档案系统管理合集12篇
档案系统管理篇1
第一，存在的问题。传统的档案管理利用的是纸质载体，存在安全性不足、密级管理不到位、调阅无法及时、信息利用效率低下等方面问题，而且传统档案管理成本相对较高、人工管理繁重、信息提取相对困难、信息资源闭塞，传统档案管理系统严重影响了档案管理效率。第二，现代档案管理服务方式。现代档案信息服务方式可划分为传统型、机械型和智力型服务模式等方式。传统型服务模式一般包括档案外借、阅览、报道、陈列和展览服务。机械模式主要包括复制和联机服务。智力型服务方式主要包括编研、情报、检索、定题和咨询服务。第三，网络引发的管理变革。档案馆引用网络技术进行管理和服务是一种革命性管理变革。随着社会步入知识经济时代，档案管理工作正朝着网络化方向发展。档案馆利用互联网实行网络化档案服务方式是档案管理工作适应信息时代的必然发展结果。网络化档案服务一般指的是档案馆把馆藏档案和相应的资料实行数字图像化管理，利用独立的计算机工作中心，与互联网相互联接，普通用户可利用互联网登入站点查询，在经过系列要求的环节后获取目标档案信息。网络化档案服务模式具有鲜明的管理优点，并且给档案管理工作带来积极的影响。
二、档案管理系统的技术基础
第一，数字化技术。档案管理可以利用国际上通用的图像压缩的技术来压缩掉冗余信息，通过该技术可有效节省管理存储空间。如被压缩后25K大小的图书信息，一张lG大小的光盘就能集成该类型图书信息4万页，压缩存储技术能够有效满足大容量档案管理需求。第二，数据库管理技术。数据库是一种般以一个或多个表形式呈现的可查询数据的存储区域。现代网络档案管理系统一般采用的是数据库管理系统进行档案信息管理，如层次数据库，关系数据库和网状数据库。第三，图象压缩处理技术。现代图像压缩技术以分形理论、小波变换理论、视觉仿真理论和人工神经网络理论为基础，对传统信源编码理论进行优化，图象压缩编码逐渐拥有更高的压缩质量和压缩比，能有效管理高达几十万个数量的档案。第四，档案管理和检索技术。档案数据管理和检索技术可以借助特定检索逻辑规则快速从数据库中找到目标档案，并打印出所需要的原件和目录。
三、档案管理系统的实现
建立档案管理系统主要预期是变革低效的人工档案管理模式，实现档案信息的计算机化管理，以提高档案资料查询、检索的效率。整个管理系统以Client/Server架构为基础，档案馆内部网络上运行，并通过扩展实现远程连接客户端的功能，从而保障多级应用与档案数据资源共享。现代档案管理系统利用现代科技手段来提高档案馆的管理效率，可有效保障档案信息的保存和利用。
现代档案系统一般是以OBMS为基础，并利用DBMS中得到广泛运用的关系数据库模型来对档案管理系统中的属性数据进行有效管理。一般档案管理系统设计以用户功能需求为原则。首先，管理系统会提供录入手段，从而将档案原始数据进行分类和入库管理，并对数据进行安全管理；其次，管理系统会提供多种检索和查询档案数据方式；第三，系统会提供数据报表和档案的打印输出功能，并提供档案数据的管理维护功能；最后，系统还会能提供档案设计和规划功能。所有系统提供的功能都是以用户的功能需求为依据的，非常人性化。与档案管理系统功能相对应的系统设计会包括查询检索模块、录入功能模块、打印输出模块和系统管理模块。现代档案管理系统一般会采用最新的数据库服务器联接模式，即只是在人们有信息利用需求的时候（一般系统会设置某个时间段）建立数据库联接，用完后系统马上断开数据库联接，既有利于节省网络带宽，又可保证用户信息安全。而且在使用档案管理系统钱前，用户必须首先经过密码登录环节，这一步进一步保障了数据和系统的安全性。
档案系统管理篇2
关键词：
档案管理系统；需求分析；功能模块
档案管理在企业占有重要的地位，随着信息量的增多，任务繁重，管理不便。目前我国正处于电子档案的研究。为了推动档案管理的效率、建设信息化的资源发展方向。结合实际需要的档案管理系统的特点进行开发档案管理系统，以提高档案信息管理的质量。
1研究背景
随着计算机的不断改革创新与换代，人类的生活逐渐趋于科技化、信息化。如今，计算机已成为大众日常生活不可缺少的一部分，不仅能逐渐丰富我们的视野，也可以加深人类对世界的认知，带领大众走向新的天地。随着计算机的进步，信息在人们生活中不断地更换角色。信息化时代给人们带来更多的发展空间。当今，无论是在企业单位还是政府部门工作都需要大量信息的筛选与收集。信息的完整性与规范性决定了企业的发展，甚至相关企业专门成立了信息整合小组，用来负责各种各样的信息进行整合、归纳等。计算机的便捷就成了必不可少的工作项目，有利于提高企业的核心效率。面对大量的信息资料，传统手工记录信息的方式已经远远不能满足人们的需要，而且信息容易丢失，这样给企业利益造成极大的损失。为了降低和减少人工带来的失误，现在企业政府的相关文件都是通过档案的形式记录的，有助于方便查找与调动，工作效率更高。采用计算机进行管理档案具有它独特的优势，但是我国关于电子档案的发展目前还在进一步完善。在管理制度和管理规范中存在一定的局限性，在档案管理方面，积极探索新的管理方法，适应新时代的发展需求。基于此，创新现代档案信息管理系统，提高系统操作效率及安全性，使其满足现代化业务及借阅者的需求，具有重要的现实意义。
2开发系统技术支持
2.1相关理论及技术
2.1.1J2EE多层应用模型
J2EE多层应用模型包含很多组件，不同于传统的技术开发架构，J2EE多层应用模型的本质是为了方便应用程序和系统之间的交互。在实际运用过程中，J2EE依托多层分布式应用模型，依据逻辑功能划分，依据不同应用组件所处层分布在不同机器上[1]。使用J2EE多层模型的优点在于它能实现各层的独立工作，同时还能提供系统的可扩展性。
2.1.2MVC设计模式
MVC设计模式是一种典型的软件设计典范，是模型视图控制器的简称，目的是将业务模型和用户界面的实现代码分离，从而达到同一个程序有不同的表现形式。MVC设计模式有很多的框架和控件组成。这种设计模式的优点在于耦合性低，重用性高，生命周期成本低，部署快，可维护性高，有利于软件工程化管理。对于系统而言选择一个好的框架应用在项目中，将会对项目的效率和可重用是至关重要的。
2.1.3Servlet
Servlet是用Java编写的服务器端程序，服务器上需要一些程序，通常是根据用户输入访问数据库的程序，工作流程是借助客户端发送到服务器上，服务器开基于实际需求的档案管理系统功能开发范桂泉（潍坊护理职业学院，山东青州262500）摘要：随着网络技术、信息技术的发展，计算机技术也逐步向着数字化和智能化的方向发展，随即产生大量的电子文件，传统手工记录信息的方式已经不能满足人们的需求。企业或政府部门为提高信息质量的正确性，开始大力开发各种档案管理系统，做好档案管理工作尤为重要。以档案管理需求为研究视角，提出了开发档案管理系统所需的理论知识及技术支持，详细介绍了档案管理系统主要功能模块，以期为类似研究提供一定指导。关键词：档案管理系统；需求分析；功能模块启并调Servlet，它依据客户端请求直接生产响应内容并将其上传给服务器，由服务器把响应信息返回至客户端，Servlet根据客户端请求生成相应内容[2]。Servlet具有运用方便、功能强大等优势，成为开发相关系统传统的技术之一。
2.1.4SQLServlet数据库
数据库最早由美国推出的关系型数据库，在实际的操作过程中，使用SQL语句进行数据的添加、修改、删除等功能。具有方便快捷高效率的发展优势。同样可以实现数据加密及数据备份的功能。SQL语句可以嵌套在宿主语言的程序中使用，可以进行视图和基本表的查询等操作。因此SQL语句可以是应用程序，也可以是终端用户。
2.2系统应具备的特性
根据实际需求的档案管理，在系统规划中，档案管理系统需遵守严谨、规范准确和高效的管理模式。达到统一的要求，实现自动化管理的思维模式。因此基于实际需求的档案管理有以下特性：安全性：凡是牵涉到信息资源的相关操作都要保证系统的安全性能，加强防范意识。高效性：本系统使用J2EE架构，其被广泛应用到大型分布式企业应用软件平台中，能够为开发人员提供良好的工作平台。数据库技术中的模式能够将系统的需求充分地展现出来，客户端使用B/S开发模式，其是Web开发的主要趋势，具有良好的操作性、灵活性及集成性。在计算机的发展速度上提高信息资源的方便快捷性。统一性：根据各个部分统一的规范标准，确保每个部门档案信息的具有良好的交互性。开发成本少：本系统在研发过程中使用的成本较少，开发周期较短，因为使用的软件都是开源软件，系统能够提高档案信息管理的简便性，从而提高工作效率。
3系统整体架构及各功能模块
3.1系统功能需求
在软件需求规格说明书中，功能需求充分说明系统展现给用户的行为和执行的操作等。案管理系统的主要功能模块功能如下：数据录入部分是指根据界面要求录入修改的各类档案数据，并完成档案文本与电子档案的挂接，还可开展档案案卷、文件等录入操作。（2）所设计的档案管理系统中的文件管理分为基本信息及类别信息的管理。前者主要包括档案新的编辑、添加等；后者主要包括档案的编号、类别、入库时间、借阅情况等管理。（3）用户管理主要包括借阅人员基本信息和种类信息的管理，主要包括借阅人员姓名、编号、工作部门、联系方式及状态等管理。（4）借阅管理查询就是查询借阅人员之前在所借阅档案的情况，能够得到借阅档案的信息，比如：名称、借阅时间、条形码等[3]。借阅档案历史查询便于了解借阅者之前的信息，例如：档案归还时间等。借阅档案流程为：提出申请—判断身份是否合法—录入信息并且保存———提供所借阅的档案。
3.2系统整体架构
根据实际需求的档案管理功能需求；关于档案管理设计的业务整合范围有收集、档案整理和档案著录整理等。档案收集是通过各部门的归档人员将有价值的信息进行存档。档案整理是由归档人员将整理好的信息提交上来并进行审核，审核通过则进入移交操作。在按照电子档案的相应规则进行模拟上架操作。著录整理根据归档人员提交的材料信息进行著录，附上相关著录信息说明。上交的相关部门给予审批处理后，移交给档案部门进行管理。系统开发利用的目的主要是是将大量的信息进行分类，便于相关部门管理查找。依据功能需求，构建系统的总体框架。
3.3系统各功能模块
设计的模块功能严格按照完整性和一致性的原则，开发拥有规模强大、操作简便的档案管理系统。在实现自动化管理的过程中，通常采用模块化的分析方法，将系统划分为以下几个模块进行设计：
3.3.1用户管理
用户登录系统之前，需要输入相应的账号及密码，要求用户先实施身份验证，如果使用者输入的用户名称和密码正确，会自动进入档案管理系统[4]。如果输入的信息中有一项错误，系统会给出相应的提示。用户权限分为普通用户、系统管理员和档案室人员管理。普通用户权限可以进入系统查阅相关的资料；系统管理员权限的范围比较广。可以设置用户的权限及日常信息的维护，档案室管理员可以对文件进行查询修改的设置。用户登录后需要记入到日志库中，登录界面如图1所示。
3.3.2数据管理
本模块具有数据维护和数据备份功能，其中，数据备份就是对用户输入的档案或档案卷信息给予备份管理。输入数据过程中，必须考虑使用者连续输入的情况，可由这些记录中复制到新纪录内。依据不同档案输入不同的数据，这个模块还配备数据维护权限。数据维护主要对删除的档案进行处理判断该问卷是否进行恢复或彻底删除。
3.3.3文件管理
该模块主要实现收文、文件分类、修改、打印等操作，设计这项功能方便技术对办公自动化系统转来的文件实施归档处理，实现文档一体化管理的目的。档案室人员可以根据用户的要求进行文件的查询、添加、修改和删除等操作，并对经过修改的信息实施保存处理。
3.3.4借阅管理
该模块主要对借阅人员的借阅、归还等管理，具备借阅管理权限的使用者可以操作这个模块，其中，外借模块旨在对档案文件进行借出及归还登记[5]。电子借阅申请由具备借阅管理权限的用户展开相关操作。一般使用者提出阅读电子文档的请求后，被同意方会将问卷发送给借阅人。
3.3.5数据备份及恢复
该模块主要完成数据的备份及恢复操作，数据备份可依据档案保存年度、档案种类等条件进行部分或完全备份。数据恢复能够将通过备份出来的数据恢复至数据内。此外，备份操作中会生成一个XML文件，恢复时也由此完成。
4结语
在我国计算机技术不断发展的过程中，部分档案信息可以实现共享，电子管理模式也可应用至档案管理系统中，以此创建一体化的管理平台。通过设计一些基于实际需求的档案管理功能，初步对档案管理有更深刻的认识。利用J2EE平台、数据库数据库等对系统进行模块化设计，并详细介绍系统中档案借阅、文件管理等模块情况，以期为档案管理技术达到先进水平提供一定指导。
参考文献
[1]孙玲.人事档案管理系统的功能需求[J].电子技术与软件工程,2016,(19):212.
[2]霍奇道,毕桂.档案管理系统功能设计与开发[J].劳动保障世界,2015,(24):56.
[3]王萍.档案管理平台的需求与功能开发[J].科技传播,2015,(10):155+214.
档案系统管理篇3
档案是国家的历史财富，是一种丰富而广泛的信息资源，是国家信息资源的非常重要的组成部分，具有重要的历史价值。并且，随着科学技术的迅猛发展，计算机技术、通讯技术、网络技术等高新技术正在日益渗透到社会各个领域，办公自动化技术的普及应用无纸化办公、网络文件传输、网上办公等现代化手段的实现，产生了大量的数字形态保存的信息电子文件。它非常客观地记录了人类社会活动的方方面面，如何把这些有价值的电子文件归档，使其能够进行系统的一站式的工作，是档案工作者迫切所要研究和解决的重大课题。
社会的发展，科技的进步，不但使通过计算机管理档案成了现实，计算机档案管理系统的开发应用，更使档案管理信息化建设得到了不断发展，可以说，管理信息系统的实施在技术上已逐步成熟。管理信息系统是一个不断发展的新型学科，档案管理要生存发展，就必须加强管理并且根据《企业档案工作规范》要点中的：信息化方向。这一要求。使得将档案信息化建设作为对企业档案工作的方向性要求，对企业档案信息化提出了目标和原则，对电子文件的归档存储、传统载体档案数字化，网络化服务，电子档案安全保管等提出了原则性要求。因此建立与自身特点相适应的管理信息系统是必要的。
1 企业档案管理系统建立的重要性
由于知识型企业构成本身就是一种动态的组织结构，其档案的载体形式、形成方式、运行程序、管理模式也将是一种复杂化的、流动的状态，这势必对学术界认定多年的档案全宗理论，价值鉴定原则，统一收集、保管、整理的范围、方式、方法、标准等传统理论带来冲击。原来档案管理处理中心进行信息管理的主要方式是基于手工处理，最多是用计算机的文本系统打印一些清单，信息处理工作量大，容易出错，时间一长，将产生大量的文件和数据丢失，如果电子文件发生了丢失情况，那么这样就会不利于文档查找以及维护，在信息系统规范上面就比较利于达成目标，这样所产生的困难是可想而知的。随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。现在建立的档案管理系统，把档案的存档和借阅管理等日常管理工作实行计算机统一管理，以提高工作效率和管理水平，能随时查询档案的库存量，以便及时、准确、方便地为设计人员提供借阅信息。作为计算机应用的一部分，使用计算机对档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点，例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高档案管理的效率，也是企业科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件。
2 关于企业的信息管理系统
置身于企业信息集成系统中，企业档案工作者将发现企业档案发生了非常巨大的变化。首先是企业档案载体的转变。在企业实现计算机全程管理后，适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。在企业进行各项的管理活动中，电子文件它以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。比如说，在进行生产或者说是开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且显得会更加有意义。
还有就是企业档案的分类变化的情况。像有的企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份比较完整的档案信息分散在几个管理系统当中去了，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况，分类也将更为详细、更科学、更规范。此外、在企业档案接收和保管上也有所改变。以往的企业档案工作者以参加科研产品鉴定、重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收作为对其企业档案的监督、指导和接收就显得有些滞后了。“在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用”。这就是说企业档案人员如果不进入到企业信息集成系统中去，则很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案。的确，无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使企业档案工作者再也没有办法去坐等档案的最后形成以及归档了。他们必须应当在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导以及相关职能。比如说在进行计算机辅助设计过程中，要求计算机详细记录设计、加工过程中的原始资料及相应的更改信息，要在不同的版本上注明当前的有效资料，以确保最终归档使用的是正确版本的图形或图纸。企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，应当懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性以及实时性，掌握好电子档案信息的收集以及其管理的相关工作。
3 努力做好档案系统管理工作
网络系统通过利用档案服务是档案利用工作的新领域，要求档
案工作者和社会利用者树立新的档案利用理念。对于档案馆及其工作人员来说重点在于利用方式的变革，利用范围的扩大，利用对象的拓展，以及努力提高档案信息对社会发展的贡献率等方面观念的建立和意识的强化。
根据档案利用工作的特殊性，网络系统中开放的档案还应区分无条件利用和有条件利用两部分。无条件利用的档案信息供任何身份的利用者随时自由利用，而有条件的档案信息，必须要经过身份确认并实行有偿的服务，这部分档案信息经过双层加密，利用者办理一定手续后才能获得使用密码，于规定时间内在网上获得阅读利用所需档案的一些机会。
4 总结语
随着信息化程度的提高，组织的生产、经营方式正在逐渐走向自动化、智能化，电子商务等现代信息技术的在组织活动中的应用，导致了大量的电子化、数字化文件的出现，这对传统的档案管理提出了新的挑战，传统的管理方式会越来越无法适应现在的步伐了。
总而言之，信息化是新世纪档案事业发展的非常重要的方向，档案信息也是经济发展的重要保证。所以说，我们必须加快档案管理者知识结构的更新速度，从而加快实现档案管理信息化建设的进程。档案工作者只有通过审时度势，善于用一种新的思维、新的思路、新的方法，这样才能够去解决一些档案工作中遇到的新矛盾和新得到的问题，从而进行不断地挑战规则，这样才能够永葆档案工作的青春与活力！
参考文献
档案系统管理篇4
一、系统功能模块设计的自动化、智能化与人性化原则
电子照片档案管理系统一般包括数据采集、统计、检索、和目录打印等五大功能模块。一套优秀的系统应将自动化、智能化与人性化充分体现于上述功能模块中。自动化原则。属性信息和归档信息由软件自动采集,照片号和底片号可根据构成规则自动生成。需要人工操作的主要是内容信息和部分管理信息,约十余项内容。系统为方便用户著录,应提供用户最方便录入、最能提高效率的录入工具,如Txt数据著录模板、Excel数据著录模板。大量内容相同的信息可通过下拉式复制拷贝完成,并可无缝导入电子照片档案数据库。自动化更体现在:只要著录的信息准确、规范,就会自动生成各种统计图表;自动生成各种适合纸质相册的照片说明标签、册内目录;根据利用和编研需要提供各种专题目录,如归档照片分组目录、全引目录、专题目录、摄影者目录、年度目录、内设机构照片目录等。智能化原则。利用数据透视功能,数据质检人员可从多个角度观察数据的准确性和规范化程度,对数据进行清洗、转换和规范。如照片号、底片号的与构成规则,题名、文字说明、年度、摄影者、拍摄日期等内容信息是否为非空字段。档案员可自主地从多个角度进行统计分析,如可选择专题、机构、年度、期限、册号、组号、照片类型等作为维度,照片号作为计数的度量值,进行单项统计分析或组合统计分析。人性化原则。呈现给用户的前端工具是“数码书架”,既形象又美观,非常贴近生活中的书架和相册。用户可建多个书架,每个书架可建多本相册,每本相册根据需要可放置几十张至一百多张照片。相册的封面、背景、芯页均“可换肤”,还设计了背景音乐、书立和密码。最好用的是它的移植性,管理者只需复制和备份Data文件,就可轻松将我们所做的电子照片包括照片说明等信息移植到另一台装有“数码书架”的电脑中。电子照片管理的后台采用Access或SQLServer数据库,只需点击一个按钮,就能将前台的电子照片和数据著录信息传递并显示在后台数据库中。这些数据库中的信息可非常方便地上传到数字档案馆(室)平台,或转成精美的照片陈列网页,到数字档案网站,供多人共享。照片检索提供类似google的模糊检索和高级检索功能。
二、电子档案管理系统的现代化功能
1、数据录入功能档案部门一项重要的工作便对对各种类型的档案(如科技、文书、基建等)进行归档,包括录入完整的工程项目信息、案卷信息及文件信息。一旦档案信息录入了归档库,其他用户即可通过(检索子系统)在网上浏览、查询,以及通过(借阅子系统)借阅所录入的档案。此外,(数据录入子系统)还将完成所录入的电子图纸的批量挂接,以及修改后图纸的重新归档等。档案管理人员可以通过该子系统,在自定义的界面下录入、编辑各种档案数据原件的挂接,可完成项目录入、案卷录入、文件录入等工作,并能对文件进行修改和重新归档。
2、数据检索功能检索子系统安装在终端机上,提供检索数据和浏览图纸等功能。用户登录本系统后,首先选择需要检索的档案类型,再用“数据检索”或“分类检索”检索此类案卷或文件信息,若想用本地机上的系统浏览文件,可用“文件浏览器进行设置,在不同的终端上可以有不同的设置互不干扰。在用户权限允许的条件下,可以直接浏览到所需信息的全文,可以下载到本地机上供检索者利用。检索完毕后,应用“退出系统”关闭检索子系统,防止他人盗用用户的身份和权力。
3、统计报表功能统计报表子系统的功能主要是根据用户的要求选择打印数据和制定报表样式。如:案卷目录、文件目录、案卷封皮、备考表等。
4、数据转换功能受网络建设和存储容量的限制,几年前的档案管理软件主要是管理档案的条目信息,为了进行数据转换,首先需要进行转换关系的定义,即指定原来数据库的字段与本系统中某档案类型数据库字段的对应关系。
三、保障电子档案的安全
为保证电子档案的质量,系统应该提供一系列措施保障电子档案在内容、结构上的安全,如它应该能记录下那些因为隐含安全问题而被拒的请求等,以确保电子档案的真实性。为保障电子档案的真实性、完整性,笔者认为应从电子档案密级设定、保密技术使用、系统备份与恢复三个方面着手。
1、保密技术。保密技术主要用于保证电子档案在系统流转过程中的真实性与有效性。电子签名技术、电子水印技术、电子印章技术都是现在流行的电子档案防伪技术。除此之外,一些适合电子档案长久保存的文件格式也可以防止电子档案被修改,如PDF文件格式。
2、系统备份与恢复。系统备份与恢复用于电子档案管理系统在出现突发性事件时的恢复与备份,这项功能是否运行良好直接影响到整个系统的所有实体与功能。仅对利用实体与电子档案使用者而言,如果用户在交了费用但是还未得到电子档案时发生突发性中断事件,系统备份与恢复将记录下用户的交费行为,并在系统的随后运行中将电子档案发送给用户。
3、电子档案密级设定。电子档案密级设定的主要目的在于将用户的权限与相应级别的电子档案相连。根据我国国家标准DA/T18-1999《档案著录规则》,档案的密级可以分为:绝密级、机密级、秘密级、内部级、国内级、公开级等六个级别。笔者认为,鉴于电子档案管理系统是面向广大群众服务的,服务种类多而且广,系统可以根据服务的种类划分更多电子档案的密级,用户订购了哪种类别的服务,则相应具有哪种电子档案的访问权。
参考文献:
[1]美国国家档案馆.w w w.archives.gov/,2006年6月21日检索
档案系统管理篇5
abstract
前言
第一章 为什么要开发一个学生档案管理系统？
第二章 计算机已经成为我们学习和工作的得力助手
1．1 在中小学中用计算机管理学生档案的意义
1．2 为将来学校上网做好准备
1．4 学生档案的设计分析
第三章 怎样开发一个学生档案管理系统？
2．1 编程环境的选择
2．2 关系型数据库的实现
2．3 二者的结合（dba）
第四章 windows下的visual basic 编程环境简介
3．1 告别“hello world”的年代
3．2 面对对象的编程
3．3 实现菜单选项
3．4 实现工具栏
3．5 帮助
3．6关于系统
第五章 使用access2000 实现关系型数据库
4．1 数据库的概念
4．2 新建一个数据库
4．3 修改已建的数据库
4．4 实现数据库之间的联系
第五章 系统总体规划
5．1 系统功能
5．2 流程图
第六章 系统具体实现
6．1 用户界面的实现
6．1．1 封面
6．1．2 主界面
6．1．3 帮助系统
6．2 数据库的实现
6．2．1 学籍数据库
6．2．2 学生成绩库
6．2．3 课程库
6．3 与vb的连接
第七章 结束语
第八章 主要参考文献
附录
--------------摘要--------------
学生档案管理系统是典型的信息管理系统(mis),其开发主要包括后台数据库的建立和维护以及前端应用程序的开发两个方面。对于前者要求建立起数据一致性和完整性强、数据安全性好的库。而对于后者则要求应用程序功能完备,易使用等特点。
经过分析,我们使用 microsoft公司的 visual basic开发工具,利用其提供的各种面向对象的开发工具,尤其是数据窗口这一能方便而简洁操纵数据库的智能化对象,首先在短时间内建立系统应用原型,然后,对初始原型系统进行需求迭代,不断修正和改进,直到形成用户满意的可行系统。
关键字：控件、窗体、域。
--------------abstract--------------
the system of managing student file is a typical application of managing information system （know as mis）,which mainly includes building up data-base of back-end and developing the application interface of front-end. the former required consistency and integrality and security of data. the later should make the application powerful and easily used.
by looking up lots of datum, we selected visual basic presented by microsoft because of its objective tools in win32. vb offered a series of activex operating a data-base. it can give you a short-cut to build up a prototype of system application. the prototype could be modified and developed till users are satisfied with it.
keywords: activex , form , field .
--------------前言--------------
学生档案管理系统是一个教育单位不可缺少的部分,它的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要,所以学生档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。
随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。
作为计算机应用的一部分,使用计算机对学生档案信息进行管理,具有着手工管理所无法比拟的优点.例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率,也是企业的科学化、正规化管理,与世界接轨的重要条件。
因此，开发这样一套管理软件成为很有必要的事情,在下面的各章中我们将以开发一套学生档案管理系统为例,谈谈其开发过程和所涉及到的问题及解决方法。
--------------------下面就让我们开始正文的介绍
第一章
为什么要开发一个学生档案管理系统？
计算机已经成为我们学习和工作的得力助手：
今天，计算机的价格已经十分低廉，性能却有了长足的进步。它已经被应用于许多领域，计算机之所以如此流行的原因主要有以下几个方面：
首先，计算机可以代替人工进行许多繁杂的劳动；
其次，计算机可以节省许多资源；
第三，计算机可以大大的提高人们的工作效率；
第四，计算机可以使敏感文档更加安全，等等。
在中小学中用计算机管理学生档案的意义
现在我国的中小学校中档案的管理水平还停留在纸介质的基础上，这样的机制已经不能适应时代的发展，因为它浪费了许多人力和物力，在信息时代这种传统的管理方法必然被计算机为基础的信息管理所取代。
我作为一个计算机应用的本科生，希望可以在这方面有所贡献。改革的总设计师邓小平同志说过“科学技术是第一生产力”，我希望能用我四年的所学编制出一个实用的程序来帮助中小学进行更有效的学籍管理。
归纳起来，好处大约有以下几点：
1． 可以存储历届的学生档案，安全、高效；
2． 只需一到二名档案录入员即可操作系统，节省大量人力；
档案系统管理篇6
中图分类号：TP319文献标识码：A文章编号文章编号：1672-7800（2013）012-0087-02
作者简介：董引娣（1984-），女，硕士，重庆城市管理职业学院讲师，研究方向为计算机教育。
0引言
随着社会的发展，企业的职工人数也在不断扩大，如何对其进行有效管理成为当前管理者较为关注的问题。如果能实现档案管理自动化，无疑将给公司管理部门带来极大方便。职工档案管理一直以来被视为一项琐碎、繁杂而又十分细致的工作，而传统的手工管理和文件管理方式，表现出了效率低、保密性差，且时间一长，将产生大量的文件和数据、查找不方便、维护更新不及时等弊端。该系统旨在为企业提供一种更方便的方式对职工进行管理，而且可为职工工资管理、人力资源管理提供所需相关信息。正是计算机技术的迅速发展使得人们从过去繁杂的手工劳动中得以解脱，从而使这种高效的管理方式得以迅速普及，进而为企业及职工提供方便。
1系统功能描述
通过对系统的实际用户及使用部门的负责人进行访问调查，同时综合互联网上的相关资料表述，从而对系统所要实现的目标有一个明确的认识。该系统的用户主要是普通用户（职工）和系统管理员，职工主要通过该系统对自己的基本信息及考勤信息进行浏览、编辑、查询等，如果需要则对其进行打印操作，以期通过对系统的操作及时更新自己的档案信息，以便公司人事部门统计。而系统管理员则负责数据的存储及系统的维护，拥有比普通用户较多的功能，可对其档案、简历等进行及时更新，可添加、修改、删除职工的信息。不同权限的用户可通过自己拥有的权限进入相同的系统界面，但操作不同的功能。
2各模块之间的关系及系统结构
职工档案管理系统主要包含部门管理、档案管理、档案查询、数据库管理、系统管理，内容涉及较多。主要是对职工的各项信息进行管理，具体包括职工基本信息以及职工考勤信息的添加、删除、修改、查询等功能，同时可对查询结果进行打印；数据库管理主要对数据库进行备份，以免出现异常情况时使数据库丢失；系统管理主要是对用户的登录信息进行添加、修改等操作。
3系统处理流程
系统的整个处理流程如图2所示，系统管理员可以对系统进行职工信息的添加、修改、删除、查询等操作，而职工可利用系统进行档案信息及考勤信息的查询、登录密码的修改等操作。这些档案信息和考勤信息等数据信息都存储在系统的数据库中，当执行这些相关操作时，存储在数据库中的相关数据信息会从数据库中调出，在屏幕上显示出相关的操作结果，并且系统的数据库会对数据信息进行及时的更新和维护等，以保证显示的信息结果正确无误。
4系统主要功能划分
4.1部门管理
部门信息包括部门编号、部门名称、部门负责人、部门电话等信息，用户可以浏览各信息。通过TreeView控件和ListView控件，实现将数据库的字段信息添加到TreeView中，数据库里的字段将以目录的形式呈现给用户，单击一个字段可以显示该字段的数据信息，界面类似于资源管理器，利用ListView显示数据库的记录信息。
4.2档案管理
档案管理包括职工基本信息管理、职工考勤管理、个人简历管理。这些功能因用户使用系统权限不同所表示出的功能使用也不同，普通用户没有数据修改及删除的权限，只能对职工的信息进行浏览。
4.3职工信息管理
职工信息管理包括对职工的基本信息进行浏览、添加职工记录，以及对职工的详细资料进行修改、删除职工记录。其主要子模块如下：
（1）基本信息的添加。管理员首先进入职工信息浏览窗体，在该窗体的下方有一个添加信息的按钮，点击该按钮进入添加信息的界面。职工信息的添加窗体使用了两个Frame控件及多个TextBox、Lable、ComboBox控件，对职工的各项信息进行添加。有些信息需要手工添加，有些信息可在选择框中选择，如果添加的信息不符合要求，将会出现提示框，告诉用户哪些信息的输入不正确，如生日、参加工作的时间及进入公司的时间都必须为日期型。必须把所有要添加的信息完全添加，才可将各项信息添加成功。如果用户为普通用户则不能进入该界面，即在职工信息浏览界面中增加按钮并设为灰色，把Command控件的Enable属性选择为False即可。
（2）基本信息的查询。为了方便管理员及普通用户查询，使用了TextBox控件和ComboBox控件， 在查询时用户将查询内容输入到Text中，或在ComboBox中选择自己所要查询的条件，点击开始搜索按钮，便可以查询出自己想要的信息。该查询的优点在于方便用户做任何查询，管理员可以输入任何可提供的数据来进行查询，显示信息为所有数据库中提供的数据。
（3）职工信息的查询。输入一定的查询条件（某一或某些条件），单击开始搜索按钮将会对该条件进行查询并显示查询结果。
4.4职工考勤管理
职工考勤管理包括对职工的考勤信息进行浏览、添加职工记录，以及对职工的详细资料进行修改、删除职工记录。其主要子模块为
考勤信息添加：管理员首先进入职工考勤信息浏览窗体，在该窗体的下方有一个添加信息的按钮，点击该按钮进入添加考勤信息的界面。职工考勤信息的添加窗体使用了两个Frame控件及多个TextBox、Lable、ComboBox控件，对职工考勤的各项信息进行添加，有些信息需要手工添加，有些信息可在选择框中选择。必须把所有要添加的信息完全添加，才可以将各项信息添加成功。如果用户为普通用户则不能进入该界面，即在职工考勤信息浏览界面中增加按钮并设置为灰色，把Command控件的Enable属性选择为False即可。
4.5档案查询
当输入一定的查询条件时可对职工基本信息及考勤信息进行查询。其主要子模块为
职工考勤查询：管理员及普通用户均可以对考勤信息进行查询，为了方便管理员及普通用户查询，使用了TextBox控件和ComboBox控件，在查询时用户将查询内容输入到Text中，或在ComboBox中选择自己所要查询的条件，如果数据库中有相应的数据，点击开始搜索按钮后，则将在MSFlexGrid控件中显示查询结果，在该控件的底部会显示出查询的记录条数，职工考勤信息的查询主要是确定所要查询的考勤年月。打印功能是通过VB的第三方控件tubPrinter报表控件来实现的，该控件可以打印常见数据控件中的数据，如打印MSFlexGrid控件、MSHFlexGrid控件、ListView控件、DataGrid控件里的数据等。
5结语
对于职工档案管理系统设计应尽可能做到全面、方便、快捷、友好。对于普通用户，本软件提供了全面的查询统计功能，用户可以根据不同的需要选择不同的条件进行单一或组合查询，确保提高查询、统计速度，使查询、统计工作变得更加便捷。
参考文献参考文献：
[1]张海藩.软件工程导论[M].第3版.北京：清华大学出版社， 2002.
[2]萨师煊，王珊.数据库系统概论[M].第3版.北京：高等教育出版社，2002.
档案系统管理篇7
传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。ERP系统实行后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，因此为会计档案赋予了许多新的特点。
在传统会计实务理念下，会计记账凭证必须连续编号，《会计基础工作规范》中规定，“填制记账凭证时，应当对记账凭证进行连续编号”。一般将记账凭证与原始凭证一起管理，即记账凭证从系统中打印出来后与原始凭证装订在一起，称为“统一管理”模式。而ERP系统下则产生了与之对应的“分类管理”模式，包含了纵向分类管理和横向分类管理两个方面。首先，由于ERP系统下所有业务按流程管理，因此，一些主要的业务模块产生的记账凭证编号就可以单独分类别连续编号，即纵向分类管理。纵向分类管理为ERP下的复核和审计提供了一个极好的管理平台，使相关人员可以按业务类别对相关凭证进行快速追溯。其次，ERP系统下会计凭证的概念与传统会计实务下会计凭证的概念已有所区别。ERP系统下的会计凭证一般应分为手工原始凭证、电子基础凭证和会计记账凭证，会计记账凭证在计算机中存在的状态也与传统会计实务不太一致。以x厂为例，其现阶段的会计凭证分为集成凭证(计划部门、天然气销售等)、超级用户凭证、财务中心日常业务生成凭证等。ERP系统下的会计记账凭证在计算机中一般不可能仅仅以会计分录的数据形式存在，还包含大量链接信息和集成数据信息，通过这些信息与电子基础凭证进行关联，其中包含大量的企业采购、生产销售等其他经济活动信息。会计记账凭证实际上是企业的经济活动信息在财务上体现的一个链接和集成平台，而这个平台无法打印在纸介上与相关原始凭证一同管理，因此必须将原始凭证从打印的记账凭证下分离出来，单独编号，并通过记账凭证属性项下的编号信息与手工原始凭证进行链接，形成横向分类管理。这种横向分类管理使会计记账凭证的电子存储成为可能。
传统会计实务下的会计账簿和会计报表是一种独立的数据的概念，并不是实时数据，仅仅是对财务数据在一定时点或时期的反映形式，这些数据一旦形成，就不再需要其他数据的支持。即当一定时期的账簿或报表形成后，即使凭证数据转移或丢失，账簿和报表数据依旧存在，而且不会发生任何变动。在这种情况下，会计账簿和报表不但会占用大量的存储空间，而且不利于数据信息的实时更新。而ERP系统下，会计账簿与报表已经与其他各种查询一样成为由基础数据支持的表格输出形式。这种形式下，数据能够实时更新，查询数据及时准确，不存在因缺少个别系统管理步骤而引起查询数据不及时的情况，因此，传统“记账”这一过程也就不复存在。当然，在这种情况下，系统也对数据安全性提出了更高的要求，因为一旦基础数据存在差错或丢失，就会使后续的查询产生连续性差错，从而造成会计信息的失真，并给企业生产经营带来不可估量的损失。
ERP系统下的会计档案有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为企业或部门决策者提供可靠的决策依据；可以分析出本单位、本部门甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势，使决策者在遵循市场经济规律的前提下，制定出适合自身发展的行为规范，改善经营管理，提高经济效益；还可以利用EKP系统下的会计档案的数据设计出有利于管理与决策的数据模型，建立一整套完善的决策支持系统；以实现会计档案的再利用。
档案系统管理篇8
ABSTRACT
前言
第一章 为什么要开发一个学生档案管理系统？
第二章 计算机已经成为我们学习和工作的得力助手
1．1 在中小学中用计算机管理学生档案的意义
1．2 为将来学校上网做好准备
1．4 学生档案的设计分析
第三章 怎样开发一个学生档案管理系统？
2．1 编程环境的选择
2．2 关系型数据库的实现
2．3 二者的结合（DBA）
第四章 Windows下的Visual Basic 编程环境简介
3．1 告别“hello world”的年代
3．2 面对对象的编程
3．3 实现菜单选项
3．4 实现工具栏
3．5 帮助
3．6关于系统
第五章 使用Access2000 实现关系型数据库
4．1 数据库的概念
4．2 新建一个数据库
4．3 修改已建的数据库
4．4 实现数据库之间的联系
第五章 系统总体规划
5．1 系统功能
5．2 流程图
第六章 系统具体实现
6．1 用户界面的实现
6．1．1 封面
6．1．2 主界面
6．1．3 帮助系统
6．2 数据库的实现
6．2．1 学籍数据库
6．2．2 学生成绩库
6．2．3 课程库
6．3 与VB的连接
第七章 结束语
第八章 主要参考文献
附录
--------------摘要--------------
学生档案管理系统是典型的信息管理系统(MIS),其开发主要包括后台数据库的建立和维护以及前端应用程序的开发两个方面。对于前者要求建立起数据一致性和完整性强、数据安全性好的库。而对于后者则要求应用程序功能完备,易使用等特点。
经过分析,我们使用 MICROSOFT公司的 VISUAL BASIC开发工具,利用其提供的各种面向对象的开发工具,尤其是数据窗口这一能方便而简洁操纵数据库的智能化对象,首先在短时间内建立系统应用原型,然后,对初始原型系统进行需求迭代,不断修正和改进,直到形成用户满意的可行系统。
关键字：控件、窗体、域。
--------------ABSTRACT--------------
The system of managing student file is a typical application of managing information system （know as MIS）,which mainly includes building up data-base of back-end and developing the application interface of front-end. The former required consistency and integrality and security of data. The later should make the application powerful and easily used.
By looking up lots of datum, we selected Visual Basic presented by Microsoft because of its objective tools in Win32. VB offered a series of ActiveX operating a data-base. It can give you a short-cut to build up a prototype of system application. The prototype could be modified and developed till users are satisfied with it.
Keywords: ActiveX , Form , Field .
--------------前言--------------
学生档案管理系统是一个教育单位不可缺少的部分,它的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要,所以学生档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。
随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。
作为计算机应用的一部分,使用计算机对学生档案信息进行管理,具有着手工管理所无法比拟的优点.例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率,也是企业的科学化、正规化管理,与世界接轨的重要条件。
因此，开发这样一套管理软件成为很有必要的事情,在下面的各章中我们将以开发一套学生档案管理系统为例,谈谈其开发过程和所涉及到的问题及解决方 法。
--------------------下面就让我们开始正文的介绍
第一章
为什么要开发一个学生档案管理系统？
计算机已经成为我们学习和工作的得力助手：
今天，计算机的价格已经十分低廉，性能却有了长足的进步。它已经被应用于许多领域，计算机之所以如此流行的原因主要有以下几个方面：
首先，计算机可以代替人工进行许多繁杂的劳动；
其次，计算机可以节省许多资源；
第三，计算机可以大大的提高人们的工作效率；
第四，计算机可以使敏感文档更加安全，等等。
在中小学中用计算机管理学生档案的意义
现在我国的中小学校中档案的管理水平还停留在纸介质的基础上，这样的机制已经不能适应时代的发展，因为它浪费了许多人力和物力，在信息时代这种传统的管理方法必然被计算机为基础的信息管理所取代。
我作为一个计算机应用的本科生，希望可以在这方面有所贡献。改革的总设计师邓小平同志说过“科学技术是第一生产力”，我希望能用我四年的所学编制出一个实用的程序来帮助中小学进行更有效的学籍管理。
归纳起来，好处大约有以下几点：
1． 可以存储历届的学生档案，安全、高效；
2． 只需一到二名档案录入员即可操作系统，节省大量人力；
3． 可以迅速查到所需信息。
为将来学校上网做好准备
跟据1999年中国电信的调查报告显示我国的上网人数已达到890万，互联网已经十分普及，学校往界的毕业生希望能在世界的任何一个角落查到自己校友的信息，本系统为学校将来的上网作了先期工作，比如数据库的建立。
学生档案的设计分析
根据实际情况，我们使用原型法（Rapid Prototyping）即以少量代价快速地构造一个可执行的软件系统模型。使用户和开发人员可以较快地确定需求，然后采用循环进化的开发方式，对系统模型作连续的精化，将系统需具备的性质逐渐增加上去，直到所有的性质全部满足。此时模块也发展成为最终产品了。
第二章
怎样开发一个学生档案管理系统？
编程环境的选择
微软公司的Visual Basic 6.0是Windows应用程序开发工具，使目前最为广泛的、易学易用的面向对象的开发工具。Visual Basic提供了大量的控件，这些控件可用于设计界面和实现各种功能，减少了编程人员的工作量，也简化了界面设计过程，从而有效的提高了应用程序的运行效率和可靠性。故而，实现本系统VB是一个相对较好的选择。
关系型数据库的实现
Access2000 就是关系数据库开发工具，数据库能汇集各种信息以供查询、存储和检索。Access 的优点在于它能使用数据表示图或自定义窗体收集信息。数据表示图提供了一种类似于 Excel 的电子表格，可以使数据库一目了然。另外，Access 允许创建自定义报表用于打印或输出数据库中的信息。Access也提供了数据存储库，可以使用桌面数据库文件把数据库文件置于网络文件服务器，与其他网络用户共享数据库。Access 是一种关系数据库工具，关系数据库是已开发的最通用的数据库之一。如上所述，Access 作为关系数据库开发具备了许多优点，可以在一个数据包中同时拥有桌面数据库的便利和关系数据库的强大功能。
二者的结合（DBA）
微软的JET数据库引擎提供了与数据库打交道的途径，我们是通过它以及Visual Basic 来访问数据库并对其进行各种操作。Visual Basic、Access以及其他微软的软件产品都是通过共用JET数据库引擎，从而给用户提供了丰富的数据类型。
DATA 控件在数据库中的信息与将信息显示给用户看的Visual Basic程序之间架起了一座桥梁。我们可以设置DATA控件的各个属性，告诉它要调用那个数据库的哪个部分。缺省情况下，DATA控件根据数据库中的一个或多个数据表建立一个dynaset-type（动态集合）类型的记录集合。一个记录集合是动态的也就意味着，当原来的数据表中的容改变了以后，该记录集合中的记录也会随之改变。DATA控件还提供了用来浏览不同记录的各种跳转按钮。将DATA控件放置在窗体中之后，我们还必须在该控件与要处理的数据库之间建立联系。
第三章
Windows下的Visual?????????????
?????????????????????????????
?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????
??????????????????????????????????????????????????????????
?
?????????????????
?????????????????????????????????????????????????)。 Visual Basic应用程序基本的构建块是用户所创建的对象，每一个对象都具有一些特性和行为（属性、事件和 方法）。开发人员可以最有效利用所创建的每一个对象。使用应用程序具有可通用性可说扩展性和强有力的功能。
Visual Basic应用由一系列对象组成，包括有函数、菜单、函数、结构和数据窗口、用户对象、用户事件等等，对象中又包含若干控件如命令按钮、单行编辑器等这些对象和控件都可在许多应用中重复使用。
实现菜单选项
菜单是程序最重要的特性之一，大多数程序都依赖一个定义良好的菜单使程序易于使用和维护，Visual Basic也提供了强大的创建菜单功能是程序更加标准。
您可以使用Visual Basic的Application Wizard也可以使用Visual Basic 的菜单编辑器建立菜单或者修改已经存在的菜单。
实现工具栏
CoolBar控件与Office97种看到的CoolBar是类似的。CoolBar就是一个可以在窗体上浮动的工具，同时也是其他ActiveX的容器。通过在CoolBar中迁入其他空间你局可以向用户提供更好的灵活性和义用性。
Toolbar 是工具条控件，是实现工具条的主体。其中的按钮可以显示图像和标题，并按功能分组或加入分隔符，还可以围棋设置鼠标停留在其上显示的提示字符。Toolbar也是一个控件容器且具有Style属性，并可以为其增加下拉按钮和平滑按钮等。
选择“工程”下拉菜单中的“部件”选项，显示“部件”对话框。在“控件”选项卡列表中选择“Microsoft Windows Common Controls 6.0”后工具相中增加改控件。其属性及对象如下：
1． Align属性定义工具条在窗体中的位置
2． ToolTipText属性是字符串类型，定义控件的提示字符
3． Style属性定义按钮外观。
4． ImageList属性定义与数据条对应的ImageList 控件名，该控件定义工具条按钮显示的图像。
5． HotImangeList属性设置一个ImageList控件名，该控件定义按钮获得热点时显示的图像。
6． DisabledImageList属性定义工具条按钮无效时显示的图像。
创建工具条包括ImageList和Toolbar控件
ImageList用于为其他控件提供图像库，将ImageList控件加入到工具箱的操作于前述Toolbar控件相同。
帮助
专业水平的软件通常都带有联机帮助功能。无论写出来的程序是要给大量的用户使用，还是仅仅局限于公司内部有限的使用者，我们都应该为用户提供详细的、易于理解的联机帮助文档。微软的Help Workshop4.0 是一套独立于Visual Basic 的用来协助我们创建、运行于32位Windows 操作系统下的帮助文件的工具。使用它我们可以为我们编写的应用程序生成一组帮助文件。
关于版本
为了是程序显得更具有专业风格，首先可以在其中加入通常的应用程序信息。这些信息包括公司名称、版本号、修订号以及其他类似信息。Visual Basic允许你使用APP对象来保存这些信息，APP对象是一个预定义对象，不需要在程序中创建它。APP对象的大多数属性被应用程序用来提供常规的信息，通过使用这些APP提供的属性，可以在应用程序和用户之间交流重要信息，在项目属性框中可以设置它的属性。
第四章
使用Access2000 实现关系型数据库
数据库的概念
数据库是一种存储数据并对数据进行操作的工具。数据库的作用在于组织和表达信息，简而言之，数据库就是信息的集合。计算机的数据库可以分为两类：非关系数据库（flat-file）和关系数据库（relational）。关系数据库中包含了多个数据表的信息，数据库含有各个不同部分的术语，象记录、域等。
新建一个数据库
创建任何一个数据库的第一步是仔细的规划数据库，设计必须是灵活的、有逻辑的。创建一个数据库结构的过程被认为是数据模型设计。
1． 标识需要的数据；
2． 收集被标识的字段到表中；
3． 标识主关键字字段；
4． 绘制一个简单的数据图表；
5． 规范数据；
6． 标识指定字段的信息；
7． 创建物理表。
修改已建的数据库
数据库的修改分为：添加、编辑和删除记录。这三种操作均可由Visual Basic 创建的程序来完成，下面的章节将详细描述实现的具体方法。
实现数据库之间的联系
数据库之间的关系指明两个库之间共享一个共同的关键字值。一个连接是指一种虚拟的表，这种表是在当用户要求从相互关联的各个不同的表中获取信息时建立的，关键字段用于在相互连接的不同表中查找匹配的记录。一个更高级的连接形式称为自连接。这种连接是指一个表被连接到它自己的一个字段，或在不同的纪录中由重复数据的组合字段。数据库中有三种不同类型的关键字：主关键字、组合关键字和外关键字。在表中使用的关键字类型用于描述库表示什么以及在数据库中如何与其它的库建立关系。
第五章
系统总体规划
系统功能
1． 可以进行文本操作；
2． 添加一个数据库项目；
3． 删除一个数据库项目；
4． 修改一个数据库项目；
5． 查询信息；
6． 察看课程表。
流程图
第六章
系统具体实现
用户界面的实现
6．1．1 封面
具体实现见 图_6.1.1
图_6.1.1
6．1．2 主界面
具体实现见.图_6.1.2
图_6.1.2
主界面包含三方面的内容,以下一一介绍:
1.记录操作
打开记录操作,进入记录操作菜单项分别由文件、视图及帮助三个选项。
1.1文件包括：新建
打开
打开写字板---------如图<6.1.4> (源程序见附录清单6.1 )
保存
另存
打印
退出
1.2视图包括：状态条
工具栏
背景颜色
显示
课程表---------如图<6.1.5>
网络浏览
1. 3帮助包括：内容
关于帮助
2．记录操作
打开记录操作进入记录操作选项页分别由浏览记录、查找等三个选项组成。
2．1浏览记录：
学生学籍库
课程库
成绩库
2．2查找记录
2．3备注
3．系统信息
打开系统信息进入选项页分别由系统信息、信息采集等组成。
6．1．3 帮助系统
具体实现见6.1.3
图6.1.3
数据库的实现
6．2．1学籍数据库
学籍数据库里存储了学生的档案包括：学号、姓名、年龄等 表如<6.2.6>
列名（中文）列名（英文）数据类型宽度小数点位数是否为空姓名Name Date8No学号CodeInteger6No性别SexDate2No年龄AgeDate6No民族NationDate6No政治面貌Visage...Date2...Yes...家庭住址AddressDate10No备注RecordDate15No 表<6.2.6>
学籍模块：
该模块主要完成学生基本信息的录入、删除 、更新等功能。在此模块中定义了八个域名来进行学生的信息存储。如果用户修改某一纪录中的某一项，可单添加按钮进行学生记录的编辑，此窗口使用数据窗口的FREEDOM风格（典型的录入界面）。该种风格特点是列标题紧挨着数据列在此窗口还可以增加新学生纪录。
6．2．2成绩数据库
成绩数据库里存储了学生的成绩包括：学号、成绩、等如表<6.2.7 >
列名（中文）列名（英文）数据类型宽度小数点位数是否为空姓名Name Date8No学号CodeInteger6No成绩ScoreDate10No备注RecordDate15No 表<6.2.7>
成绩模块：
该模块主要完成学生成绩的基本信息的录入、删除 、更新等功能。在此模块中定义了四个域名来进行学生的信息存储。
6．2．3课程数据库
课程数据库利存储了课程的信息：课程名、作者、出版社等如表<6.2.8>
列名（中文）列名（英文）数据类型宽度小数点位数是否为空课程IDCourseDate8No课程名NameDate15No出版社PublisherDate20No作者ScoreDate18No备注RecordDate15No 表<6.2.8>
课程模块：
该模块主要完成存储课程的所有信息及录入、删除 、更新等功能
与VB的连接
Visual Basic提供了与底层数据库系统紧密的连接。Visual Basic 支持不同的关系数据库管理系统并充分发挥每一个数据库的特长。生成独立应用或脱离服务器运行的服务以上的应用，Visual Basic连接数据库的方式有两种：
·通过使用Visual Basic的 DATA控件。
·通过使用由Visual Basic提供的专用的直接与数据库相连的接口
第七章
结束语
经过三个多月的设计和开发，中小学档案管理系统基本开发完毕。其功能基本符合用户需求，能够完成学生学籍的存储和成绩的查询以及各类相关报表的打印。并提供部分系统维护功能,使用户方便进行数据备份和恢复、数据删除。，对于数据的一致性的问题也通过程序进行了有效的解决。
但是由于毕业设计时间较短，所以该系统还有许多不尽如人意的地方，比如联机文档比较少，用户界面不够美观，出错处理不够等多方面问题。这些都有待进一步改善。
致谢
在本次毕业设计 中，我从指导老师雷震甲老师身上学到了很多东西。雷老师认真负责的工作态度，严谨的治学精神和深厚的理论水平都使我收益匪浅。他无论在理论上还是在实践中，都给与我很大的帮助，使我得到不少的提高这对于我以后的工作和学习都有一种巨大的帮助，感谢他耐心的辅导。
另外，在系统开发过程中雷老师的助手张彦明老师也给于我很大的帮助，帮助解决了不少的难点，使得系统能及时开发完成，还有同组的同学同样给与我不少帮助，这里一并表示感谢。
第八章
主要参考文献
[1] Visual Basic 6.0 使用指南
作者：Bob Reselman , Richard Peasley , Wayne Pruchniak.
出版社：电子工业出版社
[2] 中文版Microsoft Office 97 自学通
作者：Ned Snell
出版社：机械工业出版社
[3] Visual Basic 6.0 中文版控件大全
作者：Microsoft
出版社；电子工业出版社
[4] 中文Access 2000 24学时教程
作者：Craig Eddy ，Timothy Buchanan
出版社：机械工业出版社
附录程序清单及注释
程序清单6.1
Option Explicit
Dim FileName As String '文件名，用于打开、保存文件
Dim UndoString As String '用于 Undo 操作
Dim UndoNew As String '用于 Undo 操作
Private Sub ImgUndoDisable()
'禁用“Undo”按钮
UndoString = ""
UndoNew = ""
ImgUndo.Enabled = False
ImgUndo.Picture = ImageDisable.ListImages("Undo").Picture
End Sub
Private Sub ImgUndoEnable()
'有效“Undo”按钮
ImgUndo.Enabled = True
ImgUndo.Picture = ImageUp.ListImages("Undo").Picture
End Sub
Private Sub Check_ImgPaste()
'设置粘贴按钮
If Len(Clipboard.GetText) > 0 Then
ImgPaste.Enabled = True
ImgPaste.Picture = ImageUp.ListImages("Paste").Picture
Else
ImgPaste.Enabled = False
ImgPaste.Picture = ImageDisable.ListImages("Paste").Picture
End If
End Sub
Private Sub Check_ImgCutCopy()
'设置剪切、复制按钮
If Text1.SelLength > 0 Then
ImgCut.Enabled = True
ImgCut.Picture = ImageUp.ListImages("Cut").Picture
ImgCopy.Enabled = True
ImgCopy.Picture = ImageUp.ListImages("Copy").Picture
Else
ImgCut.Enabled = False
ImgCut.Picture = ImageDisable.ListImages("Cut").Picture
ImgCopy.Enabled = False
ImgCopy.Picture = ImageDisable.ListImages("Copy").Picture
End If
End Sub
Private Sub BackColor_Click()
CommonDialog1.ShowColor
Text1.BackColor = CommonDialog1.Color
End Sub
Private Sub Box_Click()
'显停工具栏
If Box.Checked Then
'将停显工具栏
Box.Checked = False
CoolBar1.Visible = False
Else
Box.Checked = True
CoolBar1.Visible = True
End If
Form_Resize '重新调整控件位置
End Sub
Private Sub Close_Click()
Dim FileNum As Integer
If Len(FileName) > 0 Then
'有输入文件名
FileNum = FreeFile() '获得可用文件号
Open FileName For Output As FileNum '打开输出文件
'如果无指定文件，则创建新文件
Print #FileNum, Text1.Text '输出文本
Close FileNum '关闭文件
End If
Text1.Text = ""
FileName = ""
End Sub
Private Sub ComboSize_Click()
Text1.FontSize = Val(ComboSize.Text)
End Sub
Private Sub ComboFont_Click()
Text1.FontName = ComboFont.Text
End Sub
Private Sub Copy_Click()
Clipboard.SetText Text1.SelText '复制文本到剪裁板
End Sub
Private Sub Cut_Click()
Clipboard.SetText Text1.SelText '复制文本到剪裁板
Text1.SelText = "" '清选择的文本
End Sub
Private Sub DataTime_Click()
Text1.SelText = Now
End Sub
Private Sub Delete_Click()
Text1.SelText = "" '清选择的文本
End Sub
Private Sub Edit_Click()
'当程序显示“编辑”子菜单前，触发该程序
If Text1.SelLength > 0 Then
'文本框中有选中的文本
Cut.Enabled = True
Copy.Enabled = True
Delete.Enabled = True
Else
Cut.Enabled = False
Copy.Enabled = False
Delete.Enabled = False
End If
If Len(Clipboard.GetText()) > 0 Then
'剪裁板中有文本数据
Paste.Enabled = True
Else
'没有可粘贴的文本
Paste.Ena bled = False
End If
End Sub
Private Sub Exit_Click()
Unload Me
End Sub
Private Sub FindText_KeyPress(KeyAscii As Integer)
Dim BeginPos As Long
If KeyAscii = 13 Then
BeginPos = InStr(1, Text1.Text, FindText.Text, vbTextCompare)
If BeginPos > 0 Then
Text1.SelStart = BeginPos - 1
Text1.SelLength = Len(FindText.Text)
End If
End If
End Sub
Private Sub Fontcolor_Click()
CommonDialog1.ShowColor
Text1.ForeColor = CommonDialog1.Color
End Sub
Private Sub Form_Load()
Dim i As Integer
'加载图像
ImgNew.Picture = ImageUp.ListImages("New").Picture
ImgOpen.Picture = ImageUp.ListImages("Open").Picture
ImgSave.Picture = ImageUp.ListImages("Save").Picture
ImgUndo.Picture = ImageDisable.ListImages("Undo").Picture
Check_ImgPaste
Check_ImgCutCopy
'加载系统字体
For i = 0 To Screen.FontCount - 1
ComboFont.AddItem Screen.Fonts(i)
Next i
End Sub
Private Sub Form_Resize()
Dim TextTop As Long
'修改工具条大小
CoolBar1.Top = Me.ScaleTop
?????????????????????????????
??????????????????????????????????
???????????
????????????????????????????
??????????
????????????????????????????????????????????
????????
???????????????????
??????????
?????????????????????????????????????
???????????????? Me.ScaleLeft
Text1.Width = Me.ScaleWidth
If Me.ScaleHeight > CoolBar1.Height Then
Text1.Height = Me.ScaleHeight - TextTop
Else
Text1.Height = 0
End If
End Sub
Private Sub ImgCopy_Click()
Copy_Click '复制
Check_ImgPaste
Check_ImgCutCopy
End Sub
Private Sub ImgCopy_MouseDown(Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)
'“按下”按钮
If Button = 1 Then
ImgCopy.Picture = ImageDown.ListImages("Copy").Picture
End If
End Sub
Private Sub ImgCopy_MouseMove(Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)
Label1 = "将选择的文本复制到剪裁板"
'判断鼠标位置,显示不同图像
If Button = 1 And (X > 0 And X < ImgNew.Width And Y > 0 And Y < ImgNew.Height) Then
ImgCopy.Picture = ImageDown.ListImages("Copy").Picture
ElseIf Button = 1 Then
ImgCopy.Picture = ImageUp.ListImages("Copy").Picture
End If
End Sub
Private Sub ImgCopy_MouseUp(Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)
If Button = 1 Then
'“抬起”按钮
ImgCopy.Picture = ImageUp.ListImages("Copy").Picture
End If
End Sub
Private Sub ImgCut_Click()
'If Text1.SelLength > 0 Then
Cut_Click '剪切
Check_ImgPaste
Check_ImgCutCopy
'End If
End Sub
Private Sub ImgCut_MouseDown(Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)
If Button = 1 Then
'“按下”按钮
ImgCut.Picture = ImageDown.ListImages("Cut").Picture
End If
End Sub
Private Sub ImgCut_MouseMove(Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)
Label1 = "剪切选择的文字到剪裁板"
'判断鼠标位置,显示不同图像
If Button = 1 And (X > 0 And X < ImgNew.Width And Y > 0 And Y < ImgNew.Height) Then
ImgCut.Picture = ImageDown.ListImages("Cut").Picture
ElseIf Button = 1 Then
ImgCut.Picture = ImageUp.ListImages("Cut").Picture
End If
End Sub
Private Sub ImgCut_MouseUp(Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)
If Button = 1 Then
'“抬起”按钮
ImgCut.Picture = ImageUp.ListImages("Cut").Picture
End If
End Sub
Private Sub ImgNew_Click()
New_Click
End Sub
Private Sub ImgNew_MouseDown(Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)
If Button = 1 Then
'“按下”按钮
ImgNew.Picture = ImageD own.ListImages("New").Picture
End If
End Sub
Private Sub ImgNew_MouseMove(Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)
Label1 = "创建新文件" '修改提示信息
'判断鼠标位置,显示不同图像
If Button = 1 And (X > 0 And X < ImgNew.Width And Y > 0 And Y < ImgNew.Height) Then
ImgNew.Picture = ImageDown.ListImages("New").Picture
ElseIf Button = 1 Then
ImgNew.Picture = ImageUp.ListImages("New").Picture
End If
End Sub
Private Sub ImgNew_MouseUp(Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)
If Button = 1 Then
'“抬起”按钮
ImgNew.Picture = ImageUp.ListImages("New").Picture
End If
End Sub
Private Sub ImgOpen_Click()
Open_Click
End Sub
Private Sub ImgOpen_MouseDown(Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)
'“按下”按钮
If Button = 1 Then
ImgOpen.Picture = ImageDown.ListImages("Open").Picture
End If
End Sub
Private Sub ImgOpen_MouseMove(Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)
Label1 = "选择文件名并打开文件"
'判断鼠标位置,显示不同图像
If Button = 1 And (X > 0 And X < ImgNew.Width And Y > 0 And Y < ImgNew.Height) Then
ImgOpen.Picture = ImageDown.ListImages("Open").Picture
ElseIf Button = 1 Then
ImgOpen.Picture = ImageUp.ListImages("Open").Picture
End If
End Sub
Private Sub ImgOpen_MouseUp(Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)
If Button = 1 Then
'“抬起”按钮
ImgOpen.Picture = ImageUp.ListImages("Open").Picture
End If
End Sub
Private Sub ImgPaste_Click()
Paste_Click '粘贴
End Sub
Private Sub ImgPaste_MouseDown(Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)
If Button = 1 Then
'“按下”按钮
ImgPaste.Picture = ImageDown.ListImages("Paste").Picture
End If
End Sub
Private Sub ImgPaste_MouseMove(Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)
Label1 = "粘贴文本到当前光标位置"
'判断鼠标位置,显示不同图像
If Button = 1 And (X > 0 And X < ImgNew.Width And Y > 0 And Y < ImgNew.Height) Then
ImgPaste.Picture = ImageDown.ListImages("Paste").Picture
ElseIf Button = 1 Then
ImgPaste.Picture = ImageUp.ListImages("Paste").Picture
End If
End Sub
Private Sub ImgPaste_MouseUp(Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)
If Button = 1 Then
???????????
??????????????????????????????????????????????????????????????
??????????
???????
???????????????????????????
?????????????????????????????????
????
?????????????????????????????
?????????
?????????????????????????????????????
????????????????eName For Output As FileNum '打开输出文件
'如果无指定文件，则创建新文件
Print #FileNum, Text1.Text '输出文本
Close FileNum '关闭文件
ImgUndoDisable
Else
MsgBox "不能保存无名文件" + Chr(13) + Chr(10) + "请选择“文件”菜单的“保存”项", , "警告"
End If
End Sub
Private Sub ImgSave_MouseDown(Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)
If Button = 1 Then
ImgSave.Picture = ImageDown.ListImages("Save").Picture
End If
End Sub
Private Sub ImgSave_MouseMove(Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)
Label1 = "保存当前文件"
'判断鼠标位置,显示不同图像
If Button = 1 And (X > 0 And X < ImgNew.Width And Y > 0 And Y < ImgNew.Height) Then
ImgSave.Picture = ImageDown.ListImages("Save").Picture
ElseIf Button = 1 Then
ImgSave.Picture = ImageUp.ListImages("Save").Picture
End If
End Sub
Private Sub ImgSave_MouseUp(Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)
If Button = 1 Then
'“抬起”按钮
ImgSave.Picture = ImageUp.Li stImages("Save").Picture
End If
End Sub
Private Sub ImgUndo_Click()
Text1.Text = UndoString
End Sub
Private Sub ImgUndo_MouseDown(Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)
If Button = 1 Then
'“按下”按钮
ImgUndo.Picture = ImageDown.ListImages("Undo").Picture
End If
End Sub
Private Sub ImgUndo_MouseMove(Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)
Label1 = "取消当前操作"
'判断鼠标位置,显示不同图像
If Button = 1 And (X > 0 And X < ImgNew.Width And Y > 0 And Y < ImgNew.Height) Then
ImgUndo.Picture = ImageDown.ListImages("Undo").Picture
ElseIf Button = 1 Then
ImgUndo.Picture = ImageUp.ListImages("Undo").Picture
End If
End Sub
Private Sub ImgUndo_MouseUp(Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)
If Button = 1 Then
'“抬起”按钮
ImgUndo.Picture = ImageUp.ListImages("Undo").Picture
End If
End Sub
Private Sub New_Click()
FileName = ""
Text1 = ""
ImgUndoDisable
End Sub
Private Sub Open_Click()
Dim FileNum As Integer
Dim buffer As String
Dim buffer1 As String
Dim FileSize As Long
Dim MaxLen As Long
MaxLen = 32768 '文件最大长度
CommonDialog1.ShowOpen '显示"打开文件"对话框
If Len(CommonDialog1.FileName) > 0 Then
'有输入文件名
FileName = CommonDialog1.FileName '保存文件名
FileSize = FileLen(FileName) '获得文件长度
If FileSize > MaxLen Then
'文件超长
MsgBox "该文件过大，只能显示部分文本", , "警告"
Exit Sub
End If
Screen.MousePointer = 11 '设置鼠标为沙漏
FileNum = FreeFile() '获得可用文件号
Open FileName For Input As FileNum '以顺序输入方式打开文件
Do While Not EOF(FileNum) And Len(buffer) < MaxLen '读必须文本小于 32K
Line Input #FileNum, buffer1 '读一行文字
buffer = buffer + buffer1 + Chr(13) + Chr(10) '加入回车换行符
Loop '循环体
Close FileNum '关闭文件
ImgUndoDisable '取消 Undo 功能
Text1.Text = buffer '显示文本
UndoNew = buffer '保存文本
buffer = "" '释放内存
buffer1 = ""
Screen.MousePointer = 0 '恢复鼠标指针
Me.Caption = "记事本 - " + FileName '修改标题显示
End If
End Sub
Private Sub Paste_Click()
Text1.SelText = Clipboard.GetText
End Sub
Private Sub Picture1_MouseMove(Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)
Label1 = "工具栏"
End Sub
Private Sub Picture1_Resize()
If Picture1.Width > Label1.Left Then
Label1.Width = Picture1.ScaleWidth - Label1.Left
End If
End Sub
Private Sub Save_Click()
Dim FileNum As Integer '文件句柄号
CommonDialog1.ShowSave '显示保存对话框
If Len(CommonDialog1.FileName) > 0 Then
'有输入文件名
FileName = CommonDialog1.FileName '保存文件名
FileNum = FreeFile() '获得可用文件号
Open FileName For Output As FileNum '打开输出文件
'如果无指定文件，则创建新文件
Print #FileNum, Text1.Text '输出文本
Close FileNum '关闭文件
Me.Caption = "记事本 - " + FileName '修改标题显示
ImgUndoDisable
End If
End Sub
Private Sub Text1_Change()
If Not ImgUndo.Enabled Then
'使“Undo”按钮可用
ImgUndoEnable
End If
UndoString = UndoNew
UndoNew = Text1
End Sub
Private Sub Text1_Click()
Check_ImgCutCopy
End Sub
档案系统管理篇9
1.1用户、终端、网络的研究
为了研究用户模型，首先研究用户如何使用云平台下的图书档案管理系统，用户接入到图书档案管理系统，必须使用终端，通过网络接入。在这个过程中，终端呈现异构化、复杂化、多样化的特征，①终端目前可能使用电视网、电信网和计算机网中的任何一网，可以通过WLAN、WWAN、Internet、PLMN、HFC、传统CATV、Ethernet和OAN中任何一网，随着时代和科技的发展也可能使用其他网络，其网络方面的特征呈现异构化、多样化；②终端类型和型号都很多，其功能、用途等明显不同，造成构造的不同和复杂化；终端和网络的异构化、复杂化、多样化，造成了其效果差异化很大，主要体现在：①显示效果方面；②音效效果方面；③网络方面；④计算复杂度方面；⑤可用空间方面。从显示效果的角度来看，需要注意以下几点：①终端不同，其显示屏幕的大小不同，从这个角度来说，手机和电视的差距是最为显著的之一，笔记本、PC等终端设备屏幕往往适中，显示屏幕大小的不同一方面和用户持有终端是否便利有关，另一方面关系着用户浏览信息资源时屏幕的尺寸和效果。②终端不同，其显示所使用的分辨率不同，体现为显示时的效果明显不同，如显示时的清晰细腻程度、拍照取景和视频播放的效果等等，而且部分终端的分辨率是固定不变的，无法进行调节。③文件的格式不同，其显示效果可能不同，例如常见的视频格式有AVI、MPEG、DIVX、MOV、ASF、WMV、RM等，不同的格式记录相同的视频信息，其显示效果也可能完全不同。④显示效果的程度决定了用户视觉角度质量的高低，其对于文本、图片、图像、单一的视频是有决定性作用的，同时对多媒体信息资源的效果也是有一定影响的。⑤显示效果的程度所带来的影响，对于不同的用户是不同的，其高度影响高度依赖视觉的用户，但当用户不依赖于视觉的时候影响则不大。从音效效果方面来看，需要注意以下几点：①终端硬件不同，其发声所用的效果不同，即使终端硬件相同其发声的效果也可能不同，例如一台笔记本电脑，如果其声卡是集成的则往往没有独立的声卡效果好，同样不同厂商所生产的声卡效果往往也有一定的差别，不同时间、不同技术所生产的声卡效果也往往不同，但音效效果在设备、设置、播放内容等完全相同的前提下是一致的。②不同的音频文件，其效果可能不同，首先数字音频技术指标采样率、压缩率、比特率、量化级，分别控制单位时间内波形采样的数据数量、音乐文件压缩前后大小的比值、记录每记录音频数据一秒钟所消耗的比特值的平均值、用多少位二进制的数据描述的声音波形；其次，不同的音频文件格式不同，其音效的效果也可能不同，常见的音频文件格式有WAV、MP3、WMA、OGG、APE等。③对于部分终端来说，音效效果是可以调节的，但依然存在音效无法调节的终端。④音频效果的程度所带来的影响，对于不同的用户是不同的，其高度影响高度依赖听觉的用户，但当用户不依赖于听觉的时候影响则不大。从网络的角度来看，①目前大部分的电视网依然是单向的，也就是说存在单向和双向的问题，虽然随着时代的发展和技术的进步，单向和双向的问题最终会被解决，但是目前一段来说其依然是问题的一部分。②网络不同登陆方式可能不同，例如如果用户借助电信网登陆和使用服务有两种模式，其一是通过以点播为基础的短信息服务，需要利用短信服务的平台来传输信息，由于其平台经常是第三方提供的，因而实时性往往较差；第二种方式则是通过GPRS网络，这种方案的缺点是覆盖率较差、传输速度低、费用高，但可以实现实时。从计算复杂度方面来看，终端之间的差异很大，以电视网的机顶盒和电视机来说，即使运行一个非常简单的动画也会非常困难，而相同的困扰在计算机上往往不存在，换句话说计算复杂度高的资源无法在部分终端上运行，但同时部分终端上如果使用计算复杂度低的文件则也会浪费资源。从某种程度上来说，不同的终端适合使用的信息资源在内容、格式等方面是完全不同的。从可用空间的角度看，如果可用空间的大小无法支持对应的操作，则后续的操作无法进行，同时可用空间较小也会在一定程度上降低运算速度。对于可用空间的大小，不同的用户可能会有不同的定义，部分用户可能对终端的最小可用空间有自己的要求；还有一部分人对最小可用空间没有要求，但是最小可用空间不够用的时候会有自己期望的行为和操作。
1.2用户行为研究
用户的行为，①指用户使用云平台下图书档案管理系统的行为，其根据用户的身份、目的、习惯、兴趣等不同而不同，用户可能是进行检索、获得、修改、保存信息资源，也可能是对图书档案管理系统的管理，如计费等；既包括其行为的种类、参数，同时还应该包括其行为所导致的结果。②用户的行为受到其本身的制约，既要受到其身份影响，又受到其兴趣和目的影响，但最终通过行为表现出来，可以通过用户的行为获得用户的信息，并做出调整，以便更精确地认识和了解用户。
1.3用户偏好研究
用户偏好，指用户在考虑服务或者商品的时候按照其自身意愿所做出的带有倾向性的符合理性的选择，是用户理性、认知和心理感受权衡后的综合结论，是用户个性化的体现。在云计算平台下的图书档案管理系统中，其可以作为个性化服务推荐的基础，主要包括以下几个方面的内容，①由终端、网络等带来的与视频、音频、可用空间等有关的偏好信息，此偏好信息用于确认用户偏好的信息资源的模态类信息，在此类偏好中用户往往偏爱一种或者几种终端，同时对于不同终端参数设置有不同的偏好；②用户偏好的信息资源内容方面的信息，包括学科、方向、难度等，这种偏好主要来源于用户原有的背景如职业、专业、知识层次等，并随着用户的发展而改变；③其他偏好，主要包括终端、所途经的网络、所在的位置等；④用户ID,用以唯一地标识和区别用户。
2用户模型研究
2.1用户基本信息模型
根据对用户、终端、网络的研究，建立用户基本信息模型，包括三类信息，分别是用户信息、终端信息和网络信息（详见图1）。其一是用户信息如用户ID、姓名、身份、年龄、知识层次、密码、密码提示问题、组别，其中①用户ID、密码是不可以省略的，其需要在用户登陆的时候确定用户的基础信息，同时用户ID对于整个系统来说是唯一的，也就是说所有用户的ID是没有重复的，是“独一无二”的；②身份、年龄、知识层次三项可以用于辅助确定用户的身份，以便在后续用户偏好模型未获得具体信息之前初步判断和获得用户的偏好信息，但鉴于部分用户的特殊性某些情况下是允许被省略的；③用户信息可以通过组别确定用户的权限的确认。其二是终端信息包括终端ID、终端参数等，其中①终端ID用于确定接入和登陆到图书档案系统的终端的身份，通过检索对应于终端的数据表可以获得包括其使用者、终端的类型、终端的基本参数及范围、终端的可能配置等的信息，可以初步确定终端的信息；②终端参数包括的是显示参数、音效参数、计算复杂度参数、可用空间参数，显示参数和音效参数分别是用户提供的其习惯使用的显示、音效参数的设置，而计算复杂度参数需要通过终端ID判断用户终端的具体计算复杂度获得，可用空间则需要在图书档案系统运行的时候通过其与终端之间的通讯获得；③终端信息中终端ID是不可以缺省的，但终端参数是可以缺省的，在缺省的状态下，系统依然可以通过终端ID获得终端的类型及基础的参数范围，再根据参数范围进行其他的判断，同时由于计算复杂度参数和可用空间参数不需要用户提供，因而也可以在缺省的情况下获得。其三则是网络信息如网络类型、常见位置等，其中①电视网的单双向问题可能会带来新的问题需要给予重点关注；②常见位置，是用户通常使用终端接入和使用图书档案管理系统服务的位置；③网络ID，用以唯一地标识和区别网络。关于用户基本信息模型，需要注意的有：①用户基本信息模型虽然是由三个部分组成的，但是其是一个整体，可以通过数据库表示出来，其中的每一条记录都只说明的是在某一种情况下用户使用某种终端通过某种网络接入和使用图书档案管理系统的具体设置以及由此而来的各种参数，每个用户的具体信息可以不只一条而是若干条记录的组合。②用户基本信息模型的三个子模型，可以通过一个数据表体现，也可以分成用户信息表、终端信息表、网络信息表三个数据表的组合来实现。
2.2用户行为模型
用户行为模型，主要用于记录用户的行为、状态等信息，其由用户ID、用户行为、行为参数、状态参数三个部分组成，其中①用户的行为用于记录用户状态变化的原因，同时可以从中获得用户基本信息模型的部分信息，同时也可以完善用户偏好模型；②用户行为参数用于说明用户行为的细节，是用户行为有机的补充；③状态参数，用于表明经过用户的行为之后用户的变化。
2.3用户偏好模型
用户偏好模型是用户服务推荐的基础，其主要包括3个方向，其一是对所获取资源的模态倾向性，是与终端相关的，其中包括格式、显示性能、音效性能等,其大多数属性是范围；其二则是对信息资源内容的倾向性，主要包括用户的身份、年龄、知识层次、专业等；其三则是用户通常所在的位置区域，可以用于以就近原则对其提供服务。
3关键技术分析
3.1用户模型应用研究
从用户登陆并使用系统服务的角度看用户模型，用户通过终端接入计算机网、电信网和电视网三网中的一网，可以利用一体化标识网络技术连接到系统，通过终端ID确定终端的身份（终端信息模型），通过终端所在的位置、IP等可以获得对应的网络信息（网络信息模型），通过用户ID和密码登陆系统进而系统可以确定登陆的用户（用户信息模型），如果需要调用用户偏好模型可以根据用户ID在用户偏好模型中检索相应的记录则找到对应用户偏好的信息（用户偏好模型），用户使用过程中会有所操作记录下用户ID、相关操作及对应参数则可以将信息添加到用户行为模型，根据用户ID可以从用户行为模型获取相关的参数则可以获得对应信息据此可以修改和完善其他模型。对于用户模型的应用，本文认为：①对于信息资源的检索和使用，既涉及到用户对信息资源模态的偏好，又要涉及到用户对信息资源内容的偏好，同时还涉及到用户所使用的终端；在检索的时候首先要根据终端信息模型和网络信息模型判断终端和网络的特性，获得支持的模态的信息，获得显示、音效、网络、计算复杂度、可用空间等信息，再根据这些信息和模态结合结合用户的偏好以集合的形式进行交的运算进而缩小可以接受的信息资源的模态范围并将其作为用户即时信息资源模态的偏好，再通过用户偏好模型内容倾向类偏好可以获得用户对信息资源内容的偏好。②显示、音效、网络、计算复杂度、可用空间等的变化会带来很多不同的情况，需要形成对应的策略，该策略既要符合用户的意愿，又要符合运营商等商家的利益，同时必须符合法律法规并受到相关部门的监管。在实践的过程中，可以设置相应的阈值来划分对应的范围，根据阈值与当前值差别的组合来判断当前所处的情况，当差距过大或者达到阈值的时候可以按照对应的既定策略采取行动，如在许可的情况下重新生成对应的信息资源、只发送部分信息资源、压缩等。③用户基本信息模型中用户信息模型、终端信息模型和网络信息模型需要相互结合，是一个有机的整体，在使用的时候相互辅助；同时用户基本信息模型、用户行为模型和用户偏好模型也是一个有机整体，其通过用户ID彼此关联。用户ID在整个模型中是唯一的，其作用是唯一地标识一个用户，以便与其他用户区别。
3.2用户模型的初始化与完善
本文认为用户模型的初始化信息可以从以下几个方面获得：①用户注册的信息②利用调查研究等方式从侧面获得的用户信息；③利用公众的大众化特征获得，其实质是首先获得用户基础信息模型，然后再从用户基础信息模型获取数据，以基础信息模型数据为基础结合概率归类和整理，去生成用户偏好模型和用户行为模型的初始数据。本文认为用户模型的信息完善与补充，是一个不断学习和修正的动态反馈过程，通过机器学习对参数的重新估计和修正提高了预测的精度，进而提高服务的质量，可以为个性化服务推荐打下基础。其实质是通过训练来逐渐完善用户行为模型，再根据用户行为模型逐步完善用户基础信息模型和用户偏好模型。具体的实现上，本文认为①用户行为模型可以作为执行单元，学习单元通过用户行为模型提供的信息根据用户基本信息模型和用户偏好模型建立并改进知识库，执行单元格局知识库中的知识执行任务，再将执行后的信息反馈到用户行为模型作为下一步学习的资源。②可以用命令序列作为最小单元描述用户行为，通过定义两个序列、两个状态之间的相似度来代表和判断行为模式之间、状态之间的相似程度；模型工作的时候，计算序列相似度来判断行为和状态的变化。
档案系统管理篇10
在社会各个领域中，档案管理是一项非常重要的系统工作。在传统档案管理中，一般都是采用纸质档案与人工管理这两种方式。随着现代网络技术和信息技术的应用，电子档案大量使用与其复杂性也同时增加，以往的档案管理模式已经无法满足现实的需求。由于电子信息技术的快速发展和大量的电子文件的产生使用、流转、归档、保管、移交等等，于是，在电子档案管理系统设计中，流程管理得到了普遍重视与应用，并且取得了很好的效果。
一、电子档案管理系统中存在的问题及解决措施
（一）问题。在电子档案管理系统中，主要存在以下问题：一是安全性问题。档案信息安全性指得就是信息载体安全性与传输安全性。电子档案载体主要为光盘、磁盘、磁带等，其种类多且较为复杂，由于电子文件的生成、流转与利用都会受到硬软件和网络等构成的技术系统及数字环境的制约，这使得电子文件数字信息难以维持永久存取，导致电子文件性能不稳定，容易出现失真的情况。同时对环境湿度、温度、防磁等条件的要求也非常高，容易被破坏，导致载体不安全。而传输安全性主要为网络安全性，网络黑客与计算机病毒是影响传输安全的主要因素。此外，电子文件非常容易被篡改，并且毫无痕迹，导致数字信息失真。二是电子文件的可识读性问题。与传统纸质档案不同，电子档案载体是依赖系统，借助计算机来完成操作利用，因此不能从载体外表去判定正常与否，极易受整个系统环境等因素的影响，导致储存信息无法识读，因此影响了档案的有效利用。
（二）措施。针对电子档案管理系统问题而言，主要可以采取以下措施：一是加强网络安全建设。在查阅利用档案的过程中，设置通过验证用户信息、输入调阅口令等权限限制访问与阅读，按照国家相关网络安全定级规定对档案馆（室）的数字档案信息利用平台进行安全保护，并对局域网、政务网、互联网进行物理隔离，以此提高档案数据库的安全性。同时，安装较为先进的防火墙、防毒杀毒软件等，以此避免计算机黑客、病毒的恶意攻击入侵，确保档案信息安全。二是强调档案备份。档案部门应对重要档案及电子文件实行异地和异质备份，确保电子文件的长期可读和档案信息资源的绝对安全，异地备份应选择地理距离相距300公里以上，不属于同一江河流域、同一电网、同一地震带地方为宜；异质备份应做好静电复印、翻拍、数字化、缩微、仿真复制等工作，以确保档案信息资源安全。在登记备份的要求上应实行三套式，以满足保存、备份和日常使用。
二、流程管理在电子档案管理系统中的应用
（一）流程管理概念。美国管理学家MichaelHammer指出：流程就是将一个或者多个输入转变成对用户有价值的输出活动；而达文波特教授认为：流程就是一系列结构化的可测量活动的集合，并且为特定市场或者与用户提供特定输出。由此可以看出，两人均认为：流程是以用户（人）为导向（本），并且在输出过程中重视体现用户（人）价值。在某种程度上而言，流程主要包括六个要素：输入资源、活动、结构、输出结果、用户、价值。
（二）流程管理应用。在电子档案管理系统的设计规划与建设实施引入流程管理，具有十分重要的现实意义，即工程庞大、环节众多、复杂、涉及面广。所以，在设计与实施电子档案管理系统的时候，一定要重视流程管理的运用。首先，在电子档案管理系统建设中，应以改善传统档案馆业务流程为新导向。在建设数字档案馆的时候，主要包括三个方面，即收集电子文件与档案资源的数字信息、传统档案的数字化处理、整合与开发利用档案数字资源。一般而言，电子档案管理系统担负着管理任务，需要在建设过程中强化以档案需求者的利用为核心理念，以此保证电子档案管理系统的有序建设。不管是数字信息收集，数字化处理，还是资源整合利用，都是围绕档案利用者的实际需求进行，贯彻落实以人为本的原则，强化档案利用者需求的导向作用。新的需求导向必然会冲击传统档案管理的业务流程，对原有工作职责与形式提出更全面、更高的要求。所以，需要合理调整原有业务流程，对工作流程中的业务关系加以梳理，以此实现和改进档案管理业务流程的目标，规范档案信息资源建设。其次，流程管理可以显著降低建设风险，减少建设成本。
在建设电子档案管理系统的同时，应严格遵照有关国家规范标准进行档案资源数字化与信息资源安全储存，以此实现流程管理控制与电子档案价值鉴定的有效性，否则就会出现电子档案失真、系统安全等风险，影响电子档案管理系统作用的发挥。除此之外，在建设电子档案管理系统的时候，实行前端控制，通过流程管理的引入，使每个业务环节的管理成为不可或缺的统一程序，并且尽量减少管理流程环节，提高管理效能，最大限度地降低建设成本。基于流程管理理论，对电子档案管理系统模型予以设计。在设计模型中，首先收集与选择要纳入管理序列的档案种类、范围、内容、归档时间等信息，并录入系统，自动根据归档日期予以分析，对信息是否需要归档、保管多长时间等予以初步确定；之后由档案管理科室牵头，组建专家鉴定小组，鉴定信息来源，确定不可公布或有限制的文件、档案，列出清单予以报备审批。在审核通过之后，编制数字化档案；然后对档案予以检索设置，并且充分考虑其访问权限设置；最后，重视档案的存储与更新，并且进行合理的备份，确保档案的安全、准确，提高档案利用率。
三、结束语
综上所述，随着电子档案的产生与日益增加，为档案管理带来了新的挑战与机遇。并且随着电子档案的应用与推广，有效提高了档案管理的效率与利用率。为此，在建设电子档案管理系统的时候，为了确保系统的安全、有效，一定要重视流程管理的应用，从而充分发挥电子档案管理系统的作用。
参考文献
[1]潘志立.流程管理在电子档案管理系统中的应用研究[D].中南大学,2013.
档案系统管理篇11
对于云计算来说，其主要是在网格计算的前提下，运用互联网的传输功能，把数据处理的过程由个人计算机和服务器上向互联网中的计算机集群当中进行转移，通过对集群中的大量异构的计算机CPU周期与磁盘存储的空间进行计算，将存储与计算看做是一种服务给予用户。在业界把“云计算”看做是个人计算机和互联网变革以后的第三次的IT浪潮。
1云计算环境下档案信息管理系统的管理风险
就管理风险来说，其主要指的是国家把档案信息的管理推送至云服务只会所出现的相应组织，管理风险与云服务的提供商在商业活动种的发展此起彼伏或者是退出变化所导致的管理风险。准入和退出机制。虽然云提供商运用所有办法对确保数据本身的安全性以及访问连续性进行证明，然而所涉及的敏感数据，特别是和我国安全相关量的数据，所有国家都是非常小心的。档案信息的管理系统作用在部门内的服务器时，好像能控制安全。将其向“云”进行推送只会，就要考虑终止服务之后，不能泄露数据，同时，所有数据都体现出完整性，还能够向新服务的提供商进行迁移。因此，非常需要工作人员从体制和机制等不同方面考量服务提供商的设置标准。云计算业务具有很强的高弹性和大规模与分布化特性，应用人员在安全问题上非常敏感，如果该敏感遇到“档案”，就会使得人们深入地思考风险问题。加强战略思维的应用，站在长远以及根本的立场上去观察和分析与思考，在档案事业的思考过程中，要具有一定的方向性和规律性，特别是紧密跟踪‘物联网’和‘云计算’与‘海计算’的信息技术，并对档案工作的信息化发展前景进行分析，以此来确保档案信息不会由于偶然和恶意因素遭受破坏和更改与泄露，确保云计算背景下，档案信息的管理系统能够持续性地运行，这是对风险进行分析的最终目的。
2云计算环境下档案信息管理系统的技术风险
所谓技术风险，其主要指的是因为云计算技术并不够成熟和不完善，导致在运行过程中会出现一定的技术障碍。就基础设施来说，也就是服务云服务的提供商，其负责的主要是用户的基础设施，例如服务器和存储与网络以及管理工具等，然而云计算的基础设施具有比较高的可靠性和物理安全性与网络安全性以及信息存储的安全性，这是云计算的职责范畴，主要涉及虚拟机入侵检测和完整性的保护等。运用云计算的用户需要对虚拟化的基础设施的安全问题加强重视，例如操作系统和应用程序安全性等多方面。
2.1出现数据失真的风险
数据失真主要有，非法入侵所造成的数据篡改以及因为灾难所造成的数据丢失。因为“云计算”特点，导致数据存储会出现在不一样的物理地址中，也就是所有用户数据受到“云服务”的影响并未独立存储区，同时，是用明文形式对其进行存储，导致数据本身的危险性非常强。当黑客入侵之后，就会造成数据被篡改以及不可抗力导致的数据丢失，这势必会对于证据的档案信息真实性有很大的挑战。除去云服务的提供商以及别有用心的人员由于篡改和破坏所导致的数据失真问题，其他危害都是因为网络行为所导致的。
2.2出现服务中断的风险
服务中断主要指的是在云服务的过程中所出现的，因为不可抗力和人为因素导致的中心处理器和存储设备以及网络故障。云计算背景下，所有用户的数据存储和处理与保护都需要在“云”当中进行完成，“云”架构安全性不只是一台服务器与档案信息的管理系统进行挂接如此简单。因为“云”具有庞大性，当出现事故之后，就会造成很大的影响。就现阶段发生的影响比较大的事故来说，例如黑客入侵和误操作与设计缺陷以及设备故障，还有自然灾害等，其是云服务发生中断的重要因素。尽管先进性的技术早已能够化解绝大多数风险，甚至很多云计算服务的中心早已具备了比较完善的应急响应系统，然而当服务中断之后，就会导致很大的损失出现。总体而言，不管是哪一种云服务提供商，其在系统设计的过程中都会结合灾难备份与灾难恢复的问题，灾难备份主要是备份数据和数据的处理系统与网络系统以及基础设施，还有技术支持水平的过程；后者则是指把信息系统由灾难导致的故障和瘫痪状态向正常的运行状态进行恢复，还要对其所支持的业务能力由灾难所导致的不正常状态向可接受的状态进行转移。然而因为电子文件的复杂性，在系统当中随时都会发生大量信息流，当出现某一时刻的断电现象，就会使得数据作废，更有甚者，因为并没有对计算系统当中的故障有所了解，也就是不能有效地对当时的操作进行完成。
2.3敏感信息出现泄漏风险
敏感信息发生泄露风险，不只是因为服务提供商的因素，系统设置也会导致云服务提供商对用户本身的隐私数据造成泄露，但是大多数将服务还是推给云使用人员，在这一过程中，总是会错误地认为“云”就是“安全”，并没有对自身的隐私数据制定任何的安全措施和手段。尽管云当中存在的防火墙可以保护恶意的攻击所造成的风险，然而该架构模式还是会导致关键性数据发生泄露的可能，在延续性的社会记忆档案馆中，所有技术的引入都不会让档案馆忽视比较基本的档案信息管理系统中的安全问题。
3结束语
综上所述，近年来，我国进入了云技术发展的热潮。其在分布式的系统和网络计算基础上所形成，云计算环境下的档案信息管理系统迎来了新的发展机遇，然而还是存在一系列风险，对于相关人员来说，要加强对于风险的研究，深入了解这一背景下档案信息管理存在的问题，有助于我国云计算环境下档案信息管理工作的有效进展。
参考文献
档案系统管理篇12
随着企业发展规模的进一步扩大，企业的文书档案工作也应该加以改善，良好的文书档案工作可以明显提高企业的工作效率，促进企业的长久发展，通过对一个企业文书档案中的数据进行分析可以知道很多关于该企业的信息，如该企业的发展规模、历史改革、企业文化等等，而且可以通过这些信息来规划制定企业的未来发展方向，与之相反，杂乱无序的文书档案工作势必会降低企业的运行效率，不利于企业的长久发展。
一、文书档案的工作原则
（一）整体性原则。和其他的管理工作不同之处在于文书档案管理工作具有整体性原则，文书档案管理工作并不是把每个部门的档案收集起来然后统一管理，其服务对象并不是哪个部门而是整个公司，其档案信息收集工作也并不是每个部门独立收集，而是在信息收集过程中需要每个部门的配合与相互合作，故文书档案工作是一个整体性很强的工作。
（二）规范性原则。文书档案工作的信息量大，涉及到每一个员工的个人信息以及企业的一些发展信息，信息覆盖面广，信息细节性大，因此做好文书档案工作必须要建立规范性的工作制度和工作流程，只有管理工作的每一步按照既定的流程走才能使如此多的信息有条不紊地进行管理，如果文书档案工作的整个流程缺乏规范性原则不但会影响文书档案中信息的管理和维护，而且会影响影响企业的长期发展。
（三）保密性原则。一个企业的档案库中包括整个企业中所有工作人员的个人信息，其中很多信息都是个人的隐私信息，因此在文书档案工作中一定要秉承保密性原则。参与到文书档案工作中的所有工作人员要对企业所有人员的档案信息负责，不能随意携带他人的档案出去，也不能随意翻阅、透露他人的档案信息，他人信息的泄露可能会给他人造成很多麻烦，是一种极其不尊重他人隐私权的行为。如果一个企业的文书档案工作连保密性这一基本原则都做无法做到，那在该企业工作的员工的信息安全性也肯定无法得到保障，该企业也无法取得长期稳定的发展。
二、档案管理系统在文书档案工作中所存在的问题
（一）档案管理工作与文书工作脱节。档案管理工作与文书工作既有着本质的区别，但是在工作中又有着一定的联系，良好的文书工作可以促进档案管理工作的进行，有条不紊的档案管理工作又可以方便文书工作的开展。但是现在在文书档案工作中运用档案管理系统所存在的一个最大的问题就是档案管理工作与文书工作相脱节。在很多企业的档案工作中，档案管理工作和文书工作都是分开进行的，导致信息流通受阻，工作效率不高。
（二）企业文书档案管理基础普遍较低。文书档案工作实质是一份管理工作，需要专业的管理人员参与到工作中，但是在我国大多数企业中，文书档案工作中的工作人员都不是专业的管理人才，他们既缺乏专业的管理知识又缺乏一定的管理技巧，由此导致企业的档案管理工作处于无比混乱的工作现状中。
三、档案管理系统在文书档案工作中的优势
（一）提高了工作效率。在传统的文书档案工作，大部分的档案工作都是依靠人力独立完成，如档案信息的收集、档案信息的分类保管等，工作强度大而且所耗费的时间长，面对如此多的档案信息，档案工作的管理人员也很容易出现失误，影响后期的档案工作。在文书档案工作中运用档案管理系统可以大大减少工作人员的工作强度，而且管理系统具有强大的信息处理能力可以大大提高对信息计算的准确率。档案管理系统为文书档案的信息收集、信息处理、信息分类和信息保管工作提供了很大的便利，在传统的档案管理工作中，为了保证档案不受损害，必须对档案的保存条件进行严格的控制，而且档案运输工作需要大量的人力和物力，而现在可以利用网络信息化的力量借助于档案管理系统实现档案信息的“瞬时”搬运。
（二）使信息得到共享。在传统的档案管理工作中，档案室与其他部门之间的信息流通得不够流畅，档案室往往在企业中成为了一个虚设的部门。在企业中，大部分的档案都是一直存放在档案室中，由于缺乏规范性的存放管理以及档案数量太多等因素，给想借阅或者查阅档案信息的工作人员造成了很大的困难。在文书档案工作中有效地运用档案管理系统可以使企业中所有的档案信息及时地得到共享，任何想借阅或者查阅档案信息的工作人员都可以借助该系统进行借阅或者查阅。
四、档案管理系统在文书档案工作中的建议
要想使档案管理系统在文书档案工作中发挥出最大的作用，首先要提高工作人员对于档案管理系统的应用意识，要给每位员工普及到档案管理系统的使用方法和使用条件，使每位员工认识到档案管理系统的巨大作用，继而使档案管理系统渗入到员工的日常工作中。其次，要加大档案建设数字化监督力度，对档案建设的每一环节都要加大监督力度，对档案建设工作中出现的任何不规范行为要及时给予处罚，建立健全档案建设工作的工作标准。
五、结语
综上所述，在文书档案工作中有效地运用档案管理系统对改善企业中档案管理问题具有重要的意义，其不但可以大大提高档案管理工作的工作效率，加大企业内部档案信息的流通度，而且可以提高企业在员工心中的好感度，有利于企业的长期发展[4]。在文书档案工作中顺利地运行档案管理工作不但需要档案管理人员的努力，而且需要企业各个部门的相互配合和合作，只有在两者的共同努力下，才能使档案管理系统发挥出最大的作用，进而使企业获得长久的生命力。
参考文献
[1]胡艳.提高企业档案管理工作水平的几点思考[J].黑龙江档案，2015（01）.
