单位档案管理论文篇1

2事业单位档案管理的优化对策

如上文所述，在事业单位管理，由于观念、人才、制度、设施等问题，严重影响了档案管理发展，不利于本单位资料、档案的管理与保存，某些资料由于不恰当管理，而导致资料丢失。笔者认为，要想提升事业单位的档案管理水平，必须做到如下几点：首先，转变传统管理理念。对于事业单位工作，通过理论与实践结合，促使档案管理科学化与系统化。有效健全档案管理机制，保证档案管理顺利开展，包含档案归档、档案使用，完善奖惩机制，建立档案保密机制。对于事业单位档案管理，建立专岗专职，主管与分管相结合的管理体系，确保多层次运行，市县分层建档与集中管理。其次，加强档案管理现代化建设。目前，人们身处信息化时代，随着信息技术、计算机技术的日益更新，各行各业均引入现代化技术。对于事业单位档案管理而言，必须建立信息化管理渠道，提升信息化能力，是事业单位档案事业发展的必然趋势，符合时展步伐。要想实现档案管理科学化，必须应用现代化信息技术与管理设备。在传统档案管理中，主要通过人工纸质为载体，记录与存储文档，采用各类教学设备，特别随着计算机技术与信息网络技术的逐渐发展，针对信息档案管理，在确保面对面服务的同时，建立网络服务平台，档案管理趋向信息化、科技化。处于该类情况下，事业单位必须建立健全、科学的数据库，具备信息检索、查询功能，档案管理必须加强现代化建设，通过科学化手段，通过先进管理工具，提高信息处理效率，提高快速检索功能，确保较高保密性，以节约人力、物力，进而提升档案管理水平与效率。第三，强化档案管理人员的工作能力。对于事业单位档案管理，因其综合性较强，在新时代背景下，要求档案管理的先进性、现代化，管理内容页日益广泛。对于档案管理人员，需具备强专业知识，提升工作能力，即可以传统纸质为媒介，又可利用信息技术管理档案，对各类学科有初步了解，对于咨询者的咨询，可提供真实、准确的档案信息。档案管理人员作为档案管理实施者，其水平高低决定了档案管理的落实情况。所以，对于档案管理而言，事业单位必须重视专业人才培养，强化技术培训，有效提升管理人员工作水平，促进档案管理的科学化发展。第四，转变档案管理服务方式。对于事业单位档案管理，档案管理不应只由档案管理部门负责，应转变服务方式。传统档案管理主要为资料提供，而不是一种信息服务职能。目前，各行业正在深化改革，事业单位档案管理必须转变职能，提倡信息服务。因现代网络技术日益发展与更新，在档案管理过程中，必须适当下放管理权限，构建网络咨询平台，为用户提供可靠的咨询服务，指导用户检索、筛选资料，以解决档案空间限制和时间约束，进而提升事业单位的档案管理水平。

单位档案管理论文篇2

外事档案是事业单位对外交流与合作中各项活动的详实记录，是珍贵的信息资源，应该尽可能地保证其完整性。然而在实际工作中，由于外事档案管理人员缺乏管理意识，对外事档案管理的重要性认识不足，以致经常把注意力集中在外事活动的最终结果上，而对于外事档案材料的收集只是走一个过程而已，造成外事档案材料收集出现不完整的现象。事业单位对外事档案管理的重视程度不够，管理意识淡薄，工作效率低，因而不能充分发挥外事档案的作用。同时，事业单位人员的综合素质与工作态度也决定着事业单位的发展高度。若工作人员在外事档案管理过程中缺乏积极性和责任心，延后更新档案内容，不能做好外事档案工作，必将给事业单位的档案管理工作带来消极影响。

2.不重视外事档案管理工作，没有健全的外事档案管理制度

许多事业单位的领导对档案管理不重视，没有配置较好的档案硬件设施，也忽视对外事档案工作人员的培养。档案管理人员没有经过定期系统的培训，缺乏理论知识，管理水平欠缺，难以保持较高的综合素质，无法满足现阶段的社会需要。在信息化飞速发展的当今社会，事业单位外事档案管理工作存在的诸多问题使档案管理日趋落后，缺少信息化的管理手段，阻碍了外事档案管理工作的稳定发展和进步。外事档案的检索有两种形式，分别是计算机检索和手工检索。计算机检索的效率明显高于手工检索，但是事业单位对硬件设施投入资金不够，使得大部分事业单位仍在采用手工检索的方式工作，工作效率难以提高。

3.外事档案管理工作和事业单位改革未能同步进行

外事档案既是外事活动的历史记录，更属于信息资源。随着市场经济体制的进一步发展完善，单位的各项体制、机制、机构都出现了一定的变革。在整个变革的过程中，由于薄弱的档案管理意识，单位只对最为直接的经济效益给予关注，对生产经营直接相关的部门或机构的工作进行重点落实，往往忽视文件收集、归档及利用工作，随着变革中的人员流动，一些技术资料及文件资料流失的现象也会发生。

4.外事档案利用水平较低

外事档案的作用还没有得到充分发挥，对于外事档案管理人员来说，其服务意识淡薄，还没有完全意识到对外事档案材料的收集、整理、保管和鉴别目的都是为了外事档案利用。外事档案内容包括所有外事活动中产生的全部数据、材料及信息资源，应用应该极其广泛。可现阶段的外事档案管理普遍存在轻利用的现象，外事档案管理只是处于进行档案材料的收集、整理以及保管的简单模式上，工作上是“你调我查”，呈现一种消极、被动的状态，就算是利用外事档案，也是在有限的范围内利用，只有当需要的时候，才找上门利用档案，外事档案利用工作一直处于被动状态，降低了外事档案的利用价值。

二、加强外事档案管理的措施

1.提高外事档案管理意识，健全外事档案管理

制度(1)选准、用好外事档案管理人员。将那些细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到外事档案管理员的岗位上来，鼓励他们要干一行、爱一行、专一行，充分激发他们的潜能和热情。在岗位调整时，要考虑到保持外事档案管理人员队伍稳定的重要性，确保该队伍的专业性。(2)与单位外事工作实际相结合，建立完善的外事档案管理制度。外事档案来源比较复杂，种类也不少，要根据外事工作的特点，结合档案管理的规章制度，制定完善的《外事档案管理办法及归档范围》，并严格执行，让外事档案管理工作能够有章可循，这是外事档案工作规范化管理的核心所在。(3)强化外事档案业务培训。要积极选派外事档案管理员参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学外事档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高外事档案管理员的实际操作技能和业务指导能力。(4)强化外事档案保密制度。外事档案有它的特殊性，保密性比其他类档案要求更高，因此在执行一般档案的保密制度时还必须对外事档案的保密制度进行强化。对密级的外事档案要进行单独保管，明确开放利用范围，严格把关查阅审批，使保密工作万无一失。

2.制定外事档案材料收集程序，确保材料收集完整

档案管理部门应该根据各项外事活动的特点，制定相应的外事档案材料收集程序，并严格监督其执行过程。比如要举办一场国际间的学术交流会，邀请大批各国学术专家，那么外事档案文件材料的收集就可以先进行会议现场的视频录像，以记录整个会场的真实原貌，此外收集会议现场发放的各项文稿、图表等有关资料，最后对参与会议的各国专家进行专访，以建立完整的外事档案资料体系。

3.重视声像档案的收集

外事档案材料中占重要部分的是声像档案，主要包括照片、录音及录像等。外事声像档案由于其固有的特性，在进行收集管理上需要注意以下几点：一是建立合理的声像档案管理制度，明确归档范围，并落实责任。将声像档案需具备的六要素制成表格，让摄录像人员完成时进行填写，避免声像档案残缺不全。对现行的报销制度进行修改，使归档管理能够前置，即摄录像工作人员在进行照片冲洗后要向档案部门登记归档，合格后才能够报销，杜绝收集上出现的遗漏。二是为有外事活动的部门配备必要的数码摄录像设备和储存设备，以保证外事声像档案的质量。

4.创造性地开展外事档案管理工作

日益活跃的外事工作对外事档案的管理提出了更高的要求。在进行外事档案管理时，一方面应当认真、切实做好原有的工作；另一方面还应该发挥创新能力，开拓进取，在工作中融入创造性思维。对于相关的档案材料，应当有计划、有目的、有针对性地对其进行有效的整理，以提高档案的时效性以及档案的质量。除此之外，还要不断深化延伸服务，创新服务形式，促进外事档案管理工作的新发展。对于外事档案来说，与普通档案既存在着相似之处，又具备自己的个性特征。外事活动内容广泛、形式多样，会形成如外事文件、计划安排、总结汇报、会议纪要、合作协议、来往信件、照片录像及纪念品等材料。对于这些档案材料，应当定期对其进行有效的整理，并装订成册，然后对其进行有效的分类与保管。5.运用现代计算机信息管理平台外事档案材料的收集与管理属于信息资源的处理，现代计算机信息处理技术的发展给外事档案管理带来了很大便利，尤其是计算机网络技术，可以迅速地将一个单位收集的有关档案文件材料传递到另一个单位，也可以迅速地从海量的档案中找到所需的资料。可见运用现代计算机信息处理技术，对打造信息时代的外事档案管理平台有着很大的优势。

单位档案管理论文篇3

以文件为单位组织室藏，是由少数单位档案部门发起并已产生了一定 影响 的管理方式。对于这种管理方式，档案界各说不一，笔者以此文参与对这个 问题 的讨论。 一、以文件为单位组织室藏消除了传统的档案观念 传统的档案观念，案卷是基本单元。案卷是构成全宗的基本单位，案卷特征揭示了卷内文件某一共性。它是由卷内若干文件、卷内文件目录和备考表组成，以卷（或盒、袋、册）构成保管单位。该保管单位还应具有案卷标题、案卷编号、案卷分类号、作者、时间、保管期限、卷内文件份数等若干标识，形成一个完整的案卷概念。 而以文件为单位组织室藏，则使?档案"或"案卷"的基本特征不复存在。单份归档文件作为室藏的基本保管单位，首先使"档案"这一概念发生了嬗变。档案，是"机关或 企业 等分类保存的文件和材料。"①"是按一定 规律 集中保存而形成文件材料的组合…。相对的系统化、文件的有机体系才是档案区别于文件的本质属性之一。"②这里给档案所下的定义是：1档案是由若干份文件按照一定规律形成的组合体，是文件集合的概念。2档案与文件相互区别的本质属性，是文件的系统化和有机联系，而所谓的文件系统化和有机联系，一般是指文件按类别特征、问题特征、职能特征等构成的相互之间的关系。没有这些特征和相互关系，只靠文号联系，显然就是缺乏文件形成规律的有机联系，也就是从根本上抹煞了档案与文件的本质区另别。这样，以单份文件为保管单位，则使"档案"的概念荡然无存。那么，档案室、档案管理、档案管理人员、档案全宗以及《档案法》中所述一些基本术语的概念都失去了本质上的意义。皮之不存，毛之焉附﹖ 二、以文件为单位组织室藏不适用于 科技 、声像等门类档案管理 以单份文件组织室藏，从 目前 状况 分析 ，仅仅适用于原来意义上的文书档案。文书档案中的单份文件，相对独立性很强，或者说本来就是互相独立的案卷单元。以其为基本单位组织室藏，只要考虑好如何过渡，如何检索即可。而科技档案则与此相反。某一工程项目、某一产品或某一台设备的档案，不管是仅有几份科技文件或几张图纸，还是若干案卷，卷内文件或图纸的 自然 联系是不容分割的。它的各种文件、图纸，仿佛人的肌体，合则生命存在，失则生命丧失。 会计 档案、人事档案和声像档案都存在诸如此类的问题。会计凭证是由若干份凭证以旬或月为单位合订，组成保管单位的。如果以单份凭证为单位保管，则会给管理和查找利用带来不少的麻烦。人事档案往往以某个人为单位组成案卷，如果将某一个人案卷中的各种材料打乱，单份保管，也是不合情理的。声像档案是由某一盘录相带或某一片磁盘组成自然保管单位的，其上面记述了若干份文件或若干项活动，也无法将它们硬性分开单独保存。光盘档案更是以数千乃至上万份的文件组成一个自然保管单位，更是无法将其中的某一份文件分开管理。 如果在一个档案全宗内实行以单份文件为单位组织室藏，其它门类归档材料以案卷为单位组织室藏，必然给档案的分类、编号、编目、统计、保管等项工作带来明显的差别，这种差别是否会给管理带来诸多的不便呢﹖ 三、以文件为单位组织室藏不适用于手工管理 归档文件的最初登录形式，是发文簿或收文簿。根据手工管理档案的经验，通过收发文簿查找归档文件，一般是万不得已而为之的事情。这主要是由于这种检索途径几乎是漫无边际的查找。文件的六大特征，其中仅有文号这一线索一般单位的各种收文由于采取按时间顺序混编的 方法 ，此线索则无。而按发文文号查找，只是在所查文件的文号准确无误的情况下才可以顺利查到。如果不清楚所查文件的文号及准确的发文日期时间长了，多数档案利用者难以提供出这一查找线索，同时没有其它检索途径或标识加以配合，那么，只能从文件标题中查找，这往往会将发文簿从头翻到尾，其效率极低。在一个年收文数千份的机关，用此方法查找某一份收文，更如同大海捞针。由于收发文登记中掺杂了若干不归档文件，须有明确标识才可以辨别归档和不归档文件。如果将归档文件加以逐份标识，则增大了管理上的工作量。但是，手工检索单份归档文件，确实需要重新编制一份归档文件目录。对于身兼多职的基层档案管理人员来说，手工编制数千份归档文件目录，又是一件令人头痛的烦事，而编制完毕的这份归档文件目录，究竟能提供几种检索途径，能否实现有效、快速的检索，都是有待解决的问题。 单份文件保

单位档案管理论文篇4

【引言】事业机构档案信息管控研究引言

【第一章】事业单位档案信息管理概述

【第二章】我国事业单位档案信息安全现状

单位档案管理论文篇5

人事档案改革工作中人事档案内容较广泛主要包括人员的经历、社会关系、个人学历、工作经验、思想道德以及奖励过失处罚等，对于档案人员之后的工作学习等的未来发展起到非常重要的作用。人事档案管理的改革工作是一项持续性较强的工作，现阶段法制化程度较低，在实际工作中存在较多问题，应该在现代化经济体系改革的基础上，逐渐实现人事档案管理的法制化，从而确保其具有法律效益。此外，随着现代化智能化信息网络技术的发展，人事档案的管理改革工作要不断借助信息网络技术，强化管理。但是，目前我国企事业的人事档案管理改革工作没有建立信息化管理体系。在评选优秀工作者的过程中，需要人为的将个人之前的工作经历、学历以及奖励情况等进行分类归档，对比分析，在这个查询过程中，耗费的人力物力相对较大。若建立信息化档案管理模式，可以将人员的各种信息资料直接导入电子系统中，查阅过程中方便快捷，与纸质版的人事档案资料的查询整理相比，具有绝对优势。可以在一定程度上填补目前人事档案管理工作的不足，影响着档案管理的未来发展趋势。

二、人事档案管理改革工作的管理措施

1.强化人事档案管理改革工作的队伍建设。在人事档案管理改革工作过程中，需要加强人事档案改革管理人员的综合素质，树立良好的管理工作榜样，充分调动整个人事档案管理改革工作队伍的积极性与主动性。提高人事档案管理改革相关工作人员的工作热情，正确对待在人事档案改革工作中所担任的责任角色，及时分析工作期间出现的突发性难点问题，制定出科学合理的解决方案，从而提高人事档案改革工作的工作效率。在实际工作中，人事档案改革管理的相关管理人员要定期组织培训学习，在人事档案工作人员的技能水平以及职业道德素质上进行教育培训，可以通过聘请专家开展专题讲座的形式提高人员综合素质。人事档案管理的相关负责人要与时俱进，不断转变落后的管理理念，更新档案管理技术，促进人事档案管理制度体系的改革创新。熟悉掌握先进的计算机网络技术以及信息化管理技术，将这些先进技术广泛应用于日常档案管理工作中，提高人事档案管理质量水平。2.增强人事档案管理改革工作的管理意识。为了保证人事档案改革工作综合管理水平的提高，要在思想意识上，增强管理人员的管理意识以及转变档案管理工作人员的传统观念。首先，人事档案管理工作的管理单位需要重视档案管理工作，加大管理资金的供应力度，科学安排人事档案工作人员。改革人事档案管理制度，在满足档案管理物质需求的基础上，确保人事档案管理改革工作的顺利开展。其次，增强人事档案管理人员对于工作的管理意识，认识到改革工作的重要性，从而提高档案管理改革工作的效率，形成系统化的人事档案管理平台，方便人员信息档案的查询使用。最后，转变人事档案管理改革工作人员的错误理念，使其认识到人事档案工作的管理专业性、系统性、全面性以及细致性特点。增强对管理工作的认知能力，使其更好的胜任人事档案管理工作，熟练掌握必要的人事档案管理办公软件，学习新知识新方法。3.人事档案管理改革工作提高信息化管理水平。随着人事档案管理要求的不断提高，纸质版的人事档案逐渐出现诸多问题和弊端。因此，要在人事档案改革工作中，增强档案管理的信息化水平，在专业化人事档案管理理论知识以及丰富实践经验的基础上，运用科学的管理方法，实现人事档案管理工作的信息化与规范化。第一，在原有的纸质版人事档案前提下，建立人事电子档案，将不同地区的以及不同载体的档案通过数字化的形式进行存储管理。第二，按照已经建立好的人事电子档案，形成企事业各单位的人员档案数据库，满足单位以及个人查阅信息资料的个性化需求。将单位的人事档案软件进行统一管理，查阅软件与管理软件相结合，定期更新人员档案信息。

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数字化档案管理能够使得资料在短时间内归档，在需要利用时能够及时提供。从行政事业单位的角度出发，由于企业管理的对象表较多，人员流动性大，比如职工的人职、离职、调动、退休等，要想能够动态的了解这些情况，并做好准确地统计，按照以往的档案管理模式，必须要将档案进行归档后才能查询。而如今，为了提高办公效率，通过计算机的数字化管理不仅能够了解当前的动态情况，而且在查询方面能够快速的将要查的资料准确地查询到，在一定程度上，提高了搜查率。档案信息具有超时空流动的特点，数字化的档案管理实现了由以往单方面的保存文件信息到如今提供信息的巨大转变，从而有效地提高了行政事业单位的办公效率。

(二)提高档案的利用率

在传统的档案管理模式中，档案基本都是以纸质作为载体的形式存放在档案保管室及档案管里，这在一定程度上实现了档案的保管，但是，却存在着很大的弊端，由于档案数量较多，一旦需要紧急使用档案时，将很难在有限的时间内找到，从而浪费了不必要的时间，而新时期下档案的数字化管理能够更加快速准确地找到所需的档案，从而大大消除时间和空间上的束缚，提高了档案的利用率。

二、新时期行政事业单位档案数字化管理的强化措施

(一)树立档案数字化管理的意识

作为行政事业单位的管理人员，应该紧跟信息时展的步伐，不断地学习新知识和新技能，摒弃以往的档案管理模式，转变档案管理观念，采取新的档案管理手段，树立数字化的档案管理意识，在工作过程中，以自身扎实的专业技能，来做好档案数字化管理的工作，提高档案管理的效率。

(二)制定科学的管理体制和体系

行政事业单位的档案管理人员应根据档案管理的自身特点，从单位档案管理的实际需求角度出发，建立符合单位办公并与单位需求相符的档案管理机制，因此，这便要求档案管理人员必须对档案的工作制度、档案的保密机制、档案安全机制及档案使用机制做充分的了解并把它们有机的联系起来，从而建立一个科学的、可行性的档案管理体系。

(三)实现文书及档案处理的数字化

文书作为一项基本工作，是行政事业单位工作中必不可少的重要工作。档案管理的整体效果直接与文书管理的执行力度及文书工作的质量有关。行政事业单位经常要对大量的电子文件进行处理，有时在收发文件的过程中还必须借助于网络，为了满足工作的需要，行政事业单位应亲自让拟稿人输人所需的稿件，然后依次经过工作流程进行，从而节省文书归档所需的时间，最大程度的减少档案管理人员的日工作量和劳动负荷强度。

(四)提高档案信息的安全程度

在行政事业单位中，其档案的信息及重要的数据在特殊时刻对于单位和个人来说非常重要，在档案数字化的管理模式下，档案管理管理人员应该立足实际，多角度、全方位的做好电脑软件的更新杀毒、重要数据及档案的备份、后续防火墙的设置访问等工作，从而减少意外情况的发生。在我们的档案中，多多少少会涉及到我们的隐私。作为档案管理人员来说，应该做好档案的保密工作，在数字化的档案管理模式下，应该有效预防黑客的攻击，减少文件破损的发生几率，从而来提高档案信息的安全管理程度。

单位档案管理论文篇7

2-数字化档案管理是提升事业单位办公效率的必要手段。采用数字化档案管理，能够使档案数据快速、准确归档，随用随提，快捷、高效，是提升事业单位档案管理效率的必要手段。

3-在数字化档案管理模式下，档案数据的利用率明显提升。众所周知，传统纸质档案大多保存在档案室或档案馆，用户查阅与调取时很不方便。档案采用数字化管理后，用户能够、快捷、方便地查询到自己所需的档案信息，极大地提升了档案的利用率。

二、推进事业单位档案数字化管理的具体措施

(一)大力促进事业档案文书处理过程与归档数字化，提高档案管理效率

在档案管理中，文书处理是最基础性工作，文书处理效果直接关系着档案的质量和水平。在现代信息技术不断普及，事业单位每天处理的档案量不断增多形势下，档案管理者应该将每天收到的档案信息利用计算机进行归档处理，按照批办流程在事业单位内部网内传阅，设置具体的传阅、催办时间。当传阅的待处理文件未按设定的时间进行信息反馈，就应该利用信息技术的优势，及时提醒相关人员及时处理，确保档案管理工作的有效性，防止档案处理延误，档案堆积量不断增大的现象出现;同时，通过这种网络数字化的处理方式，大大缩短了信息传递和反馈的时间，不仅能减轻档案管理人员工作负担，还能极大提升档案管理效率。

(二)构建事业单位档案数字化管理体系

从长远的角度来看，事业单位档案数字化管理是今后的必然趋势，同时也是一项较为复杂的系统工程。在这个过程中，数字化管理体系的整体构建、硬件设备采购、软件系统开发与升级、档案录人、资料备份、档案查阅等都是该系统必备要素。对事业单位而言，其每天工作量大，档案资料较多，数字化管理系统应该采用双服务器的备份方案，确保档案管理安全;此外，要细化档案管理工作，将数字化档案管理细化为操作系统管理、系统维护管理、档案密级管理、性质种类管理等，不断提升档案管理效率。

(三)将数字化档案管理融于单位办公自动化系统中，从而整合数字信息资源，提高事业单位管理的综合效率

在当前事业单位运作中，自动化办公系统已运用得十分广泛，显现出了自动化办公系统的巨大优势。在这种背景下建设成功档案数字化管理系统后如何将该系统与办公自动化系统有效整合在一起，发挥出整体优势成为事业单位档案数字化管理必须要面对的考验。对此，笔者认为应该对办公自动化系统进行软件升级，两个系统间需要开发相互兼容性端口。例如在办公自动化系统中增加档案查询功能，同时档案管理系统要开放查询权限，确保两系统有效整合，实现各系统的无缝链接，提高事业单位管理系统的综合效率。

(四)确保档案数字化系统得到可靠的信息支持

维护好档案数字化管理系统，确保其能安全、高效运行，辅以可靠的信息支撑十分重要。具体来讲应强化以下工作:

单位档案管理论文篇8

前言：

建设单位档案管理系统是建设单位不可缺少的部分,它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。

随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对档案信息进行网络化管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。虽然我国建设单位档案管理起步晚，经验不足，管理水平也不高，但建设建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟。

一、建设单位档案管理的网络化条件已经具备

1.网络硬件的发展。90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设单位档案馆（室）网络化建设提供了前所未有的条件。

2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

二、建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题

1.由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。

2.虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。

3.在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。

三、建设单位档案馆（室）网络化建设的构想

1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。

2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。

3.开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。

4.培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。

信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。

单位档案管理论文篇9

它主要有：会计凭证、会计账簿、会计报表及其它与会计工作相关的资料的收集。每个月当负责各个会计工作的人员把自己负责部分的会计资料收集装订好统一放入指定的柜子中保管，收集装订满年后，统一交给负责会计档案管理的专管员，并填写移交清册，双方确认册数及时间期限，分别签字。

2.会计档案的整理

会计档案专管员把上述移交的各类会计档案进行分类整理，按照时间、类别整理后进行下一环节的工作。

3.会计档案的形成

对各类会计档案整理后，进行分类编写目录号、案卷号、册数起止时间和保管期限，之后把各类会计档案装入专用的会计档案盒，最后填写会计档案保管清册。

4.会计档案的销毁

根据《会计档案管理办法》规定：会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后第一天算起。保管期满的会计档案由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

二、会计档案管理中存在的问题

1.会计档案管理环节中的问题

会计人员在收集和装订原始凭证和记账凭证时，为了图方便快捷，往往让一些见习人员和助管的研究生为其整理排序并进行装订，但这些人员大多是非专业人员和实践经验较少的人员，在整理和装订过程中，可能会把记账号弄错或把原始单据中的重要信息在装订中显示不出，把票据号等装订了看不见。这样的问题对管理人员、检查人员及相关人员查阅和审计都造成很大的影响。会计档案专管员在整理过程中，同样也会让非专业人员进行整理，在这过程中，可能会造成档案缺册、案卷号不连续等情况出现。由于不熟悉业务的人员在编写案卷号时，没有查询各月份各个记账凭证中有多少号和册数，就会造成缺号和漏把某一会计档案编制入册。而这样的结果也是由于单位管理制度不完善，各个会计人员查阅会计资料时没有相应的登记、借阅制度，还容易使会计资料丢失。在会计档案的保管期间，由于单位没有完善健全的档案管理制度，考虑到办公地方的有限，大多管理人员不愿意把有限的空间用来保管会计档案，导致会计档案专管员只能将这些档案随意堆放，这样会使会计档案毁损的较快，重要的资料由于潮湿和不良的保管环境而缺损。说到会计档案销毁环节，很多事业单位就没有这一环节。销毁到期档案是件非常严肃的事情，需要单位主要负责人在销毁清册上签署意见，这是《会计档案管理办法》的规定。然而在实际中，很多领导不愿出头，冒风险去销毁，有的单位办公条件不错，领导宁愿增加房间和几列柜子用于堆放早已到销毁年限的会计档案。那一些办公环境差的单位就只能到处用一些纸箱堆放，造成保管环境的不合规。为什么应销毁的到期档案不能销毁呢？究其原因：主要是领导人不愿承担销毁的风险，因此决定销毁工作能拖就拖，能推就推，反正不会在自己手上进行销毁。同时事业单位会计档案保存年代久，会计档案专管人员换了数任，现任专管人则认为：销毁会计档案需要编制会计档案销毁清册，同时还要进行鉴定有无未完结的账务凭证，那样需要单独抽出做好记录，而会计档案形成时间久远，工作量大，任务繁重，根本没法开展此工作，所以，能拖一时就一时。

2.会计人员在管理中的问题

在会计档案工作中，人是最活跃最积极的因素，也是发展这项事业的关键。包括主管档案工作的领导人、管理人员以及其他相关从业人员所有人员的观念和素质决定着档案工作的质量。在管理中，领导只重视会计技术人员素质的提高和继续教育，没有将提高档案管理工作人员的专业水平纳入计划和要求，大部分档案管理人员专业出身较少，知识面较窄学历偏低，甚至于有些档案管理人员是从其他的岗位转调过来的，且平时档案管理人员进修学习的机会不多，缺乏系统的档案知识培训，致使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上形势的发展，缺乏创新和活力。

3.事业单位的档案管理信息化建设不完善

虽然事业单位会计档案管理工作基本上都配备了现代化办公软件及设施，但仍存在由于电脑设备及软件更新升级不到位等现象，导致会计档案管理系统不够完善，甚至有些单位根本就没有专门的会计档案管理系统，而只是一些Word文档和Excel文件，并且其功能只停留在处理文字、收集资料和编制清册等基本数据处理上。即使有专门的管理软件也会由于信息管理的漏洞和软件的更新不及时，从而导致整个单位的网络安全存在隐患。而没有专门管理系统的单位，其管理介质只有纸质文件，档案管理数据库的建立和现代化信息技术相距甚远，严重影响了会计档案管理质量。

三、针对会计档案管理存在的问提出几点建议

1.单位应建立起会计档案管理的相关制度

要想管理好档案的工作，就必须有文字性的文件对其进行规范，否则只会是口头上随便说说，没有成文的文件，对会计档案管理是起不到任何作用的。

2.提高领导人员及管理人员的档案管理意识，加强管理人员的培训，提升其管理素质

首先，领导人应该重视会计档案的管理工作，不能只把重心放在会计业务的处理上，而忽视了档案的保管工作。每个单位的档案管理工作是反映这个单位的历史成长资料，而其会计档案管理工作是记录这个单位的资金及账务处理的，同样对单位的管理起着重要的作用，并且这也是法律规定的责任和义务。应把会计档案管理培训列入会计继续教育计划中。其次，对会计档案管理人员的培训应当重视，这项工作不是会计工作中可有可无的。会计档案管理人员的专业素质直接影响了会计档案管理的质量，这是对外来借阅者、审计人员和上级检查人员负责，更是对本单位的管理负责。会计人员对会计档案规范化整理的熟知熟练程度决定了会计档案案卷质量的高低，因此必须将会计档案管理及操作技能的培训纳入会计人员岗前的培训中，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。再者，认真贯彻《档案法》和《会计档案管理办法》的相关规定，让领导人员及管理人员懂得，销毁到期会计档案是法律法规的明文规定，对到期的会计档案，如果没有涉及职工利益的，诸如工资花名册、工资底册，工资台账等以及没有未完结的账款应收应付，领导人要消除顾虑，积极配合会计档案的销毁。专门负责的档案管理人员同样不怕麻烦，做到按法律法规的规定销毁到期会计档案，既合法又合规并且还能减轻工作人员负担和单位的负担。最后，把培训工作和销毁工作落实到实处。

3.加强单位信息化建设

事业单位应重视对电子信息化的建设，关注计算机系统和网络的安全，及时更新单位运行软件。计算机系统的维护应保持持续性，稍有不注意，就极易遭到攻击或破坏，如数据易被篡改，软件被修改或破坏。这些数据对每个单位都是极其重要的，如果系统遭受病毒，极大可能会泄露单位的机密。其次，计算机系统的自身安全和保护功能非常薄弱，而单位的信息中心又不可能进行全盘的查杀，这样会造成单位电子信息运行无法正常使用，导致整体运行瘫痪。只能是尽量保证不再引入更多的恶意软件，所以，档案管理人员在操作电算化系统时就要保证随时查杀电脑中的病毒，避免以后无法承担的后果。最后，事业单位电算化会计操作人员和档案管理人员必须采取积极的态度，利用有效手段和严密防范措施来保证事业单位电算化会计档案资源的安全。

4.加大会计档案管理的监督力度

各检查机关，如财政部门、审计部门和税务机关，应加大对各单位会计档案管理的检查力度，让各个单位对这项工作引起高度重视。因为会计档案管理也是会计工作中一项不可或缺的部分，对单位的持续管理起着重要的作用。事业单位应将会计档案管理与内控制度相联系，形成有效的管理机制。

单位档案管理论文篇10

2、行政事业单位的档案管理工作繁琐复杂，而且具有非常严格的政策严肃性，例如：社会保险金的参保人员档案关系到社会保险者的切身利益，行政事业单位人员信息关系到每一个人的工资与退休等。这些档案的有效管理不仅需要高效率，而且需要严格规范。利用信息化手段进行管理，可以方便查阅、防止篡改、有利于保密。

3、原来的档案管理工作依靠人工操作，成本高，效率低。采用信息化管理以后，虽然对于档案员的信息化素养要求更高了，但是由于采用的电脑进行管理工作，可以精简人员编制，减少管理工作的成本。无纸化办公的实现，减少了对纸制品的消耗，对于当前提倡健康生活，低碳生活具有积极意义。

4、通过网络信息技术，将档案信息上网，这样可以让每一个档案信息人员可以通过输入自己的基本信息进行档案查阅，如工资发放情况，社保情况等，这样有利于增加政府工作透明度。所以，档案管理的信息化客观上推动了社会的民主发展的进程。

二、行政事业单位如何提高档案管理的信息化水平

为适应当前社会经济发展的需要，行政事业单位应尽快建立起现代化的档案管理系统，走档案管理信息化之路。笔者认为实现档案管理信息化应从以下途径进行：

1、领导重视是档案室信息化建设的根本保证

档案管理工作的信息化建设不仅需要投入大量的资金设备，而且需要引进专门的人才，同时需要在档案管理信息化建设过程中加大建设工作的督促与制度的强化。而这些工作还不是一蹴而就的，需要经过一段时间的积累，才能从设备管理、制度、人员上到位，而且档案管理的方法程序还需要社会人员的适应与接收的过程。才能真正付诸实践应用。因此，要让单位领导充分认识档案信息化的重要性，认识到档案信息化对各项事业创新与发展的重要性，把档案工作纳入主要领导的议事日程，纳入部门的考核，纳入档案人员的职责范围。

2、着力提高档案标准化、规范化水平

档案信息化系统建设的好坏的衡量标准是档案管理工作最终的标准化、规范化水平的提高程度。所以，一方面要加强档案信息管理平台的建设，管理软件不能够杂乱无章，系统要具有整体性、可操作性。同时要建立档案信息化管理的规范制度，没有制度的信息化必定是混乱的，所以要从人员的职责、操作流程、监督管理程序等各个方面进行严格把关，形成相互的监督制约机制。要建立起档案网络管理系统，实现档案的统一化管理，集中化管理，实现档案信息从接受、整理、归档、著录、存储到开发利用的现代化管理，从文件材料的产生开始，参与撰写、检索、借阅、编研等文件处理和档案管理的全过程，这样不仅使得管理规范化，而且有利于档案资源的共享。

3、加强档案管理人员素质的培养

单位档案管理论文篇11

关键词：

执法单位；文书档案；管理效率

引言

对于执法单位来说，其在进行文书档案的保存工作上，主要保存的是本单位中有关单位的党务、单位的行政执法、以及单位在进行行政管理的过程中的活动的档案等等。在大多数情况之下，存档案、大小会议的会议记录、发文的原件等等相关的文件资料是由办公室这一部门来进行保管的。而所谓的文书档案，则主要指的是在档案进行处理完好以后，其自身还具有保存价值的文件。在执法单位中，办公室这一部门是其在进行管理过程中的关键组成部分，其主要负责的任务有：处理执法单位的日常业务、传达执法单位所要下发和收集的消息、对上下级进行协调和沟通，而这些任务涉及到了执法单位管理水平的高低。由此可见，只有提高执法单位的文书档案管理水平，才能够有效的提高其管理的效率，才能够真正的确保单位的正常运转，促进单位的稳定发展。

1.在执法单位的文书档案管理过程中所存在的问题

新的时代带给我们的不仅仅是新的商机、新的机遇，更是新的挑战和新的要求、新的标准。在新时代的发展中，我们可以明显的看到执法单位在进行文书档案管理的过程中出现了有待解决的问题，这些问题对于执法单位的文书管理造成了明显的影响，并且对于执法单位的发展造成了一定的阻碍，因而我们必须对这些问题加以分析，发现问题的所在并且将问题进行有效的改进，这样才能更好的帮助执法单位进行发展。

1.1执法单位对于文书档案管理的重视程度不够

执法单位发展的主要的目的，不仅仅是为了帮助单位的人员可以获得其所应得的酬劳，更是为了更好的服务于社会。文书档案的管理工作记录了执法单位的各项活动和相关的业务，不能够帮助执法单位产生直接的经济效应，这就直接导致了很多的管理人员对于这份工作的不重视。并且在执法单位的管理过程中，对于文书档案的管理理念也相对于薄弱，重视程度不够强，很多管理人员认为，文书档案管理这项工作没有实际操作的价值，并且不含有任何的技术含量，在他们看来这项没有任何意义的工作可有可无。

1.2管理的制度不够完善

随着经济的不断发展，很多执法单位在管理系统上都开始进行不断的改革，在管理制度和服务水平上都有着一定的提高，但是由于执法单位自身的不重视，在文书档案的管理上一直没有一个准确切完善的管理制度，这一制度的缺失就直接导致了管理的不善，很多管理人员因为没有制度的管理所以。不仅如此，文书档案管理的管理理念也一直没有更新和确定，很多执法单位对于文书档案在管理的过程中没有一套对应的流程。因此，在进行管理的过程中没有办法进行统一的收集和整理，这就让文书管理缺乏明确性，对于文书档案的利用率低，使得文书档案逐渐失去了自己的作用。

1.3执法单位的管理人员素质偏低

很多执法单位都认为文书档案管理工作没有实际的意义和价值，因而在执法单位选择人才的过程中，往往都只重视法律等相关人员的培养，而忽视了对于文书档案人才管理。这就直接导致了，很多文书档案的管理人员素质都普遍偏低，这种素质的偏低不仅仅是思想观念上的，更是业务管理水平和管理能力上的，这些都不在符合现代执法单位的发展要求，更严重的是，很多执法单位在文书档案管理这一职位上所应用的员工都不是专业人员，其自身并不具有文书档案管理的专业知识和专业技能，这些问题都直接造成了执法单位在文书档案管理方面的不规范化。

2.如何提高执法单位在文书管理上的效率

2.1提高执法单位中文书档案管理人员的素质

无论什么单位，其自身的规章制度都是有员工所定制出来的，对于文书档案管理来说也是一样的，整个管理的过程都是由员工来进行的，所以想要从根本上提高文书档案管理的效率，就需要有效去提高文书档案管理人员自身的素养。这种素养主要可以分为两个方面，第一个方面指的是文书档案管理人员的思想认识，也就是专业素养，并且强化他们自身的服务意识；第二个方面则主要指的就是文书档案管理人员自身的责任心，以及其自身是否具有一定的学习能力，这些都是培养一个文书档案管理人员的重要方面。除了以下两个方面，作为执法单位的管理人员还需要对于文书档案的管理人员进行定期的考核，经常检测管理人员的专业素养，只有这样才能保证这些管理人员能够有效的去适应文书档案的管理工作。除此之外，对于执法单位中的文书管理人员，执法单位需要适当的去提高他们的地位，并且帮助其解决在生活和工作中所遇到的问题。

2.2优化文书档案在整理过程中的工作环节

对于执法单位来说，在进行单位文书档案收集整理的过程中，不仅仅是要依靠执法单位人员的实干、苦干就可以取得一定成绩的。如果执法单位的工作人员仅仅是依靠所谓的认真做事来进行工作，那么执法单位的发展就会被逐渐的限制住，而且其工作效率也不会得到一个有效的提高。所以想要真正的解决这一问题，就需要执法单位的文书档案管理工作人员熟悉整个工作流程，并且对于整个工作过程进行有效的了解，梳理一个整理的流程。然而在文书档案管理人员工作的过程中，不仅仅是依靠这些就可以取得成功的，还需要结合各个不同的部门，和各部门之间处理好关系，让各部门在上交文书的时候就进行整理，方便文书档案的整理人员更好的进行收集和整理。作为文书档案的管理人员，需要告知各部门如何对部门中的文书档案进行整理和收纳，需要告诉部门成员他们需要什么，不需要什么，而不是让各部门成员一味的进行整理而忽视了整理的内容，这样不仅仅让整理人员的工作量加大，也给文书档案的管理人员自身带来了一定的麻烦。

2.3加强对于执法单位文书档案的集中管理

由于当前很多的执法单位对于单位中的文书管理工作管理的过于松散，这就直接导致了管理工作的工作效率低下，管理人员，对于需要进行整理的档案整理的不够及时。根据这一问题，需要执法单位在单位的内部建立起专门的档案室来进行档案的管理，并且对所需要管理的文书档案进行定期的整理和归纳，尽可能的保证文书档案在进行寻找的过程中方便快捷，并且要求文书档案管理人员，针对不同用途的文书档案进行分类整理，把重要的资料单独存放。在执法单位中，除了一些特殊的岗位和部门，其他的部门则需要把文书档案全部送到档案室进行保管，这样可以在一定程度上杜绝了一些人在档案上进行二次修改，改变事实，并且绝对不允许管理人员把档案进行自行保存。除了需要对于纸质文件的保存，还需要对各部门开会所用的音频、视频以及电子文档等资料进行分类保存，这样才能让文书档案的管理工作变得更加规范，同时也在一定程度上提高了文书档案管理的效果和工作效率。

2.4应用现代化的设施进行保管

由于现代科技发展的越来越迅速，为了更好的保存文书档案，可以应用电子设备。如：不同的部门使用不同的二维码，在进行文书档案的上交时进行二维码的扫描，这样可以直接确认不同部门的上交情况。不仅如此，应用电子设备也可以帮助文书档案的管理人员在寻找相关的文件时候提高寻找速度。

总结

根据以上分析和讨论可以知道，想要真正的提高执法单位的文书档案管理的工作效率，首先需要改善的就是执法单位自身对于文书档案管理的态度，不能一味的不重视、不采用，并且有效的去提高文书档案管理人员的管理素质和专业素养。并且根据自身单位的实际情况进行分析，进一步的推进文书档案管理的信息现代化的进程，提高文书档案管理的效率。

作者：王明 单位：长春市食品药品监督管理局经开监管所

参考文献：

[1]贺飞.浅谈执法单位文书档案管理效率的改善措施[J].办公室业务,2016,12:128.

[2]贺飞.试论执法单位如何加强文书档案管理[J].办公室业务,2016,14:107.

[3]刘睿智.“决策论坛——企业行政管理与创新学术研讨会”论文集（上）[C].2016:1.

[4]朱清昆.“决策论坛——企业党建与政工创新工作发展学术研讨会”论文集（下）[C].2016:1.

[5]吴艳红.办公自动化与文书档案管理[A].“决策论坛——企业党建与政工创新工作发展学术研讨会”论文集（下）[C].2016:1.

单位档案管理论文篇12

要顺利完成艺术档案管理的八要素,整理和利用是关键。在对艺术档案进行科学整理方面,要严格按照文化部和国家档案局制定的《艺术档案管理办法》的分类标准,它是科学进行艺术档案整理的工具和参照,对一个单位艺术档案管理科学化和规范化具有方法论意义。该分类法根据文化事业发展部门设置和文化艺术生产的活动的规律,按照艺术档案产生的领域,从大的范围内,确立了艺术档案宏观划分的六大类,第一,文学创作材料:包括文学创作活动形成的材料;文学本(手稿与印刷本);创作素材材料;采风材料。第二、艺术表演材料:剧本,包括导演本、演出本、改编本、移植本、外国剧作译稿;还应保留创作的手稿、修改本、发表本。一般在收集时,归档最后定稿外,还需保留首次修改稿,以及演出时的字幕电子版本;导演和舞蹈编导材料、导演构思、导演计划、导演阐述、排练计划;场记、舞台调度材料;舞谱材料;总谱、分谱、旋律曲谱、钢琴谱、合唱谱;剧照、造型照、空景照、气氛照、活动照;角色手记和演员心得;舞台布景设计和制作图;灯光设计图等。第三、美术、摄影材料:包括绘画、雕塑、工艺美术、民间美术、书法篆刻、美术展览、摄影艺术等活动材料。第四、社会文化材料:群众文学、群众艺术活动、群众艺术业务培训和辅导、群众文化艺术理论研究、民族民间艺术调查、传统民族民间艺术挖掘、抢救、整理、馆(站)举办的或参加市、区、街道各类文化艺术节等活动形成的材料。第五、艺术研究材料:文学艺术论著研究、美术研究、艺术史研究、艺术品种研究、艺术专题研究、艺术作品研究等形成的材料。第六、艺术教育材料:艺术教育教材、教案、教学大纲;教职人员在艺术教育实践、创作研究中形成的材料;师生艺术采风收集、整理的材料;学生艺术实习、毕业演出形成的材料;学生艺术实习作品材料;学生艺术学科优异成绩材料。

以上这六个方面的分类实现了对全部文化艺术档案进行艺术学科体系的科学划分,是文化艺术单位管理艺术档案的总纲和依据。具体到一个单位,则对照以上六大类,来确定本单位的艺术档案。比如河北省艺术研究所的艺术档案,业务类参照该分类标准的第五部分,即艺术研究材料,包括文学艺术论著研究、艺术史研究、艺术品种研究、艺术专题研究、艺术作品研究等形成的材料。比如该单位研究室完成的《河北戏剧》、《河北皮影•木偶》、《河北梆子文化述论》等相关文艺科研成果。我在整理本单位艺术研究档案的时候,注重从艺术研究部门在课题调研、艺术科研与研讨、戏剧作品观摩等职能活动内容方面去归类、组卷,建档,分类清楚,组卷规范,收到不错效果。