专科电子档案篇1

其一，中国自1999年开始的政府上网工程以及在电子政务的推进过程中对政务信息资源的整合和组织存在迫切的人才需求，而在此之前，我国高校没有对口的专业培养该领域的专门人才，因此，在政务信息管理领域存在较大的人才缺口。

其二，在政府部门，现行文件和档案是政务信息的主要承载，档案工作者的职业素质和工作效率直接影响到政府信息资源管理的效率。因此，从文件与档案管理角度开展对政务信息管理的研究并培养该领域的专门人才成为中国档案学高等教育的一个新领域，体现了我国档案高等教育的时代特色和社会需求。

我们在充分肯定我国档案高等教育的社会敏感性和改革精神的同时，必须冷静地思考档案学专业的人才培养目标定位和课程体系设置问题，不可盲目砍掉档案学专业课程而轻易增设政务信息管理类课程。在进行专业调整和课程体系改革之前，我们须明确档案人员在电子政务中的职责和任务，在此基础上定位档案学专业的人才培养目标，调整课程体系。

电子政务环境下档案人员的职责和要求

电子政务环境下档案人员承担更重的责任，面临更严格的业务要求，这对我们档案学专业教育的定位及课程体系改革提出了挑战。

一、电子政务环境下档案人员的职责

在传统的政府管理模式中，机关档案人员的主要职责是管理已经归档的文件，不参与文件的制发和流转过程，文件管理与档案管理之间有着明确的界限。随着办公自动化的普及、电子政务由最初的政府上网到政府网上办公的推进，文档一体化成为提高电子政务文档管理效率的必要途径。文档一体化是电子文件全程管理和前端控制的基础平台，要求档案人员从后台走向前端，即在文件产生之初就介入其中，在电子政务文档管理系统的设计阶段就提出档案化的设计思想和设计要求，其目的是保证电子文件在产生、流传过程中的真实性、完整性和有效性，从而保证归档管理的电子文件是可信的，日后可作为法律凭证和依据。这种做法可能会加重文件流转的负担，影响文件管理的效率，但是，却有利于保证电子文件的真实性、完整性和有效性，为电子提供稳固可靠的信息保障。据此，电子政务环境下档案人员应承担如下主要职责：

1、档案人员不仅要承担归档电子文件的鉴定、接收和管理工作，还必须介入文件管理。

2、档案人员需要加强与政府职能部门、电子文件管理系统设计者、文档管理软件开发人员之间的联系和合作，对于系统设计开发和运行等各个阶段的文件管理提出详细的要求和建议，积极对电子文件的管理实施前端控制和全程管理。

3、档案人员应加强与文书人员和业务人员之间的交流，监督和指导文件的生成、流转。

4、档案部门应明确提出电子文件的归档标准和要求，保证归档电子文件的质量。

5、档案人员应借助电子政务平台，进行档案信息的、查询、提供利用等社会化服务工作。

二、电子政务环境对档案人员的要求

电子政务环境下，档案人员必须胜任政府电子文件的归档和管理工作，保证电子文件的真实性、完整性和有效性。要做到这一点，档案人员应达到如下要求：

1、了解电子政务的基本原理和电子政务流程。

2、熟悉电子政务环境中电子文件的生成和流转规律。

3、严格遵行电子政务环境中的电子文件归档要求和管理规范。

4、能够熟练应用现代技术，具有信息化办公能力和文档处理能力。

电子政务环境下，政府信息资源的采集、组织、、存取、传播以及载体形式和管理方式都发生了变化，如何高效、安全地对政府信息资源进行组织、管理和开发利用，档案工作者负有艰巨的使命。在电子政务环境中，档案工作者必须对电子政务基本原理、电子政务系统框架等有所了解，除了掌握档案管理的专业知识和技能外，还必须具备管理学知识、电子政务基础知识和现代信息技术技能，以及组织协调和沟通能力。

电子政务专业人员与电子政务环境下的档案工作者有明确的分工，他们的岗位、职责和工作任务各不相同，对知识结构和能力素养的要求也不相同，但都需要对彼此的工作内容有所了解。档案人员主要肩负电子政务文档管理的职责和任务，他们必须具备电子政务的基础知识，掌握现代信息技术，能够为电子政务提供高效、安全的信息资源保障。电子政务专业人才则主要负责电子政务系统设计、系统管理、技术开发等核心工作，他们必须熟悉电子文件管理的基本要求和规范，具备对电子文档的处置能力。

电子政务专业人才的培养模式及高校档案学专业的定位

到目前为止，我国培养电子政务专业人才的模式有如下几种：第一，在公共管理学院或信息管理学院下新设独立的电

子政务本科专业。电子政务专业人才在知识结构和能力素养方面都有很高的要求，只有设置独立的电子政务专业，进行专门的电子政务教育，才能培养出合格的专业人才。从教师的知识结构，以及“电子”和“政务”二要素来看，电子政务专业依托于公共管理学院或信息(资源)管理学院各有其优势，但由于管理体制等因素的制约，学院联合培养的模式还不多见。第二，通过对档案学系进行改名、增设电子政务方向课程、调整档案学本科人才培养目标和培养方案等一系列措施对已有的档案学专业进行改造，向电子政务信息资源管理方向拓展。第三，在档案学、图书情报学等硕士点、博士点设置“电子政务”或“政务信息资源管理”研究(招生)方向，培养电子政务、政务信息资源管理的高级人才。

第一种模式和第三种模式无可争议，而第二种模式须慎重考虑电子政务环境下档案学专业的定位问题，以及档案管理与政务信息管理在档案学本科专业培养方案和课程体系中的权重问题。一方面，档案学专业向电子政务信息资源管理领域的拓展具有先天的优势，因为文件和档案是构成电子政务信息资源的基础，档案学专业教育必然要考虑电子政务对档案专业人才在知识结构、能力素养等方面的要求，以及档案人员应承担的职责和任务。档案学系无论是否改名，在人才培养中都必须考虑电子政务环境。在档案学专业培养目标、课程设置和教学内容中，要将文件档案管理理论与电子政务相关理论相结合，将文件档案管理的方法和技术与电子政务方法和技术结合，将文件档案管理流程与电子政务流程结合，培养能够胜任电子政务信息资源管理需要的档案专业人才。

另一方面，电子政务环境下，档案学专业的培养目标和课程体系应坚持档案学专业特色，从文件与档案管理角度考虑电子政务信息资源的管理策略和解决方案，切不可放弃原有的档案学教学基础而盲目增加电子政务方向的课程。理由是：由于师资力量、教学资源以及专业的限制，在档案学专业基础上不可能培养出具有复合知识结构和高信息素质的电子政务专业人才，只有通过设置独立的电子政务专业，配备相应的师资力量和教学资源，才能全面培养电子政务专业人才。如果仅在档案学专业基础上大量、盲目增加有关电子政务的课程，将不仅使档案学专业丧失传统的优势和特色，也无法满足电子政务人才培养的需要，结果是舍本逐末，事倍功半。因此，对档案学专业的改革需把握好一个“度”和“切入点”的问题，这个“度”是指在培养目标和课程设置上以档案学专业为主干和支撑，“切入点”是指档案学专业调整应从电子政务文件与档案管理为切入点，结合电子政务特点，培养适应电子政务文档管理和信息资源管理需要的档案学专业人才。

电子政务环境下档案学专业人才的培养目标可定位为：培养具有系统的档案学基础知识和政务信息管理的基本知识，具备一定的文化素质和修养，掌握应用现代信息技术的基本技能，能在政府机关、企事业单位，以及各种信息机构从事文件与档案管理、信息管理和信息服务的复合型、实用型专门人才。

电子政务环境下档案学专业课程体系改革

围绕档案学专业的本科培养目标，档案学专业的课程体系应进行适当的改革，其宗旨是“厚基础、宽口径”，在保持档案学专业特色的基础上向政务信息资源管理方向拓展。本文试以武汉大学信息管理学院档案学专业的本科课程体系为例，分析和说明电子政务环境下档案学专业课程体系的改革。

近几年来，武汉大学档案学专业的课程体系经过不断调整，逐步形成了以档案学专业课程为根基的独立而开放的课程体系。该课程体系由学校通识教育课、学院通开课、档案学专业类课程(含专业基础课和专业课)三大模块构成(见下表)。这三大模块的课程体系层次分明地体现了对本专业学生的基础知识、基本能力及基本素质的教学要求。

第一模块为学校通识教育课程，是面向全校的通开课程，旨在培养现代大学生所必备的基本知识、素养和能力。

第二模块为学院通开课程，是按“图书馆、情报与档案管理”一级学科设置，反映学科知识基础和能力要求的通开课程，其目的是打破专业藩篱，加强“图书馆、情报与档案管理”一级学科内的知识融合和贯通，满足厚基础、宽口径人才培养的需要。学院通开课的设置有助于学生掌握必要的信息技术，增强其对信息的处理和开发利用能力。

第三模块为档案学专业类课程，体现了档案学专业的学科知识构成及对专业人才的培养要求，以及档案学专业教育向电子政务信息资源管理领域拓展的趋势。根据课程之间的内在联系和区别，该模块又可划分为档案学核心基础课程、信息技术应用类课程、政务信息管理类课程、综合素质类课程。其中，政务信息管理模块包括政务信息管理、电子政务概论、行政管理学、国家公务员制度、现代人力资源管理等课程。这些课程所占学分为15个学分，与档案学专业学位要求的140个学分之比甚微，充分体现了以档案学专业课程为主，政务信息管理课程为辅的特点。此外，电子政务信息资源管理所需要的信息技术类课程在学院通开课模块和档案学专业类课程模块中得到体现。

武汉大学信息管理学院档案学专业本科课程体系的改革，始终坚持“厚基础、宽口径”的指导思想以及通专结合的思路，形成了以档案学核心基础课程为主，政务信息管理相关课程为辅的独立而开放的课程体系。其独立性体现在保持档案学专业特色，而开放性则体现在档案管理与信息管理、政务信息管理等领域的交叉与融合，以及与信息技术的密切联系。

结论

针对目前档案学系改名或增设电子政务课程的现状，我们首先应明确电子政务环境下档案学专业的定位，是另设电子政务专业，还是在档案学专业基础上建设电子政务专业，或者只是增加一些与电子政务有关的课程，这关系到今后档案学专业的兴衰。如果处理得当，档案学专业将借电子政务而获得新的发展机遇，否则可能使档案学专业丧失独立的学科地位。笔者所担忧的是，如果档案学系盲目改名或盲目增加与电子政务有关的课程，不仅易使档案学丧失独立的学科地位，而且因学科基础限制，也不可能培养出能够真正胜任电子政务管理需要的专业人才。因此，笔者认为，档案学专业在人才培养目标上应坚持专业特色，同时，拓展人才的知识结构和能力素质，提升人才培养的层次和水平，满足电子政务信息资源管理的需求。电子政务环境下的档案工作者应是掌握档案学基本理论和电子政务的相关理论及知识，既熟悉电子政务流程和运行机制，又掌握基本的信息技术，能胜任网络环境下的信息化办公、电子文件管理、文档一体化管理的复合型人才。电子政务环境下，我们应立足档案学专业的自身特点，同时，结合电子对文件和档案管理的要求来调整课程体系，补充教学内容，基本出发点依然是文件和档案管理。

参考文献：

1、王协舟，《电子政务本科专业建设研究――专业可行性分析与教学计划构想》，《档案学研究》，2006，(1)

专科电子档案篇2

1.影响高校电子档案管理的因素

1.1信息技术因素

影响高校电子档案很容易的因素较为多样，技术因素是促进电子档案普及的主要因素。随着电子信息技术的快速发展，大数据技术在高校的广泛普及，高校电子档案管理得到了快速发展，电子档案技术日益取代传统的档案管理方式。现代电子信息技术使得电子档案的存储与管理向着快速、便捷、高密度和安全的方向发展，电子档案可以用于提高高校各项工作效率，电子档案利用的局限性日益消除，有助于实现高校信息共享。虽然电子信息技术还有不足之处，基于互联网环境的电子信息档案容易被改动，存在着数据易丢失的风险，但是其发展空间广阔，保存档案的时间更长，可以存储的数据类型日益广泛而且存储容量更大。

1.2保密性因素

保密性因素是推动高校电子档案管理发展的重要原因。已往的高校档案管理违背了档案信息公开和透明原则，高校档案严密的封存在档案存储机构，使得学生很难充分的利用档案信息，高校管理人员也没能把已有的档案信息用于高校建设当中，档案管理没能发挥出应有的作用。在网络技术快速普及的当下，高校日渐认识到档案信息资源的重要作用，更注重档案的社会服务效益，在经济发展中档案具有举足轻重的作用。随着高校档案管理技术的升级，专业的档案保护加密系统的发展，使得高校电子档案的应用安全性更高，直接的促进了电子档案的普及，实现了在安全环境下进行电子档案信息传递、共享与应用需要。一些高校对电子档案使用持谨慎态度，没能实现档案的全公开化，强调在设置使用权限的基础上使用档案，档案电子化的道路较为漫长。

1.3法制性因素

保证高校电子档案的安全，促进电子档案的有序发展，发挥电子档案在高校建设中的作用，还要加强电子档案法规的普及。目前高校对电子档案的应用出台了一系列的制度，强调在规范化、标准化和程序化原则下使用电子档案。随着高校电子档案管理机制的日渐完善和有效改变，高校电子档案管理的发展速度较快，制度化的方式为高校电子档案的管理建立了良好的环境。高校电子档案管理在制度规范的影响下得到快速发展，电子档案的编辑模式已经从传统走向现代，制度法规有效的弥补了电子档案应用时的漏洞，对于促进档案事业的高速发展提供保障。

2.高校电子档案管理的主要问题

2.1缺乏专业技术人员

目前高校电子档案管理还缺乏专业技术人员，现有的专业电子档案管理人员主要集中在校级档案管理部门，各院系和各部门还缺乏专业的电子档案管理人员，学生电子档案数据信息的开发质量较低，高校基层部门还未能配备专职的电子档案管理人员。从事电子档案管理人员的专业素质较低，一些档案管理人员不掌握信息化的档案管理运行方式，传统的档案管理方法影响了信息技术作用的发挥。高校未能加强档案管理人员的培训工作，不能在大数据技术背景下提高档案管理人员的创新意识，因此影响了电了档案技术的普及，制约了电子档案的快速发展。

2.2缺少科学宣传机制

高校电子档案管理应当建立综合性的宣传机制，强调建立完善的档案管理宣传体系。有些高校缺乏科学的电子档案宣传方法，没能建立综合性的宣传体系，档案管理工作没能得到学生的广泛配合。不少高校的电子档案管理系统还集中于服务教师，没能开辟充分的服务学生模块，没能给学生参与个性化档案的建设空间。档案资源没能服务于学生的学习、科研和就业。

2.3技术设备更新不足

档案管理电子化发展依赖专业的档案管理技术，要求开发专业的档案管理系统，能够针对性的发挥电子档案的传递共享价值。高校虽然建立了电子档案管理系统，但是档案管理技术的更新不足。不少有较高价值的纸制档案未能电子化，电子档案扫描设备普及不足。一系列电子档案的共享性不足，档案资源的分散存储模式导致电子档案信息孤岛现象的存在。高校电子档案的网络空间运行风险较大，还要在共享的理念下着力优化档案安全管理体系，加强电子档案管理的软硬件配置。

3.高校电子档案管理的改进措施

3.1建立规范化管理制度

大力普及高校电子档案管理工作机制，还要建立高校档案的大数据系统。首先，应当成立专职的电子档案管理部门，建立电子档案的运转机制，明确各部门在电子档案管理中的工作职责。其次，基于统一的管理制度与专来的电子档案管理系统建立档案管理平台，在统一的平台下实现电子档案数据的有效收集与分享。第三，基于大数据背景创新电子档案的发展模式，创新电子档案的发展方法，构建综合性的档案管理体系。

3.2提高档案管理人员素质

专科电子档案篇3

［中图分类号］G717［文献标志码］A［文章编号］2096-0603（2015）29-0149-01

中专学校的持续发展过程中档案管理工作的重要性不言而喻。过去部分学校在档案管理工作中采用较落后的方式，现今电子档案管理的应用越来越引起中专学校的重视。

一、电子档案管理的意义

档案是人们生活活动的记载资料，具有十分重要的意义，档案的保管方法随着人类进步的脚步不断变更。部分中专学校采用的仍旧是传统的档案管理模式，然而伴随计算机技术的广泛运用，档案的保管办法已经产生了巨大的变革，中专学校的档案管理应摆脱传统的方式，采用先进的技术进行代替，扩大档案的保存领域。电子档案管理实现资源的共享，信息化的应用可以提供海量存储功能，资源共享功能和跨地域检索功能的实际应用将使得中专院校内的档案保存工作上升到新的水准。

二、保障中专档案管理中实行电子档案管理的安全性

中专学校应提升相关设备设施的安全性能，控制电子档案管理的专一性，对于该系统要进行有规划性的科学升级，对电子档案进行专项化的维护整理，控制设施设备的良好稳定运行。对于重要的档案信息进行必要的备份管理，防止发生意外状况时造成严重的损失。系统内部可以进行防火墙工作模式，通过系统杀毒、网络体检、指纹鉴定等多种科技手段提高系统运行的安全性，最大化地防止电子信息的流失和被盗取。控制电子档案管理的信息安全性是将电子档案管理引入中专学校档案管理中的重要基础和前提。

三、建立完善的规定细则，促进中专电子档案管理的规范化

中专学校内部应该建立一套完整的管理方案，构建具体的使用细则和规章，让档案管理工作逐渐向系统化规范化的方向不断发展。首先对于该部门的工作人员要保证其能力水平。聘用专业化的技术工作人员进行日常管理工作，提升工作人员的安全保密意识，保证自身的职业道德水准，熟悉地操作相关电子系统运行流程，实行灵活的管理，最大化地体现电子系统的便捷性和先进性。

四、提高学校相关领导对电子档案管理的认识

档案信息的性质是保持历史信息，不能直接为学校创造明显的利益价值，管理要求迫切且程度较低，许多学校领导无法认识到档案管理的重要程度。部分中专学校的档案管理数字化设备条件不足，部门内部缺乏相关专业人才。面对如此状况，学校领导首先要改变传统的思想，部门档案管理人员首先应进行电子管理相关方面的学习，提高自身素质，明白档案数字化管理的先进性，积极向相关领导提出建议和想法，主动将现代化科技与档案管理相结合，进行反馈并提出可行的解决办法，学校领导应积极听取相关专业人士的建议，理解电子档案管理对于学校的文化发展和学生老师各级人员的重要性，提供相应的支持方法。从领导层做出相应的政策决定，提供资金和硬件设施方面的基础保障，加大对档案电子管理的重视度，加大人才投入力度和资金投入力度，从根本上改变传统的档案管理部门的地位。

五、提升中专学校的硬件软件设备管理水平

电子档案管理工作由于实现了信息的高速传递及大量存储，这些都要依靠现代化电子技术的发展和进步。在实行电子档案管理工作中不断实行技术的研究工作，提高学校内部的计算机网络技术管理水平。选择合适电子档案管理的安全性软件和设备，根据学校内部的实际情况对相关技术人员制订电子管理的计划，提出具体的实施方案。详细规定包括其具体需要的硬件设备需求，相关设备的购买要依据经济情况量力而行，确保所购买东西的实际应用性和完整性，保证设备的整体实用性。总而言之，中专学校的相关领导应提升对电子档案管理的认识，加大部门专业化人才的培养力度，档案管理人员运用先进技术的科学规划，加强档案管理准备工作，共同努力把握档案数字化管理的总体方向，提升中专学校的综合文化竞争力。

专科电子档案篇4

一、关于“技能”的新内涵

相对于观念的间接影响和基础而言，是否有新技能，是能否适应档案管理现代化环境的直接因素和现实。当然“技能”一词的涵义是动态的，而非静态的。就象联合国教科文组织对“文盲”的定义一样，强调一个人不仅要掌握信息语言，会断文识字，更重要的是掌握不断丰富和发展的信息语言和计算机操作技术。从档案界整体人员的素质而言，在电子文件时代来临之前，更新技能已经到了刻不容缓的地步了。

二、加强培训，掌握新技能

就整体而言，要真正实现档案管理现代化，档案界缺乏相关的专业技术人才。虽然目前广大档案部门拥有丰富的档案管理专门人才，也有一支力量不小的计算机技术人员队伍，然而这两方面人才在很大程度上还是粘合不紧的两张皮，有机结合程度不高；而至于兼具两方面专业知识的人才、一身兼两任者，则更凤毛麟角，少之又少了。

要改变这种不缺人但人才匮乏的局面，需要我们走内举外引之路，加强人才培养力度，培养一支有志献身于档案工作的专业人才队伍。具体采取三个方面的措施：

第一，各高等院校的档案专业教育，要加强档案管理新知识、新技术运用的教育，要把档案管理现代化，尤其是档案计算机管理、电子文件归档与电子档案管理的知识和技能的教学问题，放到一个重要的位置。总之，高等院校档案专业要对档案专业学生进行新知识与新技能的系统教育，尽快培养出一批既掌握档案学知识、又懂得新技术运用的专业管理人员。从根本上说，只有高等院校档案专业加强专业管理人员的教育与培养，才是真正解决档案管理现代化人才短缺问题的措施。

第二，加强档案干部的再培养和继续教育。目前，我国档案部门已经普遍开展了档案干部的继续教育。把新知识、新技能培训放到第一位，树立用人新理念，以追求专业素质与操作技能并举的双重效应。

第三，走出去，通过各种途径，向社会广泛吸纳、引荐、引进所需的专业人才，来壮大档案工作队伍，提高档案人才队伍的质量。

现代高科技的运用与电子文件的大量产生，带给档案部门的压力是无形的，但又是巨大的。虽然档案部门和档案人员谈不上有“优胜劣汰”的竞争，但是如果不能主动适应随新科技发展带来的新变化，必将使档案部门的工作水平滞后于社会的整体发展水平，不能胜任信息社会中提供档案信息服务的职责，最后也必将严重影响社会对档案工作的评价，档案部门和档案人员的地位也会进一步下降。因此，档案部门和档案人员在面对技术革命的冲击时，要有一种忧患意识，要立足于本职工作，加强知识和技能的培养，以主动适应工作对象、工作环境和工作手段的发展变化。正如有些同志所言，对于电子文件管理，档案部门和档案人员要做到既冷又热。所谓冷，就是要牢牢把握档案部门、档案工作者的基本职能和历史使命，维护档案的完整与安全，方便社会各方面的利用。所谓热，就是要加紧学习计算机技术，学习电子文件形成和管理知识，研究这方面的问题，迎头赶上，适应这种形势。

三、档案管理人员必备的知识技能

在档案管理现代化环境中，档案管理人员需要具备哪些知识与技能呢？我国1999年出版的《电子文件归档与电子档案管理概论》，就分析过这个问题，并指出电子档案管理人员必备的知识技能包括三大方面。我们认为这与档案管理现代化环境中档案管理人员所需要的知识技能是相一致的。

（一）档案管理基础知识

1.档案学概论

了解档案的起源与发展，特别是中国档案的产生与发展的历史过程，明确档案的基本含义、本质属性和档案种类的划分等。

2.档案管理学

了解和掌握以档案收集为重点的档案馆（室）的馆藏建设方法与途径；掌握档案利用的需求和提供利用的原则、方式和方法；掌握档案管理和利用中有关信息的反馈技术和方法等。

3.档案保护技术学

了解纸质档案耐久性的检测指标及方法，掌握造纸原料质量、纤维质量、造纸工艺与纸质耐久性的关系；了解各种纸质档案字迹材料的主要成份及其作用，掌握影响字迹材料耐久的因素；掌握一般声像档案制成材料的耐久性和保护条件；了解档案馆库温湿度控制的依据，掌握档案馆库内外温湿度变化的一般规律；了解微生物、昆虫、鼠类的基本知识及危害档案的情况，掌握防治它们危害的措施、技术和方法等。

4. 文书学

了解文件的概念，明确文件及公务文件的特点、功能及其表现；划分公文立卷范围和编制立卷类目等。

（二）计算机应用及自然科学基础知识

1.自然科学基础学科

学习高等数学、普通物理学、普通化学、电子学、自动化技术等。了解自然科学的基础知识和物质运动规律，掌握工程技术的设计方法、材料的物理化学性质、电子及电路原理等。

2. 微电子技术

微电子技术是微小型电子元器件和电路的研制、生产以及用它们实现电子系统功能的技术专业学科。在这项技术学科领域内最主要的是集成电路技术。微电子技术是随着集成电路技术、特别是规模型集成电路技术的发展而发展起来的电子学方面的分支学科。这门学科是电子计算机技术、通信技术的基础。认真学习微电子技术，就是要了解和掌握电子技术原理，特别是集成定电路方面的基础知识，为学习电子计算机和通信技术打好基础。

3. 电子计算机技术

学习电子计算机技术，目的是了解与电子计算机技术的发展过程、分类及发展趋势。懂得电子计算机的算术基础、数理逻辑、脉冲及逻辑电路、运算方法及运算器、控制器、内存储器及外部设备等，掌握电子计算机的基础知识和工作原理。

4. 电子计算机软件技术

目的是了解熟悉电子计算机使用的二进制和其他数制的转换关系、机器语言、汇编语言及各种高级计算机语言等，掌握程序编制的基本原则和方法。

5.现代通信及电子计算机网络技术

如果说建立在微电子技术及软件基础上的电子计算机是现代社会的“大脑”的话，那么由程控交换机、光缆、通信卫星及其他现代化通信设备和电子计算机网络设备交织而成的覆盖全球的电信网络，就是现代社会的“神经系统”。学习现代通信技术，就是要了解现代通信的工作原理及所需设备的作用、性能及发展趋势，掌握信息存储、传输的方法和技术，为管理电子文件、电子档案打好技术基础。直接管理电子档案的人员，应掌握网络操作技能，要达到国家规定的中级以上水平。

6.办公自动化（OA）及电子计算机辅助设计（CAD）技术

电子计算机在国家机关、社会团体及生产设计、制造等部门的应用，主要体现在办公自动化（OA）和电子计算机辅助设计（CAD）、辅助制造（CAM）等方面，并产生着大量的电子文件。我们掌握了办公自动化、电子计算机辅助设计、辅助制造等基本知识，就掌握了电子文件从产生到运作的过程及规律，便于从电子档案管理角度提出电子文件形成和归档的技术要求。

7. 电子计算机技术在档案部门的应用知识

电子计算机在档案部门的应用，正在两个方面迅速地展开：一是为提高纸质等载体档案的管理效率，开发档案信息资源为社会服务，而大量使用电子计算机技术；二是电子文件归档及归档后形成电子档案的管理，也离不开电子计算机。前者经过多年的实践和推广应用，已被广大档案工作者接受并发展到一定的深度和广度，后者正在起步。学习电子计算机在档案部门的应用知识，就是要了解电子计算机在档案部门的应用情况及发展趋势，掌握各种应用的典型范例，熟悉其相应的应用程序等，以便在前人的基础上，更深入一步地拓宽电子计算机在档案部门的应用范围。电子档案管理人员的电子计算机操作应达到国家规定的中级以上水平。

8. 设备维护知识

电子文件、电子档案的管理，涉及很多设备，如电子计算机及外部设备、数字通信的一系列设备、电源设备、调控设备等等。了解这些设备的工作原理并对这些设备进行保养、维修是极其重要的。这不仅涉及到物理、化学、电子计算机技术，而且要涉及到电工、电子学等方面的专业知识。我们对这些知识必须有一定的了解，而且要掌握一些保养、维修设备的实际操作技能。

9. 标准化知识

专科电子档案篇5

1.高校档案电子商务化管理的特点。

档案电子商务化管理与传统管理方法相比，具有明显不同的特点。一是虚拟性。电子商务行为发生在虚拟的网络空间，与直观的纸质档案相比，电子档案需要借助计算机才能识别。二是便捷性。高校档案电子商务化管理可以节省大量存储空间，大量人力物力，通过网络可以实现信息的快速采集和传输，实现档案信息的共享和通用。三是复杂性。随着信息技术的快速发展，电子商务档案的信息格式、传输协议、存储形式、链接方式不尽相同，造成了电子商务档案的复杂性[2]。四是集成性。与纸质档案相比，电子商务档案包括文字、图像、影像等不同形式的信息。五是综合性。高校档案既包括学生理论学习、社会实践的信息，也包括教学过程中的教学档案、教职工的人事档案、财务活动中的会计档案，还包括科研项目申报、科研立项、项目验收等信息，具有综合性特点。

2.高校档案电子商务化管理的意义。

高校档案电子商务化管理能实现档案管理模式的现代化、可控化、高效化，为客户提供便捷、快速的服务。一是实现档案管理模式现代化。档案的信息化管理，把档案管理人员从繁重的整理、搜集、维护工作中解脱出来，更好地从事档案搜集和编研工作。二是实现档案检索便捷化。档案电子商务化管理后，档案检索和查询只需通过网络就能马上实现，节省了大量的时间和劳动力。三是实现档案阅用可控化。传统的档案借阅、查询都以手工为主，费时费力。档案电子商务化管理后，通过计算机可以准确、快速地查阅需要的档案信息，操作方便，过程可控。四是实现科研服务高效化。档案电子商务化管理后，科研人员能共享科研资源，避免重复劳动，提高研究质量和效益。

二、高校档案电子商务化管理存在的问题

1.基础设施薄弱。

多数高校档案信息网还处于孤立状态，没有接入校园网，档案馆各自为政、急功近利，不能实现网络数据的传递和共享。由于经费有限，用于档案电子商务化建设的经费有限，没有配备专门管理档案的计算机、打印机、扫描仪等基础设施，计算机老旧，多为淘汰或者廉价产品，反应速度慢，性能质量差，操作使用不便。同时，高校档案管理软件功能单一，界面复杂，使用不便，不能实现跨库检索、数据传输，运行还停留在维持日常简单业务的功能上，与高校档案电子商务化管理还有一定差距。

2.组织管理不力。

在信息化背景下，高校档案信息化管理取得了一定进步，但服务意识树得不牢，创新动力不足，管理理念滞后等问题依然存在。高校领导只重视教学科研工作，对档案管理信息化建设缺乏清醒认识，没有建立档案信息化建设的决策机构，档案管理工作处于边缘位置，在建设规划、制度设置、系统设计等方面没有得到足够重视。档案管理人员业务知识匮乏，很多科研、教学、管理等方面的电子文档游离于档案管理范畴外，甚至有的已经丢失或损坏。高校对信息化背景下档案管理的组织管理不力，只满足于设备购买了，人员纳编了，机构设置了，场地开设了，而对如何做好档案管理工作，如何发挥档案效益，如何提升服务水平思考不透，管理不精，要求不高。

3.标准规范不一。

高校档案信息化建设还处于起步阶段，高校根据自身的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，接口规格不一；档案管理软件没有遵循国际规范，使得不同高校之间标准不统一，甚至同一高校不同院系之间的标准也不统一，不能实现资源的共享和通用。档案信息化管理缺乏统一、规范的管理软件和完备的管理制度，大量的纸质文档、书面材料都没有系统、规范地处理，而是简单地输入到电脑里，类属不清，存储混乱，造成资源的浪费。受高校管理和运行机制的影响，不同高校隶属不同的行政主管部门，造成各高校档案管理自成系统，缺乏馆际之间的交流合作，进一步造成档案管理标准规范的不统一。

4.专业力量不足。

高校档案电子商务化管理，对档案管理人员提出了更高的要求，不仅要求专业技术过硬，而且还要求熟悉电子技术、计算机网络、计算机操作等知识。但目前高校档案工作人员普遍存在“一少、二弱、三不稳”的现象。即：高校档案管理人员较少，高校主管者对档案管理工作关注不够，投入不足，高校档案管理人员数量与担负的大量烦琐的工作不匹配。档案管理人员专业素质偏弱，大多数高校档案管理人员专业知识匮乏，业务不精；由于构成复杂、知识老化，大多数档案管理人员计算机使用和操作能力偏弱。由于档案管理工作任务重，福利待遇差，出彩机会少，导致档案管理队伍人才引入困难重重，缺乏既懂档案管理知识，又熟练掌握计算机使用和管理的复合型人才。

三、高校档案电子商务化管理创新途径探索

1.夯实电子商务化管理之基础。

用发展的眼光看问题、做决策、谋发展，紧跟科技进步潮流，结合高校自身特点，进一步配套完善高校档案信息网。将各高校档案信息网链接到Internet网，实现不同省市、不同区域、不同领域高校之间信息的共享和通用，为高校之间的交流沟通架设桥梁，构建纽带。合理统筹经费使用，进一步加大档案信息网投入，建立有效的档案电子商务化管理系统，按照“先急后缓、急事急办”的原则，配套功能完善、专机专用的计算机、扫描仪、打印机、复印机等硬件设施。加大对硬件系统的管理维护力度，制定专门的使用管理规程，严格按章操作，确保设施设备性能良好。结合档案电子商务化管理的实际需求，邀请既懂档案电子商务管理，又深谙软件设计的复合型软件工程师，量身定制功能完善、界面友好、操作方便的档案管理软件，实现档案的录取、分类、存储、管理、检索一体化服务，为高校档案电子商务化管理提供可靠的硬实力和软实力保障。

2.健全电子商务化管理的组织。

加强档案管理工作的组织领导，根据教学、科研的实际，及时调整策略，成立决策机构，负责档案管理工作的组织领导和检查监督，对档案资源、数量及内外部环境进行革新。加大档案电子商务化管理的宣传贯彻力度，营造“档案电子商务化管理为我谋利，我为档案电子商务化管理出力”的良好氛围，形成全校“上下互动，内外联动”的良性发展局面。筑牢档案管理人员服务中心思想，唤醒他们的岗位荣誉感和事业责任心，确保为客户提供优质、高效、便捷的服务。构建顺畅的反馈机制，根据客户对档案管理的意见建议，改进档案管理模式、管理方法，使高校档案电子商务化管理向全方位、多层次、系统性的方向发展。积极借鉴电子商务的成功经验，注重自主创新，适时组织评估，改进技术手段，构建智能化的档案信息检索查询系统，为客户提供最便捷化、人性化、个性化的档案服务。

3.完善电子商务化管理之标准。

“没有规矩、不成方圆”，制定和实施档案工作的标准和规范，是实现高校档案电子商务化管理的基础，是提高工作质量和效益的前提，是实现资源交流和信息共享的保证。高校档案电子商务化管理过程中，要购置标准统一，接口通用，性能配套的硬件设备，确保新旧设备、接口管理的延续性和通用性。积极完善档案电子商务化管理制度，确保档案的整理鉴别、信息输入、分类归档、迁移保管、使用查询都有完善的规章制度，明确不同类型电子文件的存储格式，为档案的电子商务化管理奠定良好基础。设计档案管理软件时，要统筹协调、注重长远、细化功能，确保电子档案在不同软件、系统之间的通用性。各高校、院系之间要加强合作、分享经验、互通信息、共享资源，避免不必要的重复劳动，充分发挥档案对科研、教育、管理的促进作用。

专科电子档案篇6

从2006年起，中专院校的数量急剧增长，中专每年所招收的学生也比前一年多了200多万，就连教职工人员每年也在以万为基础单位与日俱增。由此带来的是千千万万的档案更新和变动以及文档的维护工作，这着实给档案的管理工作带来了巨大的挑战。高校的档案是一所学校的教育历程以及全校的师生在德、能、勤、绩等方面的真实记录，对于一所高校甚至具体到个人来说，都具有极其重要的作用。

一、电子档案的特点

（一）电子档案管理的优势

1. 处理数据效率高。电子档案是以计算机技术为基础的存储技术，他克服了传统的手写的用笔规范度不统一、统计以及存储出现的误差等弊端，电子档案则采用信息技术来进行资料的收集、存储、分类、统计以及查阅等活动，使得档案的存储和管理更为便捷高效。

2. 文档信息可以快速地实现交流和分享。传统的纸质文档要想实现信息的交流和分享则需要通过机械的搬运，且不说搬运工作量之大，在搬运的过程中还会造成档案的损坏，使得有些档案的信息损害甚至消失，所以传统的文档在信息的交流和共享上遇到了难题。但是电子文档则很好地解决了这一问题，电子文档是对计算机技术的应用与发展，所以电子文档的信息可通过网络实现交流和共享。利用信息化手段，采用办公自动化软件实现档案的一体化管理，并且电子档案还可以通过引擎查找，使得信息管理更加快速高效，用户还可以根据自己的具体需要实现文件的分类、排序、排除过滤等等操作，使得文档管理应用起来更加方便。

3. 电子文档存储基本不受条件限制。传统的纸质文档在保存的时候对外界的环境如空气的湿度、温度还有细菌等要求比较严格。为了延长纸质文档的存储寿命，经常需要检查文档的完整程度，做好防潮工作。再加上纸质存储需要耗费大量纸张，所以需要很大的空间，同时对于环境也是一种破坏。而电子档案的存储方式多种多样，包括光盘、U盘、硬盘等等，存储量也很大，一般1GB的存储空间就可以存5亿字，并且存储不受环境的影响，具有很强的稳定性。

（二）电子文档管理的弊端

1. 存储的安全性不稳定。电子文档的存储方式尽管方便，但却容易被高速的读写，一旦电子存储设备被盗，中专学校的电子档案信息就会被有心之人利用，造成安全隐患。其次，由于电子文档的字体、颜色可以通过复制来备份出完全一样的文档，使得文档的真伪性往往不易鉴别。电子文档利用网络实现了交流和共享，同时也容易出现信息的泄露，一旦私人信息泄露，将会给中专的教职工和学生的日常生活带来困扰。

2. 电子文档信息的完整性不稳定。电子文档的存储设备是通过芯片的读取实现文档信息的存储和查找的，但电子存储设备极易受到人为的破坏，有时候一个简单的操作对于电子档案来说是巨大的破坏，这样信息就极易遭到损害。一次失误的操作就可能使得大范围的信息受到毁坏。由于电子档案的结构复杂，因而容易在各种方式的转换中造成信息的损害。

二、电子档案在中专学校档案管理中的应用

由于电子档案在实际应用中存在的风险性，我们在中专学校的档案管理中需要采取一些措施来避免风险的发生。

（一）提高对电子档案的存储设备和网络安全的管理

采用专机专用的制度进行存储设备的管理工作，对软硬件进行适时的更新和维修，以提高存储设备运行空间的安全性；做好文档的更新备份工作，就算存储设备受到损坏，电子档案的信息也不至于丢失。还可以通过设置防火墙、身份验证病毒预防等工作来提高存储设备在运行处理过程中的安全性，严格做好文档的交流共享中的安全以及私密性，防止重要信息的泄露，利用现代的高科技手段提高电子文档的管理水平。

（二）规范电子档案存储设备的使用过程

规避按风险除了利用高科技手段强化科技措施以外，还需要通过提高中专电子档案管理人员的职业道德修养和专业技术，使得工作人员具有极强的责任心和集体意识，认真做好电子档案的管理工作，同时还必须通过职业技术培训强化专业操作能力，规范操作流程，最大限度的减小操作不当造成的电子档案信息的损坏。除了规范操作以外，操作人员还需掌握一定的修复技术，对于可修复性的损害进行及时的修理，最大限度地保证电子档案信息的完整性。

（三）采用多种方式进行重要信息的存储

由于电子档案存储的不稳定性，使得存储的信息极易受到损坏，为了提高电子档案信息的稳定性，我们可以通过多种方式的备份来保证电子档案的信息的完整性。对于中专学校的档案信息应使用多种媒介手段来进行存储，如若一种存储设备受到损害或遗失，则可以通过其他媒介手段的存储方式来进行电子档案的管理。如果档案信息已经更新，则需要进行新的存储，通过及时的更新和升级存储技术来保证电子文档信息的完整性和安全性。同时还要严格控制职工的职责和权限，避免由于操作人员的失误而造成的电子档案信息的遗失。

三、结语

电子档案在中专学校的档案管理中起着极其重要的作用，但是电子档案还是由于自身局限性的影响而在信息的存储上存在着极大的弊端。希望越来越多的人能够关注这一课题，为提高电子档案的稳定性和安全性出谋划策，推进电子档案在中专学校档案管理中的应用。

专科电子档案篇7

随着数字信息时代的飞速发展，电子档案应势而生，并逐步在科研档案管理中发挥重要作用。电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合。电子档案的出现，给长期以来的重保管、轻利用的传统科研档案管理带来了较大冲击。如何扬长避短，在科研档案管理中发挥电子档案的优势，首先要对子档案的利弊有一定认识。

1 科研档案管理中电子档案的优势

科研档案管理相对文书档案管理较复杂，一个科研项目或课题历时短则几月、多则数年，项目课题中各类材料复杂且珍贵，运用传统的纸质档案管理不仅耗时耗力，时间一久更不利于分类归档，并且在过程中查找起来也较麻烦，相比传统纸质档案，电子文档的优势凸显：

（一）减轻劳动强度

传统的科研档案管理通常是在科研项目（课题）完结后，再移交档案室进行整理归档，分类整理、装订立卷等全靠人脑、手工，档案管理员的大量工作时间耗费在枯燥乏味的手工建档工作中。使用电子档案，就可以把按“卷”整理归档，改为按“件”整理归档，换言之任何一件材料都可以在科研项目（课题）未完结时按类别进行归档存储，避免了档案形成积存，平时就可以随时整理立卷，节约了应对纸质档案大量的分类、归类、装订、立卷的时间，直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，使其从中解放出来，将宝贵的时间花在更有意义的地方。

（二）提高查阅速度

由于传统纸质档案存储的固定性，查阅往往需要在工作时间内、到固定地点、并由专人找出才能翻阅，不仅浪费时间，更受到地域限制，严重的甚至会耽误科研人员的科研进度。电子文档的查阅则打破了这种限制，一方面查阅者可以不受地域、时间限制，而是通过网络信息技术，任何时间、任何地点远程查阅所需信息；另一方面也解决了一份档案同时只能一个人查阅的限制，通过电子信息技术，可以多人共享同一份文档。

（三）利于档案保护

随着科研档案工作不断完善，科技人员对科研档案的查阅需求逐渐增加，重复的翻阅查看纸质的文档，必然会造成原件的受损。同时，查阅档案通常是整件、整卷提供，科研人员或许只是需要文档中某一页的信息，却能够看到整件、整卷档案，不利于档案管理的保密性。电子档案不仅解决了纸质文档易受损的问题，通过档案管理系统对不同密级的档案进行权限设置，也达到了档案管理的保密性。

2 目前电子档案的一些问题

任何事物都是一把双刃剑，有优势必然有劣势，通过电子档案的逐步普及使用，也暴露出一些问题。

一是真实性无法保证。纸质档案具有真实的本质属性，它们通过纸张、字迹、印章等结合在一起，再进行任何篡改都会留下明显痕迹，是无法篡改的最原始记录。而电子档案的可重写性就无法避免档案被篡改，电子档案可以轻松的被复制、被修改、被删除，篡改后不会留下痕迹，无法保证档案的可信度。二是面临安全隐患。电子档案依附计算机、网络等载体而存在，现代社会网络安全等问题频发，病毒、木马、黑客等都让电子档案面临被盗取、篡改的危险，不仅保密性得不到保障，安全也面临隐患。三是依附性过强。电子档案的依附性让承载它的计算机、硬盘等显得尤为关键，高温、高湿、磁场和电场等都会对电子档案的载体产生各种影响，他的存在和安全取决于载体的存在和安全。

3 进一步完善科研电子档案管理的几点建议

第一，根据电子档案管理需求，提高档案管理者综合素质。不论纸质档案还是电子档案，归根结底是人的工作，档案管理员不仅要加强档案管理能力，还要提升专业素养。不仅要熟悉档案管理知识，更要提升电脑操作、职业道德等专业素养。电子文档的归档、管理等所有流程都离不开档案管理员，管理员的素质决定了档案的可靠和质量。因此需要不断的对其进行业务培训、思想培训，认真负责的工作作风和善于钻研的专业技术，是现代档案管理员不可缺少的素质。

第二，针对电子档案暴露的问题，优化管理方式。一是将电子文档设置为“只读”状态，该状态下可以读取信息不能更改文档；二是重要或保密案卷，禁止联网查询；三是采用光笔签署方式，对电子档案进行标记；四是重视网络、计算机、软件自身安全，设置安全保障系统并定期检测等。

第三，建立完善电子档案管理查阅制度，规范管理。根据科研人员查阅习惯和单位实际情况，建立一套既能对科研档案的归档制定科学合理标准，又便于实际操作的制度。

第四，取长补短，电子档案与纸质档案并存。两者有互相不能取代的优势，也有各自无法避免的劣势。因此，纯粹的用电子档案代替纸质档案不可取，两者相辅相成、取长补短，并存或许是未来科研档案管理的主旋律。

4 结语

电子档案是时展的必然趋势，如何顺应时展，做好档案管理工作，这是对档案管理工作者提出的新要求和挑战。我们只有在不断的学习、完善、提高中，不断摸索、创新，跟上时展步伐，提升档案管理工作水平和效率。

参考文献

[1]张岚萍.纸质档案与电子档案的优势与劣势.黑龙江史志.2013（15）：104-104

[2]张保山.关于信息时代企业电子档案管理的几点思考.大陆桥视野.2013（22）：55-57

[3]刘亚辉.浅谈电子档案管理中几个关键问题及其对策和建议.黑龙江科技信息.2014（28）：175-175

[4]高文.浅谈当前电子档案管理存在的问题及对策.四川水利发电.2011，30（6）：166-167

专科电子档案篇8

电子档案是现代计算机技术和信息技术发展的必然结果，也是档案管理的最新发展方向之一。现结合煤矿企业档案管理的特点，探讨电子档案在煤矿企业档案管理中的意义。

1 档案管理的目的和功能

“档案是历史的原始记录，或者说原始的历史记录。这是档案的本质属性”。档案管理的根本目的，除了不使其散失并安全保存外，主要是为了开发与利用档案，因此能否很好地开发与利用档案是衡量档案管理成功的重要内容之一。

2 煤矿企业档案管理的特点

2.1 信息的广泛性

煤矿档案包括科技档案、文书档案、财务档案等。科技档案包括矿建、采煤、掘进、机电、运输、通风、地质等档案。信息量巨大是其特点之一。

2.2 使用的频繁性

煤矿档案使用频繁，特别是科技档案的使用，几乎每时每刻都和一线生产紧密联系，例如煤矿作业规程、安全技术措施、机电设备档案等，其使用频繁性远远大于其他行业。

3 电子档案的最新发展和应用

电子档案这一概念出现于近10年。所谓电子档案就是电子文件的档案管理。美国联邦管理法规对其解释为“包括数字的、图形的及文本的信息，可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”

1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议。1996年9月成立了电子文件管理、归档研究领导小组。1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》（试行稿）的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。1998年8月11日―13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。可见，有关电子档案及其管理问题的研究与应用正在广泛开展。

4 电子档案与传统纸张档案的优缺点

4.1 电子档案的优缺点

电子档案的优点在于：存在形式一般为磁盘（硬盘）及光盘等有形介质，存取方便，占用空间小，存储容量大，便以携带和传输，可和计算机直接连接，可通过网络进行远程传输，复制方便，便于检索和查阅。

其缺点是保存时间短（与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5-15年），保密性差，保存条件高（需防磁、防尘、防高温、防物理和化学损伤等），阅读不方便。

4.2 传统纸张档案的优缺点

传统纸张档案的优点在于：保存时间长，保密性好，占用空间大，阅读方便。

其缺点是占用空间大，存储容量小，不便以携带和传输，复制困难，保存条件高（需防虫、防水、防高温、防物理和化学损伤等）。

5 电子档案在煤矿企业科技档案管理中的现实意义

从以上分析和比较可以看出，电子档案具有比传统纸张档案更多的优点。特别是结合煤矿企业档案管理的特点，在档案的应用方面，电子档案更具互补的优点，便于携带，可直接通过网络进行远程传输，复制方便，便于检索和查阅。具体在实践中有以下的意义：

1）煤矿企业应当结合档案管理的最新发展，建立电子档案系统，实行电子档案和传统纸张档案双档案系统。传统纸张档案以完成档案管理“不使其散失和安全保存”的目的为主，电子档案以完成“开发与利用”的目的为主。双档案系统不仅有利于传统纸张档案的安全保存，更有利于档案的开发与利用。

2）电子档案系统应配备专门的计算机和存储器（硬盘、光盘）、扫描仪、照相机、打印机等。还应配备专门电子档案室，由专人负责管理和维护。计算机用以对电子档案的管理，存储器（硬盘、光盘）用于电子档案的存储，扫描仪、照相机用于传统纸张档案和电子档案的转换。

3）可以把科技档案（包括规程、措施、图纸等）和文件等全部数字化存档。通过计算机和专门的管理软件分类管理。应用和查阅一般以电子文档的形式给出。存储格式以Word、CAD等通用格式为主，便于查阅。

4）利用或建立煤矿企业局域网系统，使所有的电子档案可以通过网络查询。各生产队组的技术员可以随时通过电脑终端查阅电子档案室的授权文件。

5）为加强保密管理，可以设立权限，利用密钥来管理。为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问，有些系统需要对用户进行身份验证，如有些文件管理系统使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机自动将这个通行字与存储在机器内的有关该用户的资料进行相关的业务访问。如果验证不合格，该用户就会被拒绝于系统之外。身份验证技术可用于电子文件访问权限的控制。

6）为了建立完善的电子档案系统和有效的服务系统，需要加强人才的专门培养。档案信息电子化要求管理人员具备较高的知识层次和先进技术水平，而不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代化高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才更为稀缺。大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象，以至于现代化设备不能充分发挥作用。

7）可实现办公自动化、无纸化，使档案的生成方式发生很大变化。诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程，可在计算机和通讯线路中进行。这样档案的前身以机读文件为主要形态，档案也自然以机读形式存在。这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多以磁盘为载体的机读形式。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。

专科电子档案篇9

中图分类号：G271 文献标识码：A DOI：10.11974/nyyjs.20170632152

在农业与科技共同发展的大好形势之下，农业科技档案管理需要日益完善，需要定期归档的科研材料呈爆发式增长，需要归档的档案呈多元化趋势发展。目前农村科研档案管理机制残缺，无法满足科技时代档案管理需求。缺乏专职管理员管理，严重影响科技档案的归档效率以及相关服务质量，无法有效提升档案利用价值。新的形势下，需要建立农业科研档案电子管理模式，运用新的方法、新的思维，去适应时代的发展，从而更好的为现代化农业科技发展提供服务。

1 新形势下农业科技档案管理存在的问题

1.1 缺乏正确管理机制

在过去，农业科研单位因为长期受传统观念影响，一味的将工作重心放在科研上，疏于档案管理。各科研单位对于档案管理机制建立意识不强，管理方式过于传统，思想过于封闭。存在“为了保管而去保管”的观念。大大影响了档案管理效率，无法有效的将科技档案管理的作用真正发挥出来，使档案管理无法满足新时代的需要。

1.2 缺管专职档案管理人员

由于思想过于传统与保守，很多农业科研单位中将档案管理部门当作了边缘部门，缺乏专职档案管理人员已经成为了许多单位档案管理部门存在的普遍现象。即使有一些单位的档案管理部门有档案管理人员，也存在身兼数职的情况。日复一日，年复一年，便出现了各农业科研单位在档案管理方面过于保守，缺乏创新管理理念的情况。最终使得各科研单位档案管理部门无法更好的服于科研工作。

2 新形势下，电子化管理农业科研档案已成为大势所趋

2.1 建立电子化管理农业科研档案成必做功课

所谓科研档案是指相关科研单位在相关科学技术活动中形成的各种载体的档案。这不仅是科技人员劳动的成果，同时也是他们智慧的结晶。科研档案是储备各种科技信息的载体。主要作用是为各种实际性的科学研究提供相关的理论依据，具有重要的参考价值。随着互联网时代的到来，计算机技术被广泛的应用在档案管理中，对各种科研活动产生的电子档案，采用计算机系统进行处理和管理。电子化管理r业科研档案已成为大势所趋。各农村科研单位必须要顺应时代要求，做好从纸质档案到电子档案的转变，采用电子档案替换传统手工管理模式，最终建成电子化管理农业科研档案管理模式，适应新的网络时代科研电子档案管理新环境。

2.2 电子化管理农业科研档案模式优势明显

新的形势下科研电子档案管理模式的建立，有利于减轻管理者劳动强度，提高管理者工作效率。原本需要大量人力的繁琐档案管理模式，可通过高科技人材采用快捷的管理手段和信息，通过快捷的途径，实现完善管理，避免了传统管理手段存在的检索查找困难等问题。电子化管理农业科研档案模式的建立，可以对多种形式的档案采取扫描形式保存，然后建立相对应的电子管理目录，采用方便快捷的档案管理软件，建立相对应的档案管理系统，更有利于查阅，大大加快农业科研单位电子档案管理效率。目前各部级、省级农业科研单位均成功构建了电子系统，院级单位也正在逐渐完善，构建独立信息库，以达到上下连动，共同管理的完善电子化管理农业科研档案管理新模式。

3 农业科研档案电子管理模式构建对十三五意义重大

农业科研档案电子管理模式构建对于农业科研有着重要推动意义，农业科研档案电子档案管理模式的成立，有助于农村科研单位加快工作步伐，提升工作效率。2017年时值“十三五”规划开局的第2年，做好农业科研档案电子管理模式构建意义重大。为全面推进农业科研单位档案管理事业起到重要作用。从而保障各单位档案管理部门更好的配合单位科研项目组工作，积极为其服务。

互联网时代已然来临，在“十三五”期间，各农业科研单位势必要顺应发展趋势，建立完善农业科研档案电子管理模式，从好档案电子管理工作，让档案管理更快捷、更容易，更有效率。

参考文献

[1]陈世杰.档案管理是基础[J].兰台世界，2000（5）.

[2]王明科.论企业用户档案管理[J].贵州档案，2000（2）.

[3]杨广梅.浅谈城市动迁档案管理[J].绥化师专学报，2000（3）.

[4]2001年“图书与档案管理”成人函授招生[J].云南档案，2000（5）.

[5]朱康康.电子文件与档案管理[J].中国计量学院学报，2000（S1）.

专科电子档案篇10

前言

随着社会信息化程度的提高和经济的迅速发展，要求档案工作提供越来越准确、迅捷的信息、资料和技术方面的支持。档案工作推出电子档案这一形式来顺应时展的需要，电子档案在日常档案管理、办公和利用方面应用越来越广泛，成为档案工作重要的组成部分。档案工作者应该以做好电子档案工作为突破口，加强档案的各项工作，提高自身对专业知识和科技知识的掌握，为档案工作的高速发展提供素质和能力上的可能。应该从档案工作中应用电子技术的实际出发，掌握电子档案管理的工作特点，分析和研究提高电子档案管理工作绩效的要点，做好电子档案管理的各项准备工作。

1新时期档案工作的现状

档案工作是指国家机构、组织或个人根据档案的法律和规范对其在社会活动中形成的有价值的资料、经历、活动、资格和技术进行记录，并具有正规性、原始性和权威性的历史记录，具有重要的历史和参考价值。目前档案工作呈现出如下各方面的特征

1.1新时期档案工作量大

我国是个人口大国，因此对于基础信息有重要记录作用的档案工作的积累、变动和应用也呈现逐年增大的特征，由于档案的新增、维护、保存和利用需要消耗巨大的社会才力和人力，表现在工作量上，新时期档案工作量越来越大。

1.2档案工作科技含量不高

信息、数字和网络为代表的高新技术是实现档案工作高效和准确的基础，但是由于我国的经济发展不均衡，各地对档案信息化的步伐存在着速度上的差异，一般只能起到检索和备份的辅助功能，尚未能形成一套高科技含量为主的信息化档案工作体系。

1.3档案工作规范化程度不高

我国虽然在1987年就颁布和实施了《中华人民共和国档案法》，为档案工作的法制化、正规化和规范化奠定了法律的基础，但是，由于《档案法》制定的时间久远，导致其不能对新时期档案工作起到全面覆盖、具体指导和强制规范的作用，使得档案管理工作不能有效适应当今的时代，档案工作的规范化也无从谈起。

2电子档案管理上的优劣

2.1电子档案在档案工作中的优越性

首先，依靠计算机强大的信息处理能力，能大大提高工作效率，采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便，同时也具有很高的可靠性。其次，通过电子文档的方式、利用信息化手段，高效的办公自动化软件可以实现档案的体系管理，索引更灵活，搜索查找更快速便利。其三，以电子文档形式保存的档案文件，其保存方式和对环境的要求较传统纸质文档要低。最后，采用信息技术还能提高文件传递速度和安全性，充分利用网络进行共享传递，能够有效提高文件的安全性和时效性。

2.2电子档案在档案工作中的劣势

首先，电子档案存储的存在安全风险，电子档案受侵害后的危险程度将远大于传统档案，档案资料不利于真假鉴别。其次，电子档案的数据容易丢失，在档案工作中电子文件结构复杂，存储方式多样，在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。最后，电子档案的兼容性存在制约，由于操作系统、应用软件和保密程度的不同，电子档案的信息存储在不同的介质上或不同个格式上，如果兼容性不够好，也可能造成信息的丢失。

3提高电子档案管理工作绩效的要点

3.1加强电子档案存储设备以及网络的安全性

首先，保障存储设备的安全，专机专用，定时进行软硬件更新升级，定期对设备进行管理维护，保证存储设备的良好状态;定期对存档文件更新备份，防止文件在意外情况下的丢失;还可以通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限，加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，预防电子文件被其他用户非法访问和随意删改，应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。

3.2规范操作流程，杜绝档案在操作过程中的风险

首先加强人员的职业道德意识和安全操作规范培训，使档案管理员具备较高的职业操守，同时通过规范的操作，杜绝在人员操作的过程中存在的漏洞。其次，尽量统一各单位档案存储的格式、处理软件，防止文档在格式转换或者由于软件兼容性问题被损坏。最后，严格控制管理人员的权限，做到职责权限同步，防止由于管理人员操作时对其他信息造成的无意删改。

3.3提高电子档案人员的业务和科技素质

电子档案工作者应该加强自身的业务学习和专业进修，为了保证电子档案的寿命，灵活应用多种媒介手段进行档案资料备份和存储，同时及时升级和更新存储技术，保证文件存储的安全性和可读性。

结语： 综上所述，在信息化、数字化和网络化为代表的高科技时代，电子档案成为档案工作的重要标识，电子档案可以适应目前档案工作信息交往频繁、数据量大、更新迅速、准确性高和远程交互的特点，是档案工作更高效、更安全和更准确发展必然的表现形式。本文对电子档案的特点和提高电子档案管理绩效做出了简单的探讨，在文章的最后，还应重点强调一点，就是对电子档案工作者的工作积极性和主动性的调动和激发，只有充分发挥电子档案工作者主观能动性才能进一步深入提升档案工作最终的绩效。

参考文献

[1] 黄桂玲. 刍议确保电子档案信息安全的综合策略[J]. 机电兵船档案. 2009，05.

[2] 李秀凤. “超文本”档案信息形态研究[J]. 郑州航空工业管理学院学报(社会科学版). 2010，05.

[3] 白润连. 浅谈电子档案信息的安全问题[J]. 吕梁高等专科学校学报. 2009，04.

专科电子档案篇11

1 新旧《会计档案管理》办法的对比分析

1.1 总体情况对比

新《会计档案管理》办法共31条，在原来的基础上增加了十条，主要做了以下几方面的修订：首先，新办法进一步完善了会计档案的定义和范围，明确了电子档案也是会计档案的一部分；其次，增加并明确了对电子档案的管理要求；此外，新办法还完善了会计档案的销毁程序、明确了会计档案出境的管理要求、调整了会计档案的定期保管期限，延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。

1.2 管理要求对比

新办法从会计档案的范围、保管、移交、销毁等方面增加了对电子档案的管理规定。明确了电子档案在满足一定条件时，单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存，进一步肯定了电子档案的有效性和可替代性；电子会计档案移交时，应与其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定，对于特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交；电子会计档案销毁时，由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

1.3 管理期限对比

为便于单位档案的统一管理，并结合会计档案的实际利用需求，新办法明确了会计档案的保管期限分为永久、定期两类。其中定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五类调整为10年、30年两类。新办法明确了对于需要定期保管的企业和其他组织的会计档案中，原始凭证、记账凭证等保管期限为30年，银行对账单等保管期限为10年。

2 当前高等学校会计档案管理存在的问题

2.1 会计档案管理制度不健全

高校缺乏学校内部的具体的会计档案管理制度，目前高校财务管理基本已实现会计电算化管理，但是却没有相应的电子会计档案管理办法，没有根据自己的实际情况将会计电算化产生的程序文件和数据库等电子资料纳入学校会计档案管理办法中，还只是停留在按照旧办法仅对会计的纸制版材料进行收集、整理、归档和保管等。

2.2 高校会计档案管理人员的知识与经验

高校会计档案管理人员缺乏专业的档案管理知识与经验，对会计档案人员及设施投入不足。目前，大部分高校的会计档案管理人员大都是会计人员兼任，会计档案只停留在对纸制档案的保管，不具备电子会计档案管理的专用?O备。那些兼任的会计人员更多的只懂会计的专业知识，而缺乏档案管理知识。同时会计档案管理人员更换和流动过于频繁，再加上大都没有经过专业的档案管理知识培训，对会计档案管理要求缺乏系统的认知，再加上会计档案的数量逐渐增多，高校会计档案的质量无法保证。高校容易忽视对专门的会计档案的管理，没有专门的经费投入，导致会计档案管理的水平很低。

2.3 高校缺乏对会计档案的电子化管理

大部分高校都已实现会计电算化，有相应的财务核算软件进行会计核算和结算。这些会计软件可以实现对会计账簿和报表的电子化保存，高校会定期将会计账簿和报表打印输出并装订成册，实现电子档案的纸制化保存，但是对于账目的原始发票等支持材料并没有扫描形成电子化管理，电子档案与纸制档案不同步，装订成册的会计档案没有实现电子化管理。各高校使用的财务软件全套文档资料及财务原始数据和备份数据也没有连同会计档案同时归档管理并分别存放于三个以上地点。高校针对电子档案的管理意识和制度都还不够，没有专门的电子档案电子化管理制度及设施等。

3 规范并优化高校会计档案的建议和对策

3.1 提高并加强会计档案管理工作的认识

高等学校的会计档案管理属于档案管理的一部分，应受到相关部门的高度认识，加强投入。它是国家各类检查以及科研结题审计的重要支撑材料，是学校制定方针政策的重要信息资源。因此高校应加强对会计档案管理的重要性认识并增加对会计档案的投入，妥善安全保管、科学有序存放，保证会计档案的完整性，方便及时查阅和利用。

3.2 建立并健全高校会计档案的管理制度

各高校应根据新的《会计档案管理》办法的要求，结合自身实际情况，出台或修订具体的会计档案管理制度文件以供参考和查阅。同时制定会计档案工作目标，将会计档案管理工作纳入学校内部治理范围，促进会计档案管理规范化，做到有法可依，有章可循。具体制度可包括：（1）完善会计档案检查监督制度。由高校财务部门和档案管理部门的主要负责人联合，开展会计档案检查，并将检查结果记录在案留存，不断地促进高校会计档案管理工作水平的提高。（2）建立和完善会计档案保管制度。在会计档案保管上，对电子会计档案及其数据元，特殊格式的电子会计档案应与其读取平台一并保存，应实行双重备份，异地保管的制度。（3）建立会计档案管理内部牵制制度。应建立以内部管理、会计控制和审计监督为核心的内控体系。以经济责任制度、不相容职务和岗位为风险点，具有相互牵制和监督作用的会计档案的内部牵制机制。

3.3 加强高校会计档案管理人员的队伍建设

高等学校的会计档案管理人员大都是专业的会计人员，缺乏档案管理的经验和认识，缺乏全面综合会计档案管理知识。因此，高校应配备专业的会计档案管理人员，对会计档案管理人员进行系统的培训，保证会计档案管理人员既懂得会计电算化的相关知识，又懂得档案管理的专业知识，进而提高本单位的会计档案管理水平。

3.4 加大会计档案管理工作的投入

高校应提高对会计档案管理工作的高度认识，加大对会计档案工作的投入，改善会计档案管理工作环境，既要适应安全保管会计档案的需要，又要提高会计档案管理水平和效率。保证足够的会计档案存放空间，同时配备专用的计算机、扫描仪等现代化管理设备，方便查阅。

3.5 提高会计档案管理的信息化程度

专科电子档案篇12

学校档案是学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中形成的归档保存备查的文字、图表、声像等各种形式的、历史的原始记录。学校档案具有凭证价值和情报价值。但这种价值是潜在的，不会自动实现，只有通过学校档案的信息化建设，提供给人们在学校工作中使用，才能实现。

一、学校档案工作存在的问题

（一）对档案管理不重视，档案意识较为薄弱。

多数学校领导和教师，以及部分档案管理人员档案意识淡薄，严重影响到学校档案工作的顺利开展。目前部分学校档案管理人员素质参差不齐，知识结构单一，缺乏现有档案专业知识又懂计算机复合型人才，有的是兼职的，由于没有受到专业知识和技能的培训，在工作中经常出现这样或那样的漏洞。

（二）档案管理体制不健全。

学校各级管理部门没有足够认识和重视档案材料在教学评估中的凭证作用，相当一部分档案散存于个人手中，或者没有及时收集、整理归档，导致各类档案的不齐全、不完整。长期以来，不少职业学校缺乏一个科学、合理、可行的档案管理体系，给档案的保管、检索、编研、利用带来不便。

（三）档案材料收集不规范。

学校各职能部门和教学系部档案材料的收集与整理带有很大的随意性，没有明确的归档范围和要求，只注重红头文件的收集与整理，而不重视本部门教学管理材料的归档；个别重要文件不正规行文，普遍缺少规范的要求和长久保存档案的考虑。

以上这些情况不仅直接影响了档案的质量，而且影响了其历史凭证作用。

二、实现档案管理信息化的基本途径

档案管理是学校各项工作的基础，是保证教学、教学改革、教学研究和教学发展顺利进行的基础，是评价教学质量的重要依据。其数字化建设直接影响着档案管理的水平，同时也影响着整个学校的办学水平。我经过多年的工作实践和探索，认为档案信息化建设可以通过以下途径。

（一）加强档案信息化基础设施建设，进行资源数字化整理。

档案信息基础设施主要包括计算机软硬件设备、基础网络和各类辅助设施，它是档案信息化建设中非常重要的基本保障条件。根据档案信息采集的需要，配备档案室相应的计算机、扫描仪、光盘刻录机和档案信息管理系统软件等设施。建立电子目录和电子档案录入接收中心，实现目录数据和电子文件的采集工作。档案信息管理系统软件要能涵盖对电子文件采集、存储、归档、整理、编目、检索、利用等服务功能，具备同其它数据库进行连接和交换数据的能力，保证校园网和档案系统管理网络之间的档案信息存储、交换的顺利进行。

有了齐备的基础设施后，档案工作者首先要进行档案资源数字化整理。档案资源数字化整理包括使用数字技术将现有的档案进行数字化处理和接收归档的电子档案两个方面，这是档案数字化的基础。档案室把固化在纸质载体中的档案信息开发汇集成三次文献信息，并以数字化方式输入计算机上网；利用数字照相、扫描等技术将档案原件进行数字化处理，即将原本由各种物理载体形式体现出来的档案信息，全部以数字化形式存储到电子介质上面，完成现有档案信息向数字化转化的过程；收集整理直接在办公自动化过程中形成的电子文件信息。

一般来说，档案工作者很少直接参与对纸质文件生成阶段的管理，只要把握好归档接收的环节就可以了。而对于数字化文件如果也简单照搬这种管理方式，则可能造成一些信息丢失或文件破坏等不可弥补的后果。应采用数字化文件和档案一体化管理的方式。数字化档案的收集手段主要通过计算机网络管理来完成。由于校园网建设目前已趋于成熟，学校各部门可通过网络平台互通有无，因此数字化文件归档将是一种很便捷的方式。各部门文书处理人员在完成本部门形成的电子文件后，只需通过校园网再转发一份给档案管理人员即可。

（二）建立文书档案目录等多种数据库，为各项工作提供依据。

1.建立文书档案目录数据库。学校文书档案形成部门广泛、形成数量大，包括教学、科研、基建、党政管理等方面的重要信息，是学校领导作出科学决策的重要依据。通过对文书档案的文件题名、文号、责任者、文件形成时间的规范著录，建立起可共享的各类文件级档案目录数据库和案卷及档案目录数据库，学校领导可直接通过校园网络浏览、查询各个部处形成的文件材料，从而方便文书档案信息的检索利用，形成区域性、分布式、规范化、可共享的档案目录信息资源检索体系，是实现档案信息资源利用、交流和共享最根本的途径和基础方式。

2.建立本校教师科研成果数据库。科研项目科学管理，是学校科学技术研究工作中的重要组成部分。建立教师科研成果数据库，可使科研成果档案信息得到推广，可从应用市场中寻求科研成果的落脚点，进而以学校的人才和科技优势为依托，促进科技成果的转化。如对师生申请的发明专利建立档案，直接进行科技成果转化和新产品开发；利用各专业教研室开发新技术的科研档案，开展技术服务。

3.加强档案信息资源建设。档案资源是学校发展的历史凭证，它以各种不同的形式真实而客观地记载着学校教学、科研及管理过程中的每一个环节，是学校的宝贵财富。丰富室藏资源，有效挖掘、收集、整理和传播成为学校档案部门信息服务的发展重点，因此档案部门要紧紧围绕学校中心工作，加大档案编研力度，自行开发特色专题档案数据库，不断完善检索。

（三）建设统一管理平台，实现档案办公自动化。

1.档案信息化的前提是实现档案系统的办公自动化。只有建起具有高效管理和开发利用档案信息资源能力的档案网络管理系统化，才能够实现档案信息从接收、整理、归档、著录、存储到开发利用的现代化管理。要实现档案信息化，必须从文件材料的产生开始，就运用统一的计算机管理系统，完成文件处理和档案管理的全过程，使文件材料的公文处理与档案管理紧密结合起来。这样，学校各部门就可通过网络实现对这些档案信息资源的共享。

2.做好具有档案保存价值的电子公文归档保护。电子公文归档后就形成电子档案。对于电子公文的归档管理最好不要急于求成，不搞一刀切。可以分步实施，首先是实行纸质公文与电子公文双重归档，即用可脱机保存的载体将电子公文备份后，以纸质与光盘制成双重备份文档，既分别管理又保持一定的联系。这样做的意义在于用纸质公文将电子公文的内容固定，解决电子公文可能在某个环节被非法修改问题，确保其法律效用；还可以对电子公文分类组盘，进行著录标引，保留电子公文在检索、存储方面的优点，从而达到既高效、方便地利用电子公文，又对电子公文有较好的保护作用的目的。其次是逐步实现文档一体化，也就是将档案管理工作提前“介入”电子公文的运作管理，将电子公文与电子档案管理统一起来。这样做有利于对电子公文的形成、收集、积累、鉴定、归档及归档后的电子档案的保管利用实行全过程管理，从而确保电子公文的真实性、完整性和有效性。

3.建立档案动态网站，变封闭式管理为开放式管理。档案动态网站与其他系统衔接，能适时上传更新数据，还可以根据利用者的需求打破档案专业化分类提供更直观、更多样化的查询方式。档案网站的建设为档案部门与档案信息利用者提供了一个直接对话的平台。档案部门可通过更便利的渠道在更广大的范围内收集利用者的意见，以最直接、最快捷的方式获得信息反馈，避免经过多层过滤导致信息失真。建立档案动态网站，可实现档案信息开放式管理，使档案信息系统成为档案利用者的系统。

（四）提高档案工作者的素质，加强档案的服务功能。

在信息化社会的今天，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的使用者。这些都对管理者的知识和能力结构提出了全新的要求。目前，电子计算机、缩微复制设备及先进的库房设备等进入档案管理领域，使档案存贮方面出现了系统和数字型多功能数据库缩微技术、光盘存贮技术，编目标引已向集约化和自动化方面发展，馆藏手检卡片目录和机检数据库、计算机终端相结合，读者服务中已出现网络化、复制、联机咨询、联机馆际互借等方式。

随着我国计算机硬件、软件技术的成熟和普及，数据标准化工作的完善，以及办公自动化设备在机关、团体、企事业单位的广泛应用，新载体形态方式的公文将大幅增加，机读型、缩微型、视听型档案将大量涌现。这些变化深刻地影响着档案工作队伍结构及档案人员知识结构的变化，档案工作者必须熟知芯片、光盘、计算机和各种应用软件，信息技术知识将成为每一个档案工作人员知识构成的必备要素。因此，必须大力加强对档案工作者的培训和再教育。

在网络环境下，只有对海量的信息进行二次开发，提炼出使用者所需的有针对性、有深度的信息，才能满足时下使用者的需求。档案信息的深加工服务具有鲜明的针对性，能够满足使用者对某一问题、某一知识领域的特殊需求，正是这种特殊需求反映了其个性化、专业化的特点。同时，要把对单份文件的引导，发展到对档案文献信息中的知识单元、知识内容的引导，尽可能地对档案信息内容进行浓缩、提炼，引导使用者在海量知识信息中，找到自己真正需要的信息，开展好档案数字信息咨询服务。

网络环境强化了学校档案使用者的信息需求，同时也对档案部门如何提供高效率、高质量的信息服务提出了新的挑战。档案部门应利用网络环境带来的机遇与挑战，以使用者的信息需求为导向，为使用者提供个性化、深层次、开放式、主动式的信息服务，最大限度地满足档案使用者的信息需求，使档案信息资源在和谐社会建设中发挥最大的效用。

随着信息时代的迅速发展和电子校务的推进，学校办公自动化的步伐进一步加快，必然产生大量的电子文件，如何实现电子文件网上实时归档，对电子文件、电子档案进行科学的管理和有效的利用，实现信息采集、信息传递、信息管理和信息资源共享的问题越来越迫切地摆在我们面前。如何加强学校信息资源的管理，提高工作效率，实现电子文件管理与电子文件归档一体化管理，这给档案工作者又提出了新的任务和更高的要求。因此加快学校档案信息化建设步伐，有效整合利用档案信息资源，满足社会发展对档案信息资源的利用需求，已成为学校档案工作发展的必然要求，建立现代化档案管理模式，将是学校档案工作面临的新的研究课题。

参考文献：

［1］杨公之，档案信息化建设导设［M］.北京：中国档案出版社，2001.9.

［2］王敏.浅析学校档案信息化建设的内容与模式［J］.机电兵船档案，2007，（5）.