建设工程资料管理范文

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工程建设监理资料是项目监理组对工程项目实施监理过程中直接形成的，是工程建设真实、全面的反映。监理资料管理是监理的基础工作。工程建设监理资料的管理水映了工程项目监理组的管理水平、人员素质和监理工作的质量。随着科学技术的不断发展，信息资料管理的作用显得越来越重要。下面根据本人在参与某工程项目监理资料管理的实践，谈谈个人的认识。 一、监理资料的含义和重要性

1、监理资料的含义

监理资料是监理单位在工程施工过程中形成的资料。监理人员在施工现场依据国家有关建设工程的法律法规、标准规范及施工图纸等要求，检查发现和处理解决质量、进度、安全等问题，这些工作的情况的真实反映就形成了监理资料，也是监理工程师工作成果的体现。

2、监理资料的重要性

2.1、监理企业属于工程服务企业，其工作质量和成果是通过监理资料反映出来的。工程建设监理资料的管理水映了工程项目监理组的管理水平、人员素质和监理工作的质量。同时监理资料也是监理企业、监理工程师加强自我保护的有效手段。

2.2、经过科学管理的监理资料作为监理信息资源，为监理工作提供有力的保证和支撑，更是监理工程师进行建设工程目标控制的依据。做好监理资料的管理可以为监理工作的顺利开展创造良好的前提条件，当监理工程师需要时，能及时提供有针对性的完整资料，从而迅速的解决监理工作中的问题。

2.3、监理资料既是全面了解工程情况不可或缺的部分，也是建设工程一旦发生质量缺陷或安全事故等问题后，作为原因调查和事故分析乃至确定责任的重要依据。

二、监理资料的内容和资料管理的基本要求

1、监理资料的内容

监理资料的内容包括：监理合同、监理规划及监理实施细则、监理月报、监理周报、会议纪要、质量问题和质量事故的处理报告、造价和进度控制资料、监理工程师通知单、监理工程师联系单、监理备忘录、业主提供的前期资料（规划许可证、施工许可证、施工图及审批意见书、地质勘查报告、消防审核意见书、中标通知书、施工合同、定位放线规划图及确定水准点、坐标控制点的书面通知等等）、施工单位报审资料（施工单位资质证书、营业执照、质量保证体系、安全保证体系、施工组织设计、施工方案、人员资格证书及上岗证、进度计划报审、各类材料进场报验、各类机械设备进场报验、分包单位合同及分包单位资质报审、工序报验资料、计量设备仪器报审等等）。

2、监理资料管理的基本要求

2.1、监理资料应满足“整理及时、真实齐全、分类有序”的要求。

2.2、各专业监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理资料，并进行认真检查，不得接受经涂改的报审资料，并及时将资料交资料管理存放保管。

2.3、应利用计算机建立图、表等系统文件建立监理管理台账，辅助监理工作控制和管理，如：工程材料、构配件、设备进场报验台账；施工试验（混凝土、钢筋、水、电、暖通等）报审台账；分部分项验收台账；旁站台账；平行检查台账等等。

2.4、监理资料员应及时对各专业的监理资料的形成、积累、组卷进行检查，并分类、分专业监理案卷盒，按规定编目、整理，做到存放有序、整齐，将不同类资料放在同一盒内，应在脊背处标明。

2.5、对于已归资料员保管的监理资料，如本项目监理部人员需要借用，必须办理借用手续，用后及时归还；其他人员借用，须经总监同意，办理借用手续，资料员负责收回。

2.6、在工程竣工验收后三个月内，由总监理工程师组织项目监理人员对监理资料进行整理和归档，监理资料在移交给公司档案资料部前必须由总监理工程师审核并签字。

三、监理资料管理的工作内容 监理资料管理工作的主要内容是：收（发）文件、传阅管理、分类、编号、组卷、

装订和装盒移交与归档等工作，在此主要谈谈收发文、传阅、文件的分类和编码，监理资料组卷、归档可参考《建设工程文件归档整理规范》，本文不再叙述。

1. 收（发）文件

1.1、收文管理（来文签收登记传阅承办收集归档）

收文注意事项：①参建单位所发文件由资料员统一签收、登记；

②文件分类登记。

1.2、发文管理（拟稿审稿签发）

发文注意事项：①、会议纪要由项目总监指定拟稿人；

②、监理函件由提出发文的监理人员拟稿；

③、发文内容必须通过项目总监审核后才能定稿；

④、所发文件须经监理工程师和总监签字盖章后，方可发出；

⑤、转发参建单位文件经监理工程师和总监审阅后转出。

1.3、收发登记

分别建立收发文登记台账，收、发文台账按建设单位、施工单位、其他单位分别登记，做到有编号、内容概要、签收发日期、签收发人登记齐全。

2. 传阅管理

收到文件后附上文件处理单，交项目监理部总监或其授权的监理工程师确定文件是否需要转发有关单位，传阅的范围。总监或其授权的监理工程师应在文件处理签上做出必要的批办意见。处理完毕后，装盒存放。

3. 分类

监理资料分类一般是按照文件资料的来源、类别、形成的先后顺序进行分类的，以便于资料的收集、整理、组卷。从整体上资料一般划分为四大类，即来自建设单位的文件资料（包括立项文件、建设规划文件、勘察设计文件、工程合同文件、工程开工文件、工程竣工验收及其他文件）；监理单位的文件（包括监理管理资料、监理质量控制资料、监理进度控制资料、监理造价控制资料等）；来自施工单位的文件（包括施工管理资料、施工技术资料、施工物资资料、施工测量记录、施工记录、隐蔽工程检查验收记录、施工检测资料、、施工质量验收记录、单位（子单位）工程竣工验收资料等）。

4. 编号

为了便于查阅，实行各类资料代码分类是非常行之有效的办法，以本人所参与建设的某工程为例：资料类别以阿拉伯数字开头，1-工程图纸及设计变更，2-工程技术核定单，3-工程现场签证单，4-建设单位指令单，5-监理联系单、通知单类，6-政府监督部门检查记录，7-其他；相关施工单位以英文字母表示，O-总包单位，A-弱电智能化施工单位，B-室内装饰单位…；如总包单位现场签证单第六号，编号代码为3O-006，智能化工程技术核定单第八号为：2A-008。

5. 组卷

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2完整性管理、合规管理等对建设工程资料的要求

2.1加强工程资料管理是保证工程建设质量的重要手段

要对工程的项目顺序进行科学合理的安排。在施工期间进行的图纸修改，人员调配以及资金的流动，购买的材料等，也要进行归档记录。工程资料管理工作是工程建设的重要组成部分，无论是创建优质工程奖，亦或是工程验收，都迫切需要工程资料的支撑。

2.2加强工程资料管理是合规管理的重要要求

现代企业产权权责明确，政企分开，管理科学。在生产建设中，系统的工程资料应用是科学决策的重要依据，能够使决策者制定出的工作方案切实可行，减少人力物力的浪费；加强工程资料管理工作也有利于企业加强工程的监督，为工程质量检查、工程结算、工程审计监督提供重要的依据。

3现阶段建设工程资料管理环节中存在的问题

3.1对工程资料管理认识不足

在工程建设过程中，大多重视工程的进度和质量，将大部分精力放在实体工程质量、工程进度和核心工程方面，常常在工程竣工前，才想起工程资料，于是紧急调集人员进行管理和补齐，但是这种方法，常常造成工程资料的不准确和错误。

3.2管理制度不健全

工程资料管理工作面广量大、纷繁芜杂，牵涉的部门多、范围广，要实施有效的资料管理，必须有一套严格、规范、细致的制度做保障。但是许多工程项目没有建立这方面的制度或者制度不健全。特别是对有关参建单位的资料管理工作，因为没有有效制度进行约束，很多重要的技术资料没能得到有效管理，在工程结束后被废弃或丢失，十分可惜。

3.3管理人员素质不高

目前大多数工程项目采用项目经理负责制或项目法人负责制，从事工程资料管理工作的人员，大多是采购、施工、技术人员兼职，缺乏专业知识和专业方法，并且由于这些人员还同时负责其他工作，在思想上、精力上不能专心致志、贯彻始终的做好资料管理，难以形成稳定的资料管理组织体系，影响了管理工作。

3.4开发利用不够

工程资料管理是项目全过程的详细记录，对于以后的类似工程建设具有很高的参考借鉴价值，充分开发利用工程技术资料有十分重要的意义。

4完善整改措施及其应用效果分析总结

4.1完善制度

项目主管单位要建立健全工程建设资料管理制度体系，明确部门、管理人员职责分工，对建设单位、监理单位、检测单位资料管理提出明确要求，按照时间节点细化各阶段资料收集、整理、建档的工作流程和目标任务。总体上构建各单位资料管理人员配备、管理流程到位、阶段任务明确的网络体系，在工作开展中做到责任到人、任务到边、管理可控的良好格局。

4.2提高人员素质

面对新要求，资料管理人员要有先进工作作风，自觉学习相关政策法规、档案管理、计算机及信息化等专业知识，同时保持完善细节，履行职责，保证效率的思想。既要善于沟通，积极主动地了解工程建设进展情况，也要对于工程资料的收集整理工作要做到慎、全、严、细。

4.3加强合规管理

建设工程资料管理与工程建设同步开展，是实施合规管理、完整性管理的重要保障。工程建设从立项阶段开始就要启动资料管理工作，在建设过程中将不断产生的各方面资料通过全面收集、有效整编、合理审定进行建档保存，在竣工验收时与竣工档案名录进行比对实施有效补充和完善，确保工程资料的全面性、有效性。

4.4强化监督检查

项目主管单位对于工程资料管理工作要实施定期检查和专项督查相结合。一方面检查工程资料的完备性、完好性、系统性、时效性，对管理人员的工作能力和工作水平进行有效检查，对发现的因态度问题产生的失误立即予以处理；另一方面对在检查中发现的资料不全、模糊不清等情况及时纠正，立即补缺补漏，确保工程资料的有效性。

5结语

建设工程资料管理工作是工程项目管理的重要组成部分，是体现一个企业合规管理、科学管理水平的有效组成部分。实施严格的建设工程资料管理，通过一系列的制度建设、人员培训、流程制定等措施的推进，不仅能提高资料管理水平为工程建设和后续维护提供有力的支撑，也能发挥一定的社会效益和经济效益，是油田企业在面对市场形势需要进一步缩减投入、降本增效的有效途径。

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中图分类号：F27017 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）15-0049-01

近年来，我国建筑行业发展的十分迅速，在全国建筑市场的检查过程中，经常会发现各地建筑工程资料管理的比较混乱，尤其是在资料的详实方面及各种表格的格式设计、内容涵盖、规格尺寸等方面，都或多或少存在一些问题。这必然在一定程度上影响到城市建设档案的质量，给城市未来的改造建设，尤其会给工程质量及安全事故的处理和对已建成的建筑物在改造扩建的工程档案资料的检索、查询工作带来更多的不便。所以，做好建筑工程资料管理是一项十分重要的工作。

建筑工程资料管理指建筑工程作为一个工程实体，在建设过程中涉及规划、勘察、设计、施工、监理等各项技术工作，这些在不同阶段形成的工程资料或文件，经过规划、勘察、设计、施工、监理等不同单位相关人员积累、收集、整理，形成具有归档保存价值的工程档案的过程。

1.建筑工程资料的特征

1.1 复杂性

由于建筑工程建设的周期长，建设过程中阶段性和季节性较强，并且建筑材料种类繁多，生产工艺又比较复杂，所以，影响建筑工程的因素多样，这就必然导致建筑工程文件和档案资料具有一定的复杂性。

1.2 真实性

建设工程文件和档案资料只有全面真实的但应项目的各类信息，包括发生的事故和存在的隐患，才具有使用价值。否则一旦引用会起到误导作用，造成难以想象的后果，所以，建设工程文件和档案资料必须真实全面反应工程的实际情况。

1.3 时效性

有时工程文件和档案已经生成，就必须及时传达到有关部门，否则如果有关单位或部门不予认可，将会导致严重的后果。因此，建筑工程资料具有很强的时效性。除此之外，随着施工工艺水平，新材料以及管理水平不断提高，文件和档案资料的价值也会随着时间的推移而衰减，但文件和档案资料仍可以被借鉴积累经验。

2.建筑工程资料管理的必要性

建筑工程资料管理是项目管理的一项重要工作，是保证工程质量与安全的重要环节，是建筑工程施工管理程序化、规范化和制度化的具体体现。因此做好建筑工程资料管理工作具有重要意义。做好建筑工程资料管理工作，是认真贯彻《建筑工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001，确实加强建设资料的规范化管理，提高工程管理水平，确保工程质量的具体体现。建筑工程资料是城建档案的重要组成部分，是工程竣工验收，评定工程质量优劣，结构及安全可靠程度，认定工程质量等级的必须条件。所以，必须加强管理，使其能够全面客观的反映工程的实际情况。

除此之外，建筑工程资料是对工程质量及安全事故的处理，以及对工程进行检查、维修、管理、使用、改建、扩建、工程结算、决算、审计的重要依据。施工过程中过程资料的保存管理应按有关程序和约定执行，工程竣工后，参建的各方应对工程资料归档保存，为未来的建设提供参考，积累经验，是指导未来工程的重要信息。加强工程资料管理，可以督促每个单位和个人按照标准、规范和规程进行工作。

3.加强建筑工程资料管理的几点建议

3.1 加强对建设工程资料管理工作的重视

建设工程中长存在着到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理的现象，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。如果不认真督导检查，到最后会导致建筑工程资料十分混乱，甚至会有大量的资料丢失。所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。有鉴于此，建筑企业管理部门和档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。

3.2 加强对建筑工程资料管理制度的健全

为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理了，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自开始与档案跟踪管理同步。

3.3 加强对建筑工程资料管理人员的培训

档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。由于工程施工中人员变动大，一个新项目可能又是一批新人。从实践来看，绝大部分人对档案工作不太了解，有的工程技术人员甚至连施工工艺流程都不明白，整理出来的工程档案千差万别，无法交工。因此工程开工前，应对档案管理人员及有关技术人员进行系统培训，运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。使他们掌握内业资料整理的标准和要求，思想上统一认识，避免资料整理返工和重复劳动。

3.4 加强施工管理，强化档案材料编制工作

按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件，施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。项目部技术负责人编制资料和试验计划，对项目部资料相关人员进行交底。工程资料实施计划对各单位工程的分部、分项、检验批次施工段进行划分；工程施工检测试验计划对工程中涉及的试验项目进行计划统计，划分试验批次，这样对整个工程资料和试验进行了系统的分析，让工作有条有理的进行，可以避免建筑工程资料的落项。

3.5 加强竣工资料整理、检查和督导工作

工程竣工验收完成后，施工单位与建设单位联系做好竣工资料移交工作，根据合同及城建档案馆归档要求对资料进行整理、组卷、装订，限定期限要求资料员向本公司及建设单位移交竣工资料，资料移交时做好移交记录表，写明工程名称、资料名称、份数、日期，移交方、接收方签字确认，双方各留存，作为资料移交的依据。

建筑工程资料管理是一项漫长而繁琐的工作，贯穿工程的开工至竣工的各个阶段，资料管理员必须认真、仔细的完成本职工作，不能有丝毫的马虎大意，否则，将影响到工程竣工验收是否能顺利进行。资料管理员要工作实践中认真总结经验及体会，认真学习各项技术及规范，不断增强自身的业务能力，扩展自己的知识面。

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引言

随着国民经济持续快速发展，清洁可靠的电力能源供应已经成为地方经济发展的强劲动力。截止至2010年底，35千伏及以上输电线回路长度133.7万公里，变电容量36.2亿千伏安。特高压技术的研发、应用、投产彻底解决了用电“卡脖子”问题。电力建设作为电力发展的基本点，其建设质量水平的高低，直接关系到国民经济的发展速度，关系到整个国民经济状况的发展格局。电力基本建设工程的管理正在从粗放型向精益型模式转变，随之而来的电力基本建设工程项目内页资料管理水平问题成为了电力建设人研究的新的课题。

1 目前电力基本建设工程内业管理背景

1.1 工程数据信息量大

电力基本建设工程中，工程内业资料管理工作已经成为了工程的重中之重，数据量大，而且不同数据资料分别在工程各参建单位间传输。按照国家电网公司工程建设项目管理办法，工程整体项目从单项工程至检验批，从开工准备到工程竣工验收投产的全过程，内页资料的质量、流转审批的及时性、资料归档的规范完整性已经成为了电力基本建设工程中的重要工作。

1.2 工程管理人员水平参差不齐

根据电力基本建设工程的特点和经验，随着工程电压等级由高到低，工程建设内业资料质量标准呈线性由高到低排列。因为传统的基建管理人员较多的依靠管理者自身能力经验进行管理工程，而且往往电压等级低的电力工程，特别是农网工程，参建单位的管理人员水平低。严重的影响工程建设工期，资金投资管理，工程造价控制，甚至影响工程施工质量。分析其原因，工程内业资料质量是影响以上的重要因素。

1.3 大型电力基本建设工程管理水平比较高

在电力基建工程过程中，每一个分部工程的工程准备及施工过程都与“人、机、料、法、环”密切相关。其中先进的施工方法和管理方法，能够高效地运用这些生产要素，科学可靠地解决好要素之间的关联工作。进而提高工程建设进度、质量，降低造价，最终实现经济效益和工程使用功能。这些信息、资料汇总形成的工程项目的档案资料将成为工程达标、创优等检查依据。以220千伏以上电压等级项目为例。各项目部工程管理技术人员配备，从人员数量、学历、学术水平、工作经验、管理水平达到最佳组合，水平高。通过何种手段，将好的经验做法运用到低电压等级工程管理中去，减少管理人员客观因素影响，提高其内业资料管理水平成为了我们新的研究课题。

1.4 工程内业资料管理直接影响工程整体评价

在工程的不同阶段，如中间验收、质量监督检查、安全检查、流动红旗竞赛、竣工验收、达标投产、优质工程创建中。不同工程项目内业资料管理水平差距巨大。工程的内业资料虽通过施工单位、监理、建设单位等的层层检查。但检查的结果仍不尽人意。研究开发新的管理系统规范内业资料的管理，将全面提高内页管理质量和水平。其标准、规范、齐全的工程内业资料会成为工程竣工投产后，达标、创优检查的靓点内容。

1.5 电力工程内业资料管理系统已经成为信息化工作的重点

在大力发展电网、配网、电力营销和其他管理密切相关的信息网络以及各种应用系统的同时，建设面向工程各参建单位项目部的电力基本建设工程内业资料管理系统的开发与应用，是电力企业信息化工作的重要组成部分，其将为电力建设提供了先进、快捷、可靠的内业资料管理手段，并促进电力企业基本建设管理的信息化进步，同时与现有的电力基建工程管控系统接轨，电力基本建设工程内业资料管理系统的运用势在必行。

2 电力基本建设工程内业管理系统内涵、做法

2.1 系统的构成

该系统分为六个终端子系统。既建设、设计、施工、监理、运行、档案六个子系统。其中每一个子系统分别包含项目管理、安全、质量、造价、技术五大模块。以计算机数据库及其网络系统为依托，开发应用软件。工程各参建单位通过系统完成日工程全过程内业资料管理工作，依靠系统软件强大的“工程内页资料模板”能力，以及通过工作人员的人机对话完成项目策划、安全、质量、造价、技术等的管理工作。不断减轻基建工作人员管理工作的传统工作量，弥补了因工作人员经验不足而造成的方案深度不够，安全、技术措施不详尽、引用法规过期等内页资料管理质量通病等难题。

2.2 系统的建设

系统的建设，依托省公司基建部组织基建专家进行系统基础资料的收集准备工作。以国家电网公司项目部手册、现行优质工程评选管理办法、流动红旗评比办法，工程档案管理办法等文件为依托，以省内各电压等级流动红旗优秀项目内页资料为蓝本，构建工程内页资料数据库模板，与专业的软件开发公司合作开发配套软件系统。软件系统资料生成按照基本建设程序贯穿工程建设的全过程。将工程各个阶段各个节点内页资料模板化，内业管理人员只要根据工程情况输入相应数据、基础资料等动态元素即可生成高质量内页资料，即该系统具有“卡片照相机”的特点，彻底解决管理人员水平参差不齐的问题。

2.3 系统的运维

该系统初步开发为单机版系统，仅需要普通配置计算机即可安装使用。系统从保护知识产权角度进行加密管理，安装系统软件后需插入加密钥匙解锁后方可使用。常规的工程内页资料管理方法，新的工程一般套用旧的工程的资料模板，在其电子文稿上修改。易发生引用“过期标准、目标、措施”等内业资料“质量通病”。使用工程内业资料管理系统，可以通过系统版本不定期升级的手段彻底避免“引用文件过期等质量通病的发生”。

2.4 系统的使用

举例说明，某工程业主项目部编制某电压等级的“项目管理纲要”，该项目部前期协调专责可以直接调用系统相应电压等级项目管理纲要模板，通过人机对话窗口结合本工程实际情况进行编辑，因模板中“工程建设依据文件标准、框架、措施等内容”按照相应电压等级已经固化，只需要填入本工程基本信息、目标等内容，短时间即可生成高质量的“项目管理纲要”工程管理文件，方便、快捷、实用性强。

3 电力基本建设工程内业管理系统实施效果

3.1 系统的先进性

将填补目前国内电力基本建设领域现场内业资料管理软件这一空白，彻底改变常规管理模式，避免了人为因素影响。从现场应用的层面出发，完成信息数据的采集、传达、汇总，为工程现场管理层提供详实、可靠、准确资料。

3.2 系统的价值

该系统的投入使用，将实现基建工程内页资料管理与项目实体施工管理同步化、标准化、规范化。进一步实现了基建工程内页资料规范管理，避免了突击补充工程内页资料情况发生，节省了大量的人力、物力、财力，减少了工程项目管理人员内页资料方面的工作量，使管理者有充足的时间用于工程实体管理和协调，为工程创优提供了坚强的支撑。随着系统的不断应用、推广、完善。系统生成的内页资料将作为基建管控系统的文件资料库，保证了内页资料上传的及时性和准确性。

3.3 系统的发展方向

系统按照基建管控模块特有“标准化管理、过程管控、智能化管理”三大功能特性。解决了内业资料管理水平不平衡的难题。在工程项目的使用过程中，不断的完善成熟后。通过档案模块最终实现工程电子档案管理的无缝集成，管理精益、效果显著。最终系统将成为国家电网公司基建管控系统的强力支撑模块，系统内全面推广应用。

参考文献

[1]刘振亚.创新与超越[M].中国电力出版社.

[2]刘振亚.中国电力与能源[M].中国电力出版社.

作者简介：马峰，高级工程师，东北电力大学电气工程及其自动化专业，国网黑龙江省电力有限公司黑河供电公司。