城建档案数字化建设研究:建设数字城市与城建档案数字化的思考

摘要:本文从建设数字城市对城建档案服务需求的变化,描述了在数字城市建设中城建档案工作如何适应数字城市建设的需求,探讨数字城市建设于城建档案数字化发展的模式及方向。

关键词:数字城市 档案 数字化

随着信息技术的迅猛发展,使我们加速了进入数字时代,数字城市建设的实施将使城建档案事业的生存和发展发生了巨大变化。“数字城市”数字化图书馆工程的启动,已使我们真切地感受到数字时代强烈脉搏。作为城建档案部门,如何应对数字时代的挑战,使档案管理跟上时代的步伐,已是城建档案馆和城建档案工作者,不得不面对的问题,加快城建档案数字化建设已势在必行。

一、“数字城市”的概念。

“数字城市”是对城市发展方向的一种描述,是指数字技术、信息技术、网络技术要渗透到城市生活的各个方面,这将是世纪之交最重要的技术革命。具体的讲“数字城市”是指综合运用地理信息系统(GIS),全球定位系统(GPS),遥感(RS),多媒体及虚拟现实等现代化信息技术,实现对城市地理、自然资源、生态环境、人口、经济、社会和城市设施、城市规划、建设、管理等信息的采集、更新和集成。“数字城市”就是指在城市规划、建设与管理以及城市生产与生活中,充分利用数字化信息处理技术和网络技术,将城市的各种数字化信息及各种信息资源加以整合并充分利用的一个技术系统,它是一个立体的五维的空间信息管理平台。发展“数字城市”是今后城市实现信息化并抢占数字地球制高点的重要方向。“数字城市”主要有通信网络平台、软件技术、数字信息及资源三部分组成。“数字城市”的基础平台是一个开放、分布式的基于Intcrnct网络环境的各类数据存储、管理、更新、查询、处理、分析的软件系统。“数字城市”的数字信息及资源主要由空间数据、属性数据、应用模型系统等组成。其空间信息资源是支撑数字城市的重要基础。是数字城市运转的能源,它主要包括各类多光谱、多时相、高分辨的城市遥感卫星影像、航空影像,大比例尺电子地图,有关城市人口、经济、社会、资源、环境、发展等与电子地图相关的图形、图表和文本数据库,核心是有关城市土地利用、城市交通、各类建筑物等各种数据。“数字城市”实际上是一个实实在在的城市综合管理和决策系统。

二、“数字城市”与城建档案的数字化。

透视数字城市的定义,其涉及的有关城市规划、建设、管理等方面的信息是城建档案接收的范围。也就是说,城建档案应该成为数字城市重要的数据源。为适应数字城市的需要,城建档案应加快数字化建设,在“数字城市”工程启动时,数字化的城建档案将与建设系统的规划、市政、园林、房地产等部门的专业信息构建城建信息系统,成为数字城市的有机组成部分。

数字档案馆实际上是一种虚拟档案馆,其信息资源是所有上网档案管理部门的数字化档案信息,因此数字档案馆的建立有赖于档案馆馆藏的数字化,并将数字化的档案信息上网提供利用,数字档案馆是一个数字系统,它把产生于不同部门以各种载体存在有关城市建设活动中形成的信息资源以数字化的形式储存,以网络化的方式相连接集中管理,并为城市建设活动服务,它是城市建设活动的信息收集、整理、加工、贮存、利用、咨询、交流和服务中心,城建档案数字化,简单说来,就是利用计算机技术对档案文字、内容、图形、音像等进行数字化整理的过程。它包括两个方面,一方面是对收集档案进行主题词等标引项的录入,实现计算机检索,即机读目录;另一方面是对馆藏档案内容分门别类进行全文输入,实现磁盘存储,即机读档案。

城建档案工作,是建设“数字城市”的基础工作。城建档案作为城市规划、建设、和管理过程中直接形成的真实记录,蕴藏着丰富的信息资源,涉及城市规划、建设和管理的各个部门,内容包括建筑物、城市道路桥梁、城市公用设施、城市地下管线、城市规划、城市建设管理、地质勘查、地形图以及有关城市人口、社会、资源、环境等城市基础资料,其载体形成有文字、图纸、图表、照片、遥感卫星影像、航空影像、电视影像、电子磁盘、光盘等。因此城建档案应该是“数字城市”中海量数据采集的源泉和基地,应当成为数据存储、管理、处理、查询、检索、传递等数字化信息服务的工作基地。“数字城市”所需的信息数据大部分不是原始的档案资料,而是经过编辑加工并且数字化处理的数据信息。城建档案工作也就应当作为以“数字城市”为目标的信息化建设工程的一项重要的基础工作。

城市是人类活动的中心,也是一个国家一个地区的经济文化政治中心,城市化是人类文明发展的必然趋势,实现城市信息化是一个城市经济社会发展综合实力和文明程度的重要标志,是中国融入全球化浪潮的首要和必要条件。"城市数字化”充分利用数字化及其相关的技术和手段,对城市基础设施建设、社会经济发展等各方面进行全方位的信息化处理和利用。城建档案是城市规划、建设、管理的知识结晶,城建档案馆是城市高速发展的产物,也是城市建设最大的信息服务基地。电子文件是现代数字化城市建设的必然产物,是我们城市建设档案的新生代。被人们熟悉的传统载体的档案文件将被数码世界所产生的新载体所取代,这将证明“数字城市”建设与城建档案数字化工作有着密不可分的关系。

三、“数字城市”与城建档案发展方向。

城市作为区域中心必将成为数字地球的焦点,城建档案馆作为接收保管城建档案提供信息资源为城市建设服务的基地。未来的数字城建档案馆无论在学科理论还是管理模式方面都是空白,但先期启动的数字图书馆工程或许可以给我们有益的启示,数字图书馆是以统一的标准和规范为基础,以数字化的各种信息为的底层,以电子商务为管理模式,以宽带高速网络为传输通道,将丰富多彩的多媒体信息传递、保护、利用等全过程。档案馆与图书馆相比,同样是海量信息的保管基地,面向社会提供咨询利用服务,在制定学科理论和建立管理模式方面有一定的借鉴意义。但城建档案毕竟是城市规划、建设、管理过程中形成的原始记录,具有凭证作用和密级等其他档案属性,档案数字化要求最大限度地保护档案的原貌,网上管理强调确保档案安全,注意使用权限保护。另外,城建档案与城市三产三业紧密相连,具有现实性、动态性强,内容精度要求高,档案成套性的特点。在表现形式上,涉及各种工程文字资料、图表、设计图纸、地籍图、管线图、照片、录像资料等。因此我们在建立数字档案馆发展数字档案的时候,要考虑城建档案的特点和数字城市的要求,适应“数字城市”建设需要,城建档案工作必须拓宽思路,提高素质,不断适应现代社会信息化飞速发展的需要。在提高城建档案现代化管理水平的基础上,努力向“数字档案馆”建设迈进。实现这一宏伟目标,必须认真做好以下工作:

1.以城建档案馆为基础开展建设信息化工作,做好本城市的基础地理信息、数字化建设工作,抓紧大规模的数字化信息资源建设,“城市数字化”为我们描绘了一个体系完善、功能健全、组织有序的数字信息体系蓝图,而城市数字化是一项复杂工程,不可能一蹴而就,不是靠简单的大规模基础设施建设和技术产品的堆积就能实现的,数字化信息资源不足,以及信息资源配置不当,同样会使耗费巨资建设的网络造成浪费。如有些城市的城建档案馆虽然已进了先进的GIS系统,但目前仍基本上停留在城建档案资料的目录管理上,著录的档案内容信息基本上以检索利用为主,还不能进行内容信息自动分析研究、数据采集,还不能实现城建档案资料的信息化管理。有些馆已开始进行一些数字化和网络化工作,但目前还未与“数字城市”建设工程真正联系起来。关键是缺乏信息开发的专业人员、网络技术人员、数字化处理人员。现有的工作人员大多数有实际工作能力,缺乏理论水平。特别是县级城建档案馆的工作人员水平低,缺乏数字城市建设管理知识,整体素质不能适应社会信息化飞速发展的需要。

2.扩大城建档案接收、收集范围,特别要有目标地、有重点的收集与“数字城市”建设有关的档案资料。注意分析研究城市规划、建设和管理工作者利用需求以及“数字城市”建设工程数据采集的内容需要,有重点的收集与“数字城市”建设工程有关的档案资料,如建设用地管理、建设工程规划管理、房地产拆迁管理等方面的档案;工程勘测档案注重城市地图、数字化地形图、城市建设工程测量图、地下管线图等。工程建设档案主要有建设项目前期形成的文件、图表、施工文件、竣工文件以及照片、录像等,对这些档案资料要进行定性分析研究。

3.为适应数字城市带来的信息化时代的新技术要求,城建档案馆必须紧跟城市建设工作步伐,及时开发馆藏信息资源,深层次地编辑各种基础数据,紧扣“数字城市”这一主题,围绕城市建设做文章,积极培养和引进复合型专业人才,就一定能够建成数字城建档案馆。

4.城建档案馆应积极制订数字化档案信息规划,分阶段对馆藏各种载体档案与信息进行数字化技术转换,积极争取把档案馆建设成本地区的城市信息中心和数据中心。数字化城建档案馆需要具有与现代化接轨能力的管理人员,人类社会进入网络信息数字化的时代,数字化改变了信息处理模式,档案馆的数字化已成为社会发展的必然趋势。城建档案管理人员应掌握现代管理技术,建立与现代化接轨的城建档案管理体系,以适应数字信息时代的发展。力争建成功能最全、管理科学、服务高效的现代数字化城建档案馆。

城建档案数字化建设研究:关于城建档案数字化建设的几点思考

随着计算机网络技术的广泛应用,城建档案管理面临着一次大的革新,即档案的数字化建设。档案数字化进程的发展、数字城建档案馆的建设已成了各地建档案馆的工作重心。相对于传统纸质档案而言,其具有信息存储量大、节省贮存空间,提高了工作效率、节约查询时间等特点。在现代社会, 随着社会信息化进程的加快，城建档案数字化建设的有一定的紧迫性,城建档案作为城市规划、建设管理的信息资源，其重要性正日益凸显出来。

面对网络时代城市建设迫切需要远程、公开、快捷的城建档案信息，面对馆藏日益增多的案卷，传统的城建档案保存方式已明显难以适应迅速发展的新趋势。以往一直采用的柜架式纸张保存和目录式管理，不仅占用了大量库房空间，管理成本高，而且易黄、易蛀，保管时易损坏；同时，城建档案数据库中分类信息复杂，靠手工查询速度慢。由于城建纸质档案量大，查阅起来耗时、耗力。传统城建档案使用的种种局限给城建档案管理提出了更高的要求，信息技术的日新月异也给城建档案工作带来了新的研究课题。这一切，都使城建档案数字化建设提上了议事日程。

2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，城建档案数字化建设的问题引起了人们的关注。

城建档案信息数字化就是把纸质档案通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储城建档案信息。城建档案的数字化并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程。我们有必要对这个过程的各个环节进行深入的分析和研究，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划好城建档案管理的数字化之路，为今后的城建档案数字化建设打好基础。

１．确定城建档案数字化指导思想与原则

城建档案数字化指导思想是：以需求为导向，以利用为目的，充分利用计算机软硬件功能，最大限度发挥人力资源和数字化加工设备能力，保护馆藏城建档案原件完好，保证数字化城建档案真实准确，更好地发挥城建档案信息资源的作用。

城建档案数字化原则是：遵循重要城建档案数字化的价值性原则、常用城建档案数字化的实用性原则、开放城建档案数字化的开放性原则、褪迹城建档案数字化的抢救性原则、解密城建档案数字化的及时性原则、目录数字化与全文数字化分步的时效性原则、城建档案数字化加工与利用同步的一致性原则。

2.城建档案数字化建设的步骤

城建档案数字化建设需要投入，特别是建设初期软硬件配置投入较大，建成后也要保持一定的运行成本。因此，要按照成本效益最大化理论，细化城建档案数字化建设的步骤，同时优化城建档案数字化的各种资源配置，根据不同的情况，进行城建档案专业人员和数字化技术人员、计算机和扫描设备的合理搭配，构建城建档案数字化投入小收益大的新模式。

2.1建立城建档案数据库

第一步，输入文件级目录。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保城建档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。

2.2加强电子文件的收集和积累工作

电子文件包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合，是未来数字城建档案最主要的来源。为了确保所形成的电子文件不被丢失，保证电子文件是可存取、可利用和可理解的，必须及时对所形成的电子文件进行收集积累。电子文件的收集积累，不仅保证电子文件的真实性，还维护了它的系统性、完整性，同时，也防止了存有信息内容的载体在个人手中发生丢失、损坏，从而保护电子文件的安全，为电子文件的归档打下基础。

电子文件的收集积累范围，应严格按照国家有关规定执行。用载体传递的电子文件，要按规定进行登记、签署，对于更改处，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，防止出现差错。

2.3城建档案数字化与上网利用同步

城建档案数字化及管理流程重组是一个管理思想不断地变化的过程，城建档案数字化与上网利用同步即是新技术和新理念相互融合的表现。

数字化城建档案分开放与不开放两种，开放城建档案即上互联网，建立城建档案资料网站，实施资源共享，在互联网上向政府和社会提供城建档案信息查阅。

3.不断增强城建档案数字化管理的技术含量

城建档案数字化的建设过程重在管理，贵在控制。利用计算机进行城建档案数字化，任何一个逻辑错误，都会给数据的管理和使用带来麻烦或隐患。在互联网上公开不真实、不准确的档案，将在社会上产生不良影响。特别是在网络环境下的流水作业，上一道工序一定要为下一道工序负责，各道工序工作量的对等与匹配同样重要。实践证明，建立数字化进度数据库、数字化质量反馈库、城建档案利用登记数据库，通过技术手段将全面质量管理思想引入城建档案数字化建设，实现全程管理、适时控制，才能达到强化数字化城建档案质量保证体系的目的。

4.着力提高数字化城建档案的系统整体水平

城建档案数字化建设的着眼点应是整个系统，部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。因此，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。

城建档案管理数字化建设是一项长期的工程，需要从理论上解决的问题很多，需要在实践中探索的问题也不少，我们必须首先从整体上着眼，从宏观上把握，在具体的工作中，力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展，从而为建立一套完备的数字化城建档案管理系统奠定坚实的基础。

城建档案数字化建设研究:数字化城建档案系统建设的探索

摘要：二十一世纪是信息时代，是知识经济时代，其社会发展速度超越了以往任何一个年代。伴随着经济的飞速发展，城市建设正如火如荼地在进行，而城建档案系统也由传统性向现代性逐渐转型，作为我国改革开放窗口城市的深圳，正通过利用现代互联网络、信息技术平台将传统城建档案资料实现信息化、数字化，从而探索数字化城建档案馆建设的蓝图构想，强调数字化整合，集成化管理的科学运行模式。

关键词：数字化；城建档案；整合管理；深圳

一、前言

数字化城建档案馆，是现代城建发展过程中产生的新事物，它以传统型城建档案馆为基础。经历风雨二十载，其历程经过了从无到有、从小到大、从传统型管理到现代化智能服务，我国城建档案系统获得全面而又长足的发展进步，无论是实践经验的积累，还是理论成果的创新，无论是工作人员的合理配置，还是先进科技的成功应用，无论是馆藏建设投资力度，还是新技术开发研究，实事求是地说，其取得的成绩令人振奋，摆在眼前的成就让人有目共睹。然而，在以信息技术为主导的新世纪里，社会结构在稍瞬即逝间便会发生翻天覆地的变化，随着社会的发展，市场经济体制的建立和完善，必将推进城乡一体化，同时社会信息化普及率的不断提高，逐渐使得公众法律意识和信息权意识觉醒，城建档案工作在日益社会化的过程中，也给我们城建档案系统带来了机遇，同时也带来了挑战。在“十二五”期间，城建档案系统要有新气象、新变化，以崭新的面孔来诠释数字化城建档案馆以新的内涵，以崭新的课题研究来打破长久以来形成的观念滞后、定位含糊、思想封闭等落后观念。正如列宁所说“没有革命的思想，就没有革命的行动”，“思想是行动的先导”，只有怀着始终创新的精神，走可持续化发展道路，我国城建档案系统才可能迈出数字化探索的“万里长征第一步”。

二、提出问题

数字化城建档案系统，随着时代潮流的进步与发展，使传统型城建档案系统发生了深刻变化。通过将计算机数字引入城建档案系统，利用“0”和“1”代码使传统纸质文档资料实现电子化、数字化、信息化。

在信息科技高速发展的今天，传统城建档案系统由于存储占用空间大、信息共享度低，不能有效满足人们群众日益增长的信息化需求，一定程度上成为制约城建档案系统发展的瓶颈，而在苦苦探寻中数字化城建档案系统由于以数字符号为代表、存储占用空间小、单位成本低且共享利用程度高等优点而备受青睐。城建档案馆是记录城市变化，反应城市建设过程中城市整体规划和管理的历史活动载体，它正从政务活动的后台走向公众所了解的公共管理的前台，逐渐让公众所知晓和了解。信息科技促使电子政务的广泛开展，在一定程度上对数字化城建档案起到了推动作用，数字化城建档案具有巨大存储量、查阅快捷方便以及满足数字化管理等诸多优点和功能，是现代城建档案管理必不可少的工具，在改革开放的今天，深圳城建档案存储资料的容量和速度都甚过以往，这就要求城建档案管理必须借助新形式、新方式、新手段来强化城建档案管理，以尽可能少的成本、更便捷的方式来提供更满意的服务。

三、深圳市城建档案系统的建设现状与存在问题

回顾历史，展望未来，深圳市城建档案系统正朝着“以创新求发展，以发展促服务”的工作思路和策略正大步向前迈进。对深圳市城建档案馆的历史考察研究，我国可以沿着历史轨迹将时间追溯到上个世纪七十年代末，自1979年3月经国务院批准设立深圳市经济特区起，同年11月便建立起深圳市档案馆，负责全市档案工作。上世纪八十年代，成立深圳市城建档案馆，具体负责城市建设档案工作；经过十多年的发展与创新，在九十年代末，成功晋升为“国家一级城建档案馆”。

（一）、深圳市城建档案系统建设现状

1．工作成果丰硕。在具体城建档案工作中，所有职员均表现出积极的姿态，发挥出“敢想敢干、勇于拼搏”的奋斗精神，每位同志只问付出、不求回报的甘于牺牲、任劳任怨的奉献精神和团队协作、顾全大局的精神，成为深圳城建档案系统工作取得一次次胜利的关键所在，特别是2011年在深圳市举办的世界大学生运动会，对全市档案工作者都是一次史无前例的考验，随着“大动会”的成功举办，我馆收获颇多，无论是物质成果，还是精神成果乃至制度成果，都为今后档案工作提供了很好的借鉴与参考[1]。

2．馆库建设突出。改革开放以来，深圳市城建档案馆库建设速度呈直线上升趋势，截止2011年年底，全市共完成1.5亿的基建投资额，土建工程已全部完工封顶，这为今后城建档案馆库投入使用奠定了坚实基础。同时，各区结合本区实际制订出科学合理的馆库建设方案，使长期困扰各区档案工作发展的瓶颈难题得以解决。

3．业务操作科学。近年来深圳市档案工作建设以科学化、规范化、制度化为原则导向，确保深圳市档案事业沿着健身、有序、可持续化方向发展。进入“十二五”时期以来，深圳市档案事业进行了有计划、分步骤调整，实现稳中求进的战略目标，先后出台和实施了《深圳市档案事业发展“十二五”规划》、《深圳市档案中介机构管理办法》，通过上述努力使得目前深圳市档案工作规范化水平明显提升，规划化程度、科学化水平更上新台阶。

4．信息化稳步推进。自2000年实施数字化档案建设以来，目前深圳市档案目录中心已初步形成，市档案馆汇集了市辖六区档案馆二００七年以前全部馆藏目录共928829条，其相关信息开通网上查询功能。但值得指出的是，此种查询仅限于平台内部查询，而不支持互联网络查询，在一定程度上离我们所理解的支持全网查询还存在着一定距离，这或许也是今后需要加以改善的着力点。

（二）、深圳市城建档案系统建设过程中存在的问题

1．管理意识淡薄。深圳市城建档案系统在相关档案文件整理入库过程中，经常存在着文档资料入库难、资料收集不齐全等现象，个别辖区仍然停留在“一部橱子、一张桌子、一人管理”的境况状态之下，由于工作环境缺乏竞争而导致管理意识淡薄，在全面推进数字化发展的今天，一些辖区由于大量的城建档案接收、检索、归类和入库工作很难得以保障，给数字化城建档案系统建设带来的相当程度的瓶颈[2]。

2．执法力量薄弱。依据全国统计数字显示，按照我国城建档案工作管理办法规定，凡竣工建筑单位的档案资料要及时上缴当地档案部门存档，但在具体实践过程中，由于受到主客观条件的制约，档案的收缴、催缴以及与相关建筑管理部门的联合执法行动，在一定程度上或多或少地受到人员、机制以及财政资金上的约束，导致城建档案执法力量薄弱，这已成为近些看来制约城建档案事业发展的瓶颈因素。

3．制度建设滞后。深圳市城建档案工作在制度建设方面表现滞后，具体体现在对已竣工建筑单位档案材料未按规定时间上缴，长久以来形成的欠缴现象突出，在具体实践中其制度层面并没有强有力的约束机制加以制约，导致相当建筑单位在思想认识上并未引起高度重视，也并没有因为欠缴档案而受到具体处罚，未履责风险小。在改革开放事业蒸蒸日上的今天，此种作为是不利于数字化档案事业可持续化发展，在今后一个相当长的时期，有关部门必须注重加强制度建设，加强因未履责而应承担的相应法律责任，做到有法可依、有法必依，共同推动档案事情向前发展。

4．人才储备缺位。任何一个行业（专业领域）的提升与发展都离不开与之相配套的专业性技术人才的智力支持与保障，以城建档案系统为代表的数字化管理也同样如此。城建档案事业的发展与壮大需要与之相适应（协调）的内外部环境、政策法规、科学技术等诸多环节的专业性技术与实践性人才的脑力支持与推动。我国城建档案系统在远景规划上却出现了严重的人才培养与储备缺位与不足，具体表现为：高端人才供应不足、中低端人才缺乏相应保障的尴尬被动局面。

四、深圳市城建档案系统建立数字化城建档案馆的构想

随着深圳“城市档案数字化工程”的启动，作为城建档案信息中心的数字化城建档案馆，承担起大容量的信息查询与管理功能。但与电子商务、电子政务等专业性平台相比，目前深圳数字化城建档案系统在发展水平和社会化服务功能上还存在着诸多不足。但由于数字化城建档案平台其本身表现出的显著优点，已成为信息时代推动社会前进、推进档案事业向前发展的必然趋势和方向而备受青睐。

（一）、概念界定：数字化城建档案

数字化城建档案，又称信息化城建档案，是伴随计算机信息技术而产生的一种现代档案管理与服务的技术平台，通常以传统档案资源为对象通过利用数字化技术来深入开发和研究，最终被人们广泛接受和应用，同时不断提高城建档案收集、归类、管理、决策的效率和水平，进而提高城建档案馆的社会和经济效益的过程。具体到现实中的城建档案馆，数字化档案就要实现档案管理诸多环节的自动化，管理形式的网络化，辅助决策的智能化以及信息使用的数字化[3]。

（二）、深圳市数字化城建档案建设内容

1.数字化城建档案馆以传统城建档案馆为基础而建立。

众所周知，虚拟与真实互为矛盾，但又彼此相连。数字化城建档案馆，是一种概念和数字，我们将其视为“虚”；而传统城建档案馆，是一种真实存在的东西，我们视其为“实”，这便构成了“虚实结合”，“虚”来源于“实”，而“实”又离不开“虚”，在此基础上数字化城建档案馆的构想便得以出炉。数字化城建档案馆发展的好坏、信息资料是否齐全，在一定程度上取决于传统城建档案馆资料是否齐全，而数字化城建档案馆只是在网络虚拟空间对现实中的传统城建档案馆的真实反映。

2.数字化城建档案馆强调多种信息技术的综合应用。

伴随计算机信息技术的发展，数字化城建档案馆需要综合应用数字化、网络化、信息化等技术手段实现城建档案资料的跨平台查询与服务，在提高检索精度，减少等待时间的同时，强调的是处理速度的快速提升。而处理速度的快速提升则依靠的是基础设施的大量投入，它不仅仅局限于库房建设，根据建设需要，数字化档案馆需要投入大容量的分布式数据库、大规模并发用户的访问处理器，另需要配置大型高速路由器、交换机以及终端处理设备。

3.数字化城建档案馆收录的信息资料来源广泛。

数字化城建档案馆收录的信息资料形式多样，内容丰富，除传统馆藏城建档案信息外，还包括未归档的相关城市规划、管理、服务各类电子文档资料以及实物材料。信息资料的广泛来源，为充实数字化城建档案资料奠定了坚实基础。

（三）、深圳市数字化城建档案建设关键技术

依据目前国际上权威信息技术的发展态势，结合深圳市数字化城建档案馆实际开发需求，作者认为数字化城建档案馆平台的结构应由多个程序组成，最底层为基础层（即操作系统），其上分别为中间层（即数据库服务器、WEB服务器），高级层（即档案管理应用平台）。值得关注的是应用支撑平台，它是所有底层平台的核心技术，在其支持下能够实现数据的档案管理、查询、监控、分析及信息等功能。

五、结语

综上所述，深圳市通过利用信息技术平台，开发出数字化城建档案馆，逐步实现信息技术服务模式的转变，变“被动”为“主动”，为社会、为民众提供更为方便、快捷的服务，赢得了良好的社会声誉，同时也为各级政府和相关职能部门的决策提供参考和依据，其中所发挥出的作用令人难以估量。当然，我们应该清醒认识到数字化城建档案馆的建设是一项复杂的系统工程，不可能一蹴而就，这要求我们在实践中必须长期而细致地不断加以发展和完善，在研究开发和实践应用中量力而行、循序渐进，用信息化、数字化、智能化思想统揽全局，从而使深圳市数字化城建档案馆实现历史性跨越式发展的良好局面。

城建档案数字化建设研究:城建档案数字化建设发展的思考

摘要：随着城市规模的不断扩大，功能的不断完善，城市系统越来越复杂，城市管理精细化要求越来越高，档案数字化是把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。以数字化的方式存储，以网络化的格式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个结构有序的档案数据库，及时提供利用，实现资源共享。

关键词：城建档案；数字化；发展；思考

“十二五”期间，档案数字化建设已经被提到了议事日程，如何最大化实现城建档案的价值，快速提供城建档案信息，是我们思考的问题。

城建档案数字化发展的重要性

城建档案数字化发展是时展的需要，随着城市的不断扩张 ，城建档案管理部门已不能仅满足于传统的档案保存方式，而必须创新城建档案管理方法，提高管理时效性。目前，各地城建档案馆接受进馆的档案往往以文字、图纸、照片、录像等多种形式存在，以纸质档案居多。随着城市建设发展，各地城建档案馆每年归档的数量与日俱增，使很多城建档案库房陷入了紧缺的困境，在城建档案的借查阅上，速度慢，效率低。纸质档案在查阅时易损坏，特别是年代久远的纸质档案，纸张易发黄变碎，若发生火灾或水灾等，档案将会遭到灭顶之灾。城建档案系统开发的不完整，在深度和广度上有一定的局限，档案信息资源的保管和查阅都只能在馆内部进行，不能实现远程查阅，资源无法共享，这些问题的存在都给城建档案利用造成了一定的障碍。

城建档案数字化建设，能有效地使纸质档案转化为数字档案信息，存储于服务器上，可使档案资料在发生天灾人祸时不致于遭到毁灭性的破坏；其次，能改善档案的利用方式，可实现异地查阅，利用者在特定的条件下，可以随时查看自己需要的档案文件，是传统档案管理走向数字化管理的必由之路。

城建档案数字化建设中存在的矛盾和问题

（一）面对当前的形势，城建档案管理任务重，人员少，工作标准要求高。

档案管理人员年龄结构老化，具有建筑和计算机数字化的专业人员又不愿意到城建档案馆工作，现有职工老龄化程度高。在接受新事物上，头脑反应慢，知识不易掌握。其中最重要的薄弱环节就是从事城建档案工作的人员，因没有系统地学习过城建档案工作管理知识，或半路出家，对城建档案工作不熟悉，随着科学技术发展，计算机数字化网络管理进入了城建档案管理领域，原来从事档案工作多年的专业人才已不适应新的环境和要求了，这些情况严重影响了城建档案事业的发展。

（二）城建档案数字化发展趋势认识不明确。

建设领域中，有些单位和个人仍然存在对城建档案的重要性认识不足，对城建档案数字化发展趋势了解认识不到位，对城建档案数字化不重视，在城建档案数字化设备配置上，资金投入不足，存在着重建设，轻档案的思想还比较严重，只注重工程施工技术，施工工期和工程质量等方面的问题。却对建设工程档案在收集过程中是否齐全、完整、真实等重视程度不够，没有建立一套规范的管理机制，来保障建设档案的完整和齐全。由于城建档案的不配套，不完整，对档案数字化转换，在一定程度上受到了影响和制约。

三、城建档案数字化发展

（一）城建档案数字化建设需政府支持，领导重视，把好城建档案接收关。

城建档案的科学归档是实现城建档案数字化发展的基础，开展城建档案的接收和征集工作，丰富和优化馆藏，拓展馆藏门类，改善馆藏结构，进一步加大对重点工程，城市基础设施，城市地下管线等工程档案的收集力度。加大硬件投入，积极争取与城建档案事业发展需要的计算机、扫描仪、数码设备、保温、除湿、防火、防盗等现代设备配置，为城建档案数字化发展打下坚实基础。

（二）大力提升城建档案管理人员水平。

档案人员必须不断丰富自己的各种知识，加强全面学习，既要有建设方面的知识，又要有档案管理方面的知识，采取多种渠道，参加各类培训，既懂业务又能熟练掌握现代化信息技术的城建档案干部队伍。同时，要创新服务方式，积极做好相关服务，充分发挥城建档案服务职能。

综上所述，城建档案工作起步晚，但发展速度非常快，城建档案的数字化建设，是可持续发展的战略性资源，是城建工作提升城市品位的重要保证，城建档案工作数字化在城市建设中发挥着重要的作用，有着极其重要的基础性地位，并将随着城市建设发展进一步得到加强；使数字化建设稳步发展，为城市建设管理和发展做出更大的贡献。

城建档案数字化建设研究:探讨城建档案管理的数字化建设

摘要：随着科技的发展，数字化信息技术极大的影响和促进了档案管理工作，另一种意义上来看，档案管理也不断为数字化信息技术提出新的要求与革新方向。为了更好地实现信息管理和服务功能，满足城市建设发展的需要，我们必须加快城市建设档案管理数字化、数字化建设的步伐，促进城市建设档案现代化的早日实现。本文结合笔者多年的档案管理经验，对城市建设档案管理数字化建设中存在的突出问题进行了分析，并提出了建议，以期为相关人员提供借鉴。

关键词：城市建设；档案管理；数字化

1.档案管理数字化概述

所谓的数字化信息技术实质上就是一种集电子技术、通信技术、计算机技术、信息技术、网络技术等诸多先进技术于一身的综合性技术。受科学技术发展的推动，传统的档案管理也逐步向电子档案管理转变，这就要求我们应当将数字化信息技术有效地应用到电子档案管理当中，以此来提高档案管理的工作效率和质量。

传统的档案管理工作基本上都是依靠档案管理人员手工操作来完成， 这不仅费时而且费力，工作效率也相对较低，而通过应用数字化信息技术之后，借助计算机这一平台作为档案管理的基础，管理人员便可以随时随地借助计算机的多种功能对各式各样的数据信息进行整理、归纳、检索，这样一来便无需在翻阅厚厚的纸质档案，从而能够节省大量的时间，工作效率自然会获得显著提高， 档案管理也变得更加快捷。

此外，与传统的资质档案相比，电子 文档基本上都是一些数据，这些数据能够全部存储在计算机的硬盘当中，从而并不会占用较大的空间，管理起来也十分方便， 这也为档案管理人员快速完成工作提供了非常便捷的条件。通过对一些档案管理人员进行调查了解发现，应用电子信息技术 进行档案管理的人员要比仍采用手工作业的人员轻松很多，并且工作速度和效率也要高很多，由此可见，电子信息技术值得大范围推广使用。

2.城市建设档案管理数字化建设存在的突出问题

2.1档案本质属性影响。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签名、单位盖章等等，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始记录性才具有法律凭证作用。而在档案管理数字化中，档案多数以电子文档的形式存在，从起草、修改到印发都在计算机上进行，具有便于修改、便于复制特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。这就引发了电子文档的原始记录性和凭证作用如何确定的问题：电子文档能否作为档案，是否具有法律凭证作用等，便成为档案工作的新课题，是决定电子文档能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

2.2缺乏统一标准和规范。档案工作的标准化、规范化是数字化建设的前提和必要条件。但目前的状况是：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足；计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境；档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案数字化建设的步伐。同时，在日常档案管理中只有根据其来源，才能形成相应的法律责任。而在电子文档的形成过程中，打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊，缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值，相关法律条例的制定迫在眉睫。

2.3缺乏组织领导。在数字化建设过程中，城市建设档案管理部门是主体、是基础。

2.4缺乏人才。城市建设档案管理数字化建设需要既懂档案管理，又掌握现代信息技术的复合型人才。而各级档案管理部门现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多，系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才十分匮乏。这在很大程度上制约档案管理数字化建设的质量和速度。

2.5传统惯性制约。随着档案管理数字化建设的推进，由于计算机和网络管理与传统档案管理的方法有很大的区别，陌生的新工作手段方法与熟悉的传统工作手段方法之间在使用上的差异，容易产生天然的困难甚至“抗拒”心理，无论这种抗拒心理以什么样的方式出现，都是城市建设档案管理数字化建设的障碍。

3.城市建设档案管理数字化建设的几点建议

3.1建立和完善档案数据库，保证档案的真实性可靠性。首先，通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。其次，通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。再次，提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。最后，分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以 XML 作为标识规范的方法，等等。

3.2 建立档案管理标准，逐步统一完善规范。标准化、规范化是档案数字化建设的前提和必要条件。档案工作部门必须遵循标准化的原则，对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作，要严格按照统一的标准进行规范整理。国家出台了一系列相关标准，除了信息管理共用的标准和目前暂时与纸质文件、档案管理共用的标准外，还有电子文件管理专用的标准和规范，为档案管理数字化提供法律依据。

3.3加强人才队伍建设，储备后续发展力量。要选拔那些具有扎实专业知识功底、较好的学术造诣、表现出发展潜力的人才，为他们提供施展才华的舞台，使之有所作为。对已经确定并不断成长起来的人才，要加强培养力度，不断提高从业人员素质。要根据城市建设档案管理数字化建设的需要，变被动坐等为主动出击，积极引进有信息专业技术特长和熟知档案管理工作人才，创造良好的留人环境，为档案管理工作输送新鲜“血液”。

3.4加快城市建设档案信息网络化建设

自建设部《全国城市建设档案数字化建设规划与实施纲要》颁布实施以来，各地城市建设档案网站不断兴建和完善，社会各界从网络上获取越来越多的城建信息资料，从而解决了许多实际问题，城市建设档案资源共享的局面得以拓展。当前，应继续加快城市建设档案信息网络化建设。城市建设档案数字化建设要纳入政府电子政务建设的整体框架内与电子政务同步建设，逐步实现公文管理和城市建设档案管理的规范化与一体化。要利用电子政务平台，积极开展城市建设档案信息网上查询服务，全面提高城市建设档案利用的效率和质量，最大限度地满足社会各界对城市建设档案利用的需求。

3.5积极开展宣传教育，转变传统观念。要组织开展专题宣传培训教育活动，增强大家转变传统观念的自觉性和积极性，强化创新教育，引导全体人员在城市建设档案管理数字化建设上下功夫，协助档案管理部门做好机制创新、技术创新、制度创新和管理创新等方面的工作，确保数字化建设的顺利进行。

3.6要加强组织领导，增强决策落实力度。要成立主要领导挂帅的工作领导小组，积极推动城市建设档案管理数字化建设，落实责任，明确任务。工作领导小组要勇于开拓、改革创新，不断凝聚各部门合力，进一步提高科学决策、政策对接、化解矛盾等能力，集中精力谋划和解决在城市建设档案管理数字化建设中遇到的各种问题，确保圆满完成任务。

4.结语：

在高科技、信息技术迅猛发展的今天，城市建设档案的数字化管理是发展的大趋势，是一项长期、全面而具体的工作，需要所有档案人员的积极参与与配合。