标准化档案管理篇1

doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2012.10.055

现代信息技术快捷、高效、准确、便利的优势，深刻地影响着新时期档案管理工作，它不仅给档案管理工作带来了机遇，也使传统的档案工作面临着前所未有的严峻挑战。因此，必须加快医院档案管理的标准化建设，使医院档案信息资源发挥最大的效益。档案管理标准化，对于规范和健全档案管理工作具有重要的历史意义和现实意义。

1医院档案管理标准化的内容

医院档案管理标准化是医院医疗、教学、科研管理标准化的有机组成部分，是整个档案工作标准化的一个子系统。它应包括档案管理标准和工作标准两部分。

管理标准是指以特定的程序和形式颁布的统一规定和规范。包括各类文件材料的归档范围、归档要求及保管期限、案卷质量标准、档案鉴定标准、档案复制件缩微品质量标准、计算机辅助管理标准等[1]。因此，标准在一定条件下和一定时期内保持了相对的统一和稳定。

工作标准主要包括医院档案室以及各职能部门和各类工作人员的标准，同时，还应包括各部门工作标准中的档案内容要求、档案工作程序标准、档案工作网络建设要求等[2]。

随着医院档案工作的发展，经验的积累，标准也在不断地修改、完善和提高，这就是档案工作的发展趋势。实践证明，档案标准化管理才能使档案工作步入了一个标准化、规范化的轨道，将档案事业引入了社会进步和发展的轨道，进一步促进医院档案的科学管理。

2医院档案标准化建设中存在的问题

医院在发展，医院管理已基本实现了网络化，这就要求有高效、及时、方便的现代化档案管理与之适应，作为医院，应更新观念，加大人力、物力、财力的投入，将档案的现代化管理纳入医院的发展战略。目前医院档案标准化建设中存在的问题如下。

2.1标准化建设水平偏低，数据库建设滞后由于我国医院档案标准化建设起步较晚，技术水平偏低，制度建设不够完善，人们的思想观念滞后，目前，研制出的不少档案系统应用软件功能单一，标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。尽管近些年一些医院档案室大都建成了规模大小不等的档案数据库，但缺乏整体性，数据库大都自建自用，规模小，标准化程度低，类型单一，数据无规范化控制，社会服务水平较差。而且大多是条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多医院档案室虽然联网，但只能访问其主页，无法实现实质性的资源共享。这就需要管理部门和档案工作者齐心协力，共同研究，尽快制定出统一的发展规划和标准，使各馆(室)的发展有一个统一的方向，减少发展的盲目性。

2.2缺乏统一的网络化协调机构目前，由于受医院管理体制和运行机制的影响，各医院档案管理工作形成了条块分割、自成系统、各自为政的局面。尽管许多医院档案部门已意识到资源共享的重要性与必要性，但还是比较缺乏馆际之间合作的具体行动。国家还没有一个统一的组织机构来规划协调，使各医院档案馆网络化建设工作达成合作，进而达到互助、互利、互惠、资源共享。

2.3经费投入不足由于对档案管理施行标准化的认识不足等原因，目前投入经费不足是制约我国医院档案管理标准化建设的一大障碍。在档案标准化建设过程中，需要大量的资金，配备所需设备及设备维护，没有充足的资金投入是无法实现的。

2.4档案管理队伍人员素质较低，结构不合理在档案标准化建设中，必须有既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型高水平的专业人才。目前，医院档案人员队伍整体素质仍普遍较低，又缺乏学术研究、史料研究的能力，不适应高速发展的计算机工作环境，不适应档案网络化建设和医院档案事业发展的需要。

3加快医院档案管理标准化建设的几点建议

3.1面向未来，更新观念，抓好档案管理标准化档案管理标准化是档案管理现代化的技术保障和重要前提，但要实现它也不是一蹴而就的，因此，要树立标准化建设的观念和信心，把眼光瞄向未来，充分认识到没有标准化，就没有现代化。在当前和今后一段时期，加强标准化建设是档案管理现代化的核心内容，这是一项十分艰巨和细致的工作。

3.2加快档案信息化建设随着医院的快速发展和医院规模的不断扩大，医教研工作管理中形成的归档材料愈加丰富，档案管理模式正转向以档案实体数字化信息的形式向社会提供服务为中心，目标在于实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化以及档案信息高度共享[3]。而数字化、网络化建设，是实现这一目标的关键。医院档案工作应抓住历史机遇，加快档案信息化建设的进程，使之更好地为医院改革和可持续发展提供服务。

3.3促进档案信息利用的社会化医院档案管理部门应当在保证整体利益不受损害的前提下，更大范围地向社会各方面提供档案信息服务。广大医院档案工作者既要强化服务意识，打破只为医院内部党政管理、医疗、教学、科研服务的思维定式，还要注意提高服务水平和服务效果。

3.4加强档案管理现代化软硬件基础设施目前，医院自身对档案管理部门的有限投入已成为医院档案管理现代化建设的瓶颈。建设软硬件基础设施是医院档案现代化建设的基础。因此，加大经济投入，加强基础设施建设，是保证医院档案管理现代化建设得以进行的先决条件。在硬件方面，医院应给予财力上的支持；在网络和软件方面，医院档案部门应发挥档案网、医院网的平台作用，吸引和运用院内计算机、信息等学科的技术、人才力量，以高性能软硬件基础设施为档案管理系统提供保障。

3.5优化医院档案管理队伍档案工作人员整体素质如何关系到医院档案信息的整理、利用和开发，关系到医院档案工作标准化、规范化、现代化的进程。要优化档案管理队伍，一方面充分发挥医院设施齐全、科研水平高等优势，培养高层次档案信息化管理人才。另一方面通过继续教育的形式，普及信息化管理知识。通过专题培训和实际操作，提高现有档案管理工作者的工作水平。要不断补充青年档案管理人员来充实队伍，从而使档案管理队伍的年龄结构优化。

总之，在我国医院规模日益强大的今天，加强医院档案管理的标准化、规范化和现代化建设，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，也是提高档案信息开发与服务水平的必由之路。因此，各医院要积极创造条件，加快标准化建设步伐，另外，除了医院自身的重视和努力外，还需要国家档案主管部门的宏观调控和大力支持，使医院档案标准化建设尽快上一个新台阶，以适应现代化前进的步伐。

参考文献

[1] 乌庆正.搞好档案资源建设之浅见[J].山东档案，2010，13(3)：22.

标准化档案管理篇2

档案管理发展中，档案管理的规范化以及标准化是实现档案管理现代化的重要内容和环节，只有在档案管理标准化与规范化的基础上，才能够促进档案管理的现代化发展，提升档案管理的效率与水平。基于此，在具体落实档案管理的过程中，应当做好相关规章制度的完善、档案管理工作的规划、档案管理人员的配备、档案管理硬件设施的建设等等，从而按照相关要求，规范化、合理化、标准化落实档案管理，以便充分发挥档案管理的作用，保证档案的使用价值。所以，档案管理工作规范化、标准化落实是非常有意义的。

一、档案管理工作规范化、标准化建设中存在的问题

基于现阶段我国一些企业、单位档案管理的实际情况来看，可以确定的是档案管理标准化、规范化程度不高。究其原因，主要是档案管理工作规范化、标准化建设过程中存在一些问题，使得档案管理规范化、标准化程度低。具体为：

（一）认识方面存在问题

现代化的今天，依旧有很多单位领导及管理者没有认识到档案管理规范化、标准化落实的重要性，而是一味的追求档案管理的信息化、数字化。其实，档案管理的确需要借助于先进的科学技术，如计算机技术、信息技术、互联网技术等等，从而实现信息化、数字化的档案管理。但是，相对来说，规范化、标准化的档案管理应当是数字化、信息化档案管理的前提条件。只有规范好各项档案管理工作，在按照相关标准落实各项档案管理工作，并在具体落实档案管理过程中借助先进技术如此才能真正提高档案管理质量。如若没有落实规范化、标准化的档案管理，而直接落实信息化、数字化档案管理，那么档案管理将难以切合实际，真正发挥作用[1]。

（二）存在资金方面的问题

目前很多企业或单位在进行档案管理规范化标准化建设的过程中存在经费不足的情况，这也使得档案管理规范化、标准化程度低。究其根本，一方面是政府对档案管理部门的经费支持能力有限；另一方面是档案管理部门融资渠道少，难以通过融资来职称档案管理规范化、标准化建设。

（三）存在政策方面的问题

落实规范化标准化的档案管理，需要由相关法律法规的支持，如此才能保障档案管理有依有据、有章有法的落实，使广大人民群众信服。但遗憾的是目前我国政府并没有针对档案管理，颁布相关政策或法规，这使得档案管理工作缺乏完善的法律法规及标准的制度规范。

二、强化档案管理工作规范化、标准化的有效措施

为了改变当前档案管理工作规范化、标准化程度低的情况，笔者的建议是：

（一）做好档案管理工作规范化、标准化的基础工作

出于落实规范化、标准化档案管理工作的考虑，在强化档案管理工作的过程中，首先要做好档案管理工作中规范化、标准化的基础工作。具体工作内容是：其一，做好公文制发。公文作为档案的前身，多数档案资料都是有公文转化形成的。所以，为了保证档案资料的规范化和标准化，应当加强工作制发的监督与管理，从而提高公文制发的质量。其二，做好公文、文书的档案收率管理。也就是在制发公文的过程中，对公文签发手续、公文审批、公文标题设定、公文内容等相关方面进行详细的了解与检查，及时发现错误，及时纠正错误，保证公文完好、规范、标准。其三，做好公文书写。为了保证公文规范和标准，在制发公文的过程中，应当按照制发公文的相关要求，采用标准的文种，并规范格式，进而书写公文，保证公文简洁、标准、规范[2]。

（二）及时进行档案案卷清理，保证档案时效性特征

档案管理中，保证档案的时效性是非常重要的，这可以保证档案的使用价值，这也使得档案管理有意义。当然，要想保证档案时效性特征，应当注意及时进行档案案卷清理。也就是在档案保管的过程中，应当结合档案文件的保管价值作用及特征，采取适合管理方式予以保管。在一段时间之后，对档案案卷进行清理，确定没有价值的档案予以销毁，对于永久性保存价值的档案文件，则需要查看，确定是否完整、保存是否良好，以此来保证档案时效性特征。

（三）构建电子档案数据库，推进规范化、标准化管理

在现代化的今天进行到案管理规范化标准化建设，建立电子档案数据库是必不可少的。因为电子档案数据库的建立，可以将企业或单位的档案以电子的方式存储，如此可以保证档案的安全性，且规范化、标准化管理档案。另外，查阅或使用档案也会变得更加方便、快捷。那么，如何构建电子档案数据库，推进规范化标准化档案管理？即借助计算机技术、信息技术、互联网技术等，构建电子档案管理数据库，设置为档案管理数据库的软硬盘，使其能够对档案进行快速的收录、分类、存储，如此可以保证档案管理更加标准化、规范化、有效化。结束语档案材料对于—个单位来说，也是一种重要的历史见证以及明智决策的重要依据，对于本单位人力资源管理工作也能够提供重要的资源保障。所以，强化标准化、规范化档案管理是非常必要的。对于当前我国档案管理存在一些问题的情况，笔者的建议是做好档案管理工作规范化、标准化的基础工作；及时进行档案案卷清理，保证档案时效性特征；构建电子档案数据库，推进规范化、标准化管理等。希望对于提高档案管理规范化、标准化水平有所帮助[3]。

参考文献：

[1]丁海斌.档案管理活动中的物质与意识——兼论档案的物理管理与逻辑管理[J].档案学研究.2010（3）.

标准化档案管理篇3

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。公文制发的质量，影响和决定着档案管理工作规范化、标准化的进程。因此，在公文制发中必须要打好规范化、标准化工作基础，以提高档案管理的整体质量，为档案管理工作实行规范化、标准化做好前期工作。首先，公文在用纸规格上要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要，注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题、主送单位和抄送单位是否准确，落款与公文是否一致，有无日期等。三是，公文字迹要清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是，使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后规范化、标准化、现代化工作打下坚实的基础。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化、案卷完整化和检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档原则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即将归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是，要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是，明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。确立立卷归档的重点，要区分文件与资料，特别是要在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是，在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

标准化档案管理篇4

一、前言

众所周知，档案管理的现代化是包括管理思想的现代化、业务规范的标准化、管理人员的专业化以及信息服务的高效化等四个方面的内容，其中最为重要的就是要保证各类的实体档案信息得到最为妥善的保管和存储，以求能够发挥其最大的价值和作用。在信息爆炸的当今时代，各类信息的存储显得越来越重要，需要整理的档案数量也极速增长，各类行业、各个单位都将档案的搜集、整理和存储摆在更加重要的关键位置。根据相关的数据显示，就目前情况而言，我国各类档案馆以及市级以上的需要保存的档案已经远远超过3亿卷，并且这个数字还在持续的攀升。此外，随着档案的载体和记录方式的日益丰富，档案的形式和存储的方法也日益多样化，所有这一切需要现代化的档案管理模式来与之匹配，档案管理工作的标准化和规范化就显得尤为迫切。

二、当前档案管理工作存在的问题与不足

近年来，随着我国档案管理事业的不断发展、人们搜集、整理和存储信息和资料的意识明显增强以及现代化的设备和专业化人才的不断投入，我国档案管理的现代化建设确实取得了许多骄人的成绩。然而，细究之下仍然可以发现许多的问题和不足，具体而言，主要包括以下几个方面：

1.档案管理的重要性认识不够。虽然现在的档案管理意识相较于之前已经有了很大程度的增强，但是与西方发达国家相比，我们实际工作中对其重要性的认识仍然不足，许多单位对档案的整理和存储也陷入一种程式化、机械化的模式当中，只片面的注重实体资料的整理，相关的电子信息的存储非常不到位，工作方法也迟迟没有更新。更为重要的是，许多单位的档案室面积狭小无法满足日益高涨的存储需求，相关的基础设施也亟待更新，现代化的设施配备不足，多媒体的技术没有得到最大程度的利用和最大价值的发挥，所有这一切都可以归咎于其对档案管理的现代化重要性认识不足，意识不强。

2.档案管理的专业化人才匮乏。毋庸置疑，人力资源是各类行业、各个单位最为活跃和最能创造价值的资源，档案管理工作自然也不会例外。然而，就目前情况而言，许多单位从事档案管理工作的人员都不是正规的科班出身，没有接受过这方面系统完善的教育，齐专业化素质以及相关的学科理论知识和素养已经越来越无法满足当前档案管理工作的需求。更为重要的是，由于单位对档案管理工作规范化和标准化的认识不足、落实不到位，其档案管理的工作人员并没有得到专业化和系统化的入职培训，定期的学习和职业技能的提升更是无从谈起，这也是导致目前档案管理工作遭遇瓶颈期的重要原因。

三、推动档案管理规范化和标准化的相关对策

档案管理工作因其具有信息量大、操作复杂、耗时长等特点，需要一整套的规范化和标准化的工作流程以及高效边界的管理制度和原则，从小处入手、从细节抓起，全方位多角度地展开工作，保证档案数据资料的价值不会有一丝一毫的受损，及时进行档案卷宗的监督和管理，如此才能将档案管理的标准化和规范化推向新的发展高度。具体而言，可从以下几个方面入手：

1.严格细化公文制发的各项标准。所谓档案，通俗来讲就是各类公文资料的统称。因此，档案管理的标准化和规范化首先需要做到的就是要严格细化公文执法的各项标准，将其纳入统一化、规范化的轨道之中。首先，要保证公文制作和发出的高效率，这也是衡量档案管理质量的重要指标，因此在进行公文的制作之前，要对纸张、尺寸、排版形式、装订方式等进行细化的规定；其次，在不违背国家相关标准和原则的基础上，制定符合本单位发展情况的公文签发制度，保证其从标题到内容再到各项格式的正确无误；最后，文体的选用、书写的规范以及拟制的形式等都要确保无误，这可以交由具体的相关签发人员负责。

2.推动文档一体化建设。在实际的档案管理工作中，若能保证各类文档的一体化那将不仅会提高档案管理的高效和便捷，更为重要的是可以将整个单位的文书整理、文件归档和存储纳入统一化的管理之中，最大程度地减少中间重复环节，改变当前各个部门就档案的管理各自为政的现象，M行各类档案的同步管理，以求能够将错误归档、遗漏归档以及重复归档的可能性降到最低，提升档案管理工作的现代化水平，保证其规范化、标准化、高效化、精确化的实现。

3.杜绝重复立卷和无序归档现象。众所周知，在档案管理工作中重复立卷和无序归档的现象历来层出不穷，这也往往被视为是推动档案管理标准化和规范化向着纵深方向发展的重要掣肘，因此，为了确保档案管理的精确性和安全性，必须全方位多角度的采取措施杜绝这种现象，近年来也不断有研究者提出“以我为主、立卷归档”的标准化操作流程，笔者认为在市级的档案管理工作中可以将其视为一种整理和存储的指导原则，这就需要我们做好以下几个方面的工作：

首先，在对各个部门的各项工作进行档案的搜集和整理时，一定要能够确保所归档的文件资料能够体现出本阶段本单位各项工作的完成情况和实施细节，如此来保证相关文书资料的时效性，也可方便日后备查。其次，档案整理过程中，要注意分门别类，区分不同内容、不同工作、不同形式、不同结果的文件资料，突出重点和核心，降低相关资料的重复操作和整理，保证各项工作的高效性、便利性和有效性。最后，在确立档案整理的重点的同时，还要注意区分主次，在保证档案存储完整性的同时，也要有所侧重，既要防止档案管理中内容和形式的遗漏和缺失，也要突出立卷归档工作的核心，形成一套系统完整的全面性、重点幸兼而有之的现代化的档案管理系统。

四、结语

在实际的档案管理工作中，标准化和规范化历来是我们不变的追求，在具体的操作过程中从公文制发到文档的一体化再到立卷归档的指导原则和具体的操作方法，这其中无一不需要我们对文件资料进行质量的审核以及形式的审查，既要保证档案的完整和全面，也要明确重点核心，唯有如此，才能真正实现档案管理工作的现代化、标准化和规范化。

参考文献：

标准化档案管理篇5

本文以文件生命周期 理论 为线索对文档一体化和文件中心进行 分析 指出了在我国进行文档一体化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同时用文件生命周期理论对二者进行比较进而指出文件中心是文档一体化之下当文件运动到暂时保存阶段时 研究 其保管方式、存放地址时的一种有益补充它不能也决不是实现文档一体化的一种具体模式、 方法 。文档一体化是必由之路文件中心应在文档一体化的思路指导下建设。 一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性 所谓文档一体化就是将 目前 档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。 文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。 文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。 依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、 内容 是一致的。 文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。 文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥 参考 服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。 随着我国高新技术的 发展 文件档案的 计算 机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使 电子 时代 档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。 最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。 档案工作规范化、标准化是实现档案管理 现代 化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然

标准化档案管理篇6

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）26-0183-01

档案工作的管理对档案管理的现代化发展具有重要影响，也是促进档案工作顺利进行的重要保障。档案工作包括资料的收集、整理、归档以及应用等多个环节，做好档案工作的管理必然要求档案工作的规范进行。因此，实现档案工作管理的标准化需要从多方面入手，通过建立相关的制度以及提高档案自身质量，组建高效的档案人员队伍等方式推动标准化管理。

一、档案工作标准化管理的重要性

档案工作的标准化管理是促进档案工作现代化的重要措施。档案是国家以及个人的重要资料，对个人的发展具有重要作用。进行档案工作的标准化管理能够更加重视档案的保管，在标准管理下有效减少对档案的损毁，保持档案的完整，使档案的使用寿命得到延长[1]。另外档案工作的标准化管理对实现现代化的档案工作具有重要影响，推动档案工作的更好发展。

档案工作的标准化管理涉及到对档案资料的收集、整理、鉴定和保管利用等方面，能够从档案资料的源头提高档案资料的质量，通过档案工作各个环节的标准化提高整个工作的效率与质量，提高档案工作整体的协调性，实现高质量的档案工作。

二、档案工作标准化管理的主要措施

（一）建立档案工作的管理制度

档案工作涉及到各种类型的档案材料，根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，结合具体的工作情况建立标准化的管理制度是促进档案工作管理标准化的重要举措。要保证管理制度的有效执行，加强对档案管理工作的总结，对档案工作进行考核，及时发现并解决档案工作中的错误问题。将管理制度落实到工作的每一个部门以及每一个具体的环节。通过管理制度严格有效的实施，促进档案工作的规范化进行，从而实现档案工作的标准化管理。另外，档案工作在注重软件质量的同时要加强硬件的建设，完善档案工作所需要的硬件设施，促进档案工作的高效开展。加强对各个环节的监督指导。在总体的工作要求下，利用各项具体的制度规范档案工作。

（二）提高公文制发的质量

档案资料是由公文形成的，因此公文制发的质量与档案质量有着紧密的联系，对档案工作的管理有着重要影响。要运用质量较好的纸张制发公文，保证纸张的尺寸规格符合标准，运用统一规范的纸张制发公文[2]。在公文的排版中统一要求横写横排，并全部实行左侧装订，从而提高公文材料的质量。在制发公文的过程中要严格按照规定的程序进行，对公文中的标题、审批权限、单位以及落款日期等进行严格的检查，保证公文的准确性。对公文的书写要使用不褪色的笔种，按照规定的格式以及字体要求行文，严禁滥用简称。注重公文制法发的质量是对档案质量的重要保障，为实现档案工作的标准化管理打下坚实的基础。

（三）提高立卷归档的质量以及案卷质量

在立卷归档工作中要遵守“以我为主”的重要原则，严格控制档案归档的入口。本单位形成的文件是归档文件的最主要资料，因此在档案归档中要以自己单位所形成的资料为主，促进档案工作的标准化管理。认真区分文件与资料，对于存在较多相似内容的文件资料要进行仔细的分析研究，减少资料的重复堆砌，从而提高档案工作的效率，提高档案质量[3]。要保证文件资料具有时效性，且将现行现行文件阶段的任务都已完成，提高档案管理的有序性。

在立卷归档中要把握档案的完整性，将档案按照其主次顺序进行整理，减少闲杂资料的乱入，从而保证档案的规范性。按照规范要求整理档案能够及时发现档案中存在的遗漏问题，以便及时的解决。在立卷过程中，充分利用文件之间的联系进行文件的分类，将同类文件和有联系的文件归在一起，提高档案的完整性，使档案可以很清楚的反应问题，最大限度的实现档案的使用价值。完整有序的档案能够提高档案工作的质量和效率，对档案工作的标准化管理提供工作基础。

案卷质量与立卷归档的方法具有紧密的联系，运用合理的立卷归档方法在提高案卷完整性的同时提高案卷的使用价值。在档案工作中要注重案卷的分类和检索，对案卷的装订进行严格把关，从而得到高质量的案卷。

（四）提高档案人员的素质，实行标准化的队伍建设

提高档案人员的素质，构建标准化的档案工作队伍是实现档案工作标准化管理的重要保证。要使档案人员确定正确的政治方向，培养档案人员的政治鉴别力以及政治敏锐度，有效进行档案工作。加强对档案人员的专业知识以及法律知识培训，使其良好的辨别并解决档案中存在的法律问题。形成“依法治档”、“依法用档”的工作意识，提高档案的安全性[4]。提高档案人员的责任意识，养成积极的工作态度。在档案工作中，有的档案需要严格保密，可因此要提高档案人员的责任意识，做好档案的保密工作，在工作中严格遵守工作制度。档案工作具有一定的乏味性，因此要培养积极的工作态度，提高档案人员的奉献意识，促进工作的有效进行。档案人员的高素质，是促进档案工作高效进行的人才保障，也是推动档案工作标准化管理的重要因素。

（五）积极运用现代信息技术

当前是一个信息技术快速发展的时代，实现档案工作的现代化管理需要需要积极运用现代信息技术。通过现代化技术以及先进的设备，促进档案工作的现代化管理。利用网络技术构建档案管理系统，形成动态管理系统，对档案工作进行全面管理。另外利用信息技术在档案的归档过程中建立电子档案，实现纸质档与电子档双份保存的方式。利用计算机对档案进行立卷和编号，通过信息检索及时找到需要的档案，使档案工作的效率达到提高。现代信息技术可以使档案材料得到更好的存储以及查阅，促进档案工作的有效开展，实现档案工作的标准化管理。

结束语

档案工作的标准化管理是档案工作有效进行的重要保障，也是推动档案工作现代化的重要方法。促进档案工作的标准化管理需要从档案资料的源头处公文质量抓起，做好公文制发以及立卷归档等工作，不断提高档案人员的素质，构建高效的工作队伍。要不断完善管理制度，积极运用现代信息技术，通过档案工作的标准化实现档案工作管理的标准化。本文阐述了档案工作标准化管理的重要因素，提出了相应的措施。希望可以推动档案工作朝着规范化、标准化的方向发展，促进档案工作的标准化管理。

参考文献

[1] 杜晓侠.浅析档案工作规范化、标准化管理[J].黑河学刊，2009，（4）：127-137.

标准化档案管理篇7

1. 准确定位标准化在高校档案管理中的地位。标准化是为在一定范围内获得最佳秩序，对实际或潜在的总是制定共同和重复使用的规则的活动，它包括制定、及实施标准的过程。《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分。在社会主义建设中推选标准化，是国家一项重要技术经济政策。没有标准化，就没有专业化，就没有高质量、高速度。”高校档案标准化管理，可以帮助高校档案工作依据高等教育发展的需要和档案工作自身规律科学开展；可以通过制定、和实施标准，促进高校档案工作统一、协调、高效开展；可以使高校档案工作新的技术和科研成果得到推广；可以使高校档案工作充分发挥档案收集、整理、保管和利用等功能。标准化管理是高校档案工作科学管理的基础，是当前高校档案工作的重要任务之一。

2. 认清高校档案标准化管理挑战。由于种种原因，我国高校档案管理标准化工作普遍存在有效性和针对性不强的问题，主要表现在：与档案事业发展结合不紧密，许多高校还存在档案工作在学校管理体系中定位不明确等问题，档案管理标准化工作发展水平参差不齐；服务高校事业发展的能力欠缺；标准对于高校档案管理现代化、科学化的支撑作用不明显，存在标准应用不到位的现象。由此造成高校档案管理工作普遍还不能从传统模式中脱颖而出，与高等教育兴国、高等教育强国的要求还有差距。应该说，高校档案管理标准化工作面临较严峻的挑战。

3. 明确高校档案管理标准化建设重要工作内容。主要有：加强档案管理标准化工作领导；加强档案管理标准化工作的宣传学习；加强工作人员标准化知识培训；制定高校自身档案管理标准；工作规划，明确任务，扎实推进；加强档案标准化管理机制建设；建立档案标准化管理的评估考核体系，设立专项课题资助，开展应用课题研究等。标准化是系统工程，高校档案标准化管理的实施需要各院部处室的相互配合，协调联动。

二、处理好高校档案标准化管理进程中的几个关系

1. 标准化与本土化、校本化的关系。根据《中华人民共和国标准化法》的规定，我国标准分为国家标准、行业标准、地方标准和企业标准四级。就高校档案而言，国家标准主要由国家档案局与各行业制定和，这些标准往往是国际标准新成果与中国档案工作实际情况的结合。第一个档案工作国家标准是GB/3792.5―85《档案著录规则》。截止2009年，我国共出台了12项国家标准，52项行业标准。这些标准基本涵盖了档案工作的各个方面，如传统档案和新型档案、文书档案和科技档案、档案一般工作要求和具体操作等。国标为高校档案管理标准化提供了最高规范。地方标准和企业标准（单位标准）属国标和行业标准在某一地区，某一单位的本土化、具体化。作为高校，必须要弄清地方标准，结合国家标准，行业标准的要求，根据高校自身实际情况制定校内标准，即在运用国标、地标、行标时，注意校本化。

标准化档案管理篇8

档案管理是组织内部管理工作的重要组成部分，是提高组织工作效率和质量必要条件，也是衡量组织与部门业绩与软实力的重要尺度。然而，不少组织还存在对档案作用的认识不足，财力投入少，设备及技术落后、档案工作缺乏标准化化，档案收集、整理、利用不规范，影响了档案管理科学发展和组织竞争力。本文结合目前档案管理现状，结合组织实际，探讨档案标准化管理的启示。

一、档案标准化管理的重要性

档案标准化是管理档案质量的准绳，只有高水平的标准，才会有高质量的管理效果，实现企业档案工作标准化管理的意义在于：便于采用计算机为核心的现代技术，便于迅速、准确、系统地满足人们对各类、信息的需要。企业档案标准化管理有利于依法治档工作的进行，有利于提高企业档案工作的质量，有利于促进企业档案管理的现代化，有利于档案信息的开发利用和档案学理论的研究和发展。

二、建立档案管理工作机制

（一）领导工作机制。

作为组织领导应树立档案管理意识，重视相关工作，加大档案标准化管理力度，形成积累、保护和利用档案资源、服务中心工作的工作思路。建立、健全档案管理领导体系。成立档案管理工作领导小组和鉴定小组，由组织主要领导为总负责人，形成了组织主要领导主管、档案室负责、专职档案员分工明确的格局。

（二）制定和完善规章制度，实施目标管理。

制定和完善《档案收集制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》、《电子文件归档管理制度》等相关档案管理规章制度，形成一套完整档案管理制度体系。要严格按照相关档案管理规章制度要求，把档案工作纳入到组织发展战略，确立工作目标并进行层层分解，把档案工作融入组织战略规划、年度计划及档案管理人员的岗位标准和职责中，实施目标管理。通过定期目标检查、绩效考核确保相关工作落到实处。

三、提高档案管理水平

（一）档案基础建设

加大投入力度，配备硬件建设，投资进行档案库房、借阅室、、档案陈列室、办公室、机要室等建设，结合组织实际按相关标准购置档案软件、档案专用计算机、专业扫描仪、光盘刻录机、防磁柜、防盗报警系统、温湿度测控仪、电子消毒柜等设备，安装防盗门、更换灭火器。切实改善档案保管条件及办公设施设备，为档案标准化管理基础建设提供强有力的硬件保障。

（二）档案管理队伍建设

首先，加大档案工作宣传力度，帮助全员树立档案意识。坚持依法治档，充分利用组织网站、宣传栏等宣传、贯彻《中华人民共和国档案法》，增强档案法律观念，提高全员依法治档意识，让所有员工了解档案工作的重要性、支持档案工作。其次，加强档案队伍综合素质建设。采取"走出去，请进来"对专业人员业务素质和现代信息技术进行培训，建设一支素质过硬的专业化档案从业人员队伍。为实施档案管理标准化提供人力资源保障。

（三）档案信息化建设

在组织信息化建设中，将档案信息化纳入组织整体规划，逐步实现档案管理网络化，实现计算机管理、分析、利用，服务于组织中心工作。

四、把握环节，提高标准化

（一）档案的搜集

档案工作所涉及部门多、范围广、难度大，应按照档案管理制度要求采取一系列措施。一方面，做好每年各部门上交档案室的相关资料的形成、积累、整理和归档，由专门档案管理人员进行整理，保证档案的完整和规范。另一方面，在提高纸质档案归档率、完整率基础上，加强电子文件、照片、图表、音像等其它载体档案的收集，丰富档案库藏。

（二）制定并完善档案分类目录

按照相关制度和标准的要求，编制案卷目录、分类目录、文件字号索引、底图目录以及声像档案目录、实物档案目录、电子档案目录等。永久、30 年保管的档案进行原文保管。现存档案实行计算机系统化管理。

（三）加强档案的整理

为确保案卷质量达到标准化要求，严格按照有关规定和规范要求，实行集中统一管理。明确各类档案管理实施细则及工作规程。制定组织文书档案、会计档案、特殊载体档案的分类表；按照分类方案，做到组织各年度、各门类档案分类科学、卷目录齐全、装订整齐、有序排列上架。

（四）档案的保管

加强档案库房管理，做到防温、防潮、防虫、防火、防尘、防光、防盗、防鼠，坚持定时测控，保证库房温度、湿度符合国家规定要求。加强梅雨季节及汛期等特殊时段的检查与问题整改。对库房安全隐患做到及时发现，及时解决。按照规范借阅的程序与要求，加强档案借阅管理、设备或介质信息的防窃取管理工作，确保档案数据安全，避免发生丢失、损坏或档案泄密事件。

（五）撰写编研材料

树立科学管理、讲求效益的观念，加强编研工作，拓宽利用渠道，提高利用效率。撰写档案全宗介绍、档案管理体制、档案立卷说明及档案归档范围、分类标准等，扩大了档案的利用效果。并注重档案利用效果的反馈工作。编写档案利用实例，定期进行档案利用综合分析。通过提供档案资料，为组织各项工作提供了技术服务，创造了经济效益和社会效益。

参考文献：

[1]Frederik Rosen. Off the Record： Outsourcing Security and State Building to Private Firms and the question of Record Keeping， Archives， and Collective Memory[J]. Archival Science， 2008 （8）：1-14.

[2]蒋玉清.谈创新企业档案管理机制[J].黑龙江档案，2009（1）：65.

标准化档案管理篇9

二、文明单位创建档案管理标准化研究

（一）创建档案管理标准化研究现状

文明单位创建活动经过多年努力，形成了较完善的管理制度。中央文明办和各地文明办均出台相应的精神文明创建活动管理办法，为文明单位创建活动健康发展提供了规范性文件依据。各单位主要依据当地的此类规范性文件所附考评体系，按照本单位成文或不成文的“标准”来整理创建档案，有些档案部门由于自身是文明单位，对创建档案格外重视，档案整理科学规范。

（二）创建档案管理模式系统解决方案

1.档案运行“四心质量环”模式

一是用心策划。年初根据创建主管部门和上级有关创建要求，结合本单位实际制订文明创建档案工作计划。对于临时增加的创建工作要求，应及时吸纳到档案工作计划中。二是专心实施。单位应创造条件让专（兼）职文明创建档案工作人员能专心从事档案工作，档案工作人员在档案收集与整理过程中应用心思考，善于总结经验。文明单位间可开展档案工作交流活动，以共同提高档案管理水平。三是细心检查。单位创建领导机构负责人应对创建档案工作开展情况的检查工作进行部署，负责检查的部门应对照考评体系和上级有关要求，对文明创建档案进行认真细致的审核，有建立质量管理体系的单位可将文明创建档案工作的检查纳入内部审核和管理评审，检查是否符合计划的预期效果，重在查找问题，识别改进机会。四是精心改进。对于第三环节发现的好的经验做法加以总结，对查找出来的问题应逐条纠正并提出预防措施，以保持档案管理工作有序运转。

2.档案整理标准化模式

一是纸质模式的标准化。根据统一、简化、协调、优化的标准化原则，对档案装具及其索引标签、卷内材料目录，材料分类与编号规则等制定相关标准予以规范。二是电子模式的标准化。在电子模式下，各种文件、证书、照片、音像资料均应形成电子文档。按标准化原则，对应考评体系各级指标建立层次分明的文件夹及其子文件夹，文件夹名称按各级指标名称命名，并按级别嵌套，将电子文档存放到对应的文件夹或子文件夹中。每一份电子文档并规范文件名的命名规则，对诸如编号、年份代号、标题名称等予以标准化，以便电子查考检索。文档名称按“两位数序号：文档主题”命名，如“01：创建领导小组文件”，宜在正文页脚插入文档名称（居右），在浏览时可起到提示作用。采用电子模式，不仅节约纸张消耗，降低办公成本，而且减少纸质档案进而节约有限的实体空间，堪称绿色创建。

3.档案管理网络化模式

各地文明创建主管部门可考虑实行电子化考核，在文明单位中推广档案管理的电子模式，在此基础上，建立文明创建的网络平台,向管辖范围内的文明单位开放，通过在线指导、审核文明单位按时上传日常创建档案资料实现档案管理网络化，从而实现文明创建常态化。在功能设计上，可以让文明单位自身的工作人员或领导通过登录专门的账号，查阅本单位的创建档案。各地文明创建主管部门也可及时发现档案工作的好做法好经验，通过这个平台予以推广，促进文明创建水平的整体提升。档案管理的网络化也有利于考评工作更加公开透明、公平公正，为考评工作的标准化打下扎实的基础。

标准化档案管理篇10

(1)轻档案管理的形式，重档案集中统一管理与档案员岗位技能。档案规范化管理的测评，并非一个单位一蹴而就之功，而是经过多年努力奋斗的结果，也凝结着几任领导和历任档案员的心血，这种分值宜低不宜高。重在档案的集中统一管理，各门类的档案是否齐全完整，档案员是否熟悉档案业务并能根据现实要求与时俱进地掌握档案工作中的新要求、新举措、新技能，这样的分值宜高不宜低。

(2)轻业务用房，重库房管理和档案保护的实用设施。随着“大部制”改革的实施和“大机关”的发展趋势，办公用房将严重不足。以永州市为例，60多个单位集中在市委、市政府大院办公，大部分单位三、四位工作人员挤在一间办公室，能有一个房间专门用作档案室就很不错了。所以对档案业务用房的建设只宜提倡，不能强求，否则会严重挫伤这些单位领导和档案员对工作的积极性。重视库房管理和档案保护的实用设施，这毕竟是档案室建设所必需的，更是档案行政管理部门所重视的，所以必须严要求、高标准。

(3)轻档案管理中的一些过程，重归档文件的完整性、编研和电子文件录入量。由于受编制所限，各基层单位的档案员90％都是兼职的，对一些档案管理中的过程应轻测评，占小分；而档案工作中的关键环节，如归档文件的完整性、编研材料的齐全性、电子文件的录入量则应严掌握，占大分，毕竟基层档案室是档案馆档案资源建设的基础。

对档案馆规范化管理标准，应坚持“三宽”“三严”的原则

标准化档案管理篇11

（1）制定医院领导和档案工作人员的职能，明确责任，确保科研档案的管理落到实处；

（2）明确科研资料的收集、编制的范围，以保证科研档案归档率、完整率和准确率达到规定要求，内容细节应有理有据；

（3）制定科研档案管理工作的考核内容及评价标准。考核的内容主要是资料收集、案卷整理是否做到完整、齐全、准确和规范，质量是否满足规定要求，责任是否落到实处以及档案管理制度的执行情况等。

2、加强业务培训，提升科研档案管理质量

随着档案信息化的飞速发展和更新换代，新设备、新方法、新技术不断得到应用，档案种类和载体的多样化，对科研档案管理人员提出了更高的要求。管理人员不仅有强烈责任心，更需要有扎实的专业知识、业务水平以及计算机操作能力。首先，档案管理人员可通过参加各类型的专业知识等继续教育学习和计算机管理相关技能培训，及时更新相关知识，不断总结经验，提高管理工作水平；其次，建立科研人员与档案管理人员的互动交流平台，及时了解科研工作中涉及的相关问题，群策群力，使档案管理人员能更好的为科研人员工作提供服务；最后，档案管理人员要与时俱进，发挥创新思维，运用网络技能来提高科研档案信息资源的更新速率，进一步提高档案管理水平，更好地满足医院科研事业日益发展的需要。

标准化档案管理篇12

虽然现阶段社会上的数据信息都已从传统的纸质信息转变成了数字信息，但是本身纸质载体的信息依然具有十分重要的作用，尤其是对于财务档案，纸质案卷的管理是极为重要的，需要企事业单位的相关工作人员给予其足够的重视。所有财务信息都是从财务档案案卷当中查阅而来的，因此在搜集财务信息时，应保障信息的质量，使所形成的财务档案案卷十分准确可靠，能够为日后相关财务信息的查阅奠定良好的基础。

1 财务档案案卷质量标准化管理的意义

财务档案能够记录企事业单位在运营过程中的每笔收入与支出，反映出企事业单位的运营情况。财务档案管理还能够保障企事业单位活动的正常开展，在企事业单位中发挥着重要的作用，其具体表现如下。

（一）为企事业单位提供参考数据

企事业单位在开展任何活动时，都会产生各种财务数据，从而形成财务档案。企事业单位中的相关管理人员需要对这些财务数据进行搜集和整理，并对其进行研究和分析，从而便于为企事业单位的日后运营提供参考[1]。现阶段，所有企事业单位都向财务档案质量标准化管理模式发展，提高了企事业单位的财务档案管理水平。在这个发展过程中，财务档案信息将会能够为企事业单位提供真实的参考依据。企事业单位在做一些决策时，需要完全依靠财务档案信息，使其能够一直朝着有利的方向发展。

（二）作为事件发生的事实依据

很多财务档案都是企事业单位财务支出的凭证，有利于企事业单位的管理和运行。财务档案管理工作与其他工作存在很大区别，其给企事业单位所带来的效益是不能够具化，但是在企事业单位运行过程中的很多地方都会起到至关重要的目的。财务档案管理还能够反应企事业单位以往在财务方面的具体事实，其档案文件资料能够作为证明这些事实的凭证[2]。

2 财务档案案卷质量标准化管理存在的问题

（一）对财务档案案卷的管理缺乏重视

财务档案管理对于企事业的运营和发展具有重要的影响，但是很多身处档案管理职位的工作人员由于对其本身工作的不重视，导致对财务档案的管理也缺乏一定的重视。并且，很多人由于受到传统观念影响，将财务信息视为机密，将财务档案资料封存起来，不对其进行管理。此外，还存在一些管理人员所采取的管理方式还十分落后，只对其进行整体管理，将其放置在固定的地方，没有对其进行详细的分类[3]。即使有一些企事业单位已经对财务档案案卷进行了分类管理，但是其分类较为混乱，达不到理想的效果。上述情况的出现，究其根本原因还是源于管理人员对财务档案案卷管理的不重视，从而给财务档案管理带来了很多问题。

（二）缺乏完善的财务档案案卷管理制度

我国在档案管理上已经出台了相关法律，但是其具体实施来看，企事业单位的工作人员对这些法律的遵守意识较差，导致档案管理法律成为了一纸空谈，没有实际意义。很多企事业单位高层管理人员甚至认为财务工作只是简单的记账、结算等，没有意识到财务档案案卷对财务工作的重要性，因此没有按照国际的规定进行财务档案管理工作，这在一定程度上严重阻碍了财务档案管理的发展。随着社会的进一步发展，很多企事业单位意识到了财务档案管理的重要性，也按照我国相关法律规定进行财务档案管理。但是，由于缺乏较为完善和统一的相关管理标准，导致企事业单位的财务档案管理难以顺利完成。

（三）财务档案的安全问题

财务档案中记录了一个企业和单位从建立之初到今的所有财务数据，这些数据信息对于企业和单位来说具有重要的意义，所以应严格保密财务数据信息，避免出现财务信息外泄的情况[4]。很多企事业单位虽然设置对财务档案的查阅权限，避免所有人都能够查阅财务档案。但是，由于人情、金钱等方面的诱惑，使档案管理人员难以严格坚守相关规定，使企事业单位中的很多工作人员都能够查阅财务信息，这将会给企事业单位带来很严重的财务信息安全问题。

3 财务档案案卷质量标准化管理措施

（一）保证财务档案案卷质量

控制财务数据信息质量应该从以下几个方面进行：首先，应该在财务档案数据信息的搜集上保障数据信息的质量，既要将所有具有价值的财务信息搜集在档案当中，还要剔除没有任何价值的财务信息。从另一个角度而言，既要保障财务档案信息的合理性，还要保障财务档案的可用性，并划分不同财务档案的管理期限，便于区分保管。其次，对于财务档案信息还应做好超前控制，这主要是财务档案的质量会在其生命周期范围内受到各种因素的影响。如果想要提高财务档案质量，需要对所有财务档案形成过程进行监控，确保所有具有价值的财务信息能够完整、正确的放入财务档案当中，也为财务档案的日后管理工作打下良好的基础。

（二）财务档案案卷分类管理

财务档案的分类管理是使规范档案的基本措施，虽然现阶段财务档案管理已经进行了分类管理，但是随着档案数据的不断增多，项目数的增加，应该对其进行更为细致的划分，使其变得更为标准化。一个完美的分类方案，需要其在项目的设置上具有一定的科学性[5]。所以，财务档案的分类应该遵守以下几点原则：首先，应该保持分类项目的稳定性。企事业单位需要根据其自身的实际情况，设置项目的类别，一旦项目设定完成，便不能够轻易对其进行更改；其次，分类项目应该十分简洁明了，不能够太过复杂。这点原则也主要取决于企事业单位的具体情况，设置不同的级数；再次，在财务档案的分类避免重复和交叉，使其具较强的整体性，便于工作人员的后续查找。

（三）财务档案案卷编目明确

档案管理人员搜集到的财务档案案卷，不管其是否进行装订，都必须要在其表面标上案卷的详细信息，如案卷的编号、名称、时间等。对于装订的财务案卷，需要在封面填写案卷的总页数，而没有装订的财务案卷则需要在封面标明其总件数。当案卷所有信息全部完成以后，应该由相关工作人员进行签字，以便当案卷出现质量问题时，能够找到相应的责任人。如此一来，能够切实保障财务档案案卷的质量，使财务档案案卷管理变得更加标准。

4 总结

虽然案卷质量标准化管理在很大程度上取决于相关工作人员对这项工作的重视程度，但也还需要事业单位中所有相关部门的配合。因此，财务档案案卷的形成和整理，涉及的范围较广，人员较多，只有通过企事业单位所有人员的共同配合才能够更好的完成财务档案案卷质量的标准化管理工作。总之，只有提高企事业单位对财务档案管理的重视，才能够更好的完成财务档案管理工作；只有通过企事业单位内部所有人员的共同努力才能够保障财务档案案卷质量，使档案管理人员能够对其进行标准化管理。

参考文献

[1]曹晶.规范财务档案管理提高财务管理水平[J].吉林省经济管理干部学院学报，2010，02（05）：86-87.

[2]孙凤玲.关于事业单位财务档案管理工作的几点思考[J].办公室业务，2012，01（03）：47-48.

[3]容宁.财务档案管理中存在的问题和对策探究[J].办公室业务，2012，01（03）：96-97.

[4]高春雷.浅谈财务档案管理的规范与水平的提高[J].行政事业资产与财务，2011，05（12）：103.