专科电子档案合集12篇

时间:2023-05-26 08:55:45

专科电子档案

专科电子档案篇1

其一,中国自1999年开始的政府上网工程以及在电子政务的推进过程中对政务信息资源的整合和组织存在迫切的人才需求,而在此之前,我国高校没有对口的专业培养该领域的专门人才,因此,在政务信息管理领域存在较大的人才缺口。

其二,在政府部门,现行文件和档案是政务信息的主要承载,档案工作者的职业素质和工作效率直接影响到政府信息资源管理的效率。因此,从文件与档案管理角度开展对政务信息管理的研究并培养该领域的专门人才成为中国档案学高等教育的一个新领域,体现了我国档案高等教育的时代特色和社会需求。

我们在充分肯定我国档案高等教育的社会敏感性和改革精神的同时,必须冷静地思考档案学专业的人才培养目标定位和课程体系设置问题,不可盲目砍掉档案学专业课程而轻易增设政务信息管理类课程。在进行专业调整和课程体系改革之前,我们须明确档案人员在电子政务中的职责和任务,在此基础上定位档案学专业的人才培养目标,调整课程体系。

电子政务环境下档案人员的职责和要求

电子政务环境下档案人员承担更重的责任,面临更严格的业务要求,这对我们档案学专业教育的定位及课程体系改革提出了挑战。

一、电子政务环境下档案人员的职责

在传统的政府管理模式中,机关档案人员的主要职责是管理已经归档的文件,不参与文件的制发和流转过程,文件管理与档案管理之间有着明确的界限。随着办公自动化的普及、电子政务由最初的政府上网到政府网上办公的推进,文档一体化成为提高电子政务文档管理效率的必要途径。文档一体化是电子文件全程管理和前端控制的基础平台,要求档案人员从后台走向前端,即在文件产生之初就介入其中,在电子政务文档管理系统的设计阶段就提出档案化的设计思想和设计要求,其目的是保证电子文件在产生、流传过程中的真实性、完整性和有效性,从而保证归档管理的电子文件是可信的,日后可作为法律凭证和依据。这种做法可能会加重文件流转的负担,影响文件管理的效率,但是,却有利于保证电子文件的真实性、完整性和有效性,为电子提供稳固可靠的信息保障。据此,电子政务环境下档案人员应承担如下主要职责:

1、档案人员不仅要承担归档电子文件的鉴定、接收和管理工作,还必须介入文件管理。

2、档案人员需要加强与政府职能部门、电子文件管理系统设计者、文档管理软件开发人员之间的联系和合作,对于系统设计开发和运行等各个阶段的文件管理提出详细的要求和建议,积极对电子文件的管理实施前端控制和全程管理。

3、档案人员应加强与文书人员和业务人员之间的交流,监督和指导文件的生成、流转。

4、档案部门应明确提出电子文件的归档标准和要求,保证归档电子文件的质量。

5、档案人员应借助电子政务平台,进行档案信息的、查询、提供利用等社会化服务工作。

二、电子政务环境对档案人员的要求

电子政务环境下,档案人员必须胜任政府电子文件的归档和管理工作,保证电子文件的真实性、完整性和有效性。要做到这一点,档案人员应达到如下要求:

1、了解电子政务的基本原理和电子政务流程。

2、熟悉电子政务环境中电子文件的生成和流转规律。

3、严格遵行电子政务环境中的电子文件归档要求和管理规范。

4、能够熟练应用现代技术,具有信息化办公能力和文档处理能力。

电子政务环境下,政府信息资源的采集、组织、、存取、传播以及载体形式和管理方式都发生了变化,如何高效、安全地对政府信息资源进行组织、管理和开发利用,档案工作者负有艰巨的使命。在电子政务环境中,档案工作者必须对电子政务基本原理、电子政务系统框架等有所了解,除了掌握档案管理的专业知识和技能外,还必须具备管理学知识、电子政务基础知识和现代信息技术技能,以及组织协调和沟通能力。

电子政务专业人员与电子政务环境下的档案工作者有明确的分工,他们的岗位、职责和工作任务各不相同,对知识结构和能力素养的要求也不相同,但都需要对彼此的工作内容有所了解。档案人员主要肩负电子政务文档管理的职责和任务,他们必须具备电子政务的基础知识,掌握现代信息技术,能够为电子政务提供高效、安全的信息资源保障。电子政务专业人才则主要负责电子政务系统设计、系统管理、技术开发等核心工作,他们必须熟悉电子文件管理的基本要求和规范,具备对电子文档的处置能力。

电子政务专业人才的培养模式及高校档案学专业的定位

到目前为止,我国培养电子政务专业人才的模式有如下几种:第一,在公共管理学院或信息管理学院下新设独立的电

子政务本科专业。电子政务专业人才在知识结构和能力素养方面都有很高的要求,只有设置独立的电子政务专业,进行专门的电子政务教育,才能培养出合格的专业人才。从教师的知识结构,以及“电子”和“政务”二要素来看,电子政务专业依托于公共管理学院或信息(资源)管理学院各有其优势,但由于管理体制等因素的制约,学院联合培养的模式还不多见。第二,通过对档案学系进行改名、增设电子政务方向课程、调整档案学本科人才培养目标和培养方案等一系列措施对已有的档案学专业进行改造,向电子政务信息资源管理方向拓展。第三,在档案学、图书情报学等硕士点、博士点设置“电子政务”或“政务信息资源管理”研究(招生)方向,培养电子政务、政务信息资源管理的高级人才。

第一种模式和第三种模式无可争议,而第二种模式须慎重考虑电子政务环境下档案学专业的定位问题,以及档案管理与政务信息管理在档案学本科专业培养方案和课程体系中的权重问题。一方面,档案学专业向电子政务信息资源管理领域的拓展具有先天的优势,因为文件和档案是构成电子政务信息资源的基础,档案学专业教育必然要考虑电子政务对档案专业人才在知识结构、能力素养等方面的要求,以及档案人员应承担的职责和任务。档案学系无论是否改名,在人才培养中都必须考虑电子政务环境。在档案学专业培养目标、课程设置和教学内容中,要将文件档案管理理论与电子政务相关理论相结合,将文件档案管理的方法和技术与电子政务方法和技术结合,将文件档案管理流程与电子政务流程结合,培养能够胜任电子政务信息资源管理需要的档案专业人才。

另一方面,电子政务环境下,档案学专业的培养目标和课程体系应坚持档案学专业特色,从文件与档案管理角度考虑电子政务信息资源的管理策略和解决方案,切不可放弃原有的档案学教学基础而盲目增加电子政务方向的课程。理由是:由于师资力量、教学资源以及专业的限制,在档案学专业基础上不可能培养出具有复合知识结构和高信息素质的电子政务专业人才,只有通过设置独立的电子政务专业,配备相应的师资力量和教学资源,才能全面培养电子政务专业人才。如果仅在档案学专业基础上大量、盲目增加有关电子政务的课程,将不仅使档案学专业丧失传统的优势和特色,也无法满足电子政务人才培养的需要,结果是舍本逐末,事倍功半。因此,对档案学专业的改革需把握好一个“度”和“切入点”的问题,这个“度”是指在培养目标和课程设置上以档案学专业为主干和支撑,“切入点”是指档案学专业调整应从电子政务文件与档案管理为切入点,结合电子政务特点,培养适应电子政务文档管理和信息资源管理需要的档案学专业人才。

电子政务环境下档案学专业人才的培养目标可定位为:培养具有系统的档案学基础知识和政务信息管理的基本知识,具备一定的文化素质和修养,掌握应用现代信息技术的基本技能,能在政府机关、企事业单位,以及各种信息机构从事文件与档案管理、信息管理和信息服务的复合型、实用型专门人才。

电子政务环境下档案学专业课程体系改革

围绕档案学专业的本科培养目标,档案学专业的课程体系应进行适当的改革,其宗旨是“厚基础、宽口径”,在保持档案学专业特色的基础上向政务信息资源管理方向拓展。本文试以武汉大学信息管理学院档案学专业的本科课程体系为例,分析和说明电子政务环境下档案学专业课程体系的改革。

近几年来,武汉大学档案学专业的课程体系经过不断调整,逐步形成了以档案学专业课程为根基的独立而开放的课程体系。该课程体系由学校通识教育课、学院通开课、档案学专业类课程(含专业基础课和专业课)三大模块构成(见下表)。这三大模块的课程体系层次分明地体现了对本专业学生的基础知识、基本能力及基本素质的教学要求。

第一模块为学校通识教育课程,是面向全校的通开课程,旨在培养现代大学生所必备的基本知识、素养和能力。

第二模块为学院通开课程,是按“图书馆、情报与档案管理”一级学科设置,反映学科知识基础和能力要求的通开课程,其目的是打破专业藩篱,加强“图书馆、情报与档案管理”一级学科内的知识融合和贯通,满足厚基础、宽口径人才培养的需要。学院通开课的设置有助于学生掌握必要的信息技术,增强其对信息的处理和开发利用能力。

第三模块为档案学专业类课程,体现了档案学专业的学科知识构成及对专业人才的培养要求,以及档案学专业教育向电子政务信息资源管理领域拓展的趋势。根据课程之间的内在联系和区别,该模块又可划分为档案学核心基础课程、信息技术应用类课程、政务信息管理类课程、综合素质类课程。其中,政务信息管理模块包括政务信息管理、电子政务概论、行政管理学、国家公务员制度、现代人力资源管理等课程。这些课程所占学分为15个学分,与档案学专业学位要求的140个学分之比甚微,充分体现了以档案学专业课程为主,政务信息管理课程为辅的特点。此外,电子政务信息资源管理所需要的信息技术类课程在学院通开课模块和档案学专业类课程模块中得到体现。

武汉大学信息管理学院档案学专业本科课程体系的改革,始终坚持“厚基础、宽口径”的指导思想以及通专结合的思路,形成了以档案学核心基础课程为主,政务信息管理相关课程为辅的独立而开放的课程体系。其独立性体现在保持档案学专业特色,而开放性则体现在档案管理与信息管理、政务信息管理等领域的交叉与融合,以及与信息技术的密切联系。

结论

针对目前档案学系改名或增设电子政务课程的现状,我们首先应明确电子政务环境下档案学专业的定位,是另设电子政务专业,还是在档案学专业基础上建设电子政务专业,或者只是增加一些与电子政务有关的课程,这关系到今后档案学专业的兴衰。如果处理得当,档案学专业将借电子政务而获得新的发展机遇,否则可能使档案学专业丧失独立的学科地位。笔者所担忧的是,如果档案学系盲目改名或盲目增加与电子政务有关的课程,不仅易使档案学丧失独立的学科地位,而且因学科基础限制,也不可能培养出能够真正胜任电子政务管理需要的专业人才。因此,笔者认为,档案学专业在人才培养目标上应坚持专业特色,同时,拓展人才的知识结构和能力素质,提升人才培养的层次和水平,满足电子政务信息资源管理的需求。电子政务环境下的档案工作者应是掌握档案学基本理论和电子政务的相关理论及知识,既熟悉电子政务流程和运行机制,又掌握基本的信息技术,能胜任网络环境下的信息化办公、电子文件管理、文档一体化管理的复合型人才。电子政务环境下,我们应立足档案学专业的自身特点,同时,结合电子对文件和档案管理的要求来调整课程体系,补充教学内容,基本出发点依然是文件和档案管理。

参考文献:

1、王协舟,《电子政务本科专业建设研究――专业可行性分析与教学计划构想》,《档案学研究》,2006,(1)

专科电子档案篇2

1.影响高校电子档案管理的因素

1.1信息技术因素

影响高校电子档案很容易的因素较为多样,技术因素是促进电子档案普及的主要因素。随着电子信息技术的快速发展,大数据技术在高校的广泛普及,高校电子档案管理得到了快速发展,电子档案技术日益取代传统的档案管理方式。现代电子信息技术使得电子档案的存储与管理向着快速、便捷、高密度和安全的方向发展,电子档案可以用于提高高校各项工作效率,电子档案利用的局限性日益消除,有助于实现高校信息共享。虽然电子信息技术还有不足之处,基于互联网环境的电子信息档案容易被改动,存在着数据易丢失的风险,但是其发展空间广阔,保存档案的时间更长,可以存储的数据类型日益广泛而且存储容量更大。

1.2保密性因素

保密性因素是推动高校电子档案管理发展的重要原因。已往的高校档案管理违背了档案信息公开和透明原则,高校档案严密的封存在档案存储机构,使得学生很难充分的利用档案信息,高校管理人员也没能把已有的档案信息用于高校建设当中,档案管理没能发挥出应有的作用。在网络技术快速普及的当下,高校日渐认识到档案信息资源的重要作用,更注重档案的社会服务效益,在经济发展中档案具有举足轻重的作用。随着高校档案管理技术的升级,专业的档案保护加密系统的发展,使得高校电子档案的应用安全性更高,直接的促进了电子档案的普及,实现了在安全环境下进行电子档案信息传递、共享与应用需要。一些高校对电子档案使用持谨慎态度,没能实现档案的全公开化,强调在设置使用权限的基础上使用档案,档案电子化的道路较为漫长。

1.3法制性因素

保证高校电子档案的安全,促进电子档案的有序发展,发挥电子档案在高校建设中的作用,还要加强电子档案法规的普及。目前高校对电子档案的应用出台了一系列的制度,强调在规范化、标准化和程序化原则下使用电子档案。随着高校电子档案管理机制的日渐完善和有效改变,高校电子档案管理的发展速度较快,制度化的方式为高校电子档案的管理建立了良好的环境。高校电子档案管理在制度规范的影响下得到快速发展,电子档案的编辑模式已经从传统走向现代,制度法规有效的弥补了电子档案应用时的漏洞,对于促进档案事业的高速发展提供保障。

2.高校电子档案管理的主要问题

2.1缺乏专业技术人员

目前高校电子档案管理还缺乏专业技术人员,现有的专业电子档案管理人员主要集中在校级档案管理部门,各院系和各部门还缺乏专业的电子档案管理人员,学生电子档案数据信息的开发质量较低,高校基层部门还未能配备专职的电子档案管理人员。从事电子档案管理人员的专业素质较低,一些档案管理人员不掌握信息化的档案管理运行方式,传统的档案管理方法影响了信息技术作用的发挥。高校未能加强档案管理人员的培训工作,不能在大数据技术背景下提高档案管理人员的创新意识,因此影响了电了档案技术的普及,制约了电子档案的快速发展。

2.2缺少科学宣传机制

高校电子档案管理应当建立综合性的宣传机制,强调建立完善的档案管理宣传体系。有些高校缺乏科学的电子档案宣传方法,没能建立综合性的宣传体系,档案管理工作没能得到学生的广泛配合。不少高校的电子档案管理系统还集中于服务教师,没能开辟充分的服务学生模块,没能给学生参与个性化档案的建设空间。档案资源没能服务于学生的学习、科研和就业。

2.3技术设备更新不足

档案管理电子化发展依赖专业的档案管理技术,要求开发专业的档案管理系统,能够针对性的发挥电子档案的传递共享价值。高校虽然建立了电子档案管理系统,但是档案管理技术的更新不足。不少有较高价值的纸制档案未能电子化,电子档案扫描设备普及不足。一系列电子档案的共享性不足,档案资源的分散存储模式导致电子档案信息孤岛现象的存在。高校电子档案的网络空间运行风险较大,还要在共享的理念下着力优化档案安全管理体系,加强电子档案管理的软硬件配置。

3.高校电子档案管理的改进措施

3.1建立规范化管理制度

大力普及高校电子档案管理工作机制,还要建立高校档案的大数据系统。首先,应当成立专职的电子档案管理部门,建立电子档案的运转机制,明确各部门在电子档案管理中的工作职责。其次,基于统一的管理制度与专来的电子档案管理系统建立档案管理平台,在统一的平台下实现电子档案数据的有效收集与分享。第三,基于大数据背景创新电子档案的发展模式,创新电子档案的发展方法,构建综合性的档案管理体系。

3.2提高档案管理人员素质

专科电子档案篇3

随着信息时代的高速发展,医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异,医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次,多形式的档案模式,电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求,如何提高医院的电子文档档案管理质量,是医院档案管理中亟待解决的问题。加强档案管理的现代化建设,是医院档案实行现代化管理的根本任务[1]。通过对电子文件管理存在问题及对策进行探讨,推进电子档案的管理。

1 医院电子档案管理中存在的问题

1.1 档案管理职责不明确,管理线条多

医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责,综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等,由于医院历史的原因及医院行业管理的要求,医院的医疗病历档案由专门的病案室管理,而临床的一些X线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理,电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理,在一个单位内形成了多部门管理的现状,导致档案管理职责不明确,管理线条多,管理不到位的现象。

1.2 医院电子档案管理的意识和制度不健全

有些医院虽然建立了档案管理,但实际运行效果不够理想,不少部门人员档案意识较淡薄,一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室,不能及时归档,导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关,很少组织档案管理方面的学习,档案管理的宣传力度及认识均不够。同时,由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确,导致医院电子档案管理的制度建设相对落后,跟不上档案管理的需求。

1.3 电子档案管理不规范,缺失、损坏现象较普遍

由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管,缺乏统一和规范的管理,同时由于电子档案需要依赖计算机贮存,科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象,同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏,导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。

1.4 档案管理人员素质有待提高

由于医疗是一门专业性很强的专业,目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高,在医疗人才培养中,多重视医疗技术人员素质方面的提高,对档案管理人员的素质提高的意识不够,投入不足,导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展,直接影响了档案管理水平的进一步提高。

1.5 档案管理硬件不能满足要求

医院的电子档案管理涉及科室面广,计算机在医院已广泛应用,部分科室已经实现联网,但全院网络统一规范管理还有待完善,相应的档案管理需要的硬件投入不足,能够适合电子档案管理的计算机及网络技术相对较少,导致电子档案管理往往不能满足要求。 转贴于

2 提高医院电子档案管理的对策

2.1 建立完善医院的档案管理网络

医院档案信息量大、类别多,可采取相应的高科技手段,为数据库无纸化创造契机[2]。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证,通过三级档案管理网络的建立,明确医院电子档案管理的职责、线条及要求,这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管,有利于组织监督各相关部门的档案管理工作;有利于明确各部门的职责;有利于电子档案保管的安全、完整和规范,同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。

医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式,这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成,信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理,综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理,并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确,互相配合,共同协作。

2.2 制定相应的电子档案管理制度

要做好医疗电子档案的管理工作,制度建设的重要环节,医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度,电子档案的利用、保管制度,制订电子档案的保管期限、归档范围等规定,并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去,建立健全医疗电子档案的动态管理制度,使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。

2.3 加强培训,提高认识

档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用,需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高科研人员对电子档案的认识,要有科研人员在一绒的自觉收集保存才能使电子档案完整[3]。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定,提高对档案管理知识的认识及理解。

2.4 加大档案管理的投入

电子档案管理的好坏,关系到医疗安全及档案信息的完整,也是医院教学、科研的需要,最终达到档案能够得到充分利用的目的。医院应当重视对档案管理硬件及软件方面的投入,配置各方面性能较优越的计算机、软件,刻录仪器及选择科学的存贮方式。还要配置高性能的保障网络安全的软件,如防火墙技术、数据加密技术等,保障电子档案的正常、有序运行。

随着科学技术及信息技术的不断进步和发展,医院档案的管理也出现了许多新的变化,医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面不断改进,紧跟时代的步伐,档案管理人员也要不断学习,不断提高自己,不断以创新的精神去改进工作,以满足医院对档案管理不断提高的需要,为医院的档案管理事业做出贡献。

参 考 文 献

专科电子档案篇4

[中图分类号]G717[文献标志码]A[文章编号]2096-0603(2015)29-0149-01

中专学校的持续发展过程中档案管理工作的重要性不言而喻。过去部分学校在档案管理工作中采用较落后的方式,现今电子档案管理的应用越来越引起中专学校的重视。

一、电子档案管理的意义

档案是人们生活活动的记载资料,具有十分重要的意义,档案的保管方法随着人类进步的脚步不断变更。部分中专学校采用的仍旧是传统的档案管理模式,然而伴随计算机技术的广泛运用,档案的保管办法已经产生了巨大的变革,中专学校的档案管理应摆脱传统的方式,采用先进的技术进行代替,扩大档案的保存领域。电子档案管理实现资源的共享,信息化的应用可以提供海量存储功能,资源共享功能和跨地域检索功能的实际应用将使得中专院校内的档案保存工作上升到新的水准。

二、保障中专档案管理中实行电子档案管理的安全性

中专学校应提升相关设备设施的安全性能,控制电子档案管理的专一性,对于该系统要进行有规划性的科学升级,对电子档案进行专项化的维护整理,控制设施设备的良好稳定运行。对于重要的档案信息进行必要的备份管理,防止发生意外状况时造成严重的损失。系统内部可以进行防火墙工作模式,通过系统杀毒、网络体检、指纹鉴定等多种科技手段提高系统运行的安全性,最大化地防止电子信息的流失和被盗取。控制电子档案管理的信息安全性是将电子档案管理引入中专学校档案管理中的重要基础和前提。

三、建立完善的规定细则,促进中专电子档案管理的规范化

中专学校内部应该建立一套完整的管理方案,构建具体的使用细则和规章,让档案管理工作逐渐向系统化规范化的方向不断发展。首先对于该部门的工作人员要保证其能力水平。聘用专业化的技术工作人员进行日常管理工作,提升工作人员的安全保密意识,保证自身的职业道德水准,熟悉地操作相关电子系统运行流程,实行灵活的管理,最大化地体现电子系统的便捷性和先进性。

四、提高学校相关领导对电子档案管理的认识

档案信息的性质是保持历史信息,不能直接为学校创造明显的利益价值,管理要求迫切且程度较低,许多学校领导无法认识到档案管理的重要程度。部分中专学校的档案管理数字化设备条件不足,部门内部缺乏相关专业人才。面对如此状况,学校领导首先要改变传统的思想,部门档案管理人员首先应进行电子管理相关方面的学习,提高自身素质,明白档案数字化管理的先进性,积极向相关领导提出建议和想法,主动将现代化科技与档案管理相结合,进行反馈并提出可行的解决办法,学校领导应积极听取相关专业人士的建议,理解电子档案管理对于学校的文化发展和学生老师各级人员的重要性,提供相应的支持方法。从领导层做出相应的政策决定,提供资金和硬件设施方面的基础保障,加大对档案电子管理的重视度,加大人才投入力度和资金投入力度,从根本上改变传统的档案管理部门的地位。

五、提升中专学校的硬件软件设备管理水平

电子档案管理工作由于实现了信息的高速传递及大量存储,这些都要依靠现代化电子技术的发展和进步。在实行电子档案管理工作中不断实行技术的研究工作,提高学校内部的计算机网络技术管理水平。选择合适电子档案管理的安全性软件和设备,根据学校内部的实际情况对相关技术人员制订电子管理的计划,提出具体的实施方案。详细规定包括其具体需要的硬件设备需求,相关设备的购买要依据经济情况量力而行,确保所购买东西的实际应用性和完整性,保证设备的整体实用性。总而言之,中专学校的相关领导应提升对电子档案管理的认识,加大部门专业化人才的培养力度,档案管理人员运用先进技术的科学规划,加强档案管理准备工作,共同努力把握档案数字化管理的总体方向,提升中专学校的综合文化竞争力。

专科电子档案篇5

一、关于“技能”的新内涵

相对于观念的间接影响和基础而言,是否有新技能,是能否适应档案管理现代化环境的直接因素和现实。当然“技能”一词的涵义是动态的,而非静态的。就象联合国教科文组织对“文盲”的定义一样,强调一个人不仅要掌握信息语言,会断文识字,更重要的是掌握不断丰富和发展的信息语言和计算机操作技术。从档案界整体人员的素质而言,在电子文件时代来临之前,更新技能已经到了刻不容缓的地步了。

二、加强培训,掌握新技能

就整体而言,要真正实现档案管理现代化,档案界缺乏相关的专业技术人才。虽然目前广大档案部门拥有丰富的档案管理专门人才,也有一支力量不小的计算机技术人员队伍,然而这两方面人才在很大程度上还是粘合不紧的两张皮,有机结合程度不高;而至于兼具两方面专业知识的人才、一身兼两任者,则更凤毛麟角,少之又少了。

要改变这种不缺人但人才匮乏的局面,需要我们走内举外引之路,加强人才培养力度,培养一支有志献身于档案工作的专业人才队伍。具体采取三个方面的措施:

第一,各高等院校的档案专业教育,要加强档案管理新知识、新技术运用的教育,要把档案管理现代化,尤其是档案计算机管理、电子文件归档与电子档案管理的知识和技能的教学问题,放到一个重要的位置。总之,高等院校档案专业要对档案专业学生进行新知识与新技能的系统教育,尽快培养出一批既掌握档案学知识、又懂得新技术运用的专业管理人员。从根本上说,只有高等院校档案专业加强专业管理人员的教育与培养,才是真正解决档案管理现代化人才短缺问题的措施。

第二,加强档案干部的再培养和继续教育。目前,我国档案部门已经普遍开展了档案干部的继续教育。把新知识、新技能培训放到第一位,树立用人新理念,以追求专业素质与操作技能并举的双重效应。

第三,走出去,通过各种途径,向社会广泛吸纳、引荐、引进所需的专业人才,来壮大档案工作队伍,提高档案人才队伍的质量。

现代高科技的运用与电子文件的大量产生,带给档案部门的压力是无形的,但又是巨大的。虽然档案部门和档案人员谈不上有“优胜劣汰”的竞争,但是如果不能主动适应随新科技发展带来的新变化,必将使档案部门的工作水平滞后于社会的整体发展水平,不能胜任信息社会中提供档案信息服务的职责,最后也必将严重影响社会对档案工作的评价,档案部门和档案人员的地位也会进一步下降。因此,档案部门和档案人员在面对技术革命的冲击时,要有一种忧患意识,要立足于本职工作,加强知识和技能的培养,以主动适应工作对象、工作环境和工作手段的发展变化。正如有些同志所言,对于电子文件管理,档案部门和档案人员要做到既冷又热。所谓冷,就是要牢牢把握档案部门、档案工作者的基本职能和历史使命,维护档案的完整与安全,方便社会各方面的利用。所谓热,就是要加紧学习计算机技术,学习电子文件形成和管理知识,研究这方面的问题,迎头赶上,适应这种形势。

三、档案管理人员必备的知识技能

在档案管理现代化环境中,档案管理人员需要具备哪些知识与技能呢?我国1999年出版的《电子文件归档与电子档案管理概论》,就分析过这个问题,并指出电子档案管理人员必备的知识技能包括三大方面。我们认为这与档案管理现代化环境中档案管理人员所需要的知识技能是相一致的。

(一)档案管理基础知识

1.档案学概论

了解档案的起源与发展,特别是中国档案的产生与发展的历史过程,明确档案的基本含义、本质属性和档案种类的划分等。

2.档案管理学

了解和掌握以档案收集为重点的档案馆(室)的馆藏建设方法与途径;掌握档案利用的需求和提供利用的原则、方式和方法;掌握档案管理和利用中有关信息的反馈技术和方法等。

3.档案保护技术学

了解纸质档案耐久性的检测指标及方法,掌握造纸原料质量、纤维质量、造纸工艺与纸质耐久性的关系;了解各种纸质档案字迹材料的主要成份及其作用,掌握影响字迹材料耐久的因素;掌握一般声像档案制成材料的耐久性和保护条件;了解档案馆库温湿度控制的依据,掌握档案馆库内外温湿度变化的一般规律;了解微生物、昆虫、鼠类的基本知识及危害档案的情况,掌握防治它们危害的措施、技术和方法等。

4. 文书学

了解文件的概念,明确文件及公务文件的特点、功能及其表现;划分公文立卷范围和编制立卷类目等。

(二)计算机应用及自然科学基础知识

1.自然科学基础学科

学习高等数学、普通物理学、普通化学、电子学、自动化技术等。了解自然科学的基础知识和物质运动规律,掌握工程技术的设计方法、材料的物理化学性质、电子及电路原理等。

2. 微电子技术

微电子技术是微小型电子元器件和电路的研制、生产以及用它们实现电子系统功能的技术专业学科。在这项技术学科领域内最主要的是集成电路技术。微电子技术是随着集成电路技术、特别是规模型集成电路技术的发展而发展起来的电子学方面的分支学科。这门学科是电子计算机技术、通信技术的基础。认真学习微电子技术,就是要了解和掌握电子技术原理,特别是集成定电路方面的基础知识,为学习电子计算机和通信技术打好基础。

3. 电子计算机技术

学习电子计算机技术,目的是了解与电子计算机技术的发展过程、分类及发展趋势。懂得电子计算机的算术基础、数理逻辑、脉冲及逻辑电路、运算方法及运算器、控制器、内存储器及外部设备等,掌握电子计算机的基础知识和工作原理。

4. 电子计算机软件技术

目的是了解熟悉电子计算机使用的二进制和其他数制的转换关系、机器语言、汇编语言及各种高级计算机语言等,掌握程序编制的基本原则和方法。

5.现代通信及电子计算机网络技术

如果说建立在微电子技术及软件基础上的电子计算机是现代社会的“大脑”的话,那么由程控交换机、光缆、通信卫星及其他现代化通信设备和电子计算机网络设备交织而成的覆盖全球的电信网络,就是现代社会的“神经系统”。学习现代通信技术,就是要了解现代通信的工作原理及所需设备的作用、性能及发展趋势,掌握信息存储、传输的方法和技术,为管理电子文件、电子档案打好技术基础。直接管理电子档案的人员,应掌握网络操作技能,要达到国家规定的中级以上水平。

6.办公自动化(OA)及电子计算机辅助设计(CAD)技术

电子计算机在国家机关、社会团体及生产设计、制造等部门的应用,主要体现在办公自动化(OA)和电子计算机辅助设计(CAD)、辅助制造(CAM)等方面,并产生着大量的电子文件。我们掌握了办公自动化、电子计算机辅助设计、辅助制造等基本知识,就掌握了电子文件从产生到运作的过程及规律,便于从电子档案管理角度提出电子文件形成和归档的技术要求。

7. 电子计算机技术在档案部门的应用知识

电子计算机在档案部门的应用,正在两个方面迅速地展开:一是为提高纸质等载体档案的管理效率,开发档案信息资源为社会服务,而大量使用电子计算机技术;二是电子文件归档及归档后形成电子档案的管理,也离不开电子计算机。前者经过多年的实践和推广应用,已被广大档案工作者接受并发展到一定的深度和广度,后者正在起步。学习电子计算机在档案部门的应用知识,就是要了解电子计算机在档案部门的应用情况及发展趋势,掌握各种应用的典型范例,熟悉其相应的应用程序等,以便在前人的基础上,更深入一步地拓宽电子计算机在档案部门的应用范围。电子档案管理人员的电子计算机操作应达到国家规定的中级以上水平。

8. 设备维护知识

电子文件、电子档案的管理,涉及很多设备,如电子计算机及外部设备、数字通信的一系列设备、电源设备、调控设备等等。了解这些设备的工作原理并对这些设备进行保养、维修是极其重要的。这不仅涉及到物理、化学、电子计算机技术,而且要涉及到电工、电子学等方面的专业知识。我们对这些知识必须有一定的了解,而且要掌握一些保养、维修设备的实际操作技能。

9. 标准化知识

专科电子档案篇6

信息化时代档案教学改革和课程资源整合是一个系统工程,其目的是培养能适应档案事业发展的应用型人才。改革的关键是要遵照学科自身发展的规律和档案工作创新发展的需要,把握不同板块的知识结构和逻辑顺序设计,不断调整档案课程资源与档案工作实践需要的度。培养能适应信息化时代档案事业发展需要的复合型人才。

一、整合和调整档案课程资源

传统的档案管理,是以档案实体为对象进行管理的。随着信息技术和网络技术在档案领域内广泛应用,档案工作的内涵发生了深刻的变化--档案信息的数字化和管理手段的现代化,使档案工作从以纸质档案管理为主逐步向以电子文件管理为主的方向转变。档案数字化是档案信息化建设发展的必然趋势,档案工作的发展必将走上信息化、数字化的道路。

档案信息数字化有助于档案信息资源的加工和整理,以及档案信息的及时获取和有效利用,提高档案信息的利用率。档案工作者的一项重要任务是要加强档案信息数字化建设,最大限度地开发和利用档案信息资源,实现档案信息资源的共享。电子文件的鉴定、归档、整理、利用问题,电子文件的真实性、完整性、有效性问题,电子文件的安全问题,电子文件长期保存等问题,将直接影响到电子文件的管理。需要我们学习有关管理电子文件的知识,尽快掌握电子文件管理的规律。数字档案馆是通过馆藏档案数字化和电子文件的接收,整合各种档案信息资源,建立各级各类档案数据库,建立一个多层次、分布式、规范化的档案数据库,并通过档案信息网络平台实现档案信息资源的共享。

在数字化条件下,电子文件和档案信息,它们具有非人工识读性、信息与载体之间的可分离性、信息存储的高密度性以及多种媒体信息的集成性等特征。这就使得电子文件和档案信息的安全性难以得到保障,档案工作者将面临许多尴尬和种种困难。为此,当务之急就应加强对电子文件信息的保护,保障电子文件信息的内容安全,防止电子文件信息被非法变更与破坏,确保电子文件信息的真实性、完整性和长期可存取性。

二、整合和调整档案课程资源是档案学科和人才培养的需要

(一)档案学课程整合和调整的思路

信息化时代的档案学科面临着信息技术和网络技术的频繁渗透,促使档案学要不断地拓宽自己的研究领域,不断地吸收和学习其他学科的知识。档案学要走一条理论与技术相结合、传统与现代相融合、国内与国外相借鉴的道路,围绕着档案管理的基本理论、以电子文件的管理以及档案信息资源开发与利用为中心,构建自己的学科体系。

档案学教育不能再像传统的档案学教育那样囿于基础知识范围内,数字技术、网络技术与信息技术在档案领域内的应用,对档案工作、档案馆和档案人员产生了重大影响,要求档案工作者应用信息管理的新技术,解决档案工作中出现的实际问题。信息化时代的档案学理论是在传统档案理论基础上发展起来的。我们要在档案学研究中取得进展,就必须从传统的档案研究中汲取营养,为档案学的发展提供有参考价值的经验。

(二)遵循档案教学的有关规律和规定

档案教学计划的制订是有其自身的规律。基于不同的发展目标和专业定位,各校都制定了有关教学计划和课程体系设置的规定。课程体系充分体现档案学的知识性、实践性和应用性。课程设置必须符合档案教育和档案事业发展的需要。当前的档案教学,口径越来越宽,专业的界限逐渐淡化,基础不断加厚,更注重对学生能力的培养。

(三)优化档案专业课程体系

原有档案学专业划分过细,培养的人才专业口径较窄,综合能力较弱,已不能适应学科专业结构的变化。为此,应按照“宽口径、新内涵”的思路,对原有的专业课程结构进行系统优化。优化专业课程结构必然引起课程体系和教学内容的改革。在调整课程时应注意淘汰那些脱离实际和内容陈旧的课程,增添一些适应社会需要,能反映当代科学技术发展的新型课程,逐步拓宽专业知识,增强学生的适应性和应变能力,其重点应放在优化专业课程教学上。

三、档案课程资源的整合

信息化时代档案学科的发展,使档案学专业由文科式的教学模式向应用型、管理学科模式转变,加强档案应用型人才的信息素养和信息化技能的培养是档案事业发展的需要。高等学校的教育要为每个学生展示自我创造机会,即尽最大可能把每一个学生培养成具有“个性”的复合型人才。为此,教师要把握时代的脉搏,重新审视时展的态势,重新规划学校的发展和改革,不再满足于学生被动地接受知识的现象,不再满足于简单地为提高学生读书成绩而制定某些措施,要对当代教育发展趋势有全面的认识,体现教育理念的提升。

实践教学是大学本科教学的重要组成部分,它是传授知识,开发智力的有效途径。通过实践教学活动,可以使学生把理论知识和实践知识、抽象思维与形象思维相结合,对培养学生的创造性思维有着重要的作用。由于我们的档案学科的教学资源不够丰富,教学内容从概念到理论,所以,课程通融性也比较差,与基础课之间,缺少有机的内在联系。档案学课程资源,可以拓展的空间有限。我们应打破旧的实践教学框框,坚决改革那种徒有虚名的无效的实践,使学生得到有效的基本技能训练,发挥他们每个人的创新潜能。让创新意识的火花成为日后创新的成果。

四、结束语

档案管理的传统方法逐渐被现代信息技术所替代,数字化、网络化使档案工作的重心发生了一系列的变化,电子载体的应用使某些传统的基础理论产生动摇,信息一体化发展的趋势更加明显,图、情、档之间的界限趋于模糊,我们原来的课程设置已经不能适应信息社会发展的需求。档案教育必须顺应潮流,及时整合和调整教学内容。

参考文献:

[1]丁光勋.数字时代的档案教学改革与课程资源整合[J].档案管理,2008,(4).

专科电子档案篇7

1.高校档案电子商务化管理的特点。

档案电子商务化管理与传统管理方法相比,具有明显不同的特点。一是虚拟性。电子商务行为发生在虚拟的网络空间,与直观的纸质档案相比,电子档案需要借助计算机才能识别。二是便捷性。高校档案电子商务化管理可以节省大量存储空间,大量人力物力,通过网络可以实现信息的快速采集和传输,实现档案信息的共享和通用。三是复杂性。随着信息技术的快速发展,电子商务档案的信息格式、传输协议、存储形式、链接方式不尽相同,造成了电子商务档案的复杂性[2]。四是集成性。与纸质档案相比,电子商务档案包括文字、图像、影像等不同形式的信息。五是综合性。高校档案既包括学生理论学习、社会实践的信息,也包括教学过程中的教学档案、教职工的人事档案、财务活动中的会计档案,还包括科研项目申报、科研立项、项目验收等信息,具有综合性特点。

2.高校档案电子商务化管理的意义。

高校档案电子商务化管理能实现档案管理模式的现代化、可控化、高效化,为客户提供便捷、快速的服务。一是实现档案管理模式现代化。档案的信息化管理,把档案管理人员从繁重的整理、搜集、维护工作中解脱出来,更好地从事档案搜集和编研工作。二是实现档案检索便捷化。档案电子商务化管理后,档案检索和查询只需通过网络就能马上实现,节省了大量的时间和劳动力。三是实现档案阅用可控化。传统的档案借阅、查询都以手工为主,费时费力。档案电子商务化管理后,通过计算机可以准确、快速地查阅需要的档案信息,操作方便,过程可控。四是实现科研服务高效化。档案电子商务化管理后,科研人员能共享科研资源,避免重复劳动,提高研究质量和效益。

二、高校档案电子商务化管理存在的问题

1.基础设施薄弱。

多数高校档案信息网还处于孤立状态,没有接入校园网,档案馆各自为政、急功近利,不能实现网络数据的传递和共享。由于经费有限,用于档案电子商务化建设的经费有限,没有配备专门管理档案的计算机、打印机、扫描仪等基础设施,计算机老旧,多为淘汰或者廉价产品,反应速度慢,性能质量差,操作使用不便。同时,高校档案管理软件功能单一,界面复杂,使用不便,不能实现跨库检索、数据传输,运行还停留在维持日常简单业务的功能上,与高校档案电子商务化管理还有一定差距。

2.组织管理不力。

在信息化背景下,高校档案信息化管理取得了一定进步,但服务意识树得不牢,创新动力不足,管理理念滞后等问题依然存在。高校领导只重视教学科研工作,对档案管理信息化建设缺乏清醒认识,没有建立档案信息化建设的决策机构,档案管理工作处于边缘位置,在建设规划、制度设置、系统设计等方面没有得到足够重视。档案管理人员业务知识匮乏,很多科研、教学、管理等方面的电子文档游离于档案管理范畴外,甚至有的已经丢失或损坏。高校对信息化背景下档案管理的组织管理不力,只满足于设备购买了,人员纳编了,机构设置了,场地开设了,而对如何做好档案管理工作,如何发挥档案效益,如何提升服务水平思考不透,管理不精,要求不高。

3.标准规范不一。

高校档案信息化建设还处于起步阶段,高校根据自身的经济实力和技术条件选择硬件设备,机型五花八门,接口规格不一;档案管理软件没有遵循国际规范,使得不同高校之间标准不统一,甚至同一高校不同院系之间的标准也不统一,不能实现资源的共享和通用。档案信息化管理缺乏统一、规范的管理软件和完备的管理制度,大量的纸质文档、书面材料都没有系统、规范地处理,而是简单地输入到电脑里,类属不清,存储混乱,造成资源的浪费。受高校管理和运行机制的影响,不同高校隶属不同的行政主管部门,造成各高校档案管理自成系统,缺乏馆际之间的交流合作,进一步造成档案管理标准规范的不统一。

4.专业力量不足。

高校档案电子商务化管理,对档案管理人员提出了更高的要求,不仅要求专业技术过硬,而且还要求熟悉电子技术、计算机网络、计算机操作等知识。但目前高校档案工作人员普遍存在“一少、二弱、三不稳”的现象。即:高校档案管理人员较少,高校主管者对档案管理工作关注不够,投入不足,高校档案管理人员数量与担负的大量烦琐的工作不匹配。档案管理人员专业素质偏弱,大多数高校档案管理人员专业知识匮乏,业务不精;由于构成复杂、知识老化,大多数档案管理人员计算机使用和操作能力偏弱。由于档案管理工作任务重,福利待遇差,出彩机会少,导致档案管理队伍人才引入困难重重,缺乏既懂档案管理知识,又熟练掌握计算机使用和管理的复合型人才。

三、高校档案电子商务化管理创新途径探索

1.夯实电子商务化管理之基础。

用发展的眼光看问题、做决策、谋发展,紧跟科技进步潮流,结合高校自身特点,进一步配套完善高校档案信息网。将各高校档案信息网链接到Internet网,实现不同省市、不同区域、不同领域高校之间信息的共享和通用,为高校之间的交流沟通架设桥梁,构建纽带。合理统筹经费使用,进一步加大档案信息网投入,建立有效的档案电子商务化管理系统,按照“先急后缓、急事急办”的原则,配套功能完善、专机专用的计算机、扫描仪、打印机、复印机等硬件设施。加大对硬件系统的管理维护力度,制定专门的使用管理规程,严格按章操作,确保设施设备性能良好。结合档案电子商务化管理的实际需求,邀请既懂档案电子商务管理,又深谙软件设计的复合型软件工程师,量身定制功能完善、界面友好、操作方便的档案管理软件,实现档案的录取、分类、存储、管理、检索一体化服务,为高校档案电子商务化管理提供可靠的硬实力和软实力保障。

2.健全电子商务化管理的组织。

加强档案管理工作的组织领导,根据教学、科研的实际,及时调整策略,成立决策机构,负责档案管理工作的组织领导和检查监督,对档案资源、数量及内外部环境进行革新。加大档案电子商务化管理的宣传贯彻力度,营造“档案电子商务化管理为我谋利,我为档案电子商务化管理出力”的良好氛围,形成全校“上下互动,内外联动”的良性发展局面。筑牢档案管理人员服务中心思想,唤醒他们的岗位荣誉感和事业责任心,确保为客户提供优质、高效、便捷的服务。构建顺畅的反馈机制,根据客户对档案管理的意见建议,改进档案管理模式、管理方法,使高校档案电子商务化管理向全方位、多层次、系统性的方向发展。积极借鉴电子商务的成功经验,注重自主创新,适时组织评估,改进技术手段,构建智能化的档案信息检索查询系统,为客户提供最便捷化、人性化、个性化的档案服务。

3.完善电子商务化管理之标准。

“没有规矩、不成方圆”,制定和实施档案工作的标准和规范,是实现高校档案电子商务化管理的基础,是提高工作质量和效益的前提,是实现资源交流和信息共享的保证。高校档案电子商务化管理过程中,要购置标准统一,接口通用,性能配套的硬件设备,确保新旧设备、接口管理的延续性和通用性。积极完善档案电子商务化管理制度,确保档案的整理鉴别、信息输入、分类归档、迁移保管、使用查询都有完善的规章制度,明确不同类型电子文件的存储格式,为档案的电子商务化管理奠定良好基础。设计档案管理软件时,要统筹协调、注重长远、细化功能,确保电子档案在不同软件、系统之间的通用性。各高校、院系之间要加强合作、分享经验、互通信息、共享资源,避免不必要的重复劳动,充分发挥档案对科研、教育、管理的促进作用。

专科电子档案篇8

从2006年起,中专院校的数量急剧增长,中专每年所招收的学生也比前一年多了200多万,就连教职工人员每年也在以万为基础单位与日俱增。由此带来的是千千万万的档案更新和变动以及文档的维护工作,这着实给档案的管理工作带来了巨大的挑战。高校的档案是一所学校的教育历程以及全校的师生在德、能、勤、绩等方面的真实记录,对于一所高校甚至具体到个人来说,都具有极其重要的作用。

一、电子档案的特点

(一)电子档案管理的优势

1. 处理数据效率高。电子档案是以计算机技术为基础的存储技术,他克服了传统的手写的用笔规范度不统一、统计以及存储出现的误差等弊端,电子档案则采用信息技术来进行资料的收集、存储、分类、统计以及查阅等活动,使得档案的存储和管理更为便捷高效。

2. 文档信息可以快速地实现交流和分享。传统的纸质文档要想实现信息的交流和分享则需要通过机械的搬运,且不说搬运工作量之大,在搬运的过程中还会造成档案的损坏,使得有些档案的信息损害甚至消失,所以传统的文档在信息的交流和共享上遇到了难题。但是电子文档则很好地解决了这一问题,电子文档是对计算机技术的应用与发展,所以电子文档的信息可通过网络实现交流和共享。利用信息化手段,采用办公自动化软件实现档案的一体化管理,并且电子档案还可以通过引擎查找,使得信息管理更加快速高效,用户还可以根据自己的具体需要实现文件的分类、排序、排除过滤等等操作,使得文档管理应用起来更加方便。

3. 电子文档存储基本不受条件限制。传统的纸质文档在保存的时候对外界的环境如空气的湿度、温度还有细菌等要求比较严格。为了延长纸质文档的存储寿命,经常需要检查文档的完整程度,做好防潮工作。再加上纸质存储需要耗费大量纸张,所以需要很大的空间,同时对于环境也是一种破坏。而电子档案的存储方式多种多样,包括光盘、U盘、硬盘等等,存储量也很大,一般1GB的存储空间就可以存5亿字,并且存储不受环境的影响,具有很强的稳定性。

(二)电子文档管理的弊端

1. 存储的安全性不稳定。电子文档的存储方式尽管方便,但却容易被高速的读写,一旦电子存储设备被盗,中专学校的电子档案信息就会被有心之人利用,造成安全隐患。其次,由于电子文档的字体、颜色可以通过复制来备份出完全一样的文档,使得文档的真伪性往往不易鉴别。电子文档利用网络实现了交流和共享,同时也容易出现信息的泄露,一旦私人信息泄露,将会给中专的教职工和学生的日常生活带来困扰。

2. 电子文档信息的完整性不稳定。电子文档的存储设备是通过芯片的读取实现文档信息的存储和查找的,但电子存储设备极易受到人为的破坏,有时候一个简单的操作对于电子档案来说是巨大的破坏,这样信息就极易遭到损害。一次失误的操作就可能使得大范围的信息受到毁坏。由于电子档案的结构复杂,因而容易在各种方式的转换中造成信息的损害。

二、电子档案在中专学校档案管理中的应用

由于电子档案在实际应用中存在的风险性,我们在中专学校的档案管理中需要采取一些措施来避免风险的发生。

(一)提高对电子档案的存储设备和网络安全的管理

采用专机专用的制度进行存储设备的管理工作,对软硬件进行适时的更新和维修,以提高存储设备运行空间的安全性;做好文档的更新备份工作,就算存储设备受到损坏,电子档案的信息也不至于丢失。还可以通过设置防火墙、身份验证病毒预防等工作来提高存储设备在运行处理过程中的安全性,严格做好文档的交流共享中的安全以及私密性,防止重要信息的泄露,利用现代的高科技手段提高电子文档的管理水平。

(二)规范电子档案存储设备的使用过程

规避按风险除了利用高科技手段强化科技措施以外,还需要通过提高中专电子档案管理人员的职业道德修养和专业技术,使得工作人员具有极强的责任心和集体意识,认真做好电子档案的管理工作,同时还必须通过职业技术培训强化专业操作能力,规范操作流程,最大限度的减小操作不当造成的电子档案信息的损坏。除了规范操作以外,操作人员还需掌握一定的修复技术,对于可修复性的损害进行及时的修理,最大限度地保证电子档案信息的完整性。

(三)采用多种方式进行重要信息的存储

由于电子档案存储的不稳定性,使得存储的信息极易受到损坏,为了提高电子档案信息的稳定性,我们可以通过多种方式的备份来保证电子档案的信息的完整性。对于中专学校的档案信息应使用多种媒介手段来进行存储,如若一种存储设备受到损害或遗失,则可以通过其他媒介手段的存储方式来进行电子档案的管理。如果档案信息已经更新,则需要进行新的存储,通过及时的更新和升级存储技术来保证电子文档信息的完整性和安全性。同时还要严格控制职工的职责和权限,避免由于操作人员的失误而造成的电子档案信息的遗失。

三、结语

电子档案在中专学校的档案管理中起着极其重要的作用,但是电子档案还是由于自身局限性的影响而在信息的存储上存在着极大的弊端。希望越来越多的人能够关注这一课题,为提高电子档案的稳定性和安全性出谋划策,推进电子档案在中专学校档案管理中的应用。

专科电子档案篇9

【中图分类号】G2 【文献标识码】A

【文章编号】1007-4309(2012)07-0100-1.5

为了增强数据存储能力,方便科研人员查阅、借阅有关地质和科研成果资料,我单位引进了侏罗纪公司研发的数字档案管理系统。为管理人员提供了掌握地质及勘探开发成果情况的浏览平台,使大批量的资料信息一次入库成为现实,对科学决策和快速指挥,解决科研和生产上的问题,降低档案人员的劳动强度,提高工作效率起到了积极作用。如在30万份资料中找到自己需要的1份资料,以前需1个多小时才能找到,而今自己用鼠标点击几下就可轻松完成;之前必须到库房现场的借阅工作现在转变为在办公室的一台电脑前操作几步即可完成。

一、档案信息管理系统概述

档案信息管理系统是一个以人为主导,利用计算机硬件、软件、网络、通讯设备等,对地质成果数据勘探开发科研报告进行全面的收集、传输、加工、存储、更新和维护,产生有利于科研开发的资料档案信息,支持企业高层决策,中层控制,基层运作的集成化人机系统。

二、档案管理系统建设现状

在网络建设和数据库建设的基础上,进一步将档案资料电子文档保存作为工作的重点,收集大量的科研成果和单机数据光盘,并对电子档案进行处理转输上传服务器,实现网络应用的目的,其基本功能如下:1.网上应用板块:在研究院主页信息管理栏“数字档案管理系统”进行登陆,可查询研究院已归档资料目录;在线填写档案资料借阅申请;下载档案资料专用浏览器在线阅读;实现了在线查询、借阅和浏览的功能,达到资源共享。2.数据管理板块:对各类档案进行著录、转输、形成电子归档章和电子卷脊,打印之后贴在档案上即可。同时还可以对所著资料目录进行维护,提高资料录入的适时性、准确性。3.数据上传板块:在著录完成的第一时间将电子数据上传,使数据可以及时存入服务器,既避免了单机数据存储过多、电子光盘损坏等现象的发生,又方便了科研人员及时查阅资料的需求。4.借阅办理板块:在线办理借阅审批手续,查看登记的在借用户、待借用户和催还用户的信息,及时了解资料借阅和出库情况。5.查询统计板块:可以进行档案库统计、借阅库统计、销毁库统计的工作,具体细化为工作量、馆藏量、借阅量、归还量及销毁记录的统计功能。6.系统管理板块:包括档案管理系统维护、用户管理、角色管理、数据访问规则管理、主题词管理、模版库管理。各板块的应用使资料保密安全工作有了保障。

三、档案管理系统存在的问题

我单位的档案管理系统虽然取得了一定的成绩,但是仍然存在一些问题,下面就现有应用系统进行分析。

档案管理软件缺乏通用性。没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的管理软件系统,制约了档案信息电子化管理的进程,不能实现数据有效共享,从而重复归档,浪费人力物力;还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统,电子档案的准确性、可靠性有多少?不确定;标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因,我单位档案业务基础差,案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差;电子档案信息化管理工作尚无统一标准,仅着眼于某个专业系统,无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案信息化建设。越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应;统计报表功能还不能完全满足档案工作的要求;档案管理人员的素质有待提高。实现档案信息化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中熟悉档案和计算机的复合型人才就更奇缺。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了。

四、解决档案管理的对策方法

制订统一的地质成果、科研成果等电子档案管理标准,切实有效地维护电子文件的真实性、完整性、有效性,保证电子档案内容齐全、数据结构一致,确保电子档案得到科学保管和高效利用。要保证电子档案的顺利采集、整理和保管,还必须制定电子档案整理的归档范围、保管期限、文件处置表等规范;档案部门必须制订归档原数据、移交原数据、日志文件数据、内容留痕数据、留真信息数据、存储和利用格式等多项细致的标准。这些标准的研究和制定必须体现技术的前瞻性、包容性和可操作性,立足当前,着眼未来,充分考虑档案信息化的应用水平。

确立有效的电子档案管理运行机制,必须实现档案管理的流程再造,形成新的档案信息管理运行机制。在新机制中,电子档案的管理不仅仅是档案资料部门的事情,更需要整个企业明确相关责任者的职责。

专科电子档案篇10

随着数字信息时代的飞速发展,电子档案应势而生,并逐步在科研档案管理中发挥重要作用。电子档案,是指通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合。电子档案的出现,给长期以来的重保管、轻利用的传统科研档案管理带来了较大冲击。如何扬长避短,在科研档案管理中发挥电子档案的优势,首先要对子档案的利弊有一定认识。

1 科研档案管理中电子档案的优势

科研档案管理相对文书档案管理较复杂,一个科研项目或课题历时短则几月、多则数年,项目课题中各类材料复杂且珍贵,运用传统的纸质档案管理不仅耗时耗力,时间一久更不利于分类归档,并且在过程中查找起来也较麻烦,相比传统纸质档案,电子文档的优势凸显:

(一)减轻劳动强度

传统的科研档案管理通常是在科研项目(课题)完结后,再移交档案室进行整理归档,分类整理、装订立卷等全靠人脑、手工,档案管理员的大量工作时间耗费在枯燥乏味的手工建档工作中。使用电子档案,就可以把按“卷”整理归档,改为按“件”整理归档,换言之任何一件材料都可以在科研项目(课题)未完结时按类别进行归档存储,避免了档案形成积存,平时就可以随时整理立卷,节约了应对纸质档案大量的分类、归类、装订、立卷的时间,直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度,使其从中解放出来,将宝贵的时间花在更有意义的地方。

(二)提高查阅速度

由于传统纸质档案存储的固定性,查阅往往需要在工作时间内、到固定地点、并由专人找出才能翻阅,不仅浪费时间,更受到地域限制,严重的甚至会耽误科研人员的科研进度。电子文档的查阅则打破了这种限制,一方面查阅者可以不受地域、时间限制,而是通过网络信息技术,任何时间、任何地点远程查阅所需信息;另一方面也解决了一份档案同时只能一个人查阅的限制,通过电子信息技术,可以多人共享同一份文档。

(三)利于档案保护

随着科研档案工作不断完善,科技人员对科研档案的查阅需求逐渐增加,重复的翻阅查看纸质的文档,必然会造成原件的受损。同时,查阅档案通常是整件、整卷提供,科研人员或许只是需要文档中某一页的信息,却能够看到整件、整卷档案,不利于档案管理的保密性。电子档案不仅解决了纸质文档易受损的问题,通过档案管理系统对不同密级的档案进行权限设置,也达到了档案管理的保密性。

2 目前电子档案的一些问题

任何事物都是一把双刃剑,有优势必然有劣势,通过电子档案的逐步普及使用,也暴露出一些问题。

一是真实性无法保证。纸质档案具有真实的本质属性,它们通过纸张、字迹、印章等结合在一起,再进行任何篡改都会留下明显痕迹,是无法篡改的最原始记录。而电子档案的可重写性就无法避免档案被篡改,电子档案可以轻松的被复制、被修改、被删除,篡改后不会留下痕迹,无法保证档案的可信度。二是面临安全隐患。电子档案依附计算机、网络等载体而存在,现代社会网络安全等问题频发,病毒、木马、黑客等都让电子档案面临被盗取、篡改的危险,不仅保密性得不到保障,安全也面临隐患。三是依附性过强。电子档案的依附性让承载它的计算机、硬盘等显得尤为关键,高温、高湿、磁场和电场等都会对电子档案的载体产生各种影响,他的存在和安全取决于载体的存在和安全。

3 进一步完善科研电子档案管理的几点建议

第一,根据电子档案管理需求,提高档案管理者综合素质。不论纸质档案还是电子档案,归根结底是人的工作,档案管理员不仅要加强档案管理能力,还要提升专业素养。不仅要熟悉档案管理知识,更要提升电脑操作、职业道德等专业素养。电子文档的归档、管理等所有流程都离不开档案管理员,管理员的素质决定了档案的可靠和质量。因此需要不断的对其进行业务培训、思想培训,认真负责的工作作风和善于钻研的专业技术,是现代档案管理员不可缺少的素质。

第二,针对电子档案暴露的问题,优化管理方式。一是将电子文档设置为“只读”状态,该状态下可以读取信息不能更改文档;二是重要或保密案卷,禁止联网查询;三是采用光笔签署方式,对电子档案进行标记;四是重视网络、计算机、软件自身安全,设置安全保障系统并定期检测等。

第三,建立完善电子档案管理查阅制度,规范管理。根据科研人员查阅习惯和单位实际情况,建立一套既能对科研档案的归档制定科学合理标准,又便于实际操作的制度。

第四,取长补短,电子档案与纸质档案并存。两者有互相不能取代的优势,也有各自无法避免的劣势。因此,纯粹的用电子档案代替纸质档案不可取,两者相辅相成、取长补短,并存或许是未来科研档案管理的主旋律。

4 结语

电子档案是时展的必然趋势,如何顺应时展,做好档案管理工作,这是对档案管理工作者提出的新要求和挑战。我们只有在不断的学习、完善、提高中,不断摸索、创新,跟上时展步伐,提升档案管理工作水平和效率。

参考文献

[1]张岚萍.纸质档案与电子档案的优势与劣势.黑龙江史志.2013(15):104-104

[2]张保山.关于信息时代企业电子档案管理的几点思考.大陆桥视野.2013(22):55-57

[3]刘亚辉.浅谈电子档案管理中几个关键问题及其对策和建议.黑龙江科技信息.2014(28):175-175

[4]高文.浅谈当前电子档案管理存在的问题及对策.四川水利发电.2011,30(6):166-167

专科电子档案篇11

电子档案是现代计算机技术和信息技术发展的必然结果,也是档案管理的最新发展方向之一。现结合煤矿企业档案管理的特点,探讨电子档案在煤矿企业档案管理中的意义。

1 档案管理的目的和功能

“档案是历史的原始记录,或者说原始的历史记录。这是档案的本质属性”。档案管理的根本目的,除了不使其散失并安全保存外,主要是为了开发与利用档案,因此能否很好地开发与利用档案是衡量档案管理成功的重要内容之一。

2 煤矿企业档案管理的特点

2.1 信息的广泛性

煤矿档案包括科技档案、文书档案、财务档案等。科技档案包括矿建、采煤、掘进、机电、运输、通风、地质等档案。信息量巨大是其特点之一。

2.2 使用的频繁性

煤矿档案使用频繁,特别是科技档案的使用,几乎每时每刻都和一线生产紧密联系,例如煤矿作业规程、安全技术措施、机电设备档案等,其使用频繁性远远大于其他行业。

3 电子档案的最新发展和应用

电子档案这一概念出现于近10年。所谓电子档案就是电子文件的档案管理。美国联邦管理法规对其解释为“包括数字的、图形的及文本的信息,可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上,并且符合文件的定义。”

1996年12月,国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议。1996年9月成立了电子文件管理、归档研究领导小组。1998年1月9日,王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出:要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》(试行稿)的基础上,在35个企事业单位进行试点,为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。1998年8月11日―13日,国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。可见,有关电子档案及其管理问题的研究与应用正在广泛开展。

4 电子档案与传统纸张档案的优缺点

4.1 电子档案的优缺点

电子档案的优点在于:存在形式一般为磁盘(硬盘)及光盘等有形介质,存取方便,占用空间小,存储容量大,便以携带和传输,可和计算机直接连接,可通过网络进行远程传输,复制方便,便于检索和查阅。

其缺点是保存时间短(与纸质档案载体相比,电子文件载体材料的寿命要短得多,一般仅为5-15年),保密性差,保存条件高(需防磁、防尘、防高温、防物理和化学损伤等),阅读不方便。

4.2 传统纸张档案的优缺点

传统纸张档案的优点在于:保存时间长,保密性好,占用空间大,阅读方便。

其缺点是占用空间大,存储容量小,不便以携带和传输,复制困难,保存条件高(需防虫、防水、防高温、防物理和化学损伤等)。

5 电子档案在煤矿企业科技档案管理中的现实意义

从以上分析和比较可以看出,电子档案具有比传统纸张档案更多的优点。特别是结合煤矿企业档案管理的特点,在档案的应用方面,电子档案更具互补的优点,便于携带,可直接通过网络进行远程传输,复制方便,便于检索和查阅。具体在实践中有以下的意义:

1)煤矿企业应当结合档案管理的最新发展,建立电子档案系统,实行电子档案和传统纸张档案双档案系统。传统纸张档案以完成档案管理“不使其散失和安全保存”的目的为主,电子档案以完成“开发与利用”的目的为主。双档案系统不仅有利于传统纸张档案的安全保存,更有利于档案的开发与利用。

2)电子档案系统应配备专门的计算机和存储器(硬盘、光盘)、扫描仪、照相机、打印机等。还应配备专门电子档案室,由专人负责管理和维护。计算机用以对电子档案的管理,存储器(硬盘、光盘)用于电子档案的存储,扫描仪、照相机用于传统纸张档案和电子档案的转换。

3)可以把科技档案(包括规程、措施、图纸等)和文件等全部数字化存档。通过计算机和专门的管理软件分类管理。应用和查阅一般以电子文档的形式给出。存储格式以Word、CAD等通用格式为主,便于查阅。

4)利用或建立煤矿企业局域网系统,使所有的电子档案可以通过网络查询。各生产队组的技术员可以随时通过电脑终端查阅电子档案室的授权文件。

5)为加强保密管理,可以设立权限,利用密钥来管理。为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问,有些系统需要对用户进行身份验证,如有些文件管理系统使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”,代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成,只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时,首先输入自己的通行字,计算机自动将这个通行字与存储在机器内的有关该用户的资料进行相关的业务访问。如果验证不合格,该用户就会被拒绝于系统之外。身份验证技术可用于电子文件访问权限的控制。

6)为了建立完善的电子档案系统和有效的服务系统,需要加强人才的专门培养。档案信息电子化要求管理人员具备较高的知识层次和先进技术水平,而不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏现代化高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才更为稀缺。大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象,以至于现代化设备不能充分发挥作用。

7)可实现办公自动化、无纸化,使档案的生成方式发生很大变化。诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程,可在计算机和通讯线路中进行。这样档案的前身以机读文件为主要形态,档案也自然以机读形式存在。这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多以磁盘为载体的机读形式。广大信息检索者关心的是信息的内容,这些信息可能来自不同的机读形式的档案中,把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。

专科电子档案篇12

在科技高速发展的今天,信息技术的发展使档案管理从信息采集、管理和利用上发生了翻天覆地的变化,与传统纸质档案有着很大的区别,从而带来档案管理模式、运作程序、技术方法上的变革。而高校档案是学校建设、改革和发展的真实记录,作为国家档案事业的一个重要组成部分,可以为未来提供宝贵的信息资源,其工作的质量也事关国家档案事业的发展[1]。所以,高校只有加强档案信息化建设,才能适应高校改革和发展的要求,更好地为学校的各项建设及社会服务。档案信息化建设主要包括:基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设五个方面的内容。其中,档案管理队伍的素质的高低决定着高校档案管理事业是否能快速地发展。

1.档案管理员在高校档案信息化建设中的重要性

高校由于人员编制的限制,档案管理人员一般由校档案馆专职人员和各个部门的兼职档案员组成。在档案信息化建设过程中,人们容易形成一个误区,认为兼职档案员不重要,其实兼职与专职档案员在档案管理的工作上同等重要。

兼职档案员是指不专做档案工作,但肩负一定的档案工作任务的档案员。“收集”和“整理”是高校档案工作的八个主要环节中最根本的两个,它们占了档案工作的大部分,但这两个至关重要的环节仅仅依靠专职的档案员是不可能完成的。因为兼职档案员多由校内各部门的秘书担任,他们对自己所在单位的情况非常了解,多数档案都是经他们手收集、整理而成,所以可以确保重要文件的归档率。这样,就可避免珍贵资料的流失并提高归档效率。只有兼职档案员平时做好档案文件材料的收集和整理工作,档案业务管理其他环节的工作才可以有条不紊地进行。可见,兼职档案员在高校档案工作中不仅是不可或缺的,而且是高校档案工作队伍的主力军。

2.高校档案管理员工作中存在的主要问题

首先,高校兼职档案管理队伍不稳定。比如兼职档案员的不断更替、任用一些不熟悉本单位的兼职档案员、人员调动更替颇繁。兼职档案员不能安心从事档案管理工作,培训上的滞后,管理上也存在极大瑕疵。这使得兼职档案管理队伍极不稳定,在实践中必然导致归档文件材料的质量难以保证。其次,由于高校兼职档案员没有受到专业系统的档案管理教育,对档案工作重要性的理解不深,工作缺乏激情,缺少责任心。对《档案法》等法律法规不了解,有的甚至不了解基本的档案管理知识。随着档案数字化建设的推进,部分知识落后,计算机操作能力不强的兼职档案员,就无法把现代化的电子操作系统应用到档案的管理当中来。第三,兼职档案员素质不高,也同基层领导对兼职档案员重视不够,影响了高校兼职档案员的工作热情和积极性,甚至有的单位不设兼职档案员,文件资料不及时整理,随处丢弃,给学校带来不必要的损失。第四,在目前,高校大多采用办公自动化系统(Office Automation,简称OA系统),然而,随着OA电子文件的大量产生,后期的归档工作涉及到许多以前纸质文件管理未遇到过的问题。并且,高校要归档的材料不只局限于文书材料,还有大量的教学、科研、出版等专门材料,高校兼职档案员也不一定全都是收、发文件的管理员或OA系统的操作员,高校档案管理系统也不可能仅与OA系统相融合,而是还要考虑大量纸质卷宗档案的管理使其与OA系统相容[2]。这些问题的出现,都需要档案管理队伍进行重新的调整。

3.现代化档案管理员应具备的素质

随着档案信息化的建设与发展,档案管理会出现很多新情况新问题,由于档案工作者大多数是长期从事纸质档案的管理,他们中大多数人凭原有的知识结构已不适应电子文件管理的需求,这就对档案工作者提出了更高的要求[3]。特别是高校的档案工作涉及教学、科研、基建等多个方面,内容庞杂,涉及面较广,在进行档案信息化建设后,原来的纸质文件归档的办法已经不适用于电子文件的归档,因为电子文件归档需要采取人为干预措施和一定技术手段保证背景信息和元数据同时归档确保归档的电子文件真实、完整有效[4]。随着我国科技的进步、经济的发展,档案工作涉及的领域越来越宽,培养政治思想素质高、业务及档案管理能力强、有创新立业意识的档案管理员尤为重要[5]。

3.1 较高的政治觉悟

档案员直接管理着全校的重要资料,工作的政治机要性很强,没有较高的政治素质和强烈的责任感无法担任好此项工作[6]。随现代信息技术在校园的广泛应用,一旦由于档案管理员因为工作疏忽或经不住诱惑而造成机密文件丢失、泄露,将给学校、国家造成不可估量的影响和损失。所以,做好档案的保密及管理工作,是高校从事档案管理员首要的政治素养。

3.2 良好的思想素质

由于档案管理员的工作性质,长期处于局限性和封闭性的环境中,他们的工作容易被忽视,在职务提拔、奖金分配、外出进修等方面都与老师、校务管理人员有一定差距,因此,高校档案管理工作者应正确客观地认识这一现实情况,树立高度的责任感和敬业精神,以严肃认真的工作态度和良好的服务意识开展档案管理工作。在实际工作中,洁身自好,踏踏实实,工作认真负责,热诚地全心全意为用户提供档案服务。

3.3 较高的专业水平

随着高校档案信息化建设的进行,现在的档案馆主要以网站为基础,与以往的纸质档案管理方法相比有很大的差异性。传统的纸质档案管理呈平面状态,而档案信息化后,大量电子文件的介入,使档案种类增加,其中包括档案信息载体内容的加入、档案信息资源数字化、数据库化,档案信息服务利用网络化,档案管理工作自动化,从而形成了立体化的管理结构。高校档案管理员要适应信息技术档案事业的发展,积极主动更新自身现有的知识结构。特别是能够熟悉电子文件全文数据库建设,在网站上实现电子文件的实时管理与利用。做到能灵活地运用信息管理软件,对信息进行多种方式的查询、统计、交换,根据使用目的采用不同的格式输出,能完成各种统计数据和统计报表的自定义、统计报表的自动生成、信息报送等相关业务。

3.4 档案信息化管理能力

高校学生人数逐年增加,人事档案流动性大,对档案管理工作现代化的要求不断加强,对管理人员要求也相应提高。高校中档案管理员必须树立起现代化管理意识,根据学校的工作规划,结合机构改革,运用现代的科技设备和手段来管理档案,改变传统手工为主的管理方式,使学校档案管理知识化、网络化和社会化。而且,在信息大爆炸的今天,档案管理人员还应思考如何对数字化的档案加以筛选和利用需求的分析,避免大量无价值或低价值的档案数据占据有限的存储空间[7]。基于此,档案员平时要勤于管理档案、勤于收集整理,做到数字信息清楚准确、内容充实,并存储到电子档案里,以备查实[8]。因此,档案专业管理员也就要不断地学习和应用计算机管理档案的知识与技能,提高自己对档案信息化的管理和分析能力,实现档案信息的有效管理与共享。

3.5 电子档案的保护意识

电子档案的载体材料是磁性物质,其寿命远不如纸张,容易产生静电吸尘而导致卷曲变形、消磁等,直接影响信息的再现。电子档案载体材料的寿命一般仅为5-15年,比纸质档案要短得多。值得注意的是,纸张的损坏很容易被发现,而电子档案存储载体的质变只能通过一定设备的检验才能被发现。所以,做为现代档案管理员,不仅要重视这个问题,还要对电子档案的物理保护和技术保护有充分的认识和操作技能[9]。

3.6 创新意识

高校档案管理员的创新意识、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在机构改革、人事制度改革的今天,各部门工作人员减少,工作量随着增加,档案工作将面临更大的压力。因此,高校档案管理员有必要进行相应的重新定位,从根本上转变观念,解放思想,摒弃旧观念,提高档案工作的自身价值。创新意识不仅是档案管理员观念的创新,还应包括多样性档案载体的创新和服务方式的创新。只有以创新理念和创新行为来加强高等学校的档案管理,才能开辟学校档案管理发展的全新途径。

4.提高档案管理员素质的对策

高校档案管理信息化建设进程中管理队伍的完善,需要校领导及管理员自身引起充分的重视,积极采取措施,提高管理队伍的素质,加快校园档案信息化的建设。

4.1 注重思想教育和引导

高校领导应重视档案管理工作,强化领导,加强档案兼职与专职管理员的政治思想学习、职业道德教育,为其树立正确的世界观、人生观、价值观,提倡爱岗敬业,抵制拜金主义、享乐主义和极端个人主义[10]。并配备思想政治素质好、文化水平、高业务能强的同志从事干部档案工作。因地制宜,结合本校实际情况,营造校园和和谐氛围,激发档案管理队伍的活力,引导他们为学校的管理目标努力工作。

4.2 加强档案理论学习与实践

档案管理部门根据需要及时召开会议研究档案管理工作,督导目标管理工作按计划进行;通过会议加强交流和研讨,提高实践能力与理论研究水平。树立教育持续化和终身教育的观念,加强档案管理信息化技能培训。

作为档案管理员,首先要学习和钻研自己本职业务的基础理论和专业知识,掌握档案工作各个环节的技能技巧,熟悉党和国家有关档案工作的各项方针政策、档案工作法规、标准、范围、性质及职能等,以便准确、及时有效地提供服务。其次,学习科学知识和文史知识,及时了解国内外档案工作的新进展和经验,注重结合实践。同时,还要学习与档案专业相近学科的知识。

总之,高校在档案信息化建设中还有很长的路要走,档案管理者只有掌握技术,加强管理,不断地实践创新,探索总结,紧抓档案信息化建设的发展目标,才能掌控档案信息化建设进程。

基金项目:国家自然科学基金(10771076)和广东省自然科学基金(07006700)资助项目,华南农业大学理学院教改项目(LXJG0903)。

参考文献:

[1]郑振凯,朱艳梅.浅析高校兼职档案管理队伍的建设[J].科教导刊(上旬刊).2010(7):185-187.

[2]陆宪良,陈小宁,冯玮.高校OA系统电子文件的归档及其方法探讨[J].档案管理.2009(3):36-37.

[3]门迎浩.电子政务与档案信息化建设浅议[J].治黄科技信息.2009(2):28-29.

[4]汤道銮,王振银,包海峰,等.高校现行电子文件归档与管理方法研究[J].档案与建设.2004(12):18-21.

[5]周艳君.与时俱进,创新发展不断提高档案管理员素质[J].开封教育学院学报.2003,23(2):83.

[6]牛家旺.档案管理信息化下档案管理员应具备的素质[J].中国中医药现代远程教育.2010,8(12):200-201.

[7]王晓亮.浅析档案信息资源建设存在的问题与对策[J].科技档案.2011(4):12-15.

[8]黄新和.浅谈现代档案管理的创新[J].科技致富向导.2010(21):110.

[9]何莎.电子档案的形成及保护[J].档案.2011(2):58-59.

友情链接