企业文件管理方法合集12篇
企业文件管理方法篇1
0 引言
施工企业大多面临施工项目分散、点多面广的局面，因此文件管理要与自身特点相结合才能做到公文处理及时、准确、安全，保证政令畅通，使公文在管理过程中成为具有法定效力和规范体式的文书，使企业公文管理工作规范化、制度化、科学化。
1 加强文件专/兼职人员的管理
1.1 统筹安排、提高效率
施工企业应配备专职文件管理人员，但是由于人员编制和机构设置的局限，大多数人员是兼职文件管理者，在这种情况下如何统筹安排工作，做到即节约时间又不会贻误工作是有效管理文件的目标。首先是合理安排时间，随着网络办公的普及，我们可以在网上下载接收文件，根据具体情况确定每天上午两次、下午两次到网上查看信息接收文件，如果企业规定了统一交换文件的时间，那么就在规定时间内上网交换文件，这样可以大大提高工作效率。然后对下载的文件进行及时处理，需要转交部门的应及时转交，需要领导批示的应及时报送领导，确保文件不遗漏。对于正在批阅流转的文件每天定时进行查看，这样可以及时把批示信息传达给相应部门。
1.2 做好记录，程序严密
记录是文件管理的基础，是控制文件管理体系有效运行的方法。不论是接收到文件还是发放文件都应做好相应记录。建立收发登记本，及时填写文件信息，记录填写要做到字迹清晰、内容完整、项目齐全、手续完备，真实准确的记载文件信息。
文件管理还应遵守程序步骤，文件管理人员可以根据实际情况制定相应程序，但是都要保证文件可以得到及时、准确、妥善的处理。
例如：
接收到外来文件：文件管理人员进行记录交由办公室主任签署拟办意见返回文件管理人员根据拟办意见交由领导批示返回文件管理人员根据领导批示交由主责部门办理。
制定下发文件：发文部门起草文件部门核稿领导会签领导签发文件管理人员登记编号稿纸用印套红头文件文件格式校对文件用印文件分发文件归档。
1.3 提高文件管理人员素质
施工企业文件的有效控制关键是看文件管理人员如何去做。也就是文件管理人员是否有强烈的责任心。端正思想不要忽视这个岗位的重要性。施工企业肩负着安全生产工程质量的大任，文件的上传下达对于保证企业生产有着至关重要的作用，文件管理人员要提高认识强化责任感。
文件管理人员要熟悉掌握公文处理办法和文件格式细则，加强业务学习，了解掌握施工企业专业知识，这样在工作中才会得心应手，更好更准确的处理文件，提高工作效率。
文件管理人员还应提高自身修养，忠于职守，廉洁正派，严格执行有关保密制度。
2 加强基层项目部管理
施工企业文件管理的重点在技术文件，而技术文件管理的重点在基层项目部。上级文件最终要到达基层去执行，而企业形成的档案也是由基层文件汇总上来的。因此项目部文件管理体系的运行直接影响着整个企业的文件管理水平。
2.1 加强宣传教育，重视文件管理
很多项目部不重视文件的管理，常常认为文件管理是文秘的工作，与施工生产无关。事实上文件管理是项目管理的基础，项目的过程管理控制最终是通过文件的形式来记录和考核的。项目部应加大宣传力度，通过多种形式的宣传教育，提高员工特别是领导干部对文件管理工作的认识。进一步完善文件管理体制，普及宣传文件记录、保存、移交的重要性，着力推动文件管理水平。
2.2 分工协作，重点加强技术文件的收集整理。
项目部的文件管理工作不仅要靠文件管理员的努力，还需要其他部门的通力协作，文件管理员有责任对各部门进行督促指导。除了日常的文件接收发放工作，更重要的是对技术文件收集整理工作，这也是文件管理的重要组成部分。项目部在施工生产过程中产生的记录都属于文件的范围，应妥善保管，及时移交给文件管理人员或者在项目结束后及时移交给文件管理人员，这也是确保工程项目自计划开始至目标完成全过程受控，促进施工企业项目管理工作标准化。项目部应把文件管理工作纳入到绩效考核中，建立完善的责任体系，把工作落实到位。
2.3 确保文件管理人员相对稳定
项目部人员流动大，频繁的人员变动影响正常工作，项目部应配备德才兼备的人员担任专/兼职文件管理员，保持人员的相对稳定性。对于文件管理人员一是要明确岗位职责，根据工作需要详细制定工作内容，做好文件日常管理等工作。二是明确工作流程，按照企业有关规定确定工作流程，严格按照流程办事。三是完善离职手续，员工离职时一定要办好工作交接手续，涵盖与工作有关的内容。内
[1] [2]
容必须详细、清楚，这样才能更细致地完成交接工作，尽量避免工作损失。
加强企业整体管理水平
. 部署细化实施办法，文件管理上水平
通常我们在一些笼统的要求面前不知道该如何做才可以达到要求，或是执行标准不一样产生的结果也不一样，造成管理过于混乱。要想提高文件管理水平，就应细化措施办法，推进标准化管理，完善规章制度。从推行现场标准化管理入手，在现有制度体系基础上进一步制定完善切实可行的规章制度，结合企业“三标一体”管理体系工作要求，努力实现文件管理的规范化和标准化。通过制定完善一系列制度并强力推行落实，把文件管理渗透到日常工作过程中，使文件管理更加规范有序，实现制度化、标准化、精细化。
. 定期开展培训
随着现代企业管理制度的发展，对文件管理工作的要求越来越高。培训工作是让员工掌握最新知识和具备相应技能的重要手段。员工培训是提升员工技术、能力水准，达到人与“事”相匹配的有效途径，是建立学习型组织的最佳手段。企业根据生产经营管理实际需要，以“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，认真贯彻“人才强企”方针，立足当前，面向未来，结合实际，进一步加大培训工作力度，加强企业文化引导、专业基础知识考试和实做培训等实用化培训力度，进一步提升员工队伍的实用性和对企业的责任感、忠诚度。
. 编制文件汇编
企业可以根据自身的实际情况，按照一定的目的和标准对文件进行分类，整理汇编成册，并在企业内部共享。这样做可以使我们在工作中重点突出，思路清晰，在千头万绪的工作中提取精华，具有参考价值；汇编后使用者能在一个地方得到所有权威的资料，方便在日后工作中查找资料，节省了查找文件的时间；同时，根据不定期的更新，可以保证使用者都能够得到最新版本的文件，便于统一管理。
企业文件管理方法篇2
节能减排是我国“十二五”经济规划的一个重要国策，围绕这个主题国家颁布了许多行政法规、政策和标准，国家标准《能源管理体系 要求》（GB/T23331-2009）于2009年正式出台。建立规范的能源管理体系是用能单位降低能源消耗、提高能源利用效率的有效途径，对工业企业降低能源成本、增强综合竞争力更是有重大的意义。我们以《能源管理体系要求》（GB/T23331-2009）为指导，为某企业建立了“企业能源管理体系”。本文通过对该能源管理体系的建立过程及文件组成的分析，说明建立能源管理体系必要的工作内容和工作步骤，为类似的企业建立高效的能源管理体系提供参考。
1、企业简介
该企业是一家化工纺织企业。主要产品分为两大类：工业丝和浸胶布。公司主要耗能设备包括：九苯炉、二十四台干燥器燃烧机、空压机、水泵、风机、空调等。
企业主要用能系统简图1如下：
图1 企业生产流程简图
2、企业能源管理体系组成
2.1 公司能源管理体系文件分类
公司的能源管理体系文件分为6类：1公司能源管理手册；2公司能源管理公共性文件；3公司能源管理运行管理程序；4公司能源管理支持性程序，5相关图表；6记录表格。
能源管理手册是按照《能源管理体系要求》（GB/T23331-2009）的内容和顺序设计开发而成，包含公司能源管理的全部过程，是公司能源管理体系的主线。手册中涉及其他文件的内容都以“接口”的形式与相应的文件相连接。本手册主要供公司管理层和能源主管负责人掌管和使用。
公司能源管理公共性文件是公司总经理向全厂的旨在作出承诺并说明公司能源方针及管理职责的文件。公共性文件具体包括3个文件：公司能源管理承诺书，公司能源方针，公司能源管理职责和权限的决定。
公司能源管理支持性文件是对体系的规范化、合法化运行起到支撑作用，并与公司现有的质量管理体系、环境管理体系等相协调的文件。兼容性文件共21个，主要涉及法律法规的获取、人力资源管理、信息交流、文件及记录控制、不符合控制、纠正和预防措施、应急准备和响应等。
公司能源管理运行管理程序文件是为了具体指导各部门特别是重点耗能单位生产操作的文件。运行管理程序的内容主要涉及各部门供配电、计量、冷冻、空调、空压、制氮等的管理。所以，每个运行管理程序文件都是独立的整体，可以单独供相关部门作为作业指导书使用。运行管理文件共30个。其中，动力厂10个、浸胶二厂7个、电仪厂2个、其他生产分厂10个、设备能源处1个。
相关图表是对公共性文件、运行管理程序和支持性文件等的补充，是对一些管理内容和数据的概括性说明。
公司能源管理记录表格是在体系开始运作之后对相关活动和数据的记录文件。能源管理记录表格直接包含与相应的运行管理程序或支持性程序之中。
2.2 公司能源管理体系文件层次分析
公司能源管理体系6类文件可分为4个层次：能源管理手册，支持性文件，作业指导书和记录。各层次的文件关系见图2：
图2 能源管理体系各层次文件关系
能源管理手册（包括能源管理公共性文件[1]）是对公司能源管理体系的说明，对公司能源管理体系的策划、执行、检查和改善做出系统性的要求。能源管理手册是能源管理体系管理者的行动依据和指南。
支持性文件主要指支持性程序文件，同时也包括一些相应的图表。支持性文件由一些具体的策划、执行和检查等过程的控制保证体系正常运行。支持性文件为各部门管理职责划分和相互协调提供支持。
作业指导书在此主要指公司能源管理运行管理程序和相应图表。作业指导书为各重点耗能单位的操作人员提供了具体操作规章。
记录是能源管理体系策划、实施与运行、检查与纠正和管理评审各环节的实施过程和结果记录。记录主要由各部门的具体操作人员来完成。
3、企业能源管理体系的建立和运行
公司能源管理体系的建立和运行可分为两个时期：准备期和运行期[2]。
公司能源管理体系的准备期应进行初始能源审计并编写能源管理体系文件。初始能源审计的要点在于识别能源因素、特别是主要能源因素，并以此为基础确定能源管理初始目标指标和管理方案等。编写能源管理体系文件时应确定体系范围、资源的供给，同时应保证体系符合相关的法律法规要求。准备期的工作可以由外部专家主导完成，公司任命管理者代表予以协调帮助。准备期耗时3个月。
公司能源管理体系的运行期也可分为两个阶段：实验运行期和持续运行阶段。实验运行阶段耗时近5个月，主要包括公司公共性文件、确认各种图表的内容和对应位置、准备和执行支持性文件、执行运行管理程序、对体系运行进行记录、对运行结果进行检查和评审（见图3）。经过实验运行和管理评审证明公司能源管理体系能够有效运行，然后即进入体系正常的持续运行期。
4、结语
（1）能源管理体系文件分为6类：能源管理手册，公司能源管理公共性文件，公司能源管理运行管理程序，公司能源管理支持性程序，相关图表，记录表格。这6类可分为4个层次：能源管理手册，支持性文件，作业指导书和记录。4个层次分别代表了体系的建立和说明、运行支持、操作规范和运行记录。
（2）公司能源管理体系的建立和运行可分为两个时期：准备期和运行期。准备期的要点是识别能源因素和编制体系文件。运行期又可分为实验运行期和持续运行期。实验运行期是对体系是否符合企业实际及是否能正常运行的关键的检验。
企业文件管理方法篇3
1.确保文件的质量特性。保证企业文件在形成、流转、利用、归档流程中的质量不受到破坏。企业文件在企业活动处于动态性的运动之中，多方面因素都对其质量产生了或大或小、或间接或直接的影响，企业文件质量管理体系的根本目的，就是将这些影响因素置于受控状态，让这些因素变成企业文件质量管理的有益保障，从而最大限度地发挥企业文件的价值，为企业活动服务。
2.实现企业文件管理的标准化、规范化。企业文件质量管理体系的建立以满足文件质量管理目标的需要为准，需要制定和依据一系列质量标准来实现，所以，建立企业文件质量管理体系的过程，也就是推行文件质量标准化的过程。
3.达到宏观控制的目的。企业文件质量管理是一项复杂的全面性的工作，企业文件质量管理体系把企业文件质量管理作为一项系统工程，确定文件管理的质量方针、质量目标和职能，并在体系中通过文件质量策划、质量控制、质量保证和质量改进等活动使这些方针、目标和职能得到有效贯彻和实施，从而达到宏观控制的目的。
4.为企业文件质量管理提供法制化工具。没有规矩不成方圆。在许多企业现有的管理制度中制定了企业文件管理制度，但是企业人员“事后处理”的工作方式使得企业文件管理制度并未真正发挥应有的功效，企业文件质量管理体系重视过程控制，重视全面控制，将文件管理策略和控制制度融入业务处理流程中，在文件形成之初就对企业文件的质量给予严格的监督和控制，在企业的业务工作各个环节严格把关，及时采取纠正措施和预防措施，确保企业文件的质量。
5.促进企业内部沟通，提高企业整体凝聚力。企业文件管理涉及到企业工作的方方面面，上到企业高层领导下至企业基层人员，都是企业文件管理所涉猎接触的对象，在这样一个庞大繁杂的系统内，企业文件管理人员如何做好与各部门人员的协调沟通是文件工作能否顺利开展的关键。企业文件质量管理体系强调全员参与，强调文件管理与所有职能部门有关，通过全体员工、所有职能部门的主动参与、齐心协力，保证企业文件在流转过程中的高质优量，保证企业各部门文件信息沟通的真实性和可靠性，使企业员工在一种和谐向上的企业氛围中不断获得进步，提高了企业的凝聚力。
二、企业文件质量管理体系的结构
全面质量管理强调全员参与，强调质量与所有职能部门有关，强调资源的高效利用，对于企业文件质量管理活动，其实质就是在企业文件从形成、发挥现行作用直至文件归档保存的整个生命阶段，根据企业人员、组织机构设置和资源投入等情况，采取质量管理手段和方法来实现企业文件质量管理目标，它实际上是将三个不同方面的内容有机地整合在企业文件质量管理这个大的系统之中。为了更加形象和便于理解，可以用一个企业文件质量管理体系三维空间结构图来阐释，如下图。
如图中所示，企业文件质量管理活动的各种参与要素依次置于三个维度中。
过程维，指企业文件的整个生命流程即文件设计、制作、形成、处理、接收、保管、归档等环节。
内容维指组织结构、人员和资源等组成要素。
方法维指为提高文件质量所采用的工作方法，又称工作步骤，由质量策划、质量控制、质量保证和质量改进等组成，即PDCA 循环法。
企业文件质量管理体系是组成内容、文件过程和方法三个方面要素共同运动、共同作用的产物。离开了其中的任何一个方面，企业文件质量管理体系都将是不完整的，都将会影响体系运行的效果。
(一)内容维
1.组织结构和职责分配
企业组织结构的设置、布局、人员结构和职责分工是文件质量管理体系构建不可缺少的组织保证。具体而言，组织结构包括两大方面:对整个企业而言，包括文件管理部门、文件生成部门和文件使用部门(多是企业各业务部门);对人员而言，主要是指与文件工作有关的管理人员、业务人员和主管领导，包括文件的形成者、管理者、维护者和使用者等等，这些触及文件工作的部门和人员在文件质量管理体系的构建及以后的运行中各自肩负着不同的职责，承担着不同的岗位责任。具体来说，
(1)企业领导层的职责:一是制定文件质量管理体系的管理目标和管理方针，二是构建文件质量管理体系，并使之有效运行，三是负责对文件质量管理体系进行指导、检查和监督，四是对各文件质量管理相关部门和人员进行配置和协调。
(2)管理层的职责:一是负责文件质量管理体系的管理和维护，及时发现体系中存在的问题。二是就文件质量管理的有效性和效率对文件的制定、使用和流转进行评价，包括文件的功能性如何，是否具有较高的处理速度，是否便于需求部门的利用，文件质量体系运行所需要的各种资源是否齐备等等。三是对文件工作流程进行质量控制。四是按照组织沟通的原则，确保企业内部人员和其他有关人员能够及时得到相应的文件。
(3)各业务部门的职责:一是保证本部门所形成文件的完整性、真实性和可靠性，二是保证本部门所使用文件的安全性和有效性。
(4)对于具体工作人员，其职责为:一是理解和执行文件质量管理目标，二是熟悉并掌握文件质量管理流程，三是了解本职岗位的文件质量管理要求，四是积极参与文件质量管理的改进。
(5)对于维护人员，主要是指对文件管理技术和设备的维护，主要负责文件质量管理设备的选购、配置、运行维护和更新换代工作。
在企业文件质量管理体系中，要充分明确各个部门和各个工作人员的职责分工，使每一位工作人员都清楚各自在文件质量管理体系出现问题时所应当承担的具体责任，避免在文件质量管理体系中出现相互推诿，贻误工作的现象，同时也尽可能防止文件质量管理过程中的重复劳动以及资源的浪费，提高人力、物力资源使用的经济性，提高文件质量管理体系效率。
2.资源和人员
资源是企业文件质量管理体系的物质基础和技术手段，是质量管理体系赖以存在的根本，也是质量体系有效运行的前提和保障。可以说，没有资源作保障，企业文件质量管理体系就只是一个空壳，没有任何的实际意义。资源可包括人员、设施、设备、资金和技术等。在资源中，要重点强调的是人的资源。
人是企业文件的形成者和使用者，人对企业文件的质量发挥着决定性的作用，企业文件质量管理体系是一个全员参与的庞大系统，人在其中发挥着最为核心、最为关键的作用，企业员工的素质、意识，领导者的重视程度都是关系企业文件质量管理体系实现的最根本因素。在企业文件质量管理体系中，必须坚持“以人为本，全员重视”的原则。
(二)过程维
过程维是文件在企业活动中的整个生命运动周期。在过程维中，将企业文件的整个生命过程全部纳入控制之中，确保企业文件的质量每时每刻都不被忽视。对过程维各环节的控制应主要考虑以下几个方面:
1.在企业文件形成阶段，各项业务流程中都形成了哪些文件，其中哪些是必要的文件。所形成文件是否按照规定格式和内容要求进行编制，除了文件本身的信息内容外，文件的结构是否保持完整，如各种标识是否齐备，文件是否真实地记录了业务活动。对于电子文件，主要是指电子文件的元数据和背景信息是否完整。
2.在企业文件运转使用阶段，文件的利用者是否得到利用许可，文件是否被安全利用，文件内容和各种标识是否保存完好，文件是否被更改过，文件的更改是否在职权的范围之内，在企业文件的运转过程中哪些人曾经使用和保留过文件，企业文件在运转过程中的业务背景信息是否给予了明确的反映。对于电子文件运转流程的控制，主要应借助于利用者权限和系统的监控记录。
3.在文件移交归档阶段，哪些文件需要进入非现行阶段，在文件流转使用中是否存在要归档而却未归档的文件。
在企业文件整个生命阶段的过程控制中，内容维和方法维中的一切因素和环节都在过程维中发挥着作用。在企业文件的每一个运动阶段，都应有与其质量管理责任相适应的企业人员对其负责，并为其质量上的实现提供相应的资源保障，在每一个阶段发现的质量问题，都会被记录下来并及时找到解决的方法，以避免在下面的质量管理中重复出现。
(三)方法维
即PDCA循环法在企业文件质量管理体系中的具体运用，从质量计划、质量执行、质量检查和质量处理四个阶段来分别论述其在文件质量管理体系中的运用。
1.质量计划阶段
质量计划阶段是四个阶段中最关键、最重要的阶段，没有一个好的质量计划作指导，质量执行、检查和处理三个阶段就难以有效地进行，从而影响到整个企业文件质量管理体系的效果。
第一步，开展调查研究。调查研究的目的是明确影响企业文件质量的主要影响因素，调查研究的对象和内容应当囊括企业的内外部环境，其内容包括企业所有权性质、企业经营类型、企业宗旨、企业组织结构、企业业务流程和职责权限、企业的规章制度、国家的政治经济政策以及企业文件流程中的关键因素。
第二步，分析企业的业务活动，确定企业文件的质量要求。将企业各个业务部门的职能活动按重要程度进行分类排序，分析其业务流程和相关的组成事项，然后逐项分析并确定各个业务活动对企业文件证据性和信息性等方面的要求，这些要求可以通过职能活动的有关人员获知，也可以通过分析企业的有关规章制度，从不形成文件和不维护文件可能带来的风险和后果得出。
第三步，分析现有的企业文件质量管理状况，发现企业文件质量中存在的重大问题。
第四步，制定满足文件质量要求的方针战略。应主要考虑这些方针战略在企业各职能部门和职能活动中的适用性，以确保各个部门能够形成并保留业务活动中的重要文件。企业文件质量的方针战略可以考虑由文件管理部门带头来制定。在方针战略中应当明确界定企业员工的职责分工，文件流程以及可能需要的设备和技术。
2.质量执行阶段
将企业文件质量管理体系纳入企业的业务流程中，按照质量计划中的方针战略来实施执行。
3.质量检查阶段
即对质量执行阶段的结果进行检查，检查的内容应当包括:一是企业文件是否按照企业业务活动的需要形成并得到有效的组织，二是企业文件的质量是否得到可靠的保障，三是在质量执行中各项资源是否得到高效的利用，是否存在资源浪费的现象。四是企业文件的形成和利用是否达到或超出业务部门的期望和要求。五是检查并评估质量体系的运行情况。
4.质量处理阶段
也就是质量改进阶段，这一阶段在于对前三个阶段的运作进行总结，对于所获取的有益经验及出现的问题进行全面分析考察，将质量检查阶段的各种发现和建议进行分析研究，以便在下一个循环中能够有效地解决。
企业文件质量管理体系三维空间结构将企业文件质量管理活动作为一项系统工程来管理、控制，在过程中将影响文件质量的所有因素纳入有序的控制状态，并将诸多影响因素有机联系起来。企业文件质量管理是文件管理和档案管理研究的一个重要课题，通过研究，希望能够改变我国企业长期以来在文件质量问题上存在的不足，实现企业文件的真实、可靠、完整和可用，使企业文件更加有效地服务于企业各方面的生产经营活动。
参考文献
1.何嘉荪，傅荣校.文件运动规律研究.中国档案出版社.1999年9月.
企业文件管理方法篇4
1.确保文件的质量特性。保证企业文件在形成、流转、利用、归档流程中的质量不受到破坏。企业文件在企业活动处于动态性的运动之中,多方面因素都对其质量产生了或大或小、或间接或直接的影响,企业文件质量管理体系的根本目的,就是将这些影响因素置于受控状态,让这些因素变成企业文件质量管理的有益保障,从而最大限度地发挥企业文件的价值,为企业活动服务。
2.实现企业文件管理的标准化、规范化。企业文件质量管理体系的建立以满足文件质量管理目标的需要为准,需要制定和依据一系列质量标准来实现,所以,建立企业文件质量管理体系的过程,也就是推行文件质量标准化的过程。
3.达到宏观控制的目的。企业文件质量管理是一项复杂的全面性的工作,企业文件质量管理体系把企业文件质量管理作为一项系统工程,确定文件管理的质量方针、质量目标和职能,并在体系中通过文件质量策划、质量控制、质量保证和质量改进等活动使这些方针、目标和职能得到有效贯彻和实施,从而达到宏观控制的目的。
4.为企业文件质量管理提供法制化工具。没有规矩不成方圆。在许多企业现有的管理制度中制定了企业文件管理制度,但是企业人员“事后处理”的工作方式使得企业文件管理制度并未真正发挥应有的功效,企业文件质量管理体系重视过程控制,重视全面控制,将文件管理策略和控制制度融入业务处理流程中,在文件形成之初就对企业文件的质量给予严格的监督和控制,在企业的业务工作各个环节严格把关,及时采取纠正措施和预防措施,确保企业文件的质量。
5.促进企业内部沟通,提高企业整体凝聚力。企业文件管理涉及到企业工作的方方面面,上到企业高层领导下至企业基层人员,都是企业文件管理所涉猎接触的对象,在这样一个庞大繁杂的系统内,企业文件管理人员如何做好与各部门人员的协调沟通是文件工作能否顺利开展的关键。企业文件质量管理体系强调全员参与,强调文件管理与所有职能部门有关,通过全体员工、所有职能部门的主动参与、齐心协力,保证企业文件在流转过程中的高质优量,保证企业各部门文件信息沟通的真实性和可靠性,使企业员工在一种和谐向上的企业氛围中不断获得进步,提高了企业的凝聚力。
二、企业文件质量管理体系的结构
全面质量管理强调全员参与,强调质量与所有职能部门有关,强调资源的高效利用,对于企业文件质量管理活动,其实质就是在企业文件从形成、发挥现行作用直至文件归档保存的整个生命阶段,根据企业人员、组织机构设置和资源投入等情况,采取质量管理手段和方法来实现企业文件质量管理目标,它实际上是将三个不同方面的内容有机地整合在企业文件质量管理这个大的系统之中。为了更加形象和便于理解,可以用一个企业文件质量管理体系三维空间结构图来阐释,如下图。
如图中所示,企业文件质量管理活动的各种参与要素依次置于三个维度中。
过程维,指企业文件的整个生命流程即文件设计、制作、形成、处理、接收、保管、归档等环节。
内容维指组织结构、人员和资源等组成要素。
方法维指为提高文件质量所采用的工作方法,又称工作步骤,由质量策划、质量控制、质量保证和质量改进等组成,即pdca 循环法。
企业文件质量管理体系是组成内容、文件过程和方法三个方面要素共同运动、共同作用的产物。离开了其中的任何一个方面,企业文件质量管理体系都将是不完整的,都将会影响体系运行的效果。
(一)内容维
1.组织结构和职责分配
企业组织结构的设置、布局、人员结构和职责分工是文件质量管理体系构建不可缺少的组织保证。具体而言,组织结构包括两大方面:对整个企业而言,包括文件管理部门、文件生成部门和文件使用部门(多是企业各业务部门);对人员而言,主要是指与文件工作有关的管理人员、业务人员和主管领导,包括文件的形成者、管理者、维护者和使用者等等,这些触及文件工作的部门和人员在文件质量管理体系的构建及以后的运行中各自肩负着不同的职责,承担着不同的岗位责任。具体来说,
(1)企业领导层的职责:一是制定文件质量管理体系的管理目标和管理方针,二是构建文件质量管理体系,并使之有效运行,三是负责对文件质量管理体系进行指导、检查和监督,四是对各文件质量管理相关部门和人员进行配置和协调。
(2)管理层的职责:一是负责文件质量管理体系的管理和维护,及时发现体系中存在的问题。二是就文件质量管理的有效性和效率对文件的制定、使用和流转进行评价,包括文件的功能性如何,是否具有较高的处理速度,是否便于需求部门的利用,文件质量体系运行所需要的各种资源是否齐备等等。三是对文件工作流程进行质量控制。四是按照组织沟通的原则,确保企业内部人员和其他有关人员能够及时得到相应的文件。
(3)各业务部门的职责:一是保证本部门所形成文件的完整性、真实性和可靠性,二是保证本部门所使用文件的安全性和有效性。
(4)对于具体工作人员,其职责为:一是理解和执行文件质量管理目标,二是熟悉并掌握文件质量管理流程,三是了解本职岗位的文件质量管理要求,四是积极参与文件质量管理的改进。
(5)对于维护人员,主要是指对文件管理技术和设备的维护,主要负责文件质量管理设备的选购、配置、运行维护和更新换代工作。
在企业文件质量管理体系中,要充分明确各个部门和各个工作人员的职责分工,使每一位工作人员都清楚各自在文件质量管理体系出现问题时所应当承担的具体责任,避免在文件质量管理体系中出现相互推诿,贻误工作的现象,同时也尽可能防止文件质量管理过程中的重复劳动以及资源的浪费,提高人力、物力资源使用的经济性,提高文件质量管理体系效率。
2.资源和人员
资源是企业文件质量管理体系的物质基础和技术手段,是质量管理体系赖以存在的根本,也是质量体系有效运行的前提和保障。可以说,没有资源作保障,企业文件质量管理体系就只是一个空壳,没有任何的实际意义。资源可包括人员、设施、设备、资金和技术等。在资源中,要重点强调的是人的资源。
人是企业文件的形成者和使用者,人对企业文件的质量发挥着决定性的作用,企业文件质量管理体系是一个全员参与的庞大系统,人在其中发挥着最为核心、最为关键的作用,企业员工的素质、意识,领导者的重视程度都是关系企业文件质量管理体系实现的最根本因素。在企业文件质量管理体系中,必须坚持“以人为本,全员重视”的原则。
(二)过程维
过程维是文件在企业活动中的整个生命运动周期。在过程维中,将企业文件的整个生命过程全部纳入控制之中,确保企业文件的质量每时每刻都不被忽视。对过程维各环节的控制应主要考虑以下几个方面:
1.在企业文件形成阶段,各项业务流程中都形成了哪些文件,其中哪些是必要的文件。所形成文件是否按照规定格式和内容要求进行编制,除了文件本身的信息内容外,文件的结构是否保持完整,如各种标识是否齐备,文件是否真实地记录了业务活动。对于电子文件,主要是指电子文件的元数据和背景信息是否完整。
2.在企业文件运转使用阶段,文件的利用者是否得到利用许可,文件是否被安全利用,文件内容和各种标识是否保存完好,文件是否被更改过,文件的更改是否在职权的范围之内,在企业文件的运转过程中哪些人曾经使用和保留过文件,企业文件在运转过程中的业务背景信息是否给予了明确的反映。对于电子文件运转流程的控制,主要应借助于利用者权限和系统的监控记录。
3.在文件移交归档阶段,哪些文件需要进入非现行阶段,在文件流转使用中是否存在要归档而却未归档的文件。
在企业文件整个生命阶段的过程控制中,内容维和方法维中的一切因素和环节都在过程维中发挥着作用。在企业文件的每一个运动阶段,都应有与其质量管理责任相适应的企业人员对其负责,并为其质量上的实现提供相应的资源保障,在每一个阶段发现的质量问题,都会被记录下来并及时找到解决的方法,以避免在下面的质量管理中重复出现。
(三)方法维
即pdca循环法在企业文件质量管理体系中的具体运用,从质量计划、质量执行、质量检查和质量处理四个阶段来分别论述其在文件质量管理体系中的运用。
1.质量计划阶段
质量计划阶段是四个阶段中最关键、最重要的阶段,没有一个好的质量计划作指导,质量执行、检查和处理三个阶段就难以有效地进行,从而影响到整个企业文件质量管理体系的效果。
第一步,开展调查研究。调查研究的目的是明确影响企业文件质量的主要影响因素,调查研究的对象和内容应当囊括企业的内外部环境,其内容包括企业所有权性质、企业经营类型、企业宗旨、企业组织结构、企业业务流程和职责权限、企业的规章制度、国家的政治经济政策以及企业文件流程中的关键因素。
第二步,分析企业的业务活动,确定企业文件的质量要求。将企业各个业务部门的职能活动按重要程度进行分类排序,分析其业务流程和相关的组成事项,然后逐项分析并确定各个业务活动对企业文件证据性和信息性等方面的要求,这些要求可以通过职能活动的有关人员获知,也可以通过分析企业的有关规章制度,从不形成文件和不维护文件可能带来的风险和后果得出。
第三步,分析现有的企业文件质量管理状况,发现企业文件质量中存在的重大问题。
第四步,制定满足文件质量要求的方针战略。应主要考虑这些方针战略在企业各职能部门和职能活动中的适用性,以确保各个部门能够形成并保留业务活动中的重要文件。企业文件质量的方针战略可以考虑由文件管理部门带头来制定。在方针战略中应当明确界定企业员工的职责分工,文件流程以及可能需要的设备和技术。
2.质量执行阶段
将企业文件质量管理体系纳入企业的业务流程中,按照质量计划中的方针战略来实施执行。
3.质量检查阶段
即对质量执行阶段的结果进行检查,检查的内容应当包括:一是企业文件是否按照企业业务活动的需要形成并得到有效的组织,二是企业文件的质量是否得到可靠的保障,三是在质量执行中各项资源是否得到高效的利用,是否存在资源浪费的现象。四是企业文件的形成和利用是否达到或超出业务部门的期望和要求。五是检查并评估质量体系的运行情况。
4.质量处理阶段
也就是质量改进阶段,这一阶段在于对前三个阶段的运作进行总结,对于所获取的有益经验及出现的问题进行全面分析考察,将质量检查阶段的各种发现和建议进行分析研究,以便在下一个循环中能够有效地解决。
企业文件质量管理体系三维空间结构将企业文件质量管理活动作为一项系统工程来管理、控制,在过程中将影响文件质量的所有因素纳入有序的控制状态,并将诸多影响因素有机联系起来。企业文件质量管理是文件管理和档案管理研究的一个重要课题,通过研究,希望能够改变我国企业长期以来在文件质量问题上存在的不足,实现企业文件的真实、可靠、完整和可用,使企业文件更加有效地服务于企业各方面的生产经营活动。
参考文献:
1.何嘉荪,傅荣校.文件运动规律研究.中国档案出版社.1999年9月.
企业文件管理方法篇5
电子文件管理咨询是指为政府、企业、档案馆或其他社会组织提供电子文件管理咨询服务，为之提供电子文件管理解决方案，并协助其管理、利用。审计电子文件的管理咨询活动。
1 电子文件管理咨询具有一般性管理咨询的特点，属于管理咨询的一个分类
管理咨询是一项高智能的服务事业，咨询人员凭借其管理知识和经验，根据企业提出的要求，深入企业，找出存在的问题，分析原因，提出切实可行的改善方案并指导其实施，以改善企业的运行机制，提高企业管理水平和经济效益。电子文件管理咨询，同样也需要相关领域的专家，利用其知识和经验，在了解企业需求的基础上，为企业建立电子文件管理的体制与系统，并指导其实施，从而提高企业的管理水平，规避风险，为社会记忆存储资源。其共同点是：它们都需要有一个完善的能胜任的咨询团队，这个团队包括所涉及领域的专业人员；都需要深入企业，了解企业状况，明确企业需求；一般多实行项目制管理，在电子文件管理咨询中，每个企业的电子文件管理工程都是一个项目。
2 电子文件管理咨询是档案咨询在电子环境下的延伸和发展
近年来随着社会档案意识的不断增强，档案咨询兴起。其业务范围包括决策性咨询、公正性咨询、信息性咨询和法律陛咨询等。随着信息技术的发展，电子文件正逐渐成为档案的主要来源，电子文件的特点要求对档案管理和文件管理进行改革和创新，要用前端控制和全程管理的思想，对电子文件进行控制、管理和利用，以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性和可读性。因而电子文件管理咨询是档案管理咨询在新的电子环境下的延伸和扩展，是前端控制和全程管理思想在档案咨询上的体现。
3 电子文件管理咨询的特殊性
电子文件管理咨询涉及企业或机构的各个部门，领域广泛。因此，电子文件管理咨询需要一支特殊的咨询队伍，这支队伍既需要各领域的专业人才，又需要复合型人才。电子文件管理咨询涉及法律、文件管理、项目管理、信息管理、知识管理、IT技术等领域，要解决好每个模块的问题，需要相关领域的专才；另一方面，电子文件管理涉及部门多，需要对所涉及领域有广泛涉猎的复合型人才，他们能跳出专业局限，为整体系统和流程的优化出谋划策，并且在团队的沟通和合作上也具有重要作用。
电子文件管理咨询的必要性
管理好电子文件对于企业来说至关重要，然而电子文件管理是―项相当复杂的工程，对于企业来说难以驾驭，并且成本大。
1 电子文件管理的复杂程度已经超出了目前大多数企业的能力
电子文件管理从其体制建立到日常维护都比纸质文件管理更为复杂。建构电子文件管理体制，并建设与之相一致的电子文件管理系统，涉及多个领域，是非常具有挑战性的一项工作。电子文件管理体系与系统建立起来以后，日常的维护也需要相关的法律法规的指导、文件和档案管理人员在业务流程上的监督及IT人员的技术支持，以保障电子文件存储、利用过程中的真实性、完整性和可读性，并使其合乎规范。对于大多数企业，尤其是中小企业来说，企业本身并不涉及如此多的领域，对这些领域知之甚少，要让所有的企业依靠自身的力量来完成电子文件管理工程，几乎是不可能的。
大多数企业目前的人力资源不足以承担电子文件管理工程。电子文件管理涉及众多领域，呼唤复合型人才来充分理解电子文件管理中的需求，更好地进行团队沟通，解决电子文件管理中出现的问题。而目前能够承担电子文件管理的复合型人才本身就比较，少，而且多数还集中在大中型企业，多数中小企业不具备这样的人才。
2 企业单独完成电子文件管理工程的成本大
如果企业单独完成电子文件管理工程，首先，要配备一支高素质的队伍，包括专业人才和复合型人才，无论是从外部聘请还是培养本单位的员工，资金成本和时间成本都是非常高的。
其次，电子文件管理在不同阶段需要的投入成本不同。在电子文件管理体制建立之初，因为需要打破旧体制，构建新的电子文件管理系统，其所需的投入成本是巨大的，包括智力投入、设备投入等。一旦电子文件管理的新体制建立起来并走上正轨，借助于已建立的电子文件管理系统，其日常维护需要的投入相对于建立阶段是相当少的。而此时，在建立初期参与建设的人力资源变成了一种浪费。
再次，企业要承担改革失败的风险。电子文件管理在当前是一个较新的领域，涉及领域多，工程复杂，加之多数企业经验不足，改革成功与否是一个未知数。一旦改革失败，不仅成本难以收回，还有可能造成信息流失，带来不可预知的损失。
电子文件管理咨询的可行性
1 电子文件管理咨询的优势
电子文件管理咨询作为一种产业或行业发展，有利于吸收电子文件管理领域的新思想、新理论，有利于应用电子文件管理领域的新成果，从而指导电子文件管理实践的发展。另一方面，电子文件管理咨询机构将专门提供电子文件管理方案作为立身之本，不断地投身于电子文件管理实践中，拥有丰富的实践经验，有利于提高成功率，规避失败风险。
电子文件管理咨询具有组织人力资源的优势。管理咨询机构的特点是拥有其咨询领域的相关人才。作为专业的电子文件管理咨询机构，相比企业，对电子文件管理有更深刻的认识，能明了其所涉及的领域和所需要的人才，因而能够建立起更科学更合理的人力资源队伍。
项目制的管理模式能够充分利用智慧资源，降低成本。项目制的管理模式即将每个企业的电子文件管理作为一个项目。在这种管理模式下，能够将主要力量投入到电子文件管理工程的前期阶段，即需求分析和电子文件管理体制与系统的建立上，当这一阶段的工作完成，电子文件管理工作走向正轨，则指派一个或几个复合型人才来指导其实施，并进行日常维护，从而避免了由企业单独完成电子文件管理时，体制建立之后出现的人力资源浪费，降低了成本，也充分利用了智慧资源。
2 电子文件管理咨询发展有良好的外部环境
近年来咨询业得到了迅速发展，企业逐渐意识到聘请外脑的重要作用，社
会的咨询意识增强，这为电子文件管理咨询奠定了群众基础，提供了潜在客户。从图表可以看出从2000年到2008年客户比例基本呈上升趋势，虽然2008年有所下降，但整体水平与以前相比依旧较高。客户的增多，表明有越来越多的企业已经意识到管理咨询的重要性，这也将有利于电子文件管理咨询的发展。
近年来，档案中介机构的发展，使人们意识到档案中介的重要作用，很多地方性的法规政策相继出台，规范档案中介机构的发展，并为其创造良好的外部环境。电子文件管理咨询作为档案中介的一种延伸形式，也必将得益于此。
3 电子文件管理咨询的发展有可以借鉴的实践基础
产生于19世纪后期20世纪初的管理咨询为电子文件管理咨询提供了可供借鉴的案例，电子文件管理咨询的发展将站在管理咨询的肩膀上前行。同时，国外已经有类似的咨询公司涉及了电子文件管理咨询，对我国电子文件管理咨询发展有直接的借鉴意义。
电子文件管理咨询的主要内容
1 提供电子文件管理解决方案，构建电子文件管理体制
这是电子文件管理咨询存在的原因和发展的动力，是其最基本、最重要的内容。首先，电子文件管理咨询机构根据企业特点配备所需的智力团队，深入企业内部进行深度调研，了解企业各部门的情况，明确需求，找出构建电子文件管理体制的难点与重点。其次，根据实际情况，结合相关的法律、法规、政策和标准，制定出电子文件管理解决方案。再次，将制定出的解决方案反馈给企业，让企业各部门了解新的方案会给他们带来怎样的变化，征求意见和建议。最后，根据电子文件解决方案，为企业建立电子文件管理体制，即根据需要重组业务流程，建立电子文件管理系统，配备相应人员，让企业电子文件管理按新的方式运行。
2 电子文件管理日常指导
当新的体制平稳运行以后，指派人员对企业相关工作人员进行指导，并对新的体制进行监查和控制，保证电子文件管理的质量。
企业文件管理方法篇6
第二条在中国境内举办中外合作经营企业(以下简称合作企业),应当符合国家的发展政策和产业政策,遵守国家关于指导外商投资方向的规定。
第三条合作企业在批准的合作企业协议、合同、章程范围内,依法自主地开展业务、进行经营管理活动,不受任何组织或者个人的干涉。
第四条合作企业包括依法取得中国法人资格的合作企业和不具有法人资格的合作企业。不具有法人资格的合作企业,本实施细则第九章有特别规定的,从其规定。
第五条合作企业的主管部门为中国合作者的主管部门。合作企业有二个以上中国合作者的,由审查批准机关会同有关部门协商确定一个主管部门。但是,法律、行政法规另有规定的除外。合作企业的主管部门对合作企业的有关事宜依法进行协调、提供协助。
第二章合作企业的设立
第六条设立合作企业由对外贸易经济合作部或者国务院授权的部门和地方人民政府审查批准。 设立合作企业属于下列情形的,由国务院授权的部门或者地方人民政府审查批准:
㈠投资总额在国务院规定由国务院授权的部门或者地方人民政府审批的投资限额以内的;
㈡自筹资金,并且不需要国家平衡建设、生产条件的;
㈢产品出口不需要领取国家有关主管部门发放的出口配额、许可证,或者虽需要领取,但在报送项目建议书前已征得国家有关主管部门同意的;
㈣有法律、行政法规规定由国务院授权的部门或者地方人民政府审查批准的其他情形的。
第七条设立合作企业,应当由中国合作者向审查批准机关报送下列文件:
㈠设立合作企业的项目建议书,并附送主管部门审查同意的文件;
㈡合作各方共同编制的可行性研究报告,并附送主管部门审查同意的文件;
㈢由合作各方的法定代表人或其授权的代表签署的合作企业协议、合同、章程;
㈣合作各方的营业执照或者注册登记证明、资信证明及法定代表人的有效证明文件,外国合作者是自然人的,应当提供有关其身份、履历和资信情况的有效证明文件;
㈤合作各方协商确定的合作企业董事长、副董事长、董事或者联合管理委员会主任、副主任、委员的人选名单;
㈥审查批准机关要求报送的其他文件。 前款所列文件,除第四项中所列外国合作者提供的文件外,必须报送中文本,第二项、第三项和第五项所列文件可以同时报送合作各方商定的一种外文本。 审查批准机关应当自收到规定的全部文件之日起45天内决定批准或者不批准;审查批准机关认为报送的文件不全或者有不当之处的,有权要求合作各方在指定期间内补全或者修正。
第八条对外贸易经济合作部和国务院授权的部门批准设立的合作企业,由对外贸易经济合作部颁发批准证书。 国务院授权的地方人民政府批准设立的合作企业,由有关地方人民政府颁发批准证书,并自批准之日起30天内将有关批准文件报送对外贸易经济合作部备案。 批准设立的合作企业应当依法向工商行政管理机关申请登记,领取营业执照。
第九条申请设立合作企业,有下列情形之一的,不予批准:
㈠损害国家主权或者社会公共利益的;
㈡危害国家安全的;
㈢对环境造成污染损害的;
㈣有违反法律、行政法规或者国家产业政策的其他情形的。
第十条本实施细则所称合作企业协议,是指合作各方对设立合作企业的原则和主要事项达成一致意见后形成的书面文件。 本实施细则所称合作企业合同,是指合作各方为设立合作企业就相互之间的权利、义务关系达成一致意见后形成的书面文件。 本实施细则所称合作企业章程,是指按照合作企业合同的约定,经合作各方一致同意,约定合作企业的组织原则、经营管理方法等事项的书面文件。 合作企业协议、章程的内容与合作企业合同不一致的,以合作企业合同为准。 合作各方可以不订立合作企业协议。
第十一条合作企业协议、合同、章程自审查批准机关颁发批准证书之日起生效。在合作期限内,合作企业协议、合同、章程有重大变更的,须经审查批准机关批准。
第十二条合作企业合同应当载明下列事项:
㈠合作各方的名称、注册地、住所及法定代表人的姓名、职务、国籍(外国合作者是自然人的,其姓名、国籍和住所);
㈡合作企业的名称、住所、经营范围;
㈢合作企业的投资总额,注册资本,合作各方投资或者提供合作条件的方式、期限;
㈣合作各方投资或者提供的合作条件的转让;
㈤合作各方收益或者产品的分配,风险或者亏损的分担;
㈥合作企业董事会或者联合管理委员会的组成以及董事或者联合管理委员会委员名额的分配,总经理及其他高级管理人员的职责和聘任、解聘办法;
㈦采用的主要生产设备、生产技术及其来源;
㈧产品在中国境内销售和境外销售的安排;
㈨合作企业外汇收支的安排;
㈩合作企业的期限、解散和清算;
(十一)合作各方其他义务以及违反合同的责任;
(十二)财务、会计、审计的处理原则;
(十三)合作各方之间争议的处理;
(十四)合作企业合同的修改程序。
第十三条合作企业章程应当载明下列事项:
㈠合作企业名称及住所;
㈡合作企业的经营范围和合作期限;
㈢合作各方的名称、注册地、住所及法定代表人的姓名、职务和国籍(外国合作者是自然人的,其姓名、国籍和住所);
㈣合作企业的投资总额,注册资本,合作各方投资或者提供合作条件的方式、期限;
㈤合作各方收益或者产品的分配,风险或者亏损的分担;
㈥合作企业董事会或者联合管理委员会的组成、职权和议事规则,董事会董事或者联合管理委员会委员的任期,董事长、副董事长或者联合管理委员会主任、副主任的职责;
㈦经营管理机构的设置、职权、办事规则,总经理及其他高级管理人员的职责和聘任、解聘办法; ㈧有关职工招聘、培训、劳动合同、工资、社会保险、福利、职业安全卫生等管理事项的规定;
㈨合作企业财务、会计和审计制度;
㈩合作企业解散和清算办法;
(十一)合作企业章程的修改程序。
第三章组织形式与注册资本
第十四条合作企业依法取得中国法人资格的,为有限责任公司。除合作企业合同另有约定外,合作各方以其投资或者提供的合作条件为限对合作企业承担责任。 合作企业以其全部资产对合作企业的债务承担责任。
第十五条合作企业的投资总额,是指按照合作企业合同、章程规定的生产经营规模,需要投入的资金总和。
第十六条合作企业的注册资本,是指为设立合作企业,在工商行政管理机关登记的合作各方认缴的出资额之和。注册资本以人民币表示,也可以用合作各方约定的一种可自由兑换的外币表示。 合作企业注册资本在合作期限内不得减少。但是,因投资总额和生产经营规模等变化,确需减少的,须经审查批准机关批准。
第四章投资、合作条件
第十七条合作各方应当依照有关法律、行政法规的规定和合作企业合同的约定,向合作企业投资或者提供合作条件。
第十八条合作各方向合作企业的投资或者提供的合作条件可以是货币,也可以是实物或者工业产权、专有技术、土地使用权等财产权利。 中国合作者的投资或者提供的合作条件,属于国有资产的,应当依照有关法律、行政法规的规定进行资产评估。 在依法取得中国法人资格的合作企业中,外国合作者的投资一般不低于合作企业注册资本的25%。在不具有法人资格的合作企业中,对合作各方向合作企业投资或者提供合作条件的具体要求,由对外贸易经济合作部规定。
第十九条合作各方应当以其自有的财产或者财产权利作为投资或者合作条件,对该投资或者合作条件不得设置抵押权或者其他形式的担保。
第二十条合作各方应当根据合作企业的生产经营需要,依照有关法律、行政法规的规定,在合作企业合同中约定合作各方向合作企业投资或者提供合作条件的期限。 合作各方没有按照合作企业合同约定缴纳投资或者提供合作条件的,工商行政管理机关应当限期履行;限期届满仍未履行的,审查批准机关应当撤销合作企业的批准证书,工商行政管理机关应当吊销合作企业的营业执照,并予以公告。
第二十一条未按照合作企业合同约定缴纳投资或者提供合作条件的一方,应当向已按照合作企业合同约定缴纳投资或者提供合作条件的他方承担违约责任。
第二十二条合作各方缴纳投资或者提供合作条件后,应当由中国注册会计师验证并出具验资报告,由合作企业据以发给合作各方出资证明书。出资证明书应当载明下列事项: ㈠合作企业名称; ㈡合作企业成立日期; ㈢合作各方名称或者姓名; ㈣合作各方投资或者提供合作条件的内容; ㈤合作各方投资或者提供合作条件的日期; ㈥出资证明书的编号和核发日期。 出资证明书应当抄送审查批准机关及工商行政管理机关。
第二十三条合作各方之间相互转让或者合作一方向合作他方以外的他人转让属于其在合作企业合同中全部或者部分权利的,须经合作他方书面同意,并报审查批准机关批准。 审查批准机关应当自收到有关转让文件之日起30天内决定批准或者不批准。
第五章组织机构
第二十四条合作企业设董事会或者联合管理委员会。董事会或者联合管理委员会是合作企业的权力机构,按照合作企业章程的规定,决定合作企业的重大问题。
第二十五条董事会或者联合管理委员会成员不得少于3人,其名额的分配由中外合作者参照其投资或者提供的合作条件协商确定。
第二十六条董事会董事或者联合管理委员会委员由合作各方自行委派或者撤换。董事会董事长、副董事长或者联合管理委员会主任、副主任的产生办法由合作企业章程规定;中外合作者的一方担任董事长、主任的,副董事长、副主任由他方担任。
第二十七条董事或者委员的任期由合作企业章程规定;但是,每届任期不得超过3年。董事或者委员任期届满,委派方继续委派的,可以连任。
第二十八条董事会会议或者联合管理委员会会议每年至少召开1次,由董事长或者主任召集并主持。董事长或者主任因特殊原因不能履行职务时,由董事长或者主任指定副董事长、副主任或者其他董事、委员召集并主持。1/3以上董事或者委员可以提议召开董事会会议或者联合管理委员会会议。 董事会会议或者联合管理委员会会议应当有2/3以上董事或者委员出席方能举行,不能出席董事会会议或者联合管理委员会会议的董事或者委员应当书面委托他人代表其出席和表决。董事会会议或者联合管理委员会会议作出决议,须经全体董事或者委员的过半数通过。董事或者委员无正当理由不参加又不委托他人代表其参加董事会会议或者联合管理委员会会议的,视为出席董事会会议或者联合管理委员会会议并在表决中弃权。 召开董事会会议或者联合管理委员会会议,应当在会议召开的10天前通知全体董事或者委员。 董事会或者联合管理委员会也可以用通讯的方式作出决议。
第二十九条下列事项由出席董事会会议或者联合管理委员会会议的董事或者委员一致通过,方可作出决议: ㈠合作企业章程的修改; ㈡合作企业注册资本的增加或者减少; ㈢合作企业的解散; ㈣合作企业的资产抵押; ㈤合作企业合并、分立和变更组织形式; ㈥合作各方约定由董事会会议或者联合管理委员会会议一致通过方可作出决议的其他事项。
第三十条董事会或者联合管理委员会的议事方式和表决程序,除本实施细则规定的外,由合作企业章程规定。
第三十一条董事长或者主任是合作企业的法定代表人。董事长或者主任因特殊原因不能履行职务时,应当授权副董事长、副主任或者其他董事、委员对外代表合作企业。
第三十二条合作企业设总经理1人,负责合作企业的日常经营管理工作,对董事会或者联合管理委员会负责。 合作企业的总经理由董事会或者联合管理委员会聘任、解聘。
第三十三条总经理及其他高级管理人员可以由中国公民担任,也可以由外国公民担任。 经董事会或者联合管理委员会聘任,董事或者委员可以兼任合作企业的总经理或者其他高级管理职务。
第三十四条总经理及其他高级管理人员不胜任工作任务的,或者有营私舞弊或者严重失职行为的,经董事会或者联合管理委员会决议,可以解聘;给合作企业造成损失的,应当依法承担责任。
第三十五条合作企业成立后委托合作各方以外的他人经营管理的,必须经董事会或者联合管理委员会一致同意,并应当与被委托人签订委托经营管理合同。 合作企业应当将董事会或者联合管理委员会的决议、签订的委托经营管理合同,连同被委托人的资信证明等文件,一并报送审查批准机关批准。审查批准机关应当自收到有关文件之日起30天内决定批准或者不批准。
第六章购买物资和销售产品
第三十六条合作企业按照经批准的经营范围和生产经营规模,自行制定生产经营计划。政府部门不得强令合作企业执行政府部门确定的生产经营计划。
第三十七条合作企业可以自行决定在中国境内或者境外购买本企业自用的机器设备、原材料、燃料、零部件、配套件、元器件、运输工具和办公用品等(以下简称"物资")。
第三十八条国家鼓励合作企业向国际市场销售其产品。合作企业可以自行向国际市场销售其产品,也可以委托国外的销售机构或者中国的外贸公司代销或者经销其产品。 合作企业销售产品的价格,由合作企业依法自行确定。
第三十九条外国合作者作为投资进口的机器设备、零部件和其他物料以及合作企业用投资总额内的资金进口生产、经营所需的机器设备、零部件和其他物料,免征进口关税和进口环节的流转税。上述免税进口物资经批准在中国境内转卖或者转用于国内销售的,应当依法纳税或者补税。
第四十条合作企业不得以明显低于合理的国际市场同类产品的价格出口产品,不得以高于国际市场同类产品的价格进口物资。
第四十一条合作企业销售产品,应当按照经批准的合作企业合同的约定销售。
第四十二条合作企业进口或者出口属于进出口许可证、配额管理的商品,应当按照国家有关规定办理申领手续。
第七章分配收益与回收投资
第四十三条中外合作者可以采用分配利润、分配产品或者合作各方共同商定的其他方式分配收益。 采用分配产品或者其他方式分配收益的,应当按照税法的有关规定,计算应纳税额。
第四十四条中外合作者在合作企业合同中约定合作期限届满时,合作企业的全部固定资产无偿归中国合作者所有的,外国合作者在合作期限内可以申请按照下列方式先行回收其投资: ㈠在按照投资或者提供合作条件进行分配的基础上,在合作企业合同中约定扩大外国合作者的收益分配比例; ㈡经财政税务机关按照国家有关税收的规定审查批准,外国合作者在合作企业缴所得税前回收投资; ㈢经财政税务机关和审查批准机关批准的其他回收投资方式。 外国合作者依照前款规定在合作期限内先行回收投资的,中外合作者应当依照有关法律的规定和合作企业合同的约定,对合作企业的债务承担责任。
第四十五条外国合作者依照本实施细则第四十四条第二项和第三项的规定提出先行回收投资的申请,应当具体说明先行回收投资的总额、期限和方式,经财政税务机关审查同意后,报审查批准机关审批。 合作企业的亏损未弥补前,外国合作者不得先行回收投资。
第四十六条合作企业应当按照国家有关规定聘请中国注册会计师进行查帐验证。合作各方可以共同或者单方自行委托中国注册会计师查帐,所需费用由委托查帐方负担。
第八章期限和解散
第四十七条合作企业的期限由中外合作者协商确定,并在合作企业合同中订明。 合作企业期限届满,合作各方协商同意要求延长合作期限的,应当在期限届满的180天前向审查批准机关提出申请,说明原合作企业合同执行情况,延长合作期限的原因,同时报送合作各方就延长的期限内各方的权利、义务等事项所达成的协议。审查批准机关应当自接到申请之日起30天内,决定批准或者不批准。 经批准延长合作期限的,合作企业凭批准文件向工商行政管理机关办理变更登记手续,延长的期限从期限届满后的第一天起计算。 合作企业合同约定外国合作者先行回收投资,并且投资已经回收完毕的,合作企业期限届满不再延长;但是,外国合作者增加投资的,经合作各方协商同意,可以依照本条第二款的规定向审查批准机关申请延长合作期限。
第四十八条合作企业因下列情形之一出现时解散: ㈠合作期限届满; ㈡合作企业发生严重亏损,或者因不可抗力遭受严重损失,无力继续经营; ㈢中外合作者一方或者数方不履行合作企业合同、章程规定的义务,致使合作企业无法继续经营; ㈣合作企业合同、章程中规定的其他解散原因已经出现; ㈤合作企业违反法律、行政法规,被依法责令关闭。 前款第二项、第四项所列情形发生,应当由合作企业的董事会或者联合管理委员会作出决定,报审查批准机关批准。在前款第三项所列情形下,不履行合作企业合同、章程规定的义务的中外合作者一方或者数方,应当对履行合同的他方因此遭受的损失承担赔偿责任;履行合同的一方或者数方有权向审查批准机关提出申请,解散合作企业。
第四十九条合作企业的清算事宜依照国家有关法律、行政法规及合作企业合同、章程的规定办理。
第九章关于不具有法人资格的合作企业的特别规定
第五十条不具有法人资格的合作企业及其合作各方,依照中国民事法律的有关规定,承担民事责任。
第五十一条不具有法人资格的合作企业应当向工商行政管理机关登记合作各方的投资或者提供的合作条件。
第五十二条不具有法人资格的合作企业的合作各方投资或者提供的合作条件,为合作各方分别所有。经合作各方约定,也可以共有,或者部分分别所有、部分共有。合作企业经营积累的财产,归合作各方共有。 不具有法人资格的合作企业合作各方的投资或者提供的合作条件由合作企业统一管理和使用。未经合作他方同意,任何一方不得擅自处理。
第五十三条不具有法人资格的合作企业设立联合管理机构。联合管理机构由合作各方委派的代表组成,代表合作各方共同管理合作企业。 联合管理机构决定合作企业的一切重大问题。
第五十四条不具有法人资格的合作企业应当在合作企业所在地设置统一的会计帐簿;合作各方还应当设置各自的会计帐簿。
第十章附则
第五十五条合作企业合同的订立、效力、解释、履行及其争议的解决,适用中国法律。
企业文件管理方法篇7
引言：能源，是我国社会和经济发展的基础，从概念来讲能源就是向自然界提供能量转化的物质。人类社会的进步离不开对能源的使用，人类社会的发展也离不开能源的开发。能源不仅是企业生产和经营的必要条件，也是企业生产经营中成本支出的重要组成部分。能源管理体系能够在保证企业正常生产运营的同时降低企业的能源消耗，从而在节约能源成本投入的前提下保护环境，在企业中有着广泛的应用前景。我国企业能源管理体系的构建正处于发展初期，由于企业能源管理体系对企业生产成本的控制、利润的增加以及环境保护方面的优秀表现，不仅国家将企业能源管理体系的建设提上日程，各企业也纷纷将精力和资金投入到对企业能源管理体系的建设中。随着经济的发展，企业能源管理体系必然会为企业的发展，为环境保护带来巨大的贡献。
一、企业能源管理体系构建的前期工作
企业能源管理系统是以能源高效管理技术为核心，以计算机技术为手段发展起来的对企业能源供应的实时监测、分析和控制系统。运用企业能源管理系统，我们能够实现对企业生产和经营中所需能源的高效调配，在组织好企业生产和运营的前提下对企业能源使用进行有效控制，达到降低企业能耗的目的。
1、准备齐全的设备设施
企业能源管理体系是一个复杂的体系，进行企业能源管理体系构建时，我们首先要对企业的能源耗用结构进行分析，并针对能耗结构进行能源管理系统构建的初步计划，按照计划进行企业能源管理系统的交换机、服务器、办公场所、办公设备等硬件设备的采购和配备，为企业能源管理系统的构建提前做好设备配置。对于化工和机械生产企业，想实现能源管理的第一步则是优化机械设备，化学工艺生产流程和机械制造工艺中有很多设备都是能够通过技术更新和设备换代实现能耗降低的，我们在搭建企业能耗管理系统时要首先考虑到对企业生产环节设备能源消耗的降低，实现了设备能耗降低的最优化后，再对进行企业能源管理系统的构建，只有这样才能提升企业能源管理系统的能源节约效率，实现节约企业能源消耗成本，提升企业生产和经营效率，到达保护环境的目的。
2、准备完善的监督管理制度
企业能源管理体系分为计算机技术的自动化管理系统和企业能源管理监督系统两个体系，自动化能源管理系统虽然能够对能源的利用和管理有效控制，但为了提升企业能源管理体系的管理效果，仍然需要建立一套系统的监督管理制度来对企业能源管理系统的实施进行管理和监督。只有监督管理制度和企业能源自动化管理系统双管齐下才能实现企业能源节约的最大化。我们在建立监督管理制度时，要围绕着企业能源自动管理系统的架构进行设计，保证企业能源管理系统能够最大限度的实现企业的能源节约。
3、准备相关流程的工作人员
企业能源管理体系，是计算机管理系统和企业能源管理规章和文件共同构成的，因此，在企业能源管理体系中，需要很多具有专业技能的工作人员。为了保证企业能源管理系统的成功构建并为企业发展贡献力量，我们一定要做好相关人员的招聘和培训，打造一支技术优良的高素质企业能源管理系统队伍，保证企业能源管理系统能够发挥最大的效用，实现我们降低企业能耗的目的。
二、企业能源管理的体系策划过程
1、依据标准、结合企业实际制定策划体系
第一，优化能源的利用过程及管理流程。为了实现对企业能源利用的有效控制，我们首先要按照能源控制标准进行能源利用过程和管理流程的优化，其中包括对耗能设备的更换、维修和技术升级等。
第二，建立节能的法律法规及标准数据库。目前我国政府和行业都对高耗能企业提出了一系列节能的法律法规，地方政府也会对企业的能耗做出一定的规定，我们在建立企业能源管理体系之前首先要仔细研读这些规定，参照这些规定建立企业节能标准数据库。
第三，进一步确立能源方针。能源方针的确立对企业节能管理体系的构建有直接影响，根据我国能源方针“开发与节约并重，把节约放在优先地位”，确定企业能源管理方针是“节约在先，优化运行，技术创新，和谐发展”
第四，制定能源目标、指标及能源管理方案。每个企业都有其各自的运营特点，因此在进行能源管理体系的构建时，要针对不同的企业的不同特点进行能源管理的有效构建，组织制定企业产品能源消耗的方案和措施，并监督各单位实施。
第五，实施节能改进方案。节能改进方案的设计是企业能源管理体系建立的重要步骤，因此，我们要实事求是的设计节能改进方案，并让企业的各单位按照节能改进方案的要求进行节能改进，针对有困难的单位和部门，需要进行详细的调研，帮助其解决困难完成改进方案，如果困难较大，可以对节能改进方案进行适当调整。
2、进行企业能源管理体系的文件编写
第一，确定管理体系文件框架。管理体系文件框架是企业能源管理体系构建的基础，因此我们在进行能源管理体系文件框架构建时一定要详细。我们可以在进行企业能源初始评审、全面分析能源利用现状的基础上，按照能源管理体系标准要求，确定体系文件框架。保证文件体系框架满足企业能源管理体系的构建需求，促进能源管理体系的成功构建。
第二，组织编写能源管理手册和程序文件。组织编写能源管理手册时，首先要根据企业的能源管理需求进行能源管理体系文件框架的编写，并组织相关人员进行能源管理体系的编写和设计，之后我们要对能源管理手册和程序文件进行合并，之后分阶段、分层次、分专题的召开能源体系文件的评审会议，确保能源管理手册的可操作性，之后才能将评审通过的能源管理手册和程序文件应用于能源管理体系的创建中。
第三，动态管理能源管理规章制度和文件。做好能源评审后，我们要对能源管理制度进行反复的梳理和验证，实用的能源管理制度和文件需要妥善保管，脱离实际的，不适用且低效的能源管理制度和文件进行更改或删除。在进行梳理时，我们要基于企业的能源运营结构进行思考，按照节能的需要对已有规章制度和文件进行完善，确保能源管理体系的有效运行。
三、组织体系运行并不断改进
1、全面实施管理体系文件
这一阶段的企业能源管理体系文件，通过设计、审核等程序已经能够满足企业的能源管理需求。但管理体系文件、规章制度只是企业能源管理体系建立的基础，真正构建一套高效的企业能源管理体系，我们需要将体系文件应用到企业的运营生产中，并以实践对我们的管理规章制度和文件进行检验，并对管理制度和文件进一步完善，从而提升企业能源管理的管理效率。
第一，组织体系文件知识培训班。企业能源管理体系文件和知识内容繁多，涉及的管理项目更是相当复杂，能源管理体系文件还涉及到众多部门的许多工作细节。因此，为了使能源管理文件和办法更好的指导企业的能源管理，我们就要为相关员工增设具体的培训班。培训班的开设不仅能够使员工快速掌握企业能源管理的规章制度和文件，还能够提升员工的能源管理意识，从而形成企业内部从上到下的能源节约风气，提升企业能源管理体系的节能效率。
第二，及时进入基层了解问题。为了保证企业能源管理制度和文件符合企业的生产和经营，我们必须秉着实事求是的精神，下到基层对能源管理制度的文件和规定的落实和应用情况进行调研，在调研过程中要善于发现不足，以发展的眼观看问题，对有问题的地方予以及时的解决，最终使我们的企业能源管理体系真正和企业的经营管理融合在一起，提升企业能源管理体系的节能效果。
第三，定期监督并及时整改。企业能源体系试用过程中难免会出现问题，因此我们要加强对企业能源管理体系的监督并及时做好整改，只有这样才能从根本上促进企业能源管理体系的建设，并最终使企业能源管理体系能够高效的为企业经营和发展服务。
第四，建立体系考评机制。为了提升企业内部对能源管理体系的重视，促进企业能源管理体系的管理效果，可以建立系统的考评机制，在考评机制中，可以对完成企业能源管理目标的单位和个人予以奖励，未完成能源管理任务的单位和个人给予一定的惩罚，提升企业员工参与企业能源管理的积极性，促进企业能源管理的健康发展。
2、组织体系内部审核和管理评审，持续改进体系绩效
第一，组织能源管理体系内部审核。能源管理体系文件发布运行一段时间后，为了检查体系运行的效果，需要对能源管理体系进行内部审核，在审核中如果发现问题，需要责令相关部门进行有效的整改，对建设性的意见和值得推广的方法，可以先在小范围内进行实践，时机成熟后推广到整个能源管理体系，促进能源管理体系的整体发展。对于各单位的整改情况，需要及时进行验证，保证各单位整改措施落到实处，实现企业降低能耗的目的。
第二，组织管理评审活动。经企业最高管理者批准，能源管理负责人应组织管理评审活动。评审以会议的方式进行，会议由最高管理者主持，要求会议中能源管理系统的工作人员系统汇报能源管理体系前期准备、策划建立、实施运行、内部审核等总体情况，各单位根据评审输入材料要求对本单位能源管理工作进行汇报。会上，最高管理者对能源方针、基准、标杆及目标指标等变更的重大决策、能源管理体系的改进措施、实施改进的资源需求等方面做出决策。会后，能源办制定管理评审报告并在厂内局域网上公布，能源管理负责人和能源办负责组织贯彻落实管理评审活动中的改进措施。
四、实现企业能源管理体系的总体要求
1、实现企业能源管理科学化
现如今，企业能源管理受到社会各界的重视，我们在进行企业能源管理体系的构建时，要以科学的眼光构建一套先进的能源管理系统。为了实现这个目的，我们可以以计算机能源管理系统和传统以人为本、以生产为核心的能源管理体系综合运用，并将这两大能源管理体系有效的结合到一起，构建一个科学、高效、全面的能源管理体系，提升企业能源管理体系的能源节约效果。
2、实现企业能源管理标准化
能源管理标准化，是指企业在应用能源管理体系的时候，要将能源管理方法作为主要的管理依据，坚决做到能源管理的协调统一，通过制订、发布和实施能源管理方法和措施，提升企业能源管理的效果，并获得最优的能源管理和使用秩序和节能效益。
第一，能源技术标准
能源技术标准包含能源质量标准，设备能耗标准及产品能耗标准几个方面。能源质量标准是指能源采购时要对能源的质量进行有效监控，从而确保能源质量符合要求。设备能耗标准是指用标准化的方法确定设备的能源利用率和转化效率，为企业生产和经营的能源消耗提供参考。产品能耗标准是用标准化方法确定终端产品能源单耗指标，不符合能源单耗指标则需要改进设备及生产工艺流程，最终达到能源单耗指标。
第二，能源管理标准。能源管理标准是指将企业在能源管理中经常出现的事项和工作进行标准化，并最终确定管理工作法规。在后续生产和经营活动中，所有类似的企业生产和经营活动都应该按照这个标准进行，提升企业对能源使用的控制力度。
第三，能源工作标准。能源工作标准一般分为能源管理部门工作标准和能源管理岗位工作标准两部分，能源管理部门工作标准是根据企业能源管理目标和管理环节要求，对能源管理部门的业务内容、工作职责、工作流程等进行的规定。能源管理岗位工作标准是指从事实业管理的岗位职责和任务，每项任务的数量、质量、完成期限的规定。各项任务的完成程序和工作方法，与相关岗位的协调配合、信息传递方式、考核办法等
3、实现企业能源管理程序化
能源管理的程序化是指对企业能源管理的工作和业务流程进行系统分析，并不断优化，最终使之成为一套最优的工作程序固定下来，并加以推广和实施，企业能源管理程序化是企业能源管理标准化的重要体现，是提升企业能源管理效率的前提。
五、总结
做好企业的能源管理，提升企业的能源管理水平，降低企业的能源消耗提升企业的效益是目前我国企业发展的核心战略任务。随着世界经济一体化进程的推进，我国的企业不仅承受着着国内巨大的市场竞争压力，也面临着来自国际市场的庞大行业竞争挑战。为了使企业在全球经济一体化进程中能够健康发展，为我国的经济可持续性发展贡献力量。企业需要构建自己的企业内部能源管理体系，降低企业生产经营的能耗，提升企业的行业竞争力，为我国的社会主义建设贡献力量。
企业文件管理方法篇8
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.043
[中图分类号]D923.4 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）12-00-02
0 引 言
知识产权即智力成果权，是人们对其智力创造的成果所享有的民事权利。
计算机软件（以下简称“软件”）是指算机系统中的程序及其文档，它是人类知识、经验、智慧和创造性劳动的成果，本身就是一种典型的知识产权。
计算机软件知识产权是指自然人、法人或其他机构，对自己在软件开发过程中创造出来的智力成果所享有的专有权利。软件企业中涉及的知识产权一般包括软件著作权、专利权、商标权等。
在我国，软件企业知识产权的法治意识还较为薄弱：在软件企业自身的管理制度中，很少甚至完全没有知识产权方面的内容，以致出现一些知识产权方面的纠纷。本文将结合实际的工作经验，探讨软件企业知识产权的管理实践。
1 软件著作权概述
提到软件的知识产权管理，大家最容易想到的是软件著作权。本文以软件著作权为例，介绍软件企业知识产权的管理。
1.1 软件著作权
根据《计算机软件保护条例》，计算机软件的著作权是从软件开发完成之日起自动产生，无须进行登记。目前，我国对计算机软件实行的是自愿登记制度。根据国家版权局的《计算机软件著作权登记办法》，软件著作权人可向软件登记机构办理登记申请。申请登记获准后，由软件登记管理机构发放登记证明文件，作为知识产权权属的初始证明。
1.2 申请软件著作权的优点
由于软件知识产权权属较易产生纠纷，软件企业一般都会积极申请软件著作权登记证书。除此之外，软件著作权对企业经济方面的作用还有：①可以享受国家的优惠政策，包括投融资、税收、出口政策等；②是申请“双软认定”的大前提，企业办理“双软认定”（软件产品登记、软件企业认定）前，必须先办理软件著作权登记，因为软件著作权证书是提交软件产品登记的必备材料；③可作为技术出资入股；④是申请科技成果的依据；⑤作为企业的“无形资产”，不会随破产而消失。
1.3 软件著作权登记过程
企业可由专人汇集著作权登记所需资料初审，提交知识产权管理部门组织专家会审，然后再统一进行软件著作权的登记流程办理。
软件著作权登记申请需准备的材料：①源程序（前后各连续1 500行，共3 000行，若不足3 000行则全部提交）；②文档（如用户手册，使用说明书等任选一种）；③企业营业执照（三证合一）副本复印件一份（若为个人申请的需提交个人身份证复印件一份）；④软件著作权登记申请表。
准备好以上材料并盖章签字后，可在官网上提交软件著作权的申请（根据最新通知，自2017年4月1日之后，将停征软件著作权登记费用），待受理后，一般等待2～3个月会获得软件著作权登记证书。
另外，在申请软件著作登记时还需注意：软件名称的确定，尽量带有独特的版权标志，如已获认证的商标，企业的自有信息等，以起到公示的作用。
在实际工作中，常常遇到有些工程师想等到软件达到一定的技术水平后，再进行软件著作权的申请，殊不知软件著作权登记只要求软件的独创性，而不是以软件的技术水平作为有效条件。因此，应尽量在企业软件产品进入市场前，就进行申请软件著作权登记，以防被他人抢先登记。
2 软件企业的知识产权管理
除了文中提及的软件著作权，软件企业知识产权管理，还涉及商标、软件产品登记，以及专利的申请，权益和流程也略有差别，但它们都是企业的无形资产，是企业的重要财富，对于软件知识产权的保护，应作为企业管理制度中的一项基本内容，在制定时需统筹考虑。
2.1 建立企业级知识产权管理制度
当前，我国许多软件企业，因软件的权利归属不清、人才外流、管理不善，导致软件知识产权泄密和流失的问题比较严重，实践证明，这些问题的解决不可能仅仅依靠企业一小部分领导的行政干预“治标”，而要依靠企业自身的管理制度才能“治本”。
软件企业的知识产权管理制度，不仅要形成激励机制，还要树立明确的约束机制，防患于未然。通过有效的制度管理，控制和管理企业软件知识产权，保护方面的资料，掌握市场的主动权，确保企业在发展中处于不败的地位。
2.2 设置企业级的知识产权管理部门
在实践中，公司应特别设置知识产权管理部门，该部门要包含总工程师以及法务人员，该部门的人员需全面参与到项目的售前、立项、合同、需求、设计、开发以及售后服务的每一环节。公司的知识产权管理部门应有一名主要负责人，专门负责企业知识产权的审核事务，以避免在管理中出现缺陷。
2.3 制定企业级的规范合同模板
企业知识产权管理涉及的合同主要有两类，一是企业与员工签订的劳动合同；二是企业与其他企业签订的软件开发或转让合同。
2.3.1 企业与员工签订的劳动合同
《中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重要问题的决议》对我国职业道德的主要规范进行了明确规定，即，爱岗敬业、诚实守信、办事公道、服务群众、奉献社会。软件工程师作为一种职业，有很多特点，如，主要是年轻人，为智力密集型和知识密集型人才，但社会经验较少，易偏激等。因此，企业在聘用软件工程师时，一方面要建立合法的劳动关系合同；另一方面应对保守企业的技术秘密和经营秘密，以及软件技术成果的归属进行明确约定。
2.3.2 企业与其他企业签订的软件开发或转让合同
企业与其他企业合作开发，以及委托其他企业开发软件时，应对软件的权利归属关系等事宜签订明确的协议，除了要明确软件开发成果的权利归属关系和经济利益关系，还要约定软件开发过程中产生的阶段性产物各方享有的权利与义务等。在涉及企业与其他企业之间转让软件产品及成果时，可采用签订软件授权协议或者转让合同的方式，以便明确约定软件使用权的转让方式、条件、范围、时间等事宜。
企业文件管理方法篇9
一、ISO 9000质量管理体系概述
ISO 9000是国际标准化组织和国际劳工组织为需要在相应领域不断提高内部管理水平而制定的管理标准。以其广泛的适用性和实效性被世界各国的企业所认可、推崇并严格执行，成为企业内部管理、提高经济效益、树立企业良好形象、提高企业竞争力的法宝。近年来，ISO认证已成为国内企业寻求发展、提升自我的重要手段。在经济发展和国家行业规范管理的需求下，我公司于2011年顺利通过北京中安质环认证公司ISO 9001:2008质量管理体系认证，表明我公司在各项管理系统整合上已达到了国际标准，企业能持续稳定地向顾客提供预期和满意的合格产品。因此，ISO质量认证对提高企业的质量管理水平、树立企业良好的外部形象和获取并拓宽产品市场均有良好的推动作用。
二、企业实施ISO 9000质量管理体系的意义和作用
1.强化品质管理，增强客户信心
ISO 9000质量管理体系是一种达到一个或一组目标的工具。其主要目标是产品质量全面改进，这是企业积极追求的。对于企业内部来说，按照经过严格审核的ISO 9000国际标准化质量管理体系进行品质管理，真正达到规范化、制度化的要求，利于加强企业自身的质量管理。对于企业外部来说，当顾客得知供方按照国际标准实行管理，获得了ISO 9000质量体系认证证书，并且有认证机构的严格审核和定期监督，就可以确信该企业是能够稳定地提供合格产品或服务，增强客户信心。
2.规范企业各项活动，提高企业管理水平
ISO 9000质量管理体系突出：职责分明、各负其责；依法（文件、程序）管理，预防为主、过程监视、持续改进；程序化管理。ISO 9000质量管理体系通过吸收国际先进管理经验，并按过程方法对企业进行管理，有利于规范管理、协调工作、突出重点，可以获得事半功倍的效果，并全面提高企业管理水平。
3.实施ISO 9000质量管理体系，使企业获得国际贸易绿卡，消除国际贸易壁垒
许多国家为了保护自身的利益，设置了种种贸易壁垒，所以，获得国际认证是消除贸易壁垒的主要途径。加入WTO以后，国内贸易和国际贸易的严格界限已经消失，所有贸易都有可能遭遇种种壁垒，通过实施ISO 9000质量管理体系，及早防范。
4.有利于企业在国际间的经济合作和技术交流
按照国际间经济合作和技术交流的惯例，合作双方必须在产品（包括服务）品质方面有共同的语言、统一的认识和共守的规范，才能进行合作与交流。实施ISO 9000质量管理体系，有利于双方迅速达成协议，进行经济合作和技术交流。
三、企业ISO 9000质量管理体系的构成
1.质量方针和质量目标[3]
企业质量方针是企业最高管理者正式的总的质量宗旨和质量方向，是实施和改进质量管理体系的推动力。质量目标是根据质量方针制定的，与质量方针保持一致性，是组织各个职能和层次上所努力追求的主要工作任务，也是评价质量管理体系有效性不可缺少的判定指标。
2.组织结构
企业组织结构指企业纵向的管理层次、横向的部门和岗位及其它们的权限和分工。组织结构的设置应确定合理的管理层次和管理幅度、合理的部门和岗位，规定必要的职责和权限，并在企业的各职能和层次间进行职责和权限的沟通。
3.质量手册
质量手册是公司质量体系运行的基本准则，是公司的法规性、纲领性文件，是开展质量管理活动，提高产品质量，满足顾客和相关方需求并实现持续改进的基本依据。也是对于未形成程序文件和作业文件的产品生产过程的顺序和相互作用加以描述的文件。
4.程序文件
程序文件指为进行某项活动或过程所规定的途径而形成的文件。公司应根据ISO 9000质量体系的要求、过程、方法，编制程序文件及实施步骤。
5.作业文件
作业文件也叫作业指导书，是阐述具体作业活动和作业要求的文件，包括各种制度、规定、规范、操作规程等。公司应根据生产活动的复杂程度、所涉及人员的技能状况的需要等来决定作业指导书的数量。
四、实施的方法和步骤
1.领导决策
产品质量是企业的生命。是否采用ISO 9000质量管理体系，需要企业领导的作出战略性决策。企业领导应增强顾客意识和质量意识，坚定推行ISO 9000质量管理体系的信心。应对建立、实施和持续改进质量管理体系提供保障[2]。
2.建立领导机构和推行小组
应建立由最高管理者、管理者代表、各部门和车间的负责人组成的质量管理领导小组，负责企业质量管理体系的策划、改进、协调等工作。还应建立由质量管理主管部门牵头，各部门和车间内审员组成的ISO 9000质量管理体系小组，负责本单位质量体系的运行。
3.明确领导分工和各部门、车间的职责
企业人力资源部应进行组织机构的设计，明确各部门和车间的岗位职责，编制岗位说明书，做到职责不重复、不遗漏，并明确考核及奖惩办法。只有做到职责分明，才能保证企业的正常运行。
4.结合企业实际，建立文件化的质量管理体系
质量体系文件包括很多类型，如：质量手册、质量计划、规范、指南、形成文件的程序、作业指导书、表格、记录以及描述质量方针和质量目标的文件等。文件的产生和使用是一个过程，形成文件本身并不是目的，它是一项增值的活动，组织要用它来沟通、提供客观证据等[3]。
5.质量管理体系的监测和完善
企业文件管理方法篇10
【中图分类号】C29
【文献标识码】A
【文章编号】1672-5158（2012）12-0125-01
引言
就目前而言，因为互联网时代的发展，我们国家大多数的企业都采用了电子化办公的现象，那么就会产生大量的电子文件，虽然这样在环保上面有着一定的贡献，但是广泛的应用电子文件就势必会产生一些问题，这些风险问题有大有小，但是我们绝对不能去小看它们，如果我们企业对于这些问题不去重视，让电子文件在某一个环节出现管理漏洞的话，那么就会有可能对企业造成无法估计的损失。
1 如何去正确管理企业电子文件
对于我们的企业来说，一个稳定，准确，安全的电子文件可以让企业的工作更加有条不紊的来进行，而且同时也能够让我们企业保持一个飞速发展的前进状态，但是，有了电子文件势必就会产生对于电子文件各种各样危险因素的困扰，然后就会导致企业的电子文件质量上面有着大大的缺失，一旦企业的电子文件遭到破坏，势必会造成企业的信息数据的丢失，从而给企业带来极大的威胁。所以我们企业就必须要去重视对于电子文件的管理，对于企业来说，我们要首先做到对电子文件的风险来进行一系列的评估与分析，通过合理有效的办法对其加以防范控制，以最小的成本来把我们的电子文件有可能遭受到的危险程度降至到最低。
2 对于建设电子文件风险管理的意义何在
由于企业的高速发展，电子文件越来越多，这个时候黑客攻击就会让我们企业的电子文件遭受到越来越严重的威胁，如果攻击的次数越来越频繁，就会对企业的经营带来严重的后果。所以，企业的电子文件的安全性就显得极其重要，下面我们就来说说，对于电子文件的管理，国外跟我们国家又是如何去做的。
国外很多国家在关于电子文件的保密程度上做的算是比较成功的，主要是许多的国外的地方，在对于电子文件信息上面做了很多的功夫，同时也颁布了许多的法令，强制性要求有关企业对于一些比较重要的电子文件都会去进行一个保密性，完整性的保护。比如说美国的《金融服务现代化法案》，加拿大的《统一电子证券法》等等。
与其他的国家来先比，我们国家对于这一方面的保护力度是显得比较低下，但是最近几年我们国家也发现了电子文件信息的重要性，也是越来越重视，例如我们国家就在04年9月的时候颁布了关于《电子签名法》，这一立法是我们国家对于电子文件的保护措施的一个开始，也是我们国家对于实现电子文件的管理合法化与认可电子文件具有一定的法律效力上做的最为基本的依据。该法案的颁布在一定的程度上维护了企业所有的合法权利跟利益，有效地防止了一些不法企业对利用电子文件的漏洞来威胁公民的合法权利跟利益，这对我们国家提高企业界的经营效益与质量有着极其强大的推力。
社会在进步，科技在发展，作为企业的管理者来说，就不得不对企业的电子文件安全保护引起足够的重视，这将是每一个企业管理者必须要思考的问题。
3 对于造成我们企业电子文件的危险因素又有哪些
笔者认为，企业电子文件的之所以存在风险，应该是和以下几个方面离不开的，首先是我们企业在建设的初期实施的一种外包制度，在我们国家，外包制度是使得电子文件安全危险的系数比较高的问题之一，因为绝大多部分的企业都会把自己的企业信息方面的建设给外包到其他的外包公司去，这样就会造成信息建设外包公司的壮大，什么叫外包制，就是把我们企业关于信息系统的开发与信息业务的工作，委托给其他的第三方人员，虽然这样对于一些人员比较少、任务较重的公司来说有着一定好处，同时企业还可以借助外包公司来完成自己信息正规化运营体系。但是，在这里面是存在着极其大的安全漏洞的，试问，我们企业长期的把对于信息系统的工作制外包给其他公司，那么这样是对我们企业的信息发展之道是不利的，同时，这种大量的转移外包对信息产权的转移会有很大的不彻底性，从而有可能把我们的核心技术给泄露给第三方公司，就这以企业电子文件安全来说，是有着极大的不和谐、不稳定的因素存在的。
其次是属于企业的人才问题。为什么这么说，因为一个企业的立足的根本，就是企业高素质的人才。因为我们企业对于电子文件的风险管理，这就要求我们企业的工作人员要有一定高等技术的计算机知识，目前我们国家对于这方面的人才都有着严重的缺失，大多的相关人才都倾向于外企，这在一定程度上会影响到我国企业的电子文件安全方面的人力资源的引进。
然后就是我们的相关法律问题。因为我们相关的法律法规，对于电子文件安全管理的方面这一块，不是特别的完全，特别像一些金融企业的信息系统，就特别容易被网络罪犯给盯上，如“黑客，企业内部人员，木马”等等情况，所以对于这一方面，我们国家必须陕速地建设相关的法律法规，来对企业的行为进行规范。
4 危险因素的防御
首先是我们的外包系统。对于我们的外包系列笔者觉得，我们应该要对其公司进行充分了解，对其公司的经营情况来进行一系列的评估，还要跟外包公司有着强力有效的法律效果的合同来明确双方要履行的相关责任，最后我们要针对外包公司可能会产生的风险来准备一系列的应对计划，这样才能以防万一。
其次是我们的人才问题，我们必须要加强培养复合型人才的进度，使用更多更好的办法来吸引人才凝聚人才，来充分的发挥高科技人才的作用。另外，还必须要提高对于企业电子文件信息风险的防御技术，加强对人才的后期培养与深造。
企业文件管理方法篇11
一、引言
在社会各行业中，软件企业总是能够走在技术发展的最前沿。伴随着技术而产生的就是一系列以软件开发利用为依托的知识产权。因此，对于任何软件企业来说，知识产权的管理与实施策略对一个企业的生存与发展都至关重要。本文试从软件企业的角度，并结合软件企业自身的特点，从管理学与知识产权法学两个角度来探讨软件知识产权保管理及其策略，以期对软件企业的知识产权管理有一定的借鉴作用。
二、软件企业知识产权管理概述
(一)软件与知识产权
我国新修订的《计算机软件保护条例》规定，计算机软件是指计算机程序和有关文档。计算机程序是指为了得到某种结果而可以由计算机等具有信息处理能力的装置执行的代码化指令序列，或者可被自动转换成代码化指令序列的符号化指令序列或者符号化语句序列。文档指用来描述程序的内容、组成、设计、功能规格、开发情况、测试结果及使用方法的文字资料和图表等，如程序说明书、流程图、用户手册等。同一计算机程序的源程序和目标程序为同一作品。由于计算机软件的易复制性，自它诞生那一天就面临着被非法复制和使用的威胁，所以为了保证软件知识产权不受侵犯，保护软件开发者的权益，促进软件工业的发展，世界各国都从法律上对软件知识产权予以保护。软件知识产权保护是软件技术得于继续创新的根本，因而政府保护软件知识产权义不容辞。
目前国际社会已形成以《著作权法》保护为主，《著作权法》(包括《计算机软件保护条例》)、《专利法》、《商标法》、《反不正当竞争法》《合同法》实施交叉和重叠保护(如：源程序及设计文档作为软件的表现形式用著作权法保护，同时作为技术秘密又受《反不正当竞争法》的保护)为辅的趋势。由于软件具有技术含量高的特点，使得对软件法律保护成为一种综合性的保护，对于我国企业来说，切忌对仅依靠某项法律或法规解决软件的所有知识产权问题抱有幻想。
(二)软件企业实施知识产权管理的必要性
对于软件企业来说，其日常运营活动主要包括软件市场调研、软件研发及软件产品销售等。软件作为知识产权所保护重要客体之一，势必导致软件企业必须重视企业的知识产权管理工作，否则企业依靠软件所带来的财富将荡然无存。因此，软件企业实施知识产权管理工作是十分必要的，归纳起来主要有以下两点：
1、降低潜在的侵犯他人知识产权的法律风险
软件企业在软件研发初期就要有意识地预防有意或无意地侵犯他人的知识产权。要做到这一点，必须注意以下几个问题。严格按照国际通行做法，避免侵犯他人知识产权，如购买一份软件只能装入”单机”使用；必须意识到，复制软件并向他人提供是一种商业性行为。只有在和拥有该软件知识产权的企业达成协议后，方能进行关于该软件的商业性活动；通过知识产权管理平台熟悉其他企业的软件，在开发软件时避免使用别人的知识产权，确实要使用时，必须和产权所有者协商解决；企业应聘请法律顾问，在可能遇到法律纠纷时，要向公司法律部门咨询，经其严格评估后方能实行。
2、避免及防范知识产权侵权
由于我国软件知识产权侵权现象严重，软件企业必须积极应对，最大限度地保护和利用自己的知识产权，以取得最大的经济利益，这就需要企业必须采取必要的知识产权管理，从而能够最大程度地防范他人侵权所造成的损失。另一方面，软件企业若对知识产权管理工作较为重视，可以对该领域内的研发水平、研发成果何一个初步的了解，以此能够对整个市场及技术领域进行把握，从而能够避免无价值研发的财产损失，同时也能够避免可能由于重复开发而导致的侵犯他人知识产权的被诉风险。
三、软件企业知识产权管理策略分析
(一)制定知识产权管理目标
企业知识产权管理目标可分为以下个层次：
1、宏观战略目标。应有利于促进我国软件行业的进步、经济增氏和社会发展。
2、中观目标。知识产权的立法宗旨是软件企业知识产权战略的中观目标。如我国《专利法》中明确规定”保护发明创造专利权，鼓励发明创造，有利于发明创造推广应用”，就是企业在确立专利战略的中观目标。企业应激励员工发明创造的积极性，保护好自主知识产权，并推广应用于企业与社会。
3、微观目标。最终实现企业的经济效益目标，并与社会效益相得益彰。只有制定了准确与有效的管理目标后，企业才能够真正朝着所制定的知识产权管理目标去发展，从而促使企业能够健康成长。
(二)设立企业知识产权管理组织
软件企业知识产权管理组织机构的设置，就是根据企业知识产权管理的总目标，把企业知识产权管理的各要素配置在一定的位置上，确定其活动条件，规定其活动范围，形成相对稳定的、科学的知识产权管理体系。根据国内外知识产权管理的经验，设置企业知识产权管理组织机构必须遵循以下原则：
1、目标明晰。每个机构以及这些知识产权管理机构的每一部分，都与特定的知识产权管理任务、目标有关，否则就没有存在的意义。知识产权管理组织机构的设立与运作必须以”事”为中心，因”事”而设机构、定职务、配人员。人与”事”要高度配合，不能以人为中心，因人设职，因职找”事”。因此，在知识产权管理组织机构设置中至关重要的一项原则就是目标、任务明晰原则。
2、分工合作。企业知识产权管理组织机构的设置，必须根据专业化原则进行分工，明确每一具体的知识产权管理部门及个人的职责，但分工要适当，既要考虑分工的专业化，又要从合作的角度来考虑把各种分工组合起来，对类似的工作应该尽可能组合在一个部门，这样可以减少部门与部门、人与人之间的工作矛盾，提高工作效率。
3、权责对等。企业的每一个知识产权管理机构都应按权责对等原则设置。有一定的职务就应担负一定的责任，同时也应享有相应的权力。责任是随权力而产生，又是权力的对等物，权力是为了更好地履行职责。责任与权力应该一致，每一个知识产权管理机构都不应有权无责、有责无权或权责不相称，更要避免”因人设事”地建立机构。
(三)建立保密协议制度
企业文件管理方法篇12
企业流程再造对管理信息系统需求
（一） 企业流程再造的管理信息反映与要求
企业流程再造中，流程再造设计是信息技术的基础和目标，信息技术是流程再造设计的工具和手段，流程再造设计与信息技术要相互交融，不考虑企业的绩效和流程再造设计要求，只追求信息技术的高性能，企业就会落入“信息技术陷阱”之中。流程再造设计不能充分、最大限度地利用信息技术，流程再造设计就会缺乏支撑而丧失意义。目前企业基本都应用了信息技术，有的企业甚至采用了先进的管理信息系统，但都不能适应企业以流程再造设计为核心的流程管理的需要。
流程再造设计中的流程是一组活动，从信息角度，需要用信息和信息与人的交互来表达和反映，信息流从动态角度来描述信息及信息与人的交互。信息系统则全面、完整地实现信息流的表达和处理。企业流程再造分为企业流程局部性再造、企业流程全局性再造。企业流程局部性再造就是企业流程不需根本性的再造，对企业流程不是全面的，而仅对企业流程的局部进行改进。企业流程全局性再造就是企业流程根本性的再造，全部企业现有所有流程，重新设计企业流程。企业流程再造从信息的角度来反映，就是信息流的改变和信息系统的改变。信息流的改变包括：信息流的增删改变、信息流的导向改变、信息流的来源改变、信息流的加工改变、信息流的结构改变、信息流的存储改变等。信息系统的改变包括：信息系统改进和信息系统重新设计。信息流的改变最终都要在信息系统的改变中体现和实现。信息流的改变往往反映的是企业流程局部性再造，对应信息系统改进，只有当信息流的改变不再是一种局部的，而是全局的、根本性的改变，才反映的是企业流程全局性再造，对应信息系统重新设计。
（二） 企业流程再造的管理信息系统需求
面向企业流程再造的管理信息系统架构要使企业避免落入“信息技术陷阱”，适应企业流程再造的需要，须要构建面向企业流程再造的管理信息系统。应用软件系统是管理信息系统的核心（以下对管理信息系统体系的分析，均指管理信息系统中的应用软件系统），如何构建企业流程再造驱动应用软件则是关键。企业流程再造对管理信息系统有以下几点需求：
管理信息系统改变的常态管理。管理信息系统改变不再是存在问题时的缺陷纠正，而是企业流程再造的常态需求。而以往的管理信息系统的常态化改变，基本上是由于管理信息系统自身缺陷的纠错，因企业业务变动而导致的管理信息系统非缺陷改变是稀疏的，可能几年才会发生。
管理信息系统改变了企业，它不仅是倡导者还是主要实现者。管理信息系统改变的常态管理，要求企业对于管理信息系统改变不再局限于仅是提出需求，还要自己能够最大限度降低对管理信息系统开发者的依赖下，自我参与且实现管理信息系统改变。由于企业对自身需求理解上的深刻，自我参与且实现管理信息系统改变能准确、高效地实现和达到企业的目标。
管理信息系统本身改变需要是高效且低成本。企业对于管理信息系统改变需要的是高效且低成本，高效、降低成本能促使企业更主动和积极地实施企业流程再造，并获取竞争优势和高收益。
管理信息系统具有良好的可扩展性。除了管理信息系统自身具备了为企业流程再造所需的良好架构，管理信息系统的开发方法的成熟度，也提供所开发的管理信息系统在新增业务上、改进和进化现有系统上、集成多个系统上的高效率、高可靠性、低成本。
组件方法及组件应用系统
（一） 组件技术
组件是一个独立、可替换的功能部分，可以通过它的接口实现服务。软件组件是仅由契约式的指定接口和上下文依赖关系所构成的单元。软件组件可以独立部署，并且它可以由第三方进行合成。
组件具有四个特点。服务性 ：组件提供契约式的接口服务 组件用契约式的规格说明描述其服务，使用者通过其接口得到服务，而无需直接调用组件的内部方法。组件的用户不用了解和实现组件的服务过程和细节。组件的契约式的接口服务使组件具有可替换性，这种可替换性既存在于设计阶段，也存在于运行阶段。组件可以通过市场向第三方购买，提高了企业管理信息系统开发、新增业务与升级的速度。可部署性 ： 组件不仅是一种执行实体，且更是一种可以独立部署的单元，它的部署不需要改变（或重新安装）受其它组件的制约。合成性：组件的最终目的是同其它组件合成形成一个应用系统，尽管组件也可以同其它组件合成形成一个组件。上下文依赖性 ：组件作为一种软件实体，需要一种环境支撑，它与该环境依赖性决定了组件的服务性、可部署性、合成性。这四种性质是组件的基本性质，它决定了组件与其它软件实体：应用程序、对象、函数等的区别。
构建单个组件若要能够快速、经济、可靠实现，在技术上除了要求简单，还要求支持该技术的体系结构和基础设施为人所熟知和接受。现在有三种被组件构建者所熟知和接受的技术模型，即CORBA组件模型、EJB组件模型、微软的COM+组件模型，正不断发展和成熟。目前，已出现支持从需求、设计、实现、测试、部署的组件开发包。这使组件构建者在构建个组件时，尽可能地减少对复杂的组件内部技术以及支撑该技术体系结构和基础设施的理解和掌握，将主要的关注点和精力集中在用一组建模工具去定义组件的接口和服务的规格说明，而代码实现和测试要素生成，则由组件开发包完成。现代组件都可以通过网络远程插入和自动替换。组件构建者还可以向企业用户提供能简单地加入到系统中的组件，使组件企业用户角度可以在不依赖组件构建者和专家的情况下直接把这种组件加入到系统中。企业通过直接和间接方式，利用快速、经济、可靠构建的组件，以积木方式和部件拔插方式，完成一些企业流程的局部性再造，在此基础上，实现企业现有业务流程的重定义和新业务流程的定义。
（二） 组件方法
随着软件开发的需求，组件技术不仅仅是一种软件开发中的末端技术，更重要的是在此基础上形成了一种新的软件开发和生产方法即组件方法，组件方法提出了涉及整个软件系统开发生命周期的组件及组件层次概念 。组件方法是一种软件开发方法，这种方法是以组件为中心，并贯穿于开发生命周期中的所有阶段和所有问题，包括需求分析、体系结构、设计、测试、部署、测试、项目管理和支持技术基础设施。在整个开发生命周期组件的形式不变，仅是粒度的不同。因此，组件在开发生命周期内都是可跟踪的，组件技术方法具有在不同阶段的离散型迭代，使组件技术方法能不断重用。组件开发方法不论组件是己准备好的，还是将组件作为开发项目的一部分都是基于组件。组件开发方法是高度以体系结构为中心的开发方法，体系结构为中心是主流开发方法及大规模分布式系统开发的核心和基础，尤其是基于互联网上系统。体系结构的观点分为四个关注点：技术体系结构关注点、应用体系结构关注点、项目管理结构关注点、功能体系结构关注点。从目前组件方法的成熟度概括，组件方法具有以下特点：
能够高效地构建新领域的解决方案。组件系统构建者能够高效地构造单个组件，是高效地构建新领域的解决方案的基础之一。构建者在开发期间的需求阶段、设计阶段等阶段教能够使用重用以前组件、软件工件、组件方法。构建者还可以直接使用采购的第三方组件。构建新领域的解决方案是首先构建一套完整的行业组件框架，再根据个别企业需求构建具体的解决方案，行业组件框架除了有文档形式的组件，还有大量的可执行的行业通用组件、组件库、组件模板，都具有很高的重用性。针对个别企业的新领域的解决方案实际上是一个实例化的过程。针对新问题高效地修改现有解决方案的能力。个别企业现有的解决方案中，出现了新问题，就是在完整的行业组件框架基础上的实例化、具体化。有效地进化已部署解决方案的能力。要求企业具有管理单个组件库和这些组件之间的简单依赖关系的能力，在开发企业或组件专家的支持下，最终独立地完成现有系统的进化。另外，由于组件系统的部件化，开发企业或组件专家也可通过互联网直接实现系统的进化。有效地集成和进化成套解决方案的能力。把一个应用系统看作一个组件，多个应用系统的集成，就可以视为多个组件协同。简化了对多个应用系统的集成。
（三）应用系统
用组件方法开发构建的管理信息系统中的应用软件系统，首先是关注行业业务，然后关注构建行业组件框架， 行业组件框架是处于一个由通用性、抽象性、合成性三维空间中，企业根据企业自身的需要和特点在行业组件框架基础上，实例化、具体化、去合成性，来实现企业的管理信息系统的应用软件系统。
面向企业业务流程再造的组件应用软件系统
企业流程再造是一种活动、一种过程，而反映这些活动或过程的企业管理信息系统，只能从管理信息系统的构架和构建方法去适应和满足企业流程再造的需求。企业流程再造驱动的管理信息系统，就是要求管理信息系统构架和构建方法符合和满足企业流程再造的需求，企业流程再造的需求是决定管理信息系统构架和构建方法的前提基础与驱动力，也是管理信息系统构架和构建方法的构建目标。以组件方法开发的管理信息系统，具有组件体系架构的特点。
（一） 能够高效地实施企业流程再造的组件方法
由于组件方法能够高效地构建单个组件、能够高效地构建新领域的解决方案、能够针对新问题高效地修改现有解决方案的能力、能够有效地进化已部署解决方案的能力、有效地集成和进化成套解决方案的能力。企业流程局部性再造和企业流程全局性再造不外乎是单个组件的构建或修改、或增加新业务领域、或修改现有系统、或进化已部署的系统、或有效地集成和进化成套，那么，组件方法在这些方面的企业流程不管是局部性再造还是全局性再造都是高效的。例如：企业要增加简单的电子商务业务，根据需求系统要增加电子商务业务组件，并对配送业务等几个业务组件进行修改，这就属于企业流程局部性再造；若企业要将现所有业务改造成基于电子商务业务，企业除了增加电子商务业务组件，还要涉及到所有组件，这就属于企业流程全局性再造。
（二） 能够高效地实施企业流程再造的组件应用系统
组件应用系统具有部件化的特点。组件应用系统在设计期间所有组件不管粒度大小，只要符合接口规范都支持即插即用。组件应用系统在运行期间组件能通过网络平台最大限度地实现多数组件的即插即用和替换。组件应用系统的部件化为企业流程再造提供了良好的架构。
组件应用系统都是基于行业组件框架结构。组件应用系统都是在预先构建一套完整的行业组件框架结构下，根据企业需求具体化、实例化、去合成性的结果。因此，对企业流程的全局性再造是以行业组件框架为基础，企业流程的全局性再造在时间上和投入上都会达到量级的减少。基于行业组件框架结构的组件应用系统，为企业流程再造尤其是全局性再造提供了良好的架构和平台。
综上所述，目前开发应用软件系统的前沿新方法之一，用组件方法构造被企业流程再造驱动的应用软件系统， 是一个较佳选择，这是由组件方法自身特点所决定。但对一个具体的用组件方法开发的应用软件系统，是否能较好地满足企业流程再造的需求，还要取决于开发者对组件及组件方法把握程度，以及企业对自身需求的理解程度。
参考文献：
1.姚家奕主编.管理信息系统[M].首都经济贸易大学出版社，2003
2.[美]Alan W.Brown著.大规模基于构件的软件开发[M].赵文耘等译.机械工业出版社，2003
