档案管理规则篇1

1、公司档案工作实行二

2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

归档制度

1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件；属人事问题的，由劳资员保存原件；属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。

7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。

8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。

档案保管制度

1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、科学地编制分类法，根据分类法，编制类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。

档案管理规则篇2

本标准适用于公务电子邮件的归档与管理，在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础上，为其安全保管和有效开发利用提供依据。

国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理适用本标准。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T18894―2002电子文件归档与管理规范

GB/T 17678．1―1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理

GB/T17678．2―1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构

DA/T 1―2000档案工作基本术语

DA/T 18―1999档案著录规则

DA/T 22―2000归档文件整理规则

国家档案局令第6号 电子公文归档管理暂行办法

3术语和定义

DA/T 1-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。

3．1 电子邮件electronic mail

由电子计算机生成、处理，并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。它包括信息文本本身及其附件。

电子邮件可在一机构内部进行传递，也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。电子邮件分为三种：公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件。

3．2 公务电子邮件electronic mail document

国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。

3．3 公务电子邮件系统electronic mail document sys-tem

用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统。3．4 电子文件管理系统electronic records managementsystem

为了收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类，以利于电子文件保存、检索、使用和处置的计算机应用系统。

4总则

4．1公务电子邮件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

4．2公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

4．3应明确规定公务电子邮件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、作数据、检测数据等要求，保证归档公务电子邮件的质量。

4．4归档公务电子邮件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

4．5公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应纳入各单位公文处理程序和相关人员的岗位责任。

4．6机构内设置的公共邮箱(机构内对个人开放的邮箱，邮箱内设有许多文件夹，分别用来讨论工作中不同方面的问题)或共享邮箱(用来供员工发送疑问或者关于执行的公务某一特定方面的信息，只有一定范围内的人员才能使用的邮箱)必须说明创建的目的或理由、邮箱使用者的范围，并向使用者阐述邮箱的使用方法和要求。公共邮箱或共享邮箱必须明确相关责任人。

4．7系统管理员应设定工作站和电子邮件账户的使用密码，密码应妥善保护，并定期更改。

4．8各单位系统管理人员应为使用公务电子邮件系统的工作人员提供能够自动识别病毒特征的软件系统，并确保工作人员在使用文件或查找信息时，其工作站的杀毒软件和防火墙软件的自动保护功能都能启动。病毒特征库应当定期更新。

5公务电子邮件的撰写与传递

5．1公务电子邮件标题、正文内容的撰写以及署名规则参照相关纸质公文规定。邮件标题撰写应符合邮件主题或公务性质，以保证邮件应用的时效性以及归档、检索利用质量。

5．2各单位应在公务电子邮件系统的公务信箱中发送和接收公务电子邮件，不得使用私人邮箱。邮件一经发出，必须原样保存。应尽量避免公务邮箱用于私人活动。

5．3公务电子邮件应使用专网和专门的邮件服务系统进行发送和接收，并对发送的邮件进行加密处理，同时应对网络环境、服务器、工作站进行安全性验证。

5．4在发送公务电子邮件时应使用真实身份，并根据电子邮件的密级和发送范围，确定是否应进行加密和电子签名。不得在公务电子邮件及其附件中使用扫描签字等易被修改、伪造的签字方式。

5．5各单位系统管理人员或有关人员应保存经由公务电子邮件系统传送的所有电子邮件收发记录，作为指导、监督归档的依据(公务电子邮件发文、收文登记表参见附录A．1，A．2)。

公务电子邮件收发记录应当归档，只有授权人员方可查询。

5．6使用公务电子邮件系统的工作人员不得开启可疑电子邮件，如发现病毒，应立即通知系统管理人员。

5．7公务电子邮件收发日志应备份，脱机保存，定期移交档案部门。

6公务电子邮件的鉴定与归档

6．1鉴定归档责任归属

6．1．1对外发送的邮件由发送者进行鉴定归档；接收到的外部邮件，由接收者进行鉴定归档。

6．1．2内部电子邮件应由邮件的发送者或邮件讨论的发起者进行鉴定归档。

6．1．3公共邮箱文件夹或共享邮箱的邮件由文件夹或邮箱的责任人进行鉴定归档。个人邮箱内邮件的鉴定，由邮箱拥有者负责。

6．2鉴定内容

6．2．1应根据电子邮件的内容确定其是否具有公文性质，是否具有保存价值。对于涉及公务但以个人名义收发的电子邮件应视为公务电子邮件。

6．2．2公务电子邮件保管期限和密级的划分工作，参照国家有关纸质文件材料的保管期限和密级的有关规定执行。

6．2．3各单位档案部门必须对需要归档的公务电子邮件进行真实性、完整性、有效性鉴定。真实性鉴定是指认定邮件是否当时当人收发的，检查公务电子邮件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后是否与收发时的原始状况一致。完整性鉴定是指利用有效的技术手段，检查公务电子邮件的内容信息、背景信息、结构信息等要素是否完备。有效性鉴定是指检测公务电子邮件是否具备可理解性和可用性，包括载体的完好性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的兼容性等。

6．3归档范围

6．3．1凡是反映本单位工作活动且具有查考利用价值的公务电子邮件均属归档范围。载有相同信息的纸质文件属于归档范围的，则该份电子邮件也应归档。

6．3．2：土务电子邮件归档时，应包括以下部分：

a)邮件发送人、接收人的具体情况(包括姓名、职务、所属部门和公务电子邮箱)；

b)发送、接收邮件的时间；

c)邮件密级；

d)邮件的题名；

e)邮件正文、附件；

f)邮件收发日志；

g)发送、接收邮件的软件名和版本号。

6．4归档要求

6．4．1：办理完毕且具有保存价值的公务电子邮件应及时从原有邮箱中迁移出来，进行逻辑归档，保存到专门的电子文件管理系统中。需归档的电子邮件不可长期保存在公共邮箱内。

6．4．2发送或接收具有保存价值的公务电子邮件后应立即将电子邮件打印成纸质文件，将打印输出存档到纸质文件管理系统中。

6．4．3采用物理归档的公务电子邮件应采用或转换为本标准规定的标准格式(公务电子邮件存储格式参见附录B)，如无法完整、准确地转换，应将相关的应用程序一并归档。

6．4．4一般情况下电子邮件和附件作为整体进行归档。

6．4．5经加密的公务电子邮件应解密后明文归档。

7归档公务电子邮件的整理

7．1归档公务电子邮件的整理按DA/T22―2000规定的要求进行。

7．2归档公务电子邮件以件为单位整理。同一全宗可按类别、保管期限、机构(问题)等进行分类整理，公务电子邮件编号规则应与电子文件编号规则保持一致，有对应其他版本的，应通过档号建立两者之间的联系。

7．3将已整理好的公务电子邮件按顺序存入规范化载体(公务电子邮件存储载体参见附录C)，不同保管期限的公务电子邮件应分别存储在不同的载体上，务必保证电子邮件的真实与完整。

7．4公务电子邮件的著录参照国家有关规定进行。存储公务电子邮件的载体著录内容包括：

a)说明文件，对存储载体内文件及软硬件环境进行描述。

b)类目表文件，说明载体内文件分类信息。

c)著录文件，存放有关文件的目录信息。

d)公务电子邮件夹，存放已归档的各种公务电子邮件。

7．5存储公务电子邮件的载体或包装盒上应贴有标签，标明以下信息：

a)载体编号；

b)立档单位名称；

c)类别(或主题)；

d)邮件起止日期；

e)转存日期；

0密级；

s)文本(正本或备份)；

h)操作环境(硬件或软件)；

i)存储介质的生产日期；

j)保管期限。

8公务电子邮件的移交与接收

8．1各单位文件管理人员应按时向档案保管部门移交已归档的公务电子邮件，移交时应履行规定的程序，并做好移交登记(移交登记表参见附录D)，完全合格后方可移交。登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。

8．2移交单位和档案保管部门应对归档的载体及其技术环境进行检验，检验结果分别由移交单位、接收单位填入《公务电子邮件移交检验登记表》(参见附录E)。登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。

8．3归档公务电子邮件移交可以采用逻辑方式或物理方式。的公务电子邮件采用物理方式移交。

8．4无论采用逻辑方式还是物理方式移交，对于需永久或长期保存的公务电子邮件，均应当将电子形式转换成纸质形式或者缩微形式一并保存后移交。

9公务电子邮件的保管

9．1档案保管部门应对各单位移交的公务电子邮件制作备份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。

档案管理规则篇3

《规则》第三条称，“工业企业档案分类原则是以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。”“企业管理职能”是《规则》规定的工业企业档案分类的依据即标准。对分类依据的这一定性，与一级类目的设置大相径庭。在一级类目中，只有“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”四类是按“企业管理职能”设置的，而“产品类”、“科学技术研究类”、“设备仪器类”和“基本建设类”四类是按档案种类(科技档案一门中的四种)设置的，“会计档案”和“干部职工档案”则是按档案门类设置的。这就是说，一级类目是将三部分档案分别按三种依据分类设置的，其中按“企业管理职能”设置的类目只占一级类目的40％，按档案门类和种类设置的类目却占一级类目的60％。抛开同一次分类可否有两个或两个以上的依据不说，只就按“企业管理职能”设置类目比按其他依据设置类目少得多而言，《规则》对工业企业档案分类原则以“企业管理职能”为依据的定性是不准确的。

也许有人会说，一级类目后六类中的档案是在企业的一定职能活动中形成的，尽管类名并不似企业管理职能，也可视作按“企业管理职能”设置的。但后六类档案是分别在党群工作、行政管理、经营管理和生产技术管理中形成的档案的一部分，怎能在按“企业管理职能”设置“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”之后又设立与之并列的其他六类呢?一级类目都是按“企业管理职能”设置说显然不通。一级类目可否按《规则》设置可以商榷，但其分类依据定性不准毋庸置疑。

《规则》除规定以“企业管理职能”为分类依据外，还规定要“结合档案内容及其形成特点”分类。“结合”说是不能成立的，一次分类只能使用一种依据，使用两个以上的依据，或以一个依据为主，结合其他依据，分类就无法进行。事实上，《规则》一级类目是无形中将企业全部档案分成“文书档案”、“科技档案”和其他门类档案三个部分，分别按照三种依据分类的，而不是三种依据的结合。

二、部分二级类目设置欠科学，档案归类难

《规则》第五条规定：“工业企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。”按照“企业管理职能”分类设置二级类目，无疑只适用于“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”等四个一级类目档案。但是，《规则》第六条“1”规定“党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类的二级及二级以下类目一般按问题或组织机构设置”，“企业管理职能”无论与问题还是组织机构都不具有同一性，不是同一个分类依据。从某种意义上说，第六条“1”是第五条按照“企业管理职能”分类的否定。这种自我否定不仅是不应出现的，而且对一次分类提出前后两种不同依据，档案的分类其实也无法进行。

对工业企业的档案的分类工作来说，重要的也许不是《规则》各条款的文字规定，而是《规则》的附表——《工业企业档案分类表》。工业企业一般要严格按附表行事，只有部分工业企业可以根据档案实际情况增减某些类目。但是，附表中部分二级类目设置不科学，工业企业在对档案进行分类时，一些档案无类可归，一些档案又不知道归入哪一类好，归类难的问题不可否认。

在“党群工作类”下，既设置了“党务工作”，又设有“组织工作”、“宣传工作”、“统战工作”、“纪检工作”等类目。“党务”是指“政党内部有关组织建设等的事务”(《现代汉语词典》第5版，第273页)。组织、宣传、统战、纪检工作都属党务工作。很明显，这些类目是不能与党务工作类目并列的。有关党务工作的档案都归到“党务工作”类目中，组织、宣传等类目就无档案可归了。用规定各类目所属档案的“基本范围”来解决类目设置不严谨、不科学的问题，也不是什么好办法。例如，党委办公室工作大量不是党务工作，其形成的档案却列入其中了。还有，明知“其他事务性工作”不是党务工作，也列入“党务工作”的“基本范围”之中，就更没有道理了。另外，“党委综合性工作”、“党员代表大会或党委其他有关会议”形成的档案，有许多不纯粹是关于党务工作的，归人“党务工作”类不准确，不归入“党务工作”类又无类目可归，使工业企业档案分类处于两难境地。党委会和党代会的文件(如党代会上的纪检工作报告)，按二级类目设置应归人“纪检工作”类(这会破坏会议文件之间的联系)，按“基本范围”应归人“党务工作”类，这也是一大难题。“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”下二级类目设置也存在与“党群工作类”类似的问题。

三、《规则》对档案法律法规、标准和有关理论的强烈冲击

《规则》中“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”是对文书档案的分类类目设置，“产品类”、“科学技术研究类”、“基本建设类”和“设备仪器类”是对科技档案的分类类目设置。《规则》不使用“文书档案”、“科技档案”无疑是经过考虑的。但因隐去了“文招档案”和“科技档案”这两个概念及其对两者实质上的分类事实，《规则》就对档案法律法规、标准和理论都造成了很大的冲击。

《规则》避免使用“文书档案”和“科技档案”这两个概念，对档案法律法规、标准有很大的冲击。在档案法律法规、标准体系中，《规则》是一个下位规则，应当与上位法律法规、标准相符。然而事实却不是这样。例如“科技档案”这一概念，在《规则》发布前的《科学技术档案工作条例》(1980年)、《国营企业档案管理暂行规定》(1987年)这两部规章中都使用了“科学技术档案”(简称科技档案)这一概念，后者还称“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体”。《规则》竭力避免使用“科技档案”这一概念与此相悖。在《规则》发布后实施的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(2000年12月)、《档案工作基本术语》(2000年12月)等规范中，仍然在使用“科技档案”这一概念，《规则》并未能起到想要起的企业档案工作不再使用“科技档案”这一概念的作用。

《规则》对理论的冲击有两个方面：

一是对分类逻辑原则的冲击。《规则》规定，“以全部档案为对象”是工业企业档案分类原则的首要内容。以企业全部档案为分类对象的，只能是一级分类，即首次分类，二级及二级以下的任何一次分类都是以企业某一部分档案为对象的。一次分类只能使用某一种标准，这是对任何事物进行分类所必须遵循的逻辑原则。《规则》所设置的十个一级类目，分明是使用企业管理职能、档案种类、档案门类三种标准分别对部分档案进行分类的结果，而不是某一种标准对全部档案进行分类的结果。这是违反分类的逻辑规则的。档案分类及类号层次过多，对档案的管理和利用不利。确有必要减少档案分类及类号层次，一级类目中不出现“文书档案”和“科技档案”两个类目，分别将其二级类目作为一级类目，也应当在《规则》的有关条款中加以特别说明。《规则》对工业企业全部档案进行一级分类违反分类规则，这毋庸置疑。

二是对档案学理论的冲击。“名无固宜，约之以命，约定俗成谓之宜，异于约则谓之不宜”(《荀·正名》)。事物的名称经过群众在长期的社会实践而共同认定或形成，这在许多学科中都是存在的。尽管在上世纪80年代初就有人对“文书档案”和“科技档案”这两个概念的科学性提出过质疑，因是约定俗成的，一直以来仍然被大家遵守和沿用。近几年来，出现了“科技档案”“淡化”和“式微”论，可以说这是缘自《规则》的。因为“淡化”(“式微”)论者认为，“企业档案”概念的出现是“科技档案”概念“淡化”(“式微”)的主因。尽管企业档案并不都是科技档案，科技档案也不是全部产生于企业，但因《规则》提出“企业档案”这一概念而摈弃“科技档案”这一概念，一些人这样认为并不是没有道理的。

四、适用《规则》的企业十分有限

《规则》规定“本规则适用于全国工业企业”，而实际只适用于形成档案多的大型、特大型工业企业，因分类层次多和类目设置过多，中小型工业企业和形成档案不多的大型企业均不适用。规模不大，档案不多的中小型企业如强行实施《规则》，一些类目的档案会寥寥无几，一些类目甚至会空置以待有朝一日有关档案的形成。这不是根据档案的实际情况进行的科学分类。《规则》虽然规定企业可以结合实际增加或减少二级类目，但增减过多以致与《规则》大相径庭，就不是实施《规则》了。其实，《规则》应附《大型工业企业档案分类表》和《中小型工业企业档案分类表》，使之具有广泛适用性。

五、工业企业档案分类过于复杂

档案分类应当尽量简化、实用。然而，《规则》却使工业企业档案分类变得更加复杂了，档案归类更难了。不少企业档案工作人员因不知一些档案该归入哪类而烦恼。档案分类不宜过细，这是因为，在广泛使用电子计算机等现代化工具的大中型企业，即使档案再多，只要进行一定的分类和整理编目，档案管理特别是检索利用已经变成易事；在尚未使用电子计算机等工具的小型企业，由于档案数量少，用手工管理、检索档案也无多大困难，分类复杂，类目过多，反而会使管理和检索变得困难重重。

档案管理规则篇4

根据档案管理活动中的物质与意识两种基本形态，笔者将档案管理划分物理管理和逻辑管理两种基本形式。[1]同时，在数字时代的背景下，档案管理的虚拟化程度越来越高，逻辑管理的概念被提出和屡屡使用，对它进行深入研究就成为档案学研究的具有迫切现实意义的任务了。

1 档案逻辑管理的几个基本问题

1.1 逻辑管理的概念与意义。任何管理活动都会有管理工具，任何管理工具都有物质与意识两种不同的表现形式。因此，我们可以因档案管理工具的存在形态――物质的或意识的，将档案管理活动区分为物理管理和逻辑管理。即：制造和使用物质性工具的档案管理活动（如建设和使用、维护档案库房，参与制作和使用柜架、卷盒、消毒柜，使用计算机等），我称之为“物理管理”；创造和使用意识性工具（如制定和使用分类方案、保管期限表、软件系统及其他各种法规制度等），我称之为“逻辑管理”。具体地说，逻辑管理的工具形态是意识性的，它通过大脑的思维虚拟转变而来，并通过符号载体转化为规则虚拟。即：通过思维产生思想，通过符号表达思想，思想的组合最终成为指导档案管理活动的规则。

物理管理和逻辑管理的划分方法，不同于以往的按照档案管理程序划分档案管理的方法（即将档案管理划分为收集、整理、保管、统计、服务利用、信息开发等环节），也不同于按照管理对象划分档案管理的方法（即将档案管理划分为实体管理与信息管理），而是以管理活动自身的存在方式――具体地说是以管理活动的工具形态（物质的与意识的）来作为划分标准。这是一种不同于上述两种划分方法的新视角，它有利于我们全面、完整、深入地认识档案管理工作。

1.2 逻辑管理的本质――虚拟管理。逻辑管理的本质是虚拟管理，具体地说是规则虚拟管理，即逻辑管理要经过意识酝酿形成规则人化世界的过程。具体而言：人们首先在头脑中思考如何管理档案，思维的结果就形成了某些方式、方法；把这些方式、方法整理出来，就形成了文字性的管理规则；执行这些管理规则，就形成了一个具有人化特征的有序的档案世界。

虚拟管理的基本特征是在实施具体的实体管理行为之前，已经以意识的逻辑的方式在头脑中、在方案中对这种管理的种种情形作出了预设。正如马克思所说：“蜜蜂建筑蜂房的本领使人间许多建造师感到惭愧。但是，最蹩脚的建筑师一开始就比最灵巧的蜜蜂高明，在他建筑房屋以前，已经在自己的头脑中把它完成了。”[2]

在头脑中、在方案上预先设定了管理的方式、方法、程序，并按照预设的方案、规则去执行，这就是逻辑管理的虚拟本质。

1.3 档案逻辑管理的工作流程

能动执行

知识虚拟逻辑虚拟规则虚拟

自动执行

第一，知识虚拟

在进行逻辑管理前，须积累相关知识。因为知识是相关思维的前提，如果对某一事物一无所知，其相关思维也只能是空白。知识的获得有两个基本途径：学习和实践，即：通过学习获得科学理论知识（间接知识）；通过实践获得经验知识（直接知识）。知识储存在人的大脑中，所以，它是一种虚拟形态。

第二，逻辑虚拟

即当我们在工作中遇到相关问题时，我们会运用已知知识进行思考，思考的结果是我们获得某种解决问题的逻辑。问题相当于命令；思路相当于知识的排列组合；逻辑就是这种排列组合的最终结果。思考也是大脑的一种功能，因此，它的形态也是虚拟的。

第三，规则虚拟

将思考获得的逻辑虚拟通过文字等符号固化在某种物质载体上，并加以确认，就形成了规则。逻辑是虚拟的，符号是虚拟的，它们表达出来的规则也是一种对未来实体管理结果的预先设定，所以，规则也是虚拟的。在传统时代，规则虚拟表现为法律、规章、办法、制度，等等；在数字时代，表现为计算机软件系统。

第四，能动执行或自动执行

虚拟的目的在于最终的执行。在传统时代，这种执行由人能动地执行；在数字时代，这种执行由计算机自动执行。人的能动性有可能具有创造性，但也有可能带来种种偏差；计算机的自动性具有机械性的严格，但其僵化的缺点可以通过对系统的完善加以改变。

1.4 档案逻辑管理工具的制作。档案逻辑管理工具是预设的，这种预设首先是在头脑中，其后表现在它们被预先制作。制作档案逻辑管理工具是档案工作中最为重要、最具挑战性和科学性的工作，是一种具有高度脑力劳动特征的工作，它们包括制定档案归档办法、制定档案接收范围、制定档案分类方案、制定档案管理期限表、制作档案编研作品、与相关技术人员合作制作档案管理软件及制定其他各种制度、规则、办法等。

档案逻辑管理工具的制作根据其适用范围而有所不同，不同的档案逻辑管理工具由不同的部门负责制作与修订。具体地说，档案逻辑管理工具可以根据其适用范围分为通用性逻辑工具和特殊性逻辑工具。通用性逻辑工具还可分为广义通用性逻辑管理工具和行业通用性逻辑管理工具，如中国档案分类法属于广义通用性逻辑管理工具、高校档案分类法属于行业通用性逻辑管理工具。广义通用性逻辑管理工具一般由相应的国家高级权力部门（全国人民代表大会、中共中央办公厅等）和国家档案工作行政管理机构（国家档案局）等负责制定、颁布；行业通用性逻辑管理工具一般由行业主管机构（如国家教育部等）负责制定、颁布。特殊性逻辑管理工具则是具体管理部门根据本部门、本单位的具体情况制定和使用的档案逻辑管理工具，它们的针对性很强又广泛存在，如××单位档案管理制度、××单位档案归档范围等。特殊性逻辑管理工具的制作和使用者主要是广大基层档案管理工作者。

部分逻辑管理工具需要其他专业技术人员的参与，如，计算机软件系统。它们可以在部分档案工作者参与设计、指导的情形下，由某些厂家制作，然后推广到广大的档案管理部门使用。

档案逻辑管理的制作是档案管理工作中最为关键、最具纲领性的环节，而在档案管理工作中运用和修订这些逻辑工具，也是极为重要的，它是档案日常管理工作中的关键环节，是考验和发挥档案管理工作者个体能动性的重要手段。在数字时代，由于计算机和互联网是一个虚拟的逻辑世界，档案逻辑管理工具的地位显得更为突出和重要。特别是计算机软件系统，应该是档案逻辑管理工具的集合，人的逻辑意志由一种特殊的机器具有强制性地被体现了出来。

1.5 规则及其理解。逻辑管理的核心是规则的制定和执行。那么，什么是规则呢？如何理解规则？

语言学中对规则是这样定义的：“规范；整齐，合乎一定的方式；就某一项或某一些事物所制定的书面文件。”规则经常使用在技术哲学领域，邦格定义为：“规则是对行动方式的规定，它说明要实现预定的目标应当如何去做。更明确地说，规则就是一种要求按一定顺序采取一系列行动以达到既定目标的说明。”“规则是行动的规范。定律是描述性和解释性的，而规则则是规范性的。所以，定律有正确程度的区别，而规则只有有效程度之分。”[3]

笔者在这里把档案管理规则归结为：在档案管理规程中，人们遵循的各种法律、规章、章程、规程、规定、办法、守则、习惯等。它是一种在档案管理活动中具有普遍性、有效性的意识表现。我们可以从以下几点加深对档案规则的理解：①规则是人为制定的，它的主体是人，没有人也就没有所谓的规则存在。②规则是一种规范，它指导人们怎样做，人们需要将它作为行为的准则。③规则必须以客观规律为依据，只有符合客观规律的规则才是合理的、有效的。④规则不是一成不变的，它会随着社会进步和技术的发展而不断地完善和发展。

2 档案逻辑管理的两个历史阶段

档案工作经历了传统和数字两个历史阶段，我们可以根据逻辑符号的使用方式称之为“手工”和“自动”两个时代。在这两个时代里，档案逻辑管理有着不同的表现形式，总体上表现为不断进化的过程。

2.1 手工时代的档案逻辑管理。在传统手工时代，档案逻辑管理的演变可以分为以下三个阶段：

2.1.1 隐性规则时期――档案规则意识的产生。传统时代的档案逻辑管理主要表现在规则的意识、规则的制定、规则的执行等方面。但在档案产生初期，只有规则意识的存在，并没有书面形式的规则文件。这种规则意识，我们称之为“隐性规则”。中国档案管理的隐性规则时期主要是指中国古代早期夏商西周时期。

档案管理的隐性规则是伴随着档案的萌芽、发展、产生而逐渐出现和发展的。先秦档案管理的隐性规则以商代甲骨档案管理为典型代表。

甲骨档案的管理有以下几点值得我们关注：

第一， 商代设有专门的官员（巫史贞卜）形成并保管甲骨档案，说明当时已具有“专业管理”的规则意识。

第二，甲骨档案实行集中保管。甲骨卜辞集中出土于殷墟，但贞卜活动并不是都发生在殷都安阳，在外地形成的占卜甲骨仍旧归档于殷都的窖藏。说明当时已经有了归档和集中保管的意识和做法。

第三，甲骨档案已经有了分类保管的规则。从发掘的情况看，甲骨档案主要是以时间排列的，且龟甲和兽骨分别保管。目录学家姚名达描述道：“发掘之三十六坑，竟储有整齐之全年甲骨卜辞，毫无残缺，更是足证明当时典藏已有法则矣。……参以册典二字之义，则知殷代大卜之官用完卜辞后，必将龟甲编穿成册，每册六甲，按月日之先后，捧而典藏之。”[4]

从以上三点看，甲骨档案的管理虽然没有书面性的规则，但在意识上、实际做法上，已经有了一定的隐性管理规则。

2.1.2 经验规则时期――书面档案规则的产生与初步发展。三代以后，开始出现了书面性的档案管理规则。

春秋战国时期，社会变迁、政局动荡，各诸侯国为确立业已形成的封建制度，为维护新兴地主阶级的统治，相继开始了封建立法实践。在这些法律条文中涉及了档案管理的规则方法。其中《商君书》、《周礼》具有代表性。

战国时秦国的商鞅在推行改革措施时，对档案管理也作出了相应的规定，这在《商君书》中可窥一斑。《商君书・定分》记载：“法令皆副置，一副天子之殿中，为法令为禁室，有铤钥为禁而以封之，内藏法令。一副禁室中，封以禁印，有擅发禁室印，及入禁室视禁法令，及禁一字以上，罪皆死不赦。”[5]目前所知，《商君书》是最早载有文档管理制度的文献（一般认为是战国时商鞅及其后学的著作汇编），但最早系统记载档案管理规则的著作是《周礼》。《周礼》是一部讲官制的书，书中涉及大量文档管理方面的内容，是最早的关于文档管理的系统性的经验总结。

经过先秦的发展，人们对档案和档案管理已经积累了一些经验性的认识。在先秦末期和秦汉初期，形成与档案管理相关的书面著作也成为历史的必然。《周礼》就是在这样一种历史背景下产生的。关于《周礼》的成书时间，最有影响力的说法是战国和秦始皇时期。（需要特别指出的是：有些学者直接将《周礼》的内容写入“西周制度”中，这是非常错误和不负责任的做法。《周礼》的内容来自先秦各个时期，有些内容作者还有所创造和加工，所以，不能将其内容与西周的实际制度完全对接。）

《周礼》中所阐述的文档工作制度是多方面的，主要有：在档案收集方面，实行定时收集档案的制度，其中包括按月收集和按年收集的形式；在档案保管方面，《周礼》从档案保管分工、档案保管处所、档案分类、副本制度等方面阐述了档案保管制度；在档案利用方面，实行利用权限制度、行政与法律效力制度、档案公布制度等。[6]

《周礼》之后，中国档案管理的经验性规则日趋成熟。从睡虎地秦墓出土的竹简《秦律十八种》，到唐代的《唐六典》、宋代的《元丰法》、元代的《元章典》、明代的《大明律》、清代的《大清律》，等等，都对档案的形成、保管、利用有较为详细的相关规定。到了近现代，各国法规逐渐成熟，对于档案的分类鉴定保管等诸环节都有全面的明确的规定，迈入了理性规则时代。

2.1.3 理性规则时期――档案法规的完善。档案逻辑管理的理性规则时期，以专门性的档案规则的产生为标志。

从世界范围来讲，专门的档案法规出现在大革命时期的法国。法国革命政府“1790年颁布的‘国家档案馆条例’和‘成立行政区档案馆的法令’就已经属于专门的档案规章。当然，集中体现法国档案工作改革思想的总纲领，还是1794年颁布的‘穑月七日档案法’（The Decree of 25，June，1794）”。[7]它作为世界上第一部档案法，正式开启了档案管理理性规则时代的大门。

中国档案管理的专门性法规产生于民国初年。外交部于民国元年、二年两次制定《外交部编档方法》；司法部于民国元年编订《文件保存细则》。特别是司法部制定了一套较为系统的近代档案管理办法。新中国的《中华人民共和国档案法》于1987年公布，标志着中国档案管理理性规则的成熟。

2.2 数字时代的档案逻辑管理――系统规则时代。传统逻辑管理从产生到发展，经历了隐性规则、经验规则、理性规则三个阶段，其继续发展就是集成时代――系统规则时代。计算机、数码和软件系统实现了所有规则在计算机虚拟空间中逻辑集成、规则融合，档案逻辑管理又进入到了一个新的境界――一个人脑加电脑创造的管理世界。系统化的逻辑管理，是数字时代文档管理的基本形态。在数字时代，不论是档案的收集，还是档案的整理、鉴定、检索、利用，等等，无一不是通过计算机和网络系统来完成。我们所有的思想、概念、规则，通通都要汇聚和体现在系统中，系统规则的完善与否，直接决定着档案管理质量。

数字时代档案系统规则性的逻辑管理有以下基本特征：

2.2.1 高度自动化。所谓“高度自动化”，是指电子文档的管理是通过计算机和网络进行的，人在管理过程中，扮演着指令者的角色，而无需像传统时代进行大量的手工操作。即逻辑指令的执行者不再是人本身，而是机器自动执行。

首先，这是一种在高度机械化基础上实现的高度自动化。所谓“高度机械化”，是指在正常的情况下，所有管理指令和程序都被计算机严格地一丝不苟地执行着。计算机不像人一样会马虎、变通，甚至偷工减料，它以机械的方式工作着。但是，如果我们在设计这个系统时，赋予计算机系统的逻辑规定有偏差，甚至是错误的，计算机系统仍然会严格执行。所以，电子文档的逻辑管理要求有更高的科学性。

其次，自动化中包含着一种人机关系。虚拟实践不是空穴来风，它所包含的精神活动不能没有物质载体，更不可能脱离人而独立存在。数字时代的档案逻辑依赖“人机界面”的全部技术要素这样一个结构平台作为实践工具。同时，“人机界面”又作为技术中介，沟通虚拟实践过程中主体与客体之间的联系；数字档案的逻辑管理实际上是一个主体积极参与的巨量信息加工、处理和传播的人机交互和人机共生的过程互动。该过程对主、客互动关系的影响主要在于：主体不必再受制于物质实体事必躬亲地去实践，而是可以通过新中介（人工语言创造的人机界面）与老中介（自然语言）的“链接”，把人类社会活动的信息经由计算机系统进行符号处理和合成转换，使主体置身于一个新的关系实在中，这时，人与虚拟世界的本质关系已不是简单的主、客互动，而是一个意义世界符号化的建构过程。

2.2.2 高度集成化。所谓“高度集成化”，是指在数字时代所有逻辑要素都集中体现在管理系统中，管理软件系统是管理逻辑要素的集大成者。而在传统时代，我们也可以说管理系统，但它不是计算机系统，而是许多各自独立的逻辑管理工具的统称。如《档案归档制度》、《档案分类法》、《档案保管期限表》、《档案借阅制度》、《档案主题词表》、《档案著录规则》，等等。在数字时代，所有这些逻辑要素都被“写入”档案管理计算机软件系统中。

在实现逻辑管理要素的高度集成化的过程中，元数据充当了重要的角色。正是这些元数据表述了这些逻辑要素――关于系统的和关于文档的逻辑要素。

需要指出的是，这里所说的“集成”，还应该包括在更大范围内的系统集成，即：在文档一体化、在办公自动化，甚至在行业网等更大范围中的系统集成。

2.2.3 高度自由化。高度自由化首先是指通过网络逻辑传输，我们可以实现随时进行的远程利用和远程管理。这里，包括两个方面的自由：时间上的网上工作随时性和空间上的远程工作跨越性。这种自由化是在一个更大的系统――国际互联网系统、行业专网系统和办公自动化系统等网络系统中实现的，它被置于一个更大的逻辑管理系统中。

其次，这里所说的高度自由化还指电子文件管理系统的开放性。电子文件管理系统的开放性包括两个方面的含义：系统本身的开放性和系统的开放。系统本身的开放性是指管理员和系统创造者可以根据需要改善系统，使之不断完善；系统的开放是指系统可以在某些权限规定下向它所面向的全体用户随时开放。

2.2.4 高度多样化。传统逻辑管理具有单一选择的特征――分类排架体系的单一性、馆藏档案的单一性、检索手段的单一性等。这些单一性是由传统空间特性决定的，当我们选择了一种空间规则（如来源原则）时，其他的规则、方法（如事由原则）就被排斥掉了。尽管我们会选择最为合理的一种规则，但单一性的选择必然带来各种弊端：选择了一种规则的合理性，也就不得不选择这种规则的不合理性（没有只有优点没有缺点的规则）；被排斥掉的规则中的合理性也被排斥掉了（没有只有缺点没有优点的规则）；某种单一性（如馆藏）一旦丧失，可能带来不可弥补的损失等。

计算机系统逻辑管理允许多样性的同时存在――数字虚拟可以实现传统空间中的具有可能性的不可能。比如，档案分类排架体系在传统时代只有单一的选择性，而在数字时代，我们可以在虚拟空间中实现多种分类，并进而实现多元化的检索；再比如，数字档案的全真复制和系统本身的可复制性使馆藏的多副本化和系统的双（多）机同时运行得以实现，这对于档案保管来说是革命性的进步，传统时代的单一馆藏可能带来的不可挽回的损失有了避免的可能。

事实上，由于虚拟环境的建立和虚拟实践的介入，首次打破了在物质实体条件下只能依赖单一途径选择发展可能的旧模式，使实践的内容发生了质和量的双重变革，从而在“创生”新的关系实在的虚拟实践中，使现实性的发展兼容了多种可能性。不断地接纳新的可能性是电子文件管理系统最重要的特征之一，它改变了传统管理模式的固定化。

2.2.5 高度智能化。高度智能化包括两部分：一是计算机系统的智能化，即由现代通信与信息技术、计算机网络技术、行业技术、智能控制技术汇集而成的针对某一个方面的应用的智能集合。它存在于各个行业中，并处于不断提高的过程中。二是人的智能化，在信息化的背景下，设计和使用计算机和网络系统，促进了人本身智能水平的提高。虚拟实践的诞生，标志着人类已完成农业和工业技术条件下“体智型”实践结构向当今信息技术条件下“智能型”实践结构的转换。马克思所重视的实践的劳动性，在虚拟实践中已直接表现为以心智活动为主的技术操作。每一个未来的档案工作者要诗意地活动在这个开放的世界里，自身必须具备一个条件：不断超越系统所代表的知识水平和技术能力。

总之，在新的智能型实践结构中，过去孤立的实践已被系统的实践所取代，直接的实践已让位于间接的虚拟实践，原型的实践则反过来成为虚拟实践的补充手段，稳态单一的实践通道必然延伸为跃迁多样的实践范式，从而使主体在与环境的交流互动中获得更多的自由。

参考文献：

论档案的逻辑管理

丁海斌

摘 要：笔者按照档案管理工具的物质与意识属性将档案管理分为物理管理与逻辑管理，这里集中论述了档案逻辑管理问题。首先，论述了档案逻辑管理的几个基本问题――概念、意义、本质及逻辑管理的具体流程和逻辑管理工具的制作；其次，文章论述了中国档案逻辑管理的历史分期――手工时代的逻辑管理和数字时代的逻辑管理及其主要特征。

关键词：档案管理；逻辑管理；物理管理；规则；虚拟

Abstract： The article first discusses a few basic questions of Logical Management of Archives： concept， connotative meaning， intrinsic quality， its specific processes， and the make of logical management tools. Second， The paper also discusses the history division of logical management and its principal character.

Key Words： Archives management ；Logical management ； Physical management； Regulation； Virtual

根据档案管理活动中的物质与意识两种基本形态，笔者将档案管理划分物理管理和逻辑管理两种基本形式。[1]同时，在数字时代的背景下，档案管理的虚拟化程度越来越高，逻辑管理的概念被提出和屡屡使用，对它进行深入研究就成为档案学研究的具有迫切现实意义的任务了。

1 档案逻辑管理的几个基本问题

1.1 逻辑管理的概念与意义。任何管理活动都会有管理工具，任何管理工具都有物质与意识两种不同的表现形式。因此，我们可以因档案管理工具的存在形态――物质的或意识的，将档案管理活动区分为物理管理和逻辑管理。即：制造和使用物质性工具的档案管理活动（如建设和使用、维护档案库房，参与制作和使用柜架、卷盒、消毒柜，使用计算机等），我称之为“物理管理”；创造和使用意识性工具（如制定和使用分类方案、保管期限表、软件系统及其他各种法规制度等），我称之为“逻辑管理”。具体地说，逻辑管理的工具形态是意识性的，它通过大脑的思维虚拟转变而来，并通过符号载体转化为规则虚拟。即：通过思维产生思想，通过符号表达思想，思想的组合最终成为指导档案管理活动的规则。

物理管理和逻辑管理的划分方法，不同于以往的按照档案管理程序划分档案管理的方法（即将档案管理划分为收集、整理、保管、统计、服务利用、信息开发等环节），也不同于按照管理对象划分档案管理的方法（即将档案管理划分为实体管理与信息管理），而是以管理活动自身的存在方式――具体地说是以管理活动的工具形态（物质的与意识的）来作为划分标准。这是一种不同于上述两种划分方法的新视角，它有利于我们全面、完整、深入地认识档案管理工作。

1.2 逻辑管理的本质――虚拟管理。逻辑管理的本质是虚拟管理，具体地说是规则虚拟管理，即逻辑管理要经过意识酝酿形成规则人化世界的过程。具体而言：人们首先在头脑中思考如何管理档案，思维的结果就形成了某些方式、方法；把这些方式、方法整理出来，就形成了文字性的管理规则；执行这些管理规则，就形成了一个具有人化特征的有序的档案世界。

虚拟管理的基本特征是在实施具体的实体管理行为之前，已经以意识的逻辑的方式在头脑中、在方案中对这种管理的种种情形作出了预设。正如马克思所说：“蜜蜂建筑蜂房的本领使人间许多建造师感到惭愧。但是，最蹩脚的建筑师一开始就比最灵巧的蜜蜂高明，在他建筑房屋以前，已经在自己的头脑中把它完成了。”[2]

在头脑中、在方案上预先设定了管理的方式、方法、程序，并按照预设的方案、规则去执行，这就是逻辑管理的虚拟本质。

1.3 档案逻辑管理的工作流程

能动执行

知识虚拟逻辑虚拟规则虚拟

自动执行

第一，知识虚拟

在进行逻辑管理前，须积累相关知识。因为知识是相关思维的前提，如果对某一事物一无所知，其相关思维也只能是空白。知识的获得有两个基本途径：学习和实践，即：通过学习获得科学理论知识（间接知识）；通过实践获得经验知识（直接知识）。知识储存在人的大脑中，所以，它是一种虚拟形态。

第二，逻辑虚拟

即当我们在工作中遇到相关问题时，我们会运用已知知识进行思考，思考的结果是我们获得某种解决问题的逻辑。问题相当于命令；思路相当于知识的排列组合；逻辑就是这种排列组合的最终结果。思考也是大脑的一种功能，因此，它的形态也是虚拟的。

第三，规则虚拟

将思考获得的逻辑虚拟通过文字等符号固化在某种物质载体上，并加以确认，就形成了规则。逻辑是虚拟的，符号是虚拟的，它们表达出来的规则也是一种对未来实体管理结果的预先设定，所以，规则也是虚拟的。在传统时代，规则虚拟表现为法律、规章、办法、制度，等等；在数字时代，表现为计算机软件系统。

第四，能动执行或自动执行

虚拟的目的在于最终的执行。在传统时代，这种执行由人能动地执行；在数字时代，这种执行由计算机自动执行。人的能动性有可能具有创造性，但也有可能带来种种偏差；计算机的自动性具有机械性的严格，但其僵化的缺点可以通过对系统的完善加以改变。

1.4 档案逻辑管理工具的制作。档案逻辑管理工具是预设的，这种预设首先是在头脑中，其后表现在它们被预先制作。制作档案逻辑管理工具是档案工作中最为重要、最具挑战性和科学性的工作，是一种具有高度脑力劳动特征的工作，它们包括制定档案归档办法、制定档案接收范围、制定档案分类方案、制定档案管理期限表、制作档案编研作品、与相关技术人员合作制作档案管理软件及制定其他各种制度、规则、办法等。

档案逻辑管理工具的制作根据其适用范围而有所不同，不同的档案逻辑管理工具由不同的部门负责制作与修订。具体地说，档案逻辑管理工具可以根据其适用范围分为通用性逻辑工具和特殊性逻辑工具。通用性逻辑工具还可分为广义通用性逻辑管理工具和行业通用性逻辑管理工具，如中国档案分类法属于广义通用性逻辑管理工具、高校档案分类法属于行业通用性逻辑管理工具。广义通用性逻辑管理工具一般由相应的国家高级权力部门（全国人民代表大会、中共中央办公厅等）和国家档案工作行政管理机构（国家档案局）等负责制定、颁布；行业通用性逻辑管理工具一般由行业主管机构（如国家教育部等）负责制定、颁布。特殊性逻辑管理工具则是具体管理部门根据本部门、本单位的具体情况制定和使用的档案逻辑管理工具，它们的针对性很强又广泛存在，如××单位档案管理制度、××单位档案归档范围等。特殊性逻辑管理工具的制作和使用者主要是广大基层档案管理工作者。

部分逻辑管理工具需要其他专业技术人员的参与，如，计算机软件系统。它们可以在部分档案工作者参与设计、指导的情形下，由某些厂家制作，然后推广到广大的档案管理部门使用。

档案逻辑管理的制作是档案管理工作中最为关键、最具纲领性的环节，而在档案管理工作中运用和修订这些逻辑工具，也是极为重要的，它是档案日常管理工作中的关键环节，是考验和发挥档案管理工作者个体能动性的重要手段。在数字时代，由于计算机和互联网是一个虚拟的逻辑世界，档案逻辑管理工具的地位显得更为突出和重要。特别是计算机软件系统，应该是档案逻辑管理工具的集合，人的逻辑意志由一种特殊的机器具有强制性地被体现了出来。

1.5 规则及其理解。逻辑管理的核心是规则的制定和执行。那么，什么是规则呢？如何理解规则？

语言学中对规则是这样定义的：“规范；整齐，合乎一定的方式；就某一项或某一些事物所制定的书面文件。”规则经常使用在技术哲学领域，邦格定义为：“规则是对行动方式的规定，它说明要实现预定的目标应当如何去做。更明确地说，规则就是一种要求按一定顺序采取一系列行动以达到既定目标的说明。”“规则是行动的规范。定律是描述性和解释性的，而规则则是规范性的。所以，定律有正确程度的区别，而规则只有有效程度之分。”[3]

笔者在这里把档案管理规则归结为：在档案管理规程中，人们遵循的各种法律、规章、章程、规程、规定、办法、守则、习惯等。它是一种在档案管理活动中具有普遍性、有效性的意识表现。我们可以从以下几点加深对档案规则的理解：①规则是人为制定的，它的主体是人，没有人也就没有所谓的规则存在。②规则是一种规范，它指导人们怎样做，人们需要将它作为行为的准则。③规则必须以客观规律为依据，只有符合客观规律的规则才是合理的、有效的。④规则不是一成不变的，它会随着社会进步和技术的发展而不断地完善和发展。

2 档案逻辑管理的两个历史阶段

档案工作经历了传统和数字两个历史阶段，我们可以根据逻辑符号的使用方式称之为“手工”和“自动”两个时代。在这两个时代里，档案逻辑管理有着不同的表现形式，总体上表现为不断进化的过程。

2.1 手工时代的档案逻辑管理。在传统手工时代，档案逻辑管理的演变可以分为以下三个阶段：

2.1.1 隐性规则时期――档案规则意识的产生。传统时代的档案逻辑管理主要表现在规则的意识、规则的制定、规则的执行等方面。但在档案产生初期，只有规则意识的存在，并没有书面形式的规则文件。这种规则意识，我们称之为“隐性规则”。中国档案管理的隐性规则时期主要是指中国古代早期夏商西周时期。

档案管理的隐性规则是伴随着档案的萌芽、发展、产生而逐渐出现和发展的。先秦档案管理的隐性规则以商代甲骨档案管理为典型代表。

甲骨档案的管理有以下几点值得我们关注：

第一， 商代设有专门的官员（巫史贞卜）形成并保管甲骨档案，说明当时已具有“专业管理”的规则意识。

第二，甲骨档案实行集中保管。甲骨卜辞集中出土于殷墟，但贞卜活动并不是都发生在殷都安阳，在外地形成的占卜甲骨仍旧归档于殷都的窖藏。说明当时已经有了归档和集中保管的意识和做法。

第三，甲骨档案已经有了分类保管的规则。从发掘的情况看，甲骨档案主要是以时间排列的，且龟甲和兽骨分别保管。目录学家姚名达描述道：“发掘之三十六坑，竟储有整齐之全年甲骨卜辞，毫无残缺，更是足证明当时典藏已有法则矣。……参以册典二字之义，则知殷代大卜之官用完卜辞后，必将龟甲编穿成册，每册六甲，按月日之先后，捧而典藏之。”[4]

从以上三点看，甲骨档案的管理虽然没有书面性的规则，但在意识上、实际做法上，已经有了一定的隐性管理规则。

2.1.2 经验规则时期――书面档案规则的产生与初步发展。三代以后，开始出现了书面性的档案管理规则。

春秋战国时期，社会变迁、政局动荡，各诸侯国为确立业已形成的封建制度，为维护新兴地主阶级的统治，相继开始了封建立法实践。在这些法律条文中涉及了档案管理的规则方法。其中《商君书》、《周礼》具有代表性。

战国时秦国的商鞅在推行改革措施时，对档案管理也作出了相应的规定，这在《商君书》中可窥一斑。《商君书・定分》记载：“法令皆副置，一副天子之殿中，为法令为禁室，有铤钥为禁而以封之，内藏法令。一副禁室中，封以禁印，有擅发禁室印，及入禁室视禁法令，及禁一字以上，罪皆死不赦。”[5]目前所知，《商君书》是最早载有文档管理制度的文献（一般认为是战国时商鞅及其后学的著作汇编），但最早系统记载档案管理规则的著作是《周礼》。《周礼》是一部讲官制的书，书中涉及大量文档管理方面的内容，是最早的关于文档管理的系统性的经验总结。

经过先秦的发展，人们对档案和档案管理已经积累了一些经验性的认识。在先秦末期和秦汉初期，形成与档案管理相关的书面著作也成为历史的必然。《周礼》就是在这样一种历史背景下产生的。关于《周礼》的成书时间，最有影响力的说法是战国和秦始皇时期。（需要特别指出的是：有些学者直接将《周礼》的内容写入“西周制度”中，这是非常错误和不负责任的做法。《周礼》的内容来自先秦各个时期，有些内容作者还有所创造和加工，所以，不能将其内容与西周的实际制度完全对接。）

《周礼》中所阐述的文档工作制度是多方面的，主要有：在档案收集方面，实行定时收集档案的制度，其中包括按月收集和按年收集的形式；在档案保管方面，《周礼》从档案保管分工、档案保管处所、档案分类、副本制度等方面阐述了档案保管制度；在档案利用方面，实行利用权限制度、行政与法律效力制度、档案公布制度等。[6]

《周礼》之后，中国档案管理的经验性规则日趋成熟。从睡虎地秦墓出土的竹简《秦律十八种》，到唐代的《唐六典》、宋代的《元丰法》、元代的《元章典》、明代的《大明律》、清代的《大清律》，等等，都对档案的形成、保管、利用有较为详细的相关规定。到了近现代，各国法规逐渐成熟，对于档案的分类鉴定保管等诸环节都有全面的明确的规定，迈入了理性规则时代。

2.1.3 理性规则时期――档案法规的完善。档案逻辑管理的理性规则时期，以专门性的档案规则的产生为标志。

从世界范围来讲，专门的档案法规出现在大革命时期的法国。法国革命政府“1790年颁布的‘国家档案馆条例’和‘成立行政区档案馆的法令’就已经属于专门的档案规章。当然，集中体现法国档案工作改革思想的总纲领，还是1794年颁布的‘穑月七日档案法’（The Decree of 25，June，1794）”。[7]它作为世界上第一部档案法，正式开启了档案管理理性规则时代的大门。

中国档案管理的专门性法规产生于民国初年。外交部于民国元年、二年两次制定《外交部编档方法》；司法部于民国元年编订《文件保存细则》。特别是司法部制定了一套较为系统的近代档案管理办法。新中国的《中华人民共和国档案法》于1987年公布，标志着中国档案管理理性规则的成熟。

2.2 数字时代的档案逻辑管理――系统规则时代。传统逻辑管理从产生到发展，经历了隐性规则、经验规则、理性规则三个阶段，其继续发展就是集成时代――系统规则时代。计算机、数码和软件系统实现了所有规则在计算机虚拟空间中逻辑集成、规则融合，档案逻辑管理又进入到了一个新的境界――一个人脑加电脑创造的管理世界。系统化的逻辑管理，是数字时代文档管理的基本形态。在数字时代，不论是档案的收集，还是档案的整理、鉴定、检索、利用，等等，无一不是通过计算机和网络系统来完成。我们所有的思想、概念、规则，通通都要汇聚和体现在系统中，系统规则的完善与否，直接决定着档案管理质量。

数字时代档案系统规则性的逻辑管理有以下基本特征：

2.2.1 高度自动化。所谓“高度自动化”，是指电子文档的管理是通过计算机和网络进行的，人在管理过程中，扮演着指令者的角色，而无需像传统时代进行大量的手工操作。即逻辑指令的执行者不再是人本身，而是机器自动执行。

首先，这是一种在高度机械化基础上实现的高度自动化。所谓“高度机械化”，是指在正常的情况下，所有管理指令和程序都被计算机严格地一丝不苟地执行着。计算机不像人一样会马虎、变通，甚至偷工减料，它以机械的方式工作着。但是，如果我们在设计这个系统时，赋予计算机系统的逻辑规定有偏差，甚至是错误的，计算机系统仍然会严格执行。所以，电子文档的逻辑管理要求有更高的科学性。

其次，自动化中包含着一种人机关系。虚拟实践不是空穴来风，它所包含的精神活动不能没有物质载体，更不可能脱离人而独立存在。数字时代的档案逻辑依赖“人机界面”的全部技术要素这样一个结构平台作为实践工具。同时，“人机界面”又作为技术中介，沟通虚拟实践过程中主体与客体之间的联系；数字档案的逻辑管理实际上是一个主体积极参与的巨量信息加工、处理和传播的人机交互和人机共生的过程互动。该过程对主、客互动关系的影响主要在于：主体不必再受制于物质实体事必躬亲地去实践，而是可以通过新中介（人工语言创造的人机界面）与老中介（自然语言）的“链接”，把人类社会活动的信息经由计算机系统进行符号处理和合成转换，使主体置身于一个新的关系实在中，这时，人与虚拟世界的本质关系已不是简单的主、客互动，而是一个意义世界符号化的建构过程。

2.2.2 高度集成化。所谓“高度集成化”，是指在数字时代所有逻辑要素都集中体现在管理系统中，管理软件系统是管理逻辑要素的集大成者。而在传统时代，我们也可以说管理系统，但它不是计算机系统，而是许多各自独立的逻辑管理工具的统称。如《档案归档制度》、《档案分类法》、《档案保管期限表》、《档案借阅制度》、《档案主题词表》、《档案著录规则》，等等。在数字时代，所有这些逻辑要素都被“写入”档案管理计算机软件系统中。

在实现逻辑管理要素的高度集成化的过程中，元数据充当了重要的角色。正是这些元数据表述了这些逻辑要素――关于系统的和关于文档的逻辑要素。

需要指出的是，这里所说的“集成”，还应该包括在更大范围内的系统集成，即：在文档一体化、在办公自动化，甚至在行业网等更大范围中的系统集成。

2.2.3 高度自由化。高度自由化首先是指通过网络逻辑传输，我们可以实现随时进行的远程利用和远程管理。这里，包括两个方面的自由：时间上的网上工作随时性和空间上的远程工作跨越性。这种自由化是在一个更大的系统――国际互联网系统、行业专网系统和办公自动化系统等网络系统中实现的，它被置于一个更大的逻辑管理系统中。

其次，这里所说的高度自由化还指电子文件管理系统的开放性。电子文件管理系统的开放性包括两个方面的含义：系统本身的开放性和系统的开放。系统本身的开放性是指管理员和系统创造者可以根据需要改善系统，使之不断完善；系统的开放是指系统可以在某些权限规定下向它所面向的全体用户随时开放。

2.2.4 高度多样化。传统逻辑管理具有单一选择的特征――分类排架体系的单一性、馆藏档案的单一性、检索手段的单一性等。这些单一性是由传统空间特性决定的，当我们选择了一种空间规则（如来源原则）时，其他的规则、方法（如事由原则）就被排斥掉了。尽管我们会选择最为合理的一种规则，但单一性的选择必然带来各种弊端：选择了一种规则的合理性，也就不得不选择这种规则的不合理性（没有只有优点没有缺点的规则）；被排斥掉的规则中的合理性也被排斥掉了（没有只有缺点没有优点的规则）；某种单一性（如馆藏）一旦丧失，可能带来不可弥补的损失等。

计算机系统逻辑管理允许多样性的同时存在――数字虚拟可以实现传统空间中的具有可能性的不可能。比如，档案分类排架体系在传统时代只有单一的选择性，而在数字时代，我们可以在虚拟空间中实现多种分类，并进而实现多元化的检索；再比如，数字档案的全真复制和系统本身的可复制性使馆藏的多副本化和系统的双（多）机同时运行得以实现，这对于档案保管来说是革命性的进步，传统时代的单一馆藏可能带来的不可挽回的损失有了避免的可能。

事实上，由于虚拟环境的建立和虚拟实践的介入，首次打破了在物质实体条件下只能依赖单一途径选择发展可能的旧模式，使实践的内容发生了质和量的双重变革，从而在“创生”新的关系实在的虚拟实践中，使现实性的发展兼容了多种可能性。不断地接纳新的可能性是电子文件管理系统最重要的特征之一，它改变了传统管理模式的固定化。

2.2.5 高度智能化。高度智能化包括两部分：一是计算机系统的智能化，即由现代通信与信息技术、计算机网络技术、行业技术、智能控制技术汇集而成的针对某一个方面的应用的智能集合。它存在于各个行业中，并处于不断提高的过程中。二是人的智能化，在信息化的背景下，设计和使用计算机和网络系统，促进了人本身智能水平的提高。虚拟实践的诞生，标志着人类已完成农业和工业技术条件下“体智型”实践结构向当今信息技术条件下“智能型”实践结构的转换。马克思所重视的实践的劳动性，在虚拟实践中已直接表现为以心智活动为主的技术操作。每一个未来的档案工作者要诗意地活动在这个开放的世界里，自身必须具备一个条件：不断超越系统所代表的知识水平和技术能力。

总之，在新的智能型实践结构中，过去孤立的实践已被系统的实践所取代，直接的实践已让位于间接的虚拟实践，原型的实践则反过来成为虚拟实践的补充手段，稳态单一的实践通道必然延伸为跃迁多样的实践范式，从而使主体在与环境的交流互动中获得更多的自由。

参考文献：

论档案的逻辑管理

丁海斌

摘 要：笔者按照档案管理工具的物质与意识属性将档案管理分为物理管理与逻辑管理，这里集中论述了档案逻辑管理问题。首先，论述了档案逻辑管理的几个基本问题――概念、意义、本质及逻辑管理的具体流程和逻辑管理工具的制作；其次，文章论述了中国档案逻辑管理的历史分期――手工时代的逻辑管理和数字时代的逻辑管理及其主要特征。

关键词：档案管理；逻辑管理；物理管理；规则；虚拟

Abstract： The article first discusses a few basic questions of Logical Management of Archives： concept， connotative meaning， intrinsic quality， its specific processes， and the make of logical management tools. Second， The paper also discusses the history division of logical management and its principal character.

Key Words： Archives management ；Logical management ； Physical management； Regulation； Virtual

根据档案管理活动中的物质与意识两种基本形态，笔者将档案管理划分物理管理和逻辑管理两种基本形式。[1]同时，在数字时代的背景下，档案管理的虚拟化程度越来越高，逻辑管理的概念被提出和屡屡使用，对它进行深入研究就成为档案学研究的具有迫切现实意义的任务了。

1 档案逻辑管理的几个基本问题

1.1 逻辑管理的概念与意义。任何管理活动都会有管理工具，任何管理工具都有物质与意识两种不同的表现形式。因此，我们可以因档案管理工具的存在形态――物质的或意识的，将档案管理活动区分为物理管理和逻辑管理。即：制造和使用物质性工具的档案管理活动（如建设和使用、维护档案库房，参与制作和使用柜架、卷盒、消毒柜，使用计算机等），我称之为“物理管理”；创造和使用意识性工具（如制定和使用分类方案、保管期限表、软件系统及其他各种法规制度等），我称之为“逻辑管理”。具体地说，逻辑管理的工具形态是意识性的，它通过大脑的思维虚拟转变而来，并通过符号载体转化为规则虚拟。即：通过思维产生思想，通过符号表达思想，思想的组合最终成为指导档案管理活动的规则。

物理管理和逻辑管理的划分方法，不同于以往的按照档案管理程序划分档案管理的方法（即将档案管理划分为收集、整理、保管、统计、服务利用、信息开发等环节），也不同于按照管理对象划分档案管理的方法（即将档案管理划分为实体管理与信息管理），而是以管理活动自身的存在方式――具体地说是以管理活动的工具形态（物质的与意识的）来作为划分标准。这是一种不同于上述两种划分方法的新视角，它有利于我们全面、完整、深入地认识档案管理工作。

1.2 逻辑管理的本质――虚拟管理。逻辑管理的本质是虚拟管理，具体地说是规则虚拟管理，即逻辑管理要经过意识酝酿形成规则人化世界的过程。具体而言：人们首先在头脑中思考如何管理档案，思维的结果就形成了某些方式、方法；把这些方式、方法整理出来，就形成了文字性的管理规则；执行这些管理规则，就形成了一个具有人化特征的有序的档案世界。

虚拟管理的基本特征是在实施具体的实体管理行为之前，已经以意识的逻辑的方式在头脑中、在方案中对这种管理的种种情形作出了预设。正如马克思所说：“蜜蜂建筑蜂房的本领使人间许多建造师感到惭愧。但是，最蹩脚的建筑师一开始就比最灵巧的蜜蜂高明，在他建筑房屋以前，已经在自己的头脑中把它完成了。”[2]

在头脑中、在方案上预先设定了管理的方式、方法、程序，并按照预设的方案、规则去执行，这就是逻辑管理的虚拟本质。

1.3 档案逻辑管理的工作流程

能动执行

知识虚拟逻辑虚拟规则虚拟

自动执行

第一，知识虚拟

在进行逻辑管理前，须积累相关知识。因为知识是相关思维的前提，如果对某一事物一无所知，其相关思维也只能是空白。知识的获得有两个基本途径：学习和实践，即：通过学习获得科学理论知识（间接知识）；通过实践获得经验知识（直接知识）。知识储存在人的大脑中，所以，它是一种虚拟形态。

第二，逻辑虚拟

即当我们在工作中遇到相关问题时，我们会运用已知知识进行思考，思考的结果是我们获得某种解决问题的逻辑。问题相当于命令；思路相当于知识的排列组合；逻辑就是这种排列组合的最终结果。思考也是大脑的一种功能，因此，它的形态也是虚拟的。

第三，规则虚拟

将思考获得的逻辑虚拟通过文字等符号固化在某种物质载体上，并加以确认，就形成了规则。逻辑是虚拟的，符号是虚拟的，它们表达出来的规则也是一种对未来实体管理结果的预先设定，所以，规则也是虚拟的。在传统时代，规则虚拟表现为法律、规章、办法、制度，等等；在数字时代，表现为计算机软件系统。

第四，能动执行或自动执行

虚拟的目的在于最终的执行。在传统时代，这种执行由人能动地执行；在数字时代，这种执行由计算机自动执行。人的能动性有可能具有创造性，但也有可能带来种种偏差；计算机的自动性具有机械性的严格，但其僵化的缺点可以通过对系统的完善加以改变。

1.4 档案逻辑管理工具的制作。档案逻辑管理工具是预设的，这种预设首先是在头脑中，其后表现在它们被预先制作。制作档案逻辑管理工具是档案工作中最为重要、最具挑战性和科学性的工作，是一种具有高度脑力劳动特征的工作，它们包括制定档案归档办法、制定档案接收范围、制定档案分类方案、制定档案管理期限表、制作档案编研作品、与相关技术人员合作制作档案管理软件及制定其他各种制度、规则、办法等。

档案逻辑管理工具的制作根据其适用范围而有所不同，不同的档案逻辑管理工具由不同的部门负责制作与修订。具体地说，档案逻辑管理工具可以根据其适用范围分为通用性逻辑工具和特殊性逻辑工具。通用性逻辑工具还可分为广义通用性逻辑管理工具和行业通用性逻辑管理工具，如中国档案分类法属于广义通用性逻辑管理工具、高校档案分类法属于行业通用性逻辑管理工具。广义通用性逻辑管理工具一般由相应的国家高级权力部门（全国人民代表大会、中共中央办公厅等）和国家档案工作行政管理机构（国家档案局）等负责制定、颁布；行业通用性逻辑管理工具一般由行业主管机构（如国家教育部等）负责制定、颁布。特殊性逻辑管理工具则是具体管理部门根据本部门、本单位的具体情况制定和使用的档案逻辑管理工具，它们的针对性很强又广泛存在，如××单位档案管理制度、××单位档案归档范围等。特殊性逻辑管理工具的制作和使用者主要是广大基层档案管理工作者。

部分逻辑管理工具需要其他专业技术人员的参与，如，计算机软件系统。它们可以在部分档案工作者参与设计、指导的情形下，由某些厂家制作，然后推广到广大的档案管理部门使用。

档案逻辑管理的制作是档案管理工作中最为关键、最具纲领性的环节，而在档案管理工作中运用和修订这些逻辑工具，也是极为重要的，它是档案日常管理工作中的关键环节，是考验和发挥档案管理工作者个体能动性的重要手段。在数字时代，由于计算机和互联网是一个虚拟的逻辑世界，档案逻辑管理工具的地位显得更为突出和重要。特别是计算机软件系统，应该是档案逻辑管理工具的集合，人的逻辑意志由一种特殊的机器具有强制性地被体现了出来。

1.5 规则及其理解。逻辑管理的核心是规则的制定和执行。那么，什么是规则呢？如何理解规则？

语言学中对规则是这样定义的：“规范；整齐，合乎一定的方式；就某一项或某一些事物所制定的书面文件。”规则经常使用在技术哲学领域，邦格定义为：“规则是对行动方式的规定，它说明要实现预定的目标应当如何去做。更明确地说，规则就是一种要求按一定顺序采取一系列行动以达到既定目标的说明。”“规则是行动的规范。定律是描述性和解释性的，而规则则是规范性的。所以，定律有正确程度的区别，而规则只有有效程度之分。”[3]

笔者在这里把档案管理规则归结为：在档案管理规程中，人们遵循的各种法律、规章、章程、规程、规定、办法、守则、习惯等。它是一种在档案管理活动中具有普遍性、有效性的意识表现。我们可以从以下几点加深对档案规则的理解：①规则是人为制定的，它的主体是人，没有人也就没有所谓的规则存在。②规则是一种规范，它指导人们怎样做，人们需要将它作为行为的准则。③规则必须以客观规律为依据，只有符合客观规律的规则才是合理的、有效的。④规则不是一成不变的，它会随着社会进步和技术的发展而不断地完善和发展。

2 档案逻辑管理的两个历史阶段

档案工作经历了传统和数字两个历史阶段，我们可以根据逻辑符号的使用方式称之为“手工”和“自动”两个时代。在这两个时代里，档案逻辑管理有着不同的表现形式，总体上表现为不断进化的过程。

2.1 手工时代的档案逻辑管理。在传统手工时代，档案逻辑管理的演变可以分为以下三个阶段：

2.1.1 隐性规则时期――档案规则意识的产生。传统时代的档案逻辑管理主要表现在规则的意识、规则的制定、规则的执行等方面。但在档案产生初期，只有规则意识的存在，并没有书面形式的规则文件。这种规则意识，我们称之为“隐性规则”。中国档案管理的隐性规则时期主要是指中国古代早期夏商西周时期。

档案管理的隐性规则是伴随着档案的萌芽、发展、产生而逐渐出现和发展的。先秦档案管理的隐性规则以商代甲骨档案管理为典型代表。

甲骨档案的管理有以下几点值得我们关注：

第一， 商代设有专门的官员（巫史贞卜）形成并保管甲骨档案，说明当时已具有“专业管理”的规则意识。

第二，甲骨档案实行集中保管。甲骨卜辞集中出土于殷墟，但贞卜活动并不是都发生在殷都安阳，在外地形成的占卜甲骨仍旧归档于殷都的窖藏。说明当时已经有了归档和集中保管的意识和做法。

第三，甲骨档案已经有了分类保管的规则。从发掘的情况看，甲骨档案主要是以时间排列的，且龟甲和兽骨分别保管。目录学家姚名达描述道：“发掘之三十六坑，竟储有整齐之全年甲骨卜辞，毫无残缺，更是足证明当时典藏已有法则矣。……参以册典二字之义，则知殷代大卜之官用完卜辞后，必将龟甲编穿成册，每册六甲，按月日之先后，捧而典藏之。”[4]

从以上三点看，甲骨档案的管理虽然没有书面性的规则，但在意识上、实际做法上，已经有了一定的隐性管理规则。

2.1.2 经验规则时期――书面档案规则的产生与初步发展。三代以后，开始出现了书面性的档案管理规则。

春秋战国时期，社会变迁、政局动荡，各诸侯国为确立业已形成的封建制度，为维护新兴地主阶级的统治，相继开始了封建立法实践。在这些法律条文中涉及了档案管理的规则方法。其中《商君书》、《周礼》具有代表性。

战国时秦国的商鞅在推行改革措施时，对档案管理也作出了相应的规定，这在《商君书》中可窥一斑。《商君书・定分》记载：“法令皆副置，一副天子之殿中，为法令为禁室，有铤钥为禁而以封之，内藏法令。一副禁室中，封以禁印，有擅发禁室印，及入禁室视禁法令，及禁一字以上，罪皆死不赦。”[5]目前所知，《商君书》是最早载有文档管理制度的文献（一般认为是战国时商鞅及其后学的著作汇编），但最早系统记载档案管理规则的著作是《周礼》。《周礼》是一部讲官制的书，书中涉及大量文档管理方面的内容，是最早的关于文档管理的系统性的经验总结。

经过先秦的发展，人们对档案和档案管理已经积累了一些经验性的认识。在先秦末期和秦汉初期，形成与档案管理相关的书面著作也成为历史的必然。《周礼》就是在这样一种历史背景下产生的。关于《周礼》的成书时间，最有影响力的说法是战国和秦始皇时期。（需要特别指出的是：有些学者直接将《周礼》的内容写入“西周制度”中，这是非常错误和不负责任的做法。《周礼》的内容来自先秦各个时期，有些内容作者还有所创造和加工，所以，不能将其内容与西周的实际制度完全对接。）

《周礼》中所阐述的文档工作制度是多方面的，主要有：在档案收集方面，实行定时收集档案的制度，其中包括按月收集和按年收集的形式；在档案保管方面，《周礼》从档案保管分工、档案保管处所、档案分类、副本制度等方面阐述了档案保管制度；在档案利用方面，实行利用权限制度、行政与法律效力制度、档案公布制度等。[6]

《周礼》之后，中国档案管理的经验性规则日趋成熟。从睡虎地秦墓出土的竹简《秦律十八种》，到唐代的《唐六典》、宋代的《元丰法》、元代的《元章典》、明代的《大明律》、清代的《大清律》，等等，都对档案的形成、保管、利用有较为详细的相关规定。到了近现代，各国法规逐渐成熟，对于档案的分类鉴定保管等诸环节都有全面的明确的规定，迈入了理性规则时代。

2.1.3 理性规则时期――档案法规的完善。档案逻辑管理的理性规则时期，以专门性的档案规则的产生为标志。

从世界范围来讲，专门的档案法规出现在大革命时期的法国。法国革命政府“1790年颁布的‘国家档案馆条例’和‘成立行政区档案馆的法令’就已经属于专门的档案规章。当然，集中体现法国档案工作改革思想的总纲领，还是1794年颁布的‘穑月七日档案法’（The Decree of 25，June，1794）”。[7]它作为世界上第一部档案法，正式开启了档案管理理性规则时代的大门。

档案管理规则篇5

1 各级档案行政管理部门的立法责任的依据

在我国，除了《立法法》规定的有立法权限的权力机关制定的法律、法规、规章外，各级行政机关还制定有大量的决定、命令和行政措施等行政规范性文件。由于《立法法》对行政规范性文件没有进行明确的规定，一般认为其不属于“行政立法”范畴。“但由于其在实践中数量远远超出行政立法活动，且在行政管理领域实际上发挥着巨大作用，是大量行政行为的直接依据”，[1]与法律、法规、规章一样具有规范性、普遍约束力和反复适用性，所不同的只是制定的主体、效力、内容和程序不同。因此，完全应该将各级档案行政管理部门依法制定法规、规章和规范性文件的责任，视为其“立法责任”。

1.1 行政管理机构立法责任的法理与学理依据。从法理上讲，“立法”一词通常是指创制法律规范的活动或过程。在我国，“立法”的概念有多种理解。“第一，‘立法’是指从中央到地方一切国家机关制定和变动各种规范性文件的活动。这是最广义的解释。第二，‘立法’是指最高国家权力机关及其常设机关制定和变动法律这种特定规范性法律文件的活动。这是最狭义的解释。第三，‘立法’是指一切有权主体制定和变动规范性文件的活动。这是介乎广狭两义之间的解释。”[2]广义上的“立法”，与“我国《立法法》中所规定的‘立法’也是一致的、同义的”[3]。

从学理上讲：“行政规范性文件的定义众多，代表性的有三种：最广义的解释是指一切国家机关制定法律、行政法规、规章之外的具有普遍约束力的决定、命令和行政措施。广义的解释是指各类国家行政机关制定的除法规、规章之外的具有普遍约束力的决定、命令和行政措施等。狭义的解释是指没有行政立法权的国家行政机关为实施法律、行政法规、规章而制定具有普遍约束力的决定、命令和行政措施。”[4]广义的解释适用于本文所讨论的问题。

1.2 行政管理机构立法责任的体制依据。我国的立法体制是：“中央统一领导和一定程度分权的，多级并存、多类结合的立法权限划分体制。”[5]其中，多级并存是指“全国人大及其常务委员会制定国家法律，国务院及其所属部门分别制定行政法规和部门规章，一般地方制定地方性法规和地方政府规章”[6]。这些不同级别的立法和规范性文件在效力上有级别差异，但并存于我国的行政立法体制之中。近年来，国务院、各省级人大、人民政府及一些市级人大、人民政府，制定了大批关于行政规章、规范性文件制定程序及备案规定、办法。这一做法本身就是对各级行政管理机构立法责任认同，如果没有这个责任，那又有何监督之必要？从另一个意义上讲，经过有立法权的权力机关审查批准的行政规范，从某种意义上讲就具备了法律法规的性质。

1.3 各级档案行政管理部门立法责任的法律依据。各级档案行政管理部门是行政管理机构，适用于行政管理机构立法责任的法理与学理依据和体制依据，同样适用于各级档案行政管理部门。此外，各级档案行政管理部门立法责任还有充分的法律依据。《档案法实施办法》第二章第七条规定：“国家档案局依照《档案法》第六条第一款的规定，履行下列职责：（一）根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；（二）组织协调全国档案事业的发展，制定发展档案事业的综合规划和专项计划，并组织实施……”第八条规定：“县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照《档案法》第六条第二款的规定，履行下列职责：……（二）制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施……”这其中，根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；制定发展档案事业的综合规划和专项计划；制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度；建立、健全本单位的档案工作规章制度等，就是《档案法实施办法》赋予各级档案行政管理部门制定规范性文件的立法之责，也是各级档案行政管理部门制定规范性文件的法律依据。

1.4 各级档案行政管理部门立法责任的现实依据。我们国家幅员辽阔，各地区发展不平衡。即使是一个省，一个市，情况也不完全相同。而我国的地方行政立法权仅限于省、省会市和较大的市这一级，它们制定的档案法规、规章不可能很具体。各级档案行政管理部门要执行档案法律、法规、规章，就必须结合本地区的实际情况，制定档案规范性文件，对档案法律、法规、规章进行细化、具体化，加强可操作性，完成档案法律、法规、规章从制定到落实的“最后100米”，以便使档案法律、法规、规章在本地区得以全面贯彻实施。

“随着我国档案法制建设的强化，市县档案法制建设也得到进一步加强。尽管一般市县无权制定地方档案法规与地方档案行政规章，但它们或通过其职能机构――市县档案行政管理部门根据本地区的实际情况，制定了大量的档案规范性文件，切实保证了档案法律、法规和上级档案行政规章在本地区的贯彻、落实。尽管档案规范性文件目前还没有被纳入档案法规体系，容易被人们忽视，但市县人民政府及其档案行政管理部门制定档案规范性文件这一实践活动，事实上已经成为我国地方档案法规建设一个不可或缺的组成部分，理应引起我们足够的重视。”[7]

2 各级档案行政管理部门的立法责任

档案行政管理是专业管理，按照我国现行的行政体制，档案行政管理部门包括：国家、省（自治区、直辖市）、市（地）、县（区）各级人民政府所属的档案行政管理部门。由于各级档案行政管理部门的层级不同，所承担的立法责任也有所不同。

2.1 国家档案行政管理部门的立法责任。国家档案局在2011年6月14日《国家档案法规体系方案》，其中有许多都是应该由国家档案局制定的档案规章。虽然这个档案法规体系方案比较全面，但是，仍然有一些应该制定的规章，而且是《档案法实施办法》明确规定的需要制定的规章并没有列入。笔者认为，国家档案局急需的立法与重点关注的立法，有以下几方面：

2.1.1 《档案法》、《档案法实施办法》中明确规定的立法。虽然，《国家档案法规体系方案》中对《档案法》、《档案法实施办法》中明确规定的立法作了一些规划，如，《各级国家档案馆开放档案办法》、《档案鉴定办法》，但是，仍有一些明确规定的急需的立法并未列入规划，应该重点关注。如，《档案销毁程序和办法》（《档案法》第十五条）、《国家所有档案的范围》（《档案法实施办法》第二条）、《各级国家档案馆馆藏永久档案分级标准》（《档案法实施办法》第三条）。这些法规应该说是最基本的，必须尽早出台，否则，《档案法》贯彻执行依然会成为空谈。

2.1.2 制定档案馆规章。档案馆是档案行政管理的主要对象，也是实现档案行政管理目标的主要载体。因而制定档案馆管理中共性的、基本的、普适性的规章制度是重点。需要强调的是，这些规章制度不是国家一级、二级、三级档案馆的等级标准，而是所有档案馆都必须遵守的共性规章制度，这是档案馆的基本规则。

2.1.3 专业档案管理的立法。国家档案局提出建设“两个体系”的重要方针，并于2011年制发了两批《国家基本专业档案目录》，而要将其落到实处，就必须依照《档案法》的要求，会同那些产生专业档案的部门制定各个专业档案的管理办法，以利于操作执行。

2.2 省级档案行政管理部门的立法责任。省级档案行政管理部门的立法之责的重点有以下几个方面：

2.2.1 履行好档案法规授权，制定具体规章。档案法规明确规定并授权由省级档案行政管理部门制定的具体规章，必须尽早出台。如，《档案法实施办法》第二条规定：“《档案法》第二条所称对国家和社会有保存价值的档案，……属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。”这一条就具体明确地规定省级档案行政管理部门应制定《××省非国有档案的范围》。对于这一条的规定除了少数几个省档案行政管理部门制定颁布了相关规章外，绝大多数省级档案行政管理部门都没有履行这一立法责任。而这个范围不确定，档案行政管理的范围就不明确，档案行政管理就失去了目标，《档案法》也就很难贯彻执行。

2.2.2 做好地方档案法规规章的立法。省级档案行政管理机关具有代省级权力机关起草档案专业性地方法规规章的职能，在《档案法》、《档案法实施办法》颁布后，各省、自治区、直辖市基本上都分别制定和颁布了本级的地方性档案管理条例或实施办法，也有部分省根据本地区的特点或特殊情况制定了相应的档案法规规章，如，《广东省中外合资、合作经营企业档案管理规定》（粤府[1990]49号文件）。但是，大部分省在根据本地区的特点制定地方档案法规规章方面还是空白。

2.2.3 国家档案法规规章的细化。由于各地情况千差万别，因而国家档案法规规章大都是宏观的，不可能包罗万象太具体，所以各地要将其细化才能有效落实。一是补充细化。如，《档案执法监督检查工作暂行规定》没有执法档案的整理内容，而执法档案明显有别于文书档案，这就需要制定《档案行政执法档案管理办法》作补充细化。二是分类细化。如，《企业档案管理规定》是针对所有企业的，可以按企业性质、按企业大小、按企业类别等进行细化，制定不同的企业档案管理规定。三是具体细化。如，《会计档案管理办法》规定得就比较粗，可制定《会计档案整理细则》。也可以结合分类细化，制定《行政机关会计档案整理细则》等。

2.2.4 档案技术标准的入规。要使档案技术标准得到落实，就必须做好标准的入规――即将标准的内容与要求融入到各省、自治区、直辖市制定的档案法规规章或规范性文件之中。“从现代行政法体系看，技术规则渗入到行政法规范中已经成为一个不可逆转的事实。”[8]因此，技术标准的入规是省级档案行政管理机构的“立法之责”。档案技术标准的入规，一是制定实施细则，如，各省的《〈归档文件整理规则〉实施细则》。目前，标准的入规基本上仅限于《归档文件整理规则》，而且其也只属于行业标准。大部分的国家标准和行业标准并未入规。二是将技术标准纳入相关规范性文件中，如，制定《档案馆质量管理办法》、《档案室质量管理办法》等，并将相关的标准纳入其中，如，《全宗卷规范》、《档案馆指南编制规范》、《全宗指南编制规范》，等等。《档案馆质量管理办法》、《档案室质量管理办法》与《市、县级国家综合档案馆测评办法》、《机关档案工作规范化管理认证办法》不同，前者是最低要求，后者是最高要求。当然，后者没有将相关标准纳入其中，其最高要求也就有“跑偏”之嫌。

2.2.5 制定推广经验型规范性文件。在档案行政管理许多新领域或某些领域尚无行政法规甚至无行政规章调整时，多数情况下往往需要市县基层先进行探索，待取得经验后，制定档案规范性文件加以推广，等条件成熟时，再将档案规范性文件上升为档案行政规章或档案行政法规。

2.3 县级档案行政管理机构的立法责任。县级档案行政管理部门处于国家权力机关和国家行政机关的下层，最接近人民群众，可以直接了解、真实反映人民群众对执法的意见和立法要求，不仅对立法工作有直接帮助，而且，通过制定本级的规范性文件，完成法律法规规章从制定到落实的“最后100米”，在这“最后100米”中起着关键的作用。县级档案行政管理部门立法之责的重点有以下几方面：

2.3.1 做好档案法规规章的细化。尽管省市级档案行政管理机构对国家的档案法规规章进行了细化，但是，由于各个县的情况仍是千差万别的，省市级的细化仍然可能是“粗线条”的，加上就是一个县域内的各个单位各种档案也是千差万别的，仍然需要进一步细化。一是分类细化。如，国家档案局制定了《乡镇档案工作试行办法》，一些省市也细化制定了《乡镇档案管理细则》，但是，这些《细则》仍然不细，乡与镇有区别，有的还有很大的区别，就是乡与乡镇与镇之间有的也有很大的区别，这就需要进一步分类细化。最基本的可以分为《乡档案管理实施细则》、《镇档案管理实施细则》。二是具体细化。还以《乡镇档案工作试行办法》为例，可以具体细化为《乡级机关档案工作细则》、《乡级机关会计档案整理细则》，等等。三是层级细化。层级细化又分为两个方面：一方面，是县级机关与国家、省级机关有很大的差异，大部分县级机关档案人员都是兼职的，县级机关属于执行层的机关，其形成的档案与国家、省级也有很大的差异，因而其档案工作也有很大的差异，这就需要细化制定诸如《县级机关档案工作细则》、《县级机关文件材料归档范围和保管期限》之类的规范性文件予以细化。另一方面，在一个县域内，还有县、乡（镇）、行政村三个层级，这三个层级也有很大的差异，同样需要制定不同的档案工作细则和档案管理办法来管理。

2.3.2 做好档案法规规章的地域化。所谓“地域化”，就是由于不同的县所处的地域不同，其产生的档案工作内容和档案的种类也有很大的差异，这就要根据其地域的特点来制定相应的规范性文件以贯彻国家省市的档案法规规章。

2.3.3 制定探索经验型规范性文件。由于县级档案行政管理机构处在档案实践工作的第一线，直接面对那些新的档案工作领域，很自然，探索的任务就由其来担当。在取得经验后，就应先制定档案规范性文件加以调整，而后为国家省市提供案例和典型。

2.4 市级档案行政管理部门的立法责任。由于大部分市没有地方行政立法权，而且，市级又没有县级接触基层和群众的面广，因而市级档案行政管理机构的立法责任既没有省级的大也没有县级的广。主要立法责任：一是做好档案法规规章的细化；二是做好档案法规规章的地域化；三是制定推广与探索经验型规范性文件。

3 结语

档案规范性文件产生于档案工作的实践，是完成法律法规规章从制定到落实的重要手段。制定档案规范性文件是档案法律、法规和行政规章得以贯彻执行的重要保证，也是档案工作规范化、标准化建设的需要，更是各级档案行政管理部门的立法之责。各级档案行政管理部门应认真对待这将档案法律、法规、规章落到实处的“最后100米”，履行好各自的“立法”责任。

注：本文为2012年度河南省档案局科技项目《转变档案行政管理职能研究》的阶段性成果，项目批准号为：“2012-R-05”。

参考文献：

[1][4]应松年.行政法[M].北京：北京大学出版社，2010.116、116～117.

[2][5][6]张文显.法理学[M].北京：北京大学出版社，2011.189、193、193.

[3]朱力宇、光.立法学[M].北京：中国人民大学出版社，2009.18.

档案管理规则篇6

档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、电子档案等，要实行规范和管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人民共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专用库房，并设有专柜，便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命，其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。

二、做好文书以及电子文件的处理工作

工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化。在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别，电子文件通常以脱机方式保存。

三、严格公文的制发

公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的，可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时也决定了日后档案质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础提高公文质量，首先是公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排。二是要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。

四、实施“以我为主”的立卷归档原则

档案管理规则篇7

我国档案管理基础工作总体较差，尤其是基层档案管理存在种种不足，很难达到运用计算机管理现代化的要求。档案代表着一个单位的历史沿革，它能真实地反映一个单位职能活动的整体面貌，同时也方便日后的查找和利用。因此，做好档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节，在档案管理搞好硬件建设的同时，规范地做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。多年的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，它们具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，文书处理和档案管理是相互衔接的两个流程，具有许多共同之处，文档一体化的目的，是理顺文书处理和档案管理两个环节之间的关系。因此，要强化文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化的工作意识和指导思想，在实际操作中，严格把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、全面普查案卷

这是实现档案管理规范化、标准化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆多年来大多未做全面的清查，有移交单位划分保管期限不准确，有案卷标题不规范或无标题，有缺少卷内目录，组卷混乱，不可避免地存在许多重份现象，也有相当一部分无查考价值的文件充数其中。首先要剔除这些无用的文件，去糟取精，以防计算机管理时出现重复与低效率的情况。

二、重新组合案卷

将那些组卷过厚内容混杂、鱼目混珠的案卷进行重新组卷。重组原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题模糊不清的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。这不但可以优化馆藏、科学保管而且可以提高实行计算机管理档案后的利用率。

三、注意有效的维护全宗的完整性

在坚持贯彻“以我为主”的归档原则的前提下，要注意有效的维护全宗的完整性。“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止归档文件的散失。分别是在立卷中，要把具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

四、分门别类，充分利用档案原基础

对那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，既大大提高著录速度，又便于迅速查寻。

五、用“关键词”替代“主题词”

用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如：拟写关于厂房基础建设事一事的关键词有人写“基本建设”，有人写“基建”，有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并，这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题。最后调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底，了解目前馆藏的库房条件：包括库房装具数量、长度，库房面积及其它保管条件等；以及将来的发展趋势：比如设备的增添、面积的扩建等，为全宗的科学排放做好“硬件”规划。

六、实施“以我为主”的归档原则

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管的完整化、利用价值的最大化和检索利用的便捷化，而“以我为主”的归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是我们文书立卷归档工作实践中形成并长期坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化、乃至现代化的一个重要原则。它要求我们实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件归档的时机，只有完成现行阶段任务的文件才能予以立卷或归档，而没有完成的则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是要明确文件归档的重点和进行合理的分工，即要在“以我为主”原则指导下确立文件归档的重点，在实际工作中注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗档案的入口关，使不该归档的文件不致混入，同时又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题文件的完整性，能反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

七、提高人员素质

档案管理人员对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

当然，实现档案工作规范化，标准化的措施还有许多，这需要在以后的工作中不断总结。我们通过实行标准化、规范化的工作，推进了档案管理，现代化的进程，为初步建成计算机检索体系，为实行计算机管理打下了扎实的基础。

参考文献

1.杨公之：《档案信息化建设导论》，中国档案出版社，2001年版。

2.王荣国、李东来：《数字图书馆的概念形态及研究范围》，《图书馆学刊》，2001年第5期。

档案管理规则篇8

档案工作繁琐枯燥,但对工作的开展却极为重要,所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。作为卫生监督机构,在管理一些日常文书性档案的同时,还有大部分档案是在日常工作中形成的,这类档案管理原来以科室负责为主,但实践表明,此种管理模式不利于工作开展,于是各科室执法档案也由所统一管理,这样既符合档案工作的基本原则,又能满足卫生监督业务开展的需要,是非常正确的。为了使档案工作进一步规范化、标准化,笔者以为应该采取以下措施:

一、建立健全切合实际的档案管理制度

档案种类繁多,形式各异,有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案,要实行规范的管理,就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则,首先要加强硬件的建设,存放档案必须有专门库房,并设有专柜便于查找,做到科学管理,排列整齐,并健全检索工具。库房要经常通风,做到整洁卫生,库房内不准吸烟,以免发生火灾,做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光,以确保安全和延长档案寿命。其次,建立档案工作网络,由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划,提出业务档案工作的总体要求,具体制定业务档案的各项管理制度,对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和业务档案,档案室人员应深入各科室,了解各科主要业务活动,以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求,促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料,能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料,要保持它们之间的历史联系,区分保存价值,分类整理,立卷、案卷标题简明确切,便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续,杜绝档案乱借乱发,防止分散流失。

二、严格公文的制发

公文是档案的前身,档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也决定了日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量,首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定。排版形式为横写横排,左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。

三、做好文书以及电子文件的处理工作

工作实践表明,虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务,具有相对的独立性,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此,我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化的入口关,以实现档案工作的规范化、标准化。

在现今的网络工作环境下,电子文件也属于档案的一部分,由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别,电子文件通常以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。所以在选择软磁盘时一定要把住它的质量关,软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年,而低质量软磁盘往往不到1年,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

在保存方面,要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,因为潮湿会使光盘片基霉变,所以环境空气相对湿度应该控制在40%～65%,温度应该控制在14～24℃。

四、实施“以我为主”的立卷归档原则

“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则,这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中,在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。

五、提高纸质档案立卷的质量

档案管理规则篇9

档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。作为卫生监督机构，在管理一些日常文书性档案的同时，还有大部分档案是在日常工作中形成的，这类档案管理原来以科室负责为主，但实践表明，此种管理模式不利于工作开展，于是各科室执法档案也由所统一管理，这样既符合档案工作的基本原则，又能满足卫生监督业务开展的需要，是非常正确的。为了使档案工作进一步规范化、标准化，笔者以为应该采取以下措施：

一、建立健全切合实际的档案管理制度

档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。

二、严格公文的制发

公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量，首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。

三、做好文书以及电子文件的处理工作

工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，以实现档案工作的规范化、标准化。

在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别，电子文件通常以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。所以在选择软磁盘时一定要把住它的质量关，软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

在保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，因为潮湿会使光盘片基霉变，所以环境空气相对湿度应该控制在40％～65％，温度应该控制在14～24℃。

四、实施“以我为主”的立卷归档原则

“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

五、提高纸质档案立卷的质量

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

档案管理规则篇10

档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。作为卫生监督机构，在管理一些日常文书性档案的同时，还有大部分档案是在日常工作中形成的，这类档案管理原来以科室负责为主，但实践表明，此种管理模式不利于工作开展，于是各科室执法档案也由所统一管理，这样既符合档案工作的基本原则，又能满足卫生监督业务开展的需要，是非常正确的。为了使档案工作进一步规范化、标准化，笔者以为应该采取以下措施：

一、建立健全切合实际的档案管理制度

档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。

二、严格公文的制发

公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量，首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。

三、做好文书以及电子文件的处理工作

工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，以实现档案工作的规范化、标准化。

在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别，电子文件通常以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。所以在选择软磁盘时一定要把住它的质量关，软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

在保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，因为潮湿会使光盘片基霉变，所以环境空气相对湿度应该控制在40％～65％，温度应该控制在14～24℃。

四、实施“以我为主”的立卷归档原则

“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

五、提高纸质档案立卷的质量

档案管理规则篇11

档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。作为卫生监督机构，在管理一些日常文书性档案的同时，还有大部分档案是在日常工作中形成的，这类档案管理原来以科室负责为主，但实践表明，此种管理模式不利于工作开展，于是各科室执法档案也由所统一管理，这样既符合档案工作的基本原则，又能满足卫生监督业务开展的需要，是非常正确的。为了使档案工作进一步规范化、标准化，笔者以为应该采取以下措施:

一、建立健全切合实际的档案管理制度

档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。

二、严格公文的制发

公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量，首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。

三、做好文书以及电子文件的处理工作

工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，以实现档案工作的规范化、标准化。

在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别，电子文件通常以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。所以在选择软磁盘时一定要把住它的质量关，软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

在保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，因为潮湿会使光盘片基霉变，所以环境空气相对湿度应该控制在40%～65%，温度应该控制在14～24℃。

四、实施“以我为主”的立卷归档原则

“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

五、提高纸质档案立卷的质量

档案管理规则篇12

1.1 档案管理效率有待提高

现今在人力资源档案管理中档案管理效率比较低下主要针对的是现今在档案管理中人力、物力等花费与档案实际管理的数量和质量的比率比较低下，为能够达到合理的控制范围。具体而言，人力资源档案管理主要是对工作人事人员的档案进行整理分析、收集和保存，并且在必要的程度上下进行调动使用，此外，还需要相关的工作人员针对人力在就业过程中的职业调动和薪酬等资料进行了解，所以整体上而言，其工作是比较复杂的，且这些繁琐的工作到现今为止缺少一个系统的程序使其简化，那么则形成了现今人力资源档案管理效率普遍比较低的现象。

1.2 日常管理工作存在疏漏

现今对于人力资源档案管理而言，其主要指的是能够针对人力资源的档案在必要的应用情况下能够及时的进行调动和使用。但是，现今不得不面对的一个情况则是在人力资源档案管理现代化和信息化的建设过程中，同样还存在着部分的纸质版档案，这样部分档案存在纸质的形式，但是却没有出现电子档案归档的保护方法，这样总体上就造成了现今人力资源档案在利用的过程中出现的搜取位置失败和档案调动的失败，从而导致现今日常管理工作存在严重的疏漏现象。

1.3 档案管理的服务作用有待提高

人力资源档案管理在保存和管理的过程中其档案的服务性是非常高的。其主要的服务作用是能够为人员及单位、组织和社会等在符合相关规范的前提下，进行随时的调动和随时的利用，这也是其服务作用的重要体现。但是就这一方面而言，现今档案管理的服务作用比较低下，主要体现在档案管理的不规范和管理前后的不协调和衔接性比较差，从而造成现今出于某些用途在调动人力资源档案的过程中因程序繁琐需要花费大量的时间，且严重的存在现今甚至有些人员对自身的档案管理单位情况基本不知道或不清楚，这样总体上就导致了档案管理服务的作用比较低下。

2 人力资源档案管理产生的原因分析

2.1 档案管理工作规范性比较低

现今在人力资源档案管理中出现上述三个问题的主要原因之一则是现今档案管理工作的规范性比较低下。具体表现在现今基于人力资源档案管理重要性分析的基础上，相关的单位或组织有必要针对人力资源档案管理设定科学的管理程序和管理规范，并且能够建设一整套能够促使纸质版档案管理与电子化信息档案管理相衔接的档案管理规范，这对于档案管理工作的规范性进行则起着非常重要的作用。但是，基于档案管理工作规范性比较低下，给档案管理人员无法客观上和主观上形成一种有效的限制和规制，人员工作缺乏系统性，工作效率低下，那么在现今人力资源档案管理中出现档案管理效率低下的现象也就不足为奇。

2.2 管理方法落后

?F今虽然大多数单位在大肆的推进人力资源档案管理的现代化管理方法的运用，并且积极的宣传和学习现代化管理理念，但是这些形式上的推进却没有取得有效的建设效果，而且现今普遍存在着很多单位或组织基于自身短暂的经济利益等考虑，缺少对人力资源档案管理的强有力的经济投入，导致现代化管理方法的运用缺少有效支撑和落实条件。那么，对于现今认识档案变动性比较大、人力资源管理工作日益复杂和数量规模日益扩大的前提下，管理方法的落后则非常不利于实际这一情况的改善，那么则造成了现今在人力资源档案管理中出现日常管理工作出现疏漏的现象。

2.3 档案管理人员素质有待提高

面对现今人力资源档案管理中普遍出现的人力资源档案管理的服务性比较低的现象，面对这一问题的出现最为重要的原因则是现今档案管理人员素质比较低下，具体而言，人力资源档案管理工作对人员不仅有技术管理和知识管理素质，而且要求工作人员能够拥有足够的耐心和细心，以及具有足够强的管理服务责任心。但是，就这一方面而言，现今档案管理中普遍出现档案管理人员素质有待提高，管理人员的岗位适应性比较差，且人员的岗位调动性也比较大，人员无论是从主观思想素质还是从客观技术素质等的掌握上都有带提高。

3 人力资源档案管理中应对问题的对策分析

3.1 采用科学规范的档案管理制度提高管理效率

面对现今人力资源档案管理效率比较低下的问题，在对其管理规范性比较差的原因分析的基础上，在现实进行人力资源档案管理工作的过程中为了能够提高人力资源档案管理的效率，这就需要管理部门和管理单位能够切实的促进人力资源档案管理的科学规范的档案管理制度的建设和运用，且科学规范的档案管理制度的建设一方面应包括人力资源档案管理系统化、严谨化的管理程序；另一方面应积极的完善现今关于人力资源档案管理的相关规范和标准，这样总体上为人力资源档案管理效率的提高发挥重要的制度建设作用。

3.2 强化信息化档案管理方式

面对现今人力资源档案管理日常工作存在疏漏的问题，在基于其现代化管理方法运用效率低下的原因分析的基础上，在实际进行档案管理的过程中则需要不断的强化信息化档案方式的运用，积极的改变现今档案管理中存在的纸质管理和现代化管理两种不同的方式，建立有效的衔接协调机制，促使整体上人力资源纸质版档案管理方式顺利的向现代化信息档案管理方式转化。此外，强化信息化档案管理方式，要能够从计算机硬件的购买和更新以及人员信息化管理素质的提升上进行此项工作。

3.3 提高档案管理人员的工作能力