高效档案管理篇1

（二）管理需要创新。随着经济全球化下各行各业的融合发展，评价一个东西一定要从多方面进行评价。高效档案管理的成功与否，对于他的硬件设施，人员配置的数量和质量虽然是一个档案馆好与坏最直接的表现，但是现阶段最重要的内涵工作时要体现在对档案资源的开发程度，再一个就是档案的效率，用户对档案馆的评价，是对一个档案馆最重要的。

（三）人力资源创新性开发。人资资源始终是任何事情最重要的环节，因为在我们的社会里，人才是主导地位。所以说高效的档案管理，好坏最直接的就是工作人员和领导人员的工作能力素质和水平，他们是档案管理的主导者和直接执行者。所以说根据档案管理的特点和要求，不仅要创新性的开发出来一只具有很强业务能力的档案管理工作人员，还要给大家创造一个具有鼓励创新，尊重创新的良好环境，让他们能够自主高效、快捷的去完美的完成自己的工作。

（四）档案管理智能化创新。改革与创新对任何一个行业或者部门而言，都是一件很艰辛的工作，需要相关领导大力的决心，一个部门的改革可能就意味着人员的大幅度变动以及整体环境和设备的整理，需要大量的资金和人力资源的支持。所以在档案管理不断改革的今天，档案管理还存在很多传统的管理模式为彻底进行改革。科技化的今天，还有许多档案管理是纯手工方式，缺乏智能化、高效的管理手段。自动化办公是当年发展的一个热门趋势，所以这里也需要将档案管理融入智能自动化办公的行列。利用数字化的手段和系统进行档案管理，不仅高效快捷，而且出错率低，并且可以定期进行档案的错误检测。

二、实践性改革档案管理工作

（一）加强知识管理。先进的科技和飞速发展的经济是现代社会的一个重要标志，人类是这个社会文明的缔造者，在任何的部门，人力资源永远是最重要的资源，所以对于档案管理人员加强知识管理，就是对最重要人力资源的开发与优化。这里就牵扯到一个人本管理的核心概念，要改革档案管理工作，加强档案管理的质量，就必须要从主体的人力资源进行深度开发和使用，塑造具有一批高业务能力和职业素养的工作人员，发挥领导者的作用，推动档案管理工作整体前进。

高效档案管理篇2

人事档案是个人成长经历的所有记录，也是全面考察、了解和正确评价个人能力和业绩的重要依据。加强人事档案管理，提高人事档案的利用率，对一个单位或部门开发人才资源，加强团队建设，促进各项工作的顺利开展有着不可低估的作用和意义。

一、人事档案及其特点

1、人事档案的含义

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。机关事业单位的人事档案相当重要。

2、特点

（1）全面性。人事档案收存员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。

（2）现实性。由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。

（3）真实性。这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。

（4）动态性。人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。

（5）流动性。人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。

（6）机密性。人事档案的内容涉及个人功过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。

二、人事档案的社会价值

1、人事档案的社会价值是由其自身的社会属性所决定的。人事档案是在人事管理活动中形成的经过认可的记录和反映人员经历、德才水平和工作表现及人事奖惩、变化情况的，以个体为单位，集中保存和备查的各种人事档案资料，具有重要的凭证价值和参考价值。无论在什么样的条件下，只要进行人事管理活动，就会形成相关的人事资料，就需要开展收集、整理、归档、立卷、保管和利用等人事档案工作，人事档案就具有存在和利用的社会价值。

2、在计划经济时期，人事档案是国家机关和企事业单位人员身份的重要凭证，也是办理招工、提干、调动、退休等人事管理工作的重要依据和参考；人事档案工作是组织人事工作的有机组成部分，在组织人事管理体系中占有相当重要的地位。但是，在特定的历史条件下，人事档案的价值作用曾被扭曲和过分地夸大，重档案记载轻现实表现成为人事档案工作的一大弊端。一份档案定终身的现象，更是让不少人一度对人事档案谈虎色变。

3、在市场经

条件下，随着社会进入信息时代，信息已成为重要的社会资源，信息的收集和利用也是一项具有战略意义的社会工程，作为人员信息主要载体的人事档案有了更加广阔的价值空间。市场人力资源的合理配置、企业和从业者之间的沟通和联系、企业自身的人事管理和人才培养、日趋社会化的人事管理和社会保障工作等都需要真实、科学的人员信息为依据、支撑和连接，而这些信息的获取和利用，离不开人事档案工作的有效运转。

三、目前人事档案管理工作存在的弊端

1、缺少档案管理人员且素质不高。档案管理人员配备不足，从业人员素质参差不齐。除个别档案管理优秀单位外，大多数单位的人事档案管理人员都缺乏档案管理工作的专业知识，其业务知识只能依靠上级业务部门的培训和自己在档案管理工作中的摸索来慢慢累积。

2、少数人事档案缺乏真实性和严肃性。有的档案存在个别人为延迟退休时间私自更改出生年月，或是为了调整工资私自更改参加工作时间，以及为了晋升提拔编造假学历、购买假文凭等等情况，使人事档案的真实性和严肃性受到了严峻的挑战。

3、档案立卷缺乏指向性和个性化。按照现行的人事档案立卷标准，定性评价的内容多，具体描述的内容少；反映共性的内容多，反映个性的内容少。这使得人事档案不能满足用人单位全面了解和掌握一个人全部信息的要求，不能有针对性地提供有价值、有权威的证明材料，利用价值受到一定局限。

4、上级主管部门的指导不够。有的主管部门很少开展对人事档案管理和利用的综合指导检查。那种流于形式的短期检查指导，往往致使经常性的人事档案工作变成一项突击性的工作，这样会在一定程度上影响了人事档案工作的质量。

四、加强人事档案管理的对策

1、执行统一的人事档案管理体制，加强人事档案的规范化建设。上级主管部门要高度重视和积极支持人事档案工作，各单位分管领导和人事档案管理人员要切实负起责任，健全并严格执行人事档案材料收集归档制度；其次，建立人事档案材料收集归档联系网络，人事档案管理部门要汇总人事档案专职人员名单，完成一个纵横交织、上下贯通的档案收集网络，疏通收集渠道及时掌握各类形成人事档案材料的信息，以真实、完整、准确的信息不断充实人事档案内容。最后要加强督察，接收材料时严把质量关，以保证档案的准确性。

2、强化档案工作的宣传力度，提高人事档案的法治意识。人事档案管理部门应该通过会议、网络等各种渠道加大宣传范围，加强宣传力度，使员工充分认识人事档案的重要作用，提高大家的档案意识、增强守法意识，维护档案的真实性，坚决反对篡改档案、危害档案的行为，确保人事档案材料的质量。

3、转变档案服务意识，扩大利用效率。在开展人事档案信息的利用工作中，档案工作人员首先要做到更新服务观念，强化档案利用效率意识；还要正确认识和处理利用和保密的关系，做好保密和安全利用的审批手续；并且要强化主动服务的意识，采取切实有效的办法让大家充分了解利用档案资源，满足经济建设对人才的利用和需求。

4、加快人事档案向现代化管理的转变。人事档案管理应尽快从实体管理向信息化、网络化管理转变，实现人事档案管理信息资源数字化、网络化、管理流程自动化、信息共享整体化；其次要借助先进仪器，将原始的档案材料扫描并保存到计算机中，建立全文数据库，这样既能延长实体档案的寿命，又能大幅度提高工作效率。

5、提高人事档案质量。要逐步建立适应现代社会需要的，公开、公正、透明的人事档案工作程序，科学规范地形成和收集人事档案资料，在保证档案资料真实可靠的前提下，提升档案资料的科学价值。档案管理的社会化，为统一规范操作程序提供了可能、创造了条件。档案的社会化管理部门要在尊重人事档案基本特征的前提下，根据信息社会的需要，从档案资料的形成、收集、整理、归档的各个环节，制定出规范性的操作章程，严格操作，保证档案资料的真实、可靠和鲜活，全面提高人事档案质量。

6、明确流动人员人事档案管理的公共服务性质。在组织、人事部门成立人才交流机构之前，人事档案一直是由组织人事部门集中统一管理的，在性质上属于公共服务。出于深化机构改革和转变职能的需要，由政府人事部门成立人才服务机构后，把流动人员档案管理这类较为具体的事务性工作委托或授权给人才服务

高效档案管理篇3

中图分类号：G271文献标识码： A

引言

档案管理是一个系统性的工程，在运作的过程中必将需要涉及诸多要素，同时也必将存在一系列的问题。当前我国档案管理中客观地存在着一系列的问题，这些问题都需要我们不断地加以解决与处理。在解决问题的途径与策略上必须要坚持科学、合理、有序的原则，同时国家的主管部门要统筹兼备，强化引导，构建交流平台，从而有效地推动档案管理工作的高效发展。

一、档案管理工作中存在的主要问题

1、档案管理制度缺失。关于建筑工程档案管理的工作，我国政府在2001年的时候就颁布了两部政策性文件，然而，有很多的建筑企业并没有将档案管理工作重视起来，政府所规定的一些利于规范项目建设的措施，很多企业并没有照此实施，通常都是根据自己的想法开展工作的，档案管理工作比较随意，在施工建筑的过程中就容易出现混乱的情况。

2、档案内容质量不合格。在工程项目的建设过程中，经常会因为档案管理中出现的一些常识性错误，从而导致档案内容质量不过关，主要体现在，第一，档案材料的收集不齐全，很多施工项目上一些需要记载的信息和盖章，经常会漏下；第二，档案整理不规范，在日常工作中对档案的不重视，就会出现文件遗失的情况，在后期的工作过程中需要用到的时候，就会用其他的类似文件去代替，用这种方式来逃避文件丢失的过错，使档案内容的质量严重下降。

3、档案管理人才匮乏，专业素质参差不齐。很多的档案管理人员由于自身的专业水平不到位，没有经过专业知识的培训，缺少相关的工作经验，而且有的人还是身兼多职或者是顺带定岗的，甚至有的项目组完全就没有设立档案管理这项工作的负责人，所以严重缺乏对档案管理知识熟练的专业人才。目前已有的档案管理人员的综合素质大都不一致，且对档案管理工作的认识过于传统，并没有跟上现代管理的节奏，导致工作责任心的缺失，自然工作效率也不高。

4、归档完整率、真实性有待提高。大多数的施工企业没有按照标准的国家规定的程序，对档案的操作程序进行严格的管理和保存，同时还出现一些为了使项目看起来更加完善，很多工作人员采取美化问题的工作方式来编制管理档案，这种做法严重的影响了档案的完整性和真实性，降低了档案本身存在的价值。

二、档案管理的原则

首先，质量控制是指相关的档案管理部门要对成为档案相应的文件在规格、内容设计等方面提出相应的要求、标准，一定要运用科学管理方法，将大量的信息资料予以全面性的系统收集、整理、登记与编制，从而有效地控制档案的质量。

其次，档案管理的真实性控制是指我们在进行管理过程中一定要注重真实性的控制，尤其是构建相关的归档制度和质量检查制度，从而实现档案的有效监督与控制。

最后，全程控制就是指在管理的过程中应将文件的鉴定、整理、归档及档案的各环节中的业务进行统一设计，统一资源的配置，并成立相应的监控小组以实现整体优化的管理目标。

三、如何规范档案管理工作，提高档案管理的效率

1、加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度

档案管理人员的素质包括很多种，有服务意识、管理水平、专业素养等等，档案管理人员要不断加强自身的服务意识，了解档案管理工作的重要性以及产生的作用。不断加强自身的知识素养，学会结合现如今的发展趋势，采用科学合理的管理方法，制定相适应的管理措施，将建筑工程档案管理的工作做的更完善。另外，档案管理人员要时刻关注国家政府以及相关部门制定的政策，将其运用的现实工作中。

2、加强施工管理，强化档案材料编制工作

依照标准的施工档案材料的编制方法，是建筑企业最基础的工作能力。一个施工团队在编制工程项目材料上出现问题，他就不具备承包工程的条件。工程档案的真实性和完整性就在于编制过程中是否专业。施工企业应该要充分明确自己身上肩负的责任，提高档案编制的规范性，对各个环节进行严密的检查和监督，严格依照建筑工程档案管理的真实性和完整性编制，为后期工作的顺利开展打下坚实的基础。

3、实现档案管理的信息化发展

案卷质量的高低将会直接影响到档案工作规范化、标准化的推进。实践证明，案卷在材料的收集过程中能否做到准确、具体及系统性，都将影响我们档案管理工作有效性的提高。随着，互联网信息时代的到来，各行各业都试图利用这种新技术推动自身的发展。档案管理工作也同样如此，未来的档案管理必将是以信息化模式为主体。目前，越来越多的案例已经证明传统意义上的档案管理已经暴露出其所存在的弊端，例如手工的收集、整编、管理与查阅上呈现出的工作量大、效率低、费时费力等问题。相反，实施信息化的档案管理之后，我们的工作人员就可以从繁重的工作中脱身，而不在充当打字员与保管员的角色了。

结束语

在进行建筑工作档案管理的时候，需要结合建筑工程档案的真是情况以及管理人员的需要，主动的去整理和归纳一些需要的信息，这些都是需要在档案中完整的呈现的，需要将这些信息整理统计成一份科学完善的报表，提供给管理决策人员作出科学的判断，为项目工作的实施提供有力的保障。

参考文献

高效档案管理篇4

2 高校档案管理工作的作用

高校的档案管理涵盖了高校所有行为信息的综合，在二级教学单位中的档案管理，一般包过教学内容、教学管理、学术研究等等相关的内容，对二级教学单位的发展具有重要的作用。

1、教学评估

高校二级教学单位的教学评估与考量，是衡量高校二级教学单位教学成果的重要标准。这一切的评估工作，离不开的就是教学档案的全面化与细致化，这些细化的材料不仅仅是高校开展教学评估的重要基础和内容，也是今后高校在改革与发展过程中的重要借鉴材料，有利于高校在不断发展的过程中，自我反思、自我管理、自我提高。

2、改革与发展

近年来，针对高校教学与管理的改革工作一直在不断的建设和完善过程中，涉及到高校教学体制、模式、管理等方方面面的问题。改革的前提和基础是基于对高校发展的全面认识和深入研究，而这一切的来源就是档案资料与信息。

3、科研活动

高校的存在不仅仅是在育人，更是组织各种类型的科研活动，为国家的发展提供内在的动力。衡量一所高校能力高低与否，不仅仅是看毕业生的就业率，更是要衡量高校在科研方面的能力和结果。而高校档案则为科研活动提供了更多的开展经验和研究基础，帮助更多的科研人员进行更深入的科研活动。

4、转变教学思维与模式

中国地域广大，高等教育发展不平衡，中西部在师资配备、教育资源整合等整个教育水平方面属于相对落后状态。利用高校档案信息资源，借助互联网络渠道，可以更加广泛深入地开展电视远程高等教育，对于发挥东部高水平的教育资源，推进中西部教育发展，具有其他方面不可替代的作用。

3 当前高校档案管理中存在的问题

1、相关档案管理人员对于档案管理的认识不足

一部分的高校档案管理人员，尤其是教学单位二级学院的档案管理人员，对于档案管理的重要性和意义缺乏一定的认识，在实际的工作过程中无法充分的履行自己的职责，也没有完全发挥个人的主观能动性，这些因素都严重的制约了高校档案长效提高的可能。

2、现代化的档案管理体系还没有完善

虽然近年来，现代档案管理的不断发展，对高校档案管理事业的发展做出了重要的贡献。然而，在很多高校中，现代化的档案管理体系和模式还没有建设和完善，存在一些高校二级教学单位仍然“纸上谈兵”，制约了现代化档案管理成效的发展。

3、制度与规范还需要进一步的建设和完善

很多高校在档案管理工作缺乏一定的工作规范与制度，档案工作人员岗位职责与职能不明确。虽然高校在档案管理的岗位上有大的体系和制度，然而在细化的岗位职责和职能上缺乏有效的划分。

4 提高高校档案管理成效的几点思考

1、深化思想认识，提高工作成效

想要提高高校档案管理成效，最重要的就是对于每一个档案管理人员自身的管理。高校应该重视档案管理人员的思想教育工作，充分激发每一个档案管理人员参与管理、科学处理、强化过程的档案管理工作过程，以主动积极的工作作风和认识投入到高校档案管理工作中去。

2、细化岗位职责，激发岗位职能

档案工作是高校工作的有机载体，要细化岗位职责，在原来大的部门规章制度和岗位职责要求基础上，进一步的区分岗位的内容和职责，细化工作内容与职责，进一步的提高档案管理工作的工作成效，坚决避免“当一天和尚，撞一天钟”，或者“一个和尚有水喝，三个和尚没水喝”的现状，进一步的提高档案管理人员自身的主动性和积极性的工作。

3、重视对现代化档案管理的投入

现代化的档案管理离不开现代化的办公设施和软件配套。所以，高校在档案管理现代化的过程中，应该切实的重视对基础办公设施、硬件、软件配套的投入，加快高校档案管理现代化的进行，推动数字化、信息化档案管理模式的建设和完善，推动现代高校档案管理的长足发展，为全面的提高高校档案管理成效打下坚实的基础。

4、科学的对每一个档案管理人员进行考核和评价

高效档案管理篇5

档案对于处于纷繁社会关系中的我们来说是十分重要的，因此作为档案管理人员的我们要充分运用专业技能来管理好档案，将这项工作做好。档案的管理工作并不只是将档案进行简单的分类、存档，而是一项复杂而且繁重的工作，要想真正做好这项工作并不是一件简单的事。这要求档案工作人员不仅要有专业技能，而且还要不断地积累经验，采取更加有效的手段来提高档案管理效率。如何有效提高档案管理效率是一项长期的课题，所以，我们应该对此问题加以重视。

一、切实加强自己的专业素养

作为档案管理人员，我们要想做好自己的档案管理工作，一定要有良好的素质和专业素养。良好的政治素质是一个人从事任何工作所必须具有的思想前提。档案管理工作由于其特有的政治性以及服务大众的性质，更加决定了档案专业人员必须具有良好的政治素质。对于一名档案专业人员来说，无论是在企业还是在政府单位，良好的政治素质都是必不可少的。每一名档案管理工作者在工作中一定要恪守职责，遵守相关的法律法规，同时也必须充分认识到档案工作的重要性，为成为一名优秀档案工作者而努力奋斗。档案管理工作对专业的知识素养也有一定的要求，档案工作绝不是普通人所认知的简单的存、放、取工作，而是一项涵盖数种专业（如数学、统计学、图书管理学等）的基础工作。如果没有相关的档案专业知识储备，想要胜任这样看似简单的工作也绝非易事，档案专业人员必须具备档案专业知识、科学文化知识和良好的政治素质。档案专业人员必须系统地、严格地学习档案知识，并且在理论基础上培养全面的实践技能。档案管理的实践技能需要在不断的实际工作中逐渐培养，而在实际工作中又不免穿插着档案学理论知识，如对档案资料进行收集、整理、研究、保存的过程需要档案专业理论知识的指导。因此，档案专业人员只有在深厚的理论知识作前提的条件下，才能在实际的工作中有所发现，并能提供合理的解决方案。对于文史知识，档案工作要做记录，因此对于档案工作者的文学知识有一定要求，语言表达能力的强弱直接关系到档案内容的清晰与否，只有了解历史，对于历史知识有相关见解，才能对档案的历史背景、内容有理解；对于学科知识，科技的进步直接影响着文化的发展，现代化管理学理念渗入各行各业，作为档案管理者，对于管理学、图书管理学也应该有所涉猎；对现代化管理技术，现代化技术为档案管理工作提供了便利，如电子计算机以及声音音像存储设备的应用，档案管理者一定要能熟练掌握这些技术；对于外语知识，随着全球化与国际化的潮流，档案专业人员具备一些外语知识对保证外语文献资料的管理保存与应用能够便利进行具有相当重要的意义。

档案是一种重要的资源，它必然要与网络化时代的高科技相结合，这要求着档案工作者必须孜孜不倦地学习相关的知识，来提高自己的能力，进而提高档案管理工作水平。档案管理人员的专业知识素质决定着当前以及未来档案管理事业的总体发展水平。因此，只有档案管理人员具备一定的专业素养，才能为提高档案管理工作效率打下基础。

二、对自己的工作投入热情

档案管理工作是比较枯燥的。档案管理工作者整天面对的是大量的档案文字，更多地是将时间用在档案的分类、整理、存储上，难免有时候会感到枯燥。如何克服这种枯燥感呢？档案管理工作者应该在工作中进行自我鼓励，自发调动自己的积极性，充分认识到档案管理工作的重要性，要时刻提醒自己：每个人的档案都至关重要，保管好大家的档案是一件非常有意义的事情，大家将档案交予我们来进行管理，这不仅是一种社会规定的要求，同时也包含着信任的成分在里面。大家信任我们，将档案交付我们进行管理，我们不应该辜负大家的信任，应采取积极有效的方法来将大家的档案管理好。

领导也应该尽可能地采取积极措施来激发档案管理工作者的积极性。因为档案管理工作是枯燥乏味的，传统的工作方式更是如此，倘若领导者不能够及时调动其积极性，就会使工作效率难有保证。一些档案管理工作者很多时候都不知道自己工作的意义所在，这就是一种纯粹为了工作而工作的状态，针对这一现象，领导应该加强这方面的宣传和教育，让他们对于工作有积极的认识，对自己的工作重新定位。领导应该在工作中引入竞争机制，以调动大家工作的积极性：对表现优秀的人员进行一定的奖励政策，对于表现较差的人员也应该采取相应的惩罚措施，以最大限度地发挥个人的工作潜力，从而进一步为提升工作效率提供保障。

高效档案管理篇6

中图分类号:G270 文献标识码：A

档案管理规范化、信息化是实现档案管理现代化的重要环节。从社会进步的速度来看，在搞好硬件建设的同时，加快档案管理信息化建设是档案管理工作的重中之重，是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。信息化时代，各单位为提高自身在市场上的竞争力，都在根据单位自身的特点，加快信息化建设步伐。日益丰富的工作实践表明，档案管理采用电子化流转方式，是档案管理发展的趋势，是提高生产效率的一种手段。在建或已投入运行的、承担单位职能和业务活动的各种信息管理系统，体现了单位信息化建设的成果。建立信息系统的目的是将档案管理工作流程优化后，借助于软件编程和数据库管理技术，重塑计算机工作流程来支持、执行档案管理的业务活动。[1]

一 档案信息化建设的基本含义

在这里要分清信息化中的信息不单限于档案本身的记录信息，还有把原始信息进行处理后和社会其他信息形式综合形成更广泛的信息。档案信息化有狭义上和广义上两方面内容:狭义上就是档案自身内容的信息化；广义上就是把档案信息和社会政治、文化、经济等各方面相关信息进行融合处理的信息化。因此，档案信息化建设的目标是在现代化的技术条件下，一方面促进档案自身信息进入社会交流系统，在社会上得到传播；另一方面是把档案内的信息和其他社会信息形式综合使用，在社会上扩大服务。这两方面目标互相联系，共同促进。档案信息一旦被社会广泛使用，狭义的档案信息资源必须和社会发生联系，被社会利用广为传播，形成广义上的档案信息化。

二 改善档案管理方式，提高工程档案管理效率

档案信息化建设，要以科学高效的档案管理为前提，怎样改进档案管理方式，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息的管理体制，提高工程档案管理水平，从传统管理方式向综合现代化管理方式递进，是各级档案管理工作人员要切入思考和实践解决的问题。社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。[2]

①拓展档案信息管理思路

档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路，坚持档案为社会大众服务的思想，从改变传统的档案管理重保管轻利用方式，侧重强调维护档案完整和安全的管理原则和以档为本的价值取向；转变那种要提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面，将广大社会公众加入档案室。

近来，档案管理的方式有了巨大的改变，从过去的手工操作逐渐转变成现代化管理的方式，要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时，切实掌握相应的专业理论知识和专业技能。

②提高档案信息管理水平

必须具备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件装置。系统软件的开发应用和完善，可以通过计算机系统软件的操作进行培训和推广，逐步建立起同一平台为分中心做好初期的准备工作。

档案中心目录和全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不仅节约了人力和财力，也在某种程度上加快了档案信息数字化的进程。

上网信息要进行密级界定。先要制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;然后对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不一样的信息查询权限，做到保障软件系统的安全。[3]

③加强工程档案信息管理

工程档案的建立和形成取决于工程建设的过程也是工程档案的形成过程。从工程立项直到工程验收的阶段，档案资料的收集、整理都是由不同单位部门来实施，客观上加大了工程档案建立和管理的难度，但信息化管理明显提高了工程档案管理效率和效益。

工程档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的工程档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高工程档案岗位人员的业务素质和工作能力。

工程档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识，参与本单位的软件开发工作，选用适合工程档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便工程单位和部门利用工程档案的条件。

数据质量和容量是计算机管理系统的优势和成败的关键，要严把数据质量关，保证各项数据的全面和准确。利用计算机对工程档案管理，也应着重考虑数据审核制度的建立，在数据录入前进行审核，在数据录入后进行校对。

充分利用计算机功能，提高工程档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。 [4]

三 结语

计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，有针对性地对信息化技术人才进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。

我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，也是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

参考文献：

[1]赵甲信.关于加快推进县域档案信息化建设工作步伐的几点体会[J].陕西档案，2008，（06）.

高效档案管理篇7

关键词： 高校档案管理；信息化建设

随着社会和科技的发展，以往高校档案管理的一些办法和技术已经无法完全的满足高校档案建设的需要。将其信息话是符合高校档案发展需要的。但是怎样解决现在档案信息化建设中存在的问题，做好档案的管理工作，是很多高校的档案管理人员都面临的重要问题。

一、 现在，我国高校在进行档案信息化建设的过程中存在的主要问题

（一） 在对档案信息化认识方面存在一定的欠缺

首先，很多学校领导和档案管理人员都没有真正的认识到档案建设的重要性，甚至很多人都认为档案建设就是用来收藏，档案也是保密的；其次，对社会发展趋势认识的时候，存在一定的问题。很多人都没有真正的认识到现在已经进入了信息化社会，高校想要更好的发展便必须做好档案的信息化建设；最后，很多高校在进行档案信息化建设人员投入的时候不够重视，很多档案管理人员本社的素质比较差，不但不具备计算机方面的技术，档案管理的素质也比较差。

（二） 进行档案管理的时候，相关的手段比较落后

现在，很多高校在进行档案管理的时候，都存在方法落后以及制度不够完善的问题，很多学校依旧采用以往的办法进行档案管理，投入的经费比较少，相关的奖惩制度没有健全，这也导致了高校中负责档案管理的人员本身的工作积极性比较差，没有将自身的创造性和主动性更好的发挥出来。

（三） 高校档案管理人员自身的素质比较低下，无法满足信息化的需要

计算机技术在我们的生活中运用的非常的广泛，但是很多高校进行档案管理的工作人员本身的素质比较低下，知识结构不能满足档案管理信息化的需要，计算机方面的人才比较的少，大多数的工作人员并不能用计算机进行档案管理，并且信息开发应用方面的意识也比较的差。

二、 提高高校档案管理信息化建设的一些措施

（一） 领导必须认识到档案管理信息化建设的重要性

在高校中，档案管理信息化对高校的发展和建设是非常重要的，而领导的认识和态度会在一定程度上决定这个学校的档案管理信息化程度，所以高校的领导必须真正的意识到档案管理信息化的重要性，并将档案管理信息化建设纳入到学校的规划中去，并在建设过程中，投入大量的资金和人力。

（二） 进行 权威机构的建立，做好高校档案信息化建设的统筹工作

教育行政主管部门的领导应该重视机构的建立，做好相应的统筹规划、实施以及保密等方面的工作，将档案信心的网络建设作为信息化建设的基础，努力的解决信息化过程中存在的各种困难。真正的意识到高校网络扩建整改对于档案信息化建设的意义，并抓住这个机遇，进行相应标准和规范的建立，进行应用软件的开发，并做好安全防范方面的措施，做好数据库的建设。

（三）建立健全相应的制度，保证信息化建设的顺利进行

1、应该进行考核奖惩制度的健全

在高校档案信息化建设的过程中，那些做出巨大贡献的工作人员或者集体，应该对其进行表扬，在其评职称的时候也应该给起提供一定的便利；对于那些在进行档案管理或者信息化建设过程中，出现问题并给学校带来严重损失的人，则必须追究其责任，给其一定的处罚，将管理人员的积极性充分的调动起来。

2、健全培训制度

学校还应该对培训学习制度进行一定的健全，学校可以用进修和座谈会等方式，做好管理人员的培训工作，提高管理人员本社的素质。

3、健全保障制度

想要做好学校档案管理信息化建设，学校还应该进行保障制度的建立和健全，保证费用的充足。

只有做好以上几点，才能够给高校的档案信息化建设奠定良好的基础。

（四）做好档案管理系统的建设

在高校中，档案管理应用系统建设是档案信息能够交换和共享的一个重要平台，做好方案管理应用系统的建设也是高校档案信息化建设的一个重要基础。

1、 学校应该根据相关的规定做好档案管理软件的应用和管理

这样不但能够更好的帮助学校进行档案的信息化建设，还能够做好档案的网上预处理和归档工作，不但存储比较的方便，利用的时候也会比较的方便，同时还能够保证档案本身的完整性，对于文档一体化的实现是非常有利的。

2、 将档案信息数据库、相关管理软件以及网络建设结合在一起

这样能够更好的实现档案的网络利用，这对于统计和反馈都是非常有利的。但是，现在在进行档案网络利用的时候还是存在一系列的安全隐患，必须不断的进行技术的开发，解决这些问题。

（五） 做好馆藏档案的数字化建设

在高校中，数字档案的重要来源便是馆藏的纸质档案，想要实现档案管理的信息化建设便必须将其数字化。现在，在对其数字化的时候主要的办法是扫描和键盘录入。键盘录入本身速度比较慢，并且还很容易出现误差，效率非常的低下，出发键盘录入技术能够得到较大的发展，否者这种方式将会被淘汰。现在很多学校在进行馆藏档案录入的时候采用的都是扫描的办法，这种办法速度比较快并且非常方便，也利于网络的传送，所以在实际应用的时候应该努力的做好成本的控制，提高其效率。

（六）进行档案信息化管理队伍的建设

在高校的档案信息化建设中，管理人员的素质会直接决定管理的效果。但是现在很多高校的档案管理人员能力达不到要求，无法做好档案管理的信息化建设，所以必须对其队伍进行建设。首先应该对现有的管理人员进行培训，努力的提高其专业素质；其次，应该努力的引进相关的人才，将符合档案建设需要的计算机人才和档案管理人才吸引到学校中来，并为其工作创造出良好的环境，提高管理人员本身的工作积极性。

结语：

在高校中，对其档案进行信息化建设，是符合高校发展需要的。我们必须真正的认识到这一点，学校领导在重视档案信息化建设的同时还应该完善档案管理制度，给其提供足够的资金，并做好专业人才的引进工作，这样才能真正的提高高校档案信息化建设和管理的效果。 （作者单位：武汉纺织大学人事处）

参考文献：

[1] 赵静.实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设[J].山东省青年管理干部学院学报，2009（05）

[2] 刘彦君.关于高校档案信息化建设的现状及其发展研究[J].湖北大学成人教育学院学报，2011（06）

高效档案管理篇8

关键词 电子档案 管理理念 实效性

一、前言

随着电子档案资料的增多，如何提高电子档案管理质量，成为了档案管理的重要内容。基于电子档案的特点以及电子档案发展的快速性，做好电子档案管理对满足档案管理需要和提高档案管理水平具有重要意义。基于这一特点，在电子档案管理过程中，要想提高管理实效性，就要从管理理念更新、优化管理模式和提高管理人员素质入手，为电子档案管理提供有力支持，保证电子档案管理效果满足实际需要，最终提高电子档案管理的整体性和实效性。

二、电子档案管理过程中，应不断创新管理理念

对于电子档案管理而言，由于电子档案是一种全新的档案形式，不但在档案保管方式和档案形式上与传统档案不同，在其他管理方面也存在较大的差别，为了最大程度的满足档案管理需要，提高电子档案管理的实效性，在电子档案管理过程中应积极更新管理理念，具体应从以下几个方面入手：

（一）电子档案管理应认真分析电子档案的特点

在电子档案管理中，只有认真分析电子档案的特点，才能保证电子档案管理工作得到有效开展。结合电子档案的应用和管理实际，电子档案具有存储空间小、存储信息量大以及管理过程简单等特点，在实际管理中对保管条件要求不高。

（二）电子档案管理应把握正确的档案管理原则

考虑到电子档案管理的实际难度以及电子档案的自身特点，在电子档案管理过程中，只有掌握正确的档案管理原则，才能提高档案管理实效。为此，电子档案管理应把握高效性、全面性和准确性原则，保证电子档案管理取得积极效果。

（三）电子档案管理应善于利用现代化的管理手段

基于电子档案的自身特点，以及电子档案对管理手段的需求，在电子档案管理中只有积极应用现代化管理手段，才能提高电子档案管理的整体效果。为此，我们应根据电子档案管理的实际需求，合理选择电子化和网络化管理手段。

三、电子档案管理过程中，应优管理模式

（一）电子档案管理应合理优化管理模式

由于电子档案与传统档案有着较大差别，在具体的管理模式上，电子档案与传统档案存在必然差异。基于这一认识，电子档案应根据自身特点，对现有的档案管理模式进行优化，改革现有档案管理模式，使其满足电子档案管理需要。

（二）电子档案管理应积极创新管理方法

电子档管理过程中，采用电子化和网络化管理方法，已经成为了电子档案管理的重要选择。基于电子档案快速发展的特点，创新电子档案的管理方法，并积极采用现代化信息化管理手段，构建健全完善的档案管理体系，对电子档案管理而言具有重要意义。

（三）电子档案管理应提高管理模式的针对性

在电子档案管理中，考虑到电子档案的特殊性及其自身特点，电子档案在管理模式优化中必须要做到根据电子档案的特点选择管理模式，并达到突出电子档案管理目的和提高电子档案管理水平的目的。因此，提高管理模式的针对性是十分必要的。

四、电子档案管理过程中，应提高管理人员素质

电子档案作为一种新的档案管理形式，与传统的档案管理有着较大区别，为了提高电子档案管理的整体效果，档案管理人员需要具备较强的专业水平喝素质。基于这一认识，电子档案管理要想提高实效性，就要不断提高管理人员素质，具体应从以下几个方面入手：

（一）增加对档案管理人员培训，提高其专业技能

在电子档案管理过程中，档案管理人员的素质对档案管理效果有着直接影响。基于这一现实需要，电子档案管理应增加对档案管理人员的培训，不断提高其专业技能，使档案管理人员的整体素质得到全面提升，最终满足电子档案管理需要。

（二）正确分析电子档案特点，提高技能培训的针对性

在档案管理人员技能培训中，只有正确分析电子档案的特点，并根据电子档案管理的实际需求进行技能培训，才能确保电子档案管理取得实效。因此，在具体的培训中，应突出管理手段的应用以及管理理念的更新。

（三）根据电子档案的管理需求，对档案管理人员的正日素质进行合理评价

基于档案管理人员对电子档案管理的重要性，在电子档案管理过程中，应根据电子档案管理的特点和需求对档案管理人员的素质进行合理评价，对不能满足惯例需求的管理人员进行相应业务培训。

五、结论

通过本文的分析可知，基于电子档案的特点以及电子档案发展的快速性，做好电子档案管理对满足档案管理需要和提高档案管理水平具有重要意义。基于这一特点，在电子档案管理过程中，要想提高管理实效性，就要从管理理念更新、优化管理模式和提高管理人员素质入手，为电子档案管理提供有力支持，保证电子档案管理效果满足实际需要，最终提高电子档案管理的整体性和实效性。

参考文献：

高效档案管理篇9

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）08-00-01

办公室档案管理工作与单位各项工作的展开密切相联系。但是随着科技的发展，信息时代的到来，网络信息化技术被各个领域广泛应用，传统的办公室档案管理模式已经不能适应社会的发展，在档案管理工作中仍然存在着一些问题。为了跟随时代的发展步伐，应不断完善办公室档案管理工作，运用网络信息化技术提高办公室档案管理的工作效率。

一、办公室档案管理存在的问题

办公室档案管理是为了保持档案的完整性，以方便人们查找，使其实现最大的利用价值。但是，目前我国档案管理存在着一些问题，具体表现在以下几个方面：

（一）管理意识淡薄，管理方式落后

我国办公室档案管理人员的管理意识淡薄，大多数管理人员都不具备专业的管理水平，很多单位的档案管理人员都是兼职人员进行管理工作，对档案管理的重要性认识不够，所以致使档案管理工作的管理方式落后。大多数管理工作只是表面工作，对日常资料的保存和搜集相对欠缺，管理的方法采用传统的管理模式，落后于时展的步伐，因此，为了适应社会的发展，档案管理工作应该引进现代网络信息技术，提高管理工作效率。

（二）管理人员的管理素质较低，有待提高

现在培养出来的专业档案管理人员不能适应社会的发展，管理人员的管理专业知识欠缺，所以提高管理人员的专业知识和工作技能是首要解决的问题。其次，这是一个信息化的时代，办公室档案管理工作也要紧随时代的发展步伐，运用现代科技网络信息技术进行管理提高管理工作效率，所以管理人员必须具备一定的包公软件的操作技能，提高管理专业水平和管理操作技能，从而提高办公室档案管理效率。

（三）办公室档案管理的网络信息化建设有待加强

随着办公室档案管理的发展，管理的档案种类越来越复杂，因此对管理人员的要求也随之提高。针对不同时段、不同种类的档案信息，要进行有效地记录和整理，而传统的管理模式已经不能适应现代化管理工作，加之，现阶段网络信息技术应用于档案管理工作中的技术还不完善，许多设施无法完全支撑工作的需求，所以许多档案管理仍是纸质管理方式。同时，档案管理行政机构没有合理规划档案管理的信息化系统，使得许多数据化的档案信息在数据库中处于随机状态，有些还被定期销毁，不利于日后工作的查阅，所以档案管理工作有待建立系统化的管理模式。

二、提高办公室档案管理工作效率的措施

办公室档案管理工作与办公室的各项业务相联系，其管理效率直接影响到单位的工作效率，因此，办公室档案管理工作极其重要，必须加强办公室档案管理。由于在办公室档案管理过程中存在管理的档案种类较多，管理工作复杂等问题，所以，为了提高办公室档案管理工作效率，提出以下几方面的改进措施：

（一）建立完善的办公室档案管理制度

单位的领导要重视档案管理工作的重要性，建立完善的档案管理制度，使得档案管理工作有序性。档案管理与文件管理是密切相联系的，因此在管理过程中应该将二者一起进行管理。建立单独的管理室，将档案按照不同的时期和不同类别进行存放，并注明标签以便日后查找。同时，要确保存放档案的档案室的安全性，对一些重要文件要进行加密处理，单独将它们存放在其他地方，在管理过程中，文件有保密级别，对于不同级别的保密文件要及时跟进保密期限，对于失去保密性的文件要做好记录并整理。同时，完善单位的档案管理程序，应该由两个人进行以便互相监督，从而促进档案管理工作有序进行。

（二）增强档案管理意识

由于单位对档案管理意识淡薄，使得档案管理工作进步较小。因此，为了提高档案管理工作效率，必须要加强单位对档案管理工作重要性的认识。单位应该不断完善档案管理制度，建立并完善档案管理意识，强化档案管理的岗位责任制，完善管理的规章制度，立足于档案管理发展的现状，并结合管理的目标，树立正确的管理理念，使档案管理工作取得较大进步。

（三）提高档案管理人员的专业水平

办公室档案管理人员并须立足于社会的发展与时代的需求，不断增强档案管理意识，开展培训工作，提高自身的档案管理水平。管理人员要认识到档案管理的重要性、复杂性，提高自身对档案管理工作的责任意识，通过专业培训掌握管理操作技能。

（四）强化档案收集

档案收集是办公室工作中十分重要的一项工作。改进档案管理工作就需要先强化档案的收集工作。如对档案要按照不同的类别进行分类、编排、整理、保管，然后对这些档案文件进行编码、提料、提取主题词等工作，最后进行附件的处理，以便日后使用。运用计算机对这些档案信息进行管理，并建立检索体系，从而实现网上管理。

（五）运用网络信息化技术进行档案管理

将网络信息化技术应用于办公室档案管理工作中，使得管理工作更加有序、快速。电子信息化技术可以将单位内部的资料进行不同类别分类并管理，同时对各类档案资料可以进行补漏，提高了档案管理工作效率，将单位的档案管理工作进行及时归类整理，使得检索更加快捷。信息化技术的管理方式改变了纸质管理的低效率，使得办公室档案管理工作的编排、整理、管理更加准确性、快捷化、有序性。

三、结语

办公室档案管理工作关系着办公室其他各项工作的开展，在办公室工作中具有重要的作用。所以，要不断完善办公室当档案管理制度，提高办公室档案管理工作效率，加强单位和管理人员对档案管理工作的认识，运用新的管理模式管理办公室档案，从而提高档案管理效率。

高效档案管理篇10

（一）概念

所谓效益是指有效产出与投入之间的一种比例关系，是一种与负效果相对的正效果，即是有益效果。它所反映的是人们的投入与所带来效益之间的关系。而管理效益，则是说在社会团体、组织等在对其所经营对象进行管理的过程中，对本组织以及对社会所造成的有益的影响。

高校档案馆是学校档案工作者的职能部门，它担负着对全校档案工作的监督和指导工作，并对学校档案进行集中统一管理，并在全校师生利用档案的工作中担负重要职责。

高校档案馆的管理效益总的来说就是档案馆管理工作要以档案馆的总体目标为中心，使用现有的人力、物力、财力、信息、时间等档案馆资源，对其进行充分合理有效的利用，从而使档案馆的有效产出最大，即能够充分满足学校及社会各界对档案信息的需求。[1]

（二）高校档案馆的管理效益的类型

高校档案馆的管理效益具体可分为经济效益和社会效益

经济效益是指高校档案馆在进行档案馆管理工作中所产生的有益效果与资源消耗的比例。档案馆经济效益既可以以价值形式表现，又可以以信息产品的形式表现。社会效益是指高校档案馆管理工作对社会发展和文明建设所产生的客观效果与资源消耗的比例。档案馆的社会效益，表现为有助于积淀人类文明，推动科技发展，提高社会教育水平，满足人们经济、文化、生活等需要。

二、高校档案馆管理效益的影响因素

（一）管理人员

高校档案馆同其他社会组织相同，管理人员在其管理过程中起着不可替代的作用。高校档案馆的管理工作人员作为工作主体，他们所具有的素质高低直接影响着高校档案馆的管理效益的高低。所以在对高校档案馆选拔管理人员的时候，必须考虑所选人的各方面的素质，包括工作态度，知识储备以及所掌握管理技术等，从而有利于高校档案馆的管理效益的提高。

（三）高校档案

高校档案馆的管理效益主要是通过其管理对象――高校档案来实现的，所以高校档案也是影响高校档案馆管理效益的重要因素。在众多档案信息资源的门类中，高校档案由于其形成主体在社会组织机构中的特殊性和其所藏档案种类的多样性，使高校档案工作成为我国档案事业发展体系中的重要组成部分。

因为高校档案馆的运营一直都是由高校全额拨款，其管理成本与管理效益多年来始终保持平衡的水平。而如果将高校档案馆的部分资源对外公开获取，并提供社会服务的话，其管理成本与服务成本必然会大幅度提升。在不增加额外服务收费的情况下，要达到成本与效益的平衡非常困难，这也是组织高校档案走向共享的最大阻碍。[2]

三、高校档案馆在现代管理中存在的问题

（一）技术人才的短缺

为顺应时展，高校档案馆的数字化日益兴起，这种数字化工作必然会给高校档案馆的管理工作提出更高的要求。这种更高的要求首先就体现在人员配备上，因而高校档案馆的管理人员要是与现代化档案管理相匹配的高技术人才，他们不仅要具有扎实的专业知识，更要有涉猎其他各领域的渊博的知识，而且要在管理上具有现代化管理思维，更要具备现代化档案管理设备的熟练操作技能。

由于传统的观念，外界人士常误解档案工作为暮气沉沉的职业，所以很多高端技术人才会因为认为工作过于单一，高校档案馆并不受社会重视，而不愿意进入高校档案馆工作。[3]

（二）高校档案馆缺乏社会影响力

档案的作用主要是通过利用服务工作来实现的，只有档案被利用，才会实现其价值，才会被社会所认可。一方面，高校档案馆配套设施落后，申请各项经费都困难重重，造成社会化服务进展缓慢；另一方面，由于高校档案馆没有向社会提供足够的利用服务来体现自身的价值，致使其缺乏社会影响力，因而不受高校领导和社会的重视。如此循环往复，高校档案馆便陷入了发展的困局。高校档案馆只有通过降低姿态，把握开放社会民众多元化的需求，将自己建设成为服务于社区和社会的教育文化中介，尽全力提供档案服务于社会，才能吸引民众走进高校档案馆，增强高校档案馆的社会影响力，拓展档案服务正的外部性，提高高校声誉，为高校档案馆的发展壮大获取支持力量，以此来提高高校档案馆的管理效益。[4]

（三）过分考虑档案安全问题

由于受传统观念的影响，档案一旦被收集进馆，就会被束之高阁，“躲进深宅大院”，变成名副其实的“死档案”，那么这种情况下，高校档案又怎么能够为高校档案馆带来效益呢？尽管早有政策规定开放档案，但是也是由于档案案工作人员档案安全思想意识太严重，或许是开放工作实施的并不是那么及时，导致许多待开放档案日积月累，被人遗忘。这种对档案安全问题的过分在意，使得高校档案对学校、对社会的服务的实现得到限制，更严重影响了高校档案所能带来的效益。[5]。

（四）激励机制不完善

在我国高校中，衡量工作能力的标准主要是看科研项目的多少及的数量，提供服务的多寡并没有纳入高校职称及绩效工资的评定范围。高校档案馆工作人员更愿意把精力放在对升职加薪更有帮助的学术研究上，缺乏拓展档案服务的内容与方式动力，不愿主动吸引更多的查档者到高校档案馆参观、利用档案信息资源。[6]高校档案馆作为高等学校的直属单位，并不通过提供档案服务这一准公共产品来获取经济效益，而是靠高校财政拨款维持档案馆的运转。在教育文化事业单位里，高校档案馆的工资不高，但工作相对稳定，缺乏竞争机制。

四、提升高校档案馆管理效益的途径

（一）提高管理人员的综合素质[7]

档案工作是一项必须秉持认真负责，实事求是的态度才能胜任的工作。因为高校档案涉及到高校各方面工作的真实信息，档案馆工作人员无论是在基础工作还是利用服务工作过程中，都必须尊重事实，尊重历史的真实性。

作为档案馆工作人员必须具有扎实的专业知识，把知识运用到档案实际工作中，才是我们学习档案知识的目的，然后再在实际工作中总结经验，不断进行知识创新，从而更好地进行档案工作。

基于档案馆的管理效益，档案工作人员的服务效率、服务方式也很重要，以往各类档案馆包括高校档案馆在服务工作中多是处于被动状态，随着社会的变化，档案管理人员要化被动为主动，采取服务方式多元化，诸如：主动开展可开放档案展览，主动宣传档案的重要性，以其对档案利用知之甚少的人们来利用档案等等。

（二）制定合理的提升管理效益的制度

1.完善管理过程中的激励机制

制定激励机制初衷在于提高管理工作者的工作热情，从而实现管理效益的提升。它的具体内容为把高校档案馆管理人员对内或对外的服务质量作为管理人员定期考量的一个指标，这是与他们的工资，奖金等切身利益所联系的。这个机制可以通过各种方式来实现评比，比如可以在利用者利用完毕后，对其进行调查，让其对所服务质量打分或者给予客观评价；也可以建立网上评比系统，让利用者给予合理的评价等级：好评、中评、差评。

2.制定合理的有偿利用制度

目前，随着社会公众档案意识的逐步加强，高校档案馆不仅承担着为本单位工作服务，而且向社会提供利用服务日益增多，如毕业生应聘工作、出国留学、教职工继承财产等诸多事宜都需要学校档案馆出具证明材料。高校档案馆主要服务于本单位，不同于公共档案馆的无偿利用为主，而是以有偿利用为主的方式承担向社会提供利用的职责。高校的运行经费模式实行的是国家财政拨款与自筹相结合，档案工作经费只占总经费中的小部分，列人本单位的经费预算，而且投人有限，无法达到无偿面向社会提供利用。[8]

高效档案管理篇11

传统的办公室档案管理工作方式，在当今社会主义经济市场以及科学技术的快速发展的双重影响下，显得较为落后，不够现代化。在传统的办公室档案管理工作中，工作效率得不到提高，办公室档案的价值也没有得到充分发挥，因此许多单位进行了办公室档案管理工作方式的探析，充分认识到当前办公室档案管理工作中的不足之处，并采取可行的措施，努力使办公室档案管理工作效率得到有效的提高。

1单位办公室档案管理工作的现状

目前办公室档案管理工作方式仍然采用传统办公模式，其中存在着一些弊端，需要进行相应的管理方式的调整，确保档案得到科学规范管理，利于使用者的使用，达到档案管理的最初目的。目前的档案管理中存在着以下问题，需要管理人员和工作人员都进行进一步的探究与完善。首先，办公室档案管理工作中，浅薄的管理意识是管理人员们存在的一个问题。在基层工作的管理人员，大部分都是兼职人员，没有接受过专业的、系统的档案管理工作培训，对还管理工作的认识不足，从而不够重视该工作对单位的重要性。对其认识停留在该管理工作是一个可有可无的辅助性工作，导致部分档案管理人员的工作热情度不高，敬业精神不足，直接影响了工作效率和质量。其次是管理人员的专业水平不高。一线档案管理人员专业人员较为缺乏，具备的专业素养较低，办公室档案管理无法适应数据时代的发展，无法进行高校的管理工作，给档案管理工作的完善完成了阻碍。最后是网络技术的运用不充分，引起的办公室档案管理工作水平的制约，科学高效的档案利用从而受到了影响。

2办公室档案管理工作效率有效提高的策略分析

进行信息化办公室档案管理平台的建设：信息技术的运用已经成为当前发展的必要手段，办公室档案管理工作也不例外。办公室档案管理工作进行信息化建设，无疑是对档案管理这一繁杂的工作进行的简化工作，是其工作效率提高的有效方法。传统的档案管理工作多为纸质档案管理，纸质档案查询费力，同时容易丢失，不便于保存与管理等。进行信息化建设，构建办公室档案管理平台则能够有效解决这一问题。将办公室档案管理工作信息化，把数据录入系统中后，该档案信息便于查询、易保存，并可根据需求将相关数据进行备份，档案不会被随意地窃取与破坏。同时构建办公室档案管理平台后，成套的系统管理能够使工作人员的工作内容得到相应减少，工作压力也随之减小，使得办公室档案管理工作效率得到有效的提高。进行管理人员的管理意识的提高策略：办公室档案管理工作中的管理人员，他们的管理意识影响着工作人员的工作效率，淡薄的管理意识并不能充分地发挥他们的管理作用。办公室档案管理工作的工作内容较为繁琐、复杂，工作人员的工作态度、工作方式和工作效率都直接影响办公室档案管理工作的水平。在繁杂的档案管理工作中，管理人员有足够高的管理意识，有利于管理模式的创新，传统的档案管理模式将会得到改变。工作人员也会受到管理人员的影响，改变自己的工作态度和方式，积极对待办公室档案管理工作，工作效率能够得到相应提高。提高管理人员的管理意识，需要单位对其档案管理工作的管理者进行有针对性的管理意识与管理方式的培训，对兼职的管理者进行专业知识技能的强化，提高他们的相关素养，逐渐弱化目前存在的管理人员管理意识淡薄的问题，提高工作效率，促进单位发展。进行专业的团队培训：在传统的办公室档案管理工作中，工作人员的工作任务繁重，档案资料错综复杂，进行纸质的档案信息整理难度较大。同时该档案管理工作模式已经不适应目前的单位发展状况，使得档案管理工作效率和单位的整体工作效率都无法得到明显提高。为了解决目前存在的这个问题，单位可以采取专业团队人员的培训计划，对办公室档案管理工作人员进行从工作方式到对工作认知等方面的培训，改变他们的认知与工作方式，提高他们的专业知识素养和工作水平，组建并培训出一个专业的办公室档案管理工作团队。进行工作人员的培训，可以从他们的对工作的思想认知、专业知识技能以及信息技术的运用等多个方面进行深入的挖掘与探析。办公室档案管理工作的工作者对其工作效率有着直接的影响。因此需要对他们进行相应的培训，让他们具有相应的创新思维，在工作中不断进行新模式、新方法的探究与实践，不断挖掘自己，充分利用信息技术来提高办公效率，促进单位的整体发展。

高效档案管理篇12

一、规范档案管理，构建完善的档案管理工作

我国教育事业的发展，带动了各大高校之间竞争的日益激烈，而竞争反过来又会促进高校建设水平的提高，这样一来，档案内容也会越来越丰富，管理起来也更加困难，加之我国在档案管理方面相对薄弱，管理人员思想意识不高，因此，相关工作人员必须要强化管理宣传与教育，正确引导全校师生对档案管理的认识，提高管理档案管理人员的工作热情，使其能够积极进行工作，为学校档案管理事业的发展，尽一份绵薄之力。我国高校内部，采取校长负责制，因此提高学校档案管理工作，首先要从领导阶层入手，提高领导对于此项工作的重视程度以及监督管理力度，端正管理人员工作行为，要将大难管理工作做作为重点的工作纳入到高校管理中去。学校领导要将转变思想，积极推行完善管理制度的推行，从而更好地实现学校档案工作开展，为提高学校凝聚力打好基础。

二、工作效率的提高需要档案管理的数字化、现代化

除去以上所述之外，在学校建立细化的管理平台，实现档案管理的数字化，现代化，是提高其工作效率的重要途径。在阶段，计算机网络技术在我国高度普及与发展，建立信息档案管理平台不但能够有效提高其工作质量与效率，同时也能够更加符合时展需求，并能够是管理工作向着更加高效，快速，精确的方向发展。除此之外，实现档案管理信息化，还能够提高为学校节约很多人力与物力，有效降低在人力资源方面的资金投入，从而提高学校的经济收益，档案管理的数字化需要用数字化的手段借助于信息高速公路，最大限度地利用档案资源，处理、分析和管理整个档案数据库，整体解决学校档案管理过程所面临的收发、整理、查询、开发等问题，实现学校档案资源的合理开发、迅速利用、便捷查找等多方面的最佳配置。实现档案管理的数字化之后就省去这些不必要的麻烦，可以直接在计算机面前登录档案数据库，运用搜索引擎，几秒钟就可以解决以前要很长时间才能解决的问题。时间上的大大缩短使得学校办事的工作效率能够得到较大的提高。另外，在实现档案管理的数字化以前，查询档案一般都借助于纸质档案来进行查询，现在就可以从纸质档案和电子档案两方面来查询相关问题。可见，学校工作效率的提高需要档案管理的数字化。

三、加强档案管理与提高工作效率二者相得益彰、相互促进

1.在进行学校档案管理的过程中，最为重要就是信息资源的管理，由于档案管理在学校管理过程中的地位日渐凸显，因此强化管理力度，是非常必要的。学校管理与学校工作效率提高，是学校发展历程中重要的两个方面，学校管理人员需要将这两方面有机的结合在一起，使其相互促进，共同为学校的发展提供动力。同时，相关工作人员要在强化档案管理的环节中，不断开发学校信息资源，借助先进的管理工具，采用多元化的管理方法，从而更好地为学校教学以及科研工作服务。需要明确的一点是，加强学校档案管理，首先就要从认识、了解档案工作开始，只有对档案管理工作有了全面，正确的认识，才能够实现其工作质量的提高，学校还应该扩大宣传，为档案工作的顺利开展，构建更加优良的环境。

2.建立、健全学校档案的管理制度。加强学校档案的管理必须依赖一系列管理制度的健全和完善，学校要根据档案专业主管机关的规定，结合学校特点和档案管理发展状况，制定切实可行的规章制度，保证学校工作的顺利运行。

3.加强学校档案管理队伍建设。现代管理学认为，在组织资源中，人是最关键、最重要、最活跃的因素。同样，要搞好学校档案工作也必须有一支结构合理、素质精良的管理队伍。从以上三个方面加强学校档案管理的建设，能够确保为学校提供更优质的服务，提高学校整体工作效率。