工程档案资料管理范文

时间:2023-06-05 08:45:56

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工程档案资料管理

篇1

中图分类号: G271 文献标识码: A

在世界以进入信息时代的今天,作为重要的信息资源,档案以成为企业的无形资产。建筑施工企业的档案管理人员必须了解项目工程建设施工的具体操作程序和工作流程,掌握每一施工阶段可能形成的档案资料

一、工程项目施工档案资料管理的意义

1、资料的收集整理工作为追究责任提供了保证

施工企业项目管理如果没有相应文档资料,缺少施工过程中的原始记录和各种有说服力的数据,发生问题时不能为查明原因、解决问题,及时、准确、有条理地提供分析资料和证据,从而导致各部门这问互相推诿、扯皮,争执得不到及时解决,责任难以追究。

2、资料管理工作,是项目考核的基础

施工企业建立以工程项目为核心的生产经营管理体制,确定了项目管理目标和衡量标准,要使责任制真正落实下去,约束人们的行为必须有严格的考核制度、完善的监督手段、公平的奖罚措施。技术资料就是制订这些制度的最根本依据,是进行考核评比、给项目打分的第一数据,最有说服力。

3、资料管理是目标控制的基础

由于工程施工受外部环境以及各协作部门和单位的影响,常使工程实施过程偏离目标要求,因此必须对工程实施过程进行目标控制。要进行目标控制,首先必须依据目标要求确定各计划,并按计划进行工程施工;其次必须全面了解工程实施的实际情况,根据实际情况与目标要求的对比,判定目标偏离程序,制定相应对策,实现目标控制。工程文档资料可以全面反映工程情况,如各分项工程进度、各种材料进场检验情况、质量检查验收记录、试验报告等,若对工程实施过程中文档资料不及时准确收集、整理、分析,则项目经理、企业负责人无法全面了解工程实际情况,难以判定目标是否偏离程序,及时采取调整措施。

二、工程项目施工档案资料管理存在的问题

1、档案信息资源分类不能体现企业发展需求

许多企业的档案资料主要局限在企业发展的历史记录以及行政责任记录方面。因此大多将企业档案分为“文书档案、科技档案、声像档案、会计档案”四类。文书档案主要指各类公文;科技档案主要指竣工资料;会计档案主要包括会计凭证、账簿、财务报告和其他会计核算资料;声像档案主要指各类会议影像资料、工程照片等等。这些内容与公司改革前基本一致。而真正有益于企业改革发展的大量档案资料被当成一般的企业信息资料,没有纳入档案管理,如;企业市场开发档案、科技开发档案、工程技术档案、企业管理创新档案、安全质量环境保护档案等等,企业档案馆没有发挥企业档案资源最终归集地的作用。

2、企业精简机构,档案人员缩编,而现代化的管理设备与手段又跟不上

档案管理工作在企业中常常被看成一项轻松简单的工作,档案员视同仓库保管员,不被重视,使得档案员不安于本职工作,调动频繁,工作不能正常开展。另外,有的档案员兼职过多,因此只能应付日常工作,无力进行深层次的档案管理。

3、不能严格执行规章制度

不能严格执行规章制度,导致文件材料收集不全,降低了利用效果:或整理混乱,保管不善,有文件查找不到,失去利用价值。

二、工程项目施工档案资料管理措施

1、建立健全施工资料管理部门

施工档案控制等级分三级: 项目经理向公司分管生产的经理签订责任制; 技术员向项目经理签订定责任制; 资料员向技术员签订责任制。各相关人员也须签订资料工作协调负责制。只有建设、施工管理人员责任到位, 各部门工作人员相互积极配合, 真正认识工程档案在工程建设中的重要性, 就不难杜绝资料和进度不相适应,资料滞后于进度的问题, 确保档案的及时性与完整性。

2、认真贯彻执行新规范新标准

新规范、新标准的颁布是随着我国基本建设的发展而发展的, 施工资料管理规程也作了较大的修改与补充。为了增强建筑工程施工资料的规范化管理, 使之真实反映工程实体质量与技术管理水平,统一建筑工程施工资料的编制内容与要求, 建立准确、真实、完整的工程档案, 就需要各级施工资料的管理部门配备工程技术人员, 经培训考试合格具备岗位资格证后, 才能从事施工资料的编制、收集、整理与归档工作。

3、重视工程资料形成过程的管理工作

在项目实施过程中,应将档案工作融入工程建设的整个过程,对工程档案的管理,项目部除开展自查外,集团公司职能部门应定期、不定期结合工程质量、工程进度、安全检查、文明工地考核、贯标等工作对工程档案资料的形成、管理情况进行跟踪检查,针对检查出的问题,要求限期整改。除此之外.还应注意做好归档文件材料的成套性、系统性整理工作,要求竣工文件材料以工程标段、项目幢号为单位进行收集、整理、归档。为了提高档案管理的时效性,还必须制定保证金制度,要求必须在工程竣工验收之日起三个月内向有关档案管理部门移交一套完整的工程档案资料。待工程档案资料如数移交完毕后,再拨付施工单位的保证金。

4、严格竣工档案的审核工作

工程项目竣工验收后,各施工项目部根据集团公司工程档案收交范围和内容,将工程前期准备阶段形成的文件、施工过程形成的文件以及竣工验收的文件进行整理,送交集团公司有关职能部门进行审查。职能部门根据归档范围和内容进行认真对照审核,主要围绕以下内容进行重点审核:工程档案移交是否齐全、完整,分类是否科学、系统;工程档案的内容是否真实,能否准确地反映工程建设活动和工程实际状况; 工程档案的立卷是否符合现行《建设工程文件归档整理规范》标准;竣工图绘制方法、图式及规格等是否符合专业技术要求,图面是否整洁、盖有竣工图章;文件的形成、来源是否符合实际,要求单位或个人签章的文件,其签章手续是否完备;文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等是否符合要求。如发现漏、缺部分,应立即要求补缺补漏。

5、切实加强档案信息化建设

企业档案资料的信息化建设是改进目前档案管理中一切问题和缺陷的关键,没有信息化建设,档案资料的有效归集、集中统一管理、档案资源的共享等等就无法实现。全面提升建筑类施工企业档案管理信息化水平,首先应统筹规划和建立集团公司与子分公司协作一致的档案信息网络服务体系,畅通档案资料归集和使用渠道。其次要改进档案信息资料服务方式,拓展服务范围,提高档案资料开发利用水平和网络化服务能力。

建立施工企业最有效的档案资料信息服务平台就是分布式归集,统一服务门户的构架,由机关各部门、各区域事业部、各子分公司、各项目指挥部负责收集、整理、编辑、和更新,通过服务集群的方式集成到集团档案资料信息共享服务平台,形成统一的档案资料服务出口,连接到企业的门户网站,提供统一的档案资料信息网络服务,包括档案资料目录查询服务、公开档案信息浏览、部分档案资料的下载服务、申请下载服务等,满足企业内部人员在各个不同区域接收数字化档案资料服务的需求。

总之,要做好施工单位的项目档案资料管理工作.领导重视是关键,明确职责是前提,建立健全规章制度是基础,落实项目档案管理考核机制是手段。强化过程控制是保证,这样才能确保项目档案管理有序地向前推进,才能确保项目竣工档案的真实、完整、准确、系统,才能为各项工作提供更加有效的服务。

篇2

现阶段的工程建设过程中,很多建设单位都只重视管理工程项目的施工现场,往往忽视工程档案资料的积累和整理工作。很多建设工程文件档案都达不到规范,没有一定的深度和广度,文件缺损,不够完备,有时候文件随着个人的流动而产生丢失和损坏等情况,给后期的查阅工作带来了很大的麻烦,一旦工程出现问题,责任追究工作都无法进行,不但给资料查阅者带来麻烦,也给社会带来巨大经济损失。

二、建设工程文件档案资料概述

建设工程文件档案由建设工程文件和档案组成,建设工程文件档案资料的概念可以分为以下三个方面来讲述,第一是建设工程文件,第二是建设工程档案,第三是建设工程文件档案资料载体。以下是具体概述:

1.建设工程文件,又称工程文件。建设工程文件的概念: 建设工程文件是指工程建设过程中所形成的信息记录,涵盖各种形式,具体包括以下五种文件:工程准备阶段产生的文件,施工记录文件,监理文件,工程竣工图以及工程的竣工验收文件。以下分述这五种文件类型,工程准备阶段文件具体是指在工程建设正式动工之前,在以下阶段产生的文件资料:工程立项,工程审批,征地工作,勘察,项目设计,工程招投标等多个阶段。施工文件是施工单位在工程施工过程中产生的文件。监理文件是指监理单位在工程设计、施工等阶段监理过程中产生的文件。竣工图是指工程竣工验收后, 真实反映建设工程项目施工结果的图样。竣工验收文件是指建设工程项目竣工验收活动中产生的文件。

2.建设工程档案,又称工程档案。建设工程档案的概念:是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形成的历史记录。

3.建设工程文件档案资料载体。载体具体包含四种:第一种是纸质载体,是指载体形式的基础是纸张;第二种是缩微品载体,这种载体形式的基础是胶片,保存方法是缩微技术;第三种是光盘载体,该载体形式的基础是光盘,保存方法是计算机技术。第四种是以磁性记录材料为基础,对工程资料的电子文件、声音、图像进行存储的方式。

三、建设工程文件档案资料特征

1.分散性和复杂性。一般的建设工程周期都比较长,整个生产过程中工艺复杂,所用到的建筑材料种类繁杂,尤其是现在的技术,更新换代极快,建设工程因此变得相当复杂,层次多,工程阶段相互错杂,这也导致了建设工程文件档案资料的分散性和复杂性。

2.继承性和时效性。随着时代的发展,建筑技术、施工工艺、新材料以及建筑企业管理水平也在不断提高和发展,在这一过程中,文件档案资料具有继承性和时效性。继承性体现在其可以记录以往施工的经验教训,给后面的施工提供指导;时效性体现在文件档案资料的价值会随着时间的推移而衰减。

3.全面性和真实性。建设工程文件档案资料的全面性体现在对项目相关信息完整而全面的反映上,其真实性体现在资料必须真实反映工程情况上,真实性包括要反映项目过程中发生的事故和存在的隐患。

4随机性。建设工程文件档案资料的范围涵盖了整个建设工程的过程,许多资料都是产生于具体的工程事件中,所以,建设工程文件档案资料是有很大随机性的。

5.多专业性和综合性。建设工程文件档案资料的存在依赖于不同的专业对象,其载体种类也有很多,所以其多专业性体现在:涉及专业多样,包括声学、建筑、力学、市政、电子、公用、消防、保安、美学等,其综合性体现在:综合内容包括合同、进度、造价、质量、组织协调等。

四、建设工程文件档案的归档层次和归档范围、要求

1.建设档案的归档层次:第一,向本单位档案管理部门移交的,包括在建设、勘察、设计、施工、监理等工程建设过程中形成的文件;第二,向建设单位档案管理机构移交的,包括在勘察、设计、监理、施工等工程建设过程中形成的文件;第三,向地方城建档案管理部门移交的,建设单位按照现行归档整理规范要求汇总的文件档案。

2.建设工程文件归档范围:“关于做好基本建设项目档案资料管理工作的通知”中明确指出:“基本建设项目的档案资料是指在整个工程建设过程中形成的应该归档保存的各种文件材料, 包括从建设项目的提出到竣工投产、交付使用的全部过程中形成的文字、材料、图纸、图表、计算材料、照片、录音录像磁带等, 它是工程建设及竣工投产、交付使用的必备材料, 是对工程项目检查、维修、管理、使用、改建、扩建的依据和凭证。”第一,与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件;第二,具体归档范围应按照国家颁布的规范进行归档管理。

3.建设工程文件归档的要求:第一,建设单位负责组织、监督和检查各个单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。第二,移交档案时,双方交接单位应编制移交清单,交接时双方要签字、盖章。第三,取得工程档案认可文件之后,城建档案管理机构出具工程档案认可文件, 最后方可组织工程竣工验收。第四,工程文件档案应采用耐久性强的书写材料,各方的工程文件档案均必须为原件。第五,工程文件档案资料中的文字材料统一使用A4纸张,竣工图要求加盖竣工图章。第六,工程文件档案的保管期限一般分为永久、长期、短期三种。第七,停建、缓建建设工程的档案,暂由建设单位保管。

五、工程项目档案资料的管理

工程项目档案资料管理的基本要求:标准化、规范化、系统化,便于检索和整理。

1.工程项目档案资料的搜集

项目建设阶段, 必须建立档案收搜集程序,避免不必要的损失,建立严格的档案资料管理制度,在收集资料时,要注意找准重点,去除重复,检查有无错漏资料页,保证资料的完整性和真实性。短期档案资料应在一定时期内重新核定,无继续保存价值的资料在办理核销手续后销毁。

2.工程项目档案资料的整理

篇3

中图分类号:G271文献标识码: A 文章编号:

引言

档案资料是工程单位工作中的重要组成部分之一,反映了建设项目管理工作的真实过程,档案资料为单位事业的发展提供了依据。国家工程项目建设管理体制改革进一步深化,传统的档案管理工作中同时产生了问题和困难,只有及时的做好档案管理工作,才能为发展和谐社会提供服务。

一、工程档案资料管理工作的重要性

工程档案资料来源于工程建设全过程。工程项目具有投资大、周期长、环节多、要求高、涉及面广、内外协作等关系复杂的特点,因此形成的档案有多种载体,档案数量多、保存价值高。工程在建设过程中往往采用先进的工艺设备及周密的组织管理,使得档案具有较高的利用价值。它不仅对建设过程中的质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段与竣工验收及其他日常管理工作具有重要的作用,而且在工程运行管理工作中,也是不可缺少的依据和条件。有了工程档案资料,可以了解工程的前期工作、建设情况,也可以搞好运行管理,预见工程将来可能发生的问题,帮助控制不良事态发展趋势。工程档案是工程建设全过程活动的真实记录,是不可再生的信息资源,也是国家财产管理的依据和凭证,它对于保存历史、指导现实和服务未来具有重要的作用。

二、工程档案资料管理存在的问题

1、档案管理制度不能适应工程建设项目管理体制的改革

近年来,工程建设项目管理工作发生了很大变化,国家对建设管理体制改革逐渐深入,工程招投标制度、竣工验收备案制度、监理制度、市场稽查制度逐步完善,政府转变职能,行政审批进行改革,对不适应深化改革新形势的部分规章和规范性文件进行了系统的清理、修订,使工程建设项目档案的内容、形式、规定、制度、以及各种档案载体都发生相应变化,但与之相对应的各种档案管理制度、法规未及时做相应调整和修改,工程档案还没有纳入新的管理机制,如何尽快建立完善的项目档案法规制度,目前缺乏研究和应对措施。

2、重工程建设,轻档案管理

建设单位的工作人员从领导到同志,对工程建设倾注了全部的时间和精力;而对工程档案管理工作,各建设单位一般不设专职的档案工作人员,把档案管理工作只看作是一种资料的简单存放、堆积、保管,只有在工程阶段验收、竣工验收时,才进行资料建档、归档等整理工作。这种管理方式影响档案工作的质量,给工程档案造成很大的危害,使相隔时间较长的资料零散,无法完整无误地归档,由此给工程建设、管理造成重大负面影响。

3、档案管理水平普遍较差

在项目档案管理工作上远没有达到标准化、制度化、规范化管理。许多施工企业档案管理体制不健全,档案规章制度形同虚设,没有形成有效的管理和监督机制,在制度执行上也存在“软”的现象。

4、档案专业人才缺乏,知识结构老化,知识层次低

在工程建设中,档案人员一般是新参加工作的同志多、工程技术人员多,缺乏档案专业知识,对工程档案比较陌生,档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的人很少,熟悉档案法规和制度,熟练掌握网络技术、软件应用,用电脑进行操作并对档案进行开发再利用的专业人才更是奇缺。

三、加强工程档案资料管理工作的措施

1、建立科学的适合工程实际的档案资料管理体制

做好档案工作要把档案工作纳入工程总体格局之中,实行统一领导,专人负责,部门分级配合、协调的原则。工程实行业主负责制、招标投标制和建设监理制。新的建设管理体制,致使建设期间档案资料管理体制及机制与过去有所不同。首先,建设管理局是项目法人,代表出资各方负责工程建设管理。工程的档案资料必须实行业主统一集中管理,无论是施工单位、监理、设计单位都必须把所有的档案资料按时、保质、保量地提交给业主。由工程建设管理局牵头,明确建设、设计、监理、质检、施工等各有关单位和人员的职责范围,理顺关系,落实任务,以形成档案工作一级抓一级,层层负责,各单位密切配合,有机组成一个档案工作大网络的格局。另外,监理单位又具有审核把关职责,档案资料是否完整、系统并符合要求,监理单位有着不可推卸的责任。监理工程师在审核档案资料过程中,对于质量检验资料的审核,必须如实反映情况、不得擅自修改、伪造和事后补作;对于质量评定资料的审核,必须要求各种试验、验收、质量评价资料齐全、完整;对于竣工图的审核,必须要求如实记录并反映各种地上、地下建筑物的详细情况,特别要反映出设计变更后的真实情况;所有工程档案资料均应按照工程档案管理的要求,分类进行整编;竣工验收的档案资料必须保证在4个月内( 尾工验收1个月) 归档完毕。因此,作为业主必须充分依靠监理单位,通过监理工程师的现场工作,把好档案资料质量第一关。

(1)工程建设初期要根据档案管理的有关法规、规定和技术要求,制定本工程的档案管理办法、实施细则,对档案机构及其职责、,材料归档要求、档案的案卷质量、档案的利用与管理等作出具体规定,使整个档案工作从工程建设一开始就纳入正常管理轨道,真正做到档案工作的各个环节有章可循,有法可依。

(2)在工程准备与建设阶段,档案业务指导人员应及时了解工程建设项目的计划、规模、性质、进度等,并且经常与工程资料员保持联系,使得档案的跟踪收集工作从工程立项开始就与工程同步进行。同步进行是指,下达工程建设计划任务与提出档案工作要求要同步;检查工程进度、施工质量同检查档案文件材料的形成要同步;单元、分部、单位工程验收及工程竣工验收前必须先对相应的档案进行验收,凡归档文件资料的质量达不到规定要求的,不得进行验收,在规定期限内未完成归档任务的建设项目不能评定为优质工程。档案管理采取责任到人的措施,全部档案落实到每位业务指导员的头上,每位业务员有针对性地介入各自负责的工程,跟踪指导、监督、检查,对各自负责的建设单位、施工单位、监理单位跟踪服务,耐心讲解档案收集、整理、归档的要求,对施工中档案存在的问题进行业务指导。

(3)在工程建设后阶段,要认真做好档案验收工作,档案验收重点是检查项目的前期文件、隐蔽工程材料和竣工图的编制,对建设周期长的工程,应分阶段验收,查漏补缺,发现问题,及时纠错改误,加强对档案的预验收工作,以确保资料齐全、完整和准确。

2、提高专、兼职档案资料管理人员的综合素质

档案人员不但要学习档案理论,精通档案业务,同时,还要真正做好新时期档案管理工作,运用现代化办公手段,实现档案网络化管理。要提高思想素质,提倡爱岗敬业,增强服务意识,具备良好的职业道德和心理素质;要提高业务素质,做到依法治档,自觉参加岗位培训;要塑造复合型人才,既有档案管理专业能力,又善于计算机应用和网络信息管理。总之,档案工作者应该解放思想,转变观念,勇于创造,适应档案信息化建设和工程档案事业发展的需要。

结束语

总之,档案资料管理工作在工程建设中也占据着不小的地位。这要求我们抓住当前有利时机,加强学习、不断改革创新,冲破原有的思路、模式,形成一整套新的档案思想、档案观念,才能适应档案事业的发展,并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

参考文献:

篇4

Abstract: water conservancy project archives material is record engineering construction process activities and reflect engineering quality truly record, completes promptly engineering material is the primary task of the archives management, water conservancy project files the compiling and management should be in accordance with the relevant regulations.

Keywords: water conservancy projects; Archives material management

中图分类号: TV文献标识码:A 文章编号:

一、水利工程档案资料管理的意义

水利工程档案资料是工程建设的专项记录资料。工程档案资料的管理,决不仅是针对已形成资料登记保管,而应是整个工程建设项目从立项、规划、审批、设计、建筑过程施工、质量检验、竣工等验收整个建设活动过程文件及工程资料的管理。

1)档案资料管理工作有利于工程的养护、维修及加固正常情况下,水利工程的养护工作必须根据工程档案制定出具体的管理、养护、维修的规章制度并认真执行,才能使工程时时处于安全、正常的运行状态。随着工程运行年限的增加,水利工程的老化与病害问题也随之增加,必须依据工程档案对病害情况进行详细调查分析,然后根据具体情况制定出对其采取修补或加固的方法与措施。

2)工程档案资料管理工作有利于工程的改扩建工作当水利工程经过长时间的运行后,由于各方面的原因,以后需要根据具体情况对其进行改扩建,这时,工程的原设计、施工档案是改扩建工程的重要决策和设计的依据。

3)工程档案管理工作有利于其它工程的设计做好档案资料的收集、归档工作是为了利用,通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源,而这些资源又通过档案工作者提供给水利工作者利用,也就实现了水利工程档案管理的目的,对于新建工程来说,利用与之相关的规划设计档案作为参考是加快工作进程的途径之一。

二、档案资料管理与应用

一项工程可使用年限一般是几十年至上百年,也可能是几百、上千年。其间可能历经自然灾害、人类活动等损害,对其进行质量鉴定维修、改建等活动,工程资料档案就犹显重要。因此工程建设活动记录,真实性是其最重要核心。只有真实地记录反映整个建设过程实际情况,才能为后人提供有价值可利用的档案资料。档案资料的真实性是档案工作第一管理要素。现代大型水利工程施工是一项多项性的工程实践活动,涉及多方面的工程管理、材料、施工技术、质量检测,安全及使用功能检定,工程总体质量验收评定等等,是一个较复杂的系统工程。要真实地记录主要建筑活动的过程情况,必须要及时地采集和编录相关资料、活动结果。一旦活动过后,凭回忆编写记录,往往无法反映活动过程的真实情况。因此保持与工程施工同步、及时地编制和记录工程资料,是工程资料管理的重要环节。具体措施如下:

1、完善档案资料的收集

档案资料是档案管理工作的承载体,看似简单的收集工作其实大有可为。档案资料的收集遵循“三同步”原则:档案工作与项目立项同步,与施工进度同步,与竣工验收同步。水利工程建设项目一旦立项,档案管理人员必须同步跟进,积极主动收集涉及到工程建设的各种资料,包括工程各阶段的立项申请、重要批示、专项报告、合同文件、往来函件、工程图纸、领导视察活动记录等,都要悉数收集,确保收集无遗漏,保持档案资料内容的连续与完整,施工过程中遇到的实际问题及具体的解决办法也在收集范围之内,最后对工程质量的验收也要部分依靠前面收集的档案资料,可以说档案资料的收集工作贯穿水利工程建设项目的始终。

2、加强档案整编工作

国家的《档案法》和水利部的《科学技术档案管理暂行规定》对水利工程建设项目有专业的规定与要求,还有近几年为完善水利工程建设项目档案管理工作陆续出台的《水利工程建设项目档案管理规定》、《重大建设项目档案验收办法》,都为档案管理的开展提供了可供操作的框架,在工程建设伊始,档案管理人员就应根据上述法律及规章制度的要求,结合项目管理实际需要,制订出切实可行的管理条例,做到既符合国家新要求,又利于项目档案的整理。在档案资料整编中,要对资料进行细致分类,务必有章可循,将实物、摄像、照片等说明性强的工程内容纳入资料范围,以求系统全面记录工程建设整体进程。

3、开发利用档案信息

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