡规划法》与涉及城建档案相关法规的配套。《城乡规划法》第45条，在对建设工程是否符合“规划条件”进行核实的问题上，明确规定“未经核实或者经核实不符合规划条件的，建设单位不得组织工程竣工验收”，“建设单位应当在工程竣工验收后六个月内向城乡规划主管部门报送有关竣工验收资料”。

按照《档案法》第11条规定，“机关、团体、企事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案”。国务院《建设工程质量管理条例》第17条规定，“建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案”。针对上述法律、法规的规定，很显然在工程竣工档案报送问题上，需要有与之配套的实施细则进行规范，否则将会产生“多头”管理的现象。

武汉市建设行政主管部门是城市建设委员会，市城建档案馆受建设行政主管部门委托，具体负责城市建设档案的日常工作。因此，各建设单位应当严格按照有关规定，在工程竣工验收后按规定的时限，向市城建档案馆移交一套符合规定的工程建设项目档案原件。

因此，在这里我们需要理顺三个关系，一是城乡规划部门“规划条件”的核实结果，已成为了工程竣工验收的前置条件，这就要求我们的档案工作增加检查“规划条件核实文件”的内容；二是城乡规划部门所要求的工程竣工验收资料是全部建设工程档案中的一个组成部分，仅涉及有关竣工验收部分的资料；三是根据《中华人民共和国档案法实施办法》第21条规定，“档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力”。因此，建议在制定与《城乡规划法》配套的实施细则时，需要明确城乡规划主管部门可接收具有“原件在档案馆保存”印章标记的复印件。从而解决建设单位无法向多个行政主管部门报送竣工验收资料原件的问题。

《城乡规划法》的实行，为档案工作与时俱进提示了新的思路，使档案工作也随之逐步延伸到城乡建设的整体活动中。

（作者单位：武汉市城建档案馆 430015）