档案管理基本流程篇1

1 流程管理概述

流程管理源于1993年美国麻省理工学院迈克尔・哈默（Michael Hammer）与CSC管理顾问公司的董事长詹姆斯・钱皮（James Champy）提出的管理流程再造（BPR）概念，它是一种以规范化的构造端到端的卓越业务流程为中心，以持续地提高组织业务绩效为目的的系统化方法，其实质在于构造卓越的业务流程[1]。流程的类型分别是战略性流程、经营性流程和辅流程，并且所有组织的核心流程基本上是相同的，其数量及复杂程度与组织的规模无关[2]。

近几年来，流程管理不仅成为管理界学术研究的热点，更在国际企业界形成讨论和应用的热潮。美国、日本以及西欧一些国家的企业都争先恐后开始了这方面的实践。与传统管理方式比较，流程的管理方法在以下几个方面实现了突破[3]：（1）信息和交流更加通畅；（2）为员工授权；（3）新的领导方式；（4）新的协作方式；（5）更加重视知识要素资源的有效运用。

2 电子文件归档流程建模

归档作为档案管理的一个非常重要的环节，是文书工作的终结，档案工作的起点。在纸质文件管理过程中，一般要求业务或文书人员将处理完毕的文件整理好后，向档案人员移交归档，其工作方式与方法已经普遍为大家所接受[4]。而电子文件因其容易修改、难以区分原件和复制件。通过对电子文件归档过程进行流程分析，设计电子文件归档的标准流程，保证电子文件归档后的原始性，实现传统档案的凭证价值，对电子档案管理工作显得十分重要。

在实际工作中，电子文件归档主要采用的是前端控制模式，这主要是根据目前我国对文件连续体理论的运用，按照档案管理部门的要求，对电子文件的控制管理、创建以及设计都是在前端控制模式下进行的。电子文件归档使用前端控制模式可以实现文档一体化管理，从以前的电子档案后端控制的半程管理覆盖到电子文件归档的全程管理[5]。基于此，要完成电子文件归档工作，不能简单将传统纸质档案的归档流程照搬到电子文件归档中，必须从电子文件产生的业务系统开始，提取除电子文件内容本身以外的凭证信息，同时进行归档，这样才能在真正意义上实现从电子文件到电子档案的归档工作，使电子档案能够像传统纸质档案一样，起到其凭证价值的作用，具备同等的法律效力。

依据电子文件归档全程管理的要求，设计电子文件归档整体流程模型如图1所示：

首先从各业务系统采集接收电子文件及相关信息。这部分工作是一项比较复杂的工作，因为不同单位所使用的业务系统多种多样，所产生的电子文件格式同样五花八门，这就需要将不同格式电子文件按照分类进行标准化处理，为归档做好准备。

接着对业务系统文件及相关信息进行采集筛选，确定电子文件类型、范围等信息，然后按照档案管理要求进行电子文件鉴定工作，鉴定完成后确定资源清单并进行审核，审核通过就进行归档处理，否则要重新完成上面工作。

通过鉴定、审核的电子文件就可以归档了，首先，为了档案的利用、存储，要进行标准化处理，主要由档案管理人员著录标引元数据、对需要数字化的资源进行数字化处理。标准化处理完成的电子文件进行检测后没有问题就成为一份电子档案，可以加密后入库保存，到这里就完成了基本归档工作。

对归档后的电子文件，如果允许网络，可以解密、确定可公开的目录、添加水印后提供给用户进行检索、使用。

3 电子文件归档实现

通过对电子文件归档流程分析，我们发现，整个电子档案归档管理过程十分复杂，依据电子文件归档流程要求，采用面向方面和组件化的思想以降低业务逻辑各个部分耦合度，提高项目的可维护性，整个电子文件归档系统功能设计如图2：

整个电子文件归档系统整体分为应用功能模块和系统基础模块。下面对两个部分分别进行说明。

3.1 系统基础模块。系统基础模块主要实现电子文件归档流程中涉及系统安全管理、数据保存、访问控制、共用组件等基础。这些功能在整个电子文件归档流程中会随时调用，且是整个系统健康、稳定运行的基础，对系统功能的实现起到支撑作用。这里将这些功能独立开发封装成各个基础模块，一方面可以提高代码的复用，另一方面又可以降低电子文件复杂归档流程处理难度，使得更加容易地开发出功能完善的系统。

这里共设计了8个基础模块，下面分别加以说明。

权限控制模块：以基于用户角色的权限控制模型为基础，结合电子文件归档中对用户访问控制的要求，加入时间、地点等环境要素，形成完善的访问控制模型，满足系统访问控制要求。

数据存储模块：用于完成电子文件、凭证信息，以及相关著录信息的保存工作。

数据加密模块：主要完成有保密要求的电子文件及其相关信息的加密、解密功能。这里采用公钥加密算法和对称加密算法相结合的方法完成该模块，在保证数据安全的同时，又照顾到系统的性能需求。

PKI认证模块：主要采用数字证书技术来完成电子文件凭证价值的功能。

持久层模块：是系统数据存储功能的底层实现，在实际系统开发实现中采用软件开发中的持久层框架实现，完成关系数据库和面向对象程序设计语言之间的转换。

水印生成模块：主要为电子文件利用提供方便，在电子文件检索时，对文档内容加上水印。

日志管理模块：完成系统日志的生成、查看等功能，通过该模块可以很好地查阅系统使用情况。

公共组件：主要放置系统开发中会大量重复使用的基础代码，如字符串转换等。

3.2 应用功能模块。应用功能模块用于实现电子文件归档流程中具体的业务功能，在系统每个应用功能模块的实现都是按照MVC多层架构的思想，分为视图层、控制层和模式层，层与层之间采用标准化的接口实现耦合，为系统提供更好的可维护性和健壮性。从电子文件归档流程开始到最后的检索，共设计了资料接收、鉴定审核、档案标准化、档案著录、档案归档、档案、档案借阅、载体管理和数据维护9个功能模块。在流程建模部分对业务流程已经做了比较详细的说明，各个功能模块的业务逻辑已经比较清楚，限于篇幅，这里就不再一一说明。

4 总结

通过对电子文件归档流程的基本分析，依据档案管理工作的实际要求，完成了电子文件归档系统设计工作。

参考文献：

[1]黄艾舟，梅绍祖.流程管理原理及卓越流程建模方法研究[J].工业工程与管理，2003（2）：46～47.

[2]李明子.现代管理的新理念：流程管理[J].中华护理杂志，2005，40（12）：957.

档案管理基本流程篇2

1.利用会计电子档案管理系统整合会计档案信息

以会计电子档案管理系统为基础平台，整合SAP系统、共享报账服务平台、银企直联系统、资金稽核平台等的报账流程报账和影像信息、自动收集各种信息，保留调阅其它业务财务管理系统数据的能力，全方位提供会计档案电子信息。

2.利用会计电子档案管理系统管理全生命周期纸质会计档案

通过电子档案管理系统和影像子系统管理纸质档案制作、接收、流转、出入库、调阅等工作，借此将会计档案电子信息和纸质会计档案对应，使电子档案管理系统成为管理全部周期会计档案的信息平台。

3.形成统一的电子会计档案信息管理平台

形成1个门户、2个子系统、3个应用层面构成的统一的会计档案管理平台，会计电子档案管理系统与影像子系统统一按门户、集中存储、统一管理、统一安全规则，影像子系统数据在纸质档案归档完成后转移至电子档案管理系统统一管理。

二、形成基础会计档案影像化整体方案

1.借助报账流程直接解决报账类原始凭证影像化

通过扫描前置到报账发起环节直接对报账类原始凭证影像化，为后续管理和业务审批、会计处理全流程提供电子档案信息支撑，通过提升流程效率补偿扫描环节发生的劳动耗费。

2.利用信息自动收集手段解决非报账类原始凭证影像化

直接获取非报账类原始凭证所涉及转固和预转固、资产、省代、税费、收入等业务及相应业务管理平台生成的会计档案电子信息，方便会计电子化处理及非报账类原始凭证电子数据的直接生成。

3.通过现有业务管理流程改造引入影像化

对基于纸质档案流转的业务管理模式进行改造，在业务管理流程初期引入影像化操作，使业务管理模式由基于纸质流转的处理模式转变为基于纸质档案的电子处理模式，如采购类物料模块凭证影像化管理试点问题。

三、寻求银行电子回单解决方案

1.寻求对直联银行回单进行电子化对接

取得工行、招行、农行、建行等主要直联银行配合，推进银行回单电子化对接，通过银企直联系统取得经过稽核确认的完整银行电子回单支付数据，同时完成电子回单与电子记账凭证之间的信息集成与关联，支持后续电子会计档案信息利用。

2.建立资金业务稽核机制，保证资金支付安全性

考虑到银行业目前尚未形成可认证的银行电子对账单，电子回单数据完整性无法直接核对确认，需依靠保证电子支付业务安全的及时稽核机制确认资金支付电子回单数据完整性。

3.与第三方支付公司合作实现非直联银行回单电子化

除主要直联银行外，剩余非直联银行全部采用直联方式进行银行回单电子化成本过高，且费时费力。通过将剩余银行账户交易转移到第三方支付公司、交易最终结果直接进入主要直联银行的方式可快速、高效地完成剩余银行的回单电子化工作。

四、会计档案“去纸质”整理方案

1.形成记账凭证电子化应用模式

提出基于纸质原始凭证的整理、制档和检索模式，通过原始凭证条码信息解决原始凭证的成档、检索以及与记账凭证之间的匹配问题，并在此基础上实现取消打印保管纸质记账凭证，仅保管纸质原始凭证的做法，同时在电子会计档案管理系统保管记账凭证完整的电子信息。

实际操作中，原始凭证成档在电子会计档案管理系统中依旧以记账凭证为基本单位，同时通过电子会计档案管理系统及纸质档案卷首的记账凭证与原始凭证勾稽关系表管理卷内纸质原始凭证。

2.推动账簿及银行回单电子化应用工作

在各类账簿、银行回单初步电子化基础上取消纸质的打印、处理和保管工作，仅在电子会计档案管理系统中保管对应电子信息；利用电子会计档案管理系统的电子数据合成相关档案信息满足各项调阅需求。

五、开展业务协作，简化会计档案相关操作流程

1.完善流程

通过与法律、档案管理部门协作，将现有合同管理流程进一步延伸到合同接收保管环节，形成合同闭环管理。在此基础上将报账过程直接应用电子合同，节省合同报账过程中反复提供、扫描、传递、稽核、保管纸质合同的劳动，堵塞报账过程中利用未签字、未审批合同报账、利用不同合同版本取得报账利益的漏洞。

2.引入影像化模式

与采购、工程等部门合作，在业务管理流程中引入影像化模式，通过业务环节扫描提升业务管理流程审批效率，通过自动获取业务管理系统数据生成影像化原始凭证，减少基于纸质收集和流转的物料模块凭证整理劳动及传递浪费，为将来压缩不必要的纸质原始凭证流转和保管打好基础。

六、精心打造立体式会计档案信息质量管控模式

对电子会计档案信息产生和处理过程的责任，以及档案信息在处理、交换、全方位收集与跟踪方面的信息质量予以控制，并通过相关制度体系予以落实。

1.依托报账流程建立多元化信息质量责任体系

明确报账流程中报账单位、报账人及财务共享服务中心（以下简称“FSSC”）之间的责任关系，落实报账人在信息申报、报账单位和FSSC在电子会计档案信息流转与审核、FSSC在信息处理方面的管控职责，形成三位一体的信息质量责任体系。

2.以事前稽核体系保证电子会计档案信息的真实性和一致性

建立省市一体的两级事前稽核体系，在防范报账风险、健全内部管理和控制的同时，保证纵向流程纸质和电子会计档案信息真实性和一致性，健全保障电子会计档案信息品质的长效机制。

3.形成各业务管理系统数据交换与校验机制

档案管理基本流程篇3

财政部的一项研究(2006)勾勒出财务组织的未来：工作重心开始转向以股东价值创造为基础参与公司战略，财务变革呈现出以决策支持为导向、面向经营提供服务、优化财务组织降低成本等趋势，并最终构筑出一套高效精简的企业财务系统。财务共享模式的建立正是这些变化中的重要一环。

企业建立财务共享模式必然导致企业财务体系、企业会计档案管理环境发生变化，引导企业会计基础工作、特别是企业会计档案管理工作进行变革。

一、会计档案管理环境：基于财务共享模式下的变化分析

一般认为，财务共享是成立专门内部机构（即财务共享服务机构，Financial Shared Service Center，以下简称 “FSSC”），在企业内部提供标准化、高效率的财务服务――基于企业集中处理规模化交易的成本效应。吴一平（2009）进一步认为，除了提供基于规模成本效应的事务性处理功能为主的服务外，财务共享所提供的服务内容还应包括以提高价值为主的专业建议，如税务、资金管理等。财务共享模式的运用具有广泛意义，其最基本的作用在于降低成本；除此以外，还可以使企业集团优化资源配置、提高系统效率、提高客户满意度并强化核心能力等（张瑞君、陈虎、胡耀光、常艳，2008）。

2005年，由于急剧扩张带来的管理压力，国内大企业集团中兴通信等开始推行财务共享模式，财务共享服务理念开始风行。财务共享模式在企业财务组织中的推行，为会计基础工作，特别是会计档案管理――环境带来重要变化。

1.从会计档案的管理体系上看，财务共享模式的建立往往导致财务管理体制重心从原来依赖经营实体的属地化财务管理体系变迁到依赖FSSC构筑的标准化管理体系，在新体系尚不完善的情况下，推行财务共享模式可能会对传统的属地化财务管理体系、特别是属地化会计档案管理体系形成冲击。

2.国内大部分FSSC建立的财务共享模式大多借鉴西方模式，即依赖建设影像系统远程提供的影像资料（电子会计档案）进行操作，纸质会计档案在形成影像资料后受重视程度降低，其收集、整理、保管方式及时间安排，以及与FSSC生成的记账凭证是否匹配装订等问题既受国内相关法规管理，也受企业建立共享模式后的成本预算约束。财务共享模式下的会计档案管理在完整性、合规性方面受到考验。

3.从会计档案形成过程上看，会计档案形成链条正在加长。推行财务共享模式的大企业集团财务管理模式从横向的属地化财务管理体系过渡到纵向的FSSC标准化流程管理体系，会计档案的形成从单纯在属地变成从属地一直延伸到FSSC，过程长、环节多、链条长，其间介入多种岗位角色如收集、影像化、审核、传递、稽核、归档、整理、成档等岗位增多，而各岗位和职责可能分别隶属于FSSC或属地主体，存在交叉现象，使原来基于属地主体的管理责任开始模糊，甚至随着财务变革和共享模式建立过程出现缺失。属地化管理可以轻易发现剔除的风险问题往往到会计档案归档或归档环节后才发现，甚或一直无法发现。

4.会计基础工作、会计档案质量控制和责任主体发生变化，FSSC作为会计档案质量控制的最终主体参与到会计档案形成过程中，并对会计档案质量承担整体责任，会计档案质量控制已经成为FSSC加强内部控制并满足外部监管要求的重要环节。

5.除纸质媒介外，会计档案的形成、保管、调阅环节还出现了电子媒介会计档案。生成电子会计档案可以为会计档案信息存储、利用等方面创造条件，但也产生了诸如新内控防范点设置、会计档案完全数据化（影像化）难度、电子文档存储利用合法合规性、大量自动或半自动生成的过多集成、系统、清账凭证等新问题。

二、环境变迁条件下会计档案管理工作的特点与内涵

（一）会计档案管理环境发生的变迁，导致财务共享模式下的会计档案管理工作呈现以下特点

1.从工作地点上看，由于财务共享模式建立是变横向的属地财务管理体系为纵向的FSSC标准化流程管理体系，为符合《会计基础工作规范》的会计档案装订、完整性等要求，并满足企业基于共享模式下纸质和电子会计档案并行情况的内控要求，纸质和电子会计档案会从属地流向FSSC所在地，完成其空间转移过程，无论其转移发生时间是会计档案发生当期还是以后各期。

2.从工作范围上看，财务共享模式下的会计档案从属地流向FSSC所在地的过程还伴随发生会计档案收集整理、数据化（影像化，扫描）、流转过程管理、质量管理、风险控制、成档等多项工作。会计档案管理的工作范围与从前局限在成档后的纸质会计档案管理相比，又向前延伸到会计档案成档前的多个环节；从以前仅仅局限于某属地，进一步延伸到FSSC提供财务共享服务的全范围。

3.从工作内容上看，财务共享模式下的会计档案管理不仅仅是事后收集整理，以及由此延伸出来的标准制订和执行监督工作，还包括组织、协调会计档案流转各个环节对会计档案中可能体现、包含的各种风险进行甄别、处理、控制，包括会计档案信息的整合及多角度、全方位、长距离的充分、有效利用，包括会计档案存储保管模式、标准的研制与革新。

4.从政策条件配合上看，财务共享模式下的会计档案管理对管理观念、归档手段、存储方式等的改革要求与现行相对滞后的法律法规要求存在一定差距，仍需要一定时期的磨合；政策方面对财务共享模式下的会计档案管理工作的内涵、方式、范围、观念、要求等方面缺乏认识，短期内难以突破和创新。

5.会计档案介质从传统的纸质媒介为主转向纸质和电子媒介并重，从属地化纸质会计档案流转走向纸质和电子会计档案流转并行且日趋分离。由于财务共享模式下工作的流程化、标准化，日趋分离的会计档案并行流转流程实际上成为会计稽核体系和会计档案管理工作重构的客观条件。

（二）财务共字模式下，会计栏案管理工作的内涵

根据对财务共享模式下会计档案管理环境变迁的认识，以及会计档案管理工作的特点，笔者认为会计档案管理工作的内涵已经发生了实质变化。财务共享环境下的会计基础工作应该跳出传统会计档案管理观念，从会计档案的纵向流程和成档链条上的多环节、多岗位角度考虑，从风险控制、质量保证和会计档案基础服务三方面重新确定会计档案管理工作的内涵。

1.财务共享模式下，原来属地财务管理体系下的会计稽核责任被取消并由FSSC取而代之，FSSC核算会计依赖影像系统会计资料进行局部会计稽核，进入FSSC的各种纸质会计档案的真实性，其与相关影像资料是否保持一致，是否遵循统一的法律法规或内部规定，对原来不相一致的业务处理和会计档案标准重新标准化等问题成为财务共享模式下需要面对的新的内控防范点，不加以防范可能会影响核算整体质量并造成支付风险。

因此，风险控制成为财务共享模式下会计档案管理工作内涵的第一项，主要解决随会计档案流转进入FSSC的外部风险。

2.财务共享模式是基于流程化、标准化的基础业务规模化处理，以求节约成本。大量存在均衡性、标准化差异的会计档案进入FSSC进行处理，其处理结果和质量是否能保持基本一致、并且在对外输出时不影响核算质量及内控监管成为需要考虑的重要问题。质量保证就是希望通过标准化、专业化手段控制在FSSC内部流转的会计档案的加工处理质量，防止处理偏差，防范自身操作失误可能带来的风险，最终保证财务共享整体服务质量。

因此，质量保证是财务共享模式下会计档案管理工作内涵的第二项，主要解决FSSC内部会计档案处理质量瑕疵、失误或不一致性的风险。值得一提的是，财务共享模式下出现的纸质和电子会计档案并存情形，使保证双方品质和一致性并得到政府行业管理部门认可成为日后推广以电子会计档案调阅为主、纸质会计档案调阅为补充的档案使用模式的基础。

3.剔除和控制会计档案外部风险和内部质量问题后需要考虑的是集中化管理会计档案服务质量和感知如何提升、延伸和革新会计档案基础和规范管理等问题，具体包括纸质和电子会计档案存储、备份、日常保管、调阅及远程调用、整合利用，以及原有存储模式革新和低碳化问题等。

会计档案基础服务属于传统会计档案管理工作范围，但结合会计档案管理工作电子化、低碳化、远程调阅和决策支撑等行业变化新趋势，这项工作被赋予新的内涵。

究其实质，财务共享模式下的会计档案管理工作其实就是财务共享实施过程中各类会计档案信息的标准化、数字化及档案信息综合利用，是基于会计档案生成、流转等环节形成的会计稽核和内控系统。

三、未来之路：基于共享模式的判断

20世纪80年代，西方经济发展缓慢，为追求成本节约，福特汽车在欧洲设立第一个财务共享服务中心。从那时起，财务共享模式成为全球绝大多数跨国公司、500强企业节约成本的重要工具，经济全球化及网络经济推动了这一趋势不断增强。

中国企业推行财务共享模式对节约企业成本、增强企业集团财务管控力度等方面也有很大好处，但由于传统管理理念以及特殊的发票管理体制等原因，中国企业推行财务共享模式的同时也面对国家对会计基础工作、特别是会计档案工作更加严格的管理，构成了中国推行财务共享模式不可避免的成本。

既然不可避免，就要努力转化。可能路径有：

（一）扩大处理规模

在财务共享的基本模式下，进一步整合与会计档案各环节相关联的会计基础工作，在综合平衡寄送、存储、沟通的成本基础上，建设统一的会计档案标准化、数字化处理平台，通过规模效应平衡与会计档案处理工作相关的会计基础工作成本；而在规模基础上的标准化形成国家及行业标准后，大型企业FSSC会计档案基础处理能力甚至可以考虑对外承接更多会计档案标准化、数据化处理工作，加快回收建设FSSC所投入的成本。

（二）增加处理事项

在财务共享的基本流程上，综合利用会计档案的生成、流转等环节增加提取或处理审计、风险控制、其它业务管理等部门所需要的基础信息或事项并进行初步加工，作为上述部门日常管理和发现问题的数据来源，减少上述部门日常基础检查工作成本及频繁调用会计档案导致的成本。比如在档案形成后进行档案稽核，不仅可以检查以前环节会计基础工作质量和存在的问题，还可以通过统计手段和标准化方式提取、记录、整理会计档案中体现的、不同业务处理可能存在的问题、瑕疵或征兆，寻找业务风险点，并定期出具检查结果报告提供给相关职能部门进行共享。

在中国特定国情下推行的财务共享模式，企业会计档案管理工作从原来横向、属地化处理特征转化为纵向、流程化处理特征，并与纵向处理流程各环节进一步融合。无论从形式还是内涵上看，会计档案管理工作都已发生变化，需要以新的眼光审视和积极把握。在财务共享模式刚刚起步的今天，最需要的就是尽快探索并推出基于新环境、新内涵的会计档案基础工作行业标准。

【参考文献】

［1］ 上海国家会计学院.成为胜任的CFO

档案管理基本流程篇4

中图分类号：G278 文献标识码：A

随着国家全面实施科教兴国战略，高等教育快速发展，办学设施逐渐改善，基建项目不断增多，而基建档案资料也随之增多。这不仅给高校基建档案管理发展提供了机遇和动力，同时，也使传统档案管理模式遇到诸多的问题和瓶颈。如何切实有效地抓好高校基建档案管理，是现在必须认真思考的问题。

1 高校基建档案的主要内容和作用

1.1 高校基建档案的主要内容

高校基建档案就是高校基建项目在建设过程中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等形式的历史记录。根据建设工程项目立项、设计、施工和竣工验收这四个阶段的性质，高校基建档案主要包括：基建项目申批立项文件；选址及征地申请、征地报告、建设用地规划许可证等征地文件材料；招投标资料、合同、地质勘探报告、设计施工图及图纸审批文件，建设工程规划许可证；定位勘测、建设工程施工许可证等；施工过程技术资料、竣工图及工程照片；竣工验收批复、备案文件等。

高校基建档案除了具有一般档案的证据性、情报性[1]等普遍特点外，还具有周期长、专业性、成套性等一些自身的特点。

1.2 高校基建档案的作用

基建档案在高校建设中具有非常重要的作用，如凭证作用、历史记录作用、参考作用、增值作用。[2]高校基建档案是在建设过程中积累起来的文字与图表材料，真实记录高校建筑物位置和各类建筑物、各种管线的规划、设计、施工改建等方面的情况，各种建筑物施工、竣工、验收和交付使用的时间，以及各工程结构、建筑面积、造价等。因此，完整而又系统的基建档案给后来建设者提供参考，通过查阅过去的资料，能在新建、扩建、再建等项目工程建设过程中，吸取精华，去其糟粕，同时，可以提高工作效率。在实践过程中基建档案产生明显的增值效果。如：在扩建、改建、维修工程项目上，通过查阅相关档案资料，减少建设过程走弯路，节省人力、物力和财力。

2 高校基建档案管理中主要存在的问题

目前，高校基建档案管理仍然停留在收集、归档、查阅和管理等初级阶段，很多高校仍沿用传统的单一管理方式，在高校基建档案管理中主要存在以下问题：

2.1 重视不够，意识不高，档案质量不高。高校主要是教书育人的场所，因而，很多高校比较重视教学档案、人事档案等的归档和管理，而基建档案往往是由工程管理人员兼职管理的。在工程建设过程中，工程管理人员主要精力在工程质量、进度、造价和合同管理，而对具体资料数据没有归档的意识。故而，造成基建档案收集不齐全，归档不符合规范和不及时，部分档案资料流失，致使高校基建档案归档质量不高，管理处于无序状态。

2.2 体制和制度不健全。为加强和规范基建档案管理，各高校都制定管理制度。由于管理要求和政策水平的差异，众多高校制定的基建档案管理制度大相径庭，仅有轮廓而没有细则，以致造成管理人员在管理过程中出现偏差，使基建档案工作跟不上改革和发展的需要，影响了基建档案的完整、准确和系统性。

2.3 高校档案管理部门与基建部门缺乏沟通与合作。即“错位管理”问题。档案人员具备档案专业知识，缺乏工程建设方面的知识，不熟悉基建项目流程。而基建部门工作人员有较丰富的基建工作经验和专业知识，缺乏基建档案日常积累、保管的经验和必要重视。双方各有所长，却不能互通有无、优势互补，缺乏有效的沟通与交流，导致基建档案的收集、归档工作存在着很多缺陷和漏洞。

3 高校基建档案管理的措施

3.1 加强领导重视，提高管理意识，加强档案业务培训。

国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》中第三条明确指出“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理”。高校领导应充分认识做好基建档案管理工作的重要性。只有领导有较强的档案建设意识，将基建档案管理工作纳入日常工作管理中，建立完善的档案管理组织体系和制度体系，才能切实做好基建档案的管理和归档工作。

随着科学技术迅猛发展，社会的进步，对基本建设设计、质量要求愈来愈高，基建档案管理要求随之愈来愈高。因此，加强学习，更新知识结构，认真学习国家档案局、国家计委制定的法律法规，积极参加档案管理业务培训。同时，加强对基建档案专业学科知识的掌握，如：了解基建专业基础知识，熟悉基建工程业务流程、归档范围及学校基本建设现状和长远规划等。

3.2 健全管理体制和管理制度，规范管理原则和程序。

实行高校档案管理部门统一领导基建档案、分级管理的原则，建立档案管理部门与基建档案归档管理职责明确、联系密切的档案工作网络。高校档案和基建部门联合制定《高校基本建设档案管理实施细则》，即从管理体制、各方职责、档案材料的形成、归档质量要求、基建档案归档验收程序及归档时间等方面做出明细的规定，做到有章可循、有法可依。

坚持“三同步”管理，改变传统的事后收集模式，建立提前介入、全程管理机制。“三同步”主要包括：基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的施工图的验收同步进行。[3]

3.3 加强基建档案工作的指导，加强部门间的沟通与合作。

学校档案管理部门应主动指导、督促、协助基建部门进行档案的收集、管理工作，克服“错位管理”问题。学校档案管理部门专职档案分管人员应与基建工程兼职档案管理人员加强沟通与交流，与项目档案员一道实现基建档案的“三同步”，主动了解每一份上交基建档案文件材料的来龙去脉，积极地指导和协助进行基建档案的收集、积累工作，以达到知识互补，确保归档文件材料的质量，促使基建档案管理工作步入良性循环的轨道。

5 结语

高校基建档案是学校建设发展的重要凭证，是学校基本建设的历史记录，是今后维护、管理、改建、扩建和资产评估的依据。因此，做好基建档案建设及管理工作，把好质量关，维护基建档案的完整、准确、系统、安全，不断地提高业务水平和服务质量，使高校档案为国家的经济发展和高等教育事业发展提供更好的服务，做出更大贡献。

参考文献

档案管理基本流程篇5

中图分类号：C93文献标识码： A

引言

档案管理分为广义和狭义两种，广义主要是指对建立的档案进行保管；狭义主要是指对已经入库的档案进行日常养护工作。而在我们日常的档案管理中，除了妥善放置档案和对档案进行维护外，还有就是对于档案内容信息进行管理。对于档案内容的管理，其实是一种对于档案内部具有使用价值的知识管理。

知识管理起源于商业管理，是谁具体提出知识管理这个概念重说纷纭，知识管理主要是管理团队通过科学合理的管理方式，对于知识资源进行重组和分配，保证其得到有效利用。我国对于知识管理的主流解释是，将组织的智力和记录型信息转化为更大的生产力。从上述定义可以看出，我们将知识管理定义为利用对于知识的有效管理和利用，提升企业的效益。

一、档案管理和知识管理

（一）档案管理和知识管理的相异点

从档案管理的定义上可以看出，档案管理仅仅是对于档案的管理，遵循严谨的制度，采取先进的管理技术，保证档案的真实性和价值。在管理中，管理人员没有自主地参与，完全遵从现有制度进行管理，一切符合档案管理的程序。

知识管理不仅仅是对于档案的管理，还包括对于档案中的内容进行学习，然后通过管理人员的智慧，将从档案中得到信息进行重组，找到具有价值的信息并加以利用，来创造出更大财富或找到提高生产力的方式方法。对于知识管理来说，更加强调管理人员的参与性，管理人员的主观能动性的参与部分非常多。

（二）档案管理和知识管理的相同点

档案管理和知识管理都是进行档案或知识管理，并且通过良好的管理实现档案或知识其本身的价值。但从二者的具体管理方式上分析，主要有以下几个相同点：

（1）管理对象。不论是档案管理还是知识管理，其管理的对象都具有知识的属性。档案管理的对象主要是由文字、图标记录的信息型知识，可以读取或运用并找到最终利用价值；知识管理的对象是记录型知识的显性价值和隐形价值，通过管理人员的分析利用找到最终的利用价值。

（2）管理目的。我国《档案法》中对于档案的管理目的进行了明确规定，对档案工作实行统一管理，保证档案的完整性和真实性，从而提供详实信息便于查阅。保证档案提供信息的真实性，是满足社会或个人对于档案信息的要求，也是档案管理的目的。知识管理的目的则是通过群体的智慧找出信息的显性价值和隐形价值，充分发挥出知识的自身价值来服务于社会。因此，不论是档案管理还是知识管理，其最终的目的都是服务社会。

（3）管理流程。对于档案管理的流程，基本分为以下六个步骤：①资料接收，②整理，③鉴定，④保管，⑤统计，⑥利用。而知识管理的流程主要分为以下七个步骤：①知识产生，②收集，③存储，④加工，⑤整理，⑥评价，⑦利用。不论是档案管理还是知识管理，其流程都是线性而有序的。因此，二者的管理流程十分相似。

（4）管理技术。随着科学技术的发展，特别是计算机技术的发展，对于管理人员来说是一项福音。通过计算机强大的存储能力和快速地查找能力，不论是档案管理还是知识管理，都是以计算机为主要的管理技术进行管理。从而保证提供给客户详细、准确的信息。因此，二者的管理技术基本相同。

二、档案管理与知识管理相近相通

（一）管理对象重叠

如今，在档案管理中，对档案的分类十分的细致，主要是按照文件或档案的内容进行不同程度的划分，而且并对不同年限的的档案进行明细的标记，并且排列好顺序，以方便读者在进行阅读时，可以详细的对档案进行了解。而知识管理则与文档管理有很大不同，它主要是对知识进行不同的分析、解释和研究，也是文件最基础的组成部分。组织的知识的知识为显性知识和隐性知识。显性知识是通过组织自身工作和活动中逐步形成的非文件和收买其他各个组织信息以及通过其他外部因素得到的文件和档案；主要由收集、购买、交换等方式从外部获取的图书、报纸、期刊、数据库等。目前在进行档案管理的过程中，我们主要很大一部分是进行知识管理。换句话说其实知识管理其实包含着档案管理，而且在进行档案管理和知识管理时，我们所面对的对象其实都是文件和档案。虽然从表面上这两个管理方式是有着不同的管理模式，但是随着科技的发展，这两个不同的方式，都以及相互联系和相互包含。

（二）管理目的相近

档案是以知识形态为世界做出服务的一种方式，是为了满足社会各界在需要某些知识时能够提供到相应的档案的一种管理模式。为组织各项活动提供档案服务，满足用户的档案需求，是档案管理工作中的根本目的和管理模式，也是档案管理工作在应用中的主要出发点和落脚点。知识管理的最终目标是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力，为此在知识管理过程中必须通过将知识模式应用在恰当的地方，更是能够传递给需要这些知识的人们，以便于其在工作中能够对其产生良好的帮助和制定出最佳决策。

（三）管理流程类似

长期以来，我国档案界将传统档案管理业务划分为六个环节：档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、统计和利用服务。实现文件、档案一体化管理、集成管理，则还包括文件的制作或接收、传递、处理、归档等环节。知识管理的流程是知识的产生、收集、存储、加工、整理、评价、利用等。档案管理和知识管理的管理流程相当类似：都是对散布在各个角落的文件或知识进行识别，收集，集中在一起。之后再整理，归纳，辨别。最后使之大众化，可以被所有人利用学习，实现其应有的价值；而在利用过程中又会产生新的文件、档案或知识，需要对其进行收集、存储。

（四）管理技术相同

受信息技术全球化的整体趋势影响下，科学技术越来越发达，信息传递越来越迅速，文件和档案在管理中逐步的出现相互交流和相互的改革控制，各种信息形式的日益复杂化。对于从古代流传下来的羊皮或绢帛或纸质的文件和档案，为了能在当前网络一体化的管理模式下适应发展，应当对其进行数字化处理，使其所传递的知识能让现代人所了解学习。同时也可以保证档案管理工作和知识管理能够进行综合应用。因此，现代档案管理的全部活动——文件、档案的制作或接收、传递、处理、归档、整理、鉴定、保管和提供利用等都依赖于现代信息技术。而知识管理更是信息技术飞速发展的产物，知识管理的实现离不开计算机技术、通讯技术和网络技术等的应用。

三、档案管理与知识管理相辅相成

（一）知识管理提升档案管理

1.知识管理可以拓展档案管理的领域

传统的企业档案管理过分强调档案与文件、档案与图书情报的区别，将文件、图书情报等排除在管理职责之外，从而极大地限制了自身活动的范围。而在管理内容上，现今的大多数企业档案都只是记录历史，保留已有的文件，其实这些对于企业的发展来说，已经成为过去式，并不能带来太大的利用价值，在当今的时代潮流下，档案管理应该服务于现实，与时俱进，积极的搜集各种有利于企业进步发展的信息，进而归档研究分析，最大的发挥档案管理的作用，为企业创造更多的价值。

知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围，并将不同载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系。知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动创造知识、共享知识、应用知识，使知识直接服务于企业价值创造活动。

2.知识管理可以提升档案管理的价值

传统的企业档案管理重保管轻利用，大部分都是将企业过往的资料保存，所提供的信息自然也都是过时的，不能满足企业发展的信息。而知识管理可以再分析研究知识的过程中发现新的信息，这样一来，知识管理体现了档案管理的意义，进而也提升了档案管理的价值。。

（二）档案管理促进知识管理

1.档案管理有助于沉淀、积累知识

档案管理可以保留从人类文明开始的一切知识和信息，通过文件或档案的方式流传下来，使后来者可以学习借鉴，丰富自身的知识，在此基础上创新发展，这也是世界能够得以发展的基础。

2.档案管理有助于传播、交流知识

信息、知识的传播、交流主要有两种途径：一是语言，二是书面。语言交流包括面对面的口头交流、会议交流和电话交流。书面交流主要是指以文件为载体或工具的交流。

在语言交流的过程中对档案管理分析与应用是最为关键的，但是语言交流也存在一些缺点，比如受时间空间的限制，容易失真，不能以书面的方式流传下来等。对于书面交流来说，费时费力和文化限制又成为其主要的缺点。

3.档案管理有助于理解、挖掘知识

档案管理的最基本理论和最高原则是“来源原则。也就是说文件是在何种条件下被谁用什么方式为达到哪种目的而产生出来的。这些来源信息正是了解、管理和利用电子文件的关键所在。

四、档案管理的业务指导

（一）提高有关领导及档案管理工作人员认识

档案记录着本单位的各种活动，其中蕴藏着大量的有关本单位的经济、政治、文化等信息，对本单位回顾历史、总结经验，有着不可或缺的作用。同时，档案管理作为国家档案事业的重要组成部分，做好本单位的档案管理工作也是十分重要的。如果档案管理人员对档案的接收工作做的不及时，就会使这些档案流失，造成档案不齐全、缺失，最终对日后的使用带来困难。因此，有关领导及相关人员务必要提高警惕，加强对档案管理工作重要性的认识，使本单位的资料档案的管理有序。

（二）档案管理的指导人员要加强自身的常规业务建设

管理人员要时刻注意自己的职责是指导与监督而不是参与具体的工作。平时要多在如何加强自身的指导艺术上下功夫，例如：可以在网上搜集一些档案管理方面的资料，或者参与网络中一些专业的论坛、贴吧，与大家一起探讨管理方法、管理艺术，从而提高自身的管理技巧。每年的年度立卷归档工作是档案工作中的一项常规性、基础性业务工作，搞好每年的年度立卷工作，对巩固档案工作成果起着重要作用，也是档案工作规范化目标管理的前提条件和根本保证。为了提高管理效率，档案管理的指导人员可以组织对新到的人员进行一个短期的培训以增强他们的专业技能，减少因业务不熟练而造成的错误。[1]

（三）指导人员要对本档案室的档案工作情况做到心中有数

指导人员在加强自身的业务建设的同时还要对本馆室的档案做到心中有数，不能只是提高自身而忽略对基本工作的落实。对于工作中存在的问题要根据国家和省档案主管部门出台的各种业务规范性文件和办法及时提出解决方案，避免日常工作的混乱，影响档案管理工作的正常进行。对于因为由于理解不同而造成的问题，例如：在文书立卷中“一事一卷”立卷方法的掌握上有些档案人员可能会对“一事”理解掌握不准，甚至出现“一文一卷”的做法，针对这种情况，就要求指导人员及时利用年度立卷检查、案卷质量抽查等各种机会做出具体的合理的正确的解释，纠正工作人员的错误做法。

（四）建立完善网络档案管理

档案工作具有点多、面广、线长的特点，目前大多数档案馆室都面临着人手不足，经费短缺的困境。建立网络档案管理可以在很大程度上缓解这一矛盾，同时也是“国家数字档案建设与服务工程”项目建设的客观要求。所谓档案指导网络，就是建立一种以档案管理部门为龙头的网络体系。通过档案指导网络的建设，有利于档案工作的顺利发展，还可以共享兄弟档案室的资料，为以后借鉴经验、减少走弯路、提高工作效率提供了诸多方便。在创建电子档案管理时，要选拔那些网络技术基础好的工作人员，组成专门的指导与管理部门，以便从组织上保证这项技术含量高、复杂难度大的工作能够准确落实。[2]

（五）指导人员要注意语言艺术

指导人员主要的交往对象是档案管理人员，因此在指导时要注意语言的艺术性，要把档案工作方针、政策、目的、意义准确传达给对方，使对方能够接受自己的意见和建议。在与人交流时要注意说话要温和，既不让人感觉低三下四又不使人感到压抑；在讲解工作时，要有针对性，做到简练、准确，做到对下属的工作要心中有数，不能空口乱说；同时，还要注意个人的形象，坚持服务第一，奉献至上，言必行，行必果的原则。

（六）指导人员的管理手段要与时俱进

社会不断向前发展，新事物层出不穷，档案管理事业也在不断的发展中，这就要求档案指导人员的指导手段要围绕档案工作的基本职能与时俱进，不能在以前的管理方法上停滞不前，要不断提高自己的业务水平。例如，化以前的纸质档案收藏为如今的网络管理，提高档案的利用率；加强与其他档案馆的联系，汲取他人长处，补充本馆的不足，从而促进本馆的发展。

五 结束语

以信息技术为基础对档案管理进行分析，合理的利用知识管理的关系，为档案管理模式的提高和变更打下了基础，为实现档案管理中信息的共享和数据化模式的提高奠定了理论依据。档案管理与知识管理也在互相渗入，相互补充，使得人类的文明得到很好的传承与发展。

参考文献：

档案管理基本流程篇6

档案的收集、传递、鉴别、归档流程如图1所示。（1）实现营销业务的“四个自动”，即营销业务自动生成，岗位人员自动提醒、自动催办，工作质量自动考核。营销业务自动生成：客户档案跟随营销系统业扩流程实时传递，实现流程化传递，自动获取营销业扩流程节点信息（业扩流程、周期性用电检查流程、表计轮换流程等），自动生成各岗位人员对应的档案系统流程以及每个流程节点需要添加的纸质档案列表。将档案进程与业扩进程进行关联。业务人员完成营销流程环节，在档案系统中自动生成相应的档案流程环节。岗位人员自动提醒、自动催办：将营销业务流程和相应的档案流程进行实时比对，针对业务人员48h内未完成的相应档案流程环节，系统将定位到人，自动发出催办信息，督促业务人员及时完成纸质档案的可视化工作，确保业务工作完成后资料归档的及时性。提示信息分为待添加信息、待发送信息、待移交信息、待移交卷宗、合同预警信息和业扩时限预警信息六大类。工作质量自动考核：与国家电网公司营销系统接口，自动生成各岗位人员对应的档案系统流程以及每个流程节点需要添加的纸质档案列表，细化、量化营销各岗位档案资料收集、归档工作的职责和工作量；按照绩效考核规则，细分归档时限、档案质量、流程时限等各项考核指标，利用系统自动分析统计功能、生成业务人员的月度绩效考核分和月度岗位排名。同时还支持对供电单位、基层班组进行考核排名。（2）纸质档案全部实现可视化，有效提高档案利用率。通过档案整理流程，将纸质档案扫描上传，进行可视化处理，并添加影像文件上传模块，全面实现客户纸质档案可视化。操作过程中大量应用数影仪、身份证读卡器以及条码管理等电子技术，极大地简化了档案可视化的过程。同时，为保证清晰可查，电子档案采取一户一档，每户分为业扩档案（再按业务流程类别细分）、用检档案、计量档案、电费档案和其它档案（影像文件）五类，分页面按归档日期显示。实现了档案的快速查询和借阅，提高档案信息利用率，为营销稽查业务常态化开展提供条件。（3）电子档案实行一户一档管理，纸质档案以时间为单元随机存档。纸质档案仅在司法纠纷、特殊情况借阅（需审批）等情况下使用，日常工作中均在档案系统内在线查阅档案。纸质档案的归档变得非常方便，大大简化纸质档案收集工作量，实现了按局集中保存，大大提升客户档案的标准化管理水平。（4）全面应用条形码管理技术，确保每份纸质档案均能准确定位、快速查找。为每份档案、卷宗设置条形码，并伴随着档案的收集、传递、鉴别、归档全过程流转，大大方便了档案查询，同时先进的计算机检索功能也为后期的档案快速查询和存放提供了有力的保障。为了快速查询客户电子档案，在档案系统中设计了查询模块，支持各种条件下的模糊查询。（5）客户档案室按统一标准集中建设，统一管理。按照分级集中、专业管理的原则，撤消了原有的8个客户服务中心和33个供电营业所的基层班组档案室，改为以局为单位集中建设标准化客户档案室，进行电力客户档案的统一管理。档案室参照浙江省电力公司《标准化电力客户纸质档案库建设导则（试行）》的要求，根据实际客户档案数量和发展规划建造。标准化客户档案室的建成从根本上保障了档案标准的统一，有效避免了因档案室分散、基本设施差等原因造成档案保存、移交过程中出现的遗失、损坏等情况。档案室重复建设的投资费用、档案移交等相关营运费用，以及档案室管理人员均大大减少。同时，为进行更专业、更规范的档案管理创造了良好的条件，有利于推进档案数字化、信息化管理。

1.2业务流程的过程化管控

建设电力客户档案管理系统，不仅要管理好客户档案，还要通过对档案的管理来促进营销业扩流程的管控。为此，从流程、节点、档案的关系入手，通过做到“3个保证”，达到“档案管节点、节点控流程”的目的。（1）保证档案质量。根据不同的业扩流程类别，自动生成必备档案目录。通过对各流程关键节点中档案数量及质量完成情况来限制流程节点的进程，进而对整个流程质量实现全过程掌控。同时，为了进一步保证电力客户电子档案和纸质档案的质量，嘉兴电力局建立了质量审核“三道关”，即本人自查自审、档案收集员审查、稽查监控岗位抽查。（2）保证流程时限。档案流程跟随营销业扩流程实时流转。业务人员在营销系统内触发流程节点后，48h内必须将该节点中产生的纸质档案作电子化处理并发送至档案收集员，否则，系统将通过“时限预警”模块自动进行“归档提醒”，督促业务人员及时完成纸质档案的电子化工作。全自动时限预警功能涉及营销系统内触发的所有业扩流程，并根据国家电网公司的业扩时限规定，将流程信息生成为红、黄、绿3种状态。时限预警功能的实现为岗位人员、管理人员及时掌控所有业扩在途流程情况提供了一个可视化平台。（3）保证合同有效。针对供用电合同在电力客户档案中的特殊性以及重要性，嘉兴电力局在档案系统中专门增设了合同管理模块。在合同签订环节，由岗位人员对合同签订日期、到期日期、是否自动续签等信息进行确认。系统自动跟踪合同是否有效，对1个月内要到期的合同进行提醒，对7天内到期的合同进行预警，确保合同的有效。

1.3工作绩效的全员化考核

开展全员绩效考核，实现营销业务的闭环管理。以客户档案为切入点，实现了业扩绩效指标的量化考核，建立了供电单位、基层班组和业务人员的三级绩效考核体系。依据智能电力客户档案管理系统应用情况，编制并了《智能电力客户档案系统考核办法》，对供电单位和基层班组的考核细分了环节完成率、归档及时率、纸质档案移交及时性、业扩时限、合同有效和档案质量等6项指标。环节完成率指档案系统中已完成电子档案的环节数除以营销系统中完成的流程数，要求达到98%以上。归档及时率指档案系统中48h内发出的流程环节数除以营销系统已完成产生档案的环节数，要求达到90%以上。纸质档案移交情况指完成营销业务后电力客户纸质档案的移交情况，要求在5个工作日内移交。在途业扩流程超期情况指每个在途业扩流程各环节的时限情况，要求不超过国家电网公司规定的时限。非居合同有效性指非居合同有效情况，要求不超期。档案质量指稽查中心每月不定期对档案的质量进行抽查的情况。同样，对业务人员细化了电子档案归档、纸质档案移交、档案质量、流程时限4大指标，对档案收集员细化了档案收集、档案完整性、档案质量3大指标。利用档案系统的自动分析统计功能，每月都将生成业务人员、基层班组以及供电单位的月度绩效考核分和月度岗位排名。

2应用效果

“档案管节点、节点控流程”的客户档案精益化管控模式的推广应用，填补了国家电网公司营销业务支持系统全方位、全过程客户档案电子化管理的空白，实现了电力客户档案、业扩报装流程、全员绩效考核的精益化管控，实施效果显著。

2.1有效提高档案归档质量

智能电力客户档案管理系统与国家电网公司营销业务支持系统联动，对客户档案形成了“自动生成、自动提醒、自动催办、自动考核”的智能化苏敏怡.电力营销管理信息系统的建设与应用[J].市场论坛，2006（8）:52-53.周慧.电力客户档案实现仓储管理策略研究及应用[J].广东电力，2011，24（7）:77-79.处理流程，档案管理实现了“人管”到“机管”的转变。完成电子卷宗的归档后，纸质档案统一归入总档案室，由专人管理、维护，需要查阅时，只需查阅该户在档案系统中的电子档案，方便快捷，优化了工作流程，提高了工作效率。市电力局稽查监控中心以1个月为周期，对各供电分局、县（市）供电局的档案质量逐一进行抽查。对稽查中发现的问题按性质严重程度分为重要问题和一般问题纳入局精益化评价体系进行评价。系统运行近一年来，档案质量得到极大的提高，涉嫌“三指定”等性质较为严重的问题得到整改，涉及业务规范、档案卷面质量等工作差错且影响程度较轻的问题也得到有效控制。

2.2有效提高档案集约化水平

客户档案统一归集到嘉兴电力局档案室实行集约化管理后，基层营销班组无需再配建标准化档案室，节省了人力、物力成本，避免了档案管理重复投资，节约了运营费用。

2.3有效提升业扩服务质量

优化了业扩运行管理模式，尤其是业务同城受理后，各基层供电服务窗口之间无需再进行业务资料的人工传递，人、车辆、时间等均实现了优化配置。同时，日常表计轮换、业务变更等工作也无需再把新档案归到原来的档案盒，大大减轻档案维护工作量。通过对各流程关键节点中档案数量及质量完成情况来管控流程节点的工作质量，档案系统与营销系统共同实现了对档案质量、流程时限、供用电合同的双重监控，对缩短客户工程流程时限、防范合同逾期、提高供电服务满意度大有裨益。业扩流程运转更加顺畅，业扩报装超时限流程比率从2.23％下降到0.26％，合同有效率保持100%。2.4实现工作效率最优化客户档案精益化管控模式的建立，不仅为管好档案创造了条件，更为加强业扩流程管控和实施全员绩效考核提供了手段。建立客户档案精益化管控模式，实时统计业务人员的绩效考核成绩，每月自动生成业务人员的月度绩效考核分和月度绩效排名，使岗位人员的工作质量一目了然，有利于激发岗位人员的责任心、竞争意识和工作积极性，有利于实现工作效率的最优化。自实行客户档案精益化管控模式以来，全局平均归档及时率达到95%以上，各业务环节档案完成率达到98%以上。

档案管理基本流程篇7

电子文件管理国家战略，就是从国家层面和战略视角对电子文件管理全局性、基本性、长期性问题所进行的目标定位、统筹规划和基本制度安排。是一个国家对电子文件管理工作的基本态度和总体思路。其实质是用战略的眼光来研究和解决电子文件的管理问题。目前我国各地区、各机关的电子文件管理工作仍然具有强烈的自发性和分散性特征，缺少国家层面的整体设计、统一规划、战略部署与方法指导，这种情况如果不及时加以改变，就很难保证当代社会电子文件的科学管理、完整保存和有效利用，国家将会为此付出高昂的经济成本和社会代价。加强顶层设计，制定和实施我国电子文件管理的国家战略已经迫在眉睫。

确立电子文件全程管理体制

随着电子文件在我国档案管理对象中所占比例愈大，管理好电子文件的需求愈强烈，改革我国文档管理体制的愿望愈迫切。全程管理是电子文件管理的基本原则之一，根据这项管理原则，需要确立国家电子文件全程管理的体制。电子文件从形成到处理、归档、利用，中间经过很多环节。哪一个环节职责不清、制度不明、考虑不周，都可能造成对电子文件真实性、完整性、可用性、安全性的危害。由档案机构跟踪和监控电子文件全程可以最大限度地避免这些危害。因此，及早确立电子文件全程管理体制，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。

确立电子文件全程管理体制是在国家和地方电子政务的总体框架下，在规范、标准的文件格式和数据结构基础上，将电子文件从形成起就纳入档案管理的视野。把电子文件形成、电子文件处理、电子文件归档和电子档案管理作为一个整体，统一规划、统一设计、统一流程、统一标准，确保文件机构内部、文件机构之间、文件与档案机构之间有关电子文件信息的及时流动与管理，实现电子文件文档一体管理的无缝衔接。国际档案理事会电子文件委员会曾经指出：“在电子文件领域中，我们应该在设计信息系统时就对档案管理需求予以考虑，在电子文件的整个生命周期中对电子文件要进行认真控制……无权干涉现行文件的档案馆会发现他们在处理电子文件时处处受制。”对于电子文件管理来说，确立全程管理体制是电子文件运动客观规律的内在要求，管理符合业务流程优化的基本精神，也是先进国家电子文件管理的基本经验。

确立电子文件全程管理体制就要改革当前我国的文件管理体制和档案事业管理体制。其关键在于改国家档案局为国家文件与档案局。由它统管全国文件、档案工作事务，制定电子文件全程管理的各项政策、制度，对电子文件的生命全过程进行统一有效的管理。同时各级档案局更名为文件与档案局，使档案机构全程监控文件管理“名正言顺”。

体制的变革是根本性的，也是相当复杂并存在许多问题的。但是，对于我国电子文件发展的未来而言，它又是必要的和必须的。2010年1月，中央办公厅、国务院办公厅联合下发的《电子文件管理暂行办法》中确立由中共中央办公厅、国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会9部门组成的国家电子文件管理部际联席会议制度来确定我国电子文件管理的国家政策，可以说是在体制改革上向前迈出了探索性的一步。它对于我国未来的电子文件管理工作必将产生重要影响。

明确电子文件管理流程

档案管理对电子文件形成的介入需要在体制确立的基础之上明确电子文件管理流程。它包括对其创建、管理和处置，即在电子文件从形成、运转办理、传输、存储到转换为档案或销毁的完整生命周期中，以特定方法和原则对其进行创建、加工、利用、保管，使其完善并获得必要功效的行为或过程。

档案管理基本流程篇8

1引言

企业档案工作是利用科学的原则和方法直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的综合性工作。以1978年钱学森在上海文汇报发表《组织管理的技术——系统工程》一文为标志，系统工程思想引进中国，并于20世纪90年代到21世纪初由肖汉杰[1]、韩瑛瑾[2]、孙梦芝[3]、廖岚亭[4]、翟素萍等[5]、郑元香[6]和李惠铭[7]等尝试引入档案工作实践中。周贤慧[8]运用系统工程原理将档案工作系统解构为档案工作目标、档案工作管理内容（各流程环节）、档案工作管理资源（人财物等环境）等方面。本研究以中国航发沈阳发动机研究所为例，借鉴现代系统工程模型和梁春华等[9]构建的情报工作体系，构建以愿景为目标，以档案管理、档案编研、档案科研工作需求为输入，以需求体系、操作体系、产品层次体系为核心，以综合保障体系为支撑，以档案产品为输出的基于系统工程思想的企业档案工作管理体系，旨在以更快的速度、更高的质量、更低的成本开展企业档案工作，充分发挥档案的内在价值，为企业发展提供支撑与保障。

2基于系统工程的档案工作管理体系的定义

系统工程思想和方法经过多年的发展，已经由朴素的系统工程思想，发展到以美国系统工程专家霍尔（A.D.Hall）三维结构模型为代表的传统系统工程思想[10]，进一步发展到以美军标准MIL-STD-499A/B和国际系统工程协会的系统工程思想为代表的现代系统工程思想[11]。霍尔三维结构模型的系统工程思想集中体现在时间维、逻辑维和知识维上。时间维以工作流程为基础，以管理内容和管理目标为核心。逻辑维以逻辑思维为基础，以系统工程过程为表现形式。知识维以方法和技术为基础，以解决每一阶段、每一步骤中可能出现的关键问题为目的。基于系统工程理论的档案管理体系是借鉴现代系统工程的理论和思想[11]，将其应用到档案工作中来，优化和丰富档案工作管理体系，使档案工作更加科学、高效。基于霍尔三维结构模型和基于INCOSE系统工程的档案工作管理体系分别如图1和2所示。

3基于系统工程的档案工作管理体系的构建

以中国航发沈阳发动机研究所为例，借鉴如图1和2所示的档案工作管理体系，构建以愿景为目标，以档案管理、档案编研、档案科研工作需求为输入，以需求体系、操作体系、产品层次体系为核心，以综合保障体系为支撑，以档案产品为输出的基于系统工程思想的企业档案工作管理体系，如图3所示。

3.1以统帅发展为目的，确定档案工作的愿景。

档案工作愿景，旨在为开展档案工作提供目标指引和方向导航，从战略层面解决“做对工作”的问题。档案工作的核心属性是原始记录的管理性和原生知识的支撑性。档案工作就是将过去完好地保存为历史记录，把现在完整地保存为原始记录，为现在与未来提供尽可能多的历史记忆和知识支撑，让历史学家有过去可研究，让政治学家有现在可研究，让档案学家能有现在可把握与有未来可预测。中国航发沈阳发动机研究所确定的档案工作使命是围绕研究所航空发动机和燃气轮机的技术与产品研发和科研管理全生命周期的档案工作需求，开展档案管理、编研、科研工作，发挥档案工作“历史记忆和知识支撑”的作用，为所提供“科研发展保障，管理决策支撑”。档案机构愿景是全面建设产品一流、技术一流、队伍一流、环境一流的中国航空发动机档案研究和保障中心。

3.2以输入需求为目的，构建档案工作需求体系。

档案工作需求体系是围绕企业核心业务，贯穿技术与产品研发和科研管理的全寿命周期，通过档案管理与档案编研工作，实现历史记录的管理性和原生知识的支撑性目标，促进档案机构愿景和“做对工作”目标的达成。需求体系包括档案管理、档案编研和档案科研三个子体系。中国航发沈阳发动机研究所档案管理、档案编研和档案科研需求子体系以航空发动机工作分解结构（WBS）为基础，以航空发动机技术与产品研发和科研管理全寿命周期为主线，以各应用门类、各载体形式、各表现形式的档案管理、档案编研、档案科研为核心，以实现原始记录的管理（查考）性和原生知识的支撑性为目标。

3.3以规范指导为目的，构建档案工作技术操作体系。

档案工作技术操作体系以霍尔三维结构模型的时间维与逻辑维为基础构建并由制度、流程、指导书、检查单、模板、案例等技术操作文件进行指导。

3.3.1档案编研技术操作子体系。档案编研工作的时间维包括课题论证、档案研究、产品应用3个阶段，细化为需求搜集、课题论证、档案检索、档案分析、课题规划、报告撰写、产品评价等7个子阶段。逻辑维引入系统工程V字模型，如图4所示。通过融入企业研发体系，确保档案编研工作对企业各项科研工作提供科学、高效、可持续的知识支撑。

3.3.2档案管理技术操作子体系。档案管理技术操作子体系的时间维包括归档计划制订、文件材料归档、档案保管利用3个阶段，细化为档案归档范围与保管期限的制定、档案归档计划的制订、档案归档计划的确认、档案资料的收集与鉴定、档案资料的整理、档案的保管、档案的检索、档案的利用、档案利用的评价与研究等9个子阶段。逻辑维引入系统工程V字模型，如图5所示。通过融入企业研发体系，确保档案管理工作对企业各项科研工作提供“多快好省”的管理保障。

3.3.3档案科研技术操作子体系。档案科研操作技术子体系的时间维包括P课题论证、专业研究、产品应用3个阶段，细化为需求搜集、现状调研与分析、课题论证、专业研究、课题规划、报告撰写、产品应用等7个子阶段。逻辑维引入系统工程V字模型，如图6所示。这一体系，服务于档案管理子体系和档案编研子体系，以确保档案管理与编研工作科学、高效和持续地发展。

3.4以输出产品为目的，构建档案产品层次体系。

产品层次体系基于对档案工作的需求，是产品规划的宏观构架和重要组成部分，既是实现档案机构的愿景的保证，又是满足档案专业人才成长的指南和牵引，从战术上解决“做对档案工作”的问题。档案产品层次体系，包括档案编研产品、档案管理产品和档案科研产品等3个子层次体系。档案编研产品层次子体系包括5个层级。第一级为一次编研，如汇编、汇集、文集等；第二级为二次编研，如技术攻关总结、型号研制历程、产品简介、大事记（型号大事记）、工程（项目建设）简介、设备简介、质量事故分析记编、组织沿革、单位情况介绍、成果简介、基础数据汇编、会议简介等；第三级为三次编研，如手册、年鉴等；第四级为四次编研，如所史、专业研究报告等；第五级为五次编研，如专著、专题评述等。档案管理产品层次子体系包括：件、卷、门类、项目/型号和档案全宗。档案科研产品层次子体系包括：资料汇编、综述报告、专业趋势报告、专业研究报告、专业述评报告等。

3.5以支撑为目的，构建档案综合保障体系。

档案综合保障体系以保障档案产品体系和档案技术操作体系的实现为目标，解决“做对工作”的问题。类似于霍尔三维结构模型中的知识维，类似于INCOSE中的项目流程、项目使能流程和协议流程，类似于流程背景中的控制项和使能项。其具体包括制度体系、人才与团队、数字档案平台和安全防护等子体系。

3.5.1档案工作制度子体系。通过制订并实施基于流程和门类（横看成类侧成流）、涵盖总体、技术操作和技术基础三个层级和不同载体类型（宏微虚实各不同）的基于系统思想的档案工作制度体系，提升档案工作的规范性和系统性。

3.5.2档案专业人才与团队子体系。通过引进档案专业与背景专业人才优化专业配置，通过构建基于档案专业知识、档案专业技能、档案基础能力、档案职业素养的4维π形能力素质模型，并通过基于知识与技术的5维5级人才成长模型，造就国内一流的“两专多能”π形能力素质结构档案专业人才和队伍。

3.5.3数字档案平台子体系。通过建设以专/兼职档案人员、项目主管人员、档案形成人员和信息专业人员共同参与为合作机制，以记录、文件、档案作为管理与研究基础的，以与各业务系统高效互联互通完成数字输入，以档案管理与编研工作流程为主线，以大数据采集、挖掘、分析技术为辅助手段的多功能数字化档案工作平台，实现资源的数字化、管理的自动化和服务的知识化，进而全面提升档案工作的效率、质量与水平。

档案管理基本流程篇9

一、知识管理与医院档案管理的关系

（一）知识管理是医院档案管理的新阶段。从医院档案管理发展的历程来看，医院档案管理经历了以下个重要阶段：1.档案实体的管理。主要是注重档案实体资源的整理与保存，目的导向是提供档案信息利用。2.档案信息管理。主要是注重开发利用档案的内容，重在档案信息的传播与共享。3.档案信息资源的管理。主要在于对档案信息的内容以及其支撑工具的管理。4.知识管理阶段。一些发达国家档案管理已经到了此阶段，但目前我国的医院档案管理还处在初级阶段，医院管理者还没有真正认识到知识管理的重要性，对知识管理理念、方法及技术并没有很好掌握。所以应用知识管理的方法与理念来改变医院档案管理工作，转变管理模式是目前医院档案管理所要解决的重要问题。这需要我们不断学习和实践，把工作重点由对医院档案信息资源的管理转变为对档案信息知识的识别、挖掘和重组，从而实现由医院档案管理向知识共享和知识的创新转变。（二）知识管理促进医院档案管理观念创新。传统的医院档案管理工作对档案信息的服务利用非常欠缺；而且医院档案管理特别强调对档案显性知识的保管工作，而不注重对档案隐性知识的信息挖掘和利用。与之不同的是知识管理更为注重对显性及隐性知识的管理。从这个角度来讲，医院档案管理可以借鉴知识管理的理念，充分认识并挖掘医院档案信息的价值，把单纯的医院保管、存贮的档案信息进行充分转化、挖掘并利用，通过知识共享，把医院原始档案信息中的隐性知识通过知识管理转化为显性知识，最大限度地挖掘医院档案信息价值，为医院管理各项活动所用。（三）知识管理促进医院档案管理知识创新。知识管理是一种人与信息资源的动态管理过程，是以人为本，以信息为基础，以知识创新为目标的动态管理。知识管理的整个过程强调最大限度地实现知识共享，追求信息处理能力与人的知识创新能力的最大结合。医院档案管理的创新要充分吸收知识管理的最新理念，利用知识组织和知识应用等知识管理的内容，提高医院档案信息的价值和服务价值。要在档案管理的基础上发现隐含在档案信息中的有用知识单元，并对其进行集合组织，实现知识挖掘和知识表示，使利用者快速获取所需的知识。医院档案室既要关注知识的组织与开发，又要重视知识需求与应用，最大限度地实现医院档案知识信息的功能与效益，这是医院档案管理创新的必由之路。（四）知识管理促进医院档案管理及服务模式的创新。受传统医院档案管理观念的影响，一些医院管理者认为档案管理仅仅是保管单纯的“历史记录”，而忽略了其作为知识载体的重要价值。受这种思维模式的影响，医院档案管理者往往将档案管理工作模式限定在档案的收集、整理、编码和保存上，而忽略了开发和利用，或者说开发和利用也仅仅是从表面上，而未实际深入挖掘医院档案中隐含的知识资源，这种管理模式严重限制着医院档案管理的发展。引入知识管理理念后，档案管理及服务模式将会有极大改变，档案管理从单纯的保管式向深层信息挖掘利用进行转变，通过利用知识管理的理念、方法及技术，实现医院档案的信息化、知识化管理，从而实现对整个档案实体管理模式流程的创新。

二、目前医院档案管理存在的主要问题

目前我国医院档案管理还存在较多的问题，主要集中在以下六个方面：一是医院档案管理的制度措施还不完善、不系统。二是医院档案管理的观念落后，档案安全意识淡薄，档案丢失、损坏风险普遍存在。三是医院档案管理的设施设备欠缺。四是医院档案管理电子化、信息化程度较低，诸多机构还未实现电子化、信息化管理。五是医院档案管理人才欠缺，专业素质参差不齐，缺乏专业教育和培训。六是医院档案资源价值未充分被开发利用，未实现其应用价值、发挥服务功能。

三、基于知识管理的医院档案信息服务体系

在知识管理背景下，医院档案管理不应只停留在传统的档案保管管理阶段，而更重要的是担负起档案信息知识交流与利用的任务，成为医院的知识金库。医院档案管理者应积极利用现代化的管理方法与技术，将大量无序档案信息整理编研，为医院搭建知识管理平台做好档案信息基础。同时应积极利用知识挖掘技术，提取医院档案中隐含的知识要素，通过知识挖掘、提取整合、分析归纳，将有用的档案知识要素通过系统平台的形式为医院管理者及医务人员提供知识化服务。基于知识管理的视角，我们参考借鉴有关研究理念探讨构建基于知识管理的医院档案信息服务体系。（一）服务组织体系。基于知识管理的医院档案信息服务组织体系，主要包括服务的目标理念、制度流程以及组织设置这几个方面。1.服务目标理念。以人为本，以服务医院用户需求为出发点，转变传统档案管理服务观念，将其与知识管理理念相融合，从知识管理的角度促进医院档案信息服务的知识化、系统化，为医院用户提供系统、全面、有效的医院档案信息服务，促进医院档案信息服务的知识化建设步伐，从而进一步促进医院整体知识管理体系的逐步形成。2.服务制度流程。制定基于知识管理的医院档案信息服务的相关制度及流程，从制度上对医院档案信息服务工作进行规范化、流程化、系统化。同时严格设置并规范医院档案信息服务的各项业务流程，对档案信息服务的各个环节进行质量控制，尤其是对于档案信息的知识化管理流程进行把控，不断提高档案信息的知识化水平，促进医院档案信息服务向知识化、系统化发展。3.服务组织设置。设立基于知识管理的医院档案信息服务职能机构，成立医院档案信息服务委员会，对整个医院档案信息服务管理工作进行统一协调指导。同时从组织架构上健全医院档案信息服务的三级服务网络，通过对各个服务层级进行组织管理，不仅利于医院档案信息服务工作的系统化，也利于对整个服务体系进行组织协调与质量控制。最终抛弃原始的医院档案信息服务流程，形成“以档案数字化为核心、以管理系统化为中心、以服务网络化为基础”的新的服务流程。（二）服务支撑体系。知识管理视角下医院档案信息服务支撑体系主要指支撑体系所需的软硬件技术平台、档案信息资源系统以及所需的人才资源队伍这几个方面。1.支撑体系的软硬件技术平台。主要包括软硬件设备设施，硬件设备设施如存储设备、服务器、终端设备等等。硬件设备设施是医院档案信息服务体系为用户提供服务的硬件基础。软件则主要指的是相应的档案信息服务软件服务系统，包括相关业务管理系统、查询系统、模块加工系统等等。软硬件设备设施是服务体系的筋骨，是支撑体系运行的重要基础。2.支撑体系的档案信息资源系统。档案信息资源系统可以说是服务体系的血肉，是体系建设中尤为重要的部分，资源系统的建设质量直接关系到整个服务体系所提供的档案信息服务质量。因此在建设支撑体系的资源系统时，要尤为注意几个方面：一要确保服务资源的全性面。即对所提供的信息服务要全面、完整，确保帮助医院用户全面了解相关领域内的发展动态和研究进展。二要确保服务资源的准确性。要去伪存真，去粗取精，提供准确可靠的信息资源。三要确保服务资源的连续性。要做好信息资源的动态化、连续化跟踪和管理，确保档案信息资源的完整性和可参考性。四要确保服务资源的及时性。确保提供信息知识资源可用、可靠。3.支撑体系的人才资源队伍。人才是实现医院发展的根本原动力，也是医院档案信息服务的重要支撑，可以说是服务体系的灵魂。医院档案信息服务人员的素质和能力直接决定着档案信息服务的质量和水平。基于知识管理的医院档案信息服务体系能否构建成功，能否实现其价值，发挥其作用，关键是有一支高素质的档案信息服务人才队伍，这是由医院档案信息服务的性质和任务所决定的。医院档案信息服务人员要在医院档案与临床和科研工作之间建立直接的联系，了解医院档案工作对临床和科研工作的影响，并分享临床和科研工作的成果。同时要着力建设档案人才队伍：一方面，要不断汲取并充实人才队伍；要从人才引进及人才开发两个途径，一是选拔优秀人才到档案服务队伍中去。二是加强人才培养，通过多种途径的培训与继续教育，进一步提高人才队伍工作技能和业务水平。另一方面，要建设合理高效的档案管理人才结构，形成合理的人才梯队，为档案信息服务工作提供长期可靠的人才保障。（三）服务输出体系。基于知识管理视角下的医院档案信息服务体系，虽有传统服务的成分，但更多的是高效的网络化、数字化、知识化信息服务。它表现为三个方面：一是服务资源的数字化、虚拟化。二是服务内容向知识多样化发展。为医院用户所提供的服务不仅仅是档案信息线索，更重要的是提供解决问题所需的知识化单元信息。三是服务模式向个性化、主动化发展。医院档案服务机构要有针对性主动地为用户提供有关服务。四是服务环境开放化、多渠道化。医院档案服务从传统的封闭转变成开放式的空间，最大限度地拓展了医院档案信息交流与服务模式。1.服务方式。知识管理视角下的医院档案信息服务以“主次相依、多层次结合”为服务理念。主要包括四种类型的服务方式：一是直接型档案信息服务，包括提供原始性的医院档案信息材料，以及经过加工的二、三次档案信息材料。二是特色型档案服务，如专题档案信息汇报等。三是延续型的档案服务，如某一专题的科研档案信息资料。四是知识型档案服务，它是将医院档案信息转化为知识后提供的一种知识化档案信息服务。2.服务途径。知识管理视角下医院档案信息化服务途径主要是指服务提供者与用户之间的沟通交流方式。概括来说主要通过两个途径：一是直接交流服务，主要是通过面对面、电子化通信手段等方式进行的即时交流。这种方式提供的服务是最直接的，不需要经过多层次加工的服务，通常提供的服务准确性和及时性能够得到保证。二是间接交流服务，这种服务方式所提供的服务一般是需要经过多层次加工的服务，通常所提供的信息服务更为完整和全面，服务质量和水平也较高，但在及时性方面有一定弊端。

档案管理基本流程篇10

在网络信息日益发达的时代背景下，政府机构的信息化水平也在日益提升。办事处档案工作一直是政府机关档案信息管理的重要组成部分，越来越受到政府机关的重视。传统的档案管理模式效率低下，难以适应现代政府对高效化档案管理的紧迫需求。办事处档案管理的信息化为实现一般性档案信息共享，为政府高效化档案管理提供技术支持。

一、办事处档案管理存在的突出问题

第一，办事处档案管理缺乏标准化流程。档案工作的标准化和规范化管理，是实现档案工作效率提升的重要途径。从技术上来讲，办事处档案工作缺乏标准化流程主要是存在以下三个问题：一是办事处的计算机软件开发规划不完善，导致软件的实用性与普遍性存在明显不足；二是各个办事处的计算机类型和档案设备难以统一，导致档案管理不具备相同的硬件条件；三是网络技术不健全和技术部门不支持所导致的档案分类编码标准难以统一，档案管理的技术和业务标准无法实现统一2。这三方面问题严重限制着档案工作标准化进程。

第二，传统档案管理办法的约束作用。办事处档案管理的信息化建设要求运用计算机和网络，而传统档案管理主要以纸质文献记录为主，两种工作方法存在较大的差异性。档案管理员工普遍不愿采用新型档案管理办法，这种抵触心理导致办事处的档案管理高效化难度加大。目前，办事处档案管理工作仍然局限于纸质文献记录，配图、声音、影像等存档方式普遍不被档案管理人员使用。相比现代化档案管理方式，传统档案管理办法更容易被档案管理人员接受和使用，但传统的档案管理形式存在很大的制约性，已经无法满足办事处发展需求4。

第三，基层基础设施建设不足，政府对基层档案建设的投资力度有限。基层办事处由于经费不足，档案室等基础设施建设落后，条件简陋。例如，档案柜基本是木质的，而且陈旧老化，缺乏日常维护。同时，档案管理缺乏安全措施，没有相应的防虫防潮措施。有些基层办事处办公条件简陋，没有独立的档案保管室，档案只能放在机关办公室，严重制约了档案管理工作的效率；有些办事处由于档案少，档案室与杂物保管室合为一体，杂物、旧物堆满房间，导致档案管理工作难度加大，效率低下。

第四，政府机关的基层办事处缺乏专职的档案管理员。由于工作属性原因，基层管理人员任务种类繁多，身兼多职，专业化、专职化程度有待提升。档案管理的工作量大，津贴不足，档案业务素质又要求高，基层档案工作人员缺乏积极性。即使在岗，也一身多任，绝大部分时间被中心工作占用，没有足够的时间和精力进行档案管理，导致档案管理的质量和效率普遍不高。

二、办事处档案工作高效化管理的对策分析

第一，逐步构建标准化的办事处档案管理制度。办事处档案制度的标准化实施是高效化档案管理的重要保障，能够有效提升办事处档案管理的效率，节省档案管理的时间成本和人力成本5。本文主要通过流程标准化和档案文件规范化两个层面进行办事处档案管理的标准化制度的构建工作。首先，通过流程标准化来实现办事处档案工作的高效化管理。主要是通过岗位职责的明确划分和档案文件的规范化处理来建立标准化的办事处档案库和标准化的档案借阅流程，从而保障标准化流程的顺利实施。

第二，档案信息化管理实现标准化。档案信息化建设实现统一的标准和规范，有利于档案工作人员效率的提升。档案管理的实际操作只有依据统一标准，包括档案收集、梳理、编排、检查、温度和湿度控制、防虫、保存等工作标准的统一，才能够保障档案管理工作的统一化进程，保证档案管理效率与质量的双提升。同时，需要依据国家制定的相关标准，完善电子档案管理的专用标准和规范，为档案管理信息化建设提供有利条件。

第三，利用现代信息技术，促进办事处档案管理形式多样化。现代信息技术的广泛应用，为办事处档案管理的信息共享、存储扩展提供了有利条件。通过现代信息技术的充分利用，建立档案管理部门与其他部门的档案信息共享机制。同时，档案管理单位的档案资料存储空间的进一步扩大需要信息技术支撑，档案管理存储空间增大，利于声音、图像、影像等非纸质档案资料的有效存储，从而保障档案资料的全面保存，为高效化档案管理提供有力的技术支撑。

第四，逐步形成基层档案建设的投资保障机制。为了保证档案室建设所需的资金，基层办事处需要形成投资保障机制。为了实现档案工作的高效化管理，政府机构需要投入一定的资金添置、购买各种档案设备与数字化技术。例如，保证局域网高速宽带的接入，为档案室专门添置移动硬盘和数码相机等硬件设施，奠定数字化档案工作的基础。档案室硬件配备方面，需要具备计算机、扫描仪、刻录机、打印机和数码相机；软件方面，需要安装量子单机版软件，藏画电子照片管理软件等，建立办事处自助式档案网站，从而提升档案管理效率，减少档案管理的工作量。

第五，办事处设置专职的档案管理员，提升基层管理人员的专业化、专职化程度。办事处需要设置档案室及专职档案管理员，通过明确的职责划分和岗位津贴制度保证档案管理员的专职化，保持其工作的相对稳定。一是要责任落实到个人，将专职档案管理员的工作任务与目标明确化；二是形成专职档案管理员的激励机制，保证其在岗津贴，提升档案管理人员的工作积极性。

三、结语

办事处档案管理是政府档案管理工作的重要组成部分，在档案管理高效化的客观要求下，办事处档案管理工作必须充分利用现代信息技术，促使档案管理工作的质量与效率的提升，进一步符合国际标准化档案管理的要求。引进电子档案管理的全新理念，实现档案管理的信息化，是政府高效化档案管理的重要保障。

参考文献：

[1]鲍丽芳，邹蒙.浅析办事处档案的高效性管理[J].办公室业务， 2013（09）：106.

[2]范志伟.建立计算机信息网络系统，提高档案管理效率[J].职业技术，2010（05）：77.

档案管理基本流程篇11

当我国引入现代化管理的模式与先进理念之后，无论在企业、政府部门、事业单位通过对人力资源管理的重视与普遍运用，逐渐开始意识到了档案管理的重要价值与功能取向。一方面，在不断的实施档案管理的改革；另一方面，也在进行相关的匹配措施的研究与资源配置。在这种新的档案管理局面之下，有必要针对当前档案管理所面对的新情况，对其配套的归档整理分类问题及提升效率的技巧进行具体探讨。

1 档案管理归档整理分类解析

1、内涵

不同的行业档案的类型、种类、数量、机密程度等也不相同。但是，从档案管理的本质来看，它的价值在于使数据、信息资源得到科学的管理，并能够在系统的管理中，方便保存、查询、提取、运用，以及按照管理程序进行的销毁等。因此，归档整理分类就非常关键。目前企事业单位、政府行政管理部门，按照人力资源管理中的档案管理体系，均有一定的培训，而且，已经将档案管理的归档整理分类作为了一个专门化的职能。

2、原t

从原则方面看，归档整理分类要求精准性、规范性。比如，精准性中，要求分类标准的准确、标识的简化、细则的清晰；再如，针对具体档案中的材料、价值的差异分析、等级划分，保管组织单位在不同种类中的对应性，目录的编辑、顺序的排列组合等。除了这些基本的原则之外，在归档整理分类制度、程序、装订，纸质、电子档案不同的运用形式，以及保存、转移、销毁等各个方面，也需要与之相匹配的精准性、严肃性、规范性等。

3、注意事项

根据现阶段的档案管理及其归档整理分类现状、经验分析，应该注重在这个方面的可操作体系构建，这样就可以实现统筹规划、统一管理，通过方法、流程使归档整理分类在秩序的基础上，逐渐的形成简化、快捷、便利的主要特征与表现，从而推动档案管理功能与价值体现的最大化；并将其转化为一种资源利用渠道，为进一步的人力资源管理、企业治理提供牢靠的依据。

2 档案管理归档整理分类技巧

1、以整理程序为准

一般而言，归档整理分类可以划分为两个层面，在整理过程中，可以按照设计文件、文字材等进行进一步的项、子项方面的划分，这样在划分中形成一个制定程序的基础，然后，按照我国的相关法律要求，设计出一套与现阶段的档案管理改革相匹配的归档整理分类程序。而在分类方面，则主要集中于对方法的运用，以及技能的熟练性。具体来看，整理分类程序相对简单，重点是按照档案的性质、材料、种类、类型、对应部门等做好划分。程序与整理分类本身就属于一个密切关联的系统构成要素。因此，建议从这些构成要素出发，制订与其相符合的程序。比如，以科学归档文件的整理分类为例，一是对其进行收集，如在文字材料、设计文件的大类下，进一步从子项的外部、内部、会议，以及次子项等进行一一的对应收集、整理，再进行对应的整理、分类。再如，对于人事档案的整理分类，就可以按照时间、职能、级别等进行划分，然后，进一步整理、分类。总之，不同的档案管理对象，应该采取与其相适应的程序，但主要的思路应该明确，并坚持简化原则等。

2、纸质档案电子档案区别对待

现阶段的档案管理中有纸质、电子档案管理两种，所以需要区别对待。

（1）纸质档案

针对纸质档案可以按照传统的流程进行一些简化，在化繁为简之后，先进行一系列的收集、检查，然后，再按照原来的基本分类，进行进一步的整理、分类。这个方面没有必要花费更多的功夫。因为传统的纸质档案管理在经过电子档转化的过程，已经实现了一次有序的整理、分类，所以，只需要在归档整理分类中细化、简化，保证其完整性、有效性、精准性即可；尽可能减少劳动要素中的资源浪费。

（2）电子档案

针对电子档案目前已经有了较专业的电子档案归档整理处理的软件，所以，在这个方面，重点应该放置在对于相关软件的专业知识与操作技能的训练，并做好技术性的安保措施。

3、技巧与方法说明

（1）以材料流向、流量为导向提升归档率

技巧与方法的使用，应该与效率结合起来。无论纸质、电子档案，都可以按照企事业单位等机构的文件流向、流量进行归档率的计算，并针对性的安排归档整理工作的投入比例。在这个方面，可以透过建立的数据库、运用频率进行数据图表的制作，根据流向、流量趋势图谱进行进一步的归档率提升。

（2）透过职能确保范围、期限

不同的职能，所处理的档案归档、整理范围也不相同，但可以按照项目管理的方法，划分不同的阶段，在明确数量、种类、类型、完整度、内容等基本要素的条件下，以机构、编制、职能设计出具体的方案，从而让机构的工作职能能够有理有序的体现在归档整理的范围、期限之内，这样就可以更好的实现针对性的整理分类，提高效率。

（3）以“主体”为旨归的归档法

所谓以主体为旨归，指的是在从机构或组织团体本身出发。比如，以学校的档案管理为例，其中的归档整理分类，就可以透过“以我为用、以我有用”的主导原则，尽可能从其功能、价值、应用方向，进行具体的归档整理分类。可以理解为从用途的角度进行划分，有助于提升针对性，提高工作效率。

（4）行业标准先行，提高整理质量

行业标准导向的直接指向是整理质量问题。所以，一方面，要明确相关的国家管理规范、条例、细则；另一方面，在纸质、电子档案整理中，按照行业的基本标准，进行整理、立卷等。具体看，如文件材料之间的历史性联系、保存价值、分别立卷，还需要注意时间性、秘密性与非机密性等。

（5）归档范围、分类方案密切结合

目前来看，传统的纸质档案归档整理分类主要用于保存、核对；而电子档案则倾向于利用方面；所以，需要运用好计算机文件整理，如范围、方法的融合、代码表的编制等。在这个方面可以推荐使用南大之星软件，因为它在目前的档案管理中的运用反响较好，也能够满足现阶段的电子档案归档整理分类的基本要求等。

3 结束语

由于现阶段的归档整理分类因档案管理整体革新还处于量变的过程，所以，可以透过对相关的技术性解析，提升归档整理分类水平，为档案管理质量与水平提供更好的促进作用。具体来看，一方面可以按照系统论的理论思路与框架，构建起归档整理分类的可操作体系，使其与目前的档案管理改革相适应。另一方面，可以在区分纸质、电子档案的形式、用途、功能及现阶段的利用情况方面，按照上面所说的五个提高质量与效率的方法进行进一步整理水平提升。

参考文献

[1]余红叶.信息化环境下档案管理的创新模式与改革[J].经营管理者，2014（05）.

[2]章洁.浅谈档案管理的难点及对策[J].档案与建设，2013（10）.

档案管理基本流程篇12

近年来，民政部门对救助工作引起了高度的重视，不断完善相关的制度体系，提高救助整体水平。自2003年实施《城市生活无着的流浪乞讨人员救助管理办法》以来，逐渐实现了关爱性的救助管理，相关的政策法规日渐完善，工作机制得以完善，服务网络日渐完善，救助管理机构日渐规范化，得到救助的流浪乞讨人员日渐增多，呈现出上升趋势，他们基本的生存权益得到了应有的保障。

一、流浪乞讨人员救助档案概述

生活无着落流浪乞讨人员借助档案被简称为“救助档案”，是救助管理机构在救助生活无着落流浪乞讨人员过程中形成的文件材料，具有一定保存价值，是救助管理工作的一种是真实记录，属于民政专业档案范畴。在一定程度上，“救助档案”也是国家民生档案不可或缺的关键性组成要素，也就是说，加强救助档案管理是非常必要的，可以加快救助管理工作规范化建设步伐，促使受救助对象的合法权益得到应有的保障，还能促使国家民生档案资源更加丰富多彩，更能彰显其具有的价值。

救助档案具有多样化的特点，体现在不同的方面。一是：文件材料形成具有动态性特点，而档案管理具有成套性特点。从流浪乞讨人员寻求帮助到救助管理机构进行甄别并给予救助必须严格按照相关程序顺利进行。在此过程中，由于受助个体存在差异性，救助个体形成文件材料数量、结档时间各不相同，具有鲜明的动态性特点。同时，每个受助个体形成的所有文件材料有着某种必然性，具有成套性特点。二是：文件材料归档具体内容、档案保管期限都具有鲜明的差异性。对于流浪乞讨人员来说，都有着相同的受助程序，但由于个体存在差异性，在救助结束之后，所形成的文件材料内容、数量各不相同，每个受助个体档案都有不同的保存价值，体现在不同方面。

二、流浪乞讨人员救助档案管理制度构建

就救助档案而言，是救助工作规范化管理的核心载体，能够有效维护受助对象、救助管理机构的合法权益。在新时代下，救助管理机构大都建立救助档案，并在实践过程中不断探索适合该地区的具体化、合理化档案管理方法。针对管理过程中存在的各种问题，急需要构建流浪乞讨人员救助档案管理制度，即《生活无着落流浪乞讨人员救助档函管理办法》，可以简称为《办法》，对救助档案进行统一化管理，促使基本标准跟更加明确，基本程序更加规范化，为提高档案救助工作整体水平做好铺垫。

（一）《办法》参考依据、框架结构

在制定《办法》过程中，必须严格遵循相关的规定，比如，《中华人民共和国档案法》、《救助管理机构工作规程》，全方位分析该地区救助工作的具体情况，促使各项内容更加明确化，其主体可以采用条款结构，其附件可以采用表格形式，满足文件材料整理需求。

（二）《办法》内容概述

1.《办法》名称、定位。就《办法》而言，需要结合救助档案已有的特征，咋会明确规定救助档案定义，救助档案体制、归档范围等。要根据《城市生活无着的流浪乞讨人员救助管理办法》对应的修订思路，围绕救助工作的具体情况，在《救助管理机构工作规程》作用下，得出档案管理办法的名称，即《生活无着流浪乞讨人员救助档案管理办法》，并对其进行正确的定位，明确中其主体。

2.文件材料归档范围。以救助工作内容为切入点，救助文件材料是由多个环节形成的，站内救助占据核心位置，是其主体，要严格啊那种啊接待登记、基本服务等有序进行，《救助管理机构工作规程》由不同元素组合而成，比如，《求助人员登记表》、《终止救助通知书》，全面而客观地记录整个救助过程。为此，可以采用表格的形式去呈现受助个体档案归档文件材料范围，由于个体存在差异性，还需要做好附件归档工作。在此过程中，接头救助形成的文字材料、录像材料、录音材料等都和受助个体紧密相连，也需要对其进行合理化的归档工作。

3.文件材料整体原则、方法，明确规定档案保管期限。结合救助文件材料具有的多样化特点，《办法》中已经对相关方面做出了明确的规定，需要坚持“一人一件”原则整理相关的文件材料，合理划分救助类型。在结合相关的实践经验，合理制定档案材料整理的具体程序、方法，促使档案救助档案目录封面、盒内备考表等式样，促使救助档案管理更加规范化，有利于保管、利用等。此外，要根据文书档案已有的保管期限规定原则等，客观分析救助管理机构规避风险情况，已有的档案保管能力等，救助档案的保管期限为10年。如果是未成年人、长期需要安置人员等，其档案保管期间更长，为30年，而死亡人员的保管期间是永久的。

（三）《办法》出台作用

就《办法》而言，能够促使救助档案更加标准化，完善其规范化建设内容，促使全国救助档案管理做到“有法可依、标准统一”。它能够简化救助管理程序，提高其工作效率与质量，完善国家民生档案资源，确保救助档案得到优化利用，进一步提高救助管理机构在规避风险方面的能力。

三、结语

总而言之，在新时代下，构建流浪乞讨人员档案管理制度是非常必要的，借助《办法》，科学管理救助档案管理，可以促使救助档案管理工作更加规范化，能够顺利进行，确保受助对象的合法权益得到应有的保障，提高国家民生档案资源利用率，使其更好地发挥自身具有的作用。

参考文献：

[1]何文丽.规范救助工作丰富民生档案――解读《生活无着的流浪乞讨人员救助档案管理办法》[J].中国档案，2015，（02）.

[2]李坤展，何紫盈，宋霞.中国流浪乞讨人员救助管理研究综述[J].新西部（理论版），2015，（04）.