工程档案管理体系篇1

1引言

企业档案工作是利用科学的原则和方法直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的综合性工作。以1978年钱学森在上海文汇报发表《组织管理的技术——系统工程》一文为标志，系统工程思想引进中国，并于20世纪90年代到21世纪初由肖汉杰[1]、韩瑛瑾[2]、孙梦芝[3]、廖岚亭[4]、翟素萍等[5]、郑元香[6]和李惠铭[7]等尝试引入档案工作实践中。周贤慧[8]运用系统工程原理将档案工作系统解构为档案工作目标、档案工作管理内容（各流程环节）、档案工作管理资源（人财物等环境）等方面。本研究以中国航发沈阳发动机研究所为例，借鉴现代系统工程模型和梁春华等[9]构建的情报工作体系，构建以愿景为目标，以档案管理、档案编研、档案科研工作需求为输入，以需求体系、操作体系、产品层次体系为核心，以综合保障体系为支撑，以档案产品为输出的基于系统工程思想的企业档案工作管理体系，旨在以更快的速度、更高的质量、更低的成本开展企业档案工作，充分发挥档案的内在价值，为企业发展提供支撑与保障。

2基于系统工程的档案工作管理体系的定义

系统工程思想和方法经过多年的发展，已经由朴素的系统工程思想，发展到以美国系统工程专家霍尔（A.D.Hall）三维结构模型为代表的传统系统工程思想[10]，进一步发展到以美军标准MIL-STD-499A/B和国际系统工程协会的系统工程思想为代表的现代系统工程思想[11]。霍尔三维结构模型的系统工程思想集中体现在时间维、逻辑维和知识维上。时间维以工作流程为基础，以管理内容和管理目标为核心。逻辑维以逻辑思维为基础，以系统工程过程为表现形式。知识维以方法和技术为基础，以解决每一阶段、每一步骤中可能出现的关键问题为目的。基于系统工程理论的档案管理体系是借鉴现代系统工程的理论和思想[11]，将其应用到档案工作中来，优化和丰富档案工作管理体系，使档案工作更加科学、高效。基于霍尔三维结构模型和基于INCOSE系统工程的档案工作管理体系分别如图1和2所示。

3基于系统工程的档案工作管理体系的构建

以中国航发沈阳发动机研究所为例，借鉴如图1和2所示的档案工作管理体系，构建以愿景为目标，以档案管理、档案编研、档案科研工作需求为输入，以需求体系、操作体系、产品层次体系为核心，以综合保障体系为支撑，以档案产品为输出的基于系统工程思想的企业档案工作管理体系，如图3所示。

3.1以统帅发展为目的，确定档案工作的愿景。

档案工作愿景，旨在为开展档案工作提供目标指引和方向导航，从战略层面解决“做对工作”的问题。档案工作的核心属性是原始记录的管理性和原生知识的支撑性。档案工作就是将过去完好地保存为历史记录，把现在完整地保存为原始记录，为现在与未来提供尽可能多的历史记忆和知识支撑，让历史学家有过去可研究，让政治学家有现在可研究，让档案学家能有现在可把握与有未来可预测。中国航发沈阳发动机研究所确定的档案工作使命是围绕研究所航空发动机和燃气轮机的技术与产品研发和科研管理全生命周期的档案工作需求，开展档案管理、编研、科研工作，发挥档案工作“历史记忆和知识支撑”的作用，为所提供“科研发展保障，管理决策支撑”。档案机构愿景是全面建设产品一流、技术一流、队伍一流、环境一流的中国航空发动机档案研究和保障中心。

3.2以输入需求为目的，构建档案工作需求体系。

档案工作需求体系是围绕企业核心业务，贯穿技术与产品研发和科研管理的全寿命周期，通过档案管理与档案编研工作，实现历史记录的管理性和原生知识的支撑性目标，促进档案机构愿景和“做对工作”目标的达成。需求体系包括档案管理、档案编研和档案科研三个子体系。中国航发沈阳发动机研究所档案管理、档案编研和档案科研需求子体系以航空发动机工作分解结构（WBS）为基础，以航空发动机技术与产品研发和科研管理全寿命周期为主线，以各应用门类、各载体形式、各表现形式的档案管理、档案编研、档案科研为核心，以实现原始记录的管理（查考）性和原生知识的支撑性为目标。

3.3以规范指导为目的，构建档案工作技术操作体系。

档案工作技术操作体系以霍尔三维结构模型的时间维与逻辑维为基础构建并由制度、流程、指导书、检查单、模板、案例等技术操作文件进行指导。

3.3.1档案编研技术操作子体系。档案编研工作的时间维包括课题论证、档案研究、产品应用3个阶段，细化为需求搜集、课题论证、档案检索、档案分析、课题规划、报告撰写、产品评价等7个子阶段。逻辑维引入系统工程V字模型，如图4所示。通过融入企业研发体系，确保档案编研工作对企业各项科研工作提供科学、高效、可持续的知识支撑。

3.3.2档案管理技术操作子体系。档案管理技术操作子体系的时间维包括归档计划制订、文件材料归档、档案保管利用3个阶段，细化为档案归档范围与保管期限的制定、档案归档计划的制订、档案归档计划的确认、档案资料的收集与鉴定、档案资料的整理、档案的保管、档案的检索、档案的利用、档案利用的评价与研究等9个子阶段。逻辑维引入系统工程V字模型，如图5所示。通过融入企业研发体系，确保档案管理工作对企业各项科研工作提供“多快好省”的管理保障。

3.3.3档案科研技术操作子体系。档案科研操作技术子体系的时间维包括P课题论证、专业研究、产品应用3个阶段，细化为需求搜集、现状调研与分析、课题论证、专业研究、课题规划、报告撰写、产品应用等7个子阶段。逻辑维引入系统工程V字模型，如图6所示。这一体系，服务于档案管理子体系和档案编研子体系，以确保档案管理与编研工作科学、高效和持续地发展。

3.4以输出产品为目的，构建档案产品层次体系。

产品层次体系基于对档案工作的需求，是产品规划的宏观构架和重要组成部分，既是实现档案机构的愿景的保证，又是满足档案专业人才成长的指南和牵引，从战术上解决“做对档案工作”的问题。档案产品层次体系，包括档案编研产品、档案管理产品和档案科研产品等3个子层次体系。档案编研产品层次子体系包括5个层级。第一级为一次编研，如汇编、汇集、文集等；第二级为二次编研，如技术攻关总结、型号研制历程、产品简介、大事记（型号大事记）、工程（项目建设）简介、设备简介、质量事故分析记编、组织沿革、单位情况介绍、成果简介、基础数据汇编、会议简介等；第三级为三次编研，如手册、年鉴等；第四级为四次编研，如所史、专业研究报告等；第五级为五次编研，如专著、专题评述等。档案管理产品层次子体系包括：件、卷、门类、项目/型号和档案全宗。档案科研产品层次子体系包括：资料汇编、综述报告、专业趋势报告、专业研究报告、专业述评报告等。

3.5以支撑为目的，构建档案综合保障体系。

档案综合保障体系以保障档案产品体系和档案技术操作体系的实现为目标，解决“做对工作”的问题。类似于霍尔三维结构模型中的知识维，类似于INCOSE中的项目流程、项目使能流程和协议流程，类似于流程背景中的控制项和使能项。其具体包括制度体系、人才与团队、数字档案平台和安全防护等子体系。

3.5.1档案工作制度子体系。通过制订并实施基于流程和门类（横看成类侧成流）、涵盖总体、技术操作和技术基础三个层级和不同载体类型（宏微虚实各不同）的基于系统思想的档案工作制度体系，提升档案工作的规范性和系统性。

3.5.2档案专业人才与团队子体系。通过引进档案专业与背景专业人才优化专业配置，通过构建基于档案专业知识、档案专业技能、档案基础能力、档案职业素养的4维π形能力素质模型，并通过基于知识与技术的5维5级人才成长模型，造就国内一流的“两专多能”π形能力素质结构档案专业人才和队伍。

3.5.3数字档案平台子体系。通过建设以专/兼职档案人员、项目主管人员、档案形成人员和信息专业人员共同参与为合作机制，以记录、文件、档案作为管理与研究基础的，以与各业务系统高效互联互通完成数字输入，以档案管理与编研工作流程为主线，以大数据采集、挖掘、分析技术为辅助手段的多功能数字化档案工作平台，实现资源的数字化、管理的自动化和服务的知识化，进而全面提升档案工作的效率、质量与水平。

工程档案管理体系篇2

Keywords： Construction Project Archives； Resource Quality； Guarantee System

1 研究背景

建设工程档案是科技档案的主要构成，资源建设是其核心议题，保障国家档案资源体系的完整与安全是资源建设的基本目标。资源建设需要一系列的保障性手段，即资源保障体系。笔者曾就区域性档案信息资源保障体系进行了前期探索[1]。根据已有研究，本文所关注的国家建设工程档案资源保障体系指依据工程项目建设和档案管理要求，由建设和档案行政主管部门、各参建主体共同参与建设的保障国家建设工程档案资源完整和安全的综合管理体系。国家建设工程档案资源保障体系建设十分紧迫。

第一，随着国家基础设施建设的快速发展，据国家发改委统计[2]，2015年全国新开工施工项目48万余个，2016年为61万余个，随之而来的是建设工程档案的巨大增量，建设工程档案资源保障问题凸显。

第二，党的十八大以来全面从严治党向纵深发展，面对工程建设领域腐败多发、高发态势，维护建设工程档案的凭证价值尤为重要。

第三，由于近年来建设工程违法违规行为和质量事故频发，社会公众对工程质量普遍关切，随着国家住建部《建筑工程五方责任主体项目负责人质量终身责任追究暂行办法》（建质[2014]124号）的实施，建设工程档案的社会关注度大幅提升。

第四，自21世?o初美国安然公司假账事件被披露和塞班斯法案颁布以来，发达国家对上市公司文件的法律监管日趋严格，虽然存在管理体制局限和国家意义上档案资源体系概念缺失的现象，但建设工程档案资源的规范化管理仍备受重视，国内不少企业也建立了参照塞班斯法案的内控体系。

第五，根据笔者实际调查，目前工程档案的完整和安全状况不容乐观，归档范围不准确、原材和技术资料不真实、签章手续不规范、竣工图编制不准确、整理时未遵循文件资料的有机联系，传真件和伪蓝图归档等现象突出，系统解决建设工程档案的质量问题迫在眉睫。

在这种背景下，学术研究和相关实践应加强对国家建设工程档案资源保障体系建设的关注度。本文从研究现状、认知体系和内容设计等方面进行了初步探索，以期作为后续研究的参考。

2 研究现状

2.1 关于国家档案资源保障体系的相关研究。目前学界关于国家档案资源保障体系的专门研究较少，在国家档案资源体系、档案安全保障体系和信息资源保障体系研究中有一定涉及。

一是在国家档案资源体系研究方面。傅华认为国家档案资源体系建设应加强理论建设，改善资源流向不合理、资源不完整等问题[3]。刘国能[4]论述了国家档案资源建设及其优化的意义。安小米[5]、薛匡勇[6]、李宝玲[7]、曹航和杨智勇[8]等学者研究了国家档案资源体系整合与共享的顶层设计、整合模式、协同创新机制等问题。

二是在档案安全保障体系研究方面。近年来，档案安全保障体系的研究热度较高，如张美芳、王良城认为安全保障体系包括管理安全、维护安全和开发利用安全[9]。张照余认为档案安全保障体系建设须立足主动防御的理念，实施全面系统的防护策略[10]。

三是在信息资源保障体系研究方面。何振、周伟认为电子政务信息资源的保障体系包括信息安全、技术、法制、人才等内容[11]。吴慰慈、李富玲认为可从制约因素、体系定位、组织建设和资源建设，构建区域性信息资源的保障体系[12]。霍国庆、李天琪和张晓东认为应从共性信息资源需求入手分析战略性新兴产业信息资源保障体系[13]。

2.2 关于科技档案管理的相关研究。黄世?础⒗罾蚍治隽丝萍嘉南仔畔⒆试幢U咸逑到ㄉ柚械男畔⒖煽啃院椭?识产权问题，提出了技术和法律上的保障措施[14]。苏玲认为应加强科技档案资源建设的内容质量和案卷质量，采取超前控制、归档控制和反馈控制等措施[15]。徐拥军、牛力认为科技档案管理的发展趋势涉及法规遵从、标准化等内容[16]。张斌、徐拥军认为应在树立新科技档案观，健全法规制度体系，强化监督管理体系，理顺主体权责关系，建立纳入机制，建立档案验收和审计制度，明确所有权，推进管理标准化等方面提升科技档案管理质量[17]。

2.3 关于建设工程档案的相关研究。一是关于建设工程档案与工程质量关系的研究。周福霞、王磊认为工程档案是工程质量控制的重要对象，档案管理应融入工程质量保证体系[18]。郭蕊认为工程档案在质量控制、工程维修、改建扩建、违章建筑查处和项目审计稽查方面的价值会越发显著[19]。

二是关于建设工程档案资源存在问题与对策的研究。刘宏认为应从标准化建设方面提升建设工程档案资源的质量[20]。王宝茹认为应对建设工程档案建立全过程控制机制[21]。赵蓉认为目前建设工程档案存在完整性、成套性差，技术资料不真实，签章手续不到位和竣工图编制不准确等问题，应加强宣传培训，健全体制，加强监理监督检查，准确编制竣工图，严把档案质量关[22]。杨妮认为建设工程档案资源应减弱由于参建单位多，专业素质差异大以及建设周期长，档案工作和档案工作人员的连续性不够等原因造成的不利影响[23]。杨芳分析了建设工程档案质量控制措施从保证金到“两书一证”和行政执法的发展过程[24]。

三是关于建设工程档案信息化问题研究。廖玉玲认为云计算在工程档案管理中具有应用优势，可依托建设工程档案云，建立基于云计算的建设工程档案全过程监管模式[25]。罗广国认为全面实施纸质档案电子化工作是保障建设工程档案资源的质量的方法之一[26]。张颜认为根据近年来政府相应标准规范，归档文件范围及其质量要求已经涉及了建设工程电子文件的归档和管理问题，建设工程档案有全面电子化的发展趋势[27]。

综上所述，国家建设工程档案资源保障体系建设研究迫在眉睫，相关问题已经引起了广大学者的关注，但仍存在如下问题：

第一，实践需求迫切，理论研究明显不足。较之建设工程档案的巨大增量、重要意义和存在问题，学界并没有给予相应的重视程度，围绕资源体系的多数研究仍以管理类文档为主，建设工程档案资源的专门论述较为缺乏，近十年内建设工程档案领域的部级科研课题和博士论文数量很少，国家建设工程档案资源保障体系建设的理论研究亟待深入。

第二，规范标准缺失，制度研究亟待推进。面对建筑保证金制度取消、城建档案馆行政职能削弱、建设行政管理部门对建设工程档案监管弱化和有关建设工程档案标准不协调等现象，在顶层设计上探索国家建设工程档案资源管控协调的政策规范研究不足。

第三，信息技术应用滞后，信息化研究急需跟进。已有研究侧重于建设工程档案的整理、施工环节中工程资料的组织设计，对多参建主体、跨信息平台环境下建设工程文件形成和运动规律的探索相对滞后，未来应立足于工程项目全生命周期管理的背景，更加全面系统地考察国家建设工程档案资源建设的信息化问题。

3 国家建设工程档案资源保障体系研究的认知体系

3.1 确立宏观认知。国家建设工程档案资源保障体系存在于“社会需求―档案实践―档案产品”的宏观系统中[28]，是建设工程领域社会需求在档案资源建设中的具体体现。各种保障手段应积极响应保障建设工程档案资源质量的现实需求，把握建设工程文件形成规律与建设工程档案资源质量的内在关系，确立国家管控统筹建设工程档案资源的重要理念，明晰相关行政主管部门、各参建主体的权责关系和角色定位，在工程项目全生命周期管理中嵌入建设工程档案资源保障体系，融合技术、协同发展。宏观认知的核心是从国家档案资源体系建设的站位关切建设工程档案资源建设的质量、顶层设计和信息化问题。

3.2 建立微观思路。根据“价值维度―形态维度―信息维度”的档案系统微观结构[29]，国家建设工程档案资源保障体系应由体现体系建设导向的价值维度、体现体系内档案属性要求的形态维度和体现体系内信息运动规律的信息维度构成，它们分别对应理论研究、档案质量研究以及制度和技术研究――这也正是基于目前研究现状的合理选择。

研究过程应以理论体系建设研究，回应建设工程档案资源保障问题的实践关切；以资源质量研究，夯实国家建设工程档案资源的质量基础；以制度研究，明确国家建设工程档案资源保障体系的体制机制和业务规范；以技术研究，促进信息技术在国家建设工程档案资源保障体系上的深入应用，加快国家建设工程档案资源建设的信息化步伐。

4 国家建设工程档案资源保障体系研究的内容设计

4.1 国家建设工程档案资源保障体系理论研究。包括分析国家建设工程档案实践的现状与?势，总结国家档案资源体系建设、科技档案管理、工程项目管理和信息技术应用的新理念、新模式，分析国家建设工程档案资源保障体系的核心概念和逻辑线索，明确包括资源质量、管理制度和信息技术应用等在内的保障体系基本内容等。研究目的是构建国家建设工程档案资源保障体系的理论体系。

4.2 国家建设工程档案资源质量问题研究。包括分析工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件的组织设计和文件形成背景，考察建设工程文件在各参建主体之间的流转，揭示建设工程文件的形成规律，分析影响档案完整与安全的要素及质量问题。研究目的是夯实国家建设工程档案资源的质量基础。

4.3 国家建设工程档案资源保障政策研究。包括分析当前国家建设工程档案资源保障体系所涉及的管理体制问题，研究建设行政管理部门、城建档案馆、综合档案馆以及档案行政管理部门在建设工程档案资源管理中的角色，探索国家管控统筹建设工程档案资源的必要性和可行性，明确资源管控的主导权。在此基础上，研究国家建设工程档案资源保障体系管控协调机制，发展动力机制和共建共享机制。研究目的是完成对国家建设工程档案管理顶层设计的构想。

4.4 国家建设工程档案资源保障标准规范研究。包括梳理现有国家建设工程档案资源相关标准规范，分析相关行政主管部门所颁布同类标准规范的差异及其成因，如关于立卷单位和编制单位的表述差异、保管期限的设定差异、归档工程文件的种类与数量差异等问题，根据合理的管控协调机制，明确标准规范制定的原则、方法及有关内容。研究目的是完善国家建设工程档案管理的程序与规则。

4.5 国家建设工程档案资源保障信息化研究。包括分析基于建设产品和建设过程的信息模型和信息管理、虚拟建筑、可视化应用等建设项目管理信息化趋势，探索建设工程档案信息化的方向和路径，以云计算、大数据、物联网、移动互联网为代表的新一代信息技术持续推进国家建设工程档案资源保障体系的平台建设，实现工程项目全生命周期管理背景下的融合发展。研究目的是解决国家建设工程档案资源保障体系在数字时代的实现形式。

工程档案管理体系篇3

医院档案管理工作是医院管理工作的重要组成部分，是提高医院服务水平和工作效率的必要条件。管好用好档案，对医院档案资源开发利用起着重要作用，目前在医院档案管理方面主要存在以下问题：

1.医院档案管理制度不健全，档案利用率比较低

医院档案在医院建设中有特殊的作用，但是在医院管理中涉及档案管理的制度却较少，长期以来不少医院的领导和职工重医疗轻档案管理观念较为普遍，对待医院档案管理工作的重视程度不够，因此就出现医院档案的收集和利用率偏低。另外不同内容形式的档案分属不同科室管理造成档案管理分散，不利于档案的完整和安全，不利于档案资料价值的充分发挥和医院的建设发展。

2.档案管理人员水平待提高，档案工作开展受制

医院档案的管理水平取决于医院档案管理人员的素质，可以说没有综合素质过硬的人才就不会有科学高效的档案管理水平。在档案管理人员素质构成中其档案业务水平、专业化程度和档案理论水平尤为重要，然而当前医院档案管理人员水平相对较低，无法满足医院建设的要求，档案管理的各项工作开展受到限制。

3.档案管理信息化程度较低，资金技术标准缺乏

医院档案是医院管理的第一手资料，不仅是医学科研实践的基础，而且也是进行健康教育宣传的生动资料。随着医院改革的深入以及医院服务模式的转变，档案管理的信息化程度显得尤为重要。然而在实际工作中档案管理的信息化因受资金投入、技术设备以及档案管理标准等的制约而不能长足发展。

另外在档案硬件设施以及档案资料的收集和检索方面存在着不少问题，需要给予重视。

二、构建医院档案管理体系与档案开发利用的关系

医院档案信息资源的开发和利用是医院改革发展的必由之路和重要举措，构建以开发利用为导向、与医院内涵建设相适应的档案资源管理体系显得尤为重要。

首先，档案开发利用是一项综合性、系统性、长远性的基础工作,对档案信息资料的依赖性强。一方面档案开发利用具有导向作用，通过医院开发利用收藏的档案信息资料，有助于医疗专家学者能够及时了解市民的健康动态，掌握医疗卫生的发展方向，并通过对长期以来档案信息的掌握，迅速确定科研创新课题，明确研究方向，较好地指引医院的创新建设；另一方面，它能为医护从业人员提供详实的病例及处方等方面的信息，加快档案管理体系完善进程，避免重复劳动，提高医护工作的前瞻性和高效率。应该说医院医护需要、科研创新以及档案管理体系构建的过程都需要大量的经过开发可以利用的档案信息资源的支持。

其次，医院档案管理体系是服务医护实践和科研创新的重要保障，是医院档案资源开发利用的制度基础和机制保障。以开发利用为导向的医院档案管理体系构建工作的开展，能够改变传统的、静态的服务模式，增强医院工作在整个工作中的重要性和活力，扩大医院治病育人的价值，因此以开发利用为导向构建档案管理体系是医院工作创新的重中之重，也是这些档案资源得以开发利用的重要保障。

实践表明，科学高效的档案管理体系是档案开发利用的基础和前提，开发利用的程度和水平又有利于健全和完善医院档案管理体系，也代表着医院工作的发展需要。医院档案信息的数量、质量、范围以及多元化载体服务体系的建立，直接关系到医院医护水平和科研创新的成效。因此，医院应积极开展档案的开发利用工作，构建科学、完善、高效的档案管理体系，这也是当前医院建设和发展面临的机遇与挑战。

三、构建医院档案管理体系的措施

医院档案管理体系的构建，就是要通过构建包括制度理念层面，软硬件配备层面，人员业务层面等一系列的档案整体管理体系。主要有以下三个方面：

1.建立健全制度机制

1.1 健全档案管理制度

健全档案管理制度是构建科学的档案管理体系的关键，也是切实推动档案工作规范化的前提。医院应结合实际，依照《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等法律法规，制订出包括对各科室的各类档案材料的统一管理制度、统一考核制度在内的档案使用及保密制度等。

1.2 树立开发利用理念

档案管理的最终目的是开发利用，因此工作人员要树立开发利用观念,以开发利用为导向，不断创新医院档案管理服务方式，不断提高档案服务质量，不断完善医院档案管理体系，以满足医院内部各部门对档案信息的需求。

1.3 建立督查考核机制

医院应建立档案管理督查和有效的考核激励机制，把档案建设作为档案人员的考核内容之一，定期对各科室的档案信息进行督促检查，建立协调各科室档案信息收集、整理、存储以及开发利用等方面关系的保障机制。

2.软硬件设施的升级

2.1 加大资金投入力度

医院档案的开发利用的途径就是实现档案管理的信息化，这就要求投入一定的资金进行软硬件方面的建设和配备。比如办公场所建设，电脑等数码信息产品的购置，档案管理系统的采购和研发，这些方面都需要投入大量资金。

2.2 加快信息化的进程

医院档案管理信息化是开发利用的前提，因此要对原有档案进行梳理分析，充分利用本院研发或购买的医院档案管理软件设施，对医院档案文本、图象、视频等诸多媒体信息的数字化、网络化，同时要做好技术保障和隐私保密，切实加快档案资料的信息化进程。

2.3 搭建资源共享平台

在档案信息管理过程中围绕开发与利用，以信息化为前提，构建完整的档案资源信息共享交流服务平台，包括有机组合档案信息采集、移交接收、归档存储、开发利用等全过程的平台，逐步实现医院内部科研医疗信息共享，校园内部健康卫生共享等。

3.以人为本重视提升

3.1 强化档案管理意识

档案管理工作的好坏取决于医院领导及医务人员对档案管理重要性的认识。因此在医院日常管理中要利用一切条件和时机不断深化工作人员的档案管理意识，不仅要把档案工作纳入议事日程，而且要将档案工作的创新贯穿于整个医务管理中。

3.2 重视人员培训学习

工程档案管理体系篇4

随着新时期信息工作和档案工作的发展，档案学术界提出了新的档案管理理论文档管理一体化。文档一体化是从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理，保证文件内容的完整性、元数据结构的一致性，从文书到档案的数据畅通、完整性。包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化、文档规范一体化。这一问题首次提出是在1985年6月教育部和国家档案局召开的档案专业教育改革座谈会上，是一种较为科学的管理理论，它的出现为档案管理学理论注入了新的内容。

一、实施文档管理一体化的必然性和可行性

（一）实行文档管理一体化有其深刻的理论依据，即文件生命周期理论。从文件生命周期理论来看，文件是档案的前身，是同一事物的不同发展阶段，是一个统一的连续体，在其信息内容、物质形态、基本属性等方面是完全同一的，实施文档管理一体化是文书、档案工作的发展趋势。

（二）实现文档管理一体化是信息时代档案工作的全新的管理方式，是适应电子文档、电子档案管理发展的必然要求。过去用纸墨、照像等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等，都可以用电子计算机进行，由此而产生了电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等，这些都属于电子文档。具有档案保存价值的电子文档，必须要归档保护。电子文档归档后即形成电子档案。电子档案的管理要求实现文档管理一体化。纵观目前国内外关于电子文档管理的研究，无一不把文档管理一体的思想融入到电子文档研究项目中，因为电子文档本身的特点决定了电子文档需要进行前端控制和全程管理，而这两种思想又是实现文档管理一体化所必不可少的。所以在信息社会里，必须打破文件和档案工作的分隔状况进行一体化管理，这样才能体现出档案管理工作者的独特作用，也才能给后代留下完整的有价值的真实历史记录。

（三）实现文档管理一体化有充分的现实依据和经验证明。长期以来，文档分家的现象给文档工作带来了不必要的麻烦和浪费，使文档工作者难以成就历史所赋予的使命。与此同时，我国的档案工作者，除了专业的档案馆工作人员以外，其它单位的档案工作者同时也是文件管理者，随着新时期的发展需要，实现了不同程度的文档管理一体化，而国外也有很多实行文档管理一体化的成功案例，给我们档案工作者实行文档管理一体化提供了借鉴和经验。

（四）在网络环境下，使文档管理一体化成为可能。文件从开始生成起，经过文件流转、处理完毕后，就可以归档进入档案信息管理自动化系统进行利用，文件及时转化为档案，使文件工作和档案工作有机地结合起来。

二、实现文档管理一体化的必要条件

（一）实现文档管理一体化，要加强标准化建设。文书档案工作标准化是文档管理一体化的基础，没有统一的标准，则无法进行一体化管理，在制定标准化时：第一，应考虑文书、档案的国家标准。第二，结合文书、档案的行业标准，形成文档一体化管理的规范体系。例如，在对文档管理一体化系统设计时，既要参照《国家公文格式》，又要参照《档案著录规则》，使文书、档案的标准统一到一个体系里来，特别是电子文档的运作、管理必须建立一套标准化的体系，而且其严格程度和对系统性的要求，也远远超过纸质文件的标准化体系。

（二）实行文档管理一体化，必须改变原有档案管理的思维模式，探索更加适合计算机管理的现代化文档管理模式。在文档管理一体化进程中，将会遇到许多问题，从而影响文档管理一体化的方向、速度、模式等。而计算机自动化系统技术的发展对其推动作用是超级大的，不可忽视的，计算机网络的介入，给文档工作带来机遇的同时，也对传统的手工管理模式提出了挑战，使得文档工作管理模式的改革与创新成为一种必然。

（三）实行文档管理一体化，要求文档人员提高和调整自己的知识结构。计算机网络技术成为文档管理一体化进程中不可缺少的重要手段，文档管理一体化软件的开发也需要文档人员熟练掌握计算机技术。文档人员要做好电子文档管理系统的开发，既要懂得计算机设计技术，也需要结合最新的档案管理学理论、原则和档案管理方法与技术，才能为加快实现档案管理自动化建设提供充足的技术支持。

三、要加快文档管理一体化，应做好以下几面的工作

（一）加强领导，提高意识。加快文档管理一体化建设，要提高领导的档案意识，使档案信息化有个正确的引路人。作为档案工作的领导，必须要不断加强业务知识的学习和提高。努力把档案信息化建设作为业务建设的一个首要工作，不断完善和加强档案信息平台，提高管理水平、工作效率和服务质量。

（二）积极支持投入，提升软、硬件配置。要舍得投入财力，配置软、硬件要从长远的发展考虑，适当提高配置能级，以适应档案管理现展的步伐。同时，作为档案部门，也要积极争取多方支持，创造条件实现文档自动化管理，加快文档管理一体化建设的发展。

（三）充分发挥档案人员的作用。一般单位在文档软件的开发程中，往往疏忽档案人员在开发过程中的作用。由于软件开发人员对档案管理的深层次认识不足，仅凭自己有限的了解和“设想”编制软件，不能开发出高质量的文档信息系统，只能慨叹“英雄无用武之地”。因此，档案人员应主动参与文档信息化软件的开发工作。协同办公平台（简称OA）作为企业信息化建设覆盖面最广的重点项目，是公司的信息结构化、流程规范化、决策科学化、信息标准化的基础平台。协同办公平台力求打通企业内部存在的信息孤岛，从而有效提高员工办公效率和工作质量。项目的实施是让公司所有的利用者在同一个平台上实现信息资源共享，构筑公司协同工作中心，全面提高公司的管理能力。是上海药材“加强管控，提高效率”的具体措施。从传统管理向现代化管控转型迈了一大步。自2011年上海市药材有限公司实行OA系统以来，公司上下深刻体会到了信息化管理带来的效益。公司开发了内部管理：部门管理、岗位管理、员工管理、档案管理、培训管理、奖惩记录、人事合同;还开发了客户管理，即客户信息、全部客户、商信息、联系人信息、采购信息、项目跟单记录、合同管理、售后服务等。

1.无纸化办公，改变时空观念，提高工作效率。网上协同办公管理系统彻底打破时间和地点的限制，缩短了相关人员的审核、签字等待时间，实现了短信提醒服务。2.无纸化审批和管理节约了资源。在网络上实现跨时空的资源共享与数据交换，不但提高了工作效率、降低了沟通成本、减少了修改和校对的差错，而且大大地节约了纸张成本。3.统一平台，方便管理，达到了政务公开、信息透明，实现了随时随地均可在权限范围内查阅相关资料。也为归档等一系列管理工作提供数据输入、处理平台。档案室也抓住公司OA系统管理的机遇，提出了“按件归档，及时归案”的新的管理理念。由公司档案室直接参与文档管理一体化管理软件的设计、归案等全过程的监控流程，真正做到文档一体化管理。文件管理包括收文、批文、文件阅示、文件流转、办文、行文、发文、文件归档、查阅、统计等，并能自动跟踪记录流程全过程。档案管理包括档案分类、档案编号、档案借阅、档案汇总、档案鉴定、档案统计等功能。通过该系统，档案室对流转完毕的文件做到及时自动归案生成档案号包，做好档案鉴定，确定公开或不公开、归档、暂保存或不归档，为借阅者提供直接在线网上查阅等档案信息服务，并记录了全部的操作过程。随着公司OA系统不断向深度、广度推进，档案室也积极与电脑室挂钩，将档案管理OA系统向公司各基层单位推广，使公司所属各单位档案工作有统一的文档管理一体化体系，从而保证了档案管理水平迈向更高、更新的台阶，以适应公司经济发展的需求。

（四）重视调研，做好文档信息需求分析工作。文档信息化建设是一项长期投资，立足于公司工作的长远发展，因此在编制规划、方案前，必须作充分调研，明确文档信息化的需求，需求分析越充分，开发工作就越顺利，也越有使用价值。

四、在实施文档一体化过程中，应把握住以下几个环节

（一）运用全新管理理念和管理模式，有效管理办公自动化系统中形成的电子信息资源。采用全程管理模式，把档案管理中的各种需求诸如分类、组合、鉴定等可以在电子文档生成之际和运转过程中便设计在系统中。档案工作提前介入到文件工作之中进行前端监督，保证档案信息收集完整、系统、准确;从文件生产到归档全程控制;数据信息重复利用，提高工作效率;能使档案人员真正享受到自动化管理给档案工作带来的高效和便利。

工程档案管理体系篇5

二、输电工程档案管理的机遇与挑战

信息技术为电力档案管理的规范化、电子化提供技术支持，如何将信息技术应用到电力企业的档案管理中，已成为重要的科研课题[6]39。计算机技术的运用对工程项目档案资料的科学利用及步入数字信息化管理起到了重要作用。利用计算机技术、网络技术、数据库技术，实现内部数据共享的系统工程，是系统建立数字档案的契机，是输电工程档案管理系统性提高的前提，是完善电力工程档案的有利条件。信息资源的系统化管理纳入档案管理，扩大档案管理范围与功能。电力企业信息化水平和电力企业正努力实施的以信息化带动管理，以管理促进信息化的管理模式，是提升输电工程档案管理功能的机遇，是保障档案信息的准确性与真实性，提高利用率的必要条件。输电工程档案具有一定的专业性，源于输电工程档案的构建体系，不同行业、部门、专业建立工程档案的出发点及标准存在一定的差异，使得接收工作复杂，极易造成资料的散失，资料难免有遗漏，准确性、真实性、完整性不易达到规范要求[7]78。输电工程档案管理的规范化、电子化、数字化是未来发展的必然趋势[8]27，输电工程施工企业档案管理的标准化，给企业与社会带来诸多便利的同时，档案信息保密问题所存在的安全隐患[9]147，也是我们必须面对的挑战，云计算服务平台在数据存储安全方面具有无法比拟的优势，可有效地解决数据安全存储等问题[10]76。

三、输电工程档案管理的组卷原则

案卷是具有“关联”的文件组合而成的档案保管单位。来源原则是档案的分类单元，来源原则在档案检索中具有重要作用，来源原则是档案整理的基本原则。来源原则可以有效地恢复已被破坏和被分散在不同卷宗中档案的顺序。尊重全宗原则是来源原则产生的标志。档案管理原则在实践中不断演绎与发展，信息技术的广泛应用使单一来源原则再次受到冲击，突破了实体机关与案卷唯一对应的传统模式，现代机构的频繁变动也使按照机构来源划分全宗面临新的挑战，新来源观应运而生，受到业界的关注。自由来源为来源共同性基础上的事由共同性，对专门档案整理具有指导意义。来源原则的实质是事由原则，事由原则是专门档案的整理原则[11]25。事由联系没有客观的界限，是档案形成过程中事由类同性所具有的联系。广义来源联系与狭义事由联系从本质上来说统一于“有机联系”[12]84，广义来源联系是电子文件时代“新来源观”的产物。档案整理的本质是为了保持档案材料之间的有机联系，便于更好地保管与利用。有机联系并不只有来源联系，最紧密的联系也并不只是来源联系，在尊重档案形成规律的前提下，任何有机联系都可成为档案的分类原则。来源原则与事由原则都有各自独立的适用范围，践行来源联系进行组卷，割裂了输电建设项目档案与其建设过程之间的联系，应以有机联系在整个档案集合中最为明显的原则为依据。输电建设项目按照项目来组成一个案卷，是最简便也是最理想的，当某一项目形成的科技文件超过案卷组合度时，如何将同一项目的档案材料整理成多个案卷，需要参考建设项目档案的特点。输电建设项目按阶段组卷形成的档案有更深层的联系，但它不是项目档案案卷组织的统一模式，最紧密的有机联系是指导组卷方式的正确理念。借鉴档案管理原则，不纠结、不拘泥于各种原则的纷争之中，结合输电档案的特点组卷、建档，充分运用来源联系和事由联系，编制多维联系的实用性、安全性输电档案是最科学的。明确了组卷原则，建档过程要注意区分不同的工程项目及项目阶段，工程档案收集和整理要与建设进程同步，统一归档要求，明确归档文件材料内容，在工程竣工阶段，建设单位要对设计、施工、监理单位移交的文件材料进行鉴定，提出移交的时限和质量要求。在施工过程中，定期检查施工现场，收集施工照片记录，列为电子版资料归档。

四、输电工程档案管理的正确思路与具体措施

面对输电工程档案管理的机遇与挑战，如何更好地解决其存在的问题？尊重和维护档案的本质特性，保持档案之间的有机联系是档案整理工作的根本性原则，观念的改变是当代输电工程档案管理的核心前提，建立完善的管理体系，保持各建设单位与运营、维护单位的有效沟通是输电工程档案管理的保障，健全的档案管理制度是档案安全与充分发挥其作用的必要条件，而强化档案管理的标准化、规范化，强调档案管理的及时性是加快档案建设步伐的正确思路，利用现代化的管理工具，不断践行档案管理的电子化、数字化，向前看，把握未来每一个输电工程项目文件资料的完整性是行之有效的方法。什么样的指导思想能更好发挥输电工程档案管理的功能?践行输电工程档案管理，树立档案管理为利用服务的效益理念，向管理要效益；树立技术为需求服务的科技理念，加强信息软件系统升级及管理创新，实现工程档案管理模式与管理思想与时俱进；树立系统工程的整体理念，把系统工程的整体理念和综合性技术人才培养贯穿于档案建设的全过程；夯实输电工程档案管理的根基，输电工程档案的功能将彰显广达。有了正确的理念，有了开启输电工程档案建设和运行之门的人才，如何正确使用档案管理工具，加快档案建设步伐？在符合国家相关法规和企业档案管理要求的前提下，强化档案管理制度的严肃性、权威性及公正性，制定适应输电工程施工企业特点的具有较强可操作性的规章制度，在规章制度允许的范围内，不断完善档案的规范化管理；加强档案的收集、整理工作；强化教育和培训；推进电子文档的积累、保管与利用，遵循“利用为本、常用为上”的思路，同步建设档案目录和全文数据库，适应电子文件归档的发展趋势。电子文件带来的挑战要求档案管理工作进行根本性的质变，我国当前实行的双套制归档策略时间越长，越不利于电子文件管理工作的与时俱进[13]41。实现从传统的档案管理一步到规范化、电子化的跳跃，必将面临一定的险滩与沟壑，然而跳跃的结果，会使我们的电力企业实现立项、设计、施工、维护、运营、管理的一体化，电力档案管理的功能有质的突破，成为企业的枢纽、企业的技术与成本信息与控制平台。有了平台，有了机遇，输电工程项目档案管理如何能舞出精彩篇章？历史是镜子，实践是真理，适应变革，完善标准，与时俱进是必由之路。综观历史，传统的档案管理原理面对专门档案与文书档案整理原则的巨大差异，在不断适应变革的环境中得以完善和发展，“主体全宗”、“客体全宗”的提出，就是对“来源联系”和“事由联系”的充分运用。文件连续体理论在认识文件运动的线性、阶段性、整体性的基础上，研究了文件运动的非线性、横向性、回流性、跳跃性等异常现象，尽管文件运动理论在实践的指导性方面有一定的局限性，但这些理论的发展对增强我们的信念，把握践行工作的方向有着重要意义。应对变革，我们正积极行动，多维联系体系的建立，标准规范的不断出台，使我们能够感知领导的决心与魄力。要克服由于时间跨度造成的信息的缺失及不准确等问题，提高档案管理工作者的技能势在必行，掌握相关的专业知识，同时还需具备档案管技理能，熟悉档案管理知识的同时，还要熟悉国家及行业的法规、标准及规定。与此同时，电网专业的档案员培训应常抓不懈，常年实施培训以适应档案管理发展的需求，提高档案管理水平。践行输电工程管理，必须重视现场施工检查与指导工作的时效性，确保归档的输电电网工程项目档案正确地记录工程施工过程与结果，确保归档的输电电网工程项目档案的全面性与准确性、及时性。践行输电工程档案管理，管理者要熟悉项目施工文档所包含内容，为确保施工材料的齐全和真实性，应坚持时实构成的原则，坚持事前控制、事中控制、事后把关验收的程序。具体文件收集按施工资料的形成顺序分类，可行性研究阶段的文档、招投标文件、项目设计文档、物资供应文档、项目施工文档、项目监理文档等，由相关机构分别构成与汇聚，施工资料的组卷应严格按国家电网公司编制的输变电工程档案管理实施细则进行。践行输电工程的档案管理，在保密的前提下发挥档案信息作用是永恒主题。众所周知，档案利用给科研人员带来方便的同时，也给那些想方设法窃取技术机密的不法分子带来可乘之机，稍有疏忽就会给国家的安全和利益带来危害，这就是档案的“双重性”。档案的“双重性”为输电科技档案开发利用带来挑战，使得其在信息交流与保密之间的界限尺度难以把握。如何解决充分利用与技术安全保密的矛盾？提高档案管理人员保密意识及综合素质是关键；当然没有保密意识不能胜任，只具有保密意识也是不够的，综合素质是解决问题的保障。主观条件具备是一方面，客观条件制约必不可少，建立健全保密制度是做好输电档案保密工作的基础和前提，是实现法制化、规范化管理的必要条件。加强信息化建设中保密安全应对措施，严格确保单位内部局域网与外部互联网实现彻底的物理隔离，严禁计算机通过各种形式连接互联网和其他公共信息网；并应严格落实各级人员责任制，定期进行网上信息检查，做好网络的动态管理。具备较强的保密意识，不断更新的专业技能，档案管理者才能做到保密工作与档案管理的有机结合，正确解决电力档案保密与充分利用电力档案的矛盾。践行输电工程的档案管理，合理测评体系的构建与完善，是电力档案发展和电力工程项目建设与维护的质量保障[14]57。通过合同管理强化项目档案管理，建立健全档案管理测评体系，利用云计算实现建设工程档案的全过程监管，输电工程档案管理才会按设计的轨道前行。

工程档案管理体系篇6

二、电力工程基建档案的内容与作用

1、电力工程基建档案的内容

电力工程基建档案是指从电力工程建设项目立项、施工到竣工验收交付使用整个过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料，包括工程项目前期文件、勘查测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工文件等内容，由于档案内容较多，并且涉及多个参建单位，要把基建档案收集完整、齐全，是一项艰巨的任务。电力工程基建档案是单位档案的组成部分之一，反映了电力工程建设项目管理工作的真实过程，基建档案为单位事业发展提供了依据和条件。

2、电力工程基建档案的作用

基建档案记录了工程建设的全过程，真实反映了工程项目管理过程和工程实体的现实面貌，基建档案具有比工程实体本身更长久的寿命，规范、准确的基建档案是工程进行维修、管理、改扩建、使用的凭证和依据，如有时单位部门需要工程管线的具体位置，就到档案室查找相关工程竣工图，这时档案资料就发挥了方便、准确的服务功能。基建档案是工程质量的反映，工程档案管理纳入了工程质量管理体系中，工程质量关系到人员安全、财产保障、使用保证等方面，在工程建设中形成、积累的基建档案质量好坏控制了工程项目质量，工程人员根据基建档案规范工程技术管理手段、程序，对工程事故原因分析、认定责任、提出改进方法提供技术依据，通过基建档案质量管理，提高工程项目质量，随着国家经济建设快速发展，重点工程项目不断增多，提高对基建档案重要性的认识，齐抓共管，是新形势下基建工程档案管理的重要任务。

三、电力工程基建档案管理中存在的问题

1、档案管理意识不强

档案管理意识不强是当下电力工程基建档案管理中存在的首要问题。许多建设单位都意识不到档案管理工作的重要性，档案管理人员对于这项工作也没有给予足够的重视程度。在电力基建工程项目中，档案管理有着非常重要的作用与价值，这些档案不仅是整个项目开展过程的凭证，这些重要的资料也为后续的信息查找提供了来源。很多建设单位意识不到这一点，觉得档案管理工作就是普通的文书管理，在档案管理建设上十分滞后。在这样的氛围下也会使得档案管理工作人员对于档案管理缺乏重视意识，不仅平时的工作效率十分低下，专业化程度也非常有待提升。思想层面上对于档案管理意识的不足是电力工程基建档案管理中存在的首要问题。

2、缺乏完善的档案管理制度

高效的档案管理工作有赖于完善的档案管理制度与档案管理体系，然而，现今的许多基建企业在这方面都非常滞后。档案管理是一项系统而繁琐的工作，需要对于不同产生时间、不同类型以及不同性质的档案资料进行精细而准确的分类，并且让这些资料都能够有妥善的保存。想要让这项工作得以高效展开，这需要有一整套科学完备的档案管理制度为依托，需要对于管理过程的各项工作有细致而明确的划分，这才能够让工作的展开过程有据可依，才能够让工作人员更好的完成自己的工作职责。从实际情况来看许多基建单位在这一点上都做得不够，许多单位都没有完善的档案管理制度与管理体系，工作人员的工作模式也非常陈旧，档案管理信息化程度也很低。这都是当下的许多基建单位在档案管理中实际存在的问题，也是造成这些单位档案管理效率低下的原因。

3、档案管理人员专业化程度低

档案管理人员专业化程度低在许多基建单位内都能够看见，这也是当下电力工程基建档案管理中的另一个障碍。许多管理人员都没有相关的专业背景，类似的工作经验也十分欠缺，在这样的前提下在展开实际工作时必然会存在各种障碍。不仅如此，许多管理人员在工作模式上也非常陈旧，不懂得如何借助现代化管理设备与管理体系来辅助档案管理工作更为高效的得以展开，陈旧的工作模式不仅会让档案管理的工作量更大，档案管理的准确度也不高。

四、处理对策

1、增强档案管理意识

想要让电力工程基建档案管理更为高效的得以展开，这首先需要增强基建单位的档案管理意识。档案管理工作是基建项目展开过程中的重要组成部分，这些档案不仅是整个项目开展过程的凭证，这些重要的资料也为后续的信息查找提供了来源。基建单位只有充分意识到这一点，才会给予档案管理工作更多的支持，才会加强档案管理制度与体系的建设，在档案管理人才培养上更为重视。增强档案管理意识是提升档案管理质量的第一步，也是让档案管理工作更为高效的前提与基础。

2、建立健全档案管理制度

建立健全的档案管理制度与管理体系是非常有必要的，这不仅能够让档案管理工作更系统与规范，也能够让管理人员的工作展开过程更有针对性。档案管理工作是较为细碎的，工作量也非常大，想要让这些工作落到实处，这必须以完善的档案管理制度为依托。好的制度能够对于管理人员的工作内容与工作职责有更为明确的划分，让管理人员的工作更有章可循、有据可依，是确保工作的高效与准确的前提。因此，基建单位很有必要加强档案管理制度建设，让档案管理工作能够更有效。

3、提升管理人员的专业素养

工程档案管理体系篇7

加大档案管理力度，确保档案工作与设计业务的开展同步进行，促进设计院档案工作的科学发展。明确各部室档案管理人员职责，加强过程监管，将档案工作纳入设计院管理体系，对档案工作从项目开始直至项目结束（或竣工）进行全程管理和前端控制，将归档职责纳入设计经理和专业负责人的考核中，促使档案工作顺利开展，保证档案的完整、齐全、准确。同时，强化宣传力度，通过档案知识培训、竞赛等活动，增强各级人员的档案意识，特别是增强院领导和咨询设计事业部总经理的档案意识。领导重视了，制度的执行，合理化的建议，档案设备的购置，人员的配备等问题才会迎刃而解。领导重视了，档案管理力度才会加强，才会真正把归档和员工绩效挂钩，进一步提升员工的档案意识，从而达到全面提高设计院档案管理的目的。

二、建立健全档案管理规章制度

建立健全档案管理制度是做好档案管理工作、发挥档案作用的基本保证。由于工程设计档案种类繁多，数量大，有的设计周期长，周期能达到数十年，甚至还需要多次的修改补充，这使得工程设计档案完整性很难得到有效的保证，因此，设计院应结合实际，建立健全档案管理制度如《档案管理办法》《项目文件收集归档控制程序》《归档电子文件管理规定》《档案保密规定》《档案销毁管理规定》，规范档案的收集、整理、移交、立卷、入库、保管、借阅、利用、保密和鉴定销毁等工作，确保工程设计档案的完整性，确保管理规范化，标准化，增强档案部门工作的缜密性，防止随意性。

三、强化档案管理人员的培训，提高档案管理人员的素质

随着工程设计档案管理向信息化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术。努力提高自己的业务素质和科学知识。工程设计档案不同于一般的文书档案，因此，工程设计档案管理涉及档案专业知识，还涉及到与工程设计相关的业务知识。在一套图纸中，需要档案管理人员能够分清其前后形成的过程，内在的联系，这样才能更准确地管理工程设计档案。培训是提高管理素质的最主要途径，在培训中讲解工程设计一般形成哪些文件材料、具体归档范围等，如化工项目中会形成什么文件资料、图纸，规定哪些是必须归档的资料等。工程设计档案管理人员还可以通过加强业务研究来探索工程设计档案的管理方法，以适应新形势下工程设计档案管理的工作需要。

四、 推进工程设计档案信息化建设

推进档案信息资源管理标准化、规范化进程，是实现档案价值最大化的重要手段。专业人员在工程设计时，往往产生大量的电子文件，档案管理人员在接受纸质资料的同时也要接受和管理电子档案，这些电子档案是设计院重要的知识资产。只有推进档案信息化，才能管理好这些知识资产。因此，推进工程设计档案信息化建设势在必行。推进档案信息化建设要“以需求为导向，以应用促发展”，确保档案管理系统及相关标准规范体系建设，建成以数字资源为基础、安全管理为保障、网络利用为目标的信息化档案管理体系。推进信息化要制定档案管理系统建设计划，保证档案信息化建设与企业信息化建设同步，并健全档案信息安全管理体制。同时，要积极推进传统载体档案数字化。笔者所在公司根据“存量数字化、增量电子化”原则，结合档案馆藏实际，对利用率高、保存时间较久、载体面临损坏的2010年前的档案已优先实施数字化，目前图纸数字化已达10万余张，档案数字化率达到了85%，预计2016年可以使2013年前的图纸实现全部数字化。2013年，笔者所在公司将档案信息化建设与企业信息化建设工作同步规划、同步建设，针对档案管理的需求，购买开发了OA系统和图档管理系统，系统实现了档案的收集、验收、整理、借阅利用各个环节的功能需求，建立了档案信息资源数据库和档案网上查询功能，从而最大限度地促进了档案资源共享。

五、加强档案开发利用工作

档案管理最终的目的是为了利用，只用通过利用才能更好地实现档案的价值。加强档案开发利用工作，一要强化档案信息服务功能，主动开发档案资源，不断挖掘档案的价值，使档案更好地为设计院的决策、管理提供参考。二要创新档案利用方式，拓展服务渠道。档案管理人员要完善档案检索体系，编制档案全套目录索引，便于档案查找利用。

工程档案管理体系篇8

1 水利工程档案管理在水利工程建设中的重要性

水利工程档案能够详细记录水利工程建设的全过程，并把所有建设施工的企业、材料、设计图等归纳分类保管起来，保证工程建设的信息资源完成，具有实用价值。在水利工程档案管理过程中，不断完善管理方式和采用先进的管理方法是水利工程档案管理的核心内容，要遵循水利工程的特点和规律，将档案有序化建档，统一管理，提高档案的可利用价值。

档案管理的标准化和规范化是水利工程?n案管理的目标，要达到这一目标就必须将档案管理与水利工程建设保持同步，甚至要优先于工程建设，通过点滴资源的整理和应用，能够为项目决策、项目施工、项目监理和项目维护提供直接参考。水利工程档案贯穿水利工程建设和后期管理的全过程，所以每一个小的参数的准确性都是项目成败的关键，因此在档案管理中，细节尤为重要，要保证档案资料的完整性，才能够发现问题，及时找到解决问题的方法，帮助水利工程施工和使用提高质量与效率。

2 水利工程档案管理过程中存在的问题

目前水利工程档案管理工作在诸多的水利工程项目中都已经纳入计划之中，并且成立了专门的档案管理室，有效地提高了工程项目建设信息的收集和整理能力。但是，由于一些水利工程档案管理工作不到位，人员配置不合理，档案使用制度不健全导致档案管理水平低，操作失误和档案丢失问题时有发生。

2.1 水利工程档案管理质量问题

水利工程档案的质量与水利工程的质量具有直接的联系，水利工程档案是质量监督与检查的重要参考依据，通常水利工程都是由若干个子工程构成，根据施工进度，每完成一项工程都需要进行质量等级评定和验收，这时水利工程档案则是重要的评定依据，然而一些工程的水利工程档案完全不可用，这主要是由于档案与工程建设不同步，往往都是工程完成后，集中对工程档案进行采集和分类，这导致档案内容与工程建设的内容不完整，工程施工数据不准确，这加大了工程的质量评定难度。同时，档案的分类与案卷形式不规范，在对工程进行针对性分析时，档案无法起到有效的参考价值，甚至一些施工单位不能及时上报档案材料，导致部分工程无法找到评定依据。

2.2 水利工程档案管理人员配置问题

水利工程与其他工程在施工过程和施工管理上有很大的差别，而水利工程档案管理人员必须要求对水利工程的施工建设足够熟悉，能够将档案科学分类，根据项目的施工过程进行有序的管理。而现实档案管理人员往往都是临时抽调的非专业人员，他们的工作具有被动性特点，都是由施工企业将档案移交过来，才开展档案的分类和管理，没有积极参与到工程项目建设之中，这往往会导致出现内容缺项、漏项等问题，对一些隐蔽工程难以找到有效的档案与其对应，严重影响了工程的质量验收。

2.3 水利工程档案管理规范性问题

水利工程档案的管理与领导的重视程度有直接的关系，由于领导的重视程度不够，对于档案管理规定宣传不够，下级部门贯穿不到位，导致工程档案流向不明确，档案管理不连续问题的出现。加之水利工程人员流动比较大，参与单位众多，对于档案的调用没有明确的制度约束，导致借出的档案无法收回，给档案管理工作造成很大的损失。这些问题都是由于水利工程档案管理不规范所造成的，所以提高水利工程档案管理水平必须从流程和制度上建立科学的和强制的体系才能提高水利工程档案管理水平。

3 提升水利工程档案管理水平的方法

水利工程档案管理的水平直接关系到工程的建设、监理、评级与后期的应用与维护，所以提升水利工程档案管理水平要循序渐进，逐步完善水利工程档案管理体系，并在工作中不断创新、不断发展，使水利工程档案管理工作发挥其应有的价值。本文提出提升水利工程档案管理水平的方法是从实际应用的角度出发，首先，完善水利档案管理制度和流程，建立规范化的水利档案管理体制；其次，加强档案管理的重视力度，建立层级负责的档案人员管理组织结构；最后，提高档案管理的技术水平，将计算机技术、网络技术应用到档案管理中，提高档案管理的效率。

3.1 建立水利工程档案管理规范化体制

水利工程档案管理的规章制度和管理办法是提高水利工程档案管理水平的重要指导，要建立符合工程档案自身发展规律的规范化体制，从档案管理的操作、监督和使用三个方面建立具体的申报审批制度，保证档案的及时采集与整理归档，并有效地进行监督。在使用过程中，必须主管部门领导审批才能够调用水利工程档案，对档案进行跟踪，按照档案使用期限及时收回档案，保证档案不会丢失。

3.2 建立层级责任制档案管理组织结构

档案管理要由专门的部门进行管理，由工程项目的主要领导具体抓档案管理业务，通过层级的责任任务分配，提高档案管理的统筹安排水平，档案管理要上下级逐层监督，保证档案的完整性和有效性，在项目竣工后能够通过施工档案与工程一一对应，为工程项目的质量保驾护航。此外，要加强档案管理人员能力水平的培养，使其档案管理水平与实际工作能力相匹配，保证档案管理跟水利工程项目建设在同一水平线上，能够真实地展现水利工程建设的全过程。

3.3 建立信息化档案管理体系

工程档案管理体系篇9

高校档案管理工作作为衡量高校教育管理水平、科研管理水平的重要依据，同时对于高校的建设与发展具有重要意义。但是长期以来，高校档案管理并没有受到社会以及高校管理者的足够重视，在高校档案管理过程中，无论从社会还是到高校管理者以及教育体系的相关部门没有真正认识到高校档案对于高校建设和可持续发展的意义，因此高校档案管理的发展速度和管理水平远远落后于高校的实际发展水平。高校档案管理在实际应用和发展中存在管理意识薄弱、管理手段相对比较滞后、高校档案的利用效率较低等诸多问题。

一、高校档案管理的重要意义

关于普通高校档案管理的重要性，可从国家明确规定的《普通高等学校档案管理办法》中看出端倪。《普通高等学校档案管理办法》明确规定高校应当将档案管理工作作为高校基础管理工作，并应当将高校档案管理工作纳入高校管理整体体系之中[1]。高校档案管理主要包括高校教学档案资料、学生个人信息档案资料以及科研档案资料、党政工档案资料。这些档案资料从某种程度上是高校教育、科研管理的缩影，对于高校的发展和规划具有重要意义。

（一）高校档案管理对于提升高校教学水平具有重要意义。教书、育人是高校存在的最根本目的，也是高校对于社会的最重要的价值所在。高校的教学档案主要包括高校在教育过程中所积累形成的文字材料、图文、影像视频等用于教学的资料。这些教学资料往往是集高校所有教师的知识、文化和教育方法等之大成，是高校教学过程中教师与学生们劳动成果、学习成果的积累，这些资料基本能够反映教育的发展的历史变迁和当时的思想动态以及最先进的教学理念、教学思想等。高校教学档案资料对于今后的教学不仅仅是可供研究的宝贵资料，更是可供其它教师、学生在教学过程中可以借鉴的宝贵资料。同时高校教研部门通过研究高校教学档案，能够适时评估当前高校的教学质量，为推进教学改革和提高教学质量具有重要意义。

（二）高校档案管理对于提升高校科研水平具有重要意义。在开展教学活动的同时开展科研活动是高校建设的主要目标之一。高校档案管理对于科研档案的管理是提升高校科研水平的重要手段。高校的科研档案记录了高校在进行科学研究过程中的实验数据、实验方法、科研成果、科研目的、科研经费等关键要素。通过科研档案的记录，能够充分反映高校教研工作的水平，能够全方位检查高校科研过程中存在的问题，提升高校科研水平，获得更好的科研成果。

（三）高校档案管理是高校进行学生管理的重要手段。高校档案管理的重要组成部分之一学生档案资料，主要记录了高校学生的个人资料、学习成绩、身体状况、家庭背景等重要档案资料，这些档案资料一般会伴随学生终身。高校学生档案资料对于高校管理学生有重要作用[2]。通常高校学生都多大数千甚至上万人，学生的整体状况，包括学习状况、身体状况、家庭背景状况都是高校在实际管理过程中必须掌握的原始材料，通过对学生档案的管理、分类，对于学生的家庭状况了解，可以按需为学生申请特困奖学金;通过了解学生的学习成绩状况，给学生分发奖学金;通过了解学生的特长与爱好，有针对性地培养学生的特长;通过对于学生档案的掌握，为学生未来的升学、就业提供帮助。这些都是高校档案对于高校学生管理的意义。

（四）高校档案管理对于高校党政工作开展的意义。党政工作也是高校的生存与发展的必不可少的重要工作之一。党政资料作为高校档案管理的重要组成部分，对于高校的人事管理和各个教育、组织、科研、院系的管理具有重要意义。高校党政工作档案主要记录高校教职人员的人事档案资料，高校党员档案资料，高校政务资料等。高校党政工作档案对于高校教职工队伍的管理，对于高校教职工、高校党团组织、党团活动的开展以及高校整体政治生态具有现实意义。高校党政工作是保证高校科学发展观的理论依据，高校党政档案管理则为高校党政工作的开展提供了理论基础，记录了党政工作开展状况。通过党政档案管理，提高了高校行政机构改革，高校院系设置与调整，高校教职工绩效考核，高校人事调动管理等提供参考与评定依据，有利于高校党政工作的顺利开展。

二、高校档案管理中存在的问题

高校档案管理伴随着高校的发展不断进步，然而由于当前高校的国际化进程不断加快，高校师生力量暴增以及档案管理的信息化、专业化程度不断加强，高校档案管理在实际工作中也出现了一些与高校当前发展速度不相符的问题，主要表现在如下几个方面：

（一）高校对档案管理工作的重视程度不够。高校的档案管理工作与现今的高校的高速发展不匹配，高校的教学规模和高校的管理模式日新月异，但高校的档案管理还停留在手工阶段。高校档案管理的重要意义还没有在高校管理者心目中留下较深刻的印象。高校的管理过程中片面重视高校对于教育、科研的作用，但没有认识到档案管理工作对于教育、科研以及校园管理的积极作用，根据发达国家著名大学的管理经验，高校档案管理对于学校积累教学方法、分层管理学生、积累科研经验有重要意义。

（二）我国高校档案管理手段滞后。信息化的发展使档案管理全面进入了信息时代，然而我国多数高校的档案管理发展水平严重滞后，一些高校的档案管理还停留在手工阶段，多数高校没有较为先进的信息化管理体系来对高校档案进行科学化的管理。高校的档案管理工作的信息化程度较低，管理模式和档案建设、分类、检索等手段落后，导致档案利用率低，不能充分发挥档案在高校学生教育培养，科研过程控制以及重要资料的保存，教学过程的优化和记录等中的作用。同时高校对于档案管理人才的培养和培训工作滞后，使档案管理相关人员难以适应现代化的档案管理工作的实际需要。高校档案管理信息化系统没有形成，一些形成了初步的档案管理系统，但档案管理系统与高校校园网络共建信息平台中往往不能与共享信息和通讯。此外高校档案管理信息更新缓慢，利用率不高也是我国高校档案管理中存在的主要问题。

三、高校档案管理模式创新的路径

（一）构建高校高效档案信息管理系统。高校先进化的信息管理系统是提高高校档案科学化管理的必要手段，在当前社会信息化的进程中，面对高校的教职工规模不断扩大的现实，高校的科研、教学、学生信息档案等档案信息越来越复杂，海量档案信息利用传统手工档案管理方式已经不能满足实际需要，因此构建高校档案管理信息化体系是高校档案管理模式创新的必经之路。构建高校档案信息管理系统的首要任务是调研档案管理和档案应用过程中的实际需要，统一高校档案管理信息系统的标准和联网协议标准，确保高校档案信息化管理体系能够在高校校园网、高校数据接口、数据库来源等统一协议，确保高校档案信息化管理体系能够实现校园网、互联网、教育网等信息在有权限范围内共享，实现信息资源共同管理。其次，高校档案信息化管理体系的构建应当全面整合高校档案中的教育、科研、党政、教职工人事档案等方面全面信息整合与档案资料数据统一采集，建议统一数据库，并及时更新数据库，避免重复数据库建设。再次，在高校档案信息化管理体系构建过程中必须重视信息化管理体系的安全性。信息化的最大弱点就是安全性，安全性在网络体系中可能会造成致命的缺陷。高校信息化管理体系构建过程中必须通过加强系统操作应用权限，通过数据加密保护以及信息认证和信息传输加密以及网络签名等方式加强高校档案管理信息化体系的构建。

（二）提高高校档案管理地位。档案管理对于高校教学质量和人才培养水平以及高校基于高校档案管理在提升高校教学水平、提升高校科研水平、提高高校进行学生管理水平、提高高校党政工作开展效率上的重要作用，高校档案管理水平是体现高校学术研究水平和科研技术水平的重要手段，高校管理者和政府相关部门应当高度重视高校档案管理工作，提高高校档案管理在高校整体管理中的地位，通过整合高校信息化档案管理资源，合理规划高校档案管理的未来出路，通过不断加大对高校档案信息化管理的投资，构建科学现代化的高校档案信息化管理系统。国家对于档案管理建设制定和出台了相关标准，在高校档案管理体系的建设中应当按照相关标准提高高校档案管理系统建设水平。同时应当加大高校档案管理相关人员的培训、培养力度，专业人员，通过档案管理理论和实际管理培训，提高档案管理队伍的人员素养，提升高校档案管理的整体水平。

（三）创新高校档案管理的实际应用。高校档案管理的主要目标之一是为高校日常教研活动和开展校园文体活动提供帮助。创新高校档案管理模式的主要目标之一是提高档案对高校各项管理工作的开展提供切实帮助。提高高校档案管理的实际应用首要任务是提高档案管理人员的服务意识，应当与高校各个院系和相关职能部门之间做好信息联动，深层次研究和总结高校档案信息中的对科研、教学和人事管理有价值的信息资料。其次应当强化高校档案信息的检索、开发和利用。高校信息档案管理部门应当结合各个部门、院系、科研小组的实际情况，建立快捷方便的高校档案的检索体系，使使用者能够在权限范围内方便地检索相关资料，从而提高高校档案的利用和实际应用， 使档案管理起到为科研、教学和校园管理服务的作用。

（四）创新高校档案管理人才培养机制。高校档案管理模式的创新和提升离不开专业的档案管理团队和管理人员。创新高校档案管理模式必须培养专业素养强、思想道德素养高的高校档案管理团队。应当根据高校档案管理的岗位职责需要，优化档案管理团队，明确各个岗位的岗位职责和人员素质条件。其次应当通过健全的管理制度和绩效考核制度，规范档案管理人员的作业标准和工作绩效，提高工作效率提高准确率和积极主动性，通过激励制度保证档案管理工作及时、标准、规范。再次，通过可持续发展的教育工作和再学习制度保证档案管理人员持续进步、提高，及时学习最新、最前沿的档案信息化管理知识，开展多样化的技能比武、演练和档案管理技术研讨会等活动保证档案管理知识、人才培养的有效性。

四、结语

总之，高校档案能够为高校学术研究及应用提供最有价值的资料，同时对于高校文化建设和高校校园文化的形成与传承具有重要作用，我们必须正视高校档案管理中存在的问题，通过创新高校档案管理模式，提高高校档案管理水平，促进高校可持续发展。

工程档案管理体系篇10

计量认证是根据《中华人民共和国计量法》(1985年9月)实施的对检测机构质量管理和技术能力考核的一种活动。计量认证在我国开展二十余年，对规范检测机构行为，整顿检测秩序，提高检测工作质量发挥了积极作用。南宁市疾病预防控制中心作为检测机构，于1996年通过广西壮族自治区技术监督局计量认证评审，并在多次评审复审考核中逐步建立了一套较为完整的质量管理体系。随着这项工作的深入开展，档案管理工作被推向了质量管理体系运行和认证的前沿，档案管理已成为质量管理体系认证的重要组成部分。同时计量认证工作进一步推动检测机构的档案管理，使档案管理工作提高到一个新的水平。笔者就档案管理工作与计量认证之间的关系，结合质量管理体系认证活动的实践，谈几点认识。

一、计量认证的内涵

质量的概念最先来源于工业生产，其定义是：产品达到或超过其价值所具备的品质。每一种产品必须具备相应的使用价值，因而质量的主题是永恒的。作为检测机构的疾病预防控制中心，检验结果就是它的产品，同样涉及到质量问题。质量体系认证强调影响产品质量的过程控制，在整个实验室检验的过程中，如何避免可变因素对检测结果的影响，保证结果的准确、可靠和可重复性，是质量控制的主要目标。随着人们对质量的认识不断深入，实验室质量控制已不仅仅限于对实验过程的监测，还包括人员培训、正确地采集和运送样本、正确选择质控物和确定质量控制标准以及实验质量控制的综合评价和管理等。

计量认证就是对向社会提供公证数据的各种技术机构的计量检定、测试能力、可靠性和公正性，由政府计量行政部门所进行的考核和证明。计量认证合格的检测机构为社会提供的监测数据，作为公证数据具有法律效力。

计量认证的主要工作，就是由各级计量、质量管理职能机构如省计量局、省技术监督局等部门组织有关专家、学者按照相应的国家标准要求对检测机构的实验室管理、质量控制保证、档案管理等质量情况进行全面的检查、评估是否符合标准的要求，并决定是否颁发计量认证合格证书。因此计量认证工作是对疾病预防控制机构检测工作质量的检验，促进质量保证体系的健全，也促使档案管理工作达到标准化、规范化。

二、档案管理工作在计量认证活动中的作用

档案的本质属性是原始性和历史性，在疾病监测、检验工作中形成的大量文件资料，是检测机构质量体系管理、运行及质量体系有效性、规范性、真实性的反映和记载，它不仅是检测机构规范化管理的基础资料，也是日常工作及计量认证评审的重要凭据。在计量认证过程中档案工作发挥了不可忽视的基础作用，一方面为计量认证单位提供原始资料和法律依据，另一方面它是质量管理体系重要内容之一，为获得计量认证提供前提条件和必要保证。

(一)档案管理为通过计量认证提供重要的基础依据

在计量认证工作中最重要的一项原则就是以数据为依据。检测机构的各类档案是在检测和管理中形成的各种技术人员状况、监测数据、设备仪器、原始记录等最完整、最全面的载体，诸如实验室的原始记录、设备仪器的说明书、监测数据的真实性和质量保证的有序性，而这恰恰是计量认证过程中最需要的，是检测机构质量体系有效运行的历史见证，为计量认证提供了重要的资料信息和有关文件并整理出能够证实质量体系合格的完整信息系统。因而档案是计量认证工作的基础，档案工作质量的好坏，体现了质量体系运行的水平，直接影响着质量管理体系的认证。

(二)档案管理是质量体系有效运行的重要保证

档案管理工作是质量体系中的重要环节，在质量体系认证中发挥着参与、监督、指导、促进等重要作用。质量体系要求检测机构为实现质量方针和质量目标，将所有影响质量的要素都采取有效措施管理和控制起来。质量体系文件《质量手册》《程序文件》中对每一过程、每一质量等要素都进行了相应的规定，其中文件和资料要素就是以档案资料部门为责任主体来保证其在系统中运转的质量。一方面，档案管理部门通过科学管理，能够及时、全面地为需求者提供准确、完整、系统的技术文件、质量记录、标准等文件资料；另一方面，通过文件和资料的发放与回收来控制质量体系运行中的文件资料的完整性，保证质量认证及其他活动能够使用相关文件的有效版本。

(三)档案管理是质量体系运行的基础性工作

质量认证的显著特征之一是质量体系文件化。档案信息是编写检测机构自身质量体系文件的证据。检测机构制定的质量手册、质量计划和程序性文件、技术标准、作业指导书、操作规程、质量表格式样、检测程序卡等都来源于档案。认证过程中档案部门提供了大量的档案资料，参与了与档案工作直接相关的质量体系文件如《文件控制程序》《记录(档案)管理程序》的编制、修改过程，对文件资料的形成、分类、编号、保管等方面作了详细的分析。因此，档案管理是质量体系运行的基础性工作。

(四)档案在质量体系认证中起着直接凭证作用

档案既是质量体系运行的真实记录，也是保证质量体系是否符合规定的依据，妥善保管和利用好档案，可以对监控产品质量和清查发生质量问题的责任原因起直接凭证作用，是质量体系评审机构现场审核的主要客观凭据。作为质量管理体系文件化直接产物的质量管理档案，记载了认证单位各种工作的情况、成果、经验和教训，一方面充分利用这些档案，加强全面质量管理，提高工作和服务质量。另一方面，它是在实施质量管理体系标准内审、外审和质量管理评审时主要起原始凭证作用。显而易见，档案是质量体系认证过程中的具体反映，在质量管理体系认证中起着直接凭证和科学依据作用，作为今后质量管理体系持续改进的依据和史料。

(五)档案管理有助于不断完善质量体系，确保质量体系发挥实际效能

任何一个质量体系的建立和实施都不可能一蹴而就，必然是一个逐步完善、提高的过程，需要经过实践的检验，发现问题并加以修正，逐步达到预期目的。档案是历史的原始记录，不仅凝聚着成果，而且记载着经验教训。尤其是作为质量职能活动可追溯证明的质量记录，包含着与质量体系运行和产品质量有关的所有记录，从中可发现问题，寻找质量管理的薄弱环节，为采取纠正方法及预防措施提供证明和依据，促使改善质量体系，提高产品质量，发挥质量体系的实际效能。在档案资料的移交归档和文件资料的发放中，管理人员检查文件资料的编制、签署、内容是否规范完整时，以及同有关部门的业务往来中，往往会发现许多设计、程序、标准等错误或有关部门反映的问题。这些质量与管理信息的反馈，有利于及时纠正质量体系运行中的错误，不断完善质量体系，提高疾控机构管理水平。

三、计量认证推动了档案管理的进步

质量管理、计量认证的过程是加强档案工作、积累档案财富的过程。有效的质量体系是档案管理工作水平提高的推动力。

(一)质量体系认证对档案管理的要求

《文件控制程序》针对文件进行有效的控制和管理，确保其有效性和适用性。其对文件和资料的批准、、保存以及更改都作了明确的规定，即：文件和资料前，由授权人批准，确保文件是充分的、适宜的。文件在修改时，要进行评审，进行标识，并得到再次批准、，确保所使用的文件是有效版本，并从所有使用场所及时撤出失效文件，防止误用。如需要保留失效文件时，加盖“作废”印章，对应保留的作废文件和更改的文件都应进行标识。同时规定管理体系文件和经确认的技术文件是受控文件，受控文件加盖受控印章并作标记受控编号，发放时作发放记录。通过此程序的控制知道文件的来龙去脉，一改以往现场使用文件和存档文件不相符的情况，为提高档案质量奠定了基础。

记录是一种特殊类型的文件，文件是归档前的档案。《记录(档案)管理程序》规范了记录的内容、填写、更改以及归档、贮存和保管的要求：专兼职档案员要对记录进行分类、编目。按规定的期限保存记录，一般保存期为5年。档案保存室的环境要适宜，能防盗、防火、防虫、防鼠、防光、防潮、防霉；所有的记录要保持清洁、字迹清晰、存放有序、便于存取、检索和借阅，对破损或变质的档案，要及时修补和复制。这些要求与《科学技术档案工作条例》的要求是一致的，保证了档案管理的质量。

(二)通过计量认证，进一步完善档案管理网络

各类检测机构要对业务档案实行统一领导，分级管理，各科室都指定有兼职档案员，在质量体系文件中进一步明确了各科室档案管理的职责。为加强质量管理中的档案工作，由质量管理科负责收集、整理在质量体系运行中所形成的文件资料，及时归档，重要的文件资料定期移交综合档案室；综合档案室履行指导、监督职责。建立起一个领导亲自“抓”、各科室认真“管”、档案部门负责“理”的良好的文件管理流程，形成从下至上的档案收集归档网络，使文件程序化、制度规范化。档案部门把档案工作与质量管理各项工作相联系，做到同时发动、同时布置、同时检查，大大促进了档案工作的顺利开展。

(三)计量认证为档案管理积累财富

质量体系认证从质量管理的角度要求各个部门环节应留下痕迹，要有质量记录并对其进行保存和归档。因此说，计量认证的过程，也是形成档案、积累档案和加强档案工作的过程。严格的质量管理。规范了检测机构的档案工作，为积累档案财富提供了保证。在贯标过程中，组织人员编写《质量手册》，并以此为依据，进而编写程序文件、作业指导书、质量记录。通过编制这些文件，规范了质量管理的各项活动，同时也规范了档案形成的流程，使有考查利用价值的文件、记录、表格等能够完整、准确地保存下来。

(四)利用质量体系认证的契机，进一步优化档案管理

计量认证工作给档案管理增添了新内容、新活力，为档案部门做好档案工作创造了有利的条件，档案部门应抓住有利时机，健全档案管理机制，加强档案的计算机网络管理，加快文件资料和质量记录的传递，实现资源共享，进一步提高档案检索的效率和准确性，推动档案工作的发展。

(五)通过计量认证，档案管理人员的素质得到进一步提高

工程档案管理体系篇11

专门档案是一种针对具体业务提出了档案管理模式，其专业性更强，在操作的过程中，需要多个部门配合，而且需要做好档案的收集与整理工作，档案管理人员需要明确分工，优化工作流程，提高工作的效率。专门档案是将档案收集以及档案管理交由不同的人处理，所以，工作人员需要做好衔接工作，对工作人员的专业性要求比较高。在我国很多档案管理单位中，工作人员熟悉业务，但是对档案管理知识却不了解，很多工作人员缺乏专业性知识，由于工作的模式具有多样性以及变化性，而档案的数量在不断的增加，所以，档案管理工作的难度大大增加了，工作量也增加了。如果工作人员对工作流程不够熟悉，没有实现科学的管理，则不利于提高档案的利用率，也不利于保证档案保管的安全性，容易造成档案缺失等问题，会给国家带来较大的损失。我国很多政府机关以及档案馆，都已经应用了专门档案数字共享体系模式，对专门的档案进行了收集与整理，但是档案管理还是存在不规范的问题，工作人员缺乏资源共享的意识，单位的管理力度也不强，没有对档案进行深度的开发，这样不利于满足社会的要求，无法使档案资源发挥出最大的价值。在专门档案管理体系中，很多软件的灵活性差、可扩展性也不高，只有不断的优化管理体系，才能促进档案管理工作更好的发展。

二、专门档案数字共享体系的构建

专门档案数字共享体系是一种新的档案管理方式，其主要是利用数据集成以及远程查询两个模块发挥档案管理与共享的功能。数据集成中有4个板块，分别是标准体系支撑、全过程管理、跨门类检索以及安全保障。标准体系支撑平台中又包括档案分类、标准模板以及政策法规。政策法规体系是对档案法律以及法规的整合，在构建专门档案平台时，需要设置国家管理标准，并且严格按照这一标准执行。全过程管理是由项目管理、数据录入以及项目发布构成的，在创建新的项目时，可以对同一类目下新的项目进行删减，可以对档案的收集进行指导。在数据录入的过程中，需要做好目录索引、文件附件等工作。项目发布是利用B/S模式，将相关数据发布在信息查询平台，该平台可以实现远程操作。跨门类检索平台的设置，可以提高档案的利用率，而安全保障平台可以实现档案利用的安全性，在档案开放性管理的模式可以实现数据的远程查询。当检索平台中，还具有权限管理的模块，其可以实现对数据的备份存储，有效避免了数据丢失等问题的发生。

三、专门档案数字共享体系的优势与特点

1、实现了档案的全过程管理

专门档案数字共享体系，利用全过程管理平台，实现了从传统档案管理向全过程档案管理的突破。档案管理的工作重心是对档案的收集以及管理两个方面，但是缺乏对档案的全过程的监控与指导。档案数字共享体系的模块软件实现了对档案的采集、跟踪以及指导，使档案管理更加程序化、规范化，工作人员可以洞察档案收集到管理的各个流程，可以对档案材料更加熟悉。专门档案数字共享体系可以保证档案资源收集与业务同步进行，可以保证档案的完整性。

2、将档案管理从后期的被动管理转向前期的主动控制

工程档案管理体系篇12

[摘要]信息技术飞速发展的社会中，各行各业都充分应用信息化的管理方式与工作方式，推进了信息化的进程。在事业单位档案管理中，也越来越需要借助信息化的方式方法来进行相关工作。为此，事业单位档案管理人员应积极运用信息化方式，借助现代化科技手段辅助档案管理，不断推进档案管理的信息化进程。本文从档案管理信息化趋势入手，对事业单位档案管理信息化建设进程中存在的问题以及推进事业单位档案管理信息化建设的举措进行了具体分析，以期为事业单位的档案管理工作提供有益借鉴。

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关键词 ]事业单位；档案管理；信息化建设；信息化进程

引言

事业单位的档案信息不仅记录着我国社会、经济的发展,也关系着事业单位人才的考核和培养，因此，事业单位内的档案有着极为重要的作用。对事业单位而言，档案管理工作不仅是一个重点，还是一个难点。当前，事业单位的档案管理模式不断转型，越来越离不开信息化的建设，而传统的档案管理模式越来越难以适应新时代的需要。因此，事业单位应积极进行档案管理的信息化建设，优化档案管理，简化管理流程，使管理更为高效。

一、档案管理信息化趋势

21世纪以来，以计算机为主的信息技术取得了跨越式发展，其以省时、高效的特点很快便在各个领域得到了普及。档案管理工作是一项比较复杂的工作，所涉及到的企业与人员的档案较多，无论是存储还是查找都是一项巨大的工程。而随着信息化趋势的不断发展，档案管理可以依靠数字信息方式来进行存储与查找，且档案可以得以长久保存和快速传递。同时，利用信息化的档案管理方式还可以不断完善新的信息理方式，能降低管理成本，实现资源在线共享，建立单位与用客户之间的联系和交流，优化管理体制。由此可见，事业单位实现档案信息化管理具有一定的必然性。然而，在当前的事业单位档案管理信息化建设进程中依然存在一些问题，使得档案管理信息化进程受到了阻碍，下面我们将就其进行分析。

二、事业单位档案管理信息化建设进程中存在的问题

每一个新事物的产生与发展过程中，都会遇到诸多的问题，有些问题阻碍了新事物的发展，也有些问题则一定程度上促进了新事物的发展。事业单位在档案管理信息化建设进程中存在的一些问题，对信息化进程提出了挑战，也对事业单位档案管理工作人员提出了要求。

1、信息化管理体系不完善

事业单位的档案管理工作人员很多都不是科班出身，他们没有经过专业的档案知识培训，更没有经历档案的信息化进程。另外，很多工作人员身兼数职，没有足够的精力去管理档案，使得档案混乱无序。同时，一些档案的资料不真实、不准确，档案管理体系不完善，管理思路混乱，管理方式落后，使得事业单位的档案管理工作十分不正规。

2、信息安全问题被忽视

事业单位档案管理纳入信息化进程是一种进步，然而却也具有一些风险，尤其是信息安全风险，更是比较突出。档案管理与信息技术挂钩，一旦信息技术遭受黑客攻击或者病毒侵袭，那么档案将面临着泄密或者被篡改的威胁。但是,很多事业单位的档案管理人员并没有重视到这一点。

3、管理人员意识淡薄

档案管理的信息化是一个必然趋势，但是当前事业单位的档案管理工作人员却并没有充分认识到这一趋势，他们依然习惯于利用传统的手工操作，依然习惯于传统档案管理方式，对于信息化进程的认识不足，意识淡薄。而且，一些档案管理人员认为自己的工作并不重要，只是一些保管的事务性工作，并非单位的主要工作，只要做好档案的保管工作就可以，所以他们的工作热情比较低下，对档案工作缺乏准确的认知。

三、推进事业单位档案管理信息化建设的举措

在推进事业单位档案管理信息化进程中，事业单位与档案管理人员都应强化认识，作出改变。

1、完善信息化管理体系

完善信息化管理体系应从以下两个方面着手：

（1）制定信息化管理体系的总体规划

事业单位在进行档案信息化管理时，应制定信息化管理体系的总体规划，从服务于事业单位发展的全局战略出发，制定符合本单位发展的长远规划，从而使档案管理形成一个完善的体系，以推动事业单位的档案信息化进程。

（2）制定内部管理标准体系

事业单位进行档案信息化管理时，不仅要制定总体规划，还要实行档案信息化管理体系的内部优化，结合自身发展，按照国家标准制定内部管理标准体系，从而更为和谐地发展与完善。

2、强化信息安全

前文提到，档案管理与信息技术挂钩，只要信息技术遭受黑客攻击或者病毒侵袭，那么就会导致档案面临着泄密或者被篡改的威胁。为此，事业单位应注意到这一层面的潜在威胁，强化档案管理的信息安全。

（1）强化档案信息安全管理制度建设

事业单位应强化档案信息安全管理制度的建设，使电子档案受到严密制度的保护，禁止非规定计算机接入与访问电子档案网服务器，禁止移动设备对电子档案的输入与输出，禁止非档案管理人员直接接触电子档案，以一系列的制度来完善档案管理，强化信息安全。

（2）强化档案信息管理系统的定期维护

档案信息管理系统的安全与否直接决定着档案的信息安全。因此，事业单位应加大力度，强化定期维护，每周都要进行例行检查，定期进行病毒检测与病毒查杀、不断进行数字化扫描，通过多种系统维护方式来确保档案信息安全。

3、提高管理人员意识

档案管理是一项重要的工作，即便其不是事业单位最主要的工作，却也是最重要的工作。因此，档案管理人员应提高工作热情，认清档案管理信息化管理的趋势，加强学习，切实强化档案管理的责任意识、服务意识，提高自身信息管理意识，提高自身专业素质，以便在档案管理岗位上做到最好。

四、结语

在新的历史阶段，随着信息技术的发展，事业单位档案管理工作面临着诸多的机遇与挑战。对此，我们应以新的思路与新的方法破除旧有观念，完善信息化管理体系，强化档案管理中的信息安全，提高管理人员意识，明确档案管理的创新服务方向，积极探索档案现代管理模式，以加强信息化建设来解决事业单位档案管理工作中出现的诸多问题，通过优化档案管理工作来优化事业单位的其他工作。

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参考文献