合同信息化管理范文

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中图分类号：G275.9 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2015）017-000-01

随着当前经济形势的变化和近年来事业单位的改革，纪检、监察、审计加大了事业单位经济活动的检查。事业单位对自身经济活动的管理显得尤其重要。合同支出即是事业单位较大资金支出的有效依据，利用信息系统把控住合同关键环节，控制好合同支出，就是较大层度上管理好事业单位经济活动。本文将分析事业单位支出合同存在的风险，并引入信息系统，有针对性地提出解决措施。

一、事业单位支出合同存在的风险

事业单位应当加强合同管理，建立健全合同管理内控制度，合理设立合同管理岗位，形成财务部门和合同管理部门沟通协调机制，实现合同管理和预算管理、收支管理相结合。目前，事业单位主要存在以下三方面的风险：

（一）事业单位对合同对方的资格审查不严，对方是否具有能力和资格未审查，可能造成对方违约，引起经济损失。

（二）经济合同管理没有专门的审批程序，专门的人员管理、未归口专门的部门统筹。目前，事业单位涉及到的支出合同往往是相关部门和单位负责人直接沟通，就签订了合同，未履行相应的审查程序和后续管理，无财务、专业技术人员、法律人员等参与。

（三）合同签订后，没有对应合同台帐登记，付款的金额没有仔细核对，存在多付款的风险。付款完毕的合同，没有妥善保管合同档案，存在合同原件遗失的风险。

二、引入信息系统，加强事业单位支出合同管理

（一）领导重视，设立相应合同制度

事业单位领导的重视层度直接和单位业务流程的操作流程紧密相关，单位负责人应意识到合同管理、财务审计检查，就是支出合同过程检查、档案检查，应该大力加强合同制度化的建设。设立合同经办人制度、合同审核审批制度、合同建党存档制度、合同履行考核制度、合同内容保密制度等相应的规章制度，让合同签订前和签订后的流程有章可循、责任到人。

（二）合同签订前，形成五级审核的信息系统

合同签订前，需要经办人员进行合同的调查，充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关情况，专业性强的合同，需要专业技术人员的审核，同时需要法律、财务部门的一同会审，再由领导审批。

引入信息系统，形成五级审核流程（见下图），把这个流程衔接进入日常办公系统，上一流程完成后，才能进入下一流程，不能跳级完成，有效避免了无资格审查，无财务、专业技术、法律人员等参与的情况。

五级审核信息系统流程图：

【办人员调查和明确合同的关键内容 ⒓际踝ㄒ等嗽鄙蠛思际醴矫婀丶内容 7律专业人员审核法律方面关键条款 げ莆袢嗽鄙蠛瞬莆窀犊罘矫嫣跫 チ斓几据权限审批签订合同。

合同签订前的五级控制是整个支出合同关键环节控制的重中之重，把握住合同签订的“前口”，就把握住合同风险控制的“咽喉”。

（三）合同履行阶段，引入信息系统二级复核台帐把关

合同签订后，财务部门根据合同内容的付款条件，照章办事。按照已付款、未付款等情况，对每个合同进行编号，设立台帐管理，登记审核每个合同每次付款情况和金额。引入信息系统（见下图），形成财务内部二级复核、财务和业务双方对账复核的台帐管理制度。信息系统的二级复核，财务和业务部门未完成2个步骤将不能作为财务支付的依据，有效避免付款条件的未核实和未监督的情况、对合同付款金额数据进行严格把关。

二级复核信息系统流程图：

〔莆衲诓慷级复核：

合同履行阶段，出现需要变更和解除合同的情况，需要按照合同签订的五级审核、二级复核信息系统进行重新签订，完成付款流程。

（四）合同执行完毕后，规范档案管理和后续管理

设立专门的部门对合同进行管理存档，引入信息系统，将合同进行编号、统计、分类、归档，同时登记合同执行、变更等情况并形成电子档案。对签订前的询价、招投标等资料连同合同原价，按照档案管理办法进行档案管理。财务部门还应对经济活动涉及的合同，视同账务处理的依据，按照财务凭证保管年限进行存档管理。

合同后续管理还应包括二方面工作。一是对合同信息安全保密工作，要求工作人员不能随意泄漏国家、商业和工作秘密；二是对合同关键环节控制人员、信息系统人员进行绩效考核，涉及签订合同的经办人员和付款人员，造成单位经济利益受损的情况应扣除相应绩效工资。

三、结语

引入信息系统对“签订合同、合同付款”等流程进行了程序化管理，信息系统的开发需根据每个单位的实际情况，结合“内部控制”的要求进行设计。设计信息系统合同管理的流程就是理顺单位费用支出的流程。把控住事业单位费用支出信息化建设，就能建立健全合同管理的内部控制制度，把控住执行合同的规章制度，实现合同环节的全过程管理，有效防范经济合同存在的风险，促进事业单位经济稳定发展。

参考文献：

[1]财政部会计资格评价中心.2014年度全国会计专业技术资格考试用书（高级会计实务）[M].经济科学出版，2014.

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随着我国电网规模不断扩大和功能的不断拓展，电网建设项目管理的复杂性和专业性要求越来越高，传统的管理理念和办法已经难以满足其管理需求，唯有采用系统化、信息化的现代化管理才能从根本上提高电网建设项目管理成效。而且，系统化和信息化的管理符合电网建设项目特点，能把科学管理贯穿于电网建设项目的全过程，使每一环节、细节都得到有效的管控，实现电网建设项目的预期目的。

1系统化和信息化管理简述

1.1系统化管理

对于电网建设项目而言，所谓的系统化管理，指的就是对电网建设项目进行全方位、全过程的管理，把全面科学的管理贯穿于项目全程，把事前预防、事中监督控制和事后验收有机的整合起来。

1.2信息化管理

信息化管理，就是指把现代信息技术与先进的管理理念相融合，转变企业生产方式、经营方式、业务流程、传统管理方式和组织方式，重新整合企业内外部资源，提高企业效率和效益、增强企业竞争力的过程。在电网建设项目管理范畴内，虽然信息化管理的具体内容有所变化，但是核心内容不会变化，都是以现代信息技术和先进的管理理念相融合为基础。

2电网建设项目的管理内容分析

从系统化角度看，电网建设项目管理包括事前防控、事中监督控制和事后检验三个重点环节，主要内容有项目可行性研究、合同和质量、进度、安全、成本等，具体内容如下：

2.1项目可行性研究

在电网建设项目施工前期，项目可行性研究是一个十分重要的环节。通过项目可行性研究，可以从宏观角度上把控项目建设方向、建设规模、建设资金，降低项目投资失误的几率，提高项目投资效果，便于做到用最小的成本换取最大的经济效益。所以，项目可行性研究是电网建设项目管理中的重要内容。

2.2合同管理

项目合同是电网建设项目甲乙双方的一个书面协议，对甲乙双方的权利和义务做了明确规定，为项目实施提供了一个基本依据。简单的说，在电网建设项目实施过程中所有工作都要按照合同内容执行，可见合同管理的重要性。合同管理中，一方面要注意书面语言的准确性、简洁性，另一方面还要注重条款的全面性、规范性，要做到无遗漏、无错误，唯有这样才能避免发生纠纷。

2.3质量、进度、安全及成本管理

在电网建设项目实施过程中，质量、进度、安全、成本是项目管理的四项基本内容，其中的任何一个方面都不能忽视。在质量管理上，企业要严格组织设计，建立完善的预控体系，根据电网建设项目特点和合同确定质量目标，制定相应的质量管理措施，加强质量检；在进度管理上，根据施工计划编制精度计划，严控任何一个施工环节；在安全管理上，要做好施工现场的安全防控措施，要求文明施工；在成本管理上，科学编制成本预算和建设资金使用计划，并在具体施工中严格的贯彻落实。

3电网建设项目的系统化和信息化管理策略

在信息化背景下，电网建设已经进入全新的阶段，传统的管理理念和方法已经无法满足当前建设项目的管理需求，需要采用现代系统理论，把系统分析方法应用于管理，让复杂的问题变得系统化和简单化，把信息技术融入到项目管理中去，从而通过系统化和信息化的管理方法使电网项目管理做精做细，全方位、全过程的保证电网建设项目管理达到预期目标。为了做到这些，立足于系统化和信息化管理理念，采取行之有效的管理策略。

3.1采用全过程和全方位的系统化管理策略

从电网建设项目管理内容可以看出，项目管理贯穿于这个项目实施的始终，从项目可行性研究开始，直至项目建设工作结束。为了保证整个过程的管理活动顺利进行并取得良好的成效，应采用全过程、全方位的系统化管理策略。具体就是从项目管理目标出发，结合项目实施的各个阶段采用事前预防、事中监督控制和事后验收措施，并加强每一环节的系统化管理，通过系统化的综合性措施全面提高电网建设项目管理质量和效率，推动电网建设项目的顺利展开。（1）事前预防。基于可行性分析建立电网建设项目的事前预防体系，加强对项目实施过程中可能存在的资金风险、技术风险、管理风险、安全风险等的监督和跟踪，实施以预防为主的管理原则，为项目的质量、进度、成本及安全提供全方位的预控机制，减少项目投资风险。（2）事中监督控制。根据电网建设项目实施目标和资金使用计划等建立事中监督控制体制，通过监督检查与控制的方式来提高项目管理成效。具体的监督检查方法有自检、互检、专检以及旁站、跟踪检查等，特别是在关键环节和特殊部位施工时，质量监督员和监理员必须旁站，以确保施工质量。（3）事后验收。在项目实施后，根据电力行业规定对电网进行试运行，查看运行是否安全、稳定，是否能保证供电的持续性和可靠性。若发现任何问题，必须立即限期整改。

3.2通过信息技术实施信息化管理

3.2.1基于局域网建立信息网络传输系统

参与电网建设项目实施的各单位之间利用局域网建立信息网络传输系统，施工现场与局域网之间通过拨号上网的方式建立连接，然后通过E-mail、QQ等工具进行工程信息传输，把信息传达到施工现场的每一个角落。而且，通过网络可以及时了解最新的规范标准、工程管理方法及施工技术、工艺等，能为电网建设项目管理提供便捷的服务。

3.2.2建立材料采购管理系统

电网建设项目实施过程中要用到种类繁多的设备材料，为满足工程成本控制的需求，可以根据材料采购程序，利用电力产品编码规则和有关应用软件建立数据库，形成一个从供应处到财务处的材料采购信息沟通系统，加强对采购材料信息管理，便于控制工程质量和施工进度。

3.2.3利用P3软件进行微机操作管理

P3软件是目前电力基建行业施工单位广泛使用的一种软件，利用其进行施工组织设计具有较高的便捷性、准确性、具体性和完备性，能确保施工组织设计科学合理。为此，在施工组织、资金使用计划、进度计划等设计中可以充分利用P3软件的编制功能，可以缩短决策时间，提高决策的准确性，同时也便于对电网建设项目实施过程实行动态化的管理。

3.2.4运用调度自动化模块实施专业技术管理服务

电网建设项目实施过程中会涉及到大量的图纸、运行维护、技术等资料，对这些资料的及时调用和查阅能使项目管理工作的有序展开，对工程质量、进度、成本、安全及技术、材料、合同等管理效率有着重大影响。为了实现对资料的及时、快捷的调用，应当基于调用生产运行模式，运用调度自动化模块建立专业技术管理服务，为工程质量、进度等方面的管理提供资料支持。同时，建立资料档案数据库，对相关资料进行归档处理，便于施工单位的查阅与调用。

4结束语

综上所述，电网建设项目是电力基建行业的一项重要工程，施工前、施工中和施工后都有着庞杂的工作。为提高电网建设项目投资效益，使项目实施各项工作有序展开，可以采用全过程、全方位的系统化管理策略，并利用信息技术和工具实施信息化管理，让电网建设项目的管理成效在系统化和信息化管理下得到全面提升。

作者:唐庆国 周煜 单位:国网江西省电力公司南昌供电分公司

参考文献:

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关键词：

事业单位；合同管理；信息化

一、事业单位合同信息化管理概述

合同对于企业的经营成败有着密切的关系，对于规范和约束公司的经营行为，维护公司的合法权益，杜绝经营风险隐患具有重要意义。合同管理主要是指通过合同进行企业之间的经济往来，涵盖了合同的起草、提交、审核、审批、签订、盖章、登记、生效、履行、变更、终止、解除或废除等，在整个公司经营过程中，合同管理具备系统性、动态性、全过程性的特点。事业单位的合同管理旨在合理保证实现单位合同目标，降低合同风险，有效提升行政事业单位服务的效率效果，同时，防范合同舞弊和预防腐败。在全面深化改革和全面依法治国的国家战略布局下，依法行政的正在深入推进，事业单位作为独立享有民事权利并承担民事义务的法人单位，其签订经济合同的数量正在逐渐增加。目前，伴随着计算机技术的快速发展，无纸化办公逐渐被人们所接受，事业单位合同管理信息化也逐渐被提上议程。

二、事业单位合同信息化管理的目前状况

1.合同管理项目的系统性要求越来越高

过去我们单一去管理一个静态的合同文本，无论是风险防控还是合同管理的难度都是相对较低的。随着社会的发展，事业单位合同管理出现了许多复杂的项目类合同，如工程项目合同。此类项目合同较以往单一的合同变量多、周期长、管理难度大，具体表现在：一个项目可能会有几十上百，甚至成千上万个合同，合同主体众多，事件纷杂，需要统一管理；各个合同之间又存在相互关系，一个合同可能会制约另一个合同的执行；项目合同资料多且复杂，在进行查阅时就会产生一定的难度。

2.合同实施需要及时有效地动态性管理

随着合同的执行，彼此之间会存在大量的不可预见的信息内容，从而对合同管理产生影响。财务方面需要对财务事项做到及时公开，对合同进度、结款等关键节点进行预警，准确地预测近期可能的收支项目，帮助事业单位进行财务规划，项目报批，更好地掌握项目开发进度。实时统计汇总合同中的金额，基于预算科目、业务活动类别等维度进行预算控制，并提供相应的查询和统计报表。

3.合同项目需要全过程性的监管执行

从合同起草开始，需要专业的合同管理人员核稿；合同的审核审批中间一般需要事业单位多个部门负责人审核，还需要单位法人代表审批等一系列程序；合同的执行除了相关部门还需要一定的监督。传统纸质流转方式，除了合同文件的阅读修改，在合同流转时候很多事业单位还需要一份《合同审批单》与《呈批件》，用于记录各个流程中审核签署的意见记录，同样需要呈传，整个合同管理的过程需要花费大量时间。

三、事业单位合同信息化管理的对策

为了满足事业单位合同管理日益提高的要求，及时引进信息化合同管理对于事业单位具有积极的意义。主要从合同信息管理、合同会签管理、合同变更管理、合同附件管理、合同收付款管理、合同统计管理、合同预警等方面，实现对合同系统、动态、全面的管理，有助于提升合同工作人员的工作效率和事业单位合同管理水平。

1.通过将合同会签和审批进行信息化管理，利用信息化线上处理合同审批流程

解析具体的业务并进行信息化设置，同时对于有特殊要求的合同审批能及时灵活地调整，实现标准化管理和个性化管理的有机结合。审批流程中能详细记录各个环节对合同文本提出的修改意见，便于合同提交单位对合同进行修改，更便于主管部门适时提出指导意见。

2.通过信息化实现对合同的全面跟踪和动态监管，提升系统化和动态化管理水平

现代化事业单位的合同管理是一个动态的进程，通过信息化管理可以在系统中直接录入合同的基本信息、变更信息以及相关附件等，从而进行数据的集中管理，保障事业单位合同信息的集中有序，可以有效地改变过去散乱的现状。

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【关键词】

建筑工程合同；管理意识；信息化发展

随着建筑行业竞争的激烈化，建筑工程合同管理早已经不再停留于纸质阶段，其面临的挑战和要求越来越多。合同管理的重要性已经被大部分企业认知，其对合同的管理也迈入了网络化、科学化轨道。但为了进一步规范建筑工程合同管理方式，促进合同管理的信息化发展，还需要探索其信息化发展方式。

1建筑工程合同管理信息化发展的作用分析

建筑工程合同管理信息化发展，即是在当前社会发展形势下，利用计算机、触摸屏等现代化技术对建筑工程合同内容进行智能化管理。在这之中，网络传输、计算机信息软件是其必不可少的媒介和途径。对建筑工程合同进行信息化管理，能够利用信息化技术实现信息数据资源的及时共享，为企业的决策提供数据支撑并降低建筑企业的管理成本。合同管理的信息化发展便于对建筑工程各环节进行监管，提高建筑工程信息的真实性和可靠性，进而提升建筑企业的管理水平并增强其市场竞争力。建筑工程合同管理的信息化发展能够有效解决传统合同管理方式所存在的问题，以现代信息科技手对建筑工程合同信息进行存储与管理，并提升建筑工程合同的管理效率。在建筑工程合同管理的信息化发展中，此种与时俱进的管理方式能够根据实际需要，通过随时采集与调用合同信息的方式来克服纸质管理的不足，并有效节约建筑工程成本，为企业获得更多的经济、社会效益。

2建筑工程合同管理现状分析

从我国建筑工程合同管理的现状来看，传统的纸质合同管理方式还存在合同管理意识有待提升、建筑工程各单位在合同管理中存在信息孤岛现象、合同管理人才信息化技能缺乏以及文档管理、信息汇总困难等问题。这些问题的存在严重制约了合同信息化管理的进一步发展，抑制了建筑工程合同的应用，阻碍了建筑工程管理水平的整体提升。

2.1合同管理意识有待提升

契约精神是建筑工程合同管理的基本精神，建筑工程企业在市场活动中需要严格遵循此种精神的内在要求，并按照此精神的相关规范进行作业活动，以促进建筑市场的有序发展。工程建设周期长、工程环节众多以及涉及部门广等是建筑行业的自身特点，在建筑工程项目建设中，为了保证所有项目的顺利进行，合同管理是必不可少的环节。在建筑工程中，合同并不是签订了就可以了，为了将合同内容落在实处，必须要对合同进行现代化管理。但部分企业在合同管理方面的意识比较缺乏，观念较薄弱，在其建筑工程管理中没有建立合同管理执行体系，使得整个工程项目在合同管理方面还存在许多问题和隐患。

2.2纸质合同管理方式存在管理、汇总困难等问题

当前，我国大部分建筑企业在合同管理方面，主要采取的是传统的纸质化管理方式，众所周知，纸质化管理在存档方面、信息汇总以及利用方面都存在一定问题。在工程建设过程中，纸质合同在信息查找方面的工作量大，耗费的时间多，合同信息利用效率较低。并且随着合同数量的增多，在管理方面所花费的物力、人力和时间都较多，在工作人员疲乏的情况下很容易影响合同的进度。纸质化合同在数据格式上存在部门差异，这不仅增加了信息汇总的工作量和难度，也降低了信息管理的效率和准确度。传统的合同管理方式在利用方面也存在效率低的问题，尤其是在决策制定方面缺乏预警机制，影响了决策时间。

2.3合同管理人才信息化技能缺乏

在建筑工程合同管理信息化发展中，发挥作用的主体具备主观能动性的合同管理人才。建筑工程合同与其他合同相比，其专业性和技术性都更强，这就要求建筑工程合同管理人才不仅要具备法律知识还要掌握建筑工程运作规律[1]。在建筑施工企业中，其合同管理工作主要是由普通专员负责的，这些人员对法律的解读和工程环节运作的具体情况缺乏必备的技能，使得建筑工程合同在管理方面存在效率和效益都不高的问题。其次，现有的建筑工程合同管理人员还缺乏必备的合同管理信息化技能，当面对合同纠纷时，其不能够及时、准确找寻到相应的合同约定内容，就更不要说是及时解决建筑工程建设过程中所存在的问题。随着信息化时代的进一步发展，建筑工程合同管理人员所存在的这些问题不仅不能促进建筑工程合同管理的时代化发展和信息化发展，也不能够提升建筑企业的市场竞争力。

3合同管理信息化发展策略分析

3.1提高合同管理信息化发展的重视度

传统合同管理方式存在的弊端很明显，建筑工程管理人员需要对其进行充分认知，以便在实践中提高对建筑工程合同管理信息化发展的重视度。具体而言，在建筑工程合同管理中，建筑企业的中高层管理者要给予合同管理信息化发展足够的重视，并形成上行下效的局面，综合提升整个建筑工程企业对合同管理信息化发展的重视度。在建筑工程合同管理中，企业还必须对合同管理人员进行一定的培训和学习，以强化他们对相应法律法规的了解，并提高其信息化技术操作水平，进而提升合同管理人员的专业化技能。在规范其合同管理和执行行为的同时，促进合同管理的信息化发展。

3.2加大合同管理信息化系统建设力度

建筑工程合同管理的信息化发展离不开信息化系统和信息化技术的支撑，信息技术在建筑行业的广泛应用，为合同管理信息化系统的建立提供了可能。具体而言，建筑工程企业要在合同管理中大力引进计算机技术，加大软件、硬件设施的应用力度，并在分步推行的基础上开发合同管理信息化系统，然后以点带面加大合同管理信息化系统建设力度，进而建立合同管理资源共享平台[2]。以此提高建筑工程合同的管理效率和应用效率，强化对建筑工程现场的监控和管理，进而提高建筑工程企业的综合效益。

3.3增强合同管理人员的信息化技能

为了有效提升建筑工程合同管理人员的信息化技能，建筑企业需要将走出去与引进来相结合，让本企业内部的人员外出学习先进的合同信息化管理技能，同时积极引进外部人才以全面提升其合同管理人员的信息化技能和综合水平。在建筑工程企业合同管理中，可以通过讲座培训活动让员工积极吸取他人先进的管理经验，进而达到提升本企业合同管理人员技能的目的。在招聘人才时要立足实际需求，选择法律知识丰富、对建筑工程施工各环节具体情况都比较了解并且具备一定信息化技能的合同管理人员，以便为促进建筑工程合同管理的信息化发展提供人才保证。

3.4创新建筑工程合同管理工作方式

建筑工程合同管理的信息化发展需要建立统一的数据管理中心，在信息化管理模式中对合同进行实时动态管理，以提高建筑工程合同管理的有效性[3]。建筑工程合同信息化管理方式能够在整体共享的基础上提升数据信息的准确度，从而提高其使用效率，进而优化建筑工程企业的运作效率，为企业谋取更多的经济、社会、环保效益。

4结论

建筑工程合同管理的信息化发展是与时俱进的表现，其符合时展要求，为了进一步加快其信息化发展速度，建筑工程企业要提高对合同管理信息化发展的重视度、加大合同管理信息化系统的建设力度，并提高其管理人员的信息化技能和创新其管理工作方式。

作者：梁燕芬 单位：广东省六建集团有限公司

参考文献